nummer 20 van 2008
Vaststelling Beleidsregel financiering instandhouding provinciale monumenten, Uitvoeringsvoorschrift laagrentende lening en Uitvoeringsvoorschrift te financieren instandhoudingskosten laagrentende lening
Besluit van gedeputeerde staten van Drenthe van 24 juni 2008, kenmerk 5.11/2008003153, afdeling Sociaal-Economische Ontwikkeling
1
Nummer 20 van 2008 Besluit van gedeputeerde staten van Drenthe van 24 juni 2008, kenmerk 5.11/2008003153, afdeling Sociaal-Economische Ontwikkeling, tot vaststelling Beleidsregel financiering instandhouding provinciale monumenten, Uitvoeringsvoorschrift laagrentende lening en Uitvoeringsvoorschrift te financieren instandhoudingskosten laagrentende lening
Gedeputeerde staten van Drenthe maken bekend dat zij de bijgevoegde Beleidsregel financiering instandhouding provinciale monumenten, Uitvoeringsvoorschrift laagrentende lening en Uitvoeringsvoorschrift te financieren instandhoudingskosten laagrentende lening hebben vastgesteld.
Gedeputeerde staten voornoemd, A.L. ter Beek, voorzittter mevrouw J.M. Imhof, secretaris
Uitgegeven 11 juli 2008
ga.coll.
BELEIDSREGEL FINANCIERING INSTANDHOUDING PROVINCIALE MONUMENTEN Gedeputeerde staten van Drenthe; overwegende dat het wenselijk is in het kader van de instandhouding van de cultuurhistorische waarde van provinciale monumenten en ter uitvoering van de Cultuurnota 2005-2008 De kunst van het combineren en de nota Provinciale monumentenlijst (Statenstuk 2007-276) een beleidsregel vast te stellen betreffende de toekenning en de normering van de hoogte van laagrentende leningen aan eigenaren van provinciale monumenten; gelet op onder meer artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 2 van de Algemene subsidieverordening Drenthe; gelet op de Samenwerkingsovereenkomst inzake het Drents Monumentenfonds tussen de provincie Drenthe en de Stichting Nationaal Restauratiefonds; BESLUITEN: vast te stellen de navolgende Beleidsregel financiering instandhouding provinciale monumenten in Drenthe.
HOOFDSTUK 1, ALGEMEEN Artikel 1, Begripsomschrijvingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. provinciaal gebouwd monument: 1. voor ten minste 40 jaar vervaardigde onroerende zaak die van algemeen regionaal belang is voor de provincie Drenthe op grond van een of meer van de volgende criteria: de cultuurhistorische waarde, de architectuurhistorische waarde, de stedebouwkundige/ensemblewaarde, gaafheid en zeldzaamheid; 2. terrein dat van algemeen belang is wegens een daar aanwezige zaak als bedoeld onder 1. b. provinciale monumentenlijst: de lijst die ingevolge artikel 4 van de Provinciale Monumentenverordening 2008 door gedeputeerde staten (GS) wordt bijgehouden; c. subsidiabele instandhoudingkosten: de op grond van een begroting geraamde en door GS goedgekeurde kosten van werkzaamheden die leiden tot het opheffen van (bouwtechnische) gebreken, die noodzakelijk zijn voor de instandhouding van de cultuurhistorische waarde van het monument; d. Drents Monumentenfonds (DMF): het fonds van de provincie Drenthe bij de Stichting Nationaal Restauratiefonds te Hoevelaken, waaruit laagrentende leningen worden verstrekt; e Restauratiefonds: de Stichting Nationaal Restauratiefonds te Hoevelaken; f. ASV: Algemene subsidieverordening Drenthe;
1
g.
restaurerende instelling: een rechtspersoon die als zodanig door GS is aangemerkt en die op grond van haar statuten als doelstelling heeft het zonder winstoogmerk instandhouden (restaureren/ onderhouden) van panden.
Artikel 2 GS kunnen nadere uitvoeringsvoorschriften vaststellen. Artikel 3 1. GS verstrekken uitsluitend een laagrentende lening voor de subsidiabele instandhoudingkosten van een monument 2. GS verstrekken uitsluitend laagrentende leningen aan een natuurlijke of rechtspersoon, niet zijnde een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), die krachtens eigendom of ander zakelijk recht het genot heeft van een monument, dan wel in het bezit is van een voorlopig koopcontract. Artikel 4 Een aanvraag om een laagrentende lening wordt ondertekend ingediend via een door GS daartoe vastgesteld aanvraagformulier met bijlagen en wordt vergezeld van een bouwkundig inspectierapport dat niet ouder is dan 2 jaar gerekend vanaf de datum van ontvangst van een aanvraag om een laagrentende lening Artikel 5, Subsidiabele kosten 1. Om voor de laagrentende lening in aanmerking te komen, dienen de subsidiabele kosten ten minste € 10.000,-- te bedragen. 2. De subsidiabele kosten bedragen maximaal € 200.000,-- per monument. 3. De laagrentende lening wordt verstrekt tegen een rente die 5% ligt onder de door het Restauratiefonds gehanteerde marktrente, met een minimum van 1,5%. Het monument waarvoor de laagrentende lening wordt verstrekt, wordt hypothecair belast tot de hoogte van de laagrentende lening. De aflossingstermijn is maximaal 30 jaar. 4. In afwijking van het derde lid, kan op verzoek van een restaurerende instelling een laagrentende lening worden verstrekt waarbij de hypothecaire zekerheidstelling niet op het in stand te houden monument berust, maar op de waarde van het totale eigen bezit. 5. Ingeval van brandschade, stormschade etc. worden de subsidiabele kosten berekend aan de hand van de kosten van de te treffen voorzieningen minus de bij voldoende dekking uit te keren verzekeringspenningen. Artikel 6, Tussentijdse vervreemding Indien de eigenaar binnen de looptijd van de laagrentende lening besluit tot vervreemding van het monument, wordt de laagrentende lening beëindigd en dient de eigenaar het restant van de schuld uiterlijk bij overdracht aan de koper terug te storten in het Drents Monumentenfonds.
2
Artikel 7, Beslistermijn GS beslissen op een aanvraag om een laagrentende lening binnen 8 weken na ontvangst van het advies van het Restauratiefonds. Artikel 8, Weigeringsgronden 1. In aanvulling op de in de ASV genoemde algemene weigeringsgronden, wordt een laagrentende lening niet verstrekt indien: a. het werkzaamheden betreffen waarmee het belang van de monumentenzorg niet of onvoldoende wordt gediend; b. de kosten van werkzaamheden niet in een redelijke verhouding staan tot het te bereiken resultaat; c. de werkzaamheden zijn begonnen voordat op de aanvraag is beslist, tenzij hiervoor schriftelijk toestemming is verleend; d. voor de uit te voeren werkzaamheden een vergunning op grond van artikel 11 van de Provinciale Monumentenverordening is vereist en deze (nog) niet is verleend. 2. Een laagrentende lening kan voorts geweigerd worden in geval van een negatief advies van het Restauratiefonds. Artikel 9, Bijzondere verplichtingen Aan een laagrentende lening wordt de verplichting verbonden dat: a. het werk wordt uitgevoerd overeenkomstig de door GS vastgestelde nadere regels; b. de aanvang van het werk ten minste 2 weken van tevoren wordt gemeld bij GS; c. met de uitvoering van de werkzaamheden is begonnen binnen 26 weken na de datum van verzending van de verlening van de laagrentende lening; d. binnen 130 weken na de verlening van een laagrentende lening de werkzaamheden zijn voltooid en de gereedmelding, als bedoeld in artikel 11, is ingediend bij GS; e. het werk wordt uitgevoerd als erkend restauratie-leerlingbouwplaats in het kader van het Restauratie Opleidingsproject (ROP), GS kunnen hiervan afwijken; f. eventueel vrijkomend historisch (bouw)materiaal dat als "afval" (container) is aangemerkt gratis beschikbaar wordt gesteld aan het Depot voor Historisch (Bouw)materiaal van het Erfgoedcentrum Veenhuizen. Artikel 10, Verzekering 1. De eigenaar is verplicht het monument waarvoor een laagrentende lening is verstrekt voldoende te verzekeren tegen brand-, storm- en bliksemschade. 2. Tijdens de instandhoudingwerkzaamheden is een CAR-verzekering verplicht. Artikel 11, Vaststelling 1. Vaststelling van de laagrentende lening vindt plaats nadat: a. de in de aanvraag opgenomen werkzaamheden zijn gereed gemeld, gecontroleerd en akkoord bevonden; b. een overzicht overeenkomstig de aanvraag is overgelegd van de totale werkzaamheden en de daarop betrekking hebbende te financieren kosten inclusief eventueel meer- en minderwerk.
3
2.
3.
4.
Vaststelling vindt plaats op basis van de bij de verlening goedgekeurde kosten van werkzaamheden of de werkelijke kosten van de werkzaamheden als deze lager zijn, dan wel hoger, met inachtneming van het bepaalde op meerwerk. De gereedmelding als bedoeld in het eerste lid bevat: a. een volledig ingevuld gereedmeldingsformulier; b. een kostenoverzicht op basis van de bij de aanvraag gevoegde begroting; c. kopieën van alle rekeningen en betalingsbewijzen met betrekking tot de werkzaamheden. GS kunnen ermee instemmen dat de aanvrager in plaats van rekeningen en betalingsbewijzen een verklaring van een accountant overlegt waaruit blijkt dat het overgelegde kostenoverzicht juist en volledig is.
Artikel 12, Slotbepalingen 1. GS kunnen in het belang van de monumentenzorg afwijken van de bepalingen in deze beleidsregel. 2. De beleidsregel treedt in werking met ingang van 1 oktober 2008.
4
TOELICHTING OP DE BELEIDSREGEL FINANCIERING INSTANDHOUDING PROVINCIALE MONUMENTEN ALGEMEEN Het verstrekken van een laagrentende lening als hier aan de orde valt onder de begripsomschrijving van "subsidie" in artikel 4:21 van de Awb. Dit betekent dat zowel de regels uit titel 4.2.1 van deze wet als die van de ASV Drenthe op de verlening en vaststelling van de laagrentende lening van toepassing zijn. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1, sub a en b In deze beleidsregel wordt uitgegaan van provinciale gebouwde monumenten staande op de Provinciale monumentenlijst. De beleidsregel is gericht op beschermde provinciale monumenten (zie artikel 4, eerste lid, van de Provinciale Monumentenverordening 2008) die niet de status van al of niet beschermd rijks- of gemeentelijk monument hebben. Artikel 2 GS hebben op grond van dit artikel uitvoeringvoorschriften vastgesteld ten aanzien van de te financieren kosten en de procedure van aanvraag van een laagrentende lening. Artikel 3 Met andere zakelijke rechten kan gedacht worden aan het recht van erfpacht, een appartementsrecht of een deelnemings- of lidmaatschaprecht op het gebruik van een woning. Artikel 4 De procedure van indiening van een aanvraag om een laagrentende lening is beschreven in de door GS vastgestelde Leidraad aanvragen laagrentende lening. Bij een niet volledig ingediend aanvraagformulier stellen GS de aanvrager overeenkomstig de Awb in de gelegenheid de ontbrekende gegevens alsnog te verstrekken. Indien de ingediende gegevens - ook na een verzoek om aanvulling- onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag, kunnen GS besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen. In het geval van een positieve beslissing op de aanvraag, volgt een beschikking die recht geeft op een laagrentende lening. Bij een negatieve beslissing volgt een afwijzende beschikking. Na afloop van de uitvoering en de gereedmelding van het werk volgt de vaststelling. Artikel 5 Eerste tot en met derde lid Om voor een laagrentende lening in aanmerking te komen, dienen de instandhoudingskosten minimaal € 10.000,-- te bedragen. Dit is tevens het minimum van een laagrentende lening . Het maximumbedrag aan goedgekeurde kosten per monument waarvoor een laagren-
5
tende lening kan worden toegekend bedraagt € 200.000,--. Bij splitsing in (woon)eenheden geldt een berekening van het maximum naar rato van het vloeroppervlak. Een van de belangrijkste condities van de beleidsregel betreft het aanbieden van een laagrentende lening tegen een lager rentetarief dan de geldende marktrente, die het Restauratiefonds hanteert. Het minimum bedraagt echter 1,5%. De genoemde bedragen zijn inclusief de voor de aanvrager ten laste blijvende btw. Vierde lid Een restaurerende instelling is een rechtspersoon die als zodanig door GS is aangemerkt en die op grond van haar statuten als doelstelling heeft het zonder winstoogmerk in stand houden (restaureren/ onderhouden) van panden. Een dergelijke instelling is als eigenaarverhuurder fiscaal vrijgesteld. De restaurerende instellingen geven soms de voorkeur aan een laagrentende lening met borgstelling op een ander deel van het bezit dan het in stand te houden monument. Met dit artikellid wordt die uitzondering op de normale regeling mogelijk gemaakt. Artikel 6 In geval van een voorgenomen eigendomsoverdracht wordt "afgerekend" met de eigenaar, de laagrentende lening is niet overdraagbaar op de koper van het provinciaal monument. Artikel 8 Eerste lid De bepaling onder c is opgenomen om de bouwtechnische kwaliteit van de te herstellen onderdelen vooraf vast te kunnen stellen (0-meting). In geval van verkregen ontheffing kan op eigen risico (wel of geen laagrentende lening) worden gestart. Tweede lid Het Restauratiefonds adviseert over alle aanvragen voor een laagrentende lening, door toetsing van de inkomens- en vermogenspositie van de aanvrager in relatie tot het aangevraagde bedrag. Alleen in uitzonderingsgevallen zal een negatief advies toch leiden tot een laagrentende lening. De artikelen 8 tot en met 10 van de ASV vermelden naast de genoemde criteria ook enkele algemene weigeringsgronden zoals de bepaling rondom staatssteun. Artikel 9 Sub d De termijn is gelet op de aard van de instandhouding op 130 weken vastgesteld. Sub e Het voortbestaan van onze monumenten wordt bedreigd door een tekort aan vaklieden die kunnen restaureren. Hierdoor verdwijnt het specifieke vakmanschap en stokt de instroom aan nieuwe restauratievaklieden. De provincie Drenthe hecht veel waarde aan behoud en continuïteit van restauratiekennis en –vaardigheden. Op grond daarvan neemt zij deel aan de uitvoering van het ROP. Zo worden jongeren gericht opgeleid in het restauratievak door erkende leerbedrijven (door onder andere bouwbedrijven) onder leiding van gekwalificeerde leermeesters. Deze kwalitatieve
6
praktijkopleiding en geborgd door vakbekwame bedrijven vormt daarmee de beste garantie voor een toekomst van ons culturele erfgoed. Of en in hoeverre werkzaamheden opleidende onderdelen bevatten, wordt bepaald door de Stichting Drents Plateau, die dit project namens de provincie uitvoert. Dit kan betekenen dat het ROP niet van toepassing kan zijn (geen opleidend werk). Sub f De praktijk leert dat veel historisch (bouw)materiaal bij verbouw wordt weggegooid (containerafvoer). In het verlengde van onderdeel e bepleit de provincie dat vrijkomend historisch (bouw)materiaal niet als afval wordt verwerkt, maar beschikbaar wordt gesteld aan het Depot van het Erfgoedcentrum in Veenhuizen. Dit kennis- en opleidingscentrum voor bouwhistorie en restauratie is mede door de provincie tot stand gekomen en is nauw verbonden met het ROP. Het centrum hergebruikt het beschikbaar gestelde materiaal voor scholingsdoeleinden of herbestemming bij andere instandhoudingsprojecten van monumentale panden. ALGEMEEN Daarnaast dient de ontvanger van een laagrentende lening te voldoen aan een aantal algemene verplichtingen uit de ASV en Awb, zoals toegang verlenen tot het monument aan vanwege GS daartoe aangewezen medewerkers, zoals toezichthouders en handhavers, en inzage verlenen in administratie en andere op de voorzieningen betrekking hebbende gegevens.
*S:\DRI Concepten\2008 - nieuw\2008 - Beleidsregel financiering prov.monumenten.rtf
7
UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN INSTANDHOUDING PROVINCIALE MONUMENTEN IN DRENTHE, LEIDRAAD TE FINANCIEREN INSTANDHOUDINGSKOSTEN LAAGRENTENDE LENING Gedeputeerde staten van Drenthe; gelet op artikel 2 van de Beleidsregel financiering instandhouding provinciale monumenten in Drenthe; BESLUITEN: vast te stellen de navolgende Uitvoeringsvoorschriften instandhouding provinciale monumenten in Drenthe, Leidraad te financieren subsidiabele instandhoudingkosten laagrentende lening.
Omschrijving van kosten en werkzaamheden voor de berekening van de te financieren subsidiabele instandhoudingkosten. TE FINANCIEREN KOSTEN Onderzoekskosten (0-meting) 1. Archeologisch onderzoek 2. Bouwhistorisch onderzoek 3. Bouwkundig inspectierapport 4. Kleurhistorisch onderzoek 5. Bouwfysisch onderzoek Overige kosten 1. De kosten voor het afsluiten van de laagrentende lening. 2. De kosten van gemeentelijke leges van monument en/of bouwvergunning. AANNEMERSKOSTEN - ALGEMEEN a, Directiekosten Navolgende percentages gelden als maxima. Tot een bouwsom van € 45.500,-- maximaal 15% Tot een bouwsom van € 91.000,-- maximaal 14% Tot een bouwsom van € 136.500,-- maximaal 13% Tot een bouwsom van € 182.000,-- maximaal 12% Tot een bouwsom van € 227.000,-- maximaal 11% Tot een bouwsom van € 272.500,-- maximaal 10,5% Bij een bouwsom groter dan € 272.500,-- maximaal 10% Tot de bouwsom behoren zowel de te financieren kosten als de niet te financieren kosten.
1
De genoemde percentages hebben betrekking op de levering van een totaalpakket aan werkzaamheden, zoals omschreven in de SR'88 (standaardvoorwaarden, 1988, rechtsverhoudingen opdrachtgever-architect). b, Directe kosten Materiaalkosten zijn financierbaar voor zover zij conform gangbare marktprijzen worden gedeclareerd. Indien hierover tussen aanvrager en Drents Plateau verschil van mening bestaat, worden de landelijk gehanteerde richtprijzen voor bouwmaterialen gehanteerd. c, Indirecte kosten Deze worden berekend over de subsidiabele onderhoudskosten: 1. algemene bouwplaatskosten maximaal 8%; 2. algemene bedrijfskosten maximaal 5%; 3. winst maximaal 3%. d, BTW Alleen het niet-terugvorderbare gedeelte van de btw is financierbaar tot de hoogte van het wettelijk vastgestelde percentage, te berekenen over de te financieren instandhoudingskosten. e, Onvoorziene kosten Deze zijn financierbaar tot een bedrag van ten hoogste 5% van de directe kosten. f, Constructeurskosten Constructeurskosten zijn financierbaar voor zover zij betrekking hebben op de berekening van sterkte of stabiliteit van de constructie ten behoeve van het oorspronkelijk gebruik. Constructeurskosten worden naar rato berekend over de te financieren instandhoudingskosten. De RV01-1987, de Regeling van de verhoudingen tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau, is hierop van toepassing. g, CAR-verzekering De kosten van een casco all risk-verzekering zijn financierbaar tot een maximum van 0,4% van de te financieren instandhoudingskosten. SPECIFIEKE INSTANDHOUDINGSWERKZAAMHEDEN AANNEMER EN ONDERAANNEMING Werkzaamheden die het karakter hebben van onderhoud a. Buiten- en daarmee samenhangend binnenschilderwerk, voor zover het betreft de buitenramen, buitenkozijnen en buitendeuren. b. Herstel en vernieuwen van rieten daken (met deklatten en herstel van sporen).
2
c.
Herstel van dakvlakken gedekt met pannen (met tengels en panlatten), leien, lood, zink of koper en, uitsluitend in samenhang hiermee, het herstel van gedeelten van dakbeschot en sporen. d. Herstel van goten, in zink, koper of lood, inclusief bijbehorende hemelwaterafvoeren en het aanbrengen van voor de waterafvoer noodzakelijke goten waar deze niet eerder aanwezig waren, inclusief aansluitingen op rioleringen en open water. e. Herstel van buitenkozijnen, buitendeuren, raampartijen, luiken en herstel of terugplaatsen van stoepen, roedenverdeling, lijstwerk en luiken. f. Herstel van windveren, schoorstenen, kapellen en loodaansluitingen. g. Herstel van dak- of torenluiken en loopbruggen, inclusief het afgazen van torenluiken en het nemen van beperkte maatregelen tegen duivenoverlast. h. Inboeten, herstel van gedeelten van muurwerk en opvoegen of pleisteren van gevels. i. Op kleine schaal vervangen of inboeten van natuursteen. j. Herstel, controle, vervangen en indien nodig aanbrengen van een nieuwe bliksembeveiliging. k. Behandelen van muur- of houtwerk ter regulering van de vochthuishouding, dan wel bestrijding van zwamaantasting of houtaantasters. l. Herstel van gedeelten van dragende constructies (ankerbalkgebinten, schoren en platen, balkkoppen en spantbenen). m. Herstel van glas-in-lood, beglazing en aanbrengen van beschermende beglazing voor gebrandschilderd glas of historisch waardevol glas. n. Vervangen en herstel van overige bouwelementen van grote zeldzaamheid of grote historische waarden. o. Het plaatsen van achterzetbeglazing in samenhang met herstel van historisch waardevolle ramen. p. Het gangbaar houden van historische krachtwerktuigen en machines. q. Het aanbrengen van inspectievoorzieningen zoals dakluiken en klimhaken. Werkzaamheden die het karakter hebben van restauratie a. Herstel van het casco, dat wil zeggen de hoofdstructuur van het monument bestaande uit de dragende onderdelen en het omhulsel, te weten dak-, kap- en gebintconstructie, vloeren, balklagen, dragende muren, fundering, kelder en gewelven. b. Herstel van afzonderlijke monumentale onderdelen (in- en exterieur al dan niet in combinatie met herstel van het casco waaronder schouwen, vloeren, trappartijen, plafonds, schilderingen, pleister- en schilderwerk, bijzonder behang, raam- en deurpartijen met omlijsting en gevelonderdelen. c. Reconstructies van verdwenen of gewijzigde onderdelen indien en voor zover deze verdwijning en wijziging afbreuk doen aan de monumentale waarde van het object. d. Herstel van specifieke technische installaties in monumenten van bedrijf en techniek, bijvoorbeeld stoommachines, dieselmotoren, raamzagen en persen. e. Het aanbrengen van technische installaties ten behoeve van bescherming van zeer waardevolle interieurelementen, bijvoorbeeld verwarming of luchtbevochtigingsinstallaties.
3
TOELICHTING OP DE UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN INSTANDHOUDING PROVINCIALE MONUMENTEN IN DRENTHE, LEIDRAAD TE FINANCIEREN INSTANDHOUDINGSKOSTEN LAAGRENTENDE LENING (Omschrijving van kosten en werkzaamheden voor de berekening van de te financieren instandhoudingskosten) Onder te financieren kosten wordt verstaan die kosten die voor een laagrentende lening in aanmerking komen. De te financieren kosten bestaan veelal uit diverse kostensoorten. Er worden 7 kostensoorten als financierbaar gesteld (zie hierna a tot en met g). Aan onderstaande kostensoorten worden criteria, maxima en normbedragen en -percentages verbonden voor de berekening van de te financieren kosten. Onderzoekskosten (0-meting) Om tot een goed en verantwoord instandhoudingsplan te kunnen komen, is het soms wenselijk eerst de bestaande toestand te inventariseren omtrent aanwezige monumentale waarden. Dit wordt ook genoemd een 0-meting. 1. Een archeologisch onderzoek is gericht op behoud van eventuele archeologische waarden voortvloeiend uit de instandhouding van het monument. 2. Een bouwhistorisch onderzoek is gericht op behoud van cultuurhistorische waarden van het monument. 3. Een bouwkundig inspectierapport is gericht op de bouwkundige onderhoudsstaat van het monument, een opsomming van de geconstateerde gebreken en de wijze waarop dit kan worden hersteld. 4. Onderzoek naar de oorspronkelijke historische kleuren van het monument. 5. Onderzoek naar zout- en vochtproblemen. AANNEMERSKOSTEN a, Directiekosten Directiekosten zijn kosten, verbonden aan het opstellen van een instandhoudingsplan (onderhoud- c.q. restauratieplan), de begeleiding ervan tijdens de uitvoering etc. b, Directe kosten 1. De directe kosten zijn de kosten van de te verwerken goedgekeurde materialen met de daarbijbehorende loonkosten. Onder directe kosten wordt ook het bouwen van een steiger begrepen. 2. Onder materiaalkosten worden tevens verstaan de materieelkosten, zoals de huur van steigermateriaal of speciemolen. c, Indirecte kosten Omdat in principe slechts werkelijk gemaakte kosten als financierbaar worden beschouwd, dienen de indirecte kosten te worden gespecificeerd. Dit is, gezien de aard en omvang van deze kosten, dikwijls niet doenlijk. Derhalve is bij deze kostenposten gekozen voor vaste maximale percentages.
4
De indirecte kosten worden verdeeld in: 1. algemene bouwplaatskosten Hieronder worden verstaan de kosten van de hoofdaannemer die niet direct aan een onderdeel zijn toe te wijzen en die onder meer betrekking hebben op verzorgend, uitvoerend en administratief personeel op het werk, tijdgebonden materieel, keten, loodsen en dergelijke, bouwplaats en dergelijke, verbruikskosten, bewaking, verletbestrijding, bereken- en tekenwerk en dergelijke; 2. algemene bedrijfskosten Hieronder worden verstaan de kosten die samenhangen met de algemene leiding van het bedrijf en die van de algemene en administratieve diensten; 3. winst Hieronder wordt verstaan het bedrag dat voor de hoofdaannemer overblijft nadat alle met het werk samenhangende kosten zijn betaald. e, Onvoorziene kosten Deze post is bedoeld voor het bekostigen van uitgaven voor noodzakelijke onvoorziene subsidiabele werkzaamheden. f, Constructeurskosten Constructeurskosten zijn bijvoorbeeld constructieberekeningen en grondonderzoek. g, CAR-verzekering De kosten van een casco all risk-verzekering met betrekking tot niet-financierbare werkzaamheden komen niet voor een laagrentende lening in aanmerking.
*S:\DRI Concepten\2008 - nieuw\2008 - Uitvoeringsvoorschriften - Leidraad te financieren.rtf
5
UITVOERINGSVOORSCHRIFTEN INSTANDHOUDING PROVINCIALE MONUMENTEN IN DRENTHE, LEIDRAAD LAAGRENTENDE LENING Gedeputeerde staten van Drenthe; gelet op artikel 2 van de Beleidsregel financiering instandhouding provinciale monumenten in Drenthe; BESLUITEN: vast te stellen de navolgende Uitvoeringsvoorschriften instandhouding provinciale monumenten in Drenthe, Leidraad laagrentende lening.
Omschrijving procedure aanvragen, uitvoeringsperiode en vaststelling laagrentende lening. DEEL A, VERSTREKKEN VAN LAAGRENTENDE LENING 1, Aanvraagformulier Een laagrentende lening moet worden aangevraagd met behulp van het standaard aanvraagformulier. Het doel hiervan is dat de indiening en de behandeling ervan op een zo efficiënt mogelijke wijze kunnen geschieden. Het standaardaanvraagformulier is als volgt te verkrijgen. Bij het gemeentehuis van de gemeente waarin het monument ligt waarvoor een laagrentende lening wordt aangevraagd. Bij Drents Plateau, bezoekadres Stationsstraat 11 te Assen of telefoonnummer (0592) 30 59 30. Bij het Nationaal Restauratiefonds, Hoevelaken, telefoonnummer (0332) 53 94 39. Of via de internetsite van: Betrokken gemeente
[email protected] [email protected] / www.restauratiefonds.nl 2, Aanvraag indienen bij Stichting Drents Plateau De aanvrager dient de aanvraag op het standaardformulier en met de vereiste bescheiden in bij Stichting Drents Plateau (adres staat op het aanvraagformulier). Deze toetst op ontvankelijkheid en criteria en berekent de instandhoudingskosten volgens de Leidraad te financieren instandhoudingskosten laagrentende lening. Belangrijk criterium is of een monumentenvergunning is verleend of een schriftelijke verklaring dat gelet op de aard van de werkzaamheden geen vergunning vereist is. Uiterlijk voor het passeren van de leningsakte bij de notaris is de monumentenvergunning verleend dan wel de genoemde verklaring afgegeven.
1
3, Toekennen bijdrage Indien de aanvraag aan de gestelde voorwaarden voldoet, kent Drents Plateau een bijdrage toe onder voorbehoud van een positieve financiële toets door het Restauratiefonds. De toekenning wordt naar de aanvrager gestuurd. Het Restauratiefonds krijgt een kopie. (Let op: goed regelen dat Drents Plateau gegevens van de klant naar het Restauratiefonds mag sturen, WBP). 4, Aanvraag laagrentende lening uit het Drents Monumentenfonds bij het Restauratiefonds De eigenaar/aanvrager vraagt op basis van de toekenning een offerte aan bij het Restauratiefonds. Het Restauratiefonds zal richting eigenaar schriftelijk aangeven welke stukken noodzakelijk zijn voor de desbetreffende aanvraag. 4A, Financiële toets Een onderdeel van het verstrekken van de laagrentende lening door het Restauratiefonds is een financiële toets conform de hiertoe geldende (wettelijke) regels. Indien de financiële toets negatief is, zal het Restauratiefonds in overleg treden met Drents Plateau. Drents Plateau kan het Restauratiefonds schriftelijk verzoeken om ondanks en in afwijking van de negatieve toets toch de lening aan de desbetreffende eigenaar te verstrekken. 5, Offerte laagrentende lening 1. Indien de financiële toets positief is, geeft het Restauratiefonds een offerte af aan de eigenaar. Het Restauratiefonds vervaardigt na ontvangst van de verleningsbeschikking een offerte. Deze wordt in tweevoud verzonden aan de aanvrager. Bij de offerte zijn tevens bijgesloten een Toelichting op de offerte en de Algemene bepalingen. 2. De aanvrager zendt de door hem ondertekende offerte - eventueel aangevuld met ontbrekende stukken - retour naar het Restauratiefonds. 3. Zodra de offerte ingevuld en ondertekend (door de aanvrager) door het Restauratiefonds is ontvangen en alle bijbehorende stukken binnen zijn en akkoord zijn, verzendt het Restauratiefonds een brief aan de aanvrager met uitleg over het vervolgtraject. Een kopie daarvan wordt verzonden aan Drents Plateau. In deze brief verklaart het Restauratiefonds: dat de offerte akkoord is; dat de aktestukken naar de notaris zijn verzonden (de kosten zijn voor rekening van de aanvrager); dat de aanvrager een afspraak met de notaris kan maken ten behoeve van het passeren van de akte; rekening houdend met een uiterste passeerdatum; de notaris heeft ten minste 2 weken nodig om tot passeren van de akte over te kunnen gaan; Tevens worden de aktestukken voor de notaris aangemaakt en verzonden.
2
6, Akte laagrentende lening Voor de laagrentende lening wordt altijd een notariële akte opgemaakt. De aktestukken ten behoeve van de notaris betreffen: gegevens om de akte te kunnen opmaken; kopie van de offerte. 7, Bouwrekening/ingaan laagrentende lening 1. Het bedrag van de laagrentende lening wordt na aktepassering in zijn geheel in een Bouwrekening gestort. 2. De laagrentende lening gaat de eerste van de maand na het passeren van de akte in. 3. Het Restauratiefonds stuurt na het passeren van de akte de aanvrager een Brief start Bouwrekening. Hierin komt onder meer te staan: bevestiging passeren en start Bouwrekening; boeking van de kosten; procedure voor het declareren van de bouwnota's; declaratieformulieren. DEEL B, UITBETALING LENING Uitbetaling van de lening vindt plaats op basis van declaratie van gemaakte kosten. Deze dienen te zijn geaccordeerd door het Drents Plateau. 8, Declaratie De eigenaar dan wel de gevolmachtigde stuurt het declaratieformulier en de originele nota('s) ter controle aan Drents Plateau. Er dient sprake te zijn van een minimaal te declareren bedrag van € 1.000,--. Drents Plateau voert de materiële controle uit omtrent de juistheid van de nota('s) en zendt na controle dit declaratieformulier aan het Restauratiefonds ter uitbetaling. Drents Plateau maakt een kopie van de nota's voor haar administratie en stuurt de originele nota's afgestempeld terug naar de aanvrager. Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de declaratie behandelt het Restauratiefonds deze als volgt: controle op juistheid en volledigheid van het formulier; controle op voldoende kredietruimte; uitbetaling van het gedeclareerde bedrag (met verzending betaalberichten aan eigenaar); verzending aan Drents Plateau van het overzicht Vastgelegde declaratie, waarop de stand van zaken van de desbetreffende Bouwrekening tot en met de desbetreffende declaratie is vastgelegd. Na iedere uitbetaalde declaratie ontvangt de eigenaar een saldo-overzicht van het verloop van de Bouwrekening tot dat moment. Indien de middelen ontoereikend zijn voor uitbetaling van de ingediende declaratie, zal alleen nog het beschikbare bedrag worden uitbetaald. Hiervan wordt de eigenaar en het Drents Plateau schriftelijk op de hoogte gesteld.
3
DEEL C, VASTSTELLING BIJDRAGE EN LENING 9, Gereedmelding door eigenaar Bij de verleningsbeschikking van de laagrentende lening is een standaard gereedmeldingsformulier bijgevoegd. Op basis van de door de eigenaar bij gereedmelding van de werkzaamheden in te dienen overzicht van gedeclareerde kosten stelt Drents Plateau de goedgekeurde definitieve instandhoudingskosten vast, waarna Drents Plateau de vaststellingsbeschikking opstelt (volgens artikel 11 van de beleidsregel). Gelijk met deze gereedmelding worden ook de laatste declaraties ingediend. Een kopie van deze vaststellingsbeschikking zendt Drents Plateau aan het Restauratiefonds, waarna het Restauratiefonds de Bouwrekening afsluit per de 30e van de maand waarin de beschikking door het Restauratiefonds is ontvangen, tenzij anders in de offerte is overeengekomen. Tenzij in de beschikking anders vermeld, gaat het Restauratiefonds ervan uit dat de beschikbaarheidsdatum van de laagrentende lening is bepaald op de ingangsdatum van de Bouwrekening. De beschikbaarheidsdatum kan, na eenmaal te zijn vastgesteld, niet meer gewijzigd worden. 10, Vaststelling van de laagrentende lening Verlaging van de laagrentende lening Indien de definitieve goedgekeurde instandhoudingskosten lager zijn dan de vooraf vastgestelde kosten, wordt de hoofdsom van de toegekende laagrentende lening navenant verlaagd. Bedraagt het verschil in de goedgekeurde instandhoudingskosten echter minder dan 5%, dan vindt geen aanpassing van de hoofdsom van de laagrentende lening plaats. In het geval van een verlaging van meer dan 5% van de instandhoudingskosten, wordt de hoogte van de laagrentende lening opnieuw bepaald en dient het verschil terstond aan het Restauratiefonds te worden voldaan. Mocht er sprake zijn van een tekort (verlaging goedgekeurde instandhoudingskosten), dan zal het Restauratiefonds namens Drents Plateau in eerste instantie de eigenaar aanspreken dit tekort terstond uit eigen middelen te voldoen. Mocht er sprake zijn van een overschot (resterende gelden op de Bouwrekening), dan zal dit bedrag worden gebruikt als extra aflossing op de laagrentende lening. Verhoging van de laagrentende lening Indien de definitieve instandhoudingskosten hoger zijn dan de vooraf vastgestelde kosten, kan op verzoek van de eigenaar verhoging van de hoofdsom van de toegekende laagrentende lening plaatsvinden. Voorwaarde is dat Drents Plateau akkoord gaat met deze verhoging; zoals in de beleidsregel staat wordt in uitzonderingsgevallen een aanvraag voor aanzienlijk meerwerk gehonoreerd. Indien deze verhoging minder dan 5% van de hoofdsom van de (in eerste instantie) verstrekte lening bedraagt, kan deze verhoging plaatsvinden zonder krediettoets en zonder aanvullende hypotheekstelling. Andere verhogingen vinden plaats na een her-
4
nieuwde krediettoets en onder de daarbij te stellen voorwaarden, waaronder in elk geval verhoging van de hypotheekstelling. Tot slot Mocht eventueel iets nog niet duidelijk zijn, neem dan contact op met Drents Plateau, telefoonnummer (0592) 30 59 30. *S:\DRI Concepten\2008 - nieuw\2008 - Uitvoeringsvoorschriften prov.monumenten.rtf
5
