Concept 0.3
Notitie
Van Datum Onderwerp
Klaas Bosma en Mark Feijt 6 september 2013 Addendum Rapportage Vastgoed VRF
1. Inleiding In de vergadering van het algemeen bestuur (AB) van de veiligheidsregio Fryslân (VRF) d.d. 27 juni 2013 zijn de resultaten gepresenteerd van het project ‘vastgoed brandweer Fryslân. Naar aanleiding van de toelichting en bespreking van de adviesrapportage “Project Vastgoed, d.d. 19 juni 2013’) is door het AB besloten om een aanvullend onderzoek uit te laten voeren door de VRF. Het aanvullende onderzoek heeft betrekking op de volgende punten: - Het analyseren van een huurvariant waarbij de VRF de kazernes huurt van de betreffende gemeenten en deze variant vergelijken met de voorgestelde overdrachtsvariant conform de adviesrapportage - Het uitwerken van de financiële consequenties aan de hand van een voor te stellen overgangsperiode wanneer het vastgoed wordt overgedragen aan de VRF conform de adviesrapportage en deze huisvestingslasten te verdelen aan de hand van de OOV-sleutel
2. Analyse huurvariant In de basisrapportage d.d. 19 juni 2013 is de huurvariant geanalyseerd en vergeleken met de overdrachtsvariant (zie paragraaf 3.3.2). Uit de vergelijking kon worden geconcludeerd dat een huurvariant op de kwalitatieve aspecten sturing op en kwaliteit van de vastgoedportefeuille minder goed scoort in vergelijking met de overdrachtsvariant. Bovendien bleek uit de vergelijking dat de huurvariant een negatieve financiële consequentie heeft van in totaal ca € 2,03 miljoen omdat in deze variant de BTW schade niet kan worden verrekend. Het gevraagde aanvullende onderzoek is vooral gericht op de financiële consequenties van de huurvariant. In de volgende paragraven is de uitwerking toegelicht.
2.1 Uitgangspunten huurvariant De huurvariant is uitgewerkt op basis van de volgende uitgangspunten: - Het onderhoudsniveau wordt opgetrokken naar niveau 3 van de NEN2767. De jaarlijkse onderhoudskosten bedragen ca. € 823.000,-- (inclusief BTW) - De totale BTW schade bedraagt ca € 2,38 miljoen. In de overdrachtsvariant kan ca € 2,03 miljoen worden gecompenseerd, dit is in de huurvariant niet mogelijk. Deze niet verrekenbare kosten zijn in de huurvariant vertaald naar jaarlijkse kapitaalslasten op basis van een 10-jarige annuitaire lening
met een rente van 4%. De jaarlijkse kosten bedragen derhalve ca. € 250.000,-- per jaar en worden verdeeld over de gemeenten conform de OOV sleutel. - De huurvergoedingen die de VRF betaalt aan de gemeenten wordt gebaseerd op een gemiddelde huurprijs per m2 kazerne. Nb. In de analyse is ook de mogelijkheid geïnventariseerd waarbij de kazernes om niet ter beschikking worden gesteld aan de VRF. Deze mogelijkheid is niet verder uitgewerkt omdat de VRF in deze variant geen mogelijkheid heeft om integraal te sturen op de kosten en kwaliteit van de vastgoedportefeuille. Hierdoor voldoet deze variant niet aan de uitgangspunten van de VRF. In de huurvariant ontstaan de volgende geldstromen: - De gemeenten betalen de kosten voor de huisvesting - De VRF betaalt aan de gemeente een huurvergoeding op basis van een gemiddelde huurprijs - De gemeenten betalen een bijdrage aan de VRF om de huurvergoedingen te kunnen betalen. Op basis van deze uitgangspunten zijn de financiële consequenties uitgewerkt
2.2 Financiële consequenties De totale huisvestingsgebonden kosten bij overdracht van de vastgoedportefeuille zijn berekend op € 2,94 miljoen. Indien de vastgoedportefeuille niet wordt overgedragen maar wordt gehuurd, wijzigen de huisvestingsgebonden kosten zoals weergegeven in tabel 1. Tabel 1. Overzicht huisvestingsgeboden kosten bij huur en overdracht
Onderdeel Kapitaalslasten Huurkosten Onderhoudskosten Kapitaalslasten a.g.v. extra BTW schade Totaal
Overdrachtsvariant € 2.049.506,-€ 279.232,-€ 823.977,-n.v.t. € 3.152.715,--
Huurvariant € 2.159.160,-€ 279.232,-€ 823.977,-€ 250.717,-€ 3.513.085,--
Toelichting verschillen: - De kapitaalslasten verschillen doordat de VRF een uniform afschrijvingssystematiek en rentepercentage hanteert voor alle activa - De huurkosten zijn gelijk aan de huidige kosten - De onderhoudskosten worden ook in de huurvariant opgetrokken naar het niveau 3 van de NEN2767 - De kapitaalslasten als gevolg van de BTW schade zijn gebaseerd op de financiering zoals toegelicht in paragraaf 2.1 De totale huisvestingsgebonden kosten in de huurvariant zijn € 360.370,-- hoger in vergelijking met de overdrachtsvariant. Dit wordt veroorzaakt door de BTW schade en de hogere kapitaalslasten. Ten opzichte van de adviesrapportage zijn enkele bedragen gecorrigeerd: - Bij de kapitaalslasten zijn investeringen in huurpanden binnen de gemeentelijke regeling IBOW a € 500.000,-- toegevoegd. Ook zijn de stichtingskosten van de nieuwe kazerne te Lemmer opgenomen a € 1.200.000,--. De kapitaalslasten zijn hierdoor toegenomen met ca € 124.250,-- De huurkosten zijn met ca € 86.000,-- als gevolg van nieuwe opgaven voor Appelscha, Nieuwehorne en Dokkum
Addendum Rapportage Vastgoed VRF | 6 september 2013 | Pagina 2/5
2.3 Conclusie Op basis van de vastgestelde kwalitatieve en financiële criteria kan worden gesteld dat de huurvariant minder goed aansluit op en minder congruent is aan de doelstellingen van de veiligheidsregio. Dit is gebaseerd op de volgende bevindingen: - het sturen op, en bewaken van de integrale kwaliteit van de vastgoedportefeuille is minder goed te realiseren in de huurvariant in vergelijking met de overdrachtsvariant - de huurvariant is jaarlijks ca €360k duurder in vergelijking met de overdrachtsvariant, vooral door het wegvallen van de mogelijkheid om de BTW te compenseren. Deze extra kosten moeten worden doorbelast aan de gemeenten - een huurvariant vergt meer administratieve bepalingen en regelingen in vergelijking met de overdrachtsvariant.
3. Uitwerking overgangsperiode In 2014 worden de kazernes in eigendom overgedragen aan de veiligheidsregio. Dit heeft voor een aantal gemeenten forse financiële consequenties. Om deze reden wordt voorgesteld om de overgang niet in 1 jaar te laten plaatsvinden maar te spreiden over 5 jaar. In het eerste jaar (2014) wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de huidige kosten die gemeenten hebben voor het financieren en exploiteren van de kazernes. Na 5 jaar (in 2018) worden de totale kosten die de VRF maakt om de brandweerhuisvesting te bekostigen verdeeld naar de gemeenten op basis van de OOV sleutel. In de tussenliggende jaren zal telkens een evenredig deel van het verschil worden verrekend. Deze systematiek is eerder ook gebruikt bij de materiele goederen zoals besloten in het AB op 27 maart 2013. In de onderstaande paragraven zijn een aantal onderdelen nader toegelicht die betrekking hebben op de financiële overgang.
3.1 Kosten in 2014 De jaarlijkse kosten die de gemeenten in 2014 maken voor de huisvesting zijn als volgt: - Kapitaalslasten: € 2.159.160,-- (inclusief nieuwbouw Lemmer) - Huurkosten: € 279.232,-- Onderhoudskosten: € 405.759,-- Beheerskosten: onbekend - Totaal: € 2.844.151,-Opmerking per onderdeel: - Kapitaalslasten: indien het vastgoed wordt overgedragen naar de VRF zal deze de kapitaalslasten berekenen conform het afschrijvingsregime welke is toegelicht in de basisrapportage. De kapitaalslasten die de VRF berekend op basis van de vastgestelde systematiek bedragen € 2.049.506,--. Het verschil wordt veroorzaakt doordat op enkele posten een ander afschrijvingsregime wordt gehanteerd en de rente is voor elke kazerne (activapost) gelijk gesteld op 4,0% van de boekwaarde. - Huurkosten: de huurcontracten worden overgenomen door de VRF en pas bij expiratie indien noodzakelijk aangepast. De kosten blijven bij overgang van het vastgoed naar de VRF derhalve gelijk. - Onderhoudskosten: de door de gemeente opgegeven onderhoudskosten zijn in enkele gevallen niet volledig en zijn niet afgestemd om het vastgestelde onderhoudsniveau (niveau 3 van de NEN2767).
Addendum Rapportage Vastgoed VRF | 6 september 2013 | Pagina 3/5
Voor het onderhoud van alle kazernes is een MJOP1 opgesteld. De totale jaarlijkse kosten bedragen in deze berekeningen € 823.977,--, inclusief BTW. Voor 2014 geldt als uitgangspunt dat de kostenopgave van de gemeenten als basis wordt gehanteerd. Vanaf 2015 worden de onderhoudskosten in rekening gebracht conform de MJOP. - Beheerskosten: deze zijn door de gemeenten niet opgegeven en vaak lastig te splitsen naar het betreffende vastgoed. Voor de VRF zijn de beheerskosten geraamd op € 250.000,-- per jaar. Deze kosten worden per 2014 direct in rekening gebracht bij de gemeenten, verdeeld op basis van de OOV sleutel. De totale huisvestingsgebonden kosten bedragen derhalve € 2.984.497,-- in 2014.
3.2 Uiteindelijke kosten in 2018 De jaarlijkse kosten voor huisvesting in 2018 zijn gebaseerd op de kosten in 2014 maar met de volgende uitgangspunten: - Kapitaalslasten conform de systematiek van de VRF - Huurkosten conform de huurkosten in 2014 - Onderhoudskosten: gelijk aan de MJOP € 823.977,-- per jaar - Beheerskosten: € 250.000,-- per jaar - De totale huisvestingsgebonden kosten bedragen € 3.402.715,-Voor toekomstige investeringen in de vastgoedportefeuille heeft de VRF geen mogelijkheid meer om de BTW te verrekenen. Dit heeft een verhogend effect op de kapitaalslasten bij nieuwbouw. De VRF heeft aangegeven dat de dekking voor deze extra kosten wordt gezocht in het optimaliseren van de portefeuille. In de berekening van de overgangsperiode is geen rekening gehouden met indexering van de kosten.
3.3 Jaarlijkse aanpassing per gemeente In de overgangsperiode wordt per gemeente het verschil tussen de kosten in 2014 en 2018 gelijk verdeeld over de tussenliggende jaren. In tabel 3 zijn de jaarlijkse bedragen per gemeente weergegeven. De verdeling is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Tabel 2. onderbouwing ingroei OOV verdeling
Jaar 2014 2015 2016 2017 2018
% historische kosten 100% 75% 50% 25% 0%
% OOV sleutel 0% 25% 50% 75% 100%
Het percentage historische kosten is voor elke kostenpost (kapitaalslasten, huurkosten en onderhoud) aparte berekend. Voor de kapitaalslasten en de huurkosten is het percentage berekend op basis van de opgaven per gemeente. Voor het onderhoud is het percentage berekend op basis van de MJOP.
1
)
Meer Jaren onderhoudsplanning
Addendum Rapportage Vastgoed VRF | 6 september 2013 | Pagina 4/5
Tabel 3 - berekening gefaseerde overgang huisvestingskosten
gemeente Achtkarspelen Ameland Dantumadiel Dongeradeel Kollumerland Schiermonnikoog Boarnsterhim Leeuwarden Ferwerderadiel Franekeradeel Harlingen Het Bildt Leeuwarderadeel Menameradiel Terschelling Vlieland Gaasterlan Lemsterland Skarsterlân Heerenveen Littenseradiel Sudwest Fryslan IBOW Opsterland Smallingerland Tytsjerksteradiel Totaal
2014 45.460 86.924 63.515 131.573 25.297 60.664 98.743 542.646 28.623 75.006 83.072 16.245 21.663 58.861 102.028 16.365 56.925 124.376 111.080 335.713 15.511 342.373 328.413 94.897 51.655 66.870 2.984.497
2015 63.076 85.405 72.322 142.736 38.927 52.151 110.983 631.894 37.915 89.995 93.187 27.962 24.262 67.485 98.237 20.612 60.983 96.451 137.916 323.438 31.476 419.688 356.892 108.339 115.299 95.085 3.402.715
2016 81.745 73.889 74.588 135.174 45.521 43.497 106.611 626.021 41.724 93.293 94.112 37.098 30.612 65.611 82.532 22.791 61.653 88.024 136.295 289.099 37.358 424.084 317.665 115.611 167.932 110.178 3.402.715
2017 100.415 62.374 76.854 127.611 52.114 34.843 102.239 620.147 45.533 96.591 95.038 46.235 36.961 63.736 66.828 24.970 62.323 79.596 134.673 254.759 43.240 428.481 278.437 122.883 220.564 125.271 3.402.715
2018 119.085 50.859 79.121 120.048 58.708 26.190 97.867 614.273 49.342 99.889 95.963 55.372 43.310 61.861 51.124 27.149 62.992 71.169 133.052 220.420 49.122 432.877 239.210 130.154 273.196 140.363 3.402.715
Addendum Rapportage Vastgoed VRF | 6 september 2013 | Pagina 5/5
