Nieuwe start in het Airport Plaza

Realisatie van Art Nivo Workspaces - foto: Valerie Clarysse

Nieuwe start in het Airport Plaza

Feelgood creëren voor tevreden medewerkers en klanten Workplace Showcase 2013 13

220 ING NL.indd 13

17/09/13 09:25

Workplace I Business Case I ING LIFE & NON-LIFE BELGIUM, DIEGEM I

“De beslissing van de Europese Commissie om financiële instellingen hun bank- en verzekeringsactiviteiten op te splitsen als een ongelofelijke opportuniteit benaderen en een fantastisch, gloednieuw bedrijf neerzetten. Dat was ons doel” opent Robert De Colfmaker, Facility Manager ING Life & Non-Life Belgium. “Vanuit de grote ING-infrastructuur die in België een 10.000 medewerkers telt, werden we een volledig zelfstandig bedrijf en zetten we een eigen cultuur in de startblokken voor een nieuwe toekomst”. n Eduard Coddé Foto’s: Valérie Clarysse - courtesy of Art Nivo Workspaces

Robert De Colfmaker, Facility Manager ING Life & Non-Life Belgium

“

“

R

obert De Colfmaker omschrijft de hele operatie plastisch: “Het is als een jongere die na jarenlang thuis wonen het ouderlijk nest verlaat om zijn eigen leven te leiden”. Een eerste essentiële stap naar de nieuwe werkomgeving voor de 450-tal medewerkers was het vastleggen van hoe ING Life & Non-Life Belgium zich als zelfstandig bedrijf zou profileren. ‘Interne en externe openheid, samenwerking en efficiëntie, en maximale klantenfocus’ werden na enkele maanden als krachtlijnen weerhouden. Robert De Colfmaker: “Het is onontbeerlijk om als bedrijf te weten wat men wil. Er werd een perimeter gesteld en een professionele real estate partner gekozen (Key Estate). Liefst 28 gebouwen namen we mee in de preselectie, om de keuzewaaier vervolgens te herleiden tot een 5-tal, dan twee en uiteindelijk enkel Airport Plaza in Diegem als nieuwe thuis voor het nieuwe bedrijf. Het was eigenlijk liefde op het eerste gezicht, omwille van de harmonie tussen zicht op beweging buiten en rust en de talrijke inrichtingsmogelijkheden. Het gebouw geeft een jong en dynamisch gevoel, vergelijkbaar met de campus-sfeer en motiveert tot goed werken”. Daarop volgde het communiceren van de ingrijpende verandering voor alle medewerkers en het intern ‘verkopen’ van het project. Alleen al de verhuis van Etterbeek’s vestiging (Sint Michielswarande) naar Diegem betekende een ‘mobiliteitsrisico’ en werd omkaderd door een verplaatsingsstudie per medewerker.

Robert De Colfmaker: Ik geloof er rotsvast in medewerkers gelukkiger te kunnen maken via facility management. Externe klanten genieten een maximale dienstverlening door de medewerkers intern maximaal te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Lange termijn visie op werken De start van een zelfstandig ING Life & Non-Life Belgium ging gepaard met het vastleggen van een lange termijn visie op de praktijk van het werken en de daarbij horende werkomgeving. Zo is het gebouw toegankelijk van 05.00 u tot 20.00u om een maximaal flexibele werktijd te faciliteren. Op lange termijn moet elke medewerker – ook deze van het call center – thuis kunnen werken! ING Life & Non-Life Belgium opteerde heel bewust voor samenwerking met een externe partner. Na een aantal verkennende gesprekken met focus op een ‘end-to-end’-oplossing, viel de keuze op Art Nivo Workspaces. Robert De Colfmaker: “Voor ons was out of the box denken, anders zijn dan anderen, erg belangrijk. De samenwerkingsovereenkomst werd afgesloten met een knipoptie, t.t.z. met tussentijdse evaluaties en benchmarken om zeker te zijn van het gewenste eindresultaat”.

14 Workplace Showcase 2013

220 ING NL.indd 14

17/09/13 09:25

© [email protected] Airport Plaza in Diegem werd als nieuwe thuis voor ING Life & Non-Life Belgium

Art Nivo Workspaces verzekerde de globale begeleiding. Een 33-tal medewerkers traden op als spreekbuis voor hun 450 collega’s. Zij fungeerden als ambassadeurs van de verschillende afdelingen. Via workshops in de diepte werd door iedereen input gegenereerd voor de creatie van de nieuwe werkomgeving. Fora op het intranet boden bijkomend mogelijkheden om suggesties in te dienen. Robert De Colfmaker: “De ontvangen suggesties varieerden van onrealistisch tot uiterst bruikbaar en efficiëntie verhogend! We vroegen iedereen hoe ze op dat ogenblik werkten en hoe ze dat in de toekomst wensten te doen, m.a.w. hoe ze hun ideale werkplek zagen. Door iedereen vooraf grondig te bevragen, kan je de beste en meest duurzame werkomgeving creëren waarin medewerkers en teams graag, efficiënt en in het belang van de klant werken. Uiteraard moest de massale input gefilterd en gestroomlijnd worden, een proces waarmee onze partner heel wat ervaring had”. Tal van voorstellen kregen vorm als 3D-simulaties, die de noodzakelijke prijsberekeningen toelieten om het definitieve selectieproces af te ronden. “Voor een aantal zaken beslisten we om ze voor te bereiden, maar pas later uit te voeren” vult Robert De Colfmaker aan.

Het Airport Plaza gebouw geeft een jong en dynamisch gevoel, vergelijkbaar met de campus-sfeer en motiveert tot goed werken.

Workplace Showcase 2013 15

220 ING NL.indd 15

17/09/13 09:25


Vergadercultuur: er zijn zeer verscheiden ingerichte vergaderfaciliteiten voorzien.


220 ING NL.indd 16

17/09/13 09:25

Geïsoleerde en gedeelde werkplekken spelen in op de aard en de duurtijd van de verschillende taken.


220 ING NL.indd 17

17/09/13 09:25


Focus op welzijn De ‘klanten’ voor Robert De Colfmaker zijn op te delen in drie leeftijdsgroepen: < 35 jaar, 35 – 50 en +50. Voor hem staat het maximaal inspelen op de momentele leefsituatie van de collega’s centraal. Dat resulteerde o.a. in een aantal maatregelen voor de mobiliteitsbehoeften, een op gezondheid gefocuste food policy en de samenwerking met een partner voor ergonomie en gezondheid. Van de 450 medewerkers van ING Life & Non-Life Belgium zijn er een 250-tal actief in de core business en een 200-tal collega’s verzekeren de ondersteunende diensten als IT, finance, e.a. Iedereen kreeg de beschikking over een laptop en een dubbel uitgerold netwerk – bedraad en draadloos – verzekert optimale connectiviteit. Voor elke werkplek is een ergonomieniveau bepaald in functie tot de maximaal toegestane gebruiksduur. Zo zijn werkplekken waar tot 8 uur aan mag gewerkt worden voorzien van een hoogteregeling voor het werkblad en een stoel met geheugenchip voor de optimale afstelling. Als onderdeel van het creëren van de nieuwe werkomgeving werd de vergadercultuur geanalyseerd. Daaruit bleek vooral een grote nood aan kleine zalen en slechts occasioneel behoefte aan een grote zaal. De campus-faciliteiten van Airport Plaza spelen daar perfect op in en indien echt nodig zijn er ook nog hotels in de onmiddellijke omgeving die oplossingen bieden. De kracht van open communicatie Nog voorafgaand aan de bouw van de nieuwe werkomgeving werden de mensen vertrouwd gemaakt met het gebruik van de nieuwe werkplekken. Robert De Colfmaker: “We organiseerden verschillende sessies en er is ook een handleiding uitgewerkt voor alle collega’s”. Zelf legde Robert De Colfmaker een dagboek aan dat iedereen kon raadplegen om de voortgang van het project op de voet te volgen. Daarnaast organiseerde hij werfbezoeken voor alle medewerkers en stelselmatig werden vergaderingen in Airport Plaza gepland om de mensen vertrouwd te maken met de verplaatsing en omgeving.


220 ING NL.indd 18

17/09/13 09:25

Naast een grote variatie aan individuele en samenwerkingswerkplekken zijn er enkele blikvangers in de hoofdzetel van ING Life & NonLife Belgium. Zo is er de ‘Arena’, een halfrond met oplopende zitbanken, bedoeld voor interne presentaties en klantenontvangst. Robert De Colfmaker: “Het is één van de vele resultaten van het out of the box denken bij de inrichting. Bovendien is dit ook een ontspanningszone onder de middag, want er is Wii en Belgacom TV”. Een tweede buitenbeentje is de ‘Pitch-zone’, aanpalend aan het callcenter, met bomen en grasmatten. Ze is ontstaan vanuit de inbreng van de medewerkers en bedoeld voor de ‘hartslagsessies’ (kort teamoverleg). De wanden rondom fungeren als whiteboards. Verder staan er enkele bartafels en halfronde tuinbanken voor korte besprekingen onder collega’s. Tenslotte is er nog de bibliotheek als volstrekt stille zone. Robert De Colfmaker besluit: “Dit is mijn hobby! Ik geloof er rotsvast in medewerkers gelukkiger te kunnen maken via facility management. Externe klanten genieten een maximale dienstverlening door de medewerkers intern maximaal te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Tevreden mensen leiden spontaan tot een hoger klantenserviceniveau!” n

‘De Arena’

Ervaringen delen Robert De Colfmaker deelt graag zijn ervaringen met collega’s. Als belangrijkste conclusies uit dit project plaatst hij het volgende in de spots: • Weet vooraf goed wat je als bedrijf wil. Denk ‘lange termijn’. • Blijf jezelf als bedrijf. Hetzelfde geldt voor de mensen die er deel van uitmaken. • Vertaal dat naar de gebruikers. • Zorg voor een maximale voorbereiding van het project. • Het project moet transparant zijn en een zinvol verhaal zijn voor iedereen, zodat het ook door iedereen gedragen wordt. • Selecteer voor de projectrealisatie bedrijven waarmee je als partner en niet als leverancier kan omgaan. • Betrek de gebruikers maximaal bij de uitrol van het project. Dat versnelt ook de gewenning aan de nieuwe situatie.


220 ING NL.indd 19

17/09/13 09:25

Nieuwe start in het Airport Plaza

Recommend Documents