Nationale Plantentuin

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

142

Archieven van de

Nationale Plantentuin gevormd tot 31 december 2013 Archiefselectielijst 2013

door

Rolande DEPOORTERE

5406

Brussel – Bruxelles 2014

ARCHIEVEN VAN DE

NATIONALE PLANTENTUIN GEVORMD TOT 31 DECEMBER 2013

ARCHIEFSELECTIELIJST 2013



142

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification: Publ. 5406 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



142

Archieven van de


door

Rolande DEPOORTERE


INHOUDSTAFEL

INHOUDSTAFEL..................................................................................................................... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL ............................................ 7 GEBRUIKSAANWIJZING ...................................................................................................... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST.................................................................................................... 11 A.

BEHEER VAN DE INSTELLING EN VAN DE DIENSTEN ................................ 11

A1.

Statuten en wetgeving ................................................................................................... 11

A2.

Algemeen bestuur van de instelling: algemeen directeur en directiecomité ................. 11

A3.

Activiteiten van de wetenschappelijke raad en van de jury voor aanwerving en promotie (daarna jury van het wetenschappelijk personeel) ......................................... 14

A4.

Activiteiten van specifieke werkgroepen ...................................................................... 16

A5.

Bestuur en intern beheer van de administratieve en wetenschappelijke diensten (departementen, afdelingen, diensten) .......................................................................... 16

A6.

Beheer van het personeel (op centraal niveau, niet op het niveau van de departementsof diensthoofden) .......................................................................................................... 18

A7.

Financieel beheer (op centraal niveau, door de boekhoudkundige dienst) ................... 24

A8.

Beheer en onderhoud van de gebouwen en van het materieel (door de technische dienst) ....................................................................................................................................... 27

A9.

Beheer van de keuken ................................................................................................... 28

A10. Coördinatie preventie en bescherming op het werk ...................................................... 29 A11. Beheer milieuzorg ......................................................................................................... 35 A12. Onderhoud van de lokalen............................................................................................. 36 A13. Beheer informatie- en communicatietechnologie ......................................................... 36 B.

WETENSCHAPPELIJKE EN EDUCATIEVE ACTIVITEITEN ......................... 38

B1.

Verzamelen en bewaren van de collecties en wetenschappelijk onderzoek met betrekking tot bryofyten en thallofyten (departement BT) .......................................... 38

B2.

Verzamelen en bewaren van de collecties en wetenschappelijk onderzoek met betrekking tot spermatophyten en pteridophyta (departement SP) ............................... 43

5

B3.

Activiteiten van het moleculair laboratorium (sinds 2002) ........................................... 51

B4.

Beheer en valorisatie van de collectie levende planten en van het park ....................... 52

B5.

Beheer en overdracht van wetenschappelijke kennis .................................................... 59

B6.

Museologie, educatie, communicatie en beheer van de bezoekers ............................... 60

B7.

Beheer van de bibliotheek, de documentatie en de archieven ....................................... 66

6

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009)1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed documenten informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

1

Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, 19.05.2009); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, 23.09.2010). 7

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief – bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven – de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn (in de instelling) De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden:  Bewaren: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Selecteren: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer 9

hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het Rijksarchief (www.arch.be) onder de rubriek “advies over archiefbeheer”. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier.

Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier.

VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de reeksen in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven: -

-

Het archief dat rechtstreeks tijdens de uitoefening van de activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers van de behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.) De archiefreeksen die als toegang dienen voor de hierboven omschreven reeksen (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.) De door andere archiefvormers neergelegde archieven.

10

Nationale Plantentuin – Archiefselectielijst

Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. BEHEER VAN DE INSTELLING EN VAN DE DIENSTEN A1. STATUTEN EN WETGEVING A1.001

Kopieën van wetten, koninklijke en ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen met betrekking tot de oprichting, de organisatie en de werking van de instelling

30 jaar

Vernietigen

A1.002

Originele koninklijke en ministeriële besluiten met betrekking tot de rechtspersoonlijkheid

30 jaar

Bewaren

A1.003

Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, koninklijke en ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen

30 jaar

Bewaren

A2. ALGEMEEN BESTUUR VAN DE INSTELLING: ALGEMEEN DIRECTEUR EN DIRECTIECOMITÉ (OF “RAPPORT”) A2.001

Kopieën van de uitgaande, papieren briefwisseling van de algemeen directeur (chronologisch geordend) + de digitale bestanden van deze briefwisseling

10 jaar

Vernietigen

A2.002

Register van de papieren briefwisseling van de algemeen directeur

30 jaar

Bewaren

A2.003

Elektronische briefwisseling (e-mails) van de algemeen directeur en van zijn secretaresse

30 jaar

Selecteren

11

Vernietigen: persoonlijke en informatieve e-mails (bijvoorbeeld: voor het vastleggen van vergaderingen, het bevestigen van afspraken, mededelingen). De overige e-mails bewaren.


Code

Reeks



Opmerkingen

A2.004

Dossiers van de algemeen directeur, thematisch geordend en inzake kwesties die behandeld worden door de algemeen directeur

10 jaar

Bewaren

Alle dossiers bewaren die de werking van de instelling weerspiegelen, de besluitvorming, het intern overleg, de contacten met de minister en het kabinet, het masterplan, de wetenschappelijke activiteiten, de Stichting tot Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek in Afrika (Fondation pour Favoriser les Recherches scientifiques en Afrique).

A2.005

Thematische dossiers van de secretaresse van algemeen directeur Jan Rammeloo inzake kwesties behandeld door de algemeen directeur

10 jaar

Bewaren

A2.006

Dossiers inzake de rechtspersoonlijkheid (statuten, inkomende en uitgaande briefwisseling, processen-verbaal van de beheerscommissie en bijlagen, stukken betreffende de boekhouding)

10 jaar

Bewaren

A2.007

Dossiers inzake juridische kwesties (klachten enz.)

5 jaar

Selecteren

Bewaren: de dossiers met precedentwaarde; de overige vernietigen.

A7.008

Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen (roerende en onroerende goederen, voertuigen enz.)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de dossiers inzake schadegevallen met gevolgen voor de collecties en de serres; de overige dossiers vernietigen.

12


Code

Reeks



Opmerkingen

A2.009

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het overleg met het kabinet

5 jaar

Bewaren

A2.010

Kabinetsnota’s

5 jaar

Bewaren

A2.011

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

5 jaar

Vernietigen

A2.012

Dossiers inzake de betrekkingen met buitenlandse en internationale instellingen/organisaties

5 jaar

Selecteren

A2.013

Originele exemplaren van de overeenkomsten met externe partners (dienstverlening, Europese programma’s enz.)

10 jaar

Bewaren

A2.014

Dossiers inzake aanvragen voor zendingen in binnen- en buitenland, met inbegrip van de zendingsverslagen

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de zendingsverslagen.

A2.015

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse activiteitenverslagen van de Nationale Plantentuin

10 à 30 jaar*

Selecteren

* Minstens 10 jaar.

Bewaren: de documenten die een Belgisch standpunt weerspiegelen; de overige vernietigen. Eveneens vernietigen: de processenverbaal, rapporten en documenten ontvangen van deze instellingen.

Bewaren: de jaarverslagen gevalideerd door de algemeen directeur, in elke taal. De voorbereidende documenten vernietigen.

13


Code

Reeks



Opmerkingen

De bestaande PV’s bevinden zich in de archiefdienst. Onder de directie van Jan Rammeloo werden weinig of geen PV’s opgesteld.

A2.016

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergaderingen van het directiecomité

30 jaar

Bewaren

A2.017

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergaderingen van de algemeen directeur en van de departements- en diensthoofden [maandelijkse vergadering ingesteld sinds de komst van algemeen directeur Steven Dessein], «rapporten» genaamd

30 jaar

Bewaren

A2.018

Dienstnota’s van de algemeen directeur (papieren versie en/of elektronische versie verstuurd per e-mail)

10 jaar

1 papieren exemplaar in elke taal bewaren

Indien de nota’s enkel via e-mail verstuurd werden, zie reeks A2.004.

A2.019

Mededelingen en informatienota’s van de algemeen directeur aan het personeel (papieren versie en/of elektronische versie per email)

10 jaar

Vernietigen

Indien de nota’s enkel via e-mail werden verstuurd, zie reeks A2.004.

A2.020

Dossiers inzake persknipsels, bijgehouden tussen 1996 en 2008 (chronologisch geordend)

10 jaar

Bewaren

A3. ACTIVITEITEN VAN DE WETENSCHAPPELIJKE RAAD EN VAN DE JURY VOOR AANWERVING EN PROMOTIE (DAARNA JURY VAN HET WETENSCHAPPELIJK PERSONEEL) Wetenschappelijke raad A3.001

Stukken betreffende de opmaak of de wijziging van het huishoudelijk reglement van de raad

20 jaar

14

Bewaren


Code

Reeks



A3.002

Stukken betreffende de samenstelling van de raad (besluiten van benoeming of ontslag, ledenlijsten enz.)

20 jaar

Bewaren

A3.003

Agenda’s van de vergaderingen

20 jaar

Bewaren

A3.004

Processen-verbaal van de vergaderingen, bijlagen en besluitenlijsten

20 jaar

Bewaren

A3.005

Stukken betreffende de praktische organisatie van de vergaderingen (uitnodigingen enz.)

Tot na de vergadering

Vernietigen

A3.006

Dossiers inzake beroepen tegen de beslissingen

20 jaar

Bewaren

Jury van aanwerving en promotie, vervolgens jury van het wetenschappelijk personeel A3.007

Stukken betreffende de opmaak of de wijziging van het huishoudelijk reglement van de jury

20 jaar

Bewaren

A3.008

Stukken betreffende de samenstelling van de jury

20 jaar

Bewaren

A3.009

Agenda’s van de vergaderingen

20 jaar

Bewaren

A3.010

Processen-verbaal, bijlagen en besluitenlijsten

20 jaar

Bewaren

A3.011

Stukken betreffende de praktische organisatie van de vergaderingen (uitnodigingen enz.)

Tot na de vergadering

Vernietigen

A3.012

Dossiers inzake beroepen tegen de beslissingen

20 jaar

Bewaren

15

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

A4. ACTIVITEITEN VAN SPECIFIEKE WERKGROEPEN A4.001

Processen-verbaal en bijhorende stukken van interne overlegorganen en van interne werkgroepen (bijvoorbeeld: Commissie Keuken, Commissie Publicaties, Eco-team)

5 jaar

Bewaren

A4.002

Processen-verbaal en bijhorende stukken van externe overlegorganen en werkgroepen (bijvoorbeeld: werkgroep inventarisatie van de collecties van de Nationale Plantentuin voor de overdracht naar de Vlaamse Gemeenschap)

5 jaar

Bewaren

A5. BESTUUR EN INTERN BEHEER VAN DE ADMINISTRATIEVE EN WETENSCHAPPELIJKE DIENSTEN (DEPARTEMENTEN, AFDELINGEN, DIENSTEN) A5.001

Administratieve briefwisseling van het departement, de afdeling of de dienst (indien apart bewaard van de reeksen A5.005 en A5.006)

10 jaar

Selecteren

Vernietigen: de routinematige administratieve briefwisseling zoals het doorgeven van informatie, van dienstnota’s, van adviezen enz.

A5.002

Zoekinstrumenten voor de briefwisseling van het departement, de afdeling of de dienst: registers en databanken voor de postregistratie

10 jaar

Bewaren*

* Bewaren indien de briefwisseling als een aparte reeks wordt bewaard. Vernietigen indien dit niet het geval is.

A5.003

Jaarverslagen en activiteitenrapporten van het departement, de afdeling of de dienst

10 jaar

Selecteren

Enkel bewaren indien er geen jaarlijks activiteitenverslag van de Nationale Plantentuin is.

16


Code

Reeks



Opmerkingen

A5.004

Statistieken en cijfergegevens met betrekking tot de activiteiten van het departement, de afdeling of de dienst

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de statistieken en cijfers die niet gepubliceerd zijn of moeilijk te reconstrueren zijn; de overige vernietigen.

A5.005

Dossiers inzake de organisatie en de interne werking van het departement, de afdeling of de dienst: organigrammen, dossiers inzake herstructureringen, planning van de activiteiten, fiches van administratieve projecten, opmaak van de jaarlijkse begroting enz.

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de documenten die specifiek betrekking hebben op het departement, de afdeling of de dienst. Vernietigen: de documenten die dubbel zijn met de archieven van de algemeen directeur (cf. reeksen A2.004, A2.017-019), de wetenschappelijke raad en de jury.

A5.006

Dossiers en documenten inzake het personeelsbeheer van het departement, de afdeling of de dienst: individuele personeelsdossiers, functiefiches, evaluatierapporten, individuele activiteitenverslagen, lijsten van permanenties, aanwezigheidslijsten, lijsten van afwezigheden wegens verlof of ziekte enz.

Zolang het personeelslid in de dienst werkt

Selecteren

De individuele personeelsdossiers enkel bewaren indien de dossiers van de centrale personeelsdienst verloren zijn gegaan of minder gedetailleerd zijn. Indien dit niet het geval is mogen de personeelsdossiers vernietigd worden. Eveneens vernietigen: de aan- en afwezigheidslijsten, de individuele activiteitenrapporten, de lijsten van permanenties.

17


Code

Reeks



Opmerkingen

A5.007

Dossiers inzake Belgische en buitenlandse stagiairs in het departement of de afdeling

10 jaar

Selecteren

Bewaren: het CV van de stagiairs, de lijst van hun activiteiten, hun stageverslagen. De overige documenten vernietigen.

A5.008

Kopieën van documenten betreffende vergaderingen van het directiecomité, van de wetenschappelijke raad, van de jury van het wetenschappelijk personeel enz.

10 jaar

Selecteren

Vernietigen indien de originele documenten goed bewaard zijn (zie reeksen A2 en A3); bewaren in het tegenovergestelde geval. Verifiëren met de archivaris van de Nationale Plantentuin.

A5.009

Dossiers inzake de onderhandelingen van het samenwerkingsakkoord over de modaliteiten van de overdracht van de Nationale Plantentuin naar de Vlaamse Gemeenschap 2011-2013 (dossiers van personeelsleden die deelnamen aan deze onderhandelingen)

10 jaar

Bewaren

A6. BEHEER VAN HET PERSONEEL (OP CENTRAAL NIVEAU, NIET OP HET NIVEAU VAN DE DEPARTEMENTS- OF DIENSTHOOFDEN Administratief beheer van het personeel A6.001

Personeels- en arbeidsreglement

5 jaar na opmaak nieuwe versie

18

Selecteren

Bewaren: de interne reglementen specifiek voor de Nationale Plantentuin. De algemene reglementen en modellen vernietigen.


Code

Reeks



Tot opmaak nieuwe versie

1 exemplaar in elke taal van de opeenvolgende versies bewaren

A6.002

Onthaalbrochures voor personeelsleden

A6.003

Dienstnota’s

10 jaar

1 exemplaar in elke taal bewaren

A6.004

Dossiers inzake de opmaak en opvolging van het personeelskader, het taalkader, de personeelsbehoeften, de personeelsplanning en het personeelsbudget

10 jaar

Bewaren

A6.005

Dossiers inzake het administratief, geldelijk en syndicaal statuut (meer bepaald kopieën van koninklijke en ministeriële besluiten over het statuut van het personeel, notificaties van de centrale personeelsdienst van het voormalige Ministerie van Landbouw)

10 jaar

Selecteren

Notulen en bijhorende stukken van het overleg met de vakbonden

10 jaar

A6.006

Opmerkingen

De oudste dossiers bevinden zich in de archiefdienst van de Nationale Plantentuin. Bewaren: de dossiers betreffende interne maatregelen. Vernietigen: de overige, evenals de kopieën van de koninklijke en ministeriële besluiten m.b.t. het statuut van het personeel, de notificaties van de centrale personeelsdienst van het voormalige Ministerie van Landbouw.

19

Bewaren


Code

Reeks

A6.007

Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderings- en taalexamens of -procedures (meer bepaald de processen-verbaal van de gecertificeerde opleidingen)

A6.008

Stukken betreffende spontane sollicitaties (briefwisseling en e-mails)

A6.009

Tabel van het personeel (momenteel in Excel)

A6.010

Originele koninklijke besluiten van benoeming, promotie, ontslag van statutair personeel (sinds 2007; voor 2007: zie de archieven van het voormalige Ministerie van Landbouw)



Opmerkingen

Tot na het verstrijken periode beroepsmogelijkheden

Selecteren

De dossiers van examens en procedures die intern werden georganiseerd gedeeltelijk bewaren, nl. de processen-verbaal met de lijsten van deelnemers, de vragen en de resultaten. De andere documenten van deze dossiers vernietigen.

3 jaar

Vernietigen

5 jaar na afsluiting

Vernietigen

75 jaar na geboortejaar personeelslid

Bewaren

20

Bevat geen gegevens over de loopbaan.


Code

A6.011

Reeks



75 jaar na geboortejaar personeelslid

Selecteren

Individuele administratieve personeelsdossiers (bevatten alle stukken betreffende de loopbaan, verlof, ziekte, arbeidsongevallen, gevolgde opleidingen, vergoedingen en uitkeringen, tuchtstraffen, evenals stageverslagen, zendingsverslagen, activiteitenverslagen en evaluatierapporten)

Opmerkingen

Bewaren: de dossiers van  

De dossiers inzake arbeidsongevallen en de medische dossiers worden na afsluiting toegevoegd aan de administratieve personeelsdossiers  





leidende ambtenaren (met inbegrip van diegenen die deze functie ad interim uitoefenen); personeelsleden met een voor de instelling typerende functie (wetenschappelijk personeel, tuinmannen); markante figuren op politiek, economisch, sociaal of cultureel vlak; personeelsleden die aangesteld zijn als gevolg van buitengewone omstandigheden (bijvoorbeeld oorlog); « klokkenluiders » (personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken); geschorste of ontslagen personeelsleden.

De overige dossiers vernietigen.

A6.012

Overlijdensberichten van personeelsleden

1 jaar

21

Bewaren

Toevoegen aan het individueel personeelsdossier.


Code

Reeks



Opmerkingen

A6.013

Tabel van de vrijwilligers (in Excel)

10 jaar

Bewaren

De gegevens en taken van de vrijwilligers worden ook ingevoerd in BG Base, maar de Exceltabel geeft een samenvatting.

A6.014

Register van verplaatsingen met de wagen voor zendingen

10 jaar

Vernietigen

A6.015

Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens

5 jaar

Vernietigen

A6.016

Documentatie met betrekking tot het personeelsstatuut (kopieën van wetten, koninklijke en ministeriële besluiten enz.)

Geldigheid van de teksten

Vernietigen

A6.017

Stukken betreffende de gilde der tuinlieden opgericht in het begin van de 20ste eeuw

10 jaar

Bewaren

Deze documenten worden bewaard door de archiefdienst van de Nationale Plantentuin.

10 jaar

Selecteren

Bewaren: het gevalideerde plan en de gevalideerde begroting indien het geen dubbels zijn van de reeks A6.004. De voorbereidende documenten vernietigen.

Nut voor de dienst

Vernietigen

Financieel beheer van het personeel A6.018

Dossiers inzake het personeelsbudget en het personeelsplan

A6.019

Alfabetische fichier van het personeel (sinds 1996)

A6.020

Jaarlijks overzicht van de wedden (sinds 2001)

10 jaar

Vernietigen

A6.021

Maandelijkse lijsten van de wedden verzonden door de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven

5 jaar

Vernietigen

22


Code

A6.022

Reeks



75 jaar na geboortejaar van het personeelslid

Vernietigen

Individuele financiële personeelsdossiers, onderverdeeld in 2 subreeksen: 

Actief personeel



Personeel dat niet langer actief is (bewaard in de archiefdienst van de Nationale Plantentuin)

A6.023

Lijsten van de maandelijkse prestaties van het personeel van de rechtspersoonlijkheid die worden verzonden naar Acerta voor de berekening van de lonen

5 jaar

Vernietigen

A6.024

Stukken betreffende de berekening van de lonen door Acerta voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid

5 jaar

Vernietigen

A6.025

Déclarations Multifonctionnelles - Multifunctionele Aangiften (DMFA) bij de RSZ voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid

5 jaar

Vernietigen

A6.026

Déclarations Immédiates - Onmiddellijke Aangiften (DIMONA) bij de RSZ voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid

1 jaar

Vernietigen

A6.027

Aangifte van Sociale Risico’s (ASR) bij de RSZ voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid

1 jaar

Vernietigen

A6.028

Stukken betreffende de inhoudingen en afdrachten (bedrijfsvoorheffing, RSZ enz.) voor het personeel van de rechtspersoonlijkheid

10 jaar

Vernietigen

23

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

A7. FINANCIEEL BEHEER (OP CENTRAAL NIVEAU DOOR DE BOEKHOUDKUNDIGE DIENST) A7.001

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingswijzigingen

7 jaar

Bewaren

A7.002

Grootboeken (papier en vervolgens digitaal in PDF)

7 jaar

Bewaren

A7.003

Dagboeken, kasboeken en andere hulpboeken (papier en digitaal)

7 jaar

Vernietigen

A7.004

Boekhouddatabank Expert M Plus

7 jaar

Bewaren

A7.005

Bestelbonnen

7 jaar

Vernietigen

A7.006

Kredietnota’s

7 jaar

Vernietigen

A7.007

Facturen

7 jaar

Vernietigen

A7.008

Bewijsstukken van uitgaven, meer bepaald het periodiek overzicht van de inkomsten en uitgaven, geprint op papier en ondertekend

7 jaar

Vernietigen

A7.009

Aankoopdossiers van duurzame en niet-duurzame roerende goederen

Tot einde gebruik

Selecteren

24

Bewaren: de stukken betreffende de acquisitie van nieuwe planten en zaden, en van specifiek wetenschappelijk en technisch materiaal. De overige documenten vernietigen.


Code

Reeks



A7.010

Dossiers inzake overheidsopdrachten - gunningsdossiers

10 jaar

Vernietigen

- uitvoeringsdossiers voor werken met tienjarige aansprakelijkheid

10 jaar

Selecteren

- uitvoeringsdossiers voor alle overige werken

2 jaar

Vernietigen

- uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten

2 jaar

Selecteren

A7.011

Rekeninguittreksels

7 jaar

Vernietigen

A7.012

Periodieke toestandsopgaven

7 jaar

Vernietigen

A7.013

Excel-tabel van de facturen

7 jaar

Vernietigen

A7.014

Overzicht van de uitgaven voor elk onderzoeksproject

7 jaar

Vernietigen

A7.015

Dossiers inzake onderzoeksprojecten die externe financiering genieten (contracten, financiële rapporten (tussentijdse en definitieve), kopieën van facturen)

7 jaar na einde van het project

Vernietigen

25

Opmerkingen

Bewaren: de dossiers inzake de serres en de installaties voor het bewaren van de collecties. De overige vernietigen.

Bewaren: de stukken betreffende de acquisitie van nieuwe planten en zaden, van specifiek wetenschappelijk en technisch materiaal. De overige documenten vernietigen.


Code

Reeks



A7.016

Jaarlijkse uitvoerrekeningen en toestandsopgave van het actief en passief, of jaarlijkse resultatenrekening en balans + bijkomende uitleg

7 jaar

Bewaren

A7.017

Inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook (momenteel in Excel)

7 jaar

Bewaren

A7.018

Stukken betreffende de aangifte van de belastingen, meer bepaald de fiches 282.10

5 jaar

Vernietigen

A7.019

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringscontracten, meer bepaald de verzekeringen voor tijdelijke tentoonstellingen en voor de voertuigen gebruikt tijdens zendingen + de polissen

10 jaar na verstrijken van het contract

Vernietigen

A7.020

Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen aan roerende en onroerende goederen en aan voertuigen

10 jaar

Selecteren

A8.021

Stukken betreffende het onderhoud van het meubilair (contracten enz.)

Zolang het meubilair wordt gebruikt

Vernietigen

A7.022

Stukken betreffende de kilometervergoedingen voor het gebruik van voertuigen tijdens zendingen, en van de fietsvergoedingen

7 jaar

Vernietigen

26

Opmerkingen

Bewaren: de dossiers inzake schadegevallen m.b.t. de collecties en de serres. De andere dossiers vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

* Verifiëren of dit geen dubbels zijn met de reeks B.4.025. Indien het dubbels zijn, de meest volledige reeks bewaren en de andere reeks vernietigen.

A7.023

Stukken betreffende de verkoop van hout en planten

7 jaar

Bewaren*

A7.024

Bestelbonnen

3 jaar

Vernietigen

A7.025

Dossiers inzake de sociale dienst (betalingen, leningen)

7 jaar

Vernietigen

A7.026

Inventaris van het materieel en/of meubilair


Bewaren

A8. BEHEER EN ONDERHOUD VAN DE GEBOUWEN EN VAN HET MATERIEEL (DOOR DE TECHNISCHE DIENST) A8.001

Dossiers inzake het onderhoud en herstel van terreinen en gebouwen (meer bepaald de technische specificaties van de lastenboeken)

10 jaar na de werken

Vernietigen

A8.002

Plattegronden van de gebouwen en van de elektrische installaties (papier en digitaal)

Zolang de Nationale Plantentuin het gebouw gebruikt

Selecteren

A8.003

Registratie van de temperatuur in de serres

20 jaar

Vernietigen

A8.004

Verslagen inzake problemen met leveranciers

1 jaar

Vernietigen

A8.005

E-mails en briefwisseling van het diensthoofd

5 jaar

Vernietigen

27

Bewaren: de as-built plannen en de uitvoeringplannen bewaren. De overige documenten vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

A8.006

Lijsten van de dagelijkse taken van het personeel van de technische dienst

1 jaar

Vernietigen

A8.007

Dagelijkse rapporten van de elektricien van wacht m.b.t. vastgestelde incidenten

1 jaar

Vernietigen

A8.008

Wekelijkse rapporten van het personeel van de technische dienst

5 jaar

Vernietigen

Zie reeks A5.006.

A8.009

Dossiers van het hoofd van de technische dienst over het personeel, geërfd van zijn voorganger

Zolang het personeelsdienst in de dienst werkt

Vernietigen

Zie reeks A5.006.

5 jaar

Bewaren

Tot volgende gelijkaardige inspectie

Vernietigen

A9. BEHEER VAN DE KEUKEN A9.001

Notulen van de Commissie Keuken

A9.002

Stukken betreffende inspecties door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV)

A9.003

Maandelijkse menuplanningen

1 jaar

Vernietigen

A9.004

Stukken betreffende de berekening van de dagelijkse inkomsten (het afsluiten van de kassa, dagelijks overzicht van de verkoop, ticketten)

1 jaar

Vernietigen

A9.005

Kopieën van bestelbonnen en van facturen

1 jaar

Vernietigen

28

Zie reeks A4.001. Deze notulen bevinden zich in het secretariaat van de algemeen directeur.


Code

Reeks



Opmerkingen

A10. COÖRDINATIE PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK [VOORHEEN VEILIGHEID, GEZONDHEID EN VERFRAAIING DER WERKPLAATSEN (VGV)] A10.001

Identificatiedocument


Vernietigen

A10.002

Vijfjaarlijkse globale preventieplannen

10 jaar

Bewaren

A10.003

Jaarlijkse actieplannen

10 jaar

Bewaren

A10.004

Maandverslagen of driemaandelijkse verslagen

10 jaar

Vernietigen

A10.005

Jaarverslagen en bijlagen

10 jaar

Selecteren

Vernietigen indien het jaarverslag en de bijlagen integraal in het jaarverslag opgenomen zijn.

A10.006

Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het comité

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de opeenvolgende, gevalideerde versies van het reglement. De voorbereidende stukken vernietigen.

A10.007

Stukken betreffende de samenstelling van het comité

10 jaar

Bewaren

A10.008

Notulen van het comité

10 jaar

Bewaren

A10.009

Documenten behandeld tijdens de vergadering en/of opgenomen als bijlagen

10 jaar

Bewaren

A10.010

Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van het comité

10 jaar

Bewaren

29


Code

Reeks



A10.011

Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen

10 jaar

Bewaren

A10.012

Wetten, besluiten en overeenkomsten betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk

Tot zolang van toepassing

Vernietigen

A10.013

Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van de preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan

10 jaar

Vernietigen

A10.014

Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen

10 jaar

Vernietigen

A10.015

Dossiers inzake de organisatie van acties inzake welzijn op het werk

10 jaar

Vernietigen

A10.016

Dossiers inzake de organisatie van onderzoeksprojecten

10 jaar

Vernietigen

A10.017

Dossiers inzake de opmaak van risico-analyses


Vernietigen

A10.018

Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen

10 jaar

Vernietigen

A10.019

‘Gebouwendossiers’, dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van een gebouw

Zolang het gebouw door de instelling benut wordt

Vernietigen

30

Opmerkingen


Code

Reeks



A10.020

Verslagen van de coördinatiestructuur, veiligheids- en gezondheidsplan, coördinatiedagboek en postinterventiedossier bij tijdelijke en mobiele werkplaatsen

10 jaar

Vernietigen

A10.021

Interne noodplannen en -procedures


Vernietigen

A10.022

Verslagen van brand- en evacuatieoefeningen

10 jaar

Vernietigen

A10.023

Dossiers inzake de arbeidsmiddelen en installaties met bestelbon of lastenkohier, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of -keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz.

Zolang middel of installatie in dienst is

Vernietigen

A10.024

Dossiers inzake de Collectieve beschermingsmiddelen (CBM) met bestelbon, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of -keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz.

Zolang middel in gebruik is

Vernietigen

A10.025

Dossiers inzake de Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) met bestelbon, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of -keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz.

Zolang middel in gebruik is

Vernietigen

31

Opmerkingen

Periodieke keuringsverslagen kunnen vernietigd worden na ontvangst van een nieuw verslag.


Code

Reeks



A10.026

Inventaris van de toestellen en machines die door de erkende organismen moeten gecontroleerd worden in uitvoering van de reglementaire bepalingen


Vernietigen

A10.027

Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten


Vernietigen

A10.028

Lijst van de aanwezige emissiepunten met betrekking tot lucht- en waterverontreiniging


Vernietigen

A10.029

Inventaris van het asbest


Vernietigen

A10.030

Explosieveiligheidsdocumenten (EVD)


Vernietigen

A10.031

Vuurvergunningen voor brandgevaarlijke werken

Tot beëindiging werken en eindinspectie

Vernietigen

A10.032

"Risicopostenlijst" / "Functielijst", lijst met de veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico en activiteiten verbonden aan voedingswaren

5 jaar

Vernietigen

A10.033

"Naamlijsten van het gezondheidstoezicht", naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn en naamlijst met de werknemers die onderworpen zijn aan de verplichte inentingen of TBC-tests

5 jaar

Vernietigen

32

Opmerkingen

Wordt bij het jaarlijks actieplan gevoegd, zie reeks A10.003.


Code

Reeks



Opmerkingen

A10.034

Nominatieve lijst van werknemers die verzocht hebben om gezondheidstoezicht

5 jaar

Vernietigen

A10.035

Register van de verzonden of ontvangen medische dossiers / gezondheidsdossiers

30 jaar

Vernietigen

A10.036

Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden

15 jaar na vertrek van het personeelslid

Vernietigen of overdragen aan de door het personeelslid aangewezen geneesheer

Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden.

A10.037

Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden die blootgesteld (kunnen) worden aan kankerverwekkend of mutageen agens

40 jaar na einde blootstelling personeelslid

Overdragen aan de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid

Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek / formulieren voor de gezondheidsbeoordeling dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden.

A10.038

Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden die blootgesteld (kunnen) worden aan biologische agentia die kunnen resulteren in infecties



Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden.

A10.039

Medische dossiers / gezondheidsdossiers van de personeelsleden die blootgesteld (kunnen) worden aan asbest



Van de in deze dossiers opgenomen inentingskaarten en de kaarten van medisch onderzoek / formulieren voor de gezondheidsbeoordeling dienen slechts de drie meest recente bewaard te worden.

33


Code

Reeks



A10.040

Meetgegevens van mechanische trillingen

30 jaar

Vernietigen

A10.041

Meetgegevens van lawaai

30 jaar

Vernietigen

A10.042

Meetgegevens van chemische agentia

30 jaar

Vernietigen

A10.043

Dossiers inzake de aanvraag tot afwijking van het verbod op het gebruik van bepaalde chemische agentia

30 jaar

Vernietigen

A10.044

Dossiers inzake de kennisgeving van de productie en het gebruik van bepaalde chemische agentia

30 jaar

Vernietigen

A10.045

Naamlijst van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan kankerverwekkend of mutageen agens

40 jaar

Vernietigen

A10.046

Naamlijst van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan biologische agentia

10 of 30 jaar*

Vernietigen

A10.047

Dossiers inzake de kennisgeving van het gebruik van biologische agentia (dossier “Bioveiligheid”)

30 jaar

Vernietigen

A10.048

Register van de werknemers die blootgesteld (kunnen) worden aan asbest

40 jaar

Vernietigen

A10.049

Meetgegevens van asbest

40 jaar

Vernietigen

34

Opmerkingen

Opgelet: de bewaartermijn bedraagt slechts 10 jaar wanneer er géén sprake is van hardnekkige infecties of infecties met een lange incubatieperiode.


Code

Reeks



A10.050

Arbeidsongevallenformulieren

10 jaar

Vernietigen

A10.051

Arbeidsongevallensteekkaarten

10 jaar

Vernietigen

A10.052

Verslagen van ernstige arbeidsongevallen

50 jaar

Vernietigen

A10.053

Verzekeringsdossiers inzake arbeidsongevallen 30 jaar

Vernietigen

Looptijd rente

Vernietigen

Zolang personeelslid in dienst is

Vernietigen

10 jaar

Bewaren

- zonder rente - met rente A10.054

"Klachtendossiers", dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk

A10.055

Register van klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk

A11. BEHEER MILIEUZORG A11.001

Milieudossiers van de gebouwen (milieuvergunningen)

20 jaar

Vernietigen

A11.002

Dossiers inzake het beheer van de energieboekhouding en inzake de uitvoering van energieaudits

5 jaar

Vernietigen

35

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

Bewaren: de beschrijving en planning van de projecten, de globale of jaarlijkse verslagen. De overige documenten vernietigen.

A11.003

Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem inzake milieuzorg (ISO 14.001, EMAS, enz.)

5 jaar

Selecteren

A11.004

Afvalstoffenregister en identificatieformulieren

10 jaar

Vernietigen

A12. ONDERHOUD VAN DE LOKALEN A12.001

Lijsten met taakverdelingen

1 jaar

Vernietigen

A12.002

Dossiers inzake uitzonderlijke activiteiten (recepties, barbecue van het personeel, kerstdiner enz.)

1 jaar

Vernietigen

A13. BEHEER INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE A13.001

Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van harden softwaresystemen

Zolang systeem in gebruik is

Vernietigen

A13.002

Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen

Zolang systeem in gebruik is

Selecteren

A13.003

Inventaris van harden sofwaresystemen


Vernietigen

A13.004

Stukken betreffende het onderhoud en het beheer van harden softwaresystemen

1 jaar

Vernietigen

36

Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige dossiers vernietigen.


Code

Reeks

A13.005

Stukken betreffende de verzekeringen voor de harden softwaresystemen

A13.006

Dossiers inzake de softwarelicenties

A13.007

Kopieën van de facturen



1 jaar

Vernietigen

Na einde licentie

Vernietigen

Zolang het materieel of de software in gebruik is

Vernietigen

37

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

B. WETENSCHAPPELIJKE EN EDUCATIEVE ACTIVITEITEN B1. VERZAMELEN EN BEWAREN VAN DE COLLECTIES EN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK MET BETREKKING TOT BRYOFYTEN EN THALLOFYTEN (DEPARTEMENT BT) Verzamelen van specimens en gegevens B1.001

Boekjes met oogstgegevens, notaboeken, overzichten van waarnemingen en gegevens, schetsen, foto’s en dia’s genomen op het terrein door het personeel van de Nationale Plantentuin of door externe verzamelaars (amateurs of professionelen)

Einde wetenschappelijk nut

Bewaren

B1.002

Dossiers, foto’s en dia’s ontvangen van andere wetenschappelijke instellingen en verzamelaars


Bewaren

De foto’s en dia’s zijn in principe gescand en de metadata zijn ingevoerd in BG Base.

B1.003

Briefwisseling met betrekking tot toelatingen voor het oogsten van specimens + de toelatingen

Einde wetenschappelijk nut*

Bewaren

* Minimum 30 jaar omwille van de bewijswaarde.

B1.004

Persoonlijke databanken van de onderzoekers m.b.t. hun waarnemingen


Selecteren

* Minstens tot aan het einde van de loopbaan. Vernietigen indien deze gegevens dubbel zijn van de gegevens van de herbaria, BG Base et LIVCOL.

B1.005

Zendingsverslagen bestemd voor de algemeen directeur van de Nationale Plantentuin

10 jaar

38

Vernietigen


Code

B1.006

Reeks




Selecteren

Verzameling van drukproeven over de Afrikaanse mycologie verbonden aan het herbarium

Opmerkingen

Bewaren: de digitale versie. De papieren versie vernietigen of overmaken aan de bibliotheek. Het betreft hier strikt genomen geen archieven.

B1.007

Databank van de verzameling drukproeven met betrekking tot Afrikaanse mycologie


Bewaren

B1.008

Archieven die deel uitmaken van de verzameling geschonken aan de Nationale Plantentuin door mevrouw Nannenga-Bremekamp


Bewaren

Beheer van het herbarium B1.009

Dossiers inzake de specimens van het herbarium


Bewaren

B1.010

Dossiers inzake schenkingen, uitwisselingen, bruiklenen van specimens van het herbarium, geordend per bestemmeling /schenker

Tot het afsluiten van het dossier

Bewaren

B1.011

Bezoekersregister en formulieren ingevuld door de bezoekers van de herbaria

30 jaar

Vernietigen

39


Code

Reeks



B1.012

Dossiers inzake de opmaak van botanische platen en tekeningen voor publicatie (schetsen en gevalideerde, definitieve platen)


Selecteren

B1.013

Validatie-attesten van de tekeningen

10 jaar

Vernietigen

B1.014

Digitale kopieën van de definitieve, gevalideerde platen


Bewaren

Opmerkingen

Tekening en beeld Bewaren: de definitieve, gevalideerde platen. Eveneens bewaren: de schetsen van 5 platen per jaar. De overige documenten vernietigen.

Vermijden de raadpleging van het origineel exemplaar en vergemakkelijken de raadpleegbaarheid.

Wetenschappelijk onderzoek B1.015

Dossiers inzake de planning van de onderzoeksactiviteiten en inzake de onderzoeksprogramma’s waaraan de Nationale Plantentuin deelneemt

10 jaar

Bewaren

B1.016

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan projecten of programma’s van wetenschappelijk onderzoek

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de projectvoorstellen, de finale onderzoeksrapporten, de nietgepubliceerde resultaten, de verzamelde gegevens. De overige documenten vernietigen.

40


Code

Reeks



B1.017

Voorbereidende dossiers inzake onderzoeksprojecten met externe financiering die niet aanvaard werden

Einde loopbaan van het personeelslid (of 20 jaar)

Selecteren

B1.018

Dossiers inzake de organisatie door het wetenschappelijk personeel van de Nationale Plantentuin van congressen, colloquia en wetenschappelijke vergaderingen

10 jaar

Selecteren

B1.019

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan congressen, colloquia, wetenschappelijke vergaderingen, universitaire lessen (in het kader van de opdrachten van de Nationale Plantentuin)

10 jaar

Selecteren

B1.020

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan de werkzaamheden van comités en commissies

10 jaar na het einde van de deelname

Selecteren

41

Opmerkingen

Bewaren: de voorstellen en de motivatie van weigering. De overige documenten vernietigen. Bewaren: het gevalideerde programma, de lijst van de sprekers en van de deelnemers, de teksten van de toespraken en niet gepubliceerde akten. Vernietigen: de andere documenten. Bewaren: de programma’s, de teksten van de toespraken gegeven door het personeel van de Nationale Plantentuin, de verslagen opgemaakt door het personeel van de Plantentuin. De overige documenten vernietigen. Bewaren: de rapporten en nota’s opgesteld door het personeel van de Nationale Plantentuin en de briefwisseling. De processenverbaal van de vergaderingen bewaren indien deze zich nog niet in het Rijksarchief bevinden (te verifiëren met het Rijksarchief). De overige documenten vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

B1.021

Dossiers inzake publicaties

wetenschappelijke

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de evaluatieverslagen en de briefwisseling tussen de auteur en de evaluator indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen in alle andere gevallen.

B1.022

Dossiers inzake het ontwerp van wetenschappelijke publicaties als hoofdredacteur of als lid van het redactiecomité (bijvoorbeeld: ABC Taxa, Fungus Flora of Tropical Africa)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de documenten die getuigen van het uitgavebeleid, evenals de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is.

B1.023

Niet gepubliceerde wetenschappelijke rapporten (bijvoorbeeld: expertiseverslagen zoals de verslagen over vermoeden van vergiftiging of de aanwezigheid van huiszwam), meestal verzonden per e-mail

10 jaar

Bewaren

B1.024

Lijst van de expertiseverslagen over de aanwezigheid van huiszwam, bijgehouden sinds 1997 (met opgave van de coördinaten van de aanvragers en van het resultaat van de analyse)

10 jaar

Bewaren

B1.025

Wetenschappelijke briefwisseling van het personeel (buiten de bovenvermelde dossiers), op papier of digitaal

10 jaar

Bewaren

de

voorbereiding

van

42


Code

B1.026

Reeks



10 jaar

Selecteren

Dossiers inzake het beantwoorden van vragen om inlichtingen

Opmerkingen

Bewaren: antwoorden die voortvloeien uit specifiek wetenschappelijk onderzoek. De routinematige antwoorden vernietigen.

B2. VERZAMELEN EN BEWAREN VAN DE COLLECTIES EN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK MET BETREKKING TOT SPERMATOPHYTEN ET PTERIDOPHYTA (DEPARTEMENT SP) Verzamelen van specimens en gegevens B2.001

Boekjes met oogstgegevens en notaboeken, overzichten van waarnemingen en gegevens, schetsen, foto’s en dia’s genomen op het terrein


Bewaren

B2.002

Foto’s ontvangen van andere wetenschappelijke instellingen en andere verzamelaars


Bewaren

B2.003

Briefwisseling met betrekking tot toelatingen om specimens te oogsten


Bewaren

B2.004

Persoonlijke databanken van de onderzoekers met betrekking tot hun waarnemingen


Selecteren

* Minimum 30 jaar omwille van de bewijswaarde. * Minimum tot aan het einde van hun loopbaan. Vernietigen indien deze gegevens dubbel zijn aan de gegevens van de herbaria, BG Base en LIVCOL.

B2.005

Zendingsverslagen bestemd voor de algemeen directeur van de Nationale Plantentuin

10 jaar

43

Vernietigen


Code

Reeks



Geldigheid van het reglement

Bewaren

Opmerkingen

Beheer van de herbaria B2.006

Stukken betreffende de opmaak bewaarreglementen van de herbaria

van

beheer-

en

B2.007

Stukken betreffende herbaria, geschonken of gelegateerd aan de Nationale Plantentuin (bijvoorbeeld: het persoonlijke herbarium van von Martius)


Bewaren

B2.008

Registers van bezoekers en formulieren ingevuld door de bezoekers van de herbaria

30 jaar

Vernietigen

B2.009

Registers van bruiklenen van specimens van herbaria (papieren versie)

50 jaar

Bewaren

Inventaris van de bruikleendossiers.

B2.010

Dossiers inzake bruiklenen van specimens van de herbaria (dossiers per bestemmeling/, afzonderlijke briefwisseling op papier en e-mails)

30 jaar

Bewaren

Niet alle gegevens zijn ingevoerd in BG Base.

Onderverdeeld in 3 subreeksen: 

Per erkend instituut , beschikkend over een internationale referentiecode



Per erkend instituut, maar niet beschikkend over een internationale referentiecode



Per privé-persoon

44


Code

B2.011

Reeks




Bewaren

Individuele dossiers van verzamelaars. Onderverdeeld in 2 subreeksen: 

dossiers die lijsten met verzamelde specimens bevatten



dossies die de routebeschrijvingen bevatten

B2.012

Kaarten met aanduiding van de oogstplaatsen


Bewaren

B2.013

Referentiefiches van de verzamelaars en van de oogstplaatsen, bijgehouden door Paul Bramps en zijn voorgangers


Bewaren

B2.014

Dossiers inzake uitwisseling van informatie met andere botanische instellingen en met onderzoekers

10 jaar

Bewaren

Opmerkingen

Niet alle gegevens zijn ingevoerd in BG Base.

Tekening en beeld B2.015

Dossiers inzake het opmaken van botanische platen en tekeningen voor publicatie (schetsen, definitieve gevalideerde platen)


Selecteren

Bewaren: de definitieve, gevalideerde platen. Eveneens bewaren: de schetsen van 5 platen per jaar. Vernietigen: de overige documenten.

B2.016

Inventaris van de bestaande platen (in Excel)


Bewaren

Legt de link tussen de herbaria en de platen.

B2.017

Validatie-attesten van de tekeningen

10 jaar

Vernietigen

45


Code

Reeks



Opmerkingen

B2.018

Verzameling van tekeningen van orchideeën gerealiseerd door Elizabeth Klopfenstein, gelegateerd aan de Nationale Plantentuin in 1991


Bewaren

Bevindt zich in de afdeling kostbare werken van de bibliotheek.

B2.019

Digitale kopieën van de definitieve, gevalideerde platen


Bewaren

Vermijden de raadpleging van het originele exemplaar en vergemakkelijken de raadpleging.

B2.020

Dossiers inzake digitaliseringsprojecten (interne en externe financiering)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de beschrijvende fiche van het project en het eindrapport. Vernietigen: de overige documenten.

B2.021

Foto’s van specimens (op papier, later digitaal) gemaakt in het kader van interne of externe projecten


Bewaren

B2.022

Lijst van de metingen en tellingen van specimens (Excel of databank)


Bewaren

10 jaar

Bewaren


Bewaren


Dossiers inzake de planning van de onderzoeksactiviteiten en van de onderzoeksprogramma’s waaraan de Nationale Plantentuin deelneemt

B2.024

Dossiers inzake plantengroepen en de classificatie van planten

46

Deze zijn in principe gelinkt aan het herbarium.


Code

Reeks



Opmerkingen

B2.025

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan projecten of programma’s van wetenschappelijk onderzoek

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de projectvoorstellen, de finale onderzoeksverslagen, niet gepubliceerde resultaten, verzamelde gegevens. Vernietigen: de andere documenten.

B2.026

Voorbereidende dossiers inzake onderzoeksprojecten met externe financiering die niet aanvaard werden

Einde loopbaan van de ambtenaar (of 20 jaar)

Selecteren

Bewaren: de voorstellen en de motivatie van weigering. Vernietigen: de overige documenten.

B2.027

Dossiers inzake de organisatie door het wetenschappelijk personeel van de Nationale Plantentuin van congressen, colloquia en wetenschappelijke vergaderingen

10 jaar

Selecteren

Bewaren: het gevalideerde programma, de lijst van sprekers en deelnemers, de teksten van de toespraken en niet gepubliceerde akten. Vernietigen: de andere documenten.

B2.028

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan congressen, colloquia, wetenschappelijke vergaderingen en universitaire cursussen (in het kader van de opdrachten van de Nationale Plantentuin)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de programma’s, de teksten van de toespraken gegeven door het personeel van de Nationale Plantentuin, de verslagen opgemaakt door het personeel van de Plantentuin. De overige documenten vernietigen.

47


Code

Reeks



Opmerkingen

B2.029

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan de werkzaamheden van comités en van commissies


Selecteren

Bewaren: de verslagen en nota’s opgemaakt door het personeel van de Nationale Plantentuin, de briefwisseling. Eveneens bewaren: de processen-verbaal van vergaderingen indien ze nog niet in het Rijksarchief worden bewaard (geval per geval verifiëren met het Rijksarchief). De andere documenten vernietigen.

B2.030


wetenschappelijke

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de evaluatieverslagen en de briefwisseling tussen de auteur en de evaluator indien er sprake is van een debat over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is.

B2.031

Dossiers inzake het ontwerp van wetenschappelijke publicaties als hoofdredacteur of lid van het redactiecomité

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de documenten die getuigen van het uitgavebeleid, evenals de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is.

de

voorbereiding

van

48


Code

Reeks



B2.032

Niet gepubliceerde wetenschappelijke rapporten (bijvoorbeeld: expertiseverslagen)

10 jaar

Bewaren

B2.033

Dossiers inzake het beantwoorden van vragen om inlichtingen

10 jaar

Selecteren

B2.034

Wetenschappelijke briefwisseling van het personeel (buiten de hierboven vermelde dossiers), op papier of digitaal

10 jaar

Bewaren

B2.035

Kopieën van validatie-attesten van de tekeningen gerealiseerd door de tekenaars van de Nationale Plantentuin

10 jaar

Vernietigen

Floristiek B2.036

Herbarium en de metadata (etiketten, beschrijvende fiches, briefwisseling over de context van de verzameling, enz.)


Bewaren

B2.037

Databank van de herziening van de herbarium (2003-2006)


Bewaren

B2.038

Veldboekjes


Bewaren

B2.039

Briefwisseling met Belgische en buitenlandse wetenschappers met betrekking tot floristische waarnemingen


Bewaren

49

Opmerkingen



Code

Reeks



B2.040

Bibliografische referenties (in Excel)

B2.041

Opmerkingen


Vernietigen

Dossiers inzake het ontwerp van wetenschappelijke publicaties zoals Dumortiera, Scripta Botanica Belgica, Opera Botanica Belgica (contacten met de auteurs, publicatieprogramma enz.)

10 jaar

Bewaren

B2.042

Dossiers inzake de voorbereiding van wetenschappelijke publicaties over floristiek en de geschiedenis van de floristiek

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteurs en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is.

B2.043

Dossiers inzake de evaluatie van teksten aangeboden voor publicatie in wetenschappelijke publicaties zoals Dumortiera, Scripta Botanica Belgica, Opera Botanica Belgica

10 jaar

Selecteren


5 jaar

Vernietigen

Voorbereiding van de uitgave van nationale of internationale publicaties B2.044

Dossiers inzake het samenbrengen van teksten en de opmaak van publicaties (maquette) in het kader van nationale of internationale samenwerkingen zoals Plant Ecology and Evolution, Systemics and Geography of Plants, Belgium Journal of Botany, European Journal of Taxonomy

50

De definitieve versie van de tekst bevindt zich in de publicatie.


Code

B2.045

Reeks



Opmerkingen

5 jaar

Selecteren


Bewaren: de ruwe onderzoeksgegevens en de bestanden van de machine die ze gegenereerd heeft voor de analyses gevraagd door het personeel van de Nationale Plantentuin. De overige gegevens en documenten vernietigen.

Dossiers inzake niet gepubliceerde teksten (voorstellen)

B3. ACTIVITEITEN VAN HET MOLECULAIR LABORATORIUM (SINDS 2002) B3.001

Dossiers inzake analyses (geanalyseerde stalen, ruwe onderzoeksgegevens, sequentie alignering, rapporten)

30 jaar

Selecteren

B3.002

Laboratoriumschriften (registratie van de handelingen, van de werkprocessen)

20 jaar

Vernietigen

B3.003

Protocollen van de analyses


Bewaren

B3.004

Processen-verbaal van de vergaderingen van het laboratoriumpersoneel met de departementshoofden

10 jaar

Bewaren

51


Code

Reeks



Opmerkingen

B4. BEHEER EN VALORISATIE VAN DE COLLECTIE LEVENDE PLANTEN EN VAN HET PARK Beheer van het domein van de Nationale Plantentuin B4.001

Ontwerpdossiers van de inrichting van de tuinen, het park en de serres, conceptnota’s

100 jaar

Bewaren

B4.002

Lastenboeken van nieuwe inrichtingen

10 jaar na oplevering van de werken

Selecteren

B4.003

Plattegronden van de oude en nieuwe inrichtingen (de oudste op papier, de meer recente in Autocad)

Zolang de gebouwen en de terreinen in gebruik zijn

Bewaren

B4.004

Inventaris op fiches van de oudste plattegronden

Zolang de gebouwen en terreinen in gebruik zijn

Bewaren

B4.005

Dossiers inzake de uitvoering van werken

10 jaar na oplevering van de werken

Selecteren

52

Enkel de technische specificaties bewaren.

Bewaren: de opleveringsdocumenten van de installaties. De overige documenten vernietigen.


Code

B4.006

Reeks



10 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake de sanitaire status van de planten in het park (lijsten met aangetaste planten, planning voor het maaien van het gazon, opvolging van de dieren in het park, bestel- en leverbonnen)

Beheer van de verzamelingen levende planten in openlucht en in de serres B4.007

Herbarium gewijd aan de levende planten van de afdeling Collectie Levende Planten


Bewaren

B4.008

Herbarium gewijd aan de levendige, houtige buitenplanten van de afdeling Collectie Levende Planten


Bewaren

B4.009

Zadenbank


Bewaren

B4.010

Databank LIVCOL voor het beheer van de collecties van levende planten (met inbegrip van de granenbank) en van de documentatie die ermee verband houdt


Bewaren

B4.011

Databank PHASEO voor het beheer van de collectie wilde bonen en van de documentatie die ermee verband houdt


Bewaren

B4.012

Index seminum (officiële catalogus van de granen van de Nationale Plantentuin), in handschrift tot 2003, sindsdien digitaal


Bewaren

53

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

Bewaren indien de gegevens niet ingevoerd zijn in LIVCOL; vernietigen in het andere geval.

B4.013

Catalogi van de verzamelingen, inventarissen en repertoria op papier, daterend van voor LIVCOL

Tot vervanging

Selecteren

B4.014

Etiketten van de dode planten of van planten die niet langer tot de collecties behoren

Einde wetenschappelijk en juridisch nut

Vernietigen

B4.015

Foto’s (digitale en andere) en dia’s van planten van de levende collecties, en beschrijvende wetenschappelijke metadata


Bewaren

Gelinkt aan LIVCOL.

B4.016

Dossiers inzake de acquisitie van collecties door ruil, aankoop, beslagnames in het kader van de CITES conventie, giften, legaten en inbewaargevingen


Bewaren

Gelinkt aan LIVCOL.

B4.017

Inschrijvingsregisters van de levende planten (handschriftelijk tot 1991; sinds 1991 geprint vanuit de databank LIVCOL)

tot vervanging

Bewaren

B4.018

Lijsten met leveringen van planten en materiaal

3 jaar

Vernietigen

B4.019

Jaarlijkse statistieken van inkomende en uitgaande levende planten, gegenereerd (geprint) vanuit de databank LIVCOL

10 jaar

Vernietigen

B4.020

Foto’s van planten in beslag genomen op basis van de CITES conventie


Bewaren

B4.021

Rapporten over planten in beslag genomen op basis van de CITES conventie, verstuurd naar het FAVV

10 jaar

Vernietigen

54

Gegevens bewaard in LIVCOL.


Code

Reeks



Opmerkingen

B4.022

Stukken betreffende de uitwisseling van planten met andere botanische tuinen (aankomst en vertrek van planten)

10 jaar

Bewaren

B4.023

Catalogi van leveranciers

10 jaar

Bewaren

B4.024

Stukken betreffende het vertrek van planten, zaden en materieel (om de traceerbaarheid en het wettelijk karakter van de transferts te kunnen waarborgen)

10 jaar

Vernietigen

B4.025

Stukken betreffende de verkoop van hout en planten

7 jaar

Bewaren*

* Verifiëren of het geen dubbels zijn met de reeks A7.023. Indien de documenten dubbels zijn, de meest volledige reeks bewaren.

B4.026

Documenten betreffende het sanitair beheer van de collecties in de serres (strijd tegen plagen enz.)

10 jaar

Selecteren

De documenten betreffende ernstige of atypische gevallen bewaren. De overige documenten vernietigen.

B4.027

Dagelijkse metingen van de temperatuur in de serres

10 jaar

Vernietigen

B4.028

Werklijsten met aanduiding van de plaatsing van de planten sinds 1981

10 jaar

Vernietigen

B4.029

Plattegronden van de tuinen en van de implanting van de verzamelingen voor dagelijks gebruik door de tuinmannen

1 jaar

Vernietigen

55

Interessant voor de geschiedenis van de plantkunde. Gelinkt aan LIVCOL.


Code

Reeks



Opmerkingen

B4.030

Documenten betreffende de aankoop van benodigdheden en stocks (kopieën van bestel- en leverbonnen)

3 jaar

Selecteren

Bewaren: de documenten betreffende de aankoop van nieuwe planten en zaden, van specifiek wetenschappelijk en technisch materiaal. De overige documenten vernietigen.

B4.031

Lijsten en andere overzichten van benodigdheden en van voorraden

3 jaar

Selecteren

Bewaren: de lijsten en overzichten van planten en zaden. Vernietigen: de overige documenten.

B4.032

Documentatie over het materieel en over gebruikte chemische producten

Einde gebruik van de producten

Vernietigen

B4.033

Documenten betreffende het gewicht van het zand en van het grind geleverd voor de perken

3 jaar

Vernietigen

B4.034

Documenten betreffende de verdeling van materieel en werkkledij aan het personeel

3 jaar

Vernietigen

B4.035

Dossiers inzake het beheer van de vrijwilligers (contracten, nota’s betreffende de organisatie van de activiteiten, attesten, dossiers arbeidsongevallen enz.)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de nota’s betreffende de organisatie van de werkzaamheden. De overige documenten vernietigen.

B4.036

Synthesetabel van de vrijwilligers (in Excel + register geprint op basis van deze tabel)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: het Excel bestand. Vernietigen: het geprinte register.

B4.037

Dossiers inzake het verhuur van het kasteel aan privé-personen voor evenementen

10 jaar

Vernietigen

56


Code

Reeks



Opmerkingen

Bewaren: de berichten met bindende kracht voor de medewerker of de dienst. Vernietigen: persoonlijke of routinematige berichten.

B4.038

Briefwisseling (of e-mails) van de wetenschappers van de dienst

10 jaar

Selecteren

B4.039

Activiteitenrapporten van personeelsleden met week-enddienst (die melding maken van incidenten)

3 jaar

Vernietigen

B4.040

Jaarlijkse activiteitenrapporten van de dienst (enkele exemplaren daterend van voor 1991 + de verslagen opgemaakt door het huidig diensthoofd van de afdeling Collectie Levende Planten)

10 jaar

Selecteren

B4.041

Niet gepubliceerde jaarverslagen van de Nationale Plantentuin, 1991-2011

10 jaar

Bewaren

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de rapporten daterend van voor 1991.Vernietigen: de verslagen opgemaakt sinds de publicatie van jaarverslagen door de Nationale Plantentuin. Bewaard op de PC van het diensthoofd van de afdeling Levende Planten.


Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan onderzoeksprojecten of -programma’s

57

Bewaren: de projectvoorstellen, de finale onderzoeksrapporten, de niet gepubliceerde resultaten, de verzamelde gegevens. De overige documenten vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

B4.043

Dossiers inzake de organisatie door het wetenschappelijk personeel van congressen, colloquia, vergaderingen en toespraken

10 jaar

Selecteren

Bewaren: het gevalideerde programma, de lijst van sprekers en deelnemers, de teksten van de toespraken en de niet gepubliceerde akten. Vernietigen: de overige documenten.

B4.044

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan congressen, colloquia, wetenschappelijke vergaderingen, universitaire cursussen (in het kader van de opdrachten van de Nationale Plantentuin)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de programma’s, de teksten van toespraken gehouden door het personeel van de Nationale Plantentuin, verslagen opgemaakt door het personeel van de Plantentuin. Vernietigen: de overige documenten.

B4.045

Dossiers inzake de deelname van het wetenschappelijk personeel aan de werkzaamheden van comités en commissies


Selecteren

Bewaren: de verslagen en nota’s opgemaakt door het personeel van de Nationale Plantentuin, de briefwisseling. Eveneens bewaren: de processen-verbaal van vergaderingen indien ze nog niet in het Rijksarchief bewaard worden (geval per geval verifiëren met het Rijksarchief). De andere documenten vernietigen.

58


Code

B4.046

Reeks



Opmerkingen

wetenschappelijke

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de evaluatierapporten en de briefwisseling tussen de auteur en de evaluatoren indien er sprake is van een discussie over de inhoud van de tekst, van een wetenschappelijke controverse. Vernietigen indien dit niet het geval is.

Stukken betreffende het beantwoorden van vragen om inlichtingen van het publiek en van de wetenschappelijke gemeenschap

3 jaar

Selecteren



Bewaren

Deze databank is «le cœur de l’information scientifique du JBN» .

10 jaar

Bewaren

Bewaard door de verantwoordelijke van de bibliotheek.


de

voorbereiding

van

Communicatie van informatie aan het publiek B4.047

B5. BEHEER EN OVERDRACHT VAN WETENSCHAPPELIJKE KENNIS B5.001

Databank BG Base met de belangrijkste gegevens over de collecties, de verzamelaars, de onderzoekers, de vrijwilligers, de bruiklenen van specimens, bibliografische referenties enz.

B5.002

Agenda van de maandelijkse presentaties van het wetenschappelijk personeel voor de collega’s van de Nationale Plantentuin (Excel)

59


Code

Reeks



Opmerkingen

B6. MUSEOLOGIE, EDUCATIE, COMMUNICATIE EN BEHEER VAN DE BEZOEKERS Museologie, interpretatie van de permanente collecties en organisatie van tijdelijke tentoonstellingen B6.001

Dossiers inzake het ontwerpen van nieuwe presentaties (processen-verbaal van vergaderingen, visienota’s, projecten)

100 jaar

Bewaren

B6.002

Gevalideerde producten: panelen, brochures, foto’s, teksen)

100 jaar

Bewaren

Bewaren in elke taal.

B6.003

Foto’s en video’s van evenementen

30 jaar

Bewaren

Bewaren met de beschrijvende metadata.

Educatieve activiteiten B6.004

Stukken betreffende de context van de educatieve activiteiten

10 jaar

Vernietigen

B6.005

Dossiers inzake de voorbereiding van brochures en van pedagogisch materiaal voor de ateliers, bestemd voor scholen

10 jaar

Selecteren

B6.006

Documenten betreffende de technische fabricatie van instrumenten gebruikt in de schoolateliers

10 jaar

Vernietigen

B6.007

Documenten betreffende de reserveringen door schoolgroepen

10 jaar

Vernietigen

60

Bewaren: een exemplaar in elke taal van de gevalideerde brochures en van het pedagogisch materiaal (of van de beschrijving, van een foto ervan indien het niet-tekstuele objecten betreft). De voorbereidende documenten vernietigen.


Code

B6.008

Reeks



10 jaar

Vernietigen

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de processen-verbaal van de vergaderingen, de verslagen opgemaakt door de vertegenwoordiger van de Nationale Plantentuin, de rapporten die een standpunt van de Nationale Plantentuin weerspiegelen. De overige documenten vernietigen.

Bewaren: de gevalideerde publicatie in elke taal. De voorbereidende documenten vernietigen.

Informatiedocumenten bestemd voor de gidsen

Opmerkingen

Deelname aan nationale en internationale projecten B6.009

Projectdossiers zoals Inquire (educatief project van de elf Europese botanische tuinen), het European Consortium of Botanic Gardens, het VBTA (Vereniging voor Botanische Tuinen en Arboreta), enz.

Interne en externe communicatie B6.010

Dossiers inzake de opmaak van het interne personeelsblad Machoechel

10 jaar

Selecteren

B6.011

Documenten betreffende het beheer van de internet, intranet en/of extranetsite

1 jaar

Vernietigen

De technische ondersteuning valt onder de bevoegdheid van de ICTdienst.

B6.012

Internet-, intranet en/of extranetsites.

Tot vervanging

Selecteren

Voor en na elke ingrijpende aanpassing de documentatie over de site, zijn structuur, zijn lay-out en de statistieken van de bezoeken bewaren.

61


Code

Reeks



Opmerkingen

B6.013

Digitale nieuwsbrief

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de inhoud in elke taal, documentatie over de structuur en de lay-out.

B6.014

Informatie verspreid via Facebook en You Tube

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de inhoud gepubliceerd gedurende de eerste twee jaren in elke taal bewaren. Eveneens bewaren: documentatie over de structuur en de lay-out.

B6.015

Dossiers inzake de organisatie van persconferenties

5 jaar

Selecteren

Bewaren: de persdossiers en persteksten. Vernietigen: uitnodigingen en aanwezigheidslijsten.

B6.016

Perscommuniqués

5 jaar


B6.017

Dossiers inzake de ontwikkeling van het logo en de huisstijl

10 jaar

Selecteren

Bewaren: verslagen, bestekken, de weerhouden offerte en eindprodukten in de vorm van briefhoofden. De overige documenten vernietigen.

B6.018

Dossiers inzake de merchandising

10 jaar

Selecteren

Bewaren: verslagen, het budget, de bestekken, de weerhouden offerte en eindprodukten in de vorm van foto’s of objecten. De overige documenten vernietigen.

62


Code

Reeks



B6.019

Dossiers inzake de zoektocht naar sponsoring

10 jaar

Bewaren

B6.020

Dossiers inzake het bezoek van prominente personen en groepen

5 jaar

Selecteren

B6.021

Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches

1 jaar

Vernietigen

B6.022

Publicaties, brochures, folders, affiches en wenskaarten

5 jaar


B6.023

Foto- en beeldmateriaal waarop de instelling rechten bezit

30 jaar

Bewaren

Opmerkingen

Bewaren: de lijsten van de bezoekers, het programma van het bezoek, de tekst van de toespraken. De voorbereidende stukken vernietigen.

Beheer van de bezoekersstromen B6.024

Bezoekersregister (zeer gedetailleerd sinds 2007 met het oog op profilering )

10 jaar

Bewaren

B6.025

Stukken betreffende de opbrengst van de bezoeken en het profiel van de bezoekers

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de analyses van het bezoekersprofiel. Boekhoudkundige gegevens bevinden zich bij de Boekhouding.

63


Code

B6.026

Reeks



Opmerkingen

5 jaar

Selecteren

Bewaren: de enquêteformulieren in elke taal (het model) en de analyse van de resultaten van de enquêtes. De overige documenten vernietigen.

Bewaren: de gevalideerde folders in elke taal. De overige documenten vernietigen.

Dossiers inzake de organisatie van tevredenheidsenquêtes bij het publiek

Beheer van groepen bezoekers andere dan scholen B6.027

Dossiers inzake de promotie en public relations (contactenlijsten, informatiefolders enz.)

2 jaar

Selecteren

B6.028

Informatiedossiers bestemd voor de gidsen

2 jaar

Vernietigen

B6.029

Dossiers inzake de reserveringen van groepen

3 jaar

Vernietigen

B6.030

Dossiers inzake de contracten met de gidsen

3 jaar

Vernietigen

B6.031

Documenten betreffende de interne communicatie over bezoekersgroepen

1 jaar

Vernietigen

B6.032

Planning en agenda van de groepsbezoeken, verdeeld over zes thema’s

3 jaar

Bewaren

2 jaar

Selecteren

Sinds 2012 worden de gegevens i.v.m. bezoekers en het doel van het bezoek ingebracht in BG Base.

Toeristische promotie B6.033

Dossiers inzake de promotie en public relations (lijsten met contactgegevens, informatiefolders enz.)

64

Bewaren: de gevalideerde folders in elke taal. De overige documenten vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

Sinds 2012 worden de contactgegevens ingevoerd in BG Base.

B6.034

Lijsten met contactgegevens

2 jaar

Vernietigen

B6.035

Documenten met betrekking tot het klachtenbeheer

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de klacht en het antwoord van de Nationale Plantentuin.

10 jaar na het einde van het contract

Selecteren

Bewaren: de documenten betreffende de evolutie van het aantal vrijwilligers en hun activiteiten. De overige documenten vernietigen.

10 jaar

Bewaren

Beheer van de vrijwilligers B6.036

Documenten betreffende de vrijwilligerswerking, hun activiteiten, rechten en contracten

B6.037

Promo-materiaal (folders, films, recruteringscampagnes)

Beheer van de shop van de Nationale Plantentuin B6.038

Dossiers inzake de keuze en het ontwerp van producten

10 jaar

Bewaren

B6.039

Analyserapporten van de activiteiten van de shop

10 jaar

Bewaren

B6.040

Databank van de applicatie Webshop

10 jaar

Vernietigen

65

De cijfers van de bestellingen worden eenmaal per jaar geëxporteerd naar de boekhoudkundige applicatie van de Nationale Plantentuin.


Code

Reeks



B6.041

Dossiers inzake de contacten met fabrikanten en leveranciers

10 jaar

Vernietigen

B6.042

Jaarlijkse inventaris van de stock

10 jaar

Vernietigen

B6.043

Maandelijkse inventaris van de verkoop

3 jaar

Vernietigen

10 jaar

Bewaren

10 jaar

Bewaren

tot opmaak nieuwe versie

Selecteren

Opmerkingen

Bevinden zich op de dienst Boekhouding.

Organisatie van de vereniging van de Vrienden van het Plantentuin B6.044

Dossiers inzake de organisatie (actief sinds 2013)

B7. BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK, DE DOCUMENTATIE EN DE ARCHIEVEN Beheer van de bibliotheek B7.001

Documenten betreffende het acquisitiebeleid (bijvoorbeeld: enquête via e-mail, georganiseerd sinds 2013)

B7.002

Dossiers inzake de opmaak en wijziging van het bibliotheekreglement

B7.003

Aanwinstenregister van de bibliotheek (aankopen)

7 jaar

Vernietigen

B7.004

Register van schenkingen van boeken

30 jaar

Bewaren

B7.005

Inschrijvingsregister van monografieën en kostbare werken

Einde gebruik

Bewaren

66

Bewaren: de opeenvolgende, gevalideerde reglementen. De voorbereidende documenten vernietigen. Vermeldt de titels niet.


Code

Reeks



Opmerkingen

Selecteren

Bewaren: de dossiers inzake de uitwisseling van werken met andere instellingen en de jaarlijkse lijst van de abonnementen. De overige documenten vernietigen.

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de conventies en de inventarissen. Vernietigen: de overige documenten.

tot vervanging

Selecteren

Bewaren: de meest volledige versie in digitale vorm bewaren. In geval van herstructurering (inkrimping) van de bibliotheek, de oorspronkelijke catalogus bewaren.

B7.006

Inschrijvingsregister van werken van de Société Royale Belge de Botanique beheerd door de bibliotheek van de Nationale Plantentuin

Einde gebruik

B7.007

Dossiers inzake de aankoop en uitwisseling van werken: kopieën van bestelbonnen, facturen, dossiers van uitwisselingen (per titel), dossiers van abonnementen, jaarlijkse lijst van abonnementen, maandelijkse of tweemaandelijkse of jaarlijkse lijsten van verworven monografieën enz.

10 jaar

B7.008

Dossiers inzake schenkingen en legaten van werken (conventies, inventarissen enz.)

B7.009

Catalogi van de bibliotheek (de oude op fiches; heden geïnformatiseerd)

of duur van het abonnement + 3 jaar

De digitale catalogus herneemt de inhoud van de papieren fiches.

B7.010

Dossiers inzake de restauratie van werken

tot vervanging

Selecteren

Bewaren: de restauratiedossiers van de kostbare werken. De overige vernietigen.

B7.011

Dossiers inzake het inbinden van werken

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de dossiers inzake de kostbare werken. De overige documenten vernietigen.

67


Code

Reeks



B7.012

Overzichten van de temperatuur en luchtvochtigheid in de magazijnen

10 jaar

Vernietigen

B7.013

Registers of documenten betreffende de registratie van lezers (register bijgehouden sinds 2013, individuele fiches van de lezers enz.)

10 jaar

Vernietigen

B7.014

Bestelbonnen van werken, gevraagd door de lezers

10 jaar

Vernietigen

B7.015

Registers en documenten met betrekking tot bruiklenen van de bibliotheek

10 jaar

Vernietigen

B7.016

Kopieën van facturen van fotokopies gemaakt door de bibliotheek voor de lezers

7 jaar

Vernietigen

B7.017

Algemene briefwisseling IN en UIT van de bibliotheek

30 jaar

Selecteren

B7.018

Register van de algemene briefwisseling van de bibliotheek

Bewaren

68

Opmerkingen

Bewaren: de briefwisseling met betrekking tot uitwisselingen en schenkingen, met betrekking tot de aankoopbeleid aangezien deze het netwerk van de Nationale Plantentuin weerspiegelen. Vernietigen: de stukken betreffende stopzetting van abonnementen indien ze geen motivatie bevatten.


Code

Reeks



Opmerkingen

B7.019

Documenten betreffende de behandeling van vragen om inlichtingen

10 jaar

Selecteren


B7.020

Jaarlijkse activiteitenstatistieken van de bibliotheek (vragen om inlichtingen, vragen voor kopieën, aantal bezoekers, aanwinsten enz.)

10 jaar

Selecteren

Bewaren indien ze uitgebreider zijn dan de cijfers die gepubliceerd worden in het jaarverslag van de Nationale Plantentuin. Vernietigen indien dit niet het geval is.

B7.021

Intranet Wiki van de bibliotheek (sinds 2008)

Tot vervanging

Selecteren

Bewaren: 1 kopie van de belangrijkste schermen (jaarlijks, op een vaste datum).

B7.022

Documentatie over de diverse applicaties van databanken van de catalogus

Zolang de applicatie in gebruik is

Vernietigen

B7.023

Documenten betreffende de deelname aan nationale en internationale netwerken van bibliotheken (bijvoorbeeld: EBHL European Botanical and Horticultural Libraries, le Forum des bibliothèques fédérales)

10 jaar

Selecteren

69

Bewaren: de notulen van de vergaderingen, de activiteitenverslagen, de rapporten en documenten die een positie of een standpunt van de Nationale Plantentuin weerspiegelen. De overige documenten vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

B7.024

Dossiers inzake het onderzoeksproject BHL Biodiversity Heritage Library for Europe 2008-2012

10 jaar

Selecteren

Bewaren: het projectvoorstel, het finaal onderzoeksrapport, de niet gepubliceerde resultaten. De overige documenten vernietigen.

B7.025

Dossiers inzake de wetenschappelijke activiteiten van het bibliotheekpersoneel (voorbereiding van publicaties, van colloquia, van onderzoeksprojecten enz.)

10 jaar

Selecteren

Bewaren: de definitieve, gevalideerde tekst van de publicaties, de presentaties, de projectfiches, de activiteitenverslagen. De overige documenten vernietigen.

B7.026

Voorbereidende dossiers van niet geaccepteerde onderzoeksprojecten

20 jaar

Vernietigen

Verkoop en uitwisseling van publicaties van de Nationale Plantentuin B7.027

Pro forma facturen van de verkoop van publicaties van de Nationale Plantentuin

7 jaar

Vernietigen

B7.028

Statistieken of samenvattingen van de verkoop van publicaties van de Nationale Plantentuin

10 jaar

Bewaren

B7.029

Bestelbonnen van publicaties van de Nationale Plantentuin

10 jaar

Selecteren

70

Vernietigen indien er jaarlijkse statistieken of cijfergegevens over bestaan. Indien dit niet geval is: 1 jaar op 10 bewaren (jaartal te bepalen door het Rijksarchief).


Code

Reeks



Beheer van de archieven B7.030

Stukken betreffende het archiefbeleid

30 jaar

Bewaren

B7.031

Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en de ontsluiting van het archief door de diensten (ordeningsplannen, dossierinventarissen, nadere toegangen, enz.)

30 jaar

Bewaren

B7.032

Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en de ontsluiting van het archief door de archivaris of de archiefdienst (archiefschema's, inventarissen, plaatsingslijsten, depotlijsten, enz.)

30 jaar

Bewaren

B7.033

Stukken of registers betreffende de aanwinst van archief

30 jaar

Bewaren

B7.034

Documenten betreffende de bewaring van archieven van andere instellingen (meer in het bijzonder van de Société royale belge de Botanique)

30 jaar

Bewaren

B7.035

Stukken betreffende de restauratie van archief

30 jaar

Bewaren

B7.036

Stukken of registers betreffende de vernietiging van archieven

30 jaar

Bewaren

B7.037

Stukken of registers betreffende de bruikleen van archief

30 jaar

Bewaren

B7.038

Stukken betreffende de overdracht of bewaargeving van archief aan andere instellingen

30 jaar

Bewaren

71

Opmerkingen


Code

Reeks



B7.039

Stukken betreffende de inschrijving van de lezers

10 jaar

Vernietigen

B7.040

Registers van de leeszaalbezoekers

10 jaar

Vernietigen

B7.041

Registers of stukken betreffende raadplegingen van het archief

10 jaar

Vernietigen

B7.042

Dossiers inzake de behandeling van vragen om inlichtingen

10 jaar

Selecteren

B7.043

Stukken betreffende de reproductie van archief

10 jaar

Vernietigen

B7.044

Dossiers inzake de voorbereiding van historische studies over de Nationale Plantentuin (bijvoorbeeld: de dossiers samengesteld door R. Tournay over de personeelsleden om er de geschiedenis van de schrijven)

10 jaar na publicatie

Bewaren

30 jaar indien niet gepubliceerd

B7.045

Dossiers inzake de deelname van de Nationale Plantentuin aan de wereldtentoonstelling van 1958 te Brussel

Verstreken

Bewaren

B7.046

Stukken betreffende de Botanische School in 1955 (gesitueerd voor de rotonde van de Nationale Plantentuin te Brussel)

verstreken

Bewaren

72

Opmerkingen



Code

Reeks

B7.047

Dossiers inzake de verhuizing van de Nationale Plantentuin in 1973

B7.048

Fototheek van de Nationale Plantentuin, van het personeel, de gebouwen, veldonderzoek (foto’s op allerlei dragers: glasplaten, dia’s enz.)



Opmerkingen

Écoulé

Selecteren

Bewaren: de stukken betreffende de verhuizing van de archieven, de planten en de wetenschappelijke collecties. De overige documenten vernietigen.


Bewaren

73

Bewaren met de beschrijvende metadata.



142

Archieven van de


door

Rolande DEPOORTERE

5406


Nationale Plantentuin

Recommend Documents