Munkahelyi kommunikáció ÖSSZEFOGLALÁS
Irattípusok Üzleti/Hivatalos levél
Szerződés
Kérvény
Adásvételi
Meghatalmazás
Szállítási
Határozat
Bérleti
Fellebbezés
Ajánlat
Együttműködési megállapodás
Megrendelés
Munkaviszony
Szállítási értesítés
Munkaszerződés
Visszaigazolás Reklamáció, panasz
Megbízási szerződés Vállalkozási szerződés
Jegyzőkönyv Jelentés
Üzleti vagy hivatalos levél formáját, alakját szabványok írják elő, tartalmát tekintve bizonyító okiratként is szolgálhat. A hivatalos levél szerkezeti részei: Fejléc: feladó neve, címe, címzett (személy, cég, szervezet) neve és címe levél tárgya melléklet keltezés (iktatószám, ügyintéző)
Főrész: megszólítás a levél szövege
Zárórész: elköszönő formula aláírás, bélyegző
Üzleti vagy hivatalos levél Fogalmazási és stílus követelmények. rövid, lényegre törő fogalmazás személy szóljon a személyhez kötelező az udvariasság, nyelvhelyesség a magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan használjuk egy gondolat-egy bekezdés a fő gondolatok a bekezdés elején szerepeljenek fölösleges mondatrészek, hibás szókapcsolatok kerülése a megszólítás/elköszönés udvarias legyen
Kérvény Valamilyen kéréssel, igénnyel fordulunk a címzetthez, egy személy, vagy egy intézmény Egyértelmű tárgy (mire vonatkozik) Tisztázni kell a kérvény megírásának okát és körülményeit (indoklás) A végén érdemes még egyszer visszatérni az eredeti kéréshez (hangsúly) Tipikus formula: „Azzal a kéréssel fordulok…”
Meghatalmazás a meghatalmazás megnevezést, a meghatalmazott nevét, az ügyet, amelyben eljárhat, milyen időtartamra szól a meghatalmazás, a meghatalmazott aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát, a keltezést, a meghatalmazó aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát, a tanúk aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát.
Határozat Meghatározott címzettekhez szól Konkrét ügyekre vonatkozik Kötelez
Az ügyfelek kérelmére, panaszaira, egyéb beadványaira válaszolva vagy a nélkül döntenek, engedélyeznek, elutasítanak, jóváhagynak, vagyis határoznak. A határozat tartalma: a címzett és a küldő szerv adatai indoklást, a döntés során alkalmazott jogszabály(oka)t, lehet-e fellebbezni vagy nem, fellebbezési lehetőség esetén annak közlését, hogy hova kell eljuttatni a fellebbezést, milyen határidőn belül, tartalmazza továbbá az illetékes aláírását, a keltezést, az iktatószámot, és azt is, hogy kiknek küldték el a határozatot.
Fellebbezés Fellebbezést akkor ír a szervezet vagy magánszemély, ha a határozat megváltoztatása, megítélése szerint indokolt Nem minden határozat ellen lehet fellebbezni Tartalma az ügyfél és/vagy képviselőjének a neve (megnevezése) lakcím (székhely, telephely) eljárási illeték befizetésének hiteles igazolása
meg lehet adni a hivatalos célokra használható elektronikus levélcímet vagy távközlési úton való elérhetőséget. A fellebbezésben új tényekre és bizonyítékokra is lehet hivatkozni.
Együttműködési megállapodás KÖLCSÖNÖS Elvárásokat tartalmazó megállapodás, az eredményes gazdálkodás érdekében. A felek milyen módon kívánnak együttműködni, és az együttműködés keretében mit várnak el egymástól, milyen kötelezettségeket vállalnak az eredményes gazdálkodás elősegítése érdekében. A felek milyen jogokat kívánnak biztosítani maguknak gazdasági céljaik eléréséhez Példák Cégalapítás Közös projekt Tartós együttműködés
Munkaszerződés A munkavégzés létesítésével kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket rögzítő megállapodás. A szerződő felek megjelölése Személyi alapbér (Mindig BRUTTÓ) Órabér Napibér Havibér
Munkakör (kapcs. „Munkaköri leírás”) Munkavégzés helye Kiegészítő juttatások
Megbízási szerződés Két alanya a megbízó, aki az utasításokat adja, és a megbízott, aki köteles az ügyet a megbízó utasításai szerint és a megbízó érdekében ellátni. A megbízott nem feltétlenül természetes személy Lehet ingyenes is!!!! Jelzálog jog a megbízó felé a díj és költségek erejéig
Vállalkozási szerződés ún. „Eredménykötelem” olyan szerződés, amely alapján a vállalkozó valamely dolog tervezésére, elkészítésére, feldolgozására, átalakítására, üzembe helyezésére, megjavítására vagy munkával elérhető más eredmény létrehozására, a megrendelő pedig a szolgáltatás átvételére és díj fizetésére köteles Tartalma: a szolgáltatás tárgya, annak mennyisége és minősége figyelembevételével. egy műszaki leírásban rögzítik a fontosabb adatokat, mely általában a szerződés melléklete. a felek a szolgáltatást műszaki tervekre és költségvetésre utalással is meghatározhatják. meg kell határozni a vállalkozói díj összegét, valamint a teljesítési és a kifizetési határidőket
Adásvételi szerződés eladó köteles a dolog tulajdonát a vevőre átruházni és a dolgot a vevő birtokába bocsátani, a vevő pedig köteles a vételárat megfizetni és a dolgot átvenni tárgya lehet minden dolog, ami nem forgalomképtelen tájékoztatási kötelezettség Szavatosság Ingóság estében szóban is megköthető
Szállítási szerződés halasztott adásvételi szerződés, a dolog átadása egy meghatározott későbbi időpontban történik Pl. Rendszeres beszállítókkal Konkrét projekt, túl nagy volumen az egyszeri megrendeléshez
Bérleti szerződés A bérbe adó átmenetileg birtokba adja tulajdonát, ezért jogilag szavatolja a szerződésben foglaltakat a bérlőnek. A bérlő értelemszerűen bért fizet A bérleti szerződés tartalmazza: A bérbeadó és a bérlő megnevezését (a szükséges személyi adatokkal) A bérbevétel tárgyát (annak pontos leírását) A bérleti díj összegét A határidők feltüntetését A szerződés életbe léptetésének (érvényességének) kezdetét és lejártának határidejét A szerződés felbonthatóságának határidejét A bérbeadó egyéb kikötéseit a használattal, továbbadásával (albérletbe), karbantartással és más dologgal kapcsolatban A vitás kérdésekben döntésre illetékes szerv (személy) megnevezését A bérleménnyel kapcsolatos, hivatalos adók illetékek befizetőjét
Ajánlat Ajánlat kérés A tényleges kereskedelmi ügylet kezdete vásárolni szándékozó a kiválasztott áru szállítási feltételeiről, a szolgáltatás elvégzésének körülményeiről szeretne bővebb, részletesebb és konkrét információkat megtudni nem terheli vásárlási kötelezettség Vázlata Előzmények: hirdetés, szóbeli megbeszélés, üzleti esemény Az áru/szolgáltatás pontos megadása, a vásárolni kívánt mennyiséggel Elvárások: szállítási feltételek, határidők, csomagolás… Az igénybe venni kívánt szolgáltatás paraméterei
Ajánlat Általában megkeresésre adott válaszként, de lehet önálló kezdeményezés is. Lehet kötött, vagy kötelezettség vállalás nélkül: Kötelezettségvállalás nélkül Kötelező érvényű lejárat megjelöléssel Kötelező érvényű lejárat nélkül
Tartalma: az áru (szolgáltatás) pontos megnevezése, az áru minőségének és mennyiségének meghatározása, illetőleg a szolgáltatás részletes leírása, az eladási (szolgáltatási) ár, szállítási feltételek és a határidő, fizetési mód és fizetési feltételek, a csomagolás módja, kapcsolódó egyéb szolgáltatások stb.
Megrendelés Ki kell térni az adásvételi ügylet minden részletére Jogi kapcsolat a megrendelés visszaigazolásával keletkezik
Bevezetés: hivatkozunk az előzményre (az eladó ajánlatára, hirdetésére, a személyes megbeszélésre, ismerőstől kapott információra stb.) A megrendelt áru pontos megnevezése (típus, méret, márka stb.); mennyiség Fizetési feltételek: Közöljük az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét; kitérünk az ár pontos részletezésére (nettó ár, áfa, bruttó ár) Szállítási feltételek: Meghatározzuk a szállítás idejét, eszközét, esetleg a részszállítások ütemét; közöljük az átvétel helyét, módját Egyéb feltételek: terméktől függően tartalmazhatja levelünk a csomagolással kapcsolatos kikötést, az ígért garanciavállalást Befejezés: kérjük a megrendelésünk visszaigazolását Megrendelőlap (formanyomtatvány); gyakori megrendelések esetén
Visszaigazolás Ebben a levélben az eladó kötelezettséget vállal a megrendelés szerinti szállításra, a vevő pedig követelheti a teljesítést. A megrendelés visszaigazolása lényegében ugyanazt tartalmazza mint a megrendelőlevél. Tartalma
Hivatkozás az eladó ajánlatára, hirdetésére, a személyes tárgyalásra. A megrendelt áru pontos megnevezését. Az áru mennyiségét. A megrendelt termék egységárát. A szállítás határidejét, az esetleges részszállítások mennyiségét és határidejének pontos megjelölését. Ha van ilyen, a különleges megállapodásokat (például: műszaki rajzok küldése). A fuvardíj elszámolásának és a szállítás módjának a meghatározását. A kiegyenlítés módját és határidejét.
Szállítási értesítés Az áru szállításáról a fuvarozó kellő időben értesíti a vevőt - szállítási értesítést küld – annak érdekében, hogy az előkészüljön az áru fogadására. Erre különösen akkor van szükség, ha adott időben nagy mennyiségű áru szállítása történik, vagy ha részszállításra kerül sor. A felek előzetesen abban is megállapodnak, hogy az eladó a szállítás előtt mikor értesíti a vevőt az áru érkezéséről A szállítási értesítés (avizó) vázlata: Bevezetés: hivatkozás a megrendelésre vagy a szállítási szerződésre Értesítés a szállításról: a szállítás pontos ideje a szállítás módja, útvonala a szállítmány pontos megnevezése, mennyisége (csomagolás módja)
Utalás a számlára esetleg a fizetési módra Egyéb megjegyzések (vám, biztosítás) Befejezés: udvariassági formula
Reklamáció, panasz történhet:
szóban írásban telefonon interneten hivatalos jegyzőkönyvbe kell foglalni
fogyasztó, reklamáló neve, címe a hiba/kifogás leírása a kívánt igényt a pontos időpontot a kifogás rendezésének módját, indokát
Jegyzőkönyv törvény előtt bizonyító erejű okirat Gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában Szerkezete Fejrész: A felvétel helye, ideje; A szervezet neve, címe; A jelenlevők; A tárgy megjelölése; jegyzőkönyvvezető neve Főrész Előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató Felszólalások, hozzászólások, javaslatok (indítványok)
Zárórész: Határozat(ok); Utalás a keltezésre (K. m. f.); Aláírások (hitelesítés)
Jelentés Beosztott -> főnöknek, vállalat->hivatalnak Tárgya lehet Statisztikai (pl.: Pénzügyi, Féléves, Éves, Létszám, Termelés…) Útijelentés Ellenőri
Gyakoriságát tekintve
Alkalmi Napi Heti Havi
Negyedéves Féléves Éves
