Modul Ekonomika MTJ Service, s.r.o

Modul Ekonomika © 2007 MTJ Service, s.r.o.

Modul Ekonomika Podvojné ú etnictví a majetek MTJ Service, s.r.o.

Ekonomický modul systému Soft-4-Sale umož uje vést podvojné ú etnictví a evidenci majetku malým a st edním firmám ídící se zákony eské republiky.

Obsah

5

Obsah Ekonomika

9

ást I Nápov da k modulu Ekonomika v. 1.709.03

10

ást II Úvod

10

................................................................................................................................... 10 1 Copyright 10 2 Doporu ................................................................................................................................... ená konfigurace 3 Technická podpora ................................................................................................................................... 11 ................................................................................................................................... 11 4 Než za nete ú tovat Zavedení ú etnictví.......................................................................................................................................................... 12 ístupová práva ......................................................................................................................................................... 13 Vytvo ení a p ipojení ......................................................................................................................................................... ú etní databáze 13 Konfigurace a ......................................................................................................................................................... íselníky 14

18

ást III Kde a Jak...

................................................................................................................................... 18 1 Kde a Jak nastavím ú etní osnovu ................................................................................................................................... 19 2 Kde a Jak nastavím p edkontace ................................................................................................................................... 19 3 Kde a Jak nastavím typy DPH 20 4 Jak zaú ................................................................................................................................... tuji ú etní doklad .......................................................................................................................................................... 20 Ru ní založení nového ú etního dokladu evzetí ú etních doklad .......................................................................................................................................................... 21 Zú tování faktur......................................................................................................................................................... vystavených 21 Zú tování faktur......................................................................................................................................................... p ijatých 24 Zú tování pokladen ......................................................................................................................................................... 27 Zú tování bankovních ......................................................................................................................................................... výpis 30 Zú tování skladových ......................................................................................................................................................... p íjemek 34 Zú tování skladových ......................................................................................................................................................... výdejek 36 Zú tování zápo......................................................................................................................................................... 39 Zú tování interních ......................................................................................................................................................... doklad 39

39 5 Jak vytvo................................................................................................................................... it p ehled pro p iznání DPH

ást IV Modul Ekonomika

39

................................................................................................................................... 40 1 Hlavní kniha Hlavní kniha p ehled .......................................................................................................................................................... 41 Hlavní kniha dokladov .......................................................................................................................................................... 41 Hlavní kniha obratov .......................................................................................................................................................... 42 Tisk hlavní knihy .......................................................................................................................................................... 42 ížová tabulka hlavní .......................................................................................................................................................... knihy 43 ížova tabulka obrat .......................................................................................................................................................... hlavní knihy 43 Rozhraní hlavní knihy .......................................................................................................................................................... 44 Import dat na rozhraní .......................................................................................................................................................... hlavní knihy 45

2

etní doklady ................................................................................................................................... 45 ehled doklad Nový doklad

.......................................................................................................................................................... 47 .......................................................................................................................................................... 48

© 2007 MTJ Service, s.r.o.

5

6

Modul Ekonomika Tisk p ehledu ú etních doklad .......................................................................................................................................................... 50 evzetí faktur vystavených .......................................................................................................................................................... 50 evzetí faktur p ijatých .......................................................................................................................................................... 51 evzetí pokladen .......................................................................................................................................................... 52 evzetí bankovních .......................................................................................................................................................... výpis 54 evzetí skladových .......................................................................................................................................................... p íjemek 55 evzetí skladových .......................................................................................................................................................... výdejek 56 evzetí zápo

.......................................................................................................................................................... 57

evzetí interních odklad .......................................................................................................................................................... 57 Doklady po áte ních .......................................................................................................................................................... stav 57 Import ú etních doklad .......................................................................................................................................................... 58 Konfigurace

.......................................................................................................................................................... 58

evzetí faktur vystavených ......................................................................................................................................................... 58 evzetí faktur p......................................................................................................................................................... ijatých 62 evzetí pokladen ......................................................................................................................................................... 66 evzetí bankovních ......................................................................................................................................................... výpis 69 evzetí skladových ......................................................................................................................................................... p íjemek 69 evzetí skladových ......................................................................................................................................................... výdejek 69 evzetí zápo ......................................................................................................................................................... 69 evzetí interních ......................................................................................................................................................... doklad 71 Tisková sestava......................................................................................................................................................... dokladu 71

3 Saldo

................................................................................................................................... 72

ehled saldokonta.......................................................................................................................................................... 72 Tisk saldokonta

.......................................................................................................................................................... 73

Konfigurace saldokonta .......................................................................................................................................................... 73

4 Výkazy ................................................................................................................................... 75 Obratová p edvaha.......................................................................................................................................................... 75 Tisk obratové p edvahy .......................................................................................................................................................... 76 ížová tabulka obratové .......................................................................................................................................................... p edvahy 77 Rozvaha

.......................................................................................................................................................... 77

Výsledovka

.......................................................................................................................................................... 78

Cash-Flow

.......................................................................................................................................................... 79

Konfigurace

.......................................................................................................................................................... 79

Definice rozvahy ......................................................................................................................................................... 80 Definice výsledovky ......................................................................................................................................................... 81 Definice Cash-Flow ......................................................................................................................................................... 83

5 DPH

................................................................................................................................... 83 iznání DPH

.......................................................................................................................................................... 84

Tisk p ehledu pro DPH .......................................................................................................................................................... 85 Konfigurace

.......................................................................................................................................................... 85

íselník kód typ ......................................................................................................................................................... DPH 85 íselník zákonných typ DPH ......................................................................................................................................................... 86

6 Uzáv rka................................................................................................................................... 86 Uzáv rka kurzových rozdíl .......................................................................................................................................................... 86 etní uzáv rka

.......................................................................................................................................................... 88

Datová uzáv rka .......................................................................................................................................................... 88

7 Žurnály ................................................................................................................................... 89 .......................................................................................................................................................... 89 Žurnál zm n v hlavní knize Žurnál chybových .......................................................................................................................................................... zpráv 89

8 Konfigurace ................................................................................................................................... 89 9

íselníky................................................................................................................................... 96


Obsah

7

10 Majetek ................................................................................................................................... 98 ehled investi ního majetku .......................................................................................................................................................... 98 Po ízení investi ního .......................................................................................................................................................... majetku 98 Import karet investi.......................................................................................................................................................... ního majetku 99 Tisk p ehledu investi .......................................................................................................................................................... ního majetku 99 Tisk plán odpis .......................................................................................................................................................... 100 ehled drobného.......................................................................................................................................................... majetku 100 Nový drobný majetek .......................................................................................................................................................... 101 Tisk p ehled drobného .......................................................................................................................................................... majetku 101 Tisk p ehledu majetku .......................................................................................................................................................... 102 Konfigurace

.......................................................................................................................................................... 102

ídy majetku ......................................................................................................................................................... 102 ídy drobného ......................................................................................................................................................... majetku 103 Da ové odpisové ......................................................................................................................................................... skupiny 103 etní odpisové ......................................................................................................................................................... skupiny a p edpisy 103

11

................................................................................................................................... 103 ipojení ú etní databáze

Index

105


7

Ekonomika

MODUL EKONOMIKA Podvojného ú etnictví a evidence majetku.


9

10

1

Modul Ekonomika

Nápov da k modulu Ekonomika v. 1.709.03 Ekonomický modul systému Soft-4-Sale je ur en pro zpracování finan ního ú etnictví malých a st edních firem. Podporuje zpracování ú etnictví podnikatelských subjekt . V programu jsou dodržovány relevantní principy a postupy ú tování. i ú tování jsou využívány pojmenované ú etní souvztažnosti, tzv. p edkontace. V ú etnictví je používáno ú tování prost ednictvím p edkontací, ale program rovn ž umož uje ve výjime ných ípadech použít i p ímé ú tování na souvztažné ú ty bez použití p edkontace. ísla ú jsou šestimístná. První t i ísla tvo í syntetické ú ty, druhá t i ísla tvo í analytický ú et. Ze systému lze vytisknout standardní sestavy ú etní záv rky v plném i zkráceném rozsahu. Prost ednictvím rozlišení nákladových a výnosových ú na da ové a neda ové program v etnictví eší oblast týkající se dan z p íjm . V da ové evidenci jsou da ové a neda ové p íjmy a výdeje rozlišeny pomocí typu p edkontace. Produkt umož uje sledování náklad a výnos v len ní na st ediska, innosti a zakázky. Verze nápov dy 1.709.03

2

Úvod

2.1

Copyright

© 1995-2007 MTJ Service, s.r.o. Soft-4-Sale je registrovaná známka.

2.2

Doporu ená konfigurace Požadavky na systém do zna né míry vycházejí z požadavk na provoz opera ního systému Windows. SYSTÉMOVÉ POŽADAVKY Pro provoz programu na jednom po íta i posta í zcela b žné vybavení. Pro provoz sí ové verze na více po íta ích doporu ujeme kvalitn jší vybavení. Opera ní systém. Doporu ujeme MS Windows XP nebo MS Windows 2000 s využitím souborového systému NTFS. Procesor. Intel Pentium 1 GHz. Pam . Opera ní pam doporu ujeme 256 MB nebo více. Pevný disk. Doporu ujeme rychlý pevný disk ATA100/7200 s alespo 1 GB volného místa p ed zapo etím instalace. Instalace zabere na pevném disku p ibližn 100MB, další místo budete pot ebovat pro ú etní data a jejich zálohy. Opera ní systém pot ebuje zna ný prostor pro systémový odkládací soubor. UPS. Po íta doporu ujeme napájet ze záložního zdroje UPS, aby p i výpadku proudu nedošlo ke ztr


Úvod

11

át dat nebo porušení databází. Monitor. Minimáln 15" v rozlišení 800x600. Z hlediska ergonomie práce doporu ujeme 17" TFT displej. Tiskárna. Laserová tiskárna, nap . HP LaserJet 1200. Pro rychlý tisk paragon lze použít pokladní tiskárnu. Volitelné dopl ky. K po íta i lze p ipojit celou adu systémem Soft-4-Sale podporovaných za ízení, nap . te ku árových kód , pokladní displej, pokladní zásuvku, registra ní pokladnu nebo fiskální modul. Bližší informace naleznete na našich int. stránkách www.mtj.cz. DALŠÍ SYSTÉMOVÁ DOPORU ENÍ PRO SÍ OVOU VERZI Sí ová verze Soft-4-Sale umož uje pracovat s daty umíst nými na serveru s libovolným po tem stanic propojených do sít . P i sí ové práci se po síti p enášejí zna né objemy dat. Pro bezpe ný provoz sí ové verze Soft-4-Sale je proto t eba kvalitní, výkonný a správn nastavený hardware. Zde uvádíme dopl ující informace týkající se požadavk sí ových verzí. Server. Po íta by m l být vybaven také zálohovací jednotkou, nap . páskovou jednotkou apod. Na tomto po íta i by ideáln nem l nikdo pracovat, m l by sloužit pouze jako server. Stanice. Klientské po íta e, na kterých budou pracovat jednotliví uživatelé Soft-4-Sale, by ideáln m ly být stejné konfigurace. Jedna nekvalitní stanice nebo sí ová karta m že být p inou výpadk cel é sít . Sí . Doporu ujeme kvalitní 100Mb sí ové prvky stejného výrobce s použitím pouze protokolu TCP/IP. P i v tším zatížení doporu ujeme p ipojit server k sí ovému prvku rychlostí 1 Gb. Nastavení vypínání harddisk a sí ových karet z d vodu úspory energie není vhodné. UPS. Všechny po íta e a aktivní sí ové prvky je t eba napájet ze záložních zdroj UPS. Software. Základem bezchybného provozu je správn nainstalovaný opera ní systém v etn prost edk základní desky s omezením režimu zpožd ného zápisu na disk. Doporu ujeme provedení údrž by systému p ed instalací aplikace a následný pravidelný datový servis. Nasazení sí ové verze doporu ujeme sv it kvalifikovaným odborník m. Jsme p ipraveni vyhov t Vá m i v p ípad zájmu o tyto služby. Naši specialisté Vás navštíví a poskytnou servisní služby typu instalace, nastavení systému, individuální zaškolení nebo provedou servisní zásah dle pot eby.

2.3

Technická podpora Technickou podporu a aktualizace produktu Soft-4-Sale poskytuje výrobce prost ednictvím souboru služeb zákaznické podpory (programu servisní údržby), který garantuje svým držitel m automatický p ísun všech nových verzí, informací a poskytování dalších služeb. Bližší informace se dozvíte p ímo na stránkách výrobce www.mtj.cz nebo na telefonním ísle 545 576 759.

2.4

Než za nete ú tovat ed tím než se pustíme do samotného popisu nastavení a ovládání modulu Ekonomika, považujeme za nutné, zastavit se a vysv tlit provázanost ekonomického modulu na obchodní ást systému Soft-4-Sale. A už se jedná o vazby uvnit systému Soft-4-Sale nebo p ímo vnit ní strukturu etnictví. VAZBY UVNIT

SYSTÉMU S4S (OBCHODNÍ A Ú ETNÍ DATABÁZE)

Provázanost a vazby mezi databázemi systému Soft-4-Sale jsou graficky znázorn ny na obrázku "Vazby ú etního modulu na Soft-4-Sale a zbývající".


12

Modul Ekonomika

ístupy: obchodní a operativní data: jsou jediná spole ná pro mnoho rok a p itom distribuovaná na více míst (satelit ) pomocí replikací, data mají velkou míru volnosti etní data: jsou vedena jako samostatná databáze pro jednotlivá ú etní období, data nejsou distribuovaná, data mohou být dostupná jen vybranému okruhu uživatel , zaú tovaná data mají nízkou míru volnosti které obchodní záznamy se mohou stát ú etními zápisy v ú etní databázi. Tento proces je ízený a nazýváme jej p evzetí VNIT NÍ STRUKTURA Ú ETNICTVÍ Vnit ní struktura ú etnictví a její provázanost na jednotlivé agendy systému Soft-4-Sale je názorn zobrazena na schématu.

2.4.1

Zavedení ú etnictví V modulu EKONOMIKA lze ú tovat prakticky neomezený po et ú etních p ípad , tzn. ú etnictví jedné firmy v jednom ú etním roce. Konkrétn v modulu EKONOMIKA mohou vést ú etnictví právnické i fyzické osoby. Tato kapitola popisuje postup p i zavedení nového ú etnictví do programu, v etn souvisejících


Úvod

13

nastavení. Na za átek použití ekonomického modulu systém vyžaduje t í základní kroky: 1.

ÍSTUPOVÁ PRÁVA

2. VYTVO ENÍ A P IPOJENÍ Ú ETNÍ DATABÁZE 3. KONFIGURACE A ÍSELNÍKY 2.4.1.1

ístupová práva Uživatel ú etnictví musí dostat p ístupová práva k modulu Ekonomika vyšší než NONE. Po instalaci jsou všichni uživatelé s nejnižší právem, a proto menu Ekonomika v bec nevidí! Proto p id lení ístupových práv bude Vaším prvním krokem. Nastavení p ístupových práv provedete v menu Systém – P ístupová práva – Uživatelé.

Dvojklikem p ed ádek uživatele nebo kliknutím na ikonu nad p ehledem uživatel , zobrazíte ístupová práva vybraného uživatele (ú etní). V ádku Ekonomika doporu ujeme zm nit nastavení z NONE na CTRL (plný p ístup) a následn zav ete okno Nastavení schématu p ístupu. Provedené zm ny se projeví po znovu p ihlášení daného uživatele (ú etního).

Nyní už máme nastavená p ístupová práva a s tím související zobrazení menu Ekonomika. Dalším krokem bude vytvo ení a p ipojení ú etní databáze. 2.4.1.2

Vytvo ení a p ipojení ú etní databáze ipojení ú etních dat je v podstat základní pokyn, který vytvá í nebo p ipojuje ú etní databázi. Dle schématu o struktu e databází je jasné, že pro každý ú etní období vzniká nová ú etní databáze. etní databáze vzniká p i provedení ú etní uzáv rky. S tím souvisí vznik nové ú etní databáze. To, se kterou ú etní databází ú etní pracuje, eší tato konfigurace. Konfigurace sou asn umož uje vytvo it úpln novou ú etní databázi ze vzorové systémové databáze, kterou pro tuto akci použije. POSTUP P I VYTVO ENÍ A OTEV ENÍ NOVÉ Ú ETNÍ DATABÁZE 1. vyplníme název databáze 2. vygenerování nové ú etní databáze 3. otev ení ú etní databáze


14

Modul Ekonomika

Pojmenování databáze není ni ím omezeno, uživatel m že zvolit libovolné jméno databáze a pod databázového souboru a sou asn uživatel m že zvolit libovolné umíst ní. Ta logika také spo ívá v tom, že umíst ní ú etní databáze m že být na disku nebo serveru, do kterého má p ístup pouze omezený okruh uživatel . To znamená, že p i práci s obchodním systémem Soft-4-Sale mohou n kte í uživatelé pracovat s p ipojenou ú etní databází, protože na ní vidí a protože použili funkci pro ipojení ú etních dat. Zbývající ást uživatel pracuje jen s obchodní ástí a kdyby se pokusili o p ipojení ú etní databáze zjistí, že p íslušný disk, datový soubor není pro n k dispozici. To znamená, že se nemají do ú etní databáze jak dostat. V takové situaci ovšem, pokud oby ejní uživatelé nemají p ístup do ú etní databáze, není možné konfigurovat automatické evzetí doklad v rámci p evzetí doklad ze Soft-4-Sale.

Funk ní tla ítka karty Otev e existující ú etní databázi Otev e okno k vyhledání existující ú etní databáze Vygeneruje novou ú etní databázi To, která ú etní databáze je aktivní poznáte podle 2 ervených šipek vytvo enou prázdnou ú etní databázi a jsme p ipraveni k její konfiguraci.

p ed názvem ú etní databáze. Nyní máme

Vytvo í archiv s ú etním souborem ve formátu NÁZEV.ZIP Nyní už máme vytvo enou a nastavenou ú etní databázi. Dalším krokem bude konfigurace a íselníky. 2.4.1.3

Konfigurace a íselníky Nastavení konfigura ních parametr a napln ní resp. modifikace základních íselník bude jeden z prvních nutných krok k zahájení ú tování. Následující popis se v nuje pouze konfiguraci nutných nastavení pot ebných pro zahájení ú tování. Podrobná konfigurace všech agend je popsána v ásti Modul Ekonomika - Konfigurace. Konfigurace Nastavení parametr ú etnictví provedete v menu Ekonomika - Konfigurace. 1. FIREMNÍ KONFIGURACE Firemní konfigurace je složena z 5 záložek. Nás v této chvíli zajímá pouze první záložka Období. Ostatní záložky mají pouze informativní charakter. Záložka Období popisuje ú etní období, ve kterém je ú továno a to formou “od-do“ v etn titulku, který se potom bude objevovat v hlavi ce Soft-4-Sale, aby uživatel v l v jaké verzi Soft-4-Sale uživatel je a s jakým ú etnictvím je práv © 2007 MTJ Service, s.r.o.

Úvod

15

ipojen. Den uzav ení p edstavuje "obranu" proti necht nému zp tnému zápisu ú tujícího. 2. Ú ETNÍ OSNOVA Definice ú etní osnovy používané ú etní jednotkou je dalším nutným krokem p ed za átkem tování. Po instalaci Soft-4-Sale systém sám nabídne standardní ú tovou osnovu vycházející ze sm nné ú tové osnovy, kterou je t eba upravit na ú tový rozvrh ú etní jednotky. Analytické ú ty, používané ve firm , je t eba doplnit dle vlastních interních standard . V první fázi definice ú etní osnovy je pro vás d ležité: íslo ú tu název ú tu druh ú tu a vlastnosti ú tu. azení ú tu na ádek rozvahy a výsledovky v plném nebo zkráceném rozsahu m žete pozd ji.

3. Ú ETNÍ KONFIGURACE etí konfigurací v systému na této úrovni je konfigurace ú etní, která obsahuje 6 konfigura ních záložek. Než se pustíme do nastavení jednotlivých záložek ú etní konfigurace musíme provést nastavení etní osnovy, na kterou se ú etní konfigurace následn odkazuje: záložka len ní definuje, zda bude nebo nebude ú továno na st ediska, na innosti a na zakázky (viz. íselníky). Je možné ke všem t mto len ním vyjet hlavní knihy, definovat výchozí hodnoty, které se automaticky dopl ují do nových ú etních doklad p i ru ním vstupu záložka cizí m ny umož uje p eddefinovat, zda se bude používat denní kurz, nebo pevný kurz. Pokud se jedná o denní kurz, pak existuje kurzovní lístek s možností zápisu aktuálních denních kurz . Existuje i p ehled veškerých kurz zadaných a existuje i íselník cizích m n, pro které jsou kurzy sledovány. V rámci p edkontace jsou p ipraveny vazby na p edkontace pro kurzový © 2007 MTJ Service, s.r.o.

16

Modul Ekonomika

zisk/ztrátu. U pohledávek a závazk a p i ro ním zú tování u pokladen a bank kurzový zisk/ztráta jak bude ú tována. Tzn., že je zde možné definovat p edkonta ní p edpisy pro kurzové rozdíly

záložka DPH definuje, zda jste m sí ní nebo kvartální plátce, zda jste plátce a v p ípadné nového plátce od kdy záložka tování umož uje nastavení, zda se za datum zaú tování bude považovat datum zdanitelného pln ní. V každém ádku hlavní knihy je uvedeno vedle data ú etního datum uskute ní data zdanitelného pln ní, a pokud toho datum je vypln no a pokud zvolíte tu variantu, že ú etní p ípad dává p ednost datu zdanitelného pln ní, pak veškeré tiskové výstupy typu rozvaha, výsledovka jsou zpracovávány podle tohoto data. Volba dobropisy p ijaté a vydané tovat kladn znamená zm nu ú etní metodiky z hlediska zaú tování obchodního dokladu typu dobropis. Standardn se ú tuje se zápornými ástkami, tzn., že je možné tolerovat ú tování v kladných ástkách. K tomu ovšem musí odpovídat i p edkonta ní p edpis. U této situace potom je nutné v rámci p edkonfigurace p evzetí faktur vystavených a faktur p ijatých je nutné správn se odkázat na jiný ú etní p edpis pro dobropisy než pro faktury vystavené a musí být oto ené strany MD a DAL. Ú ty zaokrouhlení pro výnosy a pro náklady souvisí s možností ú tovat halé ové zaokrouhlování s ú etních doklad p evzetí, týká se p edevším faktur vystavených/p ijatých, ale týká se i pokladních doklad výdajových, pultového prodeje


Úvod

17

záložka odpisy obsahuje nastavení, zda se odpisy budou ú tovat podle da ového p edpisu nebo se budou ú tovat podle ú etního p edpisu jako ro ní odpisy nebo podle ú etního p edpisu jako sí ní odpisy. Navíc je tato možnost definována na každé kart investi ního majetku, tzn., tady se jedná spíš o p ednastavení pro nové majetkové karty záložka žurnál umož uje nastavení žurnálu zm n. Žurnál zm n je p ipraven s možností standardního režimu, kdy zapisuje textové informace o zm nách údaj v hlavní knize. Rozší ená varianta si pamatuje obsah záznamu v hlavní knize a ukládá ho jako starý záznam a je možné se k n mu kompletn vrátit. Ta varianta s vypnutým žurnálováním v podstat umož uje nežurnálovat zm ny, ke kterým dochází v hlavní knize a je spíše myšlena pro oblast testování tohoto systému. V rámci žurnálu je definován i uživatel, který hraje roli správce ú etnictví, protože p i n kterých událostech systém používá nástroj proaktivních dokument , aby upozornil správce na n které závažné situace, ke kterým došlo p i zpracování n kterých ú etních dokument . 4. KONFIGURACE P EVZETÍ DOKLAD Konfigurace p evzetí doklad je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - Konfigurace. Zde nastavíte konfiguraci parametr u t chto doklad : evzetí faktur vystavených evzetí faktur p ijatých evzetí pokladen evzetí bankovních výpis evzetí skladových p íjemek evzetí skladových výdejek evzetí zápo


18

Modul Ekonomika

evzetí interních doklad 5.

ÍSELNÍKY

Konfiguraci íselník nastavíte v menu Ekonomika –

íselníky.

V p ípad , že chce využít ú tování podle st edisek/zakázky/ innosti k následnému sledování a vyhodnocování náklad a výnos musíte doplnit údaje do pat ného íselníku. Další definice íselníku mají pouze informativní charakter a jejich vypln ní není nutnou podmínkou k ú tování. íselník ú etních skupin je p eddefinován od výrobce stejn jako íselník stát a bankovních kód .

Nyní máme hotová všechna nutná nastavení pot ebná k zahájení ú tování v systému Soft-4-Sale. Informace o tom jak zaú tovat a další odpov di na asté otázky naleznete v sekci p ízna nazvané Kde a Jak...

3

Kde a Jak... V sekci p ízna nazvané Kde a Jak... najdete odpov di na asto kladené otázky k ú tování v modulu Ekonomika systému Soft-4-Sale. Kde a jak nastavíme ú etní osnovu Kde a jak nastavíme p edkontace Jak zaú tuji ú etní doklad Jak vytvo ím p ehled pro p iznání DPH

3.1

Kde a Jak nastavím ú etní osnovu Konfigurace ú etní osnovy je umíst na v menu Ekonomika - Konfigurace -

etní osnova.

POSTUP P I NASTAVENÍ Ú ETNÍ OSNOVY: v prvním kroku je pot eba zadat íslo a název ú tu (nap . 042001 - Po ízení DHM-odepisovaný nad 40 tis.) pole druh ú tu rozhoduje, jestli se jedná o aktivní/pasivní/rozvahový/nákladový/výnosový/podrozvahový/záv rkový/vnitropodnikový ú et DPH - jedná-li se o ú et zaznamenávající pohyb DPH (standardn se jedná jenom o ú et 343) v dalším kroku je t eba rozhodnout o vlastnostech ú tu: z hlediska výnos a náklad zda se jedná o da ový ú et (sloupec “D“) následuje rozhodnutí, který z ú chcete saldokont sledovat sloupec “SA“. Samoz ejm je možné na chvilku zapnout ú et jako saldokont sledovaný a pak ho zase vypnout. Ovliv uje to v podstat jen agendu staticky a dynamicky vytvá eného saldokonta další je p íznak použití ú tu “N“. Pokud používáte analytické len ní, pak úvodní lánek se emi nulami nechcete, aby uživatelé používali p i typování doklad . Je možné takové to ú ty ozna it, že by nem li být používány, tím se nebudou uživateli nabízet p i zadávání ísla ú tu, nap . v p edkontacích, ú etních dokladech, oprav záznamu v hlavní knize se budou nabízet pouze ty ú ty, které jsou vedeny jako používané. Samoz ejm pokud pot ebujete vyhledat íslo ú tu a použít pro filtraci, budou Vám nabízeny kompletní ísla ú tu, v etn t ch, které jsou zna eny jako nepoužívané pro b žnou editaci následuje je p íznak, zda se jedná o korektní ú et “K“. V takovém p ípad ú et ovliv uje © 2007 MTJ Service, s.r.o.

Kde a Jak...

19

výpo et rozvahy na stran aktiv a ur uje který ú et se považuje za korek ní další údaje, které jsou v rámci ú tové osnovy vedeny se týkají rozvahy a výsledovky v zkráceném a plném rozsahu. Do polí R-pr (Rozvaha v plném rozsahu), R-pr-p (Rozvaha v plném rozsahu pasiv), R-zr (Rozvaha ve zkráceném rozsahu), R-zr-p (Rozvaha ve zkráceném rozsahu pasiv), V-pr (Výsledovka v plném rozsahu), V-zr (Výsledovka ve zkráceném rozsahu). Do t chto polí doplníte ísla ádk rozvahy/výsledovky, které se odkazují na konkrétní ádek rozvahy poslední p íznak, který m žete nastavit je platný/neplatný ú et (sloupec "P").

3.2

Kde a Jak nastavím p edkontace Konfigurace p edkontací je umíst na ve stejnojmenné agend umíst né v modulu Ekonomika Konfigurace - edkontace. Postup p i nastavení p edkontace si ukážeme na p íkladu vytvo ení edkontace pro prodej zboží na fakturu. POSTUP P I NASTAVENÍ P EDKONTACE v prvním kroku je pot eba zadat název

edkontace - (FVzbozi)

následuje pole íselná ada. Zde vyberete z nabídky roletového menu (obsah vychází z definice íselníku íselných ad) - (FV - faktury vystavené) do pole typ ady op t vyberete hodnotu z nabídky roletového menu (hodnoty nadefinované z íselníku) - (FA - fakturace) následuje zp sob zaú tování na strany Má Dáti a Dal: hlavní MD (ú et 311027 - analytika odpovídá zvoleným interním standard m ú etní jednotky), D (ú et 604102) snížená sazba MD (ú et 311027), D (ú et 343105) základní sazba MD (ú et 311027), D (ú et 343119) íznak platný/neplatný "P" Systém Soft-4-Sale umož uje zadat pouze íslo ú tu (nap . v p ípad , že si nejsme hned na za átku jisti p esným zn ním ú tu výnos , sta í zadat pouze íslo ú etní skupiny 6 - Výnosy). Systém vás následn p i p evzetí dokladu do hlavní knihy upozorní na zadání p esného zn ní syntetické i analytické ásti.

3.3

Kde a Jak nastavím typy DPH Konfigurace typ DPH je umíst na v menu Ekonomika - DPH - Konfigurace DPH. POSTUP NASTAVENÍ TYP

íselník kód typ

DPH

1. do pole Typ DPH doplníme zkratku (pod kterou bude ádek zobrazen v nabídce roletového menu) 2. volíme

íznak pln ní (p ijaté/uskute nitelné)

3. pole Název typu DPH (jak si popíšeme daný ádek - informace pro uživatele) 4. pole Norma nese informaci o zákonné normy da ové povinnosti DPH (viz. íselník zákonných typ DPH, který je p eddefinován od výrobce)


20

3.4

Modul Ekonomika

Jak zaú tuji ú etní doklad etní (ekonomické) doklady v systému Soft-4-Sale máte možnost zaú tovat dv ma zp soby: ru ní založení a následné zaú tování nového ú etního (ekonomického) dokladu evzetí ú etních (ekonomických) doklad z obchodní agendy Soft-4-Sale a následné zaú tování pomocí p edkontací

3.4.1

Ru ní založení nového ú etního dokladu Ru ní založení nového ú etního dokladu provedeme v menu Ekonomika - Ú etní doklady - Nový doklad. Systém otev e prázdnou kartu ú etního dokladu, kde musíme hodnoty postupn zadat nebo m žeme využít funkce pro import dat, která je sou ástí karty dokladu. i ru ním zadávání nového dokladu budeme asto vycházet z p ednastavených íselník . Díky íselník m je zadání nového dokladu otázkou rychlého výb ru hodnoty pole z roletového menu, které je tvo eno práv obsahem íselníku.

! P íklad ! Ru ní zadání nového dokladu si názorn ukážeme na faktu e vystavené. 1. V poli Typ dokladu vybereme o jaký doklad se jedná (banka, fakturace, interní, pokladna, skladové pohyby). V našem p ípade to bude FA (fakturace). 2. Pole íselná ada bude nést informaci o typu íselné ady (viz. íselník íselných ad). Zde vybereme FV (faktury vystavené). 3.

íslo dokladu je automaticky dopln no po zadání íselné ady v návaznosti na prefix a poslední použité íslo. V p ípad , že chcete doklad ozna it jinak, m žete bu ru zadat a nebo vygenerovat pomocí tla ítka po adové íslo.

. Systém tak v návaznosti na íselnou adu vygeneruje nové

4. Variabilní symbol, párovací symbol, datum vystavení, splatnosti doplníme ru podle dokladu.

etní, zdanitelného pln ní a

5. Název firmy vybereme z íselníku firem, adresa firmy se doplní sama v návaznosti na zadání firmy. 6. Následuje vypln ní pole st edisko, innost, zakázka v souvislosti podle eho ú etní jednotka tuje. Op t by se jednalo o výb r z roletového menu z p eddefinovaného íselníku. 7. Zaú tování dokladu m žete provést hned n kolika zp soby vycházející z charakteru dokladu. My si ukážeme metodu zadání položek a ú : na záložce K zaú tování vyplníme údaje v tomto po adí (popis, cena, MD, DAL, p ípadn podle pot eby vyplníme pole St edisko, innost, Zakázka, Variabilní symbol, ...)


Kde a Jak...

21

8. Zaú tování ú etního dokladu na rozhraní hlavní knihy p ípadn p ímo do hlavní knihy (záleží na definici v konfiguraci

) provedeme pomocí tla ítka

9. Systém ohlásí po et úsp šn zaú tovaných doklad . V p ípad , že nedojde k p evzetí doklad , Soft-4-Sale tuto událost i popisem p iny zapíše do tzv. žurnálu zm n. V žurnálu zm n lze zp tn dohledat všechny historické operace. Žurnál zm n naleznete v menu Ekonomika - Žurnály.

3.4.2

evzetí ú etních doklad evzetí ú etních doklad p edstavuje další možnost zaú tování ú etních doklad . P evzetí jakéhokoliv dokumentu z systému Soft-4-Sale je funkce, která je p edem konfigurována a která zpracuje ú etní doklad tak, aby byl p ipraven k zaú tování v etn p ipravených ádk pro zaú tování. Po p evzetí následuje odeslání dokumentu bu na rozhraní hlavní knihy, nebo p ímo do hlavní knihy. P ed tím než se pustíte do konfigurace p evzetí ú etních doklad musíte nastavit etní osnovu a edkontace. evzetí faktur vystavených evzetí faktur p ijatých evzetí pokladen evzetí bankovních výpis evzetí skladových p íjemek evzetí skladových výdejek evzetí zápo evzetí interních doklad

3.4.2.1

Zú tování faktur vystavených K zaú tování faktur vystavených formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci p evzetí faktur vystavených. Konfigurace p evzetí faktur vystavených je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady Konfigurace. Konfigurace p evzetí faktur vystavených Karta konfigurace p evzetí faktur vystavených se skládá ze 7 záložek a my si nyní na ukážeme, co všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít ú tovat. ZÁLOŽKA FAKTURY ZÁKLAD 1. do pole


edkontace vybereme z nabídky roletového menu typ p edkontace

íkladu

22

Modul Ekonomika

2. pole Typ DPH bude obsahovat hodnotu pro tuzemské pln ní 3. pole Typ ady systém automaticky vyplní sám. Vzhledem k tomu, že celá konfigurace se váže k fakturám, bude zde 4. do pole íselná ada zadáme ozna ení pro faktury vystavené 5.

et záloh bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy

6.

et zú tování faktur op t bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy

Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " i promá knutí tla ítka

evzetí dokladu do", to znamená, jak se systém zachová

a "Nastavení automatického procesu p evzetí" doklad , to

znamená, jak se systém zachová p i promá knutí tla ítka

na kart dokladu.

Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí faktur vystavených.

ZÁLOŽKY ZAHRANI NÍ, DOBROPISY, ZAHRANI NÍ DOBROPISY Konfigurace t chto t í záložek je stejná jako v p ípad záložky Faktury - základ. I zde se jedná o nastavení existující edkontace, typ DPH, íselné ady, ZÁLOŽKA OBLASTI Konfigurace p evzetí faktur vystavených podle oblasti produkce. 1. vybereme oblast produkce (zdrojem je íselník Oblasti produkce v menu íselníky) 2. ú et strany DAL 3. text (popis ádku konfigurace) 4. v p ípad , že pro zaú tování ZÁLOŽKA SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí faktur vystavených je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v p evážné v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde


Kde a Jak...

23

v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že: došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. Postup zaú tování faktur vystavených evzetí faktur vystavených se m že dít n kolika zp soby: automaticky p i provedení faktury (tichý režim) automaticky p i provedení faktury (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (faktury budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Poslední varianta je variantou, která bude používána nej ast ji. Systém, tak p ipraví všechny provedené faktury k hromadnému p evzetí do ú etnictví. Funkce pro hromadné p evzetí faktur vystavených je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - P evzetí faktur vystavených. Po kliknutí na tuto položku menu se Vám otev e p ehledové okno všech provedených faktur, které ješt nebyly p evzaty do ú etnictví. POSTUP: 1. vybereme faktury, které mají být p evzaty do ú etnictví V p ípad malého po tu faktur m žete výb r provést zaškrtnutím zeleného pole u ádku faktury, která má být p enesena. Jedná-li se o v tší po et faktur, doporu ujeme využít výb rových kritérií umíst ných nad p ehledem faktur, pro selekci požadované skupiny a následn ozna it zelené pole.

2. p evzetí faktur V moment , kdy máme ozna ené všechny faktury, které chceme p enést do ú etnictví, klikneme na . Systém provede p evzetí vybraných faktur v závislosti na konfiguraci, bu tla ítko ímo do hlavní knihy a nebo na rozhraní hlavní knihy. 3. oznámení o úsp šném p evzetí Úsp šné p evzetí doklad systém ohlásí informa ním hlášením. V p ípad , že systém ohlásí chybu i p enosu doklad , musíme provést kontrolu nastavení p evzetí doklad


24

Modul Ekonomika

V p ípad , že nedojde k p evzetí doklad , Soft-4-Sale tuto událost i popisem p iny zapíše do tzv. žurnálu zm n. V žurnálu zm n lze zp tn dohledat všechny historické operace. Žurnál zm n naleznete v menu Ekonomika - Žurnály.

3.4.2.2

Zú tování faktur p ijatých K zaú tování faktur p ijatých formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci p evzetí faktur p ijatých. Konfigurace p evzetí faktur p ijatých je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady Konfigurace. Konfigurace p evzetí faktur p ijatých Karta konfigurace p evzetí faktur p ijatých se stejn jako konfigurace faktur vystavených skládá ze 7 záložek. A my si nyní na íkladu ukážeme, co všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít tovat. Postup je analogický jako u konfigurace p evzetí faktur vystavených. ZÁLOŽKA FAKTURY ZÁKLAD 1. do pole

edkontace vybereme z nabídky roletového menu typ p edkontace

2. pole Typ DPH bude obsahovat hodnotu pro tuzemské pln ní 3. pole Typ ady systém automaticky vyplní sám. Vzhledem k tomu, že celá konfigurace se váže k fakturám, bude zde 4. do pole íselná ada zadáme ozna ení pro faktury p ijaté 5.

et záloh bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy

6.

et zú tování faktur op t bude standardn nést hodnotu 324 s p íslušnou analytikou Vaší firmy

Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " i promá knutí tla ítka




na kart dokladu.

Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí faktur p ijatých.


Kde a Jak...

25

ZÁLOŽKY ZAHRANI NÍ, DOBROPISY, ZAHRANI NÍ DOBROPISY Konfigurace t chto t í záložek je stejná jako v p ípad záložky Faktury - základ. I zde se jedná o nastavení existující edkontace, typ DPH, íselné ady, p ípadn tu záloh a zú tovacích faktur. ZÁLOŽKA REV-CHARGE Rev-Charge p estavuje ešení pro problematiku DPH v rámci EU. V p ípad faktur p ijatých tento problém eší záložka Rev-Charge na kart konfigurace p evzetí faktur p ijatých.

ZÁLOŽKA OBLASTI Konfigurace p evzetí faktur p ijatých podle oblasti produkce. 1. vybereme oblast produkce (zdrojem je íselník Oblasti produkce v menu íselníky) 2. ú et strany DAL 3. text (popis ádku konfigurace) 4. v p ípad , že pro zaú tování


26

Modul Ekonomika

ZÁLOŽKA SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí faktur p ijatých je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v p evážné v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že: došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. Postup zaú tování faktur p ijatých evzetí faktur p ijatých se m že dít n kolika zp soby: automaticky p i provedení faktury (tichý režim) automaticky p i provedení faktury (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (faktury budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Poslední varianta je variantou, která bude používána nej ast ji. Systém, tak p ipraví všechny provedené faktury k hromadnému p evzetí do ú etnictví. Funkce pro hromadné p evzetí faktur p ijatých je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady evzetí faktur vystavených. Po kliknutí na tuto položku menu se Vám otev e p ehledové okno všech provedených faktur, které ješt nebyly p evzaty do ú etnictví. POSTUP: 1. vybereme faktury, které mají být p evzaty do ú etnictví V p ípad malého po tu faktur m žete výb r provést zaškrtnutím zeleného pole u ádku faktury, která má být p enesena. Jedná-li se o v tší po et faktur, doporu ujeme využít výb rových kritérií umíst ných nad p ehledem faktur, pro selekci požadované skupiny a následn ozna it zelené pole.

2. p evzetí faktur V moment , kdy máme ozna ené všechny faktury, které chceme p enést do ú etnictví, klikneme na . Systém provede p evzetí vybraných faktur v závislosti na konfiguraci, bu tla ítko ímo do hlavní knihy a nebo na rozhraní hlavní knihy. 3. oznámení o úsp šném p evzetí Úsp šné p evzetí doklad systém ohlásí informa ním hlášením. V p ípad , že systém ohlásí chybu


Kde a Jak...

27

i p enosu doklad , musíme provést kontrolu nastavení p evzetí doklad V p ípad , že nedojde k p evzetí doklad , Soft-4-Sale tuto událost i popisem p iny zapíše do tzv. žurnálu zm n. V žurnálu zm n lze zp tn dohledat všechny historické operace. Žurnál zm n naleznete v menu Ekonomika - Žurnály.

3.4.2.3

Zú tování pokladen K zaú tování pokladních doklad formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci p evzetí pokladen. Konfigurace p evzetí pokladen je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - Konfigurace. Konfigurace p evzetí pokladen Karta konfigurace p evzetí pokladen se skládá ze 7 záložek a my si nyní na všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít ú tovat.

íkladu ukážeme, co

ZÁLOŽKA POKLADNY - ZÁKLAD 1. pole Typ ady ponecháme p ednastavené 2. do pole íselná ada zadáme hodnotu výb rem z nabídky roletového menu íselníku íselné ady Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " i promá knutí tla ítka




na kart dokladu.

Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí pokladních doklad .

ZÁLOŽKA P ÍJMY Zde nastavíte p evzetí p íjmových pokladních doklad z obchodní agendy systému Soft-4-Sale. Op t konfigurace vychází z možnosti využití polí pro p edkontace, íselné ady, typy DPH, konkrétní


28

Modul Ekonomika

ty. Na obrázku si m žete všimnout nastavení p evzetí pokladních p íjm , konkrétn p evod pen z z banky do pokladny, respektive ú et Peníze na cest .

ZÁLOŽKA VÝDEJE Záložka Výdeje je analogickou záložkou k záložce P íjmy.

ZÁLOŽKA POKLADNY Záložka Pokladny nese informace o typu pokladny a ú tu, na který je o ní ú továno. Viz. obrázek.


Kde a Jak...

29

ZÁLOŽKA SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí pokladen je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v p evážné v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že: došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. Postup zaú tování pokladních doklad evzetí pokladních doklad se m že dít n kolika zp soby: automaticky p i provedení dokladu (tichý režim) automaticky p i provedení dokladu (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (doklady budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Poslední varianta je variantou, která bude používána nej ast ji. Systém, tak p ipraví všechny provedené doklady k hromadnému p evzetí do ú etnictví. Funkce pro hromadné p evzetí pokladních doklad je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - P evzetí pokladen. Po kliknutí na tuto položku menu se Vám otev e p ehledové okno všech provedených doklad , které ješt nebyly p evzaty do ú etnictví. POSTUP: 1. vybereme doklady, které mají být p evzaty do ú etnictví V p ípad malého po tu doklad m žete výb r provést zaškrtnutím zeleného pole u ádku dokladu, který má být p enesen. Jedná-li se o v tší po et doklad , doporu ujeme využít výb rových kritérií umíst ných nad p ehledem doklad , pro selekci požadované skupiny a následn ozna it zelené pole .


30

Modul Ekonomika

2. p evzetí doklad V moment , kdy máme ozna ené všechny doklady, které chceme p enést do ú etnictví, klikneme na tla ítko . Systém provede p evzetí vybraných doklad v závislosti na konfiguraci, bu ímo do hlavní knihy a nebo na rozhraní hlavní knihy. 3. oznámení o úsp šném p evzetí Úsp šné p evzetí doklad systém ohlásí informa ním hlášením. V p ípad , že systém ohlásí chybu i p enosu doklad , musíme provést kontrolu nastavení p evzetí doklad V p ípad , že nedojde k p evzetí doklad , Soft-4-Sale tuto událost i popisem p iny zapíše do tzv. žurnálu zm n. V žurnálu zm n lze zp tn dohledat všechny historické operace. Žurnál zm n naleznete v menu Ekonomika - Žurnály.

3.4.2.4

Zú tování bankovních výpis K zaú tování bankovních výpis formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci p evzetí pokladních výpis . Konfigurace p evzetí bankovních výpis je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady Konfigurace. Konfigurace p evzetí bankovních výpis Karta konfigurace p evzetí bankovních výpis se skládá ze 7 záložek a my si nyní na íkladu ukážeme, co všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít ú tovat. Postup nastavení p evzetí bankovních výpis je analogický jako v p ípad nastavení p evzetí pokladních doklad . ZÁLOŽKA VÝPISY - ZÁKLAD 1. pole Typ ady ponecháme p ednastavené 2. do pole íselná ada zadáme hodnotu výb rem z nabídky roletového menu íselníku íselné ady Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " i promá knutí tla ítka




na kart dokladu.


Kde a Jak...

31

Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí bankovních výpis .

ZÁLOŽKA KREDIT Zde nastavíte p evzetí p íjm z bankovního výpisu. Op t konfigurace vychází z možnosti využití polí pro p edkontace, íselné ady, konkrétní ú ty. Na obrázku je zobrazena ukázka p evzetí p íjm (Kredit) bankovního výpisu.

ZÁLOŽKA DEBET Záložka Debet je analogickou záložkou k záložce Kredit.


32

Modul Ekonomika

ZÁLOŽKA BANKY Záložka Banky nese informace o nastavení typu bankovních ú použitých íselných ad. Viz. obrázek.

, na který je o ní ú továno a

ZÁLOŽKA OBLASTI-KREDIT Nastavení konfigurace p evzetí položek bankovního výpisu dle oblasti. Jedná se p edevším o evody mezi bankou a pokladnou a bankovní úroky.


Kde a Jak...

33

ZÁLOŽKA OBLASTI-DEBIT Jedná se o analogickou záložku k záložce Oblasti-kredit. Zde provedeme nastavení konfigurace evzetí položek jako jsou p evody mezi bankou a bankovní poplatky a úroky.

ZÁLOŽKA SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí bankovních výpis je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v p evážné v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že: došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. Postup zaú tování pokladních doklad Automatika procesu p evzetí: automaticky p i provedení dokladu (tichý režim) automaticky p i provedení dokladu (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (doklady budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Poslední varianta je variantou, která bude používána nej ast ji. Systém, tak p ipraví všechny bankovní výpisy k hromadnému p evzetí do ú etnictví. Funkce pro hromadné p evzetí pokladních doklad je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - P evzetí bankovních výpis . Po kliknutí na tuto položku menu se Vám otev e p ehledové okno všech bankovních výpis , které ješt nebyly p evzaty do ú etnictví. POSTUP: 1. vybereme doklady, které mají být p evzaty do ú etnictví V p ípad malého po tu doklad m žete výb r provést zaškrtnutím zeleného pole u ádku dokladu, který má být p enesen. Jedná-li se o v tší po et doklad , doporu ujeme využít výb rových kritérií umíst ných nad p ehledem doklad , pro selekci požadované skupiny a následn ozna it zelené pole .


34

Modul Ekonomika


3.4.2.5

Zú tování skladových p íjemek K zaú tování skladových p íjemek formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci skladových p íjemek. Konfigurace p evzetí skladových p íjemek je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady Konfigurace. Konfigurace p evzetí skladových p íjemek Karta konfigurace p evzetí skladových p íjemek je složena ze 4 záložek. Na všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít ú tovat.

íkladu si ukážeme, co

ZÁLOŽKA P ÍJEMKY ZÁKLAD 1. pole Typ ady je automaticky dán 2. zvolíme íselnou adu pro p íjem na sklad Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " i promá knutí tla ítka




na kart dokladu.

Nastavení automatického dopln ní párovacího znaku, to znamená podle eho se budou automaticky skladové doklady párovat.


Kde a Jak...

35

Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí skladových p íjm .

ZÁLOŽKA SKLADY Záložka Skaldy p edstavuje natavení typ sklad a p azení jim konkrétních ú (podle analytiky).

z ú etní osnovy

KÓDY POHYB Jedná se o podrobn jší rozlišení skladových p íjm . Pro každý typ skladového p íjmu m že vzniknout vlastní ádek s kódem pohybu, id lenou p edkontací, íselnou adou, ú tem ú etní osnovy. ZÁLOŽKA SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí skladových p íjemek je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v p evážné v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že: došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. Postup zaú tování skladových p íjemek evzetí skladových p íjemek se m že dít n kolika zp soby: automaticky p i provedení dokladu (tichý režim) automaticky p i provedení dokladu (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (doklady budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Poslední varianta je variantou, která bude používána nej ast ji. Systém, tak p ipraví všechny provedené doklady k hromadnému p evzetí do ú etnictví. Funkce pro hromadné p evzetí skladových p íjemek je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - P evzetí skladových p íjemek. Po kliknutí na tuto položku menu se Vám otev e p ehledové okno všech provedených skladových


36

Modul Ekonomika

íjm , které ješt nebyly p evzaty do ú etnictví. POSTUP: 1. vybereme doklady, které mají být p evzaty do ú etnictví V p ípad malého po tu doklad m žete výb r provést zaškrtnutím zeleného pole u ádku dokladu, který má být p enesen. Jedná-li se o v tší po et doklad , doporu ujeme využít výb rových kritérií umíst ných nad p ehledem doklad , pro selekci požadované skupiny, a následn ozna it zelené pole.


3.4.2.6

Zú tování skladových výdejek K zaú tování skladových výdejek formou p evzetí dokladu z obchodní agendy systému Soft-4-Sale pot ebujete nejd ív provést konfiguraci skladových výdejek. Konfigurace p evzetí skladových výdejek je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady Konfigurace. Konfigurace p evzetí skladových výdejek Stejn jako u p evzetí skladových p íjemek, tak i u konfigurace skladových výdejek se karta skládá ze 4 záložek. Na íkladu si ukážeme, co všechno musíme nastavit, aby jsem mohli za ít ú tovat. Postup bude analogický jako u nastavení p evzetí skladových p íjm . ZÁLOŽKA VÝDEJKY ZÁKLAD 1. pole Typ ady je automaticky dán


Kde a Jak...

37

2. zvolíme íselnou adu pro výdej ze skladu Datum uzav ení agendy p edstavuje obranu proti necht nému zápisu. Dále zde musíme nastavit informaci o " i promá knutí tla ítka




na kart dokladu.

Zcela novou možností v této sekci je možnost vyžádat si kumulaci výdejek p i zaú tování "Zp sob enosu výdejek". Tzn., nyní každá výdejka p edstavuje jeden doklad v ú etním systému, nebo je možné systém požádat, aby provád l tzv. m sí ní kumulace, kde jeden m síc v rámci výdej a jeden sklad a jeden typ pohybu sestaví jeden jediný doklad. Takže kumulace probíhá na úrovni sklad, st edisko, typ pohybu, m síc. V rámci této skupiny dojde k zaú tování jednoho jediného dokladu. Pokud je v systému zavedeno, že chcete v ú etnictví ú tovat na zakázky, doporu uji používat enos jednotlivých doklad , protože v rámci této kumulace zakázky nejsou. Pokud se p enáší jednotlivé výdejky, tak výdejka už nese íslo zakázky pro p ípadné další informace, které se dostávají do ú etnictví. Informace o "P EVZETÍ DOKLADU DO" a o "NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO PROCESU P EVZETÍ" jsou umíst ny pouze na záložce ZÁKLAD, ale platí pro kompletní p evzetí skladových výdej .

ZÁLOŽKA SKLADY Záložka Skaldy p edstavuje natavení typ sklad a p azení jim konkrétních ú (podle analytiky).

z ú etní osnovy

KÓDY POHYB Jedná se o podrobn jší rozlišení skladových výdej . Pro každý typ skladového výdeju m že vzniknout vlastní ádek s kódem pohybu, id lenou p edkontací, íselnou adou, ú tem ú etní osnovy. ZÁLOŽKA SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí skladových výdej je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v p evážné v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že: došlo k chyb p enosu dokladu © 2007 MTJ Service, s.r.o.

38

Modul Ekonomika

i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. Postup zaú tování skladových výdejek evzetí skladových výdejek se m že dít n kolika zp soby: automaticky p i provedení dokladu (tichý režim) automaticky p i provedení dokladu (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (doklady budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Poslední varianta je variantou, která bude používána nej ast ji. Systém, tak p ipraví všechny provedené doklady k hromadnému p evzetí do ú etnictví. Funkce pro hromadné p evzetí skladových p íjemek je umíst na v menu Ekonomika - Ú etní doklady - P evzetí skladových p íjemek. Po kliknutí na tuto položku menu se Vám otev e p ehledové okno všech provedených skladových íjm , které ješt nebyly p evzaty do ú etnictví. POSTUP: 1. vybereme doklady, které mají být p evzaty do ú etnictví V p ípad malého po tu doklad m žete výb r provést zaškrtnutím zeleného pole u ádku dokladu, který má být p enesen. Jedná-li se o v tší po et doklad , doporu ujeme využít výb rových kritérií umíst ných nad p ehledem doklad , pro selekci požadované skupiny, a následn ozna it zelené pole.



Kde a Jak...

3.4.2.7

Zú tování zápo

3.4.2.8

Zú tování interních doklad

3.5

Jak vytvo it p ehled pro p iznání DPH

39

Poklady pro vytvo ení a podání p iznání k DPH vychází ze zaú tovaných doklad v hlavní knize. Samoz ejmostí je podmínka rozú tování doklad na p íslušné ú ty 343xxx. TISK P EHLEDU PRO DPH Funkce pro tisk p ehledu pro DPH je umíst na v menu Ekonomika - DPH. Zadáme datum uskute nitelného zdanitelného pln ní od - do, p ípadn využijete n která z dostupných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní, a následn kliknete na tla ítko . Systém zobrazí podle zvolených kritérií výb ru a typu výstupu bu detailní p ehled nebo poklad pro p iznání.

Vytišt ní zobrazeného p ehledu provede p es ikonu

4

, která je umíst na v nástrojové lišt .

Modul Ekonomika Základní ú etní agendy systému Soft-4-Sale jsou obsaženy v menu Ú etnictví. V této kapitole nované ú etnictví popisujeme níže uvedené agendy a jejich funkce. Definice nutných krok pro zavedení ú etnictví již byla popsána v p edchozích kapitolách. V kapitole MODUL EKONOMIKA jsou podrobn ji popsána následující témata:


40

Modul Ekonomika

Hlavní kniha etní doklady Saldo Výkazy DPH Uzáv rka Konfigurace íselníky Žurnály Majetek ipojení ú etních dat

4.1

Hlavní kniha Hlavní kniha je hlavní ú etní knihou ú etnictví. Zápisy v hlavní knize vytvá í Soft-4-Sale automaticky i zápisu a opravách prvotních doklad v agendách Banka, Pokladna, Interní doklady, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky, P ijaté faktury, P ijaté zálohové faktury, Ostatní závazky, Dlouhodobý majetek. Zaú tování do hlavní knihy se provádí dle vypln né edkontace v záhlaví a položkách prvotního dokladu. P ímé zápisy do ú etního deníku se provád jí pouze p i ru ním zaú tování jednotlivých ádk hlavní knihy. Hlavní kniha umož uje základní náhled na hlavní knihu s možností libovolné filtrace a možností otev ení libovolného ádku hlavní knihy s možností opravit tento ádek pro ú etního s tím, že zm na se zapisuje do žurnálu zm n hlavní knihy. P i otvíraní ádku hlavní knihy, je možné používat trojí zp sob: klasický zp sob, poklepnutím p ed ádek knihy ikona erné šipky dol na nástrojové lišt umož uje otev ít všechny ádky hlavní knihy, které máte aktuáln ve výb ru do jedné karty, ve které je možné listovat mezi ádky výb ru pomocí PageUP a PageDown es zdrojový ú etní doklad, pokud takový doklad v rámci hlavní knihy tohoto záznamu existuje, tzn. otev ít odkaz na konkrétní íslo dokladu a otev e se ú etní doklad, který má i pr hled do ádku hlavní knihy a je tam hlavn možné požádat o zm nu zaú tování, tzn. ud lat zm nu zaú tování ímo v tomto ú etním dokladu a ta se potom promítne do hlavní knihy tím zp sobem, že všechny ádky, které tam doposud byly zapsány jsou smazány a místo nich se objeví nové ádky podle nov zadaného ú etního dokladu. V kapitole HLAVNÍ KNIHA jsou podrobn ji popsána následující témata: Hlavní kniha p ehled Hlavní kniha dokladov Hlavní kniha obratov Tisk hlavní knihy ížová tabulka hlavní knihy ížová tabulka obrat hlavní knihy Rozhraní hlavní knihy


Modul Ekonomika

41

Import dat na rozhraní hlavní knihy

4.1.1

Hlavní kniha p ehled Hlavní kniha p ehled je funkce pro zobrazení seznamu zaú tovaných (ekonomických) doklad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní zobrazených záznam . Nap . pot ebujete zobrazit a vyfiltrovat jenom faktury vystavené mezi všemi zaú t. ekonomickými doklady. V kritériích výb ru vybereme íselnou adu pro faktury vystavené a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom faktury vystavené.

Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou

, které odpovídají zadaným výb rovým kritériím.

Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

ikona erné šipky dol na nástrojové lišt umož uje otev ít všechny ádky hlavní knihy, které máte aktuáln ve výb ru do jedné karty, ve které je možné listovat mezi ádky výb ru pomocí PageUP a PageDown

4.1.2

Hlavní kniha dokladov


42

4.1.3

Modul Ekonomika

Hlavní kniha obratov Hlavní kniha dokladov Vám zobrazí podrobnosti k rozú tování ádk seznamu zaú tovaných (ekonomických) doklad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní zobrazených záznam . Nap . pot ebujete zobrazit a vyfiltrovat jenom faktury vystavené mezi všemi zaú t. ekonomickými doklady. V kritériích výb ru vybereme íselnou adu pro faktury vystavené a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom faktury vystavené.

Standardn nejmenší po et ádk u plátce DPH v tomto p ípad bude ty i. Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou




4.1.4

Tisk hlavní knihy Funkce Tisk hlavní knihy Vám umožní vytisknout p ehled zaú tovaných ú etních (ekonomických) doklad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Na výb r máte 5 výstup tiskových sestav:


Modul Ekonomika

43

etní deník etní deník v cizí m pohyb na ú tech - analyticky hlavní kniha - analyticky hlavní kniha P í tisku p ehledu ekonomických doklad doporu ujeme využít kritérií výb ru, která Vám usnadní výb r cílového ehledu záznam .

Funk ní klávesy Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e okno pro tisk hlavní knihy.

4.1.5

ížová tabulka hlavní knihy ížová tabulka hlavní knihy p edstavují metodu, která umož uje dvourozm rné statistické hodnocení zaú tovaných ú etních (ekonomických) doklad v hlavní knize. Karta k ížové tabulky je rozd lena do 2 pomyslných oblastí: oblast kritérií výb ru (sv tle zelen podbarvené) oblast zobrazení hodnot (žlut podbarvené) Funk ní tla ítka formulá e Zobrazí výb r dat do tabulky. Provede výmaz všech výb rových polí tvo ící výb rová kritéria. Zobrazí náhled p ed tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otev e okno pro konfiguraci tisku k ížových tabulek. Zav e aktuální okno.

4.1.6

ížova tabulka obrat hlavní knihy ížová tabulka obrat hlavní knihy p edstavují metodu, která umož uje dvourozm rné statistické hodnocení zaú tovaných ú etních (ekonomických) doklad v návaznosti na obrat. Karta k ížové tabulky je rozd lena do 2 pomyslných oblastí: oblast kritérií výb ru (sv tle zelen podbarvené)


44

Modul Ekonomika

oblast zobrazení hodnot (žlut podbarvené) Funk ní tla ítka formulá e Zobrazí výb r dat do tabulky. Provede výmaz všech výb rových polí tvo ící výb rová kritéria. Zobrazí náhled p ed tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otev e okno pro konfiguraci tisku k ížových tabulek. Zav e aktuální okno.

4.1.7

Rozhraní hlavní knihy Rozhraní hlavní knihy má v podstat totožnou strukturu se strukturou zápisu v hlavní knize. Hlavním rozdílem je ur itá “m kkost“ hlavní knihy, do které m žete zahrnout zápisy, které ješt neodpovídají esn normám, tzn., mohou tam být špatn zadány st ediska, zakázky, mohou tam být dokonce i špatn zadány ú ty. Rozhraní hlavní knihy p edstavuje místo, do kterého lze dostat doklady bu z oblasti ú etních doklad , že posíláme doklady na rozhraní hlavní knihy nebo importem dat z jiného systému, který má edp ipravený ádky zaú tování a není úpln možné naimportovat tyto ádky p ímo do hlavní knihy, ale je možné, aby vstoupili na rozhraní hlavní knihy. V rámci tohoto rozhraní je potom p ipravena funkce pro p evzetí nebo odeslání záznamu do hlavní knihy a v rámci tohoto odeslání už dojde ke kompletnímu ov ení všech souvislostí, které v t chto záznamech mají být dodrženy. A pokud u ur itého dokumentu jeho ádek nevyhovuje, tzn., že je použito špatné íslo ú tu, špatné st edisko, není dopln na innost, je špatn íslo zakázky, neznámý kód DPH nebo jiná niance, tak do hlavní knihy se nedostane nejen tento jediný ádek, který nese chybu, ale nedostanou se tam všechny ádky daného dokladu. Tzn., na rozhraní hlavní knihy jsou ádky skupinovány podle ísla dokladu a p enos probíhá po jednotlivých dokladech. V p ípad , že chcete do hlavní knihy po áte ní stavy ú , což je samoz ejm možné, tak je p eneste jako jeden jediný doklad, pravd podobn doklad typu I (interní) s íselnou adou PS (po áte ní stav) a tento doklad bude doklad íslo 1 a bude mít nula ádk o zaú tování po áte ního stavu. Dojde-li k jakékoliv chyb v rámci p evzetí dat do hlavní knihy, nap . k chyb v ísle ú tu nebo k chyb jícímu ádku ú tové osnovy, nedostane se do systému v ta kompletní. V takovém p ípad všechny ádky z stanou na rozhraní hlavní knihy. P edání dat na hlavní knihu probíhá formou p enesení. ádky z rozhraní zmizí a nov se zobrazí v hlavní knize. Rozhraní hlavní knihy je klasickým p ehledovým oknem systému Soft-4-Sale. Horní ást ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní zobrazených záznam . Nap . pot ebujete zobrazit a vyfiltrovat jenom faktury vystavené mezi všemi zaú t. ekonomickými doklady. V kritériích výb ru vybereme íselnou adu pro faktury vystavené a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom faktury vystavené. funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria.


Modul Ekonomika

Zobrazí okno sou

45




4.1.8

Import dat na rozhraní hlavní knihy etní (ekonomické) doklady lze i jednorázov naimportovat do rozhraní hlavní knihy, kde mohou být následn provedeny pot ebné korekce p ed p evzetím do hlavní knihy. Tím se m žete vyhnout namáhavému a zdlouhavému ú tování dokladu po dokladu. POSTUP IMPORTU DAT NA ROZHRANÍ HLAVNÍ KNIHY 1. p es tla ítko NAJDI vybereme soubor s daty pro import 2. vybereme pole, která mají být naimportována (levá ást formulá e) 3. klikneme na tla ítko IMPORT Funk ní tla ítka formulá e Otev e okno pro výb r zdrojového souboru k importu. Provede import dat. Zobrazí data k importu. Zav e aktuální formulá .

4.2

etní doklady Sekce ú etních doklad umož uje vést ú etní doklady, jako obraz doklad obchodních, které se evzaly ze systému Soft-4-Sale, ale také jako obraz ru zadaných ú etních interních ú etních doklad , které v postat nemají žádný obraz v systému Soft-4-Sale. Existuje velký p ehled ú etních doklad , ve kterém je možné filtrovat podle druhu a íselné ady konkrétních ú etních doklad , dále je možné vyvolávat funkci pro zadání nového ú etního dokladu a p edevším je možné konfigurovat a realizovat hromadné p evzetí doklad ze Soft-4-Sale. ETNÍ DOKLAD etní doklad je dokument, který je bu p evzat z ú etního systému, nebo je ru zadán uživatelem. Nese veškeré atributy nutné k zaú tování a má n kolik záložek. První dv záložky edstavují klasicky položkový pohled na ádky v jednotkových cenách x množství a to bu v tuzemských, nebo zahrani ních cenách, ale u t chto ádk je možné vypl ovat p edkontace a z t chto ádk vznikají v ty k zaú tování. evzetí obchodních doklad z systému Soft-4-Sale je funkce, která je p edem konfigurována a která zpracuje ú etní doklad tak, aby byl p ipraven k zaú tování v etn p ipravených ádk pro zaú tování. Po p evzetí následuje odeslání dokumentu bu na rozhraní hlavní knihy, nebo p ímo do


46

Modul Ekonomika

hlavní knihy.

Funk ní tla ítka Automaticky vygeneruje nové po adové íslo dokumentu Nastavení parametr p evzetí ekonomických doklad Otev e kartu pro import ekonomických doklad Zaú tuje ekonomický doklad na rozhraní nebo p ímo do hlavní knihy PRINCIP P EVZETÍ DOKUMENTU V systému Soft-4-Sale je z ejmé, který doklad byl již do ú etnictví odeslán. V každém dokladu Soft-4-Sale je íslo identifikace ú etního systému, do kterého byl dokument odeslán. Je možné požádat o opakované odeslání, pokud v cílové ú etní databázi takový dokument neexistuje, bude založen jako nový. Pokud v cílové ú etní databázi takový dokument již existuje, dojde k jeho výmazu etn následného odmazání ádk v hlavní knize, pokud byl zaú tován a vytvo ení nového ú etního dokladu p ipraveného k zaú tování do hlavní knihy. Doklady k p evzetí se nabízí pouze ty, které


Modul Ekonomika

47

odpovídají ú etnímu období, které je konfigurováno jako základní konfigurace této ú etní databáze.

4.2.1

ehled doklad ehled doklad je funkce pro zobrazení seznamu ú etních (ekonomických) doklad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní zobrazených záznam . Ve spodní ásti formulá e je zobrazen aktuální p ehled dle vybraných kritérií a zp sobu t íd ní. Nap . pot ebujete zobrazit a vyfiltrovat jenom faktury vystavené mezi všemi ekonomickými doklady. V kritériích výb ru vybereme íselnou adu pro faktury vystavené a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom faktury vystavené. Tímto zp sobem m žeme provést hromadné zaú tování více doklad . Sta í když pomocí výb rových kritérií zvolíme tu skupinu doklad , která má být p enesena a následn zvolíme tla ítko . V p ípad , že je vše správn nastaveno systém provede p evzetí doklad na rozhraní nebo p ímo do hlavní knihy. Záleží na Vaší konfiguraci.


48

Modul Ekonomika

Funk ní tla ítka nad p ehledem doklad Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou


Funkce pro p evzetí doklad do ú etnictví. Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

4.2.2

Nový doklad Založení nového ú etního (ekonomického) dokladu m žete provést n kolika zp soby: 1. V menu Ekonomika - Ú etní doklady - Nový doklad (vypln ním prázdného okna) 2. Nad p ehledem ú etních (ekonomických) doklad kliknete na ikonu nástrojové lišt , otev e se prázdné okno pro vypln ní údaj dokladu.

(nový záznam) v

3. Nad p ehledem ú etních (ekonomických) doklad kliknete na ikonu v nástrojové lišt (zkopírování aktuálního dokladu do nového a následn p ípadn zm níte vybrané údaje) Systém otev e prázdnou kartu ú etního dokladu, kde musíme hodnoty postupn zadat nebo m žeme využít funkce pro import dat, která je sou ástí karty dokladu. P i ru ním zadávání nového dokladu budeme asto vycházet z p ednastavených íselník . Díky íselník m je zadání nového dokladu otázkou rychlého výb ru hodnoty pole z roletového menu, které je tvo eno práv obsahem íselníku.


Modul Ekonomika

49

! P íklad ! Ru ní zadání nového dokladu si názorn ukážeme na faktu e vystavené. 1. V poli Typ dokladu vybereme o jaký doklad se jedná (banka, fakturace, interní, pokladna, skladové pohyby). V našem p ípade to bude FA (fakturace). 2. Pole íselná ada bude nést informaci o typu íselné ady (viz. íselník íselných ad). Zde vybereme FV (faktury vystavené). 3.

íslo dokladu je automaticky dopln no po zadání íselné ady v návaznosti na prefix a poslední použité íslo. V p ípad , že chcete doklad ozna it jinak, m žete bu ru zadat a nebo vygenerovat pomocí tla ítka po adové íslo.

. Systém tak v návaznosti na íselnou adu vygeneruje nové

4. Variabilní symbol, párovací symbol, datum vystavení, splatnosti doplníme ru podle dokladu.

etní, zdanitelného pln ní a

5. Název firmy vybereme z íselníku firem, adresa firmy se doplní sama v návaznosti na zadání firmy. 6. Následuje vypln ní pole st edisko, innost, zakázka v souvislosti podle eho ú etní jednotka tuje. Op t by se jednalo o výb r z roletového menu z p eddefinovaného íselníku. 7. Zaú tování dokladu m žete provést hned n kolika zp soby vycházející z charakteru dokladu: pomocí hlavi ky dokladu

pomocí hlavi ky v cizí m využít p edkontace

položky ádk dokladu

položky ádk dokladu v cizí m V sou asné sob je pln fungující pouze metoda zadávání jednotlivých položek ádk doklad v K nebo cizí m


.

50

4.2.3

Modul Ekonomika

Tisk p ehledu ú etních doklad Funkce Tisk p ehledu ú etních doklad Vám umožní vytisknout p ehled ú etních doklad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Typ tiskové sestavy dokladu si m žete vybrat v menu Ú etní doklady - Konfigurace. Na výb r máte mezi standardní nebo sestavou s ádky v cizí m . Tímto zp sobem si m žete vytisknout nap . celou íselnou adu pro interní p efakturaci "ID" a zkontrolovat její korektnost. P í tisku p ehledu ekonomických doklad doporu ujeme využít kritérií výb ru, která Vám usnadní výb r cílového ehledu záznam .

Funk ní klávesy Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e okno pro tisk p ehledu ekonomických doklad .

4.2.4

evzetí faktur vystavených Tato funkce otev e okno p ehledu faktur vystavených p ipravených k p evzetí do ekonomického modulu. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní, která využijete p i specifikaci výb ru faktur k p enesení do hlavní knihy. ed tím než se rozhodnete p enášet vystavené faktury do hlavní knihy musíte provést konfiguraci evzetí faktur vystavených, kterou najdete v menu Ú etní doklady - Konfigurace - P evzetí faktur vystavených. Nebo m žete využít tla ítka konfigurace evzetí.

nad p ehledem doklad p ipravených k

! P ÍKLAD ! edstavte si, že pot ebujete p enést do ú etnictví všechny faktury vystavené za m síc leden, které vystavil obchodník Tomáš. V kritériích výb ru vybereme jméno obchodníka z roletové nabídky u pole Obchodník, do pole "Vyst. od - do" zadáme 1.1. 2007 respektive 31.1.2007 a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom faktury vystavené, které spadají datem vystavení na m síc leden 2007 a vystavil je obchodník Tomáš. Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou


Systém p evezme vybrané faktury na rozhraní hlavní knihy nebo p ímo do hlavní


Modul Ekonomika

51

knihy (dle konfigurace). Otev e okno pro nastavení parametr p evzetí faktur vystavených. Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

Po úsp šném p evzetí ú etních (ekonomických) doklad faktur vystavených nastanou následující situace: zvolené vystavené faktury už nebudou v p ehledu faktur vystavených p ipravených k p evzetí do hlavní knihy ale p evzaté faktury se zobrazí zaú tované v hlavní knize. Ekonomika - Hlavní kniha - Hlavní kniha. OZNA ENÍ DOKLAD K P EVZETÍ K zobrazení a následném p evzetí ekonomických doklad m žete využít výb rová kritéria nebo že p ímo ozna it konkrétní doklad(y). K p ímému výb ru malého množství doklad doporu ujeme použít "zeleného sloupce", kde ru zatrhnete doklady, které mají být p eneseny. Následn v kritériích výb ru zobrazíte zatrhnete volbu "ozna ené" a tla ítkem EVZÍT systém provede zaú tování doklad do hlavní knihy p ípadn na rozhraní hlavní knihy (dle konfigurace).

4.2.5

evzetí faktur p ijatých Tato funkce otev e okno p ehledu faktur p ijatých p ipravených k p evzetí do ekonomického modulu. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní, která využijete p i specifikaci výb ru faktur k p enesení do hlavní knihy. ed tím než se rozhodnete p enášet p ijaté faktury do hlavní knihy musíte provést konfiguraci evzetí faktur p ijatých, kterou najdete v menu Ú etní doklady - Konfigurace - P evzetí faktur ijatých. Nebo m žete využít tla ítka konfigurace evzetí.

nad p ehledem doklad p ipravených k

! P ÍKLAD ! edstavte si, že pot ebujete p enést do ú etnictví všechny faktury p ijaté za m síc leden, které vystavila firma ABC, s.r.o. V kritériích výb ru vybereme jméno firmy z roletové nabídky u pole Dodavatel, do pole "Vznik od - do" zadáme 1.1. 2007 respektive 31.1.2007 a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom faktury p ijaté, které spadají datem vzniku na m síc leden 2007 a jejichž dodavatel je firma ABC, s.r.o.


52

Modul Ekonomika



Systém p evezme vybrané faktury na rozhraní hlavní knihy nebo p ímo do hlavní knihy (dle konfigurace). Otev e okno pro nastavení parametr p evzetí faktur p ijatých. Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

Po úsp šném p evzetí ú etních (ekonomických) doklad faktur p ijatých nastanou následující situace: zvolené p ijaté faktury už nebudou v p ehledu faktur p ijatých p ipravených k p evzetí do hlavní knihy ale p evzaté faktury se zobrazí zaú tované v hlavní knize. Ekonomika - Hlavní kniha - Hlavní kniha. OZNA ENÍ DOKLAD K P EVZETÍ K zobrazení a následném p evzetí ekonomických doklad m žete využít výb rová kritéria nebo že p ímo ozna it konkrétní doklad(y). K p ímému výb ru malého množství doklad doporu ujeme použít "zeleného sloupce", kde ru zatrhnete doklady, které mají být p eneseny. Následn v kritériích výb ru zobrazíte zatrhnete volbu "ozna ené" a tla ítkem EVZÍT systém provede zaú tování doklad do hlavní knihy p ípadn na rozhraní hlavní knihy (dle konfigurace).

4.2.6

evzetí pokladen Tato funkce otev e okno p ehledu pokladních doklad p ipravených k p evzetí do ekonomického modulu. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní, která využijete p i specifikaci výb ru doklad k p enesení do hlavní knihy. ed tím než se rozhodnete p enášet pokladní doklady do hlavní knihy musíte provést konfiguraci evzetí pokladen, kterou najdete v menu Ú etní doklady - Konfigurace - P evzetí pokladen.


Modul Ekonomika

Nebo m žete využít tla ítka konfigurace

53

nad p ehledem doklad p ipravených k p evzetí.

! P ÍKLAD ! edstavte si, že pot ebujete p enést do ú etnictví všechny pokladní doklady za m síc leden, kterými byly uhrazeny faktury vystavené. V kritériích výb ru necháme vybraný pouze výb r "vyst. fak.", do pole "Vyst. od - do" zadáme 1.1. 2007 respektive 31.1.2007 a následn klikneme na tla ítko VÝB R . Systém následn zobrazí jenom ty platby (p íjmy), které spadají datem vystavení na m síc leden 2007 a sloužily k uhrazení faktur vystavených. Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou


Systém p evezme vybrané faktury na rozhraní hlavní knihy nebo p ímo do hlavní knihy (dle konfigurace). Otev e okno pro nastavení parametr p evzetí pokladen. Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

Po úsp šném p evzetí ú etních (ekonomických) doklad pokladen nastanou následující situace: zvolené pokladní doklady už nebudou v p ehledu doklad p ipravených k p evzetí do hlavní knihy ale p evzaté doklady se zobrazí zaú tované v hlavní knize. Ekonomika - Hlavní kniha - Hlavní kniha. OZNA ENÍ DOKLAD K P EVZETÍ K zobrazení a následném p evzetí ekonomických doklad m žete využít výb rová kritéria nebo že p ímo ozna it konkrétní doklad(y). K p ímému výb ru malého množství doklad doporu ujeme použít "zeleného sloupce", kde ru zatrhnete doklady, které mají být p eneseny. Následn v kritériích výb ru zobrazíte zatrhnete volbu "ozna ené" a tla ítkem EVZÍT systém provede zaú tování doklad do hlavní knihy p ípadn na rozhraní hlavní knihy (dle konfigurace).


54

Modul Ekonomika

i p evzetí pokladních doklad do ekonomiky dojde k p epo tu podle denního kurzu dle kurzovního lístku. Pokud nebude kurz zadán, pak systém pokladní doklad nep evezme a bude hlásit varování o nezadaném kurzu v konkrétní den.

MANUÁLNÍ P EVZETÍ POKLADNÍCH DOKLAD Na kartu pokladního dokladu bylo p idáno tla ítko

, které po promá knutí:

pokud doklad není zaú tován pak provede p evzetí a otev e ekonomický doklad pokud doklad je p evzat pak NEprovede opakované p evzetí, ale jen otev e ekonomický doklad

4.2.7

evzetí bankovních výpis Tato funkce otev e okno p ehledu bankovních výpis p ipravených k p evzetí do ekonomického modulu. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní, která využijete p i specifikaci výb ru bankovních výpis k p enesení do hlavní knihy. ed tím než se rozhodnete p enášet bankovní výpisy do hlavní knihy musíte provést konfiguraci evzetí bankovních výpis , kterou najdete v menu Ú etní doklady - Konfigurace - P evzetí bankovních výpis . Nebo m žete využít tla ítka konfigurace ipravených k p evzetí.

nad p ehledem doklad

! P ÍKLAD ! edstavte si, že pot ebujete p enést do ú etnictví všechny bankovní výpisy za m síc leden, které išli z banky SOB. V kritériích výb ru vybereme bankovní ú et z roletové nabídky u pole "Bank. et", do pole "Vystaveno od - do" zadáme 1.1. 2007 respektive 31.1.2007 a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom ty bankovní výpisy, které spadají datem vystavení na m síc leden 2007 a pochází z banky SOB. Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou


Systém p evezme vybrané faktury na rozhraní hlavní knihy nebo p ímo do hlavní knihy (dle konfigurace). Otev e okno pro nastavení parametr p evzetí bankovních výpis . Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

Po úsp šném p evzetí ú etních (ekonomických) doklad bankovních výpis nastanou následující situace: zvolené bankovní výpisy už nebudou v p ehledu doklad p ipravených k p evzetí do hlavní knihy ale bankovní výpisy se zobrazí zaú tované v hlavní knize. Ekonomika - Hlavní kniha - Hlavní


Modul Ekonomika

55

kniha. OZNA ENÍ DOKLAD K P EVZETÍ K zobrazení a následném p evzetí ekonomických doklad m žete využít výb rová kritéria nebo že p ímo ozna it konkrétní doklad(y). K p ímému výb ru malého množství doklad doporu ujeme použít "zeleného sloupce", kde ru zatrhnete doklady, které mají být p eneseny. Následn v kritériích výb ru zobrazíte zatrhnete volbu "ozna ené" a tla ítkem EVZÍT systém provede zaú tování doklad do hlavní knihy p ípadn na rozhraní hlavní knihy (dle konfigurace).

4.2.8

evzetí skladových p íjemek Tato funkce otev e okno p ehledu skladových p íjemek p ipravených k p evzetí do ekonomického modulu. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní, která využijete p i specifikaci výb ru skladových p íjemek k p enesení do hlavní knihy. ed tím než se rozhodnete p enášet skladové p íjemky do hlavní knihy musíte provést konfiguraci evzetí skladových p íjemek, kterou najdete v menu Ú etní doklady - Konfigurace - P evzetí skladových p íjemek. Nebo m žete využít tla ítka konfigurace ipravených k p evzetí.


! P ÍKLAD ! edstavte si, že pot ebujete p enést do ú etnictví všechny skladové p íjemky za m síc leden, které prob hly na sklad . 3. V kritériích výb ru vybereme typ skladu z roletové nabídky u pole "Sklad", do pole "Datum od - do" zadáme 1.1. 2007 respektive 31.1.2007 a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom ty skladové p íjemky, které spadají datem provedení na síc leden 2007 a pochází ze skladu 3. Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou


Systém p evezme vybrané faktury na rozhraní hlavní knihy nebo p ímo do hlavní knihy (dle konfigurace). Otev e okno pro nastavení parametr p evzetí skladových p íjemek.


56

Modul Ekonomika


Po úsp šném p evzetí ú etních (ekonomických) doklad skladových p íjm nastanou následující situace: zvolené skladové p íjemky už nebudou v p ehledu doklad p ipravených k p evzetí do hlavní knihy ale skladové p íjemky se zobrazí zaú tované v hlavní knize. Ekonomika - Hlavní kniha - Hlavní kniha. OZNA ENÍ DOKLAD K P EVZETÍ K zobrazení a následném p evzetí ekonomických doklad m žete využít výb rová kritéria nebo že p ímo ozna it konkrétní doklad(y). K p ímému výb ru malého množství doklad doporu ujeme použít "zeleného sloupce", kde ru zatrhnete doklady, které mají být p eneseny. Následn v kritériích výb ru zobrazíte zatrhnete volbu "ozna ené" a tla ítkem EVZÍT systém provede zaú tování doklad do hlavní knihy p ípadn na rozhraní hlavní knihy (dle konfigurace).

4.2.9

evzetí skladových výdejek Tato funkce otev e okno p ehledu skladových výdejek p ipravených k p evzetí do ekonomického modulu. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní, která využijete p i specifikaci výb ru skladových výdejek k p enesení do hlavní knihy. ed tím než se rozhodnete p enášet skladové výdejky do hlavní knihy musíte provést konfiguraci evzetí skladových výdejek, kterou najdete v menu Ú etní doklady - Konfigurace - P evzetí skladových výdejek. Nebo m žete využít tla ítka konfigurace ipravených k p evzetí.


! P ÍKLAD ! edstavte si, že pot ebujete p enést do ú etnictví všechny skladové výdejky za m síc leden, které prob hly na sklad . 3. V kritériích výb ru vybereme typ skladu z roletové nabídky u pole "Sklad", do pole "Datum od - do" zadáme 1.1. 2007 respektive 31.1.2007 a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom ty skladové výdejky, které spadají datem provedení na síc leden 2007 a pochází ze skladu 3. Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní.


Modul Ekonomika

57

Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou


Systém p evezme vybrané faktury na rozhraní hlavní knihy nebo p ímo do hlavní knihy (dle konfigurace). Otev e okno pro nastavení parametr p evzetí skladových výdejek. Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

Po úsp šném p evzetí ú etních (ekonomických) doklad skladových výdej nastanou následující situace: zvolené skladové výdejky už nebudou v p ehledu doklad p ipravených k p evzetí do hlavní knihy ale skladové výdejky se zobrazí zaú tované v hlavní knize. Ekonomika - Hlavní kniha - Hlavní kniha. OZNA ENÍ DOKLAD K P EVZETÍ K zobrazení a následném p evzetí ekonomických doklad m žete využít výb rová kritéria nebo že p ímo ozna it konkrétní doklad(y). K p ímému výb ru malého množství doklad doporu ujeme použít "zeleného sloupce", kde ru zatrhnete doklady, které mají být p eneseny. Následn v kritériích výb ru zobrazíte zatrhnete volbu "ozna ené" a tla ítkem EVZÍT systém provede zaú tování doklad do hlavní knihy p ípadn na rozhraní hlavní knihy (dle konfigurace).

4.2.10

evzetí zápo

4.2.11

evzetí interních odklad

4.2.12 Doklady po áte ních stav


58

Modul Ekonomika

4.2.13 Import ú etních doklad

4.2.14 Konfigurace Menu konfigurace obsahuje formulá e pro nastavení p evzetí jednotlivých ú etních (ekonomických) doklad do hlavní knihy a nastavení výstupní tiskové sestavy doklad . i konfiguraci p evzetí doklad do hlavní knihy platí pravidlo: Každá další záložka konfigurace blíže upravuje pravidlo zaú tování na p edchozí záložce konfigurace.

V kapitole KONFIGURACE jsou podrobn ji popsána následující témata: evzetí faktur vystavených evzetí faktur p ijatých evzetí pokladen evzetí skladových p íjemek evzetí skladových výdejek evzetí zápo evzetí interních doklad Tisková sestava doklad 4.2.14.1

evzetí faktur vystavených Okno konfigurace p evzetí faktur vystavených Vám poslouží k nastavení parametr p evzetí faktur vystavených. To znamená, jak se bude chovat ú etní (ekonomický) doklad, který má být p evzat do hlavní knihy (rozhraní hlavní knihy). Okno pro nastavení parametr p evzetí faktur vystavených se skládá ze 7 záložek: Faktury - základ Zahrani ní Dobropisy Zahrani ní dobropisy


Modul Ekonomika

59

ady Oblasti Správce

FAKTURY - ZÁKLAD Základní nastavení p evzetí faktur po ítá s možností použít

edkontace na faktury vystavené:

obecn , tzn. jednu p edkontaci pro faktury vystavené, kterou m žete up es ovat speciáln pro zahrani ní faktury, dobropisy a zahrani ní dobropisy. To je základní konfigurace, kterou m žete detailn nastavit pokud Vám to nesta í, je možné nastavit p edkontace na úrove íselné ady faktur, tzn. v Soft-4-Salu existuje íselná ada faktur, se kterou m žete pracovat a odlišovat nap . dv ady faktur, které pro Vás mají logický smysl, a k t mto adám m žete nastavit r zné p edkontace. Tyto edkontace budou sm ovat p edevším nap . k analytickému roz len ní ú tu sledování pohledávek (311) a nebo mohou sloužit k tomu, že v ur itých typech ad faktur zm níte kód DPH. Pokud fakturujete ur itý typ do zahrani í ve speciální íselné ad , m žete práv nastavit edkontaci, která pracuje s jiným typem DPH. Definice p edkontací je umíst na v menu Ekonomika - Konfigurace -

edkontace.

Pole typ DPH vychází z íselníku kód typ DPH (zda-li se jedná o uskute

né nebo p ijaté pln ní)

U pole íselná ada op t vyberete z roletové nabídky, která obsahuje íselník definice íselných ad. et záloh vychází z definice ú tové osnovy, tzn. nej ast ji se jedná o ú et 324 z analytikou dané firmy. et zú tované faktury op t vychází z definice ú etní osnovy a i zde to bude nej ast ji ú et 324 z íslušnou analytikou dané firmy.

Záložka Faktury - základ dále umož uje nastavení úrovn p evzetí, to znamená kam až bude zaú tovaný doklad p evzat. až do hlavní knihy na rozhraní hlavní knihy jen do ekonomického dokladu A možnost nastavení automatického procesu p evzetí p i provedení faktury:


60

Modul Ekonomika

automaticky p i provedení faktury (tichý režim) automaticky p i provedení faktury (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (faktury budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Pole Datum uzav ení agendy má za následek, že po daném datumu nebude možné z daty etnictví manipulovat a m nit. Funguje jako taková kontrola proti neoprávn nému nebo mylnému epsání.

ZAHRANI NÍ Záložka zahrani ní obsahuje konfiguraci pro p enos zahrani ních faktur vystavených. Stejn jako v ípad záložky základní i zde jsou definovatelná následující pole: edkontace Typ DPH íselná ada et záloh et zú tovaných faktur

DOBROPISY Záložka dobropisy obsahuje konfiguraci pro p enos dobropis vystavených faktur. Stejn jako v ípad záložky základní i zde jsou definovatelná následující pole: edkontace Typ DPH íselná ada et záloh et zú tovaných faktur

ZAHRANI NÍ DOBROPISY Záložka zahrani ní dobropisy obsahuje konfiguraci pro p enos zahrani ních dobropis faktur vystavených. Stejn jako v p ípad záložky základní i zde jsou definovatelná následující pole: edkontace Typ DPH íselná ada et záloh et zú tovaných faktur

ADY Zde si m žete nadefinovat konkrétní používané íselné ady, které používáte p i fakturaci (FV). Op t


Modul Ekonomika

61

systém nabízí výb r z roletového menu ( íselníku definice íselných ad, konkrétn faktur vystavených).

OBLASTI Další možnou úrovní, kde m žete up es ovat parametry p evzetí je úrove oblastí produkce. íselník oblastí produkce nabízí možnost rozt ídit faktury podle druhu produktu, který prodáváte. V sou asn chvíli v systému Soft-4-Sale je možné dokonce zapnout automatické generování d lených výnos podle oblastí produkce, protože každá karta zboží, produktu nese na sebe také oblast produkce. Ve zdrojovém dokladu je následující výsledný stav: máme fakturu, která nese jednu oblast produkce. Podle této oblasti produkce mohu nastavit parametry p evzetí i na konkrétní výnosový ú et. druhou situací je, že na faktu e vystavené ru d lením byla rozd lena na více st edisek na více oblastí produkce a toto d lení bude p evzato do len ní výnos faktury vystavené. Bude se to týkat pouze výnos . P i na ítání tohoto d lení systém bude dohledávat výnosové ú ty podle parametr edkontace. Pokud nenajde pro tuto oblast kód p edkontace, použije výnosový ú et hlavní. Pokud najde pro tuto oblast výnosový ú et daný, použije výnosový ú et z dané p edkontace. systém automaticky generuje d lení, tzn., že každá karta zboží, produktu nesou oblasti produkce a ta faktura je rozebrána podle t chto oblastí a to d lení je automaticky vygenerováno kumulovan v rámci provedení faktury. Praktický dopad m že vypadat, tak že uživatel nakonfiguruje: automatické d lení výnos podle oblastí produkce na kartách zboží sou asn nakonfiguruje automatické p evzetí faktury po provedení a sou asn nakonfiguruje automatický zápis až na úrove hlavní knihy Systém v rámci provedení faktury provede tyto innosti: rozebere ádky zboží podle oblastí produkce a vytvo í sám rozd lení výnos podle oblastí provede p evzetí faktury do ú etního systému, který je aktuáln p ipojen k obchodní databázi te si p edkonta ní pravidla a rozú tuje tento doklad a zjistí, že daná konfigurace má doklad poslat až na úrove hlavní knihy nebo úrove rozhraní a takhle to provede V tomto nejsložit jším a nejvíce automatickém p ípad je možné dosáhnout automatizovaného zaú tování faktury s d lenými výnosy podle karet zboží. Praktické použití m že být samoz ejm mnohem mén automatizováno a mnohem mén závislé na strojích a vliv konkrétní osoby ú etní bude výrazn viditeln jší a už díky tomu, že p evzetí budou dirigovat ú etní pomocí nástroj pro hromadné p evzetí a nebo p evzetí bude pouze kon it na úrovni ú etních doklad , které se následn hromadn zaú tují. P evzetí faktur vystavených v rámci konfigurace p evzetí faktur vystavených se objevuje možnost konfigurovat dva speciální ú ty. Jedná se o ú ty zálohových faktur v p ípad , že došlo k nezú tované zálohové platb na zálohovou fakturu. Potom druhý ú et, který m že být analyticky odlišný od tohoto ú tu, je ú et zálohových zú tovaných faktur, tzn., pokud došlo k zaplacení zálohy, která byla zú tována z hlediska DPH, ak tato faktura m že mít jinou analytiku tu . 324. P edkonta ní souvztažnosti faktury vystavené jsou v dokumentaci p ipraveny.

SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí faktur vystavených je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v drtivé v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že:


62

Modul Ekonomika

došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. 4.2.14.2

evzetí faktur p ijatých Okno konfigurace p evzetí faktur p ijatých Vám poslouží k nastavení parametr p evzetí faktur ijatých. To znamená, jak se bude chovat ú etní (ekonomický) doklad, který má být p evzat do hlavní knihy (rozhraní hlavní knihy). Okno pro nastavení parametr p evzetí faktur p ijatých se skládá ze 7 záložek: Faktury - základ Zahrani ní Dobropisy Zahrani ní dobropisy ady Oblasti Správce

FAKTURY - ZÁKLAD evzetí faktur p ijatých je obdobou p evzetí faktur vystavených. Princip p edkontací parametr je postaven shodn , tzn., že existuje základní p edkontace zaú tování p ijatých faktur, kde jako podstatná informace vystupuje ú et . 321 a sou asn je k tomu p ipraven typ DPH. Typ ady je standardn faktura ní a uživatel si volí íselnou adu, do které budou padat faktury p ijaté ze systému Soft-4-Sale. Ú et záloh, v tuto chvíli m že být analyticky len n na ú et záloh zaplacených bez zú tování a ú et záloh zaplacený v etn zú tování DPH. Další len ní p edkontací se tedy váže na zahrani ní p ijaté faktury, dobropisy a zahrani ní dobropisy. T etí úrove íselné ady navazuje na edkontaci faktur p ijatých, kde k jednotlivým adám m že p id lovat p esn jší p edkontaci a následn to nejsložit jší, tzn. oblasti produkce. Zde je možné mít p edkontace pro jednotlivé nákladové oblasti, tak aby p ijaté faktury byly správn zaú továny. Je t eba íct, že p i chyb enosu, p i úsp šném p enosu dokladu v automatickém režimu dokladu tichém a nebo po p enosu dat, správce dostává automaticky generované proaktivity. U p edkontací faktur vystavených i p ijatých je možné p ipravit p edkontaci “nevím“ nebo “odlož“, která vlastn zajistí, že fakturace bude p evzata do ú etního systému, ale její p edkontace nebude úplná. Bude jednak možné si odfiltrovat všechny ú etní doklady s p edkontací “nevím“, sou asn u chto doklad nebude provedena p edkontace tak úpln , aby bylo možné je p evzít do hlavní knihy. Hlavní kniha se bude bránit p evzetí tomuto dokumentu, protože jí bude chyb t n které podstatnosti, nap . nebude vypln no korektn íslo ú tu náklad . Definice p edkontací je umíst na v menu Ekonomika - Konfigurace -

edkontace.

Pole typ DPH vychází z íselníku kód typ DPH (zda-li se jedná o uskute

né nebo p ijaté pln ní)

U pole íselná ada op t vyberete z roletové nabídky, která obsahuje íselník definice íselných ad. et záloh vychází z definice ú tové osnovy, tzn. nej ast ji se jedná o ú et 314 z analytikou dané firmy. et zú tované faktury op t vychází z definice ú etní osnovy a i zde to bude nej ast ji ú et 314 z íslušnou analytikou dané firmy.


Modul Ekonomika

63

Záložka Faktury - základ dále umož uje nastavení úrovn p evzetí, to znamená kam až bude zaú tovaný doklad p evzat. až do hlavní knihy na rozhraní hlavní knihy jen do ekonomického dokladu A možnost nastavení automatického procesu p evzetí p i provedení faktury: automaticky p i provedení faktury (tichý režim) automaticky p i provedení faktury (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (faktury budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Pole Datum uzav ení agendy má za následek, že po daném datumu nebude možné z daty etnictví manipulovat a m nit. Funguje jako taková kontrola proti neoprávn nému nebo mylnému epsání.

ZAHRANI NÍ Záložka zahrani ní obsahuje konfiguraci pro p enos zahrani ních faktur p ijatých. Stejn jako v ípad záložky základní i zde jsou definovatelná následující pole: edkontace Typ DPH íselná ada et záloh et zú tovaných faktur

DOBROPISY Záložka dobropisy obsahuje konfiguraci pro p enos dobropis p ijatých faktur. Stejn jako v p ípad záložky základní i zde jsou definovatelná následující pole: edkontace


64

Modul Ekonomika

Typ DPH íselná ada et záloh et zú tovaných faktur

ZAHRANI NÍ DOBROPISY Záložka zahrani ní dobropisy obsahuje konfiguraci pro p enos zahrani ních dobropis faktur ijatých. Stejn jako v p ípad záložky základní i zde jsou definovatelná následující pole: edkontace Typ DPH íselná ada et záloh et zú tovaných faktur

ADY Zde si m žete nadefinovat konkrétní používané íselné ady, které používáte p i fakturaci (FP). Op t systém nabízí výb r z roletového menu ( íselníku definice íselných ad, konkrétn faktur p ijatých).

OBLASTI Další možnou úrovní, kde m žete up es ovat parametry p evzetí je úrove oblastí produkce. íselník oblastí produkce nabízí možnost rozt ídit faktury podle druhu produktu, který nakupujete. V sou asn chvíli v systému Soft-4-Sale je možné dokonce zapnout automatické generování d lených náklad podle oblastí produkce, protože každá karta zboží, produktu nese na sebe také oblast produkce. Ve zdrojovém dokladu je následující výsledný stav: máme fakturu, která nese jednu oblast produkce. Podle této oblasti produkce mohu nastavit parametry p evzetí i na konkrétní nákladový ú et.


Modul Ekonomika

65

druhou situací je, že na faktu e p ijaté ru d lením byla rozd lena na více st edisek na více oblastí produkce a toto d lení bude p evzato do len ní náklad faktury p ijaté. Bude se to týkat pouze nákad . P i na ítání tohoto d lení systém bude dohledávat nákladové ú ty podle parametr edkontace. Pokud nenajde pro tuto oblast kód p edkontace, použije nákladový ú et hlavní. Pokud najde pro tuto oblast nákladový ú et daný, použije nákladový ú et z dané p edkontace. systém automaticky generuje d lení, tzn., že každá karta zboží, produktu nesou oblasti produkce a ta faktura je rozebrána podle t chto oblastí a to d lení je automaticky vygenerováno kumulovan v rámci provedení faktury. Praktický dopad m že vypadat, tak že uživatel nakonfiguruje: automatické d lení náklad podle oblastí produkce na kartách zboží sou asn nakonfiguruje automatické p evzetí faktury po provedení a sou asn nakonfiguruje automatický zápis až na úrove hlavní knihy Systém v rámci provedení faktury provede tyto innosti: rozebere ádky zboží podle oblastí produkce a vytvo í sám rozd lení výnos podle oblastí provede p evzetí faktury do ú etního systému, který je aktuáln p ipojen k obchodní databázi te si p edkonta ní pravidla a rozú tuje tento doklad a zjistí, že daná konfigurace má doklad poslat až na úrove hlavní knihy nebo úrove rozhraní a takhle to provede

V tomto nejsložit jším a nejvíce automatickém p ípad je možné dosáhnout automatizovaného zaú tování faktury s d lenými náklady podle karet zboží. Praktické použití m že být samoz ejm mnohem mén automatizováno a mnohem mén závislé na strojích a vliv konkrétní osoby ú etní bude výrazn viditeln jší a už díky tomu, že p evzetí budou dirigovat ú etní pomocí nástroj pro hromadné p evzetí a nebo p evzetí bude pouze kon it na úrovni ú etních doklad , které se následn hromadn zaú tují. P evzetí faktur p ijatých v rámci konfigurace p evzetí faktur p ijatých se objevuje možnost konfigurovat dva speciální ú ty. Jedná se o ú ty zálohových faktur v p ípad , že došlo k nezú tované zálohové platb na zálohovou fakturu. Potom druhý ú et, který m že být analyticky odlišný od tohoto ú tu, je ú et zálohových zú tovaných faktur, tzn., pokud došlo k zaplacení zálohy, která byla zú tována z hlediska DPH, ak tato faktura m že mít jinou analytiku ú tu . 314. edkonta ní souvztažnosti faktury p ijaté jsou v dokumentaci p ipraveny.

SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí faktur p ijatých je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v drtivé v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v © 2007 MTJ Service, s.r.o.

66

Modul Ekonomika

roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že: došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. 4.2.14.3

evzetí pokladen evzetí pokladních doklad (výdej do pokladny) je konfigurováno hned na první základní úrovni, takže je definován typ ady PO (pokladní doklady) fixní definicí danou systémem. Uživatel tedy volí konkrétní íselnou adu, do které chce, aby padali jednotlivé pokladní doklady. Uživatel m že rozlišovat samostatné íselné ady pro p íjmy i výdeje. Pokud to neud lá na úrovni p íjm a výdej , pak se p evezme základní íselná ada ze základní definice, tzn., podkladní doklady budou vstupovat do jedné jediné íselné ady. Další up esn ní se váže na konkrétní pokladny, kde základní možností je uvést ú et pokladny a op t je možné definovat íselnou adu pro pokladnu, pod kterou budou tyto doklady vedeny. Na úrovni oblastí se odlišuje konfigurace pro p íjem do pokladny a zvlášt konfigurace pro výdej z pokladny. Základní konfigurace p evzetí pokladních doklad za íná typem ady, íselnou adou a ú tem pro pokladní p evody, tzn. ú tem pro peníze na cest . Rozší ená konfigurace m že up es ovat íselné ady pro p íjmy a výdeje. Následná další up esn ní sm ují do konkrétních pokladen, kde je nutné konkrétní pokladnu popsat ú tem. Pokladna, která není popsána a zadána v systému nebude evzata a nebude o ní ú továno. Nejpodstatn jší to je na úrovni p íjm a výdej , kde v pokladn že docházet ke 4 typ m pohyb : evod pen z (použití ú tu “peníze na cest “) íjem pen z s použitím zadané p edkontace výdej pen z (klasické výdejové doklady, kde se použije vedená p edkontace a využije se samoz ejm i len ní na DPH platba FV a FP (tyto dva dokumenty navazují na ú etní systém – ú etní doklady a tudíž jejich saldokontní ú ty, v i kterým systém zapisuje jejich platby a dohledává si v sekci ú etních doklad pokud, už faktura v této sekci je k nalezení. Pokud není, tak systém použije znalosti z konfigurace evzetí faktur vystavených a p ijatých, kde si najde p íslušný ú et, který v tomto p ípad zvolí za základní konfiguraci faktury vystavené a p ijaté saldokontní a na n j provede zaú tovaní p ijetí platby faktury p ijaté respektive vystavené. Okno pro nastavení parametr p evzetí pokladních doklad se skládá ze 7 záložek: Pokladny - základ íjmy Výdeje Pokladny Oblasti-p íjmy Oblasti-výdeje Správce


Modul Ekonomika

67

POKLADNY - ZÁKLAD Základní konfigurace p evzetí pokladních doklad nese informace o typu ady (viz. definice íselných ad) a systémové informace o p evzetí doklad . Nastavení úrovn p evzetí, to znamená kam až bude zaú tovaný doklad p evzat. až do hlavní knihy na rozhraní hlavní knihy jen do ekonomického dokladu Nastavení automatického procesu p evzetí p i uložení dokladu: automaticky p i uložení dokladu (tichý režim) automaticky p i uložení dokladu (s otev ením karty ekonom. dokladu) nep ebírat (doklady budou p ipraveny pro hromadné p evzetí) Pole Datum uzav ení agendy má za následek, že po zadaném datumu nebude možné z daty etnictví manipulovat a m nit. Funguje jako taková kontrola proti neoprávn nému nebo neúmyslnému p epsání.

ÍJMY

VÝDEJE


68

Modul Ekonomika

POKLADNY Na záložce Pokladny definujete pokladnu a ú et, na který bude ú tována (respektive analytiku), pop ípad íselnou adu a typ DPH. Ú et 211 z stává u všech stejný.

OBLASTI-P ÍJMY

OBLASTI-VÝDEJE

SPRÁVCE Poslední záložka definice p evzetí pokladních doklad je záložka správce, která nese systémové informace. Tyto systémové informace se v drtivé v tšin budou týkat osoby ú etní (správce). Zde v roletovém menu vyberete jméno ú etní. Dále máte možnost nastavení reakce systému v podob vygenerování proaktivní události v p ípad , že:


Modul Ekonomika

69

došlo k chyb p enosu dokladu i úsp šném p enosu dokladu po p enosu dávky. 4.2.14.4

evzetí bankovních výpis Bude áste p ipomínat zp sob konfigurace p evzetí pokladních doklad . S tím, že základní rozdíl je v používání pojm “kredit“ a “debut“. Zde volíme oblasti pro kredit, oblasti pro debut vazbou bu na nákladový nebo výnosový ú et nebo s vazbou na p edkontaci. Základem je samoz ejm spárování íselník bankovních ú s ú tem v ú etní osnov a vazbou na konkrétní íselnou adu, kde se bankovní výpisy íslují.

4.2.14.5

evzetí skladových p íjemek evzetí skladových doklad , tzn., skladových p íjm a výdejek je zpracováno samostatn . edpokladem je, že skladové p íjemky budou ú továny každá zvláš , samostatným p íjmovým dokladem, jako p íjem zboží, materiálu resp. výrobk . P íjemky budou zapisovány v etn párovacího symbolu, tak aby ú et po ízení zboží, materiálu, výrobku mohl fungovat v saldokontu. Konfigurace evzetí se soust uje p edevším na tzv. kódy doklad , kódy pohyb . P íjemky jsou kódovaný speciálním íselníkem typu pohybu a na tyto íselníky jsou navazovány p edkontace, resp. ú ty. V rámci konfigurace systému Soft-4-Sale íselníku sklad je možné ozna it sklady, které budou etn vedeny, protože v systému bývají vedeny r zné reklama ní sklady, které nep edstavují sklad ur ený pro ú etnictví. Velmi základní p edkontace, která je svázaná s p íjemkou a definuje ú et po ízení materiálu, zboží je možné rozdíly sklad na jednotlivé sklady navázat konkrétní íslo ú tu a zajistit, tak nap . rozlišení na sklad materiálu a na sklad zboží. V konfiguraci p evzetí výdejek je op t vazba spojená s kódem pohybu jednozna , který ur uje zp sob zaú tování, zda to byl výdej do spot eby nebo výdej v souvislosti prodeje zboží. Zcela novou možností v této sekci je možnost vyžádat si kumulaci výdejek p i zaú tování. Tzn., nyní každá výdejka p edstavuje jeden doklad v ú etním systému, nebo je možné systém požádat, aby provád l tzv. m sí ní kumulace, kde jeden m síc v rámci výdej a jeden sklad a jeden typ pohybu sestaví jeden jediný doklad. Takže kumulace probíhá na úrovni sklad, st edisko, typ pohybu, m síc. V rámci této skupiny dojde k zaú tování jednoho jediného dokladu. Pokud je v systému zavedeno, že chcete v ú etnictví ú tovat na zakázky, doporu uji používat p enos jednotlivých doklad , protože v rámci této kumulace zakázky nejsou. Pokud se p enáší jednotlivé výdejky, tak výdejka už nese íslo zakázky pro p ípadné další informace, které se dostávají do ú etnictví.

4.2.14.6

evzetí skladových výdejek

4.2.14.7

evzetí zápo i p evzetí zápo dochází k vytvo ení interního dokladu, který provádí zápo et závazk a pohledávek v i konkrétním variabilním symbol m. Konfigurace vyžaduje zadání konkrétní íselné ady, ve které budou generovány a zapisovány ú etní doklady zápo . P jde samoz ejm o interní doklady, tzn., n které z ad interních doklad budou použity nebo vytvo eny a ú etní pravidla jsou dána konfigurací p evzetí faktur vystavených a faktur p ijatých. Následn systém sám dohledá íslušné ú ty, které má v rámci zápo tu použít. TY K ZAÚ TOVÁNÍ ty ur ené k p enosu do hlavní knihy, kde už je klasický ú etní pohled MD, DAL a jednotlivé ádky doklad (st ediska, innost, zakázka), tzn., to už je pohled, který využil informací z p edkontací, z konfigurace p evzetí, p ípadn z ádk položek, nesou p ipravené ádky pro zaú tování.


70

Modul Ekonomika

Další dv záložky už jsou skute ným zápisem do hlavní knihy nebo skute né zápisy na rozhraní hlavní knihy. Pokud se žádné takové záložky neukazují v ú etní dokladu, nedošlo k zaú tování do hlavní knihy a je nutné, aby uživatel požádal o p enos dokladu do hlavní knihy. Pokud dojde k oprav etního dokladu a to v dob , kdy je otev ené ú etní období, tak systém provede výmaz informací související s tímto ú etním dokladem v ú etnictví, zapíše o tom do žurnálu zm n p íslušné informace a provede klasické odeslání dokladu o zaú tování, p ípadn potom zp t do systému, pokud je definováno, že mají odcházet dokumenty v rámci konfigurace na rozhraní hlavní knihy, odkud se potom mohou ádky dostat do hlavní knihy. UKÁZKA KONFIGURACE P EVZETÍ ZÁPO


Modul Ekonomika

4.2.14.8

evzetí interních doklad

4.2.14.9 Tisková sestava dokladu Zde provedete výb r výstupního tiskového formulá e pro ú etní (ekonomické) doklady. Na výb r máte ze dvou možností: © 2007 MTJ Service, s.r.o.

71

72

Modul Ekonomika

standard doklad s ádky v cizí m

4.3

Saldo Saldokonto sleduje vynulování ástek strany Má dáti a Dal uvnit jednotlivých skupin spárovaných doklad . Princip saldokonta zpracovaného v ú etnictví Soft-4-Sale spo ívá na pohledu p ímo do hlavní knihy es párovací znaky. Párovacím znakem m že být standardn pouze variabilní symbol (VS). Za párovací znak je možné použít i speciální párovací symbol, který je na ádku hlavní knihy nebo je možné požádat o inteligentní zpracování párovacího znaku, tak že párovací symbol má p ednost ed variabilním symbolem v p ípad , že je vypln n. Tzn., pokud máte dv faktury p ijaté se stejným variabilním symbolem od r zných dodavatel , je možné jako párovací znak uvád t P1, P2 a tyto znaky mají p ednost p ed standardním variabilním symbolem. Je možné si vyžádat zpracovat saldokonto i pouze podle identifika ního ísla (I ), které je v hlavní knize také zapsáno jako pomocná informace pro párování v i odb ratel m nebo dodavatel m. Saldokonto nemá zvláštní agendu, i když má zvláštní pohled a ten je vygenerován na základ požadavku uživatele na základ zvolené konfigurace pro rychlejší a jednodušší práci se saldokontem jako statický pohled. Je možné jej kdykoliv p egenerovat. Základem práce se saldokontem systému je tzv. dynamický pohled na saldokonto. Tento dynamický pohled znamená, že se neustále na základ existujících informací v hlavní knize variabilního symbolu, párovacího symbolu, I zpracovává za dané konfigurace saldokonto neuhrazených rozdíl . Uživatel m že konfigurovat minimální úrove rozdíl , kterou považuje za vyrovnanou. M že to být jedna koruna, m že to být deset halé , ale i nula. V ú etní osnov je p ipraven p íznak “zda je nebo není saldokontní“ a je samoz ejm možné p i tomto postupu si zapnout libovolný ú et jako saldokontní a vyjet si dynamický pohled nebo si nechat vygenerovat statický pohled na saldokonto daného ú tu a následn tento ú et vypnout jako saldokontní. Tzn., že je možné s tím v pr hu libovoln manipulovat, protože informace pro budování saldokonta jsou vždy uloženy v hlavní knize a nem ní se. V kapitole SALDO jsou podrobn ji popsána následující témata: ehled saldokonta Tisk saldokonta Konfigurace saldokonta

4.3.1

ehled saldokonta ehled saldokonta je funkce pro zobrazení seznamu doklad podílejících se na tvorb saldokonta v systému Soft-4-Sale. Horní ást p ehledového okna tvo í pomocná kritéria výb ru a zp sobu t íd ní zobrazených záznam . Ve spodní ásti je potom zobrazen p ehled ú a jejich stav saldokonta. Tla ítkem systém vygeneruje aktuální p ehled analytických ú a stav jejich saldokonta. Pak už jenom m žete využít klasických výb rových kritérií a zp sobu t íd ní ke konkrétnímu výb ru. Nap . pot ebujete zobrazit a vyfiltrovat aktuální pohled na saldokonto ú tu 321 u firmy ABC, s.r.o. V kritériích výb ru vybereme íslo ú tu (z roletové nabídky u pole Ú et) a do pole "Firma" zadáme ABC, s.r.o. a následn klikneme na tla ítko VÝB R. Systém následn zobrazí jenom pohyby na ú tu 321 pro firmu ABC, s.r.o.


Modul Ekonomika

73



Vygeneruje p ehled ú

a stav jejich saldo konta

Otev e konfiguraci saldokonta Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybraného dokladu.

4.3.2

Tisk saldokonta Funkce Tisk saldokonta Vám umožní podle pot eby vytisknout obsah sestavy saldokontních záznam evidovaných v systému Soft-4-Sale. Výb r m žete omezit kritérii výb ru pro konkrétní ú et, firmu, O nebo doklad. Tisková sestava umož uje 3 typy výstupu: Saldo K Sou et Salda Saldokonto P í tisku p ehledu ekonomických doklad doporu ujeme využít kritérií výb ru, která Vám usnadní výb r cílového ehledu záznam .

Funk ní klávesy Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Zav e formulá pro tisk. Otev e okno pro konfiguraci salda.

4.3.3

Konfigurace saldokonta STATICKÉ SALDO Statická konfigurace salda slouží k nastavení volby sestavení salda, to znamená, na základ bude saldokonto sledováno: párovací symbol - variabilní


eho

74

Modul Ekonomika

párovací symbol - variabilní - I O variabilní symbol párovací symbol O Pole Statistické saldo ke dni Vám slouží k. Tolerance vyrovnání salda je pole, které INICIALIZACE SALDA V p ípad inicializace se jedná o nástroj pro p etažení salda z obchodní ásti Soft-4-Sale do ekonomiky. Uživatel zadává: datum ke dni výb rová kritéria faktur typ použitých doklad a jejich ú et salda íselnou adu, kde mají být generovány interní doklady et zaú tování (interní doklad dává celkem 0 K ) do s4s kurzy všech m n pohledávek a závazk s datem "ke dni", takový kurz s jakým byla provedena uzáv rka minulého roku

Funk ní tla ítka

vytvo í sadu interních ekonomických doklad nezaú tovaných celková hodnota 0, pro každý typ dokladu a m nu bude vygenerován jeden doklad


Modul Ekonomika

75

první ádek je sou tovým saldem bez variabilního symbolu (ú ty oto ené) - tento ádek nuluje následující korektní ádky další ádky obsahují jednotlivé detailní saldo (dluh) a variabilní symboly

Zobrazí tiskovou sestavu pohledávek a závazk odpovídající zadaným kritériím (obraz budoucího interního dokladu) Pokud uživatel má saldokontní ú ty rozlišené dle roku vystavení a dle tuzemské/cizí m ny, pak použije tento nástroj opakovan s r znými parametry pro generování doklad

4.4

Výkazy V kapitole VÝKAZY jsou podrobn ji popsána následující témata: Obratová p edvaha Tisk obratové p edvahy ížová tabulka obratové p edvahy Rozvaha Výsledovka Cash-Flow Konfigurace

4.4.1

Obratová p edvaha Obratová p edvaha má v podstat dv podoby (tiskovou a p ehledovou). tisková podoba má možnost filtrace a t íd ní. Tzn. bu to je to obratová p edvaha celofiremní net íd ná a nebo je t íd ná prost ednictvím zakázek, inností nebo st edisek. Zakázka, innost, st edisko má svou vlastní sekci obratové p edvahy, která m že být syntetická nebo analytická obdobným zp sobem funguje p ehled na obrazovce, kde je možné o odfiltrování p edvahy požádat, systém ji vygeneruje a je možné ji potom v p ehledu probírat POSTUP GENEROVÁNÍ OBRATOVÉ P EDVAHY i generování obratové p edvahy ( je o tmav šed zabarvené ásti okna) m žete využít výb rových kritérií (to v p ípad , že chcete generovat jenom pro ur ité ú ty, st ediska.. atd.) nebo jednoduše výb rová kritéria necháte volná a kliknete na tla ítko ímž systém vygeneruje p ehled všech ú (syntetických/analytických), u kterých došlo ke zm (obratu) na stran MD a DAL. Klasická kritéria výb ru a zp sobu t íd ní (u p ehledových oken) potom slouží ke zobrazení užšího výb ru.


76

4.4.2

Modul Ekonomika

Tisk obratové p edvahy Funkce vytiskne obratovou p edvahu podle zvolených výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. V sou asné dob systém nabízí 2 typy výstup (syntetický a analytický). Obratovou p edvahu lze t ídit s ohledem na len ní doklad podle st ediska, zakázky a innosti nebo datumov omezit od-do. P í tisku p ehledu ekonomických doklad doporu ujeme využít kritérií výb ru, která Vám usnadní výb r cílového ehledu záznam .

funk ní klávesy Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem.


Modul Ekonomika

77

Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e okno pro tisk hlavní knihy.

4.4.3

ížová tabulka obratové p edvahy Omluvte prosím chyb jící popis, funkce je v p íprav .

4.4.4

Rozvaha Rozvaha ve zkráceném a v plném rozsahu jsou dva základní ú etní výstupy, pro které už jsou ipraveny n které informace v ú etní osnov . V ú etní osnov existují p ímo ádky, do kterých vy vypíšete do kterého ádku ve zkrácené, a do kterého ádku v plném rozsahu má být ú et aktivní respektive pasivní zapo ten. Sou asn u ú rozvážných íkáte, do kterého aktivního nebo pasivního ádku rozvahy má být aktivní nebo pasivní z statek tohoto ú tu p ipo ten. Tato definice je ješt zdvojena podle toho, jde-li o rozvahu v plném nebo zkráceném rozsahu. Vlastní definice rozvahy je sou ástí tohoto ešení. V systému je p edchystána standardní definice rozvahy ve zkráceném a plném rozsahu. Uživatel ji m že libovoln m nit, ale potom zm ny, které ud lá v rámci této definice, a už jde o rozší ení nebo zkrácení této rozvahy, se musí promítnout do ú etní osnovy, a ú ty, které tam mají zapadnout, musí být z hlediska ísel a ádk rozvahy správn za azeny. Tisk a p íprava vlastního výstupu výkazu rozvahy probíhá tak, že v rámci p ípravy se zpracují a zapíší výsledky do defini ní tabulky tak, aby uživatel bu p ímo vytisknul formulá rozvaha a nebo nad výsledky, které systém dodá, mohl upravit n které ádky íseln a nebo požádal opakovan o sou et, protože v rámci rozvahy jednoho ádku se s ítají ádky pod sebou. A poté vytiskl rozvahu takto upravenou. Výsledek rozvahy se nejen tiskne na papír, ale také se ukládá do defini ní karty rozvahy a to v úplné p esnosti až na halé e, ale i se zaokrouhlením v tisících. Stejn tak mohu požádat o tisk rozvahy v p esném zn ní respektive v tisících. Defini ní karty rozvah by m li být dv , ale systém umož uje neomezené množství, tzn., m žete v rámci tisku rozvahy požádat o libovolnou jinou definici, takže si m žete p ipravovat r zné provozní definice rozvah, které ovšem navazují na jednu jedinou stálou ú etní osnovu. Zatím není možné v ú etní osnov íkat, že tento ádek, tento ú et ú etní osnovy padá do rozvahy v plném rozsahu ádku . 10 a pro druhý typ rozvahy do ádku . 11. Prost padá do ádku . 10, a takto je možné s tím i pracovat. Je samoz ejm možné si zachovávat obrazy ú etní osnovy a pak pomocí importu nebo excelovské tabulky vrátit jednoduše p vodní nastavení íselných ádk v i rozvaze. Definice rozvahy umož ují zadat i zahrani ní popisy, nap . anglický nebo n mecký, tak aby se sestava dala vytisknout v jiné jazykové mutaci. V situaci, kdy si p ipravujeme novou variantu rozvahy nap . v plném zn ní, takže máme základní rozvahu ve zkráceném, základní rozvahu v plném zn ní a mám potom t etí definici rozvahy, která má n jaké konkrétní jméno a toto je vlastn p ipravovaná definice té nové varianty v plném zn ní, se kterou pracujeme. Tzn., že m žeme tuto definici vést jako t etí definici, dokonce m žeme v rámci tisku si požádat nejen o standardní rozvahy v plném a zkráceném zn ní, ale m žeme si požádat o tisk libovolné rozvahy definované jako plná nebo zkrácená. V rámci definic rozvah, pouze dané ádky by m li být ozna eny jako standardní definice a budou používány p i tisku, kdy se uživatelovi nekomplikuje otázka, jakou konkrétní rozvahu chce z hlediska definic tisknout. POSTUP P I SESTAVENÍ ROZVAHY Vybereme v menu Ekonomika - Výkazy - Rozvaha. Otev e se Vám parametrické okno pro tisk rozvahy. Zde musíte zvolit: datum do (ke kterému dni chceme rozvahu sestavit)


78

Modul Ekonomika

sumy ( ástky v tisících nebo v celých korunách) typ výstupu (zkrácená/plná/uživatelská - viz. definice vlastní rozvahy/zjednodušená syntetická/ zjednodušená analytická) Funk ní tla ítka: Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e parametrické okno pro tisk rozvahy. Otev e definici sestav rozvahy

4.4.5

Výsledovka Na velmi podobném principu jako rozvaha funguje výsledovka. Op t máme výsledovku ve zkráceném a plném rozsahu. Op t ú etní osnovy jsou p ímo ádky u výnosových a nákladových , do kterého ádku výsledovky zkrácené, a do kterého ádku výsledovky v plném rozsahu bude zapo ten tento výnos nebo náklad. A v rámci definice výsledovky nebo rozvahy jsou dané ádky zn sumovány. Definice sou tu se odkazuje na íslo ádku, tzn. R1+R2 (se íst ádek 1 a 2), R1-R3 (znamená ode íst tyto ádky od sebe). Toto je normální logická definice s ítacích ádk , které se objevují v rozvaze i výsledovce. Op t jsou k dispozici dv základní varianty v plném a zkráceném rozsahu, u kterých si je možné d lat r zné modifikované kopie a zkoušet je upravovat podle p edstav vašeho finan ního editele. POSTUP P I SESTAVENÍ ROZVAHY Vybereme v menu Ekonomika - Výkazy - Výsledovka. Otev e se Vám parametrické okno pro tisk výsledovky. Zde musíte zvolit tyto parametry: datum od - do (za jaké období chcete výsledovku vytisknout) zobrazení hodnot ( ástky v tisících nebo v celých korunách) typ výstupu (výsledovka zkrácená/v plném rozsahu/uživatelská - viz. definice uživatelské výsledovky/zjednodušená)


Modul Ekonomika

79

Funk ní tla ítka: Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e parametrické okno pro tisk rozvahy. Otev e definici sestav výsledovky

4.4.6

Cash-Flow Sestava Cash-Flow je p ehledem o pen žních tocích organizace a je vyžadována v záv rce ú etních jednotek podléhající auditu. V programu se používá nep ímá metoda výpo tu, která je založena na úprav hospodá ského výsledku o nepen žní operace, zm ny stavu zásob, o pohledávky a závazky a o položky náležející do finan ní nebo investi ní innosti. Výpo et není možné navrhnout univerzáln , protože závisí na používaných ú etních postupech a na ú etním rozvrhu organizace. Proto je v programu p ipravena pouhá p edloha sloužící jako východisko pro vytvo ení výkazu vaší etní jednotky. Omluvte prosím chyb jící podrobný popis, funkce je v p íprav .

4.4.7

Konfigurace Menu Konfigurace slouží k nastavení definice sestav pro výkaz rozvahy, výsledovky a Cash-Flow. Definice rozvahy Definice výsledovky Definice Cash-Flow


80

4.4.7.1

Modul Ekonomika

Definice rozvahy Funkce pro definici rozvahy je umíst na v menu Ekonomika - Výkazy - Konfigurace. Zde m žete uživatelsky konfigurovat rozvahovou sestavu. ehledové okno definice sestav rozvahy obsahuje tla ítko , které Vám vygeneruje vzorové sestavy a vy si je následn m žete zm nit nebo upravit k obrazu svému. Tyto vzorové sestavy jsou generovány ze souboru s4s-date.tdb.

Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybrané sestavy.

P íznak "Výchozí" rozhoduje, která z vytvo ených definici sestav rozvahy bude použita pro tisk.

POPIS DEFINICE Formulá pro definici sestavy rozvahy se skládá ze dvou ástí: v horní ásti jsou umíst na pomocná tla ítka a výb rová kritéria, pomocí nichž m níte obsah sestavy v dolní ásti jsou p ehledov zobrazeny jednotlivé ádky sestavy rozvahy, které m žete m nit (p idávat, odebírat, m nit)


Modul Ekonomika

81

íznak "Nová stránka" Vám zajistí, že od vybraného místa budou ádky zobrazeny na nové stránce p ehledové sestavy rozvahy.

Funk ní tla ítka: Provede výpo et (p epo et) sestavy dle aktuálních dat Zkopíruje aktuální definici sestavy do nové Doplní ísla ádk do ú etní osnovy dle uvedeného seznamu Zobrazí náhled p ed tiskem

4.4.7.2

Definice výsledovky Stejným zp sobem jako je tomu v p ípad definice sestav rozvahy je tomu i v p ípad definice sestav výsledovky. I zde m žete využít vzorových sestav, které se vygenerují tla ítkem z databáze souboru s4s-date.tdb a následn si je upravit podle pot eby.


82

Modul Ekonomika

Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybrané sestavy.

P íznak "Výchozí" rozhoduje, která z vytvo ených definici sestav výsledovky bude použita pro tisk.

POPIS DEFINICE Formulá pro definici sestavy výsledovky se skládá ze dvou ástí: v horní ásti jsou umíst na pomocná tla ítka a výb rová kritéria, pomocí nichž m níte obsah sestavy v dolní ásti jsou p ehledov zobrazeny jednotlivé ádky sestavy rozvahy, které m žete m nit (p idávat, odebírat, m nit)

íznak "Nová stránka" Vám zajistí, že od vybraného místa budou ádky zobrazeny na nové stránce p ehledové sestavy výsledovky.


Modul Ekonomika

83

Funk ní tla ítka: Provede výpo et (p epo et) sestavy dle aktuálních dat Zkopíruje aktuální definici sestavy do nové Doplní ísla ádk do ú etní osnovy dle uvedeného seznamu Zobrazí náhled p ed tiskem 4.4.7.3

Definice Cash-Flow Omluvte prosím chyb jící popis, funkce je v p íprav .

4.5

DPH Podklady pro DPH respektive p ímý tisk celého p iznání DPH vyžaduje práci se zápisy v ú etním deníku a v hlavní knize na ú tech 343 tak, že každý ádek v ú etní knize, který se týká DPH a který tšinou vzniká automatickým generováním p i p evzetí ú etních doklad , ale m že vznikat i na základ libovolného interního dokladu, musí nést: informaci o DPH datum zdanitelného pln ní kód typu DPH období a základ pro výpo et DPH Nap . p i prodeji zboží za 1 000 K v 19% sazb se samoz ejm objeví 1 000 K ve výnosech, ale sou asn se objeví ádek, který íká, že 190 K je na ú et v len ní ú etní osnovy pro ú et 19% sazby. Základ dan tj. 1 000 K je zopakován p ímo na ádku, protože tyto základy pak budou kalkulovány jako sou et základ . Je tam kód DPH, který navazuje na p íslušné úsp šné pln ní a je tam období automaticky zadané, které odpovídá datu zdanitelného pln ní. Pokud dojde ke zjišt ní, že datum zdanitelného pln ní se odkazuje na minulé období, které už bylo jedním da ovým iznáním vykryto, pak se automaticky doplní jako nejbližší možné období a systém tuto skute nost i p evzetí nebo zápisu dokumentu do hlavní knihy uživateli oznámí, resp. zapíše do žurnálu událostí. Tzn., pokud jsme odevzdali da ové p iznání za kv ten a po izujeme doklad, který se odkazuje zdanitelným pln ním nap . p ijatou fakturu na kv ten, systém oznámí, že sice tam nechává kv ten, ale jako období k da ovému p iznání mu zapisuje erven. DEFINICE VAZEB Definice vazeb až do da ového p iznání DPH je dvoustup ová. Kód DPH ješt ne íká p esn , do kterého ádku da ového p iznání DPH má být tato ástka zapsána. Informace se kombinují následovn . V ú etní osnov pro ú ty 343 musí uživatel rozebrat tyto analytické ú ty tak, aby u každého z nich ozna il, zda se jedná o základní nebo sníženou sazbu dan . To je první informace, která se musí zavést do ú etní osnovy. Sou asn existuje íselník typ DPH, který není závislí, zda se jedná o 5 nebo 19% da , ale jde o logický pohled, zda dochází k uskute ní zdanitelného pln ní tuzemské nebo se jedná o dovoz zboží nebo se jedná o dovoz dopravy a na úrovni toho íselníku se ne eší, zda je to snížená nebo základní sazba dan . Tento íselník kód DPH je uživatelsky definovaný, ale v rámci prázdné ú etní databáze je ukázkových zp sobem p epln n. Tento íselník se ve svém ádku odkazuje na normovaný kód DPH, což je jako by t etí úrove íselníku a tento normovaný záznam se už odkazuje na konkrétní ádek v p iznání DPH a to jednak pro sazbu


84

Modul Ekonomika

sníženou a jednak pro sazbu základní. V íselníku kódu DPH je umožn no také ozna it ty kódy, které edstavuje reversecharge tzn. u kterých je vazba ne na jeden typizovaný normovaný kód DPH, ale na dva. V tu chvíli se jedná o kód DPH p i reversechargu. To znamená, že pokud dochází k použití tohoto kódu DPH p i zápisu do hlavní knihy, systém nabídne k zaú tování jeden ádek plus jeden ádek mínus o DPH.

V kapitole DPH jsou podrobn ji popsána následující témata: iznání DPH Tisk p ehledu pro DPH Konfigurace

4.5.1

iznání DPH Funkce pro sestavení a vytišt ní p iznání k DPH pro finan ní ú ady je umíst na v menu Ekonomika DPH - P iznání DPH.

Funk ní klávesy Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e okno pro tisk p iznání DPH.


Modul Ekonomika

85

Otev e okno pro vyhledání podkladu (výstupního formulá e) pro tisk

4.5.2

Tisk p ehledu pro DPH Poklady pro vytvo ení a podání p iznání k DPH vychází ze zaú tovaných doklad v hlavní knize. Samoz ejmostí je podmínka rozú tování doklad na p íslušné ú ty 343xxx. TISK P EHLEDU PRO DPH Funkce pro tisk p ehledu pro DPH je umíst na v menu Ekonomika - DPH. Zadáme datum uskute nitelného zdanitelného pln ní od - do, p ípadn využijete n která z dostupných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní, a následn kliknete na tla ítko . Systém zobrazí podle zvolených kritérií výb ru a typu výstupu bu detailní p ehled nebo poklad pro p iznání.

Vytišt ní zobrazeného p ehledu provede p es ikonu

4.5.3

, která je umíst na v nástrojové lišt .

Konfigurace Nastavení íselník kód a zákonných typ DPH pro práci s ú etními (ekonomickými) doklady. V této kapitole jsou podrobn ji popsána následující témata: íselník kód typ DPH íselník zákonných typ DPH

4.5.3.1

íselník kód typ DPH Funkce pro nastavení íselníku kód typ DPH. Systém je následn zobrazí v roletové nabídce na souvisejících formulá ích. Tento íselník je automaticky p ednastaven od dodavatele.


86

4.5.3.2

Modul Ekonomika

íselník zákonných typ DPH Funkce pro nastavení íselníku zákonných typ DPH. Tento íselník je automaticky p ednastaven od dodavatele.

4.6

Uzáv rka Funkce a povely vztahující se k uzáv rce ú etnictví naleznete v této kapitole. V kapitole UZÁV RKA jsou podrobn ji popsána následující témata: Uzáv rka kurzových rozdíl etní uzáv rka Datová uzáv rka

4.6.1

Uzáv rka kurzových rozdíl Uzáv rka kurzovních rozdíl , dle zadané ú etní konfigurace provede výpo et kurzovních rozdíl a vygeneruje interní doklady, které vyrovnají kurzové rozdíly na ú tech: bankovních ú

v zahrani ní m

na pokladnách v zahrani ní m na nevyrovnaných položkách saldokontních ú

vedených v zahrani ní m

Uzáv rka kurzovních rozdíl samoz ejm vyžaduje v kurzovním lístku kurzy k poslednímu datu v rámci otev eného ú etního období, tzn., pokud máme otev ené ú etní období do 30. 6. 2007, pak vyžaduje takto uzáv rka, aby k tomuto datu byl kurzovní lístek napln n kurzy m n, které se objevují ve vašich zápisech v hlavní knize. POSTUP 1. zkontrolujeme a doplníme ú etní konfiguraci - menu Ekonomika - Konfigurace.

2. použijete p íkaz pro uzáv rku kurzových rozdíl - menu Ekonomika - Uzáv rka - Uzáv rka


Modul Ekonomika

87

kurzových rozdíl .

3. tla ítkem Ukaž - tisková sestava s návrhem ešení kurzových rozdíl k platbám v jiných m nách (podmínkou je spárování platby k faktu e)

4. tla ítkem Generuj vytvo íte interní doklady s p ipraveným zaú továním kurzových rozdíl - nutno zaú tovat !


88

4.6.2

Modul Ekonomika

etní uzáv rka etní uzáv rka provede uzav ení zápisu v hlavní knize, vygeneruje doklad, který nazýváme doklad kone ných stav , a sou asn nabídne dva následné kroky: bu to otev e zcela nový soubor ú etního období, tzn. nový soubor ú etnictví, do kterého p evezme veškeré íselníky, které jsou pro dané ú etní období podstatné (st ediska, ú etní osnovy, konfigurace, …) a naplní zde jeden jediný interní doklad a to po áte ní stavy, který odpovídá kone nému stavu ú etnictví v b žném období a druhý interní doklad po áte ního stavu p ináší kompletní rozbor saldokontních ú variabilních symbol , tam kde z statky saldo konta byly nenulové.

podle

I na tuto operaci má vliv konfigurace saldokonta, kde se ur uje jak nízká/vysoká ástka se považuje za nevyrovnané saldokonto. Ty, u kterých je rozdíl nenulový, ale menší než nízká/vysoká ástka se statek ne eší. Rozbor se týká pouze t ch, kde z statek je v tší jak minimální hodnota a k t mto saldokontním informací se p evezme i íselník firem (klient , zákazník , dodavatel , …). Ú etní uzáv rka je operace opakovatelná tzn., je možné nasm ovat ú etní uzáv rku na již existující soubor etního období, resp. již existující data roku 2007 a do t chto dat opakovan dohrávat jednak po áte ní stav, dále saldokontní rozbor, protože samoz ejm dochází k postupnému vyrovnávání saldokonta, takže se na po átku toho dalšího období vylepšuje nebo zmenšuje ten druhý doklad po áte ních stav , který nese saldokontní ú ty nevyrovnané a sou asn dochází i k dopl ování íselníku resp. k aktualizaci íselník podle aktuálního stavu. Znamená to, že pokud je ješt na záv r etního období dopln no zcela nové st edisko nebo nové íslo ú tu, objeví se znovu tyto hodnoty v novém roce p i opakované uzáv rce. Není nutné dané íselníky dopl ovat v obou rocích. Pokud ovšem dochází ke zrušení st ediska p ípadn ísla ú tu v rámci starého ú etního období a vy spustíte opakovan ú etní uzáv rku, v tom druhém období nedojde k zrušení, protože systém nedokáže rozlišit, zda ú et (st edisko), který je v novém období pro n ho neznámí, zda tento ú et byl zrušen úmysln nebo tam vznikl práv proto, že si v novém roce p ipravili nová st ediska. Chyb jící údaje v íselníku budou dopln ny, p nívající údaje v íselnících z stávají v novém roce. Systém umož uje paraleln zpracovávat dva ú etní soubory. Jednak pracovat s ú etnictvím z roku 2006 a jednak pracovat s ú etnictvím z roku 2007. Je samoz ejm možné i realizovat p evzetí do zných t chto ú etních systém . Systém si hlídá datumov , zda-li odpovídá ú etnictví, do kterého padá, takže by se nem lo stát, že byste si p evzali fakturu vystavenou z roku 2007 do ú etnictví z roku 2006, to systém nedovolí.

4.6.3

Datová uzáv rka Datová uzáv rka provede zápis o uzav ení daného ú etního souboru. Asistence z hlediska hlavní knihy zásadn bude bránit jakýmkoliv zm nám a odmítne uložit jakýkoliv nový zápis do hlavní knihy. Tato operace je také vratná, ale znamená to, že vybranou datovou ú etní uzáv rku n kdo


Modul Ekonomika

89

s nejvyššími právy a se znalostí nejvyšších hesel ze systému odstraní. O obou t chto zápisech existují zápisy v žurnálu zm n událostí, které jsou pro normálního b žného uživatele nesmazatelné.

4.7

Žurnály Žurnály v systému Soft-4-Sale p edstavují p ehledy zaznamenávající veškeré zm ny (kladné/ záporné) v zápis v hlavní knize pro jejich další použití v podob opravy. Menu "Žurnály" nabízí dva pohledy: Žurnál zm n v hlavní knize Žurnál chybových zpráv

4.7.1

Žurnál zm n v hlavní knize Žurnál zm n v hlavní knize je p ehledová sestava evidující všechny zm ny v databázi hlavní knihy, ke kterým došlo ve vybraném asovém období. Jedná se o bezpe nostní opat ení, které ma za úkol kontrolu zm ny již zaú tovaných doklad . funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria.

4.7.2

Žurnál chybových zpráv Žurnál chybových hlášení p edstavuje p ehled všech evidovaných chybových hlášení, které zaznamenávají d vod, pro nebyl doklad správn p evzat. Pro uživatele je pak otázkou n kolika sekund zjistit d vod neúsp šného p evzetí dokladu a sjednat okamžitou nápravu. funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zobrazí okno sou

4.8


Konfigurace Konfigurace slouží pro obecnou konfiguraci ú etní jednotky. Nastavení je spole né pro všechny uživatele (ú etní). Menu Konfigurace obsahuje tyto položky.


90

Modul Ekonomika

V následujících odstavcích si podrobn probereme jednotlivé položky konfigurace a jejich nastavení.

FIREMNÍ KONFIGURACE Firemní konfigurace je složena z 5 záložek umož ují její podrobné nastavení. Zde doporu uji novat zvýšený pozor první záložce období, ostatní záložky mají pouze informativní charakter. záložka období popisuje ú etní období, ve kterém je ú továno a to formou “od-do“ v etn titulku, který se potom bude objevovat v hlavi ce Soft-4-Sale, aby uživatel v l v jaké verzi Soft-4-Sale uživatel je a s jakým ú etnictvím je práv p ipojen záložka firma popisuje držitele respektive subjekt, pro který je ú továno, tzn. Vaší firmu záložka finan ní ú ad obsahuje informace o finan ním ú adu, které budou použity v tiskových sestavách záložka da ové p iznání obsahuje d ležité informace pro sestavení da ového p iznání DPH, tzn. správné obchodní jméno fyzické a právnické osoby, p ípadn jméno oprávn ného zástupce nebo etní poslední záložka ty pro odvody obsahuje ú ty pro jednotlivé odvody, které mají p edevším informativní charakter. Nejd ležit jší je záložka Období, ostatní záložky mají pouze informativní charakter.

ETNÍ KONFIGURACE Druhou konfigurací v systému na této úrovni je konfigurace ú etní, která obsahuje 6 konfigura ních záložek. Než se pustíme do nastavení jednotlivých záložek ú etní konfigurace musíme provést nastavení etní osnovy, na kterou se ú etní konfigurace následn odkazuje: záložka len ní definuje, zda bude nebo nebude ú továno na st ediska, na innosti a na zakázky (viz. íselníky). Je možné ke všem t mto len ním vyjet hlavní knihy, definovat výchozí hodnoty, které se automaticky dopl ují do nových ú etních doklad p i ru ním vstupu záložka cizí m ny umož uje p eddefinovat, zda se bude používat denní kurz, nebo pevný kurz. Pokud se jedná o denní kurz, pak existuje kurzovní lístek s možností zápisu aktuálních denních kurz . Existuje i p ehled veškerých kurz zadaných a existuje i íselník cizích m n, pro které jsou kurzy sledovány. V rámci p edkontace jsou p ipraveny vazby na p edkontace pro kurzový zisk/ztrátu. U pohledávek a závazk a p i ro ním zú tování u pokladen a bank kurzový zisk/ztráta jak bude ú tována. Tzn., že je zde možné definovat p edkonta ní p edpisy pro kurzové rozdíly


Modul Ekonomika

91

záložka DPH definuje, zda jste m sí ní nebo kvartální plátce, zda jste plátce a v p ípadné nového plátce od kdy záložka tování umož uje nastavení, zda se za datum zaú tování bude považovat datum zdanitelného pln ní. V každém ádku hlavní knihy je uvedeno vedle data ú etního datum uskute ní data zdanitelného pln ní, a pokud toho datum je vypln no a pokud zvolíte tu variantu, že ú etní p ípad dává p ednost datu zdanitelného pln ní, pak veškeré tiskové výstupy typu rozvaha, výsledovka jsou zpracovávány podle tohoto data. Volba dobropisy p ijaté a vydané tovat kladn znamená zm nu ú etní metodiky z hlediska zaú tování obchodního dokladu typu dobropis. Standardn se ú tuje se zápornými ástkami, tzn., že je možné tolerovat ú tování v kladných ástkách. K tomu ovšem musí odpovídat i p edkonta ní p edpis. U této situace potom je nutné v rámci p edkonfigurace p evzetí faktur vystavených a faktur p ijatých je nutné správn se odkázat na jiný ú etní p edpis pro dobropisy než pro faktury vystavené a musí být oto ené strany MD a DAL. Ú ty zaokrouhlení pro výnosy a pro náklady souvisí s možností ú tovat halé ové zaokrouhlování s ú etních doklad p evzetí, týká se p edevším faktur vystavených/p ijatých, ale týká se i pokladních doklad výdajových, pultového prodeje


92

Modul Ekonomika

záložka odpisy obsahuje nastavení, zda se odpisy budou ú tovat podle da ového p edpisu nebo se budou ú tovat podle ú etního p edpisu jako ro ní odpisy nebo podle ú etního p edpisu jako sí ní odpisy. Navíc je tato možnost definována na každé kart investi ního majetku, tzn., tady se jedná spíš o p ednastavení pro nové majetkové karty záložka žurnál umož uje nastavení žurnálu zm n. Žurnál zm n je p ipraven s možností standardního režimu, kdy zapisuje textové informace o zm nách údaj v hlavní knize. Rozší ená varianta si pamatuje obsah záznamu v hlavní knize a ukládá ho jako starý záznam a je možné se k n mu kompletn vrátit. Ta varianta s vypnutým žurnálováním v podstat umož uje nežurnálovat zm ny, ke kterým dochází v hlavní knize a je spíše myšlena pro oblast testování tohoto systému. V rámci žurnálu je definován i uživatel, který hraje roli správce ú etnictví, protože p i n kterých událostech systém používá nástroj proaktivních dokument , aby upozornil správce na n které závažné situace, ke kterým došlo p i zpracování n kterých ú etních dokument .

ETNÍ OSNOVA tová osnova obsahuje po založení nové ú etní jednotky standardní ú tovou osnovu vycházející ze sm nné ú tové osnovy, kterou je t eba upravit na ú tový rozvrh ú etní jednotky. Analytické ú ty, používané ve firm , je t eba doplnit dle vlastních interních standard . etní osnova je vlastn základním nástrojem ú etnictví. Je zdrojem základních informací jako je íslo ú tu a název ú tu. Je t eba zmínit, že pracujeme s šestimístným íslem ú tu, systém nedovoluje ukládat zkrácená ísla ú tu a vyžaduje šestimístný kód, tzn., pokud nechcete používat analytické len ní, používejte t i nuly na konci. etní osnovu je možné jednoduše dostat do íselníku i pomocí clipboardu z excelovské tabulky (CTRL-C a CTRL-V). Je zapot ebí dodržet pojmenování sloupc tak jak je pojmenoval Soft-4-Sale což zjistíte, když si vyexportujete jeden ádek ú etní osnovy. Nej ast jší variantou bude,


Modul Ekonomika

93

naimportování ú etní osnovy jen na úrovni ú et a popis s tím, že pak bude nutné dodat všechny dopl kové informace, které ú etní osnova v Soft-4-Sale vyžaduje. konfigurace ú etní osnovy Okno ú etní osnovy se skládá ze dvou ástí: vlastnosti nastavení konkrétního ádku (zde m níte nastavení ú tu ú etní osnovy, které se automaticky promítá do ádku ú etní osnovy) ehled ádk ú etní osnovy (souhrnný p ehled definovaných ádk ú etní osnovy) Postup p i nastavení ú etní osnovy: v prvním kroku je pot eba zadat íslo a název ú tu (nap . 042001 - Po ízení DHM-odepisovaný nad 40 tis.) pole druh ú tu rozhoduje, jestli se jedná o aktivní/pasivní/rozvahový/nákladový/výnosový/podrozvahový/záv rkový/vnitropodnikový ú et DPH - jedná-li se o ú et zaznamenávající pohyb DPH (standardn se jedná jenom o ú et 343) v dalším kroku je t eba rozhodnout o vlastnostech ú tu: z hlediska výnos a náklad zda se jedná o da ový ú et (sloupec “D“) následuje rozhodnutí, který z ú chcete saldokont sledovat sloupec “SA“. Samoz ejm je možné na chvilku zapnout ú et jako saldokont sledovaný a pak ho zase vypnout. Ovliv uje to v podstat jen agendu staticky a dynamicky vytvá eného saldokonta další je p íznak použití ú tu “N“. Pokud používáte analytické len ní, pak úvodní lánek se emi nulami nechcete, aby uživatelé používali p i typování doklad . Je možné takové to ú ty ozna it, že by nem li být používány, tím se nebudou uživateli nabízet p i zadávání ísla ú tu, nap . v p edkontacích, ú etních dokladech, oprav záznamu v hlavní knize se budou nabízet pouze ty ú ty, které jsou vedeny jako používané. Samoz ejm pokud pot ebujete vyhledat íslo ú tu a použít pro filtraci, budou Vám nabízeny kompletní ísla ú tu, v etn t ch, které jsou zna eny jako nepoužívané pro b žnou editaci. následuje je p íznak, zda se jedná o korektní ú et “K“. V takovém p ípad ú et ovliv uje výpo et rozvahy na stran aktiv a ur uje který ú et se považuje za korek ní. další údaje, které jsou v rámci ú tové osnovy vedeny se týkají rozvahy a výsledovky v zkráceném a plném rozsahu. Do polí R-pr (Rozvaha v plném rozsahu), R-pr-p (Rozvaha v plném rozsahu pasiv), R-zr (Rozvaha ve zkráceném rozsahu), R-zr-p (Rozvaha ve zkráceném rozsahu pasiv), V-pr (Výsledovka v plném rozsahu), V-zr (Výsledovka ve zkráceném rozsahu). Do t chto polí doplníte ísla ádk rozvahy/výsledovky, které se odkazují na konkrétní ádek rozvahy. poslední p íznak, který m žete nastavit je platný/neplatný ú et (sloupec "P") Další údaje, které jsou v rámci ú tové osnovy vedeny se týkají rozvahy a výsledovky v zkráceném a plném zn ní. Systém umož uje tyto sestavy p ipravit, takže se v ú etní osnov tyto standardní sestavy odkazují ádky ú etní osnovy p ímo na ádek rozvahy. Pokud se jedná o pasivní ú et, tzn., na ádek rozvahy v plném zn ní a potom na ádek rozvahy ve zkráceném zn ní (na aktiva i pasiva). V p ípad , že se jedná o ú et rozvážný, který sou asn pat í do aktiv i pasiv podle toho jak vyjde výpo et strany MD, DAL a jeho charakteristika, tak v tom p ípad u t chto rozvážných ú je pot eba definovat jak íslo ádku pro aktiva, tak íslo ádku pro pasiva. Tzn., je tam druhé íslo ú tu ádku, které se používá v p ípad pasivního z statku (pro pasiva). To se týká jak rozvahy v plném zn ní tak rozvahy ve zkráceném zn ní. Sou asn u ú tu výnosových a nákladových je nutné vyplnit ádky, do kterých jsou p eneseny tyto ú ty v rámci výsledovky. A to jednak v rámci výsledovky v plném zn ní a jednak výsledovky ve zkráceném zn ní. P íznak planosti ú tu ješt více v podstat ozna uje ú ty, které nechcete, aby byly použity (neplatné ú ty) pokud na nich nebude z statková hodnota, nebudou p evzaty do nového ú etního období.


94

Modul Ekonomika

et nelze smazat, pokud je k n mu veden záznam v hlavní knize. Jedná-li se o ú et, který chcete estat používat, ale máte vedeny záznamy v hlavní knize, ozna te si ho jako neplatný a on se estane nabízet obdobn jako ú et nepoužívaný a tento ú et pak nebude p evzat do nového etního období, ale pouze v p ípad , že na n m není z statek.

ÍSELNÉ

ADY

íselník íselných ad popisuje íselné ady použité v systému. základních skupin:

íselné ady jsou t íd ny do n kolika

faktura ní bankovní podkladní interní skladové A v rámci každého druhu je možné up es ovat konkrétní íselnou adu. Použité zkratky jsou v textovém formátu. Už u íselné ady si m žete definovat standardní p edkontaci, která se nabídne, pokud k vytvo ení nového ú etního dokladu použijete pouze íselné ady.

EDKONTACE edkontace je ádek hned pod ú etní osnovou. P edkontace definuje zp sob zaú tování ú etního dokladu a krom názvu, který by m l sloužit jako mnemotechnická pom cka pro ú etního s možností použití délky až 16 znak libovolného textu pro ozna ení p edkontace íká, pro který typ ú etního dokladu bude tato p edkontace používána. Rozlišujeme tedy p edkontace pro faktury, bankovní


Modul Ekonomika

95

výpisy, pokladnu, interní doklady a skladové doklady. Sou asn už taky p edkontace íká, pro jakou íselnou adu bude používána respektive, jaká íselná ada bude dokumentu p id lena. Pak je jednoduchý název a ú et MD, DAL na hlavní úrovni. Pokud je to dokument, který m že nést DPH, je nutné ješt definovat MD, DAL pro sníženou a základní sazbu DPH. Tzn., ty jednoduché p edkontace budou mít pouze ú et MD a název a vazbu na typ ady a íselnou adu dokument . U ostatních etních doklad budou vypln ny všech 6 ísel ú . P edkontace bude používána jednak p i evzetí ú etního dokladu do ú etnictví a jednak p i zadávání interních doklad ru do ú etnictví. Sou asn p edkontace m že sloužit i v rámci p evzetí údaj z modulu majetek. Minimální po et edkontací, které pot ebujete, je jedna p edkontace pro každý druh ú etního dokladu tzn., pro fakturu vystavenou jednu p edkontaci, pro fakturu p ijatou druhou p edkontaci atd. Protože potom v rámci up esn ní p edkontací p evzetí ú etních doklad je možné se už odkazovat na konkrétní ú ty nebo užívat p edkontace.

edkontace et MD typ DPH

et DAL

text

íselná ada

et MD 1

et DAL1

text 1 snížená sazba DPH

et MD 2

et DAL2

text 2 základní sazba DPH

Nastavení p edkontace je umíst no v menu Ekonomika – Konfigurace – P edkontace. Horní ást formulá e p edkontace zobrazuje nastavení vybraného ádku p edkontace. Zde m žete provád t veškeré úpravy, které se okamžit promítají do ádku p edkontace. POSTUP P I NASTAVENÍ P EDKONTACE v prvním kroku je pot eba zadat název

edkontace - (FVzbozi)

následuje pole íselná ada. Zde vyberete z nabídky roletového menu (obsah vychází z definice íselníku íselných ad) - (FV - faktury vystavené) do pole typ ady op t vyberete hodnotu z nabídky roletového menu (hodnoty nadefinované z íselníku) - (FA - fakturace) následuje zp sob zaú tování na strany Má Dáti a Dal: hlavní MD (ú et 311027 - analytika odpovídá zvoleným interním standard m ú etní jednotky), D (ú et 604102) snížená sazba MD (ú et 311027), D (ú et 343105) základní sazba MD (ú et 311027), D (ú et 343119) íznak platný/neplatný "P" Systém Soft-4-Sale umož uje zadat pouze íslo ú tu (nap . v p ípad , že si nejsme hned na za átku jisti p esným zn ním ú tu výnos , sta í zadat pouze íslo ú etní skupiny 6 - Výnosy). Systém vás následn p i p evzetí dokladu do hlavní knihy upozorní na zadání p esného zn ní syntetické i analytické ásti.


96

Modul Ekonomika

KURZOVNÍ LÍSTEK Kurzovní lístek navazuje na íselník m n a umož uje zadávat dnešní kurzy, nahlížet na poslední kurzy a je možné prohlížet vývoj kurzu ur ité m ny.

4.9

íselníky Konfiguraci íselník nastavíte v menu Ekonomika – typy íselník :

íselníky. Zde jsou uloženy nastavení pro tyto

V SYSTÉMU SOFT-4-SALE EXISTUJÍ DVA P ÍSTUPY K ÍSELNÍK M: Máme íselníky, které jsou automaticky dopl ovány ze s4s v rámci p evzetí ú etních doklad . Tyto íselníky jsou napl ovány v ú etní databázi proto, aby byla z hlediska zp tného náhledu konzistentní. Není možné, aby existovali doklady, kterým není korektní zápis o zakázce nebo o firm . Proto íselník zakázek a firem se kopíruje vícemén z databáze obchodního systému Soft-4-Sale. Jen ty základní informace s tím že tyto dokumenty jsou mezi sebou provázány. Ale vzhledem k tomu, že obchodní systém je m kký a umož uje manipulace s firmami, tak i se zakázkami aniž by n jak


Modul Ekonomika

97

zásadn kontroloval ú etní zápisy, je zajišt no takto, že v ú etním systému z stanou korektní zápisy o firm a zakázce, které jsou sou asn zaú továny. Další typ íselník vyžaduje, aby byly napln ny ve shod s databází s4s a dochází k jejich p ed napln ní v rámci inicializace databáze, tzn. ve chvíli, kdy se vytvá í zcela nová databáze, systém se snaží naplnit íselník st edisek, pokladen a íselník m n a stát z íselník , které mají podobnou funkci v s4s. Tyto íselník jsou jednorázov p evzaty do ú etní databáze, ale je možné dál up es ovat a pracovat s t mito íselníky jen v ú etní databázi. Tedy je možné dopl ovat nové bankovní ú ty nové cizí m ny, nová st ediska a nové innosti. íselník inností nemá obraz v s4s v obchodním, to znamená, že je nutné jej vyplnit. íselník ú etní skupiny je pouze informativní, který v podstat rekapituluje ú etní osnovu podle jednoho respektive podle dvou prvních znak . Bankovní kódy je íselník, který obsahuje kódy bank v R. Jedná se o podp rný jednoduchý íselník, který je epln n v prázdné databázi od výrobce software. Všechny íselníky je samoz ejm možné mazat a rušit, ale je pot eba íci, že na rozdíl od systému obchodního systém ú etní neumož uje zrušit nap . zakázku, která je použita v zaú tování v hlavní knize. Systém neumož uje zrušit st edisko, které je použito v hlavní knize. Ta vazba je ostrá proto, aby data byly naprosto konzistentní. Takže na jedné stran nezaú tujete na st edisko, které neexistuje v íselníku st edisek. Takový záznam neuložíte do hlavní knihy a systém to bude hlásit jako chybu. Na druhé stran nezrušíte st edisko, které bylo v hlavní knize použito. Pokud nap . b hem roku chcete zm nit íslování st edisek, znamená to, že sice m žete vytvo it íselník nových st edisek, ale nem žete zrušit íselník starých st edisek do té doby, dokud neopravíte všechny v tve v hlavní knize, které byli použity na hlavní knihu tak, že upravíte staré íslo st ediska na nové íslo st ediska. Tyto opravy samoz ejm se navíc dostanou do žurnálu zm n hlavní knihy.

ST EDISKA íselník St ediska slouží pro zápis jednotlivých st edisek používaných v aktuální ú etní jednotce. Zde uvedená st ediska m žete následn p azovat jednotlivých doklad m a jejich položkám v dokladových agendách. Rozú tování doklad na st ediska m žete následn použít p vyhodnocení ekonomické rentability jednotlivých st edisek. Využít m žete nap íklad tiskové sestavy dostupné v agend Výkazy - resp. Hlavní kniha. INNOSTI íselník innosti slouží pro zápis inností používaných v aktuální ú etní jednotce. V da ové evidenci lze innost využít k rozlišení díl ích základ dan z p íjm . Hlavní typ p íjmu si nastavíte v konfiguraci - ú etní. Pro každý další typ p íjm založíte samotný záznam v agend innosti a p adíte odpovídající da ový typ. Tyto p íjmy je t eba ozna it zvolením odpovídající innosti na p íslušných p íjmových dokladech. V ú etnictví m žete innosti využít pro roz len ní doklad , podobn jako závazky. ZAKÁZKY íselník Zakázky slouží pro komplexní sledování zakázek. P i výb ru zakázek nap íklad dle plánovaného p edání, stavu i odpov dné osoby m žete s úsp chem využít možnosti výb ru záznam , které systém Soft-4-Sale nabízí. Zakázky m žete vyhodnocovat prost ednictvím tiskových sestav, které jsou v ostatních modulech k dispozici.

Ostatní íselníky mají pouze informativní charakter. Jejich p eddefinování Vám v budoucnu usnadní rychlou volbu z nabídky roletového menu na kartách ekonomického modulu.


98

4.10

4.10.1

Modul Ekonomika

Majetek

ehled investi ního majetku ehled investi ního majetku zobrazí uživateli seznam evidovaných investi ních majetk , které žete t ídit a adit dle výb rových kritérií. V horní ásti okna jsou umíst na výb rová a t ídící kritéria, spodní ást formulá e tvo í p ehled evidovaných investi ních majetk . Každý ádek odpovídá jedné položce (kart investi ního majetku) a nese základní informace karty majetku (invetariza ní íslo, t ídu, název, ...).

Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybrané karty majetku.

Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Formulá "P ehled investi ního majetku" p edpokládá, že už n jaký investi ní majetek existuje a je ádn evidován v databázi systému Soft-4-Sale. To jak založit novou kartu investi ního majetku si ukážeme na funkci "Po ízení investi ního majetku".

4.10.2 Po ízení investi ního majetku Po ízení investi ního majetku, respektive jeho evidence v systému Soft-4-Sale. Založení nové karty investi ního majetku provedete p es menu Ekonomika - Majetek - Po ízení investi ního majetku. Po kliknutí na tuto funkci, systém otev e novou prázdnou kartu, která je p ipravená pro vypln ní a následné založení karty investi ního majetku. erven vyzna ená ást karty investi ního majetku obsahuje obecné informace o majetku, jako jsou © 2007 MTJ Service, s.r.o.

Modul Ekonomika

99

invert. íslo, název, výr. íslo, atd.). Modrá ást karty investi ního majetku nese ú etní informace o zp sobu zaú tování ú etních a da ových odpis .

4.10.3 Import karet investi ního majetku Popis funkce je v p íprav ...

4.10.4 Tisk p ehledu investi ního majetku Funkce pro tisk p ehledu investi ního majetku dokáže vytisknout hned n kolik možných typ výstup . Výb rová kritéria obsahují standardní informace (z karty investi ního majetku) pomocí nichž blíže specifikujete skupinu investi ních majetk , které chcete vytisknout. Pak už jenom zvolíte zp sob t íd ní (v p ípad , že se jedná o skupinu) a typ výstupu (za jakým ú elem chcete p ehled vytisknout). Na výb r máte tyto tiskové výstupy: základní p ehled (obsahuje pouze základní informace o majetku, jako jsou: invent. íslo, t ídu, název, cenu, st edisko, atd.) zkrácený p ehled (obsahuje pouze invent. íslo, název, t ídu, st ed, d. po ízení, d. prov., d. vy azení)


100

Modul Ekonomika

inventurní p ehled (sestava pro ú ely inventury) detailní p ehled s ádky v hlavní knize (zobrazí detailní informace o kart majetku) jednotlivé karty majetku (zobrazí celou kartu investi ního majetku) štítky 70x36 (tisk štítk pro ú ely popisu, atd.) štítky 48x25 (tisk štítk pro ú ely popisu, atd.) Funk ní tla ítka: Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e okno pro tisk p ehledu investi ního majetku.

4.10.5 Tisk plán odpis Popis funkce je v p íprav ...

4.10.6

ehled drobného majetku Stejn jako je tomu v p ípad p ehledu investi ního majetku i v p ípad drobného majetku existuje ehledová sestava, která zobrazí uživateli seznam evidovaného drobného majetku, který m žete ídit a adit dle výb rových kritérií. V horní ásti okna jsou umíst na výb rová a t ídící kritéria, spodní ást formulá e tvo í p ehled evidovaných drobných majetk . Každý ádek odpovídá jedné položce (kart drobného majetku) a nese základní informace karty majetku (invetariza ní íslo, t ídu, název, ...).


Modul Ekonomika

101

Dvojklikem na za átek ádku (šedé pole) otev ete detailní pohled vybrané karty majetku.

Funk ní tla ítka Zobrazí p ehled ekonomických doklad podle zadaných výb rových kritérií a zp sobu t íd ní. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. I v p ípad p ehledu drobného majetku je zapot ebí nejd íve kartu drobného majetku založit, aby mohla být zobrazena v p ehledu. Založení a evidenci nové karty drobného majetku se budeme novat v další ástí nápov dy - Nový drobný majetek.

4.10.7 Nový drobný majetek Založení nové karty investi ního majetku, respektive její evidenci v databázi systému Soft-4-Sale provedete pomocí funkce umíst né v menu Ekonomika - Majetek - Nový drobný majetek. Systém otev e novou prázdnou kartu, která je p ipravena k napln ní.

Inventariza ní íslo a datum po ízení pat í mezi povinná pole, která musí být vypln na jinak není možné záznam uložit.

4.10.8 Tisk p ehled drobného majetku Funkce pro tisk p ehledu drobného majetku dokáže vytisknout hned n kolik možných typ výstup . Výb rová kritéria obsahují standardní informace (z karty drobného majetku) pomocí nichž blíže specifikujete skupinu drobného majetku, kterou chcete vytisknout. Pak už jenom zvolíte zp sob íd ní (v p ípad , že se jedná o skupinu) a typ výstupu (za jakým ú elem chcete p ehled vytisknout). Na výb r máte tyto tiskové výstupy: základní p ehled (obsahuje pouze základní informace o majetku, jako jsou: invent. íslo, t ídu, název, cenu, st edisko, atd.)


102

Modul Ekonomika

zkrácený p ehled (obsahuje pouze invent. íslo, název, t ídu, st ed, d. po ízení, d. prov., d. vy azení) inventurní p ehled (sestava pro ú ely inventury) štítky 70x36 (tisk štítk pro ú ely popisu, atd.) štítky 48x25 (tisk štítk pro ú ely popisu, atd.) Funk ní tla ítka: Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e okno pro tisk p ehledu investi ního majetku.

4.10.9 Tisk p ehledu majetku Tisk p ehledu majetku p edstavuje novou tiskovou sestavu (souhrnnou), která umož uje vytisknout všechen majetek (investi ní + drobný) s možností filtrace a t íd ní podle kritérií výb ru. Funk ní tla ítka: Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výb ru a zp sobu t íd ní na výstupní tiskárnu. Zobrazí náhled p ed tiskem. Vymaže všechny zadaná výb rová kritéria. Zav e okno pro tisk p ehledu investi ního majetku.

4.10.10 Konfigurace Menu Konfigurace obsahuje funkce pro nastavení doprovodných íselník , které jsou zobrazeny na kartách, p ehledech a tiskových formulá ích drobného a investi ního majetku. Pat í sem: ídy majetku ídy drobného majetku Da ové odpisové skupiny etní odpisové skupiny a p edpisy 4.10.10.1

ídy majetku íselník definice t íd investi ního majetku je umíst n v menu Ekonomika - Majetek - Konfigurace. Slouží pro definici t íd majetku a bývá p edvypln n od dodavatele systému Soft-4-Sale. íselník je samoz ejm možné upravovat, rozši ovat nebo m nit.


Modul Ekonomika

103

Sloupec "P" ur uje, zda-li se bude daná definice t ídy zobrazovat v nabídce komboboxu na kart investi ního majetku, v ehledu a tisku.

4.10.10.2

ídy drobného majetku íselník definice t íd drobného majetku je umíst n v menu Ekonomika - Majetek - Konfigurace. Slouží pro bližší definici t íd majetku. Obsah íselníku je možné upravovat, rozši ovat nebo m nit. Takto nadefinovaný íselník se Vám bude následn zobrazovat v nabídce komboboxu na kart , v ehledu nebo tisku drobného majetku.

4.10.10.3 Da ové odpisové skupiny íselník da ových odpisových skupin je umíst n v menu Ekonomika - Majetek - Konfigurace. Tento íselník bývá p edvypln n od dodavatele systému Soft-4-Sale, ale samoz ejm je možné ho m nit, upravovat a dopl ovat dle pot eby uživatele. 4.10.10.4

etní odpisové skupiny a p edpisy Popis funkce je v p íprav ...

4.11

ipojení ú etní databáze ipojení ú etních dat je v podstat základní pokyn, který vytvá í nebo p ipojuje ú etní databázi. Dle schématu o struktu e databází je jasné, že pro každý ú etní období vzniká nová ú etní databáze. etní databáze vzniká p i provedení ú etní uzáv rky. S tím souvisí vznik nové ú etní databáze. To, se kterou ú etní databází ú etní pracuje, eší tato konfigurace. Konfigurace sou asn umož uje vytvo it úpln novou ú etní databázi ze vzorové systémové databáze, kterou pro tuto akci použije. POSTUP P I VYTVO ENÍ A OTEV ENÍ NOVÉ Ú ETNÍ DATABÁZE 1. vyplníme název databáze 2. vygenerování nové ú etní databáze 3. otev ení ú etní databáze


104

Modul Ekonomika

Pojmenování databáze není ni ím omezeno, uživatel m že zvolit libovolné jméno databáze a pod databázového souboru a sou asn uživatel m že zvolit libovolné umíst ní. Ta logika také spo ívá v tom, že umíst ní ú etní databáze m že být na disku nebo serveru, do kterého má p ístup pouze omezený okruh uživatel . To znamená, že p i práci s obchodním systémem Soft-4-Sale mohou n kte í uživatelé pracovat s p ipojenou ú etní databází, protože na ní vidí a protože použili funkci pro ipojení ú etních dat. Zbývající ást uživatel pracuje jen s obchodní ástí a kdyby se pokusili o p ipojení ú etní databáze zjistí, že p íslušný disk, datový soubor není pro n k dispozici. To znamená, že se nemají do ú etní databáze jak dostat. V takové situaci ovšem, pokud oby ejní uživatelé nemají p ístup do ú etní databáze, není možné konfigurovat automatické evzetí doklad v rámci p evzetí doklad ze Soft-4-Sale.

funk ní tla ítka karty Otev e existující ú etní databázi

Otev e okno k vyhledání existující ú etní databáze Vygeneruje novou ú etní databázi To, která ú etní databáze je aktivní poznáte podle 2 ervených šipek vytvo enou prázdnou ú etní databázi a jsme p ipraveni k její konfiguraci.

p ed názvem ú etní databáze. Nyní máme

Vytvo í archiv s ú etním souborem ve formátu *.ZIP Nyní už máme vytvo enou a nastavenou ú etní databázi. Dalším krokem bude konfigurace a íselníky.


Index

Index

-Oobratová p edvaha

-Ccash-flow 79, 83 copyright a práva 10 íselníky 85, 86, 96

-Ddefinice 80, 81, 83 DPH 19, 39, 83, 84, 85, 86

hlavní kniha

40, 41, 42, 43, 44, 45, 89

-Iimport

-Ppo áte ní stavy 57 ehled 47, 72, 98, 100 evzetí 21, 47, 50, 51, 52, 54, 55, 56, 57, 58, 62, 66, 69, 71, 72, 98, 100

-T-Uuzáv rky

45, 58, 99

-Jjak a kde

75, 76

technická podpora 11 tisk 42, 50, 71, 73, 76, 85, 99, 100, 101

-H-

86, 88

-Vvýkazy 75, 77, 78 vytvo ení a p ipojení ú etních dat

13

18, 19, 20, 39

-Kkonfigurace 10, 14, 58, 62, 66, 69, 71, 73, 79, 85, 89, 102 ížové tabulky 43, 77

-Mmajetek 98, 99, 100, 101, 103 modul ekonomika 10

-Nnastavení 11, 18, 19 nový 48, 101 nový doklad 48


105

-Zzaložení 20 zaú tování doklad žurnál 89

21, 24, 27, 30, 34, 36, 39

Modul Ekonomika MTJ Service, s.r.o

Recommend Documents