menerima untuk menjadi tuan rumah Sidang sesua1 dengan ketentuan dan syarat

REPUBLIK INDONESIA

PERSETUJUAN KETUANRUMAHAN ANTARA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA, YANG DIWAKILI OLEH KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA DAN PERHIMPUNAN TELEKOMUNIKASI INTERNASIONAL UNTUK SIDANG PERSIAPAN KAWASAN UNTUK KONFERENSI PENGEMBANGAN TELEKOMUNIKASI SEDUNIA 2017

Pemerintah Republik Indonesia ("Pemerintah"), yang diwakili oleh Kementerian Komunikasi dan lnformatika (selanjutnya disebut "Kemkominfo") dan Perhimpunan Telekomunikasi lnternasional (selanjutnya disebut "ITU"), dan secara bersama-sama disebut "Para Pihak"; MEMPERTIMBANGKAN bahwa tujuan Sidang Persiapan Kawasan ("Sidang") untuk

kawasan Asia Pasifik adalah untuk mengidentifikasi pada tingkat kawasan, strategi yang sesuai dan bidang prioritas dan tujuan, program, inisiatif, proyek dan Pertanyaan Kelompok Studi terkait yang perlu dibahas oteh Konferensi Pengembangan Telekomunikasi

Sedunia

tahun

201·1

untuk

mendorong

pengembangan

telekomunikasi dan teknologi informasi dan komunikasi; MEMPERTIMBANGKAN bahwa ITU menyelenggarakan

Sidang dan Pemerintah '

menerima untuk menjadi tuan rumah Sidang sesua1 dengan ketentuan dan syarat I

yang terkandung dalam Persetujuan ini dan Lampirannya;

i TELAH MENYETUJUI sebagai berikut:

PASAL 1 LOKASI, UNDANGAN, PENDAFTARAN, DAN PENERJEMAHAN

Sidang, yang diselenggarakan oleh ITU dan tuan rumah oleh Kemkominfo, akan bertempat di Padma Resort, Kuta, Bali, Indonesia, pada tanggal 21 - 23 Maret

2017. Undangan untuk berpartisipasi pada Sidang dan muatannya menjadi tanggung jawab ITU. Pendaftaran delegasi juga menjadi tanggung jawab ITU. Sidang akan dilaksanakan dalam bahasa lnggris. PASAL 2 KEISTIMEWAAN DAN KEKEBALAN

1. Pemerintah wajib memberlakukan, berkenaan dengan Sidang, Konvensi tentang Keistimewaan dan Kekebalan pada Badan-badan Khusus tahun 1947 ("Konvensi 1947"). Peserta yang diundang oleh ITU wajib memperoleh keistimewaan dan kekebalan yang diberikan berdasarkan Pasal V Konvensi 1947. Pegawai ITU yang berpartisipasi dalam atau melakukan fungsi yang berkaitan dengan Sidang wajib memperoleh keistimewaan dan kekebalan yang ditentukan berdasarkan Pasal VI dan VIII Konvensi 1947. Pegawai Perserikatan Bangsa-Bangsa yang berpartisipasi dalam Sidang wajib diberikan keistimewaan dan kekebalan yang ditentukan berdasarkan Pasal VI dan VII Konvensi tentang Keistimewaan dan Kekebalan pada Perserikatan Bangsa-Bangsa tahun 1946. Keistimewaan dan kekebalan tidak berlaku untuk pers. 2. Stat lokal yang disediakan oleh Kemkominfo sesuai dengan Persetujuan ini dan Lampiran 1 memperoleh kekebalan dari proses hukum berkenaan dengan lisan atau tulisan dan tindakan apapun yang dilakukan oleh mereka dalam kapasitas resmi terkait Sidang.

PASAL 3 VISA DAN PERTIMBANGAN HUKUM LAINNYA

Pemerintah wajib menjamin semua peserta yang telah terdaftar diberikan setiap fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan fungsinya dalam kaitannya dengan Sidang, termasuk memasuki, menetap, dan meninggalkan Indonesia. Berkenaan dengan persyaratan visa, wajib diberlakukan prosedur berikut: a.

Kemkominfo akan menyediakan kepada ITU daftar negara-negara yang

1

warga negaranya dikecualikan dari persyaratan visa dan pengecualian lainnya seperti pemegang paspor diplomatik atau paspor dinas negara tertentu, atau paspor dinas dari organisasi internasional yang diakui. b.

Peserta yang memerlukan visa untuk masuk Indonesia wajib mengajukan permohonan visa ke Perwakilan Indonesia terdekat sekurang-kurangnya dua minggu sebelum Sidang. Apabila Perwakilan Indonesia tidak tersedia di negara atau di sekitar negara peserta, peserta dapat mengajukan visa kunjungan saat kedatangan, yang dapat diperoleh dengan menyerahkan dokumen sebagai berikut: salinan paspor dan salinan tiket kedatangan dan kepulangan.

c.

Peserta yang termasuk di bawah kategori negara calling visa, wajib mengajukan visa dimaksud dengan menyerahkan dokumen berikut: salinan paspor, salinan tiket kedatangan dan kepulangan, bukti pendaftaran dari ITU, surat pengusulan dari Administrasinya dalam hal berasal dari Negara Anggota ITU, atau dari badan hukum yang mereka berafiliasi dalam hal berasal dari Anggota Sektor, Mitra dan Akademisi ITU, ke Perwakilan Indonesia terdekat dengan salinan kepada Kemkominfo, sekurang-kurangnya dua minggu sebelum Sidang.

Contoh bukti pendaftaran ITU dalam bahasa lnggris akan disediakan kepada Indonesia sebagai acuan. Hanya peserta yang terdaftar dan terkonfirmasi oleh ITU yang memenuhi syarat untuk memperoleh visa. Kemkominfo akan menyediakan penerima tamu atau stat di bandara lokal untuk memfasilitasi perpindahan dari bandara.

1

ITU tidak bertanggung jawab atas tuntutan yang diajukan oleh pihak ketiga atau atas kehilangan, kerusakan atau cedera apapun yang terjadi pada tempat Sidang, orang atau barang pribadi, kecuali tuntutan, kehilangan, kerusakan atau cedera dimaksud disebabkan oleh kelalaian atau kesengajaan oleh pegawai ITU. PASAL4 PENGIRIMAN BAHAN DAN FORMALITAS KEPABEANAN

Bahan, perangkat, publikasi dan dokumen yang dimiliki oleh ITU dan diperlukan untuk kelayakan pelaksanaan Sidang, yang perlu diimpor ke dalam dan diekspor dari Indonesia dikecualikan dari semua bea dan cukai imper, larangan, pembatasan, dan pajak. Pemerintah wajib segera menerbitkan kepada ITU atau agennya, semua izin impor dan ekspor yang diperlukan untuk tujuan ini dan wajib memfasilitasi, menurut hukum dan peraturan Indonesia, termasuk dengan memberikan petunjuk yang diperlukan, prosedur administratif yang terkait impor dan ekspor dimaksud. Sebagai tambahan, Pemerintah wajib pula memfasilitasi formalitas kepabeanan untuk semua peserta saat mereka memasuki dan meninggalkan Indonesia untuk , tiap bahan yang dibawanya dalam kaitannya dengan Sidang, menurut hukum dan peraturan Indonesia. ITU wajib menyediakan kepada Kemkominfo daftar bahan dimaksud pada paragraf 1 sekurang-kurangnya 1 (satu) bulan sebelum Sidang. PASAL 5 AKOMODASI HOTEL, PERPINDAHAN KE HOTEL, DAN TRANSPORTASI

1. Pelayanan untuk pemesanan kamar hotel di Padma Resort, dengan harga yang wajar, akan diurus oleh Kemkominfo. Layanan pemesanan daring akan beroperasi tidak kurang dari 45 (empat puluh lima) hari sebelum Sidang dimulai. Daftar hotel yang ditunjuk di sekitar Padma Resort akan disediakan oleh Kemkominfo kepada peserta. Peserta wajib membuat pengaturan akomodasi dan menanggung biayanya sendiri. Perpindahan dari bandara akan disediakan oleh Kemkominfo kepada pegawai

1

ITU pada saat kedatangan dari bandara ke hotel resmi dan kembali ke bandara . · pada akhir Sidang . • 4. Peserta yang menginap di Padma Resort selama paling sedikit dua malam akan · '' ~

disediakan perpindahan bandara oleh hotel. Peserta yang menginap di hotel lain diminta untuk membuat pengaturan sendiri untuk perpindahan bandaranya.

p

,' ~

~

: 5. Kendaraan dan pengemudi akan disediakan oleh Kemkominfo untuk Sekretaris

W ~

~

i; ~

·~

Jenderal ITU dan Direktur BOT pada saat kedatangan di bandara dan sampai

, "1

kepulangan. 6.

Kemkominfo akan menunjuk seorang petugas penghubung untuk membantu .

~

mengoordinasikan kedatangan delegasi setingkat Menteri di bandara dan

1~

perpindahannya ke semua hotel resmi. PASAL 6 PENGATURAN KEAMANAN DAN KESELAMATAN

l
~

r~

1. Kemkominfo akan menyediakan, dengan biaya sendiri, pengaturan keamanan dan keselamatan yang cukup, termasuk personel dan perangkat, untuk menjamin

f,'t'

Sidang dapat berfungsi secara efisien dalam suasana aman dan tenteram bebas ,

Ii I~

dari gangguan apapun. Kemkominfo akan mengambil tindakan yang wajar untuk menjamin keamanan tempat Sidang dan keselamatan semua peserta selama mereka berada di tempat tersebut. Kemkominfo juga akan menjalankan pengawasan terhadap akses masuk ke , tempat Sidang yang dimanfaatkan secara eksklusif oleh ITU, di setiap ruangan , berdasarkan rencana pengawasan akses yang disediakan oleh ITU. Akreditasi, pendaftaran dan pembuatan tanda peserta dengan foto untuk semua peserta Sidang dan pegawai ITU, wajib menjadi tanggung jawab tunggal ITU. ITU akan berkoordinasi dengan Kemkominfo untuk akreditasi, pendaftaran, dan tanda

:; ·

peserta untuk perwakilan media. 4. Data pribadi selain yang diperlukan untuk penerbitan visa, tidak akan dikumpulkan oleh Kemkominfo. 5.

Layanan pertolongan pertama di lokasi akan disediakan. Untuk kondisi medis gawat darurat, transportasi dan pendaftaran segera ke rumah sakit akan diurus

~

selama jangka waktu Sidang dan akan beroperasi 24 (dua puluh empat) jam i dalam sehari. Biaya perawatan rumah sakit wajib ditanggung sendiri oleh pasien. PASAL 7 PENGGUNAAN NAMA, SINGKATAN, JUDUL, LAMBANG, DAN BENDERA

Nama, singkatan, lambang, dan bendera ITU digunakan secara eksklusif oleh ITU dan tidak akan digunakan oleh Kemkominfo tanpa izin tertulis sebelumnya dari Sekeretaris Jenderal atau wakilnya yang berwenang untuk bertindak dalam hal ini. ITU tetap memiliki semua hak kekayaan intelektual terkait nama, singkatan, judul, dan lambang Sidang, yang tidak dapat digunakan tanpa izin tertulis sebelumnya

i!. 1

dari Sekeretaris Jenderal atau wakilnya yang berwenang untuk bertindak dalam

I

hal ini. Kemkominfo wajib diberi kewenangan untuk menggunakan nama, singkatan, judul, dan lambang Sidang dalam kaitannya untuk keperluan berikut, dengan ketentuan penggunaannya tidak menimbulkan kesan bahwa bisnis komersil, produk atau jasa telah didukung oleh ITU: ~·

a. brosur informasi untuk peserta; b. dokumen atau publikasi yang naskahnya telah disetujui sebelumnya oleh ITU;

]

,

c.

pi

L

I~

laman utama pada situs web yang dibuat oleh Kemkominfo untuk tujuan Sidang. Dalam hal ini, isi situs web wajib dikoordinasikan sebelumnya dengan ITU sebelum dipublikasikan secara daring.

I

i PASAL 8 INFORMASI UNTUK PESERTA

I

: !

lnformasi umum akan disediakan kepada ITU untuk situs web Sidang resmi yang · dikembangkan, ditempatkan, dan dikelola oleh ITU. lnformasi tersebut meliputi '. informasi pariwisata, tempat sidang dengan lokasi ruangan sidang, hotel yang ' · diusulkan beserta petanya, arus dan steker listrik, perbankan (peraturan penukaran dan lokasi kantor valuta asing, mesin ATM, dll), dan informasi praktis lainnya yang . bertujuan membuat kunjungan peserta menyenangkan dan efisien. lnformasi ini dapat ,

I

.

juga berbentuk buku saku untuk didistribusikan kepada peserta.

-

.

PASAL 9 ~

HUBUNGAN MEDIA

. I•

• 1. Semua hubungan resmi dengan media (radio dan televisi, media elektronik, koran ~ L

~

j

dan publikasi lainnya, dan lain lain) yang berkaitan dengan persiapan,

Ii

pelaksanaan dan tindak lanjut Sidang, dan semua kegiatan komunikasi resmi

I

yang dilaksanakan untuk sidang, wajib menjadi tanggung jawab Sekretaris Jenderal

atau

perwakilan

yang

ditunjuknya,

bekerjasama

dengan

pihak

berwenang yang ditunjuk oleh Kemkominfo.

•·

"

2. Sekretaris Jenderal atau perwakilan yang ditunjuknya wajib menjalankan tanggung jawab ini sesuai dengan praktik yang umumnya diikuti untuk konferensi, pertemuan, dan sidang ITU. I•

I

3.

Wartawan asing yang menghadiri Sidang disyaratkan mendaftar untuk visa kunjungan di Perwakilan Indonesia terdekat dan melampirkan salinan paspor dan daftar perangkat yang memerlukan izin bea cukai.

4.

Dalam hubungannya dengan media, Kemkominfo setuju untuk tidak mencampuri dalam hal terkait isu substansial, termasuk struktur atau isi Sidang, yang merupakan tanggung jawab tunggal ITU, sesuai dengan Pasal 9 ayat 1 di atas. PASAL10

.

PEMBATALAN, PENUNDAAN, ATAU PERUBAHAN TEMPAT

1. Dalam hal terjadi pembatalan, penundaan, atau perubahan tempat Sidang .\

sebagai hasil keputusan ITU, tanggung jawab ITU kepada Kemkominfo dibatasi pada biaya pengeluaran, baik yang telah diperjanjikan atau telah dibayar, berkenaan dengan barang yang diperlukan untuk penyelenggaraan dan persiapan Sidang, sepanjang biaya pengeluaran tersebut tidak lagi bermanfaat, dan dengan ketentuan bahwa biaya pengeluaran tersebut penting dan tidak dapat dibatalkan atau dikurangi. 2.

Apabila, sebelum atau selama Sidang, Indonesia tidak lagi dalam posisi untuk

"'~

1

_._, -r

menjadi penyelenggara Sidang atau mengizinkan penyelenggaraannya pada

I

tanggal yang dijadwalkan, atau meminta tempat Sidang diubah, tanggung jawab

1 I I I

!

11

1

'

1

Kemkominfo kepada ITU dibatasi pada biaya pengeluaran yang ditimbulkan dari 1 1

1

keputusan itu, khususnya semua biaya pengeluaran yang telah diperjanjikan atau II ,.'°' telah dibayar oleh ITU berkenaan dengan barang yang diperlukan untuk

...

f

penyelenggaraan dan persiapan Sidang, sejauh biaya tersebut tidak lagi •

'l

bermanfaat dan dengan ketentuan bahwa biaya tersebut penting dan tidak dapat I ,.

·'

dibatalkan atau dikurangi. Setiap biaya pengeluaran yang mungkin ditimbulkan

1

~ ~ ~

'

3.

111

oleh ITU untuk penyewaan tempat penyelenggaraan Sidang, juga akan

!

ditanggung oleh Kemkominfo.

1

~

~

't

Dalam hal keadaan kahar yang menyebabkan atau kemungkinan menyebabkan , :

~

pembatalan, penundaan, gangguan, atau perubahan tempat Sidang, ITU dan i ~

~

Kemkominfo berusaha melakukan perundingan dalam 5 (lima) hari setelah

I

i' :

diterimanya oleh pihak manapun pemberitahuan tertulis bahwa keadaan kahar telah terjadi, supaya mencapai kesepakatan mengenai konsekuensi praktis, keuangan, dan hukum dari keadaan kahar dimaksud. Kecuali dinyatakan sebaliknya secara tertulis, kesepakatan tersebut harus diselesaikan dalam 7 (tujuh) hari setelah dimulainya perundingan.

I

PASAL11 PENYELESAIAN PERSELISIHAN Perselisihan apapun yang timbul dari penerjemahan atau implementasi Persetujuan ini atau Lampiran 1 dan Lampiran 2, kecuali perselisihan yang melibatkan pertanyaan yang diatur oleh Konvensi 1947, yang tidak dapat diselesaikan secara damai melalui perundingan antara para Pihak atau melalui cara yang disepakati bersama lainnya wajib dirujuk ke badan peradilan dengan tiga arbiter. Salah satu arbiter wajib ditunjuk oleh Sekretaris Jenderal ITU, dan satu arbiter lainnya ditunjuk oleh Kemkominfo. Kedua arbiter kemudian menunjuk arbiter ketiga untuk menjadi ketua badan peradilan. Kecuali ditetapkan sebaliknya oleh para Pihak secara tertulis, para Pihak " menyetujui bahwa badan peradilan wajib menerapkan hukum acaranya sendiri. Keputusan badan peradilan atas semua pertanyaan prosedur dan substansi wajib

1

bersifat final dan mengikat para Pihak. PASAL12 PENUTUP Persetujuan dapat diubah melalui perjanjian tertulis antara para Pihak. Persetujuan ini mulai berlaku pada saat penandatanganan oleh para Pihak dan tetap berlaku selama Sidang dan untuk periode setelahnya sebagaimana diperlukan untuk semua hal terkait ketentuan apapun yang perlu diselesaikan. Salah satu Pihak dapat mengakhiri Persetujuan ini dengan menyampaikan pemberitahuan tertulis sekurang-kurangnya 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan Sidang, kepada Pihak lainnya. Pengakhiran Persetujuan ini tidak memengaruhi kewajiban yang telah dibebankan kepada Pihak lainnya dan para Pihak wajib mengambil langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan semua hal tertunda secara tertib. 1

SEBAGAI BUKTI, yang bertanda tanda tangan di bawah ini, telah menandatangani

; Persetujuan ini. DIBUAT pada tanggal . .\.'~. . Maret Dua Ribu Tujuh Belas dalam bahasa Indonesia dan bahasa lnggris, semua naskah memiliki keabsahan yang sama. Dalam hal 1

terdapat perbedaan penafsiran, naskah dalam bahasa lnggris yang berlaku.

'

Untuk Pemerintah Republik Indonesia,

Untuk Perhimpunan Telekomunikasi

yang diwakili oleh Kementerian

lnternasional

Komunikasi dan lnformatika

Farida Dwi Cahyarini

loane Koroivuki

Sekretaris Jenderal

Direktur Kawasan Kantor Kawasan Asia Pasifik ITU

LAMPIRAN 1 TEMPAT, FASILITAS, LAYANAN, DAN STAF LOKAL YANG AKAN DISEDIAKAN MENGGUNAKAN BIAVA KEMKOMINFO

A. Tempat

1. Ruangan Sidang a. Ruangan konferensi utama yang dapat menampung kurang lebih 80 (delapan puluh) orang pada mejanya. Kapasitas tersebut diperlukan untuk menyelenggarakan pertemuan, tidak termasuk untuk upacara pembukaan seperti kapasitas tempat duduk tambahan atau tata ruang podium yang berbeda. b.

Ruangan harus dilengkapi dengan: i.

Konfigurasi ruangan pertemuan Satu meja utama pada podium yang lebih tinggi dengan 5 (lima) tempat duduk. Satu backdrop dengan skema warna yang sesuai dengan pertemuan dan cocok untuk pengambilan gambar. Konfigurasi tempat duduk peserta Sidang berbentuk ruang kelas, dengan meja dan kursi. Terdapat jarak memadai antara para peserta. Satu

podium

pembicara

untuk

upacara

pembukaan

dan

penutupan. ii.

Persyaratan Teknis dan Audio Visual 1 (satu) mikrofon untuk tiap orang yang duduk di meja utama. 1 (satu) mikrofon untul< tiap 3 (tiga) peserta yang duduk di meja dalam ruangan. 1 (satu) laptop di podium untuk proyeksi (keyboard internasional Amerika Serikat (minimal Windows XP, Microsoft Office Suite 2003, terdapat CD/DVD drives dan USS ports)).

1

.., _,- · -··-

iii. Persyaratan Tl I

LAN nirkabel dengan akses internet yang memungkinkan koneksi yang simultan untuk semua peserta di ruangan yang sesuai ' I

·~

"'

.

dengan daftar persyaratan kinerja yang tercantum pada Lampiran · -~ •

2

. :

I-

Steker listrik untuk laptop (1 (satu) per tempat duduk) termasuk . ; ')~

meja utama. Multibox!Press

box/Mixers

untuk

wartawan

sebagaimana yang diperlukan oleh media

audio

visual

tuan rumah acara

tersebut. .

I

Perekaman audio digital saluran bahasa lnggris akan tersedia

I

pada tiap sesi dengan format audio yang umum (misalnya MP3).

'~

Hasil perekaman dapat tersedia pada akhir Sidang. c. Satu ruangan sidang kedua yang dapat menampung kurang lebih 15 (lima 1·

belas) orang pada mejanya, dengan konfigurasi berbentuk huruf U (atau berbentuk persegi panjang). Ruangan sidang kedua harus dilengkapi LAN nirkabel yang sesuai dengan persyaratan kinerja yang tercantum pada Lampiran 2. d. Air mineral botol beserta gelasnya harus tersedia di meja utama, dan di pintu masuk ruangan sidang.

',

e. Ruangan konferensi utama harus dapat beroperasi sepenuhnya pada tanggal 20 Maret 2017 pukul 08.00. Ruangan sidang kedua, dan ruangan sekretariat ITU harus dapat beroperasi sepenuhnya pada tanggal 20 Maret 2017 pukul 08.00. 11

f.

Area penggandaan dokumen i.

i '

•

2 (dua) printer dengan kertas A4 harus tersedia pada awal Sidang, untuk digunakan oleh peserta dan sekretariat Sidang. Tinta akan

.r;

tersedia pada meja layanan sebelum pembukaan Sidang dan akan , diisi ulang sesuai dengan kebutuhan. Kertas akan diisi kembali selama Sidang berdasarkan kebutuhan. ii.

Semua dokumen akan dipublikasikan pada situs web resmi RPM I.

yang ditempatkan dan dikelola oleh ITU. Setiap peserta dianjurkan untuk mengunduh dan menyimpan salinan dokumen, dan dokumen sesi dari cybercafe . iii. Operator dan teknisi harus ahli dengan peralatan yang digunakan dan harus berada di tempat selama Sidang berlangsung.

i

, f.!, ,

2. Penerimaan Peserta dan Area Pendaftaran

Meja pendaftaran dengan 2 (dua) tempat kerja: tiap tempat kerja akan terdapat 1 (satu) komputer (akan disediakan oleh ITU) dengan koneksi internet nirkabel berkecepatan tinggi dan keduanya terhubung dengan 1 ' ; (satu) printer. Dua laptop juga harus dilengkapi dengan kamera web dan terhubung dengan printer tanda peserta (akan disediakan oleh ITU). Di belakang dua komputer, harus terdapat ruangan dengan 1 (satu) meja besar p

I

untuk meletakkan tanda peserta, kertas, map, dan printer all-in-one dengan

I'

pemindai.

3. Cybercafe . i

a.

Cybercafe yang dilengkapi dengan LAN nirkabel dan kurang lebih 4

(empat) komputer. b. 1 (satu) printer dengan kertas A4 harus tersedia di cybercafe. Kertas harus diisi ulang selama Sidang sesuai dengan kebutuhan. c. Selain meja dan kursi untuk ruang kerja, juga harus terdapat meja untuk printer.

4.

,

Kantor/Area .

Kantor dan fasilitas yang disediakan oleh Kemkominfo, disesuaikan

5.

dengan fungsinya:

I

Kantor

I

a.

1 (satu) kantor untuk Sekretaris Jenderal.

b. 1 (satu) kantor untuk Direktur BOT. I

c.

1 (satu) kantor untuk Asisten Sekretaris Jenderal dan Direktur BOT.

d.

1 (satu) kantor untuk Direktur Kawasan.

e.

1 (satu) kantor besar untuk pejabat ITU lainnya dengan 10 (sepuluh) atau 14 (empat belas) tempat kerja.

f.

Semua kantor harus dilengkapi dengan perlengkapan yang tercantum pada Tabel Persyaratan yang disiapkan oleh ITU, khususnya: i.

Kantor Sekretaris Jenderal dan Direktur BOT: akses nirkabel, steker listrik untuk laptop dan perangkat bergerak (minimal 5 (lima) steker).

ii.

Kantor Asisten Sekretaris Jenderal dan Direktur BOT: akses nirkabel, steker listrik untuk laptop dan perangkat bergerak (minimal 5 (lima) steker). Kertas berukuran A4 dan minimal 1 (satu) rim berisi 500 lembar dengan berat 80g/m2 tersedia saat awal Sidang, dan diisi kembali sesuai kebutuhan selama Sidang dengan dua kali verifikasi sehari untuk memeriksa persediaan yang tersisa.

iii. Kantor stat ITU: akses nirkabel, tambahan steker listrik untuk laptop dan perangkat bergerak (minimal tiga per meja), dan printer all-in-one berwarna dengan pemindai. iv. Kantor untuk pejabat ITU/ruangan sekretariat ITU harus terdapat lemari yang bisa dikunci untuk mengamankan laptop, tas, dan barang pribadi lainnya.

6. Area lainnya a. Meja informasi umum dengan loket untuk perubahan/konfirmasi ulang tiket. b. Area coffee break.

7.

Layanan a. Layanan Medis. Untuk kondisi medis gawat darurat, harus terdapat pengaturan transportasi dan pendaftaran ke rumah sakit. b.

Daya listrik di seluruh ruangan sidang harus didukung dengan , Uninterruptible Power Supply (UPS).

rr

c. Tempat sidang harus dapat tersedia dan dapat digunakan tepat pada waktunya. Khususnya,

~

kantor stat dan infrastruktur TIK harus

,~-

-~

beroperasi pada saat stat pertama mulai bekerja (yaitu tanggal 19 Maret 2017 pukul 08.00). d. Semua kantor/area harus tersedia dan dilengkapi dengan perabotan, perlengkapan, dan tasilitas komunikasi dan operasional menggunakan

.•

I~

i ~ : -~ '

~

,-.

LAN nirkabel. B. Staf lokal yang akan disediakan oleh Kemkominfo

f,.-

Stat harus disediakan oleh Kemkominto sesuai dengan tungsinya pada

M

IA

Sidang:

1"1

1. Staf Umum

a. Operator dan teknisi untuk tasilitas teknis ruang sidang. b. 3 (tiga) penerima tamu untuk ruang sidang utama, termasuk 1 (satu) untuk melayani pejabat di podium. c. 2 (dua) orang di Meja Registrasi dan untuk memberikan bantuan di tempat lainnya jika diperlukan. i

d. Teknisi dan operator untuk mesin fotokopi. e. 1 (satu) fotograter untuk meliput Sidang. Satu atau dua foto harus diserahkan kepada Koordinator Pertemuan melalui USB yang disediakan oleh ITU.

'

.

t. Personel untuk penanganan barang-barang di awal dan di akhir Sidang. ~- I 1

2.

Staf keamanan dan keselamatan

I

~

~

Personel dan perlengkapan yang diperlukan untuk kelayakan pengamanan ,,

Sidang, termasuk pemasangan dan pembongkaran dan untuk pengawasan akses ke tempat sidang. 3. Staf lokal TIK dan staf lokal audio visual untuk mendukung Sidang

a.

Untuk implementasi dan operasional infrastruktur TIK dan audio visual dan menyediakan bantuan untuk pengguna akhir, penanganan di tempat

I~ :

akan diperlukan selama durasi Sidang dari dua jam sebelum pembukaan I

Sidang tiap harinya sampai satu jam setelah penutupan Sidang untuk · meninjau kembali dan menguji semua perlengkapan dan fasilitas untuk hari berikutnya: i.

Koordinasi TIK.

ii.

Teknik dan sistem jaringan termasuk teknik keamanan jaringan dan jaringan teknis.

iii. Teknis IT dan pusat dukungan layanan terkait IT iv. Listrik. v.

b.

Teknis audio visual.

Penyedia layanan: Kemkominfo menyediakan dukungan pemeliharaan dari penyedia layanan untuk setiap komponen penting selama 12 jam x 6

l

~

hari (dari pukul 06.00 sampai pukul 18.00/akhir sidang).

J

~ : C. Dokumentasi lJ

~'

I

Sebagian besar Sidang akan terselenggara secara nirkertas. Semua dokumen akan dipublikasikan pada situs web ITU yang dibuat untuk Sidang dan salinan kertas tidak akan didistribusikan kepada peserta, kecuali set dokumen asli yang didistribusikan pada saat pendaftaran.

:

,, ~

,'

. ;

'.

l! :

I~ l ~

!1 I

l

LAMPIRAN 2 PENJELASAN PERSYARATAN Tl YANG DISEDIAKAN DENGAN BIAVA KEMKOMINFO

Persyaratan umum Teknologi lnformasi (Tl)

Kemkominfo harus melakukan semua tindakan yang diperlukan oleh ITU terkait infrastruktur Tl, perlengkapan, dan layanan untuk memastikan keberlangsungan Sidang. 1. Persyaratan Teknis a. Kemkominfo akan menyediakan jaringan Wi-Fi untuk akses simultan para peserta Sidang dan stat ITU di seluruh tempat sidang (ruangan sidang, kantor dan area termasuk cybercafe untuk mengakses internet. Jaringan tersebut harus diproteksi dengan firewall) . b. Kemkominfo akan menyediakan semua perlengkapan dan pemasangan kabel untuk jaringan Wi-Fi sebagaimana tersebut di atas (server, komputer, laptop, printer, dan lainnya) serta lisensi perangkat lunak terkait. Semua perlengkapan jaringan yang dipilih harus disertifikasi oleh pabrikan untuk dapat beroperasi pada lingkungan jaringan menengah dengan waktu tanggap ping jaringan rata-rata dari setiap komputer yang terhubung kabel dengan server lokal atau jaringan gateway. c.

Semua komputer, laptop atau server yang terpasang harus dapat mengakses internet melalui ISP lokal.

d. Terdapat jalur akses LAN nirkabel yang memadai untuk kurang lebih 80 peserta Sidang dan pejabat ITU di seluruh tempat sidang (misalnya ruangan sidang, kantor, cybercafe) . e. Penamaan SSID harus diatur ke [ITU RPM-XXX]. f.

lnfrastruktur

LAN

nirkabel

harus

diuji

untuk

memastikan

dapat

mendukung ruangan sidang saat berkapasitas penuh. g.

Sekurang-kurangnya terdapat 2 (dua) koneksi duplex spatially diverse

Ii

'I

I

(distinct) jaringan terestrial internet berkapasitas 5 mbps dengan routing

I

dan throughput yang dioptimalisasi untuk ITU, Jenewa dengan 2 (dua)

!

titik pertukaran internet terpisah (misalnya 2 PoPs ISP). Lebar pita yang

:t ii

..

cukup harus diperkirakan untuk mendukung semua peserta Sidang dan •

'J I

pejabat ITU.

, ~' ·

h. Pengamanan yang memadai harus diaplikasikan agar infrastruktur ' '

akan menghubungkan peserta Sidang dan pejabat ITU juga harus

f

dilindungi dengan mengunakan teknologi seperti Access Control Lists dan firewall. i.

ii

~

~

jaringan terlindungi dari akses dan serangan tidak sah . Sub jaringan yang

i

~

.

Kemkominfo bertanggung jawab untuk mengadakan lisensi perangkat lunak yang diperlukan untuk perangkat lunak yang diinstal pada server,

11 I

,I

komputer, dan laptop yang disediakan oleh Kemkominfo.

i

I I

11

I "

!, I

,, .,

:

. . :

,,

ii

i

I.

',

:

...

HOST COUNTRY AGREEMENT BETWEEN THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF INDONESIA, REPRESENTED BY THE MINISTRY OF COMMUNICATION AND INFORMATION TECHNOLOGY

AND THE INTERNATIONAL TELECOMMUNICATION UNION FOR THE REGIONAL PREPARATORY MEETING FOR WORLD TELECOMMUNICATION DEVELOPMENT CONFERENCE 2017

The Government of the Republic of Indonesia ("Government"), represented by the : Ministry of Communication and Information Technology (hereinafter referred to as the "MCIT") and the International Telecommunication Union (hereinafter referred to as the "ITU"), hereinafter referred to as "the Parties"; CONSIDERING that the purpose of the Regional Preparatory Meeting (the "Meeting")

,for the Asia-Pacific region is to identify at the regional level, appropriate strategies and 'the priority areas and related objectives, programmes, initiatives, projects, and Study 1

Group Questions that need to be addressed by the World Telecommunication

'

Development Conference in 2017 to foster the development of telecommunications I

and information and communication technologies; CONSIDERING that ITU is organizing the Meeting and the Government has accepted

to host the Meeting pursuant to the terms and conditions contained in this Agreement and its Annexes;

, HAVE AGREED as follows:

ARTICLE 1 VENUE, INVITATIONS, REGISTRATION, AND INTERPRETATION

The Meeting, organized by ITU and hosted by the MCIT, will take place at Padma Resort, Kuta, Bali, Indonesia, on 21-23 March 2017. Invitations to take part in the Meeting as well as content are under the responsibility of ITU. Delegate registration is also under the responsibility of ITU. The Meeting will be conducted in English. ARTICLE 2 PRIVILEGES AND IMMUNITIES

The Government shall apply, in respect of the Meeting, the 1947 Convention on the Privileges and

Immunities of the Specialized Agencies (the "1947

Convention"). The participants invited by ITU shall enjoy the privileges and immunities accorded under Article V of the 1947 Convention. Officials of ITU ' participating in or performing functions in connection with the Meeting shall enjoy , the privileges and immunities provided under Articles VI and VIII of the 1947 Convention. Officials of the United Nations participating in the Meeting shall be accorded the privileges and immunities provided under Articles VI and VII of the 1946 Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations. Privileges and immunities shall not apply to the press. Local staff provided by the MCIT pursuant to this Agreement and to Annex 1 shall enjoy immunity from legal process in respect of words spoken or written and any act performed by them in their official capacity in connection with the Meeting. ARTICLE 3 VISAS AND OTHER LEGAL CONSIDERATIONS

1. The Government shall ensure that all duly registered participants shall be granted every facility necessary for the performance of their functions in connection with the Meeting, including entering, remaining in and leaving Indonesia. With respect

1

1

to visa requirements, the following procedure shall apply: a. The MCIT will provide to ITU the list of countries whose citizens are exempt from visa requirements as well as other possible exemptions such as diplomatic or service passport holders of specific countries or service passports of recognized international organizations. b.

Participants needing a visa to enter Indonesia should submit their visa request to the nearest Indonesian Mission at least two weeks prior to the Meeting. If an Indonesian Mission is not available in the participant's country or nearby country, participants may request a visa on arrival, which can be obtained by submitting the following documents: a passport photocopy, and copy of return flight ticket.

c.

Participants falling under Indonesian calling visa countries category, shall apply for such visa by submitting the following documents: a passport photocopy, copy of return flight ticket, confirmation of registration from ITU, and nomination letter from their Administration, in case of ITU Member States, or from the entity to which they are affiliated, in case of ITU Sector Members, Associates and Academia, to the nearest Indonesian Mission with a copy to MCIT, at least two weeks prior to the Meeting.

2.

Samples of ITU confirmations of registration in English will be provided to Indonesia for reference. Only participants registered and confirmed by ITU shall be eligible to obtain a visa.

3. The MCIT will provide a host or staff at the local airport to facilitate airport transfers. 4. ITU shall not be responsible for any claim by third parties or for any loss, damage or injury done to the Meeting's premises, persons or property, unless such claim, loss damage or injury are due to ITU officials' gross negligence or willful misconduct.

,, . fj ~

ARTICLE 4 SHIPMENT OF MATERIAL AND CUSTOMS FORMALITIES

~

~

1.

The materials, equipment, publications, and documents belonging to ITU and required for the proper functioning of the Meeting, shall be imported into and ,

IJ 'I

~

exported from Indonesia exempt from all import and customs duties, prohibitions,

I

'

restrictions, and taxes. The Government shall promptly issue to ITU or its agents ' ~

~

!1 ~':

li~ ;;

•i

all import and export permits necessary for this purpose and shall facilitate, in

!

;)'

accordance with Indonesia's laws and regulations, including by giving necessary

~l

instructions, any administrative procedure related to such importations and

);

I

~]

;'Ii

,,

exportations.

'

2.

In addition, the Government shall also facilitate customs formalities for all participants when they enter and leave Indonesia for any material carried by

I

'

them in connection with the Meeting, according to Indonesian laws and

!

regulations.

'I

~

~~

3.

i

.~

I~

ITU shall provide to the MCIT a list of the materials stated in paragraph 1 above i ; at least 1 (one) month prior to the Meeting. ARTICLE 5 HOTEL ACCOMMODATION, HOTEL TRANSFERS, AND TRANSPORTATION

~

~ , 1.

A service for the reservation of hotel rooms at Padma Resort, at reasonable

Iii

commercial rates, shall be organized by the MCIT. The online reservation service

J ~

should be operational no less than 45 (forty five) days prior to the start of the

1i

I

Meeting.

• 2. A list of designated hotels nearby Padma Resort will be provided by the MCIT for ~

participants. Participants shall make their own accommodation arrangements and

...

I ~

shall meet their own expenses.

-~·

Airport transfers will be provided by the MCIT to ITU staff upon arrival from the airport to official hotels and back to the airport at the end of the Meeting. Participants staying at Padma Resort for a minimum of two nights will be provided airport transfers by the hotel. Participants staying at other hotels are required to I

:~

.

I

'1-

~'

. . 't

make their own arrangements for their airport transfers. 5. A car and driver will be provided by the MCIT to the ITU Secretary-General, and the BOT Director upon their arrival at the airport and will be available to them until their departure. 6.

The MCIT will nominate a liaison officer to help coordinate the arrival of ministerial level delegates at the airport and their transfers to all official hotels. ARTICLE 6 SECURITY AND SAFETY MEASURES

1. The MCIT will provide, at its own expense, adequate security and safety measures, including personnel and equipment, to ensure the efficient functioning of the Meeting in an atmosphere of security and tranquility free from interference of any kind. The MCIT will exercise reasonable care to ensure security on the Meeting premises and to ensure the safety of all participants while they are on those premises. 2. The MCIT shall also carry out access control to the premises of the Meeting put at the exclusive use of ITU, in each meeting room based on the access control plan provided by ITU. 3. The accreditation, registration and photo badging of all the Meeting participants and all ITU officials shall be solely ITU's responsibility. ITU will coordinate with the MCIT for the accreditation, registration, and badging for media representatives. 4.

Personal data other than what is required for the issuance of visas shall not be collected by the MCIT.

5. An on-site first-aid service will be provided. For medical emergencies, immediate transportation and admission to a hospital will be organized for the duration of the Meeting and will be operational 24 (twenty four) hours a day. The cost of any hospitalization shall be solely borne by the patient.

ARTICLE 7 USE OF NAMES, ABBREVIATIONS, TITLES, LOGOS, AND FLAGS

, 1. The name, abbreviation, logo, and flag of ITU shall be used exclusively by ITU and shall not be used by the MCIT without the prior written consent of the Secretary-General or his representative duly authorized to act in this matter.

1

ITU shall retain all intellectual property rights to the name, abbreviation, title, and logo of the Meeting, which may not be used without the prior written consent of the Secretary-General or his representative duly authorized to act in this matter.

1

The MCIT shall be authorized to use the name, abbreviation, title, and logo of the Meeting in connection with the following needs, provided that such use does not create the impression that a commercial business, product or service has been :

endorsed by ITU:

:1

I .

I

I

a.

an information brochure for participants;

b.

documents or publications whose texts have been approved in advance by

1

'I ;I

I

I

ITU; c. the home page for a website which the MCIT may set up for the purpose of

i

'i

the Meeting. In this case, the content of the website shall be coordinated in advance with ITU prior to being posted on line. ARTICLE 8 INFORMATION TO PARTICIPANTS

I

i 'r

: ' i

&m•mmmmmma·· · ---· · · · ·· ·- mm•• ! ~~

ARTICLE 9 MEDIA RELATIONS

1. All official relations with the media (radio and television, electronic media, newspapers and other publications, etc.) with regard to the preparation, conduct and follow-up of the Meeting, as well as all official communication activities undertaken for the meetings, shall be the responsibility of the Secretary-General or his designated representative, in cooperation with the competent authorities designated by the MCIT. The Secretary-General or his designated representative shall exercise this responsibility in accordance with the practice generally followed for other conferences, assemblies, and meetings of ITU. Foreign journalists attending the Meeting are required to apply for a visitor's visa for journalists at the nearest Indonesian Mission and to attach a passport photocopy, and list of equipment requiring customs clearance. 4.

In its relations with the media, MCIT agrees not to interfere in matters relating to substantive issues, including the structure or content of the Meeting, which are the sole responsibility of ITU, in accordance with Article 9 1 above. ARTICLE 10 CANCELLATION, POSTPONEMENT, OR CHANGE OF VENUE

1.

In the event of cancellation, postponement, or change of venue of the Meeting as the result of a decision by ITU, ITU's responsibility to the MCIT shall be limited to expenses, whether committed or already paid, in respect of items needed for the organization and preparation of the Meeting, to the extent that such expenses no longer serve any useful purpose and provided that they were essential and cannot be cancelled or reduced.

2.

If, prior to or during the Meeting, Indonesia is no longer in a position to host the Meeting or permit it to take place on the dates scheduled, or requests that the venue of the Meeting be changed, the MCIT's responsibility to ITU shall be limited to the expenses deriving from that decision, in particular all expenses already

committed or paid by ITU in respect of items needed for the Meeting, to the extent that such expenses no longer serve any useful purpose and provided that they were essential and cannot be cancelled or reduced. Any expenditure which may be incurred by ITU for the rental of premises for the holding of the Meeting shall likewise be defrayed by the MCIT. In the event of a case of force majeure causing or likely to cause the cancellation, postponement, interruption, or change of venue of the Meeting, ITU and the MCIT undertake to enter into negotiations within 5 (five) days after the receipt by either party of written notification that the case of force majeure has occurred, in order to reach agreement on the practical, financial, and legal consequences of such case

of force majeure. Unless established otherwise in writing, such agreement must be concluded within 7 (seven) days after the beginning of the negotiations. ARTICLE 11 SETILEMENT OF DISPUTES Any dispute concerning interpretation or implementation of this Agreement or Annexes 1 and 2, except for a dispute that involves a question governed by the 1947 Convention, which cannot be settled amicably by negotiation between the Parties or , by any other mutually agreed means shall be referred to a tribunal of three arbitrators. One of the arbitrators shall be appointed by the Secretary-General of ITU, and another by the MCIT. The two arbitrators thus appointed shall in turn appoint a third arbitrator to be the chairman of the tribunal. Unless otherwise stipulated by the Parties in writing, the Parties agree that the tribunal shall adopt its own rules of procedure to be followed. The tribunal's decisions on all questions of procedure and substance shall be final and binding on the Parties. ARTICLE 12 FINAL PROVISIONS This Agreement may be modified by written agreement between the Parties. This Agreement shall enter into force immediately upon signature by the Parties

and shall remain in force for the duration of the Meeting and for such a period thereafter as is necessary for all matters relating to any of the provisions to be settled. Either Party may terminate this Agreement upon giving at least 1 (one) month notification ahead of the commencement of the Meeting in writing, to the other Party. The termination of this Agreement shall not affect the obligations already accruing to the other Party and the Parties shall take the necessary steps to bring all pending matters to an orderly conclusion. IN WITNESS WHEREOF, the undersigned , have signed this Agreement. : DONE on this .l.~. day of March in the year Two Thousand Seventeen, in the Indonesian and English languages, all texts being equally authentic. In case of ' divergence of interpretation, the English text shall prevail.

For the Government of the Republic of

For the International

Indonesia, represented by the

Telecommunication Union

Ministry of Communication and Information Technology

Farida Dwi Cahyarini

loane Koroivuki

Secretary General

Regional Director ITU Regional Office Asia Pacific

ANNEX 1 PREMISES, FACILITIES, SERVICES AND LOCAL STAFF TO BE PROVIDED AT THE EXPENSE OF THE MCIT

Premises 1. Meeting room

a. A main conference room capable of accommodating approximately 80 (eighty) people, at tables. This capacity is that required for the conduct of the Meeting excluding any additional requirements which may be needed for the opening ceremony such as extra seating capacity or different podium layout. b. The room must be equipped with: i.

Meeting room configuration A head table on a raised podium with 5 (five) seats. A backdrop whose colour scheme will correspond to that of the Meeting and will be suitable for camera. Seating for Meeting participants configured, classroom style, with tables (desk type) and chairs. Appropriate space should be allowed per participant. A speakers' lectern for the opening and closing ceremonies.

ii.

Technical and Audiovisual (AV) requirements 1 (one) microphone for each person seated at the head table. 1 (one) microphone for every 3 (three) participants seated at tables in the room. 1 (one) laptop on the podium for projections (US International keyboard (at least Windows XP, Microsoft Office Suite 2003, CD/DVD drives and USB ports).

iii. IT requirements Wireless LAN with Internet access to enable the simultaneous connection of all participants in the room as per the performance

1

requirements listed in Annex 2. Power plugs for laptops (1 (one) per seat), including the head table. Multibox/Press box/Mixers for the audiovisual journalists as may be required based on expectations from the host country of media interest in the event. Digital audio recording of the English channel must be provided for each session in common audio format (e.g. MP3). The recording may be made available at the end of the Meeting. c. A second meeting room capable of accommodating approximately 15 (fifteen) people at tables, with a U shape configuration (or rectangular shape). The second meeting room must be equipped with wireless LAN with the performance requirements listed in Annex 2. d. Bottled mineral water and glasses must be available at the head table, at the entrances of the meeting rooms. e. The main conference room must be fully operational by 20 March 2017 at 0800 hours. The second meeting room, and the ITU secretariat room must be fully operational by 20 March 2017 at 0800 hours. f.

Document reproduction area. i.

2 (two) printers with A4 paper should be made available at the start of · the Meeting, for use by participants and the Meeting secretariat. Toner · will be made available to the service desk prior to the opening of the · Meeting and replenished on demand based on requirement. Paper is to be restocked during the Meeting based on requirement.

ii.

All the documents will be published on the official RPM website hosted at, and maintained, by ITU. Each participant is encouraged to download and save copies of documents and in-session documents from the cybercafe.

iii. Operators and technicians have to be specialists of the material which will be used and must be on site for the duration of the Meeting. Participants' reception and registration area

A registration desk with 2 (two) front-desk workplaces: Each workplace will

have 1 (one) computer each (to be supplied by ITU) with a direct high-speed wireless connection to the Internet and both connected to 1 (one) printer. The two laptops must also be equipped with webcams and connected to a badge printer (to be supplied by ITU). Behind the two workstations, there should be room for 1 (one) large table to put badges, paper, binders and the all-in-one printer with scanner.

3. Cybercafe a. A cybercafe equipped with wireless LAN and with approximately 4 (four) workstations. b. 1 (one) printer with A4 paper should be made available in the cybercafe. Paper is to be restocked during the Meeting based on requirement. c.

In addition to tables and chairs for workspaces, there must be a table for the printer.

4. Offices/Areas The following offices and facilities will be provided by the MCIT, taking into account their specific purposes:

5. Offices a. 1 (one) office for the Secretary-General. b.

1 (one) office for the Director of BOT.

c.

1 (one) office for the Assistant of the Secretary-General and Director of BOT.

d. 1 (one) office for the Regional Director. e.

1 (one) large office for all other ITU officials with 10 (ten) or 14 (fourteen) workplaces.

f.

All offices are to be fully equipped with the equipment found in the Table of Requirements to be prepared by ITU, in particular: i.

Offices for the Secretary-General and Director of BOT: wireless access, power plugs for laptop and mobile devices (minimum block of 5 (five) plugs).

ii.

Office of the Assistant of the Secretary-General and Director of BOT:

I

wireless access, power plugs for laptop and mobile devices (minimum , block of 5 (five) plugs) Paper should be A4 size and a minimum of 1 ' " (one) pack of 500 sheets, at least 80g/m2 should be available at the

·

start of the Meeting, replenished as required throughout the duration of : the Meeting with twice daily verification of remaining stock.

~,

· Lt" 1

i)

iii. ITU staff office: wireless access, additional power plugs for laptops and

i'.

mobile devices (minimum three per desk), and an all-in-one colour

1

printer with scanner.

1

iv. The office for ITU officials/ITU secretariat room should have lockable

~.

'

"f:

cabinets for securing laptops, handbags, and other personal effects.

•.

6. Other areas

'.-1

~

a. General information desk with air ticket changes and/or reconfirmation ,

I

counter.

"

b. Coffee break area. 7. Services

a. Medical Service. For medical emergencies, immediate transportation and II

admission to a hospital must be organized.

1

I 1

b. The power throughout at the venue of the meetings should be backed up by

~

Uninterruptible Power Supply (UPS). c. The venue must be available sufficiently in advance to enable its timely set up. In particular, the staff office and the ICT infrastructure must be i

operational by the time the first staff start working (i.e. 19 March 2017) at

i "'

0800 hours).

1

d. All the offices/areas must be available and fully equipped with furniture, · equipment and communication facilities and operational on the wireless

LAN. B. Local staff to be provided by the MCIT

i

1

The following staff must be provided by the MCIT for the proper functioning of

!

i

;

f

i

the Meeting:

I !

1. General staff a. Operators and technicians for the technical facilities of the meeting room. b.

/ '

3 (three) ushers for the main meeting room, including 1 (one) to service the ~ ~

officials on the podium. c.

I

2 (two) people at the Registration Desk and to provide assistance ~

I,,..

elsewhere as and when required. d.

Technician and operators for photocopying machines.

e.

1 (one) photographer to cover the Meeting. One or two images should be

f .,

t

submitted daily to the Meeting Coordinator on a USB key to be provided by

ITU. f.

Personnel for goods handling at the beginning and at the end of the

'

Meeting. 2. Security and safety staff Personnel and equipment required for the proper security coverage of the Meeting, including build up and dismantling and for access control to the venue. I

I

i

3. Local ICT and audiovisual staff for the support of the Meeting

I

I.

:1

,I

a.

For the implementation and operations of the ICT and audiovisual • infrastructure and to provide support for end users, on-site coverage will be required during the duration of the Meeting from two hours prior to the opening of the Meeting daily until one hour after the close of the Meeting to review and test all equipment and facilities for the following day:

i.

ICT coordination.

ii.

Network and system engineering including network security engineering and network technicalities.

I: i

iii. IT technical and service desk support

i :

I,

iv. Electricity. :

v.

Audiovisual technicalities.

!:

b. Service providers: the MCIT should obtain 12 hours x 6 days maintenance ' .

I

I j.

~" ~

support from service providers for any critical components (from 0600 hours to 1800 hours/end of meeting).

C. Documentation

~

The meeting will be largely paperless. All the documents will be published on the

u

participants, except for the original set of documents distributed at the time of

~ r

I~

f""

ITU website created for the Meeting and will not be distributed in paper copy to .,,

I~

t

1'...:

registration .

..... '•

11:... "'"

t1

~ II

I:: I·:

1::

~•I

11

I

1 I

~

ANNEX 2 DESCRIPTION OF THE IT REQUIREMENTS TO BE PROVIDED AT THE EXPENSE OF THE MCIT

J

~ ~

1

A. General Information Technology (IT) requirements

'h

The MCIT must take all necessary action to make available to ITU the IT · ,, infrastructure, equipment and services necessary to ensure the proper functioning

1 I

t·'

i pi!!< Wf

of the Meeting.

I

l:

1. Technical requirements

~

a. The MCIT will make available a Wi-Fi network for the simultaneous access . ~ of all Meeting participants and ITU staff across the venue (meeting rooms, : ~

i

offices and areas including cybercafe for accessing the Internet. The network must be protected by a firewall. b. The

MCIT will

provide

all

the

'i

equipment

and

cabling

for the ! •

abovementioned Wi-Fi network (servers, PCs/laptops, printers, etc.) as well : as related software licenses. All network equipment selected must be i I

certified by the manufacturer for operating in a medium network ' environment with an average network ping response time from any wired connected PC to the local servers or network gateway. c.

All PCs, laptops or servers installed must be able to access the Internet through the local ISP.

d. There

must be sufficient wireless

, LAN

access

point to support i

approximately 80 Meeting participants and ITU officials throughout the ' premises (e.g. meeting rooms, offices, cybercafe). '

e. The broadcast SSID should be set to [ITU RPM-XXX]. f.

8

The wireless LAN infrastructure must be load tested to ensure it can support the full capacity of the meeting room.

g. At least 2 (two) 5 mbps duplex spatially diverse (distinct) terrestrial Internet

i

links with optimized routing and throughput to ITU, Geneva to 2 (two)

!

separate Internet exchange points (e.g. 2 PoPs of an ISP). Sufficient

I

bandwidth must be foreseen for supporting all the Meeting participants and ITU officials. h. Adequate security measures must be applied such that the network infrastructure is protected from unauthorized access and attacks. The subnetworks where Meeting participants and ITU officials will be connected must also be protected using technologies such as Access Control Lists and firewalls. i.

It is the responsibility of the MCIT to arrange for the necessary software licences for the software installed in the servers, PCs and laptops that are provided by the MCIT.