Memo - WABO digitaal of analoog?

Memo - WABO digitaal of analoog? Keuzes bij de implementatie van de WABO in de lokale informatiehuishouding. 29-07-2010 v1 Opgesteld door:

Frieke Hazendonk, informatiecoördinator a.i. Nynke Jongema, projectleider WABO

Op verzoek van:

Anke Brandsma, afdelingshoofd Gemeentewinkel

Advies:

Erwin de Zwet en Robert Jan Kuijt

Verzoek Anke 9 juli 2010: Willen jullie de gevolgen nog concreter in beeld brengen, waarbij er ook aandacht is voor de investeringen die de ene keuze (digitaal werken) en de andere keuze (printen, kopiëren en plotten) heeft? Graag de gevolgen voor de keuze voor het een en ander duidelijk op een rijtje om een gefundeerde keuze te kunnen maken.

Inhoud SAMENVATTING – KEUZETABEL

2

AFBEELDINGEN

4

1. INLEIDING

6

1.1. SITUATIESCHETS

6

1.2. AFBAKENING

6

1.3. COMPLICERENDE FACTOREN

7

2. UITWERKING IN KEUZES:

8

2.1. ANALOOG WERKEN

8

2.2. DIGITAAL WERKEN

9

2.3. HYBRIDE WERKEN (DIGITAAL ÉN ANALOOG)

9

3. CONSEQUENTIES OP GEBIED REPRO

14

BIJLAGE - MODEL HANDBOEK DIGITALE VERVANGING

16

BIJLAGE - BEREKENING EN PLOT-TEST ‘IN HUIS’

18

BIJLAGE - BEREKENING PLOT EN PRINT UITBESTEDING

20

Advies MT keuze WABO digitaal of analoog 20100729 1-9-2010

1

Samenvatting – keuzetabel Volledig analoog (scenario 1) of volledig digitaal (scenario 3) zijn in 2010 geen reële opties. Voor een volledige digitale informatiestroom wordt verwacht dat de voorzieningen na 2012 gereed kunnen zijn, dit in verband met de impact van met name digitale archivering van voor bewaring in aanmerking komende stukken. Het perspectief van dit stuk is ‘het verwerken van informatie rond het nieuwe werkproces omgevingsvergunning’. Het gaat hierin niet over het automatiseren van het werkproces. Er is voor wat betreft informatie sprake van een hybride situatie, namelijk een mengeling van analoog zoals brieven en formulieren, en digitaal zoals mails en webformulieren (scenario 2). Het accent zal steeds meer naar digitaal verschuiven naarmate meer aanvragers gebruik gaan maken van het OLO en minder van de andere drie kanalen mail, balie, post. Dit leidt tot de volgende implementatiekeuzes:

Keuze In alle gevallen wordt informatie deels analoog, deels digitaal ontvangen via de 4 kanalen

Analoge route Analoog behandelen & Analoog besluiten Deels analoog, deels digitaal raadplegen & Analoog archiveren

Periode Per 1-10 – 2010 gerealiseerd; Gevolgen I. ondersteuning

Digitale route Fase 1 Deels digitaal, deels analoog behandelen & Analoog besluiten Digitale raadpleging & Deels digitaal, deels analoog archiveren

Digitale route Fase 2 Digitaal behandelen & Digitaal besluiten Digitaal raadplegen & Deels digitaal, deels analoog archiveren

Eerste helft 2011 gerealiseerd

2012 gerealiseerd

‘tijdelijke pleister’ 1. Minimaal ingericht als hulpmiddel werkproces,

1. Minimaal ingericht om digitaal te kunnen behandelen,

1. Volledige digitale behandeling,

behandeling met software

implementatie loopt, Kosten gedekt in budget Automatisering

2. verzending beschikking op papier,

2. verzending beschikking digitaal mogelijk en

– SquitXO

2. verzending beschikking op papier,

3. gekoppeld aan decos – Plan van eisen en functioneel ontwerp;

3. gekoppeld aan decos

3. nog niet gekoppeld aan decos, wel de optie daartoe

inrichting door Decos kosten eenmalig € 8000

(onderdeel aanschaf SquitXO) II. bijhorende hardware

-/-

Nieuwe hardware:

-/-

voor behandeling voor

huidige situatie

1. Plan van eisen maken, inkooptraject

hardware aanwezig

cluster Vergunningen

2. eenmalig ca. € 45.000 ca. € 3000,- per werkplek (2 balie, 2 RO, 6 Verg) ca. € 5000,- per vergaderruimten (2 vergaderruimten & 1 Verg)

III. elektronische

-/-

-/-

i.v.m. digitaal besluiten en verzenden elektronische handtekening

handtekening

nog niet nodig

niet nodig, zolang niet dig. besluiten en verzenden

organiseren voor hele organisatie ineens invoeren (PKIoverheid):

(certificaten voor digitaal

1. mandatering en bevoegden ondertekening vastleggen

verzenden)

2. plan van eisen maken, inkooptraject 3. Grove schatting kosten: op basis van 75 – 100 mdw eenmalig ca. € 11.500 structureel voor websign abonnement, persoonsgebonden en server-certificaten € 1000 p.j.

IV. statusinformatie

-/-

-/-

(via OLO / PIP)

huidige situatie: statusinformatie via brief, mail, telefoon.

indien digitaal aangevraagd via OLO statusinformatie verstrekken; van het PIP op de gemeentelijke website (2012).

statusinformatie als onderdeel meenemen in de implementatie

Statusmomenten zijn meegenomen in I. SquitXO

indien analoog via huidige weg: 1. statusmomenten vastleggen (gelijk aan of keuze uit huidige

keuze PIP in 2012

situatie) en 2. organiseren wie deze info op OLO zet.

V.

digitale raadpleging

van stukken (via Decos)

Door hetgeen analoog binnenkomt te scannen (keuze VIII), wordt

-/-

-/-

meer digitale raadpleging mogelijk. Betekent ‘alles’ scannen,

Al het analoge materiaal wordt gescand.

Al het analoge materiaal wordt gescand.

inclusief grootformaten (tekeningen) en ‘dikke stukken’ (rapportages).

Actielijst WABO-DIV – werk in voorbereiding 1. werkproces aanpassen: taken scannen en registreren. 2. scanapparatuur wordt op dit moment ingekocht (Sjaak) 2. Decos inhoudelijk aanpassen, nl. nieuw werkproces / zaaktype 3. data-opslag wordt uitgebreid (Erwin)


2

VI. digitale of analoge

Analoge archivering omdat e-depot en handboek vervanging

Analoge archivering

Analoge archivering minimaal

archivering

gemaakt moeten worden.

Digitale archivering:

Digitale archivering:

Actielijst WABO-DIV – werk in voorbereiding

1. Project e-depot (beheersomgeving) en handboek digitalisering

1. e-depot organiseren en

Spagaat: wat digitaal is moet digitaal blijven en wat analoog is mag je niet zomaar digitaal maken

1. archiefinrichting aanpassen (nieuwe ordening ter vervanging van

(wat –hoe – waarmee: o.a. beschrijving werkproces, afspraken en

2. handboek digitalisering opstellen;

oude series bouw- / kap- / inrit- / monumentenvergunningen etc)

uitvoering) voorbereiden [N.B. onderdeel maken van

3. testperiode digitaal archiveren

2. model-dossiers voor diverse omgevingsvergunningen maken

meerjarenplan I&A!]

VII. benodigde machtiging

Formeel nodig voor het analogiseren van digitaal materiaal, maar in

Overleg met gemeentearchivaris over benodigde stappen

Zodra VI geregeld is:

de praktijk wordt dit in Nederland niet sterk aan banden gelegd.

machtiging voor vervanging van analoge archiefstukken

Machtiging aanvragen bij GS voor vervanging van

(Archiefwet 1995 – art. 7 / Archiefbesluit 1995 – art 6 en 8).

archiefbescheiden voortkomend uit WABO (i.c.

Een voorwaarde voor verstrekking van die machtiging is in ieder

omgevingsvergunningen)

vervanging conform de Archiefwet 1995

geval het in VI genoemde. VIII. scannen, printen en plotten ten behoeve van

Keuze is in eerste instantie gemaakt voor het analogiseren van alle

-/-

1. Scannen van analoog binnenkomende informatie

digitaal binnenkomende aanvragen in 3-voud in huis:

situatie zoals in vorige gekozen, maar optioneel minder plotten

2. printen en plotten van documenten alleen bij verzending van

respectievelijk

Printen /plotten ‘in huis’= + ca. 0,25 fte

als de advisering op digitale wijze gedaan wordt (IX informatie-

beschikking in papieren vorm (mag aanvrager vragen van

digitaliseren en

of

uitwisseling derden)

gemeente).

analogiseren

Printen / plotten uitbesteden = max. € 11.000 p.j. Bedrag is geschat voor het jaar 2011.

ZIE CONSEQUENTIES blz 11!

Daarnaast: ten behoeve van een volledig raadpleegarchief (in Decos) periodiek bv. Jaarlijks of halfjaarlijks, de aanwas óf

Op dit moment wordt nog niet alles dat analoog binnenkomt

eenmalig na tot stand koming van het digitaal archief

gescand. Grove schatting van het meerwerk van scannen van

de analoge serie omgevingsvergunningen digitaliseren die

grootformaat tekeningen en ‘dikke stukken’:

onherroepelijk zijn en voor bewaring in aanmerking komen.

Scannen ‘in huis’ = + ca. 0,1 fte

Richtprijs: € 450 - € 500 per m1 = 8 archiefdozen papieren

Actielijst WABO-DIV – werk in voorbereiding IX.

informatie-

uitwisseling met derden (adviesfunctie)

Keuze gemaakt voor ‘in principe analoog, maar digitaal als het kan’. Naar digitaal, eventueel analoog.

OLO als digitaal platform voor informatieuitwisseling.

Minimaal gebruik OLO. Meer gebruik OLO.

Afhankelijk van keuzes en stand van zaken op gebied informatievoorziening bij externe partijen!


3

Afbeeldingen I ANALOGE ROUTE INFO IN DIGITALE VORM Archiveren: registreren, ordenen, controleren, vernietigen en bewaren OLO

DIGITALE AANVRAAG:

behandelen

besluiten

verzenden

OLO-bericht e-mail webformulier

PC niet-OLO

POST

Serie gedigitaliseerde bouwvergunningen PLOTTEN & PRINTEN

SCANNEN

ANALOGE AANVRAAG: brief formulier

Zaakdossiers Serie digitale omgevingsvergun.

behandelen

besluiten

verzenden

raadplegen

Zaakdossiers Serie analoge omgevingsvergun.

Legenda Repro-actie

Archiveren: registreren, ordenen, controleren, vernietigen en bewaren

BALIE

activiteit INFO IN PAPIEREN VORM activiteiten

II DIGITALE ROUTE

Archiveringsactie

INFO IN DIGITALE VORM Archiveren: registreren, ordenen, controleren, vernietigen en bewaren OLO

DIGITALE AANVRAAG: OLO-bericht e-mail webformulier

PC niet-OLO

POST

besluiten

functionaliteit

verzenden

Behandel-actie Actief in route Behandel-actie Niet van toepassing

Serie gedigitaliseerde bouwvergunningen SCANNEN

PLOTTEN & PRINTEN

SCANNEN

raadplegen

ANALOGE AANVRAAG: brief formulier

BALIE

behandelen

functionaliteit

Zaakdossiers Serie digitale omgevingsvergun.

behandelen

besluiten

verzenden

Zaakdossiers Serie analoge omgevingsvergun.

Archiveren: registreren, ordenen, controleren, vernietigen en bewaren

INFO IN PAPIEREN VORM


4

1. Inleiding

1.1. Situatieschets Per 1 oktober 2010 wordt de WABO van kracht en gaan nieuwe aanvragen binnen komen voor een omgevingsvergunning. De huidige kap- / bouw- / uitritvergunningen etc. komen te vervallen. Er blijven de komende 2 jaar in ieder geval 4 kanalen waarover de aanvragen en bijhorende stukken van een omgevingsvergunning binnen kunnen komen, waarvan 2 digitaal en 2 analoog (papier): 1. Via OLO en per mail buiten het OLO om komen aanvragen in digitale vorm binnen (omgevingsloket online, de landelijke voorziening www.omgevingsloketonline.nl en [email protected]) 2. Via post en balie komen aanvragen in analoge vorm binnen (voor bedrijven 2 jaar na invoering, dus vanaf 1 okt 2012 verplichte digitale aanvraag, voor burgers blijft voorlopig papier mogelijk.) Op dit moment wordt door de clusters Vergunningen, Automatisering en Informatie- en Gegevensbeheer gewerkt aan de implementatie van de WABO. Een belangrijk uitgangspunt is de eerder dit jaar gemaakte keuze – digitale en papieren aanvragen worden op gelijk wijze behandeld en gearchiveerd, nl. op papier. Deze keuze is gemaakt vanwege de verwachting dat dit hiermee aan de kortste en meest realistische implementatieroute naar de datum 1 oktober 2010. Deze route is globaal weergegeven in afbeelding I op blz. 4. Het eindstation binnen het bereik van dit advies zal een volledige digitale route zijn, dat wil zeggen een informatiestroom die in digitale vorm door de organisatie gaat. Deze route is globaal weergegeven in afbeelding II op blz. 4. Daartussen zijn fases te definiëren waarin je steeds een stap verder gaat in het toewerken naar het eindstation. Op dit moment al spreken we over een hybride situatie, namelijk het moeten werken met informatie in twee verschijningsvormen: papier (analoog) én digitaal. De spagaat die daarmee ontstaat is dat wat digitaal is, digitaal moet blijven en hetgeen op papier binnenkomt, op papier bewaard moet blijven. Hoewel je de weergave van een document kan veranderen – je kan een pdf printen of een brief scannen - , moet daarmee met beleid omgegaan. Dit beleid ligt in de gemeente nog niet vast; er is nog geen handboek vervanging waarin de keuzes, afspraken en methodes staan voor het duurzaam vervangen van papieren documenten door digitale. We adviseren daarom tot het moment dat de voorziening voor een digitaal archief gerealiseerd is het papieren archief als uitgangspunt te nemen, maar zo snel mogelijk te starten met de voorbereidingen voor een e-depot en handboek vervanging. In de hybride situatie is er sprake van dubbel werk en meerkosten. Daaraan valt nog niet te ontkomen. Zolang niet alle informatie digitaal binnenkomt, zal er altijd ergens in het proces sprake zijn van plotten/printen (van een digitaal document een papieren stuk maken) en scannen (van een papieren document een digitaal stuk maken).

1.2. Afbakening Bij ‘digitaliseren en/of analogiseren’ hebben we het dus over hetgeen nodig is om de vorm van de informatie te veranderen; papier wordt digitaal en digitaal wordt papier. Hetgeen niet binnen het bereik van dit advies valt, is het volledig automatiseren van het werkproces. Bij ‘automatiseren’ hebben we het over de technische inrichting en


6

voorzieningen die het mogelijk maken digitaal te werken met de digitale informatie. De impact van de WABO op de Hillegomse ICT is nog onvoldoende duidelijk, met name met betrekking tot wensen en eisen 

vanuit de basisregistraties (BAG, GBA en Geo),



vanuit gegevensuitwisseling (DDS),



vanuit communicatie ‘naar buiten’ (zowel met benodigde adviesorganen tijdens het proces als met de aanvrager) en



methode van duurzame opslag.

Tevens moeten de complicerende factoren landelijk en lokaal opgelost zijn. Zodra centrale uitgangspunten opgesteld zijn in de visie Informatisering en Automatisering (okt. 2010), zal een meerjarenplan opgesteld worden. Het automatiseren van werkprocessen dient daar onderdeel van uit te maken zodat een organisatiebrede ondersteuning (d.m.v. I&A) gewaarborgd is. Geadviseerd wordt daarin voor de implementatie van de WABO in 2010 slimme kortetermijn oplossingen te kiezen en dit onderwerp in 2011 hoog op de prioriteitenlijst te zetten, mogelijk als project vanuit het te maken I&Aplan. Ten behoeve van een integrale aanpak is hierbij samenwerking nodig van Middelen (Automatisering, Informatiebeheer) en Gemeentewinkel (Vergunningen, Handhaving, balie).

1.3. Complicerende factoren N.B. stand van zaken juli 2010 1. De ondersteuning van het werk en borging van de daaruit voortkomende documenten en gegevens met software wordt op dit moment uitgevoerd vanuit de optiek van vorm waarin de informatie rondgaat (analoog of digitaal). A. Op elkaar afstemmen van: -

Decos DMS als digitale raadpleegfaciliteit (gedeeltelijke vulling of volledige zaakdossier). Van een digitaal archief in de zin der wet (Archiefwet 1995) kan nog geen sprake zijn voor de altijd te bewaren omgevingsvergunningen (m.n. activiteit bouw), en

-

SquitXO als digitale behandeltool, met specifieke workflow en sjablonengenerator en digitale raadpleging van documenten tijdens de loop van de zaak.

B. De basisregistraties waarvan verplicht gebruik gemaakt moet worden (gebouw en adresgegevens BAG – persoonsgegevens GBA) Er is nog onvoldoende helderheid over de informatiearchitectuur en technische aspecten; het automatiseren in plaats van het digitaliseren van werkprocessen staat nog in de kinderschoenen. 2. De uitwerking van de wijze van advisering / uitwisseling van informatie met derden tijdens de behandeling van de vergunning: of het advies digitaal of analoog ingewonnen wordt, hangt onder andere af van de keuzes van de informatievoorziening van de betreffende partijen (Ministerie van LNV, Milieudienst, Brandweer e.d.). Op dit moment is het uitgangspunt analoog, maar digitaal als het kan. 3. Een landelijke voorziening OLO die moeilijk aan te sluiten is op de gemeentelijke informatievoorziening doordat deze niet conform landelijke standaarden is opgesteld


7

(niet conform NORA/GemMA-architectuur, niet volgens RGBZ en niet conform NENISO; op dit moment wordt deze problematiek onderzocht o.a. via een NEN-toets door het ECB) 4. WABO versus Archiefwet 1995: 2 wetten die niet op elkaar afgestemd zijn, zodat de uitvoering van het archiefbeheer moeilijk aan te sluiten is op de uitvoering van de taak. Het gaat hierbij met name om het toepassen van de selectielijsten ‘oude stijl’ op een nieuw werkproces. Naar verwachting zal dit pas in 2012 opgelost zijn.

2. Uitwerking in keuzes: Voor elk mogelijk scenario voor het behandelen én het archiveren van een vergunning in het kader van de WABO zijn de daarbij horende keuzes op een rijtje gezet voor: I. ondersteuning behandeling met software – SquitXO II. bijhorende hardware voor behandeling voor cluster Vergunningen III. digitale handtekening en waarmerken / certificaten voor digitaal verzenden IV. statusinformatie via PIP V. digitale raadpleging van losse stukken in Decos VI. digitale of papieren archivering VII. benodigde machtiging vervanging conform de Archiefwet 1995 VIII. scannen, printen en plotten ten behoeve van respectievelijk digitaliseren en analogiseren IX. informatieuitwisseling met derden – adviesfunctie externe partijen

2.1. Analoog werken Geen reële optie. Dit station zijn we al gepasseerd aangezien er digitale documenten binnen komen en zoveel mogelijk binnenkomende papieren stukken gescand bij de behandelende afdeling aangeleverd worden!

Digitale en analoge aanvragen > analoog behandelen, besluiten, verzenden, archiveren & raadplegen Betekent dat SquitXO alleen gebruikt wordt als proces-systeem en Decos alleen als registratiesysteem voor de papieren dossiers. Keuzes: I. Noch in SquitXO, noch in Decos worden documenten daarin opgenomen. Documenten worden wel met behulp van de sjablonengenerator gemaakt, maar vervolgens geprint. II. Geen nieuwe hardware. III. Geen digitale handtekening. IV. Geen statusinformatie via PIP. V. Geen digitale raadpleging van documenten en geen (zaakdossier) archief in Decos. VI. Wel een papieren archief. VII. Geen machtiging nodig. VIII. Er wordt niet gescand of geprint/-plot. IX. Informatie-uitwisseling met derden op papier.


8

2.2. Digitaal werken Nog geen reële optie. Om volledig digitaal te kunnen werken, dient het werkproces geautomatiseerd te worden. Dit is op dit moment enkel in theorie mogelijk gezien de eerder genoemde complicerende factoren. Zie ook advies in de paragraaf Afbakening blz. 6.

Digitale en analoge aanvragen > digitaal behandelen, besluiten, verzenden, archiveren & raadplegen Betekent volledige digitale afhandeling (dit zal landelijk de eindsituatie zijn). Keuzes: I. Volledige digitale afhandeling in SquitXO. II. Nieuwe hardware ter ondersteuning van het werk. III. Elektronische handtekening en waarmerken ten behoeve van authorisatie en verificatie. IV. Statusinformatie digitaal voor de aanvrager beschikbaar via PIP / OLO, V. Digitale raadpleging door beschikbaarheid van een VI. digitaal archief (alle stukken horende bij de zaak) waarin de zaak voor meerdere jaren beheerd kan worden (e-depot). VII. Machtiging nodig voor het omzetten van papier naar digitaal. VIII. Er hoeft enkel te worden gescand als er een papieren document binnenkomt of geprint/-plot als de aanvrager om een papieren beschikking vraagt. IX. Informatie-uitwisseling met derden volledig digitaal (via OLO).

2.3. Hybride werken (digitaal én analoog) Dit zijn voor de korte termijn (3 maanden – 2 jaar) op weg naar digitaal werken de meest reële scenario’s.

A. ANALOOG LEIDEND Op dit moment uitgangspunt voor 1 okt. 2010 Dit is een korte termijn oplossing, zodat in ieder geval het werk uitgevoerd en het resultaat van het werk veilig gesteld worden. Deze ‘analoge route’ is in een afbeelding te zien op blz. 4.

Digitale en analoge aanvragen > papier behandelen, besluiten, verzenden, archiveren & raadplegen Keuzes: I. SquitXO als workflow en hulpmiddel voor het afhandelproces. Implementatie loopt. Positionering van SquitXO in applicatielandschap (koppeling met andere applicaties) nader onderzoeken en interne gegevensuitwisseling in kaart brengen. II. Ondersteuning via hardware zoals nu in de praktijk, óf keuze versnelde aanschaf hardware gepland in volgende fase B. III. Elektronische handtekening nog niet nodig. IV. Statusinformatie wordt verstrekt zoals nu ook gebeurd (via mail, brief, telefoon). Statusmomenten van formele aard ten behoeve van de termijnbewaking en communicatie met de aanvrager zijn ingebouwd in SquitXO. Nog geen geautomatiseerde statusinformatie (via OLO of PIP).


9

V. Digitale raadpleging van de zaak in Decos is mogelijk voor zover stukken worden gescand. Keuze om nu huidige scanproces uit te breiden met met grootformaten (tekeningen) en ‘dikke stukken’ (rapportages) óf naar volgende fase B door te schuiven. - Op dit moment wordt nog niet alles dat analoog binnenkomt gescand. Grove schatting van het meerwerk van scannen van grootformaat tekeningen en ‘dikke stukken’: Scannen ‘in huis’ = + ca. 0,1 fte (zie Consequenties repro 3.3) - Hiervoor moet verder het werkproces Informatiebeheer worden aangepast: de taak ‘scannen’ geborgd worden door middel van toewijzing aan specifieke medewerker(s), uitwerken van scaninstructies met kwaliteitsborging en het aanpassen van de volgorde scannen – registreren. Hierop moet Decos aangepast worden. - Voor wat betreft middelen wordt scanapparatuur op dit moment ingekocht en data-opslag (capaciteit van de server) uitgebreid. VI. Analoge archivering, omdat organisatie nog niet klaar is voor een volwaardig

digitaal archief. Hiervoor wordt de archiefinrichting aangepast; een nieuwe serie met nieuwe dossiermodellen worden gemaakt. N.B. Decos wordt wel gevuld en gebruikt voor raadpleging. Met name voor historische informatie (gedigitaliseerde bouwvergunningen) is dit betrouwbaar, maar nog niet voor de nieuwe omgevingsvergunningen. VII. Formeel is vanwege de Archiefwet 1995 art. 7 een machtiging nodig voor

vervanging van digitale documenten door analoge. Aangezien er in duurzaamheid van papier meer vertrouwen is dan in digitale documenten, wordt dit in Nederland over het algemeen niet afgedwongen. N.B. omgekeerd – van papieren documenten digitale vervangers maken – gelden strenge voorschriften voor archiefmateriaal dat voor bewaring in aanmerking komt, zoals omgevingsvergunningen. GS heeft hierin de bevoegdheid en geeft de machtiging af op het moment dat voldaan is aan het Archiefbesluit 1995 art. 6, die uitgewerkt is in een beleidsregel (Zuid-Holland d.d. 24-06-2008). VIII. Er is gekozen voor het printen en plotten van digitaal binnenkomende stukken om alle vergunningsaanvragen integraal in dezelfde vorm, namelijk op papier, te kunnen behandelen. Printen /plotten ‘in huis’= + ca. 0,25 fte (zie Consequenties repro 3.1)

of Printen / plotten uitbesteden = max. € 11.000 p.j. (zie Consequenties repro 3.2) Bedrag is geschat voor het jaar 2011. IX. Keuze Vergunningen: Informatie-uitwisseling met derden in principe op papier en

waar het kan de mogelijkheden benutten voor het digitaal uitwisselen van gegevens (OLO) N.B. Werkwijze is mede afhankelijk van afspraken in de overeenkomsten met en de keuzes en stand van zaken op gebied informatievoorziening bij externe partijen. In deze fase geldt dat de meeste zorg uitgaat aan de vorming van een betrouwbaar en volledig papieren archief en wordt de tijd genomen om diverse digitale vraagstukken uit te


10

zoeken. Het digitaal archief (via Decos) is nog niet volledig en betrouwbaar, maar er wordt wel geëxperimenteerd op weg naar de volgende fase waarin de weg naar digitaal werken leidend wordt. Een keuze voor digitaal archiveren met behulp van SquitXO (dat over een eigen intern DMS beschikt) wordt afgeraden aangezien dit niet past bij de keuze centraal documenten op te slaan en toe te werken naar enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik van gegevens. Het papieren archief dat opgebouwd wordt, kan op een later moment worden gedigitaliseerd om een betrouwbare serie digitale omgevingsvergunningen beschikbaar te stellen. 2 varianten voor het digitaal archiveren: a) Scannen ten behoeve van raadpleging (zoals huidige bouwvergunningenserie zodat intern en voor burgers een digitale serie beschikbaar is en het papieren archief overgebracht wordt naar het RA Leiden). Hiervoor is enkel budget nodig. b) Scannen ten behoeve van vervanging (zodat na dit traject het papieren materiaal vernietigd wordt en een digitale complete serie over blijft). Hiervoor is het onder VII genoemde nodig en budget. Geadviseerd wordt dit periodiek uit te voeren vanaf 2011. Bv. Jaarlijks of halfjaarlijks de aanwas van de analoge serie omgevingsvergunningen digitaliseren, en wel degene die onherroepelijk zijn en voor bewaring in aanmerking komen. Hiervoor kan een raamovereenkomst afgesloten worden. Richtprijs: € 450 - € 500 per m1 = 8 archiefdozen. N.B. alternatief is te wachten tot de realisatie van het digitaal archief en te kiezen voor eenmalige digitalisering van de analoge serie omgevingsvergunningen.

B. DIGITAAL LEIDEND- 1 De volgende gewenste stap (periode oktober 2010 – medio 2011) is het oplossen van een aantal praktische zaken. Diverse oplossingen die nu in onderzoek zijn, zoals de koppeling tussen Decos en SquitXO en de benodigde hardware voor de vergunningbehandeling worden geïmplementeerd. Er wordt een project gestart voor de realisatie van een digitaal archief. Er wordt in deze fase nog analoog besloten, verzonden en gearchiveerd. De organisatie kan wel wennen aan de veranderende werkwijze (zowel in de vergunningafhandeling als de archivering).

Digitale en analoge aanvragen > analoog behandelen, besluiten, verzenden & analoog en digitaal archiveren, raadplegen Keuzes: I. SquitXO is geïmplementeerd en nu worden de koppelingen gerealiseerd met GBA, BAG, Decos etc. SquitXO wordt in applicatielandschap geplaatst. Kosten nog niet volledig in beeld. O.a. koppeling Decos € 8000 II. Behoeftenbepaling, plan van eisen / inkooptraject en vervolgens aanschaf benodigde hard- en software voor digitale vergunningafhandeling gericht op het kunnen beoordelen van digitale tekeningen. Bv.: http://www.smartboard.nl/nl/oplossingen/zakelijk.php Kosten eenmalig ca. € 45.000 voor hardware.


11

ca. € 3000,- per werkplek (2 balie, 2 RO, 6 Verg) + ca. € 5000,- per vergaderruimte (2 vergaderruimten & 1 Verg) Eventuele licentiekosten nog onbekend. III. Elektronische handtekening nog niet nodig zolang er niet digitaal besloten en de beschikking niet digitaal verzonden wordt. Of keuze versnelde implementatie van de elektronische handtekening gepland in volgende fase C. IV. Indien digitaal aangevraagd, de aanvrager statusinformatie digitaal via OLO verstrekken. De statusmomenten moeten vastgelegd worden (gelijk aan fase A of een selectie van momenten) en vervolgens moet deze actie georganiseerd worden. V. Digitale raadpleging (alle stukken horende bij de zaak) is mogelijk in Decos, waarbij de zaak voor meerdere jaren beheerd kan worden. Alle bij de zaak behorende analoge documenten worden hiertoe gescand (zie actie fase A – V). Dit is een stap op weg naar een volwaardig digitaal archief. Mogelijk moet nog teruggevallen worden op het papieren archief. VI. Archivering geschiedt analoog. Voor het digitaal archief een project voorbereiden:

Los van de bij VII genoemde verplichting is het noodzakelijk om zo snel mogelijk te gaan werken aan een digitaal duurzame, toekomstbestendige archiefvoorziening zodat archiefbescheiden ook op lange termijn goed, geordend en toegankelijk beschikbaar zijn. In essentie wil je informatie terug kunnen vinden. Om tot een volwaardig digitaal archief in de zin der Archiefwet te komen, daarom een project starten bestaande uit het realiseren van een e-depot (beheersomgeving) en opstellen van een handboek vervanging (zie bijlage: o.a. beschrijving werkproces, afspraken en uitvoering) N.B. onderdeel maken van meerjarenplan I&A!

VII. Omgevingsvergunningen komen voor blijvende bewaring in aanmerking en maken deel uit van het cultureel erfgoed. Daarom is een machtiging voor vervanging van analoge archiefstukken (Archiefwet 1995 – art. 7 / Archiefbesluit 1995 – art 6 en 8) nodig. ‘Vervanging’ betekent dat de digitale versie in plaats van de papieren versie komt en er 1 vorm overblijft. Dit is een bevoegdheid van GS. Een voorwaarde voor verstrekking van die machtiging is in ieder geval een positief advies van de gemeentearchivaris en het in VI genoemde. In de projectvoorbereiding van VI en voorbereiding van de aanvraag van machtiging de gemeentearchivaris betrekken. VIII. Situatie zoals in fase A gekozen, maar optioneel minder plotten als advisering geheel op digitale wijze gedaan wordt (2 i.p.v. 3 papieren exemplaren nodig van een aanvraag en beschikking). Eerst plotten van binnenkomende digitale documenten, na afhandeling als onderdeel van het werkproces weer scannen. IX. Met alle advies-organisaties afspraken maken t.b.v. het digitaal uitwisselen van gegevens. Bij voorkeur OLO hiervoor gebruiken. In deze fase geldt dat behalve het digitale raadpleegarchief, ook het analoge archief bijgehouden wordt. Het verschil met scenario A is dat er meer gescand wordt tijdens de loop van het werkproces (inclusief de afhandeling van de zaak) en medewerkers leren om te gaan met volledige digitalisering, zonder risico’s voor het archief op de lange termijn. Er wordt gewerkt aan een duurzaam en betrouwbaar digitaal archief.


12

C. DIGITAAL LEIDEND- 2 Dit is in 2011 / 2012 de optimale situatie voor het digitaliseren van informatie horende en voortvloeiend uit het werkproces omgevingsvergunning. Deze ‘digitale route’ is in een afbeelding te zien op blz. 4.

Digitale en analoge aanvragen > digitaal behandelen, besluiten, verzenden, raadplegen & analoog en digitaal archiveren Keuzes: I. Volledige digitale behandeling via SquitXO, inclusief besluitvorming en verzending van de beschikking. II. Bijhorende hard- en software voor I zijn aangeschaft in fase B. III. Elektronische handtekening, die nodig is voor op digitale wijze kunnen besluiten en documenten verzenden, wordt nu voor de hele organisatie gerealiseerd (PKIoverheid). Onder andere mandatering en bevoegden ondertekening vastleggen, plan van eisen maken en inkooptraject uitvoeren. Grove schatting kosten: op basis van 75 – 100 mdw eenmalig ca. € 11.500 structureel voor websign abonnement, persoonsgebonden en server-certificaten € 1000 p.j. IV. Momenten van statusinformatie zijn in de vorige fase vastgelegd en worden via OLO met de klant gecommuniceerd. In 2012 wordt het PIP gerealiseerd: Deze statusinformatie meenemen als onderdeel in de implementatie van het PIP op de gemeentelijke website. V. Situatie zoals in fase B: digitale raadpleging (via Decos), raadpleging van het papieren archief zal niet meer nodig zijn. VI. Er wordt analoog gearchiveerd. Project digitaal archief wordt uitgevoerd: een edepot wordt gerealiseerd en een handboek vervanging opgesteld en in de praktijk getest en verfijnd. VII. Zodra VI gereed is en een positief advies van de gemeentearchivaris ontvangen is, kan de machtiging vervanging aangevraagd worden (op de machtigingsprocedure is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing). VIII. Analoog binnenkomende informatie wordt gescand. Printen en plotten van documenten alleen als aanvrager verzoekt om de beschikking in papieren vorm. IX. OLO wordt gebruikt als digitaal platform voor informatie-uitwisseling met alle externe advies-organen. In deze fase geldt dat behalve het digitale raadpleegarchief, ook nog het analoge archief bijgehouden wordt. Het verschil met scenario B is dat er digitaal behandeld en besloten gaat worden en dat communicatie met de aanvrager meer op digitale wijze uitgevoerd gaat worden. Het digitaal archief is in opbouw en kan eind 2012 gerealiseerd zijn.


13

3. Consequenties op gebied repro 3.1. Plotten, printen en ‘In huis’ 

Mensen:

ca. 0,2 tot 0,3 fte (zie bijlage) voor het analogiseren van digitale

aanvragen, afhankelijk van wijze van behandeling. Volgens Sjaak van der Weijden kan dit binnen de huidige formatie van de bodes opgevangen worden. 

Mensen:

taak (functie?) scanoperator benoemen en scholing



Organisatie: interne afspraken maken over moment van levering van materiaal.



Middelen: plotter, snijder en vouwmachine met bijhorende materialen. Machines zijn op dit moment in huis, maar staan niet bij elkaar. 2 keuzes mogelijk: Ofwel plotter naar bodekamer verhuizen, ofwel tweede aanschaffen. Tweede keuze heeft als voordeel dat je een uitwijkmogelijkheid hebt op het moment dat 1 het niet doet.

3.2. Uitbesteding, plotten buiten huis afgeleverd per post 

Kosten:

€ 11.000 (zie bijlage) ca. op basis een gemiddelde jaarproductie van

tekeningen zwart-wit ca. op basis van een gemiddelde jaarproductie van volledige aanvragen (formulier, bijlagen, tekeningen) zwart-wit 

Organisatie: SLA sluiten met gespecialiseerd plotbedrijf: sluitende afspraken over kwaliteit (1:1 en authentiek!), hoeveelheid, moment en wijze van levering van materiaal.

3.3. Scannen ‘in huis’ 

Mensen:

ca. 0,1 fte (1/3de van de berekening voor plot-/printwerk) voor het

digitaliseren van analoge tekeningen en rapportages. N.B. Op dit moment worden formaten groter dan A3 en ‘dikke stukken’ (bv. Rapportages of constructieberekeningen) nog niet gescand. 

Mensen:

taak (functie?) scanoperator benoemen en scholing



Organisatie: gedeeltelijke aanpassing van werkproces ‘postregistratie’.



Middelen: aanpassing van Decos op nieuwe werkproces, mogelijk kosten voor inhuur adviseur Decos indien dit niet door applicatiebeheerder aangepast kan worden. 1 dag is ca € 1000,-



Middelen: scanapparatuur met de mogelijkheden om in kleur, in bulk, dubbelzijdig en grootformaat te scannen wordt op dit moment aangeschaft.


14

3.4. Uitbesteding, scannen buiten huis 

Kosten:

Nader te bepalen.

Het is technisch mogelijk om voor de binnenkomende papieren post een contract aan te gaan met een externe partij die dit gescand aanlevert. Of dit ook wenselijk is, is op dit moment onwaarschijnlijk gezien juridische overwegingen (privacy, vertrouwelijkheid, archiefwettelijk). Digitalisering achteraf – zoals de huidige serie bouwvergunningen – is uiteraard wel mogelijk. Kengetal: € 450 - € 500 per m1 (8 archiefdozen) 

Organisatie: Overeenkomst sluiten met gespecialiseerd scanbedrijf: sluitende afspraken over kwaliteit (1:1 en authentiek!), hoeveelheid, moment en wijze van levering van materiaal.


15

Bijlage - Model Handboek digitale vervanging Bron: http://www.zuid-holland.nl/beleidsregel_vervanging_archiefbescheiden.pdf De zorgdrager stelt bij ieder machtigingsverzoek een Handboek vervanging samen, dat in ieder geval voldoet aan de volgende vormeisen: ■ titelpagina; ■ datum; ■ versie; ■ naam van de opsteller(s); ■ inhoudsopgave. Verder omvat het handboek in ieder geval de volgende onderdelen: ■ Verantwoording. 1. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden. a. Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden, voor zover inhoud, structuur en vorm kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces. b. Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt. c. De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. d. Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed. e. Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. 2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces: 2.1. Selectieproces. 2.2. Voorbereiding documenten / dossiers. 2.3. Digitaliseringsproces. 2.4. Registratieprocedure. 2.5. Opname in beheerssysteem. 2.6. Kwaliteitsprocedures: a. Juistheid b. Volledigheid c. Leesbaarheid d Terugvindbaarheid 2.7. Vernietigingsprocedure van vervangen analoge ‘originelen’. 3. Technische inrichting: 3.1. Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat. 3.2. Kwaliteit van de reproducties: a. Gedrukte teksten b. Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc. 3.3. Voorzorgsmaatregelen voor geordende en toegankelijke staat op langere termijn. Beschrijving van de bewaarstrategie.


16

Bijlage - berekening en plot-test ‘In Huis’

aantal minuten

start

einde

0.00

1.35

1,5

1.35

3.35

2

(A0 tekening grijswaarden) Plotopdracht bestand openen op pc, plotter kiezen, instellingen controleren Plotten apparaat start op, plot en levert tekening

tijdens snijden visuele inspectie, steekproefgewijs maatvoering 1:1

Controle tussentijds controlemoment: tekening goede kwaliteit? Nabewerking

3.35

4.20

0,75

4.20

5.20

1

tekening handmatig snijden, 4 witranden eraf Nabewerking tekening vouwen, 2 x door de vouwmachine, handmatig ingegeven

1

Printopdracht bestand openen op pc, 3 voudige print

2

Nabewerking materiaal sorteren en stapels maken (3x gelijke aanvraag)

opwerking cijfers naar benodigde uren menskracht

maandproductie plotwerk van 20 ev aanvragen, 2 compl. en 30 nagezonden tekeningen

maandproductie printwerk van 1 aanvraagformulier maandproductie per aanvraag, sorteerwerk van 22 x 3 1 bijlage ev en 5 compl. pakketjes

120 tekeningen 3x analoog

22 formulieren, 20 + 10 bijlagen 3x analoog

rekengetal

1 netto

22 digitale aanvragen 3x analoog

uurbelasting uurbelasting fte = PER MAAND PER JAAR 1577

120

156

66

1577

1092,0

156,0

132,0

23,0

299,0

0,19

1389,0

156,0

132,0

28,0

363,4

0,23

1785,0

156,0

132,0

34,6

449,2

0,28

Bij plotter naast vouwmachine, zonder bijsnijden = 2x een handeling binnen plottijd Bij plotter naast vouwmachine, met bijsnijden = 2x een handeling binnen plottijd + tussenbewerking Bij plotter apart van vouwmachine,met bijsnijden = 3x een handeling achter elkaar

<<

cijfers in minuten


>> 18

Bijlage - berekening plot en print uitbesteding

volledige aanvraag plot & print:

maandproductie printwerk maandproductie plotwerk

van 1 aanvraagformulier per

van 20 ev aanvragen,

aanvraag,

2 compl. en

10 nagezonden bijlagen

30 nagezonden tekeningen

1 bijlage ev en 5 bijl. compl.

40 + 20 + 20 tekeningen A1

22 + 20 + 10 + 10 documenten

20 + 10 + 10 tekeningen A0

van elk 10 A4

3x analoog

3x analoog

80 tekeningen A1 * 3 = 240

€333,60

40 tekeningen A0 * 3 = 120

€231,60

62 doc * 10 pag * 3 = 1860

€74,40

subtotaal plot/printkosten

€639,60

verwerkingskosten per aanvraag (bundel) op maandbasis

enkelvoudig

complex

2 tek A1 + tek A0 + 2 doc van 10 A4

260

10 tek A1 + 5 tek A0 + 6 doc van 10 A4

1100

in 3 voud

per aanvraag per maand

780

3300

€3,50

€5,25

€70,00

€10,50

inclusief nagekomen per week: 5 tek A1 + 3,33 tek A0 + 3,33 doc A4

632,9

in 3 voud

1898,7

per wekelijkse levering per maand

€3,50 €14,00

subtotaal verwerkingskosten

€94,50

portokosten per aanvraag (bundel) op maandbasis

enkelvoudig

complex

780

3300

€2,64

€6,75

€52,80

€13,50

in 3 voud

per aanvraag per maand inclusief nagekomen documenten per week in 3 voud

1898,7

per wekelijkse levering per maand

€6,75 €27,00

subtotaal portokosten

Maandtotaal Jaarsubtotaal met 10% onvoorzien


€93,30

€827,40 €9.928,80 €10.921,68

20


22

Memo - WABO digitaal of analoog?

Recommend Documents