Marty Parker, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC

Úspora nákladů a zdrojů pomocí řešení sjednocené komunikace Jakým způsobem lze pomocí sjednocené komunikace proaktivně reagovat na obtížnou ekonomickou situaci a jak může vaše společnost využít řešení společnosti Microsoft pro sjednocenou komunikaci

Marty Parker, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC Aktualizováno v srpnu 2009

ii

Úspora nákladů a zdrojů pomocí řešení sjednocené komunikace

Shrnutí Společnosti stále hledají způsoby, jak by mohly snížit náklady a optimalizovat využívání zdrojů. Za stávající obtížné ekonomické situace je tato potřeba naléhavější než kdy jindy. V tomto dokumentu si ukážeme, že úspory by mohly překročit částku 5 000 000 USD za rok na každých 1 000 zaměstnanců, a to díky implementaci řešení sjednocené komunikace od společnosti Microsoft ve společnosti a IT provozech. Sjednocená komunikace představuje nový přístup k metodám a řešením komunikace, který přináší nové možnosti dosažení okamžitých i trvalých úspor nákladů a zdrojů. V minulosti se v rámci obchodních aktivit velká většina činností prováděla ručně, docházelo ke zpožděním a hledala se zástupná řešení. Díky řešení sjednocené komunikace lze nyní komunikaci optimalizovat a využívat softwarová řešení, jež umožní snížit náklady a zlepšit výsledky. Tento dokument shrnuje informace o možných způsobech dosažení úspor a akcích pro tři kategorie: Snižování náhrad služebních výdajů na komunikační služby, například telefonní a mobilní telefonní služby či hostované audiovizuální konference, a souvisejících výdajů, jako jsou cestovní výdaje a výdaje na kancelářské vybavení. Potenciální roční úspory se pohybují od 2,6 milionů USD do více než 8 milionů USD na 1 000 zaměstnanců. Konsolidace komunikační infrastruktury za účelem snížení provozních nákladů, tedy nahrazení několika nesourodých starších produktů integrovanými funkcemi nových řešení sjednocené komunikace. Potenciální roční úspory se odhadují na 0,9 milionů USD a více na 1 000 zaměstnanců. Lepší využívání lidských zdrojů díky podpoře produktivity jednotlivců, pracovních skupin a spolupráce a také správa nepředvídatelných rizik díky řízení podniku a zabezpečené komunikaci. Celkové potenciální roční úspory se odhadují minimálně na 2 miliony USD na 1 000 zaměstnanců. Úsporné akce navrhované v tomto dokumentu mají obecně návratnost 6 až 9 měsíců a v případě vysokých úspor často i kratší, je tedy zaručena návratnost v rámci jednoho ročního rozpočtu. Uvádíme zde také vodítka pro výpočet úspor a odkazy na případové studie. Každá příležitost pro úsporu nákladů pomocí řešení sjednocené komunikace je nejprve popsána obecně. Následují doporučené akce zahrnující sadu řešení sjednocené komunikace od společnosti Microsoft a v některých případech doplňková řešení pro správu zabezpečení:

řešení Microsoft Exchange Server 2007 nebo Exchange Server 2010 pro e‐maily, hlasovou poštu, kalendáře a kontakty, řešení Microsoft Office Communications Server 2007 R2 pro technologii Voice over IP, pro konference (audiokonference a audiovizuální a webové konference) a zasílání rychlých zpráv a informace o stavu a volném čase, řešení Microsoft Forefront pro integrovanou ochranu přístupu a zabezpečení, řešení Microsoft System Center pro správu systémů.

Obsah Shrnutí ...................................................................................................................................................... ii Ekonomické klima v roce 2009 a dalších letech ..................................................................................... 1 Co je sjednocená komunikace a proč je důležitá .................................................................................... 1 Řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft ......................................................................... 2 Možnosti snižování nákladů a úspory zdrojů pomocí řešení sjednocené komunikace ...................... 3 Snižování náhrad služebních výdajů .................................................................................................. 3 Oblast možného snížení nákladů: Snížení cestovních výdajů ...................................................... 3 Oblast možného snížení nákladů: Snížení poplatků za konferenční služby ............................... 5 Oblast možného snížení nákladů: Snižování poplatků za telefony a mobilní telefony .............. 6 Oblast možného snížení nákladů: Snížení provozních nákladů .................................................. 8 Optimalizace komunikační infrastruktury ........................................................................................ 9 Oblast možného snížení nákladů: Konsolidace komunikačních systémů ................................... 9 Oblast možného snížení nákladů: Konsolidace systémů zasílání zpráv a optimalizace správy infrastruktury ....................................................................................................................... 11 Oblast možného snížení nákladů: Konsolidace balíčků aplikačního softwaru pro sjednocenou komunikaci ................................................................................................................ 13 Oblast možného snížení nákladů: Optimalizace licencování softwaru ...................................... 14 Využívání lidských zdrojů a správa rizik .......................................................................................... 16 Oblast možného snížení nákladů: Zvýšení efektivity zaměstnanců ........................................... 16 Oblast možného snížení nákladů: Optimalizace projektů spolupráce a pracovní skupiny ......18 Oblast možného snížení nákladů: Zjednodušení zabezpečení a zlepšení ochrany .................. 20 Oblast možného snížení nákladů: Jednodušší zajištění zásad správného řízení a dodržování předpisů ................................................................................................................... 22 Shrnutí .................................................................................................................................................... 23 Dodatek A: Konsolidace samostatných aplikací .................................................................................. 26 Dodatek B: Informace o autorech ......................................................................................................... 28

1


Ekonomické klima v roce 2009 a dalších letech Zhoršení globální ekonomické situace v posledním roce přináší zcela nové výzvy, ale i nové příležitosti pro současné manažery IT oddělení a dalších odvětví. K dramatické změně ekonomické situace došlo pádem systému světového finančního trhu. Následná nejistota a negativní dopad na společnosti znamenají, že aby bylo možné reagovat na novou, urgentní situaci, je třeba přehodnotit řadu dřívějších priorit. Ekonomické klima od té doby navíc stále houstne, protože za posledních deset let si řada společností vybudovala celosvětovou působnost. V některých případech společnosti s ohledem na svou globální působnost začínají využívat efektivnější pracovní zdroje či výrobní zařízení. Jiné společnosti globálně rozšiřují své trhy, a to prostřednictvím internetových kanálů a využití rostoucích mezinárodních příležitostí. Mnoho společností má nyní své odběratelské řetězce a partnerské vztahy po celém světě. Schopnost podporovat globální ekosystém vyžaduje zajištění ochrany podniku před bezpečnostními hrozbami a zabezpečení důležitých obchodních informací. Tyto nejistoty a problémy mohou společnosti ochromovat. Na situaci je však třeba reagovat. Obezřetní manažeři musí pečlivě zvážit své možnosti a vytvořit akční plán využívající silných stránek organizace, který bude odpovídat finanční situaci a potřebám, povaze nabízených produktů a služeb a způsobu, jakým by mohl tento pokles ovlivnit jak zákazníky, tak konkurenty společnosti. Manažeři jednotlivých odvětví musí tyto podmínky obvykle přizpůsobit obchodním postupům, a to v závislosti na rozsahu ekonomických dopadů. Někteří jistě přijmou agresivní úsporná opatření za účelem snížení nákladů a také získání finančních prostředků na zásadnější změny procesů. IT manažeři se budou pravděpodobně muset zaměřit nejprve na rychlé snížení náhrad služebních výdajů a výdaje související se zbožím a službami. Většina IT manažerů bude současně hledat možnosti strukturálních změn v infrastruktuře, v provozních nákladech na poskytování podpory a v rozsahu podporovaných služeb, což by umožnilo zajistit dlouhodobé úspory. Všechny společnosti budou jednoznačně usilovat o snížení nákladů a výdajů. Ekonomické tlaky zbrzdí přijímání nových zaměstnanců a patrně způsobí snižování stavů. V řadě případů budou odloženy nebo zcela zrušeny projekty nebo využití kapitálu, u nichž se neočekává návratnost v blízké budoucnosti či které nemají jasný strategický význam. V tomto dokumentu upozorňujeme na možnost využití řešení sjednocené komunikace k řešení problému se snižováním nákladů s návratností v rámci jednoho ročního rozpočtového cyklu.

Co je sjednocená komunikace a proč je důležitá Sjednocená komunikace je v dnešní ekonomické situaci velice důležitá, protože umožňuje dosáhnout jak okamžitého snížení nákladů, tak i dlouhodobého zvýšení efektivity využití zdrojů. Sjednocená komunikace v podstatě znamená sjednocení několika komunikačních technologií do jediného řešení. S tím souvisí snížení nákladů díky konsolidaci dříve oddělených systémů a služeb do jednoho efektivního balíčku pro textovou komunikaci, hlasovou komunikaci a audiovizuální komunikaci. Tyto možnosti jsou přitom dostupné téměř z jakéhokoli počítače, smartphonu nebo podobného zařízení. Mezi zmíněné technologie patří e‐maily, zasílání textových zpráv, zasílání rychlých zpráv a také skupinové chaty, audiovizuální volání a konference, adresáře, kalendáře a úkoly a rovněž různé kombinace těchto funkcí v aplikacích specifických pro konkrétní pracovní náplň, například mobilní aplikace a pracovní prostory pro spolupráci.

2


Tyto softwarové funkce sjednocené komunikace lze integrovat do obchodních procesů uživatelů a skupin, díky čemuž je možné eliminovat duplicitní zadání úkolů, zbytečnou práci a nutnost přepracovávat zadané úkoly v případě činností náročných na komunikaci. Výsledkem je úspěšná správa v oblasti nezbytného omezení náboru nových pracovníků nebo snižování stavů díky zlepšení efektivity procesů a snižování obsahu, který musí zaměstnanci zpracovat. Z hlediska okamžitého snižování nákladů pomocí řešení sjednocené komunikace představuje komunikace téměř vždy významné variabilní náklady, které se zvyšují podle toho, do jaké míry je působnost společnosti globální. Mezi výdaje na komunikaci, které lze výrazně snížit díky efektivnímu nasazení řešení sjednocené komunikace, patří poplatky za běžný a mobilní telefon, poplatky za konferenční služby, cestovní výdaje a náklady související se schůzkami. Výrazných úspor lze často dosáhnout také konsolidací několika starších komunikačních systémů do integrované platformy sjednocené komunikace. Obě tyto možnosti úspor jsou podrobněji popsány níže. Vylepšená komunikace zajišťovaná prostřednictvím řešení sjednocené komunikace může vést ke zefektivnění obchodní procesů. Díky tomu pak lze ušetřit čas i zdroje nutné k plnění úkolů, které vyžadují komunikaci, a také eliminovat zpoždění v komunikaci, duplicitu informací a nutnost přepracovávat zadaní úkoly. V případě takových změn procesů může trvat několik měsíců či dokonce čtvrtletí, než budou vidět výsledky. Tyto procesy však obvykle přinášejí mnohem větší úsporu, protože ovlivňují způsob fungování společnosti, nikoli pouze náklady na infrastrukturu. Podrobnosti o možnostech, jak šetřit náklady a zdroje, naleznete dále v tomto dokumentu.

Řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft umožňuje sjednotit prostředí pro používání e‐mailů, kalendáře, zasílání rychlých zpráv, hlasové pošty, audiovizuálních a webových konferencí a technologie VoIP a jejich rozhraní a integrovat je do ostatních podnikových aplikací. Díky tomu mají koncoví uživatelé k dispozici jedno centrální prostředí, kde mohou plynule přecházet mezi různými režimy komunikace se svými kolegy. Odborníkům v oblasti IT toto řešení poskytuje možnost efektivně a hospodárně spravovat služby telefonní komunikace v jediné infrastruktuře. Tyto možnosti zajišťuje společnost Microsoft prostřednictvím produktů Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) a Exchange Server 2007 nebo Exchange Server 2010, které jsou k dispozici jako místní systémy i jako hostované služby. Řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft využívají uživatelské rozhraní známé z klientů systému Microsoft Office – Office Outlook a Office Communicator – ve verzích pro počítače, webové prohlížeče a smartphony. Podporu těchto řešení zajišťuje rozsáhlá komunita partnerů, systémových integrátorů a vývojářů pro oblast technologií v oboru sjednocené komunikace, takže je podporována skutečně široká škála prověřených řešení. Další informace o řešeních sjednocené komunikace společnosti Microsoft naleznete na webové stránce: www.microsoft.com/uc. Nyní se pojďme podívat na to, jaké konkrétní možnosti snižování nákladů a zdrojů sjednocená komunikace nabízí, a také na to, jakými způsoby lze těchto úspor dosáhnout pomocí řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft ve vaší společnosti.

3


Možnosti snižování nákladů a úspory zdrojů pomocí řešení sjednocené komunikace S ohledem na již zmíněné ekonomické problémy se v tomto dokumentu zaměřujeme na tři hlavní kategorie možností: Snižování náhrad služebních výdajů: Způsoby okamžitého snížení cestovních výdajů, poplatků za konferenční služby, poplatků za telefony a mobilní telefony a provozních nákladů. Optimalizace komunikační infrastruktury: Doporučení možností snížení krátkodobých i dlouhodobých nákladů a lepšího využití zaměstnanců v IT oddělení prostřednictvím konsolidace a vyřazení starších či redundantních komunikačních zařízení či aplikací. Využívání lidských zdrojů a správa rizik: Metody, jak redukovat obsah vyžadující komunikaci mezi pracovníky, ať už za účelem okamžitého snížení produkce, nebo omezení přesčasů a náboru nových zaměstnanců. V každé kategorii můžeme rozlišit několik potenciálních oblastí pro snižování nákladů. Popsány jsou v následující části.

Snižování náhrad služebních výdajů Zde je cílem dosáhnout okamžitých nebo téměř okamžitých úspor nákladů ve čtyřech oblastech, které obvykle zahrnují vysoké částky na náhradu služebních výdajů – cestovní výdaje, výdaje na konferenční služby, poplatky za telefon a provozní výdaje. Ušetřit v těchto oblastech je možné téměř okamžitě a navíc dlouhodobě. Nasazení sjednocené komunikace za účelem využití této možnosti úspor zároveň zajistí platformu pro využití lidských zdrojů, kterou doporučujeme v třetím bodě. Toto jsou hlavní čtyři oblasti možného snížení nákladů.

Oblast možného snížení nákladů: Snížení cestovních výdajů Oblasti možného snížení nákladů Cestovní výdaje představují (jak při cestování v rámci jedné oblasti, tak i při cestování do vzdálenějších míst) jednu z nejviditelnějších skupin výdajů. Právě v této oblasti lze nasazením sjednocené komunikace výrazně snížit náklady. Okamžité omezení aktuálních výdajů zajistí snížení počtu služebních cest. Díky sjednocené komunikaci je možné jej provést, aniž by došlo k ohrožení výkonnosti společnosti. Osobní pracovní schůzky mohou bez problémů nahradit audiokonference a audiovizuální a webové konference. Vzhledem k možnostem záznamu a publikování obsahu schůzek do sdíleného pracovního prostoru mohou i členové týmu, kteří se konference nemohou zúčastnit, vždy pohodlně získat všechny potřebné informace. Ještě větších úspor lze dosáhnout, pokud je možné funkce konferencí využívat i pro komunikaci se zákazníky a partnery v rámci celého dodavatelského řetězce.

4


Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Výborným mechanismem pro dosažení těchto úspor je nasazení řešení společnosti Microsoft pro konference – služby Live Meeting v produktu OCS 2007 R2 nebo využívání hostovaného řešení. Služba Live Meeting je jedním z nejlepších řešení sjednocené komunikace pro konference, které nabízí kompletní sadu funkcí pro audiokonference a audiovizuální a webové konference a přístup téměř odkudkoli, protože umožňuje využití počítačových klientů, webových prohlížečů, mobilních zařízení (v případě produktu OCS 2007 R2) a konferenčních místností. Podpora hlasové komunikace je ve službě Live Meeting zajišťována prostřednictvím technologie VoIP z počítačů nebo prostřednictvím telefonních sítí z jakéhokoli pevného či mobilního telefonu. Při konferencích v zasedacích místnostech je možné využívat jedinečné zařízení Polycom CX5000 1 s mnoha funkcemi. Díky němu je možné současně sledovat všechny účastníky setkání, přičemž je vždy zvýrazněna osoba, která právě hovoří. Verze OCS 2007 R2 služby Live Meeting také umožňuje integraci existujících audiovizuálních zařízení v zasedacích místností se systémy telepresence (v případě, že jsou tyto formáty vyžadovány). Součástí služby Live Meeting je snadno použitelná funkce pro záznam schůzek. Nahranou schůzku lze publikovat do relace skupinového chatu v produktu OCS 2007 R2 nebo na serveru SharePoint. Na jakoukoli schůzku pořádanou pomocí audiokonferencí a audiovizuálních nebo webových konferencí lze pozvat zákazníky a partnery z dodavatelského řetězce. Při připojení z webového prohlížeče nebo z klienta služby Live Meeting je zaručen zabezpečený přístup. Tyto funkce umožňují zaměstnancům soustředit se na svou práci a úkoly a zároveň eliminují cestovní výdaje a čas strávený na cestách. Vyhodnocení možných úspor Sníží se čas strávený na cestách a odbourá se část aktuálních cestovních výdajů. V souvislosti s tím je také možné snížit počet zaměstnanců. Pokud je řešení nasazeno u uživatelů, kteří trávili cestováním hodně času, lze očekávat návratnost do 6 měsíců. Pokud máte možnost získat od finančního oddělení nebo vedení informace o cestovních výdajích vašeho oddělení, můžete je s výhodou využít při vyhodnocování oblastí, kde lze dosáhnout úspor. Modely návratnosti investic udávají typickou úsporu ve výši 913 USD na zaměstnance. Výpočty vycházejí z tohoto jednoduchého vzorce: (30 % všech cestovních výdajů zaměstnance x 5 cest ročně/cestující zaměstnanec x 1 522 USD na cestu 2) x 40% snížení (2 cesty ročně). Příklady úspor Crédit Agricole S.A., jedna z předních evropských bankovních skupin, využívá funkce produktu OCS 2007 R2 pro konference, aby umožnila členům specializovaných týmů setkávat se, aniž by museli cestovat. Zajišťuje také školení prostřednictvím nahraných audiovizuálních konferencí pro zaměstnance poboček a zprostředkovává na dálku bankovní schůzky mezi klientem, zástupcem banky a bankovním expertem. Celkově se jí v prvním roce podařilo snížit cestovní výdaje o 10 až 20 %, což odpovídá potenciálním úsporám popsaným výše. 1

http://www.polycom.com/products/voice/conferencing_solutions/microsoft_optimized_conferencing/cx5000.html Vychází se ze čtyř cest v rámci jedné země (1 110 USD na cestu) a jedné cesty do zahraničí (3 171 USD na cestu) podle údajů společnosti American Express Travel Forecast z roku 2008: http://home3.americanexpress.com/corp/pc/2007/pdf/GBTF.pdf

2

5


Oblast možného snížení nákladů: Snížení poplatků za konferenční služby Oblasti možného snížení nákladů Jakákoli společnost, která pro své audiovizuální nebo webové konference využívá jednu či více externích služeb placených podle objemu využití, může rychle snížit své náklady přechodem na interní konferenční systému nebo paušálně účtovaní hostovaní služby. Největších úspor bude pravděpodobně možné dosáhnout v oblasti webových konferencí (sdílení plochy, prezentace a aplikace) a audiovizuálních konferencí, protože tyto služby jsou nejdražší. Úspor lze také dosáhnout přechodem na využívání interního řešení pro audiokonference. Přestože cena za minutu je u audiokonferencí ve srovnání s audiovizuálními konferencemi výrazně nižší, tento způsob komunikace se využívá mnohem více, což znamená, že skrývá obrovský potenciál pro úspory. Úspory budou samozřejmě dlouhodobé a dokonce by postupně měly růst, pokud se bude řešení pro konference (v souvislosti se snižováním cestovních výdajů a s používáním nových obchodních metod) využívat ve větší míře. Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Velmi efektivním řešením pro snižování nebo eliminování poplatků za externí služby je služba Microsoft Live Meeting (ať už v rámci produktu OCS 2007 R2, nebo jako hostovaná služba). Jak již bylo zmíněno výše v části Snížení cestovních výdajů, služba Live Meeting je jedním z hlavních řešení sjednocené komunikace pro konference. Zajišťuje kompletní sadu funkcí pro audiokonference a audiovizuální a webové konference a obsahuje jedinečné funkce, jako je například zařízení pro přenos videa a hlasu v konferenčních místnostech, Polycom CX5000. Díky těmto funkcím může nahradit všechny externí služby. Celkové náklady na vlastnictví řešení jsou nízké, a to bez ohledu na to, zda je řešení součástí produktu OCS 2007 R2 nebo se využívá jako velmi úsporná hostovaná služba s pevnou sazbou na uživatele (přibližně 5 USD na uživatele za měsíc). Podrobnější informace o tomto tématu a informace o souvisejících možnostech úspor a obchodních hodnotách naleznete v dokumentu „Přesvědčivé důvody pro použití služby konferencí“ z roku 2009. Vyhodnocení možných úspor Období návratnosti investic do interního konferenčního řešení je zpravidla velmi krátké – méně než šest měsíců, a to zejména při používání funkcí služby Microsoft Live Meeting pro konference sjednocené komunikace. Vzhledem k tomu, že obvyklá cena za konferenční služby se pohybuje kolem 0,10 USD za minutu a náklady na audiovizuální konference jsou přibližně 0,35 USD za minutu, poplatky za používání pro 100 uživatelů se mohou snadno vyšplhat až na více než 10 000 USD za měsíc. Protože náklady na vlastnictví jsou v případě místního řešení pro konference a využití produktu OCS 2007 R2 Live Meeting výrazně nižší než 10 USD na uživatele za měsíc a v podobné výši se pohybují i náklady na hostované služby Live Meeting, výsledná návratnost je obvykle kratší než jedno kalendářní čtvrtletí. Snížení nákladů je přitom samozřejmě dlouhodobé. Odhad úspor při použití pro 1 000 uživatelů: (poplatky za používání ve výši 100 USD na uživatele za měsíc ‐ náklady na využívání produktu Live Meeting OCS 2007 R2 ve výši 10 USD na uživatele za měsíc) x 1 000 x 12 měsíců = možné úspory ve výši 1,08 milionu USD ročně

6


Příklady úspor Kromě úspor na cestovních výdajích, o nichž jsme mluvili v předcházející části, dokázala společnost Crédit Agricole S.A. díky internímu systému OCS 2007 R2 škrtnout výdaje více než 200 000 USD, jež dříve ročně platila za konference. Společnost Intel Corporation, největší výrobce polovodičových čipů na světě, nedávno nasadila produkt OCS 2007 R2, který jí umožňuje využít možnosti konferencí sjednocené komunikace a který by mu měl zajistit úsporu minimálně 20 % výdajů na audiokonference. Dalším příkladem je společnost Syngenta, zemědělská společnost s globální působností, jež vyměnila své virtuální řešení pro webové konference využívající různých služeb za řešení webových konferencí od společnosti Microsoft. Její náklady na konference klesly o 50 %.

Oblast možného snížení nákladů: Snižování poplatků za telefony a mobilní telefony Oblasti možného snížení nákladů Výrazného snížení je možné dosáhnout u poplatků za meziměstské a mezinárodní hovory nebo poplatků za telefonní karty, které si účtují poskytovatelé meziměstských hovorů nebo mobilních služeb. Meziměstské hovory v USA sice výrazně zlevnily, ceny mezinárodních hovorů jsou však stále vysoké a obvykle se pohybují mezi 0,19 USD za minutu (volání do Velké Británie) a 0,34 USD za minutu (volání do Číny a dalších asijských zemí) 3. Podobná situace je i u faktur za mobilní služby, které se pohybují ve výši okolo 100 USD na aktivního pracovníka v terénu za měsíc. Ceny za hovory mobilních uživatelů pracujících v zahraničí mohou být mnohem vyšší, zejména pokud volají zaměstnancům, klientům či partnerům v jiných zemích. Náklady na meziměstské a mezinárodní hovory zajišťované externími poskytovateli služeb lze snížit používáním zabezpečeného řešení VoIP (Voice over Internet Protocol), například systému OCS 2007 R2, které směruje hovory přes podnikovou datovou síť nebo internet. Není tak třeba využívat zpoplatněné sítě. Ke snížení poplatků za meziměstské a mezinárodní hovory a mobilní služby lze použít i jinou prověřenou metodou – systém informací o stavu a volném čase. Díky tomu je totiž možné zcela eliminovat zbytečné telefonáty, a to zejména z mobilních zařízení. Především krátké telefonáty lze také nahradit zasíláním rychlých zpráv. Při volání z mobilních telefonů v zemích, kde za hovory platí volající, může mobilní uživatel využít řešení sjednocené komunikace ještě dalším způsobem. Může dát podnikovému systému sjednocené komunikace signál, aby mu zavolal a následně ho spojil s potřebnou osobou. Takto lze eliminovat poplatky za použití mobilní telefonní sítě.

3

Ceny pro telefonní karty AT&T, první čtvrtletí roku 2009. www.att.com.

7


Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Produkt OCS 2007 R2 poskytuje sadu pro zabezpečenou komunikaci prostřednictvím protokolu VoIP, jejímž používáním lze výrazně snížit výdaje na poplatky účtované za používání telefonních sítí nebo mobilních telefonních sítí. Existují tři hlavní metody dosažení těchto úspor: 1) Produkt OCS 2007 R2 umožňuje uživatelům velmi snadno komunikovat jediným kliknutí prostřednictvím počítače, webového prohlížeče nebo zařízení od některého z partnerů společnosti Microsoft, které podporuje protokol VoIP. Produkt OCS 2007 R2 je jedinečný tím, jakou škálu zařízení podporuje, a také tím, že umožňuje zapojení zákazníka či obchodního partnera do probíhajícího zabezpečeného hovoru. Dokáže proto pokrýt všechny oblasti, kde lze snižovat náklady na meziměstské a mezinárodní hovory. 2) Uživatelé mobilních služeb využívající klienta Communicator Mobile mohou před uskutečněním hovoru pomocí smartphonů se systémem Windows Mobile nebo smartphonů značek BlackBerry či Nokia zkontrolovat stav a volný čas volaného. Místo volání také mohou v některých případech využít zasílání rychlých zpráv. 3) Uživatelé mohou využít variantu, kdy vyzvou interní server OCS 2007 R2, aby jim zavolal na jejich mobilní telefon, a vyhnout se tak placení poplatků za využívání mobilních telefonních sítí v zemích, kde za hovory platí volající. Poplatkům za mezinárodní hovory se lze vyhnout též tak, že se uživatel, který je na služební cestě v cizině, přihlásí ve vzdálené zemi k systému OCS 2007 R2 a pomocí internetu a připojení VoIP se spojí s domovskou kanceláří. Potom může zdarma hovořit se svými spolupracovníky v kanceláři nebo pomocí systému OCS 2007 R2 uskutečňovat místní hovory. Poplatky za využívání mobilních sítí mohou podstatně snížit také mobilní uživatelé, kteří budou komunikovat pomocí funkce volání jediným kliknutím. Server OCS 2007 R2 nejprve zavolá na jejich mobilní telefon a následně je spojí s požadovaným účastníkem za podnikové telefonní sazby. Přechod na využívání technologie VoIP také umožní snížit počet telekomunikačních trunkových terminálů poskytovatele v provozech a vyjednat nové plány fakturace mobilních služeb nebo dokonce nové cenové podmínky. Výsledkem mohou být výrazné úspory na poplatcích za telefonní a mobilní služby. Vyhodnocení možných úspor Projděte si faktury, které vaše společnost platí za využívání telefonních a mobilních telefonních sítí, případně doklady o náhradách výdajů a účtenky za telefonní karty, pokud vaši zaměstnanci tyto výdaje platí přímo (podle vašich zásad). Z jejich analýzy lze často zjistit, které typy volání jsou nejčastější. U těch pak můžete velmi rychle přejít na volání pomocí systému sjednocené komunikace. Jednoduchý odhad úspor: (průměrné poplatky za telefonní hovory (50 USD/měsíc) x 70% snížení) + (průměrné využívání mobilních sítí (90 USD/měsíc) x 30% snížení v USA) x 12 měsíců x 1 000 uživatelů = možná roční úspora 744 000 USD

8


Míra úspor se bude lišit v závislosti na rolích uživatelů a množství mezinárodních hovorů. Pokud se zaměříte na uživatele s vysokými poplatky nebo účty za telefonní hovory, existuje reálná možnost, že návratnost bude kratší než 6 měsíců. Příklady úspor Společnost Global Crossing nasadila produkt OCS 2007 R2 u kancelářských i mobilních pracovníků a v současné době ušetří více než 1 milion USD ročně na nákladech za telefonní hovory a cesty zaměstnanců. Díky produktu OCS 2007 R2 se jí zároveň podařilo snížit účty za mobilní telefony (o nichž jsme mluvili výše) se 7měsíční návratností. Vzhledem k tomu, že software OCS 2007 R2 funguje na stávajících osobních počítačích i mobilních zařízeních, přechod na nový produkt byl pro uživatele velmi snadný.

Oblast možného snížení nákladů: Snížení provozních nákladů Oblasti možného snížení nákladů Důležitý cíl pro snižování nákladů představují provozní náklady, které zahrnují platby za nájem či pronájem i náklady na světlo, vytápění, elektřinu, zabezpečení a další položky. Mnoho společností prostřednictvím řešení sjednocené komunikace umožňuje zaměstnancům pracovat z domova (přinejmenším část pracovní doby) a pro případ, že zaměstnanec musí pracovat v kanceláři, zřizuje sdílená pracoviště. Podniky rozšiřují svou působnost a lidé musí do zaměstnání dojíždět na delší vzdálenosti. Studií prokazují, že díky zavedení efektivních možností práce na dálku roste spokojenost i produktivita zaměstnanců. Po spuštění programů práce na dálku lze dosáhnout úspor díky sdružení zbývajícího počtu zaměstnanců v podniku na menší prostor a uzavření celých oddělení, pater či budov (v uzavřených částech podniku se nesvítí, nespotřebovává se elektřina a tato zařízení není třeba vytápět). Pokud předpokládáte, že úsporná opatření tohoto typu budou dlouhodobější, můžete prostory pronajmout, případně ukončit jejich pronájem nebo odprodat vlastní zařízení. Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft poskytuje vynikající podporu, která umožňuje zaujmout mnohem flexibilnější přístup ke způsobu práce. Produkty Exchange Server a OCS 2007 R2 nabízejí komplexní funkce (nejlepší ve své třídě) na všech úrovních komunikace, mezi nimiž lze plynule přecházet. Zaměstnanci tak získají možnost přístupu odkudkoli a mohou efektivně pracovat opravdu téměř kdekoli. Díky systému informací o stavu a volném čase v produktu OCS 2007 R2 všichni uživatelé vidí, zda jsou ostatní členové týmu či skupiny k dispozici. Mohou spolu komunikovat a spolupracovat stejným způsobem, jako kdyby seděli v kancelářích ve stejné budově. Vzhledem k tomu, že uživatelé pracující doma využívají stejné softwarové aplikace systému Microsoft Office a stejnou adresářovou strukturu jako při práci v kanceláři, pracovní postupy zaměstnanců probíhají stejně plynule, jak kdyby všichni pracovali na jednom místě.

9


Vyhodnocení možných úspor Výše úspor se v různých oborech a zeměpisných oblastech přirozeně liší, a to jak s ohledem na náklady na osvětlení, vytápění a chlazení, tak i s ohledem na čisté náklady na metr čtvereční. Nejvyšších úspor na nákladech lze dosáhnout u kancelářských prostor, kde je k dispozici 4 14 až 28 m2 na zaměstnance, v průměru tedy 2o,5 m2. Ve velkých městech 5 (náklady přibližně 270 USD/sq ft za rok) se mohou roční úspory pohybovat v rozsahu od několika set dolarů na zaměstnance, pokud se v prázdných kancelářských prostorách pouze nebude využívat elektrická energie, až po téměř 6 000 USD na zaměstnance za rok, pokud budou ukončeny nájemní smlouvy nebo nebudou budovány ani pronajímány další objekty ve městě. V případě, že se ukončí budování nebo pronájem objektů, je návratnost zpravidla 3 – 6 měsíců. Příklady úspor Společnost Rabobank zredukovala využívané kancelářské prostory o 40 %, konkrétně z 26 m² na pouhých 15 m² na zaměstnance, což znamená úsporu 11 m2 na zaměstnance. V budově, kde společnost sídlí, se proto podařilo ušetřit více než 10% nákladů na provoz. Společnost Renault nasadila produkt OCS 2007, který jí umožnil zavést flexibilní pracovní metody a využívat sdílená pracoviště, která jsou připravena pro případ, že zaměstnanec musí pracovat v kanceláři. Po snížení celkového počtu pracovních míst o 8,3 % (2 000 pracovních míst) společnost Renault očekává, že by se jí mohlo díky novému pracovním řešení podařit ušetřit až 20 milionů eur (27,7 milionu USD) ročně.

Optimalizace komunikační infrastruktury V této oblasti je cílem dosáhnout okamžitých nebo téměř okamžitých úspor nákladů. Na všech úrovních komunikace (zasílání zpráv, hlasové systémy, servery a weby a aplikační balíčky) je možné provést konsolidaci, a tak snížit výdaje na management a správu a také poplatky za údržbu. V některých případech lze přechodem na komplexnější systém licencování nebo licenční balíček snížit také náklady na licencování.

Oblast možného snížení nákladů: Konsolidace komunikačních systémů Oblasti možného snížení nákladů Konsolidací komunikačních systémů, jako jsou telefonní systémy, hlasová pošta, systému zasílání rychlých zpráv a také audiokonference a audiovizuální a webové konference, lze dosáhnout skutečně výrazných úspor. V minulosti se v každém provozu využívala jedna či více pobočkových ústředen nebo klíčových systémů. Ve spojení s nimi se často uplatňovaly přídavné systémy, například hlasová pošta, systém IVR (interactive voice response), kontaktní centra, správa volání a konzoly pro správu. Díky řešení sjednocené komunikace lze nyní pomocí konsolidace systémů do jednoho místa a systému (nebo několika málo míst a systémů) získat velmi praktické řešení, které dokáže zajistit podporu dalších míst prostřednictvím zabezpečených připojení IP v podnikové síti WAN nebo internetu.

4

Na následující webové stránce je k dispozici jednoduchý kalkulátor: http://www.officefinder.com/officespacecalc.html 5 Předpověď nákladů na provoz kanceláří v Chicagu: http://www.scribd.com/doc/4621481/Chicago‐Office‐8‐8‐08

10


Tato možnost snížení nákladů se objevuje ve velmi vhodnou dobu, protože pro řadu pobočkových ústředen a systémů hlasové pošty nainstalovaných na konci devadesátých let již výrobci přestávají poskytovat technickou podporu. Podniky, které je stále využívají, tedy nyní musí uvážit novou strategii. V případě, že se rozhodnou pro model konsolidace, mají velkou šanci dosáhnout výrazných úspor. Cílem je v takovém případě vytvořit a rozšiřovat centrální platformu, do níž bude možné konsolidovat lokality, a poté do ní vhodné lokality postupně konsolidovat. I v případě, že některé specializované položky, například systém IVR nebo komplexní kontaktní centrum, nejsou v danou chvíli na konsolidaci připraveny, můžete sloučit všechny ostatní systémy, a tím dosáhnout alespoň částečných úspor. Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Systém OCS 2007 R2 je vysoce funkční platforma pro konsolidaci systémů hlasové komunikace. Pokud se konsolidují také systémy hlasové pošty, je možné pro tyto účely ve většině společností využít službu Jednotné zasílání zpráv, jež je k dispozici v produktech Exchange 2007 a 2010. Podrobnější informace o řešení jednotného zasílání zpráv a informace o souvisejících úsporách a obchodní hodnotě naleznete v dokumentu „The Compelling Case for Conferencing“„The Compelling Case for Unified Messaging“ z roku 2009. Tyto dvě komunikační platformy dokážou zajistit veškerou komunikaci, kterou vyžaduje většina pracovních skupin a lokalit. Vzhledem k tomu, že jak produkt OCS 2007 R2, tak i produkt Exchange Server jsou ucelená softwarová prostředí a každý z nich má jediné rozhraní pro správu, lze dosáhnout výrazných úspor v oblasti správy. Řešení OCS 2007 R2 i Exchange Server zajišťují vysokou flexibilitu při podpoře skupin, lokalit a pracovníků pracujících na dálku a mohou přispět ke zrychlení a zlevnění konsolidace. Vyhodnocení možných úspor Konsolidace a nahrazení komunikačních infrastruktur představuje nejlepší příležitost pro redukci nákladů. Ceny nových produktů nahrazujících staré pobočkové ústředny a systémy hlasové pošty se mohou pohybovat od 600 USD na uživatele až po více než 2 000 USD na uživatele (v závislosti na konkrétních dodavatelích a cenách za související služby). Vzhledem k tomu, že porovnatelné náklady na nasazení řešení OCS 2007 R2 jsou přibližně poloviční 6, lze při migraci 1 000 uživatelů do konsolidovaného řešení sjednocené komunikace a využití produktu OCS 2007 R2 postupně dosáhnout úspory v kapitálových nákladech 300 000 až 1 700 000 USD. Kromě snížení kapitálových nákladů, které znamená okamžitou návratnost, lze úspor dosáhnout také eliminováním nákladů stanovených smlouvami na průběžnou údržbu zastaralých pobočkových ústředen a systémů hlasové pošty ve výši zhruba 100 USD na uživatele stanice pobočkové ústředny nebo hlasovou poštovní schránku za rok a provozní správu systémů v rozsahu od 25 000 do 75 000 USD na systém za rok. Vše proběhne snáze, pokud máte více poboček nebo klíčových systémů, protože tyto systémy můžete vyřazovat z provozu postupně, počínaje pracovními skupinami nebo místy, kde budou mít produkty OCS 2007 R2 a Exchange Server největší dopad na chod společnosti.

6

http://www.unicommconsulting.com/library/DeMystify_VoIP_and_UC_Price_Trends_mp_Sep07.pdf

11


Příklady úspor Společnost Lifetime Products ušetřila konsolidováním systémů hlasové posty do služby Jednotné zasílání zpráv systému Exchange 16 USD na zaměstnance za rok (s návratností 9 měsíců) a navíc 600 000 USD za rok díky vyřazení většiny faxových zařízení, které nahradila službou Jednotné zasílání zpráv v systému Exchange. Společnost Lionbridge, přední poskytovatel jazykových služeb, služeb pro zpracování obsahu a služeb využívajících outsourcing technologií se 4 600 zaměstnanci ve 26 zemích, očekává díky nahrazení 40 systémů pobočkových ústředen úsporu nákladů ve výši téměř 1,4 milionu USD v kapitálových investicích s návratností 7 měsíců. Společnost Royal Dutch Shell odhaduje, že po nasazení produktu OCS 2007 R2 vyřadí z provozu více než 200 pobočkových ústředen a několik samostatných služeb pro audiokonference a audiovizuální konference.

Oblast možného snížení nákladů: Konsolidace systémů zasílání zpráv a optimalizace správy infrastruktury Oblasti možného snížení nákladů Skvělou příležitostí, jak ušetřit náklady, je pro většinu společností propojení integrovaného softwaru pro podporu systému zasílání zpráv v rámci podniku, moderních úložišť a většího výpočetního výkonu (64bitové procesory). Úspor lze dosáhnout dvěma způsoby: 1) konsolidací existující infrastruktury pro zasílání zpráv a 2) prostřednictvím vylepšené správy infrastruktury. 1) Konsolidace systémů zasílání zpráv Hlavní prvky existující infrastruktury pro zasílání zpráv, které lze konsolidovat za účelem snížení nákladů:

využití 64bitových a v některých případech také virtuálních serverů ke sloučení místních či pobočkových serverů při současném zachování oddělených domén a identit (podle potřeby). Tímto způsobem je možné provést centralizovanou konsolidaci a odbourat náklady na zařízení a podporu ve vzdálených místech;

zrušení konfigurací Storage Area Network (SAN)/Network Attached Storage (NAS) tam, kde jsou rozšířena nákladná řešení lokálních a redundantních úložišť zpráv nebo archivačních systémů;

konsolidace aplikací pro systém zasílání zpráv. Pro účely dodržování předpisů, archivace, ochrany nevyžádanou poštou a viry a pro aplikace pracovních postupů pro systém zasílání zpráv, podporu sdílených složek a hlasové pošty se často využívá řada samostatných lokálních systémů. V řadě případů lze tyto lokální a nepropojené aplikace konsolidovat, a dosáhnout tak výrazných úspor na provozních nákladech a nákladech na údržbu.

Podobně jako v případě komunikační infrastruktury lze snížit výdaje tak, že se vytvoří nebo rozšíří centralizovaná platforma pro zasílání zpráv a existující vzdálené nebo samostatné systémy zasílání zpráv a s nimi související infrastruktura se vyřadí z provozu.

12


2) Optimalizace správy infrastruktury zasílání zpráv E‐mailový systém je pro chod společnosti zcela zásadní. Jeho správa může být složitá a pracná. Optimalizací e‐mailové infrastruktury a systémů správy lze proto snížit mzdové náklady IT oddělení. Dosažení úspor nasazením řešení společnosti Microsoft Řešení Exchange Server je velmi výkonně a patří k nejlepším na trhu. Umožňuje konsolidovat systém zasílání zpráv, úložiště a systémy přístupu, a tím ušetřit náklady. Vhodným výchozím bodem je snížení počtu serverů, které zajišťují podporu pro systém zasílání zpráv, což se obvykle provádí pomocí konsolidace do 64bitových systémů. Často lze dosáhnout snížení počtu serverů na polovinu. Vzhledem k tomu, že systém Exchange Server podporuje úložiště Direct Attached Storage (DAS), je možné eliminovat náklady na další systémy Storage Area Network (SAN) nebo Network Attached Storage (NAS). Systém Exchange Server je také vybaven řešením pro automatickou archivaci a automatické zálohování, filtry nevyžádané pošty a ochranou před viry, což umožňuje vyřadit existující samostatné systémy provozované za těmito účely. Pro správu systémů nabízí společnost Microsoft sadu řešení správy System Center, která mohou zákazníkům pomoci zjednodušit provoz IT oddělení a snížit náklady používaných prostředí zasílání zpráv, včetně těchto: Server Virtualization, Service Health and Performance, Automated Deployment and Management, Compliance and Change Management a Business Continuity. S tím, jak společnosti postupně implementují další osvědčené postupy správy systémů a zlepšují provoz svých IT oddělení, klesají jejich mzdové náklady na uživatele, stejně jako doba prostojů jednotlivých serverů. Z nedávné studie společnosti Microsoft 7 vyplývá, že výrazných úspor lze dosáhnout zavedením osvědčených postupů správy serverů na e‐mailových serverech. Graf níže ukazuje porovnání ceny práce na server a rok u účastníků studie podle toho, zda implementovali osvědčené postupy, či ne. Poznámka: hodnoty nejsou kumulativní.

7

Další informace o této studii naleznete na webové stránce: http://www.microsoft.com/infrastructure/solutions/spotlightoncost.mspx.

13


Vyhodnocení možných úspor Potenciální úspory lze rozdělit do tří kategorií. Pokud se nenakupují nová řešení nebo pokud jsou ukončeny servisní smlouvy či smlouvy na údržbu, návratnost je kratší než 6 měsíců. 1) Snížení počtu serverů, pro které je potřeba zajišťovat podporu a údržbu, obvykle o 50 %. Při ročních nákladech na vlastnictví jednoho serveru ve výši 15 000 až 25 000 USD by konsolidací ze 100 na 50 serverů bylo možné snížit náklady v průměru o 1 milion USD za rok. 2) Konsolidace nebo eliminování rozšiřování přídavných systémů SAN/NAS pro ukládání a archivaci dat může přinést úsporu ve výši desítek až stovek tisíc dolarů, a to v závislosti na kapacitě úložiště, která je nutná k tomu, aby bylo možné dodržovat zásady uchovávání zpráv ve společnosti. 3) Automatizací správy a nasazením e‐mailového serveru pro e‐mailové systémy lze dosáhnout úspory mzdových nákladů na IT oddělení až 9 000 USD na server ročně. Příklady úspor Společnost Telecom Italia, přední italská telekomunikační společnost, dokázala snížit počet vyhrazených e‐mailových serverů o více než 40 %, ze 130 na 70 serverů. Společnost Constellation Energy, dodavatel elektřiny ve státě Maryland v USA, ušetřila za rok vzhledem k nasazení řešení DAS 250 000 USD, snížila počet serverů ze 41 na 34 a díky snížení počtu zálohování a obnovování dat ušetřila také 1 000 hodin práce za rok. Společnosti Emory University, ve státě Georgia v USA se podařilo snížit náklady na úložiště o 50 % a zdvojnásobit počet uživatelů na server. Výhody, které získala univerzita Emory provedením upgradu na systém Exchange Server 2007, jsou podrobně popsány ve zvláštním dokumentu. Společnost AGC Automotive zvolila produkt Microsoft System Center a dokázala dosáhnout výrazných časových úspor díky efektivnějšímu nasazení softwaru a také efektivnější správě počítačů a monitorování serverů. Dále ušetřila více než 75 000 USD za rok na poplatcích za poradenství, přičemž dokázala eliminovat outsourcing správy svých datových center a zkrátit dobu zálohování o 40 %.

Oblast možného snížení nákladů: Konsolidace balíčků aplikačního softwaru pro sjednocenou komunikaci Oblasti možného snížení nákladů Řešení sjednocené komunikace umožňují konsolidovat balíčky aplikací a podpůrný hardware pro komunikaci, které jsou obvykle oddělenými prvky infrastruktury. Úspory s tím související jsou typicky vedlejším produktem úspor, jichž se dosáhne konsolidací infrastruktury pro komunikaci nebo zasílání zpráv (viz výše). Jako příklad lze uvést systémy správy hovorů a vytváření sestav, systémy pro záznam hovorů, systémy IVR a hlasové portálové aplikace, operátory schopné rozpoznávat řeč a aplikace pro přístup k adresáři, upozorňovací systémy, aplikace pageru, vzdálený přístup k systému hlasových a textových zpráv, systémy archivace zpráv, řešení správy a zabezpečení, systémy pro nepřetržitý chod podniku a zálohování atd. Pokud se tyto funkce podaří integrovat do řešení sjednocené komunikace, lze (zejména v případě, že byly starší oddělené systémy spravovány odděleně) odbourat náklady na vlastnictví, mimo jiné čas potřebný na správu a údržbu, licenční poplatky, poplatky vyplývající ze servisních smluv, výdaje na správu dodavatelů, poplatky související s leasingem nebo odpisy a náklady na energie.

14


Prvky infrastruktury, které lze nahradit řešením sjednocené komunikace, vám pomůže určit soupis aplikačního softwaru a souvisejících serverů a zařízení (například těch, která byla zmíněna výše). Na základě souběžného vyhodnocování úkolů zaměstnanců a opakovaných výdajů, například nákladů na údržbu, pak budete schopni vytvořit souhrn celkových úspor, kterých lze dosáhnout nahrazením stávajících produktů softwarovými aplikacemi sjednocené komunikace. Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Řešení společnosti Microsoft pro sjednocenou komunikaci, Exchange Server a OCS 2007 R2, obsahují nejrozsáhlejší konsolidovanou sadu prvků aplikací pro komunikaci, jaká kdy byla k dispozici. V podstatě všechny samostatné funkce, které jsme zde popsali v částech Oblasti možného snížení nákladů, jsou nyní dostupné jako součást řešení společnosti Microsoft pro sjednocenou komunikaci a lze je získat prostřednictvím konsolidované licence na produkt Enterprise CAL Suite. V tabulce 1 v části Dodatek A je uveden soupis samostatných a starších softwarových balíčků souvisejících s řešením sjednocené komunikace, které je možné konsolidovat do řešení Exchange Server a OCS 2007 R2. V tabulce 2 v části Dodatek A jsou uvedeny další funkce softwaru pro provoz a infrastrukturu, které lze sloučit v rámci jediné licence Enterprise CAL Suite (další informace o produktu Enterprise CAL Suite naleznete dále v textu). Vyhodnocení možných úspor Odhadnout potenciální úspor je snadná. Je třeba pouze provést inventuru samostatných softwarových produktů a softwarových produktů od jiných dodavatelů, které lze konsolidovat do řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft. Posouzením jednotlivých aktuálně používaných aplikací a určením aplikací, jež zajišťují konkrétní funkce uvedené v části Dodatek A a jež by bylo možné nahradit, lze zjistit, u kterých aplikací by bylo možné konsolidací dosáhnout úspor. Zkušenost říká: Velké podniky budou mít deset (10) takových aplikací, což představuje investici ve výši 500 000 USD a vyžaduje nejméně jednoho pracovníka na plný úvazek pro zajištění podpory. Pokud není nutný nákup, upgrade nebo nahrazení existujících samostatných aplikací, návratnost je obvykle okamžitá. Úspory na mzdových nákladech mohou díky konsolidaci dosáhnout 75 000 USD za rok a eliminováním licencování lze dosáhnout ušetřit přibližně 100 000 USD za rok po dobu 5 let. Příklady úspor Společnost Franklin Covey, působící v USA a zabývající se řízením času, dokázala pomocí upgradu na produkty Exchange Server 2007 a Outlook Web Access snížit náklady na vzdálené připojení v podobě výdajů na samostatný server přibližně o 40 %.

Oblast možného snížení nákladů: Optimalizace licencování softwaru Oblasti možného snížení nákladů Vedle konsolidace aplikačního softwaru přiblížené v předchozí části mohou společnosti dosáhnout výrazných úspor tím, že zvolí nejlepší nabídky balíčků produktů od svého primárního poskytovatele softwaru. Tuto možnost nabízí celá řada poskytovatelů řešení sjednocené komunikace. Společnost Microsoft poskytuje řešení sjednocené komunikace a řešení Office.

15


Úspory při přechodu na konsolidovaný software nebo software nabízený ve výhodných balíčcích za výhodnou cenu mohou být značné. Lze jich navíc dosáhnout již za několik měsíců, protože je třeba pouze vyjednat podmínky a aktualizovat objednávky a licenční smlouvy – není nutné nasazovat žádné technologie ani provádět změny v uživatelských aplikacích. Lze se také vyhnout dalším nákladům, protože nové požadavky společnosti lze často splnit pomocí řešení sjednocené komunikace nebo souvisejících aplikací, kterou jsou součástí licencí k těmto výhodným balíčkům. Tuto otázku je třeba řešit komplexně, aby byly zohledněny potřeby všech oddělení (IT, telekomunikace, provozní oddělení, administrativní oddělení a oddělení, jež mají na starosti výrobní činnosti či poskytování služeb), které softwarové balíčky využívají. Důležité je také komunikovat s nákupním oddělením, aby se mohlo seznámit s výhodnějšími možnostmi licencování a poskytnout vám nejnovější informace o existujících smlouvách. Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Společnost Microsoft nabízí produkt Enterprise CAL Suite 8 (E‐CAL Suite), který obsahuje kompletní sadu funkcí systému Office a kompletní balíček řešení sjednocené komunikace, a zajišťuje tak potenciální úsporu ve výši 50 %. Z hlediska sjednocené komunikace je třeba zdůraznit, že produkt E‐CAL Suite obsahuje řešení Standard CAL a Enterprise CAL pro Exchange Server (součástí produktu Enterprise CAL je služba Jednotné zasílání zpráv a také balíčky pro ochranu před nevyžádanou poštou a viry) a řešení Standard CAL i Enterprise CAL pro produkt OCS 2007 R2 (součástí produktu Standard CAL je kompletní sada pro komunikaci peer‐to‐peer a produkt Enterprise CAL zahrnuje výkonné konference, skupinové chaty a podniková řešení VoIP). Produkt E‐CAL Suite obsahuje také základní platformu pro spolupráci, systém Microsoft Office SharePoint Server, který lze integrovat s prostředím Exchange/Outlook i OCS/Communicator. Následující tabulka shrnuje úspory společnosti zaměstnávající 5 000 lidí, která přechází z řešení Microsoft Volume License Pricing (MVLP) na produkt E‐CAL Suite (Standard Enterprise Agreement nebo Platform Enterprise Agreement).

8

http://www.microsoft.com/calsuites/

16


Vyhodnocení možných úspor Na základě licenčních informací produktů Microsoft je zde zřejmý potenciál pro úspory ve výši až 50 % ceny za licence pro produkt Enterprise CAL Suite, což při využití možností financování znamená okamžitou návratnost. Ve výše uvedeném příkladu byly v případě licencování Platform EA náklady ve výši 190 USD na uživatele sníženy na 69 USD na uživatele. Další informace o produktu E‐CAL Suite jsou k dispozici na webové stránce: http://www.microsoft.com/calsuites/. Příklady úspor Společnost Del Monte Foods uvádí, že přechodem z individuálního licencování softwaru Next Generation Desktop na licencování v rámci produktu Enterprise CAL Suite dokázala snížit náklady na technologie o 16 %, přímo dokázala v průběhu tří let ušetřit 492 000 a získala další cenné aplikace, které jsou součástí produktu Enterprise CAL Suite. Celkově se jí podařilo úsporami a eliminováním nákladů ušetřit částku 1,5 milionu USD. Instituto Politécnico Nacional, jedna z největších mexických státních univerzit, nasadila řešení sjednocené komunikace od společnosti Microsoft a podepsala smlouvu k produktu ECAL Suite. Očekává, že bude ročně díky snížení nákladů na licencování, provozních výdajů a omezení nutných investic schopna ušetřit 2 miliony USD.

Využívání lidských zdrojů a správa rizik V této oblasti je třeba zaměřit se na zvýšení produktivity společnosti, které umožní uchovávat a zvyšovat hodnotu značky a zlepšovat služby zákazníkům, a to i za předpokladu, že ekonomická situace bude vyžadovat snižování stavů, omezení náboru nových pracovníků či pozastavení přijímání pracovních nabídek. Klíčové jsou dvě úrovně: 1) obecná produktivita zaměstnanců a 2) optimalizované procesy pracovní skupiny a projekty pro spolupráci. Je také nutné, aby společnosti přijaly preventivní opatření, která mohou zabránit úniku informací a zajistit dodržování předpisů a zákonů, včetně zákonů o poskytování informací. Řešení sjednocené komunikace umožňuje snížit počet zaměstnanců, jejichž úkolem je zabezpečení komunikace, dodržování zásad správného řízení a dodržování předpisů v oblastech souvisejících s komunikací.

Oblast možného snížení nákladů: Zvýšení efektivity zaměstnanců Oblasti možného snížení nákladů Zvýšení produktivity zaměstnanců může být v případě snižování stavů zcela zásadní. Pomocí řešení pro sjednocenou komunikaci lze eliminovat komunikační bariéry v běžném pracovním prostředí. Hlavních úspor je možné dosáhnout využíváním nástrojů pro zasílání rychlých zpráv a systému informací o stavu a volném čase, pomocí nichž lze vyhledat vhodné zdroje a odbourat telefonování nebo zasílání zpráv osobám, které nejsou k dispozici. Další úspory slibuje zjednodušení činností souvisejících s komunikací, například funkce komunikace jediným kliknutím do dokumentu, na e‐mailovou adresu nebo na jméno kontaktu. Díky přístupu odkudkoli je uživatel produktivní téměř kdekoli, takže se ušetří čas i výdaje na cestování. Vzhledem ke všem těmto aspektům je možné snížit počet zaměstnanců a zachovat přitom dnešní pracovní zátěž. Výsledkem jsou úspory na úrovni oddělení, na funkční úrovni i na úrovni celého podniku.

17


Odhady zvýšení produktivity u jednotlivých zaměstnanců se pohybují od 10 do 60 minut a více na osobu za den, což znamená úsporu 2 až 12 % pracovní doby. (Projděte si níže uvedené příklady případových studií.) Aby bylo možné těchto úspor dosáhnout, je třeba, aby oddělení IT a telekomunikací i oddělení zajišťující výrobu či poskytování služeb dokázala reagovat na ekonomickou situaci, která vyvolala zastavení náboru nových zaměstnanců, snižování přesčasových hodin či snižování stavů pomocí nasazení nových nástrojů sjednocené komunikace pro zbývající zaměstnance (a odpovídajících školení). Rychlé nasazení nových nástrojů sjednocené komunikace je důležité zejména v případě, že ke snižování stavů dochází na pozicích s přímým kontaktem se zákazníky (prodej, služby, péče o zákazníky/pohledávky). Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Řešení sjednocené komunikace od společnosti Microsoft, zejména systém OCS 2007 R2, je jedním z nejlepších řešení, které vám umožní dosáhnout skutečných finančních úspor díky snižování stavů prostřednictvím produktivní komunikace:

Řešení OCS 2007 R2 i Exchange Server jsou plně integrované sady, které zaměstnancům dávají možnost optimalizovat produktivitu v rámci komunikace.

Řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft nabízí přístup odkudkoli, a to prostřednictvím počítačových klientů, prohlížečů, mobilních zařízení. Je tak možné dosáhnout vyšší produktivity v co nejširším záběru.

Řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft jsou nativně integrována s nástroji systému Office a služby SharePoint, takže je možné produktivitu dále zvyšovat.

S produkty Exchange Server a Office Communications Server lze integrovat řešení zabezpečení Forefront a řešení správy System Center, což umožňuje snížit náklady na zabezpečení a správu komunikační infrastruktury.

Školení i implementace řešení zpravidla probíhají velmi rychle, protože nové nástroje sjednocené komunikace jsou podobné nástrojům známým ze sady Microsoft Office. Vyhodnocení možných úspor Úspory, kterých je možno docílit implementací základních nástrojů pro vyšší produktivitu, představují roční snížení mzdových nákladů o 5 až 10 %. Zaměstnance lze rozdělit do tří skupin: 1)

zaměstnanci, kteří jsou do značné míry mobilní a u nichž se úspory projeví menším využíváním podpory a eliminováním zmeškaných hovorů od zákazníků a zpětných volání;

2)

zaměstnanci, kteří pracují v kanceláři s komunikačním obsahem (což je zřejmé z jejich sestav využití) a u nichž se úspory projeví v automatizaci komunikace a zvýšení produktivity díky lepším nástrojům;

3)

všichni ostatní, například zaměstnanci ve výrobě a logistice, u nichž se obvykle dosahuje úspor díky lepšímu doručování informací (prostřednictvím bezdrátových zařízení a portálů) a výraznému snížení zpoždění v případě potřeby asistence, schválení a výjimek.

18


V mnoha případech je užitečné provést v každé cílové skupině nejprve rychlé pilotní testy a jejich na základě pak určit oblasti, kde by bylo vhodné zvýšit produktivitu. Pokud se díky zvýšení produktivity v takto vytipovaných oblastech podaří vyhnout se náboru nových zaměstnanců nebo dokonce snížit stavy, návratnost je obvykle kratší než 6 měsíců. Příklady úspor Společnost Global Crossing dokázala přechodem na systém informací o stavu a o volném čase v rámci sjednocené komunikace a zasílání rychlých zpráv integrovaný do obchodních procesů zvýšit svou flexibilitu ve vztahu k zákazníkům a snížit mzdové náklady o 75 %. Obrat společnosti přitom v období tří let vzrostl o 70 %. Společnost Microsoft IT při vyhodnocování výsledků nasazení produktu OCS 2007 R2 zjistila zvýšení produktivity o 28 minut za den (5,8 %) (podle informací od uživatelů řešení sjednocené komunikace od společnosti Microsoft).

Oblast možného snížení nákladů: Optimalizace projektů spolupráce a pracovní skupiny Oblasti možného snížení nákladů Zlepšení produktivity jednotlivců je samozřejmě důležité. Pokud jsou však nástroje sjednocené komunikace využívány v týmu (pracovní skupině, oddělení, projektovém týmu či podobné skupina jednotlivců), který pracuje na dosažení konkrétního cíle, mohou být výhody ještě daleko větší a zřetelnější. Řada pracovních skupin dokáže pomocí funkcí sjednocené komunikace rychle plnit své úkoly, které by jinak nebyla schopna včas dokončit, protože by bylo nutné čekat na e‐mailovou odpověď někoho z týmu, vyslechnout si hlasovou zprávu nebo počkat, než se konkrétní osoba vrátí do kanceláře. Hlavním prostředkem pro optimalizaci týmové práce je využívání nástrojů pro konference ve spojení s nástroji pro spolupráci a informací o stavu a volném čase spolupracovníků s funkcí komunikace jediným kliknutím a dále využití přístupu na jednom čísle / s využitím jediné identity. Všechny tyto funkce umožňují přístup v podstatě odkudkoli. Zmíněné nástroje umožňují zkrácení doby strávené prací na projektech, vytížení menšího počtu pracovníků, zkrácení prodejních cyklů, které znamená vyšší výnosy nebo umožňuje snížit počet zaměstnanců v oddělení prodeje, a zajišťují také lepší podporu zákazníků s využitím menšího počtu zdrojů. Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Řešení OCS 2007 R2 v kombinaci s produkty Exchange Server a SharePoint Server představuje pro tuto kategorii úspor sadu řešení s maximálními funkcemi. Produkt OCS 2007 R2 podporuje produktivitu pracovních skupin opravdu výjimečným způsobem, a to díky (1) kompletní sadě výše zmíněných komunikačních nástrojů a (2) kompletní a efektivní integraci těchto nástrojů do obchodních nástrojů pracovní skupiny, jako jsou například aplikace systému Office, portály a pracovní prostory služby SharePoint a také podnikové aplikace (využívající vývojářské nástroje OCS a rozhraní API).

19


Úspory a optimalizace zdrojů do značné míry závisí na integrované sadě řešení. Na trhu je k dispozici celá řada individuálních produktů, které jako samostatné aplikace nabízí různí dodavatelé. Domníváme se však, že integrační řešení od společnosti Microsoft je převyšuje díky tomu, že poskytuje integrované funkce, které pomáhají zvýšit produktivitu pracovní skupiny. Vyhodnocení možných úspor Úspory se realizují urychlením dokončení projektu nebo splnění úkolu, k němuž přispívá eliminace zpoždění v komunikaci a schůzek, a tím, že není nutné úkoly přepracovávat ani není nutné spravovat pracovní verze produktů. Nejlepším způsobem, jak vyhodnotit možné úspory, je odhadnout počet souběžných projektů, prodejních návrhů nebo podobných úkolů v podniku a seřadit je podle hlavních a vedlejších projektů (pokud je takové řazení vhodné) a následně odhadnout úspory v rámci těchto projektů, které může přinést lepší komunikace. Návratnost je vázána na dokončení projektu. Pokud se společnost nejdříve zaměří na kratší projekty, je možné dosáhnout návratnosti kratší než 6 měsíců. Obvyklé úspory bývají v hodnotě 25 % délky a rozsahu projektu. Odhad úspor na 100 pracovních pozic souvisejících s projektem: (100 x 25 % zkrácení doby dokončení projektu x průměrná roční kompenzace a režie na počet pracovníků ve výši 70 000 USD) = možné roční úspory díky snížení počtu pracovníků ve výši 1 750 000 USD Kromě toho, že společnost dosáhne finančních úspor, je velmi důležité také to, že dokáže rychleji dokončovat projekty. Příklady úspor Společnost Astra Zeneca působící ve farmaceutickém průmyslu uvádí, že se jí podařilo zrychlit uvádění nových produktů na trh minimálně o 6 měsíců. Výsledkem jsou nižší náklady na projekt a další potenciální výnosy v řádech miliard dolarů. Společnost Infonavit, institut National Workers’ Housing Fund Institute se 4 000 zaměstnanci, kteří pracují v 80 kancelářích po celém Mexiku, zjistil, že produkt Microsoft OCS 2007 umožňuje jeho zaměstnancům díky optimalizaci komunikace a spolupráce efektivněji zpracovávat půjčky. Kapacita zpracování půjček společnosti Infonavit se zvýšila o 6 %, počet vyřízených půjček tedy vzrostl o 30 000 ročně. Společnost Care1st Health Plan provozující síť zdravotnických zařízení, v nichž poskytuje služby více než 200 000 sociálně slabých nebo postižených osob, dokázala dosáhnout třikrát lepších výsledků s ohledem na dodržování zákonných požadavků vztahujících se na vstupní zdravotní prohlídku nových klientů. Zároveň se jí podařilo ušetřit čas pracovní skupiny díky vytvoření aplikace pro odchozí hovory s podporou ovládání hlasem pro účely plánování a potvrzování návštěv pacientů.

20


Oblast možného snížení nákladů: Zjednodušení zabezpečení a zlepšení ochrany Oblasti možného snížení nákladů Společnostem relativně často vznikají náklady v důsledku prostojů nebo úniků informací, k nimž dochází kvůli problémům se zabezpečením. Tyto náklady ovlivňují nejen informační technologie, ale také produktivitu podniku. Složitost zabezpečení prostředí pro zasílání zpráv, která je odpovědí na tyto hrozby, zvyšuje náklady na IT a může dokonce negativně ovlivňovat úroveň poskytovaných služeb. Jedním z nejlepších způsobů, jak snížit náklady souvisejících se správou rizik, je využívání integrovaných sad softwarových produktů. Vzhledem k tomu, že velká část nákladů je v současné době spojena s činnostmi, které vyžaduje konfigurace více zařízení a vrstev (brány firewall, filtry, programy pro vyhledávání virů, nástroje pro šifrování, sítě VPN atd.), je možné tyto náklady pomocí integrované sady softwarových produktů dramaticky snížit. Dosažení úspor nasazením řešení společnosti Microsoft Produkty Microsoft Exchange Server a OCS 2007 R2 nabízí integrovanou ochranu, jež umožňuje zajistit zabezpečené a stabilní prostředí. Navíc zahrnují integrované řešení zabezpečení Forefront, které zajišťuje ochranu prostředí sjednocené komunikace před únikem informací a rychle se vyvíjejícími hrozbami. Správa rizik a zjednodušení zabezpečení pomocí produktu Exchange Server: Systém Exchange obsahuje technologie zabezpečení, mimo jiné služby a software pro zjišťování virů a nevyžádané pošty v reálném čase pro e‐maily. Proto umožňuje chránit se před nejnovějšími hrozbami zabezpečení ještě dříve, než se přiblíží k podnikové bráně firewall. Řešení Forefront Security for Exchange Server umožňuje zákazníkům automaticky chránit důvěrné e‐maily pomocí integrované ochrany informací a předávat takové e‐maily obchodním partnerům bezpečnější cestou. Řešení Forefront Security for Exchange Server umožňuje paralelně spouštět několik prohledávacích modulů. K dispozici je 8 modulů (Authentium, CA, Kaspersky Labs, Norman Data Defense, Microsoft, Sophos a VirusBuster). Jak je znázorněno v níže uvedeném grafu, souběžně lze využívat až pět těchto modulů.

Správa rizik a zjednodušení zabezpečení pomocí produktu OCS: Produkt OCS obsahuje komplexní integrované funkce šifrování pro všechny datové proudy médií (audiokonference, webové a audiovizuální konference, zasílání rychlých zpráv) pro podniky i vzdáleně přihlášené uživatele včetně uživatelů s účtem Guest, jako jsou klienti nebo partneři z dodavatelského řetězce. Řešení Forefront Security for OCS zajišťuje pomocí několika modulů pro vyhledávání malwaru ochranu před malwarem v rychlých zprávách a může blokovat nevhodný obsah.

21


Tento graf znázorňuje výsledky spotřebitelského testu antivirových produktů, který vyhodnotil, že sady více modulů řešení Forefront reagovaly v průměru za 3,1 hodin nebo méně, zatímco dodavatelská řešení s jedním modulem reagovala za 5 dnů, 4 dny a 6 dnů (v uvedeném pořadí).

Vyhodnocení možných úspor Vzhledem ke kombinovanému přístupu a využití integrovaného zabezpečení serveru a integrovaných řešení zabezpečení umožňují produkty Microsoft Exchange Server a OCS 2007 R2 zvýšit produktivitu koncových uživatelů a snížit provozní náklady následujícími způsoby:

1) Integrace jediného řešení pomáhá zajistit stabilní prostředí serveru zasílání zpráv a dokonalejší ochranu před novými hrozbami.

2) Centralizovaná správa a přehlednost usnadňuje správu zabezpečení komunikačního prostředí.

3) Ochrana informací a zabezpečený přístup zajišťují zvýšení produktivity koncových uživatelů tím, že odbourávají překážky pro sdílení informací a spolupráci v rámci organizace. Příklady úspor Společnost HINT, vedoucí dodavatel IT řešení pro zdravotnictví ve Švýcarsku, provedla konsolidaci své infrastruktury zasílání zpráv pomocí produktů Exchange Server 2007 a Forefront Security s cílem snížit náklady a zvýšit flexibilitu. Podařilo se jí zjednodušit správu a snížit náklady na údržbu o 50 % a navíc nyní může zákazníkům nabídnout pokročilé funkce zasílání zpráv.

22


Oblast možného snížení nákladů: Jednodušší zajištění zásad správného řízení a dodržování předpisů Oblasti možného snížení nákladů Mnoho společností je nuceno věnovat významný podíl času a prostředků na vytvoření zásad správného řízení a zajištění dodržování příslušných předpisů, ať už tato povinnost vyplývá ze zákona, předpisu či podnikových zásad. V minulosti byly zásady správného řízení a dodržování předpisů v řešeních pro komunikaci realizovány prostřednictvím ručních implementací procesů do existujících systémů nebo samostatných softwarových modulů, které byly doplňkem softwaru obchodních aplikací. Možné snížení nákladů slibuje integrace funkcí zásad správného řízení a dodržování předpisů do základního řešení sjednocené komunikace. Není již třeba používat ruční implementaci nebo alternativní postupy a naopak je možné omezit počet samostatných modulů. Dosažení úspor nasazením řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft Produkty Exchange Server a OCS R2 v dnešní době skutečně výrazně vynikají mezi podnikovými řešeními komunikace. Odlišují se svou uceleností a integrací funkcí, které zajišťují automatickou podporu a vynucení dodržování předpisů. Oba uvedené produkty nabízí možnost protokolování, záznamu, archivace a načtení potřebných informací, a tak pomáhají splnit požadavky předpisů vyžadujících evidenci dokumentů. Za účelem zajištění souladu s předpisy, jež vyžadují zabezpečení a ochranu osobních údajů, umožňují oba produkty šifrování informací a přenosu komunikace v nejvyšší možné míře (například hlasové hovory ve veřejné telefonní síti nebo v mobilní síti mimo podnikovou bránu firewall nejsou šifrovány). Kromě toho je produkt Exchange Server integrován s technologií Active Directory Rights Management, která umožňuje nastavit omezení přístupu k informacím pro neoprávněné strany. Řešení OCS 2007 R2 zase nabízí řízení přístupu k relacím komunikace, které znemožňuje neoprávněný přístup a v každém okamžiku zaznamenává aktivní účastníky. Výsledkem je dokonalejší zajištění zásad správného řízení a dodržování předpisů při nižších provozních nákladech. Přímé úspory vznikají v důsledku zkrácení času, který musí zaměstnanci věnovat činnostem souvisejícím s dodržováním zásad a předpisů, a eliminace dříve využívaných aplikací a systémů od jiných výrobců. Zlepšení spočívá v kvalitě, jistotě a jednoduchosti dodržování předpisů. Díky nim se výrazně snižuje riziko případných finančních postihů ve výši tisíců či dokonce milionů dolarů. Vyhodnocení možných úspor Význam zdokonalení zajištění zásad správného řízení a dodržování předpisů závisí na konkrétním oboru a situaci společnosti. Navrhujeme, abyste si přesně zaznamenali časový rozvrh zaměstnanců a provedli soupis jednotlivých aplikací a serverů sloužících k uvedeným účelům. Zatímco bude pokračovat průzkum a protokolování, dojde k omezení potřebného času zaměstnanců nebo ručního získávání informací při správě mnoha aplikací nebo serverů. Vzhledem k tomu, že každý případ je jedinečný, neuvádíme žádný odhad výsledku.

23


Příklady úspor Společnost Webcor Builders, kalifornská stavební společnost s 1 200 zaměstnanci, díky pokročilým funkcím archivace produktu Exchange Server 2007, jež zajišťují efektivní uchovávání zpráv a dodržování předpisů, ušetřila 70 000 USD na mzdách pracovníků IT oddělení a 40 000 USD za platby právním zástupcům.

Shrnutí Tento dokument se zaměřil na specifické oblasti možného snižování nákladů v rámci následujících tří kategorií úspor: snižování náhrad služebních výdajů, konsolidace komunikační infrastruktury a lepší využívání lidských zdrojů. Odhady možných úspor shrnuje tato tabulka: Kategorie úspor

Snižování náhrad služebních výdajů Cestovní výdaje Snížení nákladů na konferenční služby Účty za pevnou linku a mobilní telefon Snížení provozních nákladů Optimalizace komunikační infrastruktury Konsolidace komunikačních systémů Konsolidace systémů zasílání zpráv a faxových systémů Konsolidace aplikačních balíčků Optimalizace licencování softwaru Optimalizace správy systémů Lepší využívání lidských zdrojů Zvýšení efektivity zaměstnanců Zjednodušení projektů pracovních skupin Jednodušší zajištění zásad správného řízení a dodržování předpisů

Oblast využití řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft

Možné úspory (odhad)

Sjednocené konference Sjednocené konference Stolní a mobilní zařízení sjednocené komunikace Flexibilita práce, přístup odkudkoli

913 USD na zaměstnance ročně 1 000 USD na uživatele ročně 744 USD na zaměstnance ročně

Konsolidace sjednocené komunikace a systémů Funkce a možnosti produktu Exchange Server Konsolidované řešení sjednocené komunikace Ceny licence Enterprise CAL Suite Řešení Systém Center Management Zvýšení produktivity díky sjednocené komunikaci Nástroje spolupráce založené na sjednocené komunikaci Zdokonalená řešení a nástroje sjednocené komunikace

400 USD na zaměstnance ročně

6 000 USD na zaměstnance ročně

300 USD na zaměstnance ročně 100 USD na zaměstnance ročně 120 USD na zaměstnance ročně 27 USD na zaměstnance ročně 2 000 USD na zaměstnance ročně 17 500 USD za lidské zdroje pracující na projektu ročně 92 USD na zaměstnance ročně

24


Každá z hlavních kategorií nabízí působivé možnosti úspor. Rozhodnutí o konkrétních krocích se musí odvíjet od konkrétních obchodních potřeb a časových možností. Téměř ve všech případech lze dosáhnout významných úspor již za několik měsíců – díky omezení cestování, snížení nákladů na konferenční služby a snížení účtů za pevné a mobilní telefony. Úsporu finančních prostředků během několika měsíců přináší také optimalizace licencování softwaru. V případě optimalizace infrastruktury se výhody projeví až za delší dobu (zhruba za jedno až dvě čtvrtletí), protože musí proběhnout fyzické změny a změna konfigurace. Tyto výhody a úspory jsou však značné a dlouhodobé. Lepší využívání lidských zdrojů nabízí možnost větších úspor či odbourání nákladů a může hrát klíčovou roli, pokud je nutné snížit počet zaměstnanců. Realizace plného potenciálu úspor v této oblasti však vyžaduje změny obchodních metod a procesů. Společnost Microsoft vytvořila za účelem usnadnění plánování a realizace úspor kalkulačku obchodní hodnoty, která umožňuje vyhodnotit úspory a hodnotu řešení sjednocené komunikace. Zástupci a partneři společnosti Microsoft vám tuto kalkulačku rádi poskytnou, abyste mohli vypočítat odhadované úspory pro svůj podnik. V následující tabulce jsou uvedeny výsledky dvou typických analýz provedené pomocí této kalkulačky pro velký (5 000 uživatelů) a středně velký (500 uživatelů) podnik. Údaje vypovídají o možných výhodách a úsporách obou společností za první rok. Přestože se potenciál úspor v dalších letech zvyšuje, tabulka uvádí pouze možné úspory za první rok, a podtrhuje tak možnost dosažení rychlé návratnosti během jediného roku. Vypočtené možné úspory na zaměstnance samozřejmě přesně neodpovídají případové studii založené na odhadech úspor v předchozí tabulce.

Jak je zřejmé z tohoto dokumentu i souhrnných tabulek, funkce sjednocené komunikace mohou přímo pomoci snížit náklady společností. Zároveň také umožňují kompenzovat problémy způsobené pozastavením náboru nových zaměstnanců nebo snížením počtu zaměstnanců. Sjednocená komunikace vytváří významnou obchodní hodnotu, protože odbourává potíže při komunikaci, urychluje transakce a zvyšuje produktivitu, efektivitu a výkonnost oddělení, týmů i jednotlivců. Ještě vyšší obchodní hodnoty je možné dosáhnout prostřednictvím integrované komunikace produktů OCS 2007 R2 a Exchange Server, která zajišťuje optimalizaci obchodních procesů v rámci podniku.

25


Náklady na realizaci zmíněných výhod se liší v závislosti na situaci konkrétní společnosti. Téměř ve všech případech, zvláště u velkých podniků, však výběrová fázová implementace přinese nezanedbatelný čistý zisk. Silné společnosti se nesnaží jen o úsporu nákladů, ale chtějí současnou složitou situaci využít ke své restrukturalizaci a upevnění své pozice, aby si v průběhu ozdravné fáze ekonomiky mohly vybudovat mnohem lepší postavení a větší podíl na trhu, pevnější vztahy se zákazníky a celkově vyšší obchodní hodnotu. Upozornili jsme zde na několik způsobů, jak řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft přináší okamžité a trvalé úspory a výhody. Kromě popsaných hodnot, jimiž přispívají k úspoře nákladů, poskytují uvedená řešení také infrastrukturu pro zajištění současných cenných obchodních řešení a platformu pro budoucí růst a vývoj. Doporučujeme vám, abyste skutečně pečlivě zvážili možnosti úspor související se sjednocenou komunikací. Nabízejí se jak okamžité úspory a úspory v krátkodobém časovém horizontu, tak i trvalé dlouhodobé zisky a konkurenční výhody. Dnešní nesnadná doba je příležitostí porozumět novým výkonným funkcím řešení sjednocené komunikace a rozhodnout se pro jejich nasazení. K dispozici je celá řada prostředků, které vám tento proces usnadní. Přejeme vám mnoho úspěchů.

26


Dodatek A: Konsolidace samostatných aplikací Tabulka 1: V následující tabulce je uveden typický seznam balíčků softwarových aplikací třetích stran nebo samostatných aplikací, které je možné konsolidovat do sady produktů OCS 2007 R2 a Exchange Server. Chcete‐li získat přehled o svých podnikových aplikacích a odhadnout možnost úspor v případě konsolidace na řešení sjednocené komunikace společnosti Microsoft, obraťte se na zákaznický tým či partnera společnosti Microsoft. Aplikace spojené se sjednocenou komunikací určené ke konsolidaci

Služba nebo servery pro webové konference Služby či systémy audiokonferencí a audiovizuálních konferencí od různých výrobců Zastaralé systémy pobočkových ústředen nebo klíčové systémy a první systémy technologie VOIP Veřejné programy pro zasílání rychlých zpráv a sledování stavu nebo uvedené programy jiných výrobců Systémy skupinového nebo trvalého chatu

Odpovídající produkty sjednocené komunikace společnosti Microsoft Office Communications Server 2007 R2

Systémy záznamu hovorů Systémy správy hovorů Systémy IVR a automatické hlasové systémy Systémy ACD pro oddělení Systémy hlasové pošty a jednotného zasílání zpráv Doručování e‐mailů do mobilních zařízení Software virtuální privátní sítě (VPN) pro přístup k e‐mailovým zprávám a sdíleným složkám souborů Antispamové a antivirové programy pro e‐mail Zabezpečení a šifrování e‐mailů Zaznamenávání deníku a archivace Zálohování e‐mailů a clustering

Exchange Server 2007 a Exchange Server 2010

27


Tabulka 2: Následující tabulka uvádí další podnikové aplikace zahrnuté do produktu Enterprise CAL Suite, které přináší další možnosti úspor a umožňují rozšíření investic do řešení sjednocené komunikace. Další podnikové aplikace a aplikace infrastruktury určené ke Odpovídající produkty s licencí konsolidaci Microsoft Enterprise CAL Suite Forefront Security for Ochrana e‐mailu Exchange Server Antispamová a antivirová ochrana e‐mailu Hostované filtrování e‐mailů Hledání obchodních dat Elektronické zjišťování dat Klíčové ukazatele výkonu, řídicí panely, služby aplikace Excel založené na prohlížeči

Office SharePoint Server

Připojení k obchodním datům Vykazování založené na prohlížeči Formuláře založené na prohlížeči Centrální shromažďování dat do formulářů Pracovní postup formulářů

Antivirový program pro spolupráci

Služba Active Directory Rights Management Services Forefront Security for SharePoint

Ochrana klientů proti malwaru

Forefront Client Security

Monitorování a auditování stolních počítačů

Microsoft Systems Center Forefront Security for Office Communications Server

Ochrana dokumentů, auditování, uchovávání informací

Ochrana zasílání rychlých zpráv

28


Dodatek B: Informace o autorech Marty Parker, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC Marty Parker pracoval od konce 90. let na vedoucích pozicích v oblasti řešení sjednocené komunikace. Byl svědkem sbližování komunikace v reálném čase a komunikace v nereálném čase s podnikovými aplikacemi a zrodu nových způsobů jejich využití. Marty Parker, který má bohaté zkušenostmi v oblasti prodeje na vertikálním trhu, marketingu, finančního a strategického plánování u společnosti IBM, se vždy zajímal o obchodní a finanční výhody nových technologií. Zastával vedoucí pozice ve společnostech Lucent a Avaya a podílel se na definování a vytváření řešení a produktů sjednocené komunikace, jež umožňují efektivně kombinovat audiokonference a audiovizuální a webové konference. Od roku 2005 je Marty Parker nezávislým konzultantem. Specializuje se na sjednocenou komunikaci. Marty Parker získal titul B.S. v oblasti správy firem ve škole Haas Business School při Kalifornské univerzitě v Berkeley.

Don Van Doren, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC Don Van Doren se začal zabývat sjednocenou komunikací po 25 letech práce v oblasti technologií a řešení telefonických center, kontaktních center a IVR. Byl zakladatelem a prezidentem úspěšné nezávislé konzultační společnosti Vanguard Communications. Sjednocená komunikace podle něj bude využívat dovednosti a zkušenosti z oboru kontaktních center. V oblasti sjednocené komunikace se zaměřuje na pomoc podnikům při zdokonalování obchodních procesů, zajišťování vyšší spokojenosti zákazníků i zaměstnanců a také na dosahování úspor a vysoké návratnosti investic prostřednictvím správy událostí komunikace a informací obchodních procesů. Van Doren získal titul MBA na Michiganské univerzitě a bakalářský titul na univerzitě v Yale.

Marty Parker, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, ředitel společnosti UniComm Consulting, LLC

Recommend Documents