E. Brent Kelly, Senior Analyst & Partner, Wainhouse Research Marty Parker, Principal, UniComm Consulting, LLC. Maart 2009

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken Hoe online samenwerken organisaties in uitdagende economische omstandigheden kan helpen om de bedrijfsresultaten te verbeteren en de kosten terug te brengen E. Brent Kelly, Senior Analyst & Partner, Wainhouse Research Marty Parker, Principal, UniComm Consulting, LLC

Maart 2009

© 2009 Wainhouse Research en UniComm Consulting LLC

ii

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### #####################################

Overzicht Organisaties van allerlei typen en formaten zoeken naar manieren om hun bedrijfsresultaten te verbeteren terwijl tegelijkertijd de kosten worden teruggebracht en de milieubestendigheid toeneemt. Om deze doelen te kunnen bereiken, richten vele van deze organisaties zich op nieuwe softwareoplossingen voor televergaderen en online samenwerken waarmee ze telefonisch kunnen vergaderen, webvergaderingen kunnen houden en het gebruik van videovergaderingen kunnen voortzetten. Bedrijven die deze voorzieningen benutten, rapporteren een meetbare verbetering van hun bedrijfsprestaties, waaronder een toename van de bedrijfsefficiëntie, een algemene kostenbesparing en een afname van de CO2-uitstoot. In dit document worden enkele bedrijfsvoordelen uiteengezet die zijn behaald door bedrijven die oplossingen voor televergaderen en online samenwerken hebben geïmplementeerd. Ook vindt u in dit document marktgegevens over de groei van systemen voor Unified Communications and Collaboration, evenals feedback van eindgebruikers waarin wordt aangegeven welke groepen het meest van deze oplossingen profiteren. Daarnaast vindt u in dit document informatie over factoren die een rol spelen bij de selectie en implementatie van een oplossing voor online samenwerken door bedrijven, zoals de financiële verantwoording voor alle vergaderingskosten en de benadering van de rentabiliteit van de investering, die mogelijk niet alleen in geld kan worden uitgedrukt. Uit een analyse van de totale kosten van eigendom zal blijken dat met een geïntegreerde gehoste oplossing voor online samenwerken 95% kan worden bespaard op de kosten van afzonderlijke serviceproviders voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen. Een oplossing voor Unified Communications (UC) op locatie leidt zelfs tot een besparing van 97% op de kosten van afzonderlijke gehoste services voor de vergaderingsbehoeften van een organisatie.


iii

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Inhoud Overzicht ..................................................................................................................................................ii Online samenwerken is noodzakelijk .....................................................................................................1 Vergaderingstypen ................................................................................................................................1 Een enorme toename van online samenwerking .............................................................................. 3 De impact van oplossingen voor online samenwerken op de bedrijfsvoering .................................... 3 Verbeterde bedrijfsresultaten dankzij online samenwerking .......................................................... 4 Kostenreductie ..................................................................................................................................... 6 Milieubestendigheid ............................................................................................................................ 7 Belangrijkste factoren bij het kiezen van een oplossing voor online samenwerken ........................... 7 De huidige kosten van vergaderingen en bijeenkomsten bepalen .................................................. 7 Criteria voor de besluitvorming over de aanschaf van oplossingen voor online samenwerken ........ 8 Overwegingen bij het kiezen van implementatieopties .................................................................. 11 Factoren die de totale kosten van eigendom beïnvloeden en voorbeelden ................................... 12 Oplossingen voor online samenwerken van Microsoft ........................................................................ 15 Microsoft Office Live Meeting ........................................................................................................... 15 Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2 (OCS 2007 R2) .................................... 16 Microsoft OCS en Live Meeting als oplossingen voor online samenwerken ...................................... 21 Overtuigend bewijs dat online samenwerken voordelen biedt .......................................................... 24 Conclusie ................................................................................................................................................ 25 Bijlage: over de auteurs .......................................................................................................................... 27


1


Online samenwerken is noodzakelijk De wereldwijde toeleveringsketen van arbeid, goederen en diensten is gestroomlijnd en versneld, waardoor deze tegelijkertijd complexer is geworden. De behoefte aan wereldwijde communicatie en samenwerking tussen leveranciers, producenten, R&D-, verkoop- en marketingafdelingen, financiële afdelingen en andere bedrijfsonderdelen is daardoor exponentieel toegenomen. Ook organisaties die diensten leveren, overheidsinstellingen en onderwijsinstellingen moeten hun flexibiliteit vergroten en hun informatie optimaal kunnen benutten om klanten zo effectief mogelijk te ondersteunen. Organisaties van allerlei typen en formaten erkennen de behoefte om de overdracht van kennis en expertise binnen hun bedrijf (hun kennisketen) te stroomlijnen, waarbij het niet mag uitmaken waar ter wereld deze kennis en expertise moet worden toegepast. In de huidige economische omstandigheden zullen de bedrijven die hun kennisketen weten te stroomlijnen en te versnellen, en de belangrijkste partners van deze bedrijven, waarschijnlijk de grootste economische voordelen behalen.

Vergaderingstypen Vergaderen en samenwerken zijn essentieel om de kennisketen en bedrijfsprocessen te versnellen. Hieronder vindt u een beschrijving van de vier typen technologieën voor realtime vergaderen die de meeste organisaties gebruiken. Een geïntegreerde omgeving die een naadloze keuze tussen deze vergaderingsmodellen ondersteunt wordt een Unified Conferencing-omgeving genoemd.  Chatberichten – De eenvoudigste vergaderingsmethode bestaat uit de uitwisseling van tekstberichten tussen twee of meer partijen. Chatberichten zijn nuttig als de communicatie uit transacties bestaat. Deze vergaderingsmethode wordt vaak gebruikt als de behoeften van alle partijen door middel van korte vragen, antwoorden en/of opmerkingen kunnen worden bevredigd. Als er behoefte is aan langere gesprekken tussen een groter aantal deelnemers, kan worden gekozen voor een uitgebreide vergaderingsomgeving op basis van groepsgesprekken met een permanente verbinding. Afbeelding 1. De verbondenheid neemt toe naarmate een uitgebreidere vergaderingsmodus wordt gebruikt.


2

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### #####################################  Telefonisch vergaderen – Bij telefonisch vergaderen neemt de betrokkenheid van de deelnemers toe. De dialogen zijn duidelijker en bovendien kan de intonatie van de deelnemers worden gevolgd, waardoor deelnemers elkaar beter begrijpen en een vergadering sneller resultaat oplevert. Een belangrijk voordeel van telefonisch vergaderen is dat deze vergaderingsmethode vrijwel overal beschikbaar is via vaste of mobiele telefoonnetwerken of door middel van internettelefonie (VoIP).  Webvergaderingen – Bij een webvergadering kunnen twee of meer partijen gezamenlijk documenten en toepassingen bekijken. Deze mogelijkheid om in realtime informatie uit te wisselen is een belangrijk voordeel ten opzichte van telefonisch vergaderen, omdat deelnemers de onderwerpen die worden besproken kunnen visualiseren, bijdragen kunnen leveren en gegevens kunnen vastleggen, waardoor ze zich beter kunnen concentreren en de gesprekken beter onthouden.  Videovergaderingen – Dit vergaderingstype, waarbij videobeelden worden gecombineerd met de voorzieningen voor telefonisch vergaderen en webvergaderingen, biedt de meeste mogelijkheden om informatie uit te wisselen. Binnen de zakelijke markt wordt gebruikgemaakt van vier categorieën oplossingen voor videovergaderingen: 1) videosystemen voor de pc; 2) zelfstandige videoapparaten voor managers; 3) systemen voor vergaderruimten met betere schermen, camera’s en microfoons; 4) telepresencesystemen (met een prijskaartje van zo’n half miljoen euro) waarbij HD-voorzieningen voor geluid en video worden gebruikt om de aanwezigheid van één fysieke ruimte te simuleren. Welk vergaderingstype of welke combinatie van vergaderingstypen wordt gekozen, is afhankelijk van het doel en de faciliteiten. De meeste bedrijven kiezen voor telefonisch vergaderen, omdat hiervoor alleen een eindpunt voor spraak is vereist. De populariteit van chatberichten en webvergaderingen via de pc neemt echter snel toe, vanwege het gebruiksgemak en de geringe kosten. Veel sessies voor online samenwerken beginnen als een chatsessie die tijdens de samenwerking wordt uitgebreid om andere vergaderingstypen met meer mogelijkheden te integreren, zoals voorzieningen voor telefonisch vergaderen of web- of videovergaderingen. Voor deze vier vergaderingstypen werden oorspronkelijk afzonderlijke infrastructuursilo’s gebruikt. Gebruikers moesten vooraf beslissen welk vergaderingstype of welke combinatie daarvan zou worden gebruikt. Elk vergaderingstype had een afzonderlijke gebruikersinterface en vaak waren verschillende toegangs-id’s en wachtwoorden vereist. Voor videovergaderingen was bovendien aparte, vaak specialistische apparatuur vereist. Vanwege deze “afgebakende” silo-omgevingen kon niet altijd het geschiktste vergaderingstype worden gekozen, terwijl dit bovendien tot aanzienlijke extra personeels- en beheerkosten leidde. De meeste ondernemingen hebben een dringende behoefte om silo’s te elimineren, de kosten terug te dringen en het resultaat te verbeteren.


3


Een enorme toename van online samenwerking Uit recent marktonderzoek blijkt dat het totale gebruik en de frequentie van het gebruik van voorzieningen voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen enorm is toegenomen. Bijvoorbeeld:  Het aantal minuten dat telefonisch is vergaderd via bridges is tussen 2006 en 2008 wereldwijd met 55% toegenomen tot een totaal van bijna 60 miljard minuten.  Het aantal geregistreerde eindgebruikers voor oplossingen voor webvergaderingen op locatie is in deze periode met 48% toegenomen tot 31 miljoen. 

Het totale aantal verkochte zakelijke eindpunten voor video is met 43% toegenomen tot 235.000, waarvan een aanzienlijk en toenemend deel uit HD-eindpunten (High Definition) bestaat.1

Het is duidelijk dat ondernemingen steeds vaker online samenwerken en dat dit een grote impact op de bedrijfsvoering heeft.

De impact van oplossingen voor online samenwerken op de bedrijfsvoering Organisaties implementeren voorzieningen voor online samenwerken omdat deze een significante impact op de bedrijfsvoering hebben. Uit recente enquêtes onder eindgebruikers blijkt dat bedrijven technologieën voor online samenwerken vooral implementeren om de productiviteit en kostenbeheersing te verbeteren.

1

Deze gegevens zijn in 2007 en 2008 verzameld voor prognoses voor Unified Communications-producten en -services en door Wainhouse Research gepubliceerd. Zie http://www.wainhouse.com/reports/ucfcst2008.html voor meer informatie.


4

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Afbeelding 2. Belangrijkste redenen voor bedrijven om oplossingen voor Unified Communications and Collaboration te gebruiken2

Productivity Productiviteit

86%

Afname van kosten Cost Reduction

78%

Overig Other

13%

Bedrijfscontinuïteit Business Continuity

10%

Toename van Revenue Growth inkomsten

5% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Source: Wainhouse Research,juli July 2008 Bron: Wainhouse Research, 2008

Verbeterde bedrijfsresultaten dankzij online samenwerking Organisaties benutten voorzieningen voor online samenwerken om hun bedrijfsresultaten te verbeteren, omdat hiermee gemakkelijker kan worden gecommuniceerd en samengewerkt met teamleden, partners, klanten en andere leden van de waardeketen die zich vaak in verschillende geografische gebieden en tijdzones bevinden. De belangrijkste verbeteringen zijn:  Hogere productiviteit en snellere resultaten bij samenwerking tussen individuen en operationele teams – Uit ons onderzoek blijkt dat de productiviteit bij het gebruik van de meeste oplossingen voor online samenwerken en communicatie toeneemt, omdat sneller contact kan worden opgenomen met collega’s zodat projectgerelateerde werkzaamheden effectiever en zonder vertragingen kunnen worden uitgevoerd en sneller beslissingen kunnen worden genomen. Operationele teams kunnen veel sneller werknemers met de vereiste vaardigheden vinden en problemen veel sneller oplossen. In afbeelding 3 wordt aangegeven welke interne functionele groepen, op basis van gegevens van werkelijke gebruikers, het meest profiteren. De voordelen bestaan zowel uit een afname van de tijd die nodig is om resultaten te boeken, een product op de markt te brengen of omzet te behalen als een afname van de kosten per project3.

2

“2008 Unified Communications Survey”, Wainhouse Research, juli 2008. Er waren 112 reacties, waarvan 43 afkomstig van ondernemingen met meer dan 10.000 werknemers en 35 afkomstig van ondernemingen met meer dan 1000 werknemers. De overige reacties waren afkomstig van kleine tot middelgrote bedrijven.

3

“2008 Unified Communications Survey”, Wainhouse Research, juli 2008. Ibid. © 2009 Wainhouse Research en UniComm Consulting LLC

5

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Afbeelding 3. Functionele groepen van eindgebruikers die het meest profiteren van voorzieningen voor televergaderen en online samenwerken. Veel van deze groepen zijn op de organisatie zelf gericht4. Directie Executive Mgt.

64%

Bedrijfsleiding Operations

54%

R&D/projectteams R&D/Proj. Teams

46%

Beheer Administration

38%

Klantenservice Customer Service Marketing/ Marketing/Prod Mgt. productmanagement Sales Verkoop

30%

Human HumanResources Resources

29%

35% 32%

Overig Other

14% 0%

20%

40%

60%

80%

Source: WainhouseResearch, Research, July 2008 Bron: Wainhouse juli 2008

 Versnelling van de verkoopcyclus – Verkopers zijn productiever als ze via voorzieningen voor online samenwerken met klanten en potentiële klanten kunnen communiceren, omdat de reistijd daardoor afneemt. De behoefte aan persoonlijke interactie blijft natuurlijk bestaan, maar met behulp van oplossingen voor online samenwerken en communicatie kunnen verkopers sneller meer mensen bereiken en meer deals sluiten dan ooit tevoren.  Voordelen bij werving en behoud van personeel – De nieuwe generatie werknemers is opgegroeid met chatberichten, aanwezigheidsgegevens, uitgebreide media en voorzieningen voor web- en videovergaderingen en beschouwt de beschikbaarheid van deze voorzieningen als must have, zowel op de werkplek als privé. Werken is niet langer gekoppeld aan een specifieke plaats, maar aan de handelingen die worden uitgevoerd, en werkzaamheden vinden steeds vaker buiten de normale kantooruren en kantooromgevingen plaats.

4

“2008 Unified Communications Survey”, Wainhouse Research, juli 2008. Eindgebruikers werd gevraagd: “Als binnen uw bedrijf oplossingen voor televergaderen en online samenwerken zouden worden geïmplementeerd, welke gebruikersgroep (een of meerdere) zou daarmee het grootste voordeel voor uw bedrijf behalen? Selecteer alle antwoorden die van toepassing zijn.” De grafiek geeft het percentage deelnemers aan dat een specifieke gebruikersgroep selecteerde als groep die voordeel zou behalen.


6


Kostenreductie Naast de verbetering van de efficiëntie en productiviteit is ook de kostenreductie een belangrijke reden voor ondernemingen om voorzieningen voor samenwerking en communicatie te implementeren.  Afname van de reiskosten – Door middel van web- en videovergaderingen alsmede andere UC-voorzieningen kunnen werknemers deelnemen aan evenementen, cursussen of vergaderingen waarbij ze niet lijfelijk aanwezig hoeven te zijn. Het gebruik van groepsvoorzieningen voor videovergaderingen uit alle vier de categorieën (zie pagina 2) is een zeer waardevol hulpmiddel voor organisaties die het reizen hebben beperkt of gewoon efficiënter willen werken. Videovergaderingen bieden werknemers uitgebreide mogelijkheden tot interactie, zonder dat ze hoeven te reizen. Verschillende bedrijven hebben aangegeven dat de deelnemers van videovergaderingen beter opletten dan bij webvergaderingen, omdat ze weten dat er naar hen wordt gekeken en dat anderen letten op hun reacties op de onderwerpen die worden besproken.  Afname van de kosten van onroerend goed en faciliteiten – Sommige bedrijven realiseren zich dat ze veel kosten besparen als hun werknemers thuis of op goedkopere locaties kunnen werken. Dankzij hulpmiddelen voor online samenwerken kunnen deze telewerkers evengoed aan vergaderingen en gemeenschappelijke projecten deelnemen. Andere bedrijven brengen de faciliteitskosten van nieuwe en bestaande locaties terug door het aantal werknemers van dure faciliteiten te reduceren en in plaats daarvan te kiezen voor werknemers “op afstand” die via de telefoon, videoen/of webvoorzieningen direct bereikbaar zijn.  Problemen van klanten sneller kunnen oplossen tegen lagere kosten – Callcenters werken al jaren met escalatieprocedures, zodat snel op problemen van klanten kan worden gereageerd. Als werknemers die rechtstreeks contact met klanten hebben kunnen zien of collega’s aanwezig zijn en snel televergaderingen met deze collega's kunnen starten of experts op specifieke gebieden kunnen uitnodigen voor een gesprek met meerdere partijen, kunnen problemen van klanten sneller worden opgelost, waardoor tegelijkertijd de kosten van het klantenbindingsproces worden teruggebracht.  Afname van de IT-kosten, kosten van de infrastructuur voor telefonie en beheerkosten – Een belangrijk voordeel van de implementatie van een UC-systeem is de mogelijkheid om het systeem met bestaande telefoonlijsten en berichtsystemen en de aanwezige infrastructuur voor telefonie te integreren. Organisaties kunnen het beheer van samenwerkingsvoorzieningen vereenvoudigen, hun IT-resources optimaliseren, silo’s elimineren en tegelijkertijd profiteren van de flexibiliteit van een lokale softwareoplossing voor online samenwerken.


7


Milieubestendigheid Veel organisaties hebben het streven naar milieubestendigheid opgenomen in hun missieverklaring of in het beleid voor hun bedrijfsmatige en sociale verantwoordelijkheid. Deze bedrijven hanteren doelstellingen voor het verminderen van hun CO2-uitstoot en voorzieningen voor televergaderen en online samenwerken kunnen helpen om deze doelstellingen te bereiken.  Afname van de CO2-uitstoot veroorzaakt door zakenreizen en forenzen – Steeds meer organisaties nemen de reductie van hun CO2-uitstoot op in de rapportage van hun kwartaal- of jaarcijfers. Deze reductie wordt voornamelijk bereikt door een efficiënter energieverbruik en een afname van het aantal reizen. Een toenemend gebruik van technologieën voor online samenwerken, waardoor er minder hoeft te worden gereisd, leidt tot een afname van het verbruik van fossiele brandstoffen en zorgt ervoor dat er minder CO2 en andere broeikasgassen in de atmosfeer terechtkomen.

Belangrijkste factoren bij het kiezen van een oplossing voor online samenwerken Organisaties die een robuuste omgeving voor communicatie en samenwerking willen implementeren, moeten rekening houden met verschillende factoren die zowel de keuze van de oplossing als de keuzen op het gebied van de kosten en de rentabiliteit van de investering beïnvloeden. Enkele hoofdfactoren worden hieronder beschreven.

De huidige kosten van vergaderingen en bijeenkomsten bepalen Organisaties die willen weten welk type systeem voor online samenwerken het beste op hun behoeften aansluit, moeten allereerst hun kostenbasis bepalen. Dit is niet altijd even eenvoudig. De vergaderingskosten zijn vaak over de onderneming verspreid, waarbij elke divisie of afdeling andere systemen gebruikt en aparte contracten met serviceproviders heeft, terwijl de vergaderingskosten soms bovendien met creditcards worden betaald of als onkosten worden gedeclareerd. Hieronder vindt u suggesties voor een mogelijke aanpak. De volgende informatie kan meestal via de huidige systemen of services worden opgevraagd:  Gebruik en kosten van telefonie en videoen webdiensten: Serviceproviders waarmee een contract is afgesloten geven vaak een maandelijks overzicht van het totale aantal minuten dat het systeem is gebruikt, het totale aantal vergaderingen, de gemiddelde duur van de vergaderingen en de gemiddelde aanwezigheid. Als deze gegevens van een aantal maanden of kwartalen kunnen worden achterhaald, kunt u de trend van het gebruik bepalen. Indien vergaderingskosten als onkosten worden gedeclareerd, moet u ook deze onkosten bij de totale kosten optellen.


8

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### #####################################  Gebruik van de interne server: Als uw onderneming een lokaal systeem voor online samenwerken gebruikt (een ouder hardwaresysteem of een nieuwer systeem op basis van software), kunt u het gebruik op basis van de systeemrapporten bepalen. U wordt ook aangeraden om te kijken wat de piekperioden van het gebruik zijn, omdat dat een belangrijke factor is bij het bepalen van de vereiste capaciteit van het vergaderingssysteem. Zoek naar trends die een mogelijke groei van de behoefte aan vergaderingen weerspiegelen en de vereiste capaciteit aanduiden.  Gebruik van gespreks- en vergaderruimten: Als binnen uw organisatie software voor het reserveren van gespreks- en vergaderruimten wordt gebruikt, kunt u meestal rapporten opvragen die het gebruiksniveau van deze ruimten aanduiden. Dit is vooral van belang voor ruimten met video- of telepresencesystemen, omdat het gebruik van deze technologieën het aantal reizen kan terugdringen. Daarnaast kan de financiële afdeling mogelijk inzicht geven in de maandelijkse of jaarlijkse kosten van externe bijeenkomsten, zodat kan worden bepaald of de kosten van deze bijeenkomsten en de bijbehorende reiskosten met betere vergaderingssoftware kunnen worden teruggebracht of geëlimineerd. Al deze informatie kan worden gebruikt om te bepalen hoe de aanschaf van nieuwe UC-voorzieningen een optimale productiviteitstoename en een maximale kostenbesparing kan opleveren.

Criteria voor de besluitvorming over de aanschaf van oplossingen voor online samenwerken Bij de keuze voor een nieuw systeem voor online samenwerken zijn niet alleen de capaciteit en omvang van belang, maar spelen ook de volgende criteria voor de aanschaf en implementatie een belangrijke rol:  Gebruikerservaring en gebruikersrollen: Bij het kiezen van een oplossing voor televergaderen en online samenwerken is het misschien wel het belangrijkst dat de gebruikers prettig kunnen werken en snel met het systeem vertrouwd raken, zodat alle deelnemers flexibiliteit en consistentie wordt geboden. Het resultaat, evenals de kostenbesparing, is optimaal als de vergaderingshulpmiddelen rechtstreeks beschikbaar zijn in zakelijke toepassingen zoals programma’s voor e-mail, agenda’s en taken, werkruimten voor samenwerking, programma’s voor het maken van documenten, analysehulpmiddelen en portals van toepassingen. De oplossing voor online samenwerken moet bovendien aansluiten op de gebruikersrollen. De meeste informatiewerkers en transactiegerichte gebruikers (bijvoorbeeld medewerkers van logistieke afdelingen en helpdesks) hebben bijvoorbeeld behoefte aan hulpmiddelen voor online samenwerken op hun pc, terwijl teams, managers en procesleiders (bijvoorbeeld voor kwaliteitsbeheer) daarnaast een vergaderingssysteem voor vergaderruimten moeten kunnen gebruiken. Als u online wilt samenwerken met klanten en bij de geavanceerde besluitvorming, kunt u bovendien overwegen om in een telepresencesysteem te investeren. © 2009 Wainhouse Research en UniComm Consulting LLC

9

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### #####################################  Anywhere access: Als uitbreiding van de gebruikerservaring is het cruciaal dat de functionaliteit bij elke toegangsmodus en op elke locatie optimaal is. Daarbij moet rekening worden gehouden met de kosten, maar ook met de beveiliging van elke toegangsmodus. Voorzieningen voor telefonisch vergaderen en voor videoen webvergaderingen moeten beschikbaar zijn via de contactmethode die het beste op de situatie van elke gebruiker aansluit, bijvoorbeeld in pc-clients, webbrowsers of vergaderruimten en, voor zover mogelijk, op mobiele apparatuur of via telefoontoestellen. De beveiliging van de vergadering moet op het vergaderingstype zijn afgestemd. U hebt daarbij de optie om alle mediastromen, met uitzondering van PSTN-telefoongesprekken, te coderen. Een dergelijke functionaliteit moet ook beschikbaar zijn voor niet-werknemers (klanten en partners).  Toepassingen voor Enterprise Operations en bedrijfsprocessen: De waarde van de oplossing voor online samenwerken is optimaal als deze volledig in de dagelijkse workflow van werknemers kan worden geïntegreerd. Dit proces kan op drie manieren worden ondersteund: (1) door de systemen voor online samenwerken op te nemen in een gedocumenteerde procedure voor het specifieke gebruik, zoals het gebruik van hulpmiddelen voor online samenwerken voor het uitvoeren en documenteren van stappen voor kwaliteitsbeheer; (2) door de hulpmiddelen voor online samenwerken in andere toepassingen, zoals werkruimten voor samenwerking, te integreren, zodat het starten van een televergadering even voor de hand liggend is als het typen van een e-mailbericht; en (3) door de opties voor online samenwerken transparant in andere bedrijfstoepassingen te integreren (opties voor videovergaderingen kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een medische toepassing, zodat een radioloog of patholoog eenvoudig met een arts kan overleggen).  Flexibele implementatieopties: Het heeft de voorkeur als de oplossing voor online samenwerken op allerlei manieren kan worden geïmplementeerd, bijvoorbeeld op locatie en gehost of hybride, zodat de efficiëntie, effectiviteit en economische voordelen optimaal zijn. Hoewel een lokale oplossing naadloos kan worden geïntegreerd in de volledige UC-omgeving van de gebruikers en vaak meer mogelijkheden biedt voor beheer en beveiliging, is voor grote bijeenkomsten en piekbelasting vaak een gehoste oplossing vereist. In beide gevallen is het belangrijk dat dezelfde gebruikersinterface en clients kunnen worden gebruikt, zodat de gebruikerservaring transparant blijft. Bovendien moet een lokale oplossing van kleine naar grotere configuraties kunnen worden geschaald, zodat een bredere toepassing en groei worden ondersteund en een optimale combinatie van gecentraliseerde en gedistribueerde of regionale implementaties kan worden geboden.


10

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### #####################################  Ondersteuning door één leverancier: Veel klanten geven de voorkeur aan één consistente infrastructuur voor het vergaderingssysteem, zodat de implementatie- en gebruikskosten worden geminimaliseerd. Bij een oplossing van één leverancier zijn minder investeringen in planning en professionele diensten vereist bij gebruik in combinatie met een bestaande infrastructuur voor communicatie. Bij een oplossing van één leverancier zijn bovendien het beheer en het oplossen van problemen eenvoudiger dan bij systemen van verschillende leveranciers of op basis van verschillende technologieën.  Architectuur en stappenplan: De architectuur moet de hoogste niveaus van betrouwbaarheid en beveiliging ondersteunen, zodat aan de behoeften van de onderneming wordt voldaan en de gegevens van de onderneming optimaal worden beschermd. Schalingsopties en flexibiliteit zijn, zoals hierboven wordt beschreven, vereist voor probleemloze upgrades zodra verbeterde technologieën, functionaliteit, gebruikersinterfaces of standaarden beschikbaar zijn. Een softwarearchitectuur met modulaire componenten biedt over het algemeen de meest constante waarde. De leverancier moet daarnaast een stappenplan voor de investering kunnen bieden, zodat een redelijk lange levenscyclus een gunstige rentabiliteit van de investering garandeert.  Totale kosten van eigendom: Hoewel de totale kosten van eigendom niet het enige criterium vormen, is dit wel een uiterst belangrijk criterium, omdat het de financiële gevolgen van het systeem voor de IT-afdeling en de exploitatieafdelingen uitdrukt. Optimalisering van de totale kosten van eigendom biedt de onderneming niet alleen een bedrijfsvoordeel, maar tevens een grondslag voor extra of toekomstige investeringen. De totale kosten van eigendom omvatten de kosten van de selectie, implementatie en ingebruikneming van het systeem, de onderhoudskosten en kosten van continue upgrades van het systeem en de beheer- en ondersteuningskosten van het systeem, inclusief de kosten voor het ondersteunen van gebruikers door middel van een helpdesk en cursussen. In gevallen waarin een volledige UC-implementatie nog niet is goedgekeurd of waarin IT-prioriteiten, resources of budgetten een beperking vormen, kunnen de totale kosten van eigendom worden geoptimaliseerd door in eerste instantie te kiezen voor een volledig compatibele gehoste oplossing, waarna vervolgens een lokale installatie kan worden uitgevoerd.  Bedrijfsactiviteiten, beleidsregels en compliance: Net als alle andere technologieën moet ook de oplossing voor online samenwerken naadloos aansluiten op het beleid voor bedrijfsactiviteiten, de beleidsregels en de compliance van de onderneming. Het vergaderingssysteem moet activiteiten bijvoorbeeld in een logboek kunnen vastleggen en de communicatie moet, afhankelijk van de wettelijke bepalingen, mogelijk ook kunnen worden opgenomen. Daarnaast moet het vergaderingssysteem effectieve opties bieden voor verificatie, toegangsbeheer en controle, zodat u de garantie hebt dat het systeem veilig is en niet wordt misbruikt. Met effectieve hulpmiddelen op deze gebieden kunt u aanzienlijke kosten en mogelijk zelfs straffen bij wettelijke overtredingen voorkomen. In de volgende paragrafen wordt een aantal van deze criteria uitgebreider beschreven. © 2009 Wainhouse Research en UniComm Consulting LLC

11


Overwegingen bij het kiezen van implementatieopties Gezien het grote aantal beschikbare vergaderingsopties kan een aantal strategische richtlijnen helpen bij de besluitvorming over de investering. Zoals bij elke bedrijfsbeslissing moet rekening worden gehouden met vele factoren die de bedrijfswaarde beïnvloeden5. Aanbevolen richtlijnen: 1. Richt u eerst op de vereisten en de bedrijfsresultaten. Ongeacht de economische omstandigheden heeft elke onderneming, of het nu om een overheidsbedrijf of particuliere onderneming gaat, een missie die moet worden volbracht. Als u onmiddellijk actie kunt ondernemen om de reiskosten of de kosten van onroerend goed of verschillende serviceproviders voor vergaderingsdiensten terug te brengen moet u dat uiteraard doen, omdat u daarmee kosten bespaart die u vervolgens in een oplossing voor online samenwerken kunt investeren. Verder is het van belang dat u zoekt naar een oplossing voor online samenwerken waarmee u processen stroomlijnt, verspilde tijd en arbeid elimineert en de service verbetert. Wij raden organisaties aan om de oplossing voor online samenwerken als integraal deel van de volledige communicatieoplossing te beschouwen, en niet als afzonderlijke, afgebakende investering. Er zijn gehoste oplossingen die in de dagelijkse workflow kunnen worden geïntegreerd en die via bestaande IP-netwerken opties bieden voor samenwerking door middel van telefonie en videoen webvoorzieningen. Veel bedrijven implementeren bovendien lokale UC-oplossingen die voorzieningen voor aanwezigheidsgegevens, chatberichten en “anywhere access” toevoegen en waarbij individuen of groepen naadloos vanuit desktop- of workflowtoepassingen online kunnen samenwerken. Bij specifieke vereisten op het gebied van regelgeving of governance of voor een betere beveiliging is een lokale oplossing het geschiktst. 2. Richt u vervolgens op de totale kosten van eigendom. De eliminatie van aanwezige silo’s en dure, mogelijk meervoudige externe vergaderingsoplossingen zal een aanzienlijke kostenbesparing opleveren. Een infrastructuur zonder silo’s brengt bovendien veel lagere implementatie- en bedrijfskosten met zich mee, terwijl de belasting van de helpdesk bij een geïntegreerde client afneemt. Ook licentie- en onderhoudskosten spelen bij de analyse van de totale kosten van eigendom een belangrijke rol. 3. Gebruik gehoste oplossingen voor overgangen en piekbelasting. Een compatibele gehoste oplossing voor online samenwerken kan de geleidelijke overgang van groepen interne en externe gebruikers ondersteunen en kan worden gebruikt bij piekbelasting, bijvoorbeeld bij introducties van divisies of reeksen webinars voor klanten. Gehoste services kunnen ook van pas komen als de IT-resources beperkt zijn, bijvoorbeeld bij een korte overgangsperiode of budgetcyclus. Indien de softwareclients zowel lokale als gehoste services ondersteunen, worden de ondersteuningskosten geminimaliseerd.

5

Raadpleeg voor meer informatie over de keuze tussen een gehoste service en een lokale optie voor online samenwerken het artikel ‘Een Microsoft-webvergaderingsoplossing’ in het Microsoft Downloadcentrum.


12


Factoren die de totale kosten van eigendom beïnvloeden en voorbeelden Het terugbrengen van de totale kosten van eigendom kan een belangrijk voordeel zijn bij de vervanging van de vergaderingsoplossing. De onderstaande tabel geeft een vergelijking van de totale kosten van eigendom van vier opties voor vergaderingsdiensten met voorzieningen voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen voor een onderneming met 5.000 medewerkers6. Tabel 1. Analyse van de totale kosten van eigendom waarbij afzonderlijke gehoste oplossingen voor online samenwerken worden vergeleken met geïntegreerde gehoste oplossingen voor online samenwerken en oplossingen voor online samenwerken op locatie. Gehoste oplossingen

Afzonderlijke services voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen

Oplossingen op locatie

Geïntegreerde gehoste oplossing voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen

Volledige UC-oplossing op locatie, inclusief voorzieningen voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen

Toewijzing van vergaderingsgedeelte (33%) van volledige UC-oplossing op locatie

$ $ $ $

$ $ $ $

414.540 84.000 135.000

$ $ $ $

Factor

Opmerkingen

Servicekosten Licenties Servers Installatie en configuratie

$ $ $ $

Systeem- en serverbeheer

$

$

120.000

$

39.960

Helpdesk/gebruikersbeheer Onderhoud

$ $

240.000 -

$ $

240.000 -

$ $

360.000 207.480

$ $

120.000 69.091

Totale kosten van eigendom over drie jaar

$

17.827.080

$

817.080

$

1.321.020

$

440.020

Totale kosten van eigendom per gebruiker per jaar

$

1.188,47

$

54,47

$

88,07

$

29,33

6

17.587.080 -

$

577.080 -

138.042 27.972 44.955

Servicekosten voor drie jaar Initiële licentiekosten Redundante servers Professionele services 1/3 persoon per jaar, periode van 3 jaar Onderhoudskosten voor 3 jaar

Bronnen: Wainhouse Research en UniComm Consulting

Veronderstellingen: 1 vergadering per dag per persoon, 240 dagen per jaar, 60 minuten per vergadering, de servicekosten voor video zijn $ 0,35 per minuut, de servicekosten voor telefonie zijn $ 0,10 per minuut, bij 5% van de vergaderingen wordt video gebruikt, de servicekosten voor webvergaderingen zijn $ 54,96 per persoon per jaar, voor alle diensten en softwarelicenties geldt een volumekorting van 30%, de installatiekosten zijn een onderbouwde schatting, de kosten voor de belasting van de systeembeheerder bedragen $ 120.000 per jaar, de kosten voor de belasting van de helpdesk/gebruikersbeheer bedragen $ 80.000 per jaar. Kosten van het netwerkontwerp of netwerkupgrades en de ontwerp- of integratiekosten voor de oplossing voor telefonie, zodat telefonie en video via IP wordt ondersteund (indien nodig), zijn niet meegerekend.


13

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### De primaire kostenfactoren zijn:  Servicekosten: Dit zijn de kosten die de provider van een gehoste service in rekening brengt voor de voorzieningen voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen. Het gebruik van afzonderlijke serviceproviders voor elke voorziening brengt duidelijk hoge kosten met zich mee. Deze kosten zijn berekend op basis van een volumekorting van 30% op de catalogusprijs.  Licenties: Dit is de catalogusprijs van licenties voor de UC-software, minus een korting van 30%. Dit bedrag omvat licenties voor het besturingssysteem van de server, voor de vereiste databasesoftware en voor de UC-software (alle vereiste softwareonderdelen).  Servers: Dit bedrag omvat twee servers voor de UC-oplossing (voor redundantie) en twee databaseservers (voor redundantie). Voor eventuele adreslijstonderdelen zijn extra servers vereist, maar er wordt aangenomen dat deze binnen de onderneming beschikbaar zijn.  Beheer: Een lokale UC-oplossing brengt beheerkosten met zich mee. Hierbij wordt uitgegaan van 1/3 persoon tegen per saldo dekkende salariskosten.  Gebruikersondersteuning: Bij zowel lokale als gehoste services is ten minste één persoon vereist om de helpdesk te bemannen en diensten voor gebruikersbeheer uit te voeren.  Onderhoud: De kosten van software-onderhoud zijn gebaseerd op de werkelijke catalogusprijs waarbij een korting van 30% is toegepast. Gehoste oplossingen: In de twee kolommen aan de linkerkant worden de geschatte totale kosten van eigendom voor afzonderlijke services voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen vergeleken met een gehoste geïntegreerde oplossing voor online samenwerken. De kosten van de geïntegreerde oplossing zijn om twee redenen aanzienlijk lager dan de kosten van afzonderlijke services: (1) voor de geïntegreerde oplossing geldt een vast tarief per gebruiker per jaar; (2) bij de geïntegreerde oplossing wordt gebruikgemaakt van telefonie en video via IP, wat veel goedkoper is dan traditionele services voor telefonisch vergaderen of webvergaderingen. Een geïntegreerde gehoste oplossing is ongeveer 20 keer goedkoper dan afzonderlijke voorzieningen voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen. (De kosten van de afzonderlijke services bedragen $ 15.937.080 terwijl de geïntegreerde oplossing slechts $ 577.080 kost, omdat wordt gewerkt met een vast tarief voor onbeperkt telefonisch vergaderen en voor videoen webvergaderingen via IP.)


14

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Oplossingen op locatie: De twee kolommen aan de rechterkant tonen de geschatte totale kosten van eigendom voor een lokale UC-oplossing waarin naast functies voor online samenwerken ook chatberichten/aanwezigheidsgegevens/groepsgesprekken met een permanente verbinding en bedrijfstelefonie/mobiele toegang zijn geïntegreerd. De totale kosten van eigendom voor de volledige oplossing zijn iets hoger dan die van de geïntegreerde gehoste service, omdat deze oplossing veel meer functies biedt dan alleen voorzieningen voor online samenwerken. Om de kostenbasis gelijk te trekken met die van gehoste voorzieningen voor online samenwerken , is een derde (33%) van de totale kosten aan de voorzieningen voor online samenwerken toegewezen7 (online samenwerken als een van de drie hoofdgroepen van UC). Deze toegewezen kosten vormen de goedkoopste optie. (De kosten bedragen $ 29,33 per gebruiker per jaar, ongeveer de helft van de vergelijkbare geïntegreerde gehoste service.) Voor de oplossing op locatie zijn softwarelicenties vereist, terwijl ook de initiële installatie en configuratie en het continue beheer en onderhoud kosten met zich meebrengen. De kosten voor deze professionele diensten omvatten tevens de initiële configuratie van eindgebruikers en een beperkte onlinecursus. Wanneer het aantal gebruikers toeneemt, zullen zowel de totale als de toegewezen kosten per gebruiker afnemen. Voor kleinere organisaties: Voor kleinere organisaties (~500 gebruikers8) zijn de kosten van de gehoste oplossing voor online samenwerken per gebruiker per jaar ongeveer gelijk, alleen zullen de kortingen iets lager liggen. Voor de oplossing op locatie stijgen de kosten tot ongeveer $ 46 per gebruiker per jaar op basis van de toegewezen kosten van online samenwerken, wat de investering in een oplossing voor online samenwerken op basis van integratie met het volledige UC-pakket nog steeds rechtvaardigt Overzicht: Veel bedrijven kiezen voor oplossingen op locatie, omdat personen en groepen hierdoor veel sneller bereikbaar zijn, aanwezigheidsgegevens beschikbaar zijn en deze oplossingen directe voorzieningen voor online samenwerken via verschillende contactmethoden ondersteunen. De betere oplossingen bieden bovendien uitstekende voorzieningen voor telefonie die de bedrijfstelefooncentrale (PBX) kunnen vervangen, wat aanzienlijke extra besparingen kan opleveren. Een UC-oplossing ondersteunt directe online samenwerking door middel van klikken, waarbij gebruik kan worden gemaakt van telefonie, video of webvoorzieningen, of een willekeurige combinatie daarvan. Samengevat, de gehoste of lokale volledig geïntegreerde oplossingen voor online samenwerken brengen de aantrekkelijkste totale kosten van eigendom met zich mee. In beide gevallen kunnen de algemene vergaderingskosten met 90% of meer worden teruggebracht.

7

Dit dient uitsluitend om de kosten te kunnen vergelijken. Omdat voorzieningen voor online samenwerken deel uitmaken van een UC-oplossing, is een kostenfactor van 1/3 toegepast, zodat de kosten van de voorziening voor online samenwerken binnen een UC-oplossing op redelijke wijze kunnen worden vergeleken met de kosten van online samenwerken in een gehoste omgeving.

8

De kosten voor een organisatie met 500 medewerkers worden niet in de tabel getoond, maar deze kunnen op basis van de tabelgegevens en de veronderstellingen in voetnoot 5 worden geschat.


15


Oplossingen voor online samenwerken van Microsoft Microsoft speelt een leidende rol bij de ontwikkeling en implementatie van UC-software. Het bedrijf heeft twee implementatieopties voor oplossingen voor online samenwerken ontwikkeld, evenals een aantal clients en apparaten die ondernemingen kunnen benutten om aan hun behoeften op het gebied van televergaderen en online samenwerken te voldoen. Hieronder vindt u allereerst informatie over de gehoste versie, Microsoft Office Live Meeting, en vervolgens over de lokale oplossing Microsoft Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2), een van de basisonderdelen van het pakket met UC-oplossingen van Microsoft waarin de functionaliteit van Live Meeting is geïntegreerd.

Microsoft Office Live Meeting Microsoft Office Live Meeting is een veelzijdige gehoste UC-service (telefonie, web en video). Gebruikers krijgen via een webbrowser en een internetverbinding toegang tot de oplossing. Voor een rijkere gebruikerservaring wordt meestal een eenvoudige invoegtoepassing voor de browser geïnstalleerd, hoewel dat geen vereiste is. Microsoft Office Live Meeting biedt alle voorzieningen die van een modern webplatform voor online samenwerken mogen worden verwacht, waaronder de mogelijkheid om presentaties, documenten, browsers en willekeurige andere toepassingen weer te geven. Live Meeting bevat bovendien een whiteboardvoorziening en biedt deelnemers de mogelijkheid om presentaties van aantekeningen te voorzien. De gehoste Live Meeting-service is bovendien een uitstekend platform voor evenementen of webvergaderingen met grote aantallen deelnemers.De Microsoft Office Live Meeting-client biedt zowel toegang tot de gehoste als de lokale opties. Dankzij de IP-audiovoorzieningen van Microsoft kunnen Live Meeting-deelnemers met behulp van de microfoon en luidsprekers van hun computer aan webvergaderingen deelnemen. Voor videodeelname kan een standaardwebcam worden gebruikt. De geluidskwaliteit is uitstekend, zelfs als een internetverbinding wordt gebruikt. Gebruikers kunnen overigens ook met behulp van een normaal telefoontoestel aan het audiogedeelte van een televergadering deelnemen.


16

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Een van de unieke voorzieningen van Live Meeting is de mogelijkheid om een draagbaar RoundTable-instrument voor geluid en video te gebruiken. RoundTable legt een 360-gradenbeeld van alle personen in een ruimte vast en verzendt dat naar de deelnemers op andere locaties. Dankzij RoundTable kunnen deelnemers aan televergaderingen de lichaamstaal van alle aanwezigen zien, waardoor televergaderingen een stuk efficiënter verlopen, met name televergaderingen waarbij de deelnemers verschillende moedertalen hebben en televergaderingen in multiculturele omgevingen. RoundTable ondersteunt bovendien breedbandgeluid, wat een rijkere Microsoft RoundTable en prettigere geluidservaring voor de deelnemers oplevert. Afbeelding 4. LiveMeeting-console waarin video-invoer van RoundTable wordt weergegeven.

Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2 (OCS 2007 R2) OCS 2007 R2, een van de basisonderdelen van de UC-oplossing van Microsoft, is de lokale serveroplossing die uitgebreide aanwezigheidsgegevens, chatberichten, bedrijfstelefonie, standaardvideo en HD-video (High Definition), point-to-point- en multipointvoorzieningen voor audio- en videovergaderingen en webvergaderingen ondersteunt. Softwarevoorzieningen voor telefonisch vergaderen en videoen webvergaderingen zijn in OCS 2007 R2 ingebouwd en het product kan gelijktijdig honderden sessies van telefonische vergaderingen en/of videovergaderingen ondersteunen. Met OCS 2007 R2 elimineren bedrijven de servicekosten van gehoste voorzieningen voor telefonisch vergaderen en videovergaderingen, waardoor de vergaderingskosten aanzienlijk kunnen worden teruggebracht.


17

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Clienttoepassingen: OCS 2007 R2 biedt voorzieningen voor online samenwerken via pc’s, webbrowsers, mobiele apparatuur en vergaderruimten op basis van de volgende vier primaire gebruikersinterfaces: 1.

Office Communicator-client: biedt uitgebreide voorzieningen voor online samenwerken (telefonie, video en het delen van toepassingen via het web) op een pc als onderdeel van het volledige pakket met UC-oplossingen.

2. Office Communicator Web Access: biedt een vergelijkbare gebruikerservaring vanuit de populairste browsers, waaronder Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox en Apple Safari. 3. Office Communicator Mobile: ondersteunt de besturing van talloze vergaderingsfuncties via Windows Mobile en vele smartphones, waarbij de audio- en video-inhoud uiteraard op het gebruikte apparaat wordt weergegeven (bijvoorbeeld via de spraakkoppeling van een mobiele telefoon). 4. Live Meeting Console: zie bovenstaande informatie. Afbeelding 5. De uitgebreide, slanke en mobiele clientinterface van Office Communicator.

Office Communicator

Office Communicator Web Access

Office Communicator Mobile


18

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Telefonisch vergaderen met OCS 2007: OCS 2007 R2 bevat aanvullende voorzieningen voor telefonisch vergaderen, zodat inbelgebruikers via het PSTN-netwerk aan televergaderingen kunnen deelnemen.Hoewel de meeste gebruikers (interne gebruikers en uitgenodigde gasten) de voorkeur zullen geven aan de OCS 2007 R2-clients (Office Communicator of Communicator Web Access, zoals hierboven beschreven), zullen interne gebruikers in sommige gevallen een normaal telefoontoestel willen gebruiken. Daarnaast zullen ook externe deelnemers, zoals klanten of partners, het telefoonnetwerk gebruiken.Deze deelnemers kunnen gebruikmaken van vertrouwde, hoogwaardige voorzieningen voor telefonisch vergaderen, terwijl de vergaderingshost, die een OCS 2007 R2-client gebruikt, beschikt over een vergaderingsconsole waarmee elke PSTN-lijn kan worden beheerd en waarmee elke verbinding kan worden gedempt, de demping kan worden opgeheven of de verbinding kan worden verbroken. Een aantal partners heeft zich samen met Microsoft ingezet om de ingebouwde audiovoorzieningen van OCS 2007 R2 uit te breiden. Voor gebruikers die behoefte hebben aan een hoogwaardige headset voor de pc hebben Jabra en Plantronics headsets ontwikkeld (met Bluetooth-ondersteuning of kabel) die compatibel zijn met OCS. Voor gebruikers die liever een telefoontoestel dan een headset gebruiken, hebben LG-Nortel en Polycom telefoontoestellen ontwikkeld die compatibel zijn met OCS 2007 R2. Zie eerdere voetnoten voor meer informatie over geluidsapparaten van partners voor OCS 2007 R29. Webvergaderingen met OCS 2007: OCS 2007 R2 biedt gebruikers twee opties voor webvergaderingen: Bureaublad delen en Live Meeting. Een gebruiker die het bureaublad deelt, start een sessie voor directe samenwerking waarbij deelnemers via een chatbericht voor een bijeenkomst worden uitgenodigd. Bij deelnemers die de uitnodiging accepteren wordt direct het scherm van de presentator weergegeven. Voor gebruikers die de uitgebreide samenwerkingsfuncties van Live Meeting willen gebruiken, kan Live Meeting ook als onderdeel van OCS 2007 R2 als oplossing op locatie worden geïnstalleerd. Live Meeting kan als OCS 2007 R2-serverrol op een afzonderlijke server worden geïnstalleerd en biedt alle voorzieningen van de gehoste versie van Live Meeting.

9

Bekijk deze apparaten op http://technet.microsoft.com/en-us/bb970310.aspx


19

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Afbeelding 6. De interface voor Bureaublad delen in Office Communicator.

Videovergaderingen met OCS 2007: OCS 2007 R2 ondersteunt drie categorieën van oplossingen voor videovergaderingen, waarbij elke categorie wordt ondersteund door bijpassende gebruikersapparatuur die door Microsoft en een scala van partners wordt geleverd: 

Videovergaderingen via de pc: Office Communications Server en Live Meeting ondersteunen beide videovergaderingen via OCS 2007 R2 (zie afbeelding 7), waarbij gebruik kan worden gemaakt van goedkope webcamera’s. Aan chatsessies, telefoongesprekken en webvergaderingen kunnen bovendien eenvoudig videobeelden worden toegevoegd. Om in een OCS 2007 R2-videovergadering meerdere personen tegelijk te kunnen weergeven, is integratie met groepsoplossingen voor videovergaderingen van Tandberg en Polycom vereist (zie hieronder). Afbeelding 7. Een videovergadering in Office Communicator 2007 R2.


20

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### #####################################  Uitbreiding van audio- en videovoorzieningen in vergaderruimten: OCS 2007 en Live Meeting ondersteunen beide integratie met het RoundTable-instrument waarmee gebruikers verschillende deelnemers aan webvergaderingen tegelijkertijd kunnen weergeven (zie afbeelding 4 hierboven).  Integratie met telepresencevergaderingen en videovergaderingen met groepen: OCS 2007 R2 biedt point-to-pointvoorzieningen voor HD-videovergaderingen (720p). In verschillende omstandigheden moet echter verbinding worden gemaakt met oplossingen voor videovergaderingen van Polycom of Tandberg. Deze twee bedrijven hebben hun eindpunten, waaronder MXP-video-eenheden van Tandberg en HDX-, RPX- en TPX-video-eenheden van Polycom, met Office Communicator geïntegreerd. Het videovenster van Office Communicator kan naar volledig formaat worden vergroot om de binnenkomende videobeelden van Tandberg- en Polycom-eindpunten weer te geven. Bovendien wordt de aanwezigheidsstatus (actief/niet actief) van de Tandberg- en Polycom-eindpunten in de vriendenlijst van Office Communicator weergegeven, zodat gebruikers door middel van één klik eenvoudig verbinding met deze eindpunten kunnen maken. Wanneer de multipointbridge- of gatewayvoorzieningen van een van beide partnerbedrijven worden gebruikt, ondersteunt Office Communicator videocommunicatie met telepresencesystemen en oude H.323- en H.320-videosystemen.


21


Microsoft OCS en Live Meeting als oplossingen voor online samenwerken Aan de hand van de criteria voor de besluitvorming en de informatie over implementatieopties, totale kosten van gebruik en functionaliteit kunnen Microsoft OCS en Live Meeting als oplossingen voor online samenwerken worden overwogen. In de onderstaande tabel worden de oplossingen voor online samenwerken van Microsoft afgezet tegen de acht (8) criteria voor de besluitvorming die in de vorige paragraaf zijn gedefinieerd.

Criterium Gebruikerservaring

Anywhere access

Evaluatie en beoordeling (5=maximaal) [5] Microsoft OCS en Live Meeting bevatten een uitgebreid pakket geïntegreerde gebruikersclients voor de pc, webbrowsers, telefonie en mobiele apparatuur. De gebruikerservaring is volledig geïntegreerd in het Officepakket van hulpmiddelen en toepassingen en de clientinterfaces kunnen in bedrijfstoepassingen worden ingesloten. In OCS zijn de voorzieningen voor online samenwerken in een uitgebreid UC-pakket geïntegreerd, waardoor alle communicatiemethoden naadloos worden ondersteund. [5] OCS en Live Meeting ondersteunen beide toegang vanaf een willekeurige locatie via beveiligde hulpmiddelen voor IP-communicatie met versleutelingsvoorzieningen. Klanten, partners en anderen kunnen direct aan een sessie voor online samenwerken worden toegevoegd. OCS 2007 R2 ondersteunt inbeltoegang tot televergaderingen. OCS 2007 R2 ondersteunt telefonie en video via firewalls en een VPN is voor gebruikers niet vereist.

Opmerkingen Microsoft Office Communicator (MOC) ondersteunt zowel lokale OCS-voorzieningen als gehoste Live Meeting-services. RoundTable is een uniek en uiterst effectief instrument voor vergaderruimten met een ongeëvenaarde prijskwaliteitverhouding.

Externe gebruikers hebben geen account nodig om voor een OCS- of Live Meetingvergadering te worden uitgenodigd en deze gebruikers kunnen via alle populaire webbrowsers online samenwerken.


22

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Evaluatie en beoordeling Criterium (5=maximaal) Opmerkingen Toepassingen voor [4] OCS en Live Meeting bevatten Microsoft heeft open Enterprise Operations API’s waarmee de software voor online API’s gepubliceerd die iedereen samenwerken in bedrijfstoepassingen kan gebruiken om oplossingen kan worden geïntegreerd. uit te breiden of in te sluiten. Flexibele [4] OCS kan op locatie worden Hoewel de Microsoft-oplossing implementatieopties geschaald van een kleine installatie nu HD-video ondersteunt, (tientallen gebruikers op één server) zijn voor de integratie tot zeer grote installaties (meer dan in een bestaande 100.000 gebruikers op verschillende vergaderingsomgeving gateways servers), waarbij gebruik wordt voor protocolconversie of gemaakt van één geïntegreerde geïntegreerde oplossingen van softwareomgeving. Voor optimale derden vereist. flexibiliteit kunnen gehoste en lokale oplossingen worden gecombineerd. OCS biedt op locatie bovendien zeer geavanceerde UC-voorzieningen. Ondersteuning door [4] De voorzieningen voor online één leverancier samenwerken van Microsoft vormen een volledig geïntegreerd onderdeel van het Office-pakket. Voor ondersteuning is de Systems Integrator doorgaans het eerste contactpunt en deze is tevens intermediair voor ondersteuning door Microsoft. Continue software- en beveiligingsupdates vinden via Software Assurance-licenties plaats. Architectuur en [5] Softwareoplossingen voor online U mag verwachten dat stappenplan samenwerken zijn duidelijk de Microsoft de opties voor architectuur van de toekomst. Het eindpunten en HD-functies stappenplan van Microsoft sluit aan blijft verbeteren en uitbreiden. op het volledige Microsoft Officepakket.


23

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### Evaluatie en beoordeling Criterium (5=maximaal) Opmerkingen Totale kosten van [5] Zowel OCS als Live Meeting is een Wanneer de kosten worden eigendom uiterst voordelige oplossing. Met afgezet tegen de waarde, zijn het volledig geïntegreerde OCSde oplossingen van Microsoft softwarepakket zijn de kosten van uiterst aantrekkelijk. lokale oplossingen voor online samenwerken aanzienlijk teruggebracht. Met een consistente hybride implementatie worden de totale kosten van eigendom geoptimaliseerd. Bedrijfsactiviteiten, [5] De oplossingen voor online Microsoft heeft veel aandacht beleidsregels en samenwerken van Microsoft zijn besteed aan de beveiliging en compliance toonaangevend op dit gebied en beheermogelijkheden van de bieden voorzieningen voor logboeken, oplossingen. opnamen, beveiliging en toegangscontrole. Er kan worden geconcludeerd dat de softwareoplossingen voor online samenwerken van Microsoft in alle categorieën hoog scoren. De gemiddelde score van 4,63 is in 2009 in deze branche uitzonderlijk hoog en binnen de branche is een duidelijke voorkeur voor softwareoplossingen zichtbaar. Microsoft OCS 2007 R2 en Live Meeting zijn duidelijk aantrekkelijke opties voor ondernemingen die een investering in vergaderingssystemen en -services overwegen.


24


Overtuigend bewijs dat online samenwerken voordelen biedt De onderstaande getuigenissen van klanten tonen aan dat de oplossingen van Microsoft voor televergaderen en online samenwerken, Office Live Meeting en OCS 2007 R2, een meetbare invloed op de bedrijfswaarde hebben. (Zie http://www.microsoft.com/communicationsserver/nl/nl/case-studies.aspx voor meer getuigenissen.)  Intel - Intel is ’s werelds grootste producent van halfgeleidende chips en behaalde in 2007 $ 38,3 miljard aan inkomsten. Dit bedrijf, dat 86.000 werknemers heeft, was op zoek naar een UC-oplossing om efficiënte samenwerking bij de wereldwijde werkzaamheden mogelijk te maken. Intel koos Microsoft Office Communications Server 2007 als beste oplossing en voorzag alle werknemers van Office Communicator voor aanwezigheidsgegevens, chatberichten en peer-to-peercommunicatie. Werknemers met specifieke rollen gebruiken bovendien de voorzieningen voor online samenwerken en de Enterprise Voicevoorzieningen van OCS als vervanging van de normale telefoontoestellen en voor lokale telefonische vergaderingen. In het eerste jaar van het gebruik daalden de kosten van telefonische vergaderingen met 20% en was bovendien een afname van de reiskosten en logistieke kosten zichtbaar, terwijl ook de milieueffecten van het reizen waren afgenomen.  Lionbridge - Lionbridge is een toonaangevende aanbieder van outsourcingdiensten op het gebied van taal, contentontwikkeling en technologie. Het bedrijf, met meer dan 4.600 werknemers in 26 landen, wilde de communicatie tussen werknemers vereenvoudigen en tegelijkertijd de telefoon- en vergaderingskosten terugbrengen. Lionbridge voorzag alle werknemers van geïntegreerde VoIP-voorzieningen (Voice over IP) en voorzieningen voor webvergaderingen, aanwezigheidsgegevens, chatberichten, e-mail en voicemail door Microsoft® Office Communications Server 2007, Office Communicator 2007 en Exchange Server 2007 in gebruik te nemen. Lionbridge benadrukt onder andere het volgende: “…het (OCS) is rechtstreeks geïntegreerd in de toepassingen die de meeste mensen bij Lionbridge gebruiken”, een belangrijke factor die ook bij het onderdeel Gebruikerservaring van de criteria voor de besluitvorming in dit document wordt vermeld. Lionbridge schat bovendien dat het bedrijf alleen al op vergaderingen $ 1,3 miljoen per jaar bespaart, of zo’n $ 300 per gebruiker per jaar, wat een zeer gunstig rendement van de investering oplevert.


25

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### #####################################  Koninklijke Nederlandse Shell - Koninklijke Nederlandse Shell is in meer dan 130 landen en gebieden actief. Binnen de diverse business units van Shell werd met verschillende communicatiesystemen en gebruikersinterfaces gewerkt. Door deze complexiteit waren werknemers vaak afhankelijk van telefoongesprekken of persoonlijke ontmoetingen. Dat leidde tot hoge reiskosten, terwijl andere communicatiemethoden beter op de behoeften zouden aansluiten. Om de werkomgeving te verbeteren en de productiviteit van de werknemers te vergroten, koos Shell voor Microsoft Office Communications Server 2007 om alle 150.000 werknemers van één gebruikersinterface voor alle realtimecommunicatie te voorzien. Nu Shell gebruikers OCS-voorzieningen voor online samenwerken biedt, wordt direct bespaard op de kosten van gehoste services voor telefonisch vergaderen. Gebruikers kunnen nu eenvoudig vergaderingen bijwonen en plannen via de bekende interfaces van Microsoft Office en de voorzieningen voor telefonisch vergaderen van Microsoft Office Communicator worden enthousiast ontvangen. Daarnaast kan via de pc worden vergaderd en is in de meeste vergaderruimten een Microsoft RoundTable-instrument aanwezig. Shell verwacht dan ook aanzienlijk te kunnen besparen op de kosten van de 600 speciale ruimten voor videovergaderingen.

Conclusie In de hedendaagse economie, waarin bedrijven behoefte hebben aan realtimecommunicatie met wereldwijde teams en internationale klanten, zijn hulpmiddelen voor online samenwerken bij de communicatie en samenwerking onmisbaar. Als wordt gekeken naar de bedrijfsresultaten, kostenbesparingen en milieubestendigheid, is de bedrijfswaarde hiervan duidelijk. Voor televergaderen, online samenwerken en communicatie wordt steeds minder gebruikgemaakt van stugge hardwareoplossingen en steeds vaker gekozen voor flexibele softwaresystemen die op standaardservers kunnen worden uitgevoerd en door standaardbesturingssystemen worden ondersteund. Microsoft heeft twee oplossingen voor televergaderen en online samenwerken voor ondernemingen ontwikkeld: de Microsoft Office Live Meeting-service en Microsoft Office Communications Server 2007 Release 2, dat tevens voorzieningen voor aanwezigheidsgegevens biedt. Bij de keuze tussen een gehoste service of een oplossing op locatie spelen verschillende factoren een rol, waaronder de gebruikerservaring, de toegangsmethoden, de mogelijkheid om de oplossing in de dagelijkse workflow te integreren, de flexibiliteit van de implementatieopties, de architectuur en het stappenplan, de beveiliging en compliance, en uiteraard de totale kosten van eigendom. Overige factoren zijn de huidige vergaderings- en reiskosten van de organisatie en de vereiste rentabiliteit van de investering in een nieuwe oplossing. De rentabiliteit van de investering kan echter niet uitsluitend in geld worden uitgedrukt, omdat tevens rekening moet worden gehouden met de specifieke expertise en waarden van een bedrijf.


26

De onweerlegbare argumenten voor online samenwerken televergaderen############################################################### ##################################### In onze richtlijnen voor het kiezen van een oplossing voor online samenwerken wordt met deze factoren rekening gehouden en worden bovendien aanbevelingen gedaan voor het kiezen van een oplossing die optimaal op de specifieke bedrijfsvereisten aansluit. Uit de getuigenissen van klanten blijkt dat de implementatie van oplossingen voor televergaderen en online samenwerken daadwerkelijk waarde oplevert. Voor meer informatie over de Live Meeting-service gaat u naar www.livemeeting.com. Voor meer informatie over OCS 2007 R2 gaat u naar www.microsoft.nl/communicationsserver. Voor meer informatie over UC-oplossingen van Microsoft gaat u naar www.microsoft.nl/uc.


27


Bijlage: over de auteurs E. Brent Kelly, Senior Analyst & Partner, Wainhouse Research E. Brent Kelly heeft meer dan 20 jaar ervaring met de ontwikkeling en marketing van technische producten. Voordat hij bij Wainhouse Research ging werken was hij manager en vervulde hij marketingfuncties en technische functies bij zowel grote als kleinere bedrijven op het gebied van communicatie, productie, het testen van halfgeleiders en in de aardolie-industrie. Hij heeft rapporten en artikelen geschreven en lezingen gegeven over de migratie naar IP-communicatie, geïntegreerde omgevingen voor online samenwerken, providers van IP-videonetwerken en resellers van oplossingen voor online samenwerken. Brent is specialist op het gebied van de infrastructuur van IP-communicatie, resellers van oplossingen voor online samenwerken op basis van rijke media en strategische consultancy. De heer Kelly heeft een Ph.D. op het gebied van engineering behaald aan Texas A&M en een B.S. op het gebied van engineering behaald aan Brigham Young University. Voor meer informatie over Unified Communications and Collaboration van Wainhouse Research gaat u naar: Wainhouse Research White Papers Unified Communications Products Forecast 2008-2013 Unified Communications Services Forecast 2008-2013 Rich Media Conferencing Volumes 1 - 3 Mobile Unified Communications Microsoft’s Software-Powered Unified Communications Strategy Collaboration Service Providers Market Intelligence Studies WebMetrics Rich Media Metrics

Marty Parker, Principal, UniComm Consulting, LLC Marty Parker houdt zich bezig met zakelijke oplossingen voor online samenwerken sinds het midden van de jaren ’90, toen hij verantwoordelijk was voor productlijnen van Lucent en Avaya. Sinds 2001, toen de eerste versies van Unified Communications ontstonden, speelt Marty een belangrijke rol bij de definitie en ontwikkeling van UC-producten en -oplossingen en promoot hij de combinatie van telefonisch vergaderen, web- en videovergaderingen als belangrijkste onderdelen van effectieve UC-pakketten. Marty is sinds 2005 onafhankelijk adviseur op het gebied van UC. De heer Parker heeft een BS in Business Administration behaald aan de Haas Business School van de University of California in Berkeley. © 2009 Wainhouse Research en UniComm Consulting LLC

E. Brent Kelly, Senior Analyst & Partner, Wainhouse Research Marty Parker, Principal, UniComm Consulting, LLC. Maart 2009

Recommend Documents