MANUAL PROCEDURE. Penunjukkan Langsung (E-Catalog)

MANUAL PROCEDURE Penunjukkan Langsung (E-Catalog)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014

M

Manual Procedure Penunjukkan Langsung (E-Catalog) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh

Dikendalikan oleh

Disetujui oleh

: : 1 : 12 Mei 2014 : Sekretaris II

Much. Rikhi Toufan, ST NIK. 860801 1321 0382 : Sekretaris I

Khoirul Azhar, ST NIP. 19810709 200910 1 002 : Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT NIP. 19591128 198710 1 001

Manual Prosedur Penunjukkan Langsung (E-Catalog) Unit Layanan Pengadaan - UB

I.

PENDAHULUAN Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu

bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya Pemerintah

adalah

secara

dengan

elektronik,

pelaksanaan

yaitu

proses

Pengadaan

Pengadaan

Barang/Jasa

yang

Barang/Jasa dilaksanakan

dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib

melaksanakan

Pengadaan

Barang/Jasa

secara

elektronik

untuk

sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa

secara

elektronik

Peraturan Kepala LKPP No. Elektronik.

LPSE

dalam

yang

ketentuan

2 Tahun

dalam

teknis

operasionalnya diatur oleh

2010 tentang Layanan Pengadaan Secara

menyelenggarakan

sistem

pelayanan Pengadaan

Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang

Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik. Proses

Pengadaan

lebih meningkatkan

dan

Barang/Jasa menjamin

pemerintah

terjadinya

secara

efisiensi,

elektronik

efektifitas,

ini

akan

transparansi,

dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem

Pengadaan

Secara

Elektronik

(SPSE)

dibuat

untuk

mewujudkan

harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan

1

D:\ULP UB\00005 02009 Manual Prosedur Penunjukan Langsung (E-Catalog)\Manual Prosedur Penunjukan Langsung (E-Catalog).Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara eTendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. e-Purchasing pemerintah dapat

dibuat

agar

dilakukan

proses

secara

untuk

elektronik.

pengadaan Dalam

kendaraan

e-Purchasing

bermotor Kendaraan

Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, memasukkan harga kendaraan, download format

standar

kontrak,

sampai

dengan

cetak

Surat

Pesanan (SP)

kendaraan bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, diharapkan proses pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan. 1.1. User User disini adalah pengguna Barang/Jasa, dalam proses pengajuan Kendaraan Bermotor, User mengajukan permohonan beserta spesifikasinya secara tertulis kepada Kuasa Pengguna Anggaran terkait yang disini adalah Rektor / Pembantu Rektor II terkait :  User Dilingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya pengajuannya melalui Pembantu Rektor II guna di analisis manfaat dan kepentinganya.  User Di Lingkungan Fakultas Universitas Brawijaya pengajuannya melalui Dekan / Pejabat Pembuat Komitmen di masing-masing Fakultas kemudian diserahkan kepada Kepala Unit Layanan Pengadaan. 1.2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah Pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab

atas

pelaksanaan

pengadaan

barang/jasa.

PPK

disini

bertindak

untuk

menandatangani Kontrak pada final pekerjaan yang disampaikan oleh Panitia Pengadaan bilamana suatu pengadaan telah sampai pada proses penetapan pemenang, kemudian PPK menandatangani SPPJB (Surat penunjukan Penyedia Barang/Jasa) dan SP (Surat Pesanan) untuk selanjutnya menyerahkan sepenuhnya kepada Penyedia Barang/Jasa untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. 1.3. Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa

2


Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam ePurchasing Kendaraan Pemerintah, Panitia memiliki wewenang sebagai berikut :  Membuat paket.  Menambah, mengedit, dan menghapus data kendaraan dalam paket.  Memasukkan data survey dan negosiasi kendaraan.  Men-download format standar kontrak.  Memasukkan data kontrak dan mencetak Surat Pesanan.

3


1.4. Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi

USER

PPK

PANITIA

Surat Permohonan Pengadaan Kendaraan

Lihat E-Catalog Kendaraan Bermotor

Login Pada Website LPSE

PENYEDIA Kendaraan Bermotor

Klik Menu Aplikasi E-Proc pilih aplikasi EPurchasing

Buat Rencana Pengadaan (Offline)

Buat Paket : Nama Paket, Kode Anggaran, Spesifikasi Tambah Kendaraa n Kirim Undangan Negosiasi Input Data Hasil Negosiasi YA

Negosiasi (Offline)

Tambah Kendara anTidak

Tanda Tangan Kontrak (Offline)

Download Templete Kontrak Input Data Kontrak

Tanda Tangan Surat Pesanan

(Offline)

Cetak Surat Pesanan

Tanda Tangan Kontrak (Offline)

Tanda Tangan Surat Pesanan

(Offline)

4


2. MEMULAI APLIKASI 2.1. Akses kedalam e-purchasing kendaraan pemerintah. Panitia dapat mengakses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah melalui SPSE (Sistem pengadaan secara elektronik). Setelah Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman Home terdapat link „Aplikasi e-Procurement Lainnya‟, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-Purchasing.

Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan Bermotor dan klik tombol Masuk Versi Production.

Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Kendaraan Bermotor

5


Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.

3. PENJELASAN FUNGSI DAN FITUR 3.1. Menu Halaman Utama Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan tersebut.

Pada

menu

ini

juga

terdapat

buku

petunjuk

penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang dapat diunduh. 3.2. Menu Kelola Paket Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan ePurchasing pengelompokan

Kendaraan

Bermotor

Pemerintah.

Terdapat

tampilan daftar paket yang ingin ditampilkan, apakah semua

paket, paket yang masih berupa draft, paket yang sudah dicetak surat pemesanannya, dan paket yang dibatalkan. Untuk membuat paket, klik tombolmembuat paket, klik tombol.

6


Lalu akan tampil halaman “Buat Paket”.

Informasi K/L/D/I  Instansi,

adalah

nama

instansi

yang

melakukan

e-Purchasing

Kendaraan Pemerintah. Data ini harus benar karena akan digunakan pada saat cetak Surat Pesanan.  Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan ePurchasing Kendaraan Pemerintah.

7


 Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan ePurchasing Kendaraan Pemerintah.  Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.  Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk ePurchasing Kendaraan Pemerintah.

Persiapan  Nama PA, adalah nama Pengguna Anggaran.  NIP PA, adalah NIP Pengguna Anggaran.  Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen.  NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen.  Jabatan PPK adalah Jabatan Struktural Pejabat Pembuat Komitmen.  Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang melakukan proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.

Prosese E-Purchasing  Merk, adalah merk kendaraan bermotor. Pilih salah satu yang tersedia.

8


 Penyedia Dalam Kontrak Payung, adalah nama penyedia kendaraan bermotor yang

sudah melakukan kontrak payung dengan LKPP. Pilih salah satu

yang tersedia.  Penyedia Kendaraan, adalah nama jaringan dealer dari penyedia dalam kontrak payung yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah.  Alamat

Penyedia

Kendaraan,

adalah

alamat

penyedia

kendaraan

bermotor/dealer yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah.

Penunjukan Penyedia Barang - diisi setelah proses berlangsung  Tanggal Pesanan, adalah tanggal pemesanan kendaraan bermotor yang dilakukan oleh pihak instansi kepada pihak penyedia.  Tanggal Tagihan, adalah tanggal tagihan pembayaran dari pihak penyedia ke pihak instansi.  Tanggal Bayar, adalah tanggal pelunasan pembayaran kendaraan bermotor oleh pihak instansi kepada pihak penyedia.  Tanggal Datang Kendaraan, adalah tanggal serah terima kendaraan dari pihak penyedia ke pihak instansi.  Tanggal Datang STNK, adalah tanggal serah terima STNK dari pihak penyedia ke pihak instansi.  Tanggal BPKB, adalah tanggal serah terima BPKB dari pihak penyedia ke pihak instansi.  Paket Batal, adalah checklist untuk membatalkan paket. Klik tombol Simpan jika telah selesai mengisi data paket. Untuk melihat atau menambah data kendaraan yang dipesan, klik link Daftar Kendaraan.

9


Untuk menambah data kendaraan yang akan dipesan klik tombol Tambah Kendaraan.

10


Klik Tombol Simpan jika telah selesai mengisi data kendaraan. Lalu akan tampil halaman “Negosiasi dan Survey”.

Negosiasi Harga dan Teknis  Tanggal Negosiasi Harga, adalah tanggal negosiasi dengan penyedia yang akan menyediakan kendaraan bermotor.  Peserta Negosiasi, adalah nama peserta yang terlibat dalam proses negosiasi harga dari pihak instansi.  Harga yang Diajukan Tim Nego, adalah harga kendaraan yang diajukan oleh tim nego kepada pihak penyedia.  Harga yang Disepakati, adalah harga yang disepakati oleh pihak instansi dan pihak penyedia.

11


Untuk mencetak surat pesanan kendaraan bermotor, klik link Cetak SP pada paket yang bersangkutan pada halaman “Daftar Paket”.

Lalu akan tampil halaman Pada halaman ini, Panitia dapat memasukkan informasi kontrak dan surat pesanan.

12


Data Dokumen Kontrak Panitia dapat memasukkan beberapa data yang ada dalam dokumen kontrak antara PPK dan Penyedia. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut :  Nomor Dokumen Kontrak.  Tanggal Dokumen Kontrak.  Harga Total Kontrak.  Nama Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).  Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia) Data Dokumen Surat Pesanan Panitia dapat memasukkan beberapa data yang akan dicetak dalam Surat Pesanan. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut :  Nomor Surat Pesanan.  Tanggal Selesai Pekerjaan.  Tanggal Terima Barang.  Alamat Pengiriman Barang.  Tempat Penandatanganan Dokumen.  Tanggal Penandatanganan Dokumen.  Nama Penandatangan Surat Pesanan (dari Pihak Penyedia).  Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia). Klik Tombol Cetak Surat Pesanan apabila telah selesai mengisi data kontrak dan surat Contoh hasil file PDF yang dapat dicetak dari aplikasi adalah sebagai berikut:

13


SURAT PESANAN (SP) NOMOR : 11352/UN10.41/PD/2013 TANGGAL : 07 Oktober 2013 Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat

: Ir. LIES EDHIE YULIANI : Pejabat Pembuat Komitmen : Universitas Brawijaya Malang

selanjutnya disebut sebagai Pejabat Pembuat Komitmen; Berdasarkan Surat Perjanjian Pekerjaan Pengadaan Kendaraan Dinas Roda Empat Kantor Pusat Universitas Brawijaya Tahun Anggaran 2013 nomor : 11350/UN10.41/PD/2013 tanggal 07 Oktober 2013, bersama ini memerintahkan: Nama Alamat

: KARTIKA SARI MOTOR : Jl. Puncak Borobudur No.1 Malang

selanjutnya disebut sebagai Penyedia Barang; untuk mengirimkan barang dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: 1. Rincian Barang:

No

Jenis Barang

Kijang Innova G M/T Bensin

1

2. 3. 4. 5. 6.

Satuan / Ukuran

2 Unit

Harga Satuan

246.210.000

Total Harga

492.420.000

Tanggal barang diterima : 06 November 2013 Syarat-syarat pekerjaan: sesuai dengan persyaratan dan ketentuan Kontrak; Waktu penyelesaian: selama 30 (Tiga Puluh) hari kalender terhitung mulai 08 Oktober 2013 dan pekerjaan harus sudah selesai pada tanggal 06 November 2013 Alamat pengiriman barang : Kantor Pusat Universitas Brawijaya Denda: Terhadap setiap hari keterlambatan penyelesaian pekerjaan Penyedia Jasa akan dikenakan Denda Keterlambatan sebesar 1/1000 (satu per seribu) dari Nilai Kontrak atau bagian tertentu dari Nilai Kontrak sebelum PPN sesuai dengan Syarat-Syarat Umum Kontrak.

Untuk dan atas nama Pejabat Pembuat Komitmen

Menerima dan menyetujui: Untuk dan atas nama KARTIKA SARI MOTOR

14


3.3. Menu Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Panitia.

4. MENGAKHIRI APLIKASI Klik tab menu “Logout” untuk mengakhiri aplikasi.

5. PENUTUP Petunjuk

pengoperasian

Kendaraan Pemerintah Purchasing

ini

dibuat

tertentu.

sesuai

Untuk

dengan

versi

meningkatkan

e-Purchasing pelayanan, e-

Kendaraan Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga

petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang sedang digunakan.

15


MANUAL PROCEDURE. Penunjukkan Langsung (E-Catalog)

Recommend Documents