Manual Mutu Jurusan Teknik Pengairan
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013
Manual Mutu Jurusan Teknik Pengairan Kode Dokumen
:
00603 05000
Revisi
:
5
Tanggal
:
20 Agustus 2013
Diajukan oleh
:
Ketua UJM Ttd Ir. Rini Wahyu Sayekti, MS.
Dikendalikan
:
Sekretaris Jurusan Teknik Pengairan
oleh
DR.Eng. Donny Harisuseno, ST,MT Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Teknik Pengairan Ttd
Ir. Dwi Priyantoro, MS.
i
KATA PENGANTAR
Di dalam menyelenggarakan proses pendidikan, Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya mengusahakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Hal ini dapat dicapai salah satunya dengan kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi Jurusan Teknik Pengairan dalam memenuhi mutu yang diharapkan. Kegiatan tersebut akan berjalan dengan baik bila didukung dengan dokumen yang menentukan sistem manajemen mutu dan organisasi. Dokumen Manual Mutu ini dibuat dengan tujuan untuk menentukan sistem manajemen mutu dan organisasi di Jurusan Teknik Pengairan Universitas Brawijaya. Dengan acuan dokumen ini diharapkan semua kegiatan dapat terlaksana dengan terarah dan terkendali sehingga tujuan mutu dapat dicapai. Manual Mutu Jurusan Teknik Pengairan ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik oleh seluruh civitas Jurusan Teknik Pengairan dan pihakpihak lain yang terkait. Malang, 20 September 2011 Ketua Jurusan Teknik Pengairan ttd Ir. Dwi Priyantoro, MS
ii
Daftar Isi 1. PENDAHULUAN ............................................................. 1 1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu............................................... 1 1.2 Tujuan Manual Mutu .......................................................... 1 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMENMUTU .................. 2 3. ISTILAH DAN DEFINISI ................................................ 3 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU .......................................... 4 4.1 Sekilas Jurusan Teknik Pengairan ........................................ 4 4.2 Organisasi Jurusan Teknik Pengairan .................................. 6 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan ................... 8 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Teknik Pengairan .................................................. 8 4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit ......................................... 14 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ................................ 15 5.1 Komitmen Manajemen...................................................... 15 5.2 Kepuasan Pelanggan. ....................................................... 16 5.3 Kebijakan Mutu. ............................................................... 20 5.4 Perencanaan Sistem Mutu ................................................ 21 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi .................... 21 5.6 Tinjauan manajemen ....................................................... 22 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA .................................... 23 6.1 Penyediaan Sumber Daya ................................................. 23 6.2 Sumber Daya Manusia. ..................................................... 26 6.2.1 Umum. .................................................................. 26
iii
6.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan. .................... 26 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja(Kampus). ........................................................... 28 6.4 Suasana Akademik ........................................................... 28 7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN ............................ 28 7.1 Perencanaan Program Layanan ........................................ 28 7.1.1 Pendidikan/Pengajaran. .......................................... 28 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. ................................................................ 28 7.2 Peraturan Layanan Pendidikan .......................................... 30 7.3 Desain dan pengembangan kurikulum. .............................. 30 7.3.1 Perencanaan kurikulum. ......................................... 30 7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan. ..................... 30 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan. ........................ 30 7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan. ..................... 31 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan. ..................... 31 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan. ....................... 31 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum. ............................................................ 31 7.4 Proses terkait mahasiswa ................................................. 32 7.4.1 Penentuan persyaratan terkait layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. .................................................... 32 7.4.2 Tinjauan persyaratan terkait PBM. .......................... 33 7.4.3 Komunikasi Mahasiswa. .......................................... 33
iv
7.5 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran ................................................................ 34 7.5.1 Pengendalian Ketentuan. ........................................ 34 7.5.2 Validasi Proses. ...................................................... 34 7.5.3 Identifikasi dan ketertelusuran. ............................... 34 7.5.4 Properti pelanggan................................................. 35 7.5.5 Preservasi. ............................................................ 35 7.5.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran. ............................................................... 36 7.6 Pembelian ....................................................................... 36
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ................................................. 37 8.1 Panduan umum ............................................................... 37 8.2 Pemantauan dan pengukuran. ..................................... 37 8.2.1 Pencapaian visi misi. .............................................. 37 8.2.2 Kepuasan pelanggan. ............................................. 38 8.2.3 Proses layanan pendidikan dan penunjang. ................................................................. 38 8.3 Analisis Data. ................................................................... 38 8.4 Perbaikan ........................................................................ 38 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan ................................. 38 8.4.2 Tindakan Korektif................................................... 39 8.4.3 Tindakan Pencegahan ............................................ 40
v
vi
MANUAL MUTU JURUSAN TEKNIK PENGAIRAN 1.
PENDAHULUAN
1.1.
Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu di Jurusan Teknik Pengairan dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh Jurusan Teknik Pengairan. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BAN-PT serta Manual Mutu Universitas Brawijaya. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik, yaitu pimpinan jurusan, Ketua Laboratorium, Kelompok Dosen Keahlian, Dosen, staf administrasi, dan laboran, yang ada di lingkungan Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya. Adapun ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) di Jurusan Teknik Pengairan adalah melaksanakan pendidikan akademik Program Sarjana (S1), penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan peraturan dan persyaratan pelanggan (dokumen 00001 03000 Organisasi Tata Kelola (OTK-UB)). Sedangkan yang tidak termasuk dalam lingkup manual mutu ini adalah sistem manajemen mutu Program Magister (S2), proses penerimaan mahasiswa, rekruitmen sumber daya manusia serta pembelian atau pengadaan barang dan jasa juga tidak termasuk dalam manual mutu ini karena ditangani oleh Fakultas Teknik dan atau Universitas Brawijaya. 1.2. Tujuan Manual Mutu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a) Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan, penelitian dan Pengabdian pada masyarakat sehingga menghasilkan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan).
1
b) c) d)
2.
Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008. Mencerminkan komitmen Jurusan Teknik Pengairan dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan). LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
h. i. j. k. l.
Rujukan yang digunakan adalah: Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. PP. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. PP. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Teknik.
3.
ISTILAH DAN DEFINISI
a.
Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan
a. b. c. d. e.
f. g.
2
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000). Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi Jurusan Teknik Pengairan. Pelanggan Jurusan Teknik Pengairan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan jasa layanan di bidang Teknik Pengairan, diantaranya mahasiswa, orangtua mahasiswa, stakeholder/ pengguna lulusan (masyarakat, instansi pemerintah, perusahaan swasta maupun BUMN), dan Atasan langsung, dalam hal ini adalah Dekan Fakultas Teknik UB. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Jurusan Teknik Pengairan yang menyelenggarakan layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan
3
i. j.
k.
l.
pendidikan atau pelatihan, penelitian, dan pengabdian masyarakat Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya Borang adalah alat atau instrumen untuk mengumpulkan informasi mengenai kinerja Jurusan/PS dalam rangka pengendalian mutu dimana di dalamnya terdapat seperangkat pertanyaan yang sebagian berupa pertanyaan tertutup, dan sebagian lagi berupa pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan menuliskan jawabannya pada tempat yang disediakan dalam borang dan sebagian lagi memerlukan lembaran tersendiri. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah sarjana (S-1), hasil penelitian, jasa layanan masyarakat/ilmiah, jurnal dan even ilmiah, dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
4. 4.1
SISTEM MANAJEMEN MUTU Sekilas tentang Jurusan Teknik Pengairan Jurusan Teknik Pengairan didirikan pada tahun 1976 berdasarkan SK. Dirjen DIKTI No. 0335/dj/75. Pada tahun 19751976 dilaksanakan suatu kerjasama antara Fakultas Teknik Universitas Brawijaya dengan Direktorat Jenderal Pengairan Departemen Pekerjaan Umum Republik Indonesia mengenai studi kelayakan tentang pendirian Jurusan Teknik Pengairan. Berdasar hasil kajian tersebut, disimpulkan bahwa perlu untuk segera dilakukan pendirian Jurusan Teknik Pengairan untuk memenuhi kebutuhan tenaga ahli di bidang keairan pada beberapa Proyek Sumberdaya Air, diantaranya proyek-proyek pembangunan waduk, bendungan, pengembangan areal irigasi, pembangkit tenaga listrik hidro, dan perbaikan sungai dalam upaya menunjang pemenuhan kebutuhan pangan dan penyediaan energi serta untuk mengatasi bencana banjir. Program Pendidikan Sarjana Teknik Pengairan mempunyai tujuan khusus dalam menghasilkan lulusan yang berkompentensi sebagai yang tercermin dalam Tabel Struktur Kompetensi
4
Matakuliah Jurusan Teknik Pengairan, sehingga para lulusan: 1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan dasar dalam bidang ilmu dan teknologi yang berkaitan dengan perencanaan, perancangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan serta pengembangan dalam kegiatan: a) Perencanaan Prasarana dan Sarana Sumber Daya Air. - Perencanaan pembangkit tenaga listrik, perencanaan sistem jaringan dan bangunan irigasi-drainasi lahan pertanian sawah, lahan kering dan persawahan pasang surut (rawa). - Perencanaan waduk guna keperluan pembangkit tenaga listrik, pengembangan irigasi, penyediaan air dan pengendalian banjir,. - Perencanaan sistem jaringan dan bangunan drainasi untuk kawasan perkotaan, lapangan terbang dan lapangan golf . b) Pengembangan dan Pengelolaan Sumber Daya Air. - Penatagunaan sumber daya air wilayah sungai dalam rangka memanfaatkan daya guna air (pembangkit listrik, air bersih, irigasi dan pertanian, serta perikanan) dan pengendalian daya rusak air (banjir, drainase perkotaan, erosi lahan, aliran debris, kualitas air dan pengendalian kawasan pantai). - Pengendalian dampak lingkungan dan konservasi lahan suatu Daerah Aliran Sungai (DAS) dalam kesatuan Wilayah Sungai (WS). - Penerapan teknologi Sistem Informasi Geografis (SIG) untuk mendukung evaluasi dan monitoring pengelolaan sumber daya air melalui SIH3 (Sistem Informasi Hidrologi, Hidrometeorologi dan Hidrogeologi). 2. Mempunyai kemauan dan kemampuan membelajarkan dan mengembangkan diri, peka dan bersikap terbuka terhadap perubahan-perubahan dengan tetap menjaga jati dirinya sebagai warga negara Indonesia. Jurusan Teknik Pengairan saat ini menerapkan Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) yang berlaku tahun 2011/2012. Dasar utama penyusunan adalah hasil evaluasi diri, standar kurikulum
5
nasional, masukan dari para alumni, stake-holder yang dilakukan melalui proses Tracer Study. Beban kurikulum terdiri dari 130 sks mata kuliah wajib dan 14 sks mata kuliah pilihan dari 28 sks pilihan yang ditawarkan. Evaluasi kurikulum akan selalu dilakukan setiap 5 tahun sekali dengan melihat kondisi terkini dan kebutuhan dunia kerja. (untuk selengkapnya dapat dilihat pada Dokumen Pedoman Pendidikan kode 0060304000) Penjaminan mutu juga dilaksanakan dalam rangka mendukung proses akreditasi Jurusan. Hal ini dapat dibuktikan dari Jurusan Teknik Pengairan FTUB yang memperoleh akreditasi A dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, BAN-PT secara berturut-turut pada tahun 2004-2009 dan 2010-2015. Pada tahun 2008, Jurusan Teknik Pengairan mendapat dana Program Hibah Kompetisi (PHK-I) bersama-sama dengan Jurusan Perencanaan Wilayah Kota dan Ilmu Tanah. PHK-I ini membawa dampak positif bagi perkembangan Jurusan Teknik Pengairan baik dari sisi akademis (penelitian, buku teks internasional) maupun sarana dan prasarana (gedung baru, peralatan laboratorium). Adapun spesifikasi dan kompetensi lulusan Jurusan Teknik Pengairan dijelaskan dalam Lampiran 1 dan Lampiran 2 pada dokumen Manual Mutu ini. 4.2
Organisasi Jurusan Teknik Pengairan Struktur Organisasi Jurusan Teknik Pengairan dengan dapat dilihat pada gambar di bawah ini. KETUA JURUSAN Ir. Dwi Priyantoro, MS SEKRETARIS JURUSAN DR.Eng. Donny Harisuseno,ST,MT KEPALA URUSAN (KAUR) Nur Muhamad
UNIT JAMINAN MUTU (UJM)
KEPALA LABORATORIUM
KETUA KELOMPOK DOSEN KEAHLIAN (KKDK)
SISTEM INFORMASI SDA DR.Ery Suhartanto, ST, MT
HIDROLIKA DASAR Ir. M. Janu Ismoyo,MT
HIDROLIKA TERAPAN Ir. Heri Suprijanto,MS
TEKNIK SUNGAI Dian Sisinggih, ST,MT,Ph.D
TANAH DAN AIRTANAH Ir. Moch. Solichin, MT, Ph.D
HIDROLOGI Dr. Very Dermawan, ST,MT
KONSERVASI SDA Ir.Rini Wahyu Sayekti,MS
KOMPUTER DAN RANCANG BANGUN DR.Ir.Widandi Soetopo,M.Eng
PEMANFAATAN & PENDAYAGUNAAN SDA DR.Ir.Lily Montarcih L,M.Sc
PERENCANAAN TEKNIK BANGUNAN AIR Dr.Eng. Andre Primantyo,ST,MT
PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN SDA WS Emma Yuliani, ST,MT,Ph.D
Gambar 1. Struktur Organisasi Jurusan Teknik Pengairan
6
PENGETAHUAN DASAR TEKNIK SDA Dr. Runi Asmaranto, ST, MT
Organisasi Jurusan Teknik Pengairan terdiri dari : 1. Unsur Pimpinan: Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan (selaku Manager Representative/MR) 2. Unsur Pemantauan dan Evaluasi : Unit Jaminan Mutu yang berkoordinasi dengan Gugus Jaminan Mutu yang berada di Fakultas 3. Unsur Pelaksana Akademik : a. Laboratorium Laboratorium Hidrolika Dasar Laboratorium Hidrolika Terapan Laboratorium Teknik Sungai Laboratorium Tanah dan Airtanah Laboratorium Hidrologi Laboratorium Komputer dan Rancang Bangun Laboratorium Pengelolaan dan Pemanfaatan SDA WS b. Kelompok Dosen Keahlian (KDK). Ada 6 Kelompok Dosen Keahlian yakni : Sistem dan Informasi SDA Konservasi SDA Pemanfaatan dan Pendayagunaan SDA Perencanaan Teknik Bangunan Air Pengetahuan Dasar Teknik SDA 4. Unsur Pelaksana Administrasi : Kepala Urusan Administrasi Akademik beserta staf. Kepala Urusan Administrasi Akademik ini secara struktural berada di bawah Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Teknik, namun secara fungsional selain di bawah Sub Bag Akademik juga di bawah Jurusan Teknik Pengairan Tugas Pokok dan Fungsi serta koordinasi organisasi Jurusan Teknik Pengairan, secara rinci dapat di lihat pada Lampiran 3 Tugas Pokok dan Fungsi Jurusan Teknik Pengairan
7
Ir. Dwi Priyantoro, MS.
PENANGGUNG JAWAB
Dr.Eng. Donny Harisuseno, ST., MT. (MR) PENGARAH
Ir. Rini Wahyu Sayekti, MS.
KETUA Linda Prasetyorini, ST., MT.
SEKRETARIS
Anggota : Dian Chandrasasi, ST., MT. Rahmah Dara Lufira, ST.,MT. Kaur Jurusan Teknik Pengairan Ketua Himpunan Mahasiswa Pengairan
Gambar 2. Struktur UJM Jurusan Teknik Pengairan (baru) 4.3
Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan dapat dilihat di dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Pengairan Kode 00603 01000.
4.4
Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Teknik Pengairan Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Teknik Pengairan, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Unit Jaminan Mutu (UJM). Struktur UJM tersebut dibawah tingkat universitas (Pusat Jaminan Mutu, PJM) dan fakultas (Gugus Jaminan Mutu, GJM). Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu digambarkan pada Gambar berikut ini : Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Teknik Pengairan, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Unit Jaminan Mutu (UJM). Struktur UJM berkoordinasi dengan penjaminan mutu di tingkat fakultas (Gugus Jaminan Mutu, GJM) dan tingkat universitas (Pusat Jaminan Mutu, PJM). Struktur fungsional
8
organisasi penjaminan mutu digambarkan pada Gambar 2 dan PJM pada Gambar 3 berikut ini : Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB 1. PJM 2. SPI
SENAT AKADEMIK UNIVERSITAS
REKTOR
Unit Penunjang Pelaksana Akademik Gugus Jaminan Mutu (GJM)
Unit Jaminan Mutu (UJM)
Audit SENAT AKADEMIK FAKULTAS
DEKAN/PROGRAM (PROGRAM STUDI S2 ,S3) (Unit Pelaksana Akademik)
KETUA JURUSAN (PROGRAM STUDI S1, S2, S3) (Unit Pelaksana Akademik)
PJM = SPI =
Pusat Jaminan Mutu Satuan Pengawas Internal
16
Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya REKTOR
PJM
Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA): Fakultas/Program Jurusan/PS
Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA): Biro Lembaga UPT
Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya
9
Proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :
Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya Bisnis proses di Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya, terdiri dari lima proses utama, yaitu: 1. Proses Belajar Mengajar (PBM) 2. Proses Penelitian (PP) 3. Proses Pengabdian Masyarakat (PLM) 4. Proses Kerjasama 5. Proses Audit (PA) dan tiga proses pendukung, yaitu : 1. Proses Pengembangan SDM (Dosen dan Karyawan) 2. Proses Pengadaan Barang dan Jasa (dilakukan Universitas dan Fakultas). 3. Proses Pelayanan Prima Sedangkan produk/output yang dihasilkan oleh Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya, adalah Sarjana (S1) Teknik Pengairan, hasil penelitian berupa jurnal dan prosiding, jasa layanan terhadap masyarakat, kerjasama dengan
10
beberapa instansi Pemerintah dan Swasta, mutunya dengan rincian :
yang terjamin
1. Sarjana (S1) Teknik Pengairan yang dapat bersaing di tingkat nasional dan internasional 2. Karya ilmiah bidang Teknik Pengairan yang tidak dipublikasikan, antara lain berupa : Laporan hasil penelitian Dosen dengan Mahasiswa, bahan ajar kuliah (hand out), buku ajar, dan skripsi. 3. Karya ilmiah bidang Teknik Pengairan yang dipublikasikan, antara lain berupa: artikel ilmiah, Jurnal Terakreditasi Nasional maupun Internasional, buku, seminar (nasional maupun internasional) dan prosiding. 4. Jasa layanan ilmiah (scientific services) terhadap masyarakat antara lain berupa : pelatihan pemberdayaan, penerapan teknologi yang berkaitan dengan sumberdaya air, pelatihan, konsultasi di bidang teknik Pengairan, dan sebagai obyek studi banding. 5. Kerjasama dengan Instansi Pemerintah maupun swasta berupa : Pengadaan Pelatihan, kajian-kajian, sebagai narasumber 6. Penerbitan Jurnal Teknik Pengiran 7. Seminar, dan lokakarya bidang Teknik Pengairan. Agar produk yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan, maka harus memiliki kriteria kelayakan minimal masing-masing produk, sebagai berikut: 1. Sarjana (S1) Teknik Pengairan: IPK 2,75 Skripsi Penelitian dosen dan mahasiswa Laporan pengabdian masyarakat 2. Karya ilmiah yang dipublikasikan: Jurnal terakreditasi jurnal pengairan jurnal internasional 3. Kerjasama :
11
Meningkatkan hubungan kerjasama dengan pihak masyarakat, stakeholder, dan pengguna lulusan
Untuk menentukan kriteria dan metode supaya prosesnya berjalan efektif, maka dibuatlah Manual Prosedur Standart Layanan. Penyediaan sumberdaya dan informasi yang mendukung pengoperasian dan pemantauan proses bisnis di Jurusan Teknik Pengairan telah dilakukan sesuai dengan siklus PDCA (Planning Design Check Action). Untuk pemantauan kepuasan pelanggan dapat dilihat pada lampiran 4. Penggambaran secara skematis dan tabular proses bisnis dan output yang terkait dengan pelanggan di Jurusan Teknik Pengairan, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya dapat dilihat pada Gambar 5 dan Tabel 1. Tabel 1. Proses Bisnis Jurusan Teknik Pengairan Proses Proses Belajar Mengajar (PBM)
Proses Penelitian (PP) Proses Pengabdian Masyarakat (PLM)
Proses Kerjasama
Output (Produk)
Pelanggan
Sarjana (S1) yang dapat bersaing di tingkat nasional dan internasional Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (lap. hasil penelitian, lap. tugas kuliah, buku ajar kuliah, dan skripsi) Laporan hasil penelitian Jurnal Penyuluhan Pemberdayaan Pelatihan Penerapan Teknologi SDA Kajian-kajian berkaitan dengan masalah SDA Narasumber Pengadaan Pelatihan
Mahasiswa Masyarakat pengguna lulusan Teknik Pengairan Dekan FT Instansi Pemerintah
12
Proses Audit (PA) Proses Pengembangan SDM
Akreditasi Jurusan Jaminan Mutu SDM yang handal berkualitas
dan
Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan) digambarkan seperti gambar berikut ini. Renstra
SEKRETARIS JURUSAN Layanan Manajerial KKDK
OUTPUT LULUSAN
KETUA JURUSAN
Sistem Informasi SDA
KEPALA URUSAN Layanan Manajerial
Konservasi SDA Pemanfaatan dan Pendayagunaan SDA
Pemerintah, Masyarakat
Perencanaan Teknik Bangunan Air
UJM
Pengetahuan Dasar Teknik SDA Layanan Jaminan Mutu
MR Layanan Manajerial
KA. LABORATORIUM
Layanan Pendidikan & Administrasi
Hidrolika Dasar Hidrolika Terapan PENGAJARAN
Sungai dan Rawa
ADM. PENDIDIKAN
Air tanah
KEMAHASISWAAN & ALUMNI
Layanan Administrasi
Hidrologi Rancang Bangun LABOTARORIUM
RUANG KULIAH
UNIT JURNAL
Input Mahasiswa Baru
Layanan Umum
PERPUSTAKAAN
Layanan Pendidikan
Layanan Administrasi
Layanan Penunjang
MANAJEMEN JURUSAN
KARYA ILMIAH
MANAJEMEN JURUSAN
SDM, Dana, Sistem Informasi, Sarana, & Prasarana
Gambar 4. Tata Organisasi Penunjang Proses Bisnis Jurusan Teknik Pengairan
13
Gambar 5. Proses Bisnis Jurusan Teknik Pengairan
4.5.
Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumentasi dalam Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknik Pengairan FTUB mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik UB (tahun 2007-2010) dan rujukan dokumen pada butir 2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi Pencapaian Jurusan Teknik Pengairan; Renstra Jurusan Teknik Pengairan; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung). Adapun secara lengkap dokumentasi Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknik Pengairan FTUB adalah sebagai berikut :
14
Tabel 1. Sistem Dokumen Jurusan Teknik Pengairan No Dokumen Kode 1 Visi Misi 00603 01000 2 Rencana Strategis (Renstra) 00603 02000 3 Program Kerja 00603 03000 4 Pedoman Pendidikan 00603 04000 5 Manual Mutu 00603 05000 (termasuk Spesifikasi PS Kompetensi Lulusan) 6 Standar Mutu Jurusan/Program Studi 00603 04001 7 Manual Prosedur (Wajib) : 00603 07000 a) Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00603 07001 b) Pengendalian Produk yang tidak Sesuai 00603 07002 c) Tindakan Korektif dan Pencegahan 00603 07003 d) Audit Internal 00603 07004 8 Instruksi Kerja (Daftar ada pada Dokumen 00603 07000 Manual Prosedur-Pengendalian Dokumen dan Rekaman) 9 Dokumen Pendukung 00603 08000 10 Borang-borang 00603 09000 5. 5.1
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Teknik pengairan, maka Ketua Jurusan Pengairan berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris Jurusan Teknik Pengairan sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Jurusan Teknik Pengairan. 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Jurusan Teknik Pengairan dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu.
15
4. 5.
Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Jurusan Teknik Pengairan dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM).
5.2
Kepuasan Pelanggan Penetapan dan persyaratan pelanggan di Jurusan Teknik Pengairan adalah sebagai berikut : Mahasiswa : penetapan dan persyaratan mahasiswa di Jurusan Teknik Pengairan adalah melalui seleksi penerimaan Mahasiswa Baru dengan berbagai jalur (PSB jalur undangan, SNMPTN, dan SPMK) yang diselenggarakan tingkat Universitas dan memilih Jurusan Teknik Pengairan. Orangtua mahasiswa : Orangtua mahasiswa adalah orangtua dari mahasiswa yang diterima dan mengikuti masa perkuliahan di Jurusan Teknik Pengairan. Stakeholder (pengguna lulusan) : Stakeholder / pengguna lulusan adalah pihak-pihak yang bekerjasama dengan Jurusan Teknik Pengairan dalam menggunakan output lulusan mahasiswa maupun bidang lainnya seperti pelatihan maupun layanan di bidang pengabdian masyarakat. Atasan Langsung : Atasan langsung adalah Dekan Fakultas Teknik Unibraw yang membawahi Ketua Jurusan Teknik Pengairan. Selain untuk mencapai visi dan misi, Jurusan Teknik Pengairan akan memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama mahasiswa dengan motto :
“Join UB be The Best”. Secara rinci diuraikan sebagai berikut:
16
Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan: a) Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi (dosen wali). Dosen Wali bertugas sebagai Bimbingan dan Konseling Akademik, Yang mendampingi mahasiswa mulai masuk sampai dinyatakan lulus sebagai Sarjana Teknik. b) Setiap mahasiswa berhak menempuh mata kuliah/tugas/praktikum sesuai keinginannya dan sesuai persyaratan yang tercantum dalam buku pedoman pendidikan. c) Setiap mahasiswa berhak menanyakan nilai yang tidak memuaskannya karena ketidak adilan dosen pengampu mata kuliah/tugas/pembimbing praktikum. d) Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan diusulkan jurusan untuk mendapatkan beasiswa. e) Setiap mahasiswa berhak memilih sendiri topik kerja nyata dan skripsi sesuai dengan minatnya dengan pengarahan dari Dosen Ketua Kelompok Dasar Keahlian. f) Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). g) Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan Teknik Pengairan. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan). h) Setiap mahasiwa berhak ikut dan aktif sebagai anggota senat mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan Pengairan. (HMP). i) Mahasiswa dalam HMP berhak melakukan kegiatan lain di bidang yang menunjang studinya, misalnya studi banding tingkat regional maupun nasional, Penelusuran DAS Brantas dan sebagainya. Mahasiswa dalam HMP berhak juga melakukan kegiatan di luar bidang studinya misalnya lomba dalam olah raga, budaya dan sebagainya. j) Masa studi mahasiswa 9 semester, yang dapat ditempuh dalam 7 semester bagi mahasiswa yang mampu dan maksimum 14 semester. Evaluasi dilakukan setiap tahun
17
sesuai persyaratan buku pedoman pendidikan, apabila mahasiswa tidak mampu maka akan dipersilahkan mengundurkan diri. k)
Selain nilai mata kuliah mahasiwa 2x (dua kali) membuat tulisan ilmiah. Pertama adalah laporan Praktek Kerja Nyata (PKN) senilai 2 SKS. PKN boleh dilaksanakan Mahasiswa setelah mahasiswa menempuh 90 SKS dengan IP >2. Peraturan tentang PKN tertuang pada Buku Pedoman Pendidikan Kode 0060304000 point 4.3. Untuk menjaga mutu hasil PKN mahasiwa dievaluasi oleh seorang sarjana dimana PKN dilakukan dan seorang lagi dosen tetap Jurusan Pengairan. Kedua adalah skripsi senilai 5 SKS + 1 SKS Seminar Usulan Skripsi. Kegiatan ini boleh dilakukan mahasiwa setelah memperoleh 120 SKS dengan IP >2. Persyaratan Skripsi tertuang dalam BUku Pedoman Pendidikan Kode 0060304000 point 4.4, 4.5 dan 4.6.. Untuk menjamin mutu skripsi mahasiswa dibimbing dua dosen dan empat penguji Skripsi.
l)
Predikat lulusan dari Memuaskan, Sangat Memuaskan dan Cumlaude (Dengan Pujian). Rata-rata mahasiswa Pengairan lulus dengan predikat sangat memuaskan sampai cumlaude, sehingga mudah mendapatkan pekerjaan. Prestasi kelulusan dapat dilihat pada data akademik lampiran 4.
m)
Masa tunggu mahasiswa untuk mendapat pekerjaan ratarata 3 bulan.
Kepuasan orangtua mahasiswa dilakukan dengan: a) Orang tua mendapat penjelasan tentang sistem pendidikan di Jurusan Pengairan FTUB berupa sosialisasi buku pedoman pada saat penerimaan mahasiswa baru b) Orang tua berhak mendapat laporan kemajuan studi putra/putrinya yaitu pengiriman KRS dan KHS mahasiswa yang bersangkutan c) Orang tua berhak menanyakan apabila tidak mendapat laporan hasil studi putra/putrinya. Hal ini disebabkan karena ada kemunkiniaan kiriman tidak sampai atau
18
d)
e)
f)
g)
h)
mahasiswa sengaja memberikan alamat palsu orang tuanya. Orang tua ikut membantu mengawasi putra/putrinya untuk memperkecil kegagalan studi mahasiswa serta meningkatkan prestasi mahasiswa Orangtua mendapat tembusan apabila putra/putrinya akan dievaluasi karena nilai kurang memuaskan dan terancam dikeluarkan (dropout) Orang tua bisa menemui Dosen wali puteranya/Ketua Jurusan Pengairan untuk menanyakan kemajuan studi puteranya. Orang tua mahasiswa secara otomatis menjadi anggota Ikatan Orang Tua Mahasiswa. (IOM-FTUB) dan berhak memilih dan dipilih sebagai pengurus IOM. Orangtua mahasiswa ikut senang karena putra/putrinya berhasil lulus dengan mendapatkan IPK baik dan cepat mendapatkan pekerjaan.
Kepuasan stakeholder : a) Jurusan Teknik Pengairan membina hubungan baik dengan institusi lain yang membutuhkan sarjana Teknik Pengairan sebagai tenaga kerjanya, Selain itu untuk memberikan masukan dalam penyusunan kurikulum. b) Jurusan Teknik Pengairan memberikan waktu dan tempat untuk rekruitmen pegawai yang membutuhkan sarjana Teknik Pengairan. c) Jurusan Teknik Pengairan membina hubungan baik dengan institusi lain yang dapat menampung mahasiswa melakukan Praktek Kerja Nyata dan Pembuatan Skripsi serta tujuan studi banding. d) Jurusan Teknik Pengairan dapat memberikan kursus keahlian bagi pegawai-pegawai dari institusi lain. e) Lulusan Teknik Pengairan rata-rata telah memiliki kualifikasi yang ditetapkan oleh stakeholder. Kepuasan atasan : a) IP lulusan Teknik Pengairan rata-rata memenuhi kualifikasi yang ditargetkan dalam Program Kerja. b) Mayoritas lulusan Teknik pengairan cepat mendapatkan
19
c)
pekerjaan dengan tenggang waktu rata-rata 3 bulan. Secara rutin menerima laporan perkembangan akademis mahasiswa setiap semester.
5.3
Kebijakan Mutu Jurusan Teknik Pengairan mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut : Jurusan Teknik Pengairan akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Sumber Daya Air yang bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Manual Mutu Jurusan Teknik Pengairan kode 00603 05000. 5.4
Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (00603 01000). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) kode: 0060302000, Program Kerja (Proker) kode: 00603 03000, Pedoman Pendidikan kode: 00603 04000, Manual Mutu kode: 00603 05000 dan Standar Mutu Jurusan kode: 00000 04001 dan atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Jurusan disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi. Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas dan dituangkan dalam RENSTRA dan Program Kerja Teknik Pengairan kode:0060302000 1)
Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Teknik Pengairan mendapatkan nilai A.
2)
Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80 %. Jumlah
20
temuan kesalahan pelaksanaan Unit Jaminan Mutu di Jurusan Pengairan kurang dari 20% dan segera diperbaiki dalam waktu yang ditetapkan auditor. Sesuai dengan RENOP dan Program Kerja Jurusan Pengairan. 3)
Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah mencapai 80 %. Semua dokumen di Jurusan Pengairan sudah lengkap hanya belum terlihat pada Manual Mutu. Sehingga bisa dipastikan bahwa untu memenuhi kelengkapan MM tidak lebih dari 20%. Hal ini sesuai dengan RENSTA dan Program Kerja Jurusan Pengairan
4)
Menjamin bahwa pada tahun 2014 persiapan untuk menuju World Class telah mencapai 50 %. Hal ini sesuai dengan jumlah kualitas Dosen dengan Pendidikan S3 dan Profesor yang ditargetkan.
5.5
Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Teknik Pengairan (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas yang tertuang dalam TUPOKSI (Lampiran 3). Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Unit Jaminan Mutu (UJM). Komunikasi dilakukan untuk kelancaran menjalankan semua proses bisnis di Jurusan Pengairan. -
Antara Ketua Jurusan dan semua dosen dilakukan minimum 2 (dua) kali yaitu menjelang mulai semester dan akhir semester.
-
Pertemuan dengan dosen juga dilakukan apabila diperlukan misalnya tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
21
-
Pertemuan dengan tenaga administrasi dan laboran dilakukan minimum 1 (satu) kali setiap semester.
-
Pertemuan dengan mahasiwa diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiwa Pengairan (HMP) dan dosen-dosen diberi istilah WRE (Water Resources Engineering) Meeting diselenggarakan setahun sekali menjelang tahun ajaran baru. Pada pertemuan itu mahasiswa bebas mengeluarkan pendapat, mengkritisi program, dosen dan pelayanan administrasi.
-
Pertemuan dengan orang tua mahasiswa dilakukan awal mahasiswa baru mengikuti program S1 Jurusan Pengairan, orang tua dijelaskan mengenai program pendidikan yang akan dijalani putra putri mereka.
-
Pertemuan dengan alumni juga sering dilakukan, setidaknya pada Ulang Tahun Fakultas Teknik. Alumni Pengairan juga membuat kelompok website Group Teknik Pengairan untuk memberikan banyak informasi tentang lapangan kerja, silaturahmi dan sebagainya.
-
Komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui spanduk pengumuman, surat , seminar, workshop maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka.
-
Universitas Brawijaya juga melakukan layanan E-complaint, dimana apabila ada e-complaint yang masuk akan diteruskan kepada Jurusan untuk ditindaklanjuti.
5.6
Tinjauan manajemen Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. 1. Audit Internal Mutu (AIM), yaitu mengadakan audit sistem dan audit kepatuhan seluruh proses bisnis yang disertai
22
2.
3.
4.
5.
audit silang intern jurusan yang melibatkan semua unsur jurusan: administrasi akademik, KDK, dan Laboratorium. Hal ini dijelaskan lebih rinci di Manual Prosedur Audit Internal (00601 06004). Mengumpulkan umpan balik dari semua komponen pelanggan mengenai produk yang telah dihasilkan dengan cara menyebar quisioner. Tim UJM bersama dengan MR menilai kinerja proses bisnis yang telah dilakukan dengan melihat hasil audit, umpan balik, dan indikator pencapaian hasil dari program kerja yang telah ditetapkan. Hasil penilaian disampaikan dalam rapat tinjauan manajemen untuk dapat dirumuskan tindakan koreksi terhadap sistem, proses, dan hasil yang tidak sesuai dengan manual mutu dan/atau manual prosedur serta menyiapkan tindakan preventif agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali. Produk yang tidak sesuai dijelaskan secara rinci di Manual Prosedur Produk Yang Tidak Sesuai (00601 06003). Pihak-pihak dalam sistem penjaminan mutu yang terkait dengan ketidaksesuaian yang terjadi harus melakukan tindakan koreksi dan preventif yang telah disepakati bentuk dan jangka waktu penyelesaiannya dalam rapat pleno tersebut. Proses dan hasil dari tindakan koreksi dan preventif, baik yang telah dilakukan maupun yang belum, disampaikan pada rapat pleno berikutnya setelah jangka waktu yang ditetapkan berakhir. Hal ini dijelaskan lebih rinci di Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00601 06002).
6. 6.1
PENGELOLAAN SUMBER DAYA Penyediaan Sumber Daya Jurusan Teknik Pengairan akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Air (Teknik Pengairan) tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan sistem menjamin mutu dapat berjalan dengan baik. Visi Misi
23
dapat tercapai dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi. Sumber daya manusia yang tersedia di Jurusan Teknik Pengairan dengan kualifikasinya adalah sebagai berikut : 1. Daftar Kualifikasi Dosen Tetap Pengampu Mata Kuliah Jurusan Pengairan Spesifikasi Dosen 2010 2011 2012 Guru Besar 2 2 2 Doktor 9 10 11 Magister 20 21 19 Sarjana 1 1 1 Total 32 34 33 2. Jumlah Karyawan 12 orang terdiri dari laboran dan tenaga administrasi. 3. Peningkatan mutu Dosen dapat dilihat dari : a) Hampir 50% Dosen bergelar Profesor dan Doktor, serta sedang melanjutkan studi S3. b) Harapan dalam menghadapi ISO, maka pada tahun 2015 Profesor telah ada sebanyak 20% dan 80% bergelar doctor dan magister. (pada saat ini sedang mengajukan 3 orang Profesor dan 8 orang sedang studi lanjut S3 baik didalam maupun luar negeri, tahun 2011 lulus 3 orang) c) Berbagai pelatihan/kursus/seminar baik di dalam maupun luar negeri seringkali diikuti oleh Dosen-dosen Jurusan Teknik Pengairan 4. Peningkatan mutu karyawan dapat dilihat dari : Berbagai pelatihan/kursus yang seringkali diikuti para laboran dan tenaga administrasi sehingga mereka lebih cakap dan terampil dalam melaksanakan tugasnya. Kualifikasi dosen menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2009 adalah sebagai berikut : Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Kualifikasi Ketua/Sekretaris Jurusan berdasarkan Tata Cara Pertimbangan dan Pengangkatan Calon Ketua dan
24
sekretaris Jurusan/ Bagian di Lingkungan Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut : Mengingat : 1) Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 284/U/1999 tentang pengangkatan Dosen sebagai pimpinan Perguruan Tinggi dan Pimpinan Fakultas 2) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya 3) Keputusan rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2005 tanggal 1 Juni 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Persyaratan Ketua dan Sekretaris Jurusan/Bagian memenuhi persyaratan sebagai berikut : a) Beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa b) Sehat jasmani dan rohani c) Pada saat diangkat tidak lebih dari 61 tahun d) Dosen dengan gelar akademik doktor untuk Ketua Jurusan dengan jabatan fungsional sekurang-kurangnya Lektor dan Sekretaris Jurusan bergelar serendahrendahnya magister dengan jabatan fungsional sekurangkurangnya asisten ahli e) Dosen yang tidak sedang studi lanjut f) Dosen yang pada saat pertimbangan dilakukan, untuk calon ketua tidak sedang menjabat sebagai Ketua dan untuk calon sekretaris tidak sedang menjabat sebagai sekretaris Jurusan untuk masa jabatan kedua secara berturut-turut g) Bersedia untuk melepaskan jabatan structural lain apabila terpilih h) Bersedia menyatakan diri secara tertulis untuk menjadi Calon Ketua dan sekretaris Jurusan i) Bersedia mengutamakan kepentingan Jurusan, Fakultas, dan Universitas di atas kepentingan pribadi, seseorang, kelompok, atau golongan. j) Tidak pernah melanggar Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 30/1980 tentang disiplin Pegawai Negeri Pengairan
25
Kualifikasi Kepala Urusan (Kaur) a) Karyawan di Lingkungan Fakultas Teknik b) Minimal Gol IIIa c) Ijasah minimal S1 d) Masa kerja minimal 5 tahun e) Loyal Tata cara pemilihan Ketua dan Sekretaris Jurusan dilakukan dengan 3 tahap sesuai dengan “Tata Cara Pertimbangan dan
Pengangkatan Calon Ketua dan sekretaris Jurusan/ Bagian di Lingkungan Universitas Brawijaya”, yaitu : a) Tahap pendaftaran sesuai dengan kualifikasi yang ada b) Tahap pemilihan (voting) di Jurusan c) Pertimbangan oleh senat Fakultas 6.2
Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Dokumen Pendukung Borang Kinerja Jurusan Teknik Pengairan kode 00603 09000 dan disesuaikan dengan permintaan dalam dokumen Standar Mutu Universitas kode: 00000 04000 pada standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi dan standar 5 sub standar Suasana Akademik. 6.3 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Jurusan Teknik Pengairan menyusun sistem pengembangan suasana akademik yang kondusif bagi mahasiswa yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi akademik yang maksimal. Jurusan menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana akademik dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan. Contohnya: 1. Pendidikan dan Pengajaran - Semua dosen harus membuat RPKPS untuk merancang proses belajar mengajar - Jadwal mengajar dan susunan tim pengajar mata kuliah dirapatkan secara pleno menjelang awal semester. Setiap mata kuliah diasuh setidaknya dua orang dosen setiap kelas. Ditunjuk dosen koordinator yang bertanggung
26
jawab pada materi, perancangan dan pelaksanaan mata kuliah. - Kuliah dilaksanakan 16 kali per semester. Mahasiswa diwajibkan menghadiri kuliah sekurang-kurangnya 80%, apabila tidak memenuhi maka tidak diperkenankan ikut ujian kecuali ada ijin karena sakit, tugas himpunan dan ada keperluan yang dilaporkan kepada dosen pengampu mata kuliah. - Evaluasi dilakukan untuk memberikan nilai atas kemampuan mahasiswa yang terdiri dari quis, tugas dan ujian. Saat evaluasi mahasiswa disodori quisioner untuk menilai proses belajar mengajar. Evaluasi bagi dosen dilakukan dengan cara membuat daftar kehadiran dosen untuk mengajar, hasil polling quisioner dan IP dosen yaitu nilai rata-rata hasil nilai mahasiswa. Jika nilai dosen tidak sama dengan IP yang disyaratkan >3,00 maka dosen dianggap kurang memenuhi kewajibannya sebagai pengampu (transfer of knowledge). Evaluasi ini dibicarakan pada rapat pleno. - Selanjutnya dosen dihimbau untuk mengajar lebih baik. 2. Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat. - Informasi dana penelitian dan pengabdian masyarakat selalu disampaikan kepada dosen baik dari dana DIPA, HIBAH maupun dana dari DIKTI dan Swasta serta Instusi lain. - Penyusunan proposal penelitian diprioritaskan kepada dosen yang kurang kum (nilai) penelitiannya, namun terbuka bagi dosen yang mempunyai ide penelitian. Penelitian diusahakan sesuai roadmap masing-masing laboratorium. Pengabdian pada masyarakat melibatkan banyak dosen. - Hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat diseminarkan di jurusan untuk memberikan masukan demi kebaikan hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Peran Jurusan dalam penciptaan suasana akademik diimplementasikan dalam bentuk : a. Kebijakan tentang suasana akademik, b. Menyediakan sarana dan prasarana,
27
c. d.
Dukungan dana, Menghimbau dosen untuk meningkatkan kemampuan melalui jalur pendidikan resmi agar sesuai dengan target sumber daya manusia yang tercantum dalam Renop Jurusan pengairan. e. Kegiatan akademik yang mendorong interaksi akademik antara dosen dan mahasiswa untuk pengembangan perilaku kecendekiawanan. Dokumen Pendukung Borang Kinerja Jurusan Teknik Pengairan kode 00603 09000 disesuaikan dengan permintaan dalam dokumen Standar Mutu Universitas kode: 00000 04000 pada standar 5 sub standar Suasana Akademik. 7. 7.1
REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PT Perencanaan Program Layanan Jurusan Teknik Pengairan merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun yang termasuk dalam hal pendidikan adalah perencanaan dan pengembangan kurikulum serta pengembangan proses belajar mengajar. Sedangkan penelitian dan pengabdian masyarakat meliputi payung dan road map, penilaian, tindak lanjut, pelibatan mahasiswa, kesempatan dana serta diseminasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7.1.1 Pendidikan/Pengajaran Jurusan Teknik Pengairan merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai yang diinginkan. Untuk mendukung hal tersebut, Jurusan Teknik Pengairan merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses. Proses pendidikan harus secara nyata meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas
28
pendidikan sebagaimana yang tercantum dalam Lampiran 2. Proses Belajar Mengajar (PBM) dikontrol melalui asesmen kebutuhan; pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes yakni kualitas lulusan (IPK, masa studi, dan waktu tunggu untuk bekerja) yang dapat dilihat pada lampiran 4. Proses-proses utama belajar mengajar dikendalikan dimana metode pengendalian merupakan bagian tinjauan manajemen. Dalam rangka menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang dipersyaratkan. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Jurusan Teknik Pengairan merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk pengajuan Hibah Bersaing. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian, dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi asesmen kebutuhan; pengembangan dan pengkomunikasian prosedur atau instruksi; dan pengukuran keluaran akhir yakni kualitas dan kuantitas penelitian dan pengabdian masyarakat.
29
7.2
Peraturan Layanan Pendidikan Peraturan pelayanan pendidikan Pedoman Pendidikan (00603 04000).
dapat
dilihat
pada
7.3 Desain dan pengembangan kurikulum 7.3.1 Perencanaan kurikulum Pada dasarnya, Jurusan Teknik Pengairan menyusun kurikulum yang dievaluasi setiap empat tahunnya dengan selalu mengutamakan kepentingan mahasiswa baik pada saat proses belajar mengajar maupun pada saat lulus dan bekerja. Untuk itu kurikulum disusun sedemikian rupa dengan prosedur yang sudah ditetapkan dalam Manual Prosedur untuk mencapai kompetensi yang telah ditetapkan bersama. Diawali dengan pembentukan tim kurikulum, studi banding kurikulum, lokakarya untuk masukan dari alumni dan pengguna lulusan sampai pada perumusan kurikulum yang sesuai, menjadi prosedur untuk penyusunan kurikulum di Jurusan Teknik Pengairan. Setelah diimplementasikan maka akan ada proses evaluasi untuk melihat keefektifan kurikulum dari mutu lulusan yang ada. Kegiatan penyusunan, pelaksanaan dan evaluasi kurikulum ini harus terdokumentasi dengan baik. 7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan Dalam penyusunan Kurikulum dilakukan evaluasi setiap 4 tahun sekali. Dalam hal ini Jurusan Teknik Pengairan mempertimbangkan masukan dari dosen, mahasiswa, alumni dan pengguna lulusan dalam mendesain kurikulum beserta pengembangannya lewat forum-forum pertemuan yang berupa reuni, lokakarya, dan pertemuan khusus (tracer study). 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan
30
Hasil keluaran/output desain berupa kurikulum yang akan diterapkan dan pengembangannya telah mencakup semua kompetensi yang akan dicapai dengan mempertimbangkan kebutuhan di masa mendatang dan kebutuhan dunia kerja. Hal ini diwujudkan dalam bentuk menguasai mata kuliah yang diberikan dan lulus ujian sebagai alat pemantauan dan pengukuran. 7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan Mahasiswa beserta Jurusan Teknik Pengairan perlu mengetahui dan meninjau bahwa kurikulum telah sesuai atau belum sesuai dengan standar yang diacu. Jurusan Teknik Pengairan mengacu pada kurikulum nasional. 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan Verifikasi kurikulum harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal dan terbuka oleh pihak yang berwenang. Dokumentasi keluaran verifikasi kurikulum dan pengembangannya perlu disimpan dengan baik. 7.3.6 Validasi Desain dan pengembangan Proses ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa kompetensi yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum dan silabus yang dihasilkan. Secara umum, validasi harus dilakukan pada tahap desain/penyusunan kurikulum akhir. Akreditasi dan sertifikasi merupakan metode validasi yang diterima. Dokumentasi kurikulum dan tindakan validasi harus disimpan dengan baik. 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan kurikulum Di Jurusan Teknik Pengairan, kebutuhan iptek di masa mendatang dan kebutuhan dunia kerja dijadikan arahan tinjauan
31
perubahan kurikulum dan silabus yang ditinjau secara periodik yakni empat tahun sekali. Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan disosialisasikan kepada seluruh civitas jurusan. Perubahan didahului dengan evaluasi yang efektif pada keseluruhan kurikulum dan terdokumentasi dengan baik. Proses tracer study termasuk upaya yang dilakukan untuk menunjang proses perubahan desain dan kurikulum.
7.4
Proses terkait mahasiswa Jurusan Teknik Pengairan secara umum memberikan layanan prima. Jurusan memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya. PBM Tri Dharma PT yang dilakukan Jurusan Teknik Pengairan dalam kelas, harus meliputi hal-hal sebagai berikut : a. b. c.
d.
Fasilitas aman, sehat, bersih dan ada petugasnya Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa dan jurusan yang responsif Staf jurusan memperlakukan semua civitas dan yang terkait dengan civitas jurusan dengan penuh hormat; dan Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh staf yang sesuai dengan kualifikasinya.
7.4.1 Penentuan persyaratan terkait layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Jurusan Teknik Pengairan menentukan persyaratan untuk input mahasiswa strata satu (S1) dan alih program, selanjutnya Jurusan Teknik Pengairan akan memberikan layanan pendidikan, administrasi, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat apabila pelanggan dalam hal ini mahasiswa memenuhi persyaratan, yaitu: mahasiswa itu benar-benar masih aktif menjadi mahasiswa Jurusan Teknik Pengairan yang dibuktikan
32
dengan bukti pembayaran SPP, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), mempunyai Nomor Induk Mahasiswa (NIM); terdaftar dalam semester tertentu yang dibuktikan dengan Kartu Rencana Studi (KRS), dsb. 7.4.2 Tinjauan persyaratan terkait PBM Jurusan Teknik Pengairan selalu meninjau persyaratan terkait proses belajar mengajar untuk memastikan bahwa proses tersebut berjalan dengan baik dan lancar sesuai prosedur yang berlaku. Adapun persyaratan yang ditetapkan untuk proses belajar mengajar adalah adanya dosen, jumlah mahasiswa yang memadai, jadwal perkuliahan, serta sarana prasarana yang mendukung proses belajar mengajar. Apabila ada persyaratan tambahan maka akan dibicarakan terlebih dahulu dalam rapat pleno Jurusan. Jurusan Teknik Pengairan memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk berjalannya proses belajar mengajar. Dokumen manual prosedur untuk proses belajar mengajar disusun dan harus mengantisipasi bila ada perubahan persyaratan proses belajar mengajar. 7.4.3 Komunikasi Mahasiswa Jurusan Teknik Pengairan menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa yang terkait dengan: informasi proses belajar mengajar, kurikulum, serta umpan balik dan keluhan mahasiswa. Jurusan Teknik Pengairan memfasilitasi komunikasi mahasiswa ini dengan persyaratan bahwa komunikasi mahasiswa disampaikan dengan cara yang santun, teratur, terjadwal dan terdokumentasi dengan baik.
33
7.5 Penyediaan layanan pendidikan 7.5.1 Pengendalian ketentuan Jurusan Teknik Pengairan dalam menyelenggarakan pendidikan seyogyanya terlebih dahulu mengidentifikasi keseluruhan kurikulum dengan mata-mata kuliahnya secara rinci. Proses belajar mengajar ditetapkan dalam manual prosedur dan/atau instruksi kerja. Di samping itu Jurusan Teknik Pengairan juga menetapkan berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran misal kehadiran dosen, kehadiran mahasiswa, rekapitulasi materi, kesesuaian materi yang diberikan dengan RPKPS, dsb. Jurusan mempunyai wewenang penuh untuk memastikan pengendalian proses. 7.5.2 Validasi proses Jurusan Teknik Pengairan melakukan validasi dari setiap data dan informasi yang terkait dengan layanan pendidikan baik itu kurikulum, data mahasiswa, proses belajar mengajar, dokumen penelitian, pengabdian masyarakat, buku, laporan kuliah kerja nyata praktek dan tugas akhir. Validasi umumnya dilakukan dengan cara diperiksa ulang dan ditandatangani oleh yang berwenang untuk disahkan. Di Jurusan Teknik Pengairan validasi bisa dilakukan secara tertulis maupun dengan jalan verifikasi di sistem informasi dan teknologi akademis yakni SINERGI. 7.5.3 Identifikasi dan ketertelusuran Jurusan Teknik Pengairan mengendalikan dan merekam identifikasi layanan pendidikan. Sistem penjaminan mutu yang telah dilakukan umumnya memiliki koding untuk dokumen sehingga memudahkan untuk identifikasi dan ketertelusuran
34
informasi yang relevan. Dokumen disusun dan diurutkan mulai dari dokumen jurusan (visi misi, rencana strategis, program kerja dan pedoman pendidikan); dokumen mutu (manual mutu, standar mutu, manual prosedur dan instruksi kerja) serta dokumen pendukung antara lain kode mata kuliah dan silabus, RPKPS/SAP, data mahasiswa, jadwal kuliah, pustaka dan laporan kuliah kerja nyata praktek dan tugas akhir di ruang baca, sarana prasarana dan sebagainya. 7.5.4 Properti pelanggan Pada penyelenggaraan pendidikan di Jurusan Teknik Pengairan properti milik pelanggan berupa data diri dan akademis mahasiswa, laporan penelitian, laporan pengabdian, dan hasil rekayasa teknik Pengairan lainnya. Data tersebut terkumpul saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan. Sedangkan properti lainnya berupa dokumen dan benda-benda hasil rekayasa. Apabila ada properti yang hilang, maka Jurusan harus bertanggungjawab. Untuk itu, demi kemudahan, data dan dokumen harus ada dalam bentuk soft copy dan hard copy serta disimpan dalam beberapa back up files. 7.5.5 Preservasi Jurusan Teknik Pengairan menyimpan dokumen jurusan (visi misi, rencana strategis, program kerja dan pedoman pendidikan); dokumen mutu (manual mutu, standar mutu, manual prosedur dan instruksi kerja) serta dokumen pendukung antara lain kode mata kuliah dan silabus, RPKPS/SAP, data mahasiswa, jadwal kuliah, pustaka dan laporan kuliah kerja nyata praktek dan tugas akhir di ruang baca, sarana prasarana dan sebagainya, dalam bentuk soft copy (file maupun hasil ungguhan di website) dan hard copy. Beberapa materi kuliah dalam bentuk
35
CD maupun kaset video juga disimpan di ruang khusus data untuk penjaminan mutu. Sedangkan bahan habis pakai untuk keperluan praktikum dengan umur simpan terbatas, disimpan di laboratorium dengan penempatan dan penanganan khusus. 7.5.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran Jurusan Teknik Pengairan sebagai penyelenggara pendidikan, melakukan pemantauan dan pengukuran kepada mahasiswa dalam rangka menjamin kualitas lulusan sesuai dengan kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun alat pemantauan dan pengukuran itu berupa evaluasi kuliah (kuis, presentasi, tugas, ujian akhir semester) dan ujian sarjana/skripsi. Sedangkan untuk hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat menggunakan tim penilai yang dibentuk oleh jurusan bersama dengan Badan Pertimbangan Penelitian (BPP) FT UB. Jurusan Teknik Pengairan menetapkan bahwa alat pemantauan dan pengukuran tersebut adalah valid dengan didukung semua bukti tertulis dan ditandatangani oleh pihak terkait. Apabila alat pemantauan dan pengukuran ini ditemukan tidak valid, maka Jurusan Teknik Pengairan sebaiknya merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. 7.6
Pembelian
Pembelian dilakukan oleh tim pengadaan Fakultas Teknik, sedangkan Jurusan Teknik Pengairan hanya merencanakan dan mengusulkan kebutuhan.
36
8.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1
Panduan umum Hasil keluaran dari pemantauan dan pengukuran berupa kualitas lulusan yang telah memenuhi kompetensi sebagaimana yang telah ditetapkan (lihat Lampiran 2). Hasil keluaran ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi sejauh mana keefektifan peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Pencapaian visi misi Jurusan Teknik Pengairan melakukan pemantauan dan pengukuran pencapaian visi misi yang terukur dari standar dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Standar mutu yang digunakan adalah standar mutu Jurusan/Program Studi yang telah dibuat oleh Universitas Brawijaya (00000 040001) sedangkan sasaran mutu seperti yang dijelaskan pada sub bab 5.2 8.2.2 Kepuasan pelanggan Jurusan Teknik Pengairan menetapkan persepsi pelanggan tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh bukti obyektif. Pihak Jurusan perlu mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya antara lain nilai indeks prestasi, masa studi, kompetensi yang dikuasai, aplikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Hasil pengukuran ini diwujudkan dalam masih ada tidaknya keluhan dari pelanggan baik itu mahasiswa, pengguna lulusan, dan pelanggan lainnya.
37
8.2.3 Proses layanan pendidikan dan penunjang Jurusan Teknik Pengairan mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. Hasil pengukuran ini diwujudkan dalam laporan atau borang kinerja jurusan. Jurusan Teknik Pengairan dalam memberikan layanan pendidikan, harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan hasil keluaran akhir. Sedangkan dalam hal layanan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan menggunakan metode umpan balik yang dapat berupa kuisioner, perolehan dana penelitian, dan jumlah serta perulangan order. Hasil ini dapat dipakai untuk memverifikasi bahwa memenuhi penjaminan mutu, persyaratan peraturan dan perundang-undangan serta akreditasi yang berlaku. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat keberhasilan dalam mencapai sasaran yang direncanakan. Secara keseluruhan pemantauan dan pengukuran dilakukan secara internal jurusan (audit internal jurusan), audit internal Universitas (PJM) dan audit eksternal BAN-PT serta audit ISO 9001:2008. 8.3
Analisis Data Jurusan Teknik Pengairan berupaya selalu untuk menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dan disesuaikan dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila sudah di atas standar, maka harus ada upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan, sedangkan apabila masih di
38
bawah standar mutu maka perlu dipikirkan upaya pemecahan masalahnya secara rinci dan mendalam. Data Jurusan, baik akademis maupun administratif dikelola dan diperbarui secara berkesinambungan dan terus menerus oleh pihak yang diberi tugas oleh Jurusan. Hal ini untuk memudahkan proses perbaikan, tindakan korektif dan pencegahan. Analisis data didasarkan pada hasil pemantauan dan pengukuran (sub bab 8.2) yang akan diolah dengan metode statistik sederhana seperti untuk mencari rata-rata IPK, rata-rata lama studi, angka drop out, jumlah penelitian, pengabdian masyarakat, analisis kuisioner mahasiswa dan sebagainya. Metode ini dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. Cara pengukuran dan evaluasi secara berkesinambungan dan terus menerus dirinci dan dijelaskan dalam dokumen manual prosedur dan/atau instruksi kerja. Hasil analisis data akan disampaikan kepada seluruh civitas jurusan melalui rapat pleno dosen. 8.4 Perbaikan 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan Jurusan Teknik Pengairan harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong seluruh sumber daya manusia di jurusan untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup pendidikan melalui sistem audit seperti yang digambarkan dalam Gambar 5. Proses perbaikan harus dilakukan dengan didasari dengan semangat penyelesaian keluhan, penerapan saran dan komentar pelanggan realistis dan bermanfaat pada peningkatan mutu.
39
8.4.2 Tindakan Korektif Jurusan Teknik Pengairan menetapkan Manual Prosedur untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan kepada pelanggan. Dokumen Manual Prosedur di Jurusan Teknik Pengairan adalah Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00603 06002) 8.4.3 Tindakan pencegahan Jurusan Teknik Pengairan menetapkan Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00603 06002) untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan yakni mahasiswa dan pihak terkait lainnya. Tindakan pencegahan direkam dan dikomunikasikan / disampaikan ke pihak yang terkait langsung. Hasil dari perbaikan atas tindakan pencegahan seluruh civitas jurusan melalui rapat pleno.
40
