Manual Mutu Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
Manual Mutu Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Kode dokumen
: 00801 05000
Revisi Tanggal Diajukan oleh
: 6 : 09 Agustus 2012 : Ketua UJM
(ttd) dr. Sudjari, DTM&H, MSi.,Sp.ParK Dikendalikan oleh
: Manajer Representatif
(ttd) Dr.dr. Wisnu Barlianto, MSiMed, Sp.AK. Disetujui oleh
: Ketua Jurusan
(ttd) Prof. Dr.dr. Teguh Wahju Sardjono, MSc., SpParK
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 1.
PENDAHULUAN 1.1.
Ruang Lingkup Manual Mutu
1.2.
Tujuan Manual Mutu
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
3.
ISTILAH DAN DEFINISI
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
5.
6.
7.
4.1.
Sekilas Jurusan Kedokteran
4.2.
Organisasi Jurusan Kedokteran
4.3.
Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Kedokteran
4.4.
Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Kedokteran
4.5.
Sistem Dokumentasi dan Audit
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. 5.2.
Komitmen Manajemen Kepuasan Pelanggan
5.3.
Kebijakan Mutu
5.4.
Perencanaan Sistem Mutu
5.5.
Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.6.
Tinjauan Manajemen
PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1.
Penyediaan Sumber Daya
6.2.
Sumber Daya Manusia
6.3.
Kwalifikasi SDM Jurusan
6.4.
Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
6.5.
Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1.
Perencanaan Program Layanan Pendidikan
7.2.
Proses Terkait Mahasiswa
7.3.
Pengendalian Desain dan Pengembangan Kurikulum
7.3.1 Perencanaan Kurikulum 7.3.2 Output design dan pengembangan kurikulum 7.3.3 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan kurikulum
8.
7.4.
Pembelian
7.5.
Ketentuan Layanan Pendidikan
7.6.
Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
PPENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU 8.1.
Panduan Umum
8.2.
Pemantauan dan Pengukuran
8.3.
Analisis Data
8.4.
Perbaikan
ii 1 1 1 1 2 3 3 3 10 10 15 18 18
18 18 18 20 21 21 21 21 22 22 22 23 23 23 23 24 24 24 24 24 25 25 25 26 26 26
1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Ruang lingkup yang diimplementasikan di jurusan yaitu melaksanakan layanan akademik untuk lulusan sarjana S1 dan pendidikan profesi dokter. 1.2. Tujuan Manual Mutu 1. 2. 3. 4.
Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang kedokteran. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008. Mencerminkan komitmen Jurusan Kedokteran dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang kedokteran.
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. Undang-undang No.14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Tahun 2003. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Peraturan Pemerintah RI No.045/U/2002 tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi Peraturan Pemerintah tahun 1980 tentang Pokok Pokok Organisasi Universitas/Institut Negeri Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Tahun 2003. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. Dokumen Rencana Strategis FKUB Dokumen Rencana Strategis Jurusan Kedokteran FKUB Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran.
3. ISTILAH DAN DEFINISI Mutu. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan pelanggan (customer/stakeholder), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat. Manual Mutu. Manual mutu adalah dokumen yang menentukan system manajemen mutu dari organisasi. Jaminan Mutu. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan tertentu. Manajemen. Manajemen adalah kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi. Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu. Dokumen.Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya Jurusan/Program Studi. Jurusan/Program Studi adalah unit pelaksana akademik di Fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik Program Sarjana dan Pascasarjana; dan pendidikan profesi dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni tertentu Pendidikan Tinggi. Pendidikan Tinggi adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan dan pengembangannya. Pendidikan Profesi. Pendidikan Profesi adalah pendidikan tinggi setelah pendidikan sarjana yang diselenggarakan bekerjasama dengan organisasi profesi Pelanggan. Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan layanan pendidikan. Pelanggan di Jurusan Kedokteran terdiri dari mahasiswa (learners) sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim mahasiswa; pengguna lulusan. Persyaratan pelanggan mahasiswa ditetapkan oleh rektor melalui laman SELMA UB (http://selma.ub.ac.id/); orangtua dari mahasiswa tersebut adalah pelanggan; sedangkan pengguna lulusan adalah institusi yang juga menjadi pelanggan. Suasana akademik.Iklim yang mendukung interaksi antara mahasiswa-dosen-tenaga kependidikan, pakar, dosen tamu, nara sumber, untuk meningkatkan mutu kegiatan akademik, di dalam maupun di luar kelas. Suasana akademik yang baik ditunjukkan dengan perilaku yang mengutamakan kebenaran ilmiah, profesionalisme, kebebasan akademik dan kebebasan mimbar akademik, serta penerapan etika akademik secara konsisten.
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Kedokteran 1. Jurusan Kedokteran merupakan integrasi dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang ditetapkan melalui SK Dikti 001/O/1974. 2. Jurusan Kedokteran FKUB merupakan untuk pelaksana akademik di dalam organisasi Fakultas Kedokteran UB sesuai dengan Statuta Universitas Brawijaya, 2009. 3. Spesifikasi dan Kompetensi lulusan yang dihasilkan oleh Jurusan Kedokteran yang ditetapkan oleh Konsil Kedokteran Indonesia dalam konteks profesi dokter mengandung makna sebagai integrasi kemampuan berpikir, bertindak, dan berperilaku sebagai seorang dokter. Setiap tindakan professional seorang dokter harus didasarkan kepada hasil berpikir yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah, dilakukan sesuai dengan standar prosedur yang ditetapkan, dan disertai dengan sikap dan perilaku sesuai dengan etika, kode etik, dan tanggungjawab seorang dokter. 4. Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran tidak mengelola Program Studi S2 dan S3. 4.2. Organisasi Jurusan Kedokteran 1.
Struktur Organisasi Jurusan Kedokteran Jurusan Kedokteran FKUB merupakan unsur pelaksanan akademik yang melaksananak pendidikan akademik pada program sarjana hingga pendidikan profesi dokter. Dalam hal ini, Jurusan Kedokteran tidak mengelola program studi tetapi langsung mengelola laboratorium/bagian berkaitan dengan proses belajar mengajar. Organisasi Jurusan dipimpin oleh seorang Ketua dan didampingi seorang Sekretaris yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan, serta bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Masa jabatan Ketua dan Sekretaris Jurusan adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan tidak boleh lebih dari dua kali masa jabatan berturutturut. Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua dan Sekretaris Jurusan dibantu oleh Tenaga Administrasi Jurusan dan berkoordinasi dengan Ka.Subag.Akademik pada tingkat fakultas. Sedangkan dalam mengelola proses belajar mengajar dibantu oleh Koordinator Semester dan Koordinator Pendidikan Profesi. Struktur Organisasi Jurusan Kedokteran adalah sebagai berikut:
KETUA JURUSAN
SEKRETARIS JURUSAN
ADMINISTRASI JURUSAN
KOORDINATOR SEMESTER I, II
KOORDINATOR SEMESTER III s/d VII
KA.SUBAG. AKADEMIK
KOORDINATOR PENDIDIKAN PROFESI
2.
Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya
PUSAT JAMINAN MUTU (PJM)
SENAT UNIVERSITAS
REKTOR
LEMBAGA / BIRO
UNIT JAMINAN MUTU (UJM) 3.
SENAT FAKULTAS
DEKAN
GUGUS JAMINAN MUTU (GJM)
KETUA JURUSAN/ PROGRAM STUDI
Struktur Kerja (Fungsi) Unit Penjaminan Mutu Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Dekan
Pakar MEU Sekretariat
Tim UJM
Jurusan
Laboratorium PJP/PJMK
Mahasiswa Keterangan: = = =
Garis struktural; instruksi Garis koordinasi; masukan Garis kerjasama
4.
Tugas Pokok dan Fungsi 1.
2.
Jurusan Kedokteran a. Jurusan Kedokteran berada di bawah Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya ditetapkan berdasarkan Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. b. Personalia Jurusan terdiri dari seorang Ketua dan seorang sekretaris yang dipilih dan ditetapkan berdasarkan Keputusan Rektor tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Ketua/Sekretaris Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya c. Struktur dan Kedudukan Jurusan Kedokteran sesuai dengan struktur Jurusan Kedokteran menurut Struktur dan Kedudukan Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya d. Jurusan Kedokteran berfungsi sebagai unit struktural dalam organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang bertanggungjawab kepada Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya sebagai unit penyelenggara pendidikan. Tugas Pokok dan Fungsi Ketua Jurusan Kedokteran a. Mengoperasionalkan visi, misi, dan grand strategy fakultas sesuai dengan fungsi dan kedudukannya dibidang akademik khususnya dalam penyelenggaraan Kurikulum Berbasis Kompetensi di Jurusan b. Menetapkan Silabus dan Isi Pengajaran, c. Menetapkan area, komponen, dan kompetensi bahan ajar tiap Matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi, d. Dalam penyelenggaraan pendidikan, berdasarkan Kurikulum Berbasis Kompetensi, berkoordinasi dengan: - Pimpinan fakultas, dalam hal implementasi kebijakan akademik fakultas, dan penyelenggaraan ketetapan fakultas terkait dengan tugas dan fungsi Jurusan Kedokteran; - Jurusan Kedokteran lain dilingkungan Fakultas dalam hal resource sharing penggunaan sumberdaya manusia, sarana, prasarana, dan unit-unit penyelenggara pendidikan serta administrasi akademik fakultas; - Unit Jaminan Mutu dalam hal koordinasi pemantauan penjaminan mutu kurikulum dan pelaksanaan proses belajar mengajar ; - MEU antara lain dalam hal: a) Perencanaan, Pengkajian, dan Pengembangan Konsep Kurikulum dan Evaluasi Kurikulum, b) Perencanaan, Pengkajian, dan Pengembangan Konsep Proses Belajar Mengajar dan Evaluasi Hasil Belajar ; c) Perencanaan, Pengkajian, dan Pengembangan Konsep Keterampilan Instruksional Dosen dan Konsep Pengembangan Infrastruktur Jurusan Kedokteran Laboratorium, antara lain dalam hal : a) Penempatan dosen laboratorium dalam kelompok pengajar pengampu mata kuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi ; b) Penetapan bahan ajar matakuliah laboratorium dalam matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi ; c) Pemanfaatan sarana dan prasarana akademik yang dimiliki laboratorium dalam pembelajaran terintegrasi Kurikulum Berbasis Kompetensi
-
3.
Monitoring dan Evaluasi Proses dan Hasil pelaksanaan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi.
Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris Jurusan Kedokteran a. Menjaga agar seluruh area kompetensi tersebar secara proporsional dalam seluruh matakuliah dan keterampilan yang dibelajarkan , b. Menetapkan laboratorium yang akan menjadi host sebagai tempat utama pembelajaran kompetensi terkait ; c. Mengkoordinasikan Penanggung Jawab Blok d. Mengkoordinasikian pelaksanaan pembelajaran dan Evaluasi Hasil Belajar di Jurusan Kedokteran masing-masing e. Dalam penyelenggaraan pendidikan, berdasarkan Kurikulum Berbasis Kompetensi, berkoordinasi dengan: Sub bagian Administrasi Akademik Fakultas dalam hal a) Mengkoordinasikan unit administrasi khusus Jurusan Kedokteran dalam jajaran tata usaha khususnya di bagian administrasi akademik fakultas untuk tata laksana administrasi pengajaran dan pelaksanaan pembelajaran di Jurusan Kedokteran b) Mengusulkan kebutuhan, pemanfaatan, pemeliharaan, dan pengembangan sarana dan prasarana tata usaha dan bagian administrasi akademik fakultas yang diperlukan bagi perencanaan dan penyelenggaraan pembelajaran ; Dosen Penasehat Akademik, melalui otoritas Pembantu Dekan I dalam hal pembimbingan rencana studi, cara belajar, dan pemantauan proses dan hasil belajar mahasiswa; Unit Bimbingan Konseling, melalui otoritas Pembantu Dekan III dalam hal bimbingan non akademik yang diperlukan mahasiswa. Struktur-struktur dalam Jurusan Kedokteran sesuai dengan fungsi masing-masing Mahasiswa melalui perwakilannya, dalam hal: perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi proses belajar mengajar.
4. Koordinator Semester a. Dalam penyelenggaraan pendidikan, berdasarkan Kurikulum Berbasis Kompetensi, berkoordinasi dengan: Penanggung Jawab Blok (PJB), dalam hal mengkooordinasikan penyusunan jadwal serta materi pembelajaran, dan pelaksanaan serta ujian serta penilaian Mata Kuliah Kompetensi - Penanggung Jawab Mata Kuliah (PJMK) untuk matakuliah Blok dan NonBlok, dalam hal mengkooordinasikan penyusunan jadwal serta materi pembelajaran, dan pelaksanaan serta ujian serta penilaian Mata Kuliah Kompetensi - Kepala laboratorium dalam penyelenggaraan praktikum - Melaksanakan monitor dan evaluasi terhadap proses pembelajaran 5. Laboratorium a. Laboratorium adalah unit fakultas yang berfungsi sebagai pusat pembelajaran, sumber belajar, dan dosen dalam disiplin ilmu terkait dengan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional. b. Laboratorium dipimpin oleh seorang Kepala laboratorium yang bertanggung jawab kepada Dekan dalam perancangan dan pelaksanaan tugas-tugas laboratorium.
c.
d.
e.
Dalam melaksanakan tugasnya Kepala laboratorium dibantu oleh satu atau lebih Penanggung Jawab Pembelajaran (PJP) yang bertugas mengkoordinasikan pembelajaran setiap Jurusan yang menggunakan Laboratorium terkait dalam proses belajar mengajarnya. Kepala laboratorium bertugas: 1) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dalam penggunaan sarana dan prasarana belajar baik sebagai host maupun sebagai wadah penunjang pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional; 2) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium atas permintaan Jurusan Kedokteran untuk menjadi Penanggungjawab Matakuliah/ Blok dan atau anggota kelompok pengajar matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi. 3) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium untuk pembelajaran Konvensional. 4) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan mengkontribusikan bahan ajar matakuliahnya yang relevan dengan kompetensi tertentu/tujuan pembelajaran. Dalam hal memfasilitasi hal-hal tersebut dalam butir (2), kepala laboratorium seyogyanya : 1) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan Kedokteran untuk menjaga pemerataan pendistribusian dosen laboratorium dalam kegiatan Jurusan agar seluruh dosen laboratoriumnya berfungsi maksimal dalam memenuhi standar EWMP masing-masing dosen. 2) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar program pengajaran laboratorium (kuliah dan praktikum) tersebar dalam program pengajaran Jurusan secara proporsional agar Tujuan Instruksional masing-masing Matakuliah laboratorium tetap dapat dicapai secara maksimal. 3) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar isi matakuliah (course content) laboratorium dapat terdistribusikan secara proporsional kedalam silabus Jurusan 4) Memelihara dan mengembangkan mutu isi matakuliah yang relevan dengan kompetensi yang akan dicapai lulusan. 5) Tetap mengembangkan potensi akademik, keterampilan instruksional, penelitian dan pengembangan ilmu bagi dosen di lingkungannya.
6. UPT Labskill & Laboratorium Sentral Biomedik a. UPT Labskill dan Laboratorium Sentral Biomedik adalah Unit Penunjang Teknis Fakultas dibawah Dekan yang berfungsi menjadi tempat memfasilitasi pembelajaran Keterampilan Klinis, Penelitian, dan Pembelajaran Biomedik yang bisa digunakan semua Jurusan . 7. Urusan Administrasi Akademik Jurusan Kedokteran a. Urusan Administrasi Akademik Jurusan adalah staf tata usaha fakultas yangbertugas khususmenunjang administrasi pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi oleh Jurusan b. Sebagai staf penunjang pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi oleh Jurusan, staf ini bertugas membantu Jurusan dengan memberikan daya dukung dalam operasionalisasi akademik serta melaksanakan registrasi akademik yang meliputi :
1) Registrasi mahasiswa baru dan daftar ulang mahasiswa lama, 2) Registrasi keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan akademik khusus seperti semester pendek dan lain-lain. 3) Presensi dosen dan mahasiswa dalam proses belajar mengajar; 4) Membantu penjadwalan kegiatan, tempat dan waktu pembelajaran berkoordinasi dengan Jurusan lain; 5) Administrasi Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil Studi mahasiswa peserta Kurikulum Berbasis Kompetensi ; 6) Melaksanakan penyusunan, penyimpanan, dan pemanfaatan database akademik dalam Sistim Informasi Akademik ( Siakad ) ; 7) Melaksanakan pengisian berkala dan berkesinambungan borang akreditasi akademik; 8) Melaksanakan penyiapan sarana/prasarana rapat-rapat akademik Jurusan 8. Penanggungjawab Blok (PJB) a. Penanggungjawab Matakuliah ialah dosen yang ditetapkan Dekan untuk mengkoordinasikan sebuah Kelompok Pengajar dalam perancangan, pembelajaran dan evaluasi hasil belajar dan pelaksanaan sebuah Matakuliah Kompetensi (MKK) / Blok tertentu. b. Dalam mengelola Blok dibawah koordinasinya, PJMA / PJB bertugas : 1) mengkoordinaskan jadwal , pembelajaran, dan ujian Blok 2) mengkoordinasikan tugas mengajar dosen dalam kelompok, 3) menetapkan model pembelajaran yang digunakan, 4) menyampaikan hasil belajar mahasiswa kepada Jurusan dan atau matakuliah disiplin ilmu terkait dengan MKK / Blok tertentu c. Penanggungjawab mata ajar / Blok bertanggungjawab dan berada dibawah koordinasi Jurusan . 9. Kelompok Pengajar (Dosen) a. Kelompok Pengajar dalam Pedoman Akademik ini adalah sekelompok dosen yang ditunjuk Jurusan dan mewakili Laboratorium sebagai Pengampu / Nara Sumber matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi terkait disiplin ilmu masing-masing b. Kelompok pengajar bertanggungjawab secara fungsional kepada Jurusan dan secara struktural kepada Laboratorium. c. Kelompok Pengajar berfungsi sebagai pelaksana pembelajaran dan evaluasi hasil belajar Matakuliah Kompetensi atas nama Jurusan . d. Kelompok Pengajar merupakan kelompok dosen dari berbagai disiplin ilmu yang diintegrasikan baik secara vertikal maupun horizontal. 10. Medical Education Unit (MEU) Ketua MEU bersama anggota MEU bertugas: a. Membuat buku pedoman pendidikan bersama KPS dan SPS b. Merancang kurikulum, c. Melakukan MONEV terhadap kurikulum dan menyempurnakan kurikulum dan bertanggungjawab ke Dekan 11. Unit Jaminan Mutu (UJM ) a. Unit Penjaminan Mutu (UJM) Jurusan adalah Unit Penunjang Fakultas di bawah dan bertanggungjawab kepada Dekan dalam hal pengendalian standar dan penjaminan mutu Jurusan .
b. Unit Jaminan Mutu ditetapkan berdasarkan Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. c. Personalia UJM terdiri dari seorang Ketua dan seorang sekretaris dengan anggota dari Dosen dan Mahasiswa, yang dipilih dan ditetapkan berdasarkan Keputusan Rektor. d. Ketua Unit Jaminan Mutu (UJM) bersama sekretaris dan anggota UJM bertugas: 1) Membantu Jurusan/PS Pendidikan Dokter untuk penyiapan Dokumen Penjaminan Mutu. 2) Menyusun Standar Penjaminan Mutu. Jurusan dalam melaksanakan tugas dan fungsi penyelenggaraan KBK di Jurusan Kedokteran. 3) Menyusun dan melaksanakan Standar Prosedur Operasional Monitoring dan Evaluasi terhadap Jurusan dalam penyelenggaraan KBK Jurusan Kedokteran 4) Bersama MEU melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kurikulum dan proses belajar mengajar oleh Jurusan. 4.3 Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Kedokteran Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dapat dilihat di dokumen Visi, Misi dan Tujuan dengan kode 00801 01000 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Kedokteran Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Kedokteran, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya. Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran digambarkan seperti gambar berikutnya. Gambar. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mengikuti siklus SPMI Universitas Brawijaya
Proses Bisnis di Jurusan Kedokteran FKUB terdiri dari: 1. Kurikulum 2. Mahasiswa dan Kompetensi Lulusan 3. Proses Belajar Mengajar 4. Manajemen Akademik 5. Sarana dan Prasarana Akademik 6. Sistim Informasi Akademik/Tekhnologi Informasi Proses
pendukung yang dikerjakan oleh Fakutas Kedokteran Sumber Daya Manusia Penelitian dan Publikasi Pengabdian kepada Masyarakat Suasana Akademik
Produk/Output yang dihasilkan di Jurusan Kedokteran FKUB adalah: Pedoman Pendidikan, Aturan Pelaksanaan Pendidikan dan aturan lainnya. Mahasiswa Berprestasi Lulusan yang Kompeten Mahasiswa Berprestasi, Lulusan yang Kompeten Jasa-jasa: Pelatihan, Konsultasi, Magang, studi banding, penelitian, pelayanan med, pelayanan medis dis dll. Sarjana Kedokteran, Dokter Umum Karya Ilmiah Aturan-aturan Sarjana Kedokteran, Dokter Karya Ilmiah Aturan Pelaksanaan PBM, Peraturan Akademik dan aturan pelaksanaanya Kebutuhan kelas, Kebutuhan Ruang Praktikum, Peralatan Perkuliahan dll. Tekhnologi Informasi Secara skematis kaitan antara Proses Bisnis, Output dan Pengguna di Jurusan Kedokteran FKUB adalah sebagai berikut:
Tabel 1: Kaitan Proses Bisnis, Output dan Pengguna Proses Bisnis Output 1. Kurikulum - Pedoman Pendidikan - Aturan-aturan Pelaksanaan Pendidikan - Aturan aturan lain 2. Mahasiswa dan Kompetensi Akademik: Mahasiswa Lulusan berprestasi, Lulusan yang kompeten dll. Jasa: Pelatihan, Konsultasi, Magang, Studi banding, penelitian, Pelayanan dll. 3. Proses Belajar Mengajar - Sarjana Kedokteran, - Dokter Umum, - Karya Ilmiah - Layanan Ilmiah - Aturan Pelaksanaan PBM 4. Manajemen Akademik Peraturan Akademik Aturan Pelaksanaan Akademik Layanan Akademik 5. Sarana dan Prasarana Akademik Kebutuhan kelas Kebutuhan Ruang Praktikum Peralatan Perkuliahan dll. 6. Sistem Informasi Akademik Tekhnologi Informasi
Pengguna Fakultas, Jurusan, Laboratorium, Mahasiswa, Dosen, Karyawan, Unit-unit yang dibentuk di FKUB dan Masyarakat. Masyarakat, Rumah Sakit, PKM, Tempat-tempat Pelayanan Kesehatan, Masyarakat Ilmiah, Industri, atasan langsung unit kerja. Mahasiswa, Atasan langsung pimpinan unit kerja, Masyarakat, RS, RS jejaring, Dosen dan Karyawan Mahasiswa, personil administrasi, dan Atasan langsung. Mahasiswa, Laboratorium, Bag. Administrasi Mahasiswa, Dosen, Atasan langsung, Bagian Administrasi, Unit TIK, Masyarakat Pengguna.
Perbaikan Berkelanjutan Proses Bisnis di Jurusan Kedokteran FKUB Monitoring
D
(Do)
1.Visi Misi melalui standar mutu. 2. Kepuasan Pelanggan. Visi Misi 1. Evaluasi Diri 2. Benchmarking 3. Stakeholders (pelanggan) 1,2 dan 3 utk menetapkan standar mutu.
P
(Plan)
Pelaksanaan (4)
Pimpinan Manajemen
Evaluasi Kinerja Pimpinan Manajemen
1. Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu. 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakukan.
Jurusan Kedokteran FKUB 1. Kurikulum 2. Mahasiswa dan Kompetensi Lulusan 3. Proses Belajar Mengajar 4. Manajemen Akademik 5. Sarana dan Prasarana Akademik 6. Sistim Informasi Akademik/Tekhnologi Informasi
C
(Check)
Audit
(Internal/eksternal)
(5)
Perbaikan, tindak lanjut dan Peningkatan mutu
A
(6)
(Act)
Rumusan Koreksi (Permintaan Tindakan Koreksi/PTK) Koreksi/PTK)
Tabel 2: Persyaratan out put (produk jasa dan layanan) Proses Bisnis 1. Kurikulum
Output - Pedoman Pendidikan
Persyaratan Output Sesuai dengan standar yang ditentukan
2. Mahasiswa Kompetensi Lulusan
dan
- Aturan-aturan Pelaksanaan Pendidikan - Aturan aturan lain Akademik: Mahasiswa berprestasi, Lulusan yang kompeten. Beasiswa: Jasa: Pelatihan, Konsultasi, Magang, Studi banding, penelitian, Pelayanan.
3. Proses Belajar Mengajar
-
4. Manajemen Akademik
Peraturan Akademik Aturan Pelaksanaan Akademik Layanan Akademik Kebutuhan kelas Kebutuhan Ruang Praktikum Peralatan Perkuliahan dll. Tekhnologi Informasi Jasa: Pelatihan, Konsultasi, Magang, Studi banding, penelitian, Pelayanan.
5. Sarana dan Prasarana Akademik 6. Sistem Akademik
Informasi
Sarjana Kedokteran, Dokter Umum, Karya Ilmiah Layanan Ilmiah
pada: KKI dan SKDI (sedang dikerjakan kesesuaiannya dengan standar WFME) Akademik: TOEIC >500, IPK>2.00, Nilai MKK >C Beasiswa: Jumlah dan jadwal sesuai ketentuan yang diprogramkan Jurusan. Jasa: Ada indikator kelulusan yang jelas Kepuasan pelanggan Sertifikat, nilai evaluasi dan laporan Laporan dan jurnal Lulusan Dokter sesuai dengan standar yang ditentukan pada: KKI. Dengan kompetensi pendukung dari WFME Karya ilmiah: Sesuai dengan tujuan pembelajaran, terutama dalam berpikir secara ilmiah. Sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dalam pembelajaran. Sesuai dengan standar Pelayanan Prima Sesuai dengan SIAKAD Sesuai dengan standar yang telah di audit AIM, BAN PT, dan ISO 9001; 2008. Tekhnologi Informasi: Sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam Renstra FKUB Jasa: Ada indicator output yang jelas Kepuasan pelanggan Sertifikat, nilai evaluasi dan laporan Peserta dari berbagai unsur: mahasiswa, dosen dan masyarakat, laporan, kumpulan abstrak atau proceeding.
Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia digambarkan seperti gambar berikutnya. Jurusan Kedokteran FKUB mengelola 6 proses bisnis, yaitu: Kurikulum, Mahasiswa dan Kompetensi Lulusan, Proses Belajar Mengajar, Manajemen Akademik, Sarana dan Prasarana Akademik dan Sistem Informasi Akademik. Proses bisnis ini didukung oleh Fakutas Kedokteran dengan 4 Proses bisnis yang lain, yaitu: Sumber Daya Manusia, Penelitian dan Publikasi, Pengabdian kepada Masyarakat dan Suasana Akademik. Pengelolaan Jurusan didasarkan pada Proses-proses Input, Proses dan Output, semuanya ini bergantung kerjasama dari Pengelola dan (keperluan dan kepuasan) Pelanggan. Penerimaan Mahasiswa di Jurusan telah diatur dan ditetapkan oleh rektor melalui laman SELMA UB, http://selma.ub.ac.id. Untuk memenuhi misi dan visinya menuju ke Kurikulum Berstandar Internasional, Jurusan Kedokteran/PSPD mendapat Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter untuk tahun 2011 s/d 2013. Dalam Pelaksanaan Pembelajaran Jurusan Kedokteran FKUB mempunyai Program unggulan, yaitu: Program Biomedik dan Kedaruratan Medik. Output dari Proses Bisnis ini adalah Dokter Umum dengan kompetensi Dokter yang ditetapkan oleh Konsil Kedokteran Indonesia (KKI) disertai dengan Kompetensi Pendukung: World Federation of Medical Education (WFME ) & Kompetensi Kedaruratan Medik.
Gambar. Proses utama (bisnis proses) jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di Jurusan Kedokteran FKUB.
KEPERLUAN PELANGGAN
INPUT
Rencana dan Proses Manajeman Dokter Umum dengan kompetensi Dokter yang ditetapkan oleh Konsil Kedokteran Indonesia (KKI)
Analisis Data (SWOT)
Tinjuan manajemen Peningkatan mutu Rencana pengembangan
Pelanggan Mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan dan lulus seleksi masuk mahasiswa yang tercantum pada www.selma.ub.ac.id
Masukan pengguna lulusan
OUTPUT
PROSES
Dokumen Induk: 1. Visi dan Misi 2. Organisasi dan Tata Kerja 3. Rencana Strategis 4. Program Kerja 5. Pedoman Pendidikan
Mahasiswa
Orangtua Proses belajar mengajar
Manajemen akademik
Sumber daya manusia - Tenaga pengajar - Tenaga administrasi Kurikulum Kurikulum Berbasis Kompetensi
Kompetensi lulusan Kompetensi utama: Dokter Umum dengan kompetensi Dokter yang ditetapkan oleh Konsil Kedokteran Indonesia (KKI)
Kompetensi Pendukung: World Federation of Medical Education (WFME ) & Kompetensi Kedaruratan Medik
Sarana dan Prasarana -Gedung perkuliahan -Laboratorium Teknologi informasi akademik
Unit Penjaminan Mutu
Pengendalian Manajemen (Rapat program, Rapat kerja)
KEPUASAN PELANGGAN
Penjaminan mutu internal UJM dan MEU
Audit Eksternal BAN PT/ISO:2008 9001
Audit internal PJM UB
Tindakan perbaikan dan pencegahan dan pengendalian dokumen
UMPAN BALIK
Pengguna lulusan
4.4.2. Pelanggan Pelanggan dari Jurusan Kedokteran FKUB dapat dibagi menjadi 6 (empat) bagian, yaitu 1. mahasiswa sebagai pelanggan utama; 2. dosen dan tenaga pendidik, 3. Instansi 4. masyarakat umum 5. pengguna lulusan 6. pimpinan UB. 1. Persyaratan pelanggan mahasiswa: Mengikuti proses pendaftaran dan seleksi (ditetapkan oleh rektor melalui laman SELMA UB, http://selma.ub.ac.id). Serta menjalankan proses pembelajaran sehingga tercapai kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan. 2. Persyaratan dosen dan tenaga pendidik - Dosen UB - Tenaga pendidik di UB - Minimal Sarjana Kedokteran atau S2 non Kedokteran 3. Persyaratan Instansi: - Berdasar kerjasama antar universitas atau antar Instansi 4. Persyaratan masyarakat umum: Pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah dan swasta. Masyarakat, Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan jasa jurusan Pendidikan Dokter FK-UB didasarkan pada tingkat kepentingan bersama antara keduabelah pihak 5. Pengguna lulusan Pengguna lulusan adalah lembaga atau masyarakat yang menggunakan lulusan Jurusan Kedokteran FK UB untuk melaksanakan kegiatannya. 6. Pimpinan UB Pimpinan UB adalah Rektor, PR I, PR II, dan PR III, Ketua lembaga, Dekan, Direktur, Kabiro, PJM, dan SPI 4.5 Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumen di Jurusan Kedokteran mengikuti system dokumen yang ada di Universitas, baik jenis dokumen maupun system kodifikasinya (lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00009 01000). Seluruh Dokumen dikendalikan oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh Ketua Jurusan. Sistem pengendalian dokumen tercantum didalam Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman. Sedangkan sistem audit internal mengikuti sistem audit yang ditetapkan oleh Sistem Manajemen Mutu Universitas Brawijaya. Adapun secara lengkap dokumentasi Unit Jaminan Mutu Jurusan Kedokteran FKUB adalah sebagai berikut: Tabel 3: Dokumen UJM Jurusan Kedokteran Jurusan Kedokteran FKUB. NO 1 2 3
Dokumen Visi dan Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi pencapaian Rencana Strategis Program Kerja
Kode
00801 01000 00801 02000 00801 03000
4 5
Pedoman Pendidikan Manual Mutu
00801 04000
6 7
Standar Mutu Jurusan/Program Studi (=UB) 1. Manual Prosedur Wajib a. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
00800 04001
b. c. d. e.
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Tindakan Korektif dan Pencegahan Audit Internal Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan.
2. Manual Prosedur Jurusan Perancangan dan Pengembangan Kurikulum
Tracer Study
8
Kegiatan Mahasiswa Evaluasi Prestasi Mahasiswa Reward Mahasiswa Berprestasi Teknis Perkuliahan Administrasi Perkuliahan Praktikum Seminar Kelompok Seminar Hasil Penelitian Skripsi/Tugas Akhir Evaluasi Proses Belajar-Mengajar Ujian Yudisium Diskusi Kelompok Pembelajaran Non-Blok Pembelajaran Ketrampilan & Ketrampilan Klinik Evaluasi Hasil Pembelajaran OSCE (Objective Structure Clinical Examination) Manajemen Administrasi Akademik Manajemen Administrasi Laboratorium Pemrosesan Nilai Ujian Penggunaan Laboratorium Penggunaan Ruangan Rutin Peminjaman Fasilitas Sistem Informasi Akademik Pembuatan Website 1. Instruksi Kerja Jurusan Lokakarya Kurikulum Penyusunan KBK Monitoring dan Evaluasi Kurikulum Tracer Study Pelaksanaan Kegiatan Mahasiswa Penentuan Mahasiswa Berprestasi Reward Mahasiswa Berprestasi Kegiatan Perkuliahan untuk Mahasiswa Kegiatan Perkuliahan untuk Dosen
00801 05000
00801 06001 00801 06002 00801 06003 00801 06004
00801 06005
00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801
06000.01.01 06000.01.02 06000.02.01 06000.02.02 06000.02.03 06000.03.01 06000.03.02 06000.03.03 06000.03.04 06000.03.05 06000.03.06 06000.03.07 06000.03.08 06000.03.09 06000.03.10 06000.03.11 06000.03.12 06000.03.13 06000.03.14 06000.04.01 06000.04.02 06000.04.03 06000.05.01 06000.05.02 06000.05.03 06000.06.01 06000.06.02 07000 07000.001 07000.002 07000.003 07000.004 07000.005 07000.006 07000.007 07000.008 07000.009
9 10
Kegiatan Praktikum untuk Mahasiswa Kegiatan Praktikum untuk Dosen Kegiatan Diskusi Kelompok untuk Mahasiswa Kegiatan Diskusi Kelompok untuk Dosen Kegiatan Seminar Kelompok untuk Mahasiswa Kegiatan Seminar Kelompok untuk Dosen Kegiatan Ujian Teori untuk Mahasiswa Kegiatan Ujian Teori untuk Dosen Kegiatan Ujian Praktikum untuk Mahasiswa Kegiatan Ujian Praktikum untuk Dosen Kegiatan Ujian Tugas Akhir Yudisium Evaluasi Proses Belajar Mengajar Pembuatan Kwesioner Penyebaran Kwesioner Tabulasi dan Analisis Data Kwesioner Pelaksanaan Penelitian Tugas Akhir Kegiatan Revisi Naskah Tugas Akhir Kegiatan Seminar Proposal Penelitian Pengajuan Dosen Pembimbing Utama TA Pengajuan Dosen Pembimbing Pendamping TA Pohon Penelitian Kegiatan Evaluasi Penelitian Penulisan Arrtikel Jurnal Penulisan Artikel Seminar Kegiatan Up Date Data Akademik Penggunaan Modul dalam SIM Tata Cara Pengajuan Tugas Belajar Tata Cara Penempatan Kembali Penggunaan Laboratorium Peminjaman Alat Laboratorium bagi Dosen Peminjaman Alat Laboratorium bagi Mahasiswa Peminjaman Fasilitas bagi Dosen dan Karyawan Peminjaman Alat Laboratorium bagi Mahasiswa Persiapan Ruang Kuliah Pembuatan dan Penggandaan Soal Ujian Permohonan Ujian Susulan Persiapan Ruang Kuliah 2. Instruksi Kerja Laboratorium (di laboratorium masing-2) Dokumen Pendukung Borang-borang
00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801 00801
07000.010 07000.011 07000.012 07000.013 07000.014 07000.015 07000.016 07000.017 07000.018 07000.019 07000.020 07000.021 07000.022 07000.023 07000.024 07000.025 07000.026 07000.027 07000.028 07000.029 07000.030 07000.031 07000.032 07000.033 07000.034 07000.035 07000.036 07000.037 07000.038 07000.039 07000.040 07000.041 07000.042 07000.043 07000.044 07000.045 07000.046 07000.047
00801 08000 00801 09000
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Akademik yang diterapkan universitas. Audit internal Jurusan dilakukan dua tahap, yaitu yang pertama oleh auditor yang ditunjuk oleh Jurusan dan yang kedua oleh PJM Universitas Brawijaya. Kedua tahap tersebut biasanya dilakukan dua kali dalam setahun yakni berupa audit sistem dan audit kepatuhan. Selain itu termasuk dalam audit
internal, Jurusan mengadakan audit silang (cross audit) yang dilakukan internal antar unsur/kegiatan di Fakultas Kedokteran UB. Audit eksternal juga dilaksanakan di Jurusan Kedokteran dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam perolehan sertifikat. Selain itu Jurusan Kedokteran FKUB harus diasesmen oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT.
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Kedokteran, maka Ketua Jurusan Kedokteran berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara bersungguh-sungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris Jurusan Kedokteran sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Jurusan Kedokteran. 2. Membudayakan system mutu di lingkungan Jurusan Kedokteran dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 3. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi dan tugasnya. 5.2. Kepuasan Pelanggan Jurusan Kedokteran sebagai penyelenggara dan pelaksanan pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang menentukan isi kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indicator kinerja jurusan. Untuk mencapai visi dan misi, Jurusan Kedokteran akan memberikan pelayanan pendidikan yang sebaik-baiknya kepada pelanggan utama, yaitu mahasiswa, dengan menyediakan unit pendukung berupa: 1. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi atau pembimbing akademik (PA) atau dosen wali. 2. Setiap mahasiswa yang berprestasi tetapi kurang mampu akan diusahakan mendapatkan beasiswa melalui prosedur yang berlaku. 3. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana prasarana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 4. Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan Kedokteran. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Fakultas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan 00800.04005 dan MP Penanganan Keluhan Pelanggan 00800.04006). 5.3. Kebijakan Mutu Jurusan Kedokteran mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: Jurusan Kedokteran akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Kedokteran yang dapat diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan sesuai dengan pedoman Konsil Kedokteran Indonesia (KKI) dan Standar Kompetensi Dokter Indonesia (SKDI), dengan cara berupaya menjalankan system penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. 5.4. Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan system mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (kode: 00801 01000). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) (kode: 00801 02000), Program Kerja (kode: 00801 03000), Pedoman Pendidikan (kode: 00801 04000), Manual Mutu (kode: 00801 05000), dan Standar Mutu yang mengikuti pola standar mutu Universitas (kode: 00000 04001) dan atau Sasaran Mutu, Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas sebagai berikut: 1. Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Kedokteran mendapatkan nilai “A” berdasarkan standar BAN PT. 2. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80% mengacu pada dokumen Borang Penilaian Kinerja Jurusan yang ditetapkan oleh Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya 3. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah mencapai 80% yang mengacu pada persyaratan SMM ISO 9001:2008 4. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class Standard telah mencapai 50% mengacu pada dokumen WFME Quality Improvement Basic Medical Education 2001 5. Sasaran mutu juga tertuang didalam dokumen Rencana Strategis Jurusan Kedokteran 2010-2011 dan Program Kerja Jurusan 2010-2011. 6. Menjamin terpenuhinya persyaratan produk yang tertuang didalam Dokumen Pendidikan 2010-2011 Bab.Evaluasi Hasil Pembelajaran. 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Kedokteran (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan system penjaminan mutu di tingkat jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dengan dibantu oleh Unit Jaminan Mutu (UJM). Beberapa wewenang dan tanggung jawab Wakil Manajemen atau MR (Management Representative) adalah: a. Sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal. b. Mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat Jurusan. c. Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. d. Melaporkan kepada Ketua Jurusan, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu Jurusan Kedokteran dan audit baik internal maupun ekternal. e. Mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar. Komunikasi internal dilakukan untuk menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif pada sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota civitas akademika dalam pencapaiannya, serta mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan,
sasaran dan pencapaian mutu yang dikoordinir Ketua Jurusan, dengan beberapa usaha, sebagai berikut: Rapat rutin Ketua Jurusan, MR, dan tim UJM secara berkala minimal 2 kali sebulan. Rapat pimpinan jurusan dengan KKDK dan Ka.Lab. minimal 2 kali dalam satu semester. Rapat pleno Jurusan minimal 2 kali dalam satu semester. Umpan balik dari seluruh anggota civitas akademika minimal 1 kali dalam 1 semester. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, leaflet, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka dalam seminar atau workshop atau reuni. Universitas juga melakukan layanan Ecomplaint, dimana apabila ada e-complaint yang masuk akan diteruskan kepada Jurusan untuk ditindaklanjuti.
5.6. Tinjauan Manajemen Ketua Jurusan menjamin bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan telah ditetapkan melalui Sistem Manajemen Mutu dan dijabarkan kedalam persyaratanpersyaratan yang sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan melalui kegiatan Tinjauan Manajemen. Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) Batch I oleh GJM dan Batch II oleh PJM tiap awal semester atau tiap 6 bulan. dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR, dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan. Agenda, materi serta tindaklanjut management review dituangkan dalam bentuk dokumen dan lampirannya. Gap analysis dilakukan untuk mengetahui ketidaksesuaian antara standar mutu dangan produk yang dihasilkan. Tindakan koreksi dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan gap. Langkah-langkah yang diambil tertuang didalam dokumen MP Tindakan Korektif dan Penceganan (No. Dokumen 00801 06003) dan MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (No. Dokumen 00801 06002). 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Melalui Rapat Fakultas yang membahas tentang ketersediaan sumber daya, Jurusan Kedokteran akan menjamin bahwa sumber daya yang diperlukan untuk mendukung proses utama dalam menyediakan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran telah tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan system menjamin mutu dapat berjalan dengan baik sehingga Visi dan Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan dapat terpenuhi. 6.2. Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia yang tersedia di Jurusan Kedokteran dapat dilihat pada Dokumen Pendukung Kode: 00801 05000 6.2. Kriteria dosen mengacu pada Undang-undang RI No.14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. Sedangkan sertifikasi dosen mengacu pada PP No. 42 Tahun 2007 tentang Sertifikasi Dosen.
Kriteria dosen Guru besar Dosen S3 Dosen S2 Dosen yang mendapatkan sertifikasi dosen
Jumlah (pada tahun 2012) 13 orang 37 orang 78 orang 77 orang
Dalam usaha pemenuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan, maka Jurusan Kedokteran juga mengajukan usulan kepada Fakultas terkait dengan perekrutan dan pengelolaan sumber daya manusia seperti tugas belajar dan mengikutsertakan staf di dalam pelatihan. Pembagian Staff yang diusulkan adalah sebagai berikut: Persyaratan standar dosen untuk mengajar (kuliah blok, kuliah pakar, tutorial, praktikum, kuliah konvensional) di Jurusan Kedokteran FKUB sebagai berikut: 1. strata :
- untuk mengajar kuliah blok minimum S2 atau profesi: dokter, dokter gigi, farmasi, spesialis; - untuk kuliah pakar minimal S3 atau konsultan - untuk tutorial minimum profesi atau S2 - untuk praktikum S2 atau profesi - untuk kuliah konvensional minimum S2 2. pengalaman: - Untuk kuliah pakar: sesuai bidang -- untuk praktikum: pernah magang praktikum sebelumnya 3. Continous Professional Developmet - untuk kuliah pakar: sesuai bidang dan terbukti rekam jejak penelitian/pelayanan 6.3. Kualifikasi SDM Jurusan Kualifikasi SDM Jurusan Kedokteran Universitas Brawijaya mengacu pada SK Senat FKUB Nomor:037/SK/J10.1.17KP/2007 tentang tata cara pertimbangan dan pengangkatan calon ketua dan sekretaris jurusan di lingkungan FKUB. Persyaratan Ketua dan Sekretaris Jurusan adalah sebagai berikut: a) Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa; b) Sehat jasmani dan rohani; c) Pada saat diangkat berusia tidak lebih dari 61 tahun; d) Dosen dengan gelar akademik doctor untuk Ketua Jurusan dengan jabatan fungsional sekurang-kurangnya Lektor dan Sekretaris Jurusan bergelar serendah-rendahnya magister/spesialis dengan jabatan fungsional sekurang-kurangnya Asisten Ahli; e) Dosen yang sedang tidak studi lanjut; f) Dosen yang pada saat pertimbangan dilakukan, untuk calon ketua tidak sedang menjabat sebagai Ketua dan untuk calon sekretaris tidak sedang menjabat sebagai Sekretaris Jurusan untuk masa jabatan kedua secara berturut-turut; g) Bersedia untuk melepaskan jabatan struktural lain apabila terpilih; h) Bersedia menyatakan diri secara tertulis untuk menjadi Calon Ketua dan Sekretaris Jurusan; i) Bersedia mengutamakan kepentingan jurusan, fakultas, dan Universitas di atas kepentingan pribadi, seseorang, kelompok, atau golongan; j) Tidak pernah melanggar Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 30/1980 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; k) Bagi dosen luar biasa yang berasal dari RS Saiful Anwar mendapatkan Surat Ijin Direktur. Sedangkan untuk kualifikasi tenaga administrasi jurusan mengikuti ketentuan perekrutan tenaga administrasi di fakultas dan disesuaikan dengan keperluan jurusan. Tenaga administrasi jurusan direkrut berdasarkan permohonan jurusan kepada Dekan dan ditetapkan melalui surat alih tugas dari bagian kepegawaian. 6.4. Saranan Prasarana dan Lingkungan Kerja (terkait dengan kebijakan Fakultas) Dokumen Pendukung kode: 00801 05000 6.4. 6.5. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik (Terkait dengan kebijakan fakultas) Upaya Peningkatan Suasana Akademik di lingkunan kampus. - Kebijakan tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik).
- Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana yang memungkinkan terciptanya interaksi akademik antara sivitas akademika. Disediakannya tempattempat pertemuan, lapangan berkumpul dan lapangan olehraga akan meningkatkan gairah belajar dari mahasiswa. - Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, antar mahasiswa, serta antar dosen. - Pengembangan perilaku kecendekiawanan. Paradigma baru sistem pendidikan yang menuntut keterbukaan antara dosen dan mahasiswa telah dilaksanakan di PS. Mahasiswa disamping dapat berdialog dengan dosen pada saat kuliah dan berada di laboratorium, masih mempunyai kesempatan membicarakan masalahnya pada saat bimbingan di ruangan khusus dosen. Pada saat bimbingan ini mahasiswa menjadi lebih terbuka membicarakan permasalahannya, yang akhirnya akan meningkatkan kualitas perkuliahannya. Di era keterbukaan sekarang ini mahasiswa dapat menyepakati tanggal dan waktu bimbingan melalui telepon dan SMS dengan dosen yang bersangkutan. Nomor telepon setiap dosen dapat diperoleh mahasiswa di PS. Selain interaksi secara aktif seperti di atas, mahasiswa juga dapat berkomunikasi secara pasif melalui kotak saran, baik elektronik (e-mail) maupun non-elektronik (kotak surat). PS memiliki sarana internet, Setiap gedung di PSPD FKUB telah dipasang ”Hot-spot” setiap mahasiswa bebas menggunakannya, tentu saja harus mendaftarkan diri dahulu di Unit Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) FKUB.Oleh karena itu, seluruh dosen yang ada di PS dihimbau untuk memiliki alamat surat elektronik (e-mail address). Bagi mahasiswa yang memanfaatkan kotak surat, isinya akan didistribusikan oleh petugas administrasi. - Program dan kegiatan akademik dan non-akademik (di dalam maupun di luar kelas) untuk menciptakan suasana akademik (seminar, simposium, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama, pengenalan kehidupan kampus, dll.). 7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan Perencanaan program layanan pendidikan dijabarkan di dalam bentuk pengembangan mutu pendidikan yang meliputi: - Mengembangkan system pembelajaran berstandar internasional - Mengembangkan kemampuan akademik dosen. - Mengembangkan kemampuan profesional dalam proses belajar mengajar (Sertifikasi Dosen). - Mengembangkan sistem jenjang kepangkatan pada tingkat bagian/laboratorium. 7.2. Proses Terkait Mahasiswa Realisasi proses terkait mahasiswa meliputi: - Memanfaatkan Teknologi Informasi dalam pembelajaran berbasis SCL (Student Centered Learning). - Mengembangkan Model Proses Belajar Mengajar yang mengacu pada SCL (termasuk pendekatan PBL). 7.3. Pengendalian Desain dan Pengembangan Kurikulum Realisasi desain dan pengembangan kurikulum meliputi: - Internasionalisasi kurikulum Jurusan sesuai dengan standar WFME - Mengembangkan system pembelajaran berstandar internasional
-
Menyusun, melaksanakan dan mengembangkan KBK yang bertaraf nasional dan internasional. - Mengembangkan Relevansi Pendidikan dalam kurikulum 7.3.1 Perencanaan kurikulum Dekan mempertimbangkan desain dan pengembangan kurikulum untuk keuntungan mahasiswa atas masukan dari KPS. Penyesuaian kurikulum di jurusan Kedokteran dilakukan melalui kegiatan Lokakarya Kurikulum (setiap 4 tahun sekali), Asistensi Tenaga Ahli dan Tracer Study (setahun sekali) dengan teknik pelaksanaan yang melibatkan pelanggan. Rancangan kurikulum didiskusikan berdasarkan kompetensi lulusan yang dikehendaki, meliputi: Relevansi mata kuliah, Pembaharuan buku teks dan diktat/ hand out pembelajaran, Pengembangan materi dan silabus, Proses belajar mengajar, Isu-isu mutakhir di tingkat nasional dan internasional dan Hasil tracer
study
Rancangan kurikulum disusun bersama oleh kelompok dosen dengan mempertimbangkan suara dan kebutuhan pelanggan. Rancangan tersebut selanjutnya disempurnakan oleh MEU dan Jurusan untuk dijadikan rancangan kurikulum perbaikan. 7.3.2 Output desain dan pengembangan kurikulum Output desain dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja. Output desain kurikulum dilakukan proses benchmarking dengan berbagai universitas terkemuka di dunia, untuk mendapatkan rancangan konten yang berkualitas 7.3.3 Pengendalian perubahan desain dan kurikulum Dalam lingkungan pendidikan pesatnya perkembangan iptek dijadikan arahan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan tersebut sebaiknya diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan. Jurusan Kedokteran/PSPD FKUB memiliki prosedur pelaksanaan tinjauan kurikulum. Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan kurikulum dan rekaman harus dipelihara. 7.4. Pembelian Poin 7.4. tidak dilakukan karena semua pembelian dilaksanakan oleh Universitas dan Fakultas 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 7.5.1. Pengendalian ketentuan Jurusan mengidentifikasi keseluruhan topik dan tema subyek yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksi yang diterima. Jurusan menetapkan berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran. Jurusan harus memastikan pengendalian proses. 7.5.2. Validasi proses Validasi proses pendidikan di PSPD FKUB dikendalikan Jurusan melalui kebijakan SPMA/AIMA kemudian jadi SPMI/AIM yang diselenggarakan oleh Universitas lewat Unit-unit Penjaminan Mutu, yang dikontrol lewat standar ISO 9000, dan diakreditasi oleh BAN PT. 7.5.3. Identifikasi dan ketertelusuran Jurusan mengendalikan dan merekam identifikasi layanan pendidikan. Identifikasi dan ketelusuran informasi yang relevan sebaiknya mencakup, bila diperlukan:
Kode satuan kurikulum, mata kuliah dan isi; Rekaman identitas mahasiswa; Jadual kuliah; Textbook/modul/diktat/catatan kuliah; Peralatan praktikum; dan Laporan Tugas Akhir. 7.5.4. Properti pelanggan Dalam organisasi pendidikan, property milik mahasiswa adalah property yang diberikan pada saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan. Property milik mahasiswa mencakup antara lain kartu tanda mahasiswa (KTM), textbook dalam bentuk E-book, modul, buku petunjuk praktikum, buku kerja, studi kasus, dan buku pedoman pendidikan. 7.5.5. Preservasi Jurusan mempertimbangkan (consider) dokumen akademik yang disimpan seperti silabus, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (buku, modul/diktat kuliah, kaset video, program komputer). Pasokan untuk proses pendidikan dapat juga mencakup, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk maksud pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan. 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Jurusan menetapkan ujian atau alat asesmen pengajaran yang valid. Pemantauan dan pengukuran dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian dengan rencana studi, kurikulum dan program pendidikan. Pemantauan dan pengukuran harus mencakup, tetapi tidak terbatas pada, profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, absensi kehadiran dan ujian akhir. Jurusan menetapkan alat untuk memastikan bahwa ujian aman dan hasilnya valid. Apabila alat dan perangkat lunak ujian atau asesmen ditemukan tidak valid, Jurusan sebaiknya merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. 8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1. Pemantauan dan Pengukuran Pencapaian Visi dan Misi serta Pencapaian Standar dan Sasaran Mutu. Jurusan Kedokteran FKUB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk melihat kesesuaian produk/layanan dengan standar mutu yang ditentukan. Jurusan Kedokteran menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi yang ditentukan. Pengukuran kinerja Jurusan mencakup: a. Pengukuran dan evaluasi produk/layanan pendidikan b. Kepuasan pelanggan c. Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu d. Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan, melalui tinjauan manajemen Jurusan membuat ketentuan sebagai berikut:
a. Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan menjadi informasi b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk/layanan pendidikan, dan prosesnya digunakan dalam menetapkan sasaran mutu, peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan. c. Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang ada diverifikasi untuk menjamin akurasi dan kelengkapan data dan analisis d. Kepuasan pelanggan digunakan sebagai salah satu indikator untuk mengevaluasi kinerja jurusan e. Interpretasi hasil analisis agar mudah dipahami dan digunakan untuk masukan sebagai informasi kondisi terkini dan peningkatan mutu. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan. Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan menggunakan kuesioner untuk pengguna lulusan, mahasiswa, dosen. Kuesioner untuk lulusan diatur didalam Dokumen Manual Prosedur tracer study (00801 06000.01-02). 8.3 Analisis Data Jurusan Kedokteran berupaya selalu untuk menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan dan disesuaikan dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila sudah di atas standar, maka harus ada upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan, sedangkan apabila masih di bawah standar mutu maka perlu dipikirkan upaya pemecahan masalahnya secara rinci dan mendalam. Data Jurusan, baik akademis maupun administratif dikelola dan diperbarui secara berkesinambungan dan terus menerus oleh pihak yang diberi tugas oleh Jurusan. Hal ini untuk memudahkan proses perbaikan, tindakan korektif dan pencegahan. Analisis data dilakukan berdasarkan ketentuan pada 8.2.1. dan disampaikan pada rapat rutin jurusan dan tinjauan manajemen. 8.4 Perbaikan 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan Jurusan Kedokteran harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong seluruh sumber daya manusia di jurusan untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup pendidikan melalui sistem audit seperti yang digambarkan bagan Perbaikan berkelanjutan. Proses perbaikan harus dilakukan dengan didasari dengan semangat penyelesaian keluhan, penerapan saran dan komentar pelanggan realistis dan bermanfaat pada peningkatan mutu. 8.4.2 Tindakan Korektif Jurusan Kedokteran menetapkan Manual Prosedur (untuk melaksanakan tindakan korektif dan pencegahan (00801 06003) yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan kepada pelanggan. 8.4.3 Tindakan pencegahan Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00801 06003) dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan
8.4.3
dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan yakni mahasiswa dan pihak terkait lainnya. Tindakan pencegahan direkam dan dikomunikasikan/disampaikan ke pihak yang terkait langsung. Hasil dari perbaikan atas tindakan pencegahan seluruh civitas jurusan melalui rapat pleno. Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan. Mekanisme pelayanan penyampaian keluhan pelanggan dn penanganannya di Jurusan Kedokteran dalam MP Penyampaian dan Penanganan Keluhan Pengguna Jasa Layanan.(00801 06005)
Catatan: Dilakukan perbaikan pada: - isiTabel Dokumen UJM Jurusan Kedokteran FKUB -- 6.2 Sumber Daya Manusia (kwalifikasi Dosen) - 8. Pengukuran analisis dan peningkatan mutu
