Manual Mutu Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010
i
DAFTAR ISI
ii 1 1 1 1 1 2 2 3 9 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12
DAFTAR ISI 1.
PENDAHULUAN 1.1.
Ruang Lingkup Manual Mutu
1.2.
Tujuan Manual Mutu
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
3.
ISTILAH DAN DEFINISI
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
5.
6.
7.
8.
4.1.
Sekilas Jurusan Kedokteran
4.2.
Organisasi Jurusan Kedokteran
4.3.
Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Kedokteran
4.4.
Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Kedokteran
4.5.
Sistem Dokumentasi dan Audit
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1.
Komitmen Manajemen
5.2.
Kepuasan Pelanggan
5.3.
Kebijakan Mutu
5.4.
Perencanaan Sistem Mutu
5.5.
Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.6.
Tinjauan Manajemen
PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1.
Penyediaan Sumber Daya
6.2.
Sumber Daya Manusia
6.3.
Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
6.4.
Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1.
Perencanaan Program Layanan Pendidikan
7.2.
Proses Terkait Mahasiswa
7.3.
Desain dan Pengembangan Kurikulum
7.4.
Pembelian
7.5.
Ketentuan Layanan Pendidikan
7.6.
Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
PPENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU 8.1.
Panduan Umum
8.2.
Pemantauan dan Pengukuran
8.3.
Analisis Data
8.4.
Perbaikan
ii
1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA1:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. 1.2. Tujuan Manual Mutu 1.
Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang kedokteran.
2.
Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
3.
Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008.
4.
Mencerminkan komitmen Jurusan Kedokteran dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang kedokteran.
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 1.
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
2.
Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
3.
Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
4.
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
5.
Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009.
6.
Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
7.
Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.
8.
Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009.
9.
Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.
10. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran.
1
3. ISTILAH DAN DEFINISI Mutu. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan pelanggan (customer/stakeholder), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat. Manual Mutu. Manual mutu adalah dokumen yang menentukan system manajemen mutu dari organisasi. Jaminan Mutu. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan tertentu. Manajemen. Manajemen adalah kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi. Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu. Dokumen. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya Jurusan/Program Studi. Jurusan/Program Studi adalah unit pelaksana akademik di Fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik Program Sarjana dan Pascasarjana; dan pendidikan profesi dalam sebagian atau satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni tertentu Pendidikan Tinggi. Pendidikan Tinggi adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan dan pengembangannya. Pendidikan Profesi. Pendidikan Profesi adalah pendidikan tinggi setelah pendidikan sarjana yang diselenggarakan bekerjasama dengan organisasi profesi Pelanggan. Pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan layanan pendidikan. Pelanggan di Jurusan Kedokteran dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan. Suasana akademik. Iklim yang mendukung interaksi antara mahasiswa-dosen-tenaga kependidikan, pakar, dosen tamu, nara sumber, untuk meningkatkan mutu kegiatan akademik, di dalam maupun di luar kelas. Suasana akademik yang baik ditunjukkan dengan perilaku yang mengutamakan kebenaran ilmiah, profesionalisme, kebebasan akademik dan kebebasan mimbar akademik, serta penerapan etika akademik secara konsisten. 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Kedokteran 1.
Jurusan Kedokteran merupakan integrasi dari Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya yang ditetapkan melalui SK Dikti 001/O/1974.
2
2.
Spesifikasi dan Kompetensi lulusan yang dihasilkan oleh Jurusan Kedokteran yang ditetapkan oleh Konsil Kedokteran Indonesia dalam konteks profesi dokter mengandung makna sebagai integrasi kemampuan berpikir, bertindak, dan berperilaku sebagai seorang dokter. Setiap tindakan professional seorang dokter harus didasarkan kepada hasiil berpikir yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah, dilakukan sesuai dengan standar prosedur yang ditetapkan, dan disertai dengan sikap dan perilaku sesuai dengan etika, kode etik, dan tanggungjawab seorang dokter.
3.
Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran tidak mengelola Program Studi S2 dan S3.
4.2. Organisasi Jurusan Kedokteran 1.
Struktur Organisasi Jurusan Kedokteran
KETUA JURUSAN
SEKRETARIS JURUSAN KA.SUBAG. AKADEMIK ADMINISTRASI JURUSAN
KETUA JURUSAN/ PROGRAM STUDI
KETUA JURUSAN/ PROGRAM STUDI
KETUA JURUSAN/ PROGRAM STUDI
3
2.
Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya
PUSAT JAMINAN MUTU (PJM)
SENAT UNIVERSITAS
REKTOR
LEMBAGA / BIRO GUGUS JAMINAN MUTU (GJM)
UNIT JAMINAN MUTU (UJM)
3.
SENAT FAKULTAS
DEKAN/ PROGRAM
KETUA JURUSAN/ PROGRAM STUDI
Struktur Kerja (Fungsi) Unit Penjaminan Mutu Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Dekan SK
Pakar
MEU Sekretariat
Tim UJM
Jurusan Op.
Laboratorium PJP/PJMK Mahasiswa 4.
Tugas Pokok dan Fungsi 1.
Jurusan Kedokteran
4
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Jurusan Kedokteran berada di bawah Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya ditetapkan berdasarkan Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Personalia Jurusan terdiri dari seorang Ketua dan seorang sekretaris yang dipilih dan ditetapkan berdasarkan Keputusan Rektor tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Ketua/Sekretaris Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Struktur dan Kedudukan Jurusan Kedokteran sesuai dengan struktur Jurusan Kedokteran menurut Struktur dan Kedudukan Organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Jurusan Kedokteran berfungsi sebagai unit struktural dalam organisasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang bertanggungjawab kepada Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya sebagai unit penyelenggara pendidikan. Dalam menyelenggarakan pendidikan, Jurusan Kedokteran bertugas : 1) Mengoperasionalkan visi, misi, dan grand strategy fakultas sesuai dengan fungsi dan kedudukannya dibidang akademik khususnya dalam penyelenggaraan Kurikulum Berbasis Kompetensi di Fakultas 2) Menetapkan Silabus dan Isi Pengajaran, 3) Menetapkan area, komponen, dan kompetensi bahan ajar tiap Matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi, 4) Menjaga agar seluruh area kompetensi tersebar secara proporsional dalam seluruh matakuliah dan keterampilan yang dibelajarkan , 5) Menetapkan laboratorium yang akan menjadi host sebagai tempat utama pembelajaran kompetensi terkait ; 6) Mengkoordinasikan Penanggung Jawab Blok 7) Mengkoordinasikian pelaksanaan pembelajaran dan Evaluasi Hasil Belajar di Jurusan Kedokteran masing-masing Dalam penyelenggaraan pendidikan, berdasarkan Kurikulum Berbasis Kompetensi, Jurusan Kedokteran berkoordinasi dengan: 1) Pimpinan fakultas, dalam hal implementasi kebijakan akademik fakultas, dan penyelenggaraan ketetapan fakultas terkait dengan tugas dan fungsi Jurusan Kedokteran; 2) Jurusan Kedokteran lain dilingkungan Fakultas dalam hal resource sharing penggunaan sumberdaya manusia, sarana, prasarana, dan unitunit penyelenggara pendidikan serta administrasi akademik fakultas; 3) Unit Jaminan Mutu dalam hal koordinasi pemantauan penjaminan mutu kurikulum dan pelaksanaan proses belajar mengajar ; 4) MEU antara lain dalam hal: a) Perencanaan, Pengkajian, dan Pengembangan Konsep Kurikulum dan Evaluasi Kurikulum, b) Perencanaan, Pengkajian, dan Pengembangan Konsep Proses Belajar Mengajar dan Evaluasi Hasil Belajar ; c) Perencanaan, Pengkajian, dan Pengembangan Konsep Keterampilan Instruksional Dosen dan Konsep Pengembangan Infrastruktur Jurusan Kedokteran 5) Laboratorium, antara lain dalam hal : a) Penempatan dosen laboratorium dalam kelompok pengajar pengampu mata kuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi ;
5
b) Penetapan bahan ajar matakuliah laboratorium dalam matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi ; c) Pemanfaatan sarana dan prasarana akademik yang dimiliki laboratorium dalam pembelajaran terintegrasi Kurikulum Berbasis Kompetensi d) Monitoring dan Evaluasi Proses dan Hasil pelaksanaan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi. 6) Penanggung Jawab Blok (PJB), dalam hal mengkooordinasikan penyusunan jadwal serta materi pembelajaran, dan pelaksanaan serta ujian serta penilaian Mata Kuliah Kompetensi 7) Sub bagian Administrasi Akademik Fakultas dalam hal a) Mengkoordinasikan unit administrasi khusus Jurusan Kedokteran dalam jajaran tata usaha khususnya di bagian adminsitrasi akademik fakultas untuk tata laksana administrasi pengajaran dan pelaksanaan pembelajaran di Jurusan Kedokteran b) Mengusulkan kebutuhan, pemanfaatan , pemeliharaan, dan pengembangan sarana dan prasarana tata usaha dan bagian administrasi akademik fakultas yang diperlukan bagi perencanaan dan penyelenggaraan pembelajaran ; 8) Dosen Penasehat Akademik, melalui otoritas Pembantu Dekan I dalam hal pembimbingan rencana studi, cara belajar, dan pemantauan proses dan hasil belajar mahasiswa; 9) Unit Bimbingan Konseling, melalui otoritas Pembantu Dekan III dalam hal bimbingan non akademik yang diperlukan mahasiswa. 10) Struktur-struktur dalam Jurusan Kedokteran sesuai dengan fungsi masing-masing 11) Mahasiswa melalui perwakilannya, dalam hal: perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi proses belajar mengajar. 2. Laboratorium a. Laboratorium adalah unit fakultas yang berfungsi sebagai pusat pembelajaran, sumber belajar, dan dosen dalam disiplin ilmu terkait dengan pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional. b. Dalam Pedoman Akademik ini, laboratorium bertugas: 1) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dalam penggunaan sarana dan prasarana belajar baik sebagai host maupun sebagai wadah penunjang pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi maupun pembelajaran Konvensional; 2) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium atas permintaan Jurusan Kedokteran untuk menjadi Penanggungjawab Matakuliah/ Blok dan atau anggota kelompok pengajar matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi. 3) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan menunjuk dosen laboratorium untuk pembelajaran Konvensional. 4) Memfasilitasi Jurusan Kedokteran dengan mengkontribusikan bahan ajar matakuliahnya yang relevan dengan kompetensi tertentu/tujuan pembelajaran. c. Dalam hal memfasilitasi hal-hal tersebut dalam butir (2), laboratorium seyogyanya : 1) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan Kedokteran untuk menjaga pemerataan pendistribusian dosen laboratorium dalam kegiatan
6
d.
e.
Jurusan agar seluruh dosen laboratoriumnya berfungsi maksimal dalam memenuhi standar EWMP masing-masing dosen. 2) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar program pengajaran laboratorium (kuliah dan praktikum) tersebar dalam program pengajaran Jurusan secara proporsional agar Tujuan Instruksional masing-masing Matakuliah laboratorium tetap dapat dicapai secara maksimal. 3) Memperhatikan dan berkoordinasi dengan Jurusan untuk menjaga agar isi matakuliah (course content) laboratorium dapat terdistribusikan secara proporsional kedalam silabus Jurusan 4) Memelihara dan mengembangkan mutu isi matakuliah yang relevan dengan kompetensi yang akan dicapai lulusan. 5) Tetap mengembangkan potensi akademik, keterampilan instruksional, penelitian dan pengembangan ilmu bagi dosen di lingkungannya. Laboratorium dipimpin oleh seorang Kepala laboratorium yang bertanggungjawab kepada Dekan dalam perancangan dan pelaksanaan tugastugas laboratorium. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala laboratorium dibantu oleh satu atau lebih Penanggung Jawab Pembelajaran (PJP) untuk mengkoordinasikan pembelajaran setiap Jurusan yang menggunakan Laboratorium terkait dalam proses belajar mengajarnya.
3. UPT Labskill & Laboratorium Sentral Biomedik a. UPT Labskill dan Laboratorium Sentral Biomedik adalah Unit Penunjang Teknis Fakultas dibawah Dekan yang berfungsi menjadi tempat memfasilitasi pembelajaran Keterampilan Klinis, Penelitian, dan Pembelajaran Biomedik yang bisa digunakan semua Jurusan . 4. Urusan Administrasi Akademik Jurusan Kedokteran a. Urusan Administrasi Akademik Jurusan adalah staf tata usaha fakultas yang bertugas khusus menunjang administrasi pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi oleh Jurusan b. Sebagai staf penunjang pembelajaran Kurikulum Berbasis Kompetensi oleh Jurusan, staf ini bertugas membantu Jurusan dengan memberikan daya dukung dalam operasionalisasi akademik serta melaksanakan registrasi akademik yang meliputi : 1) Registrasi mahasiswa baru dan daftar ulang mahasiswa lama, 2) Registrasi keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan akademik khusus seperti semester pendek dan lain-lain. 3) Presensi dosen dan mahasiswa dalam proses belajar mengajar; 4) Membantu penjadwalan kegiatan, tempat dan waktu pembelajaran berkoordinasi dengan Jurusan lain; 5) Administrasi Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil Studi mahasiswa peserta Kurikulum Berbasis Kompetensi ; 6) Melaksanakan penyusunan, penyimpanan, dan pemanfaatan database akademik dalam Sistim Informasi Akademik ( Siakad ) ; 7) Melaksanakan pengisian berkala dan berkesinambungan borang akreditasi akademik; 8) Melaksanakan penyiapan sarana/prasarana rapat-rapat akademik Jurusan
7
5. Penanggungjawab Blok (PJB) a. Penanggungjawab Matakuliah ialah dosen yang ditetapkan Dekan untuk mengkoordinasikan sebuah Kelompok Pengajar dalam perancangan, pembelajaran dan evaluasi hasil belajar dan pelaksanaan sebuah Matakuliah Kompetensi (MKK) / Blok tertentu. b. Dalam mengelola Blok dibawah koordinasinya, PJMA / PJB bertugas : 1) mengkoordinaskan jadwal , pembelajaran, dan ujian Blok 2) mengkoordinasikan tugas mengajar dosen dalam kelompok, 3) menetapkan model pembelajaran yang digunakan, 4) menyampaikan hasil belajar mahasiswa kepada Jurusan dan atau matakuliah disiplin ilmu terkait dengan MKK / Blok tertentu c. Penanggungjawab mata ajar / Blok bertanggungjawab dan berada dibawah koordinasi Jurusan . 6. Kelompok Pengajar a. Kelompok Pengajar dalam Pedoman Akademik ini adalah sekelompok dosen yang ditunjuk Jurusan dan mewakili Laboratorium sebagai Pengampu / Nara Sumber matakuliah Kurikulum Berbasis Kompetensi terkait disiplin ilmu masing-masing b. Kelompok pengajar bertanggungjawab secara fungsional kepada Jurusan dan secara struktural kepada Laboratorium. c. Kelompok Pengajar berfungsi sebagai pelaksana pembelajaran dan evaluasi hasil belajar Matakuliah Kompetensi atas nama Jurusan . d. Kelompok Pengajar merupakan kelompok dosen dari berbagai disiplin ilmu yang diintegrasikan baik secara vertikal maupun horizontal. 7.
Medical Education Unit (MEU) a. Membuat buku pedoman pendidikan bersama KPS dan SPS b. Merancang kurikulum, c. Melakukan MONEV terhadap kurikulum dan menyempurnakan kurikulum dan bertanggungjawab ke Dekan
8.
Unit Jaminan Mutu (UJM ) a. Unit Penjaminan Mutu (UJM) Jurusan adalah Unit Penunjang Fakultas di bawah dan bertanggungjawab kepada Dekan dalam hal pengendalian standar dan penjaminan mutu Jurusan . b. Unit Jaminan Mutu ditetapkan berdasarkan Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. c. Personalia UJM terdiri dari seorang Ketua dan seorang sekretaris dengan anggota dari Dosen dan Mahasiswa, yang dipilih dan ditetapkan berdasarkan Keputusan Rektor. d. Unit Jaminan Mutu (UJM) bertugas: 1) Membantu Jurusan/PS Pendidikan Dokter untuk penyiapan Dokumen Penjaminan Mutu. 2) Menyusun Standar Penjaminan Mutu. Jurusan dalam melaksanakan tugas dan fungsi penyelenggaraan KBK di Jurusan Kedokteran. 3) Menyusun dan melaksanakan Standar Prosedur Operasional Monitoring dan Evaluasi terhadap Jurusan dalam penyelenggaraan KBK Jurusan Kedokteran 4) Bersama MEU melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kurikulum dan proses belajar mengajar oleh Jurusan.
8
4.3 Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Kedokteran Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dapat dilihat di dokumen Visi, Misi dan Tujuan dengan kode 00801 01000 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Kedokteran Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Kedokteran, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya. Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran digambarkan seperti gambar berikutnya.
Gambar . Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya Monitoring
D
(Do)
Pelaksanaan (4)
1.Visi Misi melalui standar mutu. 2. Kepuasan Pelanggan. Visi Misi 1. Evaluasi Diri 2. Benchmarking 3. Stakeholders (pelanggan) 1,2 dan 3 utk menetapkan standar mutu.
Pimpinan Manajemen
Evaluasi Kinerja Pimpinan Manajemen
1. Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu. 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakukan.
Khas Perguruan Tinggi
P
(Plan)
Organisasi dan tupoksinya (1) Bisnis proses & dokumen mutu (2) Standar mutu Nasional BAN PT (7 standar) (3) Standar mutu Internasional (3) Standar ISO (3) Standar Pelayanan Minimum BLU-UB (3)
C
(Check)
Audit
(Internal/eksternal)
(5)
Perbaikan, tindak lanjut dan Peningkatan mutu
A
(Act)
(6)
Rumusan Koreksi (Permintaan Tindakan Koreksi/PTK)
16
9
Proses Utama (Bisnis Proses) Jasa pelayanan Pendidikan Sumber Daya Manusia di Bidang Kedokteran.
4.3. Sistem Dokumen dan Audit System dokumen di Jurusan Kedokteran mengikuti system dokumen yang ada di Universitas, baik jenis dokumen maupun system kodifikasinya, lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00000 03000. Demikian pula system auditnya, lihat dokumen audit kode 00000 09000. Dokumen Jurusan Kedokteran terdiri dari: Tingkat Jurusan Kedokteran
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8.
Dokumen Visi dan Misi Rencana Strategis Program Kerja Pedoman Pendidikan Manual Mutu Standar Mutu Jurusan/Program Studi (=UB) Manual Prosedur a. Pengendalian Dokumen dan Rekaman b. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai c. Tindakan Korektif dan Pencegahan Instruksi Kerja
Kode 00801 01000 00801 02000 00801 03000 00801 04000 00801 05000 00000 04001 00801 06000 00801 06001 00801 06002 00801 06003 00801 07000
10
9. Dokumen Pendukung 10. Borang-borang
00801 08000 00801 09000
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Kedokteran, maka Ketua Jurusan Kedokteran berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara bersungguh-sungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris Jurusan Kedokteran sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Jurusan Kedokteran. 2. Membudayakan system mutu di lingkungan Jurusan Kedokteran dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 3. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi dan tugasnya. 5.2. Kepuasan Pelanggan Jurusan Kedokteran sebagai penyelenggara dan pelaksanan pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indicator kinerja jurusan. Untuk mencapai visi dan misi, Jurusan Kedokteran akan memberikan pelayanan pendidikan yang sebaik-baiknya kepada pelanggan utama, yaitu mahasiswa, dengan menyediakan unit pendukung berupa: 1. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi atau pembimbing akademik (PA) atau dosen wali. 2. Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan diusahakan mendapatkan beasiswa melalui prosedur yang berlaku. 3. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana prasarana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 4. Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan Kedokteran. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan Pelanggan). 5.3. Kebijakan Mutu Jurusan Kedokteran mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: Jurusan Kedokteran akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Kedokteran yang dapat diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan system penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikannya kebijakan tersebut mutu tersebut dinyatakan dalam dokumen Manual Mutu Jurusan Kedokteran kode 00801 05000.
11
5.4. Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan system mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (kode: 00801 01000). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) (kode: 00801 02000), Program Kerja (kode: 00801 03000), Pedoman Pendidikan (kode: 00801 04000), Manual Mutu (kode: 00801 05000), dan Standar Mutu yang mengikuti pola standar mutu Universitas (kode: 00000 04001) dan atau Sasaran Mutu, Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas sebagai berikut: 1. Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Kedokteran mendapatkan nilai “A”. 2. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80%. 3. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah mencapai 80%. 4. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class telah mencapai 50%. 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Kedokteran (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan system penjaminan mutu di tingkat jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dengan dibantu oleh Unit Jaminan Mutu (UJM). Komunikasi antara Ketua Jurusan, MR, dan tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, dan sesekali dilakukan pertemuan tatap muka. 5.6. Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR, dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan. 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Jurusan Kedokteran akan menjamin bahwa sumber daya yang diperlukan untuk mendukung proses utama dalam menyediakan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Kedokteran telah tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan system menjamin mutu dapat berjalan dengan baik sehingga Visi dan Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan dapat terpenuhi. 6.2. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang tersedia di Jurusan Kedokteran dapat dilihat pada Dokumen Pendukung Kode: 00801 05000 6.2.
12
Kriteria dosen Guru besar Dosen S3 Dosen S2 Dosen yang mendapatkan sertifikasi dosen
Jumlah (pada tahun 2010) 13 37 78 91
Dalam usaha pemenuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan, maka Jurusan Kedokteran juga mengajukan usulan kepada Fakultas terkait dengan perekrutan dan pengelolaan sumber daya manusia seperti tugas belajar dan mengikutsertakan staf di dalam pelatihan. 6.3. Saranan Prasarana dan Lingkungan Kerja (terkait dengan kebijakan Fakultas) Dokumen Pendukung kode: 00801 05000 6.3. 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik (Terkait dengan kebijakan fakultas)
Upaya Peningkatan Suasana Akademik di lingkunan kampus. - Kebijakan tentang suasana akademik (otonomi keilmuan, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik). - Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana yang memungkinkan terciptanya interaksi akademik antara sivitas akademika. Disediakannya tempattempat pertemuan, lapangan berkumpul dan lapangan olehraga akan meningkatkan gairah belajar dari mahasiswa. - Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, antar mahasiswa, serta antar dosen. - Pengembangan perilaku kecendekiawanan. Paradigma baru sistem pendidikan yang menuntut keterbukaan antara dosen dan mahasiswa telah dilaksanakan di PS. Mahasiswa disamping dapat berdialog dengan dosen pada saat kuliah dan berada di laboratorium, masih mempunyai kesempatan membicarakan masalahnya pada saat bimbingan di ruangan khusus dosen. Pada saat bimbingan ini mahasiswa menjadi lebih terbuka membicarakan permasalahannya, yang akhirnya akan meningkatkan kualitas perkuliahannya. Di era keterbukaan sekarang ini mahasiswa dapat menyepakati tanggal dan waktu bimbingan melalui telepon dan SMS dengan dosen yang bersangkutan. Nomor telepon setiap dosen dapat diperoleh mahasiswa di PS. Selain interaksi secara aktif seperti di atas, mahasiswa juga dapat berkomunikasi secara pasif melalui kotak saran, baik elektronik (e-mail) maupun non-elektronik (kotak surat). PS memiliki sarana internet, Setiap gedung di PSPD FKUB telah dipasang ”Hot-spot” setiap mahasiswa bebas menggunakannya, tentu saja harus mendaftarkan diri dahulu di Unit Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) FKUB. Oleh karena itu, seluruh dosen yang ada di PS dihimbau untuk memiliki alamat surat elektronik (e-mail address). Bagi mahasiswa yang memanfaatkan kotak surat, isinya akan didistribusikan oleh petugas administrasi. - Program dan kegiatan akademik dan non-akademik (di dalam maupun di luar kelas) untuk menciptakan suasana akademik (seminar, simposium, lokakarya, bedah buku, penelitian bersama, pengenalan kehidupan kampus, dll.).
13
7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 7.2. Proses Terkait Mahasiswa 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.4. Pembelian 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Poin 7.1. s/d 7.3. dan poin 7.5. dapat dilihat di dalam dokumen Pedoman Pendidikan kode: 00801 04000 Poin 7.4. tidak dilakukan karena semua pembelian dilaksanakan oleh Universitas dan Fakultas Poin 7.6. dibuat di dalam dokumen Manual Prosedur: Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan kode: 00801 06001 8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Panduan Umum Dokumen Manual Prosedur Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu. 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1. Pemantauan dan Pengukuran Pencapaian Visi dan Misi serta Pencapaian Standar dan Sasaran Mutu. 8.2.2. Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan. Dokumen Manual Prosedur AIM dan Manual Prosedur Kepuasan Pelanggan mengacu pada dokumen universitas. 8.3. Analisis Data Dilakukan berdasarkan hasil pada 8.2. dan disampaikan pada rapat rutin jurusan. 8.4. Perbaikan Dilakukan perbaikan berkelanjutan sesuai dengan hasil analisis data.
14
