Manual Mutu JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
Manual Mutu Jurusan Teknik Elektro Kode Dokumen Revisi Tanggal Diisi oleh
: : : :
00604 05000 03 21 September 2011 Ketua UJM
< Dr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, M.S.>
Dikendalikan oleh
:
Manajemen Representatif
Disetujui oleh
:
< M. Aziz Muslim, S.T., M.T., Ph.D.> Ketua Jurusan/PS < Rudy Yuwono, S.T., M.Sc.>
i
DAFTAR ISI DAFTAR ISI..............................................................................................................................................ii 1.
PENDAHULUAN ...............................................................................................................................1 1.1 Ruang Lingkup .................................................................................................................................. 1 1.2 Tujuan ............................................................................................................................................... 1
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ..........................................................................1
3.
ISTILAH DAN DEFINISI ...............................................................................................................2
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU .......................................................................................................2 4.1 Sekilas Jurusan Teknik Elektro........................................................................................................... 2 4.2 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Elektro dan Tupoksi .................................................................. 3 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Elektro .................................................................................... 1 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Teknik Elektro .................................................. 1 4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit ......................................................................................................... 4
5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ..............................................................................................4 5.1 Komitmen Manajemen ..................................................................................................................... 4 5.2 Kepuasan Pelanggan ........................................................................................................................ 5 5.3 Kebijakan Mutu ................................................................................................................................. 6 5.4 Perencanaan Sistem Mutu ................................................................................................................ 6 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi ................................................................................. 6 5.6 Tinjauan manajemen ........................................................................................................................ 6
6.
Pengelolaan Sumber Daya ..........................................................................................................7 6.1 Penyediaan Sumber Daya ................................................................................................................. 7 6.2 Sumber Daya Manusia ...................................................................................................................... 8 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja .......................................................................................... 8 6.4 Suasana Akademik ............................................................................................................................ 8
7.
Realisasi Layanan Pendidikan ....................................................................................................8 7.1 Perencanaan Program Layanan ........................................................................................................ 8 7.2 Proses terkait mahasiswa ............................................................................................................... 10 7.3 Desain dan pengembangan kurikulum ........................................................................................... 10 7.4 Ketentuan layanan pendidikan.......................................................................................................... 11 7.5 Pengadaan Sarana dan Prasarana Penunjang ................................................................................. 12
8.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU.......................................................12 8.1 Panduan umum............................................................................................................................... 12 8.2 Pemantauan dan pengukuran ........................................................................................................ 12 8.3 Analisis Data ................................................................................................................................... 13 8.4 Perbaikan ........................................................................................................................................ 13
ii
1.
PENDAHULUAN
1.1 Ruang Lingkup Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Jurusan Teknik Elektro dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Jurusan Teknik Elektro. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BAN-PT tahun 2009. Lingkup penjaminan mutu adalah pada strata-1 (S1) Jurusan Teknik Elektro. Di Fakultas Teknik terdapat Program Magister Teknik Elektro, namun pengelolaannya masih dalam kendali Fakultas Teknik, belum diserahkan ke jurusan. Sehingga Program Magister Teknik Elektro tidak tercakup dalam manual mutu. Selain itu karena Jurusan tidak mengelola keuangan, maka penjaminan mutu di bidang keuangan juga tidak tercakup di dalam manual mutu ini. Hal lain yang tidak tercakup dalam manual mutu adalah pengadaan barang dan jasa yang pengurusannya dilakukan secara terpusat oleh Fakultas.
1.2 Tujuan Manual Mutu ini bertujuan: a. Menetapkan pedoman utama dalam proses layanan pendidikan di Jurusan Teknik Elektro, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan. b. Menjadi perwujudan komitmen Jurusan Teknik Elektro dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan.
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Rujukan yang digunakan dalam kebijakan manajemen mutu adalah: a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. c. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. d. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. e. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009. f. Standar SMM ISO 9001:2008.
1
3.
ISTILAH DAN DEFINISI a. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan stakeholders, baik yang tersurat maupun tersirat. b. Manual Mutu Jurusan adalah panduan operasional bagi jurusan untuk mencapai tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana strategis dan standar akademik. c. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) Jurusan adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga visi dan misi jurusan dapat tercapai, serta stakeholders memperoleh kepuasan. d. Visi adalah gambaran masa depan yang diinginkan oleh institusi (jurusan Teknik Elektro) agar institusi tersebut dapat menjamin kelangsungan hidup dan perkembangannya. e. Misi adalah bentuk layanan untuk memenuhi tuntutan yang dituangkan dalam visi dengan berbagai indikatornya. f. Stakeholder (pemangku kepentingan) adalah pihak-pihak yang mempunyai kepentingan terhadap institusi. g. Jurusan atau nama lain yang sejenis adalah himpunan sumber daya pendukung program studi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan/atau olahraga. h. Kompetensi adalah kualifikasi kemampuan yang dimiliki seseorang yang mencakup sikap, pengetahuan, dan ketrampilan sesuai dengan standar yang telah disepakati. i. Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan tertentu. j. Pendidik adalah tenaga kependidikan yang berkualifikasi sebagai guru, dosen, konselor, pamong belajar, widyaswara, tutor, instruktur, fasilitator, dan sebutan lain yang sesuai dengan kekhususannya, serta berpartisipasi dalam penyelenggaraan pendidikan. k. Tenaga kependidikan adalah anggota masyarakat yang mengabdikan diri dan diangkat untuk menunjang penyelenggaraan pendidikan.
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Sekilas Jurusan Teknik Elektro Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya berdiri bulan Oktober tahun 1978. Pendirian Jurusan Teknik Elektro merupakan visi Prof. Ir. Suryono (Alm), yang saat itu menjabat Pemimpin Proyek Brantas, sekaligus Dekan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya, dan Prof. Ir. Sutami (Alm), selaku Menteri PUTL. Jurusan
2
Teknik Elektro berdiri berdasarkan Surat Keputusan Dirjen Dikti No. 118/DIKTI/Kep/1984 (Lampiran-2). Keberadaannya diperkuat dengan status akreditasi B dari PS-TEUB oleh BAN-PT pada tahun 1998, 2004, dan 2010 berturutturut dengan nomor: 01086/Ak-1.1/UBGTFE/VIII/1998, nomor: 06470/Ak-VII-S1021/UGBTFE/VI/2004, dan nomor 017/BAN-PT/Ak-XIII/S1/IX/2010, serta Surat Keputusan Ijin Operasional nomor: 66/DIKTI/Kep/2007. Sampai saat ini Jurusan Teknik Elektro hanya mengelola satu program studi, yaitu Program Studi Teknik Elektro. Di Fakultas Teknik terdapat Program Magister Teknik Elektro, namun pengelolaannya masih dalam kendali Fakultas Teknik, belum diserahkan ke jurusan. Program Studi Teknik Elektro (PS-TEUB) dibagi kedalam lima konsentrasi, yaitu : 1) Teknik Energi Elektrik (Konsentrasi-A), 2) Teknik Elektronika (Konsentrasi-B), 3) Teknik Kontrol (Konsentrasi-C), 4) Teknik Telekomunikasi (Konsentrasi-D), serta 5) Teknik Informatika dan Komputer (Konsentrasi-E) dan masing-masing konsentrasi dikoordinir oleh seorang Ketua Kelompok Dosen Keahlian (KKDK) yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Dekan Fakultas Teknik. Dengan kurikulum yang dirancang jurusan, lulusan akan memiliki kompetensi untuk melakukan perencanaan, desain, serta produksi di bidang energi dan informasi elektrik sesuai dengan konsentrasi (bidang keahlian) masing-masing. Untuk misi pengembangan IPTEK, PS-TEUB didukung oleh lima belas laboratorium dan masing-masing laboratorium dipimpin oleh seorang Kepala Laboratorium dan didukung oleh sejumlah dosen sesuai bidang keahliannya.
4.2 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Elektro dan Tupoksi Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Tupoksi (tugas, pokok dan fungsi) adalah sasaran utama atau pekerjaan yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai dan dilakukan. Struktur Organisasi Jurusan Teknik Elektro dan Tupoksi ditunjukkan pada Gambar 2 dan Gambar 3 dirinci dalam dokumen nomor: 00604 09001 sedangkan Tugas Pokok dan Fungsi diperinci dalam dokumen nomor: 00604 09003
3
KAJUR SEKJUR
UJM JTE FT
KAPRODI
Gambar 1. Struktur Organisasi Jurusan Teknik Elektro
4
Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Ketua Program Studi Rincian Tugas dan Tanggung Jawab Ketua Jurusan: a. Menjalankan kebijakan akademik dan standar mutu pendidikan yang ditetapkan fakultas; b. Menyusun rencana kegiatan atau program kerja jurusan; c. Mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di Jurusan; d. Melaksanakan pengembangan jurusan di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat; e. Mengembangkan hubungan baik dan kerjasama dengan pemangku kepentingan (stakeholder); f. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan proses belajar mengajar di tingkat jurusan; g. Menyampaikan laporan kegiatan secara berkala kepada Dekan; h. Mengkoordinasikan kegiatan kemahasiswaan di tingkat Jurusan; i. Melakukan koordinasi dengan Program Studi Strata Satu, Magister dan Doktor terkait.
Kepala Urusan Administrasi Pendidikan
Fungsi : Bertanggung jawab atas tugas-tugas administrasi pendidikan Jurusan Teknik Elektro yang meliputi : Surat-menyurat, KRS dan KHS, ijasah, PK mahasiswa, perpustakaan, perkuliahan, dan lain lain di lingkungan Fakultas Teknik Unibraw sesuai ketentuan Tugas Pokok : a. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan langsung segala sesuatunya yang berkaitan Administrasi Akademik, untuk terwujudnya tertib administrasi, sehingga tujuan dan sasaran yang ditetapkan dapat dicapai. Dalam hal ini selalu melakukan koordinasi dengan Kasub Bagian Pendidikan. b. Menyusun dan mengusulkan daftar nama tenaga pengajar dan jadwal perkuliahan setiap semester kepada Ketua Jurusan. c. Mengevaluasi persyaratan PKN dan Tugas Akhir dalam rangka mengusulkan Dosen Pembimbing kepada Ketua Jurusan setelah menerima hasil telaah dari Ketua Kelompok Dosen Keahlian. d. Menyusun jadwal penggunaan Laboratorium / Studio untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. e. Menyiapkan data-data statistik pendidikan dan pengajaran. f. Menyiapkan bahan laporan bulanan Ketua Jurusan kepada Dekan. g. Mengadakan pemantauan langsung tentang pelaksanaan perkuliahan.
Rincian Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Jurusan: a. Melaksanakan kegiatan administratif dan kesekretariatan jurusan; b. Mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan kurikulum pendidikan jurusan; c. Mengkoordinasikan kegiatan proses belajar mengajar bersama dengan Kelompok Dosen Keahlian; d. Menyusun jadwal perkuliahan di tingkat jurusan; e. Mengkoordinasikan kegiatan laboratorium/studio di lingkungan jurusan; f. Mengkoordinasikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan dan atau Kuliah Kerja Nyata mahasiswa; g. Menyusun basis data akademik kemahasiswaan di Jurusan; h. Menyusun basis data kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di Jurusan.
Ketua Kelompok Dosen Keahlian
Fungsi : Ketua Kelompok Dosen Keahlian adalah unsur pelaksana akademik di jurusan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Jurusan, mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat sesuai dengan bidang keahlian / ilmunya, serta memberikan bimbingan kepada mahasiswa dalam rangka memenuhi kebutuhan minat mahasiswa dalam proses Tugas Pokok : a. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan instruksional dalam disiplin ilmu yang menjadi tanggung jawabnya. b. Mengembangkan bidang keahlian/ilmunya. c. Merencanakan dan melaksanakan penelitian. d. Menerapkan hasil-hasil pengabdian untuk kepentingan masyarakat. e. Memanfaatkan hasil-hasil pengabdian pada masyarakat sebagai umpan balik untuk pengembangan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. f. Memberikan bimbingan dan konseling kepada mahasiswa dalam kegiatan proses belajar-mengajar.
Rincian Tugas dan Tanggung Jawab Ketua Program Studi: a. Membantu penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran berdasarkan satuan rencana belajar dan kurikulum; b. Melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar; c. Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan praktikum/praktek di laboratorium/studio; d. Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan praktek kerja lapangan dan kuliah kerja nyata mahasiswa; e. Melakukan pengembangan kurikulum serta kurikulum program studi; f. Menyusun rencana kegiatan atas operasional progtram studi; g. Melakukan kegiatan secara periodik kepada atasan langsung, Dekan atau Ketua Jurusan.
Unit Jaminan Mutu
Fungsi : Unit Jaminan Mutu melakukan audit, evaluasi, analisis dan rekomendasi terhadap pelaksanaan manajemen dan akademik di tingkat jurusan Tugas Pokok : 1. Ketua UJM a.Membantu Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan menyiapkan dokumen mutu akademik b.Mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM c.Bersama Sekretaris UJM, mendokumentasikan dokumen UJM d.Membantu Ketua Jurusan dan atau Sekretaris Jurusan dalam sosialisasi dan implementasi doku men UJM e.Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM 2. Sekretaris UJM a.Bersama ketua UJM mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM b.Menyusun gkapan dokumen mutu akademik UJM c.Membantu Ketua Jurusan dan atau Sekretaris Jurusan dalam sosialisasi dan i m p l e m e n t a s i dokumen UJM d.Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM 3. Anggota UJM a.Bersama tim UJM membantu administrasi pembuatan dokumen mutu akademi jurusan b.Membantu menyusun kelengkapan dokumen mutu UJM c.Menginventarisasi data dalam kaitannya dengan implementasi dokumen UJM d.Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM
Pelaksana Administrasi Urusan Perkuliahan Fungsi : Menyelesaikan tugas-tugas administrasi pendidikan Jurusan Teknik Elektro urusan perkuliahan, meliputi : Pelaksanaan kuliah, pembuatan jadwal kuliah dan ujian semester, dan lain-lain di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya sesuai ketentuan yang berlaku. Tugas Pokok : a. Menyapkan sarana dan prasarana perkuliahan Jurusan Teknik Elektro. b. Melakukan Monitoring dan membuat laporan perkuliahan secara periodik pada semester yang bersangkutan. c. Membuat konsep jadual kuliah dan ujian selama pelaksanaan perkuliahan. d. Membantu menyiapkan kegiatan ujian semester. e. Membuat laporan bulanan kepada atasan langsung. f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
Pelaksana Administrasi Urusan Akademik Fungsi : M e ny e le s a ik a n tug a s - tug a s a d minis tra s i pendidikan Jurusan Teknik Elektro urusan umum, me lip uti p e ng e tika n s ura t-s ura t, pengarsipan surat menyurat dan lain-lain di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya sesuai ketentuan yang berlaku. Tugas Pokok : a. Mencatat dan mengarsipkan surat-surat Jurusan Teknik Elektro. b. Mengetik dan menyelesaikan surat Praktek Kerja. c. Mengetik data, SK Tugas Akhir, Ujian Skripsi dan surat keterangan. d. Mengetik surat tugas Asisten lulus. e. Membuat laporan bulanan kepada atasan langsung. f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
Pelaksana Urusan Rumah Tangga (kebersihan) Fungsi : Mengatur dan menangani tugas-tugas rumah tangga, meliputi merawat kebersihan ruangan, kebersihan lingkungan, sarana dan prasarana yang ada di lingkungan Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Tugas Pokok : a. Menjaga kebersihan ruang kuliah, ruang kantor, ruang dosen dan lingkungannya. b. M e n j a g a d a n m e r a w a t t a m a n / keindahan lingkungan. c. Menjaga kebersihan kamar mandi. d. Membantu pekerjaan administrasi akademik. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasannya.
Pelaksana Administrasi Urusan Perpustakaan (Referensi) Fungsi : Menyelesaikan tugas-tugas administrasi pendidikan Jurusan Teknik Elektro urusan referensi, meliputi : Pencatatan buku-buku, menyelesaikan KTA, mencatat keluar dan masuknya buku-buku / referensi di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya sesuai ketentuan yang berlaku. Tugas Pokok : a. Mencatat peminjaman dan pengembalian buku-buku. b. Mengatur dan merapikan buku-buku sesuai dengan katalognya. c. Menyelesaikan KTA bagi mahasiswa / pelanggan baru. d. Membuat laporan bulanan kepada atasan langsung. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
Gambar 2.Tupoksi Jurusan Teknik Elektro
1
Kepala Laboratorium
Fungsi : Kepala Laboratorium adalah unsur pelaksana pada jurusan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Jurusan, mempunyai tugas melakukan kegiatan a k a d e m i k y a n g m e n u n j a n g tu g a s pokok jurusan sesuai dengan bidang yang Tugas Pokok : a. M e l a y a n i k e g i a t a n - k e g i a t a n praktikum bagi staf pengajar dan mahasiswa baik untuk kegiatan pendidikan dan pengajaran maupun penelitian dan pengabdian masyarakat. b. Mempersiapkan sarana penunjang Laboratorium / Studio untuk kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. c. M e n y u s u n b u k u p e t u n j u k praktikum untuk mahasiswa. d. Menyusun program pengembangan sarana Laboratorium / Studio sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan ilmu, teknologi atau seni tertentu. e. B e r t a n g g u n g j a w a b a t a s pemeliharaan dan pengembangan sarana laboratorium. f. Memberikan laporan bulanan kepada atasan langsung.
Teknisi Laboratorium (Laboran) Fungsi : Teknisi Laboratorium adalah unsur pelaksana jurusan yang berada dibawah Kepala Laboratorium, mempunyai tugas membantu Kepala Laboratorium dalam melaksanakan kegiatan akademik. Tugas Pokok : a. Membantu kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Kepala Laboratorium. b. Melakukan inventarisasi peralatanperalatan Laboratorium. c. M e l a k u k a n p e m e l i h a r a a n , kebersihan dan perawatan peralatan laboratorium. d. M e m b u a t l a p o r a n k e g i a t a n laboratorium.
4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Teknik Elektro Visi, Misi dan Tujuan UB dapat dilihat di dokumen Visi, Misi dan Tujuan Teknik Elektro-UB (kode dokumen no. 00604 01000).
4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Teknik Elektro Sesuai dengan tujuan Manual Mutu Jurusan Teknik Elektro, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Teknik Elektro ditunjukkan dalam Gambar 3.
Gambar 3. Siklus Penjaminan Mutu Jurusan Teknik Elektro Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu dengan struktur sebagai berikut:
1
Gambar 4. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya Proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Teknik Elektro ditunjukkan dalam Gambar 5.
2
Proses Utama (Bisnis Proses) Jasa pelayanan Pendidikan Sumber Daya Manusia Di Bidang Teknik Elektro Kebijakan Pemerintah, Statuta, OTK, Renstra, Proker, BAN-PT, ISO
P e r s y a r a t a n
Proses Belajar Mengajar
Mahasiswa P e l a n g g a n
K e p u a s a n Penjaminan Mutu
Penelitian
Lulusan
Pengabdian Masyarakat
P e l a n g g a n
SDM, Alumni, Dana, Sarana Prasarana, Sistem Informasi, Stake Holder
Gambar 5. Bisnis Proses Jurusan Teknik Elektro
Dokumen normatif eksternal yang mempengaruhi proses bisnis di Jurusan Teknik Elektro ialah sebagai berikut: a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan c. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. d. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. e. OTK Universitas Brawijaya, 2009. f. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009. g. Standar SMM ISO 9001:2008.
h. Renstra Universitas Brawijaya tahun 2009-2013 i. Renstra Fakultas Teknik tahun 2010-2014 j. Renstra Jurusan Teknik Elektro tahun 2009-2013
k. Renop Fakultas Teknik tahun 2010-2014 l. Program Kerja Jurusan Teknik Elektro tahun 2011 Sebagai input bagi bisnis proses di Jurusan Teknik Elektro adalah mahasiswa. Untuk dapat menjadi mahasiswa, maka seseorang harus memenuhi syarat lulus dalam seleksi
3
penerimaan mahasiswa baru. Ada 3 proses utama yang dilaksanakan oleh jurusan Teknik Elektro, yaitu: Proses Belajar Mengajar, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Hasil Penelitian akan mendukung Proses Belajar Mengajar, demikian pula dari proses belajar mengajar akan melahirkan ide untuk penelitian. Hasil penelitian akan digunakan dalam pengabdian masyarakat, disisi lain dari pengabdian masyarakat akan melahirkan ide penelitian. Proses penjaminan mutu dilakukan agar ketiga proses utama yang dilaksanakan oleh jurusan teknik elektro tersebut berjalan sesuai dengan standar mutu dan menghasilkan output (yaitu lulusan) dan outcome yang memberikan kepuasan bagi pelanggan. Sesuai dengan bisnis proses pada Gambar 5, umpan balik dari stake holder pengguna akan menjadi bahan perbaikan bagi jurusan dalam menentukan persyaratan mahasiswa, penyediaan sarana dan prasarana, serta perbaikan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat.
4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit Sistem dokumen di Jurusan Teknik Elektro mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya, lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00000 03000. Demikian pula sistem auditnya, lihat dokumen audit kode 00000 09000. Dokumen Jurusan Teknik Elektro terdiri dari:
Tingkat Jurusan Teknik Elektro
5.
Dokumen 1. 2. 3. 4. 5.
Visi dan Misi Rencana Strategis (Renstra) Program Kerja Pedoman Pendidikan Manual Mutu (termasuk Spesifikasi PS Kompetensi Lulusan) 6. Standar Mutu Jurusan/Program Studi 7. Manual Prosedur (wajib): 8. Instruksi Kerja: 9. Dokumen Pendukung 10. Borang-borang
Kode 1. 2. 3. 4. 5.
00604 00604 00604 00604 00604
01000 02000 03000 04000 05000
6. 00604 7. 00604 8. 00604 9. 00604 10. 00604
06000 07000 08000 09000 10000
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Manajemen Penjaminan pelayanan mutu pendidikan yang ada di Jurusan Teknik Elektro dilakukan melalui:
4
1. Pengangkatan Sekretaris Jurusan Teknik Elektro sebagai Manajer Representative (MR) dan membentuk Unit Jaminan Mutu untuk menjalankan manajemen mutu. Secara operasional, MR dan UJM saling berkoordinasi dalam melaksanakan tugasnya. 2. Penyiapan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 3. Pemberdayaan sistem mutu di lingkungan Jurusan Teknik Elektro dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan stakeholder (pemangku kepentingan) yang berkaitan. 4. Pengauditan secara internal terhadap implementasi sistem penjaminan mutu di Jurusan Teknik Elektro, dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM). 5. Melakukan tinjauan manajemen (management review) sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun Jurusan melakukan identifikasi dan analisis layanan pendidikan yang memuaskan kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan. Jurusan dan unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan sistem manajemen mutu. Strategi pemenuhan kepuasan terhadap kepuasan Stakeholder dilakukan dengan cara: a. b. c. d. e.
Mengkomunikasikan sistem manajemen mutu di seluruh unit kerja; Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran masa depan jurusan; Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh stakeholder mengetahui visi, misi dan tugasnya; Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan materi yang diperlukan untuk mencapai sasaran; Mengukur kinerja jurusan guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran yang ditetapkan.
5.2 Kepuasan Pelanggan Jurusan Teknik Elektro memberikan layanan yang bermutu kepada mahasiswa dengan cara: a. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi (dosen wali). b. Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan mendapatkan beasiswa. c. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana prasarana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). d. Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan Teknik Elektro melalui Sinergi.
5
5.3 Kebijakan Mutu Jurusan Teknik Elektro menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan yang terkait dengan peningkatan kesinambungan proses layanan. Proses pendidikan di unit-unit kerja mengacu kebijakan mutu jurusan. Kebijakan mutu jurusan yang dimasukkan dalam dokumen Manual Mutu ini didistribusikan ke unit-unit kerja untuk dikomunikasikan dan dipahami oleh semua personel yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan. 5.4 Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dibuat oleh MR dan UJM dengan mengakomodasi sumbang saran yang diberikan oleh pemangku kepentingan di Jurusan Teknik Elektro. Hasil perencanaan disosialisasikan kepada pemangku kepentingan. 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Teknik Elektro dinyatakan secara rinci dalam dokumen A2. MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat jurusan. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM (Sistem Manajemen Mutu) yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat jurusan melapor kepada Ketua Jurusan serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pemangku kepentingan terkait dengan SMM, Standar Mutu dan Audit Jurusan baik internal maupun eksternal. Komunikasi antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan, dan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar. Ketua Jurusan mendorong dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, membantu secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan pemangku kepentingan.
5.6 Tinjauan manajemen Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan
6
manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan. Unit kerja (laboratorium, kelompok dosen keahlian, administrasi jurusan) melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus didokumentasi. Unit kerja melaksanakan tinjauan sekali dalam satu semester. Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadwal dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, pimpinan (Kajur, KaLab, dan KKDK, Kaur) harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh pihak yang berkepentingan (Stakeholders) Sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun jurusan akan mengadakan rapat pleno khusus guna melakukan tinjauan manajemen terhadap proses yang telah berlangsung dalam satu tahun, baik proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dari hasil evaluasi secara komprehensif terhadap proses selama satu tahun ini akan dilakukan perubahan-perubahan bagi perbaikan sistem.
6.
Pengelolaan Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya Jurusan melakukan identifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Jurusan juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi sistem manajemen mutu yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Beberapa aktifitas yang harus dilakukan oleh jurusan untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan pendidikan yang terkait dengan pengelolaan sumber daya adalah: a. Menggali masukan-masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; c. Melakukan penilaian dan tindak lanjut verifikasi tugas; dan d. Menyediakan sumber daya yang memungkinkan komunikasi efektif antar/inter dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi. Terpenuhinya pengelolaan sumber daya dengan konsep dan pelaksanaan seperti tersebut akan menjamin terpenuhinya mutu sesuai dengan visi dan misi yang telah yang ditetapkan dalam rencana strategis jurusan.
7
6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum Jurusan melakukan identifikasi seluruh jenis kualifikasi kebutuhan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan layanan yang telah ditetapkan, dan memastikan ketersediaannya untuk mewujudkan kinerja sistem manajemen mutu yang efektif. 6.2.2 Kompetensi, kesadaran, dan pelatihan Jurusan harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, terlatih, dan memiliki kesadaran sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Jurusan juga harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan sesuai dengan tuntutan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan layanan yang telah ditetapkan. 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Jurusan harus mengidentifikasi sarana, prasarana, lingkungan kerja, dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Jurusan harus menetapkan pemegang tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pengadaan sarana, prasarana, dan lingkungan kerja yang dipersyaratkan, termasuk juga penggunaan dan pemeliharaannya. Jurusan harus menentukan program perencanaan, penyediaan, dan pemeliharaan sarana-prasarana, serta analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan, dan kebersihan. Sarana-prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, ruang baca, dan sebagainya. Sarana-prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.4 Suasana Akademik Penyediaan layanan pendidikan harus menjamin terciptanya dan terpeliharanya suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Jurusan harus melakukan evaluasi kondisi lingkungan kerja dan suasana kampus secara periodik, serta menyediakan bukti terkait atas tindakan yang diambil. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan kinerja secara berkesinambungan.
7.
Realisasi Layanan Pendidikan
7.1 Perencanaan Program Layanan
8
Jurusan Teknik Elektro merencanakan program layanan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk desain dan pengembangan metode layanan. Layanan pendidikan ditujukan bagi mahasiswa strata satu (S1). Perencanaan pendidikan yang dimaksud meliputi disain dan pengembangan metode pembelajaran.
7.1.1 Pendidikan/Pengajaran Jurusan merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai apa yang diinginkan. Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, dan dilakukan secara konsisten dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus didokumentasi. 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Jurusan merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi hasil penelitian, pengajuan HAKI, dan komersialiasi inovasi penelitian. Rencana pengembangan penelitian dan pengabdian masyarakat didasarkan atas arah kebijakan pemerintah, roadmap, dan track record penelitian dan pengabdian masyarakat. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang harus dikendalikan meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus didokumentasi.
9
7.2 Proses terkait mahasiswa Jurusan Teknik Elektro secara umum memberikan layanan yang prima penyampaiannya kepada mahasiswa. Jurusan Teknik Elektro memberikan kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya. Proses pembelajaran yang dilakukan dalam kelas dipenuhi dengan memperhatikan kaidah-kaidah seperti berikut ini. a. b. c. d.
Fasilitas aman, sehat, bersih, dan ada petugasnya Prosedur komunikasi dua arah antara peserta dan jurusan yang responsif Personel jurusan memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh personel yang sesuai dengan kualifikasinya.
7.2.1 Tinjauan persyaratan terkait PBM Jurusan meninjau persyaratan yang terkait pengajaran untuk memastikan bahwa mahasiswa telah terdaftar secara resmi untuk mengikuti pembelajaran. 7.2.3
Komunikasi Dengan Mahasiswa
Jurusan Teknik Elektro menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa yang terkait dengan: Informasi program pendidikan, Rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta Umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. 7.3 Desain dan pengembangan kurikulum 7.3.1 Perencanaan kurikulum Ketua Jurusan mempertimbangkan desain dan pengembangan kurikulum untuk kepentingan mahasiswa. Kegiatan pengendalian didisain sesuai dengan maksud dan durasi layanan pendidikan. Asesmen kebutuhan didasarkan atas keefektifan sistem dan capaian mahasiswa. Asesmen kebutuhan mencakup persyaratan kinerja potensial dan aktual untuk menentukan : Bagaimana instruksi dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten; Ukuran keefektifan instruksi tertentu ; Keahlian apa yang sesuai dengan persyaratan kurikulum. Asesmen tersebut sebaiknya menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses tinjauan instruksi. Apabila validasi eksperimen dari instruksi tidak diijinkan, proses peer review dapat diadopsi. Laporan analisis kebutuhan sebaiknya menyediakan masukan untuk proses desain instruksi, menggambarkan hasil asesmen kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk disain. 7.3.2 Masukan disain dan Pengembangan Jurusan melakukan identifikasi masukan untuk desain kurikulum dan mendokumentasi masukan tersebut.
10
7.3.3 Output disain dan pengembangan Output disain dan pengembangan seharusnya (paling tidak) mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja. 7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan Peserta pada setiap tahap identifikasi meninjau hasil disain dan pengembangan terhadap persyaratan yang diacu (misalnya, profil profesi, sertifikasi kompetensi).
7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan Verifikasi desain dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana desain dan pengembangan. Kegiatan ini dilakukan secara internal oleh tim khusus pengembangan kurikulum. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan terdokumentasi. 7.3.6 Validasi desain dan pengembangan Proses validasi desain dan pengembangan dilaksanakan untuk memastikan bahwa layanan pendidikan yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum dan silabus yang dihasilkan. Secara umum, validasi harus dilakukan pada tahap desain akhir. Akreditasi dan sertifikasi merupakan metode validasi yang diterima. Keluaran dan tindakan validasi terdokumentasi. 7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan kurikulum Perkembangan iptek menjadi arahan dalam melakukan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan, dan dikomunikasikan kepada stakeholder. Revisi yang dilakukan untuk setiap subyek yang ada dalam kurikulum terdokumentasi sehingga pengembangan lebih lanjut kurukulum akan lebih mudah dilaksanakan.
7.4 Ketentuan layanan pendidikan 7.4.1 Pengendalian ketentuan Jurusan Teknik Elektro melakukan identifikasi keseluruhan topik dan tema subyek yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksi yang diterima. Jurusan menetapkan standar mutu yang akan digunakan untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran. 7.4.2 Validasi proses Validasi proses layanan pendidikan dilakukan secara manual dan online.
11
7.4.3 Identifikasi dan ketertelusuran Jurusan melakukan pengendalian dan pendokumentasian layanan pendidikan. Identifikasi dan ketertelusuran informasi yang relevan mencakup: Kode satuan kurikulum, mata kuliah dan isi; Rekaman identitas mahasiswa; Jadual kuliah; Textbook/modul/diktat/catatan kuliah; Peralatan praktikum; dan Laporan PKL dan Tugas Akhir. 7.4.4
Pengarsipan Jurusan Teknik Elektro mendokumentasikan rekaman akademik mahasiswa selama waktu studi. Dokumentasi dilakukan untuk rentang waktu tertentu. Dokumentasi dilakukan dalam bentuk salinan tercetak dan salinan digital.
7.5 Pengadaan Sarana dan Prasarana Penunjang Dalam rangka merealisasikan layanan kepada pelanggan, jurusan senantiasa menjaga ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai bagi penyelenggaraan proses bisnis jurusan yang memenuhi standar dan sasaran mutu. Perencanaan pengadaan barang dan jasa diajukan secara bottom up dari pengguna langsung (misal kepala laboratorium) dan dikoordinir pengajuannya oleh jurusan ke Fakultas. Selanjutnya Fakultas yang akan melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa bagi jurusan.
8.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1 Panduan umum Outcome dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan Jurusan menetapkan persepsi mahasiswa tentang tingkat pemenuhan layanan yang diberikan. Data tren kepuasan pelanggan didukung oleh bukti obyektif berupa kuesioner yang dilakukan secara online. Selanjutnya jurusan melakukan diskusi dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya. 8.2.2 Audit Internal Jurusan melaksanakan audit internal, berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan proses belajar-mengajar. Selanjutnya jurusan mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan.
12
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses Jurusan mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada berbagai tahap selama realisasi proses. Jurusan mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses. 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan Jurusan menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada setiap waktu tertentu yang direncanakan selama realisasinya, untuk memeriksa dan menguji bahwa persyaratan yang telah ditetapkan serta peraturan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku telah dipenuhi. Alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja pemberian layanan pendidikan juga dilakukan. Hasil dari proses evaluasi ini direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. 8.3 Analisis Data Jurusan Teknik Elektro UB menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, dan memecahkan masalah yang dapat dipertanggungjawabkan. Data digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan frekuentif. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. Pengukuran dan evaluasi dilakukan secara terus-menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. Analisis data dilakukan berdasarkan hasil 8.2. dan disampaikan pada rapat rutin jurusan. 8.4 Perbaikan 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan Jurusan terus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personel untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya.
13
Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). 8.4.2 Tindakan Perbaikan Lembaga atau unit kerja menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. Selanjutnya tindakan korektif yang dilakukan akan direkam. 8.4.3 Tindakan Pencegahan Jurusan menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan frekuentif yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). Tindakan frekuentif direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan frekuentif sebaiknya dikomunikasikan ke seluruh organisasi. Dari hasil analisis data maka akan dilakukan perbaikan berkelanjutan.
14
