MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN TOELEVERINGSKETENS CONTROLEREN

MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN TOELEVERINGSKETENS CONTROLEREN EEN PRAKTISCHE EN JURIDISCHE GIDS VOOR OPENBARE AANKOPERS

Dit project wordt gefinancierd door de Europese Unie

Een project uitgevoerd door

IMPRESSUM UITGEVER REDACTEUR

Het LANDMARK-consortium, p/a ICLEI – Local Governments for Sustainability, 2012. Philipp Tepper (ICLEI)

AUTEURS

Veselina Vasileva (WEED), Peter Defranceschi, Abby Semple, Philipp Tepper (ICLEI), Johanna Fincke (CIR), Elisabeth Schinzel (Südwind Austria)

COPYRIGHT

Het LANDMARK-consortium, p/a ICLEI – Local Governments for Sustainability, Südwind Austria en Christliche Initiative Romero (CIR), 2012. Alle rechten voorbehouden. Geen enkel deel van deze publicatie mag gereproduceerd of gekopieerd worden in welke vorm of op welke wijze dan ook zonder de schriftelijke toestemming van ICLEI – Local Governments for Sustainability, Südwind Austria en Christliche Initiative Romero (CIR).

FOTO'S LAY-OUT ONTWERP

Dreamstime, Flickr, iStockphoto, sxc Raimund Tauss | Papyrus Medientechnik GmbH, Freiburg | www.papyrus-medien.de Rebekka Dold | Grafik Design & Visuelle Kommunikation | Freiburg | www.rebekkadold.de

DISCLAIMER

Deze publicatie is tot stand gekomen met de hulp van de Europese Unie. Het LANDMARK-projectconsortium en het ‘Sozial verantwortliche öffentliche Beschaffung – JETZT!’-consortium zijn als enige verantwoordelijk voor de inhoud van deze publicatie en deze inhoud geeft in geen geval de visie van de Europese Unie weer.

JURIDISCHE DISCLAIMER

Deze gids werd opgesteld op basis van onderzoek naar controlesystemen en op basis van wetgeving en praktijken inzake aanbesteding uit heel Europa. De auteurs kunnen echter geen juridische garantie bieden en alle openbare autoriteiten worden dan ook aangeraden om geval per geval bijkomend juridisch advies te vragen. De uitgever wijst elke aansprakelijkheid van de hand voor het gebruik van de informatie verschaft in deze gids.

DANKWOORD

We willen graag de volgende mensen bedanken die enorm geholpen hebben bij de opstelling van deze gids: ’Rechtsanwälte Schnutenhaus & Kollegen’ (Christian Buchmüller / Iris Falke), ‘BBG und Partner’ (Johannes Mosters), ‘Kropp Haag und Hübinger Rechtsanwälte’ (Dr. Matthias Zieres), Florian Schönthal-Gutmann, Marc Steiner, Eveline Venanzoni, Kirsten Wiese, Stephan Slopinski (Bremen), Lisa Sentröm (SEMCo), Kristina (Swedwatch), Jaap Stokking (MINIENM Nederland) en alle partners van het LANDMARK-consortium.

Vertaling in het Nederlands: POD Duurzame Ontwikkeling (België)

MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN TOELEVERINGSKETENS

INHOUD  INLEIDING................................................................................. 6 AANKOOPPROCES VOOR MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD 

AANBESTEDEN (MVA)..................................................................... 9

1.

Verklaring van bieder (Duitsland)....................................................... 13 1.1 Beschrijving van het controlesysteem...........................................13 1.2 Een praktisch voorbeeld ............................................................... 14 1.3 Juridische analyse ..........................................................................15 1.3.1 SWOT-analyse vanuit juridisch standpunt........................15 1.3.2 Naleving van relevante wetten........................................... 16 1.3.3 Fase van het aanbestedingsproces....................................20 1.3.4 Juridische conclusies..........................................................20 1.4 Praktische conclusies voor aankopers (SWOT-analyse)............. 21 1.5 Succesfactoren .............................................................................. 21

2.

Follow-upvragenlijst (Zweden)............................................................22 2.1 Beschrijving van het controlesysteem.......................................... 22 2.2 Toepassingsvoorbeeld ..................................................................24 2.3 Juridische analyse ......................................................................... 25 2.3.1 SWOT-analyse vanuit juridisch standpunt....................... 25 2.3.2 Naleving van relevante wetten .......................................... 25 2.3.3 Fase van het gunningsproces............................................. 27 2.3.4 Juridische conclusies..........................................................28 2.4 Praktische conclusies voor aankopers (SWOT-analyse).............29 2.5 Succesfactoren...............................................................................29

3. Controle uitoefenen via transparantie en bekendmaking van de leverancier en onderaannemers (Nederland) ....................................30 3.1 Beschrijving en toepassingsvoorbeelden.....................................30 3.2 Juridische analyse ..........................................................................31 3.2.1 SWOT-analyse vanuit juridisch standpunt........................31 3.2.2 Naleving van relevante wetten............................................31 3.2.3 Fase van het aankoopproces...............................................33 3.2.4 Juridische conclusies...........................................................33 3.3 Praktische conclusies voor aankopers (SWOT-analyse)..............35 3.4 Succesfactoren................................................................................35 4.

Externe audits (Zwitserland) ..............................................................36 4.1 Beschrijving van het controlesysteem.......................................... 36 4.2 Toepassingsvoorbeeld................................................................... 38 4.3 Juridische analyse ......................................................................... 39 4.3.1 SWOT-analyse vanuit juridisch standpunt....................... 39 4.3.2 Naleving van relevante wetten .......................................... 39

3

4.3.3 Fase van het aankoopproces..............................................40 4.3.4 Juridische conclusies..........................................................40 4.4 Praktische conclusies voor aankopers (SWOT-analyse)............. 41 4.5 Succesfactoren ..............................................................................42 5.

Catalogus van maatregelen (Oostenrijk) ...........................................42 5.1 Beschrijving van het controlesysteem..........................................42 5.2 Juridische analyse .........................................................................44 5.2.1 SWOT-analyse vanuit juridisch standpunt.......................44 5.2.2 Naleving van relevante wetten........................................... 45 5.2.3 Fase van het aankoopproces.............................................. 45 5.2.4 Juridische conclusies.......................................................... 45 5.3 Praktische conclusies voor aankopers (SWOT-analyse) ............46 5.4 Succesfactoren ..............................................................................46

6. Labels, multistakeholderinitiatieven en gedragscodes......................47 6.1 Beschrijving van de controlesystemen ........................................ 47 6.2 Toepassingsvoorbeelden ..............................................................49 6.2.1 Voorbeelden van goede praktijken voor werkkleding: .....49 6.2.2 Voorbeeld voeding.............................................................. 50 6.3 Juridische analyse ..........................................................................51 6.3.1 SWOT-analyse vanuit juridisch standpunt........................51 6.3.2 Fase van het aankoopproces...............................................51 6.3.3 Juridische conclusies...........................................................53 6.4 Praktische conclusie voor aankopers (SWOT-analyse)............... 54 6.5 Succesfactoren............................................................................... 54 7.

Sectorspecifieke systemen.................................................................. 55 7.1 Beschrijving van de systemen .......................................................55 7.1.1 Hout......................................................................................55 7.1.2 Bouwmaterialen.................................................................. 56 7.1.3 Textiel................................................................................... 57 7.2 Toepassingsvoorbeelden............................................................... 57 7.3 Juridische analyse ......................................................................... 58 7.3.1 SWOT-analyse vanuit juridisch en procesgericht standpunt ...........................................................................58 7.3.2 Naleving van relevante wetten........................................... 58 7.3.3 Fase van het aankoopproces.............................................. 59 7.3.4 Juridische conclusies.......................................................... 59 7.4 Praktische conclusies voor aankopers (SWOT-analyse) ........... 60 7.5 Succesfactoren (hout).................................................................. 60

CONCLUSIES..................................................................................61  REFERENTIES..................................................................................61  BIJLAGE.......................................................................................... 63 

4


LIJST VAN AFKORTINGEN CHOC:

Chain of Custody

DBB:

duurzaam bosbeheer

EHJ:

Europees Hof van Justitie

EKO:

Ecolabel van Nederland

EU:

Europese Unie

FSC:

Forest Stewardship Council

GC:

Gedragscode

GOTS:

Global Organic Textile Standard

GPA:

Agreement on Government Procurement

IAO:

Internationale Arbeidsorganisatie

MEAT:

Economisch meest voordelige inschrijving (Most Economically

Advantageous Tender)

MSI:

multistakeholderinitiatief

MVA:

maatschappelijk verantwoord aanbesteden

MVO:

maatschappelijk verantwoord ondernemen

NGO:

niet-gouvernementele organisatie

NNAP:

Nederlands Nationaal Actieplan

PEFC:

Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes

SEMCO:

Swedish Environmental Management Council

SKC:

Schone Kleren Campagne

SWOT-ANALYSE: Analyse van sterke en zwakke punten, opportuniteiten en bedreigingen

(Analysis of Strength, Weakness, Opportunities and Threats)

WFTO:

World Fair Trade Organisation

WHO:

Wereldhandelsorganisatie

5



INLEIDING

Maatschappelijk verantwoord aanbesteden (MVA) vraagt om een analyse van de toeleveringsketen voor goederen, diensten en werken om na te gaan hoe een positieve impact op de arbeidsomstandigheden kan worden bereikt. Een voorbeeld daarvan is het creëren van behoorlijke arbeidsomstandigheden en het toezicht op de toepassing van de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) (zie bijlage 1 A 1). Om dat te bereiken, moeten de maatschappelijke criteria van de toeleveringsketen die in een bestek gehanteerd worden, zoals de uitsluiting van kinderarbeid of maatregelen inzake gezondheid en veiligheid, op een transparante en efficiënte manier gecontroleerd kunnen worden. Deze gids analyseert diverse controlemiddelen die gebruikt kunnen worden in de diverse fasen van een overheidsopdracht (voor het vooronderzoek, de selectie- of uitsluitingscriteria, technische specificaties, gunningscriteria en contractuitvoeringsclausules/contractbeheer). De beschreven controlesystemen werden ontwikkeld en in sommige gevallen ook toegepast in Europese landen, waaronder Zweden (follow-upvragenlijst), Duitsland (biederverklaring), Nederland (transparantie en bekendmaking van informatie), Zwitserland (externe audits) en Oostenrijk (catalogus van maatregelen). Andere controlesystemen beschreven in dit document zijn gebaseerd op samenwerking met multistakeholderinitiatieven, certificatiesystemen van labels, zoals Fairtrade International, Forest Stewardship Council (FSC) en XertifiX, en sectorspecifieke benaderingen voor hout, bouwmaterialen en textiel. De productgroepen werden gekozen op basis van hun praktische relevantie voor openbare aankopers en hun potentieel om een positieve impact te hebben op de arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen.

DOEL VAN DE JURIDISCHE GIDS EN RICHTVRAGEN Om advies te geven voor de praktische toepassing van controlesystemen voor maatschappelijk verantwoord aanbesteden (MVA) wil het juridisch onderzoek in de eerste plaats nagaan: a) of en hoe de voorgestelde controlesystemen op een juridisch aanvaardbare manier toegepast kunnen worden; b) in welke fase van het aanbestedingsproces het systeem toegepast kan worden. De praktijk heeft uitgewezen dat de bereidheid om maatschappelijke criteria en controlesystemen voor MVA toe te passen in het inschrijvingsproces, vraagt om een duidelijk beeld van de juridische toelaatbaarheid. Daarom geeft deze gids ook deskundig juridisch advies over hoe de voorgestelde controlesystemen het best toegepast kunnen worden. Vanuit juridisch standpunt geeft de gids antwoord op deze vragen: zz Hoe kunnen de controlesystemen op een juridisch toelaatbare manier worden toegepast?

6


zz Welke bestaande jurisprudentie heeft betrekking op de beschreven controlesystemen? zz In hoeverre kunnen contracterende autoriteiten controlemethodes verwerpen die ze ongepast vinden? zz In hoeverre kunnen contracterende autoriteiten verschillende punten toekennen aan offertes naargelang van de degelijkheid van de gebruikte controle? De systemen worden geanalyseerd binnen het juridisch kader verschaft door de Europese richtlijnen inzake overheidsopdrachten,1 EU-verdragen en relevante jurisprudentie van het Europees Hof van Justitie (EHJ). Naleving van deze instrumenten wordt geacht te voldoen aan verplichtingen vastgelegd in het Government Procurement Agreement (GPA) van de Wereldhandelsorganisatie (WHO). Bij dit juridisch advies wordt geen rekening gehouden met de nationale wetgeving van de EU-lidstaten, met uitzondering van de Duitse wet. De LANDMARK-gids geeft juridisch advies over de beschreven controlesystemen en trekt ook juridische conclusies waarin de verschillende juridische adviezen en punten van overeenkomst samengevat worden.

De Europese richtlijnen inzake overheidsopdrachten (2004/17/EG en 2004/18/EG) worden momenteel herzien en de nieuwe wetgeving zal naar verwacht tegen eind 2011 goedgekeurd worden. De Europese Commissie heeft de voorgestelde ontwerpen voor de nieuwe wetgeving in december 2011 gepubliceerd en die bevatten een aantal bepalingen die de toepassingsmogelijkheden van MVA zouden kunnen beïnvloeden. Die bepalingen dienen zeker nauwkeuriger bekeken en besproken te worden, maar komen niet rechtstreeks aan bod in dit adviesdocument. De huidige richtlijnen worden niet verwacht herroepen te worden voor 2014 en het is niet duidelijk of er wijzigingen zullen worden aangebracht in de voorgestelde ontwerpen. Elke poging om de nieuwe maatregelen op te nemen in dit adviesdocument zou dus voorbarig en mogelijk misleidend zijn voor overheidsinstanties. Nog een gerechtelijke ontwikkeling op het vlak van MVA is een zaak die nu voor het Europees Hof van Justitie loopt, Commissie v Nederland (C-368/10). Deze zaak gaat over de verwijzing naar milieu- en maatschappelijke labels (EKO en Max Havelaar) door een Nederlandse contracterende instantie in haar bestekdocumenten. In haar conclusie van 15 december 2011 stelt advocaat-generaal Kokott dat de manier waarop naar de labels verwezen werd een overtreding is van de vereisten onder Richtlijn 2004/18/EG, maar dat de toepassing van principes inzake eerlijke handel op zich niet in strijd is met de richtlijn of het verdrag. Opgemerkt dient te worden dat die vereisten (met onder meer minimumprijzen, voorlopige financiering en langetermijncontracten met leveranciers) werden behandeld als contractvoorwaarden onder artikel 26 van Richtlijn 2004/18/EG

Afbeelding Flickr / OZinOH

JURIDISCHE CONTEXT

1 2004/17/EG en 2004/18/EG. Deze richtlijnen worden momenteel herzien en eind 2011 zal de Europese Commissie naar verwacht een ontwerpwetgeving publiceren.

7

en als gunningscriteria onder artikel 53 van Richtlijn 2004/18/EG2. Volgens de advocaat-generaal zou het gebruik van de vereisten als selectiecriteria ook verenigbaar zijn met het gemeenschapsrecht3. Hoewel die conclusie een interessant licht werpt op het vermogen van contracterende instanties om vereisten inzake eerlijke handel op te nemen in contractclausules, werd het vonnis van het Hof in deze zaak nog niet uitgesproken. De voorgestelde bepalingen in de nieuwe richtlijnen, die nauwkeuriger beschrijven hoe maatschappelijke omstandigheden opgenomen kunnen worden in bestekdocumenten, kunnen bovendien elke interpretatie in deze zaak opheffen. Daarom komt de specifieke redenering in zaak C-368/10 niet aan bod in de adviezen in dit document.

Afbeelding Dreamstime

HOE DE GIDS LEZEN Deel II beschrijft de stappen in het aankoopproces en de relevantie van controlesystemen voor de efficiënte invoering van maatschappelijke criteria in de toeleveringsketen, met specifieke aandacht voor wat er gevraagd kan worden in elke fase. In de onderzochte landen worden uiteenlopende procedures gehanteerd m.b.t. de systemen om bewijs van naleving te vragen aan bieders en leveranciers. Enkele daarvan werden reeds toegepast in de praktijk; andere bevinden zich nog in de planningsfase. Deel III geeft een nauwkeurige beschrijving van de zeven verschillende controlesystemen die op vergelijkbare wijze gestructureerd worden om meer duidelijkheid te scheppen. Elk juridisch instrument bestaat uit: zz het verhaal achter de ontwikkeling zz echte of fictieve toepassingsvoorbeelden zz een nauwkeurige juridische beoordeling van de richtvragen van de juridische analyse. Om de lezer een beter beeld te geven van de uitdagingen en opportuniteiten van elk controleproces worden er naast een SWOTanalyse4 (sterke en zwakke punten, opportuniteiten en bedreigingen) ook diverse juridische adviezen gegeven over de invoering ervan. zz praktische adviezen voor openbare aankopers op basis van een SWOTanalyse zz succesfactoren voor elk systeem Deel IV vat algemene conclusies samen voor het praktische werk van openbare aankopers die werken rond MVA.

2 Paragraaf 99 en volgende van de conclusie van de advocaat-generaal. 3 Paragraaf 125 en volgende van de conclusie van de advocaat-generaal. 4 Een SWOT-analyse is een strategische planningsmethode om de sterke en zwakke punten/beperkingen, opportuniteiten en bedreigingen van een project of strategie te evalueren. Daarbij wordt het doel van de strategie vastgelegd (in dit geval de verschillende controlesystemen) en worden de interne en externe factoren bepaald die gunstig of ongunstig zijn om dat doel te bereiken.

8


AANKOOPPROCES VOOR 

MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD AANBESTEDEN (MVA)

VOORONDERZOEK Voor de inschrijving willen overheidsinstanties misschien een marktonderzoek en/of –consultatie uitvoeren om een beter beeld te krijgen van de maatschappelijke risico’s verbonden aan hun geplande aankoop. In het voorbereidende onderzoek kunnen contacten gelegd worden met andere instanties of kunnen online databanken zoals TED5 en Standards Map6 doorzocht worden om een idee te krijgen van de leveranciers die actief zijn in de sector en de maatschappelijke risico’s die door bestaande normen worden aangepakt. Direct overleg met potentiële leveranciers moet gebeuren op een open en transparante manier. Een mogelijke optie is om een vooraankondiging te publiceren in het Publicatieblad met een omschrijving van de geplande aankoop en een vraag om informatie van geïnteresseerde leveranciers. Er kan een technische dialoog gevoerd worden om potentiële risico’s in de toeleveringsketen op te sporen en te zoeken naar manieren om die op te lossen. Er moet een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen deze activiteiten en het begin van een formele aankoopprocedure. Als de technische dialoog of consultatie gebruikt wordt om specificaties te helpen opstellen, moet erop toegezien worden dat dit de concurrentie niet in de weg staat of bepaalde leveranciers geen oneerlijk voordeel geeft. Meer informatie over methodes voor de aankoop vindt u in de SMART SPP-gids beschikbaar op http://www.smart-spp.eu/guidance.

DEFINITIE VAN HET ONDERWERP In deze fase moeten de omvang en de titel van het contract vastgelegd worden. Heeft de overheidsopdracht alleen betrekking op een afgewerkt product of komen er ook diensten bij kijken? Dat bepaalt wie er op de inschrijving reageert (bv. kleinhandelaars, groothandelaars of producenten) en hoe zij de vereisten zullen interpreteren. Bij een werkcontract kan er eerst een ontwerpteam aangesteld worden dat dan verantwoordelijk is voor de aanduiding van de hoofdaannemer. In dat geval moeten aankopers overwegen hoeveel controle ze willen uitoefenen op de onderaannemers en de gebruikte materialen, en hoe die vereisten bekendgemaakt zullen worden aan het ontwerpteam. In het onderwerp kan duidelijk aangegeven worden dat het product, de 5 http://www.ted.europa.eu/TED/misc/chooseLanguage.do Laatst bezocht op 5 maart 2012. 6 http://www.standardsmap.org/en/Laatst bezocht op 5 maart 2012.

9

dienst of het werk geproduceerd moet worden onder behoorlijke en eerlijke arbeidsomstandigheden. Andere factoren om rekening mee te houden in deze fase zijn de duur en het volume van het contract en de vraag of er onderaannemers bij betrokken zijn. Als het niet duidelijk is welke impact de maatschappelijke criteria in de toeleveringsketen zullen hebben op kosten of andere factoren, is het aangewezen om flexibiliteit in te bouwen in het contract. Dat kan gebeuren door een contract met varianten toe te kennen of door een kaderovereenkomst op te stellen met een of meerdere operatoren. In beide gevallen zal de aankoper de omvang van de aankoop kunnen beperken/aanpassen nadat hij de maatschappelijke/milieuprestaties, kosten en kwaliteit van het aanvankelijk contract heeft geëvalueerd. Krachtens Richtlijn 2004/18/EG kunnen kaderovereenkomsten opgesteld worden voor een maximumperiode van vier jaar.

SELECTIE- EN UITSLUITINGSCRITERIA Selectie- en uitsluitingscriteria moeten bepalen welke economische operatoren in staat zijn om een contract uit te voeren. Er zijn twee types van uitsluitingscriteria: criteria waarvoor uitsluiting verplicht is en criteria waarvoor aankopers een operator kunnen uitsluiten. Tot de eerste categorie behoren ernstige overtredingen van de wet, zoals corruptie, fraude of witwaspraktijken. De tweede categorie omvat een aantal andere situaties, zoals faillissement, wanbeheer en ontduiken van belastingen of socialezekerheidsbijdragen.7 Belangrijk is dat uitsluitingscriteria toegepast moeten worden op de economische operator die kandidaat of inschrijver is voor het contract. Dat kan elke bedrijfsvorm, een groep of een individu zijn, maar niet de onderaannemers, tenzij die deel uitmaken van een biedend consortium. Een aankoper kan dus verklaringen vragen van onderaannemers over de naleving van maatschappelijke criteria van de toeleveringsketen en die opnemen in de contractuitvoeringsclausules, maar dat kan echter geen basis vormen om bepaalde operatoren uit te sluiten van een gunningsprocedure. Selectiecriteria bieden meer mogelijkheden om onderaannemers te beoordelen omdat die verband houden met de algemene financiële, economische, technische en beroepsbekwaamheid om het contract uit te voeren. Zo kunnen aankopers bijvoorbeeld vragen welke delen van het contract de operator van plan is uit te besteden en ook vragen naar de technische en beroepsbekwaamheid van onderaannemers. Als er maatschappelijke criteria zijn opgenomen in specificaties omvatten die de technische bekwaamheid om die maatschappelijke vereisten waar te maken. Een aankoper kan bijvoorbeeld vragen naar de opleidingskwalificaties om zeker te zijn dat de vereisten inzake gezondheid en veiligheid op de werkplek correct worden toegepast. De uitsluitings- en selectiecriteria staan uitgebreid beschreven in de Richtlijnen – algemeen genomen is het dus onmogelijk om operatoren uit te 7 Voor een volledige lijst van de redenen van uitsluiting, zie artikel 45 (1) en (2) van Richtlijn 2004/18/EG.

10


sluiten wegens andere redenen.8 Er is ook een algemene vereiste om ervoor te zorgen dat de gehanteerde criteria verband houden en evenredig zijn met het onderwerp van het contract. In de selectiefase is het niet mogelijk om naar certificaten te vragen betreffende een specifieke maatschappelijke norm of specifiek managementsysteem. Toch kunnen die certificaten in sommige gevallen als bewijs dienen om na te gaan of een operator voldoet aan de opgelegde vereisten inzake technische en beroepsbekwaamheid. Als de aankoper bijvoorbeeld vraagt naar opleidingsen professionele kwalificaties in verband met veiligheid op de werkplek, dan kan een certificaat dat dit opneemt in zijn vereisten als bewijs dienen. Andere bewijsvormen moeten ook op hun eigen waarde beoordeeld worden.

TECHNISCHE SPECIFICATIES Technische specificaties vormen de kern van elke inschrijvingsprocedure, met uitzondering van de concurrentiedialoog. Bij alle andere procedures moet de contracterende instantie haar behoeften bepalen aan de hand van een technische beschrijving, vereisten inzake functionaliteit en uitvoering, of een combinatie van deze benaderingen. Alleen inschrijvingen die voldoen aan de gepubliceerde specificaties kunnen geëvalueerd worden op basis van de gunningscriteria. Via de richtlijnen overheidsopdrachten kunnen aankopers materialen en productieprocessen of -methodes bepalen voor goederen, diensten en werkcontracten.9 Er is een doorslaggevende verplichting om niet te beperkend te zijn in specificaties, bijvoorbeeld door te verwijzen naar materialen of methodes die gedeponeerd zijn of alleen beschikbaar zijn voor één operator.10 Technische specificaties moeten een beschrijving geven van de kenmerken van de aangekochte goederen, diensten of werken en niet van de algemene praktijken van de economische operator. Controlesystemen kunnen een essentiële rol spelen om specificaties te helpen opstellen met maatschappelijke criteria van de toeleveringsketen. Als een aankoper bijvoorbeeld niet zeker weet welke materialen op te nemen in een contract voor de levering van uniformen, kan hij derdepartij maatschappelijke certificeringssystemen onderzoeken die van toepassing zijn op verschillende types van katoen en synthetische vezels. De onderliggende criteria van deze certificeringssystemen kunnen helpen om de vereisten te bepalen (zie deel 2.6 over labels). Die systemen zijn aanvaardbaar als mogelijk bewijs van naleving 8 In zaak C-538/07 Assitur oordeelde het EHJ dat Richtlijn 92/50/EEG het mogelijk maakt voor lidstaten om “andere uitsluitingsgronden vast te stellen die beogen te waarborgen dat het beginsel van gelijke behandeling en het beginsel van transparantie in acht worden genomen op voorwaarde dat dergelijke maatregelen niet verder gaan dan noodzakelijk is om dat doel te bereiken.” De uitsluitingsvoorwaarden in Richtlijn 2004/18/EG zijn nagenoeg identiek. 9 Bijlage VI van Richtlijn 2004/18/EG en bijlage XXI van Richtlijn 2004/17/EG. 10 In bepaalde gevallen, als het contract slechts aan één operator toegekend kan worden, kan de procedure van gunning door onderhandeling zonder bekendmaking van een aankondiging van een opdracht gebruikt worden (zie artikel 31(1)b van Richtlijn 2004/18/ EG).

11

van de criteria. Het is niet toegelaten om een specifiek certificaat of label te eisen om de naleving van specificaties te bewijzen. Ook equivalent bewijs moet aanvaard worden.

GUNNINGSCRITERIA Gunningscriteria bepalen het resultaat van de mededinging en kunnen duidelijk maken hoe belangrijk maatschappelijke overwegingen zijn. Door de gunning te baseren op de ‘economisch voordeligste inschrijving’ kan de maatschappelijke uitvoering bovenop het vastgelegde minimum beoordeeld worden. Er zijn een aantal vereisten om gunningscriteria te formuleren en toe te passen, waaronder transparantie (criteria en wegingen vooraf publiceren) en eerlijkheid (gunningscriteria mogen niet discriminerend zijn of leiden tot een willekeurige beslissing). Bovendien moeten de gunningscriteria ‘verband houden met het voorwerp van de opdracht’, d.w.z. dat ze geen verband mogen houden met aspecten die buiten het toepassingsgebied vallen. Met die vereisten voor ogen kunnen gunningscriteria opgesteld worden die een onderscheid helpen te maken tussen offertes met diverse niveaus van maatschappelijke waarde. Zo kan een aankoper bijvoorbeeld gunningspunten toekennen aan voorstellen die bevoorrechte arbeidsomstandigheden bieden aan medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij de productie en levering van de goederen, diensten of werken. Om dit te doen, moet de evaluatiemethode van de biedingen heel duidelijk zijn, bijvoorbeeld als er meer punten worden toegekend aan inschrijvers die personeelsopleiding opnemen in hun werkwijze om het contract uit te voeren. Het is niet toegelaten om criteria op te nemen die een inbreuk vormen op de principes van het verdrag, bijvoorbeeld door direct of indirect te discrimineren op basis van de vestigingsplaats van de operator. Bedenk ook hoe de naleving van de criteria gecontroleerd of afgedwongen kan worden tijdens de uitvoering van het contract. Kan dat opgenomen worden in de contractvoorwaarden?

CONTRACTUITVOERINGSCLAUSULES/CONTRACTBEHEER De Richtlijnen overheidsopdrachten vermelden expliciet de mogelijkheid om sociale overwegingen op te nemen in de uitvoeringsvoorwaarden van een contract.11 Die voorwaarden kunnen een cruciale rol spelen in onderliggende verbintenissen aangegaan door inschrijvers en gepaste oplossingen bieden in geval van contractbreuk. Ze kunnen ook gebruikt worden om operatoren te stimuleren om hogere uitvoeringsniveaus te leveren door bijvoorbeeld geleidelijke verbeteringen te koppelen aan bonusbetalingen. Contractuitvoeringsclausules zijn echter efficiënter en ook transparanter als die verband houden met kwesties die reeds besproken werden in het kader van het competitief aankoopproces. Zoals duidelijk gemaakt door het EHJ in Nord-Pasde-Calais kunnen contractuitvoeringsclausules op zich geen reden vormen om

11 Richtlijn 2004/18/EC, artikel 26; Richtlijn 2004/17/EC, artikel 38

12


een offerte te verwerpen.12 De jurisprudentie geeft ook aan dat veranderingen in de contractuitvoeringsclausules tijdens de looptijd van een contract een nieuwe gunningsprocedure kunnen vereisen.13 Om die reden is het belangrijk om van bij het begin te bedenken welke rol contractuitvoeringsclausules kunnen spelen bij de invoering van maatschappelijke criteria. Aankopers moeten ook realistisch zijn over de mogelijkheid om verbintenissen actief te beheren en op te volgen.

CONTROLESYSTEMEN  1. VERKLARING VAN BIEDER (DUITSLAND) In Duitsland worden eventuele maatschappelijke criteria gewoonlijk opgenomen in contractclausules. Een verklaring van de bieder is een getekend document waarin deze zelf verklaart bepaalde criteria na te leven. De verklaarde aspecten kunnen opgenomen worden in de clausules van het contract tussen de contracterende instantie en de succesvolle bieder. Verklaringen van bieders zijn vooral een manier om arbeids- en sociale normen te integreren in het internationale productieproces. Toch kunnen de specifieke details van sommige biederverklaringen aanzienlijk verschillen. Sommige gemeenten werken met graduele biederverklaringen zodat leveranciers beoogde maatregelen kunnen invoeren om hun praktijken in de toeleveringsketen te verbeteren, terwijl andere vragen om bewijs dat die maatregelen reeds ingevoerd zijn. Vertegenwoordigers van niet-gouvernementele organisaties (ngo’s) zijn er voorstander van om de specifieke formulering in de biederverklaringen aan te passen aan de productgroepen en ook aan de bijbehorende complexiteit van de toeleveringsketen en het bestaan van alternatieven geproduceerd op een maatschappelijk verantwoorde manier.

Afbeelding: iStockphoto / Doram

1.1 BESCHRIJVING VAN HET CONTROLESYSTEEM

Eerst is het belangrijk om te weten dat biederverklaringen diverse functies hebben. Ze kunnen gebruikt worden om maatschappelijke criteria op te nemen in de contractuitvoeringsclausules en kunnen zo de algemene en specifieke contractvoorwaarden amenderen. Een tweede functie is het gebruik van biederverklaringen als bewijs van naleving van maatschappelijke criteria in elke fase van het aankoopproces. Nog een mogelijke functie van een biederverklaring is dat de bieder verklaart welk type van onafhankelijk bewijs 12 Zaak C-225/98 Commissie v Frankrijk 13 Zie vooral zaak C-496/99 P Commissie v CAS Succhi di Frutta [2004] ECR I-03801 paragraaf 115-121; zaak C-454/06 pressetext Nachrichtenagentur [2008] ECR I-04401, en zaak C-91/08 Wall AG v Stadt Frankfurt am Main. Als veranderingen aan een contract na de gunning wezenlijke amendementen vormen die andere inschrijvers toegelaten zouden hebben dan degenen die aanvankelijk toegelaten werden of zouden geleid hebben tot de aanvaarding van een andere offerte dan de aanvankelijk aanvaarde offerte, dan kan er een nieuwe contractgunningsprocedure nodig zijn.

13

hij zal voorleggen voor de controle van maatschappelijke criteria. Dat zou normaal gebeuren in de selectiefase.

1.2 EEN PRAKTISCH VOORBEELD Voor deze gids hebben verschillende advocaten twee biederverklaringen bestudeerd. In hun juridisch advies komen enkele betwistbare punten aan het licht die besproken worden in deel 1.3.2. In bijlage 1 vindt u een biederverklaring die werd opgesteld en gebruikt door de stad Bremen. De biederverklaring van Bremen werd reeds in de praktijk toegepast voor verschillende productgroepen, maar werd nog niet geëvalueerd. In bijlage 2 vindt u een modelverklaring14 geschreven voor de levering van kleding15. In bijlage 3 vindt u de IAO-normen vereist in de modelverklaring. In bijlage 4 vindt u de criteria voor onafhankelijk bewijs en lidmaatschap van een multistakeholderinitiatief (MSI). De modelverklaring (bijlage 2) heeft twee functies. In de eerste verklaring verplicht de bieder zichzelf ertoe om te bewijzen dat hij de maatschappelijke criteria naleeft door onafhankelijk bewijs te leveren, bv. lidmaatschap van een multistakeholderinitiatief. De tweede verklaring wordt gebruikt om maatschappelijke criteria op te nemen als er geen onafhankelijk bewijs geleverd kan worden. De bieder verklaart dat hij gerichte maatregelen zal nemen om de maatschappelijke criteria na te leven in plaats van daarvoor een bewijs te leveren. De biederverklaring van Bremen heeft drie types van verklaringen waaruit de bieder er een of meer kan kiezen om de nodige controles uit te voeren. De derde verklaring is een verklaring op eer. De bieder verklaart dat hij de fundamentele arbeidsnormen van de IAO volgt, maar zonder daarvoor gerichte maatregelen te nemen of onafhankelijk bewijs te leveren. Hij moet verklaren dat hij informatie zal inwinnen over arbeidsomstandigheden en zijn leveranciers zal bekendmaken aan de contracterende instantie als die dat verzoekt.

14 De modelverklaring werd opgesteld door de Duitse ngo’s CIR en WEED op basis van het juridisch advies van Krämer/Krajewski (2010). Voor meer informatie over het juridisch advies: Krämer/Krajewski (2010) in CIR/CorA/WEED (2010): p. 7-32 15 In de kledingsector bestaan er reeds betrouwbare controlemethodes. De bestaande controlesystemen worden echter nog niet in de hele markt gebruikt. Vooral bij de aankoop van producten met specifieke technische vereisten kan er onafhankelijk bewijs gevraagd worden. De IT-productgroep is ook zeer geschikt voor biederverklaringen. Voor IT bestaan er nog geen betrouwbare certificaten of labels. Apple is nog niet zo lang lid van de Fair Labour Association (FLA) en het is dus nog te vroeg om de gevolgen van deze stap in te schatten. In de toekomst zullen we zien of het bedrijf de sociale verantwoordelijkheid in zijn fabrieken kan aantonen binnen dit lidmaatschap van de FLA. Voor meer informatie over modelverklaringen inzake IT-producten zie: CIR/CorA/WEED (2010): 35-44

14


1.3 JURIDISCHE ANALYSE 1.3.1 SWOT-ANALYSE VANUIT JURIDISCH STANDPUNT STERKE PUNTEN

ZWAKKE PUNTEN

•• Het gebruik van biederverklaringen is verenigbaar met het gemeenschapsrecht en met het GPA.

•• Als de contracterende instantie geen onafhankelijk advies vraagt, moet het nog altijd een controle uitvoeren in de uitvoeringsfase van het contract.

•• Het gebruik van gerichte maatregelen en graduele biederverklaringen is een manier om de fundamentele arbeidsnormen van de IAO in te voeren in productgroepen waar onafhankelijk bewijs van naleving momenteel niet voorhanden is voor de gunning van het contract. In die gevallen moet de controle afgedwongen worden in het kader van het contractbeheer. •• Het gebruik van biederverklaringen om sociale normen op te nemen in bijkomende contractvoorwaarden is momenteel de veiligste manier. •• Offertes van inschrijvers die de contractuitvoeringsclausules niet aanvaard hebben, moeten geweerd worden.

•• Biederverklaringen gebruikt in de contractuitvoeringsclausules kunnen niet toegepast worden als verhulde technische specificaties of gunningscriteria. Ze kunnen dus niet nauwkeurig geëvalueerd worden in het kader van het gunningsproces. •• Een biederverklaring wordt gewoonlijk alleen toegepast op de hoofdaannemer en er kunnen grenzen zijn aan de mogelijkheden van de contracterende instantie om bepalingen af te dwingen bij onderaannemers, dit omwille van vertrouwelijkheid bij contractoverwegingen.

•• Contractuitvoeringsclausules creëren wettelijk bindende verplichtingen voor de succesvolle bieder en, waar evenredig en overeenkomstig met de nationale wet, voor zijn onderaannemers. •• Via gerichte maatregelen kunnen gecertificeerde en ongecertificeerde bedrijven meedoen aan de inschrijvingsprocedure.

15

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• Biederverklaringen kunnen, zoals alle contractclausules, aangepast worden aan de kenmerken van de overheidsopdracht (bv. productgroep).

•• Momenteel is het gebruik van graduele biederverklaringen nog juridisch betwistbaar. (zie deel 1.3.2)

•• Biederverklaringen kunnen ook toegepast worden in andere fasen van het gunningsproces, als ze rekening houden met de verschillende regels die in die fasen van toepassing zijn. •• Graduele biederverklaringen kunnen ook gebruikt worden voor productgroepen waarvoor er nog geen sociaal verantwoorde aankoopalternatieven bestaan, door maatregelen in te voeren met vooropgestelde doelen. •• Naast de naleving van de fundamentele arbeidsnormen van de IAO kunnen er ook andere vereisten opgenomen worden,. Zie 4.3.2

•• Om zo juridisch veilig mogelijk te zijn, moeten biederverklaringen duidelijk, evenredig en controleerbaar zijn. Dat vergt veel van de contractant en de contracterende instantie. •• Het is betwistbaar in welke mate de opname van vakbonden in de maatregelen expliciet vereist kan worden en of dat evenredig is. De verwijzing naar de vakbonds- en mensenrechtenorganisaties kan alleen vereist worden als die bestaan in de productielanden of -gebieden. •• De nationale wetgeving in het land van de contracterende instantie moet ook geraadpleegd worden om zeker te zijn dat de boetes in het contract en eventuele vereisten opgelegd aan onderaannemers toegelaten zijn.

1.3.2 NALEVING VAN RELEVANTE WETTEN Het gebruik van biederverklaringen is verenigbaar met het gemeenschapsrecht en met het GPA. Het gebruik van biederverklaringen om maatschappelijke normen te integreren in bijkomende contractvoorwaarden is momenteel de meest juridisch toelaatbare manier. Contracterende instanties moeten rekening houden met deze vereisten bij het opstellen van een biederverklaring: zz Ze moet begrijpelijk en nauwkeurig zijn. zz Ze moet beantwoorden aan het evenredigheidsbeginsel, vooral met betrekking tot de omvang en het volume van het contract, de waarschijnlijkheid van een overtreding van arbeids- en maatschappelijke normen, de complexiteit en transparantie van de toeleveringsketen en de bestaande aanbestedingsalternatieven. zz Ze moet zich houden aan het principe van gelijke behandeling en mag niet op ongeoorloofde wijze discrimineren tegen feitelijke of potentiële bieders. zz Ze moet het vereiste verband houden met het voorwerp van opdracht. zz En ze moet gecommuniceerd worden in overeenstemming met de transparantievereisten en rekening houden met Europese en nationale reglementeringen, vooral wat de bestekdocumenten betreft. Als aan deze vereisten voldaan wordt, zijn biederverklaringen een betrouwbare en gepaste manier om maatschappelijke criteria op te nemen in een gunningsprocedure.

16


Toch zijn er nog enkele potentiële juridische kwesties in verband met de formulering van de biederverklaringen en enkele betwistbare punten die tot uiteenlopend juridisch advies kunnen leiden, gezien het gebrek aan jurisprudentie in dit opzicht. Die betwistbare punten staan hieronder opgesomd in de vorm van vragen: Moet de contracterende instantie de informatie controleren die de contractant in de verklaring vermeld heeft? De derde optie in de biederverklaring van de stad Bremen (zie bijlage 1) is nog altijd betwistbaar. Mosters (2012: 22-24) kwam tot de conclusie dat contracterende instanties alleen kunnen vragen wat ze kunnen controleren omdat het niet juridisch toelaatbaar zou zijn om vereisten te noteren die niet tot de gewenste resultaten leiden. Een nationale maatregel is alleen gepast om de nagestreefde doelstelling te bereiken als die oprecht blijk geeft van een streven om die op een consistente en systematische manier te bereiken. Een verklaring op eer van de bieder kan niet voldoen aan de vereisten gesteld in de offerteaanvraag als de contracterende instantie de informatie in die verklaring op eer niet systematisch controleert. Buchmüller/Falke (2012b) en Zieres (2012) concluderen dat de biederverklaring van Bremen voldoet aan de controlevereisten omdat de contractuele verplichting niet afhangt van de controle van naleving (Buchmüller/ Falke 2012b: 3). Hoe vermijden dat een biederverklaring beschouwd wordt als verhulde technische specificaties/gunningscriteria? Kan er een validatie gevraagd worden voor het contract wordt toegekend? Om te beginnen is het belangrijk om te melden dat als de biederverklaring gebruikt wordt in de fase van contractuitvoeringsclausules, het juridisch niet toelaatbaar is om een selectie te maken tussen bieders die een ‘beter’ onafhankelijk bewijs hebben geleverd met meer criteria dan andere verklaringen, en bieders die dat niet gedaan hebben. Het is ook niet juridisch toelaatbaar om een bieder te weren uit het contractgunningsproces omdat hij ervoor koos om gerichte maatregelen te nemen, terwijl andere bieders onafhankelijk bewijs kunnen leveren. Mosters argumenteert dat de Europese Commissie contractuitvoeringsclausules definieert als clausules waaraan iedereen tijdens het contractuitvoeringsproces zou moeten kunnen voldoen (Mosters 2012: 26). Dus de mogelijkheid om te vragen een validatie of een bewijs van vermogen bij de biederverklaring te voegen, is dus nog altijd betwistbaar (zie artikel 1 van de modelverklaring). Buchmüller/Schnutenhaus (2012) benadrukken nochtans dat “de contracterende instantie ook kan vragen om een validatie of bewijs van vermogen bij de biederverklaring te voegen”. In de praktijk gebeurt dat bijvoorbeeld in de context van de aankoop van groene elektriciteit: de contracterende instantie kan de inschrijver verplichten om in zijn offerte de naam te vermelden van de centrale die de te leveren groene elektriciteit produceert. Na de leveringsperiode is de inschrijver verplicht, conform de contractclausules, om te bewijzen dat hij groene elektriciteit geleverd heeft die werd geproduceerd in de centrale vermeld in zijn inschrijving. Misschien

17

kan deze ‘benadering in twee stappen’ aangepast en gebruikt worden in de context van ‘maatschappelijk verantwoorde aanbesteding’. Krämer en Krajewski wijzen erop dat de naleving van de voorwaarden bepaald in het contract niet relevant is in het gunningsproces, maar ze verduidelijken ook dat de naleving een onderscheidende functie heeft bij de inschrijvers, zonder verhuld te zijn als technische specificaties of selectiecriteria. Ze argumenteren nog sterker dat het juridisch toelaatbaar is om een validatie/ bewijs van vermogen te vragen alvorens het contract toe te kennen omdat uiteindelijk alleen die inschrijvers kunnen meedingen waarvan verwacht wordt dat die aan de voorwaarden kunnen voldoen. Om het risico te beperken dat de inschrijver niet aan de criteria kan voldoen (wat leidt tot een lang oponthoud van het contract dat niet evenredig zou kunnen zijn), moet vooraf de mogelijkheid gecreëerd worden om het vermogen van de inschrijver te controleren. Volgens Krämer/Krajewski kan de overheidsinstantie dus aan de potentiële klant vragen om plausibele argumenten voor te leggen (Krajewski/ Krämer 2010: 28-30). Kunnen lokale instanties normen opleggen in een biederverklaring die verder reiken dan de fundamentele arbeidsnormen van de IAO? Het is nog altijd betwistbaar of aankopers normen kunnen opleggen die verder reiken dan de fundamentele arbeidsnormen van de IAO (zie deel I. Inleiding). Mosters beweert dat dit mogelijk zou moeten zijn op voorwaarde dat die verder reikende normen aan de volgende vereisten voldoen: ofwel moeten ze algemeen aanvaard worden door de overgrote meerderheid van staten als onvervreemdbare fundamentele rechten, ofwel moeten ze in de thuisstaat van de inschrijver beschouwd worden als een essentieel onderdeel van de morele normen, zodat de overtreding ervan, die samenhangt met het aan te besteden goed, onaanvaardbaar is. Een voorbeeld: in de meeste staten worden de rechten van het kind, zoals vastgelegd in de respectieve VN-conventie, beschouwd als fundamentele rechten en kunnen ze volgens Mosters dan ook rechtmatig geëist worden in offerteaanvragen . Of dat ook geldt voor de rechten vermeld in de VN-conventie inzake economische, sociale en culturele rechten, is nog betwistbaar (Mosters 2012: 19). Is het mogelijk om gerichte maatregelen te formuleren in de biederverklaring? Gerichte maatregelen, d.w.z. activiteiten ondernomen door de contractant om de leef- en werkomstandigheden te verbeteren in de toeleveringsketen verbonden aan de producten, diensten of werken geleverd binnen een bepaald tijdskader en effectief opgevolgd, kunnen vereist worden in biederverklaringen in de fase van de contractuitvoeringsclausules, maar moeten wel omzichtig opgesteld worden. De maatregelen moeten voldoen aan de beoogde criteria, wat betekent dat het in dit geval belangrijk is om de afzonderlijke problemen in het productieproces te evalueren. Mosters argumenteert dat de beoogde maatregel een echte en meetbare impact moet hebben op het productieproces van de specifieke goederen of diensten te leveren aan de contracterende instantie. De contractant moet de criteria kunnen afdwingen tijdens de productie van het product dat geleverd wordt aan de contracterende instantie.

18


De vereisten vermeld in de modelverklaring in bijlage 1 moeten ook worden aangepast aan kleine aanbestedende instanties of kortetermijnlevering van goederen om de evenredigheid te bewaren. Mosters raadt eveneens aan om meer in detail te treden bij de formulering van gerichte maatregelen dan nu het geval is in de modelverklaring (Mosters 2012). Is het wettelijk toelaatbaar om een graduele biederverklaring te gebruiken? Er rijst een potentieel juridisch probleem betreffende de keuze tussen onafhankelijk bewijs van invoering van de vermelde arbeidsnormen, en gerichte maatregelen. Als beide opties toegestaan zijn in een enkele inschrijvingsprocedure zou een inschrijver die onafhankelijk bewijs van invoering voorlegt kunnen aanvoeren dat degenen die alleen bewijs van gerichte maatregelen leveren een oneerlijk voordeel hebben, bv. wegens de hogere kosten verbonden aan certificatie door derden of deelname aan multistakeholderinitiatieven. Toch vereist het principe van gelijke behandeling ook dat diverse situaties niet op dezelfde manier behandeld worden, tenzij die behandeling objectief gerechtvaardigd is. Het kan dus gezien worden als een inbreuk om contractanten die zich in verschillende posities bevinden met betrekking tot hun toeleveringsketen, op dezelfde manier te behandelen. In elk geval lijkt het gebruik van biederverklaringen als een contractclausule dat probleem te omzeilen omdat alleen de succesvolle bieder de naleving moet aantonen of de gerichte maatregelen moet doorvoeren. Het zou echter een probleem stellen als de biederverklaring gebruikt zou worden in andere fasen van het gunningsproces. Wat te doen met onbetrouwbare of onvolledige informatie verschaft in de biederverklaring? Zoals vermeld moet, voor procedures boven de EU-drempel, de verklaring opgenomen zijn in de referentievoorwaarden (inschrijvingsdocumenten). Dat betekent dat de contracterende instantie moet beslissen wat te doen met inschrijvers die de verklaringen niet indienen, onvolledige verklaringen indienen of verklaringen doen met informatie die onbetrouwbaar blijkt (bv. de aankoper heeft onafhankelijk weet van overtredingen in de toeleveringsketen). Op basis van het principe van gelijke behandeling zijn contracterende overheden gewoonlijk verplicht om operatoren uit te sluiten als bepaalde documenten die als verplicht bestempeld worden in het kader van de overheidsopdracht, ontbreken of onvolledig zijn. Het principe van gelijke behandeling betekent dat alle kandidaten of inschrijvers in een procedure op dezelfde manier behandeld moeten worden. De situatie is iets complexer als een contracterende instantie redenen heeft om te twijfelen aan de authenticiteit of volledigheid van een verklaring afgelegd door een operator. In dat geval vraagt de contracterende instantie gewoonlijk in de eerste plaats toelichting of bevestiging aan de operator alvorens te bepalen of de informatie betrouwbaar is. Ook hier betekent het principe van gelijke behandeling dat alle operatoren in een vergelijkbare situatie op dezelfde manier behandeld moeten worden.

19

Is het mogelijk om de biederverklaring en een ander controlesysteem te gebruiken? Biederverklaringen kunnen gecombineerd worden met andere controlesystemen (bv. openstellen van informatie of follow-upvragenlijst). Moeten er essentiële productgroepen afgebakend worden voor een biederverklaring? Biederverklaringen kunnen, zoals elke andere contractclausule, aangepast worden aan de kenmerken van de overheidsopdracht. Om aan het evenredigheidsbeginsel te voldoen, lijkt het logisch om de biederverklaring af te stemmen op de specifieke productgroep die wordt aangekocht. In sommige productgroepen is de toeleveringsketen complexer dan in andere, dus in sommige gevallen is het niet evenredig om van de bieder te vragen dat hij bewijst de fundamentele arbeidsnormen van de IAO na te leven voor de hele toeleveringsketen. De problemen in het productieproces zijn ook heel verschillend.

1.3.3 FASE VAN HET AANBESTEDINGSPROCES Als er maatschappelijke criteria opgenomen worden in contractuitvoeringsclausules via een biederverklaring is het juridisch niet toelaatbaar om die biederverklaring te gebruiken als een gunningscriterium (d.w.z. punten geven op basis van het antwoord van de inschrijver). Het is ook niet toegestaan om deze als selectiecriteria te gebruiken. Biederverklaringen moeten ook niet gebruikt worden als verhulde technische specificaties. Het basisconcept van de biederverklaring kan echter aangepast worden om te worden gebruikt in een of meerdere fasen van het gunningsproces (bv. selectiecriteria en contractuitvoeringsclausules).

1.3.4 JURIDISCHE CONCLUSIES Het gebruik van biederverklaringen om maatschappelijke normen te integreren in aanbestedingen in de fase van contractuitvoeringsclausules, heeft een solide juridische basis. Dankzij die basis verschaffen biederverklaringen ons de mogelijkheid om uitgebreide vereisten op te stellen voor de contractant die de leef- en werkomstandigheden in het zuiden zeker zouden kunnen verbeteren. Toch moet de biederverklaring voorzichtig opgesteld worden om overeen te stemmen met het gemeenschapsrecht, het GPA en de nationale wetgeving inzake contracten, zeker als de contracterende instantie werkt met gerichte maatregelen . Aanbevelingen voor aanbesteders Ten eerste is het belangrijk dat als er productgroepen voorhanden zijn met certificaten of labels die hoge normen en criteria opleggen (d.w.z. eerlijke handel of FSC), de normen en criteria van deze certificaten of labels ook vereist zouden moeten worden door de contracterende instantie. Vanuit ontwikkelingsstandpunt heeft het geen nut om een graduele biederverklaring te gebruiken als er veel onafhankelijke labels en certificaten bestaan voor een productgroep. In dat geval volstaat het om in de offerteaanvraag te verwijzen

20


naar toepasselijke criteria die aan de basis liggen van deze labels en de inschrijver te vragen om het verwezen of vergelijkbaar bewijs voor te leggen. Ten tweede is het belangrijk dat het voorgelegde bewijs onafhankelijk en geloofwaardig is.16 Het moet ook vereist worden in de biederverklaring. Ten derde, als er in een productgroep niet voldoende geloofwaardige en onafhankelijke labels of certificaten vereist kunnen worden, raden we aan om te werken met een biederverklaring met gerichte maatregelen die kunnen helpen om de werkomstandigheden te verbeteren. Als de contracterende instantie graduele biederverklaringen moet gebruiken omdat er niet voldoende alternatieven zijn, is het ook van essentieel belang om de informatie verschaft door de bieder te controleren. Om tot betere werkomstandigheden te komen, raden we niet aan om gebruik te maken van de optie ‘verklaring op eer’ in de biederverklaring.

1.4 PRAKTISCHE CONCLUSIES VOOR AANKOPERS (SWOTANALYSE) STERKE PUNTEN

ZWAKKE PUNTEN

•• Biederverklaringen zijn geen nieuw instrument voor overheidsopdrachten. Aankopers hebben hiermee reeds ervaring opgedaan in andere domeinen.

•• Duitsland heeft tot nu toe geen politiek antwoord gevonden op vragen over de verplichting om bewijs voor te leggen en te controleren. Dat is te veel gevraagd voor veel gemeenten en vereist dat de aankoper op de hoogte is van problemen die zich kunnen voordoen in het productieproces van het aan te kopen goed of dat hij vooraf het nodige onderzoek gedaan heeft.

•• Biederverklaringen kunnen gebruikt worden in aankoopprocedures onder en boven de drempel. •• Door bewijs te leveren met plausibele argumenten kunnen latere sancties of dure contractopzeggingen voorkomen worden.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• Met dit instrument kunnen overheidsinstanties de markt voor sociaal en verantwoordelijk geproduceerde goederen actief ondersteunen.

1.5 SUCCESFACTOREN Om het voorgestelde controlesysteem te doen slagen, moet de contracterende instantie de informatie van het bedrijf controleren, vooral als het gerichte maatregelen voorlegt.

16 Voor een definitie van onafhankelijk en geloofwaardig bewijs, zie CorA/CIR 2009: 15.

21

2. FOLLOW-UPVRAGENLIJST (ZWEDEN) 2.1 BESCHRIJVING VAN HET CONTROLESYSTEEM

Afbeelding: Dreamstime / Denis Raev

Zweden onderscheidt zich van de andere EU-lidstaten door een heel sterk politiek engagement17 voor, en de praktisch toepassing van maatschappelijk verantwoorde aanbesteding. De Zweedse Environmental Management Council (SEMCo)18, als centraal competentiecentrum voor de invoering van MVA, ontwikkelt productspecifieke criteria voor duurzame aanbesteding, zorgt voor achtergrondinformatie, richtlijnen en opleiding, een helpdesk en ondersteuning aan aankopers op nationaal, regionaal en lokaal niveau. Tijdens de uitwerking van de maatschappelijke criteria werd duidelijk dat de follow-up van leveranciers een cruciale stap in het gunningsproces is om naleving van internationale maatschappelijke normen te verzekeren en zo dus producten aan te kopen die vervaardigd worden op manieren die behoorlijke werkomstandigheden en de IAO-basisconventies respecteren. En dus heeft SwedWatch (Zweden)19 een follow-upvragenlijst uitgewerkt als controlemiddel van de maatschappelijke criteria. De Zweedse aanpak is gebaseerd op de visie dat naleving vraagt om controle. De follow-upvragenlijst is gebaseerd op de overtuiging dat enkele gerichte vragen aan leveranciers vaak een efficiënte manier zijn om hun verklaringen te controleren en bij te dragen aan het bewijs van naleving van maatschappelijke criteria in de toeleveringsketen. Het is een manier om te achterhalen in hoeverre de vereiste criteria nageleefd werden bij de uitvoering van het contract. De sociale vereisten opgelegd door de Zweedse overheidsinstanties zijn geformuleerd als contractuitvoeringsclausules. De vragenlijst De follow-upvragenlijst (zie bijlage 5) bevat vijftien vragen die verwijzen naar de interne structuur van de contractant, de afspraken tussen de contractant en zijn leveranciers, kennis van de contractant over het proces van zijn leveranciers, alle maatregelen die de contractant genomen heeft om de naleving te garanderen van de maatschappelijke en ethische vereisten in de toeleveringsketen, en de geplande instrumenten om problemen op dat vlak aan te pakken.20 Om aan te tonen welke inspanningen hij en zijn leveranciers geleverd hebben om te verzekeren dat voldaan wordt aan de vereiste maatschappelijke voorwaarden in de productiefase moet de contractant 17 Na de toevoeging van artikel 9a aan de aanbestedingswet in 2010 moeten contracterende instanties in overheidsopdrachten rekening houden met milieu- en sociale overwegingen als de aard van de aanbesteding dat vereist. Zie Zweedse wet op de overheidsopdrachten 2010: 571. 18 Voor meer informatie, ga naar www.msr.se . Laatst bezocht: maandag 20 februari 2012 19 SwedWatch is een Zweedse ngo met een jarenlange, uitgebreide ervaring op het vlak van globale toeleveringsketens. Zie http://www.swedwatch.org/en Laatst bezocht: maandag 20 februari 2012 20 De leverancier moet zeggen waar de productie plaatsvindt: land en stad/regio. Hij moet ook de locatie van stoffen bekendmaken als de contracterende instantie een audit wil uitvoeren. Materialen, technologieën, … komen niet aan bod in de vragenlijst.

22


ondersteunende documenten voorleggen. De vragen hebben betrekking op de fabricage van de goederen geleverd in het specifieke contract dat wordt opgevolgd. De vragen moeten beantwoord worden door de operator die partij is in het contract. Evaluatierichtlijn voor overheidsinstanties Naast de vragenlijst heeft SwedWatch ook een richtlijn voor overheidsinstanties opgesteld voor een kwaliteitsbeoordeling en vergelijking van de antwoorden op de vragenlijsten21 en ondersteuning voor operatoren22. De evaluatierichtlijn voor overheidsinstanties wil aankopers helpen om elk antwoord correct te interpreteren. De antwoorden worden verzameld en geëvalueerd op basis van de kleurcode groen, geel en rood. Volledige naleving van de vereiste behandeld in de vraag levert een groen punt op, gedeeltelijke naleving een geel punt en geen naleving een rood punt. De operatoren/bieders kunnen dan met elkaar vergeleken worden binnen elke industriële sector of met andere leveranciers in een bepaalde gemeente. De bieders met het grootste aantal rode antwoorden moeten nader onderzocht en direct aangesproken worden. Bieders die ‘nee’ antwoorden op vraag 2-5 (over of ze een verantwoordelijke hebben voor sociale en ethische kwesties, kennis van productielocatie, of risico’s beoordeeld en vereisten voor leveranciers opgelegd werden) vormen altijd een hoog risico en moeten nader onderzocht en direct aangesproken worden. Omvang van toepassing De vragenlijst wordt ingevuld tijdens de uitvoeringsfase van het contract, dus na de gunning van het contract. Het is een controlemiddel na de gunning waaraan een contractant (niet de bieder) moet beantwoorden binnen het kader van de contractuitvoering. Er wordt van de leveranciers verwacht dat ze procedures hebben om ervoor te zorgen dat de productie voldoet aan de vereiste arbeidsomstandigheden. Die procedures worden opgevolgd in de vragenlijst. De follow-upvragenlijst moet voor de aankoper een controlemiddel zijn om erachter te komen in hoeverre de vereiste criteria nageleefd worden tijdens de uitvoering van het contract. Als uit de antwoorden op de vragenlijst blijkt dat de leverancier de maatschappelijke criteria wellicht niet naleeft, dan moet de contracterende instantie ook een audit kunnen uitvoeren in de productie. Als de leverancier geen bevredigend antwoord kan geven op de vragen, kan de contracterende instantie sancties opleggen (als dat zo bepaald staat in het contract).23

21 Wegens plaatsgebrek in deze juridische gids konden we de uitgebreide evaluatierichtlijn voor overheidsinstanties niet toevoegen. Overheidsinstanties die meer willen weten over de evaluatierichtlijn of een kopie willen, kunnen contact opnemen met het LANDMARKconsortium op http://www.landmark-project.eu. 22 De ondersteuning voor bedrijven ‘Toelichting en opmerkingen bij het follow-upformulier’ is beschikbaar in het Engels op de website van SEMCo: http://offentlig.csr-kompassen. se/doc/msr_ csr_exempel_forklaringstexter_EN.pdf Laatst bezocht: maandag 20 februari 2012 23 Telefoongesprek met SEMCo door WEED e.V., maart 2012

23

2.2 TOEPASSINGSVOORBEELD24 Volgens de projectcoördinatoren van SEMCo hebben sommige aankopers maatschappelijke criteria opgenomen in hun aanbestedingen, maar de followups nog niet uitgevoerd.25 SEMCo raadt aan om de evaluatie zes maanden na het begin van het contract te doen. De vragenlijst werd eind maart 2011 gepubliceerd in het CSR Compass26 dus er is nog geen praktische ervaring. De eerste follow-ups met de vragenlijst zullen naar verwacht in 2012 gedaan worden. Er zijn dus nog geen referentiegegevens beschikbaar over het gebruik van de vragenlijst en ook geen jurisprudentie.27

24 De follow-upvragenlijst is in het Engels beschikbaar op de website van CSR Compass http:// offentlig.csr-kompassen.se/doc/msr_csr_exempel_frageformular_EN.pdf Laatst bezocht: dinsdag 21 februari 2012 25 De Zweedse gemeenten hebben soortgelijke vragenlijsten gebruikt in hun follow-ups. 26 CSR Compass Informatieplatform voor aankopers in de openbare en private sector. Momenteel beschikbaar in het Zweeds, wordt wellicht binnenkort naar het Engels vertaald: http://www.csr-kompassen.se/ Laatst bezocht: 5 maart 2012 27 Telefoongesprek met SEMCo door WEED e.V., maart 2012

24


2.3 JURIDISCHE ANALYSE 2.3.1 SWOT-ANALYSE VANUIT JURIDISCH STANDPUNT STERK PUNT

ZWAKKE PUNTEN

•• De vragenlijst kan gebruikt worden als controlemiddel na de gunning van het contract zonder problemen met de wet overheidsopdrachten. (Mosters 2012: 13).

•• De vragenlijst kan niet gebruikt worden als voorwaarde van het contract in de context van maatschappelijke criteria gebruikt als technische specificaties of gunningscriteria van het contract. (Buchmüller/ Falke 2012a: 7).

•• Het gebruik van de vragenlijst is verenigbaar met het gemeenschapsrecht en met het GPA. (Buchmüller/ Falke 2012a: 7). •• De duidelijke structuur van de vragenlijst en de gedetailleerde richtlijnen in de evaluatiegids maken dit een gebruiksvriendelijk instrument dat tijd en geld uitspaart. Vanuit juridisch standpunt helpt dit om te voldoen aan de principes van transparantie en evenredigheid. (Zieres 2012: 11).

•• De contracterende instantie kan bieders niet verplichten om de ingevulde vragenlijst samen met hun offerte voor te leggen. (Mosters 2012: 13).

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• De vragenlijst kan gebruikt worden als voorwaarde in het contract als de contracterende instantie de technische en/of beroepsbekwaamheid van de inschrijver op het vlak van maatschappelijke criteria wil controleren. (Buchmüller/ Falke 2012a: 7).

•• Er bestaat geen specifieke jurisprudentie voor het gebruik van de vragenlijst. (Zieres 2012: 11).

•• De vragenlijst kan gecombineerd worden met andere controlemiddelen, bv. een biederverklaring of transparantie en bekendmaking. (Buchmüller/ Falke 2012a: 7). •• Er kan overwogen worden om in de contractvoorwaarden een verplichting op te nemen voor de succesvolle bieder om de vragenlijst in te vullen en in te dienen bij de contracterende instantie binnen een bepaalde periode nadat het contract werd toegekend. (Zieres 2012: 11).

2.3.2 NALEVING VAN RELEVANTE WETTEN De follow-upvragenlijst kan gebruikt worden om toe te zien op de naleving van maatschappelijke criteria opgenomen in de contractuitvoeringsclausules zonder problemen met de wet overheidsopdrachten, dit voor zover bieders niet uitgesloten worden op basis van de manier waarop ze de vragenlijst beantwoordden. (Mosters 2012: 34).

25

Is de contractant verplicht om de vragenlijst te beantwoorden? De contractant28 is enkel verplicht om de antwoorden van de contracterende instantie te beantwoorden als de follow-upvragenlijst deel uitmaakt van de contractvoorwaarden en door de contractant aanvaard werd (Buchmüller/Falke 2012a: 7). Om te voldoen aan de transparantievereisten zou dat betekenen dat de vragenlijst reeds bekendgemaakt werd, samen met de bestekdocumenten. (Mosters 2012: 35, Zieres 2012: 13). Leiden ontoereikende antwoorden tot contractbreuk? Hoewel de vragenlijst de contracterende instantie in staat stelt om mogelijke contractbreuken op te sporen na de gunning van het contract, zijn ontoereikende antwoorden op de vragenlijst onvoldoende bewijs van een feitelijke contractbreuk (Buchmüller/Falke 2012a: 7). De contracterende instantie kan dus geen schadevergoeding eisen of het contract beëindigen enkel op basis van de antwoorden van de contractant (Mosters 2012: 36). Daarvoor moet bewezen worden dat een of meerdere specifieke contractvoorwaarden inzake maatschappelijke criteria effectief geschonden zijn (Buchmüller/ Falke 2012a: 8). Anderzijds, als de contractant niet antwoordt op de vragen van de contracterende instantie kan dat een aparte contractbreuk vormen. (Buchmüller/ Falke 2012a: 7). Bovendien, als de vragenlijst met succes opgenomen wordt in de door de succesvolle bieder te aanvaarden contractuitvoeringsclausules, dan kunnen bieders van de gunningsprocedure uitgesloten worden als ze weigeren om zulke contractuele voorwaarden te aanvaarden.29 (Zieres 2012: 13). Verstrekt de contractant vertrouwelijke informatie als hij de vragenlijst beantwoordt? Mosters verwijst naar het juridisch advies van Krajewski/Krämer (2010) en benadrukt dat de bekendmaking van de toeleveringsketen beschouwd kan worden als de onthulling van productie- en bedrijfsgeheimen van de contractant. 30 Volgens Mosters (2012) is het dan ook noodzakelijk dat gerechtigde economische belangen geheimgehouden worden. Naast competitief-juridische aspecten moet er ook rekening gehouden worden met aspecten die bescherming verdienen, zoals procedures, technologieën, materialen, formules,… (Goede/Herrmann 2012: §4 VOL/B Rn. 55). In deze context is het onduidelijk of de vragen in de follow-upvragenlijst, die gaan over de bekendmaking van de toeleveringsketen en de voorwaarden van aanwervingsregels, betrekking hebben op bedrijfsgeheimen. (Mosters 2012: 37).

28 Merk op: de contractvoorwaarden kunnen alleen voor de contractant een verplichting inhouden om de vragenlijst te beantwoorden. Geen enkele andere economische operator in de toeleveringsketen (bv. van het ‘dichtstbijzijnde productieniveau’) kan verplicht worden om de vragenlijst in te vullen. Buchmüller/Falke 2012a: 7 29 Offertes van inschrijvers die die voorwaarden niet aanvaard hebben, zouden niet voldoen aan de contractdocumenten en kunnen dus niet aanvaard worden (cf. Europese Commissie 2010: 43). 30 Krajewski/Krämer (2010: 21).

26


Evenredigheid en vereiste inspanningen De vragenlijst analyseren kan tot op zekere hoogte een aanzienlijke inspanning vergen van de inschrijver. In dat opzicht kunnen er problemen rijzen over de vereiste inspanningen, bv. als het contract een redelijk lage waarde heeft of als er geen aanwijzingen zijn van een overtreding van arbeids- of sociale normen met betrekking tot de producten in kwestie (Zieres 2012: 12). Het wordt dan ook aangeraden om de vragenlijst toe te passen in contracten met een hogere waarde en risicovolle productgroepen, voor zover er aanwijzingen zijn van een mogelijke overtreding van arbeids- of sociale normen.

2.3.3 FASE VAN HET GUNNINGSPROCES De vragenlijst moet toegepast worden als een instrument om de naleving te controleren van de maatschappelijke voorwaarden in contractuitvoeringsclausules. Deze toepassing hoeft geen rekening te houden met de wetgeving op overheidsopdrachten. (Mosters 2012: 13). Of de vragenlijst gebruikt kan worden als een voorwaarde voor de gunning van het contract en of bieders verplicht kunnen worden om die te beantwoorden in het kader van hun inschrijvingen, dat is een andere vraag. In dit geval zou niet-naleving of niet-invulling leiden tot uitsluiting uit de procedure. Mosters (2012) voert juridische bezwaren aan en argumenteert dat er ernstige twijfels bestaan over het vragen om de vragenlijst in te vullen in het kader van de inschrijving, zelfs als de antwoorden op de vragenlijst niet beschouwd zouden worden als technische specificaties of als gunningscriteria. Deze twijfels worden geuit omdat de aankoper er op dat ogenblik geen legitiem belang bij heeft om informatie te vragen over de voorwaarden in de vestigingen en toeleveringsketen van bedrijven waarmee hij geen contract afsluit. (Mosters 2012: 41, Zieres 2012: 12). Buchmüller/Falke (2012a) zien de mogelijkheid om de vragenlijst te gebruiken om de technische en/of beroepsbekwaamheid van de inschrijver te evalueren op het vlak van maatschappelijke criteria. In deze juridische situatie is het echter controversieel of en/of in welke mate contracterende instanties maatschappelijke criteria mogen hanteren om de technische en/ of beroepsbekwaamheid van een inschrijver te beoordelen. In de komende maanden zal de juridische situatie wellicht duidelijker worden.31 De vragenlijst mag weliswaar gebruikt worden om de technische en/of beroepsbekwaamheid van een inschrijver te bepalen, maar mag dan weer niet worden gebruikt als technische specificaties of als gunningscriteria van het contract,32 dit wegens 31 Het EHJ zal beslissen in een zaak over overheidsaanbestedingen en ecologische en maatschappelijke criteria. (zaak C-368/10). In haar conclusie van 15 december 2011 voert de advocaat-generaal aan dat maatschappelijke criteria gebruikt mogen worden om informatie in te winnen over de technische bekwaamheid van een inschrijver. De advocaat-generaal baseert haar argument op artikel 48 paragraaf 2 c) van de Richtlijn voor de maatschappelijke vereisten. (Voor meer informatie, zie de conclusie van de advocaat-generaal in paragraaf 133). 32 Merk op dat het wegens de huidige juridische situatie controversieel is of en/of in welke mate contracterende instanties maatschappelijke criteria kunnen beschouwen als ’maatschappelijke technische specificaties’ of ‘maatschappelijke gunningscriteria voor het

27

het principe van gelijke behandeling (artikel 2 van Richtlijn 2004/18) (Buchmüller/Falke 2012a: 8). Buchmüller/Falke (2012a) zeggen nog dat ‘als de contracterende instantie “maatschappelijke technische specificaties” of “maatschappelijke gunningscriteria van het contract” vastlegt, het duidelijk moet zijn welke offerte aan de criteria voldoet. De vragenlijst biedt geen antwoord op die vraag omdat die alleen waarschijnlijkheden aangeeft’.

2.3.4 JURIDISCHE CONCLUSIES Het gebruik van de vragenlijst is verenigbaar met het gemeenschapsrecht en met het Government Procurement Agreement (GPA), op voorwaarde dat: zz de contracterende instantie contractvoorwaarden vastlegt met betrekking tot maatschappelijke criteria die aanvaard moeten worden door de inschrijvers; zz volgens de contractvoorwaarden de contractant verplicht is om, afgezien van de maatschappelijke criteria, de vragenlijst te beantwoorden; zz het duidelijk is dat de antwoorden van de contractant geen overtuigend bewijs vormen van een feitelijke contractbreuk; zz de contracterende instantie geen informatie vrijgeeft die door de contractant als vertrouwelijk werd bestempeld. De Zweedse vragenlijst voldoet aan die voorwaarde.

contract’.

28


2.4 PRAKTISCHE CONCLUSIES VOOR AANKOPERS (SWOTANALYSE) STERK PUNT

ZWAKKE PUNTEN

•• Het is een heel gebruiksvriendelijk, tijden geldbesparend instrument dankzij de duidelijke structuur van de vragenlijst en de gedetailleerde begeleiding in de evaluatiegids.

•• In de praktijk is het niet altijd gemakkelijk om elk antwoord op de vragenlijst te interpreteren. De evaluatierichtlijn zou aankopers moeten helpen om die correct te interpreteren, maar die kan niet elk mogelijk antwoord behandelen.

•• Door de vragenlijst te evalueren, krijgt de aankoper heel uiteenlopende informatie die aangeeft of de leverancier al dan niet een zicht heeft op zijn toeleverings- en productieketen.

•• De vragenlijst analyseren kan een aanzienlijke inspanning vergen van de aankoper.

•• Contractanten worden gevraagd om documenten voor te leggen die hun verbintenis aantonen voor diverse aspecten van duurzame productie.

•• Ondanks die inspanning levert de analyse vaak niet genoeg informatie op om de naleving van contractuitvoeringsclausules te controleren.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• De vragenlijst helpt om leveranciers sterk bewust te maken van kwesties over naleving van arbeidsnormen in hun toeleveringsketen.

•• Overheidsinstanties moeten opgeleid worden om de evaluatietool van de vragenlijst correct te gebruiken.

•• De vragenlijst stelt al concrete maatregelen voor die een voorbeeld kunnen zijn voor de leverancier voor zijn toekomstige gedrag.

•• De verplichting om de vragenlijst te beantwoorden, kan operatoren ontmoedigen om deel te nemen aan de overheidsopdracht.

2.5 SUCCESFACTOREN Zodra er meer praktische ervaring is opgedaan met de toepassing van de vragenlijst kunnen overheidsinstanties hun terughoudendheid ten opzichte van de vragenlijst overwinnen en voorbeelden zien van hoe de evaluatiegids van de vragenlijst correct toegepast moet worden. Ervaring met de toepassing van de vragenlijst zou op middellange termijn kunnen leiden tot een uitbreiding en verbetering van de tool met betrekking tot de correcte interpretatie van de antwoorden. Bovendien moeten overheidsinstanties opleidingen krijgen om de evaluatietool van de vragenlijst correct te gebruiken.

29

3. C ONTROLE UITOEFENEN VIA TRANSPARANTIE EN BEKENDMAKING VAN DE LEVERANCIER EN ONDERAANNEMERS (NEDERLAND)

Afbeelding: iStockphoto / Studiovision

3.1 BESCHRIJVING EN TOEPASSINGSVOORBEELDEN In 2007 zette de Nederlandse overheid in het Nederlands Nationaal Actieplan duidelijk haar plannen uiteen om 75 % van de overheidsopdrachten door de nationale overheid tegen 2010 te richten op maatschappelijke en ecologische criteria. Voor lokale besturen werd het streefdoel vastgelegd op 50 %. De implementatie werd destijds toegekend aan het openbaar agentschap Agentschap NL (vroeger SenterNovem) in nauwe samenwerking met PIANOo33, dat zich tot op dat moment vooral had toegelegd op de bepaling van omvattende milieucriteria voor verschillende productgroepen. Voor maatschappelijke criteria werden de eerste proefprojecten rond de invoering van ethische normen, zoals eerlijke handel, IAO-basisconventies en mensenrechten in 2011 opgestart (zie overheidsbeleid inzake maatschappelijk aanbesteden). Krachtens een officieel beleid door de ministeries voor Milieu, Sociale Zaken en Ontwikkelingscoördinatie, gebaseerd op de EU-richtlijn inzake aankoopprocedures, konden maatschappelijke criteria alleen ingevoerd worden binnen de contractuitvoeringsclausules. De maatschappelijke criteria beschreven in het bestek, en de informatie verschaft door de succesvolle bieder als bewijs van naleving, moeten bekendgemaakt worden om een externe controle mogelijk te maken. In Nederland zijn voorlopig geen controles door de overheid gepland met betrekking tot maatschappelijke criteria en controlesystemen die focussen op de toeleveringsketen. De strategie bestaat erin om te vertrouwen op de publieke bekendmaking van leveranciersinformatie als essentieel controle-instrument tijdens het beheer van het contract. Maatschappelijke organisaties hebben de mogelijkheid om inbreuken openlijk of anoniem aan de kaak te stellen nadat het inschrijvingsproces afgerond is en de namen van de leveranciers bekendgemaakt zijn. Maar het zijn de bedrijven en de contracterende instanties die beslissen hoe die ‘waarschuwingssignalen’ uitgezonden door de maatschappij behandeld zullen worden. Aanbestedingsagentschappen kunnen dan beslissen over de volgende stappen, inclusief diverse manieren om te controleren en eventueel te bestraffen. Op dit ogenblik hebben de auteurs geen weet van een geval waarbij bekendmaking van de toeleveringsketen werd toegepast als een controle-instrument. 33 PIANOo, het Nederlands Expertisecentrum Aanbesteden, werd opgericht om aanbestedingen en inschrijvingen te professionaliseren in alle overheidsdepartementen, met het oog op een betere efficiëntie en naleving van de regels. Het centrum beschikt over een hotline en helpdesk en geeft opleidingen aan aankopers, ook over ecologische en maatschappelijke criteria. Voor meer informatie over PIANOo, ga naar www.pianoo.nl Laatst bezocht: 5 maart 2012.

30



ZWAKKE PUNTEN

•• Bekendmaking van informatie over de toeleveringsketen van de producten, diensten of werken in verband met het contract, en noodzakelijk om dit toezicht en controlesysteem in de praktijk te brengen, is verenigbaar met het gemeenschapsrecht en het GPA in bepaalde omstandigheden. (Buchmüller/ Falke 2012a: 10).

•• Het wordt wellicht ontoelaatbaar geacht om bijvoorbeeld specifieke contractvoorwaarden in te voeren die de bieder verplichten om akkoord te gaan met de publicatie van de structuur van zijn toeleveringsketen bij de indiening van een inschrijving. (Zieres 2012: 14).

•• Er zijn geen juridische problemen als bedrijven die informatie vrijwillig publiceren. (Zieres 2012: 14). •• De bekendgemaakte informatie kan gecontroleerd worden door ngo’s en/of concurrenten. Verkeerde of misleidende gegevens kunnen dan bijvoorbeeld leiden tot juridische stappen door concurrenten krachtens de wet op de concurrentie. (Zieres 2012: 14).

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• In de aankondiging van de resultaten van de gunningsprocedure kan de contracterende instantie ook bijkomende informatie publiceren (bv. over productiesites of landen van herkomst), zolang de informatie niet vertrouwelijk is. (Buchmüller/ Falke 2012a: 10).

•• Omdat contracterende instanties zich niet zelf bezighouden met de controle, bestaat er een risico op een inconsistente aanpak tussen verschillende contracten en leveranciers omdat ngo’s en andere maatschappelijke organisaties misschien onvolledige informatie hebben of alleen aandacht hebben voor bepaalde domeinen.

•• Bekendmaking mag gecombineerd worden met andere controlemaatregelen, bv. een biederverklaring of een vragenlijst (Buchmüller/ Falke 2012a: 10) , hoewel de administratieve inspanningen duidelijk afgewogen moeten worden tegen de voordelen (zie lager).

3.2.2 NALEVING VAN RELEVANTE WETTEN De juridisch meest veilige manier om de naam van de succesvolle economische operator bekend te maken, is door de aankondiging van de resultaten van de gunningsprocedure te publiceren.34 Maatschappelijke organisaties kunnen de aankondigingen controleren en tegenstrijdigheden of inbreuken op de vereiste maatschappelijke criteria (zoals IAO-basisconventies) openlijk of anoniem aan de kaak stellen (Buchmüller/Falke 2012a: 10f). 34 Volgens Richtlijn 2004/18 moeten contracterende instanties die een overheidsopdracht hebben toegekend een aankondiging van de resultaten van de gunningsprocedure versturen na de gunning van het contract (artikel 35 nr. 4 en bijlage VII), met vermelding van de naam en het adres van de succesvolle economische operator (bijlage VII).

31

Sommige juridische experts zijn van mening dat krachtens het gemeenschapsrecht de contracterende instantie zelf verplicht is om effectief te controleren of de contractant zich aan zijn contractuele verplichtingen houdt.35 Buchmüller/Falke (2012a) zijn het daar niet mee eens en zeggen dat dit, naar hun juridische mening, niet het geval is.36 Toch is het voor de contracterende instantie de juridisch meest veilige optie om zich het recht voor te behouden om te controleren of de contractant zijn contractuele verplichtingen nakomt. De contracterende instantie maakt best niet bekend dat ze geen overheidscontroles plant.37 (Buchmüller/ Falke 2012a: 10f) Indien bedrijven beslissen om zulke informatie vrijwillig te publiceren (bv. als gevolg van toenemende publieke verwachtingen), zijn er geen juridische problemen. Die publicaties kunnen dan gecontroleerd worden door ngo’s en/ of concurrenten. Verkeerde of misleidende gegevens kunnen dan bijvoorbeeld leiden tot juridische stappen door concurrenten krachtens de wet op de concurrentie. (Zieres 2012: 14). De juridisch meest veilige manier voor de contracterende instantie om, indien gewenst, informatie over onderaannemers en bijkomende informatie over de toeleveringsketen te publiceren, alsook over productiesites of landen van herkomst, is door de contractant toestemming te vragen om bepaalde informatie te publiceren. De toestemming van de contractant moet niet als voorwaarde gesteld worden in het contract.38 Contracterende instanties moeten toestemming vragen nadat het contract is toegekend. De succesvolle economische operator kan zijn goedkeuring weigeren zonder gevolgen voor het contract. Indien de contracterende instantie vertrouwelijke informatie publiceert zonder de voorafgaande toestemming van de contractant, kan er een schadevergoeding geëist worden (Buchmüller/Falke 2012a: 11). Vertrouwelijke informatie De bekendmaking van onderaannemers en de toeleveringsketen, alsook van productiesites of landen van herkomst39 is alleen verenigbaar met het gemeenschapsrecht, het GPA en gewoonlijk de nationale wetgeving als de informatie niet vertrouwelijk is40 of geen handelsgeheimen bevat (Buchmüller/ Falke 2012a: 11). Zieres (2012) voert ook juridische bezwaren aan en verwijst naar de Europese richtlijnen overheidsopdrachten en het GPA, die herhaaldelijk benadrukken hoe belangrijk de bescherming van vertrouwelijke gegevens is die de contracterende instanties ontvangen tijdens een inschrijvingsprocedure.41 35 Summa 2008: 6. 36 Buchmüller/Schnutenhaus (2008): 8 37 Zonder de wil van de contracterende instantie om de vereiste informatie zelf te gebruiken (bv. over de toeleveringsketen), kan het onevenredig zijn om naar die informatie te vragen. Krajewski/Krämer (2010: 12). 38 Anders zouden de contracterende instanties artikel 6 van Richtlijn 2004/18 omzeilen. 39 Informatie inter alia over productiesites of ten minste het land van herkomst wordt in de praktijk regelmatig gepubliceerd in de context van inschrijvingen over elektriciteit uit hernieuwbare bronnen. 40 Volgens artikel 6 van Richtlijn 2004/18 omvat deze informatie in het bijzonder technische of handelsgeheimen en de vertrouwelijke aspecten van inschrijvingen. 41 Artikel 35 (4), 41 en 42 (3) van Richtlijn 2004/18/EG en artikel XIX (4) GPA

32


De richtlijnen overheidsopdrachten en het GPA geven de contracterende instantie geen toelating om de namen van onderaannemers of andere details over de toeleveringsketen te publiceren. (Zieres 2012: 14). Het moet geval per geval beslist worden of de bekendmaking van onderaannemers van de toeleveringsketen en andere bijkomende informatie wettelijk gepubliceerd mag worden. Aangezien bepaalde bedrijven hun toeleveringsketens vrijwillig bekendmaken, hoeft die informatie niet altijd vertrouwelijk te zijn.42 (Buchmüller/ Falke 2012a: 11). Of informatie over onderaannemers, over de toeleveringsketen en andere bijkomende informatie vertrouwelijk is, kan volgens Buchmüller/Falke (2012) ook alleen geval per geval bepaald worden. Bij twijfel moet informatie als vertrouwelijk behandeld worden. Zieres (2012) zegt het volgende: ‘In het algemeen kunnen we stellen dat informatie over onderaannemers, over de toeleveringsketen en andere bijkomende informatie niet als vertrouwelijk wordt beschouwd. Het kan vooraf niet uitgesloten worden dat vertrouwelijke informatie beïnvloed wordt door een publicatie, aangezien contracterende instanties niet kunnen voorzien welke bedrijven zullen deelnemen aan een inschrijvingsprocedure of hoe hun respectieve toeleveringsketens gestructureerd zullen zijn. In individuele gevallen na de gunning van het contract kan het echter wel uitgesloten worden dat vertrouwelijke informatie beïnvloed wordt, bv. als de bedrijven de informatie vrijwillig bekendmaken en toestemming geven om de informatie te publiceren.’

3.2.3 FASE VAN HET AANKOOPPROCES Bekendmaking en transparantie kunnen niet op juridisch toelaatbare wijze gebruikt worden als een contractvoorwaarde om specifieke contractuele voorwaarden te stellen die de bieder verplichten om akkoord te gaan met de publicatie van de structuur van zijn toeleveringsketen als hij een inschrijving indient (Buchmüller/Falke 2012a: 11, Zieres 2012: 16). Gezien de huidige juridische situatie raadt Zieres (2012) niet aan om een algemene publicatieverplichting of een verplichting om akkoord te gaan met de publicatie van informatie over de toeleveringsketen, op te nemen in de bestekdocumenten. (Zieres 2012: 16f)

3.2.4 JURIDISCHE CONCLUSIES De juridisch meest veilige manier om de informatie over de succesvolle economische operator bekend te maken, is zz na de gunning van het contract zz door alleen de naam van de contractant te publiceren in de aankondiging van de resultaten van de gunningsprocedure zz door bijkomende informatie (bv. over productiesites of landen van herkomst) te publiceren in de aankondiging van de resultaten van de 42 Krajewski/Krämer (2010: 21).

33

gunningsprocedure, zolang de informatie niet vertrouwelijk is zz door de contractant (na de gunning van het contract) toestemming te vragen voor de publicatie van onderaannemers, van de toeleveringsketen en van productiesites of landen van herkomst (Buchmüller/Falke 2012a: 10). Contracterende instanties moeten zich expliciet het recht voorbehouden om te controleren of de contractant zijn contractuele verplichtingen nakomt. Zelfs als de contracterende instantie geen uitgebreide controles heeft voorzien (ze kan beslissen om steekproeven te doen, zie deel 4), moet ze niet bekendmaken dat ze die controles niet plant. Aanbevelingen voor aanbesteders Om zeer transparant te zijn over de toeleveringsketens, onderaannemers en productielanden van de contractant, raden we aan dat de contracterende instantie een gesprek aangaat met de contractant na de gunning van het contract en hem vraagt om die bijkomende informatie te geven. Daarnaast kan de instantie ook een brief om informatie sturen waarin ze vraagt naar de toeleveringsketens, onderaannemers en productielanden van de producten en toestemming van de contractant om die informatie ter controle te gebruiken (bv. via controles ter plaatse) en die informatie te publiceren. Als de contractant zich zorgen maakt over de publicatie van bijkomende informatie, kan de aankoper toestemming vragen om die informatie voor onderzoeksdoeleinden uitsluitend door te sturen naar niet-gouvernementele organisaties omdat de contractant die informatie liever niet bekend maakt aan zijn concurrenten. Om een maximale geheimhouding te garanderen, moet de term nietgouvernementele organisaties gedefinieerd worden. De contracterende instantie moet de niet-gouvernementele organisaties verplichten om geen vertrouwelijke informatie bekend te maken.

34



ZWAKKE PUNTEN

•• De bekendmaking van de leverancier kan een manier zijn om controles te laten uitvoeren door maatschappelijke organisaties, vooral door middel van de aankondiging van de resultaten van de gunningsprocedure. (Buchmüller/ Falke 2012a: 10).

•• In het modelvoorbeeld van Nederland beslissen de bedrijven hoe ze omgaan met de ‘waarschuwingssignalen’ van de ngo’s.

•• Contracterende instanties sparen geld, tijd en middelen uit en benutten de expertise van ngo’s om naleving van de vereiste normen te controleren. •• Ngo’s krijgen inzicht in de leveranciers en onderaannemers van de bieder en kunnen hun informele informatiekanalen aanspreken om de eerlijkheid en het ethisch gedrag van de bieder te controleren; veel ngo’s hebben de mogelijkheid om mee te werken aan het controlemechanisme van de naleving van de vereiste normen.

•• In het modelvoorbeeld van Nederland voeren aankoopdiensten geen controles uit die tot sancties kunnen leiden. •• Ngo’s beschikken niet altijd over de middelen om een gedetailleerde controle uit te voeren van elk bewijs van naleving van de noodzakelijke maatschappelijke criteria.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• Samenwerking tussen contracterende instanties, maatschappelijke organisaties en ngo’s kan de naleving van de vereiste normen verhogen en leiden tot besparingen. (Zieres 2012: 14).

•• De bereidheid van het bestuur om samen te werken met maatschappelijke organisaties kan beperkt of wisselend zijn.

•• Door samenwerking tussen overheden en maatschappelijke organisaties en door de betrokkenheid van de expertise van de ngo’s kan er bespaard worden.

3.4 SUCCESFACTOREN zz De overheidsinstantie is bereid om samen te werken met maatschappelijke organisaties zz De overheidsinstanties moeten een sanctiestrategie uitwerken voor bieders als de maatschappelijke organisaties cruciale informatie vinden zz Er zijn genoeg maatschappelijke organisaties in het land die continu werken rond maatschappelijk verantwoord aanbesteden en over de middelen beschikken om de bieders te controleren zz Er moet een bijkomend controlesysteem ontwikkeld worden om de beschreven moeilijkheden te overwinnen en er continu op toe te zien dat de bieders de vereiste maatschappelijke normen naleven

35

4. EXTERNE AUDITS (ZWITSERLAND)

Afbeelding: iStockphoto / Tomeng

4.1 BESCHRIJVING VAN HET CONTROLESYSTEEM Sinds juli 2010 beveelt de Zwitserse overheid duurzaam aanbesteden aan op nationaal niveau. Maatschappelijke normen moeten opgenomen worden als verplichte deelnemingsvoorwaarden, zoals beschreven in de wet en richtlijn inzake overheidsopdrachten (Gesetz und Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen BöB/VöB)43. De Zwitserse overheid maakt een onderscheid tussen goederen geproduceerd in Zwitserland en in het buitenland. De onderliggende minimale maatschappelijke normen die behoorlijke arbeidsomstandigheden nastreven, hangen af van de plaats waar het contract wordt uitgevoerd. In het eerste geval (productie en levering van goederen en diensten in Zwitserland) moeten bedrijven zich houden aan de Zwitserse wet. In andere gevallen moeten ze de IAO-basisconventies naleven. Als goederen in het buitenland geproduceerd worden (bijvoorbeeld textiel geproduceerd in Thailand en dan verscheept naar Zwitserland ), is de plaats van uitvoering het land van productie (Thailand) en moeten de contractant of zijn onderaannemers zich aan de IAO-basisconventies houden. Aspecten van de procedure Vereiste stappen en acties voor aankopers, bieders en hun belangrijkste onderaannemers omvatten het volgende: 1. De bieders worden gevraagd om certificaten en andere documenten op te sturen om aan te tonen dat ze beantwoorden aan de fundamentele arbeidsnormen van de IAO (inclusief informatie over belangrijke onderaannemers, zogenaamde essentiële derde partijen). 2. De aankoper controleert de offerte om de technische en/of beroepsbekwaamheid te bepalen voor de economisch meest voordelige inschrijving naargelang van de technische specificaties en de gunningscriteria. Als de hoogst gerangschikte bieder een positieve audit of een SA 8000-certificaat of een ander gepast bewijs kan voorleggen, of als een overtreding van IAO-basisconventies gewoonlijk niet voorkomt in de sector, dan wordt de bieder aanvaard en kan het contract worden toegekend. 3. Als het een risicovolle sector/risicovol product is en er geen certificaten bestaan, wordt er een externe audit uitgevoerd. Als de audit geen grote overtredingen van de fundamentele arbeidsnormen aan het licht brengt, wordt de bieder aanvaard en kan het contract worden toegekend. 4. Als de audit grote overtredingen van de fundamentele arbeidsnormen aan het licht brengt, dan kan de bieder uitgesloten worden en begint het proces opnieuw met de tweede hoogst gerangschikte bieder. 43 Zie: http://www.admin.ch/ch/d/sr/c172_056_1.html; http://www.admin.ch/ch/d/sr/c172_056_ 11.html Laatst bezocht op 6 maart 2012

36


De algemene contractvoorwaarden herhalen de verplichting van de bieders om de minimale maatschappelijke normen na te leven. Dat omvat een specificatie van de contractuele overdracht van deze verplichtingen naar derde partijen. Beide verplichtingen zijn in geval van niet-uitvoering beschermd door een sanctieclausule. Het recht van de contracterende instantie om bijkomende sociale audits en controles ter plaatse uit te voeren, staat bovendien opnieuw vermeld in het contract. De Zwitserse overheid heeft een ontwerptekst opgesteld voor deze algemene voorwaarden in het document ‘Recommendations for sustainable procurement’44. Aanzienlijke reikwijdte Deze aanpak heeft met name een invloed op de onderaannemers van de bieders. In principe is de bieder aansprakelijk voor alle derde partijen. Wegens administratieve processen raadt de Zwitserse overheid alleen aan om de essentiële derde partijen op te nemen in de externe audit. Essentiële derde partijen worden omschreven als partijen die een aanzienlijk deel van het contract uitvoeren, d.w.z. die een belangrijk onderdeel leveren, een belangrijke gedeeltelijke dienst verlenen of een partij die werkzaam is in een heel risicovol gebied met betrekking tot criteria uit de IAO-basisconventies (bv. de kledingsector). Organisatieoverschrijdende werkgroep Van 2007 tot 2010 werkte een interdisciplinaire werkgroep een concept van een gedragscode uit voor de duurzame overheidsopdrachtenactiviteiten van de Zwitserse overheid. De groep bestaat uit het secretariaat van de aanbestedingscomités (BKB, Sekretariat Beschaffungskommission), het Federaal agentschap voor bouw en logistiek (BBL, Bundesamt für Bauten und Logistik), armasuisse (Zwitsers leger), het agentschap voor milieu (BAFU, Bundesamt für Umwelt), het Zwitsers staatssecretariaat voor Economische Zaken (seco, Staatssekretariat für Wirtschaft), de Zwitserse Concurrentiecommissie (WEKO, Wettbewerbskommission), de Zwitserse Post (Die Post) en de Federale Zwitserse spoorwegen (SBB). Een belangrijk gesprekspunt was om de reikwijdte van de externe audits te bepalen en vast te leggen wie daarvoor zou betalen. De audits uitvoeren De audits worden gewoonlijk uitgevoerd door externe dienstverleners en nemen, op basis van vroegere ervaringen, zo’n drie tot vier weken in beslag. Zoals eerder gezegd, kunnen de audits uitgevoerd worden voor het contract wordt toegekend en tijdens de uitvoering van het contract. De Zwitserse overheid raadt aan dat de kosten voor de audit voor de gunning gedragen worden door de contracterende instantie. De ervaring leert dat de kosten per bedrijf geschat kunnen worden op 3.000 tot 4.000 Zwitserse Frank, afhankelijk van de omvang en locatie van het te auditeren bedrijf (vanaf 2010). De kosten voor audits vereist tijdens de uitvoering van het contract kunnen 44 Zie: http://www.bbl.admin.ch/bkb/02617/02632/index.html?lang=de, Annex 5. Laatst bezocht: vrijdag 17 februari 2012

37

gedragen worden door de contractant, maar de Zwitserse overheid raadt aan dat de aankoper de audit op eigen kosten uitvoert. Bij een gezamenlijke overheidsopdracht tussen verschillende contracterende instanties of bij kaderovereenkomsten beheerd door een centrale aankoopcentrale, kunnen die kosten eenvoudiger opgenomen worden in de kostenverdeling voor de beheersactiviteiten van de overheidsopdracht.

4.2 TOEPASSINGSVOORBEELD Het Zwitsers leger voerde als eerste externe audits uit in een inschrijving voor functionele waterdichte werkkleding ter waarde van 2,5 miljoen Zwitserse Frank. De externe audits werden uitgevoerd door de onderneming SGS45. De ervaring leert dat de bijkomende vereisten als heel positief gezien werden door de toeleveringsketen, dus de leveranciers. De audits werden niet beschouwd als een last, maar eerder als een ondersteuning van de activiteiten van de leveranciers om aan te tonen, binnen hun activiteiten inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen, dat ze producten kunnen aanbieden die vervaardigd werden conform de IAO-basisconventies. Het feit dat het Zwitsers leger akkoord ging met niet-openbaarmakingsovereenkomsten voor een deel van de audits verhoogde de aanvaarding door de bieders. De resultaten van de audits wezen op enkele niet-uitvoeringen van onderaannemers in verband met gezondheid en veiligheid op het werk, maar die werden opgelost door eenvoudige verbeteringsmaatregelen. Dit zijn de sterke en zwakke punten opgesteld door het Zwitsers leger. STERKE EN ZWAKKE PUNTEN VAN DE EXTERNE AUDITMETHODE OM DE NALEVING VAN IAO-BASISCONVENTIES TE CONTROLEREN OP BASIS VAN HET PROEFPROJECT VAN HET ZWITSERS LEGER. 2010 STERK PUNT

ZWAKKE PUNTEN

•• Hogere betrouwbaarheid en minder risico’s voor de reputatie van de contracterende instantie.

•• Meer tijd nodig (zo’n drie tot vier weken), maar het proces kan verbeterd en gestroomlijnd worden als het regelmatig wordt toegepast.

•• De leveringszijde is zich sterk bewust van het belang van IAO-basisconventies. •• Handtekeningen hebben wel degelijk gevolgen. Contractclausules lijken geen ‘tandloze tijgers’.

•• Kosten voor de audits moeten meegerekend worden in de beheersactiviteiten van aanbestedingen.

45 http://www.de.sgs.com. Laatst bezocht: vrijdag 17 februari 2012

38



ZWAKKE PUNTEN

Volgens Buchmüller/Falke (2012a: 13).

Volgens Zieres (2012: 16).

•• Externe audits en controles ter plaatse om de technische en/of beroepsbekwaamheid te bepalen van de inschrijver met betrekking tot maatschappelijke criteria zijn verenigbaar met het gemeenschapsrecht en het GPA (ref. artikel 45 (2) van Richtlijn 2004/18/ EG).

•• een juridisch solide invoering van de volledige Zwitserse controletool in aanbestedingsprocedures buiten Zwitserland met toepassing van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten en, bijvoorbeeld, de Duitse wet, is wellicht niet mogelijk, tenminste met betrekking tot de formele details en methode vastgelegd voor Zwitserland.

•• Externe audits en controles ter plaatse als controlemethode tijdens de uitvoering van een contract zijn verenigbaar met het gemeenschapsrecht en het GPA.

•• Het Zwitsers model omvat een bijkomend evaluatieniveau dat niet behandeld wordt in Europese regelgeving overheidsopdrachten. •• Als de controle van de inschrijvers statutaire overtredingen van diverse bieders aan het licht brengt, dan zal de procedure aanzienlijk meer tijd en geld kosten. Bovendien kan deze ontwikkeling leiden tot onaanvaardbare verbintenisperiodes (waarin de bieders verplicht zijn om hun offerte te handhaven).

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

Volgens Zieres (2012: 16). •• het kan een alternatief zijn om individuele succesvolle componenten van het Zwitsers model toe te passen op individuele gevallen, aangepast voor de Europese wetgeving overheidsopdrachten en nationale wetten buiten Zwitserland. Volgens Buchmüller/Falke (2012a: 13). •• Externe audits en controles ter plaatse kunnen gecombineerd worden met andere controlemaatregelen, zoals een vragenlijst.

4.3.2 NALEVING VAN RELEVANTE WETTEN Zieres (2012: 18) zegt dat het belangrijk zou zijn om aanvaardbare verbintenisperiodes te voorzien waarin de bieders verplicht zijn hun offerte te handhaven. In de EU zouden de geselecteerde externe audits van alle offertes in kwestie dus tegelijk uitgevoerd moeten worden, waardoor er meer middelen nodig zijn indien de contracterende instantie beslist om de audits te betalen. Om omgezet te kunnen worden in de Europese aanbestedingsprocedures

39

moet de term ‘essentiële derde partijen’ worden gedefinieerd en omschreven met algemeen aanvaarde definities die specifiek zijn voor het aangekochte product of de dienst. Bij werkkleding bijvoorbeeld, kunnen de essentiële productieprocessen en onderaannemers van de bieder die het werk uitvoeren garen- en stoffenproductie, naaien en verpakken zijn. De informatie en geselecteerde essentiële derde partijen moeten evenredig zijn met de inschrijving en volgens Buchmüller/Falke (2012a: 14) gebonden zijn aan de niet-bekendmaking van verkregen informatie. Een beslissing van het Duits Federaal Hof van Justitie, die stelt dat bieders niet verplicht mogen worden om vooraf finale en duidelijke informatie te verschaffen over hun onderaannemers als ze een offerte voorleggen, (Zieres 2012: 18)46 kan een invloed hebben op de omvang van de informatie die gevraagd kan worden in de selectiefase. Het aandeel in de kosten voor de externe audits moet evenredig zijn. Buchmüller/Falke (2012a: 14) gaan na hoe dat bereikt kan worden: ‘Een belangrijk aspect is dat de contracterende instantie de kosten moet dragen voor audits voor de gunning van het contract. Voor audits tijdens de uitvoering van het contract kan de contractant verplicht worden om de kosten te dragen, afhankelijk van de contractvoorwaarden. In dat geval mogen de kosten, volgens het evenredigheidsbeginsel, niet onevenredig zijn ten opzichte van de waarde van het contract. Het kan onevenredig zijn om de contractant aansprakelijk te stellen voor het gedrag van andere economische operatoren die deel uitmaken van de toeleveringsketen. Het zou beter zijn om de contractant ertoe te verplichten om zijn contracterende partners dezelfde maatschappelijke normen te doen naleven als de normen die hij moet naleven.’

4.3.3 FASE VAN HET AANKOOPPROCES Krachtens de selectiecriteria in de Europese aanbestedingsregels moeten gunningscriteria en contractuitvoeringsclausules tijdens de inschrijvingsprocedures strikt gescheiden worden. Het wordt dan ook aangeraden om het omschreven controlesysteem toe te passen in een belangrijke en geschikte fase, bv. de fase van de selectiecriteria, nog voor de evaluatie voor de gunning van de opdracht wordt voorbereid. Aankopers kunnen ook overwegen om het systeem toe te passen in het kader van de contractuitvoeringsclausules of om de technische en/of beroepsbekwaamheid van de bieder te bepalen. Audits kunnen ook in andere fasen relevant zijn, maar het is belangrijk dat naleving in een fase (bv. met een selectiecriterium gebaseerd op uitvoering in het verleden) niet gebruikt wordt om punten toe te kennen of naleving in een andere fase te bepalen.

4.3.4 JURIDISCHE CONCLUSIES Volgens Buchmüller/Falke (2012a: 13) is het beschreven controlesysteem ‘verenigbaar met het gemeenschapsrecht om de technische en/of beroepsbekwaamheid van de inschrijver te bepalen, ook met het oog op het gedrag van andere economische operatoren die deel uitmaken van de toeleveringsketen.’ Buchmüller/Falke (2012a: 13) lichten verder toe dat ‘het 46 Duits Federaal Hof van Justitie (BGH), uitspraak van 10 juni 2008 – X ZR 78/97

40


meest doorslaggevende argument hiervoor is dat de beroepsbekwaamheid van een inschrijver ook afhangt van zijn gedrag ten opzichte van zijn leveranciers. Een inschrijver die samenwerkt met andere economische operatoren die elementaire mensenrechten schenden, moet beschouwd worden als “professioneel onbekwaam” om een contract uit te voeren’. Dit leidt tot de conclusie dat ‘externe audits en controles ter plaatse leiden tot een efficiënte controle door de contracterende instantie voor de gunning van het contract. Een gelijke behandeling van alle inschrijvers volgens artikel 2 van Richtlijn 2004/18 en volgens de jurisprudentie van het EHJ is zo gegarandeerd.’ (Buchmüller/ Falke 2012a: 13). Verwijzend naar Buchmüller/Falke (2012a: 14) ‘externe audits en controles ter plaatse als controlemiddel tijdens de uitvoering van een contract zijn ook verenigbaar met het gemeenschapsrecht en het GPA’.


ZWAKKE PUNTEN

•• Het is belangrijk om een controlesysteem te hebben dat de uiteindelijke gunning van de overheidsopdracht beïnvloedt, vooral voor risicovolle groepen, zoals textiel, informatie- en communicatieapparatuur.

•• Het vergt veel geld en tijd van de contracterende instantie.

•• Er is meer zekerheid voor de contracterende instantie om naleving van maatschappelijke criteria te controleren. •• Delen van de audits kunnen onder nietopenbaarmakingsovereenkomsten vallen, waardoor de reputatie van de bieders extra beschermd is. •• Er is transparantie van communicatie naar de leveringszijde toe en de gevolgen van niet-naleving van de vereisten.

•• De procedure is alleen geschikt voor grotere contracten omdat het bedrag van de bestelling een invloed heeft op de reikwijdte van het auditproces, vooral tijdens contractbeheer. •• Het systeem hangt samen met bestaande systemen van derde partijen, zoals SA 8000 en andere geschikte bewijsmiddelen voor de eerste evaluatie, of er nu een externe audit nodig is of niet.

•• Het zorgt voor continue bijdragen tot controlesystemen in verband met bestaand Maatschappelijk Verantwoord Ondernemerschap (MVO) bij de contracterende instantie.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• Opzet van een geregelde activiteit van aanbestedingsmanagement kan de kosten aanzienlijk drukken.

•• De audits worden niet gepubliceerd wegens effectieve nietopenbaarmakingsovereenkomsten.

•• Het kan geïntegreerd worden in bestaande contractbeheersystemen.

•• De aansprakelijkheid van de leverancier ten opzichte van zijn onderaannemers kan moeilijk af te dwingen zijn.

•• Medewerkers moeten meer opleiding krijgen over de toepassing van het controlesysteem, opgesplitst in specifieke producten dienstengroepen.

41

4.5 SUCCESFACTOREN Om het voorgestelde controlesysteem te doen slagen, wordt aangeraden dat de contracterende instantie het controlesysteem opneemt in haar strategieën en beleidslijnen inzake overheidsopdrachten. De efficiëntie van het systeem valt of staat met het vermogen van de contracterende instantie om de invoering op te volgen tijdens de contractbeheerfase. Er moeten ook budgetten beschikbaar zijn om de kosten van de audits te dekken. Om de leef- en werkomstandigheden van arbeiders in ontwikkelingslanden effectief te verbeteren, moet dit controlesysteem sterk de nadruk leggen op contractbeheer en moeten aankopers de communicatielijnen met de succesvolle bieder continu openhouden.

5. CATALOGUS VAN MAATREGELEN (OOSTENRIJK) 5.1 BESCHRIJVING VAN HET CONTROLESYSTEEM

Afbeelding: iStockphoto / IBushuev

De catalogus van maatregelen is bedoeld om aankopers een stap-voorstaphandleiding aan te reiken om naleving van maatschappelijke criteria in de toeleveringsketen te controleren. De catalogus kan ook van pas komen voor bedrijven en belangengroepen en geeft ideeën voor concrete stappen die kunnen leiden tot betere arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen van bedrijven. De catalogus werd opgesteld in het kader van het initiatief SO:FAIR (Oostenrijk).

42

De reikwijdte hangt samen met de risico’s op overtredingen van werknemersrechten in de diverse stappen van de toeleveringsketen en met toegankelijke controlemiddelen. Het controlemiddel moet eenvoudig te checken zijn door aankopers en moet niet te veel geld en tijd kosten. Nog een vereiste was om verklaringen te vermijden waarbij bedrijven enkel een bevestiging ondertekenen dat alle IAO-basisconventies nageleefd worden in hun toeleveringsketen, waardoor de aankoper verplicht is om dat te controleren en controlemaatregelen te nemen. Deze catalogus van maatregelen werd opgesteld door SO:FAIR als model voor twee verschillende productgroepen (werkkleding en computers), maar kan aangepast worden aan andere producten. De catalogus moet opgenomen worden in de contractuitvoeringsclausules, samen met bijkomende opmerkingen die de bieders duidelijk maken hoe de vereiste maatregelen ingevoerd kunnen worden.


CATALOGUS VAN MAATREGELEN VOOR EEN DUURZAME OVERHEIDSOPDRACHT VAN COMPUTERS X

MAATREGELEN

CONTROLEMIDDEL

•• lid van multistakeholderinitiatief (bv. initiatief rond ethische handel) of een onafhankelijke controle-organisatie (bv. bedrijfsprogramma Social Accountability International)

•• bevestiging van lidmaatschap

•• onafhankelijke audit van de arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen

•• auditverslag

•• interne audit van de arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen

•• auditverslag

•• gedragscode met fundamentele arbeidsnormen in de toeleveringsketen

•• gedragscode & biederverklaring

•• transparantie van de toeleveringsketen (productie)

•• beschrijving van toeleveringsketen

•• strategie en activiteiten om metalen te traceren naar de originele bron

•• beschrijving van strategie en activiteiten

•• strategie arbeidsomstandigheden te verbeteren in de toeleveringsketen

•• beschrijving van strategie, tijdschema & biederverklaring

•• Bindende doelstellingen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren in de toeleveringsketen

•• beschrijving van doelstellingen, tijdschema & biederverklaring

•• strategie om de toxische bestanddelen te beperken in de productie


•• recyclagestrategie om e-afval te beperken


CATALOGUS VAN MAATREGELEN VOOR EEN DUURZAME OVERHEIDSOPDRACHTEN VAN WERKKLEDING X

MAATREGELEN

CONTROLEMIDDEL

•• lid van multistakeholderinitiatief of een onafhankelijke controle-organisatie (bv. Fair Wear Foundation, initiatief rond ethische handel)

•• bevestiging van lidmaatschap

•• onafhankelijke audit van de arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen

•• auditverslag

•• interne audit van de arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen

•• beschrijving van het intern auditsysteem, auditverslag

43

•• gedragscode met fundamentele arbeidsnormen in de toeleveringsketen

•• gedragscode & biederverklaring

•• transparantie van de toeleveringsketen (productie)

•• beschrijving van toeleveringsketen

•• (Bindende) strategie om de arbeidsomstandigheden te verbeteren in de toeleveringsketen

•• beschrijving van strategie, tijdschema &

•• Bindende doelstellingen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren in de toeleveringsketen

•• beschrijving van doelstellingen, tijdschema & biederverklaring

•• Certificatie van producten (bv. FAIRTRADE, GOTS)

•• certificaat, bevestiging van partnerschap

•• biederverklaring

Aanvullende informatie De bieder moet rekening houden met aspecten van maatschappelijke verantwoordelijkheid bij de uitvoering van het contract. De offerte moet (een aantal) gekozen maatregelen omvatten die daar deel van uitmaken. De bieder is verplicht om een aantal maatregelen te nemen die hij moet selecteren en realiseren tijdens de uitvoering van het contract (zie deel 1: gerichte maatregelen van een biederverklaring). Halfweg het contract moeten er controlemiddelen voorzien zijn. Een ontoereikende realisatie of onvoldoende controle (zoals vastgelegd in het contract) kunnen behandeld worden als een onvoldoende of niet-uitvoering van het contract. Dit kan leiden tot de beëindiging van het contract.


ZWAKKE PUNTEN

•• Het gebruik van de catalogus van maatregelen om maatschappelijke normen te integreren in bijkomende contractvoorwaarden is verenigbaar met het gemeenschapsrecht en het GPA. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16).

•• Het verband met het onderwerp moet gerespecteerd worden en hangt af van de specifieke omstandigheden van elk geval. (Zieres 2012: 19).

•• Een lagekostenaanpak is gunstig om te voldoen aan het evenredigheidsbeginsel. (Zieres 2012: 20).

44

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• De catalogus van maatregelen kan gecombineerd worden met andere controlemiddelen, zoals transparantie en bekendmaking. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16).

•• De kosten voor de maatregelen mogen niet onevenredig zijn met het volume van het contract. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16).


5.2.2 NALEVING VAN RELEVANTE WETTEN Om te voldoen aan het evenredigheidsbeginsel moet de contracterende instantie duidelijk bepalen welke maatregelen de succesvolle economische operator moet nemen. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16). Wat transparantie van de toeleveringsketen betreft, is de bekendmaking van onderaannemers en van de toeleveringsketen en andere bijkomende informatie (bv. over productiesites) alleen verenigbaar met het gemeenschapsrecht, het GPA en gewoonlijk de nationale wetgeving, zolang de informatie niet als vertrouwelijk wordt beschouwd. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16) Voor de publicatie van onderaannemers en de toeleveringsketen, zie deel 3.2.2 over vertrouwelijke informatie. Voor de (verplichte) certificatie van producten, zie deel 6.3.

5.2.3 FASE VAN HET AANKOOPPROCES Volgens Buchmüller/Falke (2012a) is het juridisch toelaatbaar om maatschappelijke criteria op te nemen in bestekken in de contractuitvoeringsclausules, maar de catalogus van maatregelen kan ook toegepast worden om de technische en/of beroepsbekwaamheid van de inschrijver op het vlak van maatschappelijke criteria te bepalen. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16) Over dit punt bestaat echter veel onenigheid (zie hoofdstuk 2.3.3). Zieres heeft geen wettelijke bezwaren als de catalogus van maatregelen opgenomen is in de contractuitvoeringsclausules en de controle gepland staat na de gunning van het contract, zoals voorgesteld. (Zieres 2012: 19).

5.2.4 JURIDISCHE CONCLUSIES Als de catalogus van maatregelen opgenomen wordt in de contractuitvoeringsclausules, correct bekendgemaakt wordt en de basisprincipes van procedures inzake overheidsopdrachten naleeft, dan is dit een relatief juridisch toelaatbare manier om maatschappelijke criteria op te nemen in inschrijvingen. Aanbevelingen voor aankopers De minimaal vereiste maatregelen van de catalogus moeten geselecteerd worden door de contracterende instantie op basis van het product en de diverse beschikbare controlesystemen voor de productgroep. Deskundige organisaties kunnen informatie geven over verschillende labels, initiatieven of belangrijke problemen in de toeleveringsketen van diverse producten. De catalogus van maatregelen is, als die zoals voorgesteld opgenomen wordt in de contractuitvoeringsclausules, een relatief juridisch toelaatbaar instrument, maar vaak worden er geen al te hoge eisen gesteld aan bedrijven, afhankelijk van de geselecteerde maatregel. De maatregelen die niet heel veeleisend zijn, zijn niet even efficiënt om de arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen te verbeteren als de veeleisendere maatregelen. Het instrument is bedoeld als stap-voor-stapaanpak. Bieders kunnen op een heel laag niveau activiteiten opstarten om elementaire werknemersrechten in hun toeleveringsketen na te

45

leven, maar er moeten na verloop van tijd steeds veeleisendere maatregelen gevraagd worden om een continu proces op gang te brengen op weg naar de naleving van elementaire mensen- en werknemersrechten in de toeleveringsketen.


ZWAKKE PUNTEN

•• Het gebruik van de catalogus van maatregelen in het kader van de contractuitvoeringsclausules creëert een wederzijdse verplichting om concrete acties te ondernemen. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16).

•• Door maatschappelijke criteria op te nemen in contractuitvoeringsclausules kunnen er geen maatschappelijk verantwoorde goederen geselecteerd worden in het inschrijvingsproces. Omdat de contracterende instantie verplicht is om de inschrijver/offerte uit te sluiten die een contractclausule niet aanvaardt, biedt de opname van maatschappelijke criteria in contractuitvoeringsclausules tenminste onrechtstreeks een mogelijkheid om maatschappelijk verantwoorde goederen in het aanbestedingsproces te selecteren. (Buchmüller/ Falke 2012a: 17).

•• Een lagekostenaanpak dankzij de stapvoor-stapbenadering en de elementaire vereisten. •• Er worden niet echt hoge eisen gesteld aan aankopers, voornamelijk documenten met screening. •• Dit creëert een contractuele verplichting om concrete actie te ondernemen. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16).

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• De mogelijkheid om meer en meer maatregelen te vragen in elke overheidsopdracht zou kunnen leiden tot een geleidelijke verbetering van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van bieders.

•• Als de mogelijkheid om meer en meer maatregelen te vragen in elke overheidsopdracht niet aangegrepen wordt, is er absoluut geen druk om de arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen te verbeteren.

•• De catalogus zou uitgebreid kunnen worden, bv. door meer verplichte maatregelen toe te voegen, afhankelijk van de specifieke criteria van de inschrijvingsprocedure. (Zieres 2012: 21). •• De catalogus van maatregelen kan ook toegepast worden om de technische en/of beroepsbekwaamheid van de inschrijver op het vlak van maatschappelijke criteria te bepalen. (Buchmüller/ Falke 2012a: 16).

5.4 SUCCESFACTOREN Om het voorgestelde controlesysteem te doen slagen, wordt net als bij andere controlesystemen aangeraden dat de contracterende instantie het controlesysteem opneemt in zijn strategieën en beleidslijnen inzake overheidsopdrachten. De efficiëntie van het systeem valt of staat met het vermogen van de contracterende overheid om de invoering op te volgen tijdens de contractbeheerfase en om meer maatregelen op te nemen in de volgende contracten.

46


6. LABELS, MULTISTAKEHOLDERINITIATIEVEN EN GEDRAGSCODES Labels, multistakeholderinitiatieven (MSI’s) en gedragscodes (GC’s) kunnen contracterende instanties helpen om de naleving van maatschappelijke criteria te controleren omdat deze systemen zowel werken met criteria als met bewijzen. Om een geldig controlemiddel te kunnen zijn, moeten labels, MSI’s en GC’s voldoen aan de criteria vooropgesteld in het bestek (die de criteria uitvoerig moet definiëren). Labels worden gewoonlijk beschouwd als het meest overtuigende bewijs dankzij de betrokkenheid van meerdere deelnemende stakeholders en audits door derden, terwijl GC’s gezien worden als de zwakste schakel in de controleketen. Als zodanig kunnen die in afnemende volgorde gebruikt worden in graduele biederverklaringen, of selectief, bijvoorbeeld afhankelijk van de schaarsheid van labels voor een bepaald product, waarvoor dan MSI’s gebruikt moeten worden. In welke fase van de overheidsopdracht deze controlemiddelen gebruikt worden, hangt af van de fase waarin de naleving van maatschappelijke criteria bewezen moet worden. Labels worden algemeen gebruikt, hoewel de beschikbaarheid van zogenaamde maatschappelijke labels nog altijd beperkt is. Steeds meer overheidsinstanties gebruiken MSI’s om de naleving van maatschappelijke criteria te bewijzen, vooral in de textielsector (werkkleding).

Afbeelding: iStockphoto / Step PE

6.1 BESCHRIJVING VAN DE CONTROLESYSTEMEN

Labels en certificaten kunnen een sterk en geloofwaardig bewijs leveren van naleving van maatschappelijke criteria, zoals behoorlijke arbeidsomstandigheden in de toeleveringsketen. Ze hebben betrekking op specifieke producten of op het beheer van het bedrijf in zijn geheel. Labels zijn vaak multistakeholderinitiatieven, maar MSI’s zijn niet noodzakelijk labels. Voorbeelden van relevante labels voor bouwmaterialen: Forest Stewardship Council (FSC)47, Natureplus48 en Xertifix49; voor de textiel- en kledingsector (werkkleding): de Global Organic Textile Standard (GOTS)50 en Fair Trade (naast voeding ook katoen)51; en in de ICT-sector: TCO Certified52, het Nordic Ecolabel of Nordic ‘Swan’53. Multistakeholderinitiatieven zijn gewoonlijk partnerschappen tussen private en publieke actoren en ngo’s, d.w.z. zogenaamde publiek-private initiatieven of partnerschappen. In de raden van deze MSI’s zetelen vertegenwoordigers van verschillende belangengroepen – gewoonlijk bedrijven, vakbonden en maatschappelijke organisaties – om normen te bepalen en controleprocedures vast te leggen. MSI’s worden beschouwd als een ‘derde weg’ tussen 47 http://www.fsc.org/ Laatst bezocht op 5 maart 2012 48 http://www.natureplus.org/ Laatst bezocht op 5 maart 2012 49 http://www.xertifix.de Laatst bezocht op 5 maart 2012 50 http://www.global-standard.org Laatst bezocht op 5 maart 2012 51 http://www.fairtrade.net Laatst bezocht op 5 maart 2012 52 http://www.tcodevelopment.com Laatst bezocht op 5 maart 2012 53 http://www.nordic-ecolabel.org Laatst bezocht op 5 maart 2012

47

overheidsregulering en zelfregulering van bedrijven. De raden moeten ook aandringen op de creatie van een geloofwaardig toezicht (met regelmatige verslagen) of een klachtenprocedure om de normen af te dwingen. Zij moeten ervoor zorgen dat de groep de algemene belangen nastreeft en zoekt naar manieren om de deelnemende bedrijven ervan te overtuigen dat commerciële belangen gelijklopen met openbare belangen. Relevante MSI’s zijn bijvoorbeeld de Fear Wear Foundation (FWF)54 en het Better Cotton Initiative (BCI)55 op het vlak van textiel en kleding; de 4C Association56 en het Ethical Tea Partnership (ETP)57 op het vlak van voeding58; of meer algemeen het Ethical Trading Initiative (ETI)59 en de Fair Labor Association (FLA)60 die zich beide inzetten om de arbeidsomstandigheden in toeleveringsbedrijven te verbeteren. Nog een standaardvoorbeeld uit de verwerkende sector is de algemene norm SA8000.61 GC’s zijn openlijke verbintenissen tot maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) waarin de principes van maatschappelijke en ecologische verantwoordelijkheid beschreven staan waartoe een bedrijf zich verbindt. Vergeleken met labels of MSI’s zijn dit de zwakste schakel in de keten en soms is de invoering en controle niet efficiënt. GC’s kunnen opgesteld worden door de sector (individueel bedrijf of sectorale spelers) of extern (een maatschappelijke organisatie of multistakeholderinitiatief) wat de geloofwaardigheid ten goede komt. Het Business Social Compliance Initiative (BSCI)62 bijvoorbeeld is een vooraanstaand bedrijfsgestuurd initiatief van meer dan 700 bedrijven die de arbeidsomstandigheden in de globale toeleveringsketen willen verbeteren. Een voorbeeld van een GC ontwikkeld door sectorale spelers is de EICC – Electronic Industry Code of Conduct.63 Een voorbeeld van een GC opgesteld door een individueel bedrijf is het Nespresso AAA Sustainable Quality™ Program.64

54 Zie online: http://www.fairwear.org Laatst bezocht op 5 maart 2012 55 Better Cotton Initiative, zie online: http://www.bettercotton.org Laatst bezocht op 5 maart 2012 56 Zie online: http://www.4c-coffeeassociation.org/ Laatst bezocht op 5 maart 2012 57 Zie online: Ethical Tea Partnership (ETP) 58 Een lijst van andere MSI’s: http://www.verite.org/node/713/lightbox2 Laatst bezocht op 5 maart 2012 59 Zie online: http://www.ethicaltrade.org/ Laatst bezocht op 5 maart 2012 60 Zie online: http://www.fairlabor.org en de World Fair Trade Organization (WFTO): http:// www.wfto.com Laatst bezocht op 5 maart 2012 61 Zie online: http://www.saasaccreditation.org/certSA8000.htmLaatst bezocht op 5 maart 2012 62 Zie online: http://www.bsci-intl.org Laatst bezocht op 5 maart 2012 63 Zie online: http://www.eicc.info Laatst bezocht op 5 maart 2012 64 Zie online: http://www.nespresso.com/communication/?q=node/18 Laatst bezocht op 5 maart 2012

48


6.2 TOEPASSINGSVOORBEELDEN 6.2.1 VOORBEELDEN VAN GOEDE PRAKTIJKEN VOOR WERKKLEDING: Hannover, Duitsland Werkkleding (bv. voor brandweerlui) wordt alleen aanvaard als die geproduceerd wordt in overeenstemming met de IAO-basisconventies. Leveranciers en onderaannemers moeten aantonen dat ze een maatschappelijke code in verband met de IAO-conventies hebben die actief toegepast en opgevolgd wordt door externe auditeurs of moeten de GC ondertekenen van de Clean Clothes Campaign (CCC) en die laten controleren door onafhankelijke auditeurs. Opmerking: dit is gebaseerd op een officieel concept uitgewerkt door de Local Agenda 21 Group. Tot nog toe werd er geen bestek uitgeschreven met deze criteria. Ministerie van Defensie, Frankrijk Bij een inschrijving voor duurzame uniformen stelde de Franse zeemacht in de contractuitvoeringsclausules het volgende: De contractant en zijn onderaannemers moeten zich houden aan de acht basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie. Binnen vier maanden na de gunning van het contract en bij elke verlenging moet de contractant een gedetailleerd verslag kunnen voorleggen over hoe hij voldoet aan elf criteria op basis van de sociale vereisten van de SA 8000-norm . Bij het contract is een checklist van deze vereisten gevoegd. Niet-naleving van deze bepalingen leidt tot sancties en/of beëindiging van het contract.65 Opmerking: inschrijving met succes uitgevoerd. Dortmund, Duitsland In 2007 verklaarde Dortmund dat het niet langer producten zou aankopen die geproduceerd waren door kinderarbeid (IAO nr. 182). Met de steun van de SKC lanceerde de stad een proefproject rond een overheidsopdracht van fairtradewerkkleding voor een kantine. Twee redenen voor de keuze van de succesvolle bieder waren het feit dat het bedrijf lid was van de Fair Wear Foundation, een bewijs van maatschappelijk verantwoorde productie, en het feit dat het kon aantonen dat de katoen het Fairtrade-certificaat had. De naleving van de criteria werd verzekerd in de hele productieketen, van de vezel tot het eindproduct.66 Opmerking: inschrijving met succes uitgevoerd. Barcelona, Spanje67 Ethisch verantwoorde aankoop van werkkleding voor 700 tuinmannen. Doelstelling: bieders moeten kunnen garanderen dat textiel dat rechtstreeks of onrechtstreeks gebruikt wordt in de productie, geproduceerd wordt met 65 Zie online: http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/news_alert/Issue16_Case_Study38_ France_uniforms.pdf Laatst bezocht op 6 maart 2012 66 Zie online: http://oeffentlichebeschaffung.kompass-nachhaltigkeit.de/fileadmin/documents /Fairtrade/Best_Practice_Faire_Textilien__Dortmund.pdf Laatst bezocht op 6 maart 2012 67 Txiema, Castiella, Sustainable Procurement in Barcelona (PPT) Barcelona City Council ICLEI World Congress 2006

49

respect voor de elementaire rechten van de werknemers (IAO-conventies) met een beleid dat gericht is op milieubeheer en preventie van arbeidsrisico’s. Selectiecriteria: het hoofdstuk over bekwaamheidsvoorwaarden en technische solventie van bieders vermeldt dat de IAO-conventies nageleefd moeten worden. Voor te leggen documenten om de ethische verbintenis van de onderneming aan te tonen, zijn: 1. Verklaring met vermelding van de gegevens van de bedrijven die het eindproduct vervaardigen 2. Ondersteunende documenten (elk van de volgende documenten kan voorgelegd worden): •• Certificaat van ethisch gedrag (SA8000/Fair Wear Foundation) •• Auditcertificaat van een extern bedrijf •• Bij een interne audit: documenten van het bedrijf die melding maken van en informeren over de gebruikte normen en procedures. Bedrijven moeten ook informatie voorleggen over medewerkers met risico op uitsluiting. Opmerking: inschrijving met succes uitgevoerd. Zwedens aankoopcriteria voor textiel en leder68 Gunningscriteria voor ecologisch geschikte textielvezels – uitgebreide criteria: Werd het katoen geproduceerd in overeenstemming met de criteria in BCI Production Principles & Criteria 2.0 of Fairtrade International Generic Fairtrade Standards for Small Producers’ Organizations of een soortgelijk initiatief bedoeld om het gebruik van chemicaliën en water tijdens de katoenteelt te beperken? Voorstel tot controle: verklaring van de leverancier of soortgelijke documentatie om aan te tonen dat het katoen geproduceerd werd in overeenstemming met de BCI-criteria. Als het katoen aan een ander, soortgelijk initiatief voldoet, moeten er documenten beschikbaar zijn om dat aan te tonen. Verklaring van leverancier of documenten om aan te tonen dat de producten vervaardigd werden in overeenstemming met de criteria in het ‘Swan Nordic Environmental Label’, ‘EU Ecolabel’, Bra Miljöval ‘Bra fibrer’69 of GOTS.

6.2.2 VOORBEELD VOEDING Italiës nationaal actieplan voor groene overheidsopdrachten in verband met voeding De ‘minimale milieucriteria’ in verband met ‘Cateringdienst en voedselvoorziening’ van Italiës nationaal actieplan voor groene overheidsopdrachten bevatten sociale aspecten met betrekking tot 68 Aanbestedingscriteria voor textiel en leder, zie online: http://www.msr.se/en/green_ procurement/criteria/Furnishing-and-textiles/Textiles-and-leather/ Laatst bezocht op 6 maart 2012 69 Bra Miljöval, zie online: http://www.naturskyddsforeningen.se/bra-miljoval/ Laatst bezocht op 6 maart 2012

50


seizoensproducten (ondersteuning van regionale producenten), producten uit eerlijke handel en toewijzing van perfect eetbare restjes aan liefdadigheidsorganisaties (overeenkomstig de nationale wetgeving). Voor exotische producten (ananas, bananen, cacao, chocolade, suiker en koffie) zijn er gunningscriteria voorzien voor leveranciers die deze producten leveren uit bronnen van eerlijke handel. Een wettelijke vertegenwoordiger van de bieder moet verklaren dat de producten verdeeld worden via organen erkend op nationaal of internationaal niveau, zoals WFTO, of gecertificeerd door erkende internationale organisaties, zoals FLO, zoals vastgelegd in het advies van het Europees Parlement nr. A6-0207/2006. Opmerking: meer dan honderd lokale overheden in Italië hebben al soortgelijke criteria opgenomen in hun bestekken.


ZWAKKE PUNTEN

•• Labels, MSI’s en GC’s zijn gepaste en gewoonlijk toelaatbare tools om sociale overwegingen op te nemen in aankoopprocedures.

•• Wettelijke vereisten voor de invoering, zoals evenredigheid en gelijke behandeling, en het verband met het voorwerp van de opdracht hangen af van de specifieke omstandigheden van elk geval en van mogelijke beperkingen onder de nationale wetgeving.

•• Ze kunnen aankopers het leven makkelijker maken omdat ze bieders die producten leveren met deze certificaten of die betrokken zijn bij deze initiatieven kunnen vertrouwen. •• In bepaalde omstandigheden kunnen contracterende instanties die op zoek zijn naar betere kwaliteit meer punten geven aan bieders die labels voorleggen die een betere kwaliteit bieden in plaats van enkel te werken met verklaringen op eer.

•• Vooral labels moeten aan de volgende vereisten voldoen: gepaste specificaties om de kenmerken van de leveringen of diensten van het contract te bepalen; labelvereisten op basis van wetenschappelijke informatie, participatieprocedure met betrekking tot stakeholders, zoals overheidsinstanties, consumenten, producenten, verdelers en milieuorganisaties, en gelijke toegang.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• Gezien de huidige ontwerpversie van de nieuwe Europese richtlijnen voor aanbestedingen, zullen deze instrumenten in de toekomst wellicht aan belang winnen.

•• Het is voor contracterende instanties moeilijk, maar voor naleving van de principes van transparantie en nietdiscriminatie belangrijk om toezicht te houden op en een duidelijk overzicht te hebben van MSI’s en GC’s.

6.3.2 FASE VAN HET AANKOOPPROCES Wat kan er gedaan worden in de fase voor de overheidsopdracht? Zodra de productomvang afgebakend is, kan het in deze fase een uitgangspunt zijn om te zoeken naar unilaterale of multilaterale (MSI, labels) gedragscodes opgesteld voor een specifieke sector en om een marktdialoog met aangesloten leden (leveranciers, producenten) te overwegen. Vanuit juridisch standpunt wordt aanbevolen om eerder relevante verenigingen uit te nodigen dan aparte

51

bedrijven om zo discriminatie te vermijden. Kan de aankoper de voorkeur geven aan een bepaald label? Krachtens de huidige regels kan de aankoper niet aandringen op een bepaald label als enige vorm van bewijs, noch in de technische specificaties, noch in de gunningsfase. Equivalente middelen om de naleving van sociale vereisten te controleren (zoals een technisch dossier, testresultaat of een verklaring van de producent, of een testverslag van een erkend orgaan) moeten uitdrukkelijk aanvaard worden. Als de onderliggende criteria van een label worden gebruikt, kunnen producten die dat label dragen als conform worden bestempeld. Dat betekent niet dat ze moeten aanvaard worden als ze niet naar behoren kunnen aantonen dat de vermelde specificaties nageleefd worden. Om het vereiste verband te leggen met het voorwerp van de opdracht, als een label bijvoorbeeld niet direct verwijst naar de productie van een bepaald product, maar wel naar interne bedrijfsnormen, is de bieder verplicht om te verklaren dat er criteria, bv. fundamentele arbeidsnormen van de IAO, nageleefd zullen worden bij de productie en levering van het product (Zieres 2012: 22 geciteerd na Ziekow 2011: 47). Niet alleen het label zelf, maar ook de relevante criteria moeten expliciet vermeld worden (Zieres 2012: 22). Kan de aankoper meer punten toekennen aan ‘betere’ labels? Hoewel de controle van technische specificaties in principe een slagen-offalenoptie is, ligt dit iets anders voor gunningscriteria waarbij bieders de slagenof-falenfase al voorbij zijn. Zoals voor alle fasen van de overheidsopdracht moeten de bieders in de gunningsfase op dezelfde manier behandeld worden en de kans krijgen om het maximale aantal punten te krijgen. Maar als de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ werd toegepast en als er een of meer kwalitatieve criteria of subcriteria werden opgenomen, moet de contracterende instantie nagaan hoe goed elke offerte aan elk van die criteria voldoet. Het komt er dus op aan om de betere kwaliteit te belonen en niet de betere controle van die kwaliteit (Buchmüller/Falke 2012b: 2). In deze context is het juridisch betwistbaar of er meer punten toegekend kunnen worden voor betere interne controle-instrumenten opgericht door de inschrijver. Enerzijds zou men kunnen aanvoeren dat de ‘sociale kwaliteit’ van een inschrijving tenminste indirect ook afhangt van de maatregelen genomen door de inschrijver om naleving van de maatschappelijke normen te garanderen (Buchmüller/Falke 2012b: 2). Anderzijds resulteert de kwaliteit van een inschrijving uit de effectieve naleving van maatschappelijke criteria. Als we dit laatste standpunt volgen, zou de overweging van interne controle-instrumenten opgericht door de inschrijver als gunningscriteria niet verenigbaar zijn met het gemeenschapsrecht (Buchmüller/Falke 2012b: 2). Bijvoorbeeld bij een inschrijving voor duurzaam hout (zie onderstaand hoofdstuk over hout onder ‘Sectorspecifieke systemen’ in 7.1.1) kan een gunningscriterium, hoewel juridisch betwistbaar, overwogen worden: ’De kwaliteit van het ingevoerde systeem om ervoor te zorgen dat duurzame bosbeheerprincipes x, y & z worden nageleefd in de hele toeleveringsketen

52


van het product’ – dit is geen slagen/falen-criterium. Een aankoper kan dus aanvoeren dat hout met het FSC-certificaat (of het Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes, PEFC) wijst op een systeem van zeer hoge kwaliteit omdat het gecontroleerd is door een derde partij. Dit zal dus de hoogste punten opleveren. Een bieder die daarentegen een reeks zelf gecontroleerde acties opsomt, krijgt misschien minder punten als de kwaliteit van het systeem niet zo goed is. Wat zijn de voorwaarden voor aanvaarding van labels en MSI’s? Er zijn duidelijk meer ecolabels dan sociale labels en dit verklaart het belang van lidmaatschap bij relevante MSI’s als alternatieve bewijsvorm voor sociale vereisten. Anderzijds bevatten veel ecolabels, zoals FSC, PEFC en GOTS, ook maatschappelijke criteria. Labels zijn erg geloofwaardige controlesystemen dankzij onafhankelijke audits en ruime toegankelijkheid. Contracterende instanties kunnen echter niet de voorkeur geven aan een bepaald controlesysteem als er een equivalent bewijsmiddel geleverd wordt. Om erkende labels of MSI’s te gebruiken als bewijs voor maatschappelijke criteria, moet er aan bepaalde voorwaarden voldaan worden: zz Ze moeten kunnen aantonen dat de specifieke sociale vereisten vastgelegd in de bestekdocumenten nageleefd worden, zoals naleving van de IAObasisconventies in het geval van behoorlijke arbeidsomstandigheden. zz De vereisten voor het label moeten gebaseerd zijn op wetenschappelijke informatie. zz De vereisten moeten aanvaard zijn via een participatieve benadering en toegankelijk zijn voor alle geïnteresseerde partijen. zz Er moet een onafhankelijk toezicht zijn op de naleving van de minimumnormen. zz Ze moeten een mechanisme hebben om regelmatig voortgangsverslagen te publiceren. zz Ze moeten een Management System Audit (MSA) ingevoerd hebben.

6.3.3 JURIDISCHE CONCLUSIES Labels, MSI’s en GC’s zijn geschikt en juridisch toelaatbaar en kunnen het leven van aankopers makkelijker maken omdat ze erop kunnen vertrouwen als die aan bepaalde vereisten voldoen en kunnen beantwoorden aan alle criteria vooropgesteld in een bestek. Bijgevolg hoeven contracterende instanties niet te beschikken over aanzienlijke expertise om andere bewijsmiddelen (zoals lange, technische dossiers) te analyseren.

53

6.4 PRAKTISCHE CONCLUSIE VOOR AANKOPERS (SWOTANALYSE) STERK PUNT

ZWAKKE PUNTEN

•• Labels, MSI’s en GC’s zijn nuttig tijdens de voorbereidende fase om te bepalen welke sociale overwegingen relevant en gepast zijn om rekening mee te houden.

•• Daar waar onafhankelijk toezicht beperkt is, bijvoorbeeld door gebrek aan labels of geloofwaardige MSI’s, hebben contracterende instanties praktische en financiële moeilijkheden om zekerheid te krijgen over de naleving van de maatschappelijke criteria vereist voor een specifiek product.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• Unilaterale of multilaterale GC’s kunnen beperktere of minder haalbare controleopties bieden, maar zijn wel een eerste stap op weg naar een sterker maatschappelijk beleid door leveranciers.

•• In tegenstelling tot de vele milieulabels zijn er redelijk weinig maatschappelijke labels.

•• Ecolabels nemen steeds vaker ook maatschappelijke criteria op en kunnen dus een bewijs leveren voor sociale vereisten.

•• Wegens de financiële crisis en het gebrek aan markttoegang voor kleine producenten hebben die meer moeilijkheden om te betalen voor sociale certificaten.

•• In de voorbije jaren hebben sociale en milieulabels hun sociale aspect versterkt, zodat er bijvoorbeeld meer IAO-conventies aan bod komen en de controle en het toezicht verder teruggaan in de toeleveringsketen.

6.5 SUCCESFACTOREN Als een contracterende instantie met succes een maatschappelijk verantwoorde overheidsopdracht wil opstarten, wordt aangeraden om enig voorafgaand onderzoek te doen en een marktdialoog op te starten in de fase voor de overheidsopdracht. Naast een lijst van geldige, relevante labels als bewijs voor de specifieke vereisten, krijgen aankopers ook de raad om meer informatie in te winnen over relevante MSI’s in de sector. Samenwerken met relevante lokale ngo’s - zoals Barcelona en anderen (zie hoger) deden met de Schone Kleren Campagne bij de ethische aankoop van werkkleding – is een succesfactor gebleken voor het aankoopproces. Met elk nieuw label en elk nieuw MSI worden de sociale verbintenissen sterker en worden deze verbintenissen op een geloofwaardige manier opgevolgd in de toeleveringsketen. Deze ontwikkelingen zullen aankopers helpen om een echt verschil te maken in een geglobaliseerde wereld als bieders producten aanbieden met deze labels of lid zijn van zulke MSI’s.

54


7. SECTORSPECIFIEKE SYSTEMEN 7.1 BESCHRIJVING VAN DE SYSTEMEN Diverse EU-lidstaten hebben een duurzaam houtbeleid ingevoerd of regelen dit in hun nationaal actieplan inzake groene overheidsopdrachten van typische producten op basis van hout, zoals meubelen, bouwmaterialen, vloeren en papier. Als het op de aankoop van hout aankomt, vragen duurzame aankopers gewoonlijk om wettelijk en duurzaam hout. In overeenstemming met de Europese houtverordening moet alle hout dat in Europa verkocht wordt uiterlijk tegen 2013 afkomstig zijn uit wettelijke bronnen. De wettigheid kan aangetoond worden via verplichte controlesystemen (FLEGT, Due Diligence of equivalent). Met betrekking tot duurzaam hout, wordt het bewijs van naleving gewoonlijk geleverd door FSC, PEFC of equivalente certificatie- of licentiesystemen zoals FLEGT.70

Afbeelding: iStockphoto / Laflor

7.1.1 HOUT

Gezien de ruime consensus dat duurzaam houtbeheer sociale aspecten omvat, hebben EU-lidstaten zoals België, Denemarken, Nederland, Zweden en het VK sociale criteria opgenomen in hun houtaankoopbeleid, hoewel elk beleid verschilt in de mate waarin er sociale criteria in opgenomen zijn. Mogelijk bewijs van zulke criteria is het lidmaatschap van een of meer MSI’s indien gepast, of een biederverklaring dat de vereisten vervuld of de maatregelen actief ondernomen werden. Uitgezonderd het VK, waar hout met een FLEGT-licentie aanvaard wordt als bewijs van wettelijkheid en duurzaamheid, verwijzen de meeste EU-lidstaten naar certificatiesystemen inzake bosbeheer, zoals FSC of PEFC, als manier om te controleren dat producten afkomstig zijn van duurzaam beheerde bossen. Certificatiesystemen omvatten mechanismen om producten te traceren van het bos van herkomst over de toeleveringsketen tot de eindklant. De certificatie van de toeleveringsketen heet Chain of Custody (ChoC). Zo leveren aanvaardbare certificatiesystemen het bewijs dat het hout wettelijk en duurzaam is via een Sustainable Forest Management (SFM) en/of ChoCcertificaat. Voorbeelden van mogelijke alternatieve bewijsmiddelen (onvolledige lijst): zz Documenten van leveranciers ter controle voorgelegd aan onafhankelijke derden; zz Documenten die verwijzen naar een bosbeheerplan en de invoering ervan, zoals goedgekeurd door een relevante autoriteit. (Alle vereiste criteria voor SFM moeten aan bod komen in het plan); zz Bewijs van de interne procedures van een bedrijf die de traceerbaarheid 70 Het is belangrijk om op te merken dat FLEGT-licenties alleen beschikbaar zijn voor hout afkomstig uit landen die een Voluntary Partnership Agreement (VPA) hebben afgesloten met de EU. Vanaf 1.03.2012 zijn er VPA’s afgesloten met Ghana, Kameroen, de Republiek Congo en de Centraal-Afrikaanse Republiek.

55

aantonen in de hele toeleveringsketen (als alternatieve manier om de traceerbaarheid terug naar SFM te bewijzen, maar niet per se als bewijs van duurzaam bosbeheer); zz Technische dossiers van houtproducenten of verslagen van bevoegde organen die evenveel informatie bevatten als het certificatieproces; zz Eigen verklaring van naleving van de duurzaamheidscriteria van toepassing aan de leveringsbron, samen met bewijs om deze informatie te controleren (op verzoek voor te leggen). Het kan voor aankopers heel ingewikkeld zijn om na te gaan of er duurzame beheerpraktijken worden toegepast in de bossen, vooral als die bossen in een ander land of ander geografisch gebied liggen. Die controle vergt bewijs dat heel erg kan verschillen en geval per geval beoordeeld moet worden. Het kader verschaft door het Central Point of Expertise on Timber71 voor de Britse regering is een uitstekend pakket van middelen dat ondersteuning kan bieden aan het aanbestedingspersoneel en aan leveranciers die dit bewijs moeten voorleggen en beoordelen.

Afbeelding: sxc / Benjamin Earwicker

7.1.2 BOUWMATERIALEN Voor bouwmaterialen is het gebruik van productverklaringsplatformen in veel EU-lidstaten ingeburgerd . De platformen leggen gewoonlijk de nadruk op de technische specificaties en ook steeds vaker op de ecologische en gezondheidseigenschappen van de materialen. Sommige platformen verwijzen ook naar de sociale productievoorwaarden voor bepaalde materialen Zo geven bijvoorbeeld de DNGB Navigator72 (Duitsland), Baubook73 (Oostenrijk), GreenSpec74 (Groot-Brittannië) en Leitfaden75 (Luxemburg) informatie over hout met verwijzing naar certificatie onder FSC, PEFC of andere duurzame productienormen. Hoewel zulke normen niet altijd beschikbaar zijn of algemeen gebruikt worden voor de meeste bouwmaterialen, kan informatie over de herkomst en de toeleveringsketen voor materialen opgenomen in zulke platformen een rol spelen in de ontwikkeling, toepassing en controle van maatschappelijke criteria in overheidsopdrachten. Het gebruik van verklaringsplatformen voor bouwproducten om de naleving van maatschappelijke criteria te controleren, is wellicht indirect. De uitgebreidere platformen (zoals de hoger vermelde platformen) omvatten gegevens over de levenscyclusanalyse van de opgesomde materialen en producten. Zo kunnen aankopers die de herkomst, chemische samenstelling, uitstoot of een ander effect (verbonden met een materiaal in het hele productieproces) willen controleren, de platformen gebruiken als informatiebron. Als een aankoper dus bijvoorbeeld vaststelt dat een specifiek bestanddeel of proces gebruikt in de productie van isolatiemateriaal een groot risico vormt voor werknemers, 71 http://www.cpet.org.uk/uk-government-timber-procurement-policy Laatst bezocht op 6 maart 2012 72 http://www.dgnb-navigator.de/ Laatst bezocht op 6 maart 2012 73 http://www.baubook.at/ Laatst bezocht op 6 maart 2012 74 http://www.greenspec.co.uk/ Laatst bezocht op 6 maart 2012 75 http://www.crtib.lu/Leitfaden/index.jsp?section=DE Laatst bezocht op 6 maart 2012

56


kan hij via de platformen controleren of dit bestanddeel of proces gebruikt wordt voor een specifiek materiaal. Hij kan dit doen voor de opstelling van specificaties en in de evaluatiefase van de overheidsopdracht. Als de contracterende instantie overtuigd is dat de voorwaarden voor insluiting van een bepaald verklaringsplatform van een bouwproduct geschikt zijn om aan de maatschappelijke criteria te voldoen, dan kan hij vragen dat dit platform gebruikt wordt om de materialen te vinden die in het bouwproject gebruikt zullen worden. Het gebruik van dit platform moet uitdrukkelijk vermeld staan in de contractaankondiging en alle geïnteresseerde partijen moeten de kans krijgen om hun producten te registeren en aan te geven. In het algemeen sluit de vereiste dat producenten een vergoeding betalen om hun producten of materialen te laten opnemen in dit platform niet uit dat die gebruikt worden in het aankoopproces, maar sommige nationale aanbestedingsregels laten dit niet toe.

Aankopers kunnen certificatiesystemen van derden gebruiken om de sociale duurzaamheid van textiel te controleren. Er zijn een aantal sectorspecifieke certificatiesystemen die redelijk algemeen gebruikt worden, inclusief GOTS (die omvat ook sociale criteria) en GoodWeave International76. Elk van de bovenvermelde systemen omvat een audit/inspectie van individuele productiefaciliteiten. Meer informatie over enkele van deze systemen en toepassingsvoorbeelden door aankopers wordt gegeven in deel 6.1 hierboven.

7.2 TOEPASSINGSVOORBEELDEN Hout – de stad Cognac, Frankrijk

Afbeelding: sxc / Benjamin Earwicker

7.1.3 TEXTIEL

Gehanteerde duurzame houtcriteria in technische specificaties en controles: zz Het hout moet afkomstig zijn van duurzaam beheerde bossen. zz Tropisch hout mag niet op de lijst van bedreigde boomsoorten staan, zoals vastgelegd door internationale overeenkomsten. zz De certificatievormen zijn een bewijs dat voldaan werd aan de recentste milieucriteria onder PEFC, FSC, Keurhout, Canadian Standards Association (CSA), Sustainable Forestry Initiative (SFI) certificatiesystemen of equivalent. Bouw – provincie Vorarlberg, Oostenrijk Vorarlberg legt het gebruik van het Baubook-platform op voor de controle van de duurzaamheidscriteria van bouwmaterialen in renovatie- en nieuwbouwprojecten die het financiert. De criteria voor elk product staan vermeld op het platform. Andere middelen om aan te tonen dat aan deze criteria voldaan werd, zoals een testverslag van de producent, worden ook aanvaard.

76 http://www.goodweave.net/ Laatst bezocht op 6 maart 2012

57

Textiel – Frans ministerie van Defensie Het Frans ministerie van Defensie heeft het volgende opgenomen in zijn contractvoorwaarden voor de levering van uniformen aan de zeemacht: De contractant en zijn onderaannemers moeten voldoen aan de acht basisconventies van de IAO. Binnen vier maanden na de gunning van het contract en bij elke verlenging moet de contractant een gedetailleerd verslag kunnen voorleggen over hoe hij voldoet aan elf criteria op basis van de sociale vereisten van de SA 8000-norm . Bij het contract is een checklist van deze vereisten gevoegd. Niet-naleving van deze bepalingen leidt tot sancties en/of beëindiging van het contract. Om na te gaan of de contractuitvoeringsclausules worden nageleefd, doet het ministerie een beroep op een firma gespecialiseerd in maatschappelijke audits.

7.3 JURIDISCHE ANALYSE 7.3.1 SWOT-ANALYSE VANUIT JURIDISCH EN PROCESGERICHT STANDPUNT STERKE PUNTEN

ZWAKKE PUNTEN

•• Sectorspecifieke systemen zijn vaak de meest geschikte manier om sociale kwesties over de herkomst van een product of dienst aan te pakken omdat die rekening houden met de specifieke eigenschappen van de sector.

•• Het risico bestaat om te sterk te vertrouwen op systemen of platformen, wat afbreuk doet aan het vermogen om de naleving van de onderliggende criteria te controleren.

•• In sommige sectoren, zoals de houtsector, worden systemen algemeen erkend door leveranciers en aankopers.

•• In sommige gevallen brengt de registratie voor een sectorspecifiek systeem of productverklaringsplatform aanzienlijk meer kosten mee voor operatoren.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• In veel sectoren worden systemen en criteria opgesteld rond maatschappelijke overwegingen (zie www.standardsmap. org).

•• De wettelijkheid om meer punten toe te kennen aan een leverancier die een certificaat van een derde kan voorleggen dan aan een leverancier die gewoon een verklaring aflegt over zijn handelingen is betwistbaar. De zaak European Dynamics v EEA (T-331/06) geeft aan dat deze benadering overeenstemt met het principe van gelijke behandeling, maar het is niet overtuigend.

•• Leveranciers, aankopers en andere stakeholders kunnen in veel gevallen mee helpen vorm geven aan deze systemen en criteria.

7.3.2 NALEVING VAN RELEVANTE WETTEN De belangrijkste functie van sectorspecifieke systemen is i) als referentiebron voor specificaties ii) als basis om gunningscriteria op te stellen en iii) als een mogelijke vorm van controle dat producten voldoen aan vastgelegde criteria. Of de Europese richtlijnen overheidsopdrachten en het GPA worden nageleefd, hangt ervan af of de contracterende instantie een of meer van deze functies toepast in plaats van aan te dringen op het gebruik van een bepaald specificatiesysteem of productverklaringsplatform.

58


Zoals bij alle controlesystemen is het belangrijk dat de contracterende instantie verder kijkt dan de certificatie naar de toegepaste criteria en dan nagaat of het systeem openstaat voor alle geïnteresseerde leveranciers. Als er in de technische specificaties en/of gunningscriteria criteria worden opgenomen gebaseerd op sectorspecifieke systemen, dan moeten die verband houden met het voorwerp van de opdracht en dus bijvoorbeeld geen betrekking hebben op kwesties die geen verband houden met de productie of levering van de betrokken goederen, diensten of werken. Dit is bijvoorbeeld het geval als de certificatie betrekking heeft op de algemene praktijken van een operator en niet op de toeleveringsketen van een specifiek contract.

7.3.3 FASE VAN HET AANKOOPPROCES In de fase van de inschrijvingsevaluatie moet erop toegezien worden dat het gebruik van sectorspecifieke systemen, zoals een certificaat door een derde of productverklaringsplatformen, geen inbreuk vormt op de principes van transparantie en gelijke behandeling of geen ongerechtvaardigde hindernissen creëert voor concurrenten. Contracterende instanties kunnen in de contractuitvoeringsclausules ook een vereiste opnemen met betrekking tot certificaten en audits door derden. In dat geval moet die vereiste vooraf bekendgemaakt worden in een aankondiging of in contractdocumenten en mag dit geen relevant amendement vormen van het contract zoals dat aanbesteed wordt.

7.3.4 JURIDISCHE CONCLUSIES Sectorspecifieke systemen met maatschappelijke criteria kunnen een grote bijdrage leveren om de leef- en werkomstandigheden in ontwikkelingslanden te verbeteren. De echte rol van deze systemen mag niet vergeten worden, in de context van de aanbestedingsfase waarin ze toegepast worden. Transparantie en gelijke behandeling moeten altijd in overweging genomen worden, net als de mogelijke bijkomende kosten om voor deze systemen te registreren. Het is nog betwistbaar of bij de evaluatie van gunningscriteria op basis van maatschappelijke overwegingen, een onderscheid gemaakt mag worden tussen certificaten door derden en een eigen verklaring van een leverancier.

59

7.4 PRAKTISCHE CONCLUSIES VOOR AANKOPERS (SWOTANALYSE) STERKE PUNTEN

ZWAKKE PUNTEN

•• Algemene beschikbaarheid van producten met certificaten onder systemen, zoals FSC en PEFC.

•• Er is geen algemeen aanvaarde definitie van duurzaam hout en geen duidelijk onderscheid tussen wettelijk en duurzaam hout.

•• Vereiste in FLEGT en EU-houtrichtlijn om informatie te geven over de Chain of custody maakt het eenvoudiger om de naleving te controleren.

•• ‘Equivalent’ bewijs kan moeilijk te beoordelen zijn.

OPPORTUNITEITEN

BEDREIGINGEN

•• Bestaande wetgeving en systemen bieden mogelijkheden om verder te werken met leveranciers en geleidelijk striktere maatschappelijke normen in te voeren gekoppeld aan de productie en verwerking van hout.

•• Als contracterende instanties criteria voor duurzaam hout opsplitsten over meerdere aanbestedingsfasen (bv. technische specificaties, contractuitvoeringsvoorwaarden) kan het complex worden als er verschillende bewijzen geleverd worden voor verschillende types van criteria (milieu, maatschappelijk).

7.5 SUCCESFACTOREN (HOUT) Een overkoepelende MVA-strategie kan een sterke stimulans zijn voor het succes van sectorale beleidslijnen. Acht EU-lidstaten – België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Nederland, Oostenrijk en het VK – hebben een algemeen aankoopbeleid voor hout en houtproducten, terwijl andere, zoals Luxemburg, Ierland, Italië, Portugal, Malta, Spanje en Zweden dit beleid uitgewerkt en/of opgenomen hebben in hun nationaal actieplan inzake MVA. Veel beleidslijnen inzake duurzaam hout zijn verplicht op centraal/ gouvernementeel aankoopniveau en de lokale overheden worden gestimuleerd om dit ook te doen. Dit bewijst hoe systemen een ‘kritische massa’ kunnen bereiken zodat ze eenvoudiger toe te passen worden voor leveranciers en aankopers. In andere sectoren, vooral in de bouw, maken de gefragmenteerde aard van de markt en de lange toeleveringsketens het moeilijker om certificatie door derden op te bouwen en toe te passen. Het gebruik van productverklaringsplatformen kan een eerste stap zijn op weg naar de ontwikkeling van zulke systemen omdat zo basisinformatie over de milieu- en maatschappelijke kenmerken van producten verzameld en bekeken kan worden .

60


De LANDMARK-gids over controlesystemen gebruikt bij maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten bespreekt recente benaderingen om bewijzen te vergaren over de naleving van maatschappelijke criteria, bijvoorbeeld met betrekking tot de IAO-basisconventies. De gids toont aan dat de controle heel betrouwbaar kan zijn en dat MVA een verschil kan maken voor de arbeidsomstandigheden van werknemers in de hele toeleveringsketen van producten, diensten en werken. Tegelijk benadrukt deze gids de juridische uitdagingen om de controlesystemen om te zetten in de praktijk, maar toont hij ook manieren, zowel op praktisch als op juridisch vlak, om een uitdaging om te vormen in een opportuniteit. De gids geeft elke overheidsinstantie gedetailleerd juridisch advies en wij, het LANDMARK-consortium, hopen dat overheidsinstanties de beschreven benaderingen zullen uitproberen in hun bestekken en kaderovereenkomsten. Als u uw ervaringen met deze gevorderde aankoopactiviteiten wil delen, stuur dan een bericht naar [email protected].

Afbeelding: iStockphoto / Wildpixel

CONCLUSIES 

REFERENTIES  Buchmüller, Christian/ Falke, Iris (2012a): Legal opinion issued in connection with the draft “Guide on verification schemes for socially responsible public procurement along the supply chain.” Niet gepubliceerd. Buchmüller, Christian/ Falke, Iris (2012b): General questions to legal opinion issued in connection with the draft “Guide on verification schemes for socially responsible public procurement along the supply chain.” Niet gepubliceerd. Buchmüller/Schnutenhaus (2008): Rechtliches Gutachten zum Entwurf der Musterausschreibung von Desktop-PCs, einschließlich Servicevertrag, unter Berücksichtigung sozialer und ökologischer Kriterien. http:// pcglobal.org/files/gutachten-webversion.pdf. CIR/CorA/WEED (2010): Bietererklärungen als Instrument zur Einbeziehung von Arbeits- und Sozialstadards in der öffentlichen Beschaffung, http:// pcglobal.org/files/Schnutenhaus_Gutachten.pdf. CorA/CIR (2009): Vorschlag für einen Aktionsplan “Keine Ausbeutung mit Steuergeldern– soziale und ökologische Beschaffung jetzt!”, 2009. . www.cora-netz.de/wp-content/uploads/coraaktionsplan_a536seiten_ web.pdf.

61

Europese Commissie (2010): Buying Social – A guide to taking account of social considerations in public procurement. http://ec.europa.eu/social/ BlobServlet?docId=6457&langId=en. Laatst bezocht op 5 maart 2011. Goede, Matthias/Herrmann, Alexander (2012): VOL/B-Kommentar, 6. Auflage. Bücher Werner Verlag. Hauptstadt Hannover (2010): Einsatz von fair gehandelten und ohne ausbeuterische Kinderarbeit hergestellten Produkten in der Stadtverwaltung. Informationsdrucksache Nr. 0325/2010. Krajewski/Krämer (2010): Gutachten zur Berücksichtigung von Arbeits- und Sozialstandards durch Bietererklärungen in den Auftragsausführungsbedingungen am Beispiel PC und Arbeitsbekleidung. http://pcglobal.org/files/gutachten-webversion.pdf. Mosters, Johannes (2012): Legal opinion issued in connection with the draft “Guide on verification schemes for socially responsible public procurement along the supply chain.” Niet gepubliceerd. National Action Plan 2011 Decree of 25 July 2011 „Adozione dei criteri minimi ambientali da inserire nei bandi di gara della Pubblica amministrazione per l’acquisto di prodotti e servizi nei settori della ristorazione collettiva e fornitura di derrate alimentari e serramenti esterni. (11A12078). Gepubliceerd in de ‘Gazzetta Ufficiale del 21 Settembre 2011 serie generale n.220’. Summa (2008): Stellungnahme zum Entwurf der Bundesregierung für ein Gesetz zur Modernisierung des Vergaberechts. Ausschussdrucksache 16(9)1171. Txema, Castiella (2006): Sustainable Procurement in Barcelona. Presentation held at the Barcelona City Council ICLEI World Congress 2006. http:// worldcongress2006.iclei.org/uploads/media/SP1_CASTIELLA_SP_in_ Barcelona.pdf. Venanzoni, Emilia (2011): Ethische Beschaffung am Beispiel armasuisse. Presentation held at the Konferenz “Nachhaltige Beschaffung in Aktion”, Vienna, 05 October 2011. http://www.nachhaltigebeschaffung. at/sites/default/files/Soziales_Frau%20Venanzoni_CH.pdf. Ziekow, Jan (2011): Faires Beschaffungswesen in Kommunen und die Kernarbeitsnormen, Rechtswissenschaftliches Gutachten. http://www. service-eine-welt.de/images/text_material-1621.img. Laatst bezocht op maandag 5 maart 2012. Zieres, Matthias (2012): Legal opinion issued in connection with the draft “Guide on verification schemes for socially responsible public procurement along the supply chain.” Niet gepubliceerd.

62


BIJLAGE  1. EEN PRAKTISCH VOORBEELD: BIEDERVERKLARING VAN BREMEN A) BIJKOMENDE CONTRACTVOORWAARDEN "FUNDAMENTELE ARBEIDSNORMEN VAN DE IAO” 1. Bij de uitvoering van het contract zijn de contractant en onderaannemers met name verplicht om richtlijnen na te leven waarmee de overeenstemmende fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie worden omgezet in nationaal recht. De fundamentele arbeidsnormen zijn IAO-conventies 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 en 182. Hierbij zijn de nationale richtlijnen van het land waar de contractant of zijn onderaannemers actief zijn om het contract uit te voeren beslissend. Zelfs als in dit land een of meerdere fundamentele arbeidsnormen niet zijn goedgekeurd of omgezet in nationaal recht, moeten de contractant en onderaannemers zich toch nog houden aan de respectieve fundamentele arbeidsnormen. Dit betekent dat bij de ontginning of het productieproces van de te leveren goederen zz geen gedwongen arbeid, inclusief slavernij of gevangenisarbeid, krachtens conventie 29 betreffende gedwongen arbeid van 28 juni 1930 (BGBl. 1956 II S. 641) en conventie 105 betreffende de afschaffing van dwangarbeid van 25 juni 1957 (BGBl. 1959 II S. 442) mag worden gebruikt; zz alle werknemers het recht hebben om vakbonden op te richten en lid te worden en collectief te overleggen, krachtens conventie 87 betreffende de vrijheid van vereniging en de bescherming van het recht tot organisatie van 9 juli 1948 (BGBl. 1956 II S. 2073) en conventie 98 over het recht tot organisatie en collectief overleg van 1 juli 1949 (BGBl. 1955 II S. 1123); zz onderscheid, uitsluiting of voorkeur op basis van ras, kleur, geslacht, godsdienst, politieke opinie, nationaliteit of sociale herkomst die gelijke kansen of gelijke behandeling bij aanwerving of tewerkstelling onmogelijk of moeilijk maakt zich niet voordoet krachtens conventie 111 betreffende discriminatie (aanwerving en tewerkstelling) van 25 juni 1958 (BGBl. 1961 II S. 98); zz mannelijke en vrouwelijke werknemers een gelijk loon krijgen krachtens conventie 100 inzake gelijk loon van 29 juni 1951 (BGBl. 1956 II S. 24); zz geen kinderarbeid gebruikt wordt krachtens conventie 182 inzake het verbod op en onmiddellijk actie voor de afschaffing van de ergste vormen van kinderarbeid van 17 juni 1999 (BGBl. 2001 II S. 1291) en conventie 138 over de minimumleeftijd voor toelating tot arbeid van 19 juni 1976.

63

Onderaannemers zijn alle contractanten die betrokken zijn bij het productieof ontginningsproces van het onderwerp van het contract.

2. De contractant is verplicht om uiterlijk bij de levering van de goederen het bewijs voor te leggen dat bevestigd werd in de eigen verklaring van de bijkomende contractvoorwaarden “fundamentele arbeidsnormen van de IAO”. Bij een levering in delen moet het bewijs geleverd worden bij elke levering. De contractant garandeert naleving van de verplichting om het bewijs voor te leggen ook als de levering of gedeeltelijke levering wordt uitgevoerd door een onderaannemer.

3. De contractant is verplicht om volledige, up-to-date en auditeerbare documenten voor te leggen over de leveringslanden van de goederen die hij levert en om deze documenten op verzoek te bezorgen aan de contracterende instanties. De contracterende instanties hebben het recht om een Duitse vertaling te vragen van de documenten.

4. Indien de contractant zz goederen levert die ontgonnen of geproduceerd worden in overtreding van de arbeidsnormen krachtens clausule 1, zz geen bewijs voorlegt volgens zijn eigen verklaring van de bijkomende contractvoorwaarden “fundamentele arbeidsrechten van de IAO” of zz geen documenten voorlegt krachtens clausule 3 gaan de contracterende partijen akkoord met een contractuele boete van een procent van de contractwaarde. De contractuele boete stijgt met een procent bij elke overtreding krachtens clausule 1. Elke gedeeltelijke levering met een inbreuk krachtens clausule 1 wordt geteld als een aparte overtreding. Als de contractuele boete onevenredig hoog is, zullen de contracterende instanties die verlagen tot een gepast gedrag. De som van alle contractuele straffen moet niet hoger zijn dan tien procent van de totale waarde van het contract.

5 Indien de evenementen vermeld in clausule 4 zich voordoen, gaan de contracterende instanties akkoord dat de aankoper het recht heeft om zich terug te trekken uit het contract, conform § 323 van het Duits burgerlijk wetboek (BGB). In dit geval moet de contractant de contracterende instanties vergoeden voor de veroorzaakte schade. Andere juridische claims blijven gelden.

64


B) VERKLARING OP EER OVER DE BIJKOMENDE CONTRACTVOORWAARDEN "FUNDAMENTELE ARBEIDSNORMEN VAN DE IAO” Bij de levering van de goederen zal ik het bewijs leveren van de naleving van de overeenkomsten vermeld in clausule 1 van de bijkomende contractvoorwaarden “fundamentele arbeidsnormen van de IAO”. Opmerking: verklaringen 1 tot 3 zijn equivalent en hebben geen invloed op de beoordeling van de inschrijving. De inschrijver wordt echter uitgesloten van de inschrijvingsprocedure als enkel verklaring 3 wordt ingediend, hoewel zegels, labels, certificaten, lidmaatschap van een initiatief of andere gebruikelijke verklaringen door derden op de markt beschikbaar zijn voor de contractuele goederen. Gelieve aan te geven welke van de drie verklaringen u wilt indienen.

VERKLARING 1 Het bewijs wordt geleverd door een zegel, label, certificaat of het lidmaatschapsbewijs van een initiatief conform letter ........ van de volgende lijst: ○ voor werkkleding en bedrijfskleding, stoffen en andere textielgoederen a) b) c) d)

Fair Wear Foundation Ethical Trading Initiative Fair Labour Association Social Accountability International Standard 8000

○ voor natuursteen en natuursteenproducten e) Fair Stone f) WGDN (Werkgroep Duurzame Natuursteen) g) Xertifix ○ voor thee, koffie en cacaoproducten h) Fairtrade i) 4C Association ○ voor bloemen j) Fairtrade k) Flower-Label-Program ○ voor speelgoed en sportballen l) Fairtrade m) Social Accountability International Standard 8000 n) een certificaat conform de ICTI-codex Opmerking: equivalent bewijs wordt aanvaard op voorwaarde dat er een toelichting wordt gegeven onder punt 2.

65

VERKLARING 2 Het bewijs wordt geleverd door een ander zegel, label, certificaat, lidmaatschap van een ander initiatief en een andere verklaring van een derde, namelijk: ............................................................................................

uitgegeven door: ..............................................................................

Dit bewijs is een equivalent van een zegel, label of certificaat uit de lijst van verklaring 1 omdat dit de naleving omvat van de overeenkomsten vermeld in clausule 1 van de bijkomende contractvoorwaarden “fundamentele arbeidsnormen van de IAO” in het ontginnings- en productieproces van de te leveren goederen. De uitgever van de verklaring is onafhankelijk ten opzichte van mijn bedrijf, mijn leveranciers en de producenten van de goederen. Ik kan dit bewijs op verzoek leveren. Op de website van de Duitse vereniging voor internationale samenwerking (GIZ)http://www.kompass-nachhaltigkeit.de of het initiatief ter consumentenbescherming http://www.label-online.de staat meer informatie over de equivalentie van uw bewijs.

VERKLARING 3 Zegels, labels, certificaten, lidmaatschap van een initiatief of andere gebruikelijke verklaringen door derden op de markt zijn niet beschikbaar voor de contractuele goederen omdat de goederen afkomstig zijn uit ......................................................................................................................... Ik verklaar dat de goederen ontgonnen of geproduceerd werden in overeenstemming met de overeenkomsten vermeld in clausule 1 van de bijkomende contractvoorwaarden “fundamentele arbeidsnormen van de IAO”. Ik zal op verzoek onmiddellijk informatie bezorgen over de ontginning van de hulpbronnen en de productie van de goederen, alsook een lijst van de bedrijven betrokken bij het proces. Ik stel mezelf regelmatig op de hoogte over de arbeidsomstandigheden in het ontginnings- en/of productieproces van de goederen. Ik zal op verzoek informatie bezorgen over hoe de informatie verkregen werd.

66


2. MODEL VAN GRADUELE BIEDERVERKLARINGEN - VOORBEELD: KLEDING VERKLARING OVER DE VEREISTEN VAN DE INSCHRIJVER De volgende voorafgaande opmerking moet opgenomen worden in de referentievoorwaarden van de inschrijving (suggesties van het model staan cursief gedrukt): De contracterende instantie benadrukt dat de te leveren kleding geproduceerd wordt in overeenstemming met de acht IAObasisconventies vermeld in bijlage 1 en de nationale arbeidswetten in het(de) productieland(en). De contractant moet dus producten leveren die geproduceerd werden met de best mogelijke naleving van deze arbeid- en maatschappelijke normen binnen het bereik van de verklaring opgenomen in de inschrijvings- en contractdocumenten. De verklaring maakt deel uit van de inschrijving en wordt deel van het contract bij toekenning. De contractant kan bewijzen dat de arbeids- en maatschappelijke normen vermeld in bijlage 1 nageleefd worden, hetzij door onafhankelijk bewijs te leveren, hetzij door een biederverklaring bij de inschrijving te voegen met gerichte maatregelen als bewijs, indien de inschrijver momenteel niet in staat is om onafhankelijk bewijs te leveren.

CONTRACTVOORWAARDEN De volgende verklaring moet ondertekend worden door de inschrijver en kan opgenomen worden in de contractvoorwaarden gehanteerd door de contracterende instantie. Voor contracten boven de drempelwaarden moet deze verklaring ook opgenomen worden in de inschrijvingsdocumenten.

ARTIKEL 1: NORMEN INSCHRIJVER In het productieproces is de leverancier verplicht om de IAOconventies vermeld in bijlage 1 en de nationale arbeidswetten in het(de) productieland(en) na te leven. Gelieve te vermelden welk type van bewijs u zult leveren: a. presentatie van onafhankelijk bewijs I / We verbinden ons ertoe om het contract exclusief uit te voeren met goederen die op controleerbare wijze vervaardigd werden in overeenstemming met de arbeids- en sociale normen vermeld in bijlage 1.

67

Het lidmaatschapsbewijs van een onafhankelijke en erkende toezichtsorganisatie (zie bijlage 2) of een certificaat ter staving van de criteria bedongen in de referentievoorwaarden wordt bijgevoegd. b. invoering van gerichte maatregelen Aangezien ik/wij niet in staat ben/zijn om onafhankelijk bewijs te leveren van de naleving van de criteria vermeld in bijlage 1, zal/zullen ik/wij naar de levering van de criteria vermeld in bijlage 1 toe werken door gerichte maatregelen in te voeren in de toeleveringsketen.

ARTIKEL 2: LEVERING In het productieproces van het product is de contractant verplicht om a. Zijn eigen leveranciers tot en met het productieproces er contractueel toe te verplichten om de basisprincipes na te komen vermeld in artikel 1 van deze contractvoorwaarden en de gerichte maatregelen vermeld in artikel 3. Hij bepaalt dat de leveranciers zich er op hun beurt toe verplichten om deze vereisten door te geven aan hun eigen leveranciers tot en met het productieproces. b. De contractant moet op verzoek een lijst van zijn onderleveranciers voorleggen aan de aankoper.

ARTIKEL 3: INVOERING VAN GERICHTE MAATREGELEN EN VERSLAGEN Inclusief: a. De contractant geeft de aanzet tot opleidingen voor management, werknemers en personeelsafgevaardigden over de vrijheid van vereniging, het recht op collectief overleg, gezondheidsbescherming en beroepsveiligheid.77 b. Aangeworven werknemers van de leveranciers, die betrokken zijn bij het productieproces van de te leveren kleding, krijgen samen met hun arbeidscontract een kopie van de nationale arbeidswetten, tenzij deze vereiste een onevenredige last betekent voor de leverancier. In dit geval krijgen de werknemers een kopie van de fundamentele arbeidsnormen van de IAO (zie bijlage 1). c. De inschrijver stipuleert de invoering van een onafhankelijk klachtensysteem in de fabriek van de leverancier als er in de fabriek geen werknemersafvaardiging is. Als er bestaande, lokale werknemersrechtenorganisaties en vakbonden betrokken zijn bij het ontwikkelingsproces. 77 De voorgestelde gerichte maatregelen moeten gezien worden als een suggestie en er kan een keuze uit gemaakt worden. De voorgestelde maatregelen werden gekozen op basis van hun bijdrage om de criteria vermeld in bijlage 1 op te leggen en op basis van hun evenredigheid. Evenredigheid moet gezien worden als een dynamisch gegeven. Aan de hand van de marktontwikkelingen, die moeten opgevolgd moeten worden, moeten er aanpassingen doorgevoerd worden.

68


d. Voor contracten met een duur van een jaar of langer, legt de contractant elke 12 maanden een Sustainable Procurement Report (SPR) voor dat beantwoordt aan de normen van het Global Reporting Initiative (GRI). In het verslag staat of het bedrijf voldoet aan de criteria vermeld in bijlage 1 en welke overtredingen zich hebben voorgedaan in de toeleveringsketen en welke correctieve maatregelen ingevoerd werden. Het verslag maakt ook melding van de invoering van de gerichte maatregelen en correctieve acties. Als de bieder de biederverklaring overtreedt of bewust onjuiste verklaringen doet, kan de contracterende instantie een geldboete opleggen van 5 % van de contractuele vergoeding. Omdat deze overtreding een ernstige inbreuk vormt, kan de contracterende instantie zich bovendien terugtrekken uit het contract en schadevergoeding eisen. Andere juridische claims blijven gelden.78

3. BIEDERVERKLARING – NA TE LEVEN ARBEIDSNORMEN79 1. VRIJWILLIGE TEWERKSTELLING Geen dwangarbeid, inclusief slavernij of gevangenisarbeid (IAOconventies 28 en 105). Werknemers mogen niet gedwongen worden om een voorschot te betalen of hun identificatiepapieren in te leveren aan hun werkgever.

2. GEEN DISCRIMINATIE VAN WERKNEMERS Gelijke kansen en gelijke behandeling moeten verzekerd worden, ongeacht ras, kleur, geslacht, godsdienst, politieke opinie, nationaliteit, sociale herkomst of andere onderscheidende kenmerken (IAO-conventies 100 en 111).

3. GEEN KINDERARBEID Er zal geen gebruik gemaakt worden van kinderarbeid. Werknemers mogen alleen aangeworven worden als ze minstens 15 jaar oud zijn of als ze niet langer schoolplichtig zijn (IAO-conventie 138).

4. RESPECT VOOR VRIJHEID VAN VERENIGING EN HET RECHT OP COLLECTIEF OVERLEG Alle werknemers hebben het recht om vakbonden te vormen en lid te worden en om collectief te overleggen (IAO-conventies 87 en 98). 78 Correctieve maatregelen kunnen zijn: als de contractant in zijn in paragraaf a) vereiste analyse vaststelt dat werknemers onbetaald overuren maken, dan zal hij samenwerken met zijn leverancier om deze overuren uit te betalen. 79 Arbeitsverhaltenskodex für die Bekleidungsindustrie einschließlich Sportbekleidung, basierend auf den Musterkodex des Internationalen Bundes freier Gewerkschaften (IBFG), Februar 1998.

69

Werknemersafgevaardigden mogen niet gediscrimineerd worden en moeten toegang krijgen tot alle werkplekken noodzakelijk om hun functie als afgevaardigde uit te oefenen (IAO-conventie 135 en Aanbeveling 143). De werkgever moet een positieve houding aannemen ten opzichte van het werk van vakbonden en hun activiteiten om de werknemers te organiseren.

5. BETALING VAN GEPASTE LONEN Lonen en voordelen betaald voor een standaard werkweek moeten ten minste voldoen aan de wettelijke of sectorale minimumnormen en altijd voldoende zijn om te voorzien in de basisbehoeften van werknemers en hun families en om een beschikbaar inkomen te verschaffen (IAOconventies 26 en 131). Het is niet toegelaten om loon in te houden als tuchtmaatregel en inhoudingen op lonen niet voorzien door de nationale wet zijn ook niet toegelaten. Werknemers moeten duidelijk en schriftelijk geïnformeerd worden over de specificaties van hun lonen, inclusief loonpercentages en betalingsperiode.

6. GEEN EXTRA LANGE WERKUREN De werkuren moeten voldoen aan de geldende wetten en sectorale normen. In elk geval mag niet op regelmatige basis van werknemers gevraagd worden om meer dan 48 uur per week te werken en er moet in elke periode van zeven dagen minstens een dag verlof gegeven worden. Overuren worden op vrijwillige basis gepresteerd, niet meer dan 12 uur per week, worden niet op regelmatige basis gevraagd en moeten altijd vergoed worden met een toeslag.

7. BEHOORLIJKE ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Er moet een veilige en hygiënische werkomgeving voorzien worden en de beste praktijken inzake gezondheid en veiligheid op het werk moeten gestimuleerd worden, rekening houdend met de gangbare kennis in de sector en over eventuele specifieke risico’s. Fysieke mishandeling, dreigementen van fysieke mishandeling, ongebruikelijke straffen of tucht, seksueel of ander ongewenst gedrag en intimidatie door de werkgever zijn strikt verboden.

8. WETTELIJK BINDENDE ARBEIDSRELATIE Verplichtingen naar werknemers toe krachtens arbeids- of socialezekerheidswetten en reglementeringen voortvloeiend uit de gewone arbeidsrelatie mogen niet ontlopen worden door het gebruik van koppelbaascontracten of leercontractsystemen zonder een echte intentie om vaardigheden aan te leren of een vaste baan aan te bieden. Jonge werknemers moeten de kans krijgen om onderwijs- en opleidingsprogramma’s te volgen.

70


4. BIEDERVERKLARING – VEREISTEN VOOR ONAFHANKELIJK BEWIJS80 zz Alle stakeholders zijn geïnstitutionaliseerd en in gelijke mate betrokken bij de besluitvormingsprocessen. zz De toepasselijke normen voor specifieke productgroepen worden collectief bepaald en consistent toegepast. zz De naleving van deze normen wordt opgevolgd en onafhankelijk gecontroleerd. Transparantie en verslaglegging zijn verplicht. Om te komen tot een effectieve naleving moet er tijdens de uitvoering van het contract voldoende bewijs geleverd worden. Dit bewijs kan lidmaatschap van een multistakeholderinitiatief zijn, zoals de Fair Wear Foundation.

5. FOLLOW-UPVRAGENLIJST UIT ZWEDEN De follow-upvragenlijst beschreven in de LANDMARK gids kan gedownload worden op: http://offentlig.csr-kompassen.se/doc/msr_csr_exempel_ frageformular_EN.pdf (Laatst bezocht: 2 april 2012).

80 CorA/CIR 2009, Aktionsplan für sozial-ökologische öffentliche Auftragsvergabe, Anhang 4: 32.

71

EERLIJKE ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN PROMOTEN IN DE GLOBALE TOELEVERINGSKETEN Het LANDMARK-project, dat loopt van april 2011 tot maart 2014, wil Europese lokale instanties de mogelijkheid bieden om een drijvende kracht te worden achter de bevordering van eerlijke arbeidsomstandigheden in globale toeleveringsketens voor bepaalde producten die aangekocht worden door de Europese overheidssector. Door de consumptiepatronen van overheidsinstanties te veranderen, zullen de leef- en arbeidsomstandigheden van werkers in Azië en delen van subsaharaans Afrika, vooral in de sector van textiel, voeding, constructie en elektronica, drastisch verbeteren. Het LANDMARK-project is een internationaal project, medegefinancierd door de Europese Unie (Programma Non-State Actors and Local Authorities, beheerd door EuropeAid) en gebaseerd op een partnerschap tussen zeven Europese organisaties, waaronder steden, gemeenten, nationale en internationale deskundigenorganisaties. Volg ons op:

WWW.LANDMARK-PROJECT.EU

CONTACTEER ONS: ICLEI – Local Governments for Sustainability Philipp Tepper, Projectcoördinator Europees Secretariaat Leopoldring 3 D-79098 Freiburg Duitsland Telefoon: +49 761 368 920 Fax: +49 761 368 92 49 E-mail: [email protected]

Dit project wordt gefinancierd door de Europese Unie

Een project uitgevoerd door

MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN TOELEVERINGSKETENS CONTROLEREN

Recommend Documents