m 17

BIBLIOTHEEK VRIJE UNIVERSITEIT AMSTERDAM

HANDLEIDING ENDNOTE 9 t/m 17 VOOR GEBRUIK BIJ DE VRIJE UNIVERSITEIT Geschikt voor Windows, bruikbaar voor Apple Getest in Internet Explorer

Juli 2014

Quick index • • • • • • • •

•

Overzichtslijst werkwijze import uit bibliografische Hoofdstuk 0 databestanden Algemene uitleg over het softwareprogramma Endnote Paragraaf 1.1 Hoe werkt een library (=Endnote database). Par. 1.2 en hfdst. 2 en 3 Stuk voor stuk één of meer titels in Endnote invoeren Hoofdstuk 2. Tegelijk een groep titels overhalen uit een catalogus of elektronisch bestand Paragrafen 4.2 en Hoofdstuk 0 Een importfilter dat de UBVU aanbiedt overhalen naar pc. Par. 4.4 Gegevens uit Endnote in Word verwerken Hoofdstuk 7. Uitvoeriger informatie over Endnote dan deze handleiding Zie www.endnote.com Ondersteuning universiteitsbibliotheek VU www.ub.vu.vu.nl >Hulp,advies > Tools > Endnote

Gebruik voor Endnote X7 ook de Quick Reference Guide

Met dank aan Eric Akkerman, Bureau Informatisering Faculteit der Letteren

0. Overzichtslijst werkwijze import uit bibliografische bestanden ABI Inform (Global and Trade& Industry) Annual reviews Anthrosource Art bibliographies modern Art index ATLA Religion database Biological abstracts British Humanities Index Business Dateline Catalogus UBVU (Nederlandse versie) Criminal Justice Abstracts Design and Applied Arts Index (DAAI) Dissertations and theses (Proquest) Econlit e-Library UB VU Eric Georef Google Scholar Heinonline HINT Historical abstracts Hoover’s Company Profiles International Bibliography of Art Intern. Bibliography Social Sciences (IBSS) Ingenta ISI Web of science (Web of knowledge) JSTOR Leidraad voor juristen LLBA Medline via Web of Science Medline via Pubmed MLA International Bibliography Philosopher’s index Physical Education index Picarta Project Muse PsycInfo Psycarticles Pubmed Science direct Sportdiscus Web of Knowledge Wilson Art Index

paragraaf. 4.2.3 paragraaf 4.2.13 paragraaf 4.2.14 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.8 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.1a paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.8 paragraaf 4.2.1.b paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.8 paragraaf 4.2.12 paragraaf 4.2.11 paragraaf 4.2.2, als Picarta paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.9 paragraaf 4.2.5 paragraaf 4.2.15 paragraaf 4.2.16 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.5 paragraaf 4.2.6 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.8 paragraaf 4.2.3 paragraaf 4.2.2 paragraaf 4.2.10 paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.6 paragraaf 4.2.7 paragraaf 4.2.4 paragraaf 4.2.5 paragraaf 4.2.4

1

Inhoudsopgave 0. OVERZICHTSLIJST WERKWIJZE IMPORT UIT BIBLIOGRAFISCHE BESTANDEN ........................ 1 1. WAT IS ENDNOTE? ............................................................................................................................................. 3 1.1 INLEIDING ........................................................................................................................................................... 3 1.2 HOE MAAK IK EEN ENDNOTE LIBRARY AAN? ...................................................................................................... 4 1.3 HOE GEBRUIK JE MY.ENDNOTE.COM (ENDNOTEWEB) ? ...................................................................................... 5 2.1 HANDELWIJZE ..................................................................................................................................................... 5 2.2 MINIMALE VEREISTEN VOOR 'COMPLETE' REFERENTIES ...................................................................................... 6 3. WERKEN MET EEN ENDNOTE LIBRARY ..................................................................................................... 8 3.1 EEN BESTAANDE ENDNOTE LIBRARY OPENEN..................................................................................................... 8 3.2 REFERENTIES BEKIJKEN ...................................................................................................................................... 8 3.3 EEN OF MEER REFERENTIES VERWIJDEREN .......................................................................................................... 8 3.4 HET SORTEREN VAN DE REFERENTIES IN EEN LIBRARY ........................................................................................ 9 3.5 HET DOORZOEKEN VAN DE LIBRARY ................................................................................................................... 9 4. REFERENTIES DOWNLOADEN UIT BIBLIOGRAFISCHE DATABESTANDEN .................................. 10 4.1 INLEIDING ......................................................................................................................................................... 10 4.2 HANDELINGEN VOOR VERSCHILLENDE BIBLIOGRAFISCHE DATABASES ............................................................. 10 4.2.1a Referenties downloaden uit de Catalogus van de UBVU ....................................................................... 10 4.2.1b Referenties downloaden uit de e-Library van de UBVU (in Internet Explorer) ..................................... 11 4.2.2 Referenties downloaden uit PICARTA...................................................................................................... 11 4.2.3 Referenties downloaden uit Proquestbestanden: ABI / Inform Global and Trade & Industry, Art Bibliographies Modern, British Humanities Index, Business Dateline, DAAI, Dissertations & Theses A&I, Hoover’s Company Profiles, IBSS, International Bibliography of Art, MLA International Bibliography, LLBA, Physical Education Index. ...................................................................................................................... 11 4.2.4 Referenties downloaden uit de EBSCO-bestanden ATLA Religion Database, ERIC, Historical Abstracts, Sportdiscus, Wilson Art Index, Criminal Justice Abstracts, Psycinfo, Psycarticles .......................................... 12 4.2.5 Referenties downloaden en importeren uit het Web of Knowledge en Medline........................................ 12 4.2.6 Referenties downloaden en importeren uit Pubmed (inclusief Medline) .................................................. 12 4.2.7 Referenties downloaden en importeren vanuit Science Direct ................................................................. 14 4.2.8 Referenties downloaden en importeren uit OVID-bestanden: Biological abstracts (1990-2001), EconLit, GeoRef, Philosopher’s Index ............................................................................................................................. 15 4.2.9 Referenties downloaden uit Ingenta. ........................................................................................................ 15 4.2.10 Referenties downloaden uit Project Muse. ............................................................................................. 15 4.2.11 Referenties downloaden uit Heinonline. ................................................................................................. 15 4.2.12 Referenties downloaden uit Google Scholar .......................................................................................... 15 4.2.13 Referenties downloaden uit Annual reviews ........................................................................................... 16 4.2.14 Referenties downloaden uit Anthrosource .............................................................................................. 16 4.2.15 Referenties downloaden uit JSTOR ........................................................................................................ 16 4.2.16 Leidraad voor juristen ............................................................................................................................ 16 4.3 HET IMPORTEREN VAN REFERENTIES IN ENDNOTE NA HET DOWNLOADEN WANNEER DIT NIET AUTOMATISCH GEBEURT. ................................................................................................................................................................ 16 4.4 HOE HAAL IK EEN IMPORTFILTER VOOR ENDNOTE OVER NAAR MIJN EIGEN PC? ................................................ 17 5. HET KIEZEN VAN EEN BIBLIOGRAFISCHE STIJL (OUTPUT STYLE) ................................................ 18 6. HET MAKEN VAN EEN EIGEN OUTPUT STYLE ........................................................................................ 20 7. ENDNOTE EN MICROSOFT WORD ............................................................................................................... 21 7.1 CITE WHILE YOU WRITE................................................................................................................................... 21 7.2 HET MAKEN VAN EEN ZELFSTANDIGE LITERATUURLIJST ................................................................................... 22 7.3 HET REDIGEREN VAN DE VERWIJZINGEN ........................................................................................................... 23 7.4 NOTEN TOEVOEGEN ONDERAAN DE TEKST EN IN DE TEKST. ....................................................................... 23 7.5 DE MEEST GEBRUIKTE COMMANDO’S EN HUN BETEKENIS ................................................................................. 24 7.6 EEN WILLEKEURIGE BIBLIOGRAFIE, WAARVOOR GEEN ENDNOTE-FILTER BESTAAT, INHALEN IN ...................... 24 ENDNOTE ................................................................................................................................................................ 24 8. WAT IS EEN CONNECTION FILE? ................................................................................................................ 28 2

1. Wat is EndNote? 1.1 Inleiding EndNote is een softwarepakket dat u helpt bij het opbouwen, beheren en gebruiken van een persoonlijke database van bibliografische referenties, en het maken van een bibliografie (literatuurlijst). U kunt uw persoonlijke EndNote referentiedatabase snel en efficiënt doorzoeken, sorteren op verschillende ingangen (zoals auteur, jaartal, label of trefwoord), en de referenties overnemen in Word of WordPerfect in de bibliografische stijl die u verkiest. Met de hogere versies van Endnote kunt u ook PDF’s beheren. Endnote biedt onder meer de volgende mogelijkheden. • U kunt handmatig literatuurverwijzingen in EndNote invoeren via het toetsenbord of via 'knippen en plakken' (zie hdst. 2). • U kunt via zgn. importfilters literatuurverwijzingen in EndNote importeren vanuit online toegankelijke bestanden, zoals bibliografieën, citaatindexen (Web of Science) en catalogi (UBVUcatalogus, Picarta, NCC, etc.) 1. Zie hiervoor hfst. 4. N.B. Om dit te kunnen doen, moeten er op uw pc of netwerk importfilters ingevoerd zijn. In par. 4.4 wordt vermeld hoe dat in zijn werk gaat. • In principe kunt u rechtstreeks via de EndNote interface een bestand doorzoeken en aldus automatisch de referenties binnenhalen via zgn. connection files. • EndNote is geïntegreerd met tekstverwerkers als Microsoft Word, Apache Open Office Writer, Wolfram Mathematica. In eigen teksten kunt u bronvermeldingen invoeren vanuit Endnote en deze automatisch laten opmaken volgens wel 5000 stijlen als Chicago, MLA, Annual Reviews, etc.. • Op basis van deze bronvermeldingen kan EndNote naar believen automatisch een bibliografie samenstellen. • Endnote kan PDF’s, geluidsbestanden e.d. toevoegen aan je referentie en kan ook automatisch referenties maken voor deze bestanden. • In Endnote kunt u een indeling maken van refertenties per onderwerp of project. • U kunt uw gegevens van verschillende computers en mobiele apparaten synchroniseren. Een database met bibliografische gegevens heet in EndNote een library. Een EndNote library is een bestand (met het achtervoegsel .enl) dat bestaat uit referenties of bronvermeldingen (auteur, jaar, titel, etc.), die gebruikt kunnen worden als literatuurverwijzingen of om een bibliografie samen te stellen. Aanvullende informatie zoals trefwoorden, noten, en abstracts kunnen ook in deze referenties opgeslagen worden. • Elke EndNote library kan maximaal 100,000 referenties bevatten. • Het EndNote library-bestand toont de eerste auteur, het jaar, en de titel van elke referentie, gesorteerd in alfabetische volgorde op eerste auteur. Sorteren op jaar of titel, oplopend of aflopend, is ook mogelijk door op de desbetreffende heading te klikken. • Er is geen limiet aan het aantal ‘libraries’ dat men kan aanmaken. • Er kan een ‘default library’ ingesteld worden dat automatisch opent als EndNote wordt gestart. Er kunnen meer dan één library tegelijkertijd open staan. • Libraries gecreëerd met de Macintosh van EndNote kunnen worden gebruikt in de Windows versie van EndNote, en vice versa. • Het library venster kan vergroot of verkleind worden en het lettertype kan naar keuze worden ingesteld. • Elke library is een apart bestand dat apart verplaatst, gekopieerd, hernoemd of verwijderd kan worden.

1

Op de UBVU-website zijn deze catalogi te vinden op de homepage onder catalogi en e-resources. 3

1.2 Hoe maak ik een EndNote library aan? Start EndNote en open een nieuwe library door “Create a new Endnote library” te selecteren of open een bestaande library door de optie: “Open an existing EndNote library” te gebruiken.

U kunt ook een nieuwe library maken door in het menu te klikken op File > New. In het onderstaande voorbeeld wordt een nieuwe library aangemaakt, die U zelf een naam kunt geven. Het achtervoegsel (de extensie) van de bestandsnaam van een library is altijd .ENL [= ‘EndNoteLibrary’]:

Via ‘Opslaan’ wordt de nieuwe library geopend en staat (nog leeg, zonder records erin) op het scherm. 4

1.3 Hoe gebruik je My.endnote.com (Endnoteweb) ? Als je in het VU-domein zit of via Thuis werken met Endnote kunt werken kun je ook My. Endnote.com (Endnoteweb) gebruiken om referenties te bewaren en in samenhang met je tool op de pc te hanteren. Schrijf je in en zie onder “help” hoe je verder te werk kunt gaan.

2. Handmatig referenties invoeren in een EndNote library 2.1 Handelwijze Naast het overhalen van gegevens uit allerlei bestanden (zie hfst. 4) kan men referenties ook handmatig invoeren in de persoonlijke EndNote database. EndNote slaat informatie over de referenties op in verschillende 'reference types'. Voorbeelden van reference types zijn: journal article, book, book section, thesis, report, conference proceeding, map, etc. In totaal worden er meer dan 50 verschillende types meegeleverd. De verschillende reference types kennen ook verschillende velden. Het invoeren gaat als volgt: • •

Open Endnote Open de library (het bestand) waar de referenties in moeten komen of open een nieuwe library.

•

Kies of in de werkbalk. Alternatieven: menu-optie References > New reference of toetscombinatie CTRL + N Nieuwe referenties krijgen standaard het reference type Journal Article. Dit kan veranderd worden naar een ander reference type via het keuzelijstje bij 'Reference Type':

•

5

• •

Selecteer het juiste reference type en tik de referentie in de verschillende velden (klik op het veld of gebruik de 'tab'). Als de handmatige invoer voltooid is, wordt alles automatisch opgeslagen. Soms wordt dit pas zichtbaar na het afsluiten en weer openen van het bestand.

Opmerkingen: • Als er meerdere auteurs binnen een referentie voorkomen, is het belangrijk om deze van elkaar te scheiden door middel van 'enter' na elke auteursnaam:

• •

Om een eerder ingevoerde referentie te veranderen kan volstaan worden met dubbelklikken op die referentie, de wijzigingen aan te brengen en de referentie weer te sluiten. EndNote slaat automatisch de veranderingen op. Nieuwe referenties kunnen ook worden gekopieerd en geplakt uit andere bestanden.

2.2 Minimale vereisten voor 'complete' referenties Welke velden moeten ingevoerd worden bij een handmatige invoer? Er kan veel en weinig worden ingevoerd, maar om een complete of volledige referentie te krijgen moeten de volgende gegevens met betrekking tot de verschillende reference types aanwezig zijn: • Journal Article: (Author, Year, Title, Journal, Volume, Issue, Pages) • Book: (Author, Year, Title, City, Publisher) • Book Section 2: (Author, Year, Title, Edition, Book Title, City, Publisher, Volume, Pages, Series Editor, Series Title, Edition) • Edited Book 3: (Editor, Year, Title, Series Edition, Series Title, City, Publisher, Volume, Number of Volumes, Edition) • Magazine Article: (Author, Year, Title, Magazine, Volume, Issue Number, Pages, Date) • Newspaper Article: (Reporter, Year, Title, Newspaper, City, Pages, Issue Date) • Conference Proceedings: (Author, Year of Conference, Title, Editor, Conference Name, Conference Location, Publisher, Volume, Number of Volumes, Pages, Series Editor, Series Title, Edition, Date) • Electronic Source: (Author, Year, Title, Access Year, Access Date, Edition, Last Update Date, Type of Medium, Label, URL)

2 3

Artikel of hoofdstuk in een boek. Bundel (boek bestaande uit artikelen van verschillende auteurs). 6

Opmerking: Naast de velden die nodig zijn voor een literatuurverwijzing, kunnen ook meer beschrijvende velden worden ingevuld. Zo kan het nuttig zijn om het veld “Keywords” te gebruiken voor het toevoegen van trefwoorden, het veld “Label” voor het toekennen van een classificatielabel (bijvoorbeeld de afkorting van een onderzoeksproject of de code van een cursus waarvoor een titel in het bijzonder relevant is), het veld “Abstract” voor een korte samenvatting en het veld “Notes” voor overige aantekeningen. Sommige van deze velden zullen overigens ook inhoud bevatten als een titelbeschrijving wordt geïmporteerd uit een bibliografisch databestand (zie ook hfst. 4).

7

3. Werken met een EndNote library 3.1 Een bestaande EndNote library openen U kunt een bestaande EndNote library openen via de menu-optie File > Open > Open library of klik een bestand aan dat in de lijst onder de term “Open library” staat vermeld. . De werkwijze is verder identiek aan het openen van andere bestanden onder Windows. U ziet dan een beknopt overzicht van de referenties in het bestand, gepresenteerd met één referentie per regel.

3.2 Referenties bekijken U kunt meer gegevens van een referentie zien door deze te selecteren met een enkele muisklik. Het zgn. Preview-scherm toont dan de referentie in de geselecteerde output style (zie ook hfst. 5). N.B. Als dit niet het geval is, moet u in het menu Tools of rechts onderaan in het scherm de optie Show Preview aan zetten. Bij Endnote X7 is de Preview rechts te vinden door in het menu rechtsboven op Preview te klikken. Dubbelklikken op de geselecteerde referentie opent een scherm waar alle informatie te zien is die met de referentie te maken heeft:

N.B. Als het veld URL van een referentie een volledige URL bevat, kan via een klik op deze url de full text van het artikel bekeken worden (of de beginpagina van een tijdschrift waar de full text te zien is). Dit kan natuurlijk alleen als er een abonnement is betaald door de UB of als er open access is tot de tekst.

3.3 Een of meer referenties verwijderen Selecteer een referentie door er éénmaal op te klikken, of selecteer meerdere referenties door tijdens het klikken de CTRL toets ingedrukt te houden. Verwijder de geselecteerde referentie(s) via de menu-optie References > Delete References of Move references to trash (of gebruik de toetscombinatie CTRL + D). N.B. een verwijdering is definitief. 8

3.4 Het sorteren van de referenties in een library

EndNote libraries kunnen worden gesorteerd op verschillende rubrieken, zoals op auteur, jaar, titel, uitgever, reference type of label. Om snel te sorteren kan worden volstaan met dubbelklikken op de veldnaam (auteur, titel, et cetera). Als dan weer dubbelgeklikt wordt op de veldnaam, verandert de volgorde van oplopend naar aflopend. Het complete overzicht van sorteermogelijkheden is te vinden bij het 'References' menu en dan te klikken op 'Sort References”. In Endnote X3 tot X7 onder “Tools” > “Sort library” .

Gebruik de rolvensters om te selecteren hoe de library gesorteerd moet worden, en geef via de icoontjes aan de rechterkant aan of de volgorde oplopend of aflopend moet zijn. Klik daarna op de 'Sort' knop of op ‘OK’.

3.5 Het doorzoeken van de library In Endnote X3 is de search en preview-functie onderaan de resultatenlijst te vinden. In Endnote X7 is de zoekfunctie te vinden door bovenaan te klikken op “Show search panel”. In oudere versies: Om in een volle library bepaalde referenties snel terug te kunnen vinden, gaan we naar het 'References' menu, en klikken op 'Search References’ . In Endnote X7 klik op “Tools” > “Search library”. Via het rolvenster kiezen we de veldnaam, en tikken de zoekterm in:

Alle referenties die aan de zoekopdracht voldoen, worden vervolgens getoond op de gebruikelijke wijze. Om terug te gaan naar het overzicht van alle referenties in de library selecteert u de menu-optie References > Show all references (toetscombinatie CTRL + M). Of klik in het menu links op: All references.

9

4. Referenties downloaden uit bibliografische databestanden 4.1 Inleiding Het is bij veel bibliografische databestanden mogelijk om bibliografische gegevens over te halen (te downloaden) naar EndNote. Er is een groeiend aantal systemen waarbij dit eenvoudig gaat. Web of Science is hiervan een voorbeeld: titelbeschrijvingen uit deze database kunnen direct in EndNote worden geïmporteerd. Zie hiervoor verder paragraaf 4.2.5. Voor veel andere databestanden moet de volgende, helaas wat omslachtige, werkwijze, worden gevolgd: 1. Selecteer en markeer de gewenste titelbeschrijvingen en download ze als tekstbestand. 2. Importeer het betreffende tekstbestand in EndNote met gebruikmaking van een importfilter Handeling 1 verschilt per database. Zie hiervoor de beschrijvingen in paragraaf 4.2. Handeling 2 (vanuit EndNote) is in principe steeds hetzelfde (zie par. 4.3), zij het dat steeds het juiste importfilter moet worden geselecteerd. Een importfilter is een bestand (extensie .ENF) dat er voor zorgt dat de data uit de verschillende velden van een titelbeschrijvingsrecord op de juiste plaats in de EndNote library terecht komen. Het filter ‘herkent’ bijvoorbeeld een auteursnaam omdat op bepaalde manier is aangegeven dat de informatie die in het record van het bibliografisch bestand in het auteursveld vermeld staat, terecht moet komen onder ‘author’ in de EndNote library. Aangezien elke bibliografische database zijn eigen manier van veldindeling heeft, zijn er aparte filters nodig voor elke database. Standaard worden vele filters meegeleverd in EndNote, ze zijn te vinden in de filterfolder. Er bestaan echter veel meer reference databases dan EndNote filters. Daarom is het nodig om nieuwe filters te maken of bestaande filters aan te passen om de verschillend geformatteerde informatie op de juiste wijze te kunnen importeren. Zie voor het installeren van filters op uw pc paragraaf 4.4. Opmerking: Hoewel het importeren van titelbeschrijvingen in principe een tijdbesparende handeling is, die bovendien het maken van typefouten voorkomt, dient u zich te realiseren dat in de meeste gevallen handmatige redactie van de geïmporteerde gegevens nog wel noodzakelijk is. Zo worden bij het importeren van gegevens uit PiCarta (op de wijze die hieronder wordt beschreven) bij een tijdschriftartikel in het veld voor de naam van het tijdschrift tevens de naam van de uitgever en het ISSN-nummer overgenomen en wordt een bundel niet overgenomen als “edited book” maar als “book” (waarbij de redacteurs auteurs worden).

4.2 Handelingen voor verschillende bibliografische databases 4.2.1a Referenties downloaden uit de Catalogus van de UBVU • • • • • • • •

Markeer titels in een resultaatlijst na een zoekactie. Klik op “Bewaar selectie” Klik op “Bewaarde items (… items)” Bewaarde items niet nogmaals selecteren Klik op “Bewaarde items per email versturen” Eigen email-adres invullen Kies de knop “Tab” onder het tweede blauwe bolletje Klik op “Verstuur e-mail” 10

• • • • • •

Open in een mailprogramma de mail van “[email protected]” Open de bijlage. Het bestand met gedownloade titels wordt geopend in een teksteditor (Kladblok) Klik linksboven op het menu “Bestand” en kies “Opslaan als …” Geef aan waar en onder welke naam het bestand bewaard moet worden; geef als “type” op: “txt” en als codering: “Ansi” (= standaardinstelling). Als dit niet werkt kan de Unicode worden gebruikt. Volg daarna de aanwijzingen in paragraaf 4.3.

4.2.1b Referenties downloaden uit de e-Library van de UBVU (in Internet Explorer) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Doe een zoekactie in de e-Library. Voeg de referenties toe aan de e-Shelf. Open de e-Shelf (rechts bovenin). Kies als export optie “Export to RISPush to”. Het Import to citation manager scherm verschijnt. Laat encoding staan op UTF-8 en klik op OK. Soms is er nog een tussenstap extra nodig door te klikken op de naam van de gedownloade file. (Google Chrome 2010).

4.2.2 Referenties downloaden uit PICARTA • •

Klik na een zoekactie in de resultatenlijst in het menu helemaal onderaan op “Download”. Geef in het menu dat volgt de grenzen van de gewenste set treffers als het een lijst met opeenvolgende treffers betreft. • Als het niet een lijst met opeenvolgende treffers betreft dient elke titel afzonderlijk te worden overgehaald. NB. Wanneer u vaak titels uit PiCarta wilt overhalen naar Endnote kunt u bij de UB VU (Centrale balie 2e etage Hoofdgebouw) een account aanvragen om persoonlijke instellingen aan te brengen. Daar hoort ook het gebruik van een eigen Archief bij. Daarin kunnen meer titels tegelijk worden opgeslagen en van daaruit worden overgehaald naar Endnote na een klik op “Versturen” • Kies bij “Formaat”: MOPC , kies als tekenset: ISO-8859-1 en zet de “automatische regelterugloop” uit (haal het vinkje weg) • Klik op “scherm” • Er verschijnt een scherm met de geselecteerde records; kies uit het menu “Bestand” (linksboven): “Opslaan als …”. (Beantwoord het dialoogschermpje dat wellicht waarschuwt: “mogelijk niet juist opgeslagen” met : “Ja”) • Geef aan waar en onder welke naam het bestand bewaard moet worden; geef als “type” op: “txt” en als codering “West-Europees (ISO)” • Volg daarna de aanwijzingen in paragraaf 4.3.

4.2.3 Referenties downloaden uit Proquestbestanden: ABI / Inform Global and Trade & Industry, Art Bibliographies Modern, British Humanities Index, Business Dateline, DAAI, Dissertations & Theses A&I, Hoover’s Company Profiles, IBSS, International Bibliography of Art, MLA International Bibliography, LLBA, Physical Education Index. • •

Na het zoeken in (één van de) bestanden die via de Proquestinterface worden aangeboden volgt een resultatenlijst. Vink in die resultatenlijst de referenties aan die je wilt overhalen naar Endnote. 11

• • • • • •

Klik in het menu rechtsboven de resultatenlijst op “Export/Save” Klik op de tekst “Export directly to Endnote, Citavi, or Reference Manager”. Klik in het dialoogschermpje dat daarna volgt op Continue Klik in het dialoogschermpje dat daarna volgt op Open Klik in het dialoogschermpje dat daarna volgt op Endnote Als een Endnotelibrary is gekozen worden de referenties automatisch opgehaald.

4.2.4 Referenties downloaden uit de EBSCO-bestanden ATLA Religion Database, ERIC, Historical Abstracts, Sportdiscus, Wilson Art Index, Criminal Justice Abstracts, Psycinfo, Psycarticles Open Endnote en maak desgewenst een nieuwe library om de referenties in op te slaan. • • • • • • •

• •

Sla de referenties uit een resultaatlijst op via “Add to folder” (onder elke referentie). Klik op“Folder” bovenaan de pagina. Markeer de referenties in de folder Klik op “ Export” in het menu rechts op de pagina Plaats eventueel een vinkje als je de items uit de folder na afloop weer weg wilt laten halen Klik op “Save”” Bij Google Chrome 7 kun je links onderaan het scherm op de naam van een bestand klikken, dan worden referenties automatisch overgehaald. Voor oudere versies: Kies Endnote in het scherm dat volgt (meestal is het al standaard aanwezig) Endnote wordt nu geopend als het al niet open stond. Kies een library om de referenties in op te slaan.

4.2.5 Referenties downloaden en importeren uit het Web of Knowledge en Medline. Vanuit Web of Science is een directe koppeling met EndNote mogelijk. • • • • • • • • •

Open het bestand ISI Web of Science. Vanaf de homepage van de UBVU- website is dit bestand te vinden onder de e-resources. Voer zoektermen in (onderwerp, auteur of titel). Klik op Search. Vink de gewenste artikelen aan. Klik boven de resultatenlijst op de optie: Save to Endnote desktop . Er kan ook worden gekozen voor overhalen naar Endnote Web (Endnote online). Maak een keuze welke “record content” je wilt overhalen. Klik daarna op “Send”. De gegevens worden nu automatisch overgehaald.

4.2.6 Referenties downloaden en importeren uit Pubmed (inclusief Medline) Voor Endnote X7 wordt er vanuit Pubmed automatisch geïmporteerd. • • • • •

Klik rechtsboven te klikken op “Send to”, Plaats dan een bullet “Citation manager” Klik daarna op “Create file”. Kies in het keuzemenu voor Endnote. In Google Chrome: klik linksonder op je scherm op de naam van de file.

12

Voor oudere versies zoals Endnote X3: Manier A: Exacte methode 1. Zoek in het bestand Pubmed en klik op “search”. 2. De resultatenlijst verschijnt. Maak een keus uit deze lijst. Klik daarna rechtsboven op “Send to” en kies daar de optie “File”. Dan klapt het schermpje uit en onderin het scherm kan het beste als format “Medline” worden gekozen. 3. Klik op de knop “Create file” en sla de gegevens op op je bureaublad (tijdelijke opslag, later kun je het daar weer verwijderen). 4. Ga naar het Endnoteprogramma en maak een bestand aan of kies een bestaand bestand waar je je gegevens in wilt plaatsen. 5. Klik in het menu boven op “File” en dan op “Import” 6. Er verschijnt een dialoogschermpje. Klik op “Import data file” en zoek het bestand op je bureaublad op. 7. Klik op Import option en kies daar voor Pubmed (verbeterd). Als je het in de lijst niet vindt zoek het bestand dan via de optie “Other files”. 8. De andere instellingen kun je laten staan. 9. Klik op import. De gegevens worden nu opgeslagen in Endnote. 10. NB Om de bijbehorende links naar de URL’s te laten werken moet bij manier A nog het nodige worden ingesteld. Zie hieronder na de uitleg van manier B. Bij manier B werken de URL’s direct en hoeven geen nadere instellingen te worden verzorgd. Manier B: Groffere methode 1. Voor Endnote 9, 10 en 11 In het EndNote menu: Tools > Connection > PubMed(NLM). Bij Endnote X3 in het menu links onder online search kiezen voor Pubmed als connection. Als Pubmed er niet bij staat deze via het menu bovenaan “Edit” > Connectionfiles > Open connection manager toevoegen. 2. Zoekterm(en) invullen 3. Aangeven welke treffers binnengehaald moeten worden 4. Nu komt de URL automatisch mee. Dit is natuurlijk een voordeel van deze methode. Nadeel is, dat het selecteren van de binnen te halen referenties minder flexibel is: alleen afzonderlijke dan 13

wel op elkaar volgende treffers kunnen geselecteerd worden en bovendien worden ze pas zichtbaar nadat ze zijn binnengehaald. Deze methode is dus alleen in bepaalde situaties zinvol.

Referenties uit PubMed in EndNote en de bijbehorende links d.m.v. de filter Pubmed(verbeterd).enf Hierbij moet gebruik gemaakt worden van de filter PubMed(verbeterd).enf. Er zijn twee methodes, die naast elkaar gebruikt kunnen worden.

Instellingen 1 en 2 zijn aanpassingen aan reeds geïmporteerde referenties, die worden toegepast op de getoonde items van een Library. (NB Direct na het importeren worden alleen de op dat moment opgehaalde referenties getoond. Op andere momenten zal doorgaans de hele Library getoond worden.). 1 In het EndNote menu: Tools > Change and move fields > In: URL markeer: Insert before field’s text en vul de volgende tekst in: http://elvis.ubvu.vu.nl:9003/vulink?sid=Entrez:PubMed&id=pmid: en haal het vinkje weg onderaan voor: Include a space after the new text

NB Een alternatief is de volgende tekst: http://www.ncbi.nlm.nih.gov/entrez/query.fcgi?cmd=Retrieve&db=PubMed&dopt=Citation&list _uids= 2 In het EndNote menu: Tools > Change and move fields > In: Link to PDF markeer: Insert before field’s text en vul de volgende tekst in: http://dx.doi.org/ en haal het vinkje weg onderaan voor: Include a space after the new text 4.2.7 Referenties downloaden en importeren vanuit Science Direct 1. Na een zoekactie in Science direct volgt een resultatenlijst op het scherm. 2. In die resultatenlijst kan een selectie worden aangevinkt bij de treffers. 3. Klik daarna boven de resultatenlijst op “Export”. 4. Kies in het scherm dat nu volgt voor RISformat en klik op de knop “Export”. 5. Kies in het dialoogschermpje voor Endnote en klik op OK, bij Google Chrome klik op de downloadbutton onder aan de webpagina. 6. Het programma voor Endnote verschijnt nu, kies een library waarin je de gegevens wilt overhalen. 7. De gegevens worden nu in dat bestand geplaatst, sluit dit bestand af.

14

4.2.8 Referenties downloaden en importeren uit OVID-bestanden: Biological abstracts (19902001), EconLit, GeoRef, Philosopher’s Index 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Na een zoekactie volgt een resultatenlijst op het scherm. Voor elke referentie kan een selectiehokje worden aangevinkt. Kies daarna in de vakken boven voor “Export”. Kies in het uitklapschermpje voor Endnote en klik op Export citations. De gegevens worden nu opgeslagen in Endnote. Of: Kies in het dialoogschermpje dat volgt voor Endnote Het programma voor Endnote verschijnt nu, kies een library waarin je de gegevens wilt overhalen. 8. De gegevens worden nu in dat bestand geplaatst, sluit dit bestand af.

4.2.9 Referenties downloaden uit Ingenta. 1. Na een zoekactie volgt een resultatenlijst op het scherm. 2. Voor elke referentie kan een selectiehokje worden aangevinkt. 3. Klik boven- of onderaan de lijst op “update marked list” 4. Klik in het menu rechts op op “Marked list” en vink de titels nogmaals aan. 5. Klik in het menu rechts op “Export options” en kies voor Endnote 6. In Google Chrome: klik op de downloadbutton onderaan de webpagina. 7. Plaats de gegevens in de gewenste library van Endnote.

4.2.10 Referenties downloaden uit Project Muse. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Na een zoekactie volgt een resultatenlijst op het scherm. Klik onder de referenties die je wilt overhalen op “Save citation” Klik linksboven op de website op de tekst “Export saved citations” Kies in het volgende scherm voor “Export to Endnote”. Klik in het dialoogschermpje dat volgt op “Open”. Klik in het dialoogschermpje dat volgt op Endnote en sla de referenties op in de gewenste library. 7. In Google Chrome klikken op de downloadbutton onderaan de webpagina.

4.2.11 Referenties downloaden uit Heinonline. 1. Na een zoekactie volgt een resultatenlijst op het scherm. 2. Voor elke referentie kan een selectiehokje worden aangevinkt. 3. Zorg dat je een account aanmaakt in Heinonline. Save dan to My Hein bookmarks helemaal onderaan de resultatenlijst. .

4. Dan bovenaan de lijst bij “Options” kiezen voor “Export to Endnote”. Klik op “submit” 5. Klik bij een eventueel dialoogscherm op “Openen”. De resultaten worden opgeslagen in Endnote. 4.2.12 Referenties downloaden uit Google Scholar • •

Werkt alleen als men in het bezit is van een VU-net-ID. Klik rechtsboven op de homepage van Google Scholar op “Instellingen” . 15

•

Stel onderaan de volgende pagina bij “Bibliografiebeheer” > “Links voor het import eren van citaten weergeven” het programma Endnote in. In een resultatenlijst na een zoekactie wordt nu een link aangebracht waarmee automatisch een referentie naar Endnote kan worden getransporteerd. Zie onder elke referentie.

•

4.2.13 Referenties downloaden uit Annual reviews • • •

Open in Endnote de Library waarin je een referentie wilt downloaden. Vink in de resultatenlijst de artikelen aan die je wilt downloaden. Klap het schermpje boven de resultatenlijst uit en kies bij “Select option” voor “Download citation” Op het volgende scherm( “Download to Citation manager) kun je kiezen voor Endnote. Klik in het dialoogschermpje dat volgt op “Open”.

• •

4.2.14 Referenties downloaden uit Anthrosource • • • • • • •

Open de Endnotetool en kies een library Je kunt maar één referentie tegelijk downloaden Klik na het zoeken in de resultatenlijst op de titel van een referentie Klik in het scherm dat volgt op “HTML version and more information” Klik in het volgende scherm in het menu rechts op “Export citation for this article” Kies in het dialoogschermpje voor Endnote als format Kies daarna in het volgende dialoogschermpje voor “Open”

4.2.15 Referenties downloaden uit JSTOR 1. 2. 3. 4. 5.

Na een zoekactie volgt een resultatenlijst op het scherm. Voor elke referentie kan een selectiehokje worden aangevinkt. Klik boven de resultatenlijst op “Export citation” Selecteer het format RIS-file (Endnote) Klik in het dialoogschermpje op “Open”, vervolgens op Endnote

4.2.16 Leidraad voor juristen Voor juristen zijn er speciale wensen en oplossingen om teksten in Endnote in te voeren. De outputstyle is te vinden op onze servicepagina onder “outputstyles”. Zie voor uitgebreide informatie de website van de Tilburg University. 4.3 Het importeren van referenties in EndNote na het downloaden wanneer dit niet automatisch gebeurt. Start EndNote en open een nieuwe library door “Create a new Endnote library” te selecteren of open een bestaande library door de optie: “Open an existing EndNote library” te gebruiken: zie de handelwijze in paragraaf 1.2. Klik hierna links bovenaan op ‘file’ en vervolgens op ‘import’. Dan wordt het volgende venster geopend:

16

Vul de gevraagde gegevens in: bij ‘Import Data File:’ klik op ‘Choose File’ en kies het tekstbestand waaruit de referenties geïmporteerd moeten worden in EndNote. Kies bij ‘Import Option’ voor het bestand waaruit U wilt downloaden. Wanneer het nog niet aanwezig is in de lijst kijk dan onder ‘Other filters’. Dan ontrolt zich een tweede venster met alle beschikbare importfilters op alfabetische volgorde.

Er kunnen meerdere filters voor hetzelfde bestand in de lijst voorkomen. Dit gebeurt omdat een bestand door verschillende information providers aangeboden wordt. Kies het importfilter waarbij vermeld wordt dat de information provider (tweede kolom) de Vrije Universiteit is en klik op “Choose”. Het volgende venster ‘Duplicates’ kan eventueel op ‘Discard Duplicates’ gezet worden om dubbele referenties te vermijden, ‘Text Translation’ laten staan op ‘No Translation’, dan op ‘Import’ klikken. De opgeslagen referenties worden nu in EndNote ingelezen. Op het scherm verschijnen alleen de geïmporteerde titels. U krijgt weer zicht op alle records in de database via de menu-optie References > Show all references. In Endnote X3 - X7 in het menu link “All references”.

4.4 Hoe haal ik een importfilter voor Endnote over naar mijn eigen pc? De UBVU biedt importfilters aan op de website http://www.ub.vu.nl/nl/index.asp > Hulp, advies > Tools > Endnote. 17

Deze importfilters moeten op de eigen pc worden gezet om het overhalen van gegevens uit het benodigde bestand mogelijk te maken. Werkwijze: • Klik in de lijst op het benodigde importfilter. • Sla dit op op de eigen pc in C\ > Program files > Endnote > Importfilters. Op de campus in een mapje op een plek op de H-schijf. In Google Chrome: Klik op de bestandsnaam linksonder in je scherm en download de filter in een map naar keuze. Daarna nog wel onder “Edit” in de Filtermanager een vinkje worden geplaatst bij de naam van het bestand om het te laten werken. Wanneer dit niet werkt, is het onderstaande een andere mogelijkheid (bruikbaar in een netwerkomgeving voor meer computers). • Open het programma Endnote • Klik in het menu op Edit • Klik op Preferences (Voorkeuren) • Klik in de lijst die volgt op Folder Locations • Stel via de middelste van de knoppen die daar verschijnen de plaats op uw pc in waarnaar u de importfilters wilt overhalen. • Haal het importfilter zelf uit de lijst van de UBVU (http://www.ub.vu.nl/nl/index.asp > Hulp, advies > Tools > Endnote • Plaats het op de zojuist gekozen locatie op uw schijf thuis of op de campus op een plek op de Hschijf. . • Check via Edit > Importfilters > Filtermanager of de filter in de lijst voorkomt en is aangevinkt.

5. Het kiezen van een bibliografische stijl (output style) De term ‘output style’ of gewoon ‘style’ beschrijft volgens welke methode een document is opgemaakt. Elke style kan gezien worden als een template die EndNote vertelt hoe de informatie in de referenties gerangschikt moet worden om volgens de stijl van een bepaalde uitgever of tijdschrift te kunnen worden uitgegeven. De als voorbeeld hieronder afgebeelde referentie:

kan in de Chicago style worden weergegeven als: Argus, Michele V., and Edward K. Matthews. 1991. Stratigraphic excavation techniques for paleontologists. Journal of Paleontology 17:119-127. In de stijl van Nature zou dezelfde referentie als volgt geformatteerd zijn: 18

Argus, M. V. & Matthews, E. K. Stratigraphic excavation techniques for paleontologists. Journal of Paleontology 17, 119-127 (1991).

De output style bepaalt dus hoe de referenties in Word of WordPerfect worden weergegeven. De gekozen stijl zorgt voor de juiste opmaak van tekst, interpunctie, en het sorteren van de referenties en de bibliografie, en welke velden in de bibliografie dienen te worden opgenomen. EndNote kent vier bibliografische stijlen die standaard geïnstalleerd zijn in het ‘Output Styles’ menu: • Annotated: genereert een bibliografie in de ‘Author-Date style’ zonder abstracts. • Author-Date: genereert een bibliografie op alfabet van auteursnaam, en binnen de tekst referenties bestaande uit auteursnaam en jaar • Numbered: genereert een bibliografie met getallen die overeenkomen met de cijfers die bij de interne referenties vermeld staan • Show all: genereert een lijst van de referenties zoals ze zijn ingevoerd, inclusief alle velden en de veldnamen. Buiten de vier 'Default' styles die EndNote standaard heeft ingesteld, kan een keuze gemaakt worden uit ruim 700 verschillende output styles. U kunt een bepaalde stijl selecteren met behulp van de keuzelijst in de werkbalk:

Als u de keuzelijst opent, ziet u de stijlen die reeds eerder zijn geselecteerd. Een andere stijl kunt u als volgt selecteren: • Klik in de keuzelijst op “Select another style”. U krijgt dan een overzicht van alle beschikbare stijlen. • Klik op de knop [Find]. U kunt dan het overzicht beperken tot een bepaald vakgebied. • Klik op één van de stijlen en selecteer “Style info” voor basisinformatie over de betreffende stijl en (in hetzelfde keuzelijstje) “Style preview” voor een beknopt overzicht van de lay-out. • Selecteer de gewenste stijl met behulp van de knop [Choose]. In het basisoverzicht van referenties in Endnote is het mogelijk om via de menuoptie Tools > Show Preview de lay-out van de geselecteerde output style bij een bepaalde titel te bekijken. Bij Endnote X7 kan dit door in het menu te klikken op Preview.

19

Als EndNote de style die u zoekt niet biedt, zijn er twee opties: u kunt hem zoeken op het Internet of u kunt hem zelf definiëren (zie het volgende hoofdstuk). In beide gevallen moet de nieuwe stijl worden opgenomen in de folder C:\Program Files\EndNote\Styles op uw PC, waarna hij automatisch in de bovengenoemde keuzelijst verschijnt. De bibliotheek verzorgt voor klanten enkele outputstyles: zie www.ub.vu.nl > Hulp, advies > Tools > Endnote.

6. Het maken van een eigen Output Style Het is ook mogelijk om zelf een Output Style te maken. Dit gaat als volgt: • Selecteer in Endnote de opties: Edit > Output Styles > New Style U kunt nu bepalen hoe: - de literatuurlijst eruit moet komen te zien (via Bibliography) - hoe u een citaat weergeeft in het WORD-document (via Citations) - hoe u een citataat weergeeft in een voetnoot (via Footnotes) Bijvoorbeeld: het maken van een eigen outputstyle voor uw literatuurlijst. •

Ga naar Bibliography > Templates en selecteer bij Reference Type bijvoorbeeld Book

20

•

Selecteer vervolgens via Insert Field de gegevens die nodig zijn. Punten, komma’s etc kunnen gemaakt worden met behulp van het toetsenbord. Het cursief weergeven van gegevens kan in Endnote met behulp van de optie

Voorbeeld:

• •

Selecteer vervolgens bij Reference Types bijv. Article en volg dezelfde stappen zoals hierboven beschreven. Vergeet niet om via File > Save as de nieuwe output style een naam te geven en op te slaan.

7. EndNote en Microsoft Word 7.1 Cite While You Write De EndNote Cite While You Write (CWYW) functie voor Microsoft Word bevat EndNote commando's in de menubalk onder 'Extra' of 'tools') om rechtstreeks toegang te bieden tot de referenties terwijl gewerkt wordt met een tekst in de tekstverwerker: De CWYW commando's stellen EndNote in staat alle bibliografische opmaakbezigheden uit te voeren in het document dat op dat moment actief is in de tekstverwerker. Wanneer u in de lopende tekst of in een voetnoot een bepaalde bron wil citeren, kunt u via ‘Find Citation(s)…’ in het menu een bepaalde auteur of titel van een boek of artikel zoeken die in EndNote is opgeslagen. Ook hiervoor geldt dat de verwijzing wordt opgemaakt in de geselecteerde stijl. N.B. De standaardstijl “Numbered” resulteert in een nummerverwijzing naar een literatuurlijst aan het einde van de tekst. 21

Er zijn twee eenvoudige manieren om met behulp van EndNote te citeren: De eerste manier: 1) Ga in Word naar de plaats waar de referentie moet komen. 2) Open Endnote via de optie: Extra > Endnote > Find Citation(s)… of in Word 2007 tabblad Endnote > Go to Endnote. 3) Zoek de juist referentie. 4) Selecteer de referentie die u wilt citeren 5) Kies: Insert (in Word 2007 Insert citation linksboven in het menu).

4

5

De tweede manier: • Selecteer in EndNote de juiste referentie • Ga in Word naar de plaats waar de referentie moet komen te staan.

• •

Kies in Word 2003: Extra > Endnote > Insert Selected Citation(s) of in Word 2007 rechtsboven: Endnote > onder knop “Insert” linksboven: Insert selected citations In beide gevallen wordt de verwijzing opgenomen in de stijl die in EndNote is geselecteerd. Bovendien wordt de betreffende titel toegevoegd aan een literatuurlijstje, dat aan het einde van het Word document kan worden geplaatst.

Als een verwijzing redactie behoeft, wordt afgeraden om dit handmatig in de verwijzing zelf te doen. Een dergelijke toevoeging wordt namelijk weer verwijderd als de verwijzingen (om welke reden dan ook) opnieuw wordt geformatteerd. Het is beter om dit structureel te doen via de menu-optie "Edit (&Manage) Citation(s)" . De eerste keer doe je dit vanuit de EndNotewerkbalk, daarna kan het ook via het contextmenu (rechter muisknop). Soms is het bijvoorbeeld gewenst om de naam te verwijderen uit een verwijzing die is gecreëerd m.b.v. EndNote, zonder meteen de gehele verwijzing te verwijderen. Voorbeeld: je wilt niet zeggen: "Jansen (Jansen, 2003) stelt dat ..." maar "Jansen (2003) stelt dat ..." Dit kan door in de betreffende verwijzing te klikken, de menu-optie "Edit Citation(s)" te selecteren en dan de optie "Exclude author" aan te vinken. Via dit venster kan je indien nodig ook paginanummers toevoegen aan de verwijzing: "Jansen (2003, p. 34-42) stelt dat ..." Hiervoor voer je de gewenste pagina-aanduiding toe achter “Pages:”. 7.2 Het maken van een zelfstandige literatuurlijst Het is ook mogelijk om een zelfstandige literatuurlijst te creëren, dus zonder verdere literatuurverwijzingen in de voorgaande tekst. Voorwerk:

•

Selecteer in EndNote de gewenste output style (zie hfst. 5). 22

•

Selecteer in EndNote de gewenste referenties. Voor de selectie van meerdere individuele referenties kunt u de toetscombinatie CTRL + LINKER MUISKNOP gebruiken Voor de selectie van een groep referenties gebruikt u de SHIFT toets in combinatie met de pijltjestoetsen. U kunt natuurlijk ook de gewenste records eerst filteren m.b.v. een zoekopdracht (zie par. 3.3).

Vervolgens kunt u op een aantal manieren een zelfstandige literatuurlijst creëren: • Direct printen, via de menu-optie File > Print. • Direct kopiëren naar de gewenste plaats in Word, via de menu-optie Edit > Copy Formatted (in EndNote) en Edit/Bewerken > Paste/Plakken in Word 2003 (Home > Paste in Word 2007). • Vanuit EndNote exporteren als apart bestand via de menu-optie File > Export, waarbij u kunt kiezen voor een aantal bestandtypen. N.B. Bij het type text verliest u opmaak zoals cursivering. Het type rtf kan zonder problemen worden geopend in Word, met behoud van opmaak.

7.3 Het redigeren van de verwijzingen Als een verwijzing er niet geheel uitziet zoals u wenst, kunt u het volgende doen, bij voorkeur in deze volgorde: • Indien mogelijk: breng de gewenste wijzigingen aan in EndNote. In dat geval is de titelbeschrijving ook bij later gebruik correct. U moet daarna vanuit de tekstverwerker wel weer even de bibliografie formatteren (Extra > EndNote > Format Bibliography. Gebruik in Word 2007 bij tabbladen “Convert citations”). • Pas de stijldefinitie aan (zie ook hfst. 6). • Breng de wijziging handmatig aan in Word. In dit geval wordt de wijziging niet overgenomen in EndNote. In bepaalde gevallen is dit onvermijdelijk. • Als de tekst moet worden doorgestuurd naar een ander (bijvoorbeeld docent of uitgever) haal dan de verborgen codes er uit: ga in Word naar Extra > Endnote > Remove field codes in Word 2003, in Word 2007 onder het tabblad Bibliography “Convert citations > Convert to plain text. Wanneer je in een tekstvak klikt en het wordt grijs zitten de codes er nog in. De tekst zonder codes wordt opgeslagen in een apart document.

7.4 Noten toevoegen onderaan de tekst en in de tekst. Voetnoten en eindnoten kunnen worden geformatteerd als korte literatuurverwijzingen of als volledige referenties, afhankelijk van de geselecteerde output style. Een voetnoot kan worden ingevoegd in Word via het menu: Invoegen > Voetnoot. In Word 2007 gebruik je de tab References. A. Onderaan de tekst: 1. Markeer in Endnote een referentie. 2. Plaats een noot in de tekst op de plek waar verwezen wordt naar een voetnoot door in Word 2003 te klikken op “Invoegen” > “Verwijzing” > Voetnoot. In Word 2007 klik je tabbblad “References” aan en kiest de gewenste verwijzing. 3. In het menu onder Extra > Endnote klikken op “Insert selected citation”. Gebruik in Word 2007 de tabbladen. NB De stijl moet dezelfde zijn als in Endnote. In Word 2003 onder Extra > Endnote valt dit bij te stellen via “Format bibliography”, in Word 2007 staat dit duidelijk aangegeven in het Endnotemenu. B. In de tekst: 1. Markeer in Endnote een referentie en kies de outputstyle. 2. In Word geen voetnoot maken. 3. In menu via Extra > Endnote > “Insert selected citation” aanklikken. Gebruik in Word 2007 linksboven de knop “Insert citation” 23

NB De stijl moet dezelfde zijn als in Endnote. In Word 2003 onder Extra > Endnote valt dit bij te stellen via “Format bibliography”. Paginanummers toevoegen aan de noot doe je zo: Extra > Endnote > Edit citation > dan bij Pagenumbers paginanummers invullen. Dit moet op deze wijze omdat met de hand getypte tekst er later door de verborgen codes weer wordt uitgehaald.

7.5 De meest gebruikte commando’s en hun betekenis • • • •

Find Citation(s): zoek in de libraries in EndNote naar een bepaalde bron/auteur Go to EndNote: dit commando start EndNote en/of maakt het actief. Format Bibliography: dit commando formatteert het Word-document volgens de regels van de geselecteerde stijl. Het formatteren houdt in dat de tijdelijke referenties worden geformatteerd, en dat er een bibliografie wordt gegenereerd aan het eind van het document. Insert Selected Citation(s): als één of meer referenties zijn geselecteerd in de EndNote library, worden deze ingevoegd als 'tijdelijke' referentie, dwz ongeformatteerde, op de plaats van de cursor in het Word-document. Deze optie kunt u gebruiken als u van tevoren de referenties in EndNote had geselecteerd.

Verder kan over de CWYW het volgende gemeld worden: • Als verwijzingen niet automatisch worden geformatteerd, en de bibliografie niet automatisch bijgewerkt wordt na het toevoegen van een verwijzing, kan dat handmatig gebeuren via de menuoptie Tools > Format Bibliography in Word 2003, in Word 2007 via “Update citations and bibliography”. • De EndNote CWYW creëert de bibliografie binnen een bestaand Word document, en genereert dus niet een apart document. Wilt u in een document wel verwijzingen aanbrengen maar niet dat er automatisch ook een literatuurlijst wordt aangemaakt kies dan: Format Bibliografie > Instant Formatting > Enable of selecteer en DELETE de bibliografie na afloop. • Bibliografieën kunnen gegenereerd worden uit referenties van verschillende libraries. • De EndNote CWYW wordt standaard geïnstalleerd in Microsoft Word's Startup directory, en wordt automatisch geladen als Word wordt opgestart N.B. Als de add-in functionaliteit niet aanwezig is, dan is Microsoft Word na EndNote geïnstalleerd. Om de add-in als plug-in automatisch te installeren, is het noodzakelijk dat eerst Microsoft Word, en pas daarna EndNote wordt geïnstalleerd.

7.6 Een willekeurige bibliografie, waarvoor geen EndNote-filter bestaat, inhalen in Endnote Er zijn verschillende manieren om een lijst van publicaties of referenties die niet uit een standaard bron afkomstig is en waarvoor dus geen kant en klaar filter voorhanden is, toch in EndNote binnen te halen. Dit gaat natuurlijk beter naarmate de lijst in kwestie consistenter is. 1 de lijst omzetten in een lijst met als scheidingsteken tussen de velden en dan importeren met de TAB-delimited filter van EndNote 2 de elementen van elke “ingang” in de lijst voorzien van een “tag” en de lijst dan importeren a. met een zelfgemaakte, op de situatie toegesneden filter b. met de Default Import Filter van EndNote

24

1. Lijst met s Deze methode kan worden gebruikt als de te importeren bron al in een formaat bestaat, zoals bv. dat van een database of spreadsheet, waaruit hij eenvoudig kan worden omgezet naar een lijst met scheidingstekens. De aldus verkregen lijst wordt dan in een teksteditor of wordprocessor verder bewerkt overeenkomstig de volgende aanwijzingen. • •

• •

•

elk record (d.w.z.: het geheel van gegevens betreffende één publicatie, een “ingang”) begint op een nieuwe regel (en wordt afgesloten met een ) elk record bestaat uit dezelfde “velden” (gegevens als: titel, auteur, jaar van publicatie) en die velden staan steeds in dezelfde volgorde o als de lijst uit meer dan één soort publicaties bestaat (bv : zowel tijdschriftartikelen als boeken), dan is het eerste veld van elk record een aanduiding van de soort publicatie die in dat record is opgenomen; de term die hiervoor gebruikt wordt is één van de begrippen waarmee in EndNote een “Reference Type” wordt aangeduid (“Journal Article”, “Book”, “Book Section”(1)) de velden zijn van elkaar gescheiden door een ; ontbreekt er een veld dan staat er op die (lege) plaats toch een (er staan dan dus 2 s naast elkaar); elk record heeft zodoende het zelfde aantal s op de eerste regel, boven de records staat een aanduiding van de soort publicatie die de lijst bevat, voorafgegaan door een asterisk (*) en gevolgd door een ; de term die hiervoor gebruikt wordt is één van de begrippen waarmee in EndNote een “Reference Type” wordt aangeduid (“Journal Article”, “Book”, “Book Section”(1)) Bestaat de lijst uit meer soorten, dan staat er: *Generic op de tweede regel worden de velden gedefinieerd, waarbij de veldnamen van elkaar worden gescheiden door een . Als veldnamen worden termen gebruikt die EndNote eigen zijn en die horen bij het op de eerste regel aangegeven “Reference Type” (“Title”, “Author”, “Year”, etc. (1) ). De veldnamen staan in een volgorde die correspondeert met de gegevens in de velden van de te importeren lijst. o indien op de eerste regel *Generic staat, begint de tweede regel met “Reference Type”

Voorbeeld: *Book Author TitleCityPublisherYear Jansen, JanTitel een. AmsterdamUitgever A1987 Pietersen, PietTitel tweeBeverwijkUitgeverij B1965 Klaassen, NicoTitel drieC & D Uitgevers1954 Als de lijst nu wordt opgeslagen als *.txt-bestand - en het dialoogschermpje bevestigend wordt beantwoord -, kan hij in EndNote worden geímporteerd met de TAB-Delimited-filter

2. Met “tags” De volgende twee methodes kunnen worden toegepast als de bron een grote mate van consistentie eigen is. De bron wordt voorbewerkt in een teksteditor of wordprocessor. In bv. Word kan daarbij -> Bewerken (1)

zie voor een overzicht: EndNote-Menu -> Edit -> Preferences -> Reference Type -> Modify Reference Type 25

-> Vervangen -> Meer -> Speciaal goede diensten verrichten, m.n. voor het aanbrengen van tabs , alineatekens (om een nieuwe regel te laten beginnen), e.d.

Zelf een filter maken De bron wordt voorzien van de volgende eigenschappen: • Elk record begint met een vaste tekenreeks die aangeeft dat daar een nieuw record begint (bv. XXX). • Een record heeft steeds dezelfde elementen en deze staan in een vaste volgorde. • Elk element van een record wordt afgesloten met een bepaald teken. Dat kan steeds hetzelfde zijn – bv. een punt, of een komma – maar dat hoeft niet. (N.B. Omdat er in de tekst van een titel al een komma kan voorkomen, ligt het voor de hand dit teken niet als het afsluitende teken te gebruiken bij het titelveld.) • Voorbeeld: XXX Jansen, Jan. Titel een. Amsterdam : Uitgever A, 1987. XXX Pietersen, Piet. Titel twee. Beverwijk : Uitgeverij B, 1965. • De filter beschrijft welke veldnaam aan een element wordt toegekend. De filter maken in EndNote: • EndNote-Menu -> Edit -> Import Filters -> New Filter -> Reference Type • Achter “By default …” wordt “Generic” ingesteld. • In de linker kolom: -> Templates • Achter “Reference Types” wordt “Generic” ingesteld. • Onder “Tag” staat de vaste tekenreeks die aan het begin van elk record staat • Onder “Fields” staan de veldnamen in de volgorde van de velden in het record en achter elke veldnaam het teken dat achter het corresponderende veld staat in de tekst van de bron. De veldnamen kunnen onder “Insert Field” worden aangeklikt. • Voorbeeld (corresponderend met de voorbeeld-bron hierboven) Tag XXX •

Field(s) Author. Title. Place Published : Publisher, Year

De filter wordt opgeslagen op een plaats die EndNote kan vinden. EndNote gaat daarbij uit van de onder Edit -> Preferences -> Folder Locations -.> Import Filters ingestelde locatie

Met de Default Import Filter van Endnote De bron wordt met een teksteditor of wordprocessor voorzien van de volgende eigenschappen •

Elk record heeft een extra veld met daarin een passende combinaties uit de onderstaande lijst

%0 Generic %0 Book %0 Manuscript %0 Magazine Article %0 Conference Proceedings %0 Report %0 Computer Program %0 Audiovisual Material %0 Artwork

%0 Journal Article %0 Book Section %0 Edited Book %0 Newspaper Article %0 Thesis %0 Personal Communication %0 Electronic Source %0 Film or Broadcast %0 Map 26

%0 Patent %0 Bill %0 Case •

%0 Hearing %0 Statute

Elk veld staat op een eigen regel en wordt voorafgegaan door de aanduiding uit de linkerkolom, onder “Tag” in de onderstaande tabel, die correspondeert met de passende veldnaam.

Tag %A %B %C %D %E %F %I %J %K %L %M %N %P %S %T %U %V %X %Y %Z

EndNote Generic Field Name Author Secondary Title (of a Book or Conference Name) Place Published Year Editor /Secondary Author Label Publisher Journal Name Keywords Call Number Accession Number Number (Issue) Pages Tertiary Title Title URL Volume Abstract Tertiary Author / Translator Notes

%1 %2 %3 %4 %6 %7 %8 %9 %? %@ %! %# %$ %& %( %) %* %+

Custom 1 Custom 2 Custom 3 Custom 4 Number of Volumes Edition Date Type of Work Subsidiary Author ISBN/ISSN Short Title Custom 5 Custom 6 Section Original Publication Reprint Edition Reviewed Item Author Address

•

Als de lijst nu wordt opgeslagen als *.txt-bestand - en het dialoogschermpje bevestigend wordt beantwoord -, kan hij in EndNote worden geimporteerd met de filter EndNote Import. 27

Voorbeeld %0 Journal Article %A Jansen, P. %T De titel van het artikel %J Tijdschrifttitel %V Vol. 16 %p p. 116-120 %D 1998 %0 Book %T Boektitel %A Pietersen, K. %C Sneek %D 2001

Slotopmerking Dit document beschrijft de verschillende mogelijkheden in een zo eenvoudig mogelijke opzet. In de praktijk kunnen tal van verfijningen worden aangebracht. De geinteresseerde zij verwezen naar de EndNote Manual, m.n. Chapter 7, Importing Reference Data into EndNote.

8. Wat is een connection file? Een connection file is een bestand (extensie .ENZ) dat regelt dat EndNote via het commando ‘connect’ in het file-menu een verbinding maakt met een externe online database of bibliotheekcatalogus, zodat zoekopdrachten gegeven kunnen worden vanuit het EndNoteprogramma en de gevonden referenties rechtstreeks in EndNote binnengehaald kunnen worden. Een connection file bevat de informatie die nodig is om verbinding te maken met een externe database en die vervolgens te kunnen doorzoeken. Die informatie maakt duidelijk om welke database het gaat, wat het adres is van die database en welke zoektermen valide zijn. Voor deze connection files geldt hetzelfde als voor de importfilters: er worden er tientallen meegeleverd met EndNote, maar voor bepaalde bestanden ontbreken ze (nog), en bestaande files werken lang niet altijd naar tevredenheid. Opmerking: Soms is bij het gebruik van EndNote als zoekmachine via ‘connect’ het resultaat anders dan wanneer dezelfde database doorzocht wordt met de daarbij behorende specifieke interface. Een proef met beide interfaces ter vergelijking van de resultaten kan nuttig zijn.

28