LAPORAN MENGIKUTI WORKSHOP PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM Oleh Ronald Sudrajat Staf Pengembangan Sistem dan Organisasi
A. Pendahuluan Workshop Performance Management System (PMS) yang dilaksanakan oleh Dunamis Human Capital pada tanggal 12 – 13 Februari 2013 di The Energy Building SCBD Jl. Jendral Sudirman Jakarta. Workshop diikuti oleh 12 orang peserta yang ditunjuk oleh Perusahaan, antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
PTPN VII (Persero) PT Pelindo III (Persero) Cab Tanjung Intan PT KARMACON PT Tower Bersama PT Griya Miesejati PT Tugu Reasuransi Indonesia PT Bukit Makmur Mandiri Utama PT Indofood CPB Sukses Makmur Tbk. PT Standart Chartered Bank
Narasumber workshop adalah dari tenaga profesional di Dunamis Human Capital dengan metode yang digunakan adalah presentasi, ceramah, tanya jawab, diskusi dengan tujuan, antara lain : 1. 2. 3.
Peserta mengatahui Isu Penting Pengelolaan Kinerja. Peserta mengatahui Perencanaan Kinerja. Peserta mengetahui mekanisme Evaluasi Kinerja.
B. Materi Workshop a. Materi yang diberikan pada saat pelatihan adalah : 1. Organisasi di Era Knowladge, 2. Empat Isu Penting dalam Pengelolaan Kinerja, 3. Perencanaan Kinerja, 4. Performance Tracking dan Coaching, 5. Evaluasi Kinerja 6. Demo HCIS b. Uraian Pokok Materi Workshop Berdasarkan hasil pengamatan terdapat empat era peradaban kehidupan manusia, dimana masing-masing peradapan memiliki ciri khas tersendiri, namun dari masing-masing peradapan tersebut memiliki pola yang sama, yang tergambar sebagai berikut :
No.
Peradaban
1.
Hunter Gatherers
2.
Agraris
3.
Industrial
4.
Knowladge Information
Ciri - Berorientasi sebagai pengumpul produk - Keahlian berburu, berpindah-pindah - Alat berburu sederhana - Berorientasi pada menghasilkan produk untuk kebutuhan sendiri - Keahlian bercocok tanam - Alat bercocok tanam - Berorientasi pada menghasilkan produk dalam jumlah masal bagi orang banyak - Keahlian menciptakan jumlah produksi - Mesin sebagai alat produksi - Berorientasi pada pemenuhan kualitas kebutuhan orang lain - Keahlian mengelola kebutuhan konsumen - Alat Teknologi sebagai sumber Informasi peningkatan kualitas
Objek Kinerja
Kesamaan Pola
Hasil Buruan
Hasil Panen
Produktifitas
Adanya : a. Mind Set (Paradigma) b. Skill Set (Keahlian) c. Tool Set (Alat)
Orientasi pada Pelanggan
Saat ini kita berada pada era knowladge information, dimana dalam mengelola perusahaan, manajemen harus mempertimbangkan banyak hal (paradigma) guna keberlangsungan usaha organisasinya, perkembangan karakter organisasi dalam beberapa waktu terakhir mengarah pada “Greatness Organisation” yang menilai: No. 1
Paradigma Stakeholders : menciptakan keberlansungan usaha
2
Customers : menciptakan pealnggan yang setia
Pengukuran Kriteria Penilaian Kondisi Umum Saat Ini Arah Perkembangan Kinerja dinilai dari permorma absolut : Membandingkan Realisasi capaian kinerja dari tahun ke tahun Kinerja dinilai dari tingkat kepuasan pelanggan
Kinerja dinilai dari Potensi : mempertimbangkan potensi yang dimiliki serta potansi industri sejenis secara umum. Kinerja dinilai dari tingkat pelanggan merekomendasikan kepada orang lain untuk menggunakan produk perusahaan dan pelanggan secara suka rela memberikan masukan untuk perbaikan produk
2
No. 3
Pengukuran Kriteria Penilaian Kondisi Umum Saat Ini Arah Perkembangan
Paradigma Employees:
Kinerjadinilai dari tingkat kepuasan Pekerja
menciptakan Pekerja yang berkualitas
4
Community: memberikan kontribusi yang nyata bagi lingkungan sekitar
Kinerja diukur dari capaian laba, revenue, asset, dll dikenal dengan istilah melakukan “business as usual”
Kinerja dinilai dari tingkat keterikatan dan keterlibatan Pekerja dalam mencapi tujuan sehingga merekomendasikan orang lain untuk bekerja di perusahaan Kinerja dinilai dari kontribusi apa yang diberikan kepada masyarakat, sehingga memberikan nilai tambah dan berusaha menjaga keberlangsungan perusahaan
Guna mencapai Organizational Greatness diperlukan Pemimpin berkarakter kuat dan Pekerja efektif, yang keduanya harus menyelaraskan antara fokus tujuan dan eksekusi tindakan pencapaian tujuan, yang digambarkan sebagai berikut:
Great Leaders Effective Individuals
Aligned FOCUS and EXECUTION
ORGANIZATIONAL GREATNESS Sustainable Superior Performance Loyal Customers Engaged Employees Distinctive Contribution
Komponen yang terkandung dalam persyaratan tersebut dapat digambarkan, sbb: No. Uraian Komponen 1 Great Leaders - Terpercya - Tujuan Jelas - Sistem selaras dengan tujuan - Menumbuhkan bakat yang dimiliki 2 Effective - Fokus dan disiplin Individuals - Dapat dipercaya - Memiliki sense of business - Proaktif - Dapat bekerja sama - Pendengar dan komunikatif 3 Aligned Fokus - Kejelasan tujuan dan Execution - Komitmen - Penerjemah masing-masing struktur sampai dengan individu - Individu dapat mengatasi hambatan masing-masing - Sinergi antar individu/Bagian - Dapat dipertanggungjawabkan 3
Guna efektifitas pencapaian sasaran organisasi dapat menggunakan pendekatan “organization alignment model” dengan langkah sebagai berikut : 1. Ketahui kebutuhan pelanggan dan stakeholder lainnya, 2. Susun strategi perusahaan yang disesuaikan dengan : a. Misi dan nilai-nilai/ value perusahaan, karena tidak semua kebutuhan pelanggan dapat diakomodir secara utuh, b. Essential System yang mengacu pada konsep “balanced score card” meliputi: - Sistem eksekusi pelaksanaan proses, - Sistem manajemen yang dapat mengikat dalam organisasi, - Bisnis proses utama diketahui oleh umum, - Umpan balik dari komsumen. c. Kultur Perusahaan 3. Penyamaan persepsi (People Paradigm) seluruh individu organisasi 4. Evaluasi Hasil Kerja/Result Guna memenuhi tuntutan lingkungan yang selalu berubah serta untuk menjaga keberlangsungan usaha organisasi diperlu sistem yang selalu dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan, oleh karena itu dikembangkan suatu pendekatan yang dikenal dengan “Performance Management System” atau Sistem Kinerja Manajemen yang dituangkan dalam nilai-nilai yang dapat diukur sehingga dapat meningkatkan hasil kinerja.
Performance Management System (PMS) PMS adalah : - sebuah proses manajemen untuk memastikan pegawai memfokuskan pekerjaan mereka pada pencapaian sasaran organisasi, - bagian dari HCMS untuk merencanakan, mengelola, mendorong dan mengevaluasi kinerja pegawainya, - serta mendukung pencapaian sasasran organisasi melalui pencapaian kinerja individu pegawai. Manfaat PMS : - Peningkatan kinerja pegawai - Sumber informasi untuk penempatan pegawai, pelatihan dan pengembangan, perencanaan dan pengembangan karier dan penyesuaian kompensasi pegawai, - Indikasi adanya kesalahan dalam membuat desain jabatan.
4
Isu penting dalam pengembangan PMS : 1. Siklus PMS Siklus PMS adalah periode berlangsungnya tahapan PMS yang disepakati, untuk pelaksanaan PMS secara rutin saling berhubungan dan berkelanjutan, yang terdiri dari a. Tahap Performance plan b. Tahan Perfomance tracking and coaching c. Tahap Performance evaluation Komponen Perencanaan Kinerja: a. Goal (Sasaran Kinerja Terukur) - Ukuran kuantitatif yang penting dan relevan sebagai standar keberhasilan guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama. Sebaiknya setiap tanggung jawab utama memiliki satu KPI Kriteria dalam menyusun KPI : dapat diperoleh, sulit dimainpulasi dan tidak ada konsekuensi negatif - Menetapkan sasaran peningkatan hard competency dengan mengacu pada model kompetensi dan gap kompetensi yang dimiliki setiap individu b. Behavior (Kompetensi dan Value Perusahaan) - Merupakan kesesuaian perilaku pegawai dengan key behavior (perilaku yang diharapkan) yang dijabarkan dari nilai-nilai perusahaan Mekanisme untuk memastikan pegawai menjalankan nilai-nilai perusahaan diukur dengan metode 360 º. - Menetapkan sasaran peningkatan soft competency dengan mengacu pada model kompetensi dan gap kompetensi yang dimiliki setiap individu c. Additional Task (Tugas Tambahan) - Tugas yang diberikan kepada pemangku jabatan diluar tanggung jawab utamanya yang berasal dari atasan atau pihak lain dan memerlukan usaha dan waktu yang signifikan terhadap pencapaian sasaran perusahaan/unit kerja, - Tidak selalu ada, tetapi jika ada harus dilakukan perencanaan kinerja agar dapat diukur tingkat keberhasilannya 2. Perencanaan PMS a. Langkah Perencanaan Kinerja, terkait Penetapan Sasaran Kinerja: - Memahami peran Organisasi/Unit Kerja - Memahami Tanggung jawab utama dan menyelaraskan KPI - Menetapkan Target, Kriteria Penilaian dan Bobot - Identifikasi Sumber Data untuk Verifikasi dan Asumsi
5
b. Langkah Perencanaan Kinerja, terkait Kompetensi dan Value Perusahaan : - Memahami Kompetensi - Menetapkan Kompetensi yang dikembangkan - Menetapkan Tencana Tindakan c. Langkah Perencanaan Kinerja, tekait dengan Tugas Tambahan : - Mendiskusikan dan menyepakati tanggung jawab dan KPI tugas tambahan - Mendiskusikan dan menyepakati target KPI tugas tambahan - Mendiskusikan dan menyepakati kriteria penilaian untuk setiap KPI - Mendiskusikan sumber data dan asumsi - Mendiskusikan bobot tanggung jawab jika lebih dari satu tugas tambahan 3. Sistem Evaluasi PMS 4. Pengelompokan Distribusi Kinerja Performance Tracking and Coaching Proses berkelanjutan untuk memastikan pegawai dapat mencapai target KPI-nya pada akhir periode PMS melalui performance tracking dan dan coaching meliputi kegiatan : - Memonitor dan mengevaluasi kemajuan secara aktual dan faktual, - Mengambil tindakan korektif dan penyesuaian langkah-langkah bila diperlukan, - Belajar dari kesuksesan dan kegagalan - Memperkuat dan membudayakan coaching dan clear the path. Dilakukan secara teratur dan terjadwal kepada setiap pegawai dan mengacu serta beroreientasi pada kinerja. Evaluasi Kinerja Evaluasi Kinerja adalah proses untuk memberikan penilaian akhir kinerja pegawai dalam satu periode PMS, berdasarkan rencana kinerja dan pencapaian pada periode tersebut, mempertimbangkan semua komponen PMS, merekapitulasi seluruh formulir, memberikan rekomendasi kepada divisi SDM mengenai pegawai terkait, mendiskusikan rencana pengembangan pegawai serta meneruskan perencanaan untuk siklus berikutnya. Penyebab Bias dalam Peniliaan Kinerja - Hallo Effect : Kecenderungan menilai seseorang karena dia unggul dalam satu atau dua kategori, - Contrast effect : sesorang dinilai karena penilaianan terhadap orang sebelumnya - Recency Bias : menilai seseorang hanya berdasarkan kinerja pada waktu terakhir, - Leniancy Bias : Kecenderungan menilai lebih tinggi dari yang seharusnya, - Central Tendency : Kebiasaan memberi nilai rata-rata kepada setiap orang, 6
Faktor Penting Implementasi PMS - Kejelasan dan kesepakatan atas tanggung jawab utama dan kewenangan pegawai didalam organisasi, - Komitmen yang mendukung, - Kebijakan yang mendukung, - Edukasi dan sosialisasi pada seluruh pegawai.
C. HAL YANG MENARIK DALAM WORKSHOP Dalam diskusi berkembang hal-hal yang menarik yang mungkin dipertimbangkan untuk diaplikasikan di PTPN VII (Persero) antara lain:
dapat
a. Perancangan PMS terkait dengan Strategi dan Sasaran Kinerja Perusahaan yang berbasis pada kebutuhan stakeholder, oleh karena itu perlu penyelarasan antara KPI Individu dengan KPI Unit Kerja dan KPI Perusahaan. b. Pada umumnya Bagian Sumber Daya Manusia di perusahaan bertugas untuk menyelaraskan antara KPI Perusahaan dengan KPI Individu. c. Idealnya KPI Individu maksimal berjumlah 3 (tiga) unsur, karena apabila lebih dari 3 (tiga) unsur dikhawatirkan tidak akan fokus untuk mencapainya. d. PMS umumnya digunakan untuk menentukan bonus bagi Pekerja, sedangkan untuk menentukan kenaikan gaji berdasarkan pada ukuran kompetensi yang dimiliki Pekerja. e. Selain untuk pemberian bonus, PMS dapat digunakan juga untuk kepentingan rekruit, training dan pengembangan Pekerja, penempatan Pekerja, promosi, dll. f. Perlu evaluasi Strukutr Organisasi secara berkala menyesuaikan strategi dan lingkungan perusahaan, g. Akhir-akhir ini sudah mulai berkembang penilaian kinerja individu berdasarkan sistem behavior, yakni menilai kinerja seseorang berdasarkan value yang berlaku di perusahaan, dengan cara menilai BAGAIMANA Pekerja melakukannya, baru setelah itu melihat HASIL h. Untuk mengetahui tingkat keterikatan Pekerja terhadap perusahaan, dapat diukur dengan metode “Net Promotor Score”, saat ini belum dilakukan penilaian di PTPN VII (Persero).
Bandar Lampung, 18 Februari 2013 Penyusun, Ttd. Ronald Sudrajat
7
