KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PT. TRITUNGGAL BANGUN SEJAHTERA
Hody Stefanus Kevin Morgan Santana Argogalih PT TRITUNGGAL BANGUN SEJAHTERA Wisma Presisi Lt.7 Jalan Taman Aries Blok A1/01 Jakarta Barat-11620 Telp : (021) 58902077
[email protected] [email protected] [email protected]
ABSTRAK Tujuan dari penulisan ialah untuk mendukung aktivitas berbagi pengetahuan dalam organisasi khususnya dalam proses untuk menyimpan dan mengolah knowledge bagi divisi pemasaran didalam PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. Metode yang digunakan dalam pengukuran performa dari aktivitas atau komponen proses bisnis dilakukan dengan cara menganalisa hubungan antara perspektif, target, key performance indikator, cara kerja organisasi, menganalisis data-data yang diperlukan dan menganalisis tampilan, serta melakukan wawancara, studi lapangan, serta studi pustaka untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Hasil yang dicapai adalah membangun portal Knowledge Management. Simpulan adalah berdasarkan pengukuran dengan metode IT balanced scorecard, dengan menggunakan aplikasi BSC Designer, meski masih terdapat beberapa indikator yang belum mencapai ekspektasi perusahaan, namun portal tersebut secara garis besar sudah memenuhi ekspektasi yang diharapkan oleh PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. Kata Kunci: Knowledge, Knowledge Management, Digital Dashboard.
PENDAHULUAN Ilmu pengetahuan yang ditunjang dengan teknologi yang sangat maju membuat manusia berfikir cepat dan praktis. Arus informasi pun didapat dengan cepat melalui internet. Manusia ingin sesuatu hal yang cepat, mampu memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari. Di dalam suatu bisnis atau usaha suatu organisasi terdapat beberapa poin-poin penting yang dimana baik secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi kelancaran dari suatu bisnis tersebut, apakah berjalan sesuai dengan target yang ada atau belum, namun disamping itu ada juga beberapa hal penting yang dapat mempengaruhi pencapaian target dan key performance dari suatu bisnis tersebut. Di dalam usaha PT. Tritunggal Bangun Sejahtera ini, terdapat beberapa hal yang dipilih sebagai bahan pembahasan, antara lain seperti pemanfaatan Knowledge Management System (KMS) pada divisi pemasaran guna membantu organisasi dalam melakukan pengukuran, penilaian, dan pengevaluasian kinerja
dari suatu Knowledge Management System yang dibangun, Balanced Scorecard Knowledge Management digunakan sebagai alat ukur kinerja dari Knowledge Management System pada divisi pemasaran di dalam PT. Tritunggal Bangun Sejahtera yang komprehensif kepada para eksekutif serta memberikan umpan balik mengenai performa dari Knowledge Management System yang dibangun pada divisi pemasaran. Terdapat beberapa faktor yang dianggap dapat menghambat performa dari bisnis di perusahaan ini, seperti hilangnya aset knowledge dalam perusahaan. Penerapan Knowledge Management System pada divisi pemasaran ini diharapkan mampu untuk mengurangi hambatan-hambatan atau masalahmasalah yang selama ini dihadapi oleh perusahaan, seperti hambatan dalam pengelolaan penyimpanan knowledge untuk evaluasi, serta hambatan dalam melakukan knowledge sharing di dalam divisi pemasaran pada PT. Tritunggal Bangun Sejahtera, sehingga dapat menyebabkan hilangnya aset knowledge yang dimiliki oleh perusahaan khususnya pada divisi pemasaran. Knowledge Management (KM) sendiri merupakan dasar pengelolaan pengetahuan dengan menciptakan nilai dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja yang prima untuk meningkatkan kinerja perusahaan, karena pengetahuan diperoleh melalui proses pembelajaran dan pengalaman yang cukup panjang dalam sebuah perusahaan oleh setiap individu yang tergabung di dalamnya, maka dari itu jika sebuah perusahaan kehilangan pengetahuan tersebut akan menjadi sebuah kerugian dikarenakan investasi pengetahuan yang dilakukan oleh perusahaan ikut hilang. Oleh sebab itu sebuah manajemen pengetahuan perlu diterapkan dalam perusahaan ini pada divisi pemasaran agar setiap pengetahuan yang dimiliki oleh divisi pemasaran dapat terakomodasi secara baik dan dapat dimanfaatkan di kemudian hari.
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari: 1. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung dengan General Manager PT. Tritunggal Bangun Sejahtera, untuk mengetahui masalah serta kebutuhan dan memperoleh informasi yang dibutuhkan dari PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. 2. Studi Lapangan Melakukan pengamatan atau survei secara langsung ke perusahaan untuk mengetahui masalah dan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 3. Studi Kepustakaan Penelitian dilakukan berdasarkan teori yang diperoleh dari hasil studi pustaka berupa buku-buku dan informasi dari internet yang digunakan untuk mendukung pembahasan permasalahan. 4. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan melalui tahapan sebagai berikut: Perancangan Event Table
-
-
Perancangan Class Diagram Perancangan Use Case Perancangan Use Case Description Perancangan System Sequence Diagram Perancangan Sequence Diagram Perancangan Updated Class Diagram Perancangan User Interface
HASIL DAN BAHASAN Tujuan: 1. Melakukan identifikasi knowledge pada divisi pemasaran di PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. 2. Merancang Knowledge Management Systems pada divisi pemasaran di PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. 3. Melakukan pengukuran knowledge management system yang dibangun di dalam divisi pemasaran pada PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. Manfaat: 1. Dengan adanya identifikasi knowledge, maka diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam mengelola knowledge yang dimiliki oleh divisi pemasaran pada PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. 2. Membantu meningkatkan kemudahan dalam dokumentasi, pencarian, dan sharing knowledge pada divisi pemasaran di dalam PT. Tritunggal Bangun Sejahtera. 3. Membantu dalam pengembangan Knowledge Management System yang dibangun di dalam divisi pemasaran pada PT. Tritunggal Bangun Sejahtera.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan hasil pengukuran, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: •
•
Knowledge Management adalah suatu bentuk solusi yang memberikan kemudahan dalam me-manage pengetahuan di dalam perusahaan. Bentuk manajemen pengetahuan lebih dari sebatas penyimpanan pengetahuan, namun juga memberikan kontribusi terhadap penciptaan knowledge culture pada proses belajar karyawan di dalam lingkungan perusahaan dengan adanya knowledge sharing. Sehingga karyawan pada perusahaan dapat melakukan pembelajaran yang lebih baik dan dapat memberikan bentuk kontribusi serta dapat menangani suatu persoalan atau masalah yang dihadapi oleh perusahaan khususnya pada divisi pemasaran. Dengan adanya penerapan atas Knowledge Management yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dapat mengakibatkan karyawan dapat secara
•
5.2
cepat dan juga mudah dalam mencari dan menemukan informasi, serta pengetahuan lainnya di dalam divisi pemasaran. Dengan begitu karyawan dapat dengan mudah mengelola dan melakukan analisa terhadap informasi dengan mudah serta dapat melakukan kerjasama atau kolaborasi dengan karyawan lain. Dengan dilakukan pengukuran menggunakan IT Balanced Scorecard dari Knowledge Management System yang dibangun pada divisi pemasaran, maka dapat dilihat adanya keseimbangan. Yang memiliki arti bahwa adanya performa dari Knowledge Management System di dalam perspektif yang digunakan untuk melakukan pengukuran yang dijabarkan kedalam 4 bagian, yaitu perspektif Corporate Contribution, Customer Orientation, Operation Excellence, dan Future Orientation. Saran
Berdasarkan hasil analisis dan dilakukannya pengukuran, maka terdapat beberapa masukkan berupa saran sebagai berikut: •
•
•
•
•
•
Berbagi pengetahuan atau knowledge sharing di dalam perusahaan memiliki peran penting dalam memberikan kemudahan pada para karyawan dalam mengelola knowledge, maka untuk terus meningkatkan knowledge sharing di dalam perusahaan diperlukan suatu bentuk penghargaan dan teguran (reward and punishment) bagi karyawan, sehingga berbagi pengetahuan atau knowledge sharing bukan lagi menjadi kewajiban, tetapi menjadi sebuah kebutuhan. Perusahaan ini diharapkan untuk terus melakukan pengembangan infrastruktur IT di dalam divisi pemasaran secara terus-menerus, guna mengakomodasikan fitur-fitur sistem KM, seperti contoh melakukan upgrade software secara rutin, membeli aplikasi asli atau orisinil untuk proteksi keamanan komputer, serta menambah kapasitas jaringan (bandwidth), sehingga sistem KM dapat berjalan lebih lancar dan lebih baik. Untuk mengelola pengetahuan dalam perusahaan, khususnya knowledge antara karyawan dan perusahaan, maka perusahaan diharapkan untuk memiliki Chief Knowledge Officer, atau orang yang bertanggungjawab dalam mengatur pelaksanaan serta perencanaan knowledge management. Untuk sistem KM, diharapkan untuk kedepannya untuk membangun fitur chat dan messaging, pada saat ini fitur ini belum dibutuhkan oleh perusahaan karena mengingat layout dan environment perusahaan yang masih belum membutuhkan fitur seperti ini, fitur-fitur ini akan dibutuhkan di masa depan, apabila terjadi ekspansi perusahaan dan jumlah karyawan yang semakin bertambah. Dengan adanya indikator pengukuran, serta dengan adanya target dalam pengukuran, maka perusahaan diharapkan untuk memperbaiki kinerja dari tiap perspektif yang telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, serta dengan penyesuaian terhadap kondisi masa depan dari perusahaan. Bentuk indikator pengukuran kinerja menunjukkan mengenai sejauh mana pencapaian kinerja dari Knowledge Management System di divisi pemasaran dalam perusahaan. Dengan adanya sistem KM yang diterapkan, maka perusahaan diharapkan ikut berperan aktif dalam melakukan pelatihan secara berkala, guna memberikan informasi terbaru kepada karyawan dalam perusahaan, sehingga para karyawan
dapat memberikan kontribusinya secara lebih baik terhadap aktivitas knowledge sharing di dalam perusahaan.
REFERENSI Agus
Sanggono
Yudhianto,
Richard
Kartawidjaja.
(2008).
Penerapan
Knowledge Management PT. Astra Graphia, Tbk. Jurnal Piranti Warta Vol.11 (2), pp218-231. Dalkir, Kimiz. (2011). Knowledge Management in Theory and Practice. Elsevier Butterworth-Heinemann USA. Burlington, United State of America. David
Parmenter.
(2007).
Key
Performance
Indicators:
Developing,
Implementing, and Using Winning KPIs. 1st Edition. John Wiley & Sons, Inc. Hoboken, New Jersey. Dr. Alea M. Fairchild. (2002). Knowledge Management Metrics via a Balanced Scorecard Methodology. Proceedings of the 35th Hawaii International Conference on System Sciences – 2002. Jurgen C Schmidt, Katie Enock, Martyn Laycock. (2009). Understanding the Theory and Process of Strategy Development: Theories of Strategic Planning. PHAST CIC. Bucks, United Kingdom. Kotler, Philip dan Armstrong,Gary. Diterjemahkan oleh Bob Sabran, M.M. (2010). Prinsip-prinsip Pemasaran. Jilid 1. Edisi 12. Jakarta : Erlangga. Kotler, Philip dan Armstrong, Gary. (2004). Principles of marketing. Prntice Hall, New Jersey. Laudon, Kenneth C., Jane P. Laudon. (2002). Management Information Systems (International Edition). Pearson.
Mark Easterby-Smith, Marjorie A. Lyles. (2011). Handbook of Organization Learning and Knowledge Management. 2nd Edition. John Wiley & Sons, Inc. West Sussex, United Kingdom. McLeod, Raymond. (1998). Management Information System. Prentice Hall. New Jersey. Mohammed, Rafi A et. al. (2003). Internet Marketing : Building Advantage In a Networked Economy. Edisi ke-2. McGraw Hill, New York.. Nonaka, Ichijo. (2007). Knowledge Creation and Management. Oxford University Press. United Kingdom. Parmenter,
David.
(2010).
Key
Performance
Indicators:
Developing,
Implementing, and Using Winning KPIs. 2nd Edition. John Wiley & Sons, Inc. Hoboken, New Jersey. Ralph F. Smith. (2007). Business Process Management abd the Balanced Scorecard. John Wiley & Sons. Robert S Kaplan, David P. Norton. (1996). The Balanced Scorecard: Translating Strategies into Action. Harvard Business School Publishing. Massachusetts, United States of America. Robert S Kaplan, David P. Norton. (2000). The Balanced Scorecard: Measures That Drive Performance. Harvard Business School Publishing. Massachusetts, United States of America.
Ronald, S. CSP. (2000). A Roadmap to Effective Governance of a Shared Services
IT
Organization.
Diakses
12
November
2012
dari
http://www.isaca.org/Journal/Past-Issues/2000/Volume-2/Pages/The-IT-BalancedScorecard-A-Roadmap-to-Effective-Governance-of-a-Shared-Services-ITOrganization.aspx Setiarso, Bambang, Nazir Harjanto Triyono, Hendro Subagyo. (2009). Penerapan Knowledge Management pada Organisasi. Graha Ilmu. Yogyakarta. Stephanus. (2012). Pengaruh Knowledge Management Terhadap Performa Kinerja Organisasi: Studi Kasus Pada PT. Ericsson Indonesia. Jurnal ComTech Vol.3 (1), pp444-453 Stephen Few. (2006). Information Dashboard Design: The Effective Visual Communication of Data. O'Reilly Media. Sebastopol, California, United States of America. Tjakraatmadja, Jaan Hidajat, Donald Crestofel Lantu. (2006). Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajar. Cetakan Pertama. SBM-ITM. Bandung. Tobing, P.L. (2007). Knowledge Management; Konsep, Arsitektur, dan Implementasi. Graha Ilmu. Yogyakarta. Turban,
Volonino.
(2010).
Information
Technology
for
Management:
Transforming Organizations in the Digital Economy, 6th Edition. Winsome Book. India.
Van Grembergen, W, Van Bruggen, R. (1997). Measuring and Improving Corporate Information Technology Through The Balanced Scorecard Technique. Wim Van Grembergen. The Netherlands. Van Grembergen, W. and Timmerman, D. (1998). Monitoring The IT Process Through The Balanced Scorecard. IRMA. Boston, United States of America. Satzinger, J.,& Jackson, R.,& Burd,S. (2010). System Analysis & Design in a Changing World. 5th Edition. Boston, MA, United States of America. Satzinger, John W, et al. (2005). Object Oriented Analysis and Design With the Unified Process. 3rd Edition. Course Technology Ptr.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
:
Morgan Santana
Tempat, Tanggal Lahir
:
Jakarta, 03 Desember 1990
Jenis Kelamin
:
Laki-laki
Alamat
:
JL. Kelapa Nias 6 Blok PC 13/11 Kelapa Gading Jakarta Utara
No.Telepon
:
081218603332
Agama
:
Buddha
Riwayat Pendidikan
:
•
July 1994 – July 1997
: TK Gading Asri, Jakarta
•
July 1997 – July 2003
: SD Santo Yakobus, Jakarta
•
July 2003 – July 2006
: SMP Santo Yakobus, Jakarta
•
July 2006 – July 2009
: SMA Santo Yakobus, Jakarta
•
Sept 2009– sekarang
: Universitas Bina Nusantara, Jakarta
Nama
:
Hody
Tempat, Tanggal Lahir
:
Jakarta, 31 Juli 1991
Jenis Kelamin
:
Laki-Laki
Alamat
:
Jl. Madrasah XII/15 Cawang Baru Jakarta Timur 13340
No.Telepon
:
08179896576
Agama
:
Kristen
Riwayat Pendidikan
:
•
July 1994 – July 1997
: TKK 8 BPK PENABUR, Jakarta
•
July 1997 – July 2003
: SDK 8 BPK PENABUR, Jakarta
•
July 2003 – July 2006
: SMPK 5 BPK PENABUR, Jakarta
•
July 2006 – July 2009
: SMAK 7 BPK PENABUR, Jakarta
•
Sept 2009– sekarang
: Universitas Bina Nusantara, Jakarta
Nama
:
Stefanus Kevin
Tempat, Tanggal Lahir
:
Jakarta, 01 Maret 1992
Jenis Kelamin
:
Laki-laki
Alamat
:
Jl. Perum Kota Wisata Cluster Bellevue SF6 no 2 Bogor
No.Telepon
:
085781224768
Agama
:
Kristen
Riwayat Pendidikan
:
•
July 1994 – July 1997
: TK Pelita Harapan, Jakarta
•
July 1997 – July 2003
: SD Slamet Riyadi, Jakarta
•
July 2003 – July 2006
: SMP Slamet Riyadi, Jakarta
•
July 2006 – July 2009
: SMA Seruni Don Bosco, Jakarta
•
Sept 2009 – sekarang
: Universitas Bina Nusantara, Jakarta
