JASA

BUKU INFORMASI MENGEVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA BARANG/JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I

PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

BAB II MELAKUKAN PERSIAPAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA BARANG/JASA ------------------------------------------------------------------------BAB III MELAKUKAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA ------------------DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 2 dari 137


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN

A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu mengevaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa.

B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi mengevaluasi dokumen penawaran penyedia ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Melakukan persiapan evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan menjelaskan pengertian dan cakupan sistem evaluasi dokumen penawaran barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara komprehensif merujuk kepada ketentuan yang diberlakukan; menyiapkan dokumen pengadaan barang/jasa, dokumen spesifikasi, dokumen HPS

dan

dokumen

penawaran

penyedia

secara

cermat

dan

lengkap;

menetapkan metoda dan tata cara penilaian/evaluasi kualifikasi penyedia barang/jasa yang telah dan memahami secara komprehensif; menetapkan metoda dan tata cara penilaian/evaluasi dokumen penawaran yang telah dan memahami secara komprehensif. 2. Melakukan evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan Dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa dievaluasi secara cermat, lengkap

dan

meggunakan

akurat metode

sesuai dan

dengan tata

cara

ketentuan evaluasi

yang yang

berlaku, telah

dengan

ditetapkan;

mengevaluasi dokumen penawaran administrasi secara cermat, lengkap dan akurat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dengan menggunakan metode dan tata cara evaluasi yang telah ditetapkan; mengevaluasi dokumen penawaran teknis secara cermat lengkap dan akurat sesuai dengan persyaratan teknis yang berlaku, dengan menggunakan metode dan tata cara evaluasi serta ketentuan yang telah ditetapkan;

mengevaluasi dokumen penawaran harga

secara cermat, lengkap dan akurat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 3 dari 137


Kode Modul

dengan harga perkiraan sendiri (HPS), dengan metode dan tatacara evaluasi serta ketentuan yang telah ditetapkan; membuat hasil evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa peringkat pemenangnya secara objektif sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 3. Membuat berita acara evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan membuat berita acara evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa secara cermat, dengan dilampiri dokumen pendukung yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; Mendokumentaskan hasil evaluasi dokumen penawaran barang/jasa secara lengkap dengan menggunakan format dan prosedur yang berlaku.


Halaman: 4 dari 137


Kode Modul

BAB II MELAKUKAN PERSIAPAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA BARANG/JASA PENGERTIAN Evaluasi dokumen penawaran adalah kegiatan untuk meneliti dan menilai dokumen penawaran yang disampaikan oleh calon penyedia barang/jasa dibandingkan dengan ketentuan dokumen pengadaan dan peraturan yang terkait. Penawaran yang disampaikan oleh penyedia dievaluasi dengan suatu metode evaluasi yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan oleh PokjaULP/Panitia Pengadaan. Secara khusus evaluasi dilakukan untuk: 1

Meneliti kelengkapan persyaratan yang disampaikan peserta pemilihan penyedia barang/jasa sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Caranya dengan membandingkan isi dokumen penawaran yang disampaikan oleh calon penyedia barang/jasa dengan persyaratan- persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan.

2

Menilai dan menetapkan apakah penawaran yang disampaikan memenuhi atau tidak memenuhi

persyaratan/

ketentuan

dokumen

pengadaan.

Caranya

dengan

memberikan penilaian secara kuantitatif dan/atau kualitatif terhadap isi dokumen penawaran yang disampaikan sehingga masing-masing calon penyedia dapat ditentukan; apakah memenuhi atau tidak memenuhi, dan/atau mempunyai angka tertentu sebagai hasil penilaian penawaran. 3

Dapat menyusun peringkat peserta yang memenuhi persyaratan dengan cara memberikan nilai terhadap dokumen penawaran yang disampaikan. Evaluasi dokumen penawaran yang disampaikan terdiri dari 3 (tiga) jenis, yaitu: a. Evaluasi Dokumen Administrasi b. Evaluasi Dokumen Penawaran Teknis c. Evaluasi Dokumen Penawaran Biaya Evaluasi dilakukan terhadap masing-masing jenis dokumen dengan metode

evaluasi tertentu sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, yaitu: 1.

Peraturan

Presiden

No.

54

Tahun

2010

beserta

perubahannya

dan

peraturan perundang- undangan yang terkait. 2.

Dokumen pengadaan yang sudah ditetapkan terdiri dari :


Halaman: 5 dari 137


Kode Modul

a. Dokumen Kualifikasi, yaitu dokumen pengadaan yang memuat persyaratanpersyaratan yang harus dipenuhi untuk lulus kualifikasi dan tata cara penilaian kualifikasi. b. Dokumen pemilihan, dokumen pengadaan yang memuat persyaratan-persyaratan dalam suatu dokumen penawaran yang harus dipenuhi meliputi: i.

Persyaratan administrasi.

ii.

Persyaratan penawaran teknis.

iii.

Persyaratan penawaran biaya.

iv.

Tata cara penilaian dokumen administrasi, penawaran teknis, dan penawaran biaya. Untuk pengadaan yang menggunakan prakualifikasi, dokumen

kualifikasi

dan

dokumen pemilihan disampaikan terpisah.

Sedangkan untuk pascakualifikasi disampaikan bersamaan. 3.

Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) tentang isi dokumen pengadaan tanpa mengubah isi dokumen pemilihan.

4.

Adendum dokumen pengadaan yang dibuat apabila dalam BAPP terdapat halhal/ketentuan baru atau perubahan penting terhadap dokumen pengadaan dan/atau adendum dokumen pengadaan yang tidak terkait dengan BAPP yang dibuat sebelumbatas waktu pemasukan penawaran. Perubahan penting terhadap dokumen pengadaan adalah perubahan terhadap

ketentuan-ketentuan dalam dokumen pengadaan yang dapat mengakibatkan perubahan pada hasil evaluasi dokumen penawaran. Sebagai contoh menambah atau mengurangi unsur-unsur yang dinilai, menambah atau mengubah kriteria penilaian, dan atau mengubah tata cara penilaian. Prinsip Evaluasi Dokumen Penawaran Perubahan penting terhadap dokumen pengadaan adalah perubahan terhadap ketentuan-ketentuan dalam dokumen pengadaan yang dapat mengakibatkan perubahan pada hasil evaluasi dokumen penawaran. Sebagai contoh menambah atau mengurangi unsur-unsur yang dinilai, menambah atau mengubah kriteria penilaian, dan atau mengubah tata cara penilaian.


Halaman: 6 dari 137


Kode Modul

Pada prinsipnya evaluasi dokumen penawaran adalah proses penilaian terhadap penawaran setiap peserta calon penyedia barang/jasa sedemikian sehingga setiap penawaran dapat dibandingkan satu dengan yang lainnya untuk dapat menyimpulkan penawaran terbaik dari penyedia barang/jasa dan memenuhi persyaratan di antara penawaran para peserta calon penyedia barang/jasa. Hakekat evaluasi dokumen penawaran adalah untuk memperoleh penawar yang diyakini mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan, di antara penawar-penawar (jika lebih dari

satu) yang diyakini

mampu tersebut, dipilih

penawar yang

menyampaikan penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis, dan harga penawarannya terendah. Mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik maksudnya rekam jejak penawar tersebut menunjukkan kinerja yang baik dalam pengertian semua paket-paket pekerjaan di masa lalu diselesaikan sesuai dengan spesifikasi teknis barang/jasa yang diperjanjikan, dalam jangka waktu yang ditetapkan, dan memenuhi semua kewajiban-kewajiban administratif yang diperlukan. Pokja ULP sebagai calon “Pembeli” harus selalu mengupayakan agar semua langkahnya berada dalam koridor hakekat evaluasi penawaran ini. Hal-hal yang sifatnya tidak substansial jangan dijadikan alasan untuk menggugurkan sebuah penawaran. Untuk menambah keyakinan tentang akan dapat diselesaikannya pekerjaan dengan baik, maka terhadap suatu penawaran yang tampaknya meragukan, Pokja ULP dapat melakukan klarifikasi terhadap penawaran tersebut. Penawaran yang meragukan mungkin dalam bentuk harganya yang terlalu rendah. Jika dalam klarifikasi dapat ditemukan alasan yang tepat untuk harga yang terlalu rendah tersebut, maka sesungguhnya harga tersebut menjadi wajar; dan sebaliknya HPS-lah yang terlalu tinggi. Hal ini dapat terjadi apabila tedapat metode pelaksanaan yang berbeda. Jika dalam klarifikasi ditemukan harga yang terlalu rendah setelah dilakukan klarifikasi, ULP dapat meminta penawar tersebut menaikkan jaminan pelaksanaan guna menjamin bahwa pekerjaan tersebut tetap dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya menurut kontraknya. Evaluasi dokumen penawaran dilakukan untuk mendapatkan 3 (tiga) peserta terbaik dari peserta pemilihan penyedia barang/jasa yang memenuhi ketentuan, syaratsyarat, dan spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, sebagai


Halaman: 7 dari 137


Kode Modul

calon pemenang dan pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) sesuai urutan hasil penilaian. Untuk menghasilkan nilai akhir yang dapat dibandingkan antara satu dengan yang lainnya, maka sebelum melaksanakan evaluasi terlebih dahulu perlu ditetapkan hal-hal sebagai berikut : 1.

Unsur Penilaian, adalah unsur-unsur yang merupakan bagian dari isi dokumen penawaran yang dapat dinilai baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif. Sebagai contoh, pemilihan penyedia barang/jasa dinilai berdasarkan unsur-unsur pengalaman yang dimiliki, kewajiban perpajakan yang sudah dipenuhi, kewajiban perijinan yang sudah dipenuhi, kemampuan finansialnya, kemampuan teknisnya, tenaga ahli yang dimiliki, besar penawaran biaya yang diajukan dan sebagainya. Unsur-unsur ini merupakan bagian dari isi dokumen penawaran.

2.

Tata Cara Penilaian, adalah langkah-langkah dan cara menilai yang digunakan untuk menilai setiap unsur dan tata cara menggabungkan nilai dari setiap unsur sehingga didapatkan satu nilai tertentu untuk setiap peserta. Sehingga dengan nilai tersebut dapat dibandingkan antara peserta yang satu dengan peserta yang lainnya untuk menghasilkan kesimpulan peserta yang terbaik. Tata cara yang digunakan bisa sederhana yaitu dengan melihat ada atau tidaknya unsur yang dinilai; seperti ada tidaknya ijin usaha, ada tidaknya akte notaris dan sebagainya. Bisa juga dengan menggunakan rumus tertentu seperti untuk menilai unsur sisa kemampuan paket, menilai unsur kemampuan dasar, unsur biaya selama umur ekonomis dan sebagainya. Tata cara penilaian ini harus dapat menghasilkan nilai tertentu yang seragam dalam arti nilai tertentu yang dimiliki masing-masing peserta harus bisa dibandingkan antara peserta yang satu dengan peserta lainnya. Sebagai contoh, perusahaan X mempunyai pengalaman mengerjakan pekerjaan membangun rumah satu lantai dengan luas 500 m2 pada tahun 1995 dengan nilai 200 juta rupiah. Sementara itu perusahaan Y mempunyai pengalaman yang sama dengan nilai yang sama tetapi dilaksanakan pada tahun 2005. Maka nilai pekerjaan kedua perusahaan tersebut harus diseragamkan terlebih dahulu karena nilai uang pada tahun 1995 berbeda dengan nilai uang pada tahun 2005.


Halaman: 8 dari 137


3.

Kode Modul

Kriteria Penilaian, adalah syarat tertentu dan/atau nilai tertentu atas unsur-unsur yang dinilai dan ditetapkan sebelum dilakukan evaluasi, dimana syarat dan/atau nilai tersebut merupakan batas untuk menyatakan apakah peserta yang bersangkutan memenuhi atau tidak memenuhi persyaratan sebagai penyedia barang/jasa.

Best Practice Dalam Evaluasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa Framework Dalam Memperoleh Dan Mengevaluasi Penawaran Secara best practice ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam melaksanakan proses memperoleh dan mengevaluasi penawaran dari Penyedia Barang/Jasa. Bagaimana hal ini dapat dilakukan bergantung dari beberapa faktor, antara lain jenis barang/jasa yang dibutuhkan, jenis hubungan kerjasama yang hendak anda lakukan dengan Penyedia Barang/Jasa, dan sejauh mana ketertarikan Penyedia Barang/Jasa terhadap perusahaan anda sebagai partner bisnis yang potensial. Peraturan dalam perusahaan/organisasi, kebijakan perusahaan/organisasi dan aturanaturan lainnya juga dapat mempengaruhi keputusan anda dalam memperolah dan mengevaluasi penawaran. Beberapa Pendekatan Alternatif untuk Memperoleh dan Mengevaluasi Penawaran Terdapat tiga dimensi yang harus dipertimbangkan dalam pendekatan untuk memperoleh dan mengevaluasi penawaran, yaitu: •

Metode atau Proses yang digunakan untuk memperoleh penawaran dan tingkat formalitasnya.

•

Seberapa mendalam yang anda butuhkan untuk mengevaluasi penawaran Penyedia, dan dengan kriteria seperti apa.

•

Berapa banyak Penyedia yang akan anda undang.


Halaman: 9 dari 137


Kode Modul

Tiga dimensi tersebut dapat dilihat dalam gambar dibawah ini: (gambar dibuat/desain ulang)

(Judul : tiga dimensi saat seleksi penawaran penyedia) Di dalam modul sebelumnya yaitu Pengumuman Pelaksanaan Pengadaan dan Pembukaan Dokumen Penawaran, telah dijelaskan terkait dengan dimensi “Berapa banyak Penyedia yang akan anda undang” dan “Metode atau Proses yang digunakan untuk memperoleh penawaran”. Sedangkan dalam modul ini akan coba dijelaskan lebih detail terkait dengan dimensi “Menentukan kriteria untuk mengevaluasi penawaran” secara best practice, dan akan anda lihat bagaimana Supply Strategi akan membantu menentukan terhadap pilihan-pilihan yang ada. Overview Proses dalam Memperoleh dan Mengevaluasi Penawaran Gambar di bawah ini memperlihatkan beberapa tahapan umum yang digunakan dalam proses untuk memperoleh dan mengevaluasi penawaran. Tahapan-tahapan ini dapat digunakan ketika anda mengundang sedikit atau banyak Penyedia Barang/Jasa, dan juga ketika anda menggunakan metode proses yang formal ataupun relatif informal. Namun, kompleksitas dalam tiap tahapan akan berbeda-beda bergantung dengan situasinya.


Halaman: 10 dari 137


Kode Modul

The Process of Obtaining & Selecting Offers

Dalam gambar di atas, dapat anda lihat bahwa terdapat 8 tahapan utama yang perlu

dilakukan

dalam

memperoleh

dan

mengevaluasi

penawaran.

Sebelum

dilaksanakan kedelapan tahapan utama ini, maka ada beberapa aktivitas penting yang perlu dilakukan yang berpengaruh terhadap suksesnya usaha anda dalam memperoleh dan mengevaluasi penawaran, yaitu: •

Setting supply targets and priorities: Ini terkait dengan perlunya anda mengetahui kebutuhan yang hendak anda capai ketika melakukan pengadaan/pembelian barang/jasa

yang

dibutuhkan

oleh

Perusahaan

dan

seberapa

penting

pengadaan/pembelian tersebut pada anda. Target supply secara umum mengarah pada area kualitas, ketersediaan, tingkat layanan penyedia dan total biaya. •

Analysing supply markets: Analisa pasar barang/jasa dapat membantu anda mengetahui level resiko barang/jasa tersebut di dalam market dan juga dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi segmen pasar yang cocok dengan kebutuhan anda. Hasil dari analisa ini menjadi dasar usaha anda untuk mengidentifikasi Penyedia berdasarkan segmennya.

•

Positioning the purchase item. Tahapan ini anda menggunakan Supply Positioning Model

untuk

menentukan

(bergantung

dari

level

belanja

dan

resikonya)

pengadaan/pembelian barang/jasa seperti apa yang akan anda laksanakan: apakah Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

pada posisi kuadran routine, leverage, bottleneck atau critical. Dalam tahap ini juga membantu anda untuk menentukan level prioritas untuk usaha anda dalam memperoleh dan mengevaluasi barang/jasa untuk beberapa item tertentu. •

Determining your item-specific supply strategy. Strategi supply anda akan berbedabeda bergantung dari kategori jenis item pengadaan barang/jasa anda seperti apa dan jenis hubungan kerjasama seperti apa yang anda butuhkan. Strategi ini akan menjadi dasar untuk melakukan penilaian kualifikasi Penyedia.

•

Identifying and appraising potential suppliers. Untuk banyak pengadaan/pembelian barang/jasa, dan khusus untuk barang/jasa yang memiliki level yang tinggi dalam nilai belanja dan/atau resiko supply nya, anda membutukan untuk melakukan penilaian kualifikasi Penyedia dengan hati-hati sebelum mengundang Penyedia menyampaikan penawaran dan mengevaluasinya. Dalam beberapa kasus, proses kualifikasi Penyedia ini dapat dilakukan secara bersamaan saat Penyedia menyampaikan penawaran untuk anda lakukan evaluasi. Pada dasarnya pada tahapan ini anda melakukan identifikasi Penyedia mana yang akan di undang untuk menyampaikan penawarannya.

Hubungan dengan Strategi Supply Terdapat banyak cara untuk memperoleh dan mengevaluasi penawaran dari Penyedia Barang/Jasa. Beberapa hal penting yang perlu anda pertimbangkan pada saat anda akan menentukan pilihan adalah: •

Nilai dari Kontrak

•

Tingkat resiko supply

•

Kebutuhan anda untuk meminimalkan biaya-biaya administratif.

•

Proses yang akuntabilitas dan etika

•

Kebutuhan untuk membangun hubungan bisnis yang baik dengan Penyedia Barang/Jasa tersebut. Kesemua hal penting ini berhubungan dengan strategi supply yang akan anda

kembangkan pada saat akan melaksanakan penagadaan/pembelian barang/jasa. Strategi supply yang dipilih akan berimplikasi terhadap jenis hubungan kerjasama yang akan anda kembangkan dengan Penyedia, dan juga pendekatan seperti apa yang akan anda pilih untuk memperoleh dan mengevaluasi Penawaran. Oleh sebab itu, secara singkat anda akan lihat strategi supply apa yang akan anda kembangkan dihubungkan dengan kebutuhan pengadaan/pembelian barang/jasa yang anda perlukan.




a)

Kode Modul

The Supply Positioning Model. Supply Positioning Model adalah alat untuk

membantu anda untuk memberikan bobot penilaian seberapa penting item barang/jasa yang akan anda adakan/beli dengan mengacu pada beberapa faktor: Tingkat nilai belanja tahunan untuk item tersebut Teori Pareto anda gunakan sebagai dasar analisanya. Teori ini menyatakan bahwa 20% item pengadaan/pembelian anda akan membebani kurang lebih senilai 80% dari nilai total belanja anda secara keseluruhan. Sebaliknya 80% item pengadaan/pembelian barang/jasa sisanya, hanya akan membebani kurang lebih 20% dari nilai total belanja anda. Dengan teori ini dapat anda simpulkan bahwa semakin banyak anda belanja untuk jenis item barang/jasa yang menghabisakan hampir 80% dari nilai total belanja perusahaan anda maka semakin penting bagi anda untuk berhatihati dalam melaksanakan pengadaan/pembelian item barang/jasa tersebut mengingat nilai belanjanya yang sangat besar. Dampak supply, resiko supply dan supply opportunity Faktor dampak supply, resiko supply dan supply opportunity ini memiliki arti sebagai berikut: bayangkan dampak terhadap perusahaan anda misalnya dalam hal hilangnya kesempatan memperoleh keuntungan, bila anda tidak dapat memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan. Untuk menghindari hal ini tentunya membutuhkan usaha khusus dari anda untuk menurunkan resiko kegagalan memperoleh item barang/jasa tersebut dengan melihat situasi dan kondisi barang/jasa tersebut di pasar sekaligus juga untuk memperoleh manfaat dan besarnya kesempatan yang akan diperoleh perusahaan dalam kompetisi ke depan bila berhasil menurukan resiko tersebut. Kesemua faktor yang telah disebutkan di atas tergambar di bawah ini:

TheSupply Positioning Model Item

H ItemF J

H

ItemItemB

ItemAItem Impact/supply M GK opportunity/risk rating ItemItemItem DLH L Item E Item Item

M

L

MC N 80%ofitems=20%ofvalue

20%ofitems=80%ofvalue

Expenditure Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Nilai belanja ada pada garis horizontal (sumbu x) dimana nilai belanja akan semakin besar dari kiri ke arah kanan. 20% barang/jasa yang merepresentasikan 80% nilai total belanja berada pada posisi sebelah kanan pada garis tersebut. Sedangkan 80% item sisanya yang menghabiskan 20% nilai total belanja ada pada sisi sebelah kiri. Impact/supply

opportunity/resiko

untuk

setiap

item

barang/jasa

direpresentasikan pada garis vertikal. Penilaiannya di bagi menjadi 4 kategori yaitu H, M, L dan N yang mengandung arti dibawah ini: H = High impact/supply opportunity/risk M = Moderate impact/suppl yopportunity/risk L = Low impact/supply opportunity/risk N = Negligible impact/supply opportunity/risk Supply Positioning Model membantu anda untuk 2 tujuan utama: 1.

Membantu mengarahkan anda untuk memprioritaskan sejauh mana usaha yang anda lakukan untuk memperoleh dan mengevaluasi penawaran dari Penyedia untuk barang/jasa tertentu. Anda

tidak

perlu

melakukan

usaha

yang

besarnya

sama

untuk

setiap

pengadaan/pembelian suatu item barang/jasa. Beberapa barang/jasa akan lebih penting bagi anda dibandingkan dengan yang lain. Hal ini tentunya bergantung seberapa besar nilai belanja yang akan anda keluarkan untuk item barang/jasa tersebut dan seberapa besar resiko dan kesempatan yang akan ada. Dari gambar di atas, sepertianda lihat terbagi dalam 4 zona yaitu H, M, L dan N. Item F dalam gambar ada pada lokasi zona H (prioritas tinggi), karena memiliki nilai dampak/supply opportunity/resiko yang tinggi juga tingkat nilai belanja yang tinggi. Itu sebabnya membutuhkan tingkat perhatian yang besar dari anda saat memperoleh dan mengevaluasi penawaran dari Penyedia. Sebaliknya item M ada pada zona N (prioritas yang diabaikan), yang secara virtual merupakan item yang tidak perlu ada perhatian/usaha yang besar untuk memperoleh barang/jasa nya. Item-item barang/jasa yang lain memiliki tingkat prioritas yang berbeda-beda dilihat dari posisi item tersebut pada gambar. 2.

Mengarahkan anda untuk membangun strategi supply dan jenis hubungan yang akan dibangun dengan Penyedia. Strategi supply dan kebutuhan hubungan kerjasama dengan penyedia akan berbeda-beda dari satu item barang/jasa dengan item yang lainnya, tergantung dari faktor-faktor keseimbangan yang anda telah identifikasi dalam Supply Positioning Model. Hal ini akan menentukan pendekatan anda saat proses




Kode Modul

memperoleh dan mengevaluasi penawaran dari Penyedia. Misalnya saja untuk proses memilih penyedia untuk item pengadaan/pembelian barang/jasa yang nilai belanjanya relatif kecil dan sifat pengadaannya hanya satu kali, tentunya akan berbeda dengan memilih penyedia yang item barang/jasa nya dibutuhkan berulang oleh perusahaan dengan nilai belanja yang cukup besar. b)

Tipe Barang/Jasa Supply Positioning Model dapat dibagi menjadi 4 kuadran, setiap kuadran

merepresentasikan pengadaan item barang/jasa dengan karakterisitik, strategi supply dan tipe hubungan kerjasama dengan penyedia yang berbeda-beda. r

The Supply Positioning Model: 4 types of purchase items H

M

Bottleneck

Impact/supplyoppo rtunity/riskrating

Routine

Critical Leverage

L

N 80%ofitems=20%ofvalue


Expenditure

Anda akan coba mengexplore 4 kategori dari pengadaan item barang/jasa ini dengan lebih detail dan mereview pendekatan utama untuk memperoleh dan mengevaluasi penawaran yang sesuai untuk masing-masing kategori. Routine Items Routine items memiliki karakteristik dibawah ini: •

Terdapat banyak penyedia di pasar dan produk atau jasa nya tersedia banyak di pasar.

•

Merupakan item barang/jasa yang standar

•

Nilai belanja tahunan perusahaan anda relatif kecil untuk pengadaan item ini.

•

Item barang/jasa ini memiliki resiko yang kecil terhadap perusahaan




•

Kode Modul

Besarnya nilai belanja andamemiliki proporsi yang kecil pada nilai total pendapatan penyedia. Misalnya saja kebutuhan perlengkapan kantor yang simpel seperti kertas dan alat

tulis kantor lainnya sering dimasukan ke dalam klasifikasi rutin item. Memiliki nilai belanja yang rendah dan resiko yang rendah pula. Hal ini memiliki arti bahwa item rutin memiliki prioritas yang rendah untuk perusahaan. Strategi supply anda untuk rutin item seharusnya meminimalisasi proses untuk memperolehnya. Strategi supply untuk itemuntuk rutin yang Beberapa elemen penting dari strategi supply item rutin dapat dilihat pada berkelanjutan box dibawah ini: jumlah suppliers: One Nature of relationship: Minimum intervention Type of contract: Long term contract Tipe Penyedia Dapat melakukan supply barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan sebanyak mungkin Responsif, sehingga meminimalkan adanya kebutuhan intervensi Bersedia untuk melakukan supply barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan secara kontinu dalam jangka panjang

Pendekatan untuk memperoleh dan mengevaluasi Penawaran Untuk

item

rutin,

pendekatan

anda

seharusnya

berkonsentrasi

untuk

meminimalisasi proses memperoleh barang/jasa nya dan berusaha untuk menarik minat Penyedia yang kompeten meskipun tingkat nilai bisnis didalamnya relatif kecil. Item rutin merupakan barang/jasa yang standar, oleh sebab itu biarkan Penyedia menyampaikan penawaran secara simpel dengan pendekatan yang informal. Karena tingkat nilai belanja yang umumnya tidak terlalu signifikan, maka banyak Penyedia tidak mengalokasikan waktu yang banyak untuk mempersiapkan penawarannya. Oleh sebab itu, bentuk penawaran yang anda syaratkan sebaiknya simpel dan sederhana dan tidak meminta syarat-syarat penawaran yang kompleks. Dasar untuk evaluasi penawaran Anda seharusnya dapat memperhatikan beberapa isu dibawah ini pada saat menentukan kriteria untuk mengevaluasi penawaran dari item rutin. Sehubungan dengan nilai pengadaan/pembelian yang rendah, dan karena anda lebih mengutamakan Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

hemat waktu dan usaha untuk memperoleh barang/jasa nya, maka harga yang harus anda bayar untuk barang/jasa tersebut menjadi prioritas penting yang kedua. Anda sebaiknya menggunakan pendekatan evaluasi secara langsung dan simpel, dengan mengutamakan mengurangi biaya administratif pada saat pengadaan/pembelian barang/jasa tersebut. Idealnya untuk item barang/jasa ini anda menggunakan fixed term supply contract berikut tingkat pelayanannya contohnya seperti pembelian online, penggunaan kartu pembelian dan layanan penagihan yang terkonsolidasi. Pada saat beberapa Penyedia telah lulus dari tipe kriteria ini, anda dapat menyeleksi satu Penyedia yang memberikan penawaran harga terendah. Banyaknya Penyedia yang di undang Untuk item barang/jasa rutin ini, anda seharusnya melakukan konsolidasi kebutuhan untuk mengetahui sejauh mana volume maksimum yang diperlukan. Permintaan penawaran dari sejumlah kecil Penyedia yang sangat kompeten dengan tingkat pelayanan yang baik dalam area bisnis ini merupakan pendekatan pengadaan yang sebaiknya dilakukan. Penyedia yang nantinya terpilih dapat dilakukan review dari waktu ke waktu misalnya saja setiap 1-2 tahun. Leverage Items Item leverage memiliki karakteristik sebagai berikut: •

Terdapat banyak penyedia di pasar dan produk atau jasa nya tersedia banyak di pasar

•

Merupakan item barang/jasa yang standar

•

Nilai belanja tahunan untuk item barang/jasa ini cukup tinggi untuk Perusahaan

•

Pengadaan Item barang/jasa pada kuadran ini memiliki resiko yang rendah Dengan memiliki tingkat nilai belanja yang relatif tinggi tentunya akan banyak

menarik minat para Penyedia. Hal ini bergantung juga tentunya dengan seberapa besar Perusahaan Penyedia barang/jasa tersebut dan seberapa penting bisnis Perusahaan anda ke depan. Sehubungan dengan nilai belanja yang besar dan dengan resiko pengadaan barang/jasa yang rendah, strategi supply untuk item leverage akan fokus kepada penurunan harga. Hanya saja strategi ini dapat berbeda-beda pada beberapa situasi bergantung pada tingkat harga barang/jasa yang bervariasi diantara beberapa Penyedia dan tingkat biaya yang ada bila dilakukan penggantian Penyedia dari satu ke Penyedia yang lain. Variasi strategi ini dapat anda lihat pada ringkasan tabel dibawah ini:




Kode Modul

Supply strategy for continuously required leverage items

Number of suppliers

Case1:

Case2:

Case3:

Case4:

Case5:

Very high switching costs

Low price variability/ negligible switching costs

Low price variability /relatively high switching costs

High price variability /low switching costs

High price variability /relatively high switching costs

One

Many

One

Many

Two or three

Type of contract

Term contract– typically long term

Spot

Term contract

Spot

Term (framework) contract – typically over medium term

Typeofs uppliert oseek

Lowest cost over the contract term

Lowest cost today


Lowest cost today


Desiredrela tionshipwit hthesupplie r

Co-operative (will not exploit its dominant position once you are“locked in”)

Arms-length

Arms-length (buyerdominant)

Arms-length

Co-operative

Pendekatan untuk memperoleh dan mengevaluasi Penawaran Sehubungan dengan tingkat nilai belanja yang signifikan, maka pendekatan informal dalam memperoleh dan mengevaluasi penawaran dari Penyedia menjadi hal yang tidak sesuai. Sehingga pendekatan yang diperlukan adalah sebaiknya dengan menggunakan enquiry/quotation process atau dengan sebuah proses tender yang memiliki kompetisi luas dan terbuka yang anda pernah bahas pada PP 07 dan PP 09. Dengan tingkat nilai belanja yang semakin tinggi, kebijakan perusahaan akan meminta proses tender yang formal. Dalam beberapa kasus, nilai biaya administratif yang tinggi karena melakukan tender yang formal akan dikompensasikan dengan memperoleh harga yang lebih baik seiring dengan tingginya tingkat persaingan dalam tender. Dasar untuk mengevaluasi Penawaran Beberapa isu penting yang harus anda pertimbangkan saat menentukan kriteria untuk melakukan evaluasi penawaran untuk item leverage adalah: Karena item leverage merupakan barang/jasa yang standar dan secara alamiah memiliki resiko yang rendah, evaluasi yang simpel dan sederhana sebaiknya digunakan bila memungkinkan. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Secara umum anda akan menekankan pada kriteria harga dan biaya terendah bila item barang/jasa yang berada pada kuadran leverage ini memiliki nilai belanja yang signifikan pada Perusahaan. Untuk beberapa item barang/jasa leverage yang tidak banyak pengaruh signifikan pada biaya paska pengadaannya seperti pengadaan/ pembelian material atau komponen produksi, anda sebaiknya fokus evaluasi pada harga perolehannya saja. Namun ketika item barang/jasa tersebut berpengaruh signifikan pada saat penggunaanya misalnya saja biaya operational dan maintenance untuk kendaraan delivery, maka evaluasi penawaran anda sebaiknya fokus pada biaya total kepemilikan atau Total Cost of Ownership. Untuk item barang/jasa leverage yang memiliki total nilai belanja tahunan yang tinggi bagi perusahaan dan dalam analisa pasar penyedia nya memiliki switching costs yang tinggi maka strategi supply anda cenderung mengembangkan hubungan kerjasama dengan Penyedia dengan periode waktu tertentu misalnya saja dengan melalui kontrak berjangka waktu, maka anda perlu mempertimbangkan kapabilitas dan motivasi Penyedia bila tingkat bisnis Perusahaan anda tidak signifikan untuk Penyedia yang besar. Ketika tingkat nilai belanja anda pada item leverage menarik minat para Penyedia, maka umumnya mereka bersedia untuk mengalokasikan waktu dan usaha dalam mempersiapkan penawaran. Termasuk juga menyediakan informasi yang anda butuhkan untuk melakukan penilaian kapabilitas dan motivasi dari Penyedia. Ketika hubungan kontrak jangka pendek yang diperlukan maka tidak dibutuhkan penilaian motivasi dari Penyedia, dan penilaian harga terendah atau total biaya kepemilikan terendah lah yang sebaiknya menjadi dasar dalam mengevaluasi penawaran. Banyaknya Penyedia yang di undang Sehubungan dengan relatif besarnya nilai uang yang anda belanjakan untuk item leverage ini, maka sebaiknya anda memanfaatkan kompetisi yang maksimal di antara para Penyedia. Oleh sebab itu anda sebaiknya mencoba mengundang sebanyak mungkin Penyedia-Penyedia potensial, apalagi bila anda ketahui terdapat perbedaan harga yang signifikan antara penyedia yang satu dengan yang lain. Bottleneck Items Karakteristik utama untuk pengadaan/pembelian item barang/jasa pada kuadran bottleneck adalah: •

Item barang/jasa tersebut tersebut memiliki resiko yang tinggi untuk Perusahaan anda




Kode Modul

•

Terdapat sedikit Penyedia

•

Merupakan barang/jasa non standar.

•

Tingkat nilai belanja tahunan perusahaan anda untuk item barang/jasa tersebut cukup rendah Karena nilai belanja anda rendah maka cenderung tidak menarik bagi Penyedia.

Fokus utama strategi supply untuk item barang/jasa pada kuadran bottleneck adalah untuk meminimalisasi resiko supply, sedangkan biaya itu merupakan faktor yang kedua. Itu sebabnya sangat beralasan bila anda membayar relatif dengan harga yang tinggi dalam rangka untuk mengurangi resiko supply. Beberapa elemen kunci strategi supply untuk item barang/jasa yang bottleneck dan diperlukan secara kontinu oleh Perusahaan dapat anda lihat di bawah ini:

Supply strategy for continous bottleneck items Number of suppliers: One (Possibly two) Nature of relationship: Be a “good customer” Type of contract: Term contract (probably for a significant period) Tipe Penyedia 

Memiliki kapabilitas tertentu pada area yang dapat memberikan resiko besar pada Perusahaan anda.



Tidak akan melakukan exploitasi karena memiliki posisi tawar yang tinggi pada Perusahaan anda.



Akan kontinu melakukan supply produk yang dibutuhkan Perusahaan anda dalam jangka waktu panjang.

Pendekatan untuk memperoleh dan mengevaluasi Penawaran Sehubungan dengan nilai belanja yang rendah dan ketergantungan anda pada Penyedia untuk item yang bottleneck sangat tinggi, maka Penyedia berada pada posisi tawar yang sangat kuat. Pendekatan dengan proses enquiry/quotation sebaiknya yang digunakan. Penawaran Penyedia secara tertulis sangat direkomendasikan mengingat adanya resiko signifikan yang timbul. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Karena level bisnis perusahaan anda rendah dan tidak menarik bagi Penyedia, mereka umumnya tidak berniat untuk mengalokasikan waktu lama untuk menyiapkan penawaran. Hal ini kontradiktif dengan kebutuhan Perusahaan anda sebagai pembeli yang memerlukan detail yang signifikan pada penawaran untuk dapat memahami secara keseluruhan terkait dengan resikonya. Respon yang baik dari penyedia pada kuadran bottleneck dapat diperoleh bila: •

Dokumen enquiry hanya menanyakan informasi yang diperlukan dihubungkan dengan area resiko yang menjadi perhatian Perusahaan anda.

•

Dokumen

enquiry

yang

anda

susun

tidak

mensyaratkan

Penyedia

yang

menyampaikan penawaran harus dalam format yang kaku sesuai dengan format yang anda susun namun sebaliknya dapat memberi kebebasan pada Penyedia untuk memilih sendiri bagaimana bentuk penyampaian informasinya sepanjang substansi yang diperlukan telah masuk didalamnya. Dasar untuk mengevaluasi Penawaran Ketika menentukan dasar kriteria untuk mengevaluasi penawaran pada item bottlleneck, maka yang harus menjadi perhatian adalah: •

Biaya bukan menjadi isu yang paling penting, oleh sebab itu pendekatan harga terendah atau total biaya kepemilikan terendah bukanlah pendekatan yang sesuai.

•

Analisis yang mendalam sering dibutuhkan untuk menilai bahwa Penyedia tersebut dapat menurunkan resiko yang ada. Oleh sebab itu pendekatan evaluasinya berdasarkan Kapabilitas Penyedia.

•

Meskipun nilai belanja anda rendah, mungkin ada beberapa faktor lain yang membuat bisnis anda menjadi lebih menarik bagi Penyedia. Oleh sebab itu sangat berharga bila anda melakukan explore terhadap tingkat motivasi penyedia pada saat melakukan penilaian terhadap penawarannya untuk item bottleneck.

•

Penyedia umumnya tidak berminat untuk mengalokasikan banyak usaha untuk menyusun penawarannya, oleh sebab itu syarat pemenuhan informasi yang dibutuhkan oleh anda untuk mengevaluasi penawaran sebaiknya relatif langsung pada pokok-pokok utamanya.

Banyaknya Penyedia yang diundang Dengan tidak terlalu memperhatikan tentang persoalan biaya dalam kasus item barang/jasa pada kuadran bottleneck, anda sepertinya sudah cukup puas bila telah memperoleh Penyedia yang memenuhi persyaratan dan tidak akan bisa dijustifikasi (dari sudut pandang biaya) untuk mencari kompetisi yang maksimum terhadap harga pada kuadran bottleneck. Oleh sebab itu pendekatan terbaik adalah dengan Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



mengundang secara

terbatas,

Penyedia yang

Kode Modul

telah

diketahui

kapabilitas

dan

kemampuannya untuk menyampaikan penawaran.

Critical Items Karakteristik barang/jasa pada kuadran critical adalah: Merupakan barang/jasa non standar Terdapat relatif sedikit Penyedia Terdapat relatif sedikit alternatif supply Resiko pada Perusahaan anda sangat tinggi Nilai belanja tahunan untuk item critical sangat tinggi Dengan tingkat nilai belanja yang tinggi untuk pengadaan/pembelian barang/jasa pada kuadran critical, maka hal ini dapat menjadi hal yang menarik minat dari para Penyedia. Sehubungan dengan memiliki resiko tinggi dan nilai belanja yang tinggi pula, maka item pengadaan barang/jasa pada kuadran critical menjadi prioritas tertinggi bagi perusahaan anda. Fokus anda tentunya dengan meminimalisasi resiko dan biaya bagi Perusahaan. Supply strategi untuk critical items dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Supply strategy for continous critical items Number of suppliers: One Nature of relationship: Partnership Type of contract: Long term “partnership” contract Tipe Penyedia ♦ Memiliki kapabilitas tertentu pada area yang dapat memberikan resiko besar pada perusahaan anda. ♦ Memiliki kemampuan sebagai penyedia dengan biaya yang rendah dan/atau sebagai penyedia dengan teknologi terdepan dalam jangka panjang. ♦ Kebutuhan produk dan pelayanan untuk Perusahaan anda merupakan core bisnis dari Penyedia. ♦ Strategi bisnis dari Penyedia harus sesuai dengan strategi bisnis perusahaan anda. ♦ Perusahaan Penyedia harus memiliki kondisi finansial yang stabil dan posisi yang berkelanjutan di pasar. ♦ Tidak memiliki hubungan istimewa dengan kompetitor Perusahaan anda. ♦ Tidak mengeksploitasi posisi Perusahaan anda.




Kode Modul

Pendekatan untuk memperoleh dan mengevaluasi penawaran Dalam critical items, tingkat nilai belanja dan resiko yang tinggi akan menyebabkan anda tidak mungkin menggunakan pendekatan informal. Secara umum pendekatan dengan proses enquiry/quotation sepertinya pendekatan yang lebih sesuai kecuali kebijakan perusahaan terkait dengan level nilai belanja atau dibutuhkannya kontrol manajemen yang detail, maka membuat anda menggunakan pendekatan prosedur tender yang lebih formal. Waktu dan usaha yang dibutuhkan terkait dengan pendekatan formal tender harus menjadi jastifikasi lebih lanjut mengingat bahwa biaya dan resiko adalah hal yang penting baik bagi Perusahaan anda maupun bagi Penyedia. Dasar untuk mengevaluasi Penawaran Evaluasi Penawaran untuk item critical seharusnya memperhatikan beberapa hal berikut ini: •

Timbulnya resiko tinggi memiliki arti dibutuhkannya evaluasi yang mendalam. Selain itu juga untuk mencari seorang supply partner, maka penting untuk dilakukan evaluasi baik terhadap tingkat motivasi maupun kapabilitas dari Penyedia. Sehubungan dengan nilai belanja yang tinggi, evaluasi anda juga harus mempertimbangkan total biaya sebagai hal yang penting.

•

Dalam membangun partnership, anda juga harus mempertimbangkan posisi biaya jangka panjang Penyedia. Sering untuk hal ini, informasi yang akurat akan sulit dimungkinkan, oleh sebab itu selain mempertimbangkan kriteria tentang total biaya, anda juga harus memasukan kriteria yang dapat menilai kemampuan Penyedia sebagai low cost provider dalam jangka panjang.

•

Karena nilai belanja yang tinggi dapat menjadi faktor yang menarik minat bagi Penyedia, maka mereka akan mempersiapkan penawaran dengan usaha yang signifikan. Oleh sebab itu pendekatan evaluasi yang mendalam tentunya dapat diterapkan.

•

Banyak item barang/jasa pada kuadran critical memiliki biaya lanjutan setelah dilakukan pengadaan/pembeliannya (misalnya biaya operational dan maintenance), oleh sebab itu metode evaluasi dengan pendekatan total biaya kepemilikan menjadi fokus yang relevan, kecuali bila pengadaan/pembelian barang/jasa nya tidak memiliki biaya lanjutan pasca pengadaannya, maka biaya utama yang menjadi fokus dalam evaluasi adalah harga pengadaan/pembelian barang/jasa nya.

Berapa banyak Penyedia yang akan diundang




Kode Modul

Karena item barang/jasa berada pada kuadran critical maka anda akan lebih mencermati baik faktor biaya maupun resiko sehingga anda akan berharap dapat mengundang sebanyak mungkin Penyedia-Penyedia yang ada untuk menyampaikan penawaran. Namun karena item barang/jasa nya memiliki tingkat resiko yang tinggi dalam melaksanakannya, maka sepertinya hanya terdapat sedikit Penyedia yang tersedia. Apabila persyaratan anda sangat kompleks (mis: mega proyek konstruksi, mesin dengan rancangan khusus, atau komponen design yang khusus), anda mungkin dapat memutuskan mengundang Penyedia dalam beberapa tahap. Misalnya, anda dapat berinisiatif untuk mengundang seluruh Penyedia yang mungkin mampu untuk menyampaikan Penawaran tahap pertama yang dapat memberikan anda dasar untuk mengeleminasi Penyedia yang tidak sesuai. Ketika ada telah menyusun daftar pendek pertama dari Penyedia (misalnya berdasarkan kapabilitas Penyedia atau solusi teknis yang mereka tawarkan yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan anda), maka anda dapat mengundang Penyedia yang tersisa dalam daftar pendek tersebut untuk menyusun penawaran yang lebih detail yang dapat membuat anda mampu untuk melakukan evaluasi akhir. Kesimpulan Gambaran

utama

yang

harus

diingat

tentang

4

kategori

dalam

pengadaan/pembelian item barang/jasa adalah: •

Routine items memiliki nilai belanja dan resiko yang rendah.

•

Leverage items memiliki nilai belanja yang tinggi namun resikonya rendah.

•

Bottleneckitems memiliki nilai belanja yang rendah namun punya resiko yang tinggi.

•

Critical items memiliki nilai belanja dan resiko yang tinggi. Tipe-tipe yang berbeda dalam pengadaan/pembelian barang/jasa ini akan

menyebabkan kebutuhan pendekatan yang berbeda-beda pula dalam memperoleh dan mengevaluasi penawaran dari para Penyedia. Terdapat 3 faktor penting yang harus anda perhatikan terkait dengan hal ini: •

Sejauh mana tingkat formalitas yang anda akan gunakan dalam proses pendekatan untuk memperoleh dan mengevaluasi penawaran.

•

Sejauh mana kedalaman evaluasi yang anda butuhkan dalam setiap penawaran untuk dapat mengevaluasi dan menyeleksi satu Penyedia terbaik untuk Perusahaan anda.

•

Seberapa banyak Penyedia yang akan anda undang untuk menyampaikan penawaran.




Kode Modul

Perbedaan utama dalam kaitannya dengan hal di atas, yang dapat digunakan untuk 4 kategori dalam pengadaan/pembelian barang/jasa, dapat dijelaskan dalam gambar di bawah ini:

The Supply Positioning Model & approaches to suppliers’offers Bottleneck Impact/supplyopportunit y/ •Useenquiry/quotation riskrating

•Evaluationcriteriabasedonm otivation&capability •Inviteselectednumberofsu ppliers

•Usesimple,informalprocess •Evaluationbasedoncapabilityof thesuppliertoreduceyour administrativecosts •Invitesmallnumberofsuppliers

Critical •Useenquiry/qu(ifneeded,2-st •Evaluationbasemotivation&c •Invitelargestpofavailablesup

oionortender t a tncapability/ a gblenumberrs e )

doost •Useenquiry/quotationortender o •Evaluationbasedonprice/cost&capability(ifrelevant) s •Invitelargestpossiblenumberofavailablesuppliers s i p l i e Leverage

Routine Anda harus menyadari bahwa di dalam setiap kategori terdapat beberapa gradien. Misalnya, sebuah barang/jasa rutin yang klasik akan ada pada posisi ekstrim bawah sebelah kiri dari gambar yaitu nilai belanja dan resiko yang sangat rendah. Semakin posisi item barang/jasa tersebut bergeser mendekati kategori-kategori yang lain, maka pendekatan anda akan mulai memperhatikan pada pendekatan-pendekatan kategori yang lain misalnya saja leverage atau bottleneck. Oleh sebab itu anda harus dapat mengadaptasikan pendekatan anda pada perubahan posisi item barang/jasa menuju kategori yang lain ketika akan dilakukan pengadaan/pembeliannya. Kriteria Dalam Mengevaluasi Penawaran Terdapat beberapa cara untuk mengevaluasi penawaran Penyedia berdasarkan kriteria berbeda yang mungkin relevan pada setiap kasus. Hal ini dapat kita ilustrasikan pendekatannya pada gambar berikut:




Kode Modul

Harga Terendah Menggunakan harga terendah sebagai kreteria utama dalam mengevaluasi penawaran bukan berarti bahwa Penyedia yang menyampaikan penawaran dengan harga terendah secara otomatis akan menjadi Penyedia terpilih. Bila hal ini yang dilakukan, maka anda berarti telah mengesampingkan beberapa aspek kunci antara lain kualitas barang/jasa atau waktu penyelesaian pekerjaannya. Oleh sebab itu penawaran-penawaran dari Penyedia, pertama yang dilakukan pengecekan terlebih dahulu adalah ketaatan terhadap persyaratan-persyaratan minimal, dan hanya jika mereka memenuhi atau melebihi persyaratan tersebut maka mereka akan dievaluasi berdasarkan harga yang mereka tawarkan. Penyedia yang terpilih adalah yang menawarkan harga terendah dan memenuhi persyaratan kriteria minimal. Apabila anda telah melaksanakan penilaian terhadap kualifikasi Penyedia terlebih dahulu, hal ini akan membuat anda dapat mengeleminasi Penyedia-Penyedia yang tidak memiliki kapabilitas untuk memenuhi persyaratan Perusahaan anda. Hanya Penyedia yang lulus dalam persyaratan minimal yang dapat di undang untuk menyampaikan penawaran. Oleh sebab itu, Penyedia yang telah menyampaikan penawaran, tentunya telah dipastikan kualifikasinya, misalnya telah dipastikan memiliki stabilitas finansial, memiliki kapasitas yang memadai, telah menerima kebijakan perusahaan terkait dengan isu lingkungan dll. (lihat dalam Modul PP 06) Bila hal ini yang terjadi, maka cukup hanya sedikit tambahan kriteria yang mungkin diperlukan untuk digunakan terhadap tahapan evaluasi Penawaran, misalnya saja: •

Apakah Penawaran Penyedia memenuhi spesifikasi anda?

•

Dapatkah Penyedia menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan? Apabila penilaian kualifikasi Penyedia belum dilaksanakan, maka anda perlu

untuk meminta informasi lebih dari Penyedia terkait dengan kualifikasinya yang disampaikan bersamaan dengan penawaran sehingga dapat anda evaluasi sesuai Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

dengan persyaratan minimalnya. Dalam kasus ini tentunya kriteria yang akan di evaluasi akan lebih banyak karena selain kriteria terhadap barang/jasa yang ditawarkan juga kriteria terhadap kualifikasi Penyedianya. Harga penawaran terendah merupakan dasar evaluasi penawaran yang paling simpel. Hal ini didasarkan secara langsung atas memenuhi/tidak memenuhi nya penawaran Penyedia atas persyaratan minimal yang anda syaratkan, dan dilanjutkan secara langsung dengan perbandingan harga. Tentunya sangat sesuai bila anda fokus terhadap pengadaan/pembelian dengan harga yang paling minimal, sepanjang bahwa tidak ada lagi biaya setelah pengadaan/pembelian tersebut dilaksanakan. Pendekatan dengan metoda harga terendah sangat ideal saat kebutuhan barang/jasanya merupakan kebutuhan yang langsung dan memiliki standar barang/jasa yang telah dikenal atau spesifikasi yang telah dikenal secara luas. (misalnya saja spesifikasi untuk pengadaan komputer). Anda dapat menentukan evaluasi nya dengan menggunakan format yang simpel sebagai berikut: Evaluating offers for supply of office PCs Supplier A B C D E F G

Registere d supplier? Yes Yes Yes No Yes Yes Yes

Meets minimum: Delivery Specification schedule Yes No Yes Yes Yes Yes No Yes No

Yes

Price

Selected:

$ 42,300 $ 47,500

No No

$ 38,900

Yes

Total Biaya Kepemilikan (TBK) Terendah Dalam pendekatan ini, Penyedia juga dievaluasi ketaatannya terhadap beberapa persyaratan minimal, sama halnya dengan pendekatan harga terendah yang telah dijelaskan di atas. Apabila Penyedia tersebut telah memenuhi atau melebihi kriteria yang disyaratkan maka penawaran akan dievaluasi berdasarkan nilai total biaya kepemilikan yang harus dikeluarkan oleh Perusahaan anda. Pada prinsipnya, saat penawaran Penyedia telah memenuhi atau melebihi kriteria yang minimal, maka akan dievaluasi dari perspektif finansialnya. Apabila anda berniat untuk memperhitungkan non finansial elemen seperti kemudahan pengoperasian, maka akan lebih baik bila menggunakan pendekatan sistem nilai dan pembobotan atau pendekatan value judgement yang akan dibahas selanjutnya.




Kode Modul

Perusahaan sering kali kesulitan untuk merubah dari pendekatan harga terendah untuk fokus pada pendekatan total biaya kepemilikan. Beberapa hal yang menjadi alasan adalah: •

Manajemen mungkin konstentrasi pada kinerja finansial jangka pendek mis: memenuhi alokasi anggaran tahunan terkini. Sedangkan pendekatan Total Biaya Kepemilikan terendah akan lebih sesuai diterapkan pada jangka panjang, karena sering kali akan melibatkan nilai harga pengadaan/pembelian yang lebih tinggi dan ini akan memberikan dampak buruk pada situasi keuangan jangka pendek.

•

Pendekatan Total Biaya Kepemilikan akan lebih kompleks digunakan dibandingkan dengan pendekatan harga terendah, dan hal ini dapat menyebabkan keengganan beberapa perusahaan untuk menggunakannya. Sekarang kita coba mengexplore pendekatan Total Biaya Kepemilikan ini secara

lebih detil : a)

Komponen-komponen dari Total Biaya Kepemilikan Pendekatan

TBK

mencoba untuk

mengkuantitatifkan

seluruh

biaya dan

pendapatan yang terkait dengan pengadaan/pembelian tertentu. Pendekatan ini dimulai saat barang/jasa tersebut diakuisisi sampai dengan momen dimana barang/jasa tersebut telah maksimal digunakan atau akan di disposal. Dalam pendekatan ini, beberapa biaya akan bernilai ‘negatif’, misalnya saja mesin bekas atau mobil bekas yang bisa dijual pada pasar second, Dan juga perbedaan pilihan mesin yang digunakan umumnya akan menghasilkan pendapatan yang berbeda dari tingkat output produksinya, misalnya penggunaan mesin dalam produksi manufaktur atau penggunaan mobil layanan antar pada konsumen. Sekarang kita coba explore komponen-komponen mana saja yang secara umum dapat menimbulkan total biaya kepemilikan. Beberapa biaya yang timbul ini hanya relevan saat kita melakukan pengadaan/pembelian mesin. Biaya-biaya saat melaksanakan proses pengadaan/pembelian antara lain: •

Harga dari Barang/Jasa

•

Biaya atas waktu yang digunakan oleh personil perusahaan untuk melakukan pengadaan/pembelian

•

Biaya-biaya komunikasi

•

Biaya-biaya dokumentasi

•

Biaya pengiriman

•

Biaya Instalasi

•

Biaya Commissioning

•

Biaya training.




Kode Modul

Biaya-Biaya Operasional Biaya-biaya ini timbul saat penggunaan operasional mesin dalam kondisi normal sesuai umur efektif penggunaannya, antara lain: •

Biaya personil yang bertanggung jawab untuk mengoperasikan mesin

•

Biaya lanjutan untuk training operator.

•

Biaya konsumsi dari utilitas. (listrik, gas, air, dll)

•

Biaya-biaya konsumsi untuk mobil delivery, misalnya anda akan perlu membeli BBM, oli mesin, busi, ban dll.

Biaya-biaya pemeliharaan yang bersifat preventif Harga pengadaan/pembelian Barang/Jasa misalnya saja mesin manufaktur, bisa saja sudah termasuk didalamnya biaya pemeliharaan yang bersifat preventif oleh Penyedia untuk waktu tertentu. Setelah melewati batas waktu tersebut, Perusahaan anda harus menanggulangi sendiri biaya pemeliharaannya. Seberapa banyak frekuensi pemeliharaan yang bersifat preventif ini dan tindakan apa saja yang harus dilaksanakan akan berdampak kepada besarnya biaya yang harus anda bayar. Penyedia umumnya menyediakan informasi untuk hal ini, tapi anda sebaiknya melakukan verifikasi bila memungkinkan, terutama saat kondisi-kondisi tertentu yang memiliki resiko besar misalnya saja terkait dengan dampak pencemaran lingkungan dan faktor-faktor lainnya. Biaya-biaya yang harus dipertimbangkan antara lain: •

Pengadaan/pembelian dan penyimpanan stok untuk sparepart pengganti

•

Biaya mempekerjakan dan mentraining personel pemeliharaan

•

Membutuhkan alat dan mesin khusus untuk melakukan pemeliharaan

•

Biaya ‘downtime’, akibat dari penurunan produksi, jika mesin memerlukan penyesuaian selama pemeliharaan. Jika pemeliharaan akan dikontraktualkan pada Penyedia atau pihak ketiga

lainnya, maka biaya tahunan untuk pelayanan ini harus diperhitungkan. Biaya-biaya perbaikan Perbaikan pada prinsipnya memiliki elemen biaya yang sama dengan yang diindikasikan pada biaya pemeliharaan preventif. Namun, karena frekuensi terjadinya kerusakan tidak dapat diketahui terlebih dahulu, maka biaya-biaya ini biasanya sulit untuk dihitung. Tapi anda dapat melakukan perkiraan berdasarkan data ‘Mean time between

failures’

(MTBF)

yang

disediakan

oleh

Penyedia

Barang/Jasa,

atau

pengetahuan sebelumnya terjadinya kerusakan barang yang sama dari Penyedia Barang/Jasa yang sama pula dan dioperasikan pada situasi dan kondisi yang sama.




Kode Modul

Biaya disposal Biaya disposal/pembuangan misalnya saja mesin yang memiliki kandungan material beracun termasuk biaya pembersihan tempat produksinya, tentunya harus dipertimbangkan. Namun dilain pihak, biaya disposal ini bisa menjadi negatif jika item barang bekas tersebut memiliki nilai jual kembali atau barang bekas yang memiliki nilai. Misalnya perusahaan anda berniat untuk melakukan disposal untuk mobil delivery perusahaan saat mobil tersebut sudah mencapai umur tertentu dengan menjualnya pada pasar mobil bekas. Biaya-biaya Capital Biaya-biaya ini berhubungan dengan bunga pinjaman yang harus dibayar untuk pengadaan/pembelian mesin Biaya-biaya lainnya Biaya-biaya lainnya yang harus dipertimbangkan adalah termasuk biaya asuransi untuk mengcover terjadinya kehilangan atau kerusakan pada mesin dan juga biaya asuransi untuk menjaga perusahaan dari tuntutan dan claim akibat dari penggunaan mesin. Pertimbangan-pertimbangan lainnya Dalam kasus-kasus tertentu, penawaran penyedia mungkin akan memberikan tingkatan yang berbeda-beda dari sisi output untuk input yang sama. (misalnya dalam hal mobil, km per liter). Mesin-mesin yang lebih produktif (misalnya memiliki tingkat output yang lebih tinggi per unit input) akan memberikan anda biaya lebih rendah per unit produksi. Hal ini tentunya menjadi hal yang harus dipertimbangkan dalam metoda evaluasi total biaya kepemilikan. Jika mesin yang ditawarkan oleh Penyedia memiliki waktu servis melewati waktu yang disyaratkan oleh perusahaan anda, keuntungan finansial ini harus menjadi hal yang diperhitungkan. Harga pengadaan/pembelian barang seringkali menjadi komponen yang relatif kecil dalam total biaya kepemilikan. Gambar di bawah ini akan mengilustrasikan analisa elemen-elemen utama dari total biaya kepemilikan untuk motor listrik bertegangan tinggi dalam periode 5 tahun.




Kode Modul

Elemen Kunci TBA untuk motor listrik tegangan tinggi b)

Mengkuantitatifkan setiap biaya Untuk memperoleh total biaya kepemilikan, anda perlu untuk mengkuantitatifkan

setiap komponen biaya dan membuat daftarnya sampai dengan periode umur ekonomis penggunaan mesin. Dalam banyak kasus, cukup dengan melihat berdasarkan biaya tahunan, misalnya biaya tahun pertama, kedua dan seterusnya. Hal ini dapat digambarkan pada tabel dibawah ini:

Break down of total cost of ownership a HV electric motor Elementofcost

Year1

Year2

Year3

Year4

Year5

Purchaseprice

$50,000

Electricity

$30,000

$30,000

$30,000

$30,000

$30,000

Maintenance

$5,000

$5,000

$5,000

$5,000

$5,000

Disposal

$7,000

Anda dapat mengesampingkan biaya-biaya tertentu, jika: Biaya tersebut sangat kecil dibandingkan dengan komponen biaya-biaya lainnya. (dalam contoh di atas, biaya operasional dan biaya lainnya dianggap relatif kecil untuk diperhitungkan) •

Biaya tersebut dapat diasumsikan sama dari semua penawaran yang ada. (misalnya dalam contoh di atas, perbedaan biaya capital dianggap tidak terlalu jauh untuk diperhitungkan) Beberapa biaya akan relatif mudah dikuantitatifkan. Misalnya, penawaran harga

Penyedia sudah termasuk didalamnya biaya pemeliharaan tahunan untuk umur rencana Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

penggunaan mesin tersebut. Dari harga penawaran tersebut maka anda dapat memperoleh informasi elemen-elemen biaya yang diperlukan. Dalam kasus yang lain, akan lebih sulit untuk mengkuantitatifkan biaya-biaya selama umur rencana penggunaan item barang tersebut. Oleh sebab itu yang perlu diperhatikan adalah anda perlu membuat penilaian seberapa besar usaha dan detail tersebut berharga dalam setiap elemen biaya. Usaha dan detail yang lebih, tentunya sesuai untuk komponen utama dalam total biaya kepemilikan sedangkan untuk komponen yang berkontribusi terhadap biaya relatif kecil maka tidak diperlukan usaha yang lebih untuk memperhitungkannya bahkan dapat diabaikan. Hal-hal lain yang perlu menjadi pertimbangan dalam mengkuantitatifkan setiap biaya antara lain: biaya lanjutan yang diperlukan karena pengadaan/pembelian item barang tersebut, kurs nilai mata uang, asumsi dan sumber data yang ada, perlakuan terhadap inflasi, perlakuan terhadap revenue, dll. c)

Pentingnya ‘timing costs’ Perbedaan penawaran Penyedia tidak hanya menghasilkan perbedaan dari

tingkat biayanya saja namun juga perbedaan dari pola waktu pembiayaannya. Misalnya saja total biaya kepemilikan yang ditawarkan oleh dua Penyedia relatif sama, namun penawaran Penyedia yang satu mungkin membutuhkan nilai biaya yang besar untuk awal tahun dan relatif rendah untuk tahun-tahun selanjutnya, sedangkan Penyedia yang lain berlaku sebaliknya. Efek waktu ini penting dan perlu diperhitungkan karena berpengaruh untuk pembayaran bunga bank (bila perusahaan anda melakukan pinjaman bank untuk pengadaan barangnya). d) Net Present Value (NPV) NPV adalah pendekatan yang menilai besaran uang yang akan datang, diperhitungkan besarannya pada saat sekarang. Pada bunga 15%, biaya yang dikeluarkan pada akhir tahun pertama sebesar $23,000 dapat dinilai sama dengan $20,000 saat sekarang. Karena dengan biaya awal $20,000 dengan bunga 15%, maka diperoleh bunga $3,000 sehingga total akhir biaya adalah $23,000 setelah satu tahun. Sama halnya saat kita menghitung nilai biaya pada akhir tahun kedua sebesar $26,450 dapat dinilai sama dengan $20,000 saat sekarang dengan bunga 15%. Penawaran Penyedia yang dievaluasi dan dinyatakan sebagai pemenang adalah penawaran yang memberikan hasil NPV terendah dalam biaya kepemilikannya The discount rate Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

The discount rate digunakan dalam Pendekatan NPV untuk mengkonversi biayabiaya masa depan ke dalam perhitungan nilai biaya hari ini. Nilai discount rate yang digunakan sebaiknya anda meminta pertimbangan dari bagian finansial perusahaan anda karena mereka lebih mengetahui dana yang diperoleh perusahaan bersumber dari mana untuk membiayai pengadaan/pembelian barang. Menggunakan tabel discount factor untuk mengkalkulasikan perhitungan biaya sekarang. Saat anda telah mengetahui discount rate yang digunakan, mengkalkulasikan perhitungan biaya sekarang akan sangat mudah dengan menggunakan formula sebagai berikut: Biaya sekarang = (future cost) x (applicable discount factor)

Tabel di bawah ini akan memperlihatkan tabel discount factor:

Table of discount factors Discoun t rate

Year

Year

Year

Year

Year

Year

Year

Year

Year

Year

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3% 0.9709 0.94260.9151 0.8885 0.86260.8375 0.81310.78940.7664 0.7441 4% 0.9615 0.92460.8890 0.8548 0.82190.7903 0.75990.73070.7026 0.6756 5% 0.9524 0.90700.8638 0.8227 0.78350.7462 0.71070.67680.6446 0.6139 6 0.943 0.89000.8396 0.7921 0.74730.7050 0.66510.62740.5919 0.5584 % 4 0.87340.8163 0.7629 0.71300.6663 0.62270.58200.5439 0.5083 8% 0.9259 0.85730.7938 0.7350 0.68060.6302 0.58350.54030.5002 0.4632 7 0.934 9% 0.9174 % 6 0.84170.7722 0.7084 0.64990.5963 0.54700.50190.4604 0.4224 10% 0.9091 0.82640.7513 0.6830 0.62090.5645 0.51320.46650.4241 0.3855 0.900 11 0.81160.7312 0.658 0.59350.5346 0.48170.43390.3909 0.352 % 0.79720.7118 7 0.56740.5066 0.45230.40390.3606 2 9 12 0.78310.6931 0.635 0.54280.4803 0.42510.37620.3329 0.322 0.892 % 0.76950.6750 5 0.51940.4556 0.39960.35060.3075 0 9 0.8696 0.75610.6575 0.613 0.49720.4323 0.37590.32690.2843 13 0.294 0.885 % 3 6 0 Ketika discount rate adalah 15% dan biaya yang timbul ada di tahun pertama, 0.8772 14 0.592 0.269 maka discount faktornya adalah 0,8696 . Angka tersebut dapat dilihat pada tabel % 1 7di atas. Dengan menggunakan tabel tersebut 15% 0.5718mari kita coba terapkan pada perhitungan 0.2472 yang kita lakukan sebelumnya.




Kode Modul

Sama halnya nilai sekarang untuk $23,000 untuk nilai biaya di akhir tahun pertama = $23,000 x 0.8696 = $20,000 (dengan pembulatan). Pada saat tabel discount factor tidak tersedia, maka discount factor dapat dikalkulasikan dengan menggunakan formula:

Dimana: n = angka berdasarkan tahun, dan r = the discount rate Contoh ilustrasi dari NPV Mari kita gunakan contoh untuk mengilustrasikan NPV dari dua penawaran Penyedia yang berbeda untuk dihitung total NPV nya. Misalnya saja aliran biaya2 dan revenue hasil dua penawaran yang berbeda ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini: (dengan asumsi discount rate adalah 8%).

Summary of costs Supplier

SupplierA’ soffer SupplierB’ soffer

Today’s purchas ecost $35,000 $43,000

Endof Year1

Endof Year2

Endof Year3

$5,000

$7,000

$7,000

$3,000

$3,000

$3,000

EndofYear4 Net cash inflow of $5,000 Net cash inflow of $1,000

Yang harus menjadi perhatian pada tabel di atas adalah net cash inflow pada tahun ke-4 yang merupakan akhir umur ekonomis barang, merupakan ‘negative cost’ karena merupakan revenue yang diperoleh karena adanya nilai sisa dari barang tersebut yang misalnya dapat dijual pada pasar barang bekas. Dengan discount rate 8%, anda harus merefer pada baris dalam tabel discount factor yang telah kita lihat sebelumnya. Untuk memudahkan perhitungan maka dapat ditampilkan kembali seperti tabel dibawah ini: Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Discountfactors Discount

Year

Year

Year

Year

rate

1

2

3

4

8%

0.9259

0.8573

0.7938

0.7350

Karena biaya pengadaan/pembelian timbul pada saat sekarang, tidak diperlukan discount factor untuk digunakan memperoleh nilai sekarang. Namun untuk biaya-biaya yang timbul pada akhir tahun pertama harus dikalikan dengan discount faktor pada tahun pertama sesuai tabel diatas yaitu 0,9259 untuk mendapatkan perhitungan nilai sekarang. Untuk Penyedia A, nilai sekarang untuk biaya akhir tahun pertama adalah: $5,000 x 0.9259 = $4,630 Untuk Penyedia B, nilai sekarang untuk biaya akhir tahun pertama adalah: $3,000 x 0.9259 = $2,778 Sama halnya untuk perhitungan pada akhir tahun berikutnya menggunakan discount factor sesuai akhir tahun berikutnya. Perhitungan dari nilai sekarang untuk Penyedia A dan B dapat ditampilkan pada tabel di bawah ini

Supplier A Period

Cost

Today– purchasecos t Year1

35,000

8% Discoun trate N/A

5,000

0.9259

5,000 x 0.9259 = 4,630

Year2

7,000

0.8573

7,000 x 0.8573 = 6,001

Year3

7,000

0.7938

7,000 x 0.7938 = 5,557

Year4

– 5,000

0.7350

– 5,000 x 0.7350 = – 3,675

Net present value

Equivalent present-dayvalue 35,000

35,000 + 4,630 + 6,001 +5,557 – 3,675 =$47,513

Supplier B Period

Cost

8% Discount rate

43,000 N/A Today– purchasecos Judul Modul: tMengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi

Versi: April 2016

Equivalent present-day value 43,000 Halaman: 35 dari 137


Kode Modul

Year1

3,000

0.9259

2,778

Year2

3,000

0.8573

2,572

Year3

3,000

0.7938

2,381

Year4

– 1,000

0.7350

– 735

Net present value

$49,996

Penyedia A memiliki total NPV terendah dengan selisih $2,483 atau lebih rendah 5% dibandingkan dengan Penyedia B, sehingga dapat menjadi Penyedia yang terpilih. (dengan asumsi nilai biaya2 lain adalah sama) f). Penggunaan Pendekatan Total Biaya Kepemilikan Pendekatan total biaya kepemilikan sangat sesuai digunakan untuk kondisikondisi dibawah ini: •

Ketika terdapat biaya-biaya lanjutan yang relatif signifikan setelah dilaksanakan pengadaan/pembeliannya.

•

Ketika terdapat “trade-offs’ antara harga pengadaan/pembelian dan biaya-biaya lain seperti biaya operasional.

•

Ketika value for money sangat penting. Dimana nilai sebenarnya hanya dapat ditentukan dengan memahami seluruh biaya-biaya yang timbul dan harus diperhitungkan. Total biaya kepemilikan biasanya diasosiasikan dengan pengadaan barang/jasa

utama dan umumnya memiliki proporsi yang signifikan dalam keseluruhan total nilai Pengadaan. Elemen-elemen biaya yang berbeda dalam TBA seringkali berasal dari departemen yang berbeda-beda dalam Perusahaan, hal ini kadang menimbulkan kesulitan dan membutuhakan usaha yang besar untuk melaksanakan evaluasi penawarannya. Untuk

menghindari

ketidakjelasan

dalam

evaluasinya,

maka

sebaiknya

melibatkan seluruh departemen yang berhubungan dengan TBA untuk proses evaluasinya,

khususnya

ketika

menentukan

kriteria

yang

relevant

sebelum

pengadaan/pembelian dilakukan. Dalam hal ini pendekatan yang bersifat holistik sebaiknya digunakan dari awal dibandingkan dengan pendekatan sektoral.




Kode Modul

Pendekatan sistem nilai dan pembobotan Dengan pendekatan ini, penyedia diberikan nilai terhadap beberapa kreiteria yang telah diberikan bobot yang merefleksikan seberapa penting kriteria tersebut. Penyedia yang memiliki nilai tertinggi secara keseluruhan diberikan kontrak. Penting untuk disadari bahwa dalam pendekatan ini, biaya diperlakukan sama dengan seluruh kriteria yang lain, yang berarti bahwa penyedia dengan penawaran biaya terendah bukan berarti dipilih sebagai pemenang. Sebelum menggunakan pendekatan ini, seluruh pihak yang terlibat harus yakin bahwa mereka mempersiapkan diri untuk menyeleksi penyedia berdasarkan penilaian keseluruhan dari banyak kriteria yang relevan dimana kriteria biaya merupakan salah satunya. Pendekatan alternatif lain dimana biaya dipertimbangkan terpisah terhadap seluruh kriteria yang lain adalah pendekatan ‘value judgement’ yang akan dijelaskan selanjutnya pada modul ini. Pendekatan sistem nilai dan pembobotan dapat digunakan untuk menilai Penyedia terhadap 2 kunci faktor yang menentukan performance mereka yaitu kapabilitas dan motivasi. Kapabilitas dapat dinilai menggunakan sistem nilai dan pembobotan yang kaku. Sedangkan motivasi merupakan aspek yang lebih sulit untuk dikuantitatifkan, perlu melakukan penilaian secara intuitif namun tetap menggunakan pendekatan dasar yang sama. Tahapan dalam menggunakan pendekatan sistem nilai dan pembobotan dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 1. Identifywhich criteriaare important in selecting a supplier’s offer. 2. Give a numeric weightingto eachcriterion to reflect its relative importance inthe supplier selectiondecision. 3. Identify minimum requirements for certainof the criteria – to be used to screen-out unsuitable /less-suitablesuppliers. 4. Develop a range of scores toapply to the remaining suppliers’ offers in relation to each of these criteria. 5. In the invitation to offer, indicate the relative importance ofyour evaluation criteria so as to ensure that suppliers takeaccount of these when preparing their offers. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

6. Score the suppliers’ offers againsteach criterion, basedon the information contained in their offers. 7. Calculate a total score for each supplier by multiplying criterion scores by their corresponding weights and addingthe resultstogether Proses di atas memperlihatkan bahwa anda harus dapat menentukan dasar metoda yang akan anda gunakan dalam melakukan evaluasi penawaran sebelum mengundang Penyedia. Hal ini untuk memastikan bahwa evaluasi yang diterapkan oleh anda akan sama bagi semua penawar terhadap kriteria-kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika anda telah melaksanakan evaluasi kualifikasi Penyedia, maka yang diperlukan oleh anda adalah melakukan review terhadap validitas evaluasi yang telah dilakukan sebelumnya dan membuat penyesuaian yang merefleksikan persyaratan kebutuhan yang aktual pada kondisi saat ini. Misalnya pada tahap evaluasi kualifikasi penyedia mungkin telah memberikan nilai terhadap kriteria untuk waktu interval secara umum. Namun pada saat tahapan penawaran, kriteria yang digunakan merupakan kriteria waktu interval berdasarkan jadwal produksi yang aktual dari perusahaan anda. Kriteria waktu interval ini tentunya akan lebih spesifik misalnya “waktu pengiriman dalam jangka waktu 6 minggu sejak menerima surat pesanan” dengan Penyedia akan digugurkan bila mereka tidak dapat menawar sesuai dengan kondisi persyaratan ini. a)

Menilai Kapabilitas Penyedia Beberapa kriteria anda dalam mengevaluasi kapabilitas Penyedia merupakan

kriteria yang umum, sedangkan kriteria-kriteria lain akan lebih spesifik terhadap kebutuhan barang/jasanya. Beberapa

element

terkait

dengan

kapabilitas

yang

mungkin

dapat

dipertimbangkan ketika melakukan analisa penawaran adalah: •

Kemampuan untuk memenuhi persyaratan esensial (spesifikasi, kuantitas dan waktu interval, dll)

•

Jaminan kualitas

•

Pelayanan konsumen

•

Kapasitas supply

•

Performance sebelumnya

•

Isu strategis (misalnya: lokasi kantor/pabrik, jaringan distribusi)

•

Inovasi Penyedia

•

Kekuatan finansial Penyedia

•

Management resiko (termasuk asuransi)




•

Kode Modul

Ketaatan Penyedia dengan kondisi dalam kontrak Contoh pada tabel di bawah ini adalah kriteria kapabilitas yang digunakan untuk

mengevaluasi penawaran. Pada contoh ini juga diperlihatkan nilai bobotnya yang digunakan pada setiap kriteria. Contoh ini adalah kriteria dan bobot yang mungkin anda gunakan saat melakukan pengadaan Alat Ukur. Nilai bobot yang digunakan pada setiap kriteria bergantung dari seberapa penting kriteria tersebut pada kepentingan Perusahaan. Hal ini tentunya terkait dengan target supply yang telah ditentukan sebelumnya untuk barang/jasa tersebut (misalnya terkait kualitas, waktu interval, biaya, pelayanan penyedia, dll), dan seberapa penting bagi perusahaan anda untuk memenuhi target-target ini.

Evaluating offers-Purchase item : measuring equipment Bid evaluation criteria

(and components with allocated weights) 1.Technicalperformance ♦

Precisionin measurement(10)

Overall weight (110) 10

2.Productreliability ♦

Low meantime between failures(3) ♦ Low outage rate(3) ♦ Durability of the equipment(4)

10

Evaluating offers – Purchase item : measuring equipment Bid evaluation criteria

(andcomponentswithallocatedweights) 3.Lead-time to delivery ♦

Delivery of the main equipment(9)

4.Continued availability of spares

♦ Offerofcontinuityofsupply(1) ♦ Financialstability(3) ♦ Coreproductforsupplier(3) ♦ Sustainablemarketposition(3) 5.Technicalsupport ♦ Ininstallationandcommissioning(2) ♦ Trainingofstaffon-site(3) ♦ Responsetimetoqueries(2) ♦ Responsetimetomaintenanceandrepair(3)


Overall weight(110) 9

10

10



Kode Modul

6.Life- cyclecost ♦

Purchase price(2) ♦ Cost of spareparts(2) ♦ Cost of stafft raining(1) ♦ Cost of maintenance support(2)

7

TOTAL:

56

Anda harus memberikan rating nilai untuk setiap penawaran Penyedia terhadap beberapa kriteria ini. Sistem rating anda akan terkait dengan dasar pemberian nilai terhadap performa penawaran Penyedia untuk setiap kriteria. Ilustrasi di bawah ini dapat anda lihat dalam hal kriteria meantime between failure (mtbf). Contoh di bawah ini adalah bagaimana anda memberikan penilaian terhadap 3 Penyedia terkait dengan kriteria mtbf. Dapat anda lihat bahwa setiap kategori rating memiliki penjelasan singkat bagaimana penilaian ini akan digunakan saat evaluasi.

Scoringsuppliers’offers–Measuring equipment Evaluationcriterion : meantime between failures

Not acceptable– has not met the required criteria

Avge. less 0 than 100 days between failures

Maynot be acceptable– only barely meets minimum requirement s

1

Avge. 100-119 days between failures

Acceptable (baseline)

2 Avge. 120-129 days between failures

Supplier A Supplier B Supplier C

Acceptable– has met allr equirements and exceeded some

3

Avge. 130-149 days between failures

Acceptable– has well exceeded all requirement s

4

Avge. 150 or more days between failures

X X X

Penilaian anda terhadap 3 Penyedia, khusus untuk evaluasi penawaran ini adalah Penyedia A dan C memiliki nilai 3 dan Penyedia B memperoleh nilai 2. Dengan melanjutkan proses ini, anda akan memperoleh nilai untuk setiap penawaran terkait dengan setiap kriteria evaluasi yang telah anda tetapkan sebelumnya. Namun yang harus diperhatikan adalah setiap kriteria memiliki bobot yang berbeda, oleh sebab itu anda harus mengalikan setiap nilai terhadap bobotnya. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Misalnya seperti contoh kriteria mbtf. Dalam tabel kita memberikan bobot 3, sehingga nilai yang diperoleh adalah sebagai berikut: Penyedia A dan C: 3 x 3 = 9 poin dan Penyedia B: 3 x 2 = 6 poin Selengkapnya hasil nilai dari 3 Penyedia dapat dilihat pada tabel di bawah ini: (tanda panah merah merupakan hasil skor nilai untuk kriteria mbtf)

Evaluating offers – Purchase item : measuring equipment Bid evaluation criteria

(and components with allocated weights)

Supplie rA Score

Supplie rB

Wtd. Score Score

Supplie rC

Wtd. Score Score

Wtd. Score

1.Technicalperformance ♦ Precisioninmeasurement(10)

4

40

1

10

2

20

3

2 2

6 6 8

3

4

9 9 16

3

9 6 12

2

18

4

36

3

27

3

3 9 12 12

3

3 9 6 6

4

4 3 9 0

4 6 6 9

3

6 12 6 12

3

2 2 1 2

3

6 6 4 6

4

2.Reliability ♦ Lowmeantimebetweenfailures(3)♦

Lowoutagerate(3) ♦ Durabilityoftheequipment(4)

3

2

2

3.Lead-timetodelivery ♦ Deliveryofthemainequipment(9)

4.Supplyhorizon–continuityofavailabilityofspares ♦ Offerofcontinuityofsupply(1)♦

Financialstability(3)

3

♦ Coreproductforsupplier(3)

4

♦ Sustainablemarketposition(3)

4

3 2 2

1 3 0

5.Technicalsupport ♦ Ininstallation&commissioning(2)♦

Trainingofstaffon-site(3)

2 2

♦ Responsetimetoqueries(2)

3

♦ Responsetimetomaintenanceandrepair(3)

3

4 3 4

6 9 4 6

3 2 2

6.Life-cyclecost ♦ Listprice(2)

1

♦ Costofspareparts(2)♦

1

Costofstafftraining(1)

1

♦ Costofmaintenancesupport(2)

Maximumscorepossible=224Totalweightedscore:

1

160

3 4 3

148

8 2 2 2

1 2 1

129

Nilai masksimum yang mungkin untuk setiap penawaran dalam tabel diatas adalah 224 poin dengan kalkulasi sebagai berikut: Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Jumlah bobot dari kriteria yang dinilai

Kode Modul

x

Nilai maksimum dari setiap komponen

= (56) x (4) = 224 Hasil dari total nilai kapabilitas Penyedia terlihat pada baris terakhir pada tabel di atas. Pembagian total nilai kapabilitas dengan maksimum nilai yang mungkin (224 poin), maka kita akan memperoleh rating kapabilitas secara keseluruhan, sebagai berikut: Supplier A: 160 / 224 = 71% Supplier B: 148 / 224 = 66% Supplier C: 129 / 224 = 58% Persepsi Penyedia akan bergantung dari seberapa besar bisnis yang mereka harapkan dan faktor-faktor lain yang menarik minat mereka untuk melakukan bisnis dengan Perusahaan anda. b)

Menilai motivasi Penyedia Melakukan penilaian motivasi Penyedia umumnya diperlukan jika Perusahaan

anda berniat untuk membangun bentuk hubungan jangka panjang atau kerjasama operasi (kesepakatan partnership) dengan Penyedia terpilih. Motivasi Penyedia dapat dievaluasi berdasarkan: •

Nilai bisnis, misalnya dengan nilai pengadaan/pembelian yang dilakukan oleh Perusahaan anda maka akan memberikan proporsi yang besar kepada turnover penjualan dari Penyedia tentunya akan memberikan persepsi bahwa Perusahaan anda merupakan klien yang penting dan prospektif bagi Penyedia.

•

Level ketertarikan Penyedia, hal ini dapat dilihat misalnya berdasarkan sejarah pembayaran proyek, kemudahan melakukan bisnis, kesamaan budaya antara Penyedia dengan Perusahaan anda, kemungkinan kerjasama yang lebih personal, tingkat kepercayaan, pembangunan bisnis Perusahaan anda sangat potensial dan persepsi image yang dapat diterima oleh Penyedia jika melakukan bisnis dengan Perusahaan anda. Penilaian untuk kriteria di atas membutuhkan pengetahuan baik pada Perusahaan

anda sendiri (misalnya terkait sejarah pembayaran) dan juga pada Penyedia (misalnya strategi bisnis peyedia) Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Meskipun mengukur faktor-faktor di atas memberikan implikasi adanya hal-hal yang tidak presisi dan juga adanya faktor subyektifitas, namun setidaknya akan memberikan gambaran dasar yang cukup dalam menilai motivasi Penyedia. Pendekatan ini dikenal dengan Supplier Perception Model, dan diilustrasikan pada gambar di bawah ini. Garis horizontal merepresentasikan nilai bisnis Perusahaan anda, sedangkan garis vertikal merepresentasikan level ketertarikan Penyedia. Dengan mengkombinasikan rating anda untuk setiap garis (H=high, M=Moderate, L=low dan N=negligible) maka anda dapat memperoleh komposisi rating dari motivasi Penyedia

The Supplier Perception Model : getting to an overall rating

B

H

Levelof attractiveness

M

E

M

L

C

N

D

L

N

N

H

A F

L

M

H

Valueof business Dalam gambar di atas, Penyedia B dan D memperoleh rating H untuk motivasi, Penyedia A memperoleh rating M dan Penyedia C, E dan F memperoleh rating L. c)

Summary hasil dan Penyedia terpilih Nilai dari kapabilitas dan motivasi dapat di plot pada matrik gambar di bawah ini.

Gambar ini mengilustrasikan hasil dari evaluasi penawaran untuk 6 Penyedia:




Kode Modul

Penawaran Penyedia merepresentasikan kombinasi tertinggi dari nilai kapabilitas dan motivasi. Penyedia yang ada pada posisi kanan atas pada matrik di atas lah yang seharusnya terpilih. Dalam gambar di atas, Penyedia A dan B ada pada posisi yang berdekatan, namun Penyedia B relatif memiliki kelebihan pada tingkat motivasi yang lebih tinggi. Perlu diingat bahwa motivasi hanya perlu dipertimbangkan jika anda mencari hubungan

jangka

panjang

dengan

Penyedia

atau

jika

pengadaan/pembelian

barang/jasa nya merupakan hal yang kritikal bagi perusahaan anda (karena memiliki tingkat resiko supply yang tinggi) d)

Kapan menggunakan pendekatan sistem nilai dan pembobotan

• Pada saat biaya bukan pertimbangan yang paling dominan dan ketika metoda sederhana sesuai/tidak sesuai merupakan metode yang terlalu kaku untuk merefleksikan nilai dari elemen-elemen yang berbeda dari penawaran Penyedia. • Pada saat kebutuhan total tidak diketahui sebelumnya dan oleh sebab itu tidak memungkinkan untuk Penyedia menyampaikan harga penawaran yang akurat. Value Judgement Metoda value membandingkan

nilai

judgement merupakan untuk

aspek-aspek

metoda evaluasi non

biaya

dalam

penawaran

yang

penawaran

yang

diasosiasikan terhadap nilai penawaran biayanya. Pendekatan value judgement merefleksikan apa yang kebanyakan kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari. Misalnya saat membeli sebuah TV, maka kita akan Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

memperoleh banyak informasi dan pilihan-pilihan dengan harga yang berbeda-beda. Dengan informasi tersebut, kita biasanya membandingkan harga terhadap keuntungankeuntungannya, contoh model TV Y memiliki harga lebih mahal Rp. 500.000,- namun mendapatkan 3 tahun garansi. Harga dalam pendekatan ini bukan faktor yang diabaikan, namun digunakan sebagai perbandingan terhadap faktor-faktor keuntungan yang diperoleh tanpa menggunakan spesifik atau pendekatan yang formal. Menggunakan pendekatan value judgement artinya menggunakan model sistem nilai dan pembobotan namun dalam kasus ini penilaian dilakukan terhadap aspek non biaya yang ada dalam penawaran. Dengan kata lain biaya tidak masuk bagian dari kriteria yang digunakan dalam sistem nilai dan pembobotannya. Setelah evalusi sistem nilai dan pembobotan telah selesai dilaksanakan maka nilai keseluruhan dibandingkan dengan biaya penawarannya. Putusan akan diberikan pada penawaran yang memberikan kombinasi terbaik dalam hal nilai secara keseluruhan. Oleh sebab itu, Penyedia yang bukan penawar terendah dapat menjadi pemenang jika penawarannya lebih baik secara performance dibandingkan dengan penawar terendah dan secara subyektif kelebihan biaya ini telah di justifikasi pada saat evaluasi. Gambar di bawah ini mengilustrasikan situasi dimana 4 Penyedia berada pada posisi terhadap kriteria kapabilitas dan motivasi hasil dari evaluasi sistem nilai dan pembobotan. Penawaran biaya dari setiap Penyedia dapat dilihat pada gambar.

Penyedia B menawar biaya terendah yaitu $540,000. Namun dengan tambahan $20,000 (lebih kurang 4%) Penyedia C menawar dengan prospek yang lebih baik dalam Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

hal performancenya. Sedangkan Penyedia D menawar dengan Performance terbaik hanya dengan $15,000 biaya di atas Penyedia C. Penyedia A dapat dengan cepat diabaikan karena penawarannya tidak lebih baik dibandingkan Penyedia D dan lebih mahal secara signifikan. Tim pengadaan bertanggungjawab untuk membuat rekomendasi yang diperlukan saat melakukan evaluasi pemilihan penyedia untuk menentukan apakah Penyedia B, C atau D merepresentasikan nilai terbaik secara keseluruhan. Pendekatan value judgement sangat sesuai digunakan ketika anda menginginkan seluruh biaya yang timbul dideskripsikan namun faktor-faktor lain (non finansial) juga ditampilkan karena merupakan hal yang penting. Yang perlu menjadi perhatian adalah karena pendekatan ini bersifat subyektif maka sebaiknya digunakan dengan hati-hati. Untuk meminimalisasi subyektifitas maka pilihan alternatif lain yang digunakan adalah dengan metoda sistem nilai dan pembobotan, namun memberikan bobot yang tinggi pada faktor-faktor biaya yang relevan yang akan dinilai. Memilih dasar melakukan evaluasi Tabel di bawah ini mensummarykan aspek-aspek kunci dari perbedaan dasar dalam melakukan evaluasi yang telah kita bahas sebelumnya:

Summary of different approaches to evaluating offers Lowestprice

Lowesttot alcostofow nership


Weighte dscoring

Valuejud gement Halaman: 46 dari 137


♦

Suppliers are ♦ tested for compliance against certain minimum criteria.

Suppliers are ♦ tested for compliance against certain minimum criteria.

♦

♦ If theymeet or exceed these,they are evaluated on the basis of purchase price.

If theymeet or exceed these criteria, they are evaluated on the basis of the total ♦ cost of ownership of their respective offers to thebuyer.

Descriptio n ♦

Complexity /effort

Whenappro priate?

Kode Modul

The lowest price supplier is awarded the business. Simple / low effort

Complex/ high effort

♦

For standard products that do not require a complex evaluation.

♦

♦

Where postpurchase costsare small, orwhere ♦ to“minimise purchase price”is the main supply target.

Suppliers are scored against a range of criteria (including cost) that have been “weighted” to reflect their relative importance.

Where the tradeoffs between purchase priceand ♦ operating costs need to be understood.

Aweightedscoring approach that excludes cost is used to assess offers.

♦

The overall scores are then consideredagainst the costs, and a judgementis made as towhich combination represents thebest value.

The supplierwith the highest overall composite score for capability and motivation is awarded the contract / order.

Complex / high effort

When post♦ purchase costsare significant, or where to“minimise totalcost of ownership” is the main supply ♦ target.

♦

Complex / high effort

Where cost is not ♦ a dominantconsider ation comparedwith ♦ other factors. Where a pass / fail approach to evaluationwould be insufficient.

Where cost is considered relatively important. Where non-cost factors are also important, anda pass/fail approach to evaluationwould be insufficient.

Where costs cannot be determined, e.g. when the requirement is not fullyknown.

Yang patut untuk diperhatikan disini adalah bahwa pemilihan metoda evaluasi yang anda akan laksanakan tetap berada dalam konteks Supply Positioning Model yang pernah kita review sebelumnya, dimana anda harus melihat level nilai belanja dan resiko supplynya. Untuk nilai belanja dan resiko supply yang rendah, perbandingan harga sederhana dari penawaran Penyedia yang memenuhi syarat minimum Perusahaan anda sudah merupakan hal yang cukup dilakukan. Karena dalam routine item, fokus dalam proses evaluasinya adalah kemampuan Penyedia untuk dapat membantu anda dalam mengurangi biaya administrasi dalam pengadaan/pembelian barang/jasanya. Saat level nilai belanja naik, anda akan cenderung untuk melihat secara lebih mendalam terutama faktor-faktor yang berpengaruh terhadap total biaya dalam pengadaan barang/jasanya. Anda juga akan mencoba menghitung secara hati-hati proyeksi biaya yang akan timbul paska pengadaan barang/jasanya. Dengan kata lain saat resiko supply meningkat, evaluasi anda akan lebih intens dalam rangka untuk




Kode Modul

mencapai level efektif mengurangi resiko supply dari penawaran-penawaran yang disampaikan oleh Penyedia yang potensial. Ketika nilai belanja naik dan faktor-faktor lain selain harga memiliki pengaruh tinggi terhadap total biaya, dan juga resiko supply rendah, anda dapat menggunakan pendekatan total biaya kepemilikan terendah. Evaluasi yang menggunakan dasar harga terendah atau total biaya kepemilikan terendah tetap memperhitungkan resiko supply, namun hanya menerapkan kriteria yang minimum. Ketika Penyedia lulus dari persyaratan kriteria minimum tersebut, maka evaluasi murni fokus terhadap finansial. Jika resiko supply tinggi namun level nilai belanjanya rendah, anda sebaiknya menggunakan sistem nilai dan pembobotan yang dapat membuat anda benar-benar memperhatikan resiko. Pendekatan

value

judgement

(dengan

penggunaan

metoda

total

biaya

kepemilikan dan bukan hanya harga) dapat sangat berguna bagi anda ketika nilai belanja dan resiko supply sangat tinggi. Namun, untuk mengurangi atau meminimalisasi subyektifitas, maka pendekatan sistim nilai dan pembobotan dengan memberikan bobot yang besar pada faktor biaya dapat juga digunakan untuk kasus seperti ini. Pertimbangan-pertimbangan di atas diilustrasikan pada gambar dibawah ini: Method & depth of evaluation in the context of the Supply Positioning Model H

Valuejudgement( basedonTCO)

Weighted scoring

As risk increases

Impact/ supply opportunity /riskrating

Weightedscoringw /highweightgivent ocosts

M

L Lowest price

Asex penditure incre asesLowesttotalcost ofownership(TCO)

N 80%ofitems=20%ofvalue


Setiap kasus pengadaan harus dipertimbangkan berdasarkan karakteristiknya sendiri untuk menentukan pendekatan evaluasi seperti apa yang terbaik dalam mengevaluasi penawaran Peyedia. Oleh sebab itu pada prinsipnya gambar yang Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

diilustrasikan di atas hanya merupakan sebuah petunjuk secara umum dan bukan suatu framework yang kaku. Kesimpulan Evaluasi penawaran harus konsisten dengan tujuan awal yang sudah ditetapkan untuk setiap pengadaan/pembelian. Pertimbangan terhadap efektifitas dan ekonomi secara keseluruhan tetap menjadi hal yang utama. Ini artinya bahwa faktor harga dalam pengadaan/pembelian barang/jasa hanya satu dari beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyeleksi Penyedia. Memenuhi kebutuhan user dalam hal waktu pengiriman, kualitas dan pelayanan merupakan hal yang kritikal dan biasanya faktor yang lebih penting. Apakah

aspek

finansial

merupakan

aspek

yang

utama

yang

harus

dipertimbangkan atau hanya bagian dari kriteria evaluasi yang lebih luas, maka analisis finansial yang relevant dalam evaluasi penawaran harus dilaksanakan sesuai kebutuhannya, termasuk didalamnya seluruh hal yang dapat berpengaruh terhadap biaya. Analisa finansial yang kita lakukan memperhitungkan biaya keseluruhan (atau keuntungan) setiap penawaran Penyedia pada periode kontrak atau selama rencana umur ekonomis barang/jasanya (life-cycle cost), dan menggunakan alat ukur seperti NPV (Net Present Value) Sistem nilai dan pembobotan merupakan metoda evaluasi penawaran yang fokus khususnya pada faktor resiko supply, meskipun harga dan biaya dapat menjadi bagian dalam penilaian. Metoda value judgement merupakan metoda yang mengkombinasikan sistem nilai dan pembobotan dibandingkan dengan harga atau biaya-biayanya. Seluruh penawaran harus dibandingkan terhadap seluruh kriteria evaluasi yang telah ditentukan sebelumnya secara adil untuk setiap pengadaan. Penyedia yang menyampaikan penawaran alternatif selain yang sudah disyaratkan dan ternyata memenuhi dalam sisi performance dan kebutuhan fungsionalnya maka harus dipertimbangkan dalam pengambilan putusannya nanti. CONTOH PERSIAPAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN UNTUK PENYEDIA BARANG / JASA PEMERINTAH DOKUMEN-DOKUMEN YANG PERLU DIPERSIAPKAN Sebelum pelaksanaan evaluasi dokumen penawaran, maka perlu dipersiapkan jenis dokumen yang dijadikan acuan dalam melakukan evaluasi penawaran yaitu.




1.

Kode Modul

Dokumen pemilihan, berisi persyaratan yang harus dipenuhi yang meliputi persyaratan administrasi, teknis dan harga yang ditetapkan oleh pokja ULP/Panitia Pengadaan. Dalam penyusunan dokumen pemilihan pokja ULP/Panitia Pengadaan dengan memperhatikan spesifikasi, HPS dan rancangan kontrak yang ditetapkan oleh PPK.

Spesifikasi

digunakan

untuk

mengevaluasi

pemenuhan

persyaratan

spesifikasi minimal yang dipersyaratkan dengan spesifikasi yang ditawarkan penyedia;

sedangkan

HPS

digunakan untuk

menilai

kewajaran

harga

yang ditawarkan dan batas tertinggi penawaran (khusus barang/konstruksi/jasa lainnya serta konsultansi dengan metode pagu anggaran) serta alat untuk melakukan negosiasi harga pada metode penunjukkan langsung, pengadaan langsung dan pekerjaan konsultansi. 2.

Dokumen penawaran, yang disiapkan dan disampaikan oleh penyedia untuk memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Setelah menyiapkan dokumen, langkah-langkah persiapan selanjutnya yang perlu

dilakukan sebelum melaksanakan evaluasi dokumen penawaran adalah sebagai berikut: 1. Meneliti dan memahami sistem evaluasi yang digunakan dan ketentuan evaluasi penawaran yang tertuang dalam dokumen pengadaan agar ULP/Panitia Pengadaan mengetahui langkah- langkah/prosedur yang harus dilakukan dalam mengevaluasi penawaran sesuai dengan sistem evaluasi yang ditentukan dalam dokumen pemilihan. 2. Memahami isi dokumen penawaran yang disampaikan oleh peserta pemilihan penyedia barang/jasa. Dokumen penawaran berisi: a. Dokumen administrasi antara lain surat penawaran b. Dokumen teknis tergantung jenis pekerjaannya: i.

Untuk pengadaan barang : spesifikasi teknis, jadwal pelaksanaan, identitas barang,

teknisi,

jaminan

purna

jual

dan

garansi,

surat

dukungan

pabrikan/principal, TKDN. ii.

Untuk pekerjaan konstruksi : metode pelaksanaan, spesifikasi teknis, jadwal pelaksanaan, personil inti, jumlah, jenis dan kapasitas peralatan utama, TKDN.

iii. Untuk pekerjaan jasa lainnya: metode pelaksanaan, spesifikasi teknis, personil inti, jadwal pelaksanaan, jumlah, jenis dan kapasitas peralatan utama, TKDN.




iv. Untuk

jasa

konsultansi

:

Kode Modul

pengalaman

perusahaan,

pendekatan

dan

metodologi, kualifikasi tenaga ahli, TKDN. c. Dokumen biaya : surat penawaran harga serta daftar kuantitas dan harga. 3. Berdasarkan dokumen pengadaan, melakukan identifikasi hal-hal sebagai berikut : a. Jabarkan sistem pengadaan yang digunakan yang meliputi metode pemilihan, metode pemasukan, metode evaluasi, jenis kontrak serta tanda bukti perjanjian. b. Sistematika pelaksanaan metode evaluasi yang digunakan. c. Mengidentifikasikan unsur-unsur yang harus dievaluasi, kriteria evaluasi masingmasing unsur, tata cara penilaian masing-masing unsur dan pembobotan atas unsur-unsur yang dievaluasi bila diperlukan pembobotan. Identifikasi ini dilakukan untuk melakukan evaluasi terhadap dokumen kualifikasi, dokumen administrasi, dokumen penawaran teknis dan dokumen penawaran biaya. 4. Merancang kertas kerja evaluasi yang digunakan sebagai alat bantu penilaian. Contoh format kertas kerja dapat dilihat dalam lampiran 1. 5. Merancang

format

Berita

Acara

Hasil

Evaluasi

dan

Berita

Acara

Hasil

Pelelangan/Seleksi Contoh format berita acara hasil evaluasi dan berita acara hasil pelelangan/seleksi dapat dilihat dalam lampiran 2. HAL-HAL PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN TERHADAP METODE DAN TATA CARA EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN Berdasarkan Perpres No. 54 Tahun 2010 beserta perubahannya, metode-metode evaluasi yang dapat digunakan dalam melakukan evaluasi dokumen penawaran adalah sebagai berikut : Metode

Evaluasi

Penawaran

untuk

Pengadaan

Barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa Lainnya. 1. Metode Sistem Gugur a. Tanpa Ambang Batas Evaluasi dengan sistem gugur dilakukan dengan meneliti dan mengevaluasi secara kualitatif unsur-unsur pada isi dokumen penawaran yang disampaikan oleh peserta pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lain, baik dokumen

kualifikasi,

administrasi,

teknis

maupun biaya, kemudian hasil

evaluasi tersebut dibandingkan dengan kriteria kelulusan sesuai ketentuan dalam dokumen pengadaan. Peserta pemilihan penyedia dinyatakan gugur apabila salah satu unsur yang dievaluasi tidak bisa memenuhi kriteria atau persyaratan yang ditetapkan.




Kode Modul

Contohnya Pada evaluasi teknis pengadaan barang, spesifikasi teknis yang ditawarkan tidak sesuai yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan, maka penyedia tersebut dinyatakan gugur. Calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) ditentukan berdasarkan biaya paling rendah. Penggunaan metode evaluasi sistem gugur tanpa ambang batas digunakan bersama dengan metode pasca kualifikasi dan 1 (satu) sampul. b. Dengan Ambang Batas Pada dasarnya sama dengan sistem gugur tanpa ambang batas, bedanya terletak pada unsur-unsur teknis yang harus dinilai secara kuantitatif (scoring). Kemudian nilai tersebut dibandingkan dengan kriteria lulus atau nilai ambang batas yang harus dipenuhi untuk dapat dinyatakan lulus. Calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) ditentukan berdasarkan biaya paling rendah yang memenuhi criteria nilai ambang batas teknis (Passing Grade). Penggunaan metode evaluasi sistem gugur dengan ambang batas digunakan bersama dengan metode pasca kualifikasi dan 1 (satu) sampul. 2. Metode Sistem Nilai Metode evaluasi ini dilakukan dengan memberikan penilaian secara kuantitatif (scoring) terhadap unsur-unsur teknis yang kemudian terhadap nilai teknis yang memenuhi kriteria ambang batas teknis dikombinasikan dengan unsur penawaran harga dengan memberikan bobot tertentu pada unsur teknis dan biaya. Unsur teknis diberi bobot antara 10% - 30% dan biaya diberi bobot 70% - 90%. Calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan

2 (bila ada)

ditentukan

berdasarkan nilai gabungan teknis dan biaya yang paling baik di antara peserta yang memenuhi kriteria nilai ambang batas teknis. Penggunaan metode evaluasi sistem nilai selalu digunakan bersama dengan metode prakualifikasi dan 2 (dua) sampul atau 2 (dua) tahap sehingga evaluasi hanya dilakukan kepada peserta yang lulus tahap prakualifikasi. 3. Metode Sistem Penilaian Biaya selama Umur Ekonomis. Metode evaluasi ini dilakukan dengan memberikan memberikan penilaian secara kuantitatif (scoring) terhadap unsur-unsur teknis. Kemudian terhadap nilai teknis yang memenuhi kriteria ambang batas teknis dilanjutkan dengan evaluasi terhadap

penawaran

biaya.

Evaluasi

penawaran

biaya

dilakukan

dengan

menghitung total biaya selama umur ekonomis yang meliputi total harga Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, biaya operasi, dan biaya pemeliharaan selama umur ekonomis serta nilai sisa pada akhir umur ekonomis. Calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) ditentukan berdasarkan total biaya selama umur ekonomis yang paling rendah di antara peserta yang memenuhi kriteria ambang batas teknis. Penggunaan metode evaluasi sistem biaya selama umur ekonomis selalu digunakan bersama dengan metode prakualifikasi dan 2 (dua) sampul atau 2 (dua) tahap sehingga penilaian hanya dilakukan kepada peserta yang lulus tahap prakualifikasi. Metode Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan Jasa Konsultansi 1. Metode Evaluasi Berdasarkan Kualitas. a. Metode ini dilakukan dengan memberikan penilaian secara kuantitatif (scoring) terhadap unsur- unsur teknis yang dinilai. b. Calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) ditentukan berdasarkan nilai teknis tertinggi yang memenuhi kriteria ambang batas teknis. c. Penggunaan metode ini dilakukan terhadap pemilihan penyedia jasa konsultansi yang mengutamakan faktor kualitas dalam memilihnya tanpa memperhatikan besarnya penawaran biaya yang diajukan. Metode ini selalu digunakan pada seleksi umum dengan prakualifikasi dua sampul, kecuali untuk pemilihan jasa konsultansi perorangan menggunakan seleksi umum atau seleksi sederhana dengan pascakualifikasi satu sampul. 2. Metode Evaluasi Berdasarkan Kualitas dan Biaya. a. Metode evaluasi ini dilakukan dengan memberikan penilaian secara kuantitatif (scoring) terhadap unsur-unsur teknis yang kemudian terhadap nilai teknis yang memenuhi kriteria ambang batas teknis, dikombinasikan dengan nilai unsur penawaran harga dengan bobot unsur teknis antara 60% - 80% dan bobot unsur biaya antara 20% - 40%. b. Calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) ditentukan berdasarkan kombinasi nilai teknis dan biaya yang terbaik. c. Penggunaan metode ini dilakukan terhadap pemilihan penyedia jasa konsultansi yang memperhatikan faktor kualitas dan faktor biaya dalam memilih penyedia jasa konsultansi. Metode ini selalu digunakan pada seleksi umum dengan prakualifikasi dua

sampul

untuk pemilihan penyedia jasa konsultansi badan

usaha. 3. Metode Evaluasi Berdasarkan Biaya Terendah




Kode Modul

a. Metode evaluasi ini dilakukan dengan memberikan penilaian secara kuantitatif (scoring) terhadap unsur-unsur teknis, yang kemudian terhadap nilai teknis yang memenuhi kriteria ambang batas teknis dipilih peserta yang memberikan penawaran biaya terendah setelah koreksi aritmatik. b. Dengan demikian calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) ditentukan berdasarkan penawaran

terendah yang memenuhi persyaratan

administrasi dan kriteria ambang batas teknis yang ditetapkan. c. Penggunaan metode ini dilakukan terhadap pemilihan penyedia jasa konsultansi yang memperhatikan faktor biaya terendah dalam memilih penyedia konsultansi. Metode ini selalu digunakan pada seleksi umum atau seleksi sederhana dengan prakualifikasi satu sampul untuk pemilihan penyedia jasa konsultansi badan usaha. 4. Metode Evaluasi Berdasarkan Pagu Anggaran. a. Pada prinsipnya metode evaluasi sistem pagu anggaran sama dengan metode evaluasi sistem kualitas. Perbedaannya, pada evaluasi sistem pagu anggaran nilai penawaran setelah koreksi harus di bawah pagu anggaran. Sedangkan pada evaluasi sistem kualitas, nilai penawaran biaya boleh di atas pagu anggaran yang kemudian dinegosiasikan. b. Metode ini dilakukan dengan memberikan penilaian secara kuantitatif terhadap unsur-unsur teknis yang dinilai. Terhadap peserta dengan nilai teknis yang memenuhi kriteria ambang batas teknis dan dilanjutkan dengan evaluasi penawaran biaya. c. Calon pemenang, pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada) ditentukan berdasarkan nilai teknis tertinggi dan memenuhi kriteria ambang batas teknis yang nilai penawaran biayanya setelah terkoreksi masih bawah pagu anggaran. d. Selalu digunakan pada seleksi sederhana dengan prakualifikasi satu sampul untuk pemilihan penyedia jasa konsultansi badan usaha. Unsur dan Kriteria Evaluasi Unsur merupakan bagian dari dokumen penawaran,dimana dilakukan penilaian secara kualitatif atau secara kuantitatif terhadap unsur tersebut. Sedangkan kriteria adalah suatu nilai atau syarat tertentu yang menjadi batas untuk menetapkan apakah unsur yang dinilai tersebut memenuhi syarat atau tidak. Dokumen penawaran yang terhadapnya dilakukan evaluasi untuk proses pemilihan penyedia barang/jasa terdiri dari 3 (tiga) jenis dokumen, yaitu dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga. Masing-masing jenis dokumen mempunyai unsur-unsur yang terhadap masing- masing unsur dilakukan penilaian atau evaluasi Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

dengan metode evaluasi yang sudah ditetapkan. Untuk menetapkan apakah setiap unsur tersebut memenuhi persyaratan atau tidak, maka setiap unsur mempunyai kriteria penilaian tertentu. Metode evaluasi, unsur dan kriteria evaluasi termasuk tata cara evaluasi yang digunakan untuk pelaksanaan evaluasi dokumen penawaran ditetapkan pada saat menyusun dokumen pengadaan dan diuraikan secara rinci pada dokumen pengadaan. Penyusunan ini didasarkan pada ketentuan-ketentuan dalam Perpres No. 54 Tahun 2010 beserta perubahannya. Berdasarkan Perpres No. 54 Tahun 2010 beserta perubahannya; metode evaluasi, unsur-unsur dan sub unsur yang dinilai, kriteria evaluasi dan tata cara evaluasi sudah ditentukan secara rinci, baik dalam mengevaluasi dokumen administrasi, teknis maupun biaya, yang terdiri dari: 1.

Unsur dan Kriteria Evaluasi Dokumen Administrasi.

2.

Unsur dan Kriteria Evaluasi Penawaran Teknis.

3.

Unsur dan Kriteria Evaluasi Penawaran Biaya.

Tata Cara Penilaian Unsur 1. Penilaian Secara Kualitatif Penilaian secara kualitatif dilakukan dengan meneliti unsur yang disampaikan calon penyedia dalam bentuk dokumen kemudian dibandingkan dengan kriteria penilaian atas unsur tersebut. Hasil penilaian secara kualitatif menghasilkan kesimpulan “memenuhi syarat” atau “tidak memenuhi syarat”. Penilaian secara kualitatif digunakan pada evaluasi dokumen administrasi. Sebagai contoh salah satu unsur penilaian pada evaluasi administrasi adalah “ditandatangani oleh orang yang memiliki kapasitas menandatangani surat penawaran” dengan kriteria penilaiannya adalah

“ditanda tangani

oleh

direktur/komisaris/pegawai tetap”. Maka langkah evaluasi secara kualitatif yang dilakukan adalah : a. Meneliti dokumen akte pendirian perusahaan yang disampaikan. b. Meneliti

kesesuaian

direksi/komisaris/pegawai

perusahaan

dengan

yang

dipersyaratkan. c. Meneliti keabsahan dokumen pendirian perusahaan. Bila hasil evaluasi tersebut semua terpenuhi maka kesimpulannya adalah unsur “ditanda tangani oleh yang memiliki kapasitas menandatangani surat penawaran” memenuhi syarat atau lulus.




Kode Modul

2. Penilaian Secara Kuantitatif Penilaian secara kuantitatif dilakukan dengan cara memberikan nilai atau scoring terhadap unsur yang dinilai. Selanjutnya hasil penilaian setiap unsur digabungkan dengan cara tertentu dan hasil nilai gabungan ini dibandingkan dengan kriteria penilaian atau nilai ambang batas kelulusan. Hasil penilaian secara kuantitatif terhadap setiap unsur akan menghasilkan kesimpulan “nilai atas unsur tersebut berupa angka”. Penilaian secara kuantitatif digunakan pada evaluasi dokumen teknis dan biaya, serta dokumen kualifikasi khusus untuk kualifikasi jasa konsultansi badan usaha. Sebagai contoh salah satu unsur penilaian pada evaluasi teknis pemilihan penyedia pekerjaan konstruksi adalah “metode pelaksanaan pekerjaan” yang dibagi lagi menjadi beberapa sub unsur misalnya salah satu sub unsur tersebut adalah “rencana persiapan penanganan pekerjaan”. Maka langkah evaluasi secara kuantitatif yang dapat dilakukan adalah : a. Pada beberapa kasus, unsur-unsur yang dinilai perlu dibagi lagi menjadi sub unsur. Apabila pemecahan sub unsur ini masih diperlukan, juga bisa dibagi lagi menjadi sub- sub unsur. Hal ini dilakukan untuk : i.

Memudahkan memberikan nilai.

ii.

Mendapatkan nilai yang lebih akurat.

iii. Memperkecil perbedaan hasil penilaian di antara para evaluator. b. Acuan dalam membagi unsur menjadi sub unsur dan seterusnya adalah dengan mengaitkan sub unsur tersebut terhadap kualitas output yang akan dicapai. c. Meneliti dokumen penawaran teknis yang disampaikan. Penilaian dilakukan dengan cara : i.

Bila unsur tidak dibagi menjadi sub unsur, maka yang dilakukan adalah meneliti dan menilai unsur tersebut.

ii.

Bila unsur dibagi menjadi sub unsur dan sub-sub unsur, maka yang dilakukan adalah meneliti dan menilai bagian terkecil dari unsur. Sebagai contoh bila unsur dibagi menjadi sub unsur, yang dinilai adalah semua sub unsurnya. Bila dibagi menjadi sub unsur dan sub-sub unsur, yang dinilai adalah semua subsub unsurnya. Bila mengacu contoh di atas maka yang dinilai adalah semua sub unsur, dan salah satu sub unsur yang dimaksud adalah “rencana persiapan penanganan pekerjaan”.

d. Terhadap yang dinilai, meneliti ada tidaknya uraian tentang unsur/sub unsur/sub-sub unsur, dan meneliti jelas dan tidaknya unsur/sub unsur/sub-sub unsur tersebut. Bagaimana meneliti tergantung pada kriteria penilaian terhadap Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

unsur/sub unsur/sub-sub unsur tersebut. Sebagai contoh dapat dilihat pada contoh kriteria penilaian sub unsur “rencana persiapan penanganan pekerjaan”. e. Memberikan nilai terhadap unsur/sub unsur/sub-sub unsur tersebut sesuai dengan kriteria penilaian. f. Bila unsur dibagi menjadi sub unsur/sub-sub unsur, maka nilai unsurnya adalah gabungan nilai atas sub unsur/sub-sub unsurnya. Bila mengacu pada contoh diatas, maka nilai unsur “metode pelaksanaan pekerjaan” merupakan gabungan dari nilai-nilai sub unsurnya. Untuk memperjelas langkah-langkah di atas, berikut ini adalah contoh pada penilaian unsur kualifikasi tenaga ahli dalam pemilihan penyedia jasa konsultansi badan usaha. Pada umumnya, tenaga ahli yang diperlukan lebih dari 1 (satu) orang. Misalkan terdiri dari pimpinan tim (team leader), tenaga ahli arsitektur, ahli struktur dan ahli mekanikal elektrikal. Maka untuk memudahkan penilaian, unsur kualifikasi tenaga ahli ini bisa dipecah menjadi beberapa sub unsur dan masing-masing sub unsur juga bisa dipecah menjadi sub-sub unsur dan untuk kasus unsur kualifikasi tenaga ahli dipecah menjadi pendidikan, sertifikat keahlian, pengalaman profesional dan kemampuan bahasa asing. Tata cara penilaian dengan membagi unsur menjadi sub unsur maupun sub unsur menjadi sub-sub unsur hanya bisa dilakukan apabila sudah tertuang dalam dokumen pengadaan. Pada saat pelaksanaan evaluasi dokumen penawaran, ULP/panitia pengadaan tidak diperbolehkan mengubah, baik menambah maupun mengurangi isi dokumen pengadaan, termasuk membagi sub unsur menjadi sub-sub unsur yang belum dituangkan dalam dokumen pemilihan. 3. Koreksi Aritmatika Koreksi aritmatika dilakukan pada semua metode pemilihan pengadaan barang/jasa. Pada metode pemasukan penawaran satu sampul, koreksi aritmatika dilakukan sebelum melakukan evaluasi penawaran, sedangkan pada metode pemasukan penawaran dua sampul dan dua tahap dilakukan setelah pembukaan sampul kedua. Koreksi aritmatiak dilakukan dengan tujuan : a. Menyeragamkan nilai penawaran yang diajukan masing-masing peserta pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai HPS sehingga masing-masing nilai penawaran dapat dibandingkan dengan HPS dengan tolok ukur yang sama. b. Menyesuaikan

volume

pekerjaan

yang

ditawarkan

dengan

volume

pekerjaan yang tercantum dalam dokumen pemilihan. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Dalam melakukan koreksi aritmatika harus diperhatikan jenis kontrak telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Untuk kontrak harga satuan atau kontrak gabungan lumpsum dan harga satuan pada bagian harga satuan : a) Volume dan/atau jenis pekerjaan yang tercantum dalam daftar kuantitas dan harga disesuaikan dengan yang tercantum dalam dokumen pemilihan. Contoh : Tabel 1. Contoh Format dalam Dokumen Pemilihan No 1

Uraia n Komputer PC

Volume

2

Printer Laser multifungsi

10

3

Printer laser standar

10

4

Notebook

15

5

Hardisk eksternal

5

Hargasatuan

Jumlah

15

PPN Total

No 1 2 3 4 5 6

Tabel 2. Contoh Dokumen Penawaran PT. A Uraia Volum Hargasatuan n e Komputer PC 15 5.800.00 0 Printer Laser multifungsi 10 3.400.00 0 Printer laser standar 10 2.000.00 0 Notebook 14 4.400.00 0 Hardisk eksternal 5 0 Stabilizer 15 150.00 0

Jumlah 90.000.000 34.000.000 20.000.000 61.600.000 0

2.250.000 207.850.000 PPN 20.785.000 Total 228.635.000 Volume notebook, seharusnya 15 unit, tertulis 14 unit, maka volumenya harus

dikoreksi sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. b) Apabila terjadi kesalahan hasil perkalian antara volume dengan harga satuan pekerjaan, dilakukan pembetulan, dengan ketentuan harga satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh diubah. Contoh dari dokumen penawaran PT. A, hasil perkalian 15 unit komputer PC dengan harga satuan Rp. 5.800.000,- menjadi Rp. 90.000.000- seharusnya ditulis Rp. 87.000.000,- maka hasil perkalian antara volume dan harga satuan harus dikoreksi. c) Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap sudah termasuk dalam harga satuan pekerjaan yang lain dan harga satuan pada daftar kuantitas dan harga tetap dibiarkan kosong. Contoh dari dokumen penawaran PT. A, untuk hardisk eksternal harga satuannya nol, maka harga tersebut dibiarkan kosong dan penyedia tetap melaksanakan pengadaan barang tersebut. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

d) Jenis pekerjaan yang tidak tercantum dalam daftar kuantitas dan harga disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan dan harga satuan pekerjaan dimaksud dianggap nol; Contoh di dalam dokumen pemilihan tidak ada pengadaan stabilizer, sedangkan di penawaran PT. A menawarkan alat tersebut, maka harga satuan pekerjaan tersebut dianggap nol. e) Hasil koreksi aritmatik pada bagian harga satuan dapat mengubah nilai total harga penawaran sehingga urutan peringkat dapat menjadi lebih tinggi atau lebih rendah dariurutan peringkat semula; Tabel 3. Hasil Koreksi Aritmatika No 1

Uraia Komputer PC n

Volume

Hargasatuan

15

5.800.000

Jumla h 87.000.000

2

Printer Laser multifungsi

10

3.400.000

34.000.000

3

Printer laser standar

10

2.000.000

20.000.000

4

Notebook

15

4.400.000

66.000.000

5

Hardisk eksternal

5

-

207.000.000 PPN

Total

20.700.000 227.700.000

Harga penawaran awal Rp. 228.635.000 sedangkan harga hasil koreksi aritmatika Rp. 227.700.000, sehingga harga hasil koreksi aritmatika yang menjadi acuan oleh pokja ULP/panitia pengadaan dalam evaluasi harga penawaran. Untuk kontrak gabungan lump sum dan harga satuan pada bagian lump sum: a. Volume dan/atau jenis pekerjaan yang tercantum dalam daftar kuantitas dan harga disesuaikan dengan yang tercantum dalam dokumen pengadaan; b. Jenis pekerjaan yang tidak tercantum dalam daftar kuantitas dan harga (apabila ada) disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang tercantum dalam dokumen pengadaan; c.

Hasil koreksi aritmatik pada bagian lump sum tidak boleh mengubah nilai total harga penawaran pada bagian lump sum.

4. Unsur dan Kriteria Evaluasi Dokumen Administrasi Evaluasi terhadap dokumen administrasi hanya dilakukan terhadap hal-hal yang tidak dinilai pada saat penilaian kualifikasi. Unsur yang dievaluasi atau yang dinilai Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

dalam melaksanakan evaluasi dokumen administrasi untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya, dan jasa konsultansi adalah : a. Surat penawaran. b. Jaminan penawaran, kecuali untuk pengadaan menggunakan sistem elektronik (eprocurement) dan pemilihan penyedia jasa konsultansi tidak mensyaratkan jaminan penawaran. Pada Tabel 4 pada halaman berikut, disajikan unsur-unsur dan kriteria umum yang digunakan dalam evaluasi dokumen administrasi pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya dan jasa konsultansi sesuai ketentuan terakhir dalam Perpres No. 4 Tahun 2015. Untuk memperjelas bagaimana mengevaluasi masing-masing unsur dan bagaimana menggunakan kriteria evaluasi, berikut ini akan diuraikan masing-masing unsur tersebut. a. Surat Penawaran. Surat penawaran dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa merupakan dokumen utama dari seluruh dokumen penawaran yang disampaikan. Dokumen usulan teknis dan penawaran biaya serta dokumen lainnya merupakan lampiran dari surat penawaran. Dengan demikian surat penawaran ini merupakan dasar hukum yang utama atas semua penawaran yang disampaikan. Sehingga isi surat penawaran

harus

jelas

dan

tidak multi-tafsir terhadap persyaratan yang

ditetapkan dan harus ditandatangani oleh orang yang mempunyai kapasitas hukum untuk menandatanganinya. Maka penandatangan surat penawaran haruslah seseorang yang mempunyai kapasitas hukum untuk menandatanganinya yaitu: 1. Satu penyedia berbentuk badan hukum : i. Direktur direktur

utama/pimpinan

perusahaan

atau

penerima

kuasa

dari

utama/ pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akte

pendirian badan hukum atau perubahannya; atau orang yang berstatus sebagai pegawai tetap perusahaan. ii. Kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik seperti yang diatur pada akte pendirian badan hukum atau perusahaan yang bersangkutan bila mendirikan kantor cabang. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



2. Penyedia

berbentuk

badan

Kode Modul

hukum

yang

bermitra

atau

konsorsium,

penandatangannya adalah pejabat yang menurut perjanjian kerja sama berhak mewakili dan pejabat tersebut dalam perusahaannya harus memenuhi persyaratan seperti pada satu penyedia berbentuk badan hukum. 3. Bila perorangan harus ditandatangani oleh yang bersangkutan. Khusus untuk etendering sesuai Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, surat penawaran atau surat lainnya sebagai bagian dari dokumen penawaran yang diunggah (upload) kedalam aplikasi SPSE dianggap sah sebagai dokumen, dan telah ditanda tangani secara elektronik oleh pimpinan/direktur/kepala cabang yang telah diangkat oleh kantor pusat. Tabel 4. Unsur-Unsur dan Kriteria Umum pada Evaluasi Dokumen Administrasi untuk Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya Digunakanuntukpemilihanpenyedia Unsur

Subunsur

Kriteria

Syarat-

Konsultansi

Konsultansi

Barang √

Konstruksi √

JasaLainnya √

badanusaha

perorangan

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

syarat substansial diminta berdasarkan dokumen Surat

Tanggal

pemilihan penawaran

Tanggalsebelum pemasukanpenawaran

Jangkawaktu

Tidakkurangdariyang

berlakunya

ditetapkandalamdokumen

penawaran Tandatangan

pemilihan Ditandatanganiolehyang

√

√

√

√

√

Jaminan

Lembaga

berhakmenandatangani Diterbitkanlembaga

√

√

√

-

-

Penawaran

penerbit

penerbitjaminanyang √

√

√

-

-

√

√

√

-

-

ditetapkanMenteri Jangkawaktu

minimalsesuaidengan Keuangan

penjaminan

yangditetapkandalamdok

Kesesuaiannama

pengadaan Namapersertasama

peserta

dengannamadalamsurat

Nilaijaminan

jaminan tidakkurangdari

√

√

√

-

-

yangditetapkan dicantumkan

√

√

√

-

-

Namapenerima

dalamangkadanhuruf Namapenerimajaminan

√

√

√

-

-

jaminan

samadengannamaULP/

Namapaket

PanitiaPengadaan Namapaketpekerjaan

√

√

√

-

-

pekerjaan

samaantarayangtertulis dijaminandengan dokumenpemilihan




Keabsahansurat

dapatdicairkanpaling lama

jaminan

14harisetelahklaim

Kode Modul

√

√

√

-

-

sebesarnilaijaminan,dan bersifatunconditional olehlembagapenerbit suratjaminan

5.

Unsur dan Kriteria Evaluasi Penawaran Teknis 1. Pemilihan Penyedia Barang, Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lainnya Unsur yang dievaluasi atau yang dinilai dalam melaksanakan evaluasi penawaran teknis untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya, tidak berbeda jauh, baik dilaksanakan secara prakualifikasi maupun pascakualifikasi. Perbedaannya terletak pada kriteria yang digunakan untuk masing-masing pemilihan penyedia barang/jasa. Evaluasi dokumen penawaran teknis dilakukan dengan cara : a. Kualitatif, khusus untuk metode sistem gugur tanpa ambang batas. b. Kuantitatif, untuk metode selain metode sistem gugur tanpa ambang batas. Pada Tabel 2 disajikan unsur-unsur dan kriteria umum yang digunakan dalam evaluasi

dokumen

penawaran

teknis

pemilihan

penyedia

barang,

pekerjaan

konstruksi, jasa lainnya sesuai ketentuan dalam Perpres No. 54 Tahun 2010 berserta perubahannya yang terakhir adalah Perpres No. 4 Tahun 2015 dan Perka LKPP No. 14 Tahun 2012. Untuk memperjelas bagaimana mengevaluasi masing-masing unsur dan bagaimana menggunakan kriteria evaluasi. Tabel 5. Unsur-Unsur dan Kriteria Umum pada Evaluasi Dokumen Penawaran Teknis untuk Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya

Unsur Spesifikasi Teknis Metode Pelaksanaan Pekerjaan

Jadwal waktu penyerahan barang/ Pelaksanaan pekerjaan Identitas yang ditawarkan (Jenis, tipe, merk)

Subunsur Kesesuaia n Tahapan spesifikasi pekerjaa Cara n pelaksanaa

Kriteria Sesuai dengan yang ditetapkan

Digunakanuntukpemilihan Barang Konstruks Jasa penyedia i √ √ √

Memenuhi persyaratan substantif

-

√

√

Menggambarkan penguasaan

-

√

√

n

dalam menyelesaikan Tidak melebihi batas pekerjaan yang ditetapkan

√

√

√

Jenis

Jenis dicantumkan secara

√

-

√

Tipe

lengkap dan jelas Tipe dicantumkan

√

-

√

Merk

secara lengkapdan jelas Merk dicantumkan secara jelas

√

-

√




Peralatan utama minimal

Spesifikasi

yangdiperlukan

peralatan

Kode Modul

Sesuai spesifikasi yang ditetapkan

-

√

√

Jenis dan kinerja)

Jenis sesuai dengan

-

√

√

Jumlah

yangditetapkan Jumlah sesuai dengan

-

√

√

Jaminan

Memiliki

yangditetapkan Sesuai dengan yang ditetapkan

√

-

√

purna jual dan garansi

jaminan purna Sesuai dengan yang ditetapkan

v

-

v

Tenaga teknis/

jual Masadan berlaku garansi Pendidikan

Sesuai dengan yang ditetapkan

√

√

√

Sertifika

Memiliki sertifikatyang

√

√

√

ditetapkan Memiliki pengalaman kerja

√

√

√

Bagian

t Pengalaman keahlian Kerja Kesesuaian

sesuai dengan yang ditetapkan Sesuai dengan yang ditetapkan

√

√

pekerjaan

bagian yang

yang disub-kontrakkan Uji mutu/

disubkontrakka StandarMutu n

Memenuhi standar mutu

√

√

√

Principleresmi

yang ditetapkan Sesuai dengan yang ditetapkan

√

√

√

Keaslian produk

Pernyataan keaslian produk

√

√

√

Ketersediaan

Pernyataan ketersediaan stock

√

√

√

(kapasitas

personil inti

teknis/fungsi Surat Dukungan pabrikan/

principle

Unsur teknis lainnya (jika ada)

√

stock

a. Spesifikasi Teknis. Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi terpenuhi

oleh

barang/jasa

kebutuhan

adalah

bila

kriteria

tersebut

tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum

requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Unsur ini dievaluasi untuk menilai apakah spesifikasi teknis yang ditawarkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan. i. Sistem gugur Penilaian secara kualitatif dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen penawaran dengan spesifikasi teknis yang ditetapkan. Unsur yang ditawarkan harus memenuhi persyaratan minimalyang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. i. Sistem nilai Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Penilaian secara kuantitatif dilakukan dengan memberikan nilai terhadap unsur yang ditawarkan. b. Metode Pelaksanaan Pekerjaan. Metode pelaksanaan pekerjaan adalah metode/cara kerja yang layak, realiastis dapat

dilaksanakan

menggambarkan pelaksanaan

untuk

menyelesaikan

penguasaan

yang

dipertanggungjawabkan

dalam

sistematis secara

dari teknis

seluruh

penyelesaian awal

pekerjaan pekerjaan

hingga

berdasarkan

dan dengan

diyakini tahap

akhir

dan

dapat

sumberdaya

yang

dimiliki

penyedia. Yang diteliti dalam evaluasi metode pelaksanaan adalah tahapan dan cara pelaksanaan yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai dengan akhir dan dapat dipertanggungjawabkan secara teknis (Permen PU No. 7 Tahun 2011). c. Jadwal Waktu Pelaksanaan Jadwal waktu pelaksanaan adalah jadwal yang menunjukkan kebutuhan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, terdiri atas tahapan pelaksanaan yang disusun secara logis, realistis dan dapat dilaksanakan. Unsur ini dievaluasi untuk

menilai

apakah jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan atau jadwal waktu

penyerahan barang yang ditawarkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan. Penilaian secara kualitatif dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen penawaran dengan jadwal waktu yang ditetapkan. Unsur yang ditawarkan harus memenuhi persyaratan minimal. Penilaian secara kuantitatif dilakukan dengan memberikan nilai terhadap unsur yang ditawarkan. d. Identitas barang yang ditawarkan (jenis, tipe, merk) Kata identitas berasal dari bahasa Inggerisidentityyang memiliki pengertian harafiah; ciri, tanda atau jati diri yang melekat pada sesuatu barang sehingga membedakan dengan barang yang lain.

Identitas barang meliputi jenis, tipe dan

merk. i.

Jenis barang adalah pengelompokkan barang berdasarkan cara memperolehnya, fungsi dan sebagainya.

ii.

Tipe barang adalah barang yang mempunyai kemiripan struktural.




Kode Modul

iii. Merk adalah tanda yang berupa gambar, nama, kata, huruf-huruf, angka-angka, susunan warna, atau kombinasi dari unsur-unsur tersebut yang memiliki daya pembeda dan digunakan dalam kegiatan perdagangan barang atau jasa. Contoh merk : TOYOTA, ASUS, PANASONIC, dll. Merk berfungsi untuk membedakan suatu produk dengan produk lain. Tanda tersebut harus memiliki daya pembeda dan digunakan dalam perdagangan barang atau jasa. Dalam prakteknya merk digunakan untuk membangun loyalitas konsumen. Contoh dentitas barang dapat dilihat pada tabel 3 dibawah ini :

Tabel 6. Contoh identitas Barang

multipurposevehicle)

e. Peralatan Utama yang Digunakan. Unsur ini dievaluasi untuk menilai apakah peralatan yang digunakan untuk menyelesaikan

pekerjaan

yang

ditawarkan

sudah

sesuai

dengan

yang

dipersyaratkan. Penilaian secara kualitatif dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen penawaran dengan peralatan yang harus digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan seperti yang sudah ditetapkan. Unsur yang ditawarkan harus memenuhi persyaratan minimal. Penilaian secara kuantitatif dilakukan dengan memberikan nilai terhadap unsur yang ditawarkan. f. Jaminan Purna Jual dan Sertifikat Garansi. Layanan purna jual

adalah layanan yang diberikan perusahaan kepada

konsumen setelah terjadinya transaksi penjualan dan Garansi adalah pernyataan formal produsen tentang kinerja produk yang diharapkan (Kotler, 2005). Garansi ditujukan untuk meyakinkan konsumen bahwa produk dalam keadaan baik atau bebas dari kerusakan, akibat dari ketidaktelitian pengerjaan atau penggunaan material yang kurang baik yang berlaku untuk jangka waktu tertentu. Sesuai dengan Undang – Undang Perlindungan Konsumen (UU PK) Pasal 25 Ayat 1, serta diatur dalam Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 634/MPP/Kep/9/2002 Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

bahwa Setiap penyedia yang menawarkan barang wajib memberikan garansi dan layanan purna jual minimal selama 1 tahun, g. Tenaga Teknis/Personil Inti. Unsur ini dievaluasi untuk menilai apakah tenaga yang digunakan, baik tenaga teknis untuk pengadaan barang dan jasa lainnya, maupun personil inti untuk pengadaan pekerjaan konstruksi yang dilibatkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditawarkan sudah sesuai dengan yang dipersyaratkan. Tenaga teknis adalah tenaga kerja yang mempunyai keahlian tertentu untuk meng- install barang yang diadakan. Misalkan dalam pembelian AC dinding, maka perlu tenaga teknis untuk menempatkan AC pada dinding dan melakukan pengaturan awal sehingga AC tersebut bisa beroperasi. Personil inti adalah tenaga kerja yang akan ditempatkan secara penuh sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pamilihan serta posisinya dalam manajemen pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang diajukan untuk melaksanaan pekerjaan. Yang dipersyaratkan dalam personil inti dalam pekerjaan konstruksi adalah Memiliki Sertifikat Keahlian (SKA/SKT) dan Pengalaman Kerja. h. Bagian Pekerjaan yang Disub-kontrakkan. Bagian pekerjaan yang disubkontrakkan adalah bagian pekerjaan yang bukan

pekerjaan utama yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan, yang

pelaksanaannya diserahkan kepada penyedia lainnya dan disetujui terlebih dahulu oleh PPK. Pekerjaan utama adalah jenis pekerjaan yang secara langsung menunjang terwujudnya dan berfungsinya suatu konstruksi sesuai peruntukannya yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Penyedia barang/jasa dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utama dengan melakukan sub-kontrak kepada pihak lain kecuali sebagian pekerjaan utama kepada penyedia barang/jasa spesialis. Penilaian unsur ini dilakukan untuk menjamin bahwa calon penyedia barang/jasa

mempunyai

keterikatan

dengan

pelaksana

pekerjaan

yang

disubkontrakkan terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Penilaian secara kualitatif dilakukan dengan cara membandingkan antara dokumen penawaran dengan persyaratan untuk pekerjaan sub-kontrak seperti yang sudah ditetapkan. Unsur yang ditawarkan harus memenuhi persyaratan. Penilaian secara kuantitatif Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

dilakukan dengan memberikan nilai terhadap unsur yang ditawarkan. Sebagai contoh, untuk menilai unsur ini dilakukan dengan melihat seberapa jauh calon penyedia barang/ jasa mempunyai kerjasama yang ditunjukkan dengan adanya surat dukungan melaksanakan pekerjaan dari pihak sub-kontraktor kepada pihak calon penyedia jasa/barang. i. Uji Mutu/Teknis. Apabila diperlukan, ULP/Panitia Pengadaan dapat meminta uji mutu/teknis/ fungsi untuk bahan/alat tertentu sesuai dengan ketentuan dalam dokumen pemilihan. Uji mutu/teknis perlu dilakukan bila : 1. ULP belum yakin dengan hasil penilaian yang telah dilakukan. 2. Barang/jasa yang diadakan mempunyai karakteristik : i. Teknologi yang digunakan relatif baru. ii. Bersifat kompleks. Bila dari hasil uji mutu/teknis tidak sesuai dengan yang dokumen penawaran, maka peserta yang bersangkutan dinyatakan gugur. Contoh pangadaan rompi anti peluru, penyedia diwajibkan mengirikan sampel produk ke ULP/Panitia Pengadaan, sampel yang diterima kemudian diuji mutu ke laboratorium independen untuk mengetahui apakah produk yang disampaikan sesuai standar mutu yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Jika hasil uji mutu memenuhi standar mutu yang ditetapkan maka penawaran tersebut dinyatakan lulus. j. Surat Dukungan Pabrikan/Principal Sesuai dengan penjelasan Pasal 86 Ayat 9; Pengadaan barang impor dilengkapi dengan : 1. Sertifikat keaslian (certificate of origin). 2. Surat dukungan pabrikan/principal (supporting letter). Untuk pengadaan barang impor diperlukan surat dukungan pabrikan seperti dimaksud dalam Pasal 86 diatas. Bila produsen memiliki perwakilan resmi di Indonesia yang memiliki wewenang untuk menerbitkan surat tersebut, maka penyedia cukup minta surat dukungan dari perwakilan resmitersebut. Tujuan dari syarat surat dukungan ini adalah menjamin bahwa produk asli (bukan tiruan) dan menjamin ketersedian barang selama pelaksanaan pekerjaan. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

2. Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi Evaluasi dokumen penawaran teknis untuk pemilihan penyedia jasa konsultansi dilakukan dengan cara kuantitatif. Pada Tabel 7 disajikan unsur-unsur dan kriteria umum yang digunakan dalam evaluasi dokumen teknis pemilihan penyedia jasa konsultansi sesuai ketentuan dalam Perpres Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahannya.

Tabel 7. Unsur-unsur dan kriteria umum pada evaluasi dokumen penawaran teknis untuk pemilihan penyedia Jasa Konsultansi

a.

leadfirm leadfirm

b. c.

deliverable




1.

Kode Modul

Pengalaman Perusahaan ( 10 - 20 %). Pengalaman perusahaan adalah kemampuan yang dimiliki perusahaan dalam

menyelesaikan tugas-tugas yang dibebankan kepada perusahaan tersebut. Pengalaman perusahaan peserta harus dilengkapi dengan referensi/kontrak sebelumnya, yang menunjukkan kinerja perusahaan peserta yang bersangkutan selama 10 (sepuluh) tahun terakhir

dan

dapat

dibuktikan

kebenarannya

dengan

menghubungi

penerbit

referensi/PPK/pemilik pekerjaan. i.

Apabila tidak dilengkapi referensi/kontrak sebelumnya maka tidak dinilai.

ii.

Apabila dilengkapi referensi namun terbukti tidak benar, maka penawaran digugurkan dan peserta dikenakan daftar hitam.

Pengalaman perusahaan terdiri dari beberapa sub-unsur, yaitu: a. Pengalaman pada pekerjaan sejenis Pengalaman sejenis adalah pengalaman perusahaan pada pekerjaan yang sesuai dengan bidangdan sub bidang dengan pekerjaan yang sedang dikompetisikan. Semakin banyak pengalaman sejenis berarti semakin mampu untuk melaksanakan pekerjaan. Jumlah paket pengalaman sejenis yang paling banyak akan memperoleh nilai tertinggi dan dijadikan mendapatkan pembanding untuk mendapatkan nilai. Pengalaman sejenis dilihat dari daftar pengalaman yang disampaikan penyedia dibanding dengan persyaratan bidang dan sub bidang pekerjaan. Nilai yang diperoleh dikali dengan bobot sub unsur. Rumusan penghitungan sebagai berikut: NPX = (JPP X)/(JPP Tertinggi) ×100 × Bobot Sub Unsur Keterangan: X

= Nama perusahaan

NP

= Nilai Pengalaman

JPP = Jumlah Pengalaman Perusahaan b. Pengalaman dilokasi yang sama. Pengalaman

dilokasi

yang

sama

dengan

lokasi

pekerjaan

yang

sedang

dikompetisikan pada tingkat kabupaten/kota. Jumlah paket pengalaman perusahaan yang paling banyak di lokasi kegiatan tersebut, dijadikan pembanding untuk mendapatkan nilai. Nilai yang diperoleh dikali dengan bobot sub unsur. Rumusan penghitungan sebagai berikut: Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

NPLX = (JPPL X)/(JPPL Tertinggi) ×100 × Bobot Sub Unsur Keterangan: X

= Nama perusahaan

NPL = Nilai Pengalaman di Lokasi JPPL = Jumlah Pengalaman Perusahaan di Lokasi c. Pengalaman Manajerial dan Fasilitas Utama. 1) Pengalaman sebagai lead firm. Dihitung jumlah pengalaman menjadi leadfirm. Jumlah yang paling banyak, dijadikan pembanding untuk mendapatkan nilai. Nilai yang diperoleh dikali dengan 1/3 (satu per tiga) bobot sub unsur. Rumusan penghitungan sebagai berikut : NPLF X= (JPPLF X)/(JPPLF Tertinggi) × 100 × 1/3 Bobot Sub Unsur Keterangan: X

= Nama perusahaan

NPLF

= Nilai Pengalaman sebagai Lead Firm

JPPL

= Jumlah Pengalaman Perusahaan sebagai Lead Firm

2) Pengalaman mengelola kontrak Dihitung nilai kontrak tertinggi dari pekerjaan yang sejenis. Nilai kontrak yang tertinggi, dijadikan pembanding untuk mendapatkan nilai. Nilai yang diperoleh dikali dengan 1/3 (satu per tiga) bobot sub unsur. Rumusan penghitungan sebagai berikut: XNPK

= (NK X)/(NK Tertinggi) ×100 × 1/3 × Bobot Sub Unsur

Keterangan : X

= Nama perusahaan

NPK

= Nilai Pengalaman Kontrak

NK

= Nilai Kontrak

3) Ketersediaan fasilitas utama Fasilitas utama adalah peralatan utama peralatan utama yang digunakan untuk mendukung kegiatan. Bila fasilitas utama tersedia, dihitung dengan rumusan sebagai berikut : NFU X

= (Bobot Sub Unsur)/3




Kode Modul

Keterangan : X

= Nama perusahaan

NFU

= Nilai Fasilitas Utama

NFU bernilai 0 (nol) apabila : a. Fasilitas utama yang dibutuhkan tidak dicantumkan di dalam KAK. b. Fasilitas utama yang dibutuhkan dicantumkan di dalam KAK, namun tidak diusulkan di dalam Penawaran Teknis. c.

Fasilitas utama yang dibutuhkan dicantumkan di dalam KAK dan diusulkan dalam penawaran Teknis, namun tidak memenuhi salah satu kriteria.

NFU bernilai 1 (satu) apabila : Fasulitas utama yang diusulkan dalam Penawaran Teknis memenuhi seluruh kriteria dalamKAK. Nilai pengalaman manajerial dan fasilitas utama = NPLF + NPK + NFU d. Kapasitas Perusahaan Dihitung

jumlah

tenaga

ahli

tetapterbanyakuntuk

kemudian

dijadikan

pembanding untuk mendapatkan nilai. Nilai yang diperoleh dikali dengan bobot sub unsur. Rumusan penghitungan sebagai berikut: KP X = ( JTAT X)/(JTAT Terbanyak) × 100 × Bobot Sub Unsur Keterangan: X

= Nama perusahaan

KP

= Kapasitas Perusahaan

JTAT = Jumlah Tenaga Ahli Tetap 2. Pendekatan dan Metodologi (20 - 40 %). Metodologi adalah ilmu-ilmu/cara yang digunakan untuk memperoleh kebenaran menggunakan penelusuran dengan tata cara tertentu dalam menemukan kebenaran, tergantung dari realitas yang sedang dikaji. Penilaian metodologi ini menggunakan skala likert (skala 1-5) yaitu sangat baik, baik, cukup baik, kurang baik, dan sangat kurang baik dandiberi nilai sebagai berikut: sangat baik = 100, baik = 80, cukup baik = 60, kurang = 40, sangat kurang = 20




Kode Modul

Dalam melakukan penilaian pendekatan dan metodologi ini bisa dilakukan sendiri oleh pokja ULP/panitia pengadaan atau minta didampingi oleh tenaga ahli yang memiliki kompetensi dengan pekerjaan yang sedang dikomptesisikan. Misalnya pekerjaan yang sedang dievaluasi adalah pekerjaan konsultansi konstruksi, maka dapat didampingi oleh ahli konstruksi dari Dirjen- Kementerian Pekerjaan Umum/Universitas/Lembaga Riset. Sub unsur yang dievaluasi dalam Pendekatan dan Metodologi adalah: a. Sub unsur pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam KAK. Pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam KAK = Nilai yang didapatkan X bobot sub unsur. b. Sub unsur kualitas metodologi: i.

Ketepatan analisa yang disampaikan dan langkah pemecahan yang diusulkan.

ii.

Konsistensi antara metodologi dengan rencana kerja.

iii. Apresiasi terhadap inovasi. iv. Dukungan data yang tersedia terhadap KAK. v. Uraian tugas. vi. Jangka waktu pelaksanaan. vii. Program kerja, jadwal pekerjaan, dan jadwal. viii) Organisasi. viii. Kebutuhan fasilitas penunjang. Ketentuan kriteria penilaian: Nilai sub unsur kualitas metodologi = nilai rata-rata komponen sub unsur x bobot sub unsur. c.

Sub unsur hasil kerja (deliverable) i. Penyajian analisis dan gambar-gambar kerja. ii. Penyajian spesifikasi teknis dan perhitungan teknis. iii. Penyajian laporan-laporan. Nilai sub unsur hasil kerja (deliverable) = nilai rata-rata komponen sub unsur x bobot sub unsur.

d. Sub unsur gagasan baru yang diajukan oleh peserta untuk meningkatkan kualitas keluaran yang diinginkan dalam KAK,




Kode Modul

Dengan ketentuan penilaian apabila peserta tidak mengajukan gagasan baru untuk meningkatkan kualitas keluaran yang diinginkan dalam KAK, maka tidak diberikan nilai. Nilai sub unsur gagasan baru yang diajukan oleh peserta untuk meningkatkan kualitas keluaran yang diinginkan dalam KAK= Nilai yang didapat X bobot sub unsur. Total bobot seluruh sub unsur = 100 % Nilai pendekatan dan metodologi = total nilai seluruh sub unsur X bobot unsur pendekatan dan metodologi. Contoh perhitungan : PT. YK dalam Pendekatan dan metodologi atas dokumen seleksi menurut penilaian ULP/Panitia Pengadaan sebagai berikut : Pemahaman atas layanan (30 %)

: 60

Kualitas metodologi (30%)

: 64,44

Hasil kerja (deliverable) (30%)

: 80

Gagasan baru (10 %)

: 80

Bobot nilai yang diperoleh adalah : (60 x30%) + (64,44 x 30 %) + (80 x 30 %) + (80 x 10%) =18 + 19,33 + 24 + 8 = 69,33 Bobot nilai pendekatan dan metodologi : 69,33 x 20 %= 13,87 3. Kualifikasi Tenaga Ahli (50 – 70 %) Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu. Keahlian yang diperlukan diperoleh melalui formal (S1/S2/S3) dan non formal (kursus/training) serta pengalaman kerja di bidang pendidikannya. a) Sub unsur tingkat pendidikan Tingkat pendidikan: i. ≥ tingkat pendidikan yang disyaratkan dalam KAK, diberi nilai : 100 (seratus). ii. < tingkat pendidikan yang disyaratkan dalam KAK, diberi nilai : 0 (nol). Nilai sub unsur tingkat pendidikan = nilai yang didapat X bobot sub unsur tingkat pendidikan. Contoh bobot nilai Pendidikan 30 % (sesuai dokumen pemilihan) Pendidikan yang disyaratkan untuk menjadi team leader adalah S2 Arsitektur Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

PT. YK menawarkan 1 team leader dengan pendidikan yang sesuai yaitu S2 arsitektur, memperoleh nilai 100 Nilai Sub unsur pendidikan : 100 x 30 % = 30 b) Sub unsur pengalaman kerja profesional seperti yang disyaratkan dalam KAK. 1. Pengalaman tenaga ahli sejenis dengan referensi Penilaian dilakukan untuk tenaga ahli yang mempunyai referensi a. Nilai pengalaman tenaga ahli i. Waktu pengalaman Tidak boleh terjadi tumpang tindih (overlap), bila terjadi overlap yang dihitung hanya salah satu. Contoh perhitungan tenaga ahli Ir. Tri W, Msc dengan pengalaman sebagai berikut : a. September 2011 – 5 Juni 2012 = 9 bulan Perhitungan dimulai dari bulan September sampai dengan Juni 2012. b. Febuari2011 – 5 Desember 2011= 7 bulan Perhitungan dimulai dari bulan Febuari 2011 sampai dengan Agustus 2011. Dari pengalaman a) dan b) terjadi overlap selama 3 bulan pada bulan September, Oktober dan November 2011. Pengalaman b) yang diakui hanya 7 bulan. Total pengalaman tenaga ahli Ir. Tri W, MSc adalah 16 bulan. b. Apabila jangka waktu pengalaman kerja profesional ditulis secara lengkap, tanggal, bulan, dan tahunnya; maka pengalaman kerja dihitung secara penuh (kecuali bila overlap, maka bulan yang overlap dihitung satu kali). Contoh perhitungan tenaga ahli Ir. TW, Msc

dengan pengalaman sebagai

berikut : Pengalaman dicantumkan bulan 8 Maret 2010 – 8 Desember 2010 Pokja ULP menghitung jumlah bulan secara penuh = 9 bulan karena disebutkan tanggal bulan dan tahunnya secara rinci. c.

Apabila jangka waktu pengalaman kerja profesional ditulis bulan dan tahunnya saja (tidak menyebut tanggal), maka pengalaman kerja yang dihitung adalah total bulannya dikurangi1 (satu) bulan. Contoh perhitungan tenaga ahli Ir. TW, MSc dengan pengalaman sebagai berikut : Pengalaman hanya dicantumkan bulan Juni 2000 – Juli 2001.




Kode Modul

Karena hanya disebutkan bulan tanpa dirinci tanggalnya, maka panitia pengadaan dapat menghitung jumlah bulan dikurangi 1 (satu) = 13 bulan – 1 = 12 bulan. d. Apabila jangka waktu pelaksanaan kerja profesional ditulis tahunnya saja (tanpa tanggal dan bulan), maka pengalaman kerja yang dihitung hanya 25 % dari total bulannya. Contoh perhitungan tenaga ahli Ir.Badi MSc dengan pengalaman sebagai berikut : Lain pengalaman yang dicantumkan tahun 2002 – 2003 Karena hanya tertulis tahun tanpa penjelasan bulannya, maka panitia sepakat untuk menghitung: 25 % x 24 bulan = 6 bulan karena tidak sesuai dengan ketentuan dokumen seleksi. ontoh perhitungan tenaga ahli Ir. TW, MSc dengan data pengalaman sebagai berikut: Pengalaman hanya dicantumkan tahun 1997 – 1998 Karena hanya disebutkan tahun tanpa dirinci bulannya, maka panitia sepakat untuk menghitung = 25 % x 24 bulan = 6 bulan karena tidak sesuai dengan ketentuan dokumen seleksi. 2. Nilai Jangka waktu pengalaman profesional : ≥ tahun pengalaman kerja dalam KAK diberi nilai 100. < tahun pengalaman kerja dalam KAK dinilai 50. Nilai sub unsur pengalaman kerja profesional = nilai jangka waktu pengalaman kerja profesional X bobot sub unsur. Contoh perhitungan: Bobot pengalaman profesional dalam LDP : 20 % Untuk team leader, pengalaman yang disyaratkan 10 tahun PT. YK mengusulkan team leader yang memiliki pengalaman profesional setelah dihitung jumlah bulan x lingkup x posisi, diperoleh pengalaman selama 13 tahun, artinya pengalaman team leader memenuhi syarat jadi diberi nilai 100. Maka nilai pengalaman kerja profesional team leader adalah 100 x 20 % = 20 3. Sub-unsur sertifikat keahlian/profesi, Ketentuan sertifikat, jika memiliki sertifikat diberi nilai 100, sedangkan jika tidak memiliki diberi nilai 0.




Kode Modul

Nilai Sub Unsur Sertifikat Keahlian/Profesi = nilai yang didapatkan X bobot sub unsur sertifikat keahlian/profesi. Contoh Perhitungan : Bobot kepemilikan sertifikat adalah 40 % PT. YK mengusulkan Team Leader yang memiliki Sertifikat SKA arsitektur sesuai persyaratakan dalam dokumen pemilihan dan hasil klarifikasi keaslian sertifikat dari LPJK (lembaga pengambangan jasa konstruksi) adalah asli, maka diberi nilai 100 Nilai kepemilikan sertifikat = 100 x 40 % = 40 4. Sub unsur penguasaan bahan asing dan syarat lainnya (jika ada). Ketentuan penguasaan bahasa asing:sangat baik diberi nilai 100; baik diberi nilai 50;sedangkan tidak menguasai diberi nilai 0. Nilai sub unsur sertifikat keahlian/profesi = nilai yang didapatkan X bobot sub unsur sertifikatkeahlian/profesi. Contoh Perhitungan : Bobot kepemilikan sertifikat adalah 10 %. PT. YK mengusulkan team leader yang memiliki sertifikat TOEFL dengan nilai baik sesuai persyaratan dalam dokumen pemilihan maka diberi nilai 50. Nilai penguasaan bahasa asing = 50 x 10 % = 5 Dari contoh diatas dapat direkapitulasi nilai yang diperoleh dari 1 orang tenaga ahli team leader:

Tabel 8. Perhitungan Nilai dan Bobot Kualifikasi Tenaga Ahli Jasa Konsultansi

Untuk pekerjaan jasa konsultansi yang memerlukan lebih dari satu orang tenaga ahli maka setiap tenaga ahli harus diberi bobot, kemudian dihitung jumlah bobot tenaga Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

ahli. Total NILAI seluruh tenaga ahli X bobot unsur kualifikasi tenaga ahli = NILAI KUALIFIKASI TENAGA AHLI. NILAI EVALUASI TEKNIS = NILAI PENGALAMAN PERUSAHAAN + NILAI PENDEKATAN DAN METODOLOGI + NILAI KUALIFIKASI TENAGA AHLI Contoh perhitungan : Hasil evaluasi terhadap PT. YK diperoleh: 1. Nilai Pengalaman = 18,66 2. Nilai pendekatan dan metodologi = 13,87 3. Nilai kualifikasi tenaga ahli Nilai evaluasi teknis

= 57

= 18,66 + 13,22 + 57 = 89,53

Ambang batas nilai teknis (sesuai dokumen pemilihan) = 70 Kesimpulan: PT. YK lulus. 6. Unsur dan Kriteria Evaluasi Penawaran Biaya Evaluasi dokumen penawaran biaya dilakukan dengan cara kuantitatif. Evaluasi Penawaran Biaya. Pada Tabel 5 disajikan unsur-unsur dan kriteria umum yang digunakan dalam evaluasi dokumenbiaya untuk pemilihan penyedia barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya. Sedangkan pada Tabel 6 disajikan unsur-unsur dan kriteria umum yang digunakan dalam evaluasi dokumen biaya untuk pemilihan jasa konsultansi sesuai ketentuan dalam Perpres No. 54 tahun 2010 beserta perubahannya. Unsur dan kriteria evaluasi penawaran biaya dijelaskan sebagai berikut : a. Menilai kewajaran harga. Penilaian kewajaran harga dilakukan terhadap harga penawaran di bawah 80% dari HPS. Dengan penawaran tersebut dikhawatirkan barang/jasa yang akan diserahterimakan tidak sesuai dengan spesifikasi barang/jasa yang ditetapkan. Demikian juga bila harga satuan yang ditawarkan lebih besar dari 110% harga satuan pada HPS. Untuk itu perlu dilakukan penilaian terhadap kewajaran harga. Evaluasi terhadap kewajaran harga dilakukan terhadap dokumen penawaran biaya, baik dengan metode satu sampul, dua sampul, maupun dua tahap, serta dilakukan pada semua metode pemilihan pengadaan barang/jasa. b. Tingkat komponen dalam negeri.




Kode Modul

Salah satu kebijakan nasional dalam rangka menghadapi krisis keuangan global adalah menggalakkan kembali penggunaan produk dalam negeri untuk memenuhi semaksimal mungkin kebutuhan akan barang/jasa di pasar domestik. Untuk itu Perpres No 54 Tahun 2010 beserta perubahannya mengatur sedemikian rupa sehingga kebutuhan barang/jasa pemerintah semaksimal mungkin menggunakan produk dalam negeri. Pengaturannya dengan cara : i.

Mewajibkan penggunaan barang/jasa yang mempunyai Tingkat Kandungan Dalam Negeri(TKDN) dengan nilai tertentu.

ii.

Melarang penggunaan barang/jasa impor kecuali barang/jasa tersebut belum dapat diproduksi dalam negeri, spesifikasi teknis produk dalam negeri belum memenuhi persyaratan, dan volume produksi dalam negeri belum mampu memenuhi kebutuhan.

iii. Dalam melakukan evaluasi biaya, harga penawaran dikalikan dengan faktor preferensi harga sehingga Hasil Evaluasi Akhir (HEA) terhadap biaya menjadi lebih kecil dari harga penawaran. Implementasi atas kebijakan tersebut terhadap evaluasi penawaran biaya adalah memprioritaskan barang/jasa yang mempunyai TKDN paling besar dan mengkonversi Harga Penawaran menjadi HEA dengan memperhitungkan faktor-faktor tertentu, sehingga memberikan HEA yang lebih kecil dari harga penawaran. Faktor-faktor yang dimaksud adalah: i. Tingkat Kandungan Dalam Negeri atas barang/jasa yang ditawarkan. ii. Bobot Manfaat Perusahaan, yaitu penghargaan kepada perusahaan dengan menilai unsur- unsur : 

Telah berinvestasi di Indonesia.



Memberdayakan Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil melalui kemitraan.



Memelihara kesehatan, keselamatankerja dan lingkungan (OHSAS 18000/ISO 14000).



Memberdayakan lingkungan (community development).



Memberikan fasilitas pelayanan purna.



Preferensi Harga.




Kode Modul

Ketentuan-ketentuan yang digunakan dalam melakukan evaluasi biaya terhadap unsur TKDN adalah sebagai berikut : i.

Produk dalam negeri wajib digunakan jika terdapat penyedia barang/jasa yang menawarkan barang/jasa yang menawarkan barang/jasa dengan nilai TKDN ditambah nilai bobot manfaat perusahaan minimal 40%;

ii.

TKDN mengacu pada Daftar Inventarisasi Barang/Jasa Produksi Dalam Negeri yang diterbitkan oleh Kementerian Perindustrian.

Gambar 1. Untuk melihat daftar tersebut dapat dilihat di:http://tkdn.kemenperin.go.id/ Preferensi harga untuk barang/jasa dalam negeri diberlakukan pada pengadaan barang/jasa yang dibiayai rupiah murni dengan ketentuan sebagai berikut : a. Sampai dengan 31 Desember 2013, untuk pengadaan barang/jasa bernilai diatas Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah). b. Mulai

1

Januari

2014,

untuk

pengadaan

barang/jasa

bernilai

diatas

Rp1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah). Tabel 9. Unsur-Unsur dan Kriteria Umum pada Evaluasi Penawaran Biaya Untuk Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya.




Kode Modul

c) Preferensi harga hanya diberikan kepada barang/jasa dalam negeri dengan TKDN lebih besar atau sama dengan 25% (dua puluh lima persen). d) Preferensi harga untuk barang produksi dalam negeri setinggi-tingginya 15% (lima belas persen), sedangkan preferensi harga untuk pekerjaan konstruksi yang dikerjakan oleh kontraktor nasional adalah 7,5% di atas harga penawaran terendah dari kontraktor asing.

Tabel 10. Unsur-Unsur dan Kriteria Umum pada Evaluasi Dokumen Penawaran Biaya untuk Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi.

c.

Kombinasi Nilai Teknis dan Biaya

Kombinasi nilai teknis dan biaya dimaksudkan untuk menilai peserta pemilihan penyedia barang/ jasa berdasarkan nilai gabungan antara kemampuan teknis yang ditawarkan dengan harga yang ditawarkan. Nilai gabungan ini selanjutnya digunakan untuk melakukan pemeringkatan peserta pemilihan penyedia barang/jasa. Penilaian penawaran biaya digunakan pada : Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



1.

Kode Modul

Evaluasi pemilihan penyedia barang/jasa konstruksi/jasa lainnya dengan metode sistem nilai.

2.

Evaluasi pemilihan penyedia jasa konsultansi dengan metode sistem kualitas dan biaya.

CONTOH: Terdapat 3 perusahaan yang mengikuti lelang: perusahaan A, B dan C. Nilai total evaluasi teknis untuk PT. A

= 100.

Nilai total evaluasi teknis untuk PT. B

= 75,83.

Nilai total evaluasi teknis untuk PT. C

= 75,00.

Nilai evaluasi biaya PT. A

= 89,00.

Nilai evaluasi biaya PT. B

= 93,68.

Nilai evaluasi biaya PT. C

= 100.

Total evaluasi teknis memiliki bobot 0,8 Sedangkan nilai evaluasi biaya memiliki bobot 0,2; sehingga: Nilai kombinasi teknis dan biaya PT. A = (0,8 x 100) + (0,2 x 89) = 97,8. Nilai kombinasi teknis dan biaya PT. B = (0,8 x 75,83) + (0,2 x 93,68) = 79,4. Nilai kombinasi teknis dan biaya PT. C = (0,8 x 75,00) + (0,2 x 100) = 80.

:




Kode Modul

BAB III MELAKUKAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA BARANG/JASA PEMERINTAH Evaluasi Dokumen Administrasi 2. Langkah-Langkah/Tahapan Evaluasi Langkah-langkah pelaksanaan evaluasi kualifikasi disajikan secara diagram seperti yang digambarkan pada Gambar 2 dan 3berikut ini.

Gambar2. Evaluasi Dokumen Administrasi (Barang/konstruksi/JasaLainnya). Catatan untuk Gambar 2 : 1. Untuk metode penunjukan langsung darurat dan non-darurat, surat penawaran mencantumkan harga penawaran. 2. Penjelasan ini bisa dilihat pada tabel unsur dan kriteria penilaian dokumen kualifikasi, administrasi, teknis, dan biaya untuk semua jenis lelang.




Kode Modul

Gambar 3. Evaluasi Dokumen Administrasi (JKb, Jko) Catatan untuk Gambar 3 : 1. Untuk semua metode, surat penawaran mencantumkan harga penawaran, baik untuk jasa konsultansi badan maupun perorangan. 2. Penjelasan ini bisa dilihat pada tabel unsur dan kriteria penilaian dokumen administrasi, teknis, dan biaya untuk semua jenis pengadaan.




Kode Modul

Cara Melakukan Evaluasi Dokumen Administrasi dan Pengisian Kertas Kerja Pelaksanaan evaluasi dokumen administrasi dilakukan dengan cara memeriksa dan meneliti dokumen administrasi untuk menilai apakah dokumen administrasi yang diserahkan memiliki seluruh unsur yang dinilai dan memenuhi persyaratan administrasi. Apabila terdapat satu atau lebih persyaratan yang tidak dimiliki maka peserta lelang/seleksi akan dinyatakan gugur. Langkah –langkah Detail Melakukan Evaluasi Administrasi : 1.

Surat

Penawaran

(untuk

pengadaan

barang/konstruksi/jasa

lainnya

dan

konsultansi). a. Surat Penawaran harus bertanggalyang sama/sebelum tanggal pemasukan penawaran dengan cara melihat tanggal di bagian atas surat penawaran, jika tidak melebihi batas waktu pemasukan maka penawaran dinyatakan lulus, jika melebihi dinyatakan gugur. Contoh tanggal batas akhir pemasukan penawaran tanggal 8 Maret 2013, maka penyedia yang memasukkan penawaran sebelum/sama dengan batas pemasukan dinyatakan lulus. b. Jangka waktu berlakunya surat penawaran penawaran minimal harus sama dengan yang ditetapkan dalam lembar data pemilihan. Contoh: didalam dokumen pemilihan ditetapkan masa berlaku penawaran selama 28 hari kelander sejak batas pemasukan penawaran. Penyedia yang memasukkan surat penawaran dengan masa berlaku yang sama/lebih, maka dinyatakan lulus. c. Surat penawaran ditandatangani oleh pihak yang memiliki kapasitas secara hukum; antara lain direktur/komisaris/pegawai tetap/kepala cabang/pihak yang berhak mewakili KSO. Untuk mengevaluasi ini caranya dengan melihat form isian kualifikasi. d. Jika

yang

kapasitas,

menandatangani

surat

penawaran

adalah

yang

memiliki

maka penawaran dinyatakan lulus. Khusus untuk e-proc cukup

ditandatangani secara elektronik (tidak perlu tanda tangan basah dan stempel perusahaan). 2.

Surat Jaminan Penawaran (apabila diperlukan misalnya untuk pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya non e-procurement) a. Penerbit surat jaminan harus dari bank umum/perusahaan asuransi/lembaga penjaminan. Khusus asuransi dan lembaga penjaminan wajib memiliki ijin menteri keuangan. Jika yang menerbitkan surat jaminan penawaran tersebut adalah bank, maka dari harus

dari

bank

umum.

Jika

yang

menerbitkan

adalah

perusahaan

asuransi/lembagapenjaminan, bisa dilihat daftarnya dalam Surat Keputusan yang Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

dibuat oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK), atau dapat diunduh di www.ojk.go.id. Jika perusahan asuransi tersebut masuk dalam daftar tersebut maka dinyatakan lulus, jika tidak ada maka dinyatakan gugur. b. Masa berlaku surat jaminan penawaran tidak boleh kurang yang ditetapkan dalam lembar data pemilihan (LDP). Jika sesuai/lebih dari yang ditetapkan maka dinyatakan lulus, jika kurang dari yang ditetapkan dinyatakan gugur. c. Nama dan alamat peserta harus sama dengan nama badan usaha dan alamat resmi penyedia. Jika sama maka dinyatakan lulus, jika tidak maka gugur. d. Nilai jaminan penawaran harus sama atau lebih yang ditentukan dalam LDP. Jika sesuai dinyatakan

lulus,

jika

tidak

sesuai

dinyatakan

lulus.

Contoh

pengadaan alat pengolah data dengan nilai HPS : Rp. 245.000.000,-. Ketentuan dalam LDP penyedia diwajibkan menyerahkan jamiman penawaran senilai Rp. 2.450.000,-. Dalam dokumen penawaran penyedia menyerahkan jaminan penawaran dengan nilai jaminan Rp. 2.450.000,- maka nilai jaminan tersebut dinyatakan lulus. e. Besaran nilai jaminan dinyatakan dalam angka dan huruf. Besaran nilai jaminan harus sama antara angka dan huruf. Jika sama maka dinyatakan lulus, jika tidak maka gugur. Contoh nilai jaminan Rp. 2.450.000,-(dua juta empat ratus lima puluh ribu rupiah). f. Nama pokja ULP/Panitia Pengadaan. Nama pokja ULP/Panitia Pengadan yang tertulis dalam surat jaminan harus dengan nama ULP/Panitia Pengadaan yang tertulis dalam LDP. Jika sama dinyatakan lulus, jika tidak sama maka gugur. g. Nama paket pekerjaan. Memeriksa nama paketyang tertulis dalam surat jaminan harus sama dengan nama paket yang sedang dilelang. Jika sesuai dinyatakan lulus, jika tidak dinyatakan gugur. h. Surat klarifikasi keabsahan surat jaminan penawaran. Setelah

dievaluasi

jaminan penawaran dinyatakan lulus, kemudian Pokja ULP/Panitia i. Pengadaan wajib meminta klarifikasi tertulis ke lembaga yang menerbitkan. Jika hasil klarifikasi tertulis sudah keluar dan benar maka dinyatakan lulus, jika hasil klarifikasi ternyata surat jaminan palsu/tidak sesuai persyaratan maka penyedia dinyatakan gugur. j. Melakukan pemeriksaan silang (crosscheck) dengan penyedia lainnya, untuk memastikan tidak ada persekongkolan antar penyedia, misalnya kesamaan surat penawaraan (format penulisan, huruf, susunan, dll.) dan kesamaan penjamin surat jaminan penawaran dan nomor seri yang berurutan. Jika tidak ditemukan indikasi dinyatakan lulus, jika ditemukan minimal 2 indikasi dinyatakan gugur.




Kode Modul

k. Penyedia yang lulus evaluasi administrasi, dilanjutkan ke evaluasi teknis. Hasil evaluasi surat jaminan penawaran dicatat ke dalam kertas kerja yang telah disiapkan. Pengisian Kerta Kerja Evaluasi Administrasi Contoh kertas kerja evaluasi administrasi pengadaan barang/kontruksi/jasa lainnya: Nama paket pekerjaan: Pengadaan Alat Pengolah Data di LPNK (Lembaga Pemerintah NonKementerian) Nilai HPS : Rp. 245.000.000,- (Dua ratus empat puluh lima juta rupiah) Tabel 11. Kertas Kerja Evaluasi Administrasi Barang HasilEvaluasi No Unsur

Tanggal

Surat Penawaran

1

Subunsur

2

Tanggal yang sama/ sebelum pemasukan penawaran(8 Maret 2013) 28 hari kalender

PT.CMU Data Penawaran

CV.PC

Sesuai/ Data Tidak Penawaran Sesuai

CV.BGI Sesuai/ Data Tidak Penawaran Sesuai

Sesuai/ Tidak Sesuai

8Maret2013

√

7 Maret 2013

√

8 Maret 2013

√

Jangka waktu berlakunya Surat Penawaran Ditandatangani Ditandatangani oleh oleh yang Direktur Utama/ berhak namanya tercantum dalam Akte Perusahaan/pegaw ai tetap/ wakil KSO Penerbit Surat Bank Umum/ Jaminan Perusahaan Asuransi/ Lembaga Penjaminan Masa berlaku 28 hari kalender Jaminan

30 hari

√

30 hari

√

40 hari

√

Direktur

√

Direktur

√

Direktur

√

BRI

√

Bank Mandiri

√

√

30 hari kalender

√

30 hari kalender

√

PT. Asuransi Himalaya Pelindung 40 hari kalender

Nama alamat lelang

PT. CMU dan alamat Jl. DI Panjaitan Jakarta 1 % HPS

√

CV. PC dan alamatJl.KH A. Dahlan Depok 1 % HPS

√

CV . BGI dan alamat Inspeksi Jakarta 1 % HPS

√

Rp. 2.450.000 (dua juta empat ratus lima puluh ribu rupiah) ULP LPNK

√

Rp. 3.000.000 (tiga juta rupiah)

√

Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah)

√

√

ULP LPNK

√

ULP LPNK

√

dan Nama penyedia peserta dan alamat sesuai

Nilai Jaminan

Surat Jaminan Penawaran (Apabila DIperlukan)

Kriteri a (daridokpemilihan )

1 % HPS

Besaran Nilai Rp. 2.450.000 (dua Jaminan juta empat ratus lima dicantumkan puluh ribu rupiah) dalam angka dan huruf Nama ULP/ Panitia Pengadaan

ULP LPNK


√

√


√

√


Kode Modul

Nama Paket Pekerjaan

Pengadaan Alat Pengadaan Pengolah Data di LPNK Alat Pengolah Data di LPNK

√

Hasil klarifikasi surat jaminan

Keabsahan surat jaminan

√

Ada surat klarifikasi dari lembaga penerbit Lulus

Kesimpula n

Pengadaan Alat Pengolah Data di LPNK Ada surat klarifikasi dari lembaga penerbit Lulus

√

√

Pengadaan Alat Pengolah Data di LPNK Ada surat klarifikasi dari lembaga penerbit Lulus

√

√

Keterangan : √ = sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan -

= tidak sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan

Lulus jika memenuhi semua persyaratan Gugur jika tidak memenuhi semua atau salah satu dari persyaratan Contoh Kertas kerja Evaluasi Jasa Konsultansi Nama paket : Jasa konsultan Manajemen Konstruksi (MK) pembangunan gedung Kementerian Pusat Nilai HPS : Rp. 463.000.000,- (empat ratus enam puluh tiga juta rupiah). Tabel 12. Kertas Kerja Evaluasi Administrasi Konsultansi

Uns ur

SuratPenawar an

N o 1

Subun sur Tanggal Jangka waktu Ditandat berlaku angani nya olehyang Surat Kesi berhak Penawa mpul ran an

Krit eria (dari tanggaly dok gsama/ pem sebelum 28harikal iliha Pemasu ender n) kan Direktur/ Penawa komisaris ran / (26 Maret201 pegawai 3) tetap/ pemimpi n KSO

PT. DataPD Ses Pen uai 26a/√ Maret war Tid 2013 ak 28an √ Ses hari Direkt √ kalen uai ur der

PT. DaYKSes ta uai 26 Pe /√ Mare na Tid t ak 28 √ 2013 wa hari Ses Dire ra uai √ kale ktur n nder

Lu lus

Lu lus


HasilE PT. PT.UT valua DaAA Ses DaC Ses si ta uai ta u25Ma √ 26 √ Pe / Pe ai/ ret Mare na Tid na Tdk t 2013 ak Ses 30 √ 28 2013 √ wa Ses wa hari hari uai Direk ra uai √ Dire ra √ kalen kale tur ktur n n der nder Lu lus

Lu lus

PT. DataGMSes Pen uai 26 a/√ Maret war Tid 2013 an ak 30 √ Ses hari Direk √ kalen uai tur -der Lu lus

PT. DaIKSes ta u26 √ Pe ai/ Mare na Tid t ak√ 30 2013 wa hari Ses Dire ra uai √ kale ktur n n-

PT.WC DatB Ses a uai 26M Pen / √ aret awa Tid 2013 ak√ 30h ran Ses ari Dire √ kale uai ktur nde

der Lu

r

lus



Kode Modul

Evaluasi Penawaran Teknis Evaluasi Penawaran Teknis Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya

Gambar 4. Evaluasi Teknis untuk Pemilihan Penyedia Barang dengan Metode Sistem Gugur




Kode Modul

1. Tahapan Evaluasi. Langkah-langkah pelaksanaan evaluasi penawaran teknis disajikan pada diagram Gambar 4 dan 5 berikut ini:

Gambar 5. Evaluasi Teknis untuk Pemilihan Penyedia Barang dengan Sistem Nilai




Kode Modul

2. Cara Melakukan Evaluasi Teknis dan Pengisian Kertas Kerja. Evaluasi penawaran teknis pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya dapat dilakukan dengan sistem gugur (tanpa ambang batas dan ambang batas), sistem nilai dan sistem biaya selama umur ekonomis. Berikut ini diuraikan langkah-langkah evaluasi setiap metode evaluasi. I. Langkah-langkah detail melakukan evaluasi teknis dengan sistem gugur tanpa ambang batas. a. Pengadaan barang i.

Untuk

spesifikasi

teknis

dengan

membandingkan

spesifikasi

teknis

dan

brosur/gambar yang ditawarkan oleh penyedia dengan spesifikasi minimal yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Jika spesifikasi sesuai maka dinyatakan lulus, jika tidak dinyatakan gugur. ii.

Jadwal pelaksanaan pekerjaan tidak melebihi waktu yang ditentukan. Jika sesuai atau tidak melebihi waktu yang ditentukan maka dinyatakan lulus, jika melebihi waktu yang ditentukan dinyatakan gugur.

iii. Identitas barang (jenis, tipe dan merk) yang ditawarkan harus jelas dan sesuai dengan spesifikasi teknis yang ditawarkan. Jika sesuai dinyatakan lulus, jika tidak maka dinyatakan gugur. iv. Jaminan purnajual, penyedia wajib memiliki fasilitas layanan purna jual sesuai persyaratan di dokumen pemilihan. Jika ada layanan purna jual dinyatakan lulus,

jika

tidak

dinyatakan

gugur.

Misalnya

untuk

pengadaan

alat

laboratorium/alkes, penyedia diwajibkan memiliki workshop (bengkel) dan fasilitas pelayanan panggilan via telepon/ email. Jika ada kerusakan, pengguna dapat

langsung

menelpon

workshop

dan

teknisi

akan

datang

untuk

memeriksakerusakan dalam waktu 1 x 24 jam. v. Kesanggupan menyerahkan sertifikat garansi. Jika ada dinyatakan lulus, jika tidak dinyatakan gugur. vi. Surat

dukungan

dari

pabrikan/principal,

dengan

cara

memeriksa

surat

sertifikatkeagenan dari pabrikan dan surat keterangan terdaftar di Kementerian Perdagangan. Jika ada surat dukungan dinyatakan lulus, jika tidak ada dinyatakan gugur. vii. Pokja

ULP/Panitia

Pengadaan

dapat

meminta

sampel

untuk

uji

mutu

produk,misalnya diuji ke laboratorium bersertifikat ISO 17025. Jika hasil uji lab produk sesuai mutu yang ditetapkan maka dinyatakan lulus, jika tidak sesuai dinyatakan gugur. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



viii. Melakukan spesifikasi

pemeriksaan dan

brosur,

silang

Kode Modul

untuk

indentitas

memastikan

barang

dan

kesesuaian

surat

antara

dukungan

dari

pabrikan/principal. Jika ada ketidaksesuaian dapat meminta klarifikasi ke penyedia dan pabrikan/principal. Jika berdasarkan hasil klarifikasi ternyata sesuai maka dinyatakan lulus, jika tidak sesuai dinyatakan gugur. ix. Melakukan pemeriksaan silang dengan dokumen penawaran penyedia yang lain, untuk melihat ada/tidaknya kesamaan dokumen teknis. Jika tidak ditemukan dinyakan lulus, jika ditemukan indikasi maka dinyatakan gugur. x. Penyedia yang dapat memenuhi semua kriteria yang ditetapkan dinyatakan lulus, jika tidak dapat memenuhi dinyatakan gugur. xi. Hasil evaluasi dicatat dan dimasukkan ke dalam kertas kerja dibawah ini. xii. Penyedia yang lulus evaluasi teknis dilanjutkan ke evaluasi harga. Pengisian Kertas Kerja Evalusi Teknis Pengadaan Barang Contoh kerta kerja evaluasi teknis pengadaan barang Kertas kerja evaluasi teknis pengadaan barang alat pengolah data Nama Paket

: Pengadaan Alat Pengolah DataPengadaan jasa lainnya. Tabel 13. Contoh Kertas Kerja Hasil Evaluasi Teknis Kriteria

No

Unsur

BerdasarkanDokum enPemilihan

1

Spesifikasi

Sama

3

4 5

√

DataC

Sesuai

Penawaran

/Tidak

Sama

Sesuai √

CV.BG Sesuai/ DataI Tidak Penawaran Sesuai Sama

√

Barangdan

Sesuaiyangditetapkan

dengan

dengan

denganspek

brosur/gamba

dalamdokpemilihan

spek

spek

dalamdok

dalamdok

dalamdok

pemilihan

√

pemilihan 50hari

√

50hari

√

√

Adadan

√

Adadan

√

r 2

PT.CMU Sesuai/ Penawaran Tidak Sesuai Data

HasilEvaluas i CV.P

Jadwal pelaksanaa n Identitasbarang

60harikalender

pemilihan 45hari

harusmelampirkan

Adadan

(jenis,tipe, merk) Jaminanpurna jual

identitasbarang

jelas

harusmelampirkan jaminanpurnajual

ada

√

ada

√

ada

√

Surat pernyataan kesanggupan menyerahkan sertifikatgaransi

Harusmelampirkan suratpernyataan kesanggupan menyerahkansertifikat garansi

ada

√

ada

√

ada

√


jelas

jelas



6

surat Adasurat dukungandari pabrikan/ dukungan dari principal distributor resmi

√

Adasurat dukungan dari distributor resmi

√

Adasurat dukungan dari distributor resmi

√

Indikasi persekongkola n Hasilklarifikasi

Minimal ada kesamaan dokumenteknis Surat klarifikasidari

√

Tidakada kesamaa n ada

√

Tidakada kesamaa n ada

√

(jikaada datayang meragukan )

distributor resmi ttg keaslian produk dan ketersediaan produk

Surat

Melampirkan

dukungan pabrikan/

principal

7 8

Kode Modul

2 Tidakada kesamaa n ada

Kesimpula n

√

Lulus

√

Lulus

√

Lulus

b. Pengadaan Jasa Konstruksi i.

Metode

pelaksanaan

yang

ditawarkan

layak,

realistis,

dan

dapat

dilaksanakan untuk penyelesaian pekerjaan berdasarkan sumberdaya yang dimiliki

serta

diyakini

menggambarkan

penguasaan

dalam

penyelesaian

pekerjaan termasuk pengendalian terhadap resiko K3. Yang diteliti dalam metode pelaksaan

pekerjaan

adalah

tahapan

dan

cara

pelaksanaan

yang

menggambarkan pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir dan dapat dipertanggungjawabkan secara teknis. Jika layak dan realistis dinyatakan gugur, jika tidak dinyatakan gugur. ii.

Jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melampui batas waktu sebagaimana tercantum dalam dokumen pemilihan. Jika tidak melebihi waktu yang ditentukan dinyatakan lulus, jka melebihi dinyatakan gugur.

iii. Spesifikasi peralatan (kapasitas dan kinerja), jenis dan jumlah. iv. Memeriksa kesesuaian daftar peralatan yang diajukan baik kapasitas dan kinerja, jumlah dan jenis dengan persyaratan dalam dokumen pemilihan dan melihat copy bukti kepemilikan peralatan (jika milik sendiri) berupa kuitansi/BPKB serta jika sewa harus ada bukti perjanjian sewa. Selanjutnya Pokja ULP/Panitia Pengadaan melakukan klarifikasi lapangan dengan melihat kondisi alat tersebut, apakah masih baik, terawat dan dapat dioperasikan

sesuai yang ditetapkan

dalam dokumen pemilihan, setelah klarifikasi lapangan dibuat berita acara klarifikasi yang ditandatangani oleh Pokja ULP/Panitia Pengadaan dan wakil penyedia serta dibuat dokumentasi (foto/gambar). Jika peralatan tersebut ada dan berfungsi dengan baik dinyatakan lulus, jika tidak ada atau tidak berfungsi dinyatakan gugur. v.

Personil inti (pendidikan, sertifikat keahlian, daftar pengalaman)




1. Memeriksa

kesesuaian

tingkat

Kode Modul

pendidikan

yang

dipersyaratkan

dengan

penawaran penyedia dengan melihat copy ijazah yang disampaikan. Jika copy ijazahnya meragukan, Pokja ULP/Panitia Pengadaan dapat minta minta penyedia menunjukkan ijazah asli/yang sudah dilegalisir oleh lembaga pendidikan penerbit ijazah tersebut. Jika sesuai dinyatakan lulus, jika tidak sesuai dinyatakan gugur. 2. Kemudian masukkan nama tenaga ahli dan nomor registrasi sertifikat tenaga ahli (NRTA), jika datanya adaberarti sertifikatnya asli dan terdaftar di LPJK, jika data tidak ditemukan berarti kemungkinan sertifikatnya palsu. Hasil penulusuran via situs LPJK dicetak dan disimpan sebagai arsip. Langkah selanjutnya ULP/Panitia Pengadaan mengajukan surat klarifikasi tertulis ke LPJK dan minta jawaban tertulis dari LPJK. Berdasarkan jawaban LPJK jika datanya memang tidak ada maka sertifikat tersebut dinyatakan palsu dan penyedia tersebut digugurkan. 3. Memeriksa daftar pengalaman dengan melihat daftar riwayat tenaga ahli dan yang bersangkutan, jika ada dinyatakan lulus, jika tidak ada dinyatakan gugur. 4. (Memeriksa kesesuaian sertifikat keahlian (SKA) yang dipersyaratkan dengan sertifikat yang dimiliki tenaga ahli tersebut dengan memeriksa nama, keahlian, dan nomer registrasi sertifikat. Kemudian mengecek keaslian SKA tersebut di : http://www.lpjk.net/

status-registrasi-tenaga-ahli

atau

http://lpjk.org/modules/daftar_registrasi_tenaga_ ahli.php.

Gambar 6. Tampilan Website LPJK




vi. Bagian

pekerjaan

yang

Kode Modul

disub-kontrakkan.

Memerika

pekerjaan

yang

disubkontrakkan yang ditentukan dalam dokumen pemilihan. Jika sesuai yang ditentukan maka dinyatakan lulus, jika tidak sesuai dinyatakan gugur. vii. Pra RK3K (Rencana kesehatan dan keselatan kerja konstruksi) yang akan dilakukan pada saat pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Apabila terdapat hal yang meragukan dapat dilakukan klarifikasi untuk menegaskan bahwa K3 akan dilaksanakan. viii. Melakukan pemeriksaan silang dengan dokumen penawaran penyedia yang lain, untuk melihat ada/tidaknya kesamaan dokumen teknis.Jika tidak ditemukan dinyatakan lulus, jika ditemukan indikasi maka dinyatakan gugur. ix. Hasil evaluasi dicatat dan dimasukkan dalam kertas kerja yang telah disiapkan. ix) x. Penyedia yang lulus evaluasi teknis dilanjutkan ke evaluasi harga. Pengisian Kertas Kerja Evalusi Teknis Pekerjaan Konstruksi Contoh kertas kerja evaluasi teknis pengadaan pekerjaan konstruksi Kertas kerja evaluasi teknis pengadaan pekerjaan Konstruksi Nama Paket

: Pembangunan lanjutan gedung kantor.

Tabel 14. Contoh Kertas Kerja Evaluasi Teknis Pengadaan Pekerjaan Konstruksi

No

Uns ur

1

Metode pelaksana an

2

Jadwal pelaksana an Jenis,jumlah peralatanmini mal

HasilEva PT.Y PT.A luasi Krit Sesuai Sesu Dat Dat TC/ JM ai/ eria TidakSe Tida a a k (daridokumenp Ada,jelasda Penaw suai√ Penawa Sesu 1.Menjelaskantahap Ada,jelas √ aran ran an pekerjaan n realistis danrealisti emilihan) ai 2.Menjelaskancara s melaksanakanpekerj aan 90hari( 3bulan)

90hari

Adadaftar 1.Truck5unit peralatanda 2.Watertank1unit n 3.Molen2unit melampirka 4.Scafolding500set n 5.Vibrator2unit buktikepemi 6.Gensetkav200KVA li1 unit kan,klarifika 7.Mesinlas1unit si lapangan 8.Stemper2unit sesuai Denganmelampirk an buktikepemilikanat au perjanjiansewadan peralatanberfungsi 4 Spesifikasiteknis Sesuaiyangditetapkan Ada denganbaik. dalamdokumenpemili pekerjaan han Memilikiperso 5 1.ProjectManager1 Ada nil inti orang,S1Sipil,SKA,CV 2.SiteManager2orang(S 1 SipildanS1Aristektu r), SKA,CV 3.PelaksanaStruktur/Sip il4 org,D3sipil,SKA,CV Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016 3

PT.M Dat W Sesu ai/ Tida a k Penawa Ada,jelasda √ Sesu ran n realistis ai

√

90hari

√

√

Adadaftar peralatan danmelam pirkanbukt i kepemilika n, klarifikasi lapangan sesuai

√

√

Ada

√

Ada

√

√

Ada

√

√

Ada

90hari Adadaftar peralatandan melampirkan buktikepemilikan,klarifika si lapangansesu ai

√ √



6

7 8

SuratDukungan 1.Suratdukunganrea

dy mix

Kode Modul

Ada

2.Suratdukungan distributorkubikeldan lift Indikasi Minimalada2kesama Tidakada persekongkol an an dokumenpenawaran Klarifikasikeasliandoku Adahasil Hasilklarifikasi (jikaadadatayan men danperalatan(misalnya klarifikasi g meragukan) kondisiperalatan,SKAda n suratdukungan) Kesimpul Lulu an s

√

Ada

√

Ada

√

√

Tidakada

√

Tidakada

√

√

Adahasil klarifikasi

√

Adahasil klarifikasi

Lulu s

√

Lulu s

c.

Pengadaan jasa lainnya.

i.

Metode pelaksanaan yang ditawarkan layak, realistis, dan dapat dilaksanakan

untuk penyelesaian pekerjaan. Yang diteliti dalam metode pelaksaan pekerjaan adalah tahapan dan cara pelaksanaan yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir dan dapat dipertanggungjawabkan secara teknis. Jika layak dan realistis dinyatakan lulus, jika tidak layak dan tidak realistis dinyatakan gugur. ii.

Jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melampui batas waktu

sebagaimana tercantum dalam dokumen pemilihan. Jika tidak melebihi waktu yang ditentukan dinyatakan lulus, jka melebihi waktu yang ditentukan dinyatakan gugur. iii.

Spesifikasi peralatan (kapasitas dan kinerja), jenis dan jumlah.

a)

Memeriksa kesesuaian daftar peralatan yang diajukan baik kapasitas, kinerja,

jumlah dan jenis dengan persyaratan dalam dokumen pemilihan dan melihat copy bukti kepemilikan peralatan (jika milik sendiri) berupa bukti pembelian/kuitansi/BPKB atau bukti perjanjian sewa jika bukan milik sendiri. b)

Selanjutnya ULP/Panitia Pengadaan melakukan pengecekkan lapangan dengan

melihat kondisi alat tersebut, apakah masih baik, terawat, dan dapat dioperasikan sesuai yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan, setelah klarifikasi lapangan dibuat berita acara klarifikasi yang ditandatangani oleh ULP/Panitia Pengadaan dan wakil penyedia serta dibuat dokumentasi (foto/gambar). Misalnya pekerjaan jasa kebersihan gedung dan halaman (jasa cleaning service) membutuhkan peralatan mesin poles keramik, penyedot debu (mesin vacuum),dan mesin potong rumput. Pada saat penawaran

teknis

penyedia

diminta

melampirkan

bukti

kepemilikan

(bukti

pembelian/kuitansi)/bukti sewa (jika sewa).




c)

Kode Modul

Untuk peralatan sewa dengan meminta penyedia menunjukkan surat perjanjian

sewa asli dan mengkonfirmasi ke perusahaan rental alat tersebut. Jika sesuai dinyatakan lulus, jika tidak sesuai dinyatakan gugur. iv.

Personil inti (pendidikan, sertifikat keahlian, pengalaman).

a)

Memeriksa

kesesuaian

tingkat

pendidikan

yang

dipersyaratkan

dengan

penawaran penyedia dengan melihat copy ijazah yang disampaikan. Jika copy ijazahnya meragukan, ILP/Panitia Pengadaan dapat minta minta penyedia menunjukkan ijazah asli/yang sudah dilegalisir oleh lembaga pendidikan penerbit

ijazah tersebut. Jika

sesuai dinyatakan lulus, jika tidak sesuai dinyatakan gugur. b)

Memeriksa kesesuaian sertifikat yang dimiliki dengan persyaratan dalam

dokumen pemilihan dengan melihat copy sertifikat yang dilampirkan, jika ada dinyatakan lulus, jika tidak ada dinyatakan gugur. c)

Persyaratan sertifikat untuk jasa lainnya dipersyaratkan jika ditentukan dalam

dokumen pemilihan. Contoh untuk pekerjaan cleaning service didalam gedung dengan tingkat resiko yang rendah tidak perlu syarat sertifikat, tapi untuk pekerjaan jasa lainnya yang berisiko tinggi wajib memiliki sertifikat. Misalnya untuk gedung bertingkat diluar ruangan, servis boiler dan servis genset wajib memiliki sertifikat keahlian dari Kemenakertrans. d)

Memeriksa daftar pengalaman dengan melihat daftar riwayat hidup (CV).

v.

Melakukan pemeriksaan silang dengan dokumen penawaran penyedia yang lain,

untuk melihat ada/tidaknya kesamaan dokumen teknis. Jika tidak ditemukan dinyakan lulus, jika ditemukan indikasi maka dinyatakan gugur. vi.

Hasil evaluasi dicatat dan dimasukkan ke dalam kertas kerja dibawah ini.

vii.

Penyedia yang lulus evaluasi teknis dilanjutkan ke evaluasi harga

Pengisian Kertas Kerja Evalusi Teknis Pekerjaan Konstruksi Contoh kertas kerja evaluasi teknis pengadaan jasa lainnya Kertas kerja evaluasi teknis pengadaan Jasa lainnya Nama Paket

: Pengadaan jasa kebersihan gedung dan halaman.

Tabel 15. Contoh Kertas Kerja Evaluasi Teknis Pengadaan Jasa Lainnya CV.AMU No Uns Kriter Sesua Data ur ia i/ Penawaran Tidak Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Sesua Buku Informasi Versi: April 2016 i

Hasil Evaluasi CV. CV. BRU Dat Sesua Data RE Sesua i/ a i/ PenaPena Tidak waran Tidak Halaman: 137 Sesua - 96 dariSesua i wara i


1

2 3

4

5

6 7

Metode pelaksana an

1. Menjelaskan tahapan pekerjaan 2. Menjelaskan Jadwal 12cara bulan (2melaksanakan januari 2013 – pelaksana 31 an Jenis, jumlah 1.pekerjaan Mesin Poles 1 Desember unit, peralatan 2013) 2. Mesin minimal penyedot debu 2 unit, 3. Mesin potong rumput 2 unit Melampirkan Spesifikasi Sesuai dengan bukti teknis spek yang kepemilikan/b pekerjaan ditetapkan ukti sewa dan dalam kondisi dokumen peralatan Memiliki 1.pemilihan Penanggung berfungsi tenaga jawab Min D3, dengan baik Teknisi 1 orang, pengalaman 1 thn 2. Supervisor min SMA2 Indikasi Minimal ada 2 orang, persekongk kesamaan pengalaman olan dokumen Hasil klarifikasi (jika ada data 1 thn penawaran yang meragukan) 3.Tenaga Kesimpulan

pembersih minimal SD/SMP, 17 orang

Kode Modul

Ada, √ jelas dan realistis

Ada, √ jelas dan realistis

12 bulan √

12 bulan √

Ada daftar dan jumlah dengan melampirkan bukti Sesuai kepedengan milikan spek

Ada √ daftar dan jumlah dengan melampirkan bukti Sesuai √ kepemilik dengan an spek

yang ditetapkan Ada dalam daftar dokume personil n pemilih an

√

√

√

yang ditetapk an Ada dalam daftar dokume personil n pemilih an

√

Ada, jelas dan realisti 12 s bulan

√

Ada √ daftar dan jumlah dengan melampirkan bukti Sesuai √ kepedengan milik spek an yang ditetapk an Ada √ dalam daftar dokume personil n pemilih an

Tidak ada √

Tidak ada √

Tidak ada

Lulus

Lulus

Lulus


√

√



Kode Modul

II. Langkah-Langkah Detail Melakukan Evaluasi Teknis dengan Sistem Gugur denganAmbang Batas. a. Pengadaan Barang. i. Evaluasi teknis menggunakan ambang batas minimal maka evaluasi teknis dilakukan dengan membandingkan pemenuhan persyaratan teknis (perolehan nilai) yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. ii. Penilaian persyaratan teknis minimal dilakukan terhadap : a) Spesifikasi teknis yang ditawarkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan, contoh bobot maks : 30 %, min : 25 %. b) Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melampui batas waktu, contoh bobot maks : 20 %, min : 15 %. c) Identitas barang (tipe, jenis dan merk) yang ditawarkan harus jelas dan sesuai dengan spek teknis yang ditawarkan, contoh bobot maks : 15 %, min : 10 % d) Jaminan purna jual dan garansi, contoh bobot maks :15 % min : 5 % e) Memiliki Teknisi, contoh bobot maks : 10 %, min : 5 % f) Surat dukungan dari pabrikan/principal ditawarkan memenuhi persyaratan yangditetapkan dalam dokumen pemilihan, contoh bobot maks : 10%, min : 10% Ambang batas : .............. (contoh : 70 %) iii. Melakukan pemeriksaan silang (cross check) dengan penawaran penyedia lain, untuk memastikan tidak ada persekongkolan minimal 2 indikasi kesamaan dokumen penawaran. Jika tidak ada kesamaan dokumen maka dinyatakan lulus, jika ditemukan 2 indikasi kesamaan dokumen dinyatakan gugur. iv. ULP/Panitia Pengadaan dapat meminta sampel untuk uji mutu produk,misalnya diuji ke laboratorium bersertifikat ISO 17025. Jika hasil uji lab produk sesuai mutu yang ditetapkan maka dinyatakan lulus, jika tidak sesuai dinyatakan gugur. v. Jika

ada

data-data

Pengadaan

penawaran

teknis

yang

meragukan,

ULP/Panitia

dapat melakukan klarifikasi. Hasil klarifikasi dapat menggugurkan

penawaran. vi. Nilai teknis yang diperoleh dijumlahkan dan kemudian dibandingkan dengan ambang batas. Penawaran dinyatakan lulus teknis apabila masing-masing unsur maupun nilai total keseluruhan memenuhi ambang batas minimal yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Contoh perhitungan Penilaian teknis PT. HSA : Spesifikasi teknis

= 25

Jadwal pelaksanaan

= 20

Identitas barang

= 15

Jaminan purna jual dan garansi = 10 Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Teknisi

=5

Surat dukungan pabrikan

= 10

Nilai teknis

Kode Modul

= 25 + 20 + 15 + 10 + 5 + 10 = 85

Ambang batas

= 70

Kesimpulan

= lulus

vii. Dengan cara yang sama dapat dilakukan untuk penyedia yang lain. Hasil evaluasi dicatat dan dimasukkan ke dalam kertas kerja dibawah ini. Contoh pada tabel berikut, Kertas kerja evaluasi teknis pengadaan peralatan laboratorium. Nama paket : “Pengadaan Alat Laboratorium” viii. Penyedia yang lulus evaluasi teknis dilanjutkan ke evaluasi harga. Tabel 16. Contoh Kertas Kerja Evaluasi Teknis Pengadaan Peralatan Laboratorium No

1 2

3 4

5

6

7 8

Kriteri a (daridokumenpemilih an)

Unsu r

Kinerja dan performance (presisi dan kecepatan dalam pengukuran) 120 hari (4 bulan) yang meliputi pengiriman barang, instalasi, ujicoba, pelatihan untuk operator alat) melampirkan identitas Identitas barang harus (jenis, tipe, merk) barang dengan jelas Jaminanpurnajual 1. Melampirkan jaminan purna jual dan garansi minimal 3 dan garansi tahun 2. Jadwal kunjungan setelah pekerjaan selesai secara periodik 3. Respon terhadap perawatan TenagaTeknisi MinpendidikanS1/S2 dan perbaikan ( 1xTeknik/Sains, 24 jam) Sertifikat Keahlian dari pabrikan dan pengalaman minimal 5 tahun Melampirkan surat dukungan Surat dari pabrikan/principle dukungan Spesifikasi teknis dan brosur/gambar Jadwal pelaksanaan

pabrikan/principle Indikasi persekongkolan Hasil klarifikasi

Bobot( %) (daridok pemiliha Max n) Min 30PT.HSA 25

CV.NA

CV.ERP

CV.ERP

25

25

25

20

15

20

20

20

15

10

15

15

15

15

5

10

15

15

10

5

5

10

5

10

10

10

10

10

Tidak kesama an

Tidak kesamaa n

Tidak kesamaa n

85

95

90

70

70

70

Lulus

Lulus

Lulus

Minimal ada 2 kesamaan dokumen teknis (jika ada data yang meragukan) Jumla h Ambang Batas Kesimpula

HasilEvaluasi

100

70

n

b.

Pengadaan Jasa Konstruksi. i. Evaluasi teknis menggunakan ambang batas minimal dilakukan dengan membandingkan pemenuhan persyaratan teknis (perolehan nilai) yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan.




Kode Modul

ii. Penilaiaan persyaratan teknis minimal dilakukan terhadap : a. Metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan layak, realistis dan dapat dilaksanakan untuk penyelesaian pekerjaan berdasarkan sumber daya yang

dimiliki,

serta

diyakini

menggambarkan

penguasaan

dalam

penyelesaian pekerjaan termasuk pengendalian terhadap resiko K3. Metode pelaksanaan dilengkapi dengan metode kerja untuk jenis- jenis pekerjaan utama dan pekerjaan penunjang

atau pekerjaan sementara

yang ikut menentukan keberhasilan pelaksanaan pekerjaan dan diyakini menggambarkan

penguasaan

penawar

untuk

melaksanakan

pekerjaan.Yang diteliti dalam evaluasi metode pelaksanaan adalah tahapan dan cara melaksanakan yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan dari awal hingga akhir dan dapat dipertanggungjawabkan secara teknis. Contoh bobot maks: 20%, min :10 %. b. Jadwal waktu pelaksanaan yang ditawarkan tidak melampui batas waktu yang ditentukan dalam dokumen pemilihan. Contoh bobot maks: 20 %, min: 20 %. c. Jenis,

kapasitas,

kinerja,dan

jumlah

peralatan

minimal

yang

disediakan untuk menghasilkan produktivitas alat yang dibutuhkan sesuai dengan yang dibutuhkan seperti yang tercantum dalam dokumen pemilihan.Contoh bobot maks: 5 %, min: 7,5%. d. Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan, bagi penawar yang menyampaikan spesifikasi teknis yang berbeda dari yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan maka spesifikasi teknis tidak boleh kurang dari yang ditetapkan dan bagi penawar yang tidak menyampaikan perubahan spesifikasi teknis dianggap sama dengan spesifikasi teknis yang dipersyaratkan.Contoh bobot maks:10 %, min: 10 %. b) Personil inti (pendidikan,sertifikat keahlian (SKA)dan pengalaman) yang akan ditempatkan secara penuh serta posisinya dalam pelaksanaan pekerjaan, contoh bobot maks: 15 %, min: 7,5%. c) Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan sesuai dengan persyaratan sebagaimana yang tercantum dalam dokumen pemilihan, bobot maks: 10 %, min: 5%. d) Pra RK3K memenuhi persyaratan keselamatan dan kesehatan kerja yang akan dilakukan pada saat pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Contoh bobot maks: 10 %, min: 5%. Ambang batas : ..............(contoh : 65 %). (sumber : Permen PU No. 7/2011). Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

iii. Melakukan pemeriksaan silang (cross check) dengan penawaran penyedia lain, untuk memastikan tidak ada persekongkolan minimal 2 indikasi kesamaan dokumen penawaran. Jika tidak ada kesamaan dokumen maka dinyatakan lulus, jika ditemukan 2 indikasi kesamaan dokumen dinyatakan gugur. iv. Jika ada

data-data

penawaran

teknis

yang meragukan, ULP/Panitia

Pengadaan dapat melakukan klarifikasi. Hasil klarifikasi dapat menggugurkan penawaran. v. Nilai teknis yang diperoleh dijumlahkan dan kemudian dibandingkan dengan ambang batas. Penawaran dinyatakan lulus teknis apabila masing-masing unsur maupun nilai total keseluruhan memenuhi ambang batas minimal yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Contoh perhitungan : e) Penawaran teknis PT. A Metode pelaksanaan

= 12

Jadwal pelaksanaan

= 20

Peralatan utama

= 10

Spesifikasi teknis

= 10

Personil inti

= 12

Bagian pekerjaan yang disubkontrakkan = 8 Pra RK3

=7

Nilai teknis Ambang batas Kesimpulan

= 12+20+10+10+12+8+7 = 79 = 65 = Lulus

vi. Dengan cara yang sama dapat dilakukan untuk penyedia yang lain, hasil evaluasi dicatat dan dimasukan ke dalam kertas kerja dibawah ini. Contoh Kertas Kerja Evaluasi Teknis Pembangunan Gedung Kantor Nama paket : Pembangunan Gedung Kantor Kementerian ii.

Penyedia yang lulus evaluasi teknis dilanjutkan ke evaluasi harga.




Kode Modul

Tabel 17. Contoh Kertas Kerja Evaluasi Teknis Pembangunan Gedung Kantor Bobot(%) Perolehan(%) No Uns Max Mi PT. PT. PT. ur n A B C 1 1 Metode pelaksanaan 20 1 15 10 0 2 Jadwal pelaksanaan 20 2 2 20 20 0 0 3 Peralatan utama 15 7, 1 15 7, 5 0 5 4 Spesifikasiteknis 10 1 1 10 10 0 0 5 Personil inti 15 7, 1 12 7, 5 2 5 6 Bagian 10 8 10 5 pekerjaan yg 7 PraRK3K 10 5 7 8 5 disubkontrakka 100 6 7 90 65 n 5 9 AmbangBat 6 6 as 6 5 5 5 Kesimpul Lulus Lulus an Lulus c.

Pengadaan Jasa Lainnya. i.

Evaluasi teknis menggunakan ambang batas minimal dilakukan dengan membandingkan pemenuhan persyaratan teknis (perolehan nilai) yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan.

ii. Penilaiaan persyaratan teknis minimal dilakukan terhadap : a) Metode

pelaksanaan

pekerjaan

yang

ditawarkan

menggambarkan

penguasaan dalam penyelesaian pekerjaan, menggambarkan tahapan dan cara pelaksanaan, struktur organisasi yang ditawarkan, contoh bobot maks : 30%, min :10 % b) Jadwal waktu pelaksanaan yang ditawarkan tidak melampui batas waktu, contoh bobot maks :10 %, min : 10 % c) Jenis, kapasitas, kinerja dan jumlah perlatan minimal yang disediakan, contoh bobot maks :10 %, min :10 % d) Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan, contoh bobot maks :10 %, min : 10 % e) Personil inti (pendidikan, sertifikat keahlian dan pengalaman) yang akan ditempatkan secara penuh serta posisinya dalam pelaksanaan pekerjaan, contoh bobot maks : 40 %, min : 30%. Ambang batas : ..............(contoh : 80 %) i.

Melakukan pemeriksaan silang (crosscheck) dengan penawaran penyedia lain,

untukmemastikan tidak ada persekongkolan minimal 2 indikasi

kesamaan dokumen penawaran. Jika tidak ada kesamaan dokumen maka dinyatakan lulus, jika ditemukan 2 indikasi kesamaan dokumen dinyatakan gugur. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



iii. Jika

ada

data-data

Kode Modul

penawaran

teknis

yang

meragukan,

ULP/Panitia

Pengadaan dapat melakukan klarifikasi. Hasil klarifikasi dapat menggugurkan penawaran. v.

Nilai teknis yang diperoleh dijumlahkan dan kemudian dibandingkan dengan

ambang batas. Penawaran dinyatakan lulus teknis apabila masing-masing unsur maupun nilai total keseluruhan memenuhi ambang batas minimal yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan. Contoh perhitungan Penawaran teknis PT. RE Metode pelaksanaan

= 20

Jadwal pelaksanaan

= 10

Peralatan utama

= 10

Spesifikasi teknis Personil inti

= 10 = 40

Nilai teknis

= 20 + 10 + 10 + 10 + 40 = 90

Ambang batas

= 80

Kesimpulan

= Lulus

vi.

Dengan cara yang sama dapat dilakukan untuk penyedia yang lain, hasil evaluasi

dicatat dan dimasukan ke dalam kertas kerja di bawah ini. Nama paket : Jasa MICE Penyelenggaraan Pertemuan Internasional (MICE : Meeting, Incentive,Convention dan Exhibition) vii.

Penyedia yang lulus evaluasi teknis dilanjutkan ke evaluasi harga.




Kode Modul

Tabel 18. Contoh Kertas Kerja Evaluasi Teknis Penyelenggaraan Jasa MICE Pertemuan Internasional

• • teamleader

mediacenter medicalservice,

• • • grade •

• • • grade •

Sertifikat MICE sesuai UU No. 10 Tahun 2009 pasal 55 tentang Kepariwisataan dan PP No. 52 Tahun 2012 tentang Sertifikasi Kompetensi dan Sertifikasi Usaha. III.

Langkah-Langkah Detail Melakukan Evaluasi Teknis dengan Sistem Nilai dan

Biaya SelamaUmur Ekonomis. a.

Evaluasi teknis dengan sistem nilai dan biaya selama umur ekonomis dapat

dilakukan dengan menggunakan nilai ambang batas (passing grade). Penilaian dengan menggunakan nilai ambang batas dilakukan dengan menentukan bobot dan skor Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

masing-masing unsur seperti pada penilaian sistem gugur dengan ambang batas. Perbedaannya : i)

Pada sistem gugur dengan ambang batas, penawaran yang lulus evaluasi

teknis dilanjutkan dengan ke evaluasi harga, dimana evaluasi harga berdasarkan harga penawaran terendah. ii)

Pada sistem nilai, hasil evaluasi teknis digabungkan dengan hasil evaluasi

harga, penawaran yang memperoleh nilai gabungan tertinggi yang akan menjadi calon pemenang. iii)

Pada biaya selama umur ekonomis, penawaran yang lulus evaluasi teknis

dilanjutkan dengan ke evaluasi harga. Pada evaluasi harga berdasarkan nilai penawaran yang memiliki biaya selama umur ekonomis paling rendah. b.

Semua penawaran teknis yang dievaluasi dilakukan pemeriksaan silang (cross

check) denganpenawaran teknis teknis penyedia lainnya, untuk melihat ada/tidak kesamaan penawaran teknis. Jika tidak ditemukan kesamaan dokumen maka penawaran dinyataan lulus, jika ditemukan minimal 2 indikasi kesamaan dokumen maka penawaran dinyatakan gugur.




Kode Modul

LAMPIRAN 1 KERTAS KERJA

PengadaanBarang/Konstruksi/JasaLainnya 1. Contoh kertas kerja evaluasi administrasi. 2. Contoh kertas kerja evaluasi teknis dengan sistem gugur tanpa ambang batas untuk pengadaan barang/ konstruksi/ jasa lainnya. 3. Contoh kertas kerja evaluasi teknis dengan sistem gugur dengan ambang batas untuk pengadaan barang/ konstruksi/ jasa lainnya (sistem gugur dengan ambang batas). 4. Contoh kertas kerja evaluasi harga dengan sistem gugur pada pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya. 5. Contoh kertas kerja kombinasi nilai teknis dan biaya. 6. Contoh kertas kerja evaluasi harga dengan sistem panilaian biaya selama umur ekonomis. PekerjaanKonsultansi 7. Contoh kertas kerja evaluasi administrasi. 8. Contoh kertas kerja evaluasi teknis (1) pengalaman perusahaan. 9. Contoh kertas kerja evaluasi teknis (2) pendekatan dan metodologi. 10. Contoh kertas kerja evaluasi teknis (3) kualifikasitenaga ahli. 11. Contoh kertas rekapitulasi evaluasi teknis. 12. Contoh kertas kerjaevaluasi harga. 13. Contoh kertas kerjapenentuan peringkat (1) metode evaluasi kualitas. 14. Contoh kertas kerja penentuan peringkat (2) metode evaluasi kualitas dan biaya. 15. Contoh kertas kerja penetuan peringkat (3) metode evaluasi pagu anggaran. 16. Contoh kertas kerja penentuan peringkat (4) metode evaluasi biaya terendah. Lampiran2. BeritaAcaraEvaluasidanHasilPelelangan/Seleksi 17. Contoh berita acara evaluasi administrasi. 18. Contoh berita acara evaluasi teknis. 19. Contoh berita acara evaluasi harga. 20. Contoh berita acara hasil pelelangan (BAHP) pascakualifikasi. 21. Contoh berita acara hasil seleksi (BAHS) prakualifikasi.




Kode Modul

1. Contoh Kertas kerja evaluasi Administrasi Nama Paket pekerjaan : ...................

Keterangan: Lulus jika memenuhi semua persyaratan Gugur jika tidak memenuhi semua atau salah satu dari persyaratan




1.

Kode Modul

ContohKertaskerjaevaluasiteknisdengansistemgugurtanpaambangbatasuntuk pengadaan barang/ konstruksi/ jasa lainnya. i. Tanpa ambang batas a. Pengadaan Barang : Kertas kerja evaluasi teknis pengadaan barang : .................. Nama Paket : ...................




Kode Modul

b. Pengadaan Konstruksi Nama Paket

: ...................

Pengadaan Jasa Lainnya. Nama Paket

2.

: ...................

ContohKertaskerjaevaluasiteknisdengansistemgugurdenganambangbatasuntu




kpengadaan barang/ konstruksi/ jasa lainnya (sistem gugur batas).

Kode Modul

dengan ambang

a. Pengadaan Barang :

b. Pengadaan Jasa lainnya.

3.

ContohKertaskerjaevaluasiHargadengansistemgugurpadapengadaanbarang/k onstruksi/jasa lainnya. Nama Paket

: ...................

No 1




Kode Modul

2

Kesimpulan

PeringkatHarga

4.

5.

Contoh kertas kerja kombinasi nilai teknis dan biaya.

Contoh Kertas kerja evaluasi harga dengan sistem penilaian biaya selama umur ekonomis.




6.

Kode Modul

Contoh Kertas kerja evaluasi Administrasi. Nama Paket pekerjaan : ...................

Keterangan: Lulus jika memenuhi semua persyaratan. Gugur jika tidak memenuhi semua atau salah satu dari persyaratan. 7.

ContohKertas kerja evaluasi teknis. (1) Pengalaman Perusahaan a. Pengalaman Sejenis Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur pengalaman sejenis Nama Paket : ...................

No

NamaPenyedia

JumlahPaketPengalamanSejenis

Bobot(4-8%.)

NilaiPengalaman (NP)

1 2 3 4 5 6 7

b. Pengalaman dilokasi yang sama Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur pengalaman dilokasi yang sama Nama Paket : ................... No

NamaPenyedia

JumlahPaketPengalamanSejenisPada Kabupaten/Kota

Bobot(2-5%)

NilaiPengalamanSejenispada Kabupaten/Kota(NPL)

1 2 3 4 5




Kode Modul

6 7

c. Pengalaman manajerial dan fasilitas utama. Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur pengalaman sebagai leadfirm Nama Paket : ................... No

NamaPenyedia

JumlahPengalamansebagaileadfirm

Bobot(2-5%)

NilaiPengalamansebagaileadfirm

1 2 3 4 5 6 7

Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur pengalaman mengelola kontrak Nama Paket : ...................

Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur fasilitas utama Nama Paket : ...................




Kode Modul

d. Kapasitas Perusahaan Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur kapasitas perusahaan Nama Paket : ...................

Rekapitulasi hasil evaluasi pengalaman perusahaan. Pengalamanmanajerial No

NamaPenyedia

NP

NPL

Kapasitas perusahaan

danfasilitasutama NPLF

NPK

NilaiTotal

NFU

1 2 3 4 5 6 7

8.

Contoh Kertas Kertas evaluasi teknis. (2) Pendekatan dan Metodelogi a. Pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam KAK Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur pemahaman atas layanan yang tercantum dalam KAK Nama Paket : ....................................




Kode Modul

b. Kualitas metodologi Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur kualitas metodologi Nama Paket : ....................................

c. Hasil kerja (deliverable) Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur hasil kerja (deliverable) Nama Paket : ................................... No

kriteria

1

Penyajian analisis dan gambar kerja

2

Penyajian spesifikasi dan perhitungan teknis

3

Penyajian laporan

Nama Penyedia Penyedia 1

Penyedia 2

Penyedia 3

Total Nilai




Kode Modul

Nilai rata-rata bobot (%) Nilai Hasil Kerja

d. Gagasan baru Kertas kerja evaluasi teknis sub unsur gagasan baru Nama Paket : ......................................

Rekapitulasi Penilaian Pendekatan dan Metodologi

9.

Contoh Kertas kerja evaluasi teknis. (3) Kualifikasitenaga ahli: Kualifikasitenaga ahli Nama paket pekerjaan : ........... Nama Perusahaan : .......... Nama Personil : .......... Posisi yang diusulkan : ............ Pendidikan : ........(S1/S2/S3) Nilai : .......... Pengalaman kerja : Profesional




Kode Modul

Sertifikat (M/MTM) Bahasa Keterangan Lingkup Sertifikat

: : :

Posisi : S = sesuai, S = sesuai, M = menunjang, M = memiliki,

TS = tidak sesuai T = terkait TM = tidak memiliki

RekapitulasiKualifikasiTenagaAhli

10.

Contoh kertas rekapitulasi evaluasi teknis: RekapitulasiEvaluasiTeknisJasaKonsultasi NilaiGabungan Evaluasiteknis

Hasilpenilaian No

NamaPenyedia

Pengalaman perusahaan

Pendekatandan Metodologi

KualifikasiTenagaAhli

Ambang Batas

Kesimpulan

1 2 3 4 5 6 7

11.

Contoh kertas kerja evaluasi harga:




Kode Modul

12. Contoh kertas kerja penentuan peringkat (1) metode evaluasi kualitas:

13. Contoh kertas kerja penentuan peringkat (2) metode evaluasi kualitas dan biaya:

16. Contoh kertas kerja penentuan peringkat (4) metode evaluasi biaya terendah:




Kode Modul

LAMPIRAN 2 Berita Acara Evaluasi 17.

Berita Acara Evaluasi Administrasi BeritaAcaraEvaluasiAdministrasi Nama Pekerjaan: ................................. No: .................................

Padahariini......tanggal...........bulan.........Tahun.........dimulaipukul........WIB,bertempatdi........... ..olehULP/ Panitia Pengadaan telah diadakan Rapat Evaluasi Administrasi pelelangan pekerjaan tersebut di atas. A. Rapat dihadiri oleh ULP/Panitia Pengadaan : 1. ................Ketua 2. ...............Sekretaris 3. ................Anggota B. Hasil evaluasi : Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

1. Rapatdilaksanakanuntukmelakukanevaluasiadministrasiterhadapsemuadokum enpenawaran yang telah dimasukkan oleh para peserta lelang. 2. Hasil evaluasi adalah sebagai berikut : a. Jumlahdokumenpenawaranyangmasukdanakandilakukanevaluasiadministrasidari peserta adalah............. penawaran yaitu :

b. Evaluasiadministrasiberupapenilaian/evaluasiadministrasiterhadapdokumenpena waran apakah memenuhi atau tidak memenuhi persyaratan administrasi yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. c. Darihasilevaluasiadministrasiterhadap..........penyediadinyatakanmemenuhipersya ratan administrasi yaitu :

3.

Rekapitulasi

hasil

evaluasi

administrasi

dapat

dilihat

padalampiranBerita Acara ini. Demikian Berita Acara Evaluasi Administrasi ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Ulp/Panitia Pengadaan 1. ................Ketua 2. ...............Sekretaris 3. ................Anggota 18.

Berita Acara Evaluasi Teknis BeritaAcaraEvaluasi Teknis Nama Paket Pekerjaan: ................................. No: .................................

Padahariini..........tanggal..........Bulan.....Tahun.......dimulaipukul......WIB,bertempatdi................ ,olehPokja Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

ULP/Panitia Pengadaan telah diadakan Rapat Evaluasi TeknisPekerjaanPengadaan................... Rapat dihadiri oleh: Pokja ULP/Panitia Pengadaan Barang dan Jasa 1. .................. : Ketua Pokja 2. ................. : Sekretaris 3. ................... : Anggota Hasil evaluasi : 1. Rapatdilaksanakanuntukmembahashasilevaluasi/penilaianpersyaratanteknisdari setiappenawaran yang masuk. 2.

Hasil evaluasi adalah sebagai berikut : a.

Dari.........penawaranyangmasukdantelahdinyatakanlulusadministrasi,sesuaiBer itaAcara Evaluasi Administrasi, Nomor :................., Tanggal ............... adalah sebanyak ................penawaran, dari perusahaan-perusahaan sebagai berikut :

b. c.

Evaluasi teknis menggunakan metode ............... Berdasarhasilevaluasiteknistersebut,PokjaULPmembuatdaftarpenawaranyanglu lusevaluasi teknis.

d.

Dari.....pesertayangmasukevaluasiteknis,.......pesertadinyatakanlulusevaluasitek nisdan......... peserta dinyatakan gugur.

e.

Rekapitulasi hasil penilaian evaluasi teknis dapat dilihat pada Lampiran Berita Acara ini. Rapat Evaluasi Teknis ini ditutup oleh ULP/Panitia Pengadaan dan Jasa pada pukul .... WIB.

Demikian Berita Acara Evaluasi Teknis ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Ulp/Panitia Pengadaan 1. .................. 1. .................. 2. ................... 2. ................... 3. ................... 3. ................... 19. Berita Acara Evaluasi Harga BeritaAcaraEvaluasi Harga Nama Paket Pekerjaan: ................................. No: ................................. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

Padahariini.........tanggal........Bulan......Tahun........dimulaipukul.....WIB,bertempatdi.............,ol ehPokjaULPtelah diadakan Rapat Evaluasi Harga pekerjaan Pengadaan ............... Rapatdihadirioleh: PanitiaPengadaanBarangdanJasa 1. .................. : Ketua Pokja 2. ................. : Sekretaris 3. ................... : Anggota Hasilrapat: 1. Rapatdilaksanakanuntukmembahashasilevaluasihargapenawarandarisetiapperusa haanyanglulus evaluasi teknis. 2.

Sebelum dilakukan evaluasi Harga dilakukan koreksi aritmetik Hasil evaluasi adalah sebagai berikut : a. Dari........penawaranyangmasukdantelahdinyatakanlulusteknis,dantelahdinyat akandengan Berita Acara Evaluasi teknis, Nomor : .........., Tanggal ........., dari perusahaan-perusahaan sebagai berikut : b.

Evaluasi menggunakan metode .........................

c.

DariHasilevaluasiHargaterhadap............pesertadinyatakanlulus/memenuhipe rsyaratanharga yaitu:

d.

Berdasarhasilevaluasitersebut,PokjaULP/PanitiaPengadaanmembuatdaftarpe nawaranyang lulus evaluasiharga,

e.

Rekapitulasi kombinasi nilai harga dapat dilihat pada TabelLampiran Berita Acara ini.

3. Rapat Evaluasi Harga ini ditutup oleh ULP/Panitia Pengadaan dan Jasa pada pukul ..... WIB. Demikian Berita Acara Evaluasi Harga ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Ulp/Panitia Pengadaan 1. .................. 1. .................. 2. ................... 2. ................... 3. ................... 3. ................... 20. Contoh berita acara hasil pelelangan (BAHP) pascakualifikasi




Kode Modul

Contoh Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) Pemilihan Penyedia ................................. (Barang/konstruksi/jasa lainnya) Nomor : ................................. Nama Pekerjaan Lokasi Pekerjaan Satuan Kerja PPK Kelompok Kerja SumberDana Tahun Anggaran Harga Perkiraan Sendiri Jangka Waktu Pelaksanaan Metode Penyampaian Metode Evaluasi

: ..................... : .................... : .................... :..................... : .................... : ................... : ................... : ................... : .................. : ................. : .................

Pada hari ini ..............tanggal ................bulan..............tahun....................pukul ..............bertempat di...........Pokja yangditetapkandengansuratkeputusankepalaULPnomor..........tanggal..........yang selanjutnyadalamberitaacarainidisebutPokja,telahmelakukanpemilihanpenyedia...........dengan pelelangan umum dengan hasil sebagai berikut : 1.

Pengumumanpascakualifikasi. Pengumuman ..............nomor : .................tanggal ............melalui a.Situs K/L/D/Idan portal pengadaan nasional tanggal..............s/d....... b.Papan Pengumuman Resmi ...............tanggal ..........s/d...................

2.

Pendaftarandanpengambilandokumenpemilihan. Pendaftaran dimulai tanggal.............s/d............... Penyedia yang mendaftar sebanyak...............(....)perusahaan Penyedia yang mengembil dokumen pemilihan sebanyak............(...) perusahaan

3.

Pemberianpenjelasan. a.Pemberian penjelasan dilaksanakan tanggal ..........bertempat di............... b.Jumlah peserta yang hadir sebanyak ..............(.....) perusahaan Berita acara penjelasan pekerjaan (BAPP) no.............tanggal .............(terlampir)

4.

PenyampaianBAPPtermasukaddendumdokumenpemilihan(jikaada). SalinanBAPPtermasukaddendumdokumenpemilihan(jikaada)dapatdiambilpese rta lelang pada tanggal ..........melalui situs K/L/D/I

5.

Pemasukandokumenpenawaran. a.Batas waktu pemasukan dokumen penawaran : hari ........tanggal.......jam .......... b.Tempat : ............. c. Peserta yang memasukkan penawaran : ..........(.....)perusahaan




Kode Modul

6.

d.Penyedia yang terlambat memasukkan penawaran : ...............(.....) perusahaan Pembukaanpenawaran.

7.

Penawaran dinyatakan ditutup pada hari..........tanggal ............jam................. Pembukaan penawaran dilakukan pada : a.Waktu : hari...........tanggal.........jam....... b.Tempat : .............. Berita acara pembukaan penawaran No.................tanggal............terlampir Evaluasidokumenpenawaran. Evaluasipenawarandimulaidari3(tiga)penawaranterendahsetelahkoreksiarimatika,deng an berpedomanpadaPerpresNo.54Tahun2010besertaperubahannnyadandokumenpemiliha n. Hasil evaluasi penawaran sebagai berikut : a. Koreksi Aritmatik

b.

Evaluasi Administrasi

Evaluasi administrasi hanya dilakukan pada hal-hal yang tidak dinilai pada penilaian kualifikasi. Unsur yang dievaluasi meliputi kelengkapan persyaratan yang diminta dalam dokumen pemilihan, surat penawaran dan surat jaminan. 1. Penawaran yang dievaluasi. Jumlah penawaran yang dievaluasi : .........(.....)penawaran yaitu penawaran

2.

1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.........................dan seterusnya Konfirmasi/klarifikasi.

3.

(a) Klarifikasi dilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan ..................... (b) Klarifikasi dilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan ..................... Penawaran yang memenuhi syarat/lulus.




c.

Kode Modul

Jumlah penawaran yang dinyatakan memenuhi syarat : ..............(.....) perusahaan yaitu penawaran: 1. PT/CV.................... 2.PT/CV.................... 3.PT/CV.......................dan seterusnya Jumlah Penawaran yang dinyatakan gugur/tidak lulus: ..........(.....) perusahaan yaitu penawaran 1.PT/CV.................... 2.PT/CV.................... 3.PT/CV.....................dan seterusnya Penjelasan/tidak lulus masing masing peserta adalah sebagai berikut : 1.PT/CV....................dinyatakan gugur administrasi karena............. 2.PT/CV.................... dinyatakan gugur administrasi karena............. 3.dan seterusnya Hasil evaluasi administrasi terlampir. Evaluasi Teknis Evaluasiteknisdilakukanterhadappesertayangmemenuhipersyaratanadministrasi.Un surunsuryangdievaluasisesuaidenganyangditetapkandalamdokumenpemilihan,meliput i: ............................... 1)

Penawaran yang dievaluasi Jumlah penawaran yang dievaluasi : ........(....) penawaran yaitu penawaran 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.....................dst 2) Konfirmasi/klarifikasi (a) Klarifikasidilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan (b) Klarifikasidilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan (c) dan seterusnya 3) Penawaran yang memenuhi syarat/lulus Jumlah penawaran yang dinyatakan memenuhi syarat : ..............(.....) perusahaan yaitu penawaran: 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.......................dan seterusnya Jumlah Penawaran yang dinyatakan gugur/tidak lulus : ..........(.....) perusahaan yaitu penawaran 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.....................dan seterusnya Penjelasan/tidak lulus masing masing peserta adalah sebagai berikut : Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



1. 2.

d.

Kode Modul

PT/CV....................dinyatakan gugur teknis karena............. PT/CV.................... dinyatakan gugur teknis karena............

3. Dan seterusnya. Evaluasi Harga Evaluasihargadilakukankepadapenawaranyangmemenuhipersyaratanadminist rasidan teknis. 1. Unsur yang dievaluasi i. Total harga penawaran terhadap HPS. ii. Harga satuan timpang. iii. Mata pembayaran yang harga satuannya nol. iv. Penulisanharga penawaran antara angka dan huruf (khusus kontrak lumpsum) v. Kewajaran harga. vi.

Harga evaluasi akhir berkaitan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalan negeri.

2. Penawaran yang dievaluasi Jumlah penawaran yang dievaluasi : ......(....) penawaran, yaitu penawaran 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.....................dst 3. Konfirmasi/klarifikasi (a)

Klarifikasidilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan (b) Klarifikasidilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan

8.

(c) dan seterusnya Evaluasiisiandokumen kualifikasi a. Evaluasidilakukanterhadapcalonpemenang dancaloncadanganpemenang(jikaada). Evaluasi form isian kualifikasidilakukan dengan sistem gugur. b. Penilaianpersyaratankualifikasidilakukanterhadappemenuhanpersyaratankualifikasi, yaitu .......(diisi sesuai persyaratan kualifikasiyang ditetapkan dalam dokumen kualifikasi). Jumlah penawaran yang dievaluasi : ...........(....) penawaran yaitu penawaran ;

1. 2. 3.

PT/CV.................... PT/CV.................... PT/CV.....................dan seterusnya




Kode Modul

Jumlahpenawaranyangdinyatakanmemenuhisyarat/lulus,yaitu:........(....)penawara n, yaitu penawaran : 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV....................dan seterusnya Jumlahpenawaranyangdinyatakanmemenuhisyarat/lulus,yaitu:........(....)penawara n, yaitu penawaran : 1. 2. 3. 9.

10.

PT/CV.................... PT/CV.................... PT/CV....................dan seterusnya

Pembuktian kualifikasi dan pembuatan berita acara pembuktian kualifikasi. Pembuktianterhadappesertayangmemenuhipersyaratankualifikasidilakukandengancara melihat keaslian dokumen atau legalisir dan meminta salinannya. Jumlah peserta yang dinyatakan memenuhi syarat/lulus kualifikasi: ...........(...) peserta Jumlah peserta yang dinyatakan gugur/tidak lulus kualifikasi: ...........(...) peserta Alasan gugur/tidak lulus masing-masing peserta adalah sebagai berikut : a. .......................... b. .......................... Hasilpembuktiankualifikasiuntuksetiappesertadituangkandalamberitaacarapem buktian kualifikasi(terlampir). Kesimpulan. Berdasarkanhasilevaluasiadministrasi,evaluasiteknisdanevaluasihargadanevaluasikualifi kasi maka kelompok kerja (Pokja) berkesimpulan dan memutuskan untuk mengusulkan peserta yang memenuhi syarat untuk ditunjuk sebagai calon pemenang lelang serta calon pemenang cadangan I dan II: Adalah : 1. Calon Pemenang Nama Perusahaan : ........................... Alamat Perusahaan : ........................... NPWP : ........................... Harga Penawaran Terkoreksi : ........................... 2. Calon Pemenang Cadangan I Nama Perusahaan : ........................... Alamat Perusahaan : ........................... NPWP : ........................... Harga Penawaran Terkoreksi : ........................... 3. Calon Pemenang Cadangan II Nama Perusahaan : ........................... Alamat Perusahaan : ........................... NPWP : ........................... Harga Penawaran Terkoreksi : ...........................

Demikian berita acara ini dibuat dengan penuh tanggungjawab, untuk dapat Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, .......April 2013 Pokja ................. 1. .................. Ketua 2. ................... Sekretaris 3. ................... Anggota

1. 2. 3.


.................. ................... ...................



21.

Kode Modul

Contoh berita acara hasil seleksi (BAHS) prakualifikasi Contoh Berita Acara Hasil Seleksi (BAHS) Pemilihan Penyedia ................................. (Jasa Konsultasi) Nomor : .................................

Nama Pekerjaan Lokasi Pekerjaan Satuan Kerja PPK Kelompok Kerja SumberDana Tahun Anggaran Harga Perkiraan Sendiri Jangka Waktu Pelaksanaan Metode Penilaian Kualifikasi Metode Penyampaian Metode Evaluasi

: ..................... : .................... : .................... :..................... : .................... : ................... : ................... : ................... (termasuk PPN) : .................. : Prakulifikasi : Dua Sampul : Kualitas dan Biaya.

Pada hari ini ..............tanggal ................bulan..............tahun....................pukul ..............bertempat di...........Pokja yangditetapkandengansuratkeputusankepalaULPnomor..........tanggal..........yang selanjutnyadalamberitaacarainidisebutPokja,telahmelakukanpemilihanpenyedia...........dengan pelelangan umum dengan hasil sebagai berikut : 1.

Pengumumanprakualifikasi Pengumuman ..............nomor : .................tanggal ............melalui a.Situs websiteK/L/D/Idan portal pengadaan nasionaltanggal..............s/d....... b.Papan Pengumuman Resmi ...............tanggal ..........s/d...................

2.

Pendaftarandanpengambilandokumenkualifikasi. Pendaftaran dimulai tanggal.............s/d............... Penyedia yang mendaftar sebanyak...............(....)perusahaan Penyedia yang mengambil dokumen pemilihan sebanyak............(...)perusahaan

3.

Pemberianpenjelasan. a Pemberian Penjelasan dilaksanakan tanggal ..........bertempat di............... b.Jumlah peserta yang hadir sebanyak ..............(.....) perusahaan




4.

Kode Modul

Berita acara penjelasan kualifikasi(BAPK) no.............tanggal .............(terlampir) PenyampaianBAPKtermasukaddendumdokumenpemilihan(jikaada). SalinanBAPKtermasukaddendumdokumenkualifikasi (jikaada)dapatdiambilpesertalelang pada tanggal ..........melalui situssite K/L/D/I

5.

Pemasukandokumenkualifikasi. a.Batas waktu pemasukan dokumen penawaran : hari ........tanggal .......jam .......... b.Tempat : ............. c. Peserta yang memasukkan dokumen kualifikasi: ..........(.....)perusahaan

d.Penyedia yang terlambat memasukkan dokumen kualifikasi: ...............(.....) perusahaan 6.

Pembukaandanevaluasidokumenkualifikasi. 1)

Evaluasidilakukanterhadapdokumenkualifikasi,meliputipaktaintegritasdanformisian kualifikasi.

Penilaianpersyaratankualifikasidilakukanterhadappemenuhanpersyaratankualifikasi yaitu.............(diisisesuaipersyaratankualifikasiyangditetapkandalamdokumenkualifikasi ). 2) Jumlahdokumenkualifikasiyangdievaluasi:.....(...)dokumenkualifikasiyaitu dokumen kualifikasi: 1. PT/CV......... 2. PT/CV.........dst 3) Jumlahdokumenkualifikasiyangdinyatakangugur/tidaklulus:.....(...)dokumen kualifikasi yaitu dokumen kualifikasi: 1. PT/CV......... 2. PT/CV.........dst 4) Jumlahdokumenkualifikasiyangdinyatakanmemenuhisyarat/lulus :.....(...)dokumen kualifikasiyaitu dokumen kualifikasi: 1. PT/CV......... 2. PT/CV.........dst 7.

Pembuktiankualifikasi danpembuatanberitaacarapembuktiankualifikasi. Pembuktianterhadappesertayangmemenuhipersyaratankualifikasidilakukandengancara melihat keaslian dokumen atau legalisir dan meminta salinannya. Jumlah Peserta yang dinyatakan memenuhi syarat/lulus kualifikasi: ...........(...) peserta Jumlah Peserta yang dinyatakan gugur/tidak lulus kualifikasi: ...........(...) peserta Alasan gugur/tidak lulus masing-masing peserta adalah sebagai berikut :




Kode Modul

a.............

b. ............. Hasilpembuktiankualifikasiuntuksetiappesertadituangkandalamberitaacarapembuk tian kualifikasi(terlampir). 8.

Penetapandaftarpendek(shortlist). Peserta yang dinyatakan masuk daftar pendek sebanyak .........(.....) peserta yaitu

9.

Pengumumanhasilkualifikasi. Pengumuman hasil kualifikasi.........nomor :.............tanggal : ....................melalui: a.Situssite K/L/D/I tanggal .................dan portal pengadaan nasional.................. b.Papan pengumuman resmi ............tanggal ................s/d......................

10.

Sanggahankualifikasi(jikaadasanggahan). Masa sanggah hasil kualifikasimulai tanggal .......... s/d .......... Jumlah peserta yang keberatan atas penetapan hasil prakualifikasi dan menyempaikan sanggahan :.........(....)peserta Sanggahan yang dinyatakan benar : ........(....) peserta Sanggahan yang dinyatakan tidak benar : ........(.....) peserta Ringkasan sanggahan sebagai berikut :

11.

Undanganpengambilandokumenpemilihan. Pesertayangmasukdalamdaftarpendek diundanguntukmengambildokumenpemilihan. Undanganpengambilandokumenpemilihandisampaikanmelalui..........denganbuktiterlampi r. Pengambilan dokumen pemilihan dilakukan pada : c)Waktu :hari........tanggal ...........jam.....




d)Tempat

Kode Modul

: ..........................

Peserta yang mengambil dokumen pemilihan sebanyak.....(....) perusahaan.

12.

Pemberianpenjelasan. a.Pemberian Penjelasan dilaksanakan tanggal ..........bertempat di............... b.Jumlah peserta yang hadir sebanyak ..............(.....) perusahaan Berita acara penjelasan pekerjaan (BAPP) no.............tanggal .............(terlampir)

13.

PenyampaianBAPPtermasukaddendumdokumenpemilihan(jikaada). SalinanBAPPtermasukaddendumdokumenpemilihan(jikaada)dapatdiambilpesertal elang pada tanggal ..........melalui situs websiteK/L/D/I

14.

Pemasukandokumenpenawaran(sampul IdanII). a.Batas waktu pemasukan dokumen penawaran : hari ........tanggal .......jam .......... b.Tempat : ............. c. Peserta yang memasukkan penawaran : ..........(.....) perusahaan d.Dokumen penawaran e.Penyedia yang terlambat memasukkan penawaran : ...............(.....) perusahaan

15.

Pembukaanpenawaran. Penwaran dinyatakan ditutup pada hari..........tanggal ............jam................. Pembukaan penawaran dilakukan pada : a.Waktu : hari...........tanggal.........jam....... b.Tempat : .............. Berita acara pembukaan penawaran No.................tanggal............terlampir

16.

EvaluasidokumenpenawaransampulI(administrasidanteknis). Evaluasipenawarandenganberpedomanpadaketentuanyangberlakudandokumen pemilihan. Hasil evaluasi penawaran sebagai berikut : a.

Evaluasi administrasi Evaluasi administrasp hanya dilakukan pada hal-hal yang tidak dinilai pada penilaian kualifikasi. unsurunsuryangdievaluasimeliputikelengkapanpersyaratanyangdiminta dalam dokumen pemilihan.




1.

Kode Modul

Penawaran yang dievaluasi Jumlah penawaran yang dievaluasi : .........(.....)penawaran yaitu penawaran 1. PT/CV......... 2. PT/CV......... 3. PT/CV.........dan seterusnya

2.

Konfirmasi/klarifikasi (a) Klarifikasi dilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan ..................... (b) Klarifikasi dilakukan kepada PT/CV............terkait keraguan terhadap............dengan kesimpulan ....................

3.

Penawaran yang memenuhi syarat/lulus Jumlah penawaran yang dinyatakan memenuhi syarat : ..............(.....) perusahaan yaitu penawaran: 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.......................dst Jumlah Penawaran yang dinyatakan gugur/tidak lulus : ..........(.....) perusahaan yaitu penawaran 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.......................dst Penjelasan/tidak lulus masing masing peserta adalah sebagai berikut : 1. PT/CV....................dinyatakan gugur administrasi karena............. 2. PT/CV.................... dinyatakan gugur administrasi karena............. 3. dst Hasil evaluasi administrasi terlampir.

b.Evaluasi teknis. Evaluasiteknisdilakukanterhadappesertayangmemenuhipersyaratanadministras i.Unsurunsuryangdievaluasisesuaidenganyangditetapkandalamdokumenpemilihan,me liputi:........................ 1. Evaluasi teknis dengan sistem kualitas dan biaya a.

Persyaratanteknisminimalyangharussesuaidenganyangditetapkandalamdoku men pemilihan. b. Unsur-unsur yang dievaluasi i. UnsurPengalamanPerusahaan,bobot...............(sesuaidenganyangditetapka ndalam dokumen pemilihan) ii. UnsurPendekatandanMetodelogi,bobot..........(sesuaidenganyangditetapka ndalam dokumen pemilihan) Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



Kode Modul

iii. Unsurkualifikasitenagaahli,bobot.......(..........(sesuaidenganyangditetapkan dalam dokumen pemilihan) Nilaiambangbatasluluspersyaratanteknis:......(sesuaidenganyangditetapkand alam dokumen pemilihan) 2. Penawaran yang dievaluasi. Jumlah penawaran yang dievaluasi : ........(....) penawaran yaitu penawaran 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.....................dst 3. Konfirmasi/klarifikasi a.

Klarifikasi dilakukan

kepada

PT/CV............terkait

keraguan


keraguan

terhadap............dengan kesimpulan b.

Klarifikasi

dilakukan

kepada

terhadap............dengan kesimpulan c.

Dst

4. Penawaran yang memenuhi syarat/lulus. Jumlahpenawaranyangdinyatakanmemenuhiambangbataslulus:..............(.....)peru sahaan yaitu penawaran: 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.......................dst Jumlah Penawaran yang dinyatakan gugur/tidak lulus: ..........(.....) perusahaan yaitu penawaran 1. PT/CV.................... 2. PT/CV.................... 3. PT/CV.......................dst Penjelasan/tidak lulus masing masing peserta adalah sebagai berikut: 1. PT/CV....................dinyatakan gugur teknis karena............. 2. PT/CV.................... dinyatakan gugur teknis karena............. 3. dst Hasil evaluasi teknis terlampir. Berita Acara Evaluasi Administrasi dan Teknis terlampir. 17.

PengumumanyanglulusevaluasisampulI(administrasidanteknis). PengumumanyanglulusevaluasisampulI(administrasidanteknis) nomor:........tanggal:......... melalui: a.Situs K/L/D/I tanggal .............dan portal pengadaan nasional. b.Papan pengumuman resmi ............ tanggal .............s/d...............




Kode Modul

c. Undangan nomor ..........tanggal ..................

PesertayanglulusevaluasisampulI(administrasidanteknis)dandiundanguntukpe mbukaan sampul II sebagai berikut:

Penetapan Peringkat Teknis Terlampir. 18.

PembukaandokumenpenawaransampulII (harga). Pembukaan penawaran sampul II (harga) dilakukan pada :

Berita acara pembukaan penawaran sampul dua (Harga) nomor ..........tanggal..........(terlampir). 19.

EvaluasidokumenpenawaransampulII (harga). Evaluasihargadilakukankepadapenawaranyangmemenuhipersyaratanadministrasidan teknis (sampul II). 1.Koreksi arimatika. (khusus untuk kontrak lumpsum tidak mengubah total harga penawaran)

a. Unsur-unsur

yang dievaluasi yaitu ............(diisi sesuai dengan yang ditetapkan

dalam dokumen pemilihan misalnya kewajaran harga pada rincian biaya langsung personil (remuneration);kewajaranpenugasantenagaahli;kewajaranpenugasantenagapenduku ng (apabilaada);kewajaranbiayapadarincianbiayalangsungnonpersonil(directreimbursa ble cost). b. Konfirmasi/klarifikasi. Judul Modul: Mengevaluasi Dokumen Penawaran Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016



(i) Klarifikasidilakukan

kepada

Kode Modul


keraguan

terhadap............dengan kesimpulan (ii)

Klarifikasidilakukan

kepada


keraguan

terhadap............dengan kesimpulan (iii)

Dan seterusnya

c. Perhitungan nilai kombinasi terbaik.

20.

KlarifikasidanNegosiasi. KlarifikasidengancalonPemenangdilaksanakanpada..........tanggal..............di................ev aluasi dilaksanakan pada pukul..........s/d............... Berdasarkanhasilklarifikasidannegosiasidokumenpenawaranbiaya,makadisepakatiharga hasil negosiasi sebesar Rp.....................(terbilang :.................) Berita acara hasil klarifikasidan negosiasi terlampir.

21.

Kesimpulan. Berdasarkan hasil evaluasi administrasi, evaluasi teknis, dan evaluasi harga serta evaluasi kualifikasi makakelompokkerja(Pokja)berkesimpulandanmemutuskanuntukmengusulkan peserta yang memenuhi syarat untuk ditunjuk sebagai calon pemenang lelang serta calon pemenang cadangan I dan II, adalah: 1. Calon Pemenang Nama Perusahaan : ........................... Alamat Perusahaan : ........................... NPWP : ........................... Harga Penawaran Terkoreksi : ........................... 2. Calon Pemenang Cadangan I Nama Perusahaan : ........................... Alamat Perusahaan : ........................... NPWP : ........................... Harga Penawaran Terkoreksi : ........................... 3. Calon Pemenang Cadangan II Nama Perusahaan : ........................... Alamat Perusahaan : ...........................




NPWP Harga Penawaran Terkoreksi

Kode Modul

: ........................... : ...........................

Demikian berita acara ini dibuat dengan penuh tanggungjawab, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, .......April 2013 Pokja ................. 1. .................. Ketua 1. .................. 2. ................... Sekretaris 2. ................... 3. ................... Anggota 3. ...................



JASA

Recommend Documents