JAK MŮŽE NAŠE FIRMA SPLNIT POŽADAVKY EVROPSKÉ INICIATIVY* PRO SPRÁVNOU OBCHODNÍ PRAXI V OBCHODNÍCH VZTAZÍCH?

JAK MŮŽE NAŠE FIRMA SPLNIT POŽADAVKY EVROPSKÉ INICIATIVY* PRO SPRÁVNOU OBCHODNÍ PRAXI V OBCHODNÍCH VZTAZÍCH?

Stručný kontrolní seznam pro malé a střední podniky

*) Iniciativa pro férový obchod je národní platformou Supply Chain Initiative a je v plné shodě s jejími principy a závazky z ní vycházejícími, včetně doporučených mechanismů pro řešení sporů.

JAK MŮŽE NAŠE FIRMA SPLNIT POŽADAVKY EVROPSKÉ INICIATIVY* PRO SPRÁVNOU OBCHODNÍ PRAXI V OBCHODNÍCH VZTAZÍCH?

Stručný kontrolní seznam pro malé a střední podniky

*) Iniciativa pro férový obchod je národní platformou Supply Chain Initiative a je v plné shodě s jejími principy a závazky z ní vycházejícími, včetně doporučených mechanismů pro řešení sporů.

Jak můžeme implementovat zásady správné obchodní praxe v evropském dodavatelském řetězci? Svou registrací do „Iniciativy pro férový obchod“ /dále jen Iniciativa, se společnosti zavazují:   

dodržovat Zásady správné obchodní praxe ve vertikálních vztazích,

přezkoumat své interní postupy – je třeba zajistit, aby zaměstnanci aplikovali Zásady na všech úrovních organizace, a to jak v okamžiku registrace, tak i v budoucnu,

jednat v souladu s přijatými dokumenty Iniciativy.

Cílem tohoto dokumentu je poskytnout podporu společnostem, zejména malým a středním podnikům (dále jen SME), při jejich registraci do Iniciativy. Dokument uvádí jednotlivá opatření, která je třeba provést pro splnění požadavků Iniciativy. 1.

Registrace do systému

Společnost má možnost dát najevo své odhodlání registrovat se v dokumentu „Potvrzení záměru“, který podepíše výkonný ředitel firmy pro Evropu (příp. jiná osoba v odpovídající funkci). Podpisem tohoto dokumentu začíná běžet přechodné období, během něhož musí společnost provést opatření nezbytná ke splnění požadavků. Přechodné období by mělo trvat zhruba 6 měsíců. Po provedení těchto opatření se společnost oficiálně registruje prostřednictvím internetových stránek „INICIATIVY PRO FÉROVÝ OBCHOD“ , na nichž uvede informace požadované pro oficiální registraci (jméno a titul podepisující osoby, kontaktní osobu, interního ombudsmana, údaje o společnosti atd.).

Přistoupením k Iniciativě se společnosti zavazují dodržovat Zásady správné obchodní praxe ve vertikálních vztazích i povinnosti stanovené rámcem a dalšími přijatými dokumenty. 2.

Dodržování Zásad správné obchodní praxe

Aktéři potravinového řetězce vypracovali soubor 10 Zásad poctivého jednání, které – budou-li dodržovány – zajistí lepší korektnost obchodních vztahů (Dodržování zájmů spotřebitelů, Smluvní svoboda, Poctivý obchodní styk, Písemné dohody, Předvídatelnost, Dodržování dohod, Výměna informací, Důvěrnost, Odpovědnost za riziko, Odůvodněné požadavky).

3.

Informování zaměstnanců o závazku společnosti

Společnost musí o svém závazku v rámci Iniciativy a dodržování Zásad informovat všechny zaměstnance, kteří přicházejí do styku s jejími obchodními partnery, a musí od těchto zaměstnanců vyžadovat, aby své jednání vůči dodavatelům a odběratelům upravili v souladu se Zásadami. O nutnosti dodržování Zásad by měli být kromě zřejmých pozic (obchodní a nákupní oddělení) informováni i všichni zaměstnanci účastnící se vyjednávání a realizace obchodních dohod (např. také back office: finanční a účetní oddělení, logistika, propagace…). 4.

Kontrola stávajících obchodních smluv

Vedení společnosti musí zkontrolovat, zda jsou stávající obchodní pravidla v souladu se Zásadami, a v případě potřeby je upravit (analýza, adaptace, doplnění).

5.

Zavedení systému pro řešení sporů pro případy individuálních obchodních stížností v souvislosti se Zásadami

S p o l e č n o s t m u s í z a v é s t s y s t é m u m o ž ň u j í c í otevřenou diskusi o dodržování Zásad mezi obchodními partnery, v němž bude stanoveno, že je možné učinit chybu a že chyby musí být napraveny, a to bez obav z vyvolání napětí nebo odvetných opatření. Společnost musí zejména jmenovat manažera pro řešení sporů nebo interního ombudsmana, který bude nezávislý na obchodním vyjednávání. Tato osoba bude jednat jako prostředník (mediátor) mezi obchodními týmy a ostatními zúčastněnými stranami. Při registraci však společnost může uvést, že z důvodu malého počtu zaměstnanců není schopná takovou nezávislost zajistit. V takovém případě může společnost využít externích zprostředkovatelů řešení sporů zajišťovaných sekretariátem Iniciativy. Jméno a kontaktní údaje této osoby musí být zveřejněny na internetových stránkách Iniciativy.

V závislosti na struktuře a složitosti společnosti může být manažerem pro řešení sporů: A) ve větších firmách:

 osoba z právního oddělení nebo oddělení pro firemní záležitosti, která není zapojena do obchodního vyjednávání;

 externí ombudsman vyžádaný společností, např. penzionovaný soudce s dobrou znalostí oboru nebo právnická firma; B) v SME:

 osoba z vyššího vedení firmy, nezávislá na obchodním vyjednávání, která bude na tuto pozici nejvhodnější;

 při registraci může společnost uvést, že z důvodu malého počtu zaměstnanců není schopná takovou nezávislost zajistit. V takovém případě může společnost využít externích zprostředkovatelů řešení sporů zajišťovaných sekretariátem Iniciativy.

SME si mohou také zjistit, zda jejich asociace nenabízí nějaké vhodné společné řešení. Úlohou manažera pro řešení sporů je:

 přijímat stížnosti od obchodních partnerů související s údajným porušením (některé ze) Zásad;

 promptně reagovat na stížnosti/dotazy obchodních partnerů potvrzením přijetí stížnosti/dotazu;  interně stížnosti prošetřit, a to rychle a objektivně;

 jednat jako prostředník při hledání řešení s oběma zúčastněnými stranami, případně na základě společné dohody využívat další možnosti řešení sporů, poskytovaných Iniciativou např. externího zprostředkovatele řešení sporů (mediátora) nebo Supply Chain Experta v případě agregovaných sporů.  Využívat další možnosti řešení sporů v případě potřeby např. arbitráž, či soudní projednání, jak je uvedeno v rámci;

 vést o stížnostech záznamy: jak byly vyřešeny, jak rychle a s jakým výsledkem – tak, aby data mohla být použita v ročním přehledu (viz odst. 9 „Roční přehled“).

6.

Školení

Společnosti musí pro své zaměstnance zajišťovat školení, a to zejména v oblastech, kde byly zjištěny nesrovnalosti mezi Zásadami a stávajícími postupy společnosti. Školení může mít různé formy:

 Školení o Zásadách samotných, podobné školení o právních otázkách. Na stránkách evropské Supply Chain Initiative je k dispozici speciálně vytvořený e-learningový modul v češtině za zvýhodněných licenčních podmínek. Podobné řešení se připravuje rovněž v rámci lokálních aktivit Iniciativy.  Školení modelových situací – výuka v učebně a další typy školení se připravují. 7.

Jmenování interní kontaktní osoby pro styk s Governance Group

Tato osoba může (ale nemusí) být totožná s manažerem pro řešení sporů. Jejím úkolem bude zajišťovat komunikaci s Governance Group, přijímat od ní informace a na jejich základě dle potřeby jednat. 8.

Informování obchodních partnerů o účasti

Nejde jen o jasný projev závazku společnosti dodržovat správnou obchodní praxi, je to i požadavek. Systém sice neurčuje přesný způsob, jakým je třeba obchodní partnery informovat, vyžaduje však proaktivní opatření (např. zaslat dopis nebo e-mail, uvést odkaz ve smluvních podmínkách…). Pasivní zveřejnění na internetových stránkách není dostačující. 9.

Účast na ročním přehledu

Každá ze signatářských společností musí na národní úrovni vyplnit přehled. Jde o jednoduchý přehled obsahující soubor kvalitativních a kvantitativních měřítek týkajících se dodržování Zásad, řešení sporů a obecné efektivity rámce.

Výsledky přehledu budou anonymní. Umožní Governance Group na národní a evropské úrovni zhodnotit účinnost Iniciativy. Mechanismus přehledu může rovněž pomoci zúčastněným společnostem zhodnotit jejich vlastní fungování s Iniciativou a případně patřičně upravit interní postupy a školení.

Originál dokumentu je k dispozici na webových stránkách EU Supply http://www.supplychaininitiative.eu/are-you-small-or-medium-sized-enterprise

Chain

Initiative:

KONTROLNÍ SEZNAM PRO VEDENÍ SPOLEČNOSTI – IMPLEMENTAČNÍ RÁMEC PRO SPRÁVNOU OBCHODNÍ PRAXI POŽADOVANÉ ÚKOLY (časová posloupnost)

2.

1. INFORMOVAT O PŘISTOUPENÍ SPOLEČNOSTI K INICIATIVĚ – požadované Zásady a povinnosti PŘEZKOUMAT STÁVAJÍCÍ OBCHODNÍ POSTUPY SPOLEČNOSTI A POROVNAT JE SE ZÁSADAMI –

3. JMENOVAT MANAŽERA PRO ŘEŠENÍ SPORŮ 4. USPOŘÁDAT ŠKOLENÍ

5. URČIT INTERNÍ KONTAKTNÍ OSOBU 6. INFORMOVAT OBCHODNÍ PARTNERY 7. PROVÉST INTERNÍ MONITORING 8.

VYPLNIT POVINNÝ PŘEHLED

Odpovědná/-é osoba/oddělení

Porovnat s pravidly, principy, zásadami společnosti, jsou-li stanoveny Porovnat se smluvními podmínkami ve stávajících smlouvách Určit cílové zaměstnance/ oddělení/ pozice Definovat školení (o zásadách, modelových situacích…) Školení probíhá Určit interní postup Informování vedení Nápravná opatření/školení

Zahájení úkolu

Doba trvání

Očekávané dokončení

SPLNĚNO