ŘÍZENÍ ZNALOSTÍ – VĚDA NEBO KULTURA ?
12. března 2014
Kiril Ribarov
MOTIVÁTORY – VÝCHOZÍ SITUACE
200%
171% 167%
nadstandardní úroveň
166%
163%
158% 145%
150%
vysoká úroveň
100% znalosti
standardní úroveň
1
výkon
výsledky
potenciál
angažovanost
projevy chování
KNOWLEDGE MANAGEMENT PROČ HO V ČEZU MÁME Cílem zavedení KM je snížení rizik souvisejících s unikátními znalostmi a jejich nositeli, jejichž ztráta by ohrozila fungování firmy
Odchod pracovníků v rámci generační výměny
Hrozba „přirozené“ ztráty znalostí, zkušeností a know-how
Rostoucí zájem o kvalifikované odborníky v zahraničí
Nebezpečí ztráty významných odborníků odchodem do zahraničí
Výstavba NJZ a rostoucí bezpečnostní požadavky
Přechod významných odborníků z provozu do výstavby nových jaderných bloků, vzrůstající požadavky týkající se rozsahu a kvality práce
Omezené možnosti přenosu znalostí a zkušeností při rychlém navýšení kapacit
Zkušenosti potřebné pro provoz nelze jednoduše „okopírovat“ na nový tým
Nedostatečné uplatnění zkušeností pro zlepšení procesů
Významné poznatky uplatňovány v nedostatečné míře, vždy se začíná „od nuly“
2
HLAVNÍ PRINCIPY KM Identifikace a prioritizace
Definice:
Soubor činností zaměřených na identifikaci, zachycení, sdílení a další využití významných zkušeností a znalostí personálu Účel:
Minimalizovat riziko ztráty
Tvorba a získávání
Znalosti a zkušenosti personálu
Aplikace a využití
Sdílení a předávání
významných zkušeností a znalostí personálu
Cíl:
Zvýšit bezpečnost a efektivitu
činností souvisejících s projektováním, provozem a údržbou
3
Zachycení a uložení
Minimalizace rizika ztráty
Bezpečnost Efektivita
ZAVEDENÍ KM SLEDUJE ŠEST ZÁKLADNÍCH ROZMĚRŮ 6 rozměrů Knowledge Managementu
Úsilí Obsah / Struktura
Procesy / Organizace
Kultura spolupráce
Technologie Infrastruktura
Přesvědčování Leadership Vytrvalost Důslednost
Fáze projektu [čas]
4
POSTUPNÁ IMPLEMENTACE 2007
2009
2008
Tvorba konceptu Knowledge Managementu Pilotní projekt ETE
2010
2011
2013
Roll out div. Investice
Implementace konceptu Knowledge Managementu ETE
Roll out EDU
2012
Roll out div. Internatinal
Implementace konceptu Knowledge Managementu EDU Zahájení spolupráce s CI, Bezpečnost
Obsah + role Podpůrné nástroje (IT, motivace, komunikace) 5
ČEZ KM NÁSTROJE
ZÁZNAM O ZKUŠENOSTI DEBRIEFING PROFIL EXPERTA EXPERT@RISK LIST KNOWLEDGE@ RISK LIST PROGRAMY ZÁSTUPNICTVÍ 6
ZÁKLADNÍ PILÍŘE KM KONCEPTU 1
ZÁSTUPNICTVÍ Realizace systému zástupnictví pro přímé snížení rizika ztráty zkušeností
Vytvoření seznamu zaměstnanců s významnými zkušenostmi a se zvýšeným rizikem ztráty těchto zkušeností (Experts@Risk) Pravidelná aktualizace seznamů Plánování a nastavení programu zástupnictví pro přímý přenos významných zkušeností Definování oblastí zkušeností
2
ZKUŠENOST Zachycování a záznam zkušeností (zejména tacitních znalostí) u zaměstnanců /dodavatelů
Identifikace významných témat, vhodných pro záznam a jinde nezaznamenaných (Knowledge@Risk) vč. témat i u dodavatelů Tvorba seznamu Záznam významných zkušeností (debriefing) Koordinace KM aktivit
3
PODPORA Role v KM, plánování a zajištění fungování jednotného systému KM
Vymezení KM rolí Definování KM procesů a nastavení měřitelných cílů Plánování komunikace KM Tvorba metodik (na základě řídící dokumentace)
7
7
PROCESNÍ MODEL KM v ČEZ
KM_proces_diagram
I. FÁZE
II. FÁZE
III. FÁZE
Identifikace zkušenosti, znalosti
Debriefing
Zpřístupnění znalostí a zkušeností
(Seznam Knowledge@Risk)
(strukturovaný rozhovor)
(SW řešení, KM Portál)
Záznam Identifikace nositele znalosti (Seznam Experts@Risk)
o zkušenosti nebo / i
Realizace programu zástupnictví Průběžná aktualizace vstupů / výstupů procesu Průběžná interní komunikace a motivace účastníků KM procesu 8
Využití konečným uživatelem
IDENTIFIKACE NOSITELŮ VÝZNAMNÝCH ZKUŠENOSTÍ PROBÍHÁ V NĚKOLIKA KROCÍCH
9
ORGANIZACE KM - ROLE ČEZ Management Board A
Board KM Owner
zprostředkovaně přes vedení Divize Personalistika
Vedení OJ / Divize
B
KM Koordinátor
C
E
Odborný garant OZ1
H HH HF
Liniový reporting 3.1 Informace o stavu KM Hodnocení obsahu
10
Sponzor OZ1
Knowledge Manager
HS ČEZ
Hodnocení struktury
D
OJ / Divize
OZ Expert OZ Expert OZ Expert OZ Expert Expert OZ1
Oblast zkušeností 1
PROPOJENÍ PROCESU KM DO SYSTÉMU ŠKOLENÍ PERSONÁLU JE Přenos zkušeností a znalostí v rámci školení personálu JE - nové procesní nastavení přineslo 30 témat z KM do osnov školení
11
Source: ČEZ and BCG
OBECNÁ RIZIKA OHROŽUJÍCÍ ÚSPĚŠNOU IMPLEMENTACI KM Nedostatek pozornosti věnovaný KM ze strany managementu v důsledku nepochopení významu a možných přínosů
Nedostatečná prioritizace v každodenním provozu Pocit nebezpečí zneužití výsledků KM a strach ze zvýšené zranitelnosti zaměstnanců, kteří sdělí své zkušenosti
Neochota sdílet negativní zkušenosti Předsudky, obecná skepse a nedostatek uznání znalostí a zkušeností druhých a jejich možných přínosů
Utajování informací sledující osobní zájmy jednotlivců Chyby v implementaci prohlubující ostatní problémy a zvyšující nedůvěru zaměstnanců ke KM jako celku
12
Source: ČEZ and BCG
OBECNÁ DOPORUČENÍ PRO SNIŽOVÁNÍ RIZIKA ZTRÁTY ZKUŠENOSTÍ Organizujte procesy v návaznosti na týmy konkrétních lidí, nikoli pouze na profese nebo liniovou organizaci
Zajistěte křížovou výměnu zkušeností v zájmu jejich rozšíření Dokumentujte kritické činnosti Vyhýbejte se použití unikátních systémů a komponentů závislých na jediném expertovi všude, kde to je možné
Zaveďte systematické zachycování významných zkušeností Plánovitě nominujte nástupce významných odborníků v dostatečném předstihu, aby byl poskytnut dostatek času pro předání zkušeností
Stanovte konkrétní cíle pro sdílení zkušeností a kde je to účelné využívejte specifické motivační nástroje
Pomáhejte manažerům pochopit význam zkušeností a znalostí, včetně tacitních znalostí
Využívejte respektované odborníky v jednotlivých Oblastech Zkušeností (OZ) pro sdílení klíčových poznatků a zkušeností 13
Source: ČEZ and BCG
DOPORUČUJEME ZAMĚŘIT SE NA PILOTNÍ PROJEKTY S JASNÝMI „QUICK-WINS“ A DÁLE POSTUPNĚ ZAVÁDĚT KOMPLETNÍ SYSTÉM Identifikujte „quick wins“ Zaměřte KM úsilí na klíčové oblasti "core business" firmy U každé aktivity identifikujte zkušenosti s nejvyšším významem a na tyto zkušenosti se zaměřte Po zahájení implementace rozvíjejte povědomí o přínosech KM Posuzujte přínos a uplatnitelnost zkušeností s těmi, kteří je využívají Při prioritizaci námětů dávejte přednost těm, které přinášejí rychlé efekty (quick wins) Spusťte pilotní projekty zaměřené na tvorbu obsahu Pro pilotní projekty vyberte pro spolupráci motivované a schopné partnery Zajistěte aktivní podporu pro KM na úrovni managementu
Implementujte koncept napříč celou organizací Postupujte od příznivců KM k těm, kteří nemají ke KM pozitivní přístup. Úspěchy prvních přesvědčí ty druhé Rozvíjejte povědomí o tom, že KM je součástí každodenní práce Upravujte KM podle aktuálních potřeb a podmínek v jednotlivých částech organizace Jasně definujte rozdíly mezi KM a standardní dokumentací
Pragmatický přístup s konkrétními výsledky je cestou k úspěchu
HODNOTIME A MOTIVUJEME KM JE SOUČÁSTÍ KAŽDODENNÍHO ŽIVOTA DIVIZÍ výroba a investice
Útvar Personalistika je koordinátorem a sponzorem KM motivačních programů a soutěží
Vždy s velkou podporou ředitelů provádíme soutěž o nejlepší ZoZ
15
SDÍLÍME MEZINÁRODNĚ • Podílíme se na tvorbě oficiálních dokumentů IAEA • Sdílíme know how s ostatními členskými státy
UN - IAEA
• KM proces ČEZ získal status GOOD PRACTICE
16
NÁSTROJE K ZACHYCENÍ A PŘENOSU EXPERTNÍCH ZKUŠENOSTÍ – VELKÁ VÝZVA KM
t Znalos & ost Zkušen
UŽIVATEL É
Role
Databáze a portály
Procesy
KM EXPERT
17
ZPRACOVÁNÍ PŘIROZENÉHO JAZYKA
Pater Busa
http://vikend.nova.cz/clanek/novinky/video-pater-busa-16-03-2009-vikend-jeden-zivotnestaci.html
18
Ve spolupráci s Ústavem formální a aplikované lingvistiky, MFF UK v Praze
SPECIFIKA ČEŠTINY: … VOLNÝ SLOVOSLED, FLEKTIVNÍ, NEPROJEKTIVNÍ KONSTURKCE …
ČEŠTINA - VÝCEZNAČNOST
nový, nového, novému, novém, novým, nová, nové, novou, nových, novým, novými, … novější, novejšího, novějšímu, novějším, …., nejnovější, nejnovějšího, nejnovějšímu, nejnovějším….. nejnovějších, nejnovějším, … Průměr: 4,29, max 27 Angličtina, např.
work, works, worked, working
19
Ve spolupráci s Ústavem formální a aplikované lingvistiky, MFF UK v Praze
Free Word Order Systému se nepodařilo otevřít označený soubor. Systému se nepodařilo označený soubor otevřít. Systému se označený soubor nepodařilo otevřít. Otevřít označený soubor se systému nepodařilo. Otevřít se nepodařilo systému označený soubor.
nepodařilo Systému se
otevřít
Označený soubor se nepodařilo systému otevřít. Označený soubor se systému otevřít nepodařilo.
soubor
Označený soubor se systému nepodařilo otevřít. Otevřít se označený soubor systému nepodařilo. Nepodařilo se systému otevřít označený soubor. Označený se systému nepodařilo otevřít soubor. etc
20
označený
Ve spolupráci s Ústavem formální a aplikované lingvistiky, MFF UK v Praze
PŘÍKLAD NEPROJEKTIVNÍ KONSTURKCE První restituční zákon českého parlamentu se do sněmovních lavic může vrátit jako bumerang.
AuxT
Adv
21
Ve spolupráci s Ústavem formální a aplikované lingvistiky, MFF UK v Praze
ČEŠTINA MÁ RÁDA NÁROČNÉ VĚTY Třicet nemocnic chce zrušit Ministerstvo zdravotnictví. Dítě vyzvedne taxík. Anna představila přítelkyni tchyni. Tu knížku se Pavel rozhodl do knihovny vrátit až zítra. Které děvčata chtěla dostat šaty? Tuto knihu jsem se mu rozhodl dát k narozeninám. Sportovci házely plyšáky. (Dívky křičely. Sportovci házely plyšáky a rozhodčím shnilá rajčata.)
22
Ve spolupráci s Ústavem formální a aplikované lingvistiky, MFF UK v Praze
BANKY DAT = KORPUSY TEXTŮ
23
Ve spolupráci s Ústavem formální a aplikované lingvistiky, MFF UK v Praze
SLOVOTVORNÝ ROZBOR podstatné jméno (N), ženského rodu (F), jednotného čísla (S), pádu [1247]
Hledej: hala, část 03.02. 2011 – Ing. Jiří Kubíček (Svobodní) Trestní oznámení v souvislosti se sportovní halou v Praze Nápadně nevýhodnou smlouvu uzavřela Městská část Praha 7 s občanským sdružením ASSOCIATION CLUB SPARTA PRAHA. Halu, kterou na základě žádosti městské části koupilo hl. město Praha za 116 milionů, totiž obratem pronajali původnímu vlastníkovi za tisíc korun měsíčně. Proti takovému nehospodárnému nakládání s veřejnými financemi se Svobodní rázně ohrazují.
24
Ve spolupráci s Ústavem formální a aplikované lingvistiky, MFF UK v Praze
DETEKCE A KLASIFIKACE POJMENOVANÝCH ENTIT 03.02. 2011 – Ing. Jiří Kubíček (Svobodní) Trestní oznámení v souvislosti se sportovní halou v Praze Nápadně nevýhodnou smlouvu uzavřela Městská část Praha 7 s občanským sdružením ASSOCIATION CLUB SPARTA PRAHA. Halu, kterou na základě žádosti městské části koupilo hl. město Praha za 116 milionů, totiž obratem pronajali původnímu vlastníkovi za tisíc korun měsíčně. Proti takovému nehospodárnému nakládání s veřejnými financemi se Svobodní rázně ohrazují.
časové údaje, jména osob, instituce, geograf. názvy
25
ŘÍZENÍ ZNALOSTI – KULTURA PODPOŘENA VĚDOU
Zájem
Zájem PROSTOR
předávat znalosti
získávat znalosti
JAK MOŽNOST PŘEDÁVAT ZNALOSTI A MOŽNOST ZÍSKÁVAT ZNALOSTI A ZKUŠENOSTI, TAK I PODPORA INOVACE, VYŽADUJÍ DEDIKOVANÝ PROSTOR (NAPLNĚNÍ PODMÍNEK). POUZE DEKLAROVAT A VYŽADOVAT, ABY LIDI ZNALOSTI A ZKUŠENOSTI SDÍLELI AVŠAK NEVYTVÁŘET JINAK K TOMU PROSTOR V RÁMCI KULTURY SPOLEČNOSTI A CHOVÁNÍ JE VÍCE IDEOLOGIÍ NEŽLI ÚSPĚCHEM. 26