Integriteitbeleid najaar 2012

Integriteitbeleid najaar 2012

Inhoudsopgave 1

Inleiding ..................................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3

2

Maatschappij en belanghouders .............................................................................. 5 2.1 2.2 2.3

3

Uitgangspunten integriteit ................................................................................... 11 Risicoanalyse ..................................................................................................... 11 Regelingen en documenten ................................................................................ 12

Personeel & Organisatie......................................................................................... 13 6.1 6.2 6.3 6.4

7

Uitgangspunten integriteit ..................................................................................... 9 Risicoanalyse ....................................................................................................... 9 Regelingen en documenten ................................................................................ 10 Openstaande punten .......................................................................................... 10

Verhuur van woningen ........................................................................................... 11 5.1 5.2 5.3

6

Uitgangspunten integriteit ..................................................................................... 7 Risicoanalyse ....................................................................................................... 7 Regelingen en documenten .................................................................................. 8 Openstaande punten ............................................................................................ 8

Inkoop en aanbesteding ........................................................................................... 9 4.1 4.2 4.3 4.4

5

Uitgangspunten integriteit ..................................................................................... 5 Risicoanalyse ....................................................................................................... 5 Regelingen en documenten .................................................................................. 5

Grond- en vastgoed transacties .............................................................................. 7 3.1 3.2 3.3 3.4

4

Integriteit: betekenis en belang ............................................................................. 3 Integriteitbeleid ..................................................................................................... 3 Uitwerking ............................................................................................................. 4

Uitgangspunten integriteit ................................................................................... 13 Risicoanalyse ..................................................................................................... 13 Regelingen en documenten ................................................................................ 14 Openstaande punten .......................................................................................... 15

Overige zaken ......................................................................................................... 16 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

Interne controle, externe controle en evaluatie.................................................... 16 Informatiebeveiliging ........................................................................................... 16 Regelingen en documenten ................................................................................ 16 Communicatie ..................................................................................................... 17 Sancties .............................................................................................................. 17 Openstaande punten .......................................................................................... 17

Integriteitbeleid Najaar 2012

Pagina 2 van 17

1 Inleiding 1.1 Integriteit: betekenis en belang Integriteit is een veelomvattend begrip waarbij woorden als onschendbaar en onkreukbaar naar boven komen. Je kunt het begrip heel beperkt uitleggen waarbij de nadruk wordt gelegd op het naleven van wet- en regelgeving. Binnen Elan Wonen benaderen we het begrip veel breder. Naast het naleven van wet- en regelgeving onderkennen we integriteit op organisatie niveau en integriteit op persoonlijk niveau. Integriteit op organisatie niveau betekent dat bestuur en medewerkers van de organisatie handelen vanuit de geformuleerde missie. Hierbij is er een continu bewustzijn van de plek van de organisatie in de maatschappij en van de vraag: doen we nog steeds de juiste dingen? Integriteit op persoonlijk niveau betekent de bekwaamheid en bereidheid van individuele personen om werkzaamheden adequaat en zorgvuldig uit te oefenen binnen de geldende normen en waarden, rekening houdend met alle in het geding zijnde belangen, gebaseerd op een redelijke beoordeling van de relevante feiten. Kort gezegd komt dit er op neer dat de individuele professional zich continu bezig houdt met de vraag: doe ik mijn werk goed? Uit bovengenoemde punten blijkt wel dat integriteit een onderwerp is met een groot grijs gebied dat zich niet eenvoudig in regeltjes laat vangen. Want wie bepaalt de normen en waarden? Onze omgeving dient als maatstaf voor onze eigen integriteit maar we hebben zelf ook invloed op onze omgeving. Integriteit is dus een constant kwaliteitsproces en verdient continu aandacht en gezond verstand van iedere medewerker, bestuurder en toezichthouder van de organisatie. Waarom vindt het bestuur van Elan Wonen integriteit zo belangrijk?  Het bestuur hecht grote waarde aan de continuïteit van de organisatie. Integriteitschendingen kunnen de continuïteit van de organisatie in gevaar brengen door financiële schade, imagoschade, interne onrust en het verlies van het vertrouwen door belanghouders.  Het bestuur wil dat Elan Wonen een organisatie is waar fatsoenlijke en beschaafde mensen werken. Op die manier kan het bestuur bouwen op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers.  Het bestuur heeft vanuit wetgeving en branchcodes de verplichting zich bezig te houden met dit thema. 1.2 Integriteitbeleid Binnen Elan Wonen is de bevordering van het integer handelen onderdeel van diverse regelingen, procedures en statuten. Met het onderliggende document wordt het geheel van voorzieningen en maatregelen ter bevordering van het integer handelen binnen Elan Wonen inzichtelijk gemaakt. Dit vormt ons integriteitbeleid.


Pagina 3 van 17

1.3 Uitwerking In dit document worden de integriteitaspecten van vijf hoofdonderwerpen behandeld: maatschappij en belanghouders, grond- en vastgoedtransacties, inkoop en aanbesteding, verhuur en personeel en organisatie. Van ieder onderwerp wordt in eerste instantie invulling gegeven aan het begrip integriteit in relatie tot het onderwerp. Vervolgens wordt een risicoanalyse gemaakt en vastgesteld welke voorzieningen en maatregelen binnen Elan Wonen zijn getroffen om de geconstateerde risico’s te beheersen. In het laatste hoofdstuk ‘Overige zaken’ wordt nader ingegaan op interne controle, informatiebeveiliging, communicatie en evaluatie van het integriteitbeleid.


Pagina 4 van 17

2 Maatschappij en belanghouders 2.1 Uitgangspunten integriteit Integriteit rondom maatschappij en belanghouders betreft de integriteit op organisatie niveau en dit houdt in dat:  Elan Wonen uitsluitend handelt in overeenstemming met de geformuleerde missie.  Elan Wonen de belanghouders betrekt in de definiëring van de maatschappelijke opgave en daar zo goed mogelijk invulling aan geeft.  Elan Wonen transparant met de belanghouders communiceert over het gevoerde beleid en verantwoording aflegt over de behaalde resultaten. Elan Wonen onderscheidt belanghouders en samenwerkingspartners. Belanghouders zijn partijen waaraan Elan Wonen de legitimiteit ontleent. Onze belanghouders zijn de bewoners en de gemeenten Haarlem en Heemstede. 2.2 Risicoanalyse Missie en Opgave In onze missie hebben bestuur en medewerkers de bestaansreden van Elan Wonen verwoord. De missie is goedgekeurd door de Raad van Toezicht (RvT) en afgestemd met onze belanghouders. De maatschappelijke opgave van Elan Wonen wordt door het bestuur, na onderling overleg met de verschillende belanghouders, vastgesteld en zoveel mogelijk vastgelegd in prestatie-afspraken. De overeenstemming die met belanghouders wordt bereikt verschaft aan partijen duidelijkheid over de mogelijkheden en beperkingen van Elan Wonen. Door onderlinge afstemming met belanghouders wordt een grote afwijking tussen verwachting en realiteit van prestaties en/of mogelijkheden voorkomen. De inzet van mensen en middelen voor activiteiten die niet passen binnen de missie en opgave van Elan Wonen is een integriteitschending. Afhankelijk van de aard en omvang van een niet gepaste inzet kan deze leiden tot imagoschade voor Elan Wonen welke zich kan uitbreiden naar de hele sector. Juist omdat missie en opgave worden afgestemd met onze belanghouders kan een integriteitsschending op dit gebied het vertrouwen van onze belanghouders ernstig beschadigen en daarmee de continuïteit van de organisatie in gevaar brengen. Transparantie en verantwoording Transparantie en verantwoording zijn belangrijke begrippen in de relatie met de belanghouders. Belanghouders worden betrokken bij de totstandkoming van het beleidsplan waarin wordt vastgelegd hoe de geformuleerde missie en de overeengekomen opgave gerealiseerd worden. Elan Wonen legt op transparante wijze op verschillende manieren en momenten verantwoording af over de behaalde resultaten. 2.3 Regelingen en documenten In de volgende statuten, regelingen en overeenkomsten zijn bepalingen opgenomen over de vorming en goedkeuring van visie, missie en beleidsdoelstellingen. Tevens zijn bepalingen opgenomen over de relatie met de belanghouders.


Pagina 5 van 17

Statuten In de statuten van Stichting Elan Wonen zijn onder andere de algemene doelstellingen en het werkgebied vastgelegd. Tevens is vastgelegd dat Elan Wonen is toegelaten in de zin van de Woningwet en daarmee onderhevig is aan het Besluit Beheer Sociale Huursector. Bestuursstatuut In het bestuursstatuut zijn onder meer bepalingen opgenomen over de taak en werkwijze van het bestuur, de relatie met de RvT en de relatie/dialoog met de belanghouders. Reglement werkwijze voor de Raad van Toezicht In dit regelement zijn onder meer bepalingen opgenomen over de taak en werkwijze van de RvT, de relatie met het bestuur, de onafhankelijkheid van de RvT leden, de relatie met de belanghouders en de externe verantwoording. Samenwerkingsovereenkomst met Stichting Bewonersraad Elan Wonen In deze overeenkomst is het doel van de huurdersparticipatie omschreven en zijn bepalingen opgenomen over de taak en werkwijze van de Bewonersraad, de relatie met het bestuur van Stichting Elan Wonen en de relatie met de bewonerscommissies.


Pagina 6 van 17

3 Grond- en vastgoed transacties 3.1 Uitgangspunten integriteit Integriteit rondom grond- en vastgoedtransacties houdt in dat:  transacties voortkomen uit beleid zoals dit door het bestuur is vastgesteld en door de Raad van Toezicht (RvT) is goedgekeurd;  transacties plaatsvinden met betrouwbare partijen;  de prijsvorming tot stand komt onder aanwezige marktwerking;  transacties worden geautoriseerd door de daarvoor bevoegde functionaris. 3.2 Risicoanalyse Beleid Binnen Elan Wonen zijn de uitgangspunten en randvoorwaarden rondom grond- en vastgoed transacties vastgelegd in het strategisch voorraadbeleid, het acquisitiebeleid en het verkoopbeleid. Deze beleidsdocumenten zijn door eigen medewerkers geformuleerd, vastgesteld door het bestuur en goedgekeurd door de RvT. Hiermee is er overeenstemming, duidelijkheid en draagvlak over de uitgangspunten op maatschappelijk-, vastgoedtechnisch- en financieel gebied bij de bij de investeringsbeslissingen betrokken medewerkers en de bestuursleden. Het uitvoeren van een grond- of vastgoedtransactie niet vallend binnen de geformuleerde uitgangspunten van het goedgekeurde beleid kan, afhankelijk van de aard en de omvang van de transactie, een integriteitschending zijn en leiden tot financiële schade en/of imagoschade. Daarom worden alle voorstellen voor grond- en vastgoedtransacties intern getoetst aan het goedgekeurde beleid. Partijen Elan Wonen is door haar vastgoedactiviteiten inherent kwetsbaar voor integriteitschendingen. Deze kwetsbaarheden zijn een direct gevolg van de hoogte van de transactiebedragen en de aanwezigheid van minder betrouwbare partijen op de vastgoedmarkt. Bij de risicoanalyse van een acquisitie wordt daarom ook de betrouwbaarheid van de verkopende partij en/of eventuele samenwerkingspartner beoordeeld en een kadastrale controle op de aan te kopen objecten uitgevoerd. Prijzen Door de hoogte van de bedragen bij grond- en vastgoedtransacties is extra zorg rondom de prijsvorming belangrijk. Bij de aankoop van grond of vastgoed is de economisch meest voordelige prijs het uitgangspunt.. De intern bepaalde rendementseisen vormen daarbij een dwingend kader. Dit in samenhang met de initiële risicoanalyse op het ontwikkelplan die resulteert in een berekende risicosom. De uiteindelijke aankoopprijs komt tot stand na onderhandelingen met de verkopende partij waarbij indien nodig het advies van een onafhankelijke makelaar of kostendeskundige wordt gevraagd. Bij verkoop is een zo hoog mogelijke prijs het uitgangspunt. Een onafhankelijke vraagprijsstelling is belangrijk om (de schijn van) bevoordeling van partijen te voorkomen. Daarom wordt binnen Elan Wonen voor iedere woningverkoop een gevalideerde taxatie opgevraagd van een onafhankelijke makelaar die verder niet bij de verkoop betrokken is. Bij woningverkoop aan zittende huurders wordt een vast kortingspercentage gegeven. Bij verkoop van overig vastgoed wordt een taxatie van een onafhankelijke externe adviseur opgevraagd.


Pagina 7 van 17

Autorisatie De autorisatiebevoegdheden rondom grond- en vastgoedtransacties zijn binnen Elan Wonen eenduidig geregeld. Uitsluitend het bestuur is bevoegd tot het nemen van besluiten rondom grond- en vastgoedtransacties. Alle grond- en/of vastgoedtransacties worden door beide bestuursleden goedgekeurd. Ieder bestuurslid is vervolgens zelfstandig bevoegd tot het daadwerkelijk aangaan van grond- en vastgoedtransacties. 3.3 Regelingen en documenten In de volgende statuten, regelingen en documenten zijn bepalingen opgenomen over de besluitvorming, prijsvorming en autorisatie rondom grond- en vastgoedtransacties. Bestuursstatuut In het bestuursstatuut zijn onder meer bepalingen opgenomen over de taak en werkwijze van het bestuur en de relatie met de RvT. Reglement werkwijze voor de Raad van Toezicht In dit regelement zijn onder meer bepalingen opgenomen over de taak en werkwijze van de RvT en de relatie met het bestuur. Investeringsstatuut Het investeringsstatuut is een vastgestelde gedragscode voor grond- en vastgoedinvesteringsbeslissingen. Bevoegdheden- en delegatieschema In het bevoegdheden- en delegatieschema zijn de tekeningsbevoegdheden per afdeling, functienaam en opdrachttype vastgelegd.

3.4 Openstaande punten Verkoopproces Het verkoopproces van bestaande woningen moet nog in detail worden beschreven. Hierin moet worden opgenomen dat doorverkooptransacties voor een periode van 2 jaar kadestraal gevolgd worden.


Pagina 8 van 17

4 Inkoop en aanbesteding 4.1 Uitgangspunten integriteit Integriteit rondom inkoop en aanbesteding houdt in dat:  inkooptransacties uitsluitend plaatsvinden vanuit de eigen inkoopbehoefte;  de prijsvorming tot stand komt onder aanwezige marktwerking;  transacties plaatsvinden met betrouwbare partijen zonder bevoor- of benadeling van partijen. 4.2 Risicoanalyse Inkoopbehoefte Inkopen worden continu uitgevoerd in verschillende afdelingen waarbij zich grote verschillen aftekenen. De grootste bedragen gaan om bij de afdeling Projecten en het Bedrijfsbureau (planmatig- en contractonderhoud). De inkoopfrequentie is het hoogst bij de Servicedienst. De grootste variatie in inkopen vindt plaats bij de budgethouders van de apparaatskosten. Al deze inkopen hebben echter gemeen dat ze uitsluitend mogen plaatsvinden vanuit de inkoopbehoefte van Elan Wonen. Fraude door medewerkers is hier een risico. Maatregelen ter voorkoming van integriteitschendingen bij inkopen zijn de interne begroting- c.q. budgeteringsmethodiek, de gehanteerde functiescheiding (opdrachtverstrekking, factuurcontrole, betalingsautorisatie, betalingsuitvoering) en de vastgestelde tekeningsbevoegdheden inclusief limieten. Prijzen Door de grote variëteit aan inkopen vindt ook de prijsvorming op verschillende manieren plaats. Zo hebben projectinkopen een eenmalig karakter en hoge waarden waardoor aanbesteding toepasselijk is. Daar tegenover staat het dagelijks onderhoud waarbij de inkopen een herhalend karakter hebben met lage waarden waardoor het gebruik van eenheidsprijzen efficiënt is. Alle inkopen hebben echter gemeen dat de prijsvorming tot stand moet komen onder aanwezige marktwerking waardoor voor Elan Wonen de meest optimale prijs-kwaliteit verhouding gerealiseerd wordt. Naast de hierboven genoemde maatregelen ter voorkoming van integriteitschendingen bij inkopen speelt de integriteit van medewerkers op persoonlijk niveau (zie 1.1) een grote rol. Partijen Door de grote variëteit aan inkopen wordt zowel zaken gedaan met vaste leveranciers als met incidentele partijen. Alle partijen worden geacht betrouwbaar te zijn op het gebied van integriteit, kwaliteit en (financiële en bestuurlijke) continuiteit. De noodzaak van toezicht op de betrouwbaarheid van vaste leveranciers en incidentele partijen waaraan grote opdrachten worden verstrekt is groter dan bij incidentele partijen waaraan kleine opdrachten worden verstrekt. Momenteel wordt de naam en faam van partijen in de markt gevolgd. Gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid van partijen vindt plaats op adhoc basis en doorgaans alleen bij aanvang van de relatie.


Pagina 9 van 17

4.3 Regelingen en documenten In de volgende regelingen en documenten zijn bepalingen opgenomen over de besluitvorming, opdrachtverstrekking, prijsvorming en autorisatie rondom inkopen. Investeringsstatuut Het investeringsstatuut is een vastgestelde gedragscode voor grond- en vastgoedinvesteringsbeslissingen en bevat voor de bouwen ondehoudprojecten procedureregels over aannemersselectie en selectie van adviserende partijen Aanbestedingsreglement In het aanbestedingsreglement zijn procedureregels opgenomen voor onderhandse aanbesteding. Selectiedocument dagelijks onderhoud In het selectiedocument dagelijks onderhoud zijn de selectiecriteria opgenomen waarop de huisaannemers worden beoordeeld. Service Level Agreement dagelijks onderhoud Deze SLA regelt de prestatieafspraken, regels en boetes met betrekking tot het reparatieen mutatieonderhoud. Tevens bevat het een aantal gedragsregels voor de externe vakman/servicemonteur. Opdrachtformulier planmatig onderhoud Met dit opdrachtformulier wordt door het Bedrijfsbureau verantwoording afgelegd aan de directie over het verloop van een offerteprocedure. Bevoegdheden- en delegatieschema In het bevoegdheden- en delegatieschema zijn de tekeningsbevoegdheden per afdeling, functienaam en opdrachttype vastgelegd.

4.4 Openstaande punten Inkoopbeleid Er is nog geen integraal inkoopbeleid geformuleerd. Door eenduidig beleid vast te stellen met spelregels voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten worden integriteitsrisico’s verminderd. In het inkoopbeleid kan een beslismodel worden opgenomen om vast te stellen in welke situatie voor welke vorm van inkoop wordt gekozen. Ook kunnen beheersmaatregelen worden geformuleerd om te voorkomen dat zaken worden gedaan met niet-integere opdrachtnemers. Bij langdurige samenwerking moet ook tussentijds de betrouwbaarheid opnieuw vastgesteld worden.


Pagina 10 van 17

5 Verhuur van woningen 5.1 Uitgangspunten integriteit Integriteit rondom de verhuur van woningen houdt in dat:  de verdeling van deze schaarste goederen transparant plaatsvindt;  de verhuurprijzen bij nieuwe verhuringen en de periodieke verhuurprijsaanpassingen worden bepaald op basis van goedgekeurd huurprijsbeleid;  het schaarse goed op de juiste wijze wordt gebruikt door de juiste persoon.

5.2 Risicoanalyse Woonruimteverdeling Elan Wonen is actief op een overspannen woningmarkt. Dit geldt met name voor de sociale huurwoningen. Deze woningen zijn schaarste goederen waardoor het risico van bevoordeling bestaat. Een transparante verdeling van het aanbod is daarom van groot belang om de schijn van bevoordeling te voorkomen en het vertrouwen van woningzoekenden in de sector te behouden. Om een transparante verdeling van de sociale huurwoningen te realiseren heeft Elan Wonen samen met de regionale woningcorporaties en gemeenten een convenant afgesloten inzake de regionale woonruimteverdeling. Het verhuren van een sociale huurwoning buiten de gemaakte afspraken om is een integriteitschending. De vrije sector huurwoningen worden verhuurd op een minder overspannen huurmarkt waarbij het vrije proces van vraag en aanbod plaatsvindt en van verdeling geen sprake is. Huurprijsbeleid In Nederland is er geen sprake van een vrije huurmarkt voor sociale huurwoningen waar de huurprijs tot stand zou kunnen komen. Om willekeur bij de prijsvorming te voorkomen is het van belang dat de huurprijzen gebaseerd worden op goedgekeurd huurprijsbeleid. Het huurprijsbeleid voor woningen van Elan Wonen is goedgekeurd door de Raad van Toezicht en de Bewonersraad. Onrechtmatige bewoning Een niet gemelde onderhuur is een integriteitschending door de huurder. Vanuit de wet en de algemene voorwaarden bij het huurcontract is het de huurder verboden om de woning in zijn geheel of gedeeltelijk onder te verhuren of aan derden in gebruik te geven. Vanwege de grote schaarste van sociale huurwoningen in de regio waar Elan Wonen actief is, is het in het belang van alle woningzoekenden dat de verdeling en het gebruik van woningen plaatsvindt volgens de overeengekomen regels. Elan Wonen informeert huurders preventief over de regels en mogelijke gevolgen van onderhuur. Alle in- en externe meldingen over onderhuur worden actief en gestructureerd onderzocht.


Pagina 11 van 17

5.3 Regelingen en documenten In de volgende overeenkomsten, regelingen en documenten zijn bepalingen opgenomen over de verdeling, prijsvorming en besluitvorming rondom de verhuur van woningen. Convenant inzake regionale woonruimteverdeling Convenant tussen gemeenten (waaronder Haarlem en Heemstede) en regionale corporaties (waaronder Elan Wonen) waarin de aanbieding en de rangordebepaling voor de toewijzing van woonruimte onder de huurtoeslaggrens is geregeld. Dit convenant is niet van toepassing op tijdelijke verhuur. 30%-regeling Binnen het bovengenoemde convenant is een vrije bemiddelinsgruimte van 30% overeengekomen ter bevordering van de doorstroming. Verantwoording over het gebruik van de vrije bemiddelingsruimte vindt achteraf plaats. Nadrukkelijk is vermeld dat de overeengekomen vrije ruimte niet mag worden gebruikt om voorrang te verlenen aan eigen personeel of relaties. Huurprijsbeleid woningen In het huurprijsbeleid voor woningen is de berekeningswijze van de streefhuren en de periodieke huurprijsaanpassingen opgenomen. Procesbeschrijving onderhuur In deze procesbeschrijving zijn de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschreven van de functies die bij de preventie en het onderzoek naar onderhuur zijn betrokken. Convenant Gegevensuitwisseling Convenant tussen gemeente Haarlem en regionale corporaties (waaronder Elan Wonen) waarmee specifieke Elan Wonen medewerkers de Gemeentelijke Basis Administratie rechtstreeks kunnen raadplegen ter bestrijding van onrechtmatige bewoning.


Pagina 12 van 17

6 Personeel & Organisatie 6.1 Uitgangspunten integriteit Integriteit rondom personeel en organisatie betreft de integriteit op persoonlijk niveau en dit houdt in dat:  medewerkers zich bewust zijn van integriteitgevoelige onderwerpen binnen een woningcorporatie en het effect van het eigen gedrag en handelingen hieromtrent;  medewerkers zich bewust zijn van het belang van integer handelen binnen de sector en de eigen organisatie. Zij kennen de richtlijnen, procedures en regels die hierop van toepassing zijn;  medewerkers in staat zijn hun eigen handelen te toetsen en te conformeren aan het integriteitbeleid van Elan Wonen. Bij twijfel legt de medewerker het dilemma voor aan de organisatie;  medewerkers op de hoogte zijn van de klokkenluidersregeling en hun verantwoordelijkheid nemen als het gaat om het aan de orde stellen van integriteitkwesties en/of het melden daarvan. 6.2 Risicoanalyse Gedrag en handelen van medewerkers bepaalt voor 80% ons imago. Integriteit van ons eigen medewerkersbestand is daarom van het grootste belang. Waar mogelijk worden integriteitrisico’s binnen werkprocessen en procedures ondervangen. Niet alle mogelijke integriteitdilemma’s waar medewerkers in de praktijk tegenaan (kunnen) lopen, kunnen echter uitgeschreven worden in beleid of regels. In nieuwe of onverwacht integriteitgevoelige situaties speelt het eigen gevoel van normen en waarden dan een rol. Het persoonlijke norm gevoel hoeft niet vanzelfsprekend overeen te komen met de Elan Wonen-norm en mag ook nooit leidend zijn in de afwegingen die een medewerker maakt. De belangen van externe relaties (huurders, leveranciers e.d.) kunnen groot zijn. Bovendien werkt Elan Wonen vaak langdurig en intensief samen met externen. De combinatie van langdurige samenwerking en grote belangen maakt dat een medewerker van Elan Wonen in een verleidbare en dus kwetsbare positie terecht kan komen. De medewerker kan daardoor in een loyaliteits- en verantwoordelijkheidsconflict komen tussen het organisatiebelang, het eigenbelang of het belang van een (goede) collega. Medewerkers moeten bestand zijn tegen deze verleiding (onoorbare verzoeken) en altijd handelen volgens ons integriteitbeleid. Naast risico’s in de omgeving zoals onoorbare verzoeken en verleidingstechnieken in de vorm van het aanbieden door externen van geschenken en andere voordelen, is een ander aspect van integriteit van belang. Elan Wonen vindt het van het grootste belang dat medewerkers de klant maar ook de collega met respect behandelt. Pestgedrag, discriminatie of uitsluiting in welke vorm dan ook, agressie e.d. worden in geen geval getolereerd. Medewerkers moeten zich veilig voelen op het werk in de breedste zin van het woord.


Pagina 13 van 17

Elan Wonen besteedt structureel aandacht aan integriteit op persoonlijk niveau door middel van:  Werving en selectie; iedere medewerker moet een verklaring van goed gedrag kunnen overleggen. Voor de functies van directie-bestuurders, managers en leden van de Raad van Toezicht is dit uitgebreid met een extern integriteitonderzoek;  Informeren van (nieuwe) medewerkers over richtlijnen, uitgangspunten en beleid;  De beschikbaarheid van 2 vertrouwenspersonen en halfjaarlijks overleg tussen directie en vertrouwenspersonen;  De werkgroep integriteit waarin P&O, OR en vertrouwenspersonen zijn vertegenwoordigd. Zij monitoren het onderwerp en komen met organisatiebrede voorstellen indien de praktijk daar om vraagt;  Klokkenluidersregeling aan de hand waarvan integriteitkwesties kunnen worden gemeld en onderzocht;  Periodiek organiseren van dilemmabijeenkomsten voor alle nieuwe medewerkers waarbij de overige medewerkers en bestuurders kunnen deelnemen om hun kennis bij te houden.  Aandacht voor het thema in de werkoverleggen;  Aandacht voor het thema in functionerings- en beoordelingsgesprekken;  Agressietrainingen 6.3 Regelingen en documenten In de volgende regelingen en overeenkomsten zijn bepalingen opgenomen over de integriteit op persoonlijk niveau. CAO Woondiensten In de CAO Woondiensten is vastgelegd dat nevenwerkzaamheden, in verband met mogelijke belangenverstrengeling, goedgekeurd moeten worden door de werkgever. Functieprofielen Arbeidsovereenkomsten In de arbeidsovereenkomst is de geheimhoudingsplicht ten aanzien van financiële gegevens, klantgegevens, personeelsgegevens en beleidsvoornemens vastgelegd. “Met het oog op integriteit” over gedrag en handelingen in het kader van integriteit. Onderdelen hierin:  Integriteitcode  Gedragsregels bedrijfsmiddelen  Klokkenluidersregeling Profiel vertrouwenspersoon Werkwijze werkgroep integriteit Het doel en de werkwijze van de werkgroep integriteit is beschreven. De werkgroep integriteit richt zich op bewustwording en gedrag van medewerkers, directie en RVC waar het gaat om integriteit.


Pagina 14 van 17

Introductie nieuwe medewerkers In het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers worden nieuwe medewerkers geïnformeerd over ons integriteitbeleid en krijgt men het boekje “Met het oog op integriteit” uitgereikt. 6.4 Openstaande punten Beleid werving & Selectie In het beleid werving & selectie de selectiecriteria in het kader van integriteit toevoegen (de verklaring van goed gedrag en het integriteitonderzoek).


Pagina 15 van 17

7 Overige zaken 7.1 Interne controle, externe controle en evaluatie Het vastleggen van beleid impliceert niet automatisch dat alle betrokkenen ook handelen volgens het beleid. Naast voortdurende aandacht voor bewustwording, richtlijnen en procedures blijft controle daarom noodzakelijk. Evaluatie van beleid is daarnaast nodig om onderliggende documenten en regelingen up-to-date te houden. Interne controle Elan Wonen ontwikkelt in 2013 een interne controlesystematiek mede gericht op handhaving van het integriteitbeleid. Na totstandkoming hiervan wordt het beleid hiermee aangevuld. Externe controle accountant Controle op integriteitgevoelige onderwerpen en activiteiten is onderdeel van de jaarlijkse controle door de accountant. Evaluatie Minimaal één keer per 2 jaar vindt een evaluatie van dit beleid plaats met de volgende partijen:  MT;  Beleid financiën;  Beleid P&O. Onderdeel van deze evaluatie is een inhoudelijke check plaats op alle onderliggende regelingen en documenten. Deze check leidt tot het updaten van alle verwijzingen in dit stuk en de inhoud daarvan en wordt uitgevoerd door beleid financiën en beleid P&O.

7.2 Informatiebeveiliging Elan Wonen registreert alleen gegevens van klanten, medewerkers en andere relaties die wettelijk zijn toegestaan en relevant voor de bedrijfsvoering van Elan Wonen. De toegang tot en de beveiliging van deze informatie is van het grootste belang voor zowel de klant als de eigen organisatie en medewerkers. 7.3 Regelingen en documenten In de volgende beschrijvingen, regelingen en overeenkomsten zijn bepalingen opgenomen over controle en informatiebeveiliging en de integriteit bij verbindingen.. Procesbeschrijving beveiligingsprocessen In deze procesbeschrijving is de beveiliging van informatie per proces vastgelegd. Autorisatieschema In het autorisatieschema is op functieniveau de bevoegdheid tot het lezen of muteren van gegevens vastgelegd. Arbeidsovereenkomsten In de arbeidsovereenkomst is de geheimhoudingsplicht ten aanzien van financiële gegevens, klantgegevens, personeelsgegevens en beleidsvoornemens vastgelegd.


Pagina 16 van 17

7.4 Communicatie Externe communicatie is een van de middelen om belanghouders te informeren over ons integriteitbeleid en hierover verantwoording af te leggen. Informeren  Elan Wonen publiceert haar integriteitbeleid op de website;  Elan Wonen besteedt op reguliere basis aandacht aan het onderwerp via het Bewonersblad;  De interne communicatie van Elan Wonen is beschreven in hoofdstuk 6, Personeel & Organisatie. Verantwoording afleggen Elan Wonen legt verantwoording af over de realisatie van haar beleidsplan via:  de formele overlegorganen;  het jaarverslag;  de vierjaarlijkse onafhankelijk maatschappelijke visitatie.

7.5 Sancties Integriteitschendingen kunnen zeer divers van aard zijn, evenals de ernst en de consequenties ervan. Het is daarom, buiten een aantal eenvoudige voorbeelden, ondoenlijk vooraf sancties te formuleren. Iedere integriteitschending wordt daarom per geval beoordeeld. Elan Wonen baseert zich in eerste instantie altijd op wet- en regelgeving. Daarnaast is beleid van Elan Wonen leidend. Afhankelijk van het type integriteitschending wordt hierbij betrokken:  het Burgerlijk Wetboek;  strafrecht;  arbeidsrecht;  de vigerende CAO Woondiensten;  beleid Elan Wonen. 7.6 Openstaande punten Interne controle Elan Wonen ontwikkelt in 2013 een interne controlesystematiek mede gericht op handhaving van het integriteitbeleid. Externe integriteitmeldingen Elan Wonen stelt in 2013 een procedure externe integriteitmeldingen op (koppeling klachtenmanagement). Verbindingenstatuut Het integriteitbeleid geldt onverkort voor de activiteiten in de verbindingen van Elan Wonen. In het nog op te stellen verbindingenstatuut wordt het toetsingskader voor besluiten rondom het aangaan, beheer en beëindiging van verbindingen opgenomen.


Pagina 17 van 17

Integriteitbeleid najaar 2012

Recommend Documents