Integratieplan belastingsamenwerking GBLT en Dronten, Leusden en Nijkerk

dranton : ' - ^ ^ ^ ^ L | 9 "^Nüker^"

Lococensus-Tricijn Geiviopnsciwippeüjk Belastingkantoor

Integratieplan belastingsamenwerking GBLT en Dronten, Leusden en Nijkerk

Stuurgroep integratie DNL - GBLT Daniël Huisman Floris Bannink

27 maart 2072

Integratieplan belastingsamenwerking GBLT en Dronten, Leusden en Nijkerk

Inhoud

Pagina

Samenvatting integratieplan 7. Belastingapplicatie Key2GH van Centric: beproefd systeem

1. Inleiding 1.1 1.2 1.3

Inleiding en doelstelling Context Leeswijzer

2. Organisatie en governance 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Inleiding Missie, visie en strategie GBLT Governance Hoofdstructuur Fijnstructuur Belastingapplicatie Key2GH van Centric: beproefd systeem

3. Financiële consequenties 3.1 3.2

Gehanteerde methode voor de berekening van de kosten Financiële uitwerking

4. Vervolgproces 4.1 Algemeen beeld van de vervolgstappen 4.2 Strategiefase: principebesluit samenwerking 4.3 Planfase: definitief besluit samenwerking 4.4 Ontwerpfase {januari 2012 - oktober 2012) 4.5 Implementatiefase (februari 2012 - december 2012)

1 8

10 10 10 13

14 14 14 15 19 20 21

23 23 26

31 31 32 32 33 34

Bijlage 1:

Fijnstructuur

Bijlage 2:

Dienstverleningsconcept

Bijlage 3:

Harmonisatie uitvoeringsbeleid

Bijlage 4:

Bestuurlijk-juridische documenten

Bijlage 5:

Risico's

Bijlage 6:

Financiële uitgangspunten en begroting GBLT

Bijlage 7:

Kostenverdeelsleutel en compensatieregeling Dronten

Bijlage 8:

Over te dragen belastingsoorten

Samenvatting integratieplan 1. Inleiding GBLT, het uitvoeringskantoor voor de belastingheffing en -inning voor de waterschappen Groot Salland, Reest en Wieden,Regge en Dinkel, Rijn en Ussel, Velt en Vecht, Vallei & Eem, Veluwe en Zuiderzeeland, en de gemeenten Dronten, Leusden en Nijkerk hebben in 2010 een principebesluit genomen om te gaan samenwerken op het gebied van de belastingheffing en -invordering en de WOZ-taak. Het doel van dit document, in combinatie met de tekst van de gemeenschappelijke regeling (GR) en het sociaal plan, is te dienen als basis voor een voorgenomen besluit van de acht waterschappen en de drie gemeenten over toetreding van de drie gemeenten tot GBLT. Dit integratieplan is tot stand gekomen op basis van een voornamelijk participatieve aanpak onder regie van bureau Berenschot. Dit houdt in dat werkgroepen, samengesteld uit medewerkers van de deelnemers, adviezen hebben voorbereid voor project- en stuurgroep. Uitzondering hierop zijn de bestuurlijk-juridische aspecten; Berenschot heeft daarover een advies opgesteld dat is besproken in project- en stuurgroep. We vatten nu de belangrijkste (beslis)punten samen. 2. Organisatie en governance De missie van GBLT luidt als volgt: Wij heffen en innen belastingen en geven uitvoering aan de wet WOZ voor lagere overheden, tegen zo laag mogelijke kosten. De visie van GBLT is: Lococensus-Tricijn: Toonaangevend in Belastingen Toonaangevend betekent: richtinggevend, onderscheidend, origineel en wij tonen lef, trots en passie. De strategie van GBLT ziet er als volgt uit: •

Onze processen zijn zodanig ingericht dat wij tegen minimale kosten maximaal heffen, optimaal innen en de wet WOZ uitvoeren (Operational Excellence).

e

De contacten met de burgers zijn daarbij betrouwbaar en respectvol.

e

Wij hebben samenwerkingsovereenkomsten met minimaal 8 gemeenten en/of met andere overheden/samenwerkingsverbanden, waarvan één 100.000+ gemeente. 1

1

Ter uitvoering van deze strategie zal het DB/AB van GBLT hierbij criteria formuleren waaraan nieuwe toetreders moeten voldoen. Eén van deze criteria is in ieder geval dat toetreding van een nieuwe deelnemer per saldo voor de huidige deelnemers leidt tot een structureel financieel voordeel voor de huidige deelnemers.

GBLT is een zelfstandige organisatie op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling. Het besturingsconcept van het GBLT wordt gekenmerkt door gedeeld eigenaarschap, goed opdrachtgeverschap, dienstverlening op zakelijke grondslag binnen publieke verhoudingen en goed werkgeverschap. De deelnemers (gemeenten en waterschappen) vervullen als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling van het GBLT verschillende rollen, namelijk die van eigenaar, opdrachtgever en klant. Het onderscheiden van deze rollen is van belang uit het oogpunt van transparantie en good governance. Vanuit de verschillende verantwoordelijkheden en rollen beschikken de deelnemers over verschillende instrumenten om op het functioneren en de dienstverlening van het GBLT te sturen. Uitgangspunt is, dat per aspect slechts één actor stuurt; dus óf de eigenaren, óf de opdrachtgevers, maar niet beiden tegelijk. De verschillende rollen zijn bij GBLT als volgt belegd: •

De uitvoering van de eigenaarsrol is belegd bij het bestuur van de uitvoeringsorganisatie, dat gevormd wordt door de vertegenwoordigers van de deelnemers in de GR; de eigenaar vervult ook de werkgeversrol voor alle medewerkers in het GBLT.

e

De rol van opdrachtgever wordt ingevuld door het dagelijks bestuur van de gemeente of het waterschap die dat in de regel mandateert aan de gemeentesecretaris of secretaris-directeur., Uiteraard kan die verantwoordelijkheid worden doorgemandateerd aan bijvoorbeeld de directeur Middelen of Publieksdienst. Zij zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van het productendienstenpakket en de prijs-kwaliteitverhouding via een dienstverleningsovereenkomst in dialoog met de opdrachtnemer, de directeur van het GBLT.

e

De directeur van het GBLT is opdrachtnemer.

De hoofdkenmerken van de GBLT organisatie(structuur) zijn: •

Procesgerichte organisatie. Als indelingsprincipe voor de organisatie zijn de (belasting)processen gehanteerd: gegevensbeheer, aanslagregeling, invordering en bezwaar en beroep.

•

Slanke platte organisatie. De organisatie kent slechts twee managementlagen. Bij alle afdelingen is de integrale managementrol (incl. beoordelingsverantwoordelijkheid t.a.v. functioneren) belegd bij het afdelingshoofd. In de afdelingen zijn één of meer functionarissen die belast zijn met werkinhoudelijk coördinerende taken. Verantwoordelijkheden zijn verder zoveel als mogelijk op de werkvloer belegd en de organisatie gaat uit van taakvolwassen medewerkers/sters.

•

Taakroulatie. Middels taakroulatie wordt bereikt dat de functies interessant zijn voor de medewerkers. Door te zorgen voor gelijkheid in benodigde competenties in bepaalde functies is gewaarborgd dat taakroulatie mogelijk is.

«

Piekbelasting. Voor piekbelasting is de algemene lijn dat die tussen de afdelingen wordt opgevangen. Bij de bepaling van de (omvang van) formatie wordt steeds gezocht naar een optimale verhouding tussen vast personeel en inhuur/inleen.

Het GB LT is qua organisatie in verandering en in beweging. Men beraadt zich op een geschikt toekomstig organisatiemodel, waarbij de uitgangspunten als platte organisatie, taakvolwassenheid, all round medewerkers en taakroulatie blijven bestaan. Vooruitlopend daarop is in eerste instantie er al voor gekozen om alle ondersteunende functies centraal onder te brengen in één afdeling, te weten het B edrijfsbureau. Het organisatiemodel van GB LT na integratie van de belastingafdelingen van de gemeenten Dronten, Leusden en Nijkerk is weergegeven in de nu volgende figuur. Volledigheidshalve is de totale organisatiestructuur van GB LT weergegeven, waarbij die van de locatie Harderwijk nader is gespecificeerd. Dlrcctfe.i.T

. :.B «lrf)rsburcaü ~; V ; — [

^ïeljïtiiïwoffëf^

„,. m ,,C~

f/atmmiSMmt$ü

Medewerkers. Gegevensbeheer

— i Medewerkers WOZ

ySm^^^0iigff^

/yyy. rir.'.: Kl,.i.i.|­.»i.:

W^Tfsiïttiïmïjïj^B :

Medewerkere.-

Aansbsreaellng

Medewerkers ' Heinngsleclinologle ',

Medewerkers |—| B eiallngsverwerking en Kwljlschekllns ;

—

1

■:-!•'■:

Medewerkers Dwanginvorderlns

De figuur laat zien dat bij Gegevensbeheer een apart en herkenbaar team is ondergebracht dat belast is met de uitvoering van de wet WOZ (waardebepaling inclusief bezwaar en beroep) voor de gemeenten. 3. Dienstverleningsconcept Met dienstverleningsconcept bedoelen we de manier waarop de contacten met de belasting­ plichtigen van de gemeente(n) richting GB LT worden georganiseerd 2 . Het gaat dan bijvoorbeeld om de vraag welk telefoonnummer vermeld staat op het aanslagbiljet: is dat het telefoonnummer van de gemeente of van GB LT? Er zijn twee varianten verkend, afhankelijk van de vraag of het gemeentelijke KCC wel of geen rol speelt. In de nu volgende tabel wegen we beide varianten tegen elkaar af.

2

Voor de goede orde: het gaat hierbij (dus) niet om het dienstverleningsconcept van GBLT zelf (of van de

gemeenten).

Tabel 1. Twee varianten voor het dienstverleningsconcept Afwegingscriteria

GBLT i.s.m. KCC gemeenten

GBLT enig aanspreekpunt (geen rol KCC gemeenten)

Meest klantgericht

+/-

Meest efficiënte werkwijze/ laagste kosten

-

+/+

Kwetsbaarheid

-

+

Eenduidigheid van de beantwoording van vragen

-

+

Duidelijke rolverdeling tussen GBLT en KCC/ gemeente

-

+

Uit de tabel blijkt dat het de voorkeur verdient dat GBLT zoveel als mogelijk het (enige) aanspreekpunt is richting de belastingplichtigen. In de nu volgende tabel werken we deze voorkeursvariant verder uit. Na een jaar kan een evaluatie plaatsvinden van deze werkwijze. Tabel 2. Uitwerking voorkeursvariant dienstverleningsconcept Communicatiekanaal

Uitwerking voorkeursvariant

Aanslagbiljet (en bijsluiter)

• e

Op het aanslagbiljet staat het telefoonnummer van GBLT. De opbouw van het aanslagbiljet is voor alle gemeenten gelijk; via de bijsluiter wordt specifieke informatie verstrekt.

Telefoon

e »

In principe belt de belastingplichtige (burger) bij vragen rechtstreeks met GBLT. Als een belastingplichtige telefonisch contact opneemt met de gemeente (bijvoorbeeld via 14+) is het gemeentelijk KCC in staat om de meest gestelde vragen mondeling te beantwoorden (80-20 regel). Dit betreft de meest gestelde vragen en antwoorden die ook beschikbaar zijn op de website van GBLT. In die gevallen waarin dat niet mogelijk is schakelt de gemeente door naar het KCC van GBLT.

Balie/ fysiek loket

0

Als er na de zgn. "aanslagruns" behoefte is aan baliecontact neemt de belastingplichtige contact op met het KCC van GBLT voor het maken van een afspraak. De locatie van de afspraak wordt in onderling overleg bepaald. Als de belastingplichtige aan de balie van de gemeente komt, is het gemeentelijk KCC in staat om de meest gestelde vragen mondeling te beantwoorden (80-20 regel); dit zijn de meest gestelde vragen en antwoorden die ook beschikbaar zijn op de website van GBLT. Voor andere vragen kan de burger een afspraak maken met GBLT.

0

Hoorzittingen

Locatie wordt bepaald in overleg met de belastingplichtige.

Post

Postadres is het adres van GBLT.

Website/ ELoket/ Email

0 0

De belastingplichtige wordt via de gemeentesite doorgelinkt naar de website van GBLT. Via de website van GBLT kunnen (contact) formulieren worden ingevuld.

4. Harmonisatie uitvoeringsbeleid In de nu volgende drie tabellen staat het voorstel voor harmonisatie van het uitvoeringsbeleid samengevat weergegeven. De eerste tabel gaat in op de harmonisatie van de beleidsaspecten. We laten tevens per aspect steeds zien welke van de partijen (de drie gemeenten en GBLT) qua huidig beleid afwijkt van het voorstel van de stuurgroep.

Tabel 3. Harmonisatie beleidsaspecten Onderwerp

Voorstel

Afwijkend

Kwijtschelding (norm)

100%

N.v.t.

Schort betalingsverplichting op na indienen kwijtscheldings-verzoek?

Ja

N.v.t.

Bezwaar/ beroep: schort de betalingsverplichting wel of niet op?

Nee

GBLT: alleen bestreden deel

Verstuurt u een herinnering voor de aanmaning?

Nee

Leusden en Nijkerk (Diftar): ja

Aanwijzen belastingplichtige (o.b.v. beleidsregels)

Oudste; op verzoek is wijziging (aanwijzen) belastingplichtige mogelijk in jaar x + 1

Divers

Storneringen

Na 2 keer uit a.i.

Leusden (3x)

Oninbaar verklaren

Overdracht bevoegdheid naar DB GBLT

Divers

De tweede tabel bevat het voorstel voor harmonisatie van de betaaltermijnen. Tabel 4. Harmonisatie betaaltermijnen Onderwerp

Voorstel

Afwijkend

Belastingsoorten gecombineerd aanslagbiljet: automatische incasso

Resterende maanden van het belastingjaar

0 o o o

Belastingsoorten gecombineerd aanslagbiljet: accept giro

I.v.m. de technische (on)mogelijkheden van Centric wordt aangesloten bij de praktijk van de gemeente Leusden en GBLT.

0 0

Huidige systematiek handhaven

N.v.t.

Overige belastingsoorten

Dronten: 10 Leusden: 8 Nijkerk: 9 GBLT: hangt af van belastingsoort en bedrag Leusden en GBLT: 1 termijn Dronten en Nijkerk: 2 termijnen

De derde tabel gaat in op de harmonisatie van de dagtekening van de aanslag. Tabel 5. Harmonisatie van de dagtekening van de aanslag Onderwerp

Voorstel

Afwijkend

Belastingsoorten gecombineerd aanslagbiljet

Vanaf 2014: eind januari (2013: eind febr.)

0 0

Overige belastingsoorten

Huidige systematiek handhaven

N.v.t.

Dronten & Leusden: eind febr. GBLT: hangt af van belastingsoort

5. Financiële consequenties De nu volgende tabel laat de transitiekosten, structurele besparing en de terugverdientijd zien op basis van de cijfers 2012. Tabel 6. Structurele besparing, bijdrage aan incidentele kosten en terugverdientijd 2012 (per deelnemer) Deelnemer Dronten

(Bijdrage aan) incidentele kosten € 100.000

Structurele besparing p/j

Terugverdientijd in n-jaren

€ 83.000

1,20

Leusden

€314.958

€ 166.773

1,89

Nijkerk

€316.465

€190.170

1,66

GBLT

€311.412

€209.105

1,49

Totaal

€1.042.836

€ 649.048

1,61

Wat betreft de compensatieregeling voor Dronten geldt het volgende (op basis van de cijfers 2012): 0

het jaarlijks te compenseren (totale) bedrag door de andere drie deelnemers is € 35.063 (totaalbedrag per jaar);

0

het in totaal per deelnemer te compenseren bedrag over de vier jaar die de compensatieregeling duurt is € 38.364 (totaalbedrag per deelnemer over vier jaar).

De onderstaande tabel laat de transitiekosten en de terugverdientijd zien op basis van 2010. Tabel 7. Structurele besparing, bijdrage aan incidentele kosten en terugverdientijd (cijfers 2010) Deelnemer

Structurele besparing p/j

Terugverdientijd in n-jaren

Dronten

(Bijdrage aan) incidentele kosten €100.000

€ 83.071

1,20

Leusden

€ 384.086

€ 194.433

1,98

Nijkerk

€317.598

€154.137

2,06

GBLT

€ 388.908

€ 162.451

2,39

Totaal

€1.190.592

€ 594.091

2,00

In 2010 geldt voor de compensatieregeling voor Dronten het volgende: 0

0

het jaarlijks te compenseren (totale) bedrag door de andere 3 deelnemers is € 65.000 (totaalbedrag per jaar); het in totaal per deelnemer te compenseren bedrag over de 4 jaar die de compensatieregeling duurt is € 63.272 (totaalbedrag per deelnemer over vier jaar).

Als we de cijfers op basis van 2012 vergelijken met cijfers van 2010 zien we dat alleen Leusden er op achter uit gaat. Bij Leusden zien we echter dat de huidige kosten gedaald zijn in 2012 (ten opzichte van 2010) met €29.132; dat betekent dat het besparingspotentieel van samenwerking met GBLT door een autonome ontwikkeling bij Leusden met € 29.132 daalt. Als we hiervoor corrigeren zien we dat deelname van Leusden aan GBLT per saldo € 1.472 extra oplevert ten opzichte van 2010. 6. Risico's en kansen Als belangrijkste risico's voor het kritische pad (tot de start van de samenwerking) zien wij: 1.

het bestuurlijke besluitvormingsproces;

2.

het personele traject; het afsluiten van een sociaal plan en vervolgens het plaatsen van personeel;

3. de ICT aspecten; het gaat dan met name om: a. de implementatie van Centric, inclusief de conversie; b.

een goede koppeling van de WOZ basisadministratie (die overgaat naar GBLT) met de BAG basisadministratie (die bij de gemeenten blijft);

c.

de (mogelijke) digitalisering van de belangrijkste gegevens van afdelingen als BWT, GEO, Milieu en Burgerzaken.

De kans dat deze risico's zich in substantiële mate gaan materialiseren achten wij - op basis van de op dit moment beschikbare informatie - zeer beperkt. Er zullen bijvoorbeeld de komende periode diverse kwaliteitscontroles plaatsvinden op de gemeentelijke bestanden, waardoor de kans dat de conversie goed gaat wordt verhoogd. Daarnaast is er een aparte werkgroep opgericht, die bezig is er voor te zorgen dat elke gemeente een goede koppeling heeft van de BAG met de WOZ administratie vóórdat de gemeentelijke medewerkers overgaan naar GBLT. Daarnaast zijn er ook kansen aan de samenwerking verbonden. Er zit namelijk nog groeipotentie in deze samenwerking. Door toetreding van andere gemeenten of waterschappen tot het samenwerkingsverband kunnen namelijk de vaste kosten over meer deelnemers verdeeld worden, waardoor de bijdrage van elke individuele deelnemer aan GBLT zal gaan dalen. Daarnaast hebben we op dit moment bij de berekening van de kosten van het WOZ-proces gerekend met een kostprijs van € 16 per object. Op dit moment is de gemiddelde kostprijs per object van de betrokken gemeenten circa € 17. Een kostprijs van € 16 lijkt daarom in deze fase een realistisch uitgangspunt. Er zijn echter (grotere) gemeenten die een kostprijs kennen van rond de €13. Op termijn kan mogelijk een vergelijkbare besparing worden bereikt.

7. Belastingapplicatie Key2GH van Centric: beproefd systeem Via een Europese aanbesteding, waarin de gemeenten nadrukkelijk hebben geparticipeerd, is gekozen voor de belastingapplicatie Key2GH van Centric voor GB LT. Het is een beproefd systeem ("proven technology") dat (ook) in gebruik is bij belastingkantoren met een combinatie van gemeenten en waterschappen, vergelijkbaar dus met GB LT. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende belastingkantoren: 0 B elasting Samenwerking Rivierenland (B SR) te Tiel (1.660.000 inwoners). Sinds 1 januari 2008 worden de aanslagen op tijd aangemaakt en verzonden. 0

Hefpunt te Groningen (1.445.000 inwoners). Hefpunt werkt met Key2Geïntegreerd Heffen sinds 2008.

0 B elasting Samenwerking Gouwe Rijnland (B SGR) te Leiden (1.300.000 inwoners). Sinds december 2010 is de programmatuur in productie. 0 B elastingsamenwerking voor Gemeenten en Waterschappen (B sGW) te Roermond (1.212.000 inwoners). Deze samenwerkingsorganisatie is gestart per 1 april 2011. 8. Vervolg Wij verwachten dat het besluitvormingsproces, inclusief advisering door de B ijzondere Ondernemingsraad en behandeling van het rapport in de colleges en (eventueel) raden resp. het DB & AB van GB LT en de DB 's & AB's van de acht betrokken waterschappen, eind juni 2012 afgerond kan zijn. In de voorgestelde planning zouden de colleges van B &W en het DB van Tricijn maart/ april 2012 een besluit moeten hebben genomen, zodat vervolgens de colleges en de gemeenteraden en het AB van GB LT en de AB's van de acht waterschappen vervolgens uiterlijk in juni 2012 hun standpunt kunnen bepalen. In de nu volgende figuur hebben we de planning van de besluitvorming schematisch weergegeven.

<1. Tekst GR. ■■';■ 2. Sociaal plan incl. plaatsingsprocedure 3. Irrtegratieplan, incl,:

- Organisatie: hoofd- en fljnstructuur .. n i 0 n £ f v * a r i ( a « I R r n e * . « » ^ B r * *

­ Harmonisatia beleidsregels ­Begroting en kostenverdeelsleutel

Project­, stuurgroep en OR

Bestuurlijke besluitvorming

». \*-.-&w- r ^ ^ f ^ g . - •'HP z - ^ r . >...

K

"!«^v^TTt^'««^«*=i­w^ ^­^^..■^^■■■?,.^r?^.Jg,^J;vt^. j a n 12

feb 12

mrt 12

7-12-2011

apr 12

30-6-2012

Bestuurlijk afstemmingsoverleg

Wij gaan ervan uit dat de integratie van de gemeentelijke belastingafdelingen in GBLT uiterlijk op 1 januari 2013 afgerond is. De periode maart/april 2012 tot 1 januari 2013 wordt gebruikt voor vervolguitwerking en implementatie. De stuurgroep heeft daarbij aangegeven dat de start van de nieuwe organisatie moet plaatsvinden op het moment dat dat het meest efficiënt is, gelet op de pieken en dalen in het belastingproces. Dit kan dus betekenen dat de feitelijke, operationele start al in het najaar (b.v. per oktober 2012) zal plaatsvinden.

1. Inleiding

1.1 Inleiding en doelstelling Het doel van dit document, in combinatie met de tekst van de gemeenschappelijke regeling (GR) en het concept sociaal plan, is te dienen als basis voor een voorgenomen besluit van de acht waterschappen en de drie gemeenten over toetreding van de drie gemeenten tot GBLT. We schetsen nu eerst de context van dit integratieplan. Vervolgens gaan we in op de leeswijzer. 1.2 Context Tricijn is medio oktober 2007 gestart, en operationeel sinds 1 januari 2008, als uitvoeringskantoor voor de belastingheffing en -inning voor de waterschappen Vallei en Eem, Zuiderzeeland en Veluwe. Tricijn had als ambitie om ook voor inliggende gemeenten belastingen te heffen en te innen en daaraan verbonden taken op zich te nemen, inclusief de WOZ-taak. Daarom hebben bestuur en management van Tricijn vroegtijdig contacten met diverse gemeenten in de regio gelegd om te verkennen in hoeverre er interesse was in samenwerking met Tricijn. Een aantal van die gemeenten heeft belangstelling getoond. Met hen is begin 2008 tijdens een strategieconferentie nader gesproken; er bleek toen bij de aanwezige gemeenten behoefte aan wat is genoemd een perspectievennota. Deze nota - uitgebracht maart 2008 onder de titel 'Met het oog op samenwerking' - had tot doel vast te stellen of sprake was van een gedeelde visie op het perspectief, en zo ja, te besluiten of men wilde deelnemen aan een gezamenlijk onderzoek naar de haalbaarheid van de samenwerking. De gemeenten Dronten, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg hebben vervolgens besloten deel te nemen aan dit haalbaarheidsonderzoek. Dit onderzoek heeft enige tijd stil gelegen in verband met onzekerheden rond de belastingapplicatie TAX-i. Oktober 2009 is de rapportage van het haalbaarheidsonderzoek opgeleverd. Voorjaar 2010 besloten de gemeenten Renswoude, Scherpenzeel en Woudenberg uit te stappen in verband met het voornemen tot herindeling van deze drie gemeenten. Het uitstappen van deze drie gemeenten maakte het noodzakelijk om in de zomerperiode van 2010 de financiële consequenties van samenwerking voor de overblijvende deelnemers opnieuw te berekenen. Op basis van deze financiële herrekening hebben de gemeenten Dronten, Leusden en Nijkerk en GBLT in de tweede helft van 2010 in principe besloten om met elkaar te gaan samenwerken. De gemeenteraad van Dronten heeft hier wel condities aan verbonden. Tegelijkertijd hebben in de zomerperiode van 2010 de drie in Tricijn deelnemende waterschappen besloten Tricijn te laten fuseren met Lococensus. Lococensus was een belastingsamenwerking van vijf waterschappen, gevestigd te Zwolle. De naam van deze nieuwe fusieorganisatie is het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn, afgekort GBLT. GBLT werkt (dus) voor acht waterschappen.

10

De nu volgende figuur laat het werkgebied van deze acht waterschappen zien 3 . Er is besloten om voor de komende periode de huidige merknamen Tricijn en Lococensus te handhaven richting de belastingplichtigen. Waterschappen

Ten aanzien van de fusie van Tricijn met Lococensus is van belang op te merken dat er (tenminste) tot en met 31 december 2014 twee vestigingen zijn, namelijk Harderwijk en Zwolle. Vanaf 1 januari 2015 zullen beide kantoren opgaan in één vestiging. Het is op dit moment niet bekend wat de locatie van deze vestiging gaat worden. Na het nemen van het principebesluit voor samenwerking tussen gemeenten en GBLT in de tweede helft van 2010 is begin 2011 een projectorganisatie ingericht voor de integratie van de gemeentelijke belastingafdelingen in GBLT4.

De Algemeen Besturen van Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe hebben besloten per 1 januari 2013 te fuseren. Na deze fusie werkt GBLT dus voor 7 waterschappen. 4

Hiervoor is een projectplan, inclusief planning, geschreven. In hoofdstuk 9, over het vervolgproces, zullen wij hierop kort ingaan.

11

De nu volgende figuur laat deze projectorganisatie zien. Raad/ college Dronten

Raad/ college Leusden

Raad/ college Nijkerk

AB/ DB Lococensus-Tricijn

Stuurproep (ambtelijk)

Projectgroep

tdmrtiunicaadviseürs:

'13

Werkgroep Taken & Processen/ Belastïngapplicalie

Werkgroep

pao

Werkgroep Flnanciln

Werkgroep tCT

Expertmatig: Bestuur& Sturing

Eind maart 2011 heeft het bestuur van GBLT besloten om een eigen Europese aanbesteding voor een belastingapplicatie te starten. Uit deze aanbesteding is in de zomerperiode van 2011 Centric als winnaar naar voren gekomen. 5 In een eerste fase, gestart in de tweede helft van 2011, zal (het pakket van) Centric ingericht worden voor de belastingsoorten van de waterschappen. In de tweede fase, die loopt vanaf februari 2012, zal Centric ingericht worden voor de gemeentelijke belastingsoorten. Vlak voorde zomer van 2011 is een Bijzondere Ondernemingsraad (hierna: BOR) ingesteld. In deze BOR hebben de OR'en van de betrokken organisaties hun krachten gebundeld. Voor het overleg over het sociaal plan is in het laatste kwartaal van 2011 een zogenoemd Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) ingesteld, waarin werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers vanuit de aan de samenwerking deelnemende organisaties participeren.

5

Voor de implementatie van Centric is een separate projectorganisatie ingericht, die buiten de scope van dit project valt (maar hier uiteraard wel veel raakvlakken mee heeft).

12

1.3 Leeswijzer Dit rapport is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 bespreken wij de missie en visie, de organisatie en de governance van GBLT, na de integratie van de gemeentelijke belastingafdelingen. In hoofdstuk 3 zijn de financiële consequenties van de samenwerking beschreven. Hoofdstuk 4 gaat in op het vervolgproces. In de bijlagen treft u het volgende aan: 1.

Bijlage 1 bevat een uitwerking van de fijnstructuur.

2.

De wijze waarop het dienstverleningsconcept richting de belastingplichtige ingericht zal worden komt aan de orde in bijlage 2. In de samenvatting van dit rapport treft u een beknopt overzicht van het dienstverleningsconcept aan.

3.

Bijlage 3 gaat in op de harmonisatie van het uitvoeringsbeleid. In de samenvatting van dit rapport staan de belangrijkste aspecten ten aanzien van de harmonisatie weergegeven.

4.

Naast de gemeenschappelijke regeling moeten mogelijk nog een aantal andere documenten herzien worden. Deze zijn terug te vinden in bijlage 4.

5.

In bijlage 5 komen de risico's aan bod. In de samenvatting van het rapport treft u de belangrijkste risico's aan.

6.

Bijlage 6 geeft inzicht in de (financiële) uitgangspunten die zijn gehanteerd bij het berekenen van de begroting van GBLT en de incidentele kosten. De bijlage bevat verder een nadere uitsplitsing van de begroting van GBLT.

7. Bijlage 7 gaat over de kostenverdeelsleutel en de compensatieregeling voor Dronten. 8. Bijlage 8 bevat het overzicht van de door de gemeenten over te dragen belastingsoorten. U treft in dit document geen hoofdstuk "Personele zaken" aan; alle voor personele zaken relevante onderwerpen zijn namelijk verwerkt in het (concept) sociaal plan. Ook bevat dit document geen hoofdstuk "Bestuurlijk-juridische aspecten"; ten aanzien van dit onderwerp verwijzen wij u naar de tekst van de GR met de begeleidende memo. Zoals hiervoor aangegeven is het van belang op te merken dat er, naast de gemeenschappelijke regeling, nog een aantal andere documenten (mogelijk) herzien moeten worden. Deze zijn terug te vinden in bijlage 4.

13

2. Organisatie en governance

2.1 Inleiding In dit hoofdstuk gaan we in op de volgende onderwerpen ten aanzien van de organisatie en governance van GBLT: 0

de missie, visie en strategie;

0

de governance van GBLT;

0

de hoofdstructuur;

0

de fijnstructuur;

0

de belastingapplicatie Key2GH van Centric.

2.2 Missie, visie en strategie GBLT De missie van GBLT luidt als volgt: Wij heffen en innen belastingen en geven uitvoering aan de wet WOZ voor lagere overheden, tegen zo laag mogelijke kosten. De visie van GBLT is: Lococensus-Tricijn: Toonaangevend in Belastingen Toonaangevend betekent: richtinggevend, onderscheidend, origineel en wij tonen lef, trots en passie. De missie en visie van GBLT laten zich vertalen in de volgende doelstellingen van de organisatie: 0

Wij hebben een goede prijs/kwaliteitverhouding in onze primaire taken, producten en diensten.

©

Wij zijn continu op zoek naar inhoudelijke verbetering en vernieuwing van (werk-)processen.

0

Wij zijn klantgericht.

0

Wij optimaliseren de schaalvoordelen van de organisatie door samenwerking met andere overheden.

0

Wij zijn een lerende organisatie waarbij medewerkers kansen krijgen om zich te ontwikkelen in het kader van persoonlijke en organisatorische groei.

De strategie van GBLT ziet er als volgt uit: 0

Onze processen zijn zodanig ingericht dat wij tegen minimale kosten maximaal heffen, optimaal innen en de wet WOZ uitvoeren (Operational Excellence).

14

0

De contacten met de burgers zijn daarbij betrouwbaar en respectvol.

0

Wij hebben samenwerkingsovereenkomsten met minimaal 8 gemeenten en/of met andere overheden/samenwerkingsverbanden, waarvan één 100.000+ gemeente.

Ter uitvoering van de groeistrategie zal het DB/ AB van GBLT criteria formuleren waaraan nieuwe toetreders moeten voldoen. Eén van deze criteria is in ieder geval dat toetreding van een nieuwe deelnemer per saldo voor de huidige deelnemers leidt tot een structureel financieel voordeel voor de huidige deelnemers. 2.3 Governance In deze paragraaf is het governance-model van GBLT weergegeven. Belangrijke element daarbij is dat GBLT een zelfstandige organisatie is op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling. 1.

Besturingsconcept

Het besturingsconcept van het GBLT wordt gekenmerkt door gedeeld eigenaarschap, goed opdrachtgeverschap, dienstverlening op zakelijke grondslag binnen publieke verhoudingen en goed werkgeverschap. Concreet betekent dit het volgende: 0

Gedeeld eigenaarschap. De deelnemende partijen (gemeenten en waterschappen) in de gemeenschappelijke regeling hebben samen zeggenschap over het GBLT maar nemen door het allemaal zitting nemen in het Algemeen bestuur ook voluit gezamenlijk verantwoordelijkheid voorde instandhouding van het GBLT. Zij stellen de kaders en creëren de noodzakelijke functioneringscondities, waaronder voldoende middelen en duurzame afspraken over bekostiging en deelname, en leggen deze vast in basisdocumenten als begroting en meerjarenperspectief. De kosten van de GBLT organisatie worden verdeeld op basis van de afgesproken verdeelsleutel. Als er problemen ontstaan met het GBLT, hebben de partijen in de gemeenschappelijke regeling (in hun rol als eigenaar) de gezamenlijke verantwoordelijkheid om dit op te lossen.

0

Goed opdrachtgeverschap. De aard en omvang van de dienstverlening en de prijs-kwaliteitverhouding wordt door de deelnemers gezamenlijk bepaald en is voor hen dus beïnvloedbaar. Het GBLT toetst de uitvoerbaarheid van nieuwe wensen van de opdrachtgevers. Het goed opdrachtgeverschap vereist van de waterschappen en gemeenten dat zij planmatig nadenken over hun behoefte aan dienstverlening van het GBLT. Het GBLT heeft daarbij als opdrachtnemer een belangrijke initiërende rol.

0

Dienstverlening op zakelijke grondslag binnen publieke verhoudingen. De afspraken over dienstverlening en prestaties worden vastgelegd in een (meerjarige en zo mogelijk collectieve) dienstverleningsovereenkomst die past binnen de begroting en het financieel meerjaren perspectief dat door de deelnemende partijen (in hun eigenaarsrol) in de GR is vastgesteld. De dienstverleningsovereenkomst wordt door de opdrachtgevers en het GBLT als opdrachtnemer ondertekend.

15

De deelnemers (in hun rol als opdrachtgever individueel en/of collectief) en het GBLT hebben periodiek overleg over de omvang en kwaliteit van producten en diensten, de daarin toegestane afwijkingsruimte en de daaraan verbonden kosten. In dat overleg worden ook afspraken gemaakt en/of herzien. De volume-prestaties (belastingproductie op de verschillende belastingsoorten) worden geprognotiseerd en afgesproken in het reguliere begrotingsproces, maar hebben tevens hun doorwerking in de dienstverleningsovereenkomst. •

Goed werkgeverschap. Het kapitaal van het GBLT zijn de medewerkers. Hun gemotiveerdheid en dienstverlenende instelling is een belangrijke succesfactor voor het GBLT. Het werkgeverschap moet daartoe uitnodigen en stimuleren, door ruimte te bieden voor leren en ontwikkelen om medewerkers te binden en te boeien, en, als dat nodig blijkt, ook sturend en corrigerend zijn.

2.

Rolneming

De deelnemers (gemeenten en waterschappen) vervullen als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling van het GBLT verschillende rollen, namelijk die van eigenaar, opdrachtgever en klant. De ervaring met regionale samenwerkingsverbanden leert dat het onderscheiden van deze rollen van belang is uit het oogpunt van transparantie en good governance. Vanuit de verschillende verantwoordelijkheden en rollen beschikken de deelnemers over verschillende instrumenten om op het functioneren en de dienstverlening van het GBLT te sturen. Zij stellen daarvoor ook kaders. Klanten (burgers) hebben de mogelijkheid om binnen deze kaders de dienstverlening te beïnvloeden. Uitgangspunt is, dat per aspect slechts één actor stuurt; dus óf de eigenaren, óf de opdrachtgevers, maar niet beiden tegelijk. In het nu volgende overzicht wordt dit principe uitgewerkt.

16

Tabel 8. Sturingsaspecten per rol

' '... ... -'..

".'.'.

."'. . :

-

Continuïteit en strategische koers (groei, innovatie, doorontwikkeling)

•

Basisdocumenten (bijv. tekst GR, instellingsbesluit of overeenkomst

Budget en financiering

->

Begroting

<

Financieringsmodel en kostenverdeelsleutel

Samenstelling producten- en dienstenpakket

•

Dienstverleningsovereenkomst

Effectiviteit in de uitvoering, kwaliteit, kosten verhouding prijs-kwaliteit

>

Dienstverleningsovereenkomst (afgekort: DVO), inclusief b.v. een klanttevredenheidsonderzoek

•

Jaarrekening t.a.v. belastinginkomsten inclusief resultaten t.a.v. DVO

Verantwoording

•

Leiding

Directiestatuut (o.i.d.)

Jaarrekening t.a.v. exploitatie GBLT

De uitvoering van de eigenaarsrol is belegd bij het bestuur van de uitvoeringsorganisatie, dat gevormd wordt door de vertegenwoordigers van de deelnemers in de GR; de eigenaar vervult ook de werkgeversrol voor alle medewerkers in het GBLT. De rol van opdrachtgever wordt ingevuld door het dagelijks bestuur van de gemeente of het waterschap die dat in de regel mandateert aan de gemeentesecretaris of secretaris-directeur., Uiteraard kan die verantwoordelijkheid worden doorgemandateerd aan bijvoorbeeld de directeur Middelen of Publieksdienst. Zij zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van het productendienstenpakket en de prijs-kwaliteitverhouding via een dienstverleningsovereenkomst in dialoog met de opdrachtnemer, de directeur van het GBLT. De directeur van het GBLT is opdrachtnemer en legt langs verschillende lijnen verantwoording af: 0

aan de eigenaar (het bestuur van GBLT) over (a) de generieke prestaties in relatie tot de gestelde (financiële) kaders, (b) de strategische ontwikkeling van GBLT en (c) over het functioneren van de organisatie als geheel, met bijzondere aandacht voor de personele kant;

17

0

aan de dagelijks besturen van de waterschappen/gemeenten over de geleverde prestaties in termen van diensten en kwaliteit van dienstverlening.

Het afleggen van verantwoording vindt in schriftelijke vorm plaats via de jaarrekening en periodieke bestuursrapportages. Ten behoeve van de sturingsrelatie opdrachtgever ­ opdrachtnemer vindt er periodiek overleg (individueel en/of collectief) plaats waarin de prestaties van de organisatie op basis van de dienstverleningsovereenkomst worden besproken. Het governance model staat samengevat in de nu volgende figuur.

öldipc^iörï dhoudlrtgarganba"­ : MOOT getd en stuurt

esfan^GBLTdamót

B^lnvtoëdrigvla twgrotinsen

pirsptditf

.J \mimiotéing •pa begroting

_ a i mtsrjaren-

prijj­kwalSeJt verhouding van dfenstverlenlng en stett ■^ ^dMrB«l!aa«i ■■:■':"

pir.­oecfet

«f

K

} van producten en aensten ■. ;

;. .;lbd(».UHi elgejiaar en .-^ ///■'GpiiM&ttgmm/ [ ï y

Beimlv­nüngvia djenstvtrlini'­j;­ ouereenkor­st

18

2.4 Hoofdstructuur Als inleiding op de hoofdstructuur van GBLT, na de integratie van de gemeentelijke belastingafdelingen, is het van belang het volgende op te merken. Bij de vorming van het Gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus - Tricijn (de fusie van Lococensus en Tricijn) per 1 januari 2011 is de organisatiestructuur ten aanzien van het primair proces op beide locaties niet gewijzigd6. Zoals we in het vorige hoofdstuk zagen, zal GBLT vanaf 2012 het primair proces gaan herinrichten7. Om toch zo spoedig mogelijk duidelijkheid te geven voor de integratie van het gemeentelijke belasting- en WOZ-proces in de GBLT organisatie is besloten om aan te sluiten bij de werkzaamheden en organisatorische vormgeving zoals die op de locatie Harderwijk thans feitelijk aanwezig is. De hoofdkenmerken van de GBLT organisatie(structuur) te Harderwijk zijn: 0

Procesgerichte organisatie. Als indelingsprincipe voor de organisatie zijn de (belasting)processen gehanteerd: gegevensbeheer, aanslagregeling en invordering.

o

Slanke platte organisatie. De organisatie kent slechts twee managementlagen. Bij alle afdelingen is de integrale managementrol (incl. beoordelingsverantwoordelijkheid t.a.v. functioneren) belegd bij het afdelingshoofd. In de afdelingen zijn één of meer functionarissen die belast zijn met werkinhoudelijk coördinerende taken. Verantwoordelijkheden zijn verder zoveel als mogelijk op de werkvloer belegd en de organisatie gaat uit van allround en taakvolwassen medewerkers/sters.

0

Taakroulatie. Middels taakroulatie wordt bereikt dat de functies interessant zijn voor de medewerkers. Door te zorgen voor gelijkheid in benodigde competenties in bepaalde functies is gewaarborgd dat taakroulatie mogelijk is.

0

Piekbelasting. Voor piekbelasting is de algemene lijn dat die tussen de afdelingen wordt opgevangen. Bij de bepaling van de (omvang van) formatie wordt steeds gezocht naar een optimale verhouding tussen vast personeel en inhuur/inleen.

Het GBLT is qua organisatie in verandering en in beweging. Zoals hiervoor reeds aangegeven beraadt men zich op een geschikt toekomstig organisatiemodel, waarbij de uitgangspunten als platte organisatie, taakvolwassenheid, all round medewerkers en taakroulatie blijven bestaan. Vooruitlopend daarop is in eerste instantie er al voor gekozen om alle ondersteunende functies centraal onder te brengen in één afdeling, te weten het Bedrijfsbureau. De organisatie voldoet op deze wijze aan de gestelde uitgangspunten, mede door de primaire ondersteuning niet in de primaire processen onder te brengen, maar gelijkelijk ten dienste van de hele organisatie te brengen.

6

Er is wel een gemeenschappelijk bedrijfsbureau gevormd. We gaan hier in het vervolg van deze paragraaf nader op in. 7 Hierbij zullen de processen worden ingericht op basis van Lean Management. Tevens zal voor een optimale klantgerichtheid in 2013 één centrale klantorganisatie in één organisatorische eenheid ingericht worden.

19

Voordelen hiervan zijn: 0

eenduidigheid, "wie is verantwoordelijk voor waf';

0

inzet van de ondersteuning is "organiek" objectief inzetbaar, zonder dat 'belangen in de lijn' een rol kunnen spelen;

0

wisselwerking met "ondersteunende" taken van de opdrachtgevers is mogelijk.

Het organisatiemodel van GBLT na integratie van de belastingafdelingen van de gemeenten Dronten, Leusden en Nijkerk is weergegeven in de nu volgende figuur. Volledigheidshalve is de totale organisatiestructuur van GB LT weergegeven, waarbij die van de locatie Harderwijk nader is gespecificeerd.

ir-^Diiéctjcw^;

./Bedrijfsbureau,.'"—

-ABÈaïhïlvrcïlte-'

yimwï^iSS/i :;M«Icwcikcr5 Gegevensbeheer

W0mWmKy Medewcrtccra Aanslagrcgcling

Medewerkers Medewerkers WOZ L... " " " r " " " " . ;,• . _ -! HeHIngstechnologie

^4TOlï«fefirÏ8/Xïvj

[j­^B ^

SS^

—

li'­M'KiOcrscci

Medewerkere -j Belallngsverwerklns' e n KwIJ IscheWIng

I -

Mcdcwelkcra ' * " ' — ' pwanglnvordorlnB

—■

J I Ï:

[■:> rrn

De figuur laat zien dat bij Gegevensbeheer een apart en herkenbaar team is ondergebracht dat belast is met de uitvoering van de wet WOZ (waardebepaling inclusief bezwaar en beroep) voor de gemeenten. Er is besloten om het team WOZ als apart team toe te voegen aan de afdeling Gegevensbeheer, omdat: 0

De aparte positionering recht doet aan het feit dat het voor GB LT een volledig nieuwe taak is die bovendien specifiek is voor gemeenten (waterschappen kennen deze taak c.q. dit proces namelijk niet).

0

Er inhoudelijk gezien een duidelijke samenhang is tussen het WOZ proces en gegevensbeheer, vandaar dat het (als apart team) onder de afdeling Gegevensbeheer is geplaatst.

2.5 Fijnstructuur In bijlage 1 gaan we in op de fijnstructuur van de processen WOZ, Heffen en Invorderen. Daarnaast gaan we specifiek in op de inhoud van de beleidsfunctie; dit is een functie die momenteel bij GBLT niet als zodanig (separaat) benoemd is.

20

2.6 Belastingapplicatie Key2GH van Centric: beproefd systeem Via een Europese aanbesteding, waarin de gemeenten nadrukkelijk hebben geparticipeerd, is gekozen voor de belastingapplicatie Key2GH van Centric voor GBLT. Het is een beproefd systeem ("proven technology") dat (ook) in gebruik is bij belastingkantoren met een combinatie van gemeenten en waterschappen, vergelijkbaar dus met GBLT. We geven nu een beschrijving van een viertal van dergelijke belastingkantoren waar Centric reeds in gebruik is. Belasting Samenwerking Rivierenland (BSR) BSR (Belasting Samenwerking Rivierenland) verzorgt de belastingen voor Waterschap Rivierenland (BSRL), Afvalverwerking Rivierenland (AVRI) en de gemeenten Culemborg, Lingewaal, Maasdriel en Tiel. Er is sprake van een verticale samenwerking. BSR heeft na een grondige selectie in 2007 gekozen voor Key2Geïntegreerd Heffen voor het heffen en innen van belastingen. Gegevens uit diverse systemen zijn geconverteerd en de kwaliteit van gegevens is verbeterd waar dit mogelijk was. Ook heeft een aansluiting via de VOA en de GBA-V hieraan bijgedragen; dit is nog dagelijks een onderdeel van het kwaliteitsproces. Het resultaat is een gezamenlijke aanslag voor alle belastingsoorten die van toepassing zijn. Het project is met succes afgerond. Sinds 1 januari 2008 worden de aanslagen op tijd aangemaakt en verzonden. In 2009 zijn de gemeenten Geldermalsen en Neerijnen toegetreden en in 2010 is de gemeente West Maas en Waal toegetreden als deelnemer aan de BSR. Ook deze uitbreiding is met succes in productie genomen. Het huidige aantal inwoners dat wordt aangeslagen is 1.660.000. Belasting Samenwerking Gouwe Rijnland (BSGR) Belasting Samenwerking Gouwe Rijnland (BSGR) bestaat uit het hoogheemraadschap van Rijnland en de zes gemeenten Leiden, Gouda, Wassenaar, Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude. De organisatie betreft een verticale samenwerking. BSGR heeft na een grondige selectie in 2009 gekozen voor Key2Geïntegreerd Heffen voor het heffen en innen van belastingen. Het project is vergelijkbaar met de opzet van GBLT. Voor de gegevensconversie was sprake van een conversie vanuit verschillende bronsystemen naar Key2Geïntegreerd Heffen. BSGR heeft er destijds voor gekozen om de conversie van alle samenwerkende organisaties in één keer te realiseren, in plaats van een in fasen verdeelde conversie. De implementatie van Key2Geïntegreerd Heffen is met succes gerealiseerd. Sinds december 2010 is de programmatuur in productie. Het huidige aantal inwoners dat wordt aangeslagen is 1.300.000. Belastingsamenwerking voor Gemeenten en Waterschappen (BsGW) Gemeente Venlo, Waterschap Roer en Overmaas en Waterschap Peel en Maasvallei werken per 1 april 2011 samen in een zelfstandige belastingorganisatie onderde naam BsGW (Belastingsamenwerking voor Gemeenten en Waterschappen). Met ingang van 1 januari 2012 maken ook de gemeente Bergen en gemeente Nederweert deel uit van dit samenwerkingsverband. Deze samenwerking betekent dat de uitvoeringstaken van de waterschapsbelastingen, de gemeentelijke belastingtaken en de administratieve taken van de Wet Waardering Onroerende

21

Zaken (WOZ) worden verzorgd door BsGW. BsGW voert tevens belastingtaken uit voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) in de regio Utrecht. BsGW gebruikt de applicatie Key2Geïntegreerd Heffen, waarbij vele functionaliteiten en koppelingen in productie zijn. BsGW heeft een aansluiting met de VOA (Landelijk GBA). Door middel van de producten Key2Datadistributie en Key2VOA worden afnemersindicaties geplaatst voor alle personen van het verzorgingsgebied van BsGW. Naast de standaard functionaliteiten van Key2Geïntegreerd Heffen wordt bij BsGW gebruik gemaakt van de module Automatische ontheffing, maar ook DMS en E-dienstverlening (de burger kan via de website en DigiD zijn gegevens raadplegen en enkele mutaties uitvoeren, zoals aanpassen AIC en aan- en afmelden van honden). Deze mutaties worden geheel automatisch verwerkt en daar waar nodig worden workflowprocedures klaar gezet voor medewerkers. Het huidige aantal inwoners dat wordt aangeslagen is 1.212.000. Hefpunt Het Hefpunt is een samenwerkingsverband van het wetterskip Fryslan, waterschap Hunze en Aa's en waterschap Noorderzijlvest. Via een grondig selectietraject zocht deze nieuwe organisatie een partij voor de levering en implementatie van een integraal, standaard informatiesysteem dat zich in de praktijk heeft bewezen, voor de heffing, inning en invordering van waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen en heffingen. Hefpunt heeft voor Key2Geïntegreerd Heffen gekozen en werkt met deze applicatie sinds 2008. Het Hefpunt maakt uitgebreid gebruik van de Heffen- en Innen-functionaliteit van Key2Geïntegreerd Heffen. Daarnaast zorgt deze organisatie via koppelingen, zoals VOA, GBA-V en KvK via Key2Datadistributie, Kadaster, Waterbank, Inlezen StUF-WOZ en andere voor het optimaal op orde houden van de gegevens. De gegevens zijn destijds vanuit verschillende systemen geconverteerd, voor een groot deel vanuit IBS. De kwaliteit van de gegevens is op onderdelen waar dit noodzakelijk was aanzienlijk verbeterd. Het huidige aantal inwoners dat wordt aangeslagen is 1.445.000.

22

3. Financiële consequenties

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde: 0

de gehanteerde methode voor de berekening van de financiële consequenties;

0

het resultaat van de berekeningen: de financiële uitwerking, te onderscheiden in: het benodigde budget (begroting) van de nieuwe organisatie, inclusief de benodigde formatie en (kosten)verdeelsleutels; inschatting van de hoogte van de transitiekosten (incidentele kosten); hierbij kan met name gedacht worden aan de projectkosten/aanloopkosten, frictiekosten van personeel en de desintegratiekosten.

In bijlage 6 wordt ingegaan op de uitgangspunten die gehanteerd zijn voor de berekeningen. 3.1 Gehanteerde methode voor de berekening van de kosten In deze paragraaf worden verschillende soorten kosten gedefinieerd. Vervolgens wordt ingegaan op de wijze van berekenen van deze kosten. Soorten kosten Bij het tot stand brengen van een samenwerkingsverband spelen verschillende soorten kosten. Een eerste onderscheid is tussen: 0

Kosten die direct gerelateerd zijn aan de nieuwe belastingorganisatie.

0

Kosten die in de organisaties die deelnemen aan de belastingsamenwerking achter blijven en door die organisaties (dus de deelnemers of 'latende' organisaties) opgebracht moeten worden.

Een tweede onderscheid in soorten kosten is die tussen: 0

De kosten die jaarlijks terug komen (jaarlijkse of structurele kosten);

0

De kosten met een incidenteel of eenmalig karakter (transitiekosten).

Hieruit resulteren vier verschillende categorieën kosten. In onderstaande tabel wordt voor elk van deze vier categorieën een overzicht gegeven van de soorten kosten die hieronder vallen (vanuit het perspectief van de organisaties die overwegen om te gaan deelnemen aan de belastingsamenwerking).

23

Tabel 9. Categorisering soorten kosten Soorten kosten

Kosten die direct gerelateerd zijn aan de Achterblijvende kosten voor organisaties (deelnemers of 'latende' organisaties) nieuwe belastingorganisatie

Jaarlijks terugkerende kosten/ structurele kosten

Jaarlijkse bijdrage van elke deelnemer aan (het budget c.q. begroting van) de nieuwe belastingorganisatie.

Kosten van de regiefunctionaris. De (parttime) regiefunctionaris vervult bij de deelnemer de rol van operationeel opdrachtgever naar de belastingorganisatie (linking­pin functie).

Incidentele kosten

0 B ijdrage van elke deelnemer in de projectkosten (projectkosten = de kosten om de nieuwe belasting­ organisatie te realiseren, ook wel aanloopkosten genoemd); het gaat dan bijvoorbeeld om de migratiekosten naar één nieuw ICT­systeem, voor (extra) scholing van medewerkers, voor communicatie of voor inhuur van externe adviseurs 0 B ijdrage van elke deelnemer aan de kosten van het sociaal plan voor medewerkers die over gaan naar de nieuwe organisatie; het gaat hierbij bijvoorbeeld om de extra reiskosten­ vergoedingen; op termijn lopen deze kosten af 0 B ijdrage van elke deelnemer aan de kosten van tijdelijke extra formatie gedurende de opstartperiode

De zogenaamde personele frictiekosten: 0

kosten van boventallig personeel, bestaande uit personeelslasten en kosten van flankerend beleid; boventallig personeel is om moverende redenen niet geplaatst in de belastingorganisatie. De contractuele frictiekosten: 0 Dit zijn de kosten die voortvloeien uit het feit dat er kosten verbonden zijn aan het verbreken van bepaalde contracten (contractbreuk) of dat bestaande contracten uitgediend moeten worden. De zogenaamde desintegratiekosten dit betreft: 0

de doorbelaste kosten die doorlopen voor de 'latende' organisaties nadat de afdeling belastingen is overgedragen; dit wordt ook wel 'doorlopende overhead' genoemd. De desintegratiekosten bestaan uit: ■ versnelde afschrijving van investeringen (in bijvoorbeeld 1CT­ applicaties); kosten voor afbouwen inteme onder­ steuning aan de afdeling belastingen. Voorbeelden zijn huisvesting (lege ruimtes) en de P&O adviseur van de afdeling Belastingen die straks minder werk heeft. Voor de gemeenten en het waterschap betreft dit dus een nog te realiseren taakstelling/inspannings­ verplichting.

24

Denkmodel berekening kosten Het nu volgende denkmodel vormt de basis voor de berekening van de kosten. In de figuur staan de verschillende soorten kosten in hun onderlinge samenhang weergegeven. In de figuur heeft een element een lichtblauwe kleur (in een zwart­wit­print is dit lichtgrijs), als dit element het resultaat is van een berekening met behulp van eerder gepresenteerde elementen. Deel II. Berekening terugverdientijd per deelnemende organisatie Huidige situatie

/§/mn^^Sa^^mtÊg/i'

y/gtg^^ms^0S$y/

Deel I. Berekening totale kosten(verdeling) ■^"peiraörfsj|:itp§tin­/^E/ :V­ =: "=/ stjMWdingfeS H / ^ / " ^ ­ ­v

Nieuwe situatie

l/ijsf^M^ttag/^:/^//

^jhïkSjïn^ IvëSïgJsRutSI

/

'/SimigmWïSii&i lasteiij."­^'­:

lib. Exploitatielasten nieuwe situatie voor elke deelnemende organisatie (c.q. de jaarlijkse bijdrage in de exploitatie door de deelnemer)

v ï J t ó X s i » " tPflMnölif­

Structureel financieel effect

Incidentele kosten om van de huidige naar de nieuwe situatie te komen

Terugverdientijd

w­

J /

lid. Structurele besparing of tekort (netto)

llo. T.'ë.ns^c­'.cslor: ■ ­ Vcsr i b nie^vno orgsnissi.'ë. . F­ejwr.kaste­i. j3cFaa.:.p:sn er, iideïkex'j­a sorsannsl ­ Vacrda aea:ReT;nr: rs'soraia ':­i=:iek's5tari, 5c:itTji'.UB :­5 fritiakeüsn or; aas^iagfas^kajüir

Hf. Terugverdientijd voor uw organisatie

In de figuur is te zien dat onze aanpak bestaat uit twee delen: 1. Deel I richt zich op het bepalen van de kosten(verdeling) van de nieuwe situatie. In de figuur loopt de volgorde van de analyse van deel I van links naar rechts. De onderdelen van deel I zijn: bepalen van de begroting (budget) van de nieuwe organisatie (onderdeel la); een belangrijk onderdeel van de begroting wordt gevormd door de (kosten van de) formatie;

25

-

vaststellen van een kostenverdeelsleutel om de bijdrage van elke deelnemer aan de begroting van de nieuwe organisatie te kunnen berekenen (onderdeel Ib); bepalen van de bijdrage van elke deelnemer aan de nieuwe organisatie met behulp van de kostenverdeelsleutel (onderdeel lib).

2.

Deel II richt zich op het berekenen van de structurele besparing en de terugverdientijd voor elke deelnemende organisatie. In de figuur loopt voor deel II de volgorde van de analyse van boven naar beneden. De onderdelen van deel II zijn: opvragen van de huidige exploitatielasten van elke deelnemer (onderdeel Ma); bepalen van de kosten van de regiefunctionaris (onderdeel lic); de regiefunctionaris is in dienst van de deelnemer (gemeente of waterschap) en functioneert als linking-pin tussen de deelnemers en de nieuwe organisatie; berekenen van de structurele besparing of tekort per deelnemer (onderdeel lid); berekenen van de transitiekosten c.q. de investering om van de huidige naar de nieuwe situatie te komen, inclusief de verdeling van deze kosten over de deelnemers (onderdeel lie); berekenen van de terugverdientijd voor elke deelnemer van de investering in de transitie naar de nieuwe organisatie (onderdeel llf).

De structurele besparingen én de incidentele kosten zijn bepalend voor de terugverdientijd, oftewel voor het antwoord op de vraag na hoeveel jaar de incidentele kosten zijn terugverdiend (met behulp van de structurele besparingen) en er dus sprake kan zijn van daadwerkelijke besparingen. 3.2 Financiële uitwerking

8

De uitgangspunten die voor de financiële uitwerking zijn gehanteerd, zijn opgenomen in bijlage 6. Het belangrijkste uitgangspunt is de kostenverdeelsleutel. De verdeelsleutel moet recht doen aan het principe dat, naarmate een deelnemer meer werk genereert voor de belastingorganisatie, deze ook een groter deel van de begroting van de belastingorganisatie doorbelast krijgt. Meer informatie over de kostenverdeelsleutel treft u aan in bijlage 7. Kort samengevat komt de kostenverdeelsleutel er op neer dat de begroting van GBLT wordt gesplitst in een aantal categorieën en dat per categorie een andere kostenverdeling wordt gehanteerd. Dit staat weergegeven in de nu volgende tabel.

De financiële exercities in een complexe studie als deze kunnen alleen modelmatig worden aangepakt. Dit heeft tot gevolg dat bedragen steeds op de euro precies zijn weergegeven en aantallen fte's zelfs tot cijfers achter de komma. Het moge duidelijk zijn dat hier sprake is van enige schijnexactheid.

26

Tabel 10. Samenvatting kostenverdeelsleutel Categorie

Toelichting

Wijze van verrekenen

Generieke kosten

Betreft kosten waarvan de inzet voor alle deelnemers is. Hieronder vallen de kosten voor de overhead en voor de afdelingen/ processen Heffen en Invorderen.

De generieke kosten worden op de volgende wijze verdeeld: 9 - 50% op basis van het aantal huishoudens/ ingezetenen in de gemeente - 50% op basis van het aantal WOZ objecten per deelnemer. Het aandeel van de gemeenten wordt vervolgens aan de individuele gemeenten toegerekend op basis van hun aandeel in het aantal WOZ objecten

WOZ afdeling

Betreft de afdeling WOZ die alleen voor gemeenten werkt.

Kosten worden verdeeld op basis van het aantal WOZ objecten

Diftar

Betreft de Diftar van de gemeente Nijkerk

Er is een berekening gemaakt van de uitvoeringskosten van de Diftar werkzaamheden. Deze worden vooralsnog geheel aan Nijkerk toegerekend. Bij toetreding van meerdere deelnemers met Diftar vindt toerekening plaats o.b.v. het aantal aanslagen.

Gegevensaanlevering Betreft de kosten van aanlevering WOZ gegevens, GBA gegevens en kadastrale gegevens welke alleen ten behoeve van waterschappen worden gemaakt. Gezien de omvang van deze lasten is verbijzondering benodigd om andere deelnemers hier niet mee te belasten.

Betreft onderlinge verrekening tussen de waterschappen

Heffingstechnologie

Betreft onderlinge verrekening tussen de voormalige Tricijn waterschappen

Betreft kosten die specifiek voor de W3 waterschappen (de voormalige Tricijn waterschappen) worden gemaakt.

In de nu volgende tabel laten we per deelnemer het volgende zien: de structurele besparing, de bijdrage aan de incidentele kosten en de terugverdientijd.

9

Het aantal ingezetenen bij waterschappen is dezelfde terminologie als het begrip huishoudens bij gemeenten. Het aantal ingezetenen vormt bij waterschappen een representatieve sleutel voor een omvangrijk deel van de waterschapsheffingen (ingezetenenheffing, zuiveringsheffingen woonruimte); voor gemeenten zijn huishoudens representatief voor de rioolbelasting en afvalstoffenheffing. Hetzelfde geldt voor de WOZ waarde: deze vertegenwoordigt bij waterschappen een groot deel van de belastingopbrengsten; bij gemeenten is de WOZ waarde verbonden aan de onroerende zaak belasting.

27

Tabel 11. Structurele besparing, bijdrage aan incidentele kosten en terugverdientijd (per deelnemer)

Dronten

(Bijdrage aan) incidentele kosten € 100.000

Leusden

€314.958

Deelnemer

Structurele Terugverdientijd in besparing p/j n-jaren € 83.000 1,20 € 166.773

1,89

Nijkerk

€316.465

€190.170

1,66

GBLT

€311.412

€209.105

1,49

Totaal

€ 1.042.836

€ 649.048

1,61

Bij de cijfers in voorgaande tabel horen de volgende opmerkingen: 0

Bij de berekening van de kosten van de nieuwe situatie is de begroting van GBLT 2012 als uitgangspunt gehanteerd, met een aantal aanpassingen.

10

©

In deze fase moet met aannames worden gewerkt; er is immers nu niet met 100% zekerheid per begrotingspost van de nieuwe organisatie te voorspellen wat het kostenniveau zal worden. Wel gelden deze cijfers en de achterliggende uitgangspunten als richtinggevend en kaderstellend.

0

De ervaring leert dat een nieuwe organisatie niet gelijk vanaf het eerste jaar de in de tabel gepresenteerde lagere kostenniveaus kan realiseren. Eerder geldt in de opstartjaren het omgekeerde: met name in de eerste twee jaar is juist extra formatie nodig. Door de inzet van extra personeel in de opstartjaren kan de nieuwe organisatie geleidelijk naar dit lagere kostenniveau toegroeien. Bij de berekening van de incidentele kosten is daarom rekening gehouden met 1,5 fte tijdelijke extra formatie voor een periode van twee jaar.

0

Er zit nog groeipotentie in deze samenwerking. Door toetreding van andere gemeenten of waterschappen tot het samenwerkingsverband kunnen namelijk de vaste kosten over meer deelnemers verdeeld worden, waardoor de bijdrage van elke individuele deelnemer aan de GBLT zal gaan dalen.

10

Qua structurele posten gaat het om (1) de vergoeding voor het gebruik van gegevens van ca. € 5,3 min die de waterschappen aan BZK betalen en (2) de kosten van de heffingstechnologen die door de voormalige Tricijn waterschappen worden opgebracht. De gemeenten zullen aan de posten na toetreding aan GBLT niet gaan meebetalen. Qua incidentele kosten gaat het in de begroting 2012 in de eerste plaats om een bedrag van € 329.455 voor incidentele baten en lasten, namelijk (1) het Vitensvoordeel, (2) de kosten van Centric/ ICT en (3) het project GBLT Next fase II. Als de gemeenten in 2012 hadden meegedaan aan GBLT, hadden ze aan deze kosten wel meebetaald. Deze kosten zullen echter in de begroting van 2013 niet terugkomen. Daarnaast gaat het om een post van onvoorzien van € 491.500, voor incidentele tegenvallers. Dit is 2% van het totaal van de lastenkant van de exploitatierekening van GBLT. De afgelopen jaren is door GBLT geen gebruik gemaakt van deze post onvoorzien. We hebben deze posten niet mee genomen in de berekeningen, omdat het primaire doel van de berekeningen in dit hoofdstuk het geven van een structureel beeld van de bijdragen van de gemeenten is.

28

Daarnaast hebben we op dit moment bij de berekening van de kosten van het WOZ-proces gerekend met een kostprijs van € 16 per object. Op dit moment is de gemiddelde kostprijs per object van de betrokken gemeenten circa € 17. Een kostprijs van € 16 lijkt daarom in deze fase een realistisch uitgangspunt. Er zijn echter (grotere) gemeenten die een kostprijs kennen van rond de € 13. Op termijn kan mogelijk een vergelijkbare besparing worden bereikt.

Vergelijking 2012 met 2010 Interessant is dan om vervolgens deze cijfers van 2012 te vergelijken met de cijfers van 2010. De nu volgende tabel laat de transitiekosten en de terugverdientijd zien op basis van 2010. Tabel 12. Besparing en TVTna toepassen investeringsfonds Dronten o.b.v. cijfers 2010 Deelnemer

(Bijdrage aan) incidentele kosten

Structurele besparing p/j

Terugverdientijd in n-jaren

Dronten

€100.000

€ 83.071

1,20

Leusden

€ 384.086

€ 194.433

1,98

Nijkerk

€317.598

€ 154.137

2,06

GBLT Totaal

€ 388.908 €1.190.592

€ 162.451

2,39 2,00

€ 594.091

Als we beide tabellen met elkaar vergelijken, zien we dat alleen Leusden er op achteruit gaat. Bij Leusden zien we echter dat de huidige kosten gedaald zijn in 2012 (ten opzichte van 2010) met €29.132; dat betekent dat het besparingspotentieel van samenwerking met GBLT door een autonome ontwikkeling bij Leusden met € 29.132 daalt. In de nu volgende tabel vergelijken we daarom de in 2010 berekende besparing met de besparing in 2012 op twee manieren: bruto en netto. We bedoelen hiermee het volgende: 0

Het bruto verschil vergelijkt de totale besparing in 2010 met de besparing in 2012.

0

Bij het netto verschil houden we rekening met autonome wijzigingen in de kosten van de huidige situatie van elke deelnemer. De kolom "Verschil huidige kosten 2010 - 2012" laat het verschil van de huidige kosten van 2010 versus 2012 zien. Anders gezegd laat deze kolom zien hoe de huidige kosten van elke deelnemer zich hebben ontwikkeld in 2012 ten opzichte van 2010. In de kolom "Netto verschil 2012 - 2010" corrigeren we vervolgens voor deze wijziging in de huidige kosten van de deelnemers. De kolom "Netto verschil 2012 - 2010" geeft daardoor inzicht in hoeveel elke deelnemer er feitelijk (netto) op vooruit gaat door deelname aan GBLT.

We hebben verder in de nu volgende tabel geen rekening gehouden met de regeling voor Dronten, zodat beter inzicht ontstaat in de verschillen tussen 2010 en 2012.

29

Tabel 13. Vergelijking besparing 2012 met 2010 (bruto en netto) Organisatie

;

Bésparihgr

lig/mipy^yi

B^^ri^^OI?

Bruto verschil 2012r2010

Autonome Netto ontwikkelingen verschil kcetenjbijjélké/: h 2012-2010 deelnemer 21012 ,'.,to,v..'201p,.V ;-.-.-:

Dronten

€18.071

€47.937

€ 29.866

-€4.109

€ 25.757

Leusden

€194.433

€166.773

-€ 27.660

€29.132

€1.472 € 124.825

Nijkerk

€154.137

€190.170

€ 36.033

€ 88.792

GBLT/Tricijn

€ 162.451

€209.105

€ 46.654

Niet te herleiden

Totaal

€ 529.091

€ 613.985

€ 84.894

€113.815

€152.055

Conclusie is dat alle drie de gemeenten er per saldo (netto) in 2012 op vooruit gaan ten opzichte van 2010. Verdeling GBLT begroting over deelnemers In de nu volgende tabel laten we de volgende twee dingen zien: 0

We laten in de eerste plaats zien hoeveel elke deelnemer bijdraagt aan de begroting van GBLT incl. BTW. Ook is te zien hoeveel verrekenbare BTW er voor elke gemeente in de begroting van GBLT zit. Door de verrekenbare BTW af te trekken van de bijdrage incl. BTW krijgen we inzicht in de netto bijdrage van elke gemeente in GBLT. Dit zijn de middelste drie kolommen van de tabel: "Bijdrage incl. BTW", "Verrekenbare BTW" en "Netto bijdrage (excl. BTW)".

0

Daarnaast vergelijken we de huidige, eigen begroting van elke deelnemer (de kolom "Eigen begroting 2012") met de netto bijdrage van elke deelnemer aan GBLT (de kolom "Netto bijdrage (excl. BTW)). In de meest rechter kolom ("Voordeel eigen begroting - / - netto bijdrage) berekenen we wat het voordeel is voor elke deelnemer, door van de eigen begroting de netto bijdrage af te trekken.

Tabel 14. Verdeling begroting GBLT over de deelnemers (o.b.v. cijfers 2012) Organisatie

S S ^ g e ï i ! : ^ Bijdragéiricii ; Verrekenbare : Nettobijdrage j „ Vopijjedeigeri (ëxcl. BTW) ; j^f^Öj^^ïnetïö l y y E x m ^ - : ^yyerW^^: ::

.¥;HfJ;Si^di?igé: "";'* -'--

Dronten

€691.523

€ 698.236

€ 54.650

€ 643;586--

€ 47.937

Leusden

€ 658.700

€531.469

€ 39.542

€491.927'

€ 166.773

Nijkerk

€ 914.028

€ 790.064

€ 66.206

€ 723.858-

€190.170

GBLT/Tricijn

€12.601.381

€12.231.878

N.v.t.

€t'l2/23;i:8.78

€209.105

Totaal

€ 14.865.632

€ 14.251.647

€160.398

€ 14.091.249

€613.985

In bijlage 6 laten we een nadere uitsplitsing van de begroting van GBLT zien.

30

4. Vervolgproces

4.1 Algemeen beeld van de vervolgstappen Wij verwachten dat het besluitvormingsproces, inclusief advisering door ondernemingsraden en behandeling van het rapport in de colleges en (eventueel) raden resp. het DB & AB van GBLT en de DB's & AB's van de acht betrokken waterschappen, eind juni 2012 afgerond kan zijn. Wij gaan ervan uit dat de integratie van de gemeentelijke belastingafdelingen in GBLT uiterlijk op 1 januari 2013 afgerond is. De periode maart/april 2012 tot 1 januari 2013 wordt gebruikt voor vervolguitwerking en implementatie. De stuurgroep heeft daarbij aangegeven dat de start van de nieuwe organisatie moet plaatsvinden op het moment dat dat het meest efficiënt is, gelet op de pieken en dalen in het belastingproces. Dit kan dus betekenen dat de feitelijke, operationele start al in het najaar (b.v. per oktober 2012) zal plaatsvinden. Als belangrijkste aandachtspunten voor het kritische pad (tot de start van de samenwerking) zien wij: 1.

het bestuurlijke besluitvormingsproces;

2.

het personele traject; het afsluiten van een sociaal plan en vervolgens het plaatsen van management en personeel;

3. de ICT aspecten; het gaat dan met name om (1) de implementatie van Centric, (2) een goede koppeling van de WOZ basisadministratie (die overgaat naar GBLT) met de BAG basisadministratie (die bij de gemeenten blijft) en (3) de (mogelijke) digitalisering van de belangrijkste gegevens van afdelingen als BWT, GEO, Milieu en Burgerzaken. De ervaring leert dat een samenwerkingsproces opgeknipt moet worden in een aantal fases. Dit om er voor te zorgen dat de juiste dingen op het juiste moment worden gedaan en om steeds bestuurlijk commitment te hebben. Wij maken daarom een onderscheid tussen de strategiefase, de planfase, de ontwerpfase en de implementatiefase. In deze benadering worden de eerste drie fasen steeds afgerond met een document waarmee de besturen moeten instemmen alvorens met de volgende fase wordt begonnen. Wij onderscheiden de verschillende fasen vooral om er voor te zorgen dat zaken in de juiste volgorde gebeuren en bestuurlijk kunnen worden 'afgetikt', zodat voorkomen wordt dat steeds opnieuw discussies ontstaan en er '/oops' in het proces ontstaan. Als we kijken naar de status van dit samenwerkingstraject zien we het volgende. De strategiefase is afgerond. Het project bevindt zich thans in de planfase; op basis van voorliggend document wordt aan de deelnemers gevraagd een definitieve en onomkeerbare beslissing te nemen. De planfase is afgerond na besluitvorming over dit document. In de volgende ontwerpfase wordt het beslisdocument verder uitgewerkt. Daarna volgt de implementatiefase. We werken genoemde fasen nu verder uit.

31

4.2 Strategiefase: principebesluit samenwerking Op basis van het haalbaarheidsrapport hebben de colleges van B &W van de gemeenten resp. het DB van GB LT in de tweede helft van 2010 een principebesluit over samenwerking genomen. 4.3 Planfase: definitief besluit samenwerking In de planfase worden de uitkomsten van de strategiefase verwerkt in de nieuwe organisatie. Om te bewaken dat er eenduidige besluiten worden genomen zal voorliggend integratieplan (kunnen) dienen als een gezamenlijk en eensluidend voorstel (besluitvormingsdocument) aan de colleges van B&W en het dagelijks bestuur van GB LT. In de voorgestelde planning zouden de colleges van B &W en het DB van Tricijn maart/ april 2012 een besluit moeten hebben genomen, zodat vervolgens de colleges en de gemeenteraden (het laatste is feitelijk alleen van toepassing voor Dronten, gezien het voorbehoud van de gemeenteraad) en het AB van GB LT en de AB's van de acht waterschappen vervolgens uiterlijk in juni 2012 hun standpunt kunnen bepalen. In de nu volgende figuur hebben we de planning van de besluitvorming schematisch weergegeven.

Ï.TekstGR 2, Sociaal plan incl. plaatslngsproeedure 3. Integratieplan, Ine!,; ­ Organisatie: hoofd­ en fijnstructuur ­ Dïenstverieningsconcept ­ Harmonisatie beleidsregels ^ ^ ^ ^ ^ M ^ T g S ^ J

Project­, B estuurlijke stuurgroep en OR besluitvorming

^ V ^ ( ^ . . . t y J ^ ! ^ . | ^ u ^ j , .^j y. ■ tf .. ? yw r iM.B!yj^irtpfy*^^i.yg g ^v. ;B.. . ^ ^ v ^ q v » » ^ * ^ ^

jan 12

feb 12

7­12­2011

. apr 12

. ..._, mei 12

,

.

|

jun 12 30­6­2012

Bestuurlijk afstemmingsoverleg

Het resultaat van de planfase dient als basis voor een definitief (onomkeerbaar) besluit van de bestuurlijke gremia. Nadere uitwerking en detaillering van de planfase vindt plaats in de ontwerpfase. Daarbij zijn wijzigingen nog zeer wel denkbaar, leder samenwerkingsproces heeft immers een eigen dynamiek en laat zich op voorhand niet volledig plannen. Mogelijkheden voor een hoger tempo Om tempo in het samenwerkingsproces te houden, is in de planfase al een begin gemaakt met een aantal van de activiteiten uit de ontwerp­ en implementatiefase. Er kan dan bijvoorbeeld worden gedacht aan het reserveren van huisvesting in het pand van GBLT in Harderwijk. Daarbij geldt, dat er geen onomkeerbare beslissingen zijn c.q. worden genomen, zolang er geen definitief 'go' op de samenwerking gegeven is. Om tempo te maken zullen verder de ontwerp­ en implementatiefase grotendeels parallel worden uitgevoerd.

32

4.4 Ontwerpfase (januari 2012 - oktober 2012) In de ontwerpfase worden de plannen uitgewerkt tot op het detailniveau dat nodig is om te kunnen gaan implementeren. Belangrijke uit te voeren activiteiten en op te leveren resultaten zijn daarbij: 0

het aanwijzen van de leden van DB en AB, incl. roulatieschema;

0

een ontwerp voor de concrete inrichting van de organisatie op werkprocesniveau, mede in samenhang met de belastingapplicatie(s);

0

het inrichten van een P&C cyclus, inclusief het (opstellen van) prestatie-indicatoren en dienstverleningsovereenkomsten (afgekort: DVO's); hierbij hoort ook het maken van afspraken over de in te stellen overlegstructuren;

0

een (aangepast/ aangevuld) functieboek en een "was-wordt tabel";

0

een plan voor de wijze waarop de BAG administratie (bij de gemeenten) en de WOZ administratie (bij GBLT) gekoppeld gaan worden;

0

inzicht in de over te dragen werkvoorraden vanuit de gemeenten;

0

het maken van een plan voor de wijze waarop de (dynamische) archieven vanuit de gemeenten worden overgedragen: wat wordt gedigitaliseerd meegenomen en wat op papier;

0

het maken van een communicatieplan wat (in ieder geval) gericht is op de belastingmedewerkers, overige medewerkers van de gemeenten en de belastingplichtigen;

0

een uitgewerkte ontwerpbegroting en een openingsbalans.

Ook moeten de ICT-aspecten voortdurende aandacht krijgen. In deze fase worden de bestuurlijke gremia van het Openbaar Lichaam van Tricijn gewijzigd en aangevuld conform de tekst van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. Leden van het DB en het AB worden aangewezen. Het resultaat van de ontwerpfase is een implementatieplan met uitgewerkte deelplannen. Cultuur en communicatie Het behoeft geen uitleg dat bij het samenwerken tussen drie gemeenten en GBLT in het begin sprake zal zijn van cultuurverschillen. Het is dan ook belangrijk om vanaf een go-besluit aandacht te besteden aan de cultuuraspecten. Dat kan bijvoorbeeld door de medewerkers vanaf het begin te betrekken bij de inrichting van de organisatie; zo bereik je dat medewerkers elkaar reeds in een vroegtijdig stadium leren kennen en ervaringen kunnen uitwisselen over de verschillende werkwijzen. Daarnaast is het van belang om nadrukkelijke aandacht te besteden aan communicatie. Emoties en onzekerheden van medewerkers die niet meteen positief tegen deze verandering aankijken kunnen in veel gevallen door goede en regelmatig communicatie goed worden beantwoord en verholpen.

33

Ook wordt geadviseerd de gevoelens over de samenwerking die leven bij medewerkers snel in kaart te brengen en openheid te betrachten inzake de gezamenlijke keuze voor vrijblijvendheid/nietvrijblijvendheid inzake het overgaan van personeel. 4.5 Implementatiefase (februari 2012 - december 2012) In de implementatiefase staat op de eerste plaats de plaatsingsprocedure van de medewerkers centraal. Verder zal veel aandacht nodig zijn voor het inregelen van de IT-infrastructuur, het converteren van bestanden en het tot stand brengen van de interfaces met de 'moederorganisaties'. De huisvesting wordt ingericht. Er wordt een opzet gemaakt voor het traject, waarlangs de verschillende culturen worden samengesmeed tot één nieuwe cultuur. Verder moet worden gedacht aan het opstellen van de rechtspositionele uitvoeringsregels (en het overleggen daarover met het BGO) en het inrichten van de werkprocessen, de AO en de P&C-cyclus. De verhuizing moet worden voorbereid en uitgevoerd. Er worden verder herziene mandaten (indien van toepassing) verstrekt, er komt een (bijgestelde) administratieve organisatie, de procuratiestelling wordt geregeld, et cetera. Bestaande contracten en abonnementen van de gemeenten worden óf opgezegd óf overgenomen door GBLT. Ten slotte worden de taken van de huidige belastingafdelingen daadwerkelijk overgedragen. De uitkomst is dat de nieuwe organisatie (op zijn vroegst) op 1 oktober 2012 materieel kan starten. Per 1 januari 2013 zal formeel gestart worden met één organisatie onder aansturing en verantwoordelijkheid van één management en het GR-bestuur.

34

Bijlage 1 Fijnstructuur

Fijn structuur

Deze bijlage gaat in op de fijnstructuur van de processen WOZ, Heffen en Invorderen. Daarnaast gaan we specifiek in op de inhoud van de beleidsfunctie; dit is een functie die momenteel bij GBLT niet als zodanig (separaat) benoemd is. Beleidsfunctie Bij de beleidsfunctie gaat het om een fiscaal juridisch beleidsmedewerker die in samenwerking met de regiefunctionarissen van de gemeenten gaat zorgdragen voor: 0

in samenspraak met de regiefunctionarissen opstellen van concept verordeningen, inclusief een juridische toets;

0

het assisteren van de regiefunctionarissen bij het politieke besluitvormingsproces (B&W, raad) voor het vaststellen van de verordeningen;

0

beleidsvoorbereiding: leveren van input voor het beleid van de GR, samen met de regiefunctionarissen van de gemeenten.

Naar verwachting zal deze functie bij GBLT ondergebracht worden in de afdeling Bezwaar & Beroep. Het is hierbij (uiteraard) van belang dat er voor deze functie vervanging is geregeld. Het feit dat de beleidsfunctie een belangrijke rol vervult bij de contacten tussen gemeenten en GBLT roept in het algemeen de vraag op hoe deze contacten organisatorisch geregeld gaan worden. In de onderstaande tabel staat daarom voor een aantal onderwerpen aangegeven hoe de contacten tussen GBLT en gemeenten geregeld gaan worden. Tabel 15. Contacten gemeenten - GBLT Onderwerp/ taak

Functie(s) bij GBLT

Functie(s) bij gemeente

Verordeningen laten vaststellen

Beleidsfunctie (fiscaal juridisch)

Regiefunctionaris

Prognose belastingeenheden afgeven (tb.v. In samenwerking met de vaststellen tarieven door gemeenten) beleidsfunctionaris: • WOZ: voor de WOZ/OZB opbrengsten • Gegevensbeheer: voor de overige belastingsoorten

Regiefunctionaris i.s.m. afdeling Financiën

CBS gegevens (Stuf-cap)

Gegevensbeheer

Regiefunctionaris

DVO/ SLA vaststellen en bespreken11

Bedrijfsbureau

Regiefunctionaris

Dienstverlening richting burgers/ bedrijven

Adjunct directeur

Regiefunctionaris i.s.m. hoofd KCC

11

DVO staat voor dienstverleningsovereenkomst en SLA voor Service Level Agreement; het zijn vergelijkbare begrippen.

Fijnstructuur WOZ proces De belangrijkste subprocessen van het WOZ proces zijn: 0

Permanente Markt Analyse (PMA)/ gegevensverzameling marktinformatie. Het doel van dit subproces is het voorhanden hebben en onderhouden van marktgegevens. Dit is van essentieel belang om een volledig inzicht te krijgen in de ontwikkelingen op de markt, om te waarborgen dat in het waarderingstraject wordt aangesloten op het marktniveau.

0

Waardebepaling (en het vervolgens vervaardigen van taxatieverslagen). Het bepalen van de waarde van een onroerende zaak vormt het belangrijkste onderdeel van het WOZ-proces. Het bepalen van waarde komt aan de orde bij nieuwbouw, verbouw en de periodieke herwaardering.

0

Afhandelen bezwaarschriften en beroepsschriften. Wanneer een particulier (burger) of ondernemer van mening is dat zijn object een lagere WOZ waarde zou moeten krijgen, dan kan hij dit aan GBLT kenbaar maken doormiddel van een bezwaarschrift. Als deze vervolgens naar aanleiding van zijn bezwaarschrift in het ongelijk gesteld wordt door GBLT, kan de particulier (burger) of ondernemer, binnen zes weken, middels een beroepschrift beroep hiertegen instellen bij de sector bestuursrecht van de bevoegde rechtbank.

0

Klantcontacten. Dit betreft het beantwoorden van (algemene) vragen van klanten (burgers, bedrijven, etc).

Daarnaast kennen we nog de subprocessen "Koppeling met BAG (bijhouding)", "Objectafbakening" en "Waardering objecten in aanbouw". Binnen het WOZ proces kunnen we de volgende functies: 0

Coördinator;

0

Senior WOZ-medewerker;

0

WOZ medewerker;

0

Taxateur.

Daarnaast worden bepaalde taken uitbesteed; het gaat dan met name om de werkzaamheden rondom bijzondere/ incourante objecten. Coördinator De rol van de coördinator is: 0

Harmoniseren van de werkwijzen binnen het team WOZ; de WOZ medewerkers zijn immers afkomstig van 3 verschillende gemeenten.

0

Maken van (operationele) werkafspraken met medewerkers; functionele aansturing van het team; begeleiden van medewerkers in het team.

0

Bewaken van het proces; beheren van de workload.

0

Contacten met externe partijen als de Waarderingskamer en de belastingdienst.

0

Contacten met deelnemende gemeenten. Hieronder valt onder andere: Het opstellen en bewaken van een uitwisselingsprotocol BAG+ - WOZ (en vice versa); dit betreft onder meer de aanlevering van gegevens (in november) over objecten die in aanbouw zijn. Het aanleveren van gegevens over de WOZ om te komen tot een goede tariefbepaling van de OZB door de gemeente. Het afspreken van presentatie indicatoren en bijbehorende normen met gemeenten, inclusief het monitoren dat de normen worden gerealiseerd.

e

Inhoudsdeskundige op het gebied van de WOZ; hieronder valt o.a. het bijhouden van de ontwikkelingen t.a.v. de WOZ en deze vertalen in uitvoeringsbeleid.

0

Verantwoordelijk voor (het organiseren van) de integraliteit van de gegevensbestanden. Hierbij is van belang op te merken dat de WOZ een zogenaamde basisadministratie is, wat het goed beheren van de gegevensbestanden extra belangrijk maakt.

o

Verantwoordelijk voor het uitvoeren van het controleprotocol i.v.m. rechtmatigheid, kwaliteit en volledigheid (o.a. in het kader van AO/ IC).12

e

Neemt indien nodig deel in projecten, bijvoorbeeld rondom de BAG en het KCC van GBLT.

0

Definitief maken van de WOZ waardes (functioneel gezien).

0

Schakel tussen het team en het hoofd van de afdeling gegevensbeheer.

13

Daarnaast kent het WOZ team senioren. Specifieke functies van de senior zijn (aanvullend ten opzichte van hetgeen genoemd staat in de onderstaande tabel): 0

Invullen van de vragenlijst van de Waarderingskamer; aanwezigheid bij het overleg met de Waarderingskamer; voorbereiden van de inspecties van de Waarderingskamer; uitvoeren van het controleprotocol van de Waarderingskamer.

0

Stelt trendanalyses op (als gevolg van de PMA); houdt de marktontwikkelingen in de gaten.

0

Uitvoeren van het IC controleprotocol (in samenspraak met de coördinator).

0

Organiseren van (delen van de) de operationele werkvoorraad (in samenspraak met de coördinator).

Naar verwachting zal het team 2 senioren kennen, waarbij de ene senior zich primair zal richten op de PMA en de herwaardering en de andere op bezwaar & beroep. In overleg met de 2 senioren zal de daadwerkelijke invulling van het takenpakket worden bepaald.

12 13

AO staat voor Administratieve Organisatie en IC voor Interne Controle. Juridisch gezien is dit de verantwoordelijkheid van de heffingsambtenaar.

In de nu volgende tabel laten we per functie per subproces op hoofdlijnen de uit te voeren werkzaamheden zien. Subprocessen WOZ Permanente Markt Analyse (PMA)/ gegevensverzameling marktinformatie/ periodieke henwaardering

1 Categorie

Senior WOZmed.

WOZ-medewerker

Woningen

- Beoordelen/ fiatteren van de uitkomsten van de PMA

Verzamelen van vraagprijzen (via b.v. Funda) en gerealiseerde verkoopprijzen (van Kadaster en zonodig inlichtingenformulier)

Analyseren van vraagprijzen en gerealiseerde verkoopprijzen

Courante niet woningen

Zie boven; in aanvulling hierop gaat het ook om verzamelen huurcijfers

Zie boven; in aanvulling hierop gaat het ook om analyseren huurcijfers

Agrarisch

Zie boven

Zie boven

Incourant

Invoeren van gegevens in TIOX

Vertalen van TIOX gegevens naar taxatie van een object Beoordelen hoe BAG adres/ pand wordt opgenomen in de WOZ

Taxateur

Koppeling met BAG+ (bijhouding)

Bewaken terugleveringen

Opvoeren WOZ object n.a.v. nieuw adres in BAG (voor zover geen geautomatiseerde koppeling BAG-WOZ beschikbaar)

Object-afbakening/ AKR verwerking

Beoordeling en fiattering complexere objectafbakeningen (uitzonderin-gen op BAG)

Constateren en (na Beoordelen en taxeren beoordeling door de n.a.v. (herziene) taxateur) doorvoeren van objectafbakening (herziene) objectafbakeningen in het systeem

Waardebepaling, incl. vervaardigen taxatie-verslagen

Woningen

Courante niet woningen

Waardering objecten in aanbouw

Modelinrichting Mutaties aanleveren van de waardevoor veldwerk ringsmodule i.c.m. WOZ medew. en taxateur Zie boven

(1) Veldwerk, (2) controleren vergelijkings-objecten, (3) waarderen Zie boven

Agrarisch

TIOX

Mutaties TIOX doorvoeren

Beoordelen/ waarderen taxaties a.d.h.v. TIOX

Incourant

TIOX

Zie boven bij agrarisch

Zie boven bij agrarisch

Inventarisatie objecten in aanbouw en bouwterreinen (december/ januari) => Invulling hangt af van uitkomst onderzoek koppeling BAG-WOZ

Foto's maken en waarderen => Invulling hangt af van uitkomst onderzoek koppeling BAG-WOZ

Alle

Uitbesteed

Waarderen bijzondere objecten (vb Walibi)

Subprocessen WOZ

Senior WOZmed.

WOZ-medewerker

Taxateur

- Complexere bezwaren - Opstellen en indienen verweerschrift (in samen-spraak met coördinator) - Mondelinge behandeling van het geschil bij de rechtbank (samen met de taxateur) - Venwerken van de uitspraak

- Hoorzittingen (gespreksleider) - Onderbouwing en controle verkoopcijfers - Verwerking in systeem van het dossier; als waarde wijzigt wordt referentiestelsel ook gewijzigde; - Bewaking van termijnen

- Afweging opname ter plaatse - Hoorzittingen - Doorvoeren mutaties in sys-teem - Terugmelden aan BAG - Opstellen taxatierapport bij verweerschrift - Bijwonen en vertegenwoordi-gen van de organisatie bij de rechtbank (met senior)

Courante niet woningen

Idem

Idem

Agrarisch

Idem

Idem

Incourant

Idem

Concept uitspraak bijzondere objecten Overige specifieke info KCC:14 w.o. taxatieverslagen eerste lijn en niet woningen toezending formulieren

Categorie

Afhandelen Woningen bezwaarschriften en beroepschriften

Afhandelen klantcontacten

Afhandelen complexe klantvragen (maatwerk)

Afhandelen complexe klantvragen (maatwerk vragen)

Uitbesteed

Concept uitspraak bijzondere objecten

Idem

De applicatiebeheerder vervult ten behoeve van het WOZ proces de volgende taken: 0

Alle Stuf bestanden genereren en versturen, o.a. Stuf-Cap t.b.v. CBS.

0

Binnenhalen van de gegevens van de BAG+ vanuit de gemeenten.

0

Maken en draaien van queries t.b.v. de WOZ, bijvoorbeeld voor bepalen OZB tarieven en controles van o.a. de Waarderingskamer (o.a. periodieke vragenlijst).

0

Functioneel beheer van het pakket: -

Testen nieuwe releases en instrueren gebruikers. Gebruikersbeheer: aanmaken gebruikers, beheren autorisaties, vraagbaak/ aanspreekpunt voor gebruikers (gerelateerd aan de applicatie), etc.

14

Afhankelijk van het gekozen dienstverleningsconcept gaat het hierbij om het KCC van de gemeenten of van GBLT.

-

0

Participeren in de ontwikkeling van het pakket; initiërende (proactieve) rol voor beter gebruik van de mogelijkheden van het pakket.

Invullen en beheren van code tabellen (gelieerd aan het maken en draaien van queries).

Overige opmerkingen ten aanzien van de fijnstructuur van de WOZ zijn: 0

In de beginjaren zal wellicht relatief meer inhuur op diverse processen plaatsvinden; doel is uiteindelijk zoveel als mogelijk van de taken zelf in huis uit te voeren (behalve de waardering van de incourante objecten).

0

De heffingsambtenaar zit bij Heffen/ aanslagregeling. In de loop van 2012 zal vastgesteld worden hoe dit georganiseerd gaat worden.

Fijnstructuur processen Heffen en Invorderen De fijnstructuur van de processen heffen (inclusief gegevensbeheer en aanslagregeling) en invorderen komt overeen met de huidige fijnstructuur van Tricijn. Dat betekent dat zowel de subprocessen als de functies hetzelfde zijn. In de nu volgende tabel laten we per functie per proces in hoofdlijnen de werkzaamheden zien. Tevens geven we per subproces aan of er synergiemogelijkheden zijn bij de samenvoeging van gemeentelijke en waterschapsbelastingen. (Sub)processen

Applicatiebeheerder

gegevensbeheer o l AKR Actualiseren

All round bel. Administratief bel. Synermedewerker medewerker gie

Behandelfunctionaris

/y^/y/y^/y/y/Inlezen |

Verwerken gegevens

X X

| WOZ Actualiseren Stuf WOZ bestanden (WS)

Inlezen

Verwerken gegevens

Controle

BAG actualiseren | (landelijke voorziening)

Inlezen

Verwerken gegevens

Controle

| GBA VO-107 actualiseren

Inlezen en beheren

Controle

Controle

| GBA VO-710 actualiseren

Inlezen en beheren

Controle

Controle

| PCode Actualiseren

Inlezen

l Water verbruik gegevens Actualiseren WS; nodig voor zh bedrijven Nijkerk: differentiatie rioolheffing

Inlezen

Bedrijven actualiseren (gebruik, via bestand KvK/ Cendris)

Inlezen

Beoordelen uitval Beoordelen uitval Beoordelen

Opsporen bedrijven (in BEMUS)

Inlezen

Beoordelen

Beoordelen

X

Invoeren

Controle

X

Opvoeren bedrijven (in IBS)

Inlezen

Opvragen gegevens Opvragen gegevens Controle

X

x

All round bel. Administratief bel. Synermedewerker medewerker gie

(Sub)processen

Applicatiebeheerder

Objecten tarief differentiatie kaart bijwerken (WS)

Bijwerken kaart

Controle

Invoeren

Controle

Tarieven actualiseren

Behandelfunctionaris

Uitvoeren adresonderzoek (onbestelbaar retour post)

Uitvoeren

X

3 naar 1 VE verzoeken verwerken (WS)

Uitvoeren

X

Ozb eigendom

X

Controle

Ozb gebmik

Controle

Verwerken

Rioolheffing

Controle

Verwerken

X

Rioolheffing variabel

Controle

Verwerken

X

Reinigingsrechten

Controle

Verwerken

X

Afvalstoffenheffing

Controle

Verwerken

X

Inlezen gegevens voor diftar (containers/ledigingen)

X

Controle/verwerken

Inlezen

Hondenbelasting

Controle

Verwerken

Forensenbelasting

Controle

Verwerken

Toeristenbelasting

Controle

Verwerken

X

Parkeerbelasting (Dronten/Nijkerk15

Controle

Verwerken

X

Baatbelasting (Dronten)

Controle

Marktgelden (Dronten)

Controle

Verwerken

Automatische verminderingen/correcties

Controle

Verwerken

Opleggen van aanslagen/beschikkingen Aanslagregeling ..- .. Printservice bureau (contacten en accorderen)

Opstellen productieplanning

Drukwerk voorbereiden (alles exd. Bijsluiter)

16

Proef/definitieve kohieren draaien

Eindcontrole

Aanmaken en verzenden en invullen geleideformulier bestanden

Controle geleidefomulier voor verzenden. Is contactpersoon Opstellen in overleg met de betrokken afdelingen Uitvoeren

Nijkerk weet nog niet zeker of het de parkeerbelasting wil overdragen aan GBLT.

X

(Sub)processen

Applicatie­ beheerder

Behandel­ functionaris

All round bel. Administratief bel. Syner­ medewerker medewerker gie

Retour post verwerken aanslagregeling Aangifte formulieren verzenden (WS bedrijven)

Inboeken Aanmaken bestanden

Versturen

Voortgang rapp. AR opstellen

Uitvoeren

Verwerken bezwaa ­iiëróèp/,/: Afhandeling bezwaarschriften (exd. WOZ)

Afhandelen

Afhandelen beroepschriften (exd. WOZ)

Afhandelen (fisc.juridisch medew.)

Afhandelen administratieve beroepen kwijtschelding

Afhandelen

Vergoeden proceskosten

Bepalen hoogte

Invorderen. :."■■'

ys^y/z/hyy­­/­; Beheer

'­ Beheer

X

Beheren stopcodes Realiseren herinneringen (buiten gebruik WS, Gem. Nijkerk en Leusden wel)

Draaien bestanden

Controle

X

Realiseren aanmaningen

Draaien bestanden

controle

X

Realiseren dwangbevelen (post)

Draaien bestanden

Controle

X

Realiseren hernieuwd (dwangbevel) bevel

Draaien bestanden

Controle

X

1 aatste waarschuwing (politiebriefje) Realiseren loonvordering

Deurwaarder

X

Deurwaarder

X

Realiseren beslaglegging

Deurwaarder

X Voorstel deurwaarder, besluit aangewezen ambtenaar

Aanmaken oninbaarheidsverklaring

X

Verkopen vordering obv no­cure no­pay Verwerken machtigingen Al

Verwerken

Verwerken intrekkingen Al Automatische kwijtschelding (Inlichtingenbureau)

Verwerken Genereren en versturen bestand

Opmaken bestanden

X

(Sub)processen

Applicatiebeheerder

Behandelfunctionaris

All round bel. Administratief bel. Synermedewerker medewerker gie

Verwerken automatische incasso (versturen gegevens/bestand naar bank controleren verwerkingsverslag en archiveren)

Aanmaken en versturen

X

Betalingsverwerking bank

Verwerken gehele automatiseringsdeel van het proces Verzamelen gegevens

X

Controle op de betalingsverwerking

Verwerken controle gegevens

X

Verwerken indirecte bak IBS

Verwerken

X

Handmatige betalingsverwerking

verwerken

X

Opstarten

Accorderen en verzenden

X

Opstarten en verzenden

Correcties uitvoeren

X

Verwerken verrekeningen

Verwerken terugbetalingen Verwerken contante betalingen

Afdragen

Verwerken en afdragen

X

Afhandelen verzoek betalingsregelingen

Complexere regelingen

Ontvangst, controle gegevens en afhandeling

X

Ontvangst, controle gegevens en afhandeling

X

Afhandelen verzoek kwijtschelding Realiseren geautomatiseerde kwijtschelding

Inlezen en verwerken

Verwerken surseance Verwerken faillissementen

Verwerken schuldhulpverlening

Verwerken faill. Gegevens

Opbouw bestanden

X

Ontvangen en Verwerken

X

Ontvangen en verwerken Verwerken

Bijlage 2 Dienstverleningsconcept

Dienstverleningsconcept

In deze bijlage worden de mogelijkheden verkend voor de wijze waarop het dienstverleningsconcept gemeenten - GBLT ingevuld kan worden. Op basis van deze verkenning komen we tot een voorstel. Bij dienstverleningsconcept gaat het om de wijze waarop de contacten met de burgers/ bedrijven van de gemeente(n) richting GBLT worden georganiseerd16. Het gaat dan bijvoorbeeld om de welk telefoonnummer vermeld staat op het aanslagbiljet: is dat het telefoonnummer van de gemeente of van GBLT? De opbouw van deze bijlage ziet er als volgt uit: 1. We werken eerst twee varianten voor het dienstverleningsconcept, namelijk afhankelijk van de vraag of het gemeentelijk KCC wel of geen rol krijgt, nader uit. 2. Vervolgens wegen we beide varianten tegen elkaar af met behulp van een aantal (afwegings)criteria. 3. Op basis hiervan komen we tot het volgende voorstel. 1. Uitwerking twee varianten: wel of geen rol KCC gemeenten In de nu volgende tabel staat een beschrijving van beide varianten voor elk van de mogelijke communicatiekanalen. Tabel 16. Beschrijving twee varianten voor het dienstverleningsconcept Communicatiekanaal

GBLT Ls.m. KCC gemeenten

Aanslagbiljet (en Op het gecombineerde aanslagbiljet staat het bijsluiter) telefoonnummer van één van de drie gemeenten (of de gemeente en GBLT). De burger (belastingplichtige) wordt geadviseerd om bij vragen contad op te nemen met de eigen gemeente.

Telefoon

0

0

16

GBLT enig aanspreekpunt (geen rol KCC gemeenten) 0

0

Op het gecombineerde aanslagbiljet staat alleen het telefoonnummer van GBLT c.q. de burger wordt geadviseerd dired contact op te nemen met GBLT. De opbouw van het aanslagbiljet is voor alle gemeenten in het werkgebied van GBLT gelijk; via de - per gemeente op maat gemaakt - bijsluiter wordt specifieke informatie verstrekt over de belastingsoorten op het biljet.

Als een burger belt, dan beschikt het KCC 0 over het antwoord op de meest gestelde (eenvoudige) vragen. 0 Voor de ingewikkelder vragen verbindt de gemeente door met een spedalist van GBLT.

In principe belt de burger bij vragen rechtstreeks met GBLT. Als de burger toch de eigen gemeente belt, dan wordt deze door de gemeente dired doon/erbonden met de front office van GBLT.

Voor de goede orde: het gaat hierbij (dus) niet om het dienstverleningsconcept van GBLT zelf (of van de gemeenten).

Communicatiekanaal

Balie/fysiek loket

GBLT i.s.m. KCC gemeenten 0

Om ervoor te zorgen dat de baliemedewerkers de meeste gestelde vragen kunnen beantwoorden zal GBLT jaarlijks een training verzorgen over zowel gemeentelijke als waterschapsbelastingen (vanwege het gecombineerde aanslagbiljet).

0

Zie boven: de baliemedewerkers hebben antwoord op de meest gestelde vragen. Bij ingewikkelder vragen wordt de burger geadviseerd om (telefonisch) contad met GBLT op te nemen. Voor ingewikkelder vragen is er in de twee weken na het verzenden van de bulkaanslagen op locatie ondersteuning vanuit GBLT beschikbaar

0

GBLT enig aanspreekpunt (geen rol KCC gemeenten)

De burger neemt contad op met GBLT voor het maken van een afspraak. De locatie van de afspraak ziet er als volgt uit: 0 In de twee weken na het verzenden van de bulkaanslagen organiseert GBLT (dagelijks) spreekuur op locatie. 0 Voor de rest van het jaar gaat de burger naar Harderwijk.

Hoorzittingen

Hoorzittingen zijn altijd op verzoek van de belastingplichtige. In deze variant vindt de hoorzitting plaats bij de gemeente of GBLT.

Hoorzittingen zijn altijd op verzoek van de belastingplichtige. In deze variant vindt de hoorzitting plaats bij GBLT.

Post

Zie beschrijving hiernaast bij de andere variant.

Postadres is het adres van GBLT. Het KCC van de gemeente speelt hierin geen rol. Dat betekent dat op het gecombineerde aanslagbiljet een postbus nummer van GBLT staat vermeld.

Website

Op de website van de gemeente staat informatie over de belastingen.

Op de website van de gemeente staat (summiere) informatie over de belastingen, zoals het tarievenbeleid. De burger wordt (vervolgens) via de website van de gemeente doorgelinkt naar de website van GBLT.

E-Loket

Zie beschrijving hiernaast bij de andere variant.

Via de website van GBLT kunnen (contact) formulieren worden ingevuld. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld aangiftes en afmeldingen voor de hondenbelasting en de toeristenbelasting gedaan worden. Verder wordt het E-loket gebruikt voor het indienen van de (WOZ) bezwaren.

Email

Zie beschrijving hiernaast bij de andere variant.

Emailadres is het adres van GBLT. Het KCC van de gemeente speelt hierin geen rol. Dat betekent dat op het gecombineerde aanslagbiljet een email adres van GBLT staat vermeld.

2. Afweging beide varianten In de nu volgende tabel staat een afweging van beide varianten. We laten voor elk van de twee varianten per afwegingscriterium de score en de argumentatie voor de score zien. Tabel 17. Afweging twee varianten voor het dienstverleningsconcept Afwegingscriteria

GBLT i.s.m. KCC gemeenten

Meest klantgericht

0 0

/i/7poof efficiënte

werkwijze/ laagste kosten

Kwetsbaarheid

i \ ¥ V \^ l\J*S t * U l i t V I V

GBLT enig aanspreekpunt (geen rol KCC gemeenten)

0 Deze aanpak is klantgericht in de zin dat de burger voor alle belastingvragen in de eigen woonplaats terecht kan Deze aanpak is minder klantgericht in de zin dat een burger bij ingewikkelder vragen meer tijd kwijt is voor beantwoording van de vraag; 0 daarnaast is het risico groter dat de burger van het kastje naar de muur wordt gestuurd

s

Deze aanpak is minder klantgericht in de zin dat de burger voor belastingvragen niet terecht kan in de eigen woonplaats Deze aanpak is klantgericht in de zin dat eenvoudige en complexe vragen over alle heffingen op één plek kunnen worden afgehandeld; dit is duidelijker voor de klant

Deze aanpak is minder efficiënt om de volgende redenen: 0 er zijn per saldo voor alle deelnemers gezamenlijk meer fte's nodig door overlap en leegloop 0 de baliemedewerkers moeten opgeleid worden (dit is een continu proces, i.v.m. wijzigingen in de belastingwetgeving); daarbij moet bedacht worden dat bij de gemeente kennis moet worden opgebouwd van de waterschapsbelastingen vanwege het gecombineerde aanslagbiljet; 0 er is vaker overleg nodig tussen de partijen 0 afhankelijk van welke vragen door de KCC medewerkers beantwoord mogen worden, is toegang tot de Centric belastingapplicatie bij gemeenten noodzakelijk; dit heeft extra kosten tot gevolg

Deze aanpak is efficiënter om de volgende redenen: 0 De bezetting van de front office is beter af te stemmen op de vraag, daardoor zijn er per saldo minder fte's nodig 0 Er hoeft geen tijd gestoken te worden in opleiding van de baliemedewerkers bij de gemeenten en afstemming van de front offices van gemeenten en GBLT

De beperkte bezetting van de frontoffice (met belastingkennis) bij elke gemeente is kwetsbaar en minder goed in staat om (onverwachte) pieken in de vraag en ziekte of vertrek van medewerkers op te vangen

De grote schaal van GBLT maakt het makkelijker om (onverwachte) pieken in de vraag en ziekte of vertrek van medewerkers op te vangen

I

si

Afwegingscriteria

GBLT Ls.m. KCC gemeenten

Eenduidigheid van de beantwoording van vragen

Als elke gemeente een eigen frontoffice heeft is het Met één frontoffice is het risico risico groter dat vragen en/of verzoeken niet kleiner dat vragen en verzoeken eenduidig beantwoord of afgehandeld worden niet eenduidig worden afgehandeld

Duidelijke rolverdeling Bij deze variant kan op de verschillende tussen GBLT en KCC/ organisatorische niveaus onduidelijkheid ontstaan over wie wat doet en wie precies waarvoor gemeente verantwoordelijk is (t.a.v. de interactie met belastingbetalers)

GBLT enig aanspreekpunt (geen rol KCC gemeenten)

Bij deze variant is bestaat 100% duidelijkheid over wie wat doet en wie precies waarvoor verantwoordelijk is

3. Uitwerking voorkeursvariant Gelet op de voor- en nadelen van beide varianten adviseren we om te kiezen voor de variant dat de front office (alleen) bij GBLT wordt ingericht. Een extra argument is dat deze wijze van dienstverlening een bewezen concept is bij andere samenwerkingsverbanden (BSR, SVHW). In de nu volgende tabel staan per communicatiekanaal een aantal aanvullende voorstellen. Tabel 18. Uitwerking voorkeursvariant Communicatiekanaal Advies Aanslagbiljet (en bijsluiter)

0

0

Telefoon

17

0 0

Vanaf het moment dat de organisatie "live" gaat, dient gecommuniceerd te worden dat het correspondentieadres, inclusief telefoon en e-mail veranderd is. Dit moet eenduidig bij alle deelnemers gebeuren. Indien een gemeente speciale wensen heeft ten aanzien van het informeren van de burgers, zullen hierover t.z.t. (financiële) afspraken gemaakt worden met GBLT. De informatieverstrekking via de bijsluiter c.q. de opzet van de tekst in de bijsluiter is de verantwoordelijkheid van GBLT. Een concept versie van de bijsluiter wordt besproken met de regiefunctionarissen. Deze bijsluiter bevat belasting gerelateerde informatie, zoals het tarievenbeleid en de openingstijden van de front office van GBLT. De bijsluiter is (dus) beleidsarm. Indien een gemeente uitgebreidere informatie wil opnemen in de bijsluiter, zoals de wijze waarop het belastinggeld besteed wordt, zullen hierover t.z.t. (fmandële) afspraken gemaakt worden met GBLT. In principe belt een belastingplichtige (burger) bij vragen rechtstreeks met GBLT. Als een belastingplichtige telefonisch contad opneemt met de gemeente (bijvoorbeeld via 14+) is het gemeentelijk KCC in staat om de meest gestelde vragen mondeling te beantwoorden (80-20 regel). Dit betreft de meest gestelde vragen en antwoorden die ook beschikbaar zijn op de website van GBLT. In die gevallen waarin dat niet mogelijk is schakelt de gemeente door naar het KCC van GBLT.17

In het kader van privacy en beveiliging hebben de KCC medewerkers van de gemeenten overigens geen inzage in de belastingapplicatie van GBLT (Centric). Anders gezegd is er uit privacy en

Communicatiekanaal Advies 0 GBLT dient de bereikbaarheid te garanderen, zodat er geen telefoontjes tussen beide call-centres (van gemeente en GBLT) blijven hangen. Balie/fysiek loket 0 Als er na de zgn. "aanslagruns" behoefte is aan baliecontact neemt de belastingplichtige contad op met het KCC van GBLT voor het maken van een afspraak. De locatie van de afspraak wordt in onderling overleg bepaald. Een afspraak inplannen met een belastingspecialist gebeurt idealiter tijdens van te voren vastgelegde "spreekuren". Dit is één vast moment of meerdere vaste momenten per week (in het bijzonder na de zgn. "aanslagruns"), waarop iemand "vanuit" Harderwijk naar de desbetreffende gemeente komt. o Als een belastingplichtige aan de balie van de gemeente komt, is het gemeentelijk KCC in staat om de meest gestelde vragen mondeling te beantwoorden (80-20 regel); dit zijn de meest gestelde vragen en antwoorden die ook beschikbaar zijn op de website van GBLT. Voor andere vragen kan de belastingplichtige een afspraak maken met GBLT. 0 Ook kan informatie over het feit dat de belastinginning van de gemeentebelastingen via GBLT loopt ingebracht worden in het informatiepakket voor nieuwe ingezetenen (van de gemeenten). 0 Na het eerste jaar kan geëvalueerd worden wat de beste werkwijze is. Hoorzittingen

Het advies is om in ieder geval het eerste jaar de keuze voor de locatie van de hoorzittingen over te laten aan de belastingplichtige (Harderwijk of gemeentehuis; hiervoor wordt dan -om niet- ruimte ter beschikking gesteld op het gemeentehuis). Na het eerste jaar kan geëvalueerd worden wat de beste werkwijze is.

Post

Geen aanvullingen ten opzichte van hetgeen staat vermeld in de tabel bij onderdeel 1.

Website

In afwijking van hetgeen in de haalbaarheidsrapportage staat vermeld is het voorstel om primair de website van GBLT als bron van informatie richting burgers aan te bieden. Daarnaast hebben burgers ook de mogelijkheid om via de gemeentelijke websites op de website van GBLT terecht te komen. Op de website van de gemeente zelf staat informatie over de belastingen, zoals het tarievenbeleid.

E-Loket

Per 1 januari 2012 heeft GBLT een operationeel E-Loket. In de loop van 2012 zal ervoor gezorgd worden dat per 1 januari 2013 ook de gemeentelijke E-formulieren via dit kanaal aangeboden kunnen worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het indienen van bezwaarschriften, opgeven van honden en verzoeken voor vermindering van afvalstoffenheffing. Daarnaast zullen de mogelijkheden rondom de digitale nota nauwlettend gevolgd gaan worden.

Email

Geen aanvullingen ten opzichte van hetgeen staat vermeld in de tabel bij onderdeel 1.

beveiligingsoverwegingen niet gekozen voor een technische koppeling vanuit de gemeenten naar de belastingapplicatie van GBLT.

Bijlage 3 Harmonisatie uitvoeringsbeleid

Harmonisatie uitvoeringsbeleid

Deze bijlage gaat in op de harmonisatie van de beleidsregels c.q. van het uitvoeringsbeleid, als randvoorwaarde voor een gecombineerd aanslagbiljet van gemeenten en waterschappen. Het uitvoeringsbeleid hebben we geïnventariseerd met behulp van de drie tabellen in het vervolg van deze bijlage: 1.

2.

De eerste tabel betreft de beleidsaspecten zoals kwijtschelding, opschortende werking van betaling bij bezwaar/beroep, het versturen van herinneringen/aanmaningen en het aanwijzen van de belastingplichtige; De tweede tabel omvat de betaaltermijnen per belastingsoort: het gaat dan om automatische incasso (a.i.) en acceptgiro;

3.

De derde tabel omvat de dagtekening van de aanslag, per belastingsoort.

Per tabel hebben we in de onderste regels (van de tabel) het volgende aangegeven: 0

wat het meest optimale zou zijn vanuit de uitgangspunten "meest efficiënte werkwijze", "meest klantgericht" en "maximalisatie van belastingopbrengst";

0

het advies (onderstreept met de kleur groen).

Voor de volgende beleidsregels is overigens mogelijk ook nog harmonisatie noodzakelijk: 0

Beleidsregel fiscale bestuurlijke boeten.

0

Beleidsregels invordering belastingen.

0

Beleidsregels inzake het toekennen van ambtshalve verminderingen.

0

Incassoreglement Belastingsamenwerking.

0

Aanwijzingsbesluiten heffingsambtenaar, invorderingsambtenaar en inlichtingenverplichtingen.

1. Beleidsaspecten De nu volgende tabel gaat in op (de harmonisatie van) de beleidsaspecten zoals kwijtschelding, opschortende werking van betaling bij bezwaar/beroep, het versturen van herinneringen/ aanmaningen en het aanwijzen van de belastingplichtige

Tabel 19. Harmonisatie beleidsaspecten 1. Aspecten .Kwijt­ , Schort van uitvoe­ . scfieldin/ ' bètalings­ ...: ringsbelei*:. yg*t(ndm)'~ verplichting pp invordering : yy*. ha indienen:­ s­beleid ;. kwijtscfielding Fr^X .­ ^ , .­­ ­" s­vèrzoek?

Bezwaar/ Verstuur Aanwijzen Stome­ tu belastingplichtige ririgèn .beroep ^schbrtde .heriri­.: ;(o:b.v.v Sbeta­ nerinjg beleidsregels) ■'.­. ■ïlingsyer­ ï v o p r ■:­ ■ plichting aanma­ ;weiofniet­. ning? . ­ op?. " ' • . ' • ■ .

'■■■■:■

'

/

­

"

'

■

■■■■­

'

■

■

"

.

­'

'

.

'

'

"

­

: ■ : ­ . ' . . ­

:

■

f

" .

•■

Oninbaar vërkJareri ■:

•

r

'

■ ' ­ . ­ "

.

■ ' ■ ' ■

"

■

­

Dronten

100%

Ja

Nee

Nee

Oudste

Na 2 keer stomeringe n uit a.i.

Op basis van aanwijzing zelf oninbaar verklaren18

Leusden

100%

Ja

Nee19

Ja

Oudste

Na 2 keer uit a.i.

Bevoegdhei d van het college

Nijkerk

100%

Ja

Nee; evt. beta­ lingsregelin g voor bedrag in geschil buiten invordering

Nee, behalve Diftar

1ecriterium: Inde GBA aangewezen als hoofdbewoner 2e criterium: Oudste

Na 3 keer uit a.i.

Deurwaar­ der stelt lijst op; deze wordt besproken in poho

Water­ schappen/ GBLT

100%

Ja

Per 2012: Nee, alleen op verzoek voor bestreden deel

Nee

Verschillend per belastingsoort; zie opmerking onderaan deze tabel

Na 2 keer uit a.i.

Zie onder de tabel

Bij uitgangs­ punt "meest efficiënte werkwijze"

ïïffo% . ■m­

Oudst levende

■■■MSE­V.:

wmmm

Wee ­

ym

keer uit­■ '■ ' ■fft:/. a.i.

mmmi manm

■ / ■

Bij uitgangs­ punt "meest klant­ gericht"

18

1.00%

J a . ■ ■ / : . / ' ^.r Ja

Ja

■

/

■

■

~

:

:

/

!

­

■

DB­ y GMÏ?0

y©udste; o o ­ ' ■ ■ ''■• Blijven proberen verzoek is wiizioing (aanwiizen) Wlastingplichtiq

Op basis van aanwijzing (d.w.z. overdracht van bevoegdheid c.q. delegatie van het college) verklaart de

invorderingsambtenaar een vordering oninbaar. 19

Voor evt. betalingsregeling voor bedrag in geschil buiten invordering stuurt Leusden een rentebeschikking na

ongegrond verklaring. 20

Er worden in het DVO resultaatafspraken (normen/ percentages) gemaakt over oninbaar verklaren per

belastingsoort. Als GBLT slechter scoort dan deze normen, wordt een analyse gemaakt en gerapporteerd aan de betrokken deelnemer/ portefeuillehouder.

Bezwaar/ 1. Aspecten KwiJtv Schort van uitvoe­ schéldin betalings­ beroep ringsbeleid/ Ï 0 n 0 r m ) / verplichtingpp schort de invordering / nairidiëhéh: ' ; ::beta­ ­yy s­beleid: kwijtschelding lingsyerr s­veizoek?.'■'■;■'■ plichöhg \vel!oif,niet r.Oip?.

yyyyyyy^

Verstuur 't", herin­ rièrirfg voor;­ aanma­ ning? /.

Aanwijzen belastingplichtige (o.b.y..

^Stbnwr­r^­; ï iOniribaar ringen ­/y.­.­' verkicireri

beleidsregels):

rWmsmiïimy/ :­iaarx + 1&

/} c

": ­

Bij het aanwijzen van de belastingplichtige bij GBLT c.q. de 3 waterschappen van Tricijn maken we onderscheid tussen: 0

Watersysteem heffing (wsh). Formeel moet de tenaamstelling volgens het aanwijzingsbesluit als volgt bepaald worden voor de watersysteemheffing: 1. degene die vol eigendom heeft, 2. degene die beperkt recht heeft, 3. grootste aandeel in eigendom, 4. feitelijk gebruik, 5. natuurlijk persoon boven rechtspersoon, 6. meerderjarig boven minderjarig en 7. oudste in leeftijd. Dit moet als volgt gelezen worden: als 1. geen onderscheid geeft, dan geldt 2, als dit nog geen onderscheid geeft 3, enz. Als uiteindelijk alle voorgaande punten niet tot 1 belastingplichtige leiden (wat vaak het geval is), dan wordt de aanslag opgelegd aan de oudste in leeftijd (7).

0

Voor de zh/vh/ih geldt het volgende: 1. langstwonende meerderjarige, 2. meerderjarige feitelijk gebruiker, 3. oudste meerderjarige, 4. indien geen meerderjarige: feitelijke gebruiker, 5. indien geen gebruiker: eigenaar. Ook hier geldt dat de aanslag feitelijk aan de oudste in leeftijd wordt opgelegd (of eigenaar bij leegstand).

Het oninbaar verklaren is door GB LT in het DVO met de acht waterschappen afgesproken (dus bindend). Wordt een norm (percentage) overschreden dan moet er een analyse gemaakt worden. Als het oninbaar geleden bedrag zich (t.o.v. het netto opgelegde bedrag) bevindt binnen de uitvoeringstolerantie behoeft geen analyse aan de waterschappen te worden verstrekt, tenzij het waterschap dit verzoekt. De normen zijn: 0

Er wordt gestreefd naar een zo snel mogelijke inning van de opgelegde aanslagen. Het openstaand bedrag is 6 maanden na de laatste vervaldag < 0,5%.

0

21

Per belastingsoort zijn de uiteindelijke normen (percentages) voor oninbaar: ­

Watersysteemheffing geb./ongeb. < 0,2% en watersysteemheffing ingezetenen < 0,4%.

­

Zuiveringsheffing woonruimten < 0,4% en Zuiveringsheffing bedrijfsruimten < 0,7%.

­

Verontreinigingsheffing woonruimten < 0,4% en verontreinigingsheffing bedrijfsruimten 0,7%.

Uitzondering hierop is de hondenbelasting. Aangezien het tarief voor de tweede en volgende hond hoger is dan voor de eerste hond, is het voorstel om als uitgangspunt te hanteren dat per huishouden één belastingplichtige kan worden aangeslagen voor de hondenbelasting (en niet meerdere).

2. Betaaltermijnen We gaan nu in op de (harmonisatie van de) betaaltermijnen per belastingsoort: het gaat dan om automatische incasso (a.i.) en acceptgiro. Tabel 20. Harmonisatie betaaltermijnen 2. Aantal betaaltermijnen per belastingsoort

Belastingsporten gecombineerd aanslagbiljet22

Dróritéh:

0

Automatisch:

­

Accept giro:

N.B. Acceptgiro's ■worden.alleen op verzoek nag'estuurd. Leusden: ­ ­ Automatisch: Accept giro:

Nijkerk: ­ Automatisch: Acceptgiro:

22

Diftar

10 termijnen (bij een bedrag tussen €100 en €2500). Als het bedrag lager is dan €100 euro of hoger dan €2500 dan in 4 termijnen a.i. 0 2 termijnen (2 maanden na dagtekening) Geen onderscheid bedrijven en particulieren

Parkeergelden (naheffings­ aanslag)

Markt­ gelden

Toeristenbel./ forensenbelasting

2 termijnen (beide)

1 termijn

2 termijnen (beide)

Nvt 0 0

8 termijnen 1 termijn na 2 maanden dagtekening Als bedrag <€68: geen a.i. en 1 termijn Geen onderscheid bedrijven en particulieren

1 termijn accept giro 1 maand na dagtekening januari van het vorig jaar (incl. voorlopige aanslag 2e kwartaal)

Nvt 0 0

9 termijnen 14 dagen na 1 termijn na 1 dagtekening (voor beide) maand slottermijn na 3 maand (na dagtekening) Geen onderscheid bedrijven en particulieren

14 dagen na dagtekening kopie naheffingsaanslag (voor beide)

1 termijn na 1 maand slottermijn na 3 maand (na dagtekening)

Dit betreft vanuit de gemeenten de WOZ beschikking, OZB, Rioolheffing, hondenbelasting, afvalstoffenheffing en het reinigingsrecht. Vanuit de waterschappen gaat het om de zuiveringsheffing en de watersysteemheffing.

1.2. Aantal bétaaitermijnen per belastingsoort ■■ ­ Waterschappen/ GBLT: Automatisch:

Belastingsoorten p t e l V ­ i ; ^ Parkeergelden (nahèffihgs­ . gecombineerd aaréïsigy: aanslagbiljet­22 ­

0

Accept giro: 0

jyiarKfe.s­S­:t Toeristenbei./ forensenbelasting

Zie toelichting onderaan deze tabel 1 termijn, te voldoen 2 maanden na dagtekening aanslag

Bij uitgangspunt "meest efficiënte werkwijze"

Voor (oecombh Huidiae / 'mdicë ~ Micum­i/' ■ .Huidige neerde) aanslap­ svstemaüek, systematiek systematiek' ■systematiek handhaven handhaven bilietien: handhaven: Wndhaven ­ A.i. resterende maanden van het belastinoiaar "* ­ ^ ,'r­.T l ­ Geen onderscheid bednjven en particulieren ï ­ Stimuleren automatische incasso, dus voor acceptairo één termijn ­ * ­,­ '­ /

Bij uitgangspunt "meest klantgericht"

Niet te benoemen (subjectief) ­ ­ir,

­

Bij uitgangspunt ­ Zo min mogelijk "maximalisatie van termijnen belastingopbrengst" ­ Termijnver­ volging

­ ' **

"i ■>

Bij GBLT is een machtiging tot automatische incasso als volgt geregeld in de verordeningen 2012: 0

Wsh ^ € 1.000/ z h / v h / ih: aantal termijnen afhankelijk van de dagtekening; 1 e termijn in de maand van de dagtekening van de aanslag en dan tot en met december; dus dagtekening in januari: 12 termijnen, dagtekening in februari: 11 termijnen enz.;

0

Wsh < € 1.000,­: ■

dagtekening voorde 25 e : 1 termijn de volgende maand; voorbeeld: dagtekening 15 jan, a.i. in februari;

■

dagtekening na de 25 e : 1 termijn 2 maanden later; voorbeeld: dagtekening 26 jan, a.i. in maart.

­

Het voorstel leidt tot een andere werkwijze voor de gemeenten en GB LT qua betaaltermijnen. Dat betekent dat er voor de deelnemers rentevoordelen of ­nadelen kunnen optreden door de harmonisatie (van de betaaltermijnen). 3. Dagtekening van de aanslag We gaan nu in op de (harmonisatie van de) dagtekening van de aanslag, per belastingsoort. Tabel 21. Harmonisatie van de dagtekening van de aanslag 3. Dagtekening per belasting­ soort (initiële .cöhier)

Belastingsoorten gecombineerd aanslagbiljet

Dronten

Eind febr

Leusden

Eind febr.

Nijkerk

Eind jan.

Waterschap­ pen/ GBLT

0

0 0 Bij uitgangspunt "meest efficiënte werkwijze"

23

Marktgelden

ToeristenbelJ forensen­ belasting

Per kwartaal

4 x per jaar elk kwartaal

31 mei (over het jaar daarvoor)

4 maal: 30 april, 15­9, 31­10,31­1

31 mei; afrekening over het jaar daarvoor en voorschot voor het nieuwe jaar

Zuiveringsheffing/ ingezetenomslag: januari Zuiveringsheffing bedrijven: februari Watersysteemheffing: april/mei/juni

■ '

Vanaf januan

:

Parkeer­ gelden

Eind jan

ÏSpïl

Vanafê0d4: eind . ianuarP

Bij uitgangspunt "meest klantgericht" Bij uitgangspunt "financieel meest aantrekkelijk" voor deelnemers

Diftar

'

:

■

■

'

,

.

' ■ ■ ' " ■

2014:

)Vanaf 2014: ■ianuari'^y^y

■ ­ ■ " . ;

..Huidige ,. «Huidigef; M ; ; systtmaflek ­systematiek ^systematjek;* ifia^'teygrifcj handhaven handhaven ;

e/M: ■'■■''

eind '■ "■

Huidige . systematiek: hariahaireniiWens LaN^f^nsenr; ■."... belastirigiisom ..medio oktober:yan, ;,hèt^treffende' ibelastingjaar de .heffingsgrondslag ■': j'tèjbépalëh ende . aanslag;op te ■leggen

De verwachting is dat voor 2013, het eerste belastingjaar, aanslagoplegging zal plaatsvinden per eind februari. Het streven is om vanaf 2014 toe te werken naar eind januari.

Bijlage 4 Bestuurlijk-juridische documenten

Bestuurlijk-juridische documenten

We geven nu een overzicht van de belangrijkste documenten die (mogelijk) moeten worden herzien. 1.

Gemeenschappelijke regeling

2.

Directiestatuut Het directiestatuut is een verplicht onderdeel uit de gemeenschappelijke regeling dat (de overdracht van) de bevoegdheden van de directeur van de belastingorganisatie regelt. De rol, taken en verantwoordelijkheden van de directeur van een openbaar lichaam zijn wettelijk gezien vergelijkbaar met die van de gemeentesecretaris in de periode vóór de dualisering.

3.

Financiële regeling (212) Het algemeen bestuur is verplicht een regeling vast te stellen conform art 212 Gemeentewet, waarin het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie wordt geregeld.

4.

Financiële regeling (213) Het algemeen bestuur is verplicht een regeling vast te stellen conform artikel 213 Gemeentewet, waarin de controle (accountant) op het financieel beheer (o.a. rechtmatigheid van de uitgaven) en op de inrichting van de financiële organisatie wordt geregeld.

5.

Financiële regeling 213a (incl. onderzoeksopdracht 2010/2011)

24

Het algemeen bestuur is verplicht een regeling vast te stellen conform art 213a Gemeentewet, waarin wordt vastgesteld dat het dagelijks bestuur periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. 6.

Reglement van orde AB Het algemeen bestuur is op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen verplicht een reglement van orde vast te stellen, waarin de orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden worden vastgesteld. Een en ander zoals ook van toepassing voor de orde van de vergadering van de raad (art. 16 Gemeentewet).

7.

Reglement van orde DB Het dagelijks bestuur is op grond van de gemeenschappelijke regeling verplicht een reglement van orde vast te stellen, waarin de orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden worden vastgesteld. Een en ander zoals ook van toepassing voor de orde van de vergadering van het college.

24

Deze regeling zal naar verwachting in de nabije toekomst komen te vervallen.

8.

Archiefregeling De gemeenschappelijke regeling dient voor wat betreft de zorg, het beheer en de bewaring van het archief te voldoen aan de Archiefwet. Het algemeen bestuur stelt ter zake een regeling vast.

9.

Archiefbesluit Het dagelijks bestuur stelt nader regels vast over de uitvoering van de archieftaken (beheer, zorg, bewaring).

10. Algemene voorwaarden Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling stelt algemene voorwaarden vast ten behoeve van de inkoop van producten en diensten. 11. Indien van toepassing: starten procedure aanvraag GBA-koppeling 12. Treasurystatuut Nader te bepalen of het wenselijk/noodzakelijk is een treasurystatuut te herijken of vast te stellen. 13. Klachtenregeling (intern/extern) In de gemeenschappelijke regeling (art. 33) is opgenomen dat de Nationale Ombudsman bevoegd is klachten in behandeling te nemen, zoals bedoeld in art. 9:18 van de Algemene wet bestuursrecht. 14. Organisatieregeling / uitwerking besturingsfilosofie In afstemming met de projectgroep kan bepaald worden dat de uitwerking van de organisatieregeling en de besturingsfilosofie kan worden verdeeld, waarbij een deel wordt opgedragen aan de werkgroep Bestuur en Sturing (juridische aspecten) en de werkgroep P&O (besturingsfilosofie). 15. Aanwijzingsbesluiten ambtenaren De belastingambtenaren krijgen de bevoegdheden op grond van wetgeving (attributie). Bij de overgang van medewerkers naar de belastingorganisatie is het van belang dat de bevoegdheden van de belastingambtenaren en de aanwijzing van de personen juridisch correct wordt afgehandeld. 16. Mandaatregeling Op basis van de uitgewerkte fijnstructuur en de werkprocessen wordt de mandaatregeling uitgewerkt. Daarbij vindt afstemming plaats met de werkgroep Taken en Processen (fijnstructuur).

Daarnaast zijn er nog een aantal besluiten die - mogelijk - ook moeten worden aangepast: 0

Delegatiebesluit;

0

Bijdrageverordening;

0

Aanbestedingsbeleid;

0

WOB-regeling;

0

Regeling Bezwaar en Beroep;

0

Aanwijzing belastingplichtigen;

0

Ambtshalve vermindering;

0

Invordering belastingen;

0

Fiscale/ bestuurlijke boete;

0

Incassoreglement;

0

Overdracht WOZ (basis)administratie.

Bijlages Risico's

Risico's

Bij de bespreking van de risico's wordt een onderscheid gemaakt tussen de risico's in het proces van integratie van de gemeentelijke belastingafdelingen in GBLT en risico's die te maken hebben met de bedrijfsvoering als GBLT, inclusief de gemeentelijke belastingmedewerkers, eenmaal draait. Om de risico's inzichtelijk te maken, worden de meest risicovolle aannames expliciet vermeld. Waar mogelijk worden ook aanbevelingen gedaan voor het beheersen van deze risico's. Op basis van deze analyse wordt beoordeeld of en zo ja, op welke wijze beheersmaatregelen getroffen dienen te worden. Dit kan bijvoorbeeld consequenties hebben voor de inrichting van de projectorganisatie. In de nu volgende tabel zijn de belangrijkste risico's opgenomen. De betekenis van de kolommen is als volgt: 0

categorie: deze kolom is gerelateerd aan de verschillende thema's (bestuurlijk-juridisch, personeel, financiën, etc);

0

risicoaspect: dit betreft het thema waar het risico aan is gerelateerd. Aangegeven wordt of het gaat om een bedrijfsvoeringrisico of een projectrisico;

0

risico voor: in deze kolom wordt aangegeven of het een risico voor GBLT, de deelnemer(s) of beide is;

0

beschrijving risico (en effect): deze kolom geeft een inhoudelijke omschrijving van het risico en het effect als het risico zich manifesteert;

0

aard en omvang risico: deze drie kolommen betreffen zowel de aard van het risico als de omvang van het risico. De aard geeft aan op welke beheersaspecten van een project het risico impact heeft (als het optreedt). De afkortingen betekenen: -

T =tijd, G = geld, K = kwaliteit.

Bij de omvang van het risico gaat het om de kans dat het risico optreedt en de impact (effect) daarvan. De afkortingen betekenen: KK = kleine kans, MK = middelgrote kans en GK = grote kans; Bl = beperkte impact, Ml = middelgrote impact en Gl = grote impact; 0

tegenmaatregel: in deze kolom staan (mogelijke) tegenmaatregelen vermeld.

Categorie

Risico voor:

Risicoaspect

Beschrijving risico (en effect)

Bestuurlijk

Bestuurlijk besluitvormingsproces 1 e helft 2012

Beide

Er zijn veel organisaties en actoren bij betrokken en amendering is de facto niet mogelijk. Wanneer juni 2012 niet wordt gehaald, wordt haalbaarheid van de operationele startdatum per oktober 2012 lastig te realiseren; tevens wordt niet voldaan aan een randvoordwaarde van de raad Dronten

Taken/ processen

Inrichten coördinatiefunctie (regiefunctie) (Bedrijfsvoeringrisico)

Beide

Deelnemers reserveren geen budget en formatie voor deze functie (coördinatie van alle GR25 gerelateerde activiteiten bij een deelnemer). Contacten tussen GR en deelnemers verlopen daardoor stroef.

Harmonisatie van beleidsregels (Bedrijfsvoeringrisico)

GR

Deelnemers blijven ook op termijn verschillende beleidsregels en procedures houden. De GR kan daardoor minder efficiënt werken.

Kwaliteit (Bedrijfsvoeringrisico en projectrisico)

Beide

Informatie-uitwisseling WOZ / BAG en overige informatieuitwisseling tussen deelnemer en GR

Weerstand onder de medewerkers (Bedrijfsvoeringrisico en projectrisico)

Personele aspecten

25

Aard en omvang risicofactor T

G

Tegenmaatregel

K

MK Gl

Heldere procesafspraken maken, elkaar daarop binden en eerstverantwoordelijke aanwijzen voor monitoren van de naleving.

KK Ml

Expliciet als aandachtspunt opnemen in plan van aanpak inrichting samenwerking.

MK Ml

Concretisering harmonisatie van beleidsregels expliciet als aandachtspunt opnemen in integratieplan

Door focus op interne organisatie tijdens project en exploitatie blijft kwaliteit (van dienstverlening) achter.

MK Ml

Budget voor externe ondersteuning voor vrijspelen van sleutelspelers regelen.

Beide

Als de informatieuitwisseling tussen WOZ (die overgaat) en BAG (die bij de gemeenten blijft) niet goed verloopt, kan GBLT niet goed werken. Dit geldt ook voor de (koppeling van) overige gegevensbestanden.

MK Gl

Inrichten van een aparte werkgroep die dit gaat regelen vóór de start van de samenwerking. Na integratie goede afspraken maken tussen gemeenten en GBLT (bijvoorbeeld via een dienstverleningsovereenkomst).

GR

Medewerkers die veel weerstand tegen de samenwerking ervaren kunnen vroegtijdig vertrekken. Dit zou kwaliteitsverlies kunnen betekenen. Ten gevolge hiervan moeten wellicht opleidingskosten of kosten voor tijdelijke inhuur worden gemaakt.

GK Ml

Goed overleg met medezeggenschap, goede communicatie met medewerkers en een adequaat sociaal plan afspreken.

GR staat voor Gemeenschappelijke regeling, oftewel GBLT.

MK Ml

MK Ml

Categorie

ICT

Risicoaspect

Risico voor:

Beschrijving risico (en effect)

Aard en omvang risicofactor T

G

K

GK Gl

GK Gl

Cultuurverschillen (Bedrijfsvoeringrisico)

GR

Het kost meer tijd en energie om de culturen van de verschillende deelnemers in één nieuwe cultuur te veranderen. Dit kan meer kosten en (tijdelijk) minder kwaliteit tot gevolg hebben.

Overleg met ondernemingsraden en bonden (Projectrisico)

GR

Overleg met medezeggenschap (OR/COR) en/of vakbonden kost zoveel tijd dat kritisch tijdpad niet wordt gehaald. Kan financiële tegenvallers opleveren.

Realiseren nieuwe ICTinfrastructuur (Bedrijfsvoeringrisico en projectrisico)

Beide

De ICT-kosten, bijvoorbeeld voor het realiseren van de koppelingen, zijn hoger dan begroot

Implementatie belastingapplicatie Centric (Projectrisico)

Beide

In de implementatiefase van Centric kan blijken dat de functionaliteiten van het pakket niet naar behoren werken en/of bepaalde nieuwe functionaliteit van het pakket verlaat wordt opgeleverd (bijvoorbeeld koppelingen met GIS systemen).

GK Gl

GK Gl

GK Gl

Conversie van gegevens naar Centric (Projectrisico)

Beide

De conversie van gegevens kost meer tijd dan geraamd of gaat mis. Daarbij komen er meer 'oude jaren' mee dan vooraf ingeschat

MK Gl

MK Gl

MK Gl

MK Gl

Tegenmaatregel Meteen na 'go'beslissing aanpak kiezen waarbij medewerkers van de deelnemers gezamenlijk betrokken worden. In de projectbegroting is hiervoor budget gereserveerd.

MK Ml

Vroegtijdig informeren, tijdig advies vragen en optimaal communiceren.

MK Gl

Bij definitief besluit kosten taakstellend maken. Dit neemt het risico overigens niet geheel weg. Voor het implementatietraject een goed projectplan opstellen met voldoende doorlooptijd. Eerst een testfase van het pakket inlassen voordat tot overgang naar Centric wordt besloten (schaduwdraaien). Ervoor zorgdragen dat er vanuit de leverancier commitment is om functionaliteiten van het pakket zo nodig aan te passen. Aanpak voor conversieproces en betrouwbare fall back organiseren. Direct een werkgroep benoemen die criteria gaat benoemen voor bestandscontroles en de conversie. Inventarisatie van werkvoorraden en vervolgens terugbrengen van (te hoge) werkvoorraden. Beschikbaarheid van voldoende tijdelijk personeel.

Categorie

Financiën

Risicoaspect

Risico voor:

Beschrijving risico (en effect)

Aard en omvang risicofactor T

G

MK Gl

Tegenmaatregel

K MK Gl

Zo spoedig mogelijk starten met digitalisering, ruim vóór de start van de samenwerking.

Digitalisering (Bedrijfsvoeringrisico en projectrisico)

Beide

De belangrijkste gegevens van afdelingen als BWT, GEO, Milieu en Burgerzaken moeten goed en efficiënt uitwisselbaar zijn; digitalisering is daartoe noodzakelijk

Kosten voor afbouwen interne doorbelasting (Projectrisico)

Beide

Afbouwen van de interne doorbelasting (voor bijvoorbeeld huisvesting en ICT) kost meer tijd dan gepland; daarnaast kan blijken dat een deel van deze kosten een permanent karakter heeft

KK Ml

Is alleen te beïnvloeden door deelnemer die het betreft.

Kosten sociaal plan (Projectrisico)

Beide

Kosten sociaal plan vallen hoog uit

MK Ml

Zorgvuldige onderhandeling met BGO

Kosten voor versnelde afschrijving van investeringen (Projectrisico)

Deelnemer

De kosten voor versnelde afschrijving van investeringen vallen hoger uit dan geraamd.

KK Ml

Is alleen te beïnvloeden door deelnemer die het betreft.

Proceskosten (Bedrijfsvoeringrisico en projectrisico)

Deelnemer

Het projectbudget blijkt niet toereikend te zijn, bijvoorbeeld omdat er onvoorziene kostenposten naar voren komen of omdat geraamde inzet eigen medewerkers van deelnemers niet haalbaar of ontoereikend blijkt te zijn en meer externe inhuur nodig is. Dit kan ook een voortgangsrisico met zich meebrengen.

KK Ml

Projectbudget zo zorgvuldig mogelijk opstellen. Een post onvoorzien is reeds toegevoegd.

KK Gl

Bijlage 6 Financiële uitgangspunten en begroting GBLT

Financiële uitgangspunten en begroting GBLT

Inleiding Deze bijlage gaat in de eerste plaats in op de uitgangspunten die zijn gehanteerd voor de berekening van de begroting en formatie van het nieuwe GBLT (incl. de herijking van de uitgangspunten na het uitstappen van de RSW gemeenten). Voor de berekening van het budget dat de nieuwe organisatie structureel nodig heeft maken we een onderscheid tussen de volgende kostensoorten: 1.

de kosten van formatie en uitbesteding;

2.

materiële lasten;

3.

kapitaallasten en overige indirecte lasten/ overhead;

4.

opbrengsten dwangbevelen.

We geven nu achtereenvolgens voor elk van deze posten aan welke uitgangspunten gehanteerd zijn. Verder gaan we in deze bijlage in op de uitgangspunten die zijn gehanteerd voor de verrekening c.q. berekening van het BTW effect, de omvang van de formatie van de regiefunctie en de incidentele kosten. We sluiten de bijlage af met een nadere uitsplitsing van de begroting van GBLT. 1. Uitgangspunten berekening formatie en uitbestedingsbudget Voor de berekening van de formatie die de nieuwe organisatie structureel nodig heeft maken we een onderscheid tussen: 1.

de formatie van het primair proces (WOZ, Heffen en Innen), inclusief het uitbestedingsbudget;

2.

de overige/indirecte functies: beleid, applicatiebeheer, management en staf en ondersteuning (inclusief frontoffice).

We geven nu voor beide categorieën formatie aan welke uitgangspunten gehanteerd zijn. A d 1. Formatie primair proces (inclusief kosten van uitbesteding) Bij het primair proces maken we onderscheid tussen de volgende drie hoofdprocessen van een afdeling belastingen: WOZ, Heffen en Innen. Per proces onderscheiden we een zogenaamde werklastbepalende factor die bepalend is voor de omvang van het werkpakket van dat proces. Het gaat dan achtereenvolgens om: 0

WOZ: het aantal objecten.

0

Heffen: het aantal aanslagregels.

•

Innen: het aantal aanslagbiljetten.

Op basis van de ingevulde vragenlijsten zijn we per deelnemer per proces nagegaan welke kosten deze deelnemer maakt voor het realiseren van de werklastbepalende factor van het betreffende proces. Bij het WOZ-proces gaat het dan bijvoorbeeld om de kostprijs per object en voor het proces Heffen om de kosten per aanslagregel. Bij het berekenen van deze kosten hebben we zowel de personele kosten van de direct betrokken medewerkers als de kosten van uitbesteding meegenomen. In feite voeren we hiermee per deelproces een benchmark uit van de kosten van de (potentiële) deelnemers aan de belastingorganisatie. Op basis van deze vergelijking zijn we per proces tot de volgende uitgangspunten gekomen. Tabel 22. Gehanteerde uitgangspunten berekening kosten 3 primaire processen Proces

Gehanteerde uitgangspunten

WOZ

De gemiddelde kostprijs per WOZ-objed (bestaande uit personele lasten en kosten voor uitbesteding) kwam ten tijde van het haalbaarheidsonderzoek voor de gemeenten uit tussen de €17 en de € 18 per object. De stuurgroep heeft besloten om voor de nieuwe situatie uit te gaan van een kostprijs van € 16. Deze kostprijs hebben we vervolgens vermenigvuldigd met alle objecten van de deelnemende gemeenten, om tot de kosten van het WOZ-proces voor de nieuwe belastingorganisatie te komen. Wat betreft de verhouding tussen eigen formatie en inhuur/ uitbesteding is besloten dat de huidige WOZ formatie overgaat naar GBLT. Het resterende budget (berekend op basis van de kostprijs van € 16 per object) wordt toegevoegd aan het bestaande inhuur/ uitbestedingsbudget van GBLT.

Heffen

In het algemeen kunnen we stellen dat voor gemeenten de kosten per aanslagregel hoger zijn dan voor een waterschap. Enerzijds kan deze hogere kostprijs van de gemeenten voor het proces Heffen verklaard worden uit het feit dat sommige belastingsoorten van gemeenten arbeidsintensiever zijn dan die van een waterschap, met name doordat voor deze belastingsoorten: 0 het gegevensbeheer in mindere mate geautomatiseerd verloopt; 0 de kans op bezwaar & beroep procedures groter is en de aard van de bewaarschriften complexer kan zijn. We maken daarom voor de berekening van de kosten van dit proces onderscheid tussen de aanslagregels van de gemeenten en de aanslagregels van de waterschappen. Aan de andere kant zien we dat het proces heffen qua procesverloop wel vergelijkbaar is tussen gemeenten en waterschappen; de gemeenten zouden dus moeten kunnen profiteren van het volume en de lagere kostprijs van het huidige GBLT. Vandaar dat we een synergievoordeel inboeken van 10% op de kosten van het gemeentelijke heffingsproces, vanuit de gedachte dat er synergievoordeel te behalen moet zijn doordat én drie gemeenten gaan samenwerken én deze gemeenten gaan samenwerken met (het grote volume aan aanslagregels van) GBLT. Wat betreft de verhouding tussen eigen formatie en inhuur/ uitbesteding merken we het volgende op. Er is berekend dat GBLT additioneel 4 fte extra nodig heeft voor de extra werkzaamheden van de gemeenten. Het resterende budget (berekend door het totaal van de kosten van de gemeenten op het proces Heffen met 10% te reduceren) wordt toegevoegd aan het inhuur/ uitbestedingsbudget.

Invorderen We beginnen met een algemene opmerking. Het werk wat gedaan moet worden voor het invorderen van de aanslagbiljetten is in grote mate vergelijkbaar tussen gemeenten en waterschappen. Bij het proces Invorderen onderscheiden we drie soorten aanslagbiljetten: 0 Gecombineerde aanslag. Hierbij zijn we er van uitgegaan dat GBLT 1,5 extra fte nodig heeft voor dit proces door de komst van de gemeenten. We gaan hierbij uit van één te versturen aanslagbiljet voor gemeentelijke en waterschapsbelastingen. x

26

Hiervoor moet wel harmonisatie plaatsvinden van bijvoorbeeld betalingstermijnen. Met eventuele andere

consequenties, bijvoorbeeld renteverlies door latere inning, is in de berekeningen geen rekening gehouden.

Proces

Gehanteerde uitgangspunten Hierbij moet bedacht worden dat het combineren van aanslagbiljetten van gemeenten en waterschappen leidt tot een redudie in het aantal aanslagbiljetten van circa 50.000. 0 Aanslagbiljetten GBLT; hierbij gaan we uit van de huidige kostprijs van GBLT. 0 Nacohieren gemeenten; hierbij gaan we uit van de kostprijs van Nijkerk (€ 1,06 per biljet). Wat betreft de verhouding tussen eigen formatie en inhuur/ uitbesteding merken we het volgende op. Er is berekend dat GBLT additioneel 1 fte extra nodig heeft voor de extra invorderingswerkzaamheden. Het resterende budget wordt toegevoegd aan het inhuur/ uitbestedingsbudget.

A d 2. Personele lasten van overige/indirecte functies Het benodigd aantal fte voor de overige functies staat weergegeven in de volgende tabel, inclusief de vergelijking met de huidige situatie. Tabel 23. Benodigd aantal fte indirecte functies (huidige en nieuwe situatie) Functie (indirect/overig) Beleid

27

Applicatiebeheer/ ICT Management Staf en ondersteuning (incl. frontoffice)

Huidige situatie Nieuwe situatie 0,81 11,34 10,30 18,73

0,81 11,34 11,00 18,73

Verschil 0,00 0,00 0,70 0,00

2. Uitgangspunten berekening materiële lasten In de berekeningen van de materiële lasten gaan we er van uit dat de materiële lasten van de deelnemers in de huidige situatie één op één overgaan naar de nieuwe organisatie. Wel gaan we er van uit dat er een besparing mogelijk is doordat er minder aanslagbiljetten verstuurd zullen worden, doordat aanslagbiljetten van de gemeenten en GBLT gecombineerd kunnen/zullen gaan worden. Bij circa 52.000 gecombineerde aanslagbiljetten en een kostprijs van € 1 per aanslagbiljet voor drukwerk en porti leidt dat tot een voordeel van circa € 52.000. Daarnaast hebben een aantal gemeenten onder deze post de jaarlijkse onderhouds- en licentiekosten van hun huidige belastingpakket opgevoerd; deze kosten kunnen vervallen als de organisatie eenmaal is overgegaan op Centric. 3. Kapitaallasten en overige indirecte lasten (overhead) Onder deze noemer vallen: 0

de jaarlijkse afschrijvingen van de investeringen, inclusief de kapitaallasten van Centric;

0

operationele kosten, huisvesting (energie, water, huur), verzekeringen, belastingen, onderhoud door derden en overige diensten door derden;

0

de jaarlijkse onderhoudskosten van Centric;

27

De overige (deeltijd) beleidsmedewerkers zijn ondergebracht bij de fundionele afdelingen.

0

een inhuurbudget van ca. € 350.000, wat ook voor het primair proces ingezet kan worden.

Voor de berekening van deze kosten zijn we in de basis uitgegaan van de huidige kapitaallasten van GBLT. Dit (totaal)bedrag hebben we verhoogd met een bedrag van € 20.212 per fte voor het aantal fte wat vanuit de gemeenten overkomt (17,5 fte). Daarnaast zijn we er in onze berekeningen van uit gegaan dat het nieuwe GBLT vanuit de gemeenten geen kosten doorbelast zal krijgen voor de belastingbalie/belastingtelefoon en het gebruik van gegevens. 28 Bij gegevens gaat het dan bijvoorbeeld om het GBA, (digitale) bouwdossiers en Geo informatie (o.a. luchtfoto's). Het uitgangspunt is dus dat GBLT 'om niet' kan beschikken over relevante (digitale) gegevens van de gemeenten, zoals bouwdossiers, luchtfoto's, etc. 4. Opbrengsten dwangbevelen We gaan er van uit dat de huidige opbrengsten van de dwangbevelen (en aanmaningskosten) in de nieuwe situatie per saldo op hetzelfde niveau zullen blijven. Enerzijds zien we dat door het combineren van aanslagbiljetten het aantal aanslagbiljetten zal dalen en daarmee ook de opbrengsten van dwangbevelen. Aan de andere kant zijn er ook een aantal argumenten te noemen waarom de opbrengsten van dwangbevelen zouden kunnen gaan stijgen: •

Door het hogere bedrag van de gecombineerde aanslagbiljetten is het mogelijk dat meer mensen problemen hebben om te betalen.

•

Door het hogere bedrag voor de gecombineerde biljetten zullen ook de aanmaningskosten gaan stijgen.

•

Zeker in het begin geldt het volgende: De verwachting is dat sommige mensen zullen gaan uitproberen hoe "scherp" het inningsbeleid van de nieuwe organisatie is. Het percentage automatische incasso is lager en het percentage acceptgiro's is hoger; de kans dat er betalingsproblemen zijn met acceptgiro's is hoger dan met automatische incasso.

Per saldo is de verwachting dat deze effecten elkaar in evenwicht zullen houden. Uitgangspunten t.a.v. BTW We gaan nu in op de wijze waarop we in de berekeningen zijn omgegaan met BTW. Het BTW vraagstuk bestaat in essentie uit twee onderdelen: 1.

28

De gemeenten dragen materiële budgetten over naar GBLT. Het gaat dan met name om uitbestedingsbudgetten en budgetten voor drukwerk en porti. Deze budgetten zijn in de begrotingen van de gemeenten opgenomen exclusief BTW, omdat voor gemeenten de BTW compensabel is. Bij overdracht naar GBLT zullen deze budgetten in de GBLT begroting echter

De huidige situatie bij de gemeenten is overigens dat de afdeling belastingen deze kosten nu (ook) niet

doorbelast krijgt.

opgenomen moeten worden inclusief BTW, omdat waterschappen (die het grootste deel van de GBLT begroting opbrengen) BTW niet kunnen compenseren. 2.

De GBLT begroting wordt doorbelast aan waterschappen en gemeenten. Volgens de zogenaamde transparantiemethode kan (compensabele) BTW doorgeschoven worden naar de gemeenten, zodat zij alsnog de BTW kunnen compenseren. De BTW wordt dan doorgeschoven in de mate waarin de deelnemers - via de kostenverdeelsleutel - bijdragen aan het samenwerkingsverband.

De nu volgende figuur geeft beide onderdelen van het BTW vraagstuk weer. De pijlen van links naar rechts laten onderdeel 1 zien, terwijl de pijl van rechts naar links ingaat op onderdeel 2. 29 Begroting gemeenten (excl. BTW)

Begroting GBLT (incl. BTW)

Niet BTW belaste kosten (met name personele kosten)

Niet BTW belaste kosten (met name personele kosten)

Aan GBLT over te dragen budgetten materiele lasten en uitbesteding fcxcl. BTW)

Onderdeel 1 (van links naar rechts): BTW toevoegen aan over te dragen gemeentelijke materiele budgetten

Onderdeel 2 (van rechts naar links): Aan gemeenten door te schuiven BTW op inkoopfacturen van GBLT

Budget ma'erielR lasten, uitbesloding en kspitaailaston (incl. BTW)

We zijn in de berekeningen op de volgende wijze omgegaan met BTW: 1.

BTW is "aan de voorkant" aan de vragenlijsten van de gemeenten toegevoegd en vervolgens in de "nieuwe" begroting van GBLT (dus inclusief de gemeenten) verwerkt.

2. Vervolgens zijn de kosten van (de nieuwe begroting van) GBLT verdeeld over de deelnemers op basis van de kostenverdeelsleutel. Bij deze kostenverdeling is - per deelnemer - tevens berekend wat het BTW bedrag was in de kostentoerekening. 3. Tot slot is de bijdrage van elke gemeente aan GBLT verminderd met het BTW bedrag wat door de betreffende gemeente gecompenseerd kan worden. 29

Deze memo gaat in de op de structurele effeden van BTW. Van belang hierbij is dat voor de incidentele kosten alleen onderdeel 2 van toepassing is, aangezien de faduren naar GBLT gestuurd worden en deze de kosten over de deelnemers verdeeld.

10

Regiefunctie Een specifieke nieuwe structurele kostenpost is de benodigde formatie bij een deelnemer voor ambtelijke afstemming/kwaliteitsbewaking/regie. De regiefunctionarissen zien wij als een soort intermediair tussen de deelnemers en de GR (GBLT); zij vervullen in feite een account manager achtige rol. Deze persoon is als het ware de 'bestuurlijke antenne' binnen de deelnemende organisatie en weet hoe het politieke besluitvormingsproces in de deelnemende organisatie verloopt. Functies van de regiefunctionaris zijn met name: 0

bewaken van een goede invulling van het opdrachtgeverschap en de klantrol, inclusief het zorgen voor (tijdige planning van) het politieke besluitvormingsproces (B&W, raad) voor het vaststellen van de verordeningen; hier vloeit uit voort dat de regiefunctionaris vraagbaak moet (kunnen) zijn voor de portefeuillehouder;

o

beleidsvoorbereiding: leveren van input voor het beleid van GBLT, samen met de regiefunctionarissen van de andere deelnemers;

0

het monitoren van de relatie BAG - WOZ en andere relevante gegevensbestanden.

Gezien bovenstaand takenpakket zal de regiefunctionaris, om zijn functie goed te kunnen vervullen, moeten beschikken over kennis van belastingen en de P&C cyclus en in staat zijn om beleid te maken. Deze functie krijgt een omvang van 0,05 fte. Dit betekent circa 2 uren per week of 2 weken per jaar. De gemeente Dronten wil na intern beraad deze functie een omvang van 0,1 fte geven. Uitgangspunten transitiekosten In de nu volgende tabel staat wie welk deel van de transitiekosten draagt. Tabel 24. Overzicht van wie welk deel van de transitiekosten draagt

Categorie transitiekosten/incidentele kosten

Belastingorganisatie/ gezamenlijk

Proceskosten/projedkosten

X

Kosten sociaal plan voor medewerkers die overgaan naar de belastingorganisatie Kosten tijdelijke extra formatie in opstartperiode

Latende organisatie (deelnemer) X

X

Personele fridiekosten: kosten boventallig personeel

X

Contraduele fridiekosten

X

Desintegratiekosten

X

De transitiekosten bestaan uit twee hoofdcategorieën: 0

Transitiekosten die gezamenlijk worden opgebracht. Hierbij gaat het om kosten die via de kostenverdeelsleutel over de deelnemers worden verdeeld.

0

Kosten die opgebracht moeten worden door de latende organisatie.

11

Wij gaan nu per categorie transitiekosten in op de te hanteren uitgangspunten. A. Transitiekosten gezamenlijk op te brengen In de nu volgende tabel staan de uitgangspunten ten aanzien van de gezamenlijk op te brengen transitiekosten (incidentele kosten). Tabel 25. Uitgangspunten berekening gezamenlijk op te brengen transitiekosten Aspect

Voorstel voor uitgangspunten

Verdeling van de gezamenlijk op te brengen transitiekosten over de deelnemers

Voor de verdeling van deze kosten hanteren we de volgende uitgangspunten: 0 GBLT draagt 50% bij en de gemeenten dragen de andere 50% bij. De gedachte hierachter is dat GBLT en de gemeenten een gelijkwaardig belang hebben bij deelname van de gemeenten aan GBLT. Als de 'normale' kostenverdeelsleutel gebruikt zou worden, zou GBLT meer dan 75% van de projedkosten gaan betalen. 0 Voor de verdeling van de kosten over de gemeenten gebruiken we dezelfde kostenverdeelsleutel als voor de verdeling van de exploitatielasten van de belastingorganisatie. 0 We merken hierbij op dat door de verevening van terugverdientijden en het compensatiefonds voor Dronten het uiteindelijke te betalen bedrag c.q. het aandeel van elke deelnemer in de gezamenlijk op te brengen transitiekosten er anders uit zal zien; zie voor meer informatie de volgende bijlage.

Hoogte van de projectkosten

In de volgende tabel staat dit weergegeven.

In de opstartfase tijdelijk benodigde extra formatie

Er wordt uitgegaan van 1,5 fte extra in het eerste én in het tweede jaar. Qua kosten gaan we uit van de gemiddelde personele en overhead kosten van de nieuwe GBLT organisatie.

In de nu volgende tabel staat de projectbegroting met de projectkosten en de kosten voor tijdelijk extra personeel in de opstartjaren. Deze projectbegroting is exclusief BTW. Er van uitgaande dat de hele projectbegroting belastbaar is voor BTW, en dat GBLT de helft van de projectbegroting betaalt, zou een bedrag van circa € 85.000 bij de begroting opgeteld moeten worden. Tabel 26. Projectkosten en kosten tijdelijk extra personeel in de opstartjaren Personeel Ondersteuning P&O30

€ 50.000 31

Kosten voorlopige OR

Vertrouwenspersoon vakbond32 Fundiewaardering33

€ 16.500

30

De post ondersteuning personeel betreft de begeleiding van de plaatsingsprocedure (externe inhuur).

31

Deze kosten hebben betrekking op opleidingskosten, ondersteuning en een dagje op de hei.

32

Bij de onderhandelingen over het sociaal plan is (uiteraard) de vakbond betrokken. Het is niet altijd duidelijk

wie de kosten voor die adviseur betaalt. Soms draagt de bond die zelf en soms komt er een rekening.

12

Extra opleidingskosten nieuw personeel (1% opslag op de personele kosten)

€12.119

Projectleiding Externe inhuur projectleider (1 dag per week gedurende circa een jaar) M

€ 75.000

Externe inhuur projedcoördinator (1 dag per week gedurende drca een jaar)

€ 75.000

Vergaderkosten

€ 5.000

Belastingapplicatie/automatisering Conversiekosten gemeentelijke gegevens (dus excl. conversiekosten huidige GBLT naar Centric)

€ 204.538

Externe inhuur voor kwaliteitsverbetering processen/bestanden

€81.815

Communicatie Nieuwsbrieven

€ 5.000

Medewerkersdagen/integratie en cultuur aspeden35

€ 30.307

Ontwikkelen stijl voor format aanslagbiljet

€ 10.000

Overig Facilitaire aanloopkosten (verhuiskosten etc.)

€10.000

Juridisch (fiscaal) advies

€ 10.000

Onvoorzien

€ 59.785

Totaal projectkosten

€ 645.064

Kosten tijdelijk personeel in de opstartjaren

€ 246.544

Totaal projectkosten en kosten tijdelijk personeel

€891.608

B. Transitiekosten op te brengen door de latende organisatie In de nu volgende figuur laten wij de te hanteren uitgangspunten voor de berekening van de personele frictiekosten, contractuele frictiekosten en de desintegratiekosten zien.

33

Tricijn, d.w.z. GBLT locatie Harderwijk, heeft in de huidige situatie 24 (bestaande) verschillende soorten functies. Mogelijk komen er 10 fundiesoorten bij, bijvoorbeeld voor de WOZ, en moeten sommige bestaande fundies opnieuw beschreven en gewaardeerd worden. We berekenen deze post daarom als volgt: 10 nieuwe functies + 50% van 24 bestaande fundies = 22 functies. Waarderen van een fundie kost 0,5 dag tegen een tarief van € 1.500. 34

Voor deze en de volgende post geldt dat we uitgaan van een behoorlijke zelfredzaamheid van de betrokken organisaties. Tevens is de indicatie gebaseerd op het uitgangspunt dat het wat betreft de huidige GBLT organisatie gaat om een beperkte reorganisatie. Ten slotte hebben we hier geen externe inhuur voor het vrijspelen van sleutelspelers bij gemeenten en het huidige GBLT geraamd. Het uitgangspunt is (dus) dat de extra adiviteiten die (sommige) medewerkers zullen moeten uitvoeren om de overgang van de gemeentelijke belastingafdelingen naar het nieuwe GBLT mogelijk te maken naast het bestaande werkpakket wordt uitgevoerd. 35

We zijn hierbij uitgegaan van de totale huidige formatie met een opslag van 30% om de formatie om te

rekenen naar het aantal medewerkers én een budget van € 300 per medewerker.

13

1 n geval van...

Leidt tot..

Isvoor rekening van...

En wordt afgebouwd in... 2 jaar (in tataa! 150%)

Personele lasten

Niet plaatsbaar personeel

Personele frictiekosten

Deelnemer

Kosten inhuur en uitbesteding

Langlopende contracten

Contractuele frictiekosten

Deelnemer (gemeenten)

i

Werkelijke kosten '

Materiële lasten

——^ Werkelijke kosten

Kapitaallasten *•

Verminderde dekking

Deelnemer (gemeenten)

!

Door d t e deelnemer ' i ë f te berekenen

Overige ïndïrecte Sasten

_J Opbrengsten dwangbevelen

Wij werken dit voorstel verder uit in de volgende tabel. Tabel 27. Uitgangspunten berekening transitiekosten latende organisatie Aspect

Voorstel voor uitgangspunten

Afbouwschema voor de afbouw van de personele frictiekosten

Niet van toepassing doordat alle medewerkers in principe overgaan naar GBLT.

Contractuele frictiekosten

Niet van toepassing bij de deelnemers.

Afbouwschema materiële lasten

Voor deze post maken we niet gebruik van een afbouwschema. We gaan er namelijk vanuit dat de materiële kosten variabele kosten zijn.

Afbouwschema kapitaallasten

Voor Leusden hebben we de afschrijving van GouwlT meegenomen in de berekeningen.

Afbouwschema overige indirecte Van deze post heeft de stuurgroep aangegeven dat elke gemeente voor lasten zichzelf de mate en snelheid van afbouw van deze post zal moeten berekenen; dit is namelijk per gemeente verschillend.

Daarnaast worden door de deelnemers de kosten betaald van het sociaal plan voor de eigen medewerkers die overgaan naar de nieuwe belastingorganisatie. Het gaat hierbij om eventuele extra vergoeding reiskosten woon-werkverkeer bij wijziging standplaats en reparatie van arbeidsvoorwaarden. Deze posten zijn op PM gezet, want ze zijn afhankelijk van de resultaten van het overleg met het GO.

14

Nadere uitsplitsing begroting GBLT We sluiten deze bijlage af met een nadere uitsplitsing van de begroting 2012 na de eerste begrotingswijziging van GBLT. De nu volgende tabel laat de begroting inclusief en exclusief voor gemeenten compensabele BTW zien. Tevens geeft de tabel inzicht in de kosten van de regiefunctie. Tabel 28. Nadere uitsplitsing begroting GBLT

Proces

Kostencategorie

WOZ

Direde personele kosten

Bedrag incl. BTW € 477.926

€ 477.926

Inhuur/uitbesteding

€ 425.407

€ 425.407

€ 637.922

€ 637.922 ­€ 120.806

­€ 120.806

■€ 120.806

€1.420.450

Totaal WOZ

€1.541.256

Directe personele kosten

€ 3.934.132

€3.934.132

€ 20.903

€ 20.903

Materiële lasten

€1.473.318

€1.473.318

Toegerekende indirede kosten

€ 4.449.560

€ 4.449.560

Inhuur/uitbesteding

Compensabele BTW gemeenten Totaal Heffen Invorderen Direde personele kosten

€9.877.913

­€ 20.223

­€ 20.223

­€ 20.223

€ 9.857.690

€ 2.007.053

€ 2.007.053

Inhuur/uitbesteding

€1.270.300

€1.270.300

Materiële lasten

€1.020.251

€1.020.251

Opbrengsten dwangbevelen

­€ 3.769.691

•€ 3.769.691

Toegerekende indirede kosten

€ 2.450.964

Compensabele BTW gemeenten Totaal I nvorderen Totaal

Bedrag excl. compensabele BTW gemeenten

Toegerekende indirede kosten Compensabele BTW gemeenten Heffen

Compensabele BTW (voor gemeenten)

Totaal begroting GBLT Kosten regiefundie bij gemeenten Totaal kosten nieuwe situatie

€ 2.450.964 ­€ 19.369

­€ 19.369

€ 2.978.876

­€19.369

€ 2.959.507

€ 14.398.045

­€ 160.398

€ 14.237.647

€ 14.000 € 14.412.045

€ 14.000 ­€ 160.398

€14.251.647

We merken hierbij op dat in de begrotingssystematiek van GBLT vooraf rekening wordt gehouden met een bedrag ad 2% van het begrotingstotaal voor onvoorzien, deze is hier buiten beschouwing gelaten om tot een vergelijk te komen van de daadwerkelijke kosten, verder zijn in bovenstaande begroting alleen die posten meegenomen die voor de gemeenten van belang zijn. Anders gezegd hebben we uit bovenstaande begroting de posten weggelaten die alleen door de waterschappen worden betaald.

15

De belangrijkste posten zijn (zie ook voetnoot 10): 1. De vergoeding die de acht in GBLT deelnemende waterschappen moeten betalen voor het gebruik van gegevens (ondermeer WOZ en GBA). Dit betreft een bedrag van circa € 5,3 min. 2. De kosten van de afdeling heffingstechnologie. Deze kosten worden gedragen door de voormalige Tricijn waterschappen. Het gaat hierbij om een bedrag van circa € 0,8 min. 3. Een aantal incidentele posten in de begroting van GBLT die specifiek voor 2012 zijn.

16

Bijlage 7 Kostenverdeelsleutel en compensatieregeling Dronten

17

Kostenverdeelsleutel en compensatieregeling Dronten

Inleiding Een belangrijk onderdeel van het onderdeel Financiën is de kostenverdeling. Criteria voor het kiezen van een kostenverdeelsleutel zijn in de regel: 1.

De kostenverdeelsleutel moet uitgaan van het principe "de vervuiler betaalt", oftewel naarmate een deelnemer meerwerk genereert voor GBLT, krijgt deze ook een groter deel van de begroting van GBLT doorbelast.

2.

De kostenverdeelsleutel moet zo eenvoudig mogelijk zijn.

3.

De kostenverdeelsleutel moet plausibel, uitlegbaar en toekomstvast zijn.

4.

Er zijn geen grote onevenwichtigheden in de structurele bijdragen en terugverdientijden van de deelnemers.

5.

ledere deelnemer moet voldoende voordeel bij de samenwerking hebben.

6.

De kostenverdeelsleutel moet geen ongewenste effecten in de hand werken.

Het mag duidelijk zijn dat deze criteria onderling met elkaar kunnen conflicteren: de criteria dat iedere deelnemer voordeel heeft bij de samenwerking, kunnen bijvoorbeeld op gespannen voet staan met het criterium van een kostenverdeelsleutel die zo eenvoudig mogelijk is. In de discussies in 2010 rondom de kostenverdeelsleutel hebben voor de vier deelnemers alle criteria, behalve criterium nummer 6, een rol gespeeld in de discussies. De verdeling van de structurele en de incidentele kosten heeft uiteindelijk via een drietrapsraket plaatsgevonden, namelijk: 1.

Stap 1. Toepassing van de "standaard" kostenverdeelsleutel. Deze stap (en sleutel) doet primair recht aan de eerste 3 criteria.

2.

Stap 2. Harmonisatie van terugverdientijden tussen de gemeenten. Deze stap leidt (alleen) tot een andere verdeling van de incidentele kosten tussen de deelnemers. Deze stap doet recht aan criterium nummer 4, het elimineren van onevenwichtigheden in de terugverdientijden van de deelnemers.

3. Stap 3. Compensatiefonds voor Dronten. Deze stap leidt (alleen) tot een andere verdeling van de incidentele kosten tussen de deelnemers. Deze stap is gericht op criterium nummer 4: iedere deelnemer moet voldoende voordeel bij de samenwerking hebben. We werken deze drie stappen nu verder uit.

18

Stap 1. Toepassing "standaard" kostenverdeelsleutel Voordat we ingaan op de kostenverdeelsleutel zelf, is het van belang te constateren dat niet alle deelnemers aan GBLT alle producten afnemen. In onderstaande tabel staat een overzicht van de door GBLT geleverde producten en de daarbij behorende klanten. ^ Tabel 29. Overzicht klanten per product van GBLT Diensten/ producten

Klant

Heffingstechnologie

W3

WOZ werkzaamheden

G3

Gegevensaanlevering t.b.v. waterschappen

W8

DIFTAR

Nijkerk

Generiek

Heffen

W8+G3

Innen

W8+G3

Ondersteuning/ overhead

W8+G3

Omdat niet elke deelnemer elk product afneemt, zal de begroting van GBLT gesplitst moeten worden in een aantal categorieën. De nu volgende tabel laat deze categorieën zien en de wijze van kostenverdeling per categorie (voor zover relevant voor de gemeenten): Tabel 30. Categorieën kostenverdeelsleutel en wijze van kostenverdeling per categorie Categorie

Toelichting

Wijze van verrekenen

Generieke kosten

Betreft kosten waarvan de inzet voor alle deelnemers is. Hieronder vallen de kosten voor de overhead en voor de afdelingen/ processen Heffen en Invorderen.

De generieke kosten worden op de volgende wijze verdeeld: 37 - 50% op basis van het aantal huishoudens/ ingezetenen in de gemeente - 50% op basis van het aantal WOZ objeden per deelnemer. Het aandeel van de gemeenten wordt vervolgens aan de individuele gemeenten toegerekend op basis van hun aandeel in het aantal WOZ objeden

WOZ afdeling

Betreft de afdeling WOZ die alleen voor gemeenten werkt.

Kosten worden verdeeld op basis van het aantal WOZ objecten

36

W8 staat hierbij voor de 8 waterschappen, W3 voor de 3 voormalige Tridjn waterschappen en G3 voor de 3

gemeenten. 37

Het aantal ingezetenen bij waterschappen is dezelfde terminologie als het begrip huishoudens bij gemeenten. Het aantal ingezetenen vormt bij waterschappen een representatieve sleutel voor een omvangrijk deel van de waterschapsheffingen (ingezetenenheffing, zuiveringsheffingen woonruimte); voor gemeenten zijn huishoudens representatief voor de rioolbelasting en afvalstoffenheffing. Hetzelfde geldt voor de WOZ waarde: deze vertegenwoordigt bij waterschappen een groot deel van de belastingopbrengsten; bij gemeenten is de WOZ waarde verbonden aan de onroerende zaak belasting.

19

Categorie

Toelichting

Wijze van verrekenen

Diftar

Betreft de Diftar van de gemeente Nijkerk

Er is een berekening gemaakt van de uitvoeringskosten van de Diftar werkzaamheden. Deze worden vooralsnog geheel aan Nijkerk toegerekend. Bij toetreding van meerdere deelnemers met Diftar vindt toerekening plaats o.b.v. het aantal aanslagen.

Gegevensaanlevering Betreft de kosten van aanlevering WOZ gegevens, GBA gegevens en kadastrale gegevens welke alleen ten behoeve van waterschappen worden gemaakt. Gezien de omvang van deze lasten is verbijzondering benodigd om andere deelnemers hier niet mee te belasten. Heffingstechnologie

Betreft onderlinge verrekening tussen de waterschappen

Betreft kosten die specifiek voor de W3 waterschappen (de voormalige Tricijn waterschappen) worden gemaakt.

Betreft onderlinge verrekening tussen de voormalige Tridjn waterschappen

Toepassing van deze sleutel leidt tot de volgende resultaten qua structurele besparing en terugverdientijd (TVT). Tabel 31. Structurele besparing en TVT na toepassing kostenverdeelsleutel (stap 1) Deelnemer Dronten Leusden

Transitiekosten € 124.587

Structurele besparing p/j

Terugverdientijd in n-jaren

€ 47.937

2,60 0,59

€98.516

€ 166.773 €190.170

1,23

GBLT

€ 233.675 € 445.804

€209.105

2,13

Totaal

€ 902.583

€ 613.985

1,47

Nijkerk

Stap 2. Harmonisatie van terugverdientijden gemeenten De voorgaande tabel laat zien dat de terugverdientijden onevenwichtig uitpakken tussen de deelnemers en specifiek de gemeenten. De stuurgroep heeft daarom in mei 2010 besloten de terugverdientijden van de deelnemers te verevenen (harmoniseren). De TVT voor de gemeenten is daarbij gezet op 1,65 jaar. De nu volgende tabel laat het effect hiervan zien op de TVT's en transitiekosten van de deelnemers. Tabel 32. Effect verevening terugverdientijden (stap 2) Deelnemer

Transitiekosten

Terugverdientijd in n-jaren

Verschil transitiekosten met stap 1

Dronten

€ 79.096

1,65

-€ 45.492

Leusden

€275.175

1,65

€ 176.659

Nijkerk

€313.781

1,65

€80.105

GBLT

€ 234.531

1,12

-€211.273

Totaal

€ 902.583

1,47

€0

20

Voor alle duidelijkheid: verevening van TVT's heeft geen effect heeft op de structurele besparing van elke deelnemer; wel op het bedrag aan incidentele kosten wat elke deelnemer moet betalen. In feite gaat het om een herverdeling van incidentele kosten. Stap 3. Compensatiefonds Dronten De derde stap betreft het compensatiefonds voor Dronten. We recapituleren nu de afspraken die in 2010 gemaakt zijn voor het investeringsfonds voor de gemeente Dronten. We gaan eerst in op de omvang van het financieel arrangement. Om deelname aan GBLT voor Dronten voldoende financieel aantrekkelijk te laten maken, moet de jaarlijkse besparing van Dronten op minimaal €83.000 uitkomen. Dit bedrag is namelijk in 2010 als (bruto) besparing in de raad van Dronten gepresenteerd.38 Dat betekende dat de structurele besparing van Dronten jaarlijks met €65.000 moet worden aangevuld.39 Om deze structurele besparing voor Dronten te realiseren is in de stuurgroep vergadering van 21 mei 2010 afgesproken dat Leusden, Nijkerk en GBLT een investeringsfonds oprichten wat ervoor zorgt dat de jaarlijkse besparing van Dronten minimaal op €83.000 uitkomt. Het financieel arrangement ten aanzien van dit investeringsfonds ziet er als volgt uit: 0

De jaarlijkse structurele (bruto) besparing van Dronten bedraagt minimaal € 83.000 en Dronten draagt voor € 100.000 bij aan de incidentele kosten.

0

De eerste vier jaar (na de start van het nieuwe GBLT) investeren Leusden, Nijkerk en GBLT ieder jaarlijks een gelijk bedrag in het fonds. Het gaat hierbij per organisatie om een jaarlijks bedrag van € 16.250 en € 65.000 in totaal. Mocht de begroting van het nieuwe GBLT hoger uitvallen dan begroot dan is van belang dat de twee gemeenten Leusden en Nijkerk ieder maximaal € 20.000 per jaar (en € 80.000 in totaal) bijdragen aan het fonds. GBLT positioneert zich als ondernemer en risicodrager en vult het bedrag zo nodig aan.

0

Na de eerste vier jaar is de verwachting dat de voordelen door efficiënter werken van de GBLT organisatie en door nieuwe toetreders zodanig zijn dat compensatie voor Dronten niet meer nodig is. Anders gezegd is de verwachting dat efficiënter werken en nieuwe toetreders zullen leiden tot kostenbesparingen en daarmee een verlaging van de begroting van GBLT; de bijdrage van Dronten aan GBLT zal daardoor zodanig dalen dat Dronten autonoom een structurele (bruto) besparing van € 83.000 realiseert. Mochten deze kostenbesparingen niet gerealiseerd worden, dan draagt GBLT het risico, oftewel: GBLT garandeert dat Dronten ook na de eerste vier jaar een minimaal (bruto) structureel voordeel heeft van €83.000 per jaar.

0

Mocht het nieuwe GBLT na enige jaren tegen zodanige (lagere) kosten werken, dat het voordeel voor Dronten hoger zou uitpakken dan € 83.000, dan komt dit voordeel pas aan Dronten toe als

38

Ter toelichting nog het volgende. Aan de gemeenteraad van Dronten is in een eerdere fase een netto voordeel van € 27.000 gepresenteerd. Als van € 83.000 namelijk de vaste component van de overhead (€8.000 maal 7 fte) wordt afgetrokken resteert een netto voordeel van € 27.000. 39

Dit kunnen we als volgt berekenen: € 83.000 -/-€ 18.000 = € 65.000.

21

Leusden, Nijkerk en GBLT het door hun geïnvesteerde geld terug hebben gekregen. Vandaar dat we praten over een investeringsfonds c.q. een overbruggingskrediet. Deze garantie van € 83.000 richting Dronten leidt alleen tot 'verzilvering' als bij de start van de samenwerking, na validatie van alle gegevens, ook daadwerkelijk blijkt dat de gemeente Dronten zonder deze garantie een (bruto en netto) voordeel zou hebben dat geringer is dan € 83.000 -/(€8.000 maal 7 fte) = € 27.000. De garantstelling wordt dus verzilverd indien en voor zover dat nodig is om de gemeente Dronten op een (netto) voordeel van €27.000 op jaarbasis te brengen. Dit was de regeling zoals die in 2010 is afgesproken. Op basis van de cijfers 2012 geldt voor de compensatieregeling voor Dronten het volgende: 0

het jaarlijks te compenseren (totale) bedrag door de andere drie deelnemers daalt van € 65.000 naar €35.063;

0

het in totaal per deelnemer te compenseren bedrag over de vier jaar die de compensatieregeling duurt daalt van € 63.272 naar € 38.364.

In de nu volgende tabel laten wij het effect van het investeringsfonds op de structurele besparing en TVT per deelnemer zien. In deze tabel is een verevening van incidentele kosten tussen Nijkerk en GBLT verwerkt, die er voor zorgt dat de Leusden, Nijkerk en GBLT ongeveer hetzelfde bedrag bijdragen aan de incidentele kosten. Tabel 33. Besparing en TVT na toepassen investeringsfonds Dronten (stap 3) 4<) Deelnemer

Transitiekosten

Structurele besparing p/j

Terugverdientijd in n-jaren

Dronten

€ 100.000

€ 83.000

1,20

Leusden

€314.958

€ 166.773

1,89

Nijkerk

€316.465

€ 190.170

1,66

GBLT

€311.412

€209.105

1,49

Totaal

€ 1.042.836

€ 649.048

1,61

We merken hierbij op dat de besparing van GBLT en de TVT lager kan uitpakken dan in bovenstaande tabel gepresenteerd, namelijk als: 0

de begroting van GBLT in de eerste vier jaar hoger is dan begroot;

0

de GBLT begroting na de eerste vier jaar niet voldoende is gedaald om de compensatie voor Dronten te beëindigen.

40

We merken hierbij op dat, ten opzichte van de twee eerdere tabellen, zowel de structurele besparing als de incidentele kosten stijgen, omdat voor Dronten de strudurele besparing wordt verhoogd; deze wordt gefinanderd via incidentele budgetten bij de andere drie deelnemers.

22

Bijlage 8 Over te dragen belastingsoorten

23

Over te dragen belastingsoorten

De nu volgende tabel geeft een overzicht van de door elke gemeente over te dragen belastingsoorten. Tabel 34. Over te dragen belastingsoorten

/ : : . / . y y ' J i y X y / ~ y/MM, /

yyy::

24