Integratie van Syllabus in de logistieke keten, wat levert dat op?
SISLink Conferentie 2010
Jacco Jasperse Informatie- en procesmanager Manager Dienst Studentvoorzieningen (Studentenbureau, Roosterbureau, Stagebureau) Manager Dienst Informatievoorziening en Automatisering (Backoffice, Service&support, IPS)
Kaders en uitgangspunten ICT HZ
1. Web, Web, Web 2. Self-service (Zelfsturing) waar mogelijk 3. Eén virtueel loket (voor alle informatie en contacten) 4. Applicaties per domein (‘Best of breed’) 5. Integratie door Datawarehouse 6. Applicatieontwikkeling: niet op markt + innovatievermogen 7. Onderwijsproces is een keten van bedrijfsprocessen 8. Transparantie van organisatie en processen 9. Rol ICT neemt toe maar budget blijft beperkt
HZ InfoNet
Syllabus Database
Data Transformation Server
Edukaat
CODA
Osiris
MyCoach
Syllabus Client
(click once)
Data Warehouse
Enterprise Service Bus (SQL Server + MS Workflow Foundation)
HZ Webservices
SOAP
HZ Website HTTP
HZ InfoNet
Onderwijs Database
Adapter
VLD (ELO)
Studielink
Correcte lesroosters op tijd gepubliceerd Hoe pak je dat aan?
Bepaal haalbaarheid wensen
Start S1 Sep
Introductie
Oriëntatie
Keuzeproces
Inschrijven
Okt
Nov
Dec
Jan
Roosteren
Roosteren afronden
Roosteren
Student perspectief
Start S2 Feb
Rooster proces Curriculum Sep
Logistiek Okt
Nov
Dec
Laatste correcties Start S2 Jan
Feb
Benoem en beleg rollen en verantwoordelijkheden
1. Docent 2. Roostercoördinator 3. Roosterbureau 4. Studie Loopbaan Coach (SLC) 5. Student
Breng proces in kaart
En maak organisatie bewust van procesketens !
Maak een planning van de activiteiten
Totaaloverzicht werkzaamheden TT-roostering S1 10-11 en reguliere roostering S2 10-11 Besluit/Actie
Doelgroep
Wie
1Toetsmatrijzen in orde maken t.b.v. tussentoetsen
Week Per datum
Alle studenten en 2Tussentoetsen genereren en invullen logistieke informatie docenten
Academies
35
30-08-2010
Academies
36
06-09-2010
3Courses in tijdsperiode plaatsen
-
Academies
37
13-09-2010
4Capaciteitsplanning S2 2010-2011 maken
-
Academies
37
13-09-2010
5Courses updaten incl. logistieke formats Docent beschikbaarheidsformulieren S2 2010-2011 6 verspreiden
-
Academies
37
17-09-2010
-
Roosterbureau
37
17-09-2010
Academies
38
20-09-2010
Roosterbureau
38
24-09-2010
Academies
39
27-09-2010
Roosterbureau
39
27-09-2010
7Docent beschikbaarheid S2 2010-2011 inventariseren 8Tussentoets gegevens akkoord 9Toetsmatrijzen in orde maken t.b.v. reguliere tentamens 10Start roosteren tussentoetsweek
Alle studenten en docenten Alle studenten en docenten
11Tentamens genereren en invullen logistieke informatie
-
Academies
40
04-10-2010
12Docent beschikbaarheid S2 2010-2011 akkoord
-
Academies
40
04-10-2010
13Evenementen kalender S2 2010-2011 vastgesteld
-
Academies
40
04-10-2010
14Capaciteitsplanning en docent beschikbaarheid aanleveren
-
Academies
40
04-10-2010
15Capaciteitsplanning en docent beschikbaarheid verwerken
-
Roosterbureau
40
04-10-2010
Academies
40
08-10-2010
Roosterbureau
41
11-10-2010
Alle roostergegevens reguliere roostering akkoord incl. 16 logistieke formats 17Start Roosteren S2 2010-2011
Alle studenten en docenten Alle studenten en docenten
Vervroeg proces in stappen
Semester 1 2007: één week eerder Semester 2 2007: één week eerder Semester 1 2008: één week eerder Semester 2 2008: één week eerder Semester 1 2009: één week eerder Semester 2 2009: één week eerder
Vanaf 2009: semester roosters voor kerstvakantie en zomervakantie (geen speling) Vanaf 2010: semester roosters voor kerstvakantie en zomervakantie (2 weken speling)
Beloon nakomen van afspraken
Liefst gefaseerd -
Startsituatie: we wachten tot iedereen gegevens heeft aangeleverd
-
Fase 1: Opleidingen die gegevens tijdig aangeleverd hebben krijgen rooster eerder (te laat aangeleverde opleidingen lopen in een later stadium synchroon mee)
-
Fase 2: Opleidingen die gegevens te laat aangeleverd hebben worden na anderen geroosterd ( te laat aangeleverde opleidingen worden later – in de overgebleven ruimte – geroosterd)
Koppelingen tussen systemen
Uitgangspunten koppelingen
1. Er is maar één bron Per gegevensverzameling is er één leidend bronsysteem
2. Nooit koppelen tussen systemen maar via middleware Rechtstreekse koppelingen leiden tot “spaghettti” van koppelingen
3. Geen dogma’s maar “Best of Breed” • Massaoperaties: DTS op databaseniveau • •
Individuele transacties: Enterprise Service Bus Door roosteraar te starten: synchronisatie via Syllabus client
Wat koppelen wij?
Vanuit bronsysteem via middleware naar Syllabus: 1. 2. 3. 4.
Personeel (Bron: HRM systeem) Lokalen en Gebouwen (Bron: Facilitair systeem) Kostenplaatsen (departments, Bron: Financieel systeem) Te roosteren groepen en cursussen (Bron: Onderwijsdatabase)
Vanuit Syllabus via middleware naar Data Warehouse: 1.
Geroosterde activiteiten
Mutaties in of via Data Warehouse: 1. 2. 3.
Geroosterde activiteiten groepen koppelen aan individuele studenten Gekoppelde studenten als deelnemer naar ELO Individuele cursussen toevoegen aan studieplan
Hoe ziet het roosterproces er nu uit?
Fasering roosterproces
Studieplan
Rooster info
VLD edities
-
-
Cursussen automatisch bijgewerkt
-
-
Rooster definitief
Editie info automatisch bijgewerkt
Automatisch bijgewerkt
-
VLD Edities genereren
Cursussen en edities OK
OK
Automatisch aangemaakt
Automatisch bijgewerkt
Automatisch bijgewerkt
Apr
Sep
Capaciteitsplanning (Cursus - Edities - Groep Keuze/Verplicht - Aantal)
Mei
Okt
Syllabus: Roosteren
Jun
Nov
Jul
Dec
Aug
Jan
Onderwijs Database: Studenten in groep plaatsen
Muteren in studieplannen (Zwaan kleef aan, verwijderen)
-
OK
DEMO
Capaciteitsplanning op basis van groepen
Studenten in groep plaatsen
Student
Individuele studieplan wordt automatisch gevuld door groepsplaatsing
Student
Individueel maatwerk binnen rooster
Student
Individueel rooster studenten
Student Student
Wat hebben we bereikt ?
1.
Roosters zijn op tijd (S1 voor zomervakantie, S2 voor kerstvakantie)
2.
Meer rust in de organisatie
3.
Groeiend procesbewustzijn
4.
Nationale Studenten Enquete, tevredenheid over de (tijdigheid van) de roosters bij voltijd studenten: •
2008 ong. 7% onder het landelijk gemiddelde
•
2009 ong. 3% boven het landelijk gemiddelde
Mijn conclusie
Integratie van Syllabus in de logistieke keten, wat levert dat op? Op zichzelf levert dit NIETS op
Maar integratie van het roostersysteem is wel een absolute voorwaarde als je het roosterproces wilt inrichten als een keten van bedrijfsprocessen !
