INTEGRASI SPIP DAN QMS ISO 9001:2015 SEBAGAI KUNCI KEBERHASILAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM DALAM RANGKA MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT Oleh : Dra. Zulaimah, Apt., M.Si Inspektur Badan POM Peningkatan Kompetensi Tim Quality Assurance QMS Badan POM Jakarta, 19 Mei 2016
Kunci Keberhasilan Pelaksanaan RB Sasaran
Birokrasi yang bersih dan akuntabel
Indikator
Satuan
Baseline
Target 2019
%
74
95
Skor 1-5
1
3
Skor 1-5
1
3
4. Instansi pemerintah yang akuntabel (skor B atas SAKIP) K/L
%
39,3
85
5. Penggunaan e-procurement terhadap belanja pengadaan
%
30
80
47
75
76
86
1. Opini WTP atas Laporan Keuangan K/L 2. Tingkat kapabilitas APIP 3. Tingkat kematangan implementasi SPIP
1. Indeks RB rata-rata nasional K/L
Birokrasi yang efektif dan efisien Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas
2. Indeks profesionalitas ASN
Skor 1100 Skor 1100
3. Indeks e-gov nasional K/L
Skor 0-4
2,66
3,4
1. Indeks integritas nasional (Pusat)
Skor 0-10
7,22
9
2. Survei Kepuasan Masy
%
80
95
3. % kepatuhan pelaks UU Pelay Publik (Zona Hijau) K/L
%
K : 64 L : 15
100
PERANAN SPIP DALAM MENENTUKAN KEANDALAN PELAPORAN Keandalan SPI menjadi dasar dari pemberian opini
Keandalan Pelaporan Keuangan dan Kinerja
Dasar pemberian opini SAP
Sistem AkuntansI Instansi (SAI)
LAPORAN KEUANGAN
Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP)
LAPORAN KINERJA
Full Disclosure
Kepatuhan Terhadap Peraturan
Keandalan SPI
OUTCOMES: KESEJAHTERAAN, SUSTAINABLE DEVELOPMENT, DAN SOCIAL RESPONSIBILITIES
3
Pentingnya SPIP (Amanah UU 1/2004) Pasal 55 ayat (4) ; Statement of Responsibility Menteri/pimpinan lembaga selaku pengguna anggaran/ pengguna barang memberikan pernyataan bahwa pengelolaan APBN telah diselenggarakan berdasarkan sistem pengendalian yang memadai dan akuntansi keuangan telah diselenggarakan sesuai dgn SAP. PP 60/2008 : Merupakan komitmen yang nyata dari pemerintah untuk memperbaiki akuntabilitas keuangan negara resep agar tidak disclaimer dan mencegah penyimpangan (prevention)
4
TUJUAN SPIP
PP NOMOR 60 TAHUN 2008 Pasal 2 ayat (3)
Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya : a) Efektivitas dan Efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara b) Keandalan Laporan Keuangan c) Pengamanan aset negara d) Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
5
PRINSIP DASAR SISTEM PENGENDALIAN INTERN •SPI adalah suatu proses yang terintegrasi dan melibatkan semua tahapan manajemen dalam suatu organisasi, •SPI diharapkan memberikan keyakinan yang memadai (reasonable assurance) atas tercapainya tujuan organisasi
•Memiliki Hard Control (kebijakan dan prosedur, struktur organisasi, birokrasi) dan Soft Control (kompetensi, komitmen trust, nilai-nilai luhur dan kepemimpinan)
SPIP YANG EFEKTIF PADA SELURUH TAHAPAN PROSES MANAJEMEN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN KINERJA DAPAT MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT Perumusan Kebijaka n
NAWACITA
Perencanaan
Monev
PENGELOLAAN KEUANGAN NEGARA Pelaporan
.................KESEHATAN BEBAS KKN YANBLIK.................
Pengang -garan
Pelaksanaan Anggara n
Panatausahaan
REFORMASI BIROKRASI 8 AREA PERUBAHAN
SPIP Hard Control
Soft Control
AKUNTABILITAS KEUANGAN
AKUNTABILITAS KINERJA
WAJAR TANPA PENGECUALIAN
WTP
WILAYAH TERTIB ADMINISTRASI
WTA
WILAYAH BEBAS KORUPSI
WBK
GOOD GOVERNA NCE & CLEAN GOVERNMENT
SISTEM MANAJEMEN MUTU PENGELOLAAN KEUANGAN NEGARA & KINERJA
9
PP 60/2008 – SPIP Ps. 13-17 Ps. 4-12
Ps. 3
Ps. 1-2
Penilaian Risiko
Kegiatan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian Umum
Bab I Umum
Ps. 18-40
Informasi & Komunikasi
Bab II Unsur SPIP
SPIP
Pemantauan
Bab IV Penutup
Ps. 41-42
Ps. 43-46
Ps. 60-61
Bab III Penguatan Umum Ps. 47
Pembinaan
Pengawasan Intern
Ps. 59
Ps. 48-58
DAFTAR UJI 10
Definisi Pengendalian Intern – SPIP “Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi” Proses
• Terintegrasi • Terusmenerus
Dipengaruhi manusia • Pimpinan • Pegawai
Keyakinan memadai
Mencapai tujuan
• Tidak mutlak • Memiliki keterbatasan
Operasi, pelaporan, ketaatan, pengamanan aset
11
Keyakinan memadai
karena memiliki keterbatasan. • Pertimbangan (judgement) • Gangguan (breakdown) • Pengabaian manajemen • Kolusi • Biaya vs manfaat
12
Visualisasi Pengendalian Intern – SPIP TUJUAN
PEMANTAUAN INFORMASI & KOMUNIKASI
UNSUR
KEGIATAN PENGENDALIAN
U N I T A
U N I T B
K E G I A T A N 1
K E G I A T A N 2
PENILAIAN RISIKO LINGKUNGAN PENGENDALIAN
LINGKUP IMPLEMENTASI
13
SPIP Terintegrasi Dengan Kegiatan Instansi Pemerintah Unsur SPIP: • Dapat diterapkan pada level instansi maupun level kegiatan • Menyatu dan menjadi bagian integral kegiatan instansi pemerintah • Disesuaikan dengan kebutuhan instansi
Dasar Integrasi SPIP dengan kegiatan Instansi Pemerintah (manajemen) Pimpinan instansi pemerintah bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan, prosedur dan praktik detil untuk menyesuaikan dengan kegiatan instansi pemerintah dan untuk memastikan bahwa unsur tersebut telah menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah. (Penjelasan Pasal 3 ayat (2) PP 60/2008) 14
LINGKUNGAN PENGENDALIAN “Kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern.”
SPIP 15
Lingkungan Pengendalian Penegakan integritas dan etika
Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat
Komitmen terhadap kompetensi
Kebijakan yang sehat tentang pembinaan SDM
Kepemimpinan yang kondusif
Peran APIP yang efektif
Struktur organisasi yang sesuai kebutuhan
Hubungan kerja yang baik
SPIP 16
PENILAIAN RISIKO “Penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah.”
SPIP 17
Penilaian Risiko Penetapan tujuan • Tujuan instansi • Tujuan kegiatan
Identifikasi Risiko
Analisis Risiko
• Menggunakan metodologi yg sesuai dengan tujuan. • Mengenali risiko dari faktor eksternal dan internal. • Menilai faktor lain yg dapat meningkatkan risiko.
• Menentukan dampak risiko terhadap tujuan. • Prinsip kehati-hatian untuk menentukan risiko yg dapat diterima
SPIP 18
KEGIATAN PENGENDALIAN “Tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif.”
SPIP 19
Kegiatan Pengendalian
Reviu atas kinerja instansi pemerintah Pembinaan SDM Pengendalian pengelolaan sistem informasi Pengendalian fisik atas aset Penetapan & reviu indikator & ukuran kinerja Pemisahan fungsi Otorisasi transaksi dan kejadian penting Pencatatan yang akurat dan tepat waktu Pembatasan akses atas sumber daya Akuntabilitas terhadap sumber daya Dokumentasi atas SPI
• Sesuai dengan tusi • Diutamakan pada kegiatan pokok
• Dikaitkan dgn penilaian risiko
• Prosedur harus ditetapkan dan dijalankan
• Evaluasi secara teratur
SPIP 20
INFORMASI DAN KOMUNIKASI “Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi informasi dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan pengendalian dan tanggung jawab.”
SPIP 21
Informasi dan Komunikasi Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi informasi dalam bentuk dan waktu yg tepat. Komunikasi atas informasi wajib diselenggarakan secara efektif. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Pengelolaan, pengembangan, dan perbaruan sistem informasi secara terus menerus.
SPIP 22
PEMANTAUAN “Proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.”
SPIP 23
Pemantauan Pemantauan berkelanjutan Pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas
Evaluasi terpisah Penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas SPIP melalui: PM-EPITE, RPT, TPPU, DUPU, TOPU, LHPPU, LAS PPU
Tindak Lanjut Diselesaikan dan dilaksanakan sesuai mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan
SPIP 24
Penguatan Pemantauan SPIP dan QMS Melalui Three Lines of Defense Unit operasional (Manajemen & seluruh pegawai) menerapkan SPIP & QMS sepanjang waktu. PENERAPAN SPIP&QMS Unit Operasional PEMANTAUAN Satgas&AI ASSURANCE Inspektorat
Satgas SPIP & Auditor Internal membantu manajemen pada setiap level organisasi dengan melakukan pemantauan SPIP & QMS. Inspektorat (APIP sekaligus Koordinator Auditor Internal) memberikan assurance dan konsultasi penerapan SPIP & QMS.
25
Konsep Tiga Lini Pertahanan SPIP & QMS Lini Pertahanan Pertama
Manajemen & seluruh pegawai Lini pertahanan terpenting dalam mencegah kesalahan, mendeteksi kecurangan, serta mengidentifikasi kelemahan dan kerentanan pengendalian.
Lini Pertahanan Kedua
Fungsi Pemantauan (Satgas SPIP & Auditor Internal) Memantau SPIP dan QMS di setiap tingkatan manajemen dan memperingatkan lini pertahanan pertama bila dijumpai kelemahan rancangan dan pelaksanaan pengendalian intern
Lini Pertahanan Ketiga
Fungsi Assurance (Inspektorat) Memberikan konsultasi dan assurance penerapan pengendalian intern, melaporkan kecurangan atau kekeliruan yang terjadi dan kelemahan pengendalian yang membahayakan organisasi
26
KESIMPULAN • Implementasi QMS merupakan bagian tidak terpisahkan yang mendukung implementasi SPIP. • QMS merupakan siklus manajemen (PDCA) yang berlaku umum dan lebih bersifat hard control, sedangkan SPIP merupakan ruh/jiwa seluruh siklus manajemen dan lebih bersifat soft control. • Pelaksanaan SPIP dan QMS yang terintegrasi dalam pelaksanaan kegiatan rutin secara efektif, sangat menunjang pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM secara terus-menerus dan berkesinambungan dalam mewujudkan Good Governance dan Clean Government.
28
