INSTRUKSI KERJA PEMELIHARAAN DOKUMEN LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012
INSTRUKSI KERJA PEMELIHARAAN DOKUMEN LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
16 Agustus 2012 Kepala Laboratorium
Dikendalikan oleh
:
Ratih Ardia Sari,ST.,MT Manager Representative
Disetujui oleh
:
Arif Rahman, ST., MT. Ketua Jurusan Teknik Industri FTUB
Nasir Widha Setyanto, ST., MT.
DAFTAR ISI
Daftar Isi ............................................................................................................................. i I.
Tujuan ........................................................................................................................... 1
II. RuangLingkup .............................................................................................................. 1 III. Definisi ......................................................................................................................... 1 IV. Pihak yang Terkait ........................................................................................................ 1 V. SyaratdanKetentuan ...................................................................................................... 1 VI. ProsedurPengelolaan Dokumen ................................................................................... 1
I.
Tujuan 1.
Menjelaskan Prosedur Pemeliharaan Dokumen di Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri
2.
Mempermudah pengendalianpemeliharaan dokumenLaboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri
II. RuangLingkup Mulaidari pengumpulan arsip dokumen oleh asisten hingga penyimpanan dokumen dokumen pada lemari penyimpanan.
III. Definisi Pemeliharaan dokumen merupakansalahsatu standar kerja yang ada di Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri sebagai salahsatusistem pengelolaan berkas atau dokumen.
IV. Pihak yang Terkait 1.
Asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri
2.
Kepala Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri
V. SyaratdanKetentuan 5.1 Syarat Syarat yang diberlakukanadalahdokumen yang akan dikelola harus memiliki arsip secara hardcopymaupun softcopy minimal 1kopi.
5.2 Ketentuan Ketentuan yang diberlakukanadalahjenis dokumen yang dikelola dan dipelihara, 1.
Jenis-jenis dokumen yang dikelola antara lain surat-surat, laporan praktikum, laporan kegiatan, jurnal, pengumuman, buku, dan arsip khusus.
2.
Klasifikasi dokumen adalah sebagai berikut No. 1
Kelompok Surat
Jenis dokumen / arsip Surat Masuk Surat Keluar
2
Laporan
Laporan Praktikum Simulasi
3
Media massa
Jurnal Pengumuman Praktikum Simulasi Artikel
No. 4
Kelompok Buku
Jenis dokumen / arsip Teks book
5.
Arsip khusus
Visi Misi Laboratorium, Proker Laboratorium Struktur Organisasi Daftar Calon Asisten OR Daftar Asisten dan lain-lain
3.
Pengarsipan dokumen harus tertera pada Daftar Arsip Laboratorium Simulasi.
4.
Pengarsipan dokumen dilakukan setiap ada dokumen yang masuk atau keluar
5.
Dokumen dimasukan pada box Arsip setiap tahun periode.
VI. ProsedurPemeliharaanDokumen 6.1 Prosedur 1.
Asisten mengumpulkan arsip dengan cara mengambil dokumen atau menerima dokumen
2.
Kepala Laboratorium menelaah dan memeriksa arsip yang akan di pindahkan ke Map Folder
3.
Asisten mengklasifikasikan dokumen berdasarkan klasifikasi arsip Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.
4.
Asisten memasukan data dokumen ke Daftar Arsip Laboratorium Simulasi yang berada dalam file komputer.
5.
Asisten memasukan dokumen kedalam map gantung
6.
Asisten memindahkan Arsip untuk dimasukkan kedalam Folder Map
7.
Kepala Laboratorium memeriksa dan meneliti arsip telah sesuai dengan daftar arsip laboratorium SAI dan memasukan kedalam Map Folder dan memasukan map Folder Kedalam Box Arsip dan Memberi tahun Pada Box Arsip
8.
Asisten menyimpan dan menata Box Arsip Pada Ruang Penyimpanan Arsip Sesuai dengan tahun
9.
Penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan rincian sebagai berikut: a. Satu tahun terakhir laporan praktikum disimpan lengkap untuk semua kelompok b. Lebih dari satu tahun tetapi kurang dari tiga tahun, penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan mengambil sampel. c. Lebih dari tiga tahun, sample yang disimpan selama tiga tahun tersebut dapat dimusnahkan.
6.2
Diagram Alir
Asisten
Kepala Laboratorium
Mulai Dokumen
Mengumpulkan dokumen
Menelaah dan memeriksaDokumen Dokumen
Mengklasifikasikan dokumen
Memasukan data dokumen ke Daftar Arsip Laboratorium
Memasukan dokumen ke map gantung
Memeriksa dan meneliti arsip telah sesuai dengan daftar arsip laboratorium Menyimpan dan menata Dokumen
Dokumen pada Box ArsipSesuai dengan tahun
Selesai
Dokumen
