Inhoudsopgave: Inleiding 1. Uitgangspunten, visie en doelstellingen 1.1 Visie 1.2 Doelstelling
2. Beleidsplan 2013-2015 2.1 2.2 2.3 2.4
Financieel gezonde organisatie PR en Fondsenwerving Professionalisering en uitbreiding van dienstverlening Professionalisering vrijwilligers
3. Slotwoord
2 3 3 3 5 5 5 6 7 8
1
Inleiding
Voor u ligt het beleidsplan 2013-2015 van het Toon Hermans Huis Waalwijk. Vanaf 1 januari 2013 zullen wij naast de officiële naam ook de roepnaam “inloophuis Toon” gaan gebruiken. Bij deze nieuwe naam hoort een nieuwe uitstraling, die door het nieuwe logo, nieuwe kleuren en een nieuw motto worden vorm gegeven. Deze nieuwe “look” is met hulp van professionele ontwerpers tot stand gekomen. Het bestuur van het Toon Hermans Huis hoopt door deze professionele, moderne uitstraling, meer bezoekers en een grotere herkenbaarheid te bereiken. De afgelopen jaren is veel energie gestoken in het verder opleiden en begeleiden van de vrijwilligers. Dit is gerealiseerd door naast de basiscursus die iedere vrijwilliger voor zijn indiensttreding krijgt ook bijscholings- en intervisie bijeenkomsten te organiseren. We vinden het erg belangrijk dit de komende jaren door te zetten om de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden en daar waar mogelijk te verbeteren. De financiële situatie van het Toon Hermans Huis is de afgelopen jaren enigszins verbeterd, maar blijft een voortdurende bron van zorg voor het bestuur. De economische crisis maakt dat bedrijven terughoudender zijn met hun sponsoring. Met veel inzet van o.a. de commissie PR en Fondsenwerving lukt het toch steeds weer het jaarlijkse budget bij elkaar te krijgen. Voor specifieke projecten is het noodzakelijk nieuwe fondsen te benaderen, omdat zonder dat de financiering vooraf gewaarborgd is, geen enkel project van start kan gaan. Eind 2012 verhuist het Toon Hermans Huis naar een andere locatie. Het is een gedwongen verhuizing is, want de verhuurder heeft het pand nodig voor eigen gebruik. Wij realiseren ons dat dit ook veel kansen biedt. Bij het zoeken naar een nieuwe locatie zal ernaar gestreefd worden de vaste lasten te verlagen. Het huidige pand kent ook zijn beperkingen met betrekking tot het aantal ruimtes. Hierdoor kunnen bepaalde activiteiten niet aangeboden worden. Wij hopen dan ook een pand te vinden met meer mogelijkheden zodat het aanbod voor onze bezoekers meer uitgebreid kan worden. Tot slot zijn er plannen ontwikkeld om de organisatiestructuur van het Toon Hermans Huis aan te passen waardoor de coördinator zich nog sterker gaat oriënteren op inhoudelijke zaken. Verantwoordelijkheden voor een aantal activiteiten, zoals schilderen, dans en muziek zullen zoveel mogelijk gedelegeerd worden naar de individuele vrijwilligers. Het Toon Hermans Huis is volop in beweging. Via dit beleidsplan hoopt het bestuur de komende jaren de ingezette groei en ontwikkeling verder door te kunnen zetten. De beleidsonderwerpen die u in dit plan leest zijn hierop gebaseerd. Allereerst staan in dit beleidsplan de visie en algemene doelstellingen van het Toon Hermans Huis beschreven. Daarna zullen de diverse beleidsonderwerpen een voor een verder uitgewerkt worden met een korte inleiding waarin de concrete doelen, vastgesteld door het bestuur, vermeld worden. Waalwijk juli 2012
2
1. Uitgangspunten, visie en doelstelling
Momenteel wordt nog steeds een op de drie mensen jaarlijks geconfronteerd met de ziekte kanker. Dit kan zijn als patiënt of als naaste, als een van de ouders, je partner, vriend, kind, collega of klasgenoot van de een op de andere dag ernstig wordt. De behandeling en de overlevingskansen worden weliswaar steeds beter, maar de problematiek er omheen vergt steeds meer van de menselijke draagkracht. Ondanks de vele, goede, medische behandelmogelijkheden, waardoor de overlevingskansen voor mensen met kanker substantieel toegenomen zijn, blijft er toch behoefte om juist buiten het medisch circuit contacten te hebben die zich richten op het psychosociale terrein, op problematieken die met behandelingen en medicatie niet op te lossen zijn. Het Toon Hermans Huis wil op professionele wijze, met goed opgeleide vrijwilligers het gat opvullen, dat mogelijk voor mensen met kanker ontstaat, juist nadat hun behandeling gestopt is of wanneer de omgeving vindt dat men nu wel lang genoeg getreurd heeft. Ook voor naasten, waarbij vaak vergeten wordt hoe moeilijk zij het in deze nieuwe situatie kunnen hebben, kan het Toon Hermans Huis veel betekenen. Een doelgroep waar het Toon Hermans Huis zich in dit kader in het bijzonder op richt zijn kinderen en jongeren. In het Toon Hermans Huis kan men terecht voor een luisterend oor, een goed gesprek, een advies, lotgenotencontact en activiteiten om te kunnen ontspannen en even te vergeten. Dit alles kan een grote steun bieden aan het verwerken en omgaan met datgene wat je overkomen is, waardoor de draaglast en de draagkracht weer meer in evenwicht komt. Het Toon Hermans Huis wil laagdrempelig zijn en onafhankelijk. Dit laatste betekent dat iedereen welkom is ongeacht zijn of haar leeftijd, herkomst of geloofsovertuiging. 1.1 Visie: Het Toon Hermans Huis Waalwijk is een inloophuis voor mensen met kanker en hun naasten. Het Toon Hermans Huis wil een huis zijn waar warmte, betrokkenheid, rust, persoonlijke aandacht en een luisterend oor centraal staat. In het Toon Hermans Huis mag je jezelf zijn. Wij willen de mensen met kanker en hun naasten tot steun zijn; een ontmoetingsplaats en wegwijzer. 1.2 Doelstelling: Met bovenstaande visie als uitgangspunt beoogt de stichting, met hulp van de vrijwilligers o.l.v. een professionele coördinator op een zo goed mogelijke manier steun te verlenen aan kankerpatiënten en hun naasten en hen contacten en activiteiten te bieden die gericht zijn op: de verwerking van de ziekte; het vorm geven aan een leven met beperkingen, dat als gevolg van de ziekte en de behandelingen is ontstaan; de kwaliteit van leven van mensen met kanker en hun naasten te verbeteren, tijdens en na het doormaken van de ziekte, met als doel het hervinden van de eigen kracht. Het evenwicht tussen draaglast en draagkracht verbeteren dan wel herstellen.
3
Om bovenstaande visie en doelstelling te kunnen realiseren biedt het Toon Hermans Huis het volgende aan; individuele gesprekken over leven en leren omgaan met de ziekte kanker; het is mogelijk tijdens de vrije inloop een individueel gesprek te hebben met hiervoor opgeleide gastvrouwen/-heren. een luisterend oor; activiteiten de mogelijkheid om ervaringen te delen met lotgenoten In de verschillende activiteitengroepen komt het lotgenotencontact als vanzelf tot stand. informatie en voorlichting; themabijeenkomsten en lezingen; contacten met patiëntenverenigingen
4
2. Beleidsplan 2013-2015
Vanuit bovenstaande visie, algemene doelstellingen, een evaluatie van het beleidsplan 2010-2013 en de recente ontwikkelingen, is door het bestuur en de coördinator een beleidsplan voor de komende 2 jaar vastgesteld. Gezien de grote veranderingen die momenteel gaande zijn, is er gekozen voor een iets kortere periode. De komende periode moeten zowel bezoekers als vrijwilligers hun plaats weer vinden in de nieuwe locatie. Organisatieveranderingen zoals die de komende tijd gepland staan vragen tijd om volledig geïmplementeerd en geaccepteerd te worden. Eind 2014 verwachten we een beleidsplan voor een langere periode te kunnen samenstellen. 2.1 Financieel gezonde organisatie Omdat het Toon Hermans Huis afhankelijk is van subsidies, sponsoren en giften van particulieren is de financiële situatie van het Toon Hermans Huis een voortdurende bron van zorg. De financiële crisis heeft als gevolg dat bedrijven, niet of nauwelijks bereid zijn om sponsorgelden beschikbaar te stellen. Structurele inkomsten zijn er niet. Het structureren van het financiële huishoudboekje kan er voor zorgen dat mogelijke tekorten vroegtijdig opgemerkt worden, waardoor mogelijke tegenvallers tijdig opgevangen kunnen worden. Doelstellingen om structurele sponsoren aan het Toon Hermans Huis te verbinden zijn verwerkt onder de pijler PR en Fondsenwerving Doelstellingen: Komen tot een financieel beleid met hieraan gekoppelde rapportage volgens: Jaarrekening Jaarbegroting Voortgangscontrole Kwartaalcijfers Driemaandelijkse resultaatbespreking met eventuele beleidsaanpassingen Doorvoeren van eventuele aanpassingen Jaarrekening. Het jaarlijks doornemen van lopende contracten, overeenkomsten, verzekeringen, etc. Het jaarlijks versturen van blanco acceptgiroformulieren naar “donateurs” van de 2 jaren daarvoor. Bevoegdheid vastleggen tot welk bedrag de penningmeester vrij mag beslissen over een financiële uitgave. Het komen tot een reservevermogen van 1 x de jaarbegroting van het lopende boekjaar met als uitgangspunt, dat er op het jaarlijks gevormde reservevermogen niet meer mag worden ingeteerd. Het bestuur van het Toon Hermans Huis streeft ernaar om te komen tot een reservevermogen van 1 x de jaarbegroting van het lopende boekjaar Op het jaarlijks gevormde reservevermogen mag niet meer worden ingeteerd. De financiële zekerheid die hierdoor ontstaat, garandeert de mogelijkheid om vooruit te kijken en als organisatie via beleid verder te groeien en te ontwikkelen. 2.2 PR en Fondsenwerving. De werkgroep PR en fondsenwerving is de afgelopen jaren met een aantal vrijwilligers uitgebreid. Deze commissie heeft heel hard gewerkt om ondanks de economische recessie voldoende middelen bij elkaar te krijgen om het voortbestaan van het Toon Hermans Huis te kunnen garanderen. Met de hulp van externe deskundigen is er gewerkt aan een communicatieplan. De komende jaren zal daar nog verder aan worden gewerkt, zodat er verbetering zal gaan plaatsvinden van zowel interne als externe communicatie.
5
Inmiddels is er een website ontwikkeld en deze wordt momenteel in de “nieuwe huisstijl” (zie punt 3) aangepast. Ook is er in de nieuwe stijl inmiddels een standaard PowerPoint presentatie ontwikkeld waarmee bestuur en vrijwilligers belangstellenden kunnen informeren over onze activiteiten. Doelstellingen: Komen tot een heldere taakomschrijving van de commissie PR en Fondsenwerving en deze commissie zodanig bemensen dat de vastgestelde taken ook daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Het opstellen van een jaarplan “Fondsenwerving” waarin in ieder geval de volgende punten zijn uitgewerkt: o Ontwikkelen van actielijsten m.b.t. aanvragen van subsidies, projectbijdragen bij de verschillende instanties. (Wie doet wat en wanneer). Dit om een structurele geldstroom op gang te brengen, waardoor er ook werkelijk enkele jaren vooruit gekeken kan worden. o Eenduidige begripsbepaling donateur, sponsor, vriend, etc. o Presentatie en promotie van het aanbod van het Toon Hermans Huis als zorgproduct en onderdeel van de zorgketen bij de zorgverzekeraar. Het opstellen van een jaarplan “Public Relations”waarin in ieder geval de volgende punten zijn uitgewerkt: o Verbreding van de naamsbekendheid via pers, (medische) bladen, adresboeken, website, hits bij de zoekopdrachten bij zoekmachines op internet, links op sites van collega huizen, KWF, etc. o Het doorontwikkelen en onderhouden van de website. o Het structureren van de diverse PR activiteiten rondom de organisatie van themabijeenkomsten, lezingen en speciale activiteiten voor gasten. Doorvoeren van nieuwe huisstijl: o Folders, vlaggen, banners, briefpapier en eventueel “Toonbeeld” ontwikkelen in de nieuwe huisstijl. o Nieuwe huisstijl en naam zo professioneel mogelijk in de markt zetten. 2.3 Professionalisering en uitbreiding van dienstverlening: Zoals reeds eerder genoemd staat het Toon Hermans Huis Waalwijk de komende jaren voor grote veranderingen. Om potentiële gasten en mogelijke sponsoren beter te kunnen bereiken moet je je communicatie extern professionaliseren. Een nieuwe naam en huisstijl zijn hiervoor in ontwikkeling. Immers de komende generatie kent Toon Hermans niet meer. Met respect voor de naamgever van ons huis, dat in officiële stukken Toon Hermans Huis blijft, zullen we de werknaam “Inloophuis Toon” gaan gebruiken. Deze naam zegt meer over de functie die wij als huis hebben. Door de organisatiestructuur zo in te richten dat de kwaliteiten van zowel de vrijwilligers als de coördinator optimaal benut worden, zal de kwaliteit van de dienstverlening verder verbeteren. Een aantal vrijwilligers zal uitdagingen zien in de nieuwe taken en daarmee zal hun inzet en motivatie vergroten. Bovendien kunnen nu naast gastvrouwen en –heren ook andere vrijwilligers een zinvolle bijdrage leveren aan de organisatie, omdat zij op hun specifieke kwaliteit of discipline ingezet worden. Voor de komende twee jaar zal dit van zowel bestuur,
6
als vrijwilligers en coördinator een grote investering en inzet vragen met de volgende doelstellingen. Doelstellingen nieuwe organisatiestructuur: Nieuwe organisatiestructuur presenteren aan vrijwilligers (11 juli 2012) Vrijwilligers keuzes laten maken welke taken zij in inloophuis Toon willen gaan vervullen (juli 2012). Vrijwilligers begeleiden in hun nieuwe taken en (bij)scholing verzorgen. Functioneringsgesprekken houden gerelateerd aan het door de vrijwilliger gekozen takenpakket. Nieuwe vrijwilligers werven voor de eventuele vacatures die ontstaan zijn door het invoeren van de nieuwe organisatiestructuur. Doelstellingen met betrekking tot nieuwe locatie: Nieuwe werkafspraken maken, vastleggen en implementeren (in de nieuwe locatie duidelijke afspraken maken over het schoonmaken, zowel wat dagelijks, wekelijks als periodiek moet plaatsvinden. 2.4 Professionalisering vrijwilligers Hierin is de afgelopen jaren veel gebeurd. Naast regelmatige (bij)scholing is er ook een intervisietraject opgestart wat door de vrijwilligers als zeer positief ervaren is. Helaas heeft dat in 2012 door onvoldoende middelen geen voortgang gekregen. We hopen via speciale fondsen dit de komende jaren wel te kunnen realiseren. Het Toon Hermans Huis verzorgt jaarlijks 6 lezingen met een grote diversiteit aan onderwerpen en sprekers. Deze lezingen informeren vrijwilligers en gasten over kanker of met kanker gerelateerde onderwerpen. Het streven is deze bijeenkomsten ook in de komende jaren te kunnen voortzetten, waardoor wij een goede kwalitatieve dienstverlening kunnen blijven garanderen. Doelstellingen: Jaarlijks 6 themabijeenkomsten en lezingen aanbieden met een grote diversiteit aan onderwerpen, die zowel voor gasten als vrijwilligers toegankelijk zijn. Werven van voldoende fondsen om intervisie op structurele basis voor vrijwilligers te kunnen organiseren. Het jaarlijks voeren van functioneringsgesprekken, gerelateerd aan het nieuwe takenpakket van elke vrijwilliger. Bij het instaleren van een nieuwe werkgroep dient het bestuur en/of de coördinator te zorgen voor een heldere opdrachtformulering, en vooraf het beschikbare budget toe te kennen. Vrijwilligers die nieuwe taken op zich nemen zoals presentaties verzorgen, nieuwsbrief maken, of de rol van portefeuillehouder gaan vervullen, begeleiden en indien nodig zorgen voor een passend scholingstraject.
7
3. Slotwoord
Het bestuur van het Toon Hermans Huis Waalwijk verwacht dat dit beleidsplan de basis is om de komende veranderingen in locatie, organisatie en communicatie goed te kunnen begeleiden. Met de realisatie van de doelen in dit beleidsplan verwachten wij verbetering en uitbreiding van de kwaliteit van de dienstverlening te bereiken. Daarnaast hopen wij de financiële situatie van het Toon Hermans Huis verder te stabiliseren. De voortgang en het realiseren van de genoemde doelstellingen zal in de bestuursvergaderingen gemonitord worden.
8
