Inkoop- en aanbestedingsbeleid

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

VERSIE 1.0 1.1 2.0 3.0 4.0

documentnaam domein Status

ACTIE Concept stafmedewerker financiën CvB Vaststelling door CvB Goedkeuring door RvT Inwerkingtreding

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Financiën concept

TIJDPAD 03-02-2015 05-02-2015 01-03-2015 16-03-2015 01-04-2015

datum RvT datum GMR pagina

17-11-2014 11-11-2014 1 van 32


Inhoudsopgave INLEIDING ..................................................................................................................................................... 3 DEFINITIES .................................................................................................................................................... 4 HOOFDSTUK 1

DOELSTELLINGEN ............................................................................................................ 5

HOOFDSTUK 2

BELEIDSUITGANGSPUNTEN............................................................................................. 5

2.1 RECHTMATIG INKOPEN ..................................................................................................................................... 5 2.2 DOELMATIG INKOPEN ...................................................................................................................................... 5 2.3 EFFICIËNT EN EFFECTIEF INKOPEN ....................................................................................................................... 5 2.4 REDUCEREN VAN RISICO’S ................................................................................................................................. 6 2.5 OVERIGE BELEIDSUITGANGSPUNTEN.................................................................................................................... 6 2.6 REALISATIE DOELSTELLINGEN ............................................................................................................................. 6 HOOFDSTUK 3

JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN ...................................................................................... 7

3.1 WET- EN REGELGEVING .................................................................................................................................... 7 3.2 TRANSPARANTIE, OBJECTIVITEIT, NON-DISCRIMINATIE EN PROPORTIONALITEIT ............................................................ 7 3.3 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN .................................................................................................................... 7 HOOFDSTUK 4

MAATSCHAPPELIJKE UITGANGSPUNTEN ........................................................................ 8

4.1 INTEGRITEITSEISEN AAN DE MEDEWERKERS........................................................................................................... 8 4.2 FUNCTIESCHEIDING.......................................................................................................................................... 8 4.3 INTEGRITEITSEISEN AAN ONDERNEMERS ............................................................................................................... 8 HOOFDSTUK 5

ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN ................................................................................ 9

5.1 TE HANTEREN AANBESTEDINGSPROCEDURES ......................................................................................................... 9 5.2 VORMEN MARKTBENADERING UITGELICHT ........................................................................................................... 9 5.3 TE HANTEREN SELECTIE- EN GUNNINGSCRITERIA .................................................................................................. 10 HOOFDSTUK 6

ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN ...................................................................... 12

6.1 INKOOPPROCES............................................................................................................................................. 12 6.2 INKOOP IN DE ORGANISATIE............................................................................................................................. 13 6.3 INKOOPVOORWAARDEN EN VERKOOPVOORWAARDEN .......................................................................................... 13 6.4 UNIFORME EIGEN VERKLARING........................................................................................................................ 13 6.5 INKOOPPROCEDURES ONDER DE AANBESTEDINGSDREMPEL .................................................................................... 13 6.6 INWERKINGTREDING ...................................................................................................................................... 15 6.7 EVALUATIE................................................................................................................................................... 15 BIJLAGE 1 STROOMSCHEMA INKOOP .......................................................................................................... 16 BIJLAGE 2 INKOOPVOORWAARDEN ............................................................................................................ 18 DEEL I: GENERIEKE BEPALINGEN ............................................................................................................................ 19 DEEL II: AANVULLENDE BEPALINGEN LEVERINGEN ..................................................................................................... 27 DEEL III: AANVULLENDE BEPALINGEN DIENSTEN ....................................................................................................... 30 BIJLAGE 3 UNIFORME EIGEN VERKLARING .................................................................................................. 32

documentnaam domein auteurs status

15 03 31 Inkoopbeleid financiën Jelle Reinalda definitief

datum CvB datum RvT Datum GMR (info) pagina

01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 2 van 32


Inleiding Stichting Primair Onderwijs De Liemers is een organisatie voor primair onderwijs met 15 scholen voor katholiek, protestants-christelijk, interconfessioneel en algemeen-bijzonder basisonderwijs. Voor de scholen geldt dat kwaliteit en autonomie hoog in het vaandel staan. Iedere school kenmerkt zich door haar eigen sfeer en karakter. De beste zorg voor het kind en de open communicatie naar ouders/verzorgers worden door alle scholen nagestreefd. ICT-ontwikkelingen worden op onze scholen op de voet gevolgd, wat o.a. betekent, dat er flink geïnvesteerd wordt in scholing en invoering van nieuwe mogelijkheden. Er is volop aandacht voor huisvesting van de scholen; de gebouwen moeten goed toegerust zijn voor modern onderwijs en de mogelijkheden bieden voor andere functies, zoals bv. kinderopvang. De afgelopen periode is inkoop en aanbesteden binnen het onderwijs in beweging. De aanbestedingswet, toegenomen druk rond de verantwoording van bestedingen en ontwikkelingen met teruglopende bekostiging zijn externe zaken die invloed hebben op hoe SPO De Liemers omgaat met inkoop. SPO De Liemers wil voor haar leveranciers, dienstverleners en aannemers een goede opdrachtgever zijn. Vanuit integer en betrouwbaar handelen, willen wij een gelijke en eerlijke kans bieden voor iedereen. Het in dit document beschreven inkoop- en aanbestedingsbeleid is leidend voor het inkopen en aanbesteden van Leveringen, Diensten en Werken van SPO De Liemers. Doel hiervan is om voor alle partijen (opdrachtgever en opdrachtnemer) een uniforme vastlegging van uitgangspunten die SPO De Liemers hanteert om haar Inkoop te bewerkstelligen. In het inkoop-/aanbestedingsbeleid staat wat de doelstellingen en uitgangspunten van de inkoopfunctie van SPO De Liemers zijn. De inkoopdoelstellingen zijn een afgeleide van de organisatiedoelstellingen van SPO De Liemers.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 3 van 32


Definities Het inkoopbeleid is van toepassing op elke activiteit uitgevoerd door SPO De Liemers waar een externe factuur tegenover staat. Dit kunnen zowel Diensten, Levering als Werken zijn. In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder1: Contractant Diensten

Inkoop

Levering

Offerte Offerteaanvraag

Ondernemer Opdracht

SPO De Liemers Werken

1

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de SPO De Liemers. Een schriftelijke overeenkomst voor het verrichten van Diensten. Onder Diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder Leveringen of Werken vallen (en niet tastbaar zijn). (Rechts)handelingen van de SPO De Liemers gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Een schriftelijke overeenkomst voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product (altijd tastbaar). Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd. Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van het schoolbestuur voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’. De algemene term ‘opdracht’ wordt zowel gebruikt voor de opdracht voor Werken als voor de opdracht voor Leveringen en Diensten. De term opdracht heeft als kernelement het vereiste van een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel. “Onder bezwarende titel” betekent dat de aanbestedende dienst een prijs betaalt of een andersoortige economische tegenprestatie verstrekt. Het schoolbestuur Stichting Primair Onderwijs De Liemers, zetelend aan de Voltastraat 21 te Zevenaar. Een schriftelijke overeenkomst voor het realiseren van infrastructurele dan wel bouwkundige Werken die bestemd zijn voor het vervullen van een economische of technische functie. Onder Werken wordt derhalve verstaan de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiele, groen- en cultuurtechnische en bouwkundige voorzieningen.

(Voor een uitgebreide definitielijst zie: http://www.tenderned.nl/egids/begrippenlijst




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 4 van 32


Hoofdstuk 1

Doelstellingen

SPO De Liemers beoogt met onderhavig beleid op een transparante, eerlijke en integere manier de Inkoop en aanbestedingen uit te voeren. Daarnaast zijn een aantal andere doelen vast gesteld die hieraan ondergeschikt zijn:   

Besparen op de bestaande en toekomstige contracten Effectiever en efficiënter inkopen d.m.v. een eenduidige wijze voor inkoop- en aanbestedingstrajecten en slimmer inkopen Het reduceren van risico’s bij (Europese) aanbestedingen

Hoofdstuk 2

Beleidsuitgangspunten

Het in dit document beschreven beleid is leidend voor de wijze waarop binnen SPO De Liemers met Inkoop en aanbesteding dient te worden omgegaan.

2.1 Rechtmatig inkopen SPO De Liemers is verplicht tot naleving van nationale en Europese weten regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen van leveringen, Diensten en Werken. Omdat SPO De Liemers met publieke gelden werkt, heeft het schoolbestuur en onderdelen hiervan de verplichting deze op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Daarom is er in dit beleid een eenduidige inkoopproces beschreven voor het Inkoop van Levering, Diensten en Werken. Omdat SPO De Liemers met publieke gelden werkt, kan het zijn dat het inkopen van Diensten, Levering of Werken aanbesteed moet worden. Wanneer dit moet staat beschreven in de “Aanbestedingswet 20122”. De aanbestedingswet zorgt voor transparantie, objectiviteit, nondiscriminatie en proportionaliteit op het gebied van inkoop met publieke gelden.

2.2 Doelmatig inkopen Goed inkopen begint met het weten wat je nodig hebt. Het bepalen van de inkoopbehoefte en specificeren van product of dienst is daarom de eerste stap bij een inkoopproces. Hierbij is belangrijk om te weten wat er beschikbaar is en wat de wensen en eisen zijn vanuit de afnemer. Daarnaast kan er altijd gedacht worden aan inkoopsamenwerkingen met andere schoolbesturen als dit voordelen oplevert. Door doelmatig in te kopen kan er bespaart worden op de bestaande en toekomstige contracten. Deze besparingen kunnen behaald worden op kort termijn door een lagere prijs, maar ook op langer termijn door een economisch voordeliger contract (betere verhouding van prijs en kwaliteit). Daarnaast kan er bespaart worden op de kosten van het inkoopproces. Belangrijk blijft dat kosten besparen een ondergeschikt doel is van eerlijk inkopen.

2.3 Efficiënt en effectief inkopen Efficiënt en effectief inkopen slaat terug op het daadwerkelijke inkoopproces. Met een gestructureerde uitvoering bespaart men kosten en worden fouten voorkomen. Om efficiënt en effectief in te kopen is het belangrijk dat het inkoopproces in detail beschreven is. Het inkoopproces is op te delen in zes stappen, van het specificeren van de behoefte tot nazorg en 2

http://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/geldigheidsdatum_20-01-2015




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 5 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT evaluatie. In hoofdstuk 6 staat per stap beschreven hoe het inkoopproces verloopt. Hierdoor is het inkoopproces organisatiebreed (vrijwel) altijd hetzelfde.

2.4 Reduceren van risico’s Omdat SPO De Liemers werkt met publieke gelden, heeft het schoolbestuur verplichtingen betreft de Inkoop. Bijvoorbeeld het Europees aanbesteden bij Inkoop van Levering, Diensten en Werken boven een vastgesteld drempelbedrag. Dit brengt enige risico’s met zich mee. Daarom is het belangrijk dat de uitvoering van een inkoopproces op de juiste wijze wordt uitgevoerd. De risico’s bij het inkoopproces zijn globaal onder te verdelen in twee categorieën. Procedurele risico’s, deze hebben te maken met o.a. de weten regelgeving. En inhoudelijke / intrinsieke risico’s, deze zijn verbonden met het specifieke inkoopproces. Om een het aantal risico’s te beperken zijn er naast de inkoopprocedure ook algemene inkoopvoorwaarde vastgelegd. Deze zijn te vinden in bijlage 1 ‘Inkoopvoorwaarden’.

2.5 Overige beleidsuitgangspunten Andere beleidsuitgangspunten waarmee SPO De Liemers rekening houdt tijdens het inkoopproces zijn:  Het stimuleren van de lokale c.q. regionale economie  Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van de Ondernemers  Duurzaamheid De in 2.5 “Overige beleidsuitgangspunten” beschreven punten zijn niet verder uitgewerkt in dit beleidsplan.

2.6 Realisatie doelstellingen Om deze doelstellingen te realiseren en te toetsen zijn juridische, maatschappelijke, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze punten zijn in hoofdstuk 3 t/m 6 uitgewerkt.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 6 van 32


Hoofdstuk 3

Juridische uitgangspunten

SPO De Liemers streeft naar een rechtmatig en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico’s op schadeclaim door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen. Het juridisch kader draagt hieraan bij.

3.1 Wet- en regelgeving SPO De Liemers leeft de relevante weten regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante weten regelgeving volgen uit:  Aanbestedingswet 2012: Deze wet implementeert de Europese richtlijnen, aanbestedingsrichtlijnen en rechtsbeschermingsrichtlijnen. De aanbestedingswet 2012 biedt één kader voor (overheids)opdrachten boven en (beperkt) onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.  Europese weten regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van de Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve mededelingen etc. van de Europese Commissie.  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten  Jurisprudentie: Jurisprudentie van het Europese hof van justitie, Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

3.2 Transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit De beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit, nondiscriminatie en proportionaliteit. Deze beginselen hanteert SPO De Liemers voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor (Europees) aanbesteden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 5 “Economische uitgangspunten” wordt dit nader ingevuld.

3.3 Algemene inkoopvoorwaarden Binnen SPO De Liemers hanteren we eigen Algemene Inkoopvoorwaarden ( Bijlage 2 Inkoopvoorwaarden). SPO de Liemers zal proberen deze eigen Algemene Inkoopvoorwaarden op alle transacties en overeenkomsten van toepassing te laten zijn. Wanneer de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn en wanneer deze prioriteit hebben boven de door de verkopende partij gehanteerde voorwaarden is te vinden onder 6.3 Inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden. Verwijs dus bij elke offerteaanvraag naar de toepasselijkheid van de door SPO Liemers gehanteerde Algemene Voorwaarden.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 7 van 32


Hoofdstuk 4

Maatschappelijke uitgangspunten

4.1 Integriteitseisen aan de medewerkers Alle inkopen van SPO De Liemers worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Medewerkers van SPO De Liemers dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de ondernemer en moeten te alle tijden integer zijn.

4.2 Functiescheiding In sommige inkoopprocessen is er een tweede verantwoordelijke noodzakelijk alvorens de daadwerkelijke aanschaf plaatsvindt. Wanneer er een tweede verantwoordelijke moet zijn en wie dit dan is, staat uitgelegd in hoofdstuk 6.

4.3 Integriteitseisen aan ondernemers SPO De Liemers contracteert enkel met integere ondernemers. SPO De Liemers en onderdelen daarvan willen alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele praktijken. SPO De Liemers hanteert de Uniforme Eigen Verklaring.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 8 van 32


Hoofdstuk 5

Economische uitgangspunten

5.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures Inkopen gebeurt conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van SPO De Liemers en de vigerende drempelbedragen. SPO De Liemers onderscheidt vier vormen van marktbenadering:  Enkelvoudig onderhands  Meervoudig onderhands  Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie  Europees aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie De te kiezen marktbenadering hangt af van twee factoren: 1. Het totaalbedrag van de opdrachtwaarde (exclusief BTW). Hoe de totaalwaarde van de opdracht vastgesteld moet worden staat beschreven in de “Aanbestedingswet 2012”, paragraaf 2.1.2.2. En of het een Dienst, Werk of Levering betreft. Bij een combinatie hiervan is deel met de grootste waarde leidend. Op Pianoo3 is gedetailleerde informatie te vinden over hoe de opdrachtwaarde bepaalt moet worden. 2. Als deze informatie duidelijk is, kan in de volgende tabel afgelezen worden welke marktbenadering gekozen moet worden en wie bevoegd is om de Inkoop te doen: Werken Tot €5.000

Diensten Tot €5.000

Leveringen Tot €5.000

Procedure Gunning uit de hand (Enkelvoudig onderhands)

€5.000 tot €25.000

€5.000 tot €25.000

€5.000 tot €25.000

Gunning uit de hand (Meervoudig onderhands)

€25.000 tot €250.000

€25.000 tot €75.000

€25.000 tot €75.000

Meervoudig onderhandse aanbesteding

€250.000 tot €5.000.000

€75.000 tot €200.000

€75.000 tot €200.000

Bevoegd RvT te mandateren aan CvB RvT te mandateren aan CvB RvT te mandateren aan CvB RvT

Onderhandse aanbesteding of onderhandse aanbesteding na selectie Meer dan Meer dan Meer dan Openbare aanbesteding volgens RvT €5.000.000 €200.000 €200.000 Europese richtlijnen Deze bedragen worden met eens in de twee jaar bijgesteld. De meest actuele bedragen zijn te vinden op de site van de Rijksoverheid4.

5.2 Vormen marktbenadering uitgelicht Enkelvoudig onderhands: Procedure waarbij aan de hand van een shortlist5 slechts één 0ndernemer wordt uitgenodigd voor het indienen van een 0fferte, met als doel in onderling overleg een akkoord te bereiken over prijs en levering van de opdracht. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke ondernemers. Deze manier van Inkoop wordt toegepast bij (zeer)

3

http://www.pianoo.nl/metrokaart/hoe-bepaal-ik-waarde-van-opdracht www.europeseaanbestedingen.eu/europeseaanbestedingen/europese_aanbesteding/drempelbedragen 5 Aan de hand van de kennis van de markt stelt de inkoper bij een onderhandse aanbesteding een shortlist van potentiële leveranciers op. Uit deze shortlist worden gegadigden gekozen die worden uitgenodigd een offerte in te dienen. 4




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 9 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT kleine opdrachten, waarbij het officiële aanbestedingsprocedure te duur is in verhouding tot de opdrachtsom. Meervoudig onderhands: Procedure waarbij aan de hand van een shortlist minimaal drie ondernemers worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op basis van een door SPO De Liemers vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie. Er gelden geen voorschriften tot openbare bekendmaking of voorschriften voor de duur van termijnen. SPO De Liemers gunt op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving. Er is sprake van beperkte concurrentie. Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: a. Openbaar aanbesteden zonder voorafgaande selectie (openbare procedure): SPO De Liemers plaatst op nationaal niveau een aankondiging voor een opdracht. Daarop kan iedere geïnteresseerde ondernemer zicht inschrijven middels het indienen van een offerte op basis van een door SPO De Liemers vervaardigd document of bestek met daarin alle relevante informatie. Na beoordeling van de inschrijven beslist SPO De Liemers aan wie hij wil gunnen. Dat deelt hij vervolgens aan alle ondernemers mee. SPO De Liemers gunt op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving; b. Openbaar aanbesteden met voorafgaande selectie (niet-openbare procedure): In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, is de niet-openbare procedure even openbaar als de openbare procedure. Het verschil is echter dat de procedure in twee delen is geknipt; een selectie- en een gunningsronde. Na aankondiging kan iedere ondernemer verzoeken deel te nemen. SPO De Liemers selecteert hieruit een aantal geschikte gegadigden aan de hand van de uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Vervolgens wordt hen gevraagd om in te schrijven en verloopt de procedure verder zoals de openbare procedure. Bij openbaar aanbesteden is er vrije concurrentie tussen alle mogelijke nationale ondernemers. Europese aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: a. Europees aanbesteden zonder voorafgaande selectie (openbare procedure): SPO De Liemers plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Daarop kan iedere geïnteresseerde ondernemer zicht inschrijven middels het indienen van een offerte op basis van een door SPO De Liemers vervaardigd document of bestek met daarin alle relevante informatie. Na beoordeling van de inschrijven beslist SPO De Liemers aan wie hij wil gunnen. Dat deelt hij vervolgens aan alle ondernemers mee. SPO De Liemers gunt op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving; b. Europees aanbesteden met voorafgaande selectie (niet-openbare procedure): In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, is de niet-openbare procedure even openbaar als de openbare procedure. Het verschil is echter dat de procedure in twee delen is geknipt; een selectie- en een gunningsronde. Na aankondiging kan iedere ondernemer verzoeken deel te nemen. SPO De Liemers selecteert hieruit een aantal geschikte gegadigden aan de hand van de uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Vervolgens wordt hen gevraagd om in te schrijven en verloopt de procedure verder zoals de openbare procedure. Bij Europees aanbesteden is er vrije concurrentie tussen alle ondernemers.

5.3 Te hanteren selectie- en gunningscriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en de gunningscriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief en proportioneel opgesteld. documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 10 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT Selectiecriteria De selectiecriteria (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen) zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijven moet voldoen om in aanmerking te komen voor de opdracht. In de “Aanbestedingswet 20126” staan de criteria vermeld die SPO De Liemers moet en mag toepassen bij de Europese aanbestedingsprocedures. Gunningscriteria Gunning kan plaatsvinden op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel de kwaliteit als prijs een rol spelen. Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijving relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of ze voldoet aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals functionaliteit, garanties, levertijd en dergelijke. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het criterium “economisch meest voordelige inschrijving’ is een eenduidige beoordelingssystematiek. De wijze waarop de inschrijvingen worden beoordeeld dient te worden beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de richtlijnen die de “Aanbestedingswet 2012” hiervoor geeft.

6

http://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/geldigheidsdatum_20-01-2015




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 11 van 32


Hoofdstuk 6

Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Stap 1

Fase inkoopproces Voortraject

2

Specificeren

3

Selecteren

Toelichting         

    

4

Contracteren

5

Bestellen

6

Bewaken

7

Nazorg


            

Bepalen van de inkoopbehoefte Realiseren met een subsidie Bepalen van het aanbod Bepalen hoe de procedure begeleidt gaat worden Raming en bepalen van het financiële budget Vaststellen inkoopprocedure Omschrijving van de opdracht Opstellen programma van eisen en wensen Opstellen offerteaanvraag - Bepalen selectiecriteria - Bepalen EMVI gunningcriteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) 1. Prijs 2. Relevante kwalitatieve gegevens inhoudelijk Vaststellen aanbestedingsdocument Eventuele selectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht d.m.v. verzenden van de offerteaanvraag, de website of TenderNed Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende weten regelgeving) Bekendmaken voornemen tot gunning Alcateltermijn Definitieve gunning Kenbaar maken inkoopvoorwaarden Ondertekenen (raam)overeenkomst met de winnende contractant Archiveren getekende (raam)overeenkomst in contractenregister Uitvoeren van de opdracht Door afroepen (het doen van bestellingen) Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen Leveranciersmanagement Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 12 van 32




looptijd Evalueren overeenkomst met de contractant

6.2 Inkoop in de organisatie Binnen SPO De Liemers is het standpunt ten aanzien van het inkopen van producten en diensten ‘centraal tenzij’. Dit tenzij slaat op: tenzij er sprake is van inefficiëntie of ineffectiviteit door het volume te bundelen. SPO De Liemers vormt in organisatorische opzicht één aanbestedende dienst. Daar waar de Europese aanbestedingsgrens bereikt wordt, zal een te vergeven opdracht conform geldende weten regelgeving worden aanbesteed. Indien het voordelen biedt, wordt aangesloten bij initiatieven van andere organisaties. Daarnaast hanteert SPO de Liemers zijn eigen inkoopvoorwaarden waarop de verkopende partij zijn of haar akkoord moet geven. En maakt SPO de Liemers gebruik van de Uniforme Eigen Verklaring volgens de wettelijke richtlijnen.

6.3 Inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden SPO de Liemers heeft zijn eigen inkoopvoorwaarden. Om deze van toepassing te laten zijn bij de inkoop van diensten, werken of leveringen moet de kopende partij wel extra handelingen verrichten. Bij de uitvraag van een offerte moet je de inkoopvoorwaarde meesturen. Hiermee stel je de verkopende partij op de hoogte van de voorwaarden die SPO de Liemers hanteert en is SPO de Liemers de eerste partij die de voorwaarden bekend maakt. Hierdoor zijn deze voorwaarde van toepassing, ook als de verkopende partij zijn eigen verkoopvoorwaarden heeft. Mocht de wederpartij zijn eigen voorwaarde van toepassing willen laten zijn, dan zal hij de andere voorwaarde expliciet moeten afwijzen. Hierdoor ontstaat een nieuw aanbod. Vermeld op de opdrachtbevestiging nogmaals dat er inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Noem daarbij de titel van het document, de versie en datum van totstandkoming van het document. Dat alle andere algemene voorwaarden van de andere partij niet van toepassing zijn. En dat de andere partij verklaart de inkoopvoorwaarden te hebben ontvangen. Vraag deze opdrachtbevestiging ondertekend retour.

6.4 Uniforme Eigen Verklaring SPO de Liemers hanteert bij aanbestedingen de Uniforme Eigen Verklaring bij (nationale) openbare aanbestedingen en Europese aanbestedingen. In de Uniforme Eigen Verklaring verklaart de ondernemer dat hij voldoet aan het daar gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectiecriteria. Uiteindelijk kan de opdrachtgever de winnaar van de aanbesteding vragen hiervoor de bewijsstukken aan te leveren. De Uniforme Eigen Verklaring is te vinden in bijlage 3. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website van de rijksoverheid. Het (laten) invullen van de Eigen Verklaring is verplicht boven de drempel. Onder de drempel is het verplicht als er nadrukkelijk uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties of uitvoeringsvoorwaarden stelt of selectiecriteria gebruikt. Alle informatie over het toepassen en afhandelen van het Uniforme Eigen Verklaring proces is te vinden in de Metrokaart van Pianoo7.

6.5 Inkoopprocedures onder de aanbestedingsdrempel 7

http://www.pianoo.nl/metrokaart-nieuwe-aanbestedingsregelgeving




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 13 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT Voor de inkoop onder de aanbestedingsdrempel hanteert SPO De Liemers een eigen inkoopprocedure. 6.5.1 Interne drempelbedragen en verantwoordelijkheid

‘Centraal wat moet, decentraal wat kan’ geldt voor het bestellen van materialen en middelen voor het onderwijs. Bestellingen worden door de schooldirectie geaccordeerd, de ontvangst wordt op de school gecheckt, de factuur en eventuele pakbon blijven op school. De schooldirectie kan zonder het bestuur bestellingen doen tot €20.000,-. Zij zijn hier dan zelf verantwoordelijk voor. Bij schoolgebonden bestellingen boven de €20.000,- moet de schooldirectie toestemming vragen aan de stafmedewerker Huisvesting en Financiën. De verantwoordelijkheid ligt echter bij de bestuurder. De stafmedewerker fungeert dus als contactpersoon. De bestuurder van SPO De Liemers kan zelfstandig bestellingen doen als de waarde hiervan onder de €100.000,- is. Bij een bestelling van meer dan €100.000 zal hij de Raad van Toezicht of andere bestuurders als 2e verantwoordelijke moeten inschakelen. Voor bestellingen op locatieniveau gelden dus de volgende autorisaties: Bestelling 1e verantwoordelijke 2e verantwoordelijke Schoolgebonden bestellingen Schooldirectie < €5.000,Schoolgebonden bestellingen Schooldirectie Bestuurder > €5.000,Bestellingen < €100.000,00 Bestuurder Bestellingen > €100.000,00 Bestuurder RvT 6.5.2 Uitvoerende partij inkoop

Een aantal zaken kan op schoolniveau ingekocht worden. mits de waarde van de opdracht onder de €20.000,- is en het niet een uitzondering betreft kan dit zelfstandig door de schooldirectie. Bij elke opdrachtwaarde boven de €20.000,- moet er toestemming komen van de stafmedewerker Huisvesting en Financiën en de bestuurder. Bij twijfel dient er contact opgenomen te worden met de stafmedewerker Financiën en Huisvesting. In het volgende schema is te zien welke uitzonderingen er zijn. Zaken

Centraal – Bestuursbureau

ARBO ICT Gas / Water / Licht Schoonmaak Afval / container contracten Installaties en onderhoud KABO en administratiekosten Accountant Contributie besturenbond Drukwerk ICT Hardware en kantoorlicenties Telefoonkosten Scholing team en individueel Kantine gerelateerde producten documentnaam domein auteurs status


● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Decentraal - Schoolniveau

● ● datum CvB datum RvT Datum GMR (info) pagina

01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 14 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT Meubilair Overige inventaris Leermiddelen Kantoorbenodigdheden Gebruiksmaterialen kinderen Overige

● ● ● ● ● ●

6.5.3 Bewaken en nazorg De stafmedewerker Huisvesting en Financiën is verantwoordelijk voor het bewaken en de nazorg tijdens het inkoopproces. Hierop zijn een aantal uitzondering, deze uitzondering zijn te vinden in de tabel van 6.5.2. De stafmedewerker Huisvesting en Financiën controleert bij het inkoopproces of er geleverd is volgens de afspraak. Bij mantelcontracten gebruikt hij hiervoor steekproeven. Met behulp van de boekhoud software controleert hij de betalingen en de termijnen hiervan.

6.6 Inwerkingtreding Dit inkoopbeleid treedt in werking op 1 april 2015

6.7 Evaluatie Het inkoopbeleid wordt uiterlijk na 1 jaar geëvalueerd.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 15 van 32


Bijlage 1 Stroomschema inkoop

Inkoopbehoefte bepalen

Uitzonderingen nagaan

Opdrachtwaarde bepalen

Schooldirectie < €20.000,-

Schooldirectie €20.000,- tot €100.000,-

Bestuurder < €100.000,-

Bestuurder > €100.000,-

Offerte(s) opvragen

Offertes opvragen

Offertes opvragen

Offertes opvragen

Onderhandelen en keuze maken

stafmedewerker Financiën

Onderhandelen

Onderhandelen

Accepteren offerte

Onderhandelen en keuze maken

Accepteren offerte

Toestemming RvT

Nazorg

Accepteren offerte

Nazorg

Accepteren offerte

Akkoord vragen

en huisvesting

Nazorg documentnaam domein Status

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Financiën concept

Nazorg datum RvT datum GMR pagina

17-11-2014 11-11-2014 16 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT Uitleg stroomschema Inkoopbehoefte bepalen Op een enig moment ontstaat er een behoefte aan een bepaalde dienst, werk of product. Dit vormt de aanleiding van het inkoopproces. Deze inkoopbehoefte breng u, mogelijk in samenwerking met de eindgebruiker, zo goed mogelijk in kaart. Vragen die u uzelf kunt stellen zijn: Wat zijn de benodigde eigenschappen? Wat is ons budget? Wanneer hebben we het nodig? Hoe sluit ik zo goed mogelijk aan op het inkoopbeleid? Daarnaast kunt u nagaan of de inkoopbehoefte misschien bij meer scholen speel, waarmee u gezamenlijk zou kunnen inkopen. Uitzonderingen nagaan Vanuit praktisch oogpunt zijn er een aantal uitzonderingen gemaakt waarbij u als schooldirecteur niet zelf kan inkopen. Bijvoorbeeld diensten, werken en producten waarbij extra aandacht nodig is. Of waar door groter in te kopen veel voordeel op behaald kan worden. De uitzonderingen kunt u vinden in het schema van 6.3.2. Opdrachtwaarde bepalen De opdrachtwaarde is een schatting van het totaal te betalen bedrag exclusief btw. Bij dit bedrag wordt er rekening gehouden met eventuele opties en eventuele verleningen van het contract. Bij diensten met een looptijd van meerdere maanden wordt uit gegaan van 48 maanden. Of er moet een eerder duidelijk einde zijn van de te leveren dienst. Offertes opvragen Het is vaak verstandig om meerdere offertes op te vragen bij verschillende leveranciers. Hierdoor krijgt u als inkoper inzicht in een schappelijke prijs voor uw vraag. En kunt u de meest voordelige (de laagste prijs of de beste prijs/kwaliteit verhouding) kiezen. Onderhandelen en keuze maken De verschillende offertes kunnen aanleiding geven om te onderhandelen met de leveranciers. Deze onderhandelingen kunnen gaan over de prijs, maar ook bijvoorbeeld over extra services. Nazorg Nazorg is niet alleen het verwerken van de factuur. Maar ook de beoordeling van de geleverde dienst, werk of product. Is het geleverd volgens de afspraak? Moet het contract digitaal vastgelegd worden, zodat er zicht is op de eind datum van het contract?




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 17 van 32


Bijlage 2 Inkoopvoorwaarden

Bezoekadres SPO De Liemers Voltastraat 21 6902 PT ZEVENAAR Telefoon 0316-226514 [email protected] www.spodeliemers.nl

ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN van Stichting Primair Onderwijs De Liemers, gevestigd te Zevenaar, gedeponeerd [Datum] bij de Kamer van Koophandel te [Plaats], Nederland onder nummer [Deponeer nr]




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 18 van 32


Deel I: Generieke bepalingen Artikel 1 Definities/begrippen In deze algemene inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: 1.1 Diensten: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden. 1.2 Leveringen: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever inkoop, huurkoop, leasing, bruikleen of huur verstrekte zaken en de eventuele installatie/montage van deze zaken. 1.3 Opdrachtgever: Stichting Primair Onderwijs De Liemers, gebruiker van deze inkoopvoorwaarden. 1.4 Opdrachtnemer: de contractpartij van Opdrachtgever. 1.5 Opdracht: een order betreffende Leveringen en/of Diensten. 1.6 Overeenkomst: de schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Partijen betreffende Leveringen en/of Diensten. 1.7 Partijen: Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Artikel 2 Reikwijdte en toepasselijkheid 2.1 Deze inkoopvoorwaarden zijn steeds van toepassing op alle aanbiedingen en Overeenkomsten tussen Opdrachtgever aan Opdrachtnemer. Opdrachtgever wijst de toepasselijkheid van koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van de Opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand. 2.2 Afwijkingen van deze inkoopvoorwaarden komen uitsluitend tot stand voor zover zij uitdrukkelijk schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen. 2.3 Ingeval van strijdigheid tussen hetgeen afzonderlijk tussen Partijen is overeengekomen en deze inkoopvoorwaarden, prevaleert het afzonderlijke overeengekomen. 2.4 De toepasselijkheid van de 'United Nations Convention on contracts for the International sale of goods' (het 'Weens Koopverdrag') is uitgesloten. Artikel 3 Totstandkoming van de Overeenkomst 3.1 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is een aanbod van Opdrachtnemer onherroepelijk gedurende een termijn van 90 dagen nadat het aanbod Opdrachtgever heeft bereikt. In geval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag waarop de inschrijving sluit. 3.2 Een Overeenkomst komt tot stand indien: A. Het College van Bestuur tot het aangaan van een Overeenkomst heeft besloten, dan wel B. Een krachtens een schriftelijk mandaat van het College van Bestuur aangewezen medewerker daartoe heeft besloten.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 19 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT 3.3 Opdrachtgever wordt bij de ondertekening dan wel de schriftelijke bevestiging vertegenwoordigd door het College van Bestuur dan wel door een door het College van Bestuur daartoe bevoegde medewerker krachtens een schriftelijke volmacht. 3.4 De Overeenkomst komt tot stand doordat Opdrachtgever een aanbod van de wederpartij schriftelijk heeft bevestigd, dan wel door ondertekening van een daartoe opgestelde Overeenkomst. 3.5 Bij afroepOvereenkomsten komt de Overeenkomst tot stand, telkens op het moment dat de schriftelijke Opdracht voor de (deel)Opdracht, binnen het kader van de afroepOvereenkomst, door Opdrachtgever wordt verzonden. 3.6 De kosten voortvloeiend uit het opstellen en uitbrengen van een Offerte komen voor rekening van Opdrachtnemer. 3.7 Offertes alsmede de bijbehorende aanvragen zijn steeds geheel vrijblijvend voor Opdrachtgever. Artikel 4 Wijzigingen 4.1 Opdrachtgever is te allen tijde bevoegd in overleg met Opdrachtnemer de omvang en/of hoedanigheid van de Opdracht te wijzigen. Wijzigingen kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen. 4.2 Indien een wijziging naar het oordeel van Opdrachtnemer gevolgen heeft voor de overeengekomen prijs en/of het tijdstip van dienstverlening en/of oplevering, is hij verplicht, alvorens aan een wijziging gevolg te geven, Opdrachtgever hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 8 werkdagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of oplevertijd naar het oordeel van Opdrachtgever onredelijk zijn, zullen Partijen hierover in overleg treden. Prijswijzigingen kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen. Artikel 5 Onderaanneming en samenwerking met derden 5.1 Opdrachtnemer mag (een onderdeel van) de Opdracht niet zonder schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever aan een derde opdragen en/of uitbesteden. Opdrachtgever zal deze goedkeuring niet op onredelijke gronden onthouden. Opdrachtgever is gerechtigd aan de goedkeuring voorwaarden te verbinden. Goedkeuring van Opdrachtgever houdt niet in dat Opdrachtgever medeverantwoordelijk is voor de opgeleverde werkzaamheden in het kader van de Overeenkomst. 5.2 Opdrachtnemer coördineert en is verantwoordelijk voor de werkzaamheden en gegevensuitwisseling tussen derden en houdt Opdrachtgever op de hoogte van de voortgang van de Leveringen en/of Diensten te verrichten door derden. 5.3 Opdrachtnemer blijft in geval van overgedragen (onderdelen van) Leveringen en/of Diensten aan derden volledig verantwoordelijk en aansprakelijk jegens Opdrachtgever voor de correcte nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen. Indien de door Opdrachtnemer gecontracteerde derde niet, niet tijdig, niet volledig of niet deugdelijk presteert is Opdrachtnemer verantwoordelijk voor de extra kosten die daaruit voortvloeien, ook indien Opdrachtnemer redelijkerwijs het nodige heeft gedaan om de derde zijn verplichtingen te laten nakomen. 5.4 Indien de Overeenkomst met zich brengt dat Opdrachtnemer voor de uitvoering ervan zijn prestaties dient af te stemmen met door Opdrachtgever ingeschakelde derden, kan één van deze derden door Opdrachtgever, na overleg met de betrokken derden, met de leiding en coördinatie van de afstemming van de werkzaamheden worden belast. documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 20 van 32


5.5 Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever van iedere vergoeding van schade, claim of vordering of anderszins van door haar inzake deze Opdracht gecontracteerde derden. 5.6 In gevallen van overdracht aan een derde van (een gedeelte van) de verplichtingen uit een Overeenkomst van Opdrachtnemer is deze verplicht aan Opdrachtgever te melden welke zekerheden zijn gesteld voor de afdracht van BTW, loonbelasting en sociale premies, die wettelijk zijn voorgeschreven voor werkgevers.

Artikel 6 Tijdstip van oplevering 6.1 Bij niet tijdige oplevering is Opdrachtnemer zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. 6.2 Deellevering, alsmede oplevering op een eerder tijdstip dan overeengekomen, is slechts mogelijk met voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. 6.3 Opdrachtgever heeft het recht de oplevering uit te stellen. Opdrachtnemer zal in het geval van Leveringen de zaken deugdelijk verpakt, afgescheiden en herkenbaar opslaan, conserveren, beveiligen en verzekeren. Kosten hiervan zijn voor rekening van Opdrachtgever mits Opdrachtnemer deze kosten vooraf aan Opdrachtgever meedeelt. Artikel 7 Prijzen 7.1 Prijzen worden vastgesteld in euro’s en omvatten alle kosten die in verband met de Overeenkomst tot en met de oplevering worden gemaakt, tenzij anders overeengekomen. Prijzen worden zowel exclusief als inclusief het vigerende omzetbelastingpercentage vermeld. 7.2 De overeengekomen prijs is vast en geldt voor levering “franco huis” aan Opdrachtgever. In deze prijs zijn begrepen de verpakkings-, vracht- en verzekeringskosten. Alle valutarisico´s, douanekosten en in- en uitvoerrechten zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. 7.3 De prijzen zijn vast gedurende de looptijd van de Overeenkomst en zijn derhalve niet aan tariefwijzigingen, indexeringen of CAO-verhogingen onderhevig, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders tussen Partijen is overeengekomen. In dat geval wordt de wijze waarop aanpassing plaatsvindt in de Overeenkomst bepaald. Artikel 8 Facturering en betaling 8.1 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen vindt betaling van het factuurbedrag, inclusief BTW, na acceptatie van de levering of dienstverlening door Opdrachtgever plaats binnen dertig dagen na de datum van ontvangst van de factuur. 8.2 Opdrachtnemer factureert aan Opdrachtgever binnen uiterlijk 90 dagen na de opleverdatum van de Leveringen en/ of Diensten. 8.3 Opdrachtgever is gerechtigd de betaling van de factuur op te schorten indien zij een tekortkoming constateert met betrekking tot de Leveringen en/of Diensten. 8.4 Het recht tot opschorting is eveneens van kracht ingeval van betwisting van de juistheid van de declaratie en/of de hoogte van de factuur. In het laatste geval maakt Opdrachtgever vóór het verstrijken van de betalingstermijn schriftelijk bezwaar tegen de factuur bij Opdrachtnemer.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 21 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT 8.5 Opdrachtgever heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen met bedragen, die Opdrachtnemer uit welke hoofde dan ook verschuldigd is aan Opdrachtgever met uitzondering van belastingbedragen. 8.6 Overschrijding van een betalingstermijn en/of niet-betaling wegens een beroep op non- conformiteit en/of betwisting van de juistheid van de declaratie c.q. hoogte van de factuur door Opdrachtgever, geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen, dan wel de Overeenkomst te beëindigen. 8.7 Betaling door Opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van recht of van vorderingen in en ontslaat Opdrachtnemer op geen enkele wijze van enige garantie en/of aansprakelijkheid. Artikel 9 Ontbinding en opzegging 9.1 Opzegging c.q. ontbinding van de Overeenkomst door Opdrachtgever geschiedt door middel van een aangetekend schrijven of deurwaardersexploot. 9.2 Opdrachtgever is gerechtigd om, zonder dat aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, in en buiten rechte deze Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te ontbinden indien: - Opdrachtnemer surséance (c.q. voorlopige surséance) van betaling wordt verleend; - Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; Opdrachtnemer een verzoek tot toepassing van schuldsanering ingevolge de Wet schuldsanering natuurlijke personen heeft gedaan; - de onderneming van Opdrachtnemer wordt geliquideerd; - Opdrachtnemer zijn huidige onderneming staakt; - op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd; de aandelen in of de activa van de onderneming van Opdrachtnemer aan een derde worden/wordt overgedragen (overname); Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te komen; door Opdrachtnemer, door een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die deel uitmaakt van de organisatie van Opdrachtgever; zich feiten of omstandigheden voordoen of hebben voorgedaan die er op wijzen of redelijkerwijs doen vermoeden dat Opdrachtnemer, of een door hem ingeschakelde derde, de Overeenkomst (mede) is aangegaan op strafbare gronden dan wel (mede) gebruikt om strafbare feiten te plegen of uit strafbare feiten verkregen of te verkrijgen op geld waardeerbare voordelen te benutten. 9.3 Indien de Overeenkomst door Opdrachtgever wordt ontbonden, is Opdrachtnemer gehouden de eventueel verrichte betalingen ten aanzien van niet verrichte Leveringen, werkzaamheden te retourneren. Behoudens overmacht is Opdrachtnemer tevens gehouden de door Opdrachtgever geleden schade te vergoeden. Onder schade wordt zowel directe als gevolgschade verstaan. Tevens is Opdrachtgever dan geen vergoeding, uit welke hoofde dan ook, aan Opdrachtnemer verschuldigd. Alle vorderingen, die Opdrachtgever in deze gevallen op Opdrachtnemer mocht hebben of verkrijgen, zijn terstond en ten volle opeisbaar. 9.4 De opzegging of ontbinding van de Overeenkomst ontslaat Partijen niet van hun lopende verplichtingen uit hoofde van de betreffende Overeenkomst, die naar hun aard bestemd zijn om ook na de opzegging of ontbinding voort te duren. documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 22 van 32


Artikel 10 Tekortkoming in de nakoming 10.1 Indien Opdrachtnemer tekortkomt in de nakoming van één of meer van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst, zal Opdrachtgever hem deswege in gebreke stellen, tenzij een voorafgaande ingebrekestelling niet is vereist dan wel nakoming van de betreffende verplichting(en) reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige partij onmiddellijk in gebreke is. 10.2 De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekend schrijven of deurwaardersexploot, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. 10.3 Iedere tekortkoming in de nakoming van één of meer verplichtingen uit de Overeenkomst van Opdrachtnemer verplicht Opdrachtnemer de schade die Opdrachtgever door de tekortkoming lijdt te vergoeden, behoudens overmacht, onder gehoudenheid van Opdrachtnemer de eventueel reeds verrichte betalingen ten aanzien van niet verrichte Leveringen, werkzaamheden te retourneren. Onder schade wordt verstaan zowel directe schade als gevolgschade. 10.4 Indien en zodra Opdrachtnemer niet of niet tijdig zijn verplichtingen nakomt, is Opdrachtnemer in gebreke en is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, onder gehoudenheid van Opdrachtnemer de eventueel reeds verrichte betalingen ten aanzien van niet verrichte werkzaamheden te retourneren en de door Opdrachtgever geleden schade te vergoeden. Onder schade wordt verstaan zowel directe schade als gevolgschade. 10.5 De wettelijke rente over bedragen die Opdrachtgever heeft vooruitbetaald zal worden verrekend met te betalen facturen over de periode van het verzuim. 10.6 Het nalaten van Opdrachtgever om nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij Partijen uitdrukkelijk schriftelijk met de niet-nakoming akkoord zijn gegaan. Artikel 11 Boete 11.1 Indien er sprake is van een tekortkoming in de nakoming van één of meer van de uit de Overeenkomst of deze inkoopvoorwaarden voor Opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen dan wel indien de overeengekomen termijn om te presteren door Opdrachtnemer is overschreden is Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever zonder aanmaning of andere voorafgaande verklaring een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt. Indien de aflevering blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. De hoogte van de boete bedraagt maximaal tien procent van de koopprijs van de gehele order. Deze boete treedt niet in de plaats van de vergoeding van schade aan de zijde van de Opdrachtgever. 11.2 De boete komt de Opdrachtgever toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: - zijn vordering tot nakoming van de verplichting tot aflevering van zaken die aan de Overeenkomst beantwoorden; - zijn recht op schadevergoeding voor zover de schade het bedrag van de boete te boven gaat. 11.3 De boete wordt voor zover mogelijk verrekend met de door de Opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. Artikel 12 documentnaam domein auteurs status

Overmacht 15 03 31 Inkoopbeleid financiën Jelle Reinalda definitief


01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 23 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT 12.1Een tekortkoming kan een partij niet worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan haar schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt. 12.2Indien één der Partijen door overmacht definitief in de onmogelijkheid verkeert te presteren, of indien de overmachtperiode langer dan 30 dagen heeft geduurd, of redelijkerwijze te verwachten is of zodra vaststaat dat deze periode langer zal duren dan 30 dagen, heeft de wederpartij het recht de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven of deurwaardersexploot met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke tussenkomst, geheel of partieel te ontbinden, zonder dat daar, voor de in overmacht verkerende partij, enig recht op schadevergoeding ontstaat. 12.3 Onder overmacht wordt niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van zaken, wanprestatie van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden, uitval van hulpmaterialen en liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer. Artikel 13 Verzekering 13.1 Opdrachtnemer heeft zich afdoende en adequaat verzekerd voor en zal zich afdoende en adequaat verzekerd houden voor afdekking van risico’s die kunnen voortvloeien uit de uitvoering en nakoming van de Overeenkomst. Hieronder vallen in ieder geval: beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid. Opdrachtnemer overlegt desgevraagd onverwijld (een gewaarmerkt afschrift van) de polissen en de bewijzen van premiebetaling van bedoelde verzekeringen aan Opdrachtgever. 13.2 Opdrachtnemer zal niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever verzekeringsOvereenkomst(en) beëindigen, dan wel de condities waaronder deze is (zijn) aangegaan en het (de) verzekerde bedrag(en) ten nadele van de Opdrachtgever wijzigen respectievelijk verlagen. Artikel 14 Intellectuele (eigendoms)rechten 14.1 Opdrachtgever is rechthebbende van alle intellectuele (eigendoms-) en vergelijkbare rechten die ontstaan door c.q. het gevolg zijn van de uitvoering van de Overeenkomst door Opdrachtnemer, zijn personeel of door Opdrachtnemer ingeschakelde derden. Alle intellectuele (eigendoms)rechten en vergelijkbare rechten ten aanzien van de ten behoeve van Opdrachtgever te leveren prestaties worden door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever overgedragen. 14.2 Indien tussen Partijen een verschil van mening bestaat over de eigendom van de resultaten van de Leveringen en/of Diensten, respectievelijk de intellectuele (eigendoms)rechten of vergelijkbare rechten die daarop berusten, geldt als uitgangspunt dat die eigendom bij Opdrachtgever berust tot het moment dat het tegenbewijs door Opdrachtnemer is geleverd. 14.3 Opdrachtnemer staat in voor het vrije en ongestoorde gebruik door Opdrachtgever van de geleverde zaken. Hij vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden terzake van (eventuele) inbreuk op intellectuele (eigendoms)rechten en vergelijkbare rechten van derden. 14.4 Opdrachtnemer is niet gerechtigd de resultaten van de Levering en/of Diensten enigerlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enige inlichting te verschaffen, tenzij Opdrachtgever schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. Artikel 15 Hulpmiddelen 15.1 Alle hulpmiddelen, zoals (doch niet beperkt tot) tekeningen, modellen, specificaties, mallen, harden software, materiaal en gereedschappen die door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 24 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT beschikking zijn gesteld of die door Opdrachtnemer op kosten van Opdrachtgever worden vervaardigd of aangeschaft zijn, blijven c.q. worden het eigendom van Opdrachtgever en zullen door Opdrachtnemer als bruiklener gehouden worden. Aan bruikleen kunnen door Opdrachtgever voorwaarden worden verbonden. 15.2 Opdrachtnemer onderhoudt en bewaart deze hulpmiddelen zorgvuldig, draagt daarvoor alle risico's, neemt de nodige maatregelen deze hulpmiddelen te beschermen, zal deze hulpmiddelen voor zoveel mogelijk merken als herkenbaar eigendom van Opdrachtgever en zal deze hulpmiddelen niet voor andere doeleinden gebruiken dan waarvoor Opdrachtgever deze ter beschikking heeft gesteld of waarvoor Opdrachtnemer deze in Opdracht van Opdrachtgever heeft vervaardigd of aangeschaft. 15.3 De in het vorige lid genoemde hulpmiddelen zullen op eerste verzoek van Opdrachtgever ter beschikking van Opdrachtgever worden gesteld, dan wel tegelijkertijd met de door Opdrachtnemer af te leveren zaken aan Opdrachtgever worden afgegeven. Artikel 16 Geheimhouding en verbod tot openbaarmaking 16.1 Elk der Partijen verplicht zich al hetgeen haar bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt, en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijze kan vermoeden, op generlei wijze bekend te maken, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift of uitspraak van de rechter haar tot bekendmaking verplicht. Dit artikellid geldt in gelijke mate voor het gewag maken van het bestaan van de Overeenkomst. 16.2 Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij zullen Partijen geen informatie etc. die hen ter beschikking staat, aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het volbrengen van de Opdracht. Opdrachtgever kan aan het verlenen van toestemming voorwaarden verbinden, alsmede aanspraak maken op een vergoeding wegens het verlenen van rechten. Artikel 17 Overname van personeel en belangenverstrengeling 17.1 Partijen zijn niet gerechtigd zonder schriftelijke toestemming van de ander, tijdens de uitvoering van de Overeenkomst dan wel binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van de wederpartij in dienst te nemen of met dat personeel over een indiensttreding te onderhandelen. Partijen zullen de voornoemde toestemming niet zonder redelijke grond onthouden. 17.2 Indien blijkt dat een lid van het personeel van Opdrachtgever een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult of ten tijde van de onderhandelingen over de totstandkoming van de Overeenkomst heeft vervuld bij Opdrachtnemer, zonder dat Opdrachtgever daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. Artikel 18 Voortdurende verplichtingen 18.1 Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Overeenkomst voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze verplichtingen behoren onder meer cessie van verzekeringspenningen (artikel 13), vrijwaring voor schending van intellectuele (eigendoms)rechten en vergelijkbare rechten (artikel 14), geheimhouding en verbod tot openbaarmaking (artikel 16), en geschillen en toepasselijk recht (artikel 20). Artikel 19 Optreden als gemachtigde 19.1 Opdrachtnemer kan slechts als gemachtigde van Opdrachtgever optreden indien hij daartoe uitdrukkelijk schriftelijk is gemachtigd door een daartoe bevoegde functionaris van Opdrachtgever. documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 25 van 32


19.2 Indien en voor zover Opdrachtnemer in strijd met het bepaalde in lid 1 handelt en Opdrachtgever de handelingen niet schriftelijk bekrachtigt, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor alle door Opdrachtgever daardoor geleden en te lijden schade, en vrijwaart Opdrachtnemer Opdrachtgever ter zake van aanspraken van derden. Artikel 20 Geschillen en toepasselijk recht 20.1 Verschillen van mening tussen Partijen worden zoveel mogelijk langs minnelijke weg opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt geacht een geschil te bestaan. 20.2 Ieder geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met de Overeenkomst wordt, met uitsluiting van ieder ander forum dan wel andere rechter, voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam. 20.3 Op alle Overeenkomsten en daaruit voortvloeiende of verband houdende geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 26 van 32


Deel II: Aanvullende bepalingen Leveringen Artikel 1 Garanties 1.1 Opdrachtnemer garandeert dat het geleverde en de eventuele installatie/montage daarvan beantwoordt aan hetgeen is overeengekomen. Hij neemt bij zijn werkzaamheden de belangen van Opdrachtgever en de zorg van een goed Opdrachtnemer in acht. 1.2 Opdrachtnemer garandeert, dat de zaken geheel compleet en voor gebruik gereed zijn. Hij zorgt ervoor dat onder meer alle onderdelen, hulpmaterialen, hulpstukken, gereedschappen, reservedelen, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken worden meegeleverd, ook indien zij niet met name zijn genoemd. 1.3 Opdrachtnemer garandeert dat de te leveren zaken nieuw gefabriceerd zijn en zijn samengesteld uit deugdelijke onderdelen. 1.4 Tijdens de garantieperiode herstelt Opdrachtnemer gebreken, tekortkomingen en onvolkomenheden in het afgeleverde c.q. opgeleverde zo snel mogelijk en tot tevredenheid van Opdrachtgever. Tijdens voornoemde garantieperiode brengt Opdrachtnemer hiervoor geen voorrijkosten, arbeidskosten, materiaalkosten en overige kosten in rekening. 1.5 Opdrachtnemer garandeert dat de geleverde zaken vrij zijn van rechten van derden en dat hij voorts geen inbreuk maakt op intellectuele (eigendoms)rechten en vergelijkbare rechten van derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot knowhow, ongeoorloofde mededinging e.d. daaronder begrepen. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever in dit verband voor aanspraken van derden. Artikel 2 Levering 2.1 Levering vindt plaats op de overeengekomen plaats c.q. plaatsen en het overeengekomen tijdstip c.q. de overeengekomen tijdstippen. 2.2 Opdrachtnemer verplicht zich zijn personeel en (personeel van) door hem ingeschakelde derden op te dragen de wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen. Hetzelfde geldt voor eventuele huisregels en bedrijfsvoorschriften en reglementen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu van Opdrachtgever. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen of bekendmaken van de huisregels en veiligheidsvoorschriften; Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de bekendmaking daarvan aan zijn personeel en door hem ingeschakelde derden. 2.3 Opdrachtnemer voegt op verzoek van Opdrachtgever binnen acht weken na aanvang van de werkzaamheden alsmede binnen drie dagen na een daartoe strekkend verzoek van Opdrachtgever een recente “verklaring omtrent het gedrag” aan zijn personeelsdossier voor het personeel dat bij de Levering is betrokken en in dit verband bij Opdrachtgever werkzaam is. Opdrachtgever zal steekproefsgewijs de aanwezigheid van de “verklaringen omtrent het gedrag” toetsen. Artikel 3 Verpakking, vervoer en verzending 3.1 Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het behoorlijk verpakken van zaken, zodanig dat zij de plaats van bestemming in goede staat bereiken. Hij verpakt de producten deugdelijk en merkt deze volgens instructies van Opdrachtgever. 3.2 Opdrachtnemer is aansprakelijk voor het transportrisico. Tenzij anders overeengekomen, wordt het transport door Opdrachtnemer verzekerd. documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 27 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT 3.3 Opdrachtnemer staat in voor de kosten en verzekering van elk transportonderdeel, en is verantwoordelijk voor alle kosten aangaande de Levering van de goederen naar de bestemmingsplaats, inclusief douane uiten inklaring aan de uiten invoerhaven. Opdrachtnemer draagt het volledige verliesrisico tot de goederen aan de Opdrachtgever zijn geleverd. 3.4 Retourzending van leenemballage geschiedt voor rekening en risico van Opdrachtnemer naar een door hem op te geven bestemming. Afvalmateriaal dient door Opdrachtnemer kosteloos te worden meegenomen. 3.5 Verwerking, respectievelijk vernietiging van (transport)verpakkingsmaterialen is een verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer. Indien op verzoek van Opdrachtnemer verpakkingsmaterialen worden verwerkt of vernietigd, gebeurt dit voor risico en rekening van Opdrachtnemer. 3.6 Bij het ter vervoer aanbieden en het vervoeren van gevaarlijke stoffen, dient Opdrachtnemer stipt te voldoen aan de desbetreffende wettelijke voorschriften en bepalingen van internationale verdragen, conventies en Overeenkomsten van vervoerders, geldig in die landen waar de zaken zullen worden vervoerd. 3.7 Op eerste verzoek zal Opdrachtnemer aan Opdrachtgever informatie verschaffen over de samenstelling van deze gevaarlijke stoffen dat bij het vervoeren, opslaan en verwerken kan worden voldaan aan de betreffende wettelijke voorschriften en bepalingen van internationale verdragen, conventies en Overeenkomsten geldig in de in het vorige lid bedoelde landen. Artikel 4 Keuring 4.1 Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht de Leveringen te inspecteren en/of te keuren teneinde vast te stellen of de Levering voldoet aan hetgeen is overeengekomen. Opdrachtnemer zal hierbij op eerste verzoek kosteloos zijn volledige medewerking verlenen. Bij keuring en/of inspectie wordt rekening gehouden met de bescherming van bedrijfsgeheimen en bedrijfsgegevens van Opdrachtnemer. 4.2 Indien Opdrachtgever op grond van de keuring en/of inspectie vaststelt dat de Opdracht waarop de keuring en/of inspectie heeft plaatsgevonden niet voldoet aan hetgeen is overeengekomen, heeft Opdrachtgever het recht om te eisen dat er binnen vijf werkdagen verbeteringen worden aangebracht en/of nadere eisen te stellen, waarna een herhaalde keuring en/of inspectie plaatsvindt. Indien Opdrachtnemer niet aan deze verplichting voldoet binnen de in dit artikel gestelde termijn, is Opdrachtgever gerechtigd de benodigde zaken van een derde af te nemen, dan wel zelf maatregelen te nemen of maatregelen door een derde te laten nemen voor rekening en risico van Opdrachtnemer. Artikel 5 Aflevering 5.1 Indien de geleverde zaken niet aan de Overeenkomst beantwoorden, is Opdrachtgever niet gehouden deze te accepteren, Opdrachtgever heeft tevens de mogelijkheid om op kosten van Opdrachtnemer alsnog nakoming te vorderen, herstel te vorderen en/of de Overeenkomst te ontbinden en vervangende schadevergoeding te vorderen. 5.2 Goedkeuring of aanvaarding van een Levering ontslaat Opdrachtnemer niet van enige garantie of aansprakelijkheid voortvloeiend uit deze inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst en/of eigen aangeboden garanties.

Artikel 6 Risico- en eigendomsovergang 6.1 Het risico en eigendom van de zaken gaat over op Opdrachtgever nadat deze zijn geleverd en zonodig gemonteerd respectievelijk geïnstalleerd. documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 28 van 32


6.2 In geval Opdrachtgever aan Opdrachtnemer materialen zoals grondstoffen, hulpstoffen, gereedschappen, tekeningen, specificaties en software ter beschikking stelt ten behoeve van de nakoming van zijn verplichtingen, blijven deze eigendom van Opdrachtgever. 6.3 Op het moment dat materialen zoals grondstoffen, hulpstoffen en software, van Opdrachtgever zijn verwerkt in zaken van Opdrachtnemer, is sprake van een nieuwe zaak waarvan de eigendom aan Opdrachtgever toebehoort.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 29 van 32


Deel III: Aanvullende bepalingen Diensten Artikel 1 Garanties 1.1 Opdrachtnemer garandeert dat de Diensten beantwoorden aan hetgeen is overeengekomen in de Overeenkomst. Opdrachtnemer neemt bij zijn werkzaamheden de belangen van Opdrachtgever en de zorg van een goed Opdrachtnemer in acht. 1.2 Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten Diensten op vakbekwame wijze worden uitgevoerd en staat in voor de kwaliteit en integriteit van diegene die namens hem belast is met de uitvoering van de Overeenkomst. 1.3 Opdrachtnemer garandeert dat de verrichte Diensten vrij zijn van rechten van derden en dat hij voorts geen inbreuk maakt op intellectuele (eigendoms)rechten en vergelijkbare rechten van derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot knowhow, ongeoorloofde mededinging e.d. daaronder begrepen. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever in dit verband voor aanspraken van derden. Artikel 2 Dienstverlening 2.1 Opdrachtnemer verplicht zich zijn personeel en (personeel van) door hem ingeschakelde derden op te dragen de wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen. Hetzelfde geldt voor eventuele huisregels en bedrijfsvoorschriften en reglementen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu van Opdrachtgever. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen of bekendmaken van de huisregels en veiligheidsvoorschriften; Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de bekendmaking daarvan aan zijn personeel en door hem ingeschakelde derden. 2.2 Opdrachtnemer voegt op verzoek van Opdrachtgever binnen acht weken na aanvang van de werkzaamheden alsmede binnen drie dagen na een daartoe strekkend verzoek van Opdrachtgever een recente “verklaring omtrent het gedrag” aan zijn personeelsdossier voor het personeel dat bij de Dienstverlening is betrokken en in dit verband bij Opdrachtgever werkzaam is. Opdrachtgever zal steekproefsgewijs de aanwezigheid van de “verklaringen omtrent het gedrag” toetsen. 2.3 Verplichtingen van Opdrachtnemer: a. Opdrachtnemer dient te beschikken over een geldig inschrijvingsbewijs bij de bedrijfsvereniging waarbij hij is ingeschreven en te beschikken over een vestigingsvergunning voor zover deze vereist is. Op eerste verzoek van Opdrachtgever dient Opdrachtnemer hem voornoemde bescheiden te tonen. b. Opdrachtnemer dient op eerste verzoek van Opdrachtgever aan deze een staat te overhandigen bevattende de naam, voorna(a)m(en), adres, woonplaats, geboortedatum en -plaats, Burger Service Nummer (BNS) van alle personeel, dat door Opdrachtnemer van week tot week in het werk is gesteld. c. Opdrachtnemer dient op eerste verzoek van Opdrachtgever aan deze de manurenverantwoording van alle personeel, dat door Opdrachtnemer in het werk is gesteld, ter inzage te verstrekken, volgens een door Opdrachtgever opgesteld model. d. Opdrachtnemer dient telkenmale op eerste verzoek van Opdrachtgever aan deze een afschrift te verschaffen van de verklaringen inzake zijn betalingsgedrag bij de bedrijfsvereniging en de ontvanger der directe belastingen. Artikel 3 Toetsing 3.1 Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht de resultaten van de verleende Diensten te toetsen teneinde vast te stellen of de werkzaamheden/Opdracht voldoet aan hetgeen is overeengekomen. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer hiervan uiterlijk twee werkdagen voor toetsing op de hoogte documentnaam domein auteurs status



01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 30 van 32

SPO DE LIEMERS ONTDEKT, ONTMOET, ONTWIKKELT stellen. Opdrachtnemer zal hierbij op eerste verzoek kosteloos zijn volledige medewerking verlenen. Bij toetsing wordt rekening gehouden met de bescherming van bedrijfsgeheimen en bedrijfsgegevens van Opdrachtnemer. 3.2 Indien Opdrachtgever op grond van de toetsing vaststelt dat de Opdracht waarop de toetsing heeft plaatsgevonden niet voldoet aan hetgeen is overeengekomen, heeft Opdrachtgever het recht om te eisen dat er binnen een nader overeen te komen termijn verbeteringen worden aangebracht en/of nadere eisen te stellen, waarna een herhaalde toetsing plaatsvindt. Indien Opdrachtnemer niet aan deze verplichting voldoet binnen de in dit artikel gestelde termijn, is Opdrachtgever gerechtigd de Diensten van een derde af te nemen, dan wel zelf maatregelen te nemen of maatregelen door een derde te laten nemen voor rekening en risico van Opdrachtnemer. Artikel 4 Oplevering 4.1 Indien de geleverde dienst niet aan de Overeenkomst beantwoordt, is Opdrachtgever niet gehouden de zaken c.q. de prestaties te accepteren, Opdrachtgever heeft tevens de mogelijkheid om op kosten van Opdrachtnemer alsnog nakoming te vorderen, herstel te vorderen en/of de Overeenkomst te ontbinden en vervangende schadevergoeding te vorderen. 4.2 Goedkeuring of aanvaarding van een Levering ontslaat Opdrachtnemer niet van enige garantie of aansprakelijkheid voortvloeiend uit deze inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst en/of eigen aangeboden garanties. Artikel 5 Vergoeding meer- en minderwerk 5.1 Indien de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk, dat voor vergoeding in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden en/of gewijzigde inzichten die Opdrachtnemer bij het sluiten van de Overeenkomst had behoren te voorzien. Evenmin worden tot meerwerk gerekend werkzaamheden die het gevolg zijn van onjuiste en/of onvolledige technische of functionele specificaties, indien deze door Opdrachtnemer zijn geaccepteerd. 5.2 Opdrachtnemer vangt niet aan met meerwerk alvorens hij daartoe schriftelijke Opdracht van Opdrachtgever heeft gekregen. Opdrachtnemer brengt ter verkrijging van een schriftelijke Opdracht een schriftelijke Offerte uit, betreffende de omvang van het verwachte meerwerk en de daaraan verbonden tijdsduur en kosten. 5.3 Opdrachtnemer is verplicht een Opdracht tot meerwerk tot een maximum van 15% van de oorspronkelijke Opdracht te aanvaarden en uit te voeren. Een dergelijke Opdracht tot meerwerk dient te worden uitgevoerd onder de bepalingen van de Overeenkomst. 5.4 Indien door gewijzigde inzichten van Opdrachtgever of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is sprake van minderwerk, dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een partij meent dat van minderwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de andere partij.




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 31 van 32


Bijlage 3 Uniforme Eigen Verklaring Zie separaat document




01-03-2015 16-03-2015 23-04-2015 32 van 32

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Recommend Documents