Inhoud. Stichting Treasures Foundation Beleidsplan

november 2014 tot en met december 2017 versie 1.2

BELEIDSPLAN 2014 - 2017

‘HOOP BRENGEN en LEVENS BOUWEN’

Inhoud Voorwoord ……………………………………………………………………………………………………………………………….

2

Samenvatting………………………………………………………………………………………………………………………….

3

1. Missie en doelstellingen ……………………………………………………………………………………………………. 1.1 Missie………………………………………………………………………………………………………………………………. 1.2 Doelstellingen……………………………………………………………………………………………………………………. 1.3 Geldelijke ondersteuning……………………………………………………………………………………………………. 1.4 Gebiedsafbakening en samenwerking…………………………………………………………………………………. 1.5 Focus……………………………………………………….……………………………………………………………………….

5 5 5 7 8 8

2. Historie en Identiteit………………………………………………………………………………………………………….

10

3. Organisatiestructuur…………………………………………………………………………………………………………. 3.1 Algemeen……………………………………………….…………………………………………………………………….…… 3.2 Organisatiestructuur………………………………….…………………………………………………………………….….

11 11 11

4. Donateursbeleid………………………………………………………………………………………………………….…..….

14

5. Financieel beleid……………………………………………………………………………………………………………….

16

6. Communicatiebeleid……………………………………………………………………………………………………….…. 6.1 Algemeen……………………………………………….……………………………………………………………………….… 6.2 Communicatiemiddelen…………………………….………………………………………………………………………… 6.3 Informatiemateriaal…………………………….…………………………………………………………………..……………

18 18 19 20

7. Partnerorganisaties………………………………………………………………………………………………………….

21

Stichting Treasures Foundation – Beleidsplan 2014 – 2017

1

VOORWOORD ‘Hoop brengen en levens bouwen’ – ‘Bringing hope and building lives’ De Stichting Treasures Foundation bestaat sinds 18 september 2014. Het jaar 2014 is een voorbereidende en het oprichtingsjaar geweest. Ten eerste is gewerkt aan de rand voorwaardelijke zaken die de Stichting nodig heeft voor het formeel opstarten. Ten tweede is er hard gewerkt aan het opzetten van de administratieve organisatie voor het effectief en efficiënt functioneren in de toekomst. Zo was de akte van oprichting getekend op18 september 2014, het boekhoudsysteem ingericht, vrijwilligers en sponsors benaderd, de introductie van de website, het opzetten van trainingsmateriaal en de nieuwsbrief en er is een permanente locatie geregeld voor de bijeenkomsten. Door de realisatie van dergelijke rand voorwaardelijke zaken in 2014 is Stichting Treasures Foundation in staat om de aandacht te richten op datgeen wat het meest belangrijk is: hoop brengen en levens bouwen! Daarbij is het bestuur van de Stichting Treasures Foundation zich bewust van het feit dat alhoewel de nood hoog is, niet iedereen geholpen kan worden. Daarom wordt in 2015 een duidelijke focus aangebracht binnen het werkgebied, de activiteiten en de projecten van Stichting Treasures Foundation. Er zullen extra inspanningen worden geleverd gericht op het leggen en onderhouden van contacten met, alsmede het samenwerken met personen en/of instellingen met een vergelijkbaar doel. Voorts zullen nog een aantal potentiële particulieren en instellingen benaderd worden voor financiële ondersteuning. In dit beleidsplan is die focus op alle fronten doorgevoerd. Daarmee zijn wij er van overtuigd dat Stichting Treasures Foundation in 2015 verder zal groeien. Het beleidsplan is daarbij een handvat voor het bestuur en de vrijwilligers en zal actief gebruikt worden bij de bestuursvergaderingen en in de gesprekken met andere partijen. Daarnaast is het beleidsplan ook geschreven voor alle geïnteresseerden in de Stichting. Suggesties ter verbetering van dit beleidsplan zijn uiteraard welkom. Uw suggesties, vragen of opmerkingen kunnen verstuurd worden naar [email protected]. Namens het bestuur van Stichting Treasures Foundation, Beatrice Konadu Gyamfi Voorzitter


2

SAMENVATTING Hieronder volgt per hoofdstuk van dit beleidsplan een korte samenvatting. 1. Missie en doelstellingen In 2014 vond de oprichting plaats en werden de rand voorwaardelijke zaken voorbereid. In 2015 wordt focus aangebracht in de doelstellingen van Stichting Treasures Foundation en wordt meer focus aangebracht binnen het werkgebied en de projecten van de Stichting. De focus ligt bij het bieden van directe en effectieve steun aan hulpbehoevenden, met name degene die om welke reden ook niet kunnen deelnemen in de maatschappij, zoals drugs- en/of alcoholverslaafden, eenzame mensen, en minderbedeelden. Ook richten wij ons op de jeugd, die onze toekomst is. De Stichting tracht haar doel onder meer te bereiken door: het organiseren van bijeenkomsten; het verzamelen, verstrekken en verspreiden van informatie; het verlenen van onderdak en het verstrekken van voedsel aan mensen die dit nodig hebben; verlenen van naschoolse opvang; dagbesteding / dagactiviteiten voor ouderen; het leggen en onderhouden van contacten met, evenals samenwerken met personen en/of instellingen met een vergelijkbaar doel en voorst al hetgeen met het vorenstaande verband houdt of hiertoe in de ruimste zin bevorderlijk kan zijn. 2. Historie en identiteit Raffic en Beatrice Osman zijn de oprichters van Treasures Foundation. Raffic is geboren in Zaria en groeide op in een arme omgeving, waar hij armoede, werkloosheid en het dakloos zijn, had ervaren. Raffic ontwikkelde een enorme passie voor degenen die in vergelijkbare situaties en omstandigheden terecht zijn gekomen te helpen. Raffic en Beatrice zijn ervan overtuigd dat zodra een persoon de kans krijgt om zich te verbinden met een organisatie die in liefde onderdak, bescherming en de primaire levensbehoeften biedt, hij of zij in staat zal zijn om zich te ontwikkelen om een belangrijke rol te spelen in de hedendaagse samenleving. Stichting Treasures Foundation wil in haar beleid vasthouden aan haar identiteit. Deze identiteit kenmerkt zich in: een Bijbelse verkondiging en Christelijke getuigenis tijdens onze bijeenkomsten; leven bij het verbond en beloften van onze Heer; een voorbeeldfunctie vervullen in de maatschappij; de hulpvraag van het individu is leidend voor de hulp en zorg die wij aanbieden;


3

de Stichting zal het maximale doen om de jeugd aan te spreken zodat ze graag deelnemen aan de activiteiten.

3. Organisatiestructuur Stichting Treasures Foundation werkt enkel met vrijwilligers die geen (onkosten)vergoeding ontvangen. De organisatie structuur blijft in 2015 ongewijzigd en bestaat uit een dagelijks bestuur en vier coördinatoren. In 2015 worden twee nieuwe vrijwilligers gezocht om het totaal aantal vrijwilligers naar zes te brengen. In 2015 zal tevens de Raad van Advies worden samengesteld en als extern adviesorgaan opereren. 4. Donateursbeleid Stichting Treasures Foundation zoekt in een brede doelgroep in 2014 - 2017 naar minimaal 50 particulieren en / of bedrijven die een vaste donatie doen. Deze donaties worden gepubliceerd in de nieuwsbrief en op de website van de Stichting. Zodoende kan de Stichting gerichte donatieverslagen aan de donateurs aanbieden. In 2015 wordt er speciale aandacht gegeven aan het werven van donateurs, het verzorgen van bijbelstudies, lezingen en één andere terugkerende nader te bepalen grote actie in de zomer (familiedag met BBQ, conferentie of sport- of muziekevenement) teneinde meer bekendheid te creëren en fondsen te werven. e

De aanvraag voor het ANBI keurmerk is in behandeling en het streven is om dit in de 1 kwartaal van 2015 af te ronden. 5. Financieel beleid In 2015 zal de Stichting geen projecten steunen. De inkomsten en uitgaven zullen na de financiële jaarafsluiting en na vaststelling door het bestuur op de website worden geplaatst. De financiële prognose voor de jaren 2014 tot en met 2017 zijn opgesteld en beschikbaar. Aan het einde van ieder boekjaar zullen de prognoses herzien en daar waar nodig bijgesteld worden. 6. Communicatiebeleid Stichting Treasures Foundation zal de volgende communicatiemiddelen inzetten: website, Facebook, Nieuwsbrief, LinkedIn, Twitter en informatiemateriaal in de vorm van folders en reclame in wijkkranten. De Stichting zal haar doelgroepen gericht informeren en activeren. In 2015 - 2016 wordt er tevens 2 grote evenementen georganiseerd om de bekendheid met de Stichting te vergroten. 7. Partnerorganisaties Op langere termijn is het de bedoeling om met meerdere organisaties samen te gaan werken. In 2014 2017 zal de focus hoofdzakelijk gericht zijn op de organisatie en de groei van de Stichting zelf en wordt nog niet actief gezocht naar een partner om mee samen te werken. Mocht deze zich echter onverhoopt aandienen, dan zal deze aanvraag wel in behandeling worden genomen.


4

1. MISSIE EN DOELSTELLINGEN 1.1 Missie In 2014 vond de oprichting van Stichting Treasures Foundation plaats en werden de rand voorwaardelijke zaken voorbereid. In 2015 wordt focus aangebracht in de doelstellingen van Stichting Treasures Foundation en wordt meer focus aangebracht binnen het werkgebied en de projecten van de Stichting. De focus ligt bij het bieden van directe en effectieve steun aan hulpbehoevenden, met name degene die om welke reden ook niet kunnen deelnemen in de maatschappij, zoals drugs- en/of alcoholverslaafden, eenzame mensen, en minderbedeelden. Ook richten wij ons op de jeugd, die onze toekomst is. Stichting Treasures Foundation heeft de volgende missie vastgelegd in haar statuten: De Stichting heeft ten doel zich in te zetten voor hulpbehoevenden door: - het organiseren van bijeenkomsten; - het verzamelen, verstrekken en verspreiden van informatie; - het verlenen van onderdak en het verstrekken van voedsel aan mensen die dit nodig hebben; - verlenen van naschoolse opvang; - dagbesteding / dagactiviteiten voor ouderen; - het leggen en onderhouden van contacten met, evenals samenwerken met personen en/of instellingen met een vergelijkbaar doel en voorst al hetgeen met het vorenstaande verband houdt of hiertoe in de ruimste zin bevorderlijk kan zijn. Deze missie is met opzet breed gedefinieerd. Zo kan de Stichting nog flink doorgroeien binnen haar huidige missie. In de volgende paragraaf wordt deze missie concreet gemaakt voor de periode 2014 tot en met 2017. De missie is gebouwd vanuit sterke Christelijke principes. 1.2 Doelstellingen In deze paragraaf wordt de missie van Stichting Treasures Foundation vertaald naar concrete doelstellingen. Hiervoor wordt de missie opgedeeld in hapklare stukken en uitgewerkt naar doelstellingen. De doelstellingen beperken zich tot 2015 tot en met 2017, in deze periode wordt een sterke groei verwacht. De Stichting heeft sinds de oprichting in 2014 met name de voorbereidende en rand voorwaardelijke zaken uitgevoerd. Er wordt op dit moment bewust gekozen voor het vooruit kijken voor een periode van 3 jaar met tussentijdse herziening en jaarlijkse aanpassing van de doelstellingen en het beleid om deze steeds concreter te maken.


5

Na 2017 zullen de doelstellingen en het beleid steeds voor een periode van één jaar worden bepaald. Stichting Treasures Foundation tracht haar doel onder meer te bereiken door: Het frequent organiseren van bijeenkomsten De hoofdactiviteit van de Stichting Treasures Foundation is de wekelijkse eredienst: elke zondagmiddag. De bijeenkomsten worden gehouden te Bijlmerdreef 1289, Ganzenhoef – Amsterdam Zuidoost. Het doel van deze bijeenkomsten wordt samengevat in vier woorden: vieren, leren, getuigen en dienen. Het is tevens de gelegenheid om elkaar te ontmoeten. De dienst wordt geleid door een voorganger (in de meeste gevallen door Pastor Raffic Osman of door een Pastor die op uitnodiging voorgaat), ondersteund door enkele vrijwilligers. De inhoud van de eredienst wordt door de voorganger wekelijks voorbereid en hij/zij zal spreken vanuit de eigen levenservaring en inzichten over een thema die er leeft en speelt in de gemeenschap en in de samenleving. De dienst wordt gezamenlijk voorbereid, maar er blijft veel ruimte voor improvisatie. Het gesproken woord (in het Nederlands en Engels) wordt afgewisseld met zang en muziek, stiltemomenten en gebed. Zo ontstaat een veilige en gewijde plaats, even los van het alledaagse: een sfeer waarin iedereen zich thuis kan voelen. Los van leeftijd, geslacht, opleiding en afkomst. Gastvrijheid, laagdrempeligheid en betrokkenheid vinden wij belangrijk. We kiezen daarom vorm, liederen en hulpmiddelen die passen bij het doel en karakter van de bijeenkomst. In 2015 zullen alle leeftijdscategorieën gezamenlijk de dienst bijwonen. Vanaf 2016 is het streven om opvang te hebben voor de allerkleinsten, zondagschool voor de jeugd tot en met 12 jaar en deels afzonderlijke bijeenkomsten voor de jeugd van 13 tot en met 18 jaar. Tijdens de zondagschool krijgen de kinderen Bijbelstudie en wordt er een thema besproken waar ze dagelijks mee te maken krijgen. De teksten van de liederen die wij tijdens de bijeenkomsten zingen worden geprojecteerd door middel van een beamer en de spreker zal gebruik maken van een microfoon. De muziek zal afgespeeld worden met cd’s via een geluidsversterker. In 2015 zullen regelmatig muzikanten worden uitgenodigd om op vrijwillige basis ‘’live” op te treden. Zij zullen, indien beschikbaar, eigen muziekinstrumenten meenemen. Een aantal organisaties en personen zullen worden benaderd voor een donatie, specifiek bedoeld voor aanschaf van muziekinstrumenten. In 2015 tot en met 2017 zal geleidelijk een eigen muziekgroep worden samengesteld die minimaal één maal per week samenkomt om te oefenen onder begeleiding van een professionele muzikant. De volgende instrumenten zullen in 2015-2016 worden aangeschaft: keyboard, 1 gitaar, 1 basgitaar, geluidsversterker, 3 microfoons plus standaards, geluidsbedieningspaneel, bedradingen en overige instrumenten zoals trommels, sambaballen, triangel en tamboerijn. In 2017 zal een complete drummer set worden aangeschaft onder voorbehoud dat op dat moment de Stichting over een eigen vaste locatie beschikt. Het verzamelen, verstrekken en verspreiden van informatie De Stichting Treasures Foundation zal zich richten op het verzamelen, verstrekken en verspreiden van informatie teneinde de leden, bezoekers en deelnemers op te bouwen. De informatie zal bestaan uit spreekbeurten, getuigenissen, cursussen en trainingen, flyers, boeken, films en cd’s. Het verstrekken en verspreiden zal met name op individuele basis gebeuren en via de website. Bij het verzamelen van persoonsgegevens van deelnemers zullen de richtlijnen worden gehandhaafd zoals vastgesteld in de Wet van 6 juli 2000, houdende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens (Wet bescherming persoonsgegevens). Bij het verspreiden van folders en drukwerk zal steeds worden overwogen of het noodzakelijk is om, in het kader van de wet en regelgeving in het betreffende stadsdeel, een ontheffing aan te vragen bij de


6

Gemeente en zullen de regels worden gerespecteerd om niet te flyeren in de als verboden aangewezen gebieden. Trainingsmateriaal voor Bijbelstudies heeft de Stichting reeds beschikbaar maar deze zullen in 2015 en 2016 nader geprofessionaliseerd worden. In 2017 zal het volledige scala aan bijbelstudiedocumentatie gereed zijn. Het verlenen van onderdak en het verstrekken van voedsel aan mensen die dit nodig hebben; In 2016 zal de Stichting Treasures Foundation op zoek gaan naar een vaste locatie waar maximaal 15 personen voor tijdelijke duur en op vrijwillige basis gehuisvest kunnen worden. Er zal een huishoudelijk reglement, een jaar- en dagprogramma en financiën specifiek gericht op de opvang worden opgesteld. De inrichting zal sober zijn, doch minimaal de basis noodzakelijke meubilair en middelen bevatten voor een menswaardig bestaan. De Stichting zal voor de personen bemiddelen om deze te ondersteunen om na het doorlopen van het jaarprogramma zelfstandig te gaan wonen en werken. In 2015 wordt vanaf het tweede kwartaal gestart met het project ‘’Soup Kitchen’’. De voorbereidingen hiervoor zijn inmiddels vergevorderd. Dit project beoogt het wekelijks op een vaste dag soep te koken en deze aan minderbedeelden uit te reiken ondersteund met een bemoedigend gesprek. Verlenen van naschoolse opvang In het eerste halfjaar zullen de voorbereidingen worden opgezet voor het opzetten van naschoolse opvang voor kinderen tot en met 16 jaar. Vanaf het schooljaar 2015 – 2016 zal gestart worden met de opvang van een groep van circa 6 kinderen en dit zal per schooljaar groeien. De Stichting zal zorgdragen dat vóór de start van de activiteiten het huishoudelijk reglement, het dagprogramma, voorschriften voor hygiëne en veiligheid, de nodige vergunningen en gekwalificeerd personeel beschikbaar zijn. Mocht het niet haalbaar zijn om aan alle vereisten te voldoen, dan zal deze activiteit worden uitgesteld met 1 jaar en starten vanaf schooljaar 2016-2017. Dagbesteding / dagactiviteiten voor ouderen In het tweede halfjaar van 2015 zullen de voorbereidingen starten voor het opzetten van dagbesteding / dagactiviteiten aan ouderen die, al dan niet met een partner, nog zelfstandig wonen, maar die om fysieke of sociale reden extra begeleiding en/of ondersteuning nodig hebben. Het betreft hier personen op leeftijd die thuis dreigen te vereenzamen en die op zoek zijn naar contacten met anderen. Het doel van de dagbesteding is om een steuntje in de rug te geven bij de dagelijkse bezigheden en de dingen die de persoon bezig houdt. Het programma van de dagbesteding bij Treasures Foundation zal begeleiding voor één of meer dagdelen per week bieden. Het leggen en onderhouden van contacten met, alsmede samenwerken met personen en/of instellingen met een vergelijkbaar doel Stichting Treasures Foundationen zal nauwe contacten onderhouden met en samenwerken met personen en/of instellingen die vergelijkbare doelen beogen. Op deze manier is het niet nodig om steeds zelf het wiel te moeten uitvinden. Er zal op regelmatige basis contact worden gehouden met de Gemeente en andere Stichtingen om kennis en ervaring uit te wisselen. 1.3 Geldelijke ondersteuning De Stichting zal in principe geen financiële ondersteuning bieden aan personen of instellingen. Het bestuur kan echter in zeer uitzonderlijke situaties na akkoord in de bestuursvergadering incidenteel een gift geven aan een persoon of instelling die in hoge nood zit. Uitgangspunt is dat alle ontvangen financiële middelen zullen worden aangewend voor het bereiken van de doelstellingen van de Stichting Treasures Foundation en het bevorderen van de groei van de Stichting. Dit draagt bij aan het waarborgen van de kwaliteit van de projecten en voorkomt veel tijdbesteding aan het onderzoeken van potentiële eenmalige projecten van andere organisaties, zodat deze tijd gestoken kan worden in meer gerichte activiteiten. Dit punt zal consequent worden doorgevoerd in alle externe uitingen.


7

1.4 Gebiedsafbakening en samenwerking Stichting Treasures Foundation zal actief zijn in Nederland en beperkt zich in 2015-2017 tot de Gemeente Amsterdam, met name het stadsdeel Zuidoost. Er zal in het kader van de ontwikkeling en groei van de Stichting contact worden onderhouden met personen en instellingen buiten dit gebied, hoofdzakelijk gericht op het verwerven van fondsen. 1.5 Focus Stichting Treasures Foundation zal doelgericht en efficiënt de taken uitvoeren. Het streven is om een maximale kwaliteit na te streven. Het bestuur zal regelmatig vergaderen om de voortgang van de activiteiten te toetsen en daar waar nodig bij te stellen. De penningmeester zal de boekhouding continue bijwerken en de financiële verantwoording te allen tijde gereed en zichtbaar hebben. Zoals eerder beschreven zal in 2015 tot met 2017 de focus met name liggen op de opzet en verdere inrichting en de start van de activiteiten. Samengevat zullen de komende jaren hoofdzakelijk in het teken staan van de volgende activiteiten:

2014

Voorbereiding en formele Oprichting Inrichten financiële administratie en opzetten administratieve organisatie Beleidsplan en financiële prognose opstellen voor 2014 tot en met 2017 Aanvragen beschikking Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) bij de Belastingdienst Regelen locatie voor wekelijkse samenkomst Personen en instituten benaderen voor donaties Start met bouwen website Start met activiteit “Soup Kitchen” Voorbereiding en start Bijbelstudies

2015

Verder professionaliseren Bijbelstudie Verder professionaliseren wekelijkse samenkomsten Verder professionaliseren activiteit “Soup Kitchen” Afronden aanvraag beschikking Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) bij de Belastingdienst Vergroten bekendheid van de Stichting Treasures Foundation Voorbereiden Naschoolse opvang (start september 2015) Voorbereiden dagbesteding/dagactiviteiten ouderen Grote zomerevenement om fondsen te werven (BBQ en familiedag) Project: Muziekgroep samenstellen en instrumenten aanschaffen (al dan niet via donatie)

2016

Verder professionaliseren Bijbelstudie Verder professionaliseren wekelijkse samenkomsten Verder professionaliseren activiteit “Soup Kitchen” Verder professionaliseren dagbesteding/dagactiviteiten ouderen Bekendheid van de Stichting Treasures Foundation blijven promoten Start Naschoolse opvang Grote zomerevenement om fondsen te werven (BBQ en familiedag of iets dergelijks) Verder professionaliseren Muziekgroep Start voorbereidingen tijdelijke opvang hulpbehoevenden

2017

Verder professionaliseren Bijbelstudie Verder professionaliseren wekelijkse samenkomsten Verder professionaliseren activiteit “Soup Kitchen”


8

Verder professionaliseren dagbesteding/dagactiviteiten ouderen Bekendheid van de Stichting Treasures Foundation blijven promoten Verder professionaliseren Naschoolse opvang Grote zomerevenement om fondsen te werven (BBQ en familiedag of iets dergelijks) Verder professionaliseren Muziekgroep Verder professionaliseren tijdelijke opvang hulpbehoevenden


9

2. HISTORIE EN IDENTITEIT Raffic en Beatrice Osman zijn de oprichters van Treasures Foundation. Raffic is geboren in Zaria en groeide op in een arme omgeving, waar hij armoede, werkloosheid en het dakloos zijn, had ervaren. Raffic ontwikkelde een enorme passie voor degenen die in vergelijkbare situaties en omstandigheden terecht zijn gekomen te helpen. Raffic en Beatrice zijn ervan overtuigd dat zodra een persoon de kans krijgt om zich te verbinden met een organisatie die in liefde onderdak, bescherming en de primaire levensbehoeften biedt, hij of zij in staat zal zijn om zich te ontwikkelen om een belangrijke rol te spelen in de hedendaagse samenleving. Zoals eerder aangegeven wil Stichting Treasures Foundation in 2015 meer focus aanbrengen in haar activiteiten. Het is daarbij echter van groot belang om vast te houden aan de identiteit van Stichting Treasures Foundation. Die identiteit is een bundeling van de Christelijke kernwaarden van de Stichting en de motivatie van alle vrijwilligers om zich ter beschikking te stellen van de minderbedeelden in de samenleving. Een identiteit is lastig samen te vatten in een stuk tekst. Daarom is er dan ook gekozen om de identiteit van Stichting Treasures Foundation hieronder vast te leggen in een zogenaamde Word Cloud. Bij alle beleidszaken in 2014 tot en met 2017 zal gewaarborgd worden dat dit binnen de onderstaande identiteit valt.


10

3. ORGANISATIESTRUCTUUR 3.1 Algemeen De Stichting is statutair gevestigd in Amsterdam. Het vestigings- en correspondentieadres van de Stichting is in de gemeente Amsterdam. Dit vanwege de woonplaats van één van de bestuursleden. Voor alle vrijwilligers van Stichting Treasures Foundation geldt dat zij geen recht hebben op een beloning en / of onkostenvergoeding. Met alle vrijwilligers wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten. In totaal zijn er bij aanvang van 2014 vier vrijwilligers bij Stichting Treasures Foundation actief. Beoogd wordt om eind 2015 minimaal met zes vrijwilligers te zijn. Er wordt actief gezocht naar vrijwillige muzikanten voor het professioneel opzetten van de muziekgroep voor de wekelijkse bijeenkomsten. Tevens zal er regelmatig een beroep gedaan worden op mensen uit het netwerk van de vrijwilligers om eenmalig hulp te bieden bij een activiteit. De voorbereidingen zullen worden gedaan voor het opzetten en inrichten van de naschoolse opvang. De details hieromtrent zullen nader uitgewerkt worden in het eerste halfjaar van 2015. 3.2 Organisatiestructuur De organisatiestructuur zal in 2015 tot en met 2017 ongewijzigd blijven. De structuur is als volgt:

Hieronder zullen de verschillende organisatieblokken worden toegelicht.


11

Dagelijks bestuur en Raad van Advies De bestuursleden zijn bij oprichting benoemd voor onbepaalde tijd. Het aantal bestuursleden is voor 2015, conform de statuten, vastgesteld op 5 en tot bestuurders zijn benoemd: Beatrice Konadu Gyamfi, in de functie van voorzitter Rick-Rainel Savitsj Limon, in de functie van vice voorzitter Shammah Jules Osman, in de functie van penningmeester Phyllis Oduro-Kwarteng, in de functie van secretaris Edsel Fransiscus Rogers, lid van bestuurders Het bestuur kan een directeur benoemen en deze belasten met de dagelijkse gang van zaken van de Stichting. Indien een directeur wordt benoemd kan deze door het bestuur met inachtneming van de daartoe strekkende wettelijke bepalingen worden ontslagen. De directeur heeft in de vergaderingen van het bestuur een adviserende stem. Voor de periode 2015 tot en met 2017 worden er geen bestuurswijzigingen verwacht. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het dagelijkse bestuur. Het dagelijkse bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de Stichting Treasures Foundation, het begeleiden van de vrijwilligers en het bestuur zorgt voor de uitvoering van de bestuursbesluiten en acties. Tevens verzorgt het bestuur het contact met de Raad van Advies. In het eerste kwartaal 2016 zal het bestuur beslissen of en wanneer een Raad van Advies zal worden ingesteld, die alsdan als taak zal hebben het bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren. De verdere taken en bevoegdheden zullen alsdan bij huishoudelijk reglement worden vastgesteld. Ieder halfjaar wordt tenminste één bestuursvergadering gehouden. Gezien de hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden in het kader van de ontwikkeling en de groei van de Stichting zal het bestuur in 2015 tot en met 2017 ongeveer één keer per 6 weken bijeen komen voor een vergadering. Voor één op de drie vergaderingen worden alle vrijwilligers uitgenodigd om mee te praten over de bestuurszaken. Van iedere bestuursvergadering wordt een verslag gemaakt. Deze wordt gedeeld met de vrijwilligers en te zijner tijd met de Raad van Advies. Coördinator samenkomsten: Bij aanvang van 2015 zijn er 2 coördinatoren samenkomsten actief voor de Stichting. Tot coördinatoren zijn benoemd:

Beatrice Konadu Gyamfi Raffic Osman

In 2015 zal actief gezocht worden naar 2 extra coördinatoren en 2 vrijwilligers die specifiek belast zullen worden met het opzetten en coördineren van de muziekgroep, de kinderopvang en de jeugdopvang tijdens de bijeenkomsten. Het pastorale werk van de Stichting wordt aangestuurd door de coördinatoren onder leiding van de Pastor, Raffic Osman. We onderscheiden verschillende vormen van pastoraat: Onderling pastoraat: Dit is een spontaan gebeuren. Het mag van ons verwacht worden dat we naar elkaar omzien met de liefde van Christus. Om dit te bevorderen is er o.a. Bijbelstudie. De vrijwilligers leggen actief contact met bezoekers en geven aandacht aan personen die dat nodig hebben, met name nieuwe bezoekers, het bezoeken of contact opnemen met (langdurig) zieken en senioren en belangstelling tonen bij geboorte, huwelijken, rouw en jubilea.


12

Gespecialiseerd pastoraat: Dit is primair het werk van de pastor. Hij geeft professionele hulp als pastor. Individuele personen kunnen bij hem terecht voor alle vragen rond geloof en kerk. Aan doop gaat een voorbereiding vooraf. Aanvragen voor een huwelijksinzegening kunnen worden ingediend bij de pastor. Opvangmedewerkers: Bij aanvang van 2015 zijn er nog geen opvang medewerkers actief voor de Stichting. Voor de naschoolse opvang zullen de medewerkers in mei 2016 geselecteerd en benoemd worden. De inrichting en bemensing van de opvang (het verlenen van onderdak en verstrekken van voedsel) zal in een later stadium worden bepaald. Te zijner tijd zal de organisatie worden vastgelegd in een projectplan waarin de tijdsplanning en de daarmee gemoeide kosten nader worden uiteengezet. Het projectplan zal voor goedkeuring worden voorgelegd aan het bestuur. Lezingen, trainingen en bijbelstudiemedewerkers: Bij aanvang van 2015 is er 1 coördinator Lezingen, trainingen en Bijbelstudie actief voor de Stichting. Tot coördinator is benoemd:

Raffic Osman (gecertificeerde theoloog)

In 2014 heeft de Stichting een aantal vrijwilligers benaderd met het verzoek een bijdrage te leveren aan het verder professionaliseren van het trainingsmateriaal en de organisatie van de lezingen, trainingen en Bijbelstudie. Er zijn een aantal kandidaten die dit verzoek in overweging hebben genomen. De verwachting is dat het definitieve besluit en benoemingen in april 2015 gereed zal zijn. Aan de deelnemers zal een kleine bijdrage worden gevraagd voor het dekken van de kosten van de te verstrekken documentatie. In geval de documentatie en/of literatuur kosteloos wordt ontvangen zal deze ook kosteloos worden verstrekt aan de deelnemers. Evenementen coördinatoren Bij aanvang van 2015 zijn er vier coördinatoren actief voor de Stichting. Tot coördinatoren zijn benoemd :

Dr. Lucille Lluveres (tevens Maatschappelijke begeleidster) Rick-Rainel Savitsj Limon (samenkomsten) Pastor Raffic Osman (lezingen, trainingen en Bijbelstudie ) Ria Asirifi Marengo (Evenementen coördinator)

De evenementencoördinatoren voeren (al dan niet gezamenlijk) de gehele organisatie van diverse fondsenwervende activiteiten uit onder begeleiding van één lid van het dagelijks bestuur. In 2015 zal actief gezocht worden naar nieuwe evenementencoördinatoren. Eventuele aanmeldingen voor de positie van evenementencoördinator zullen in behandeling worden genomen door het dagelijks bestuur. In maart 2015 zal de eerste evenementenkalender gereed zijn. Daarna zal steeds in november van het voorgaande jaar de evenementenkalender voor het volgende jaar, inclusief een projectplan met kostenraming per evenement, worden voorgelegd aan het bestuur voor goedkeuring. De evenementencoördinator is verantwoordelijk voor het in gang zetten van alle wettelijke verplichtingen, zoals het laten aanvragen van vergunningen en veiligheidsvereisten, aanwezigheid EHBO benodigdheden, verzekeringen etc. in samenspraak en met goedkeuring van het bestuur.


13

4. DONATEURSBELEID Donateurs ondersteunen Stichting Treasures Foundation financieel door eenmalige of periodieke bijdragen. Zij kunnen desgewenst hun donatie toewijzen aan een specifiek beschikbaar project of algemeen aan één of meerdere van de aandachtsgebieden (wekelijkse samenkomsten, opvang, lezingen, trainingen en Bijbelstudie). Stichting Treasures Foundation gaat actief op zoek naar donateurs. Dit kan door zowel het Bestuur als door de betrokken vrijwilligers of andere sympathisanten worden gedaan. Donateurs kunnen particulieren en niet-particulieren zijn. In 2014 is Stichting Treasures Foundation gestart met een beperkt aantal donateurs die de Stichting hebben gesteund voor een totaalbedrag van 2.940,45 euro. Het doel voor 2015 is om minimaal tachtig unieke donateurs te werven. Er zal worden gestreefd om in 2016 te groeien naar honderdenvijftig en in 2017 naar tweehonderdenvijftig vaste donateurs. Het actief zoeken naar donateurs zal gedaan worden door het: benaderen van personen of bedrijven/instellingen via diverse media. organiseren van initiatieven rondom fondswerving. geven van presentaties bij potentiële donateurs (Stadsdeelkantoor Zuidoost, andere Kerken en Stichtingen). Naast fondswerving voor “geldelijke” donaties, zal de Stichting ook op zoek gaan naar donaties in de vorm van goederen of diensten (bijvoorbeeld Christelijke boeken en films, speelgoed, voedsel en drinken, kleding, muziekinstrumenten, etc.). De Stichting zal deze goederen en diensten gebruiken voor de operationele zaken en om inkomsten voor de Stichting te genereren. Voorbeelden zijn een zomer BBQ , het organiseren van een sportevenement of het inzamelen van kleding en schoeisel. De nazorg aan donateurs heeft bij de Stichting speciale aandacht, zodat we donateurs (langdurig) aan ons binden. Bij de selectie van de diverse projecten, beogen wij een goede mix te maken van de te ondersteunen doelgroepen. Bij donaties boven de duizend euro zal de Stichting, indien gewenst, er voor zorgen dat de donateur informatie krijgt over de besteding van zijn donatie. Dit kan bijvoorbeeld middels foto’s of verslagen. In 2017 zal er ook een experiment uitgevoerd worden met donateursverslag middels video waarbij het leven van een of meerdere personen die in de opvang voor hulp komen, gevolgd zullen worden zodat het proces van herstel en herintreding in de maatschappij als een levende getuigenis kan dienen. Stichting Treasures Foundation wil graag onderzoeken of verslaglegging middels video naar donateurs gewaardeerd wordt. De beslissing om dit daadwerkelijk te doen is mede afhankelijk van de daarmee gemoeide kosten.


14

Steekproefsgewijs zal de Stichting ook de tevredenheid onder donateurs meten. Dit betreft de tevredenheid over de besteding van de gift en de informatie die achteraf verstrekt is. Op onze website communiceren wij transparant naar de buitenwereld over de kosten en uitgaven. Iedere euro die binnenkomt en uitgegeven wordt, verantwoorden wij. Als tegenprestatie voor bedrijven of organisaties die de Stichting steunen met geld of diensten, plaatst de Stichting (na toestemming) een bericht hierover in de Nieuwsbrief en op haar website. De namen van particulieren worden vanwege privacyoverwegingen niet vermeld. Alle donateurs ontvangen indien de NAW gegevens bekend zijn gemaakt bij de Stichting na het einde van het kalenderjaar een jaaropgave met vermelding van het totale bedrag van de giften en schenkingen. Dit geldt echter alleen voor geldelijke steun. Vanaf januari 2015 heeft de Stichting Treasures Foundation een registratie systeem opgezet voor het administreren van de donaties en administratie van de lezingen, trainingen en Bijbelstudies. Dit systeem zal gebruikt worden voor: Registratie van gegevens van relaties (donateurs, belangstellenden, potentiele donateurs, etc.) Registratie van deelnemers aan lezingen, trainingen en Bijbelstudies Bijhouden van de evenementenkalender Registratie van project portefeuille Registratie van projectplannen (benodigde bedragen, donaties, etc.) Projectdocumentatie en voortgangsrapporten (verslagen, projectvoorstellen, etc.) Projecttaken (verslaglegging e.d.) Agendabeheer Correspondentie Nieuwsbrieven Hiervoor wordt met name gebruik gemaakt van de Microsoft applicatie Word, Excel en Powerpoint. In een later stadium zal worden onderzocht of het noodzakelijk is gebruik te maken van een geautomatiseerde customer relations management systeem. Bij voorkeur een systeem die kosteloos beschikbaar wordt gesteld. Voor de te organiseren grote acties teneinde fondsen te werven zal zoveel mogelijk gestreefd worden om de benodigde middelen via donaties te ontvangen, bijvoorbeeld benodigdheden voor de zomer BBQ. Het streven is om hiervoor een slagerij, een bakkerij, een groente- en fruitwinkel en een frisdrankenleverancier te benaderen. Wij hopen hiermee jaarlijks een opbrengst van minimaal 1.000,00 euro te realiseren. Voor het project Soup Kitchen zal zoveel mogelijk worden gewerkt met middelen verkregen van donateurs. Een aantal particuliere donateurs hebben al toegezegd om op wekelijkse basis verse groente en benodigdheden te leveren voor 20-30 soepmaaltijden. De penningmeester zal de financiële registratie van alle inkomsten en uitgaven van de Stichting juist en volledig administreren en draagt zorg voor het samenstellen van het jaarverslag.


15

5. FINANCIEEL BELEID De geldmiddelen van de Stichting bestaan uit: donaties; subsidies en sponsorgelden; verkrijging krachtens erfstelling, legaat, schenking of gift; overige baten. Over elk boekjaar zal een (financieel) jaarverslag, inhoudende een balans en een staat van baten en lasten, worden opgesteld. Het huidige boekjaar zal 31 december 2015 eindigen. Uiterlijk 30 juni 2016 zijn het jaarverslag en de jaarrekening beschikbaar. De penningmeester draagt zorg voor het leveren van de jaarstukken uiterlijk 31 maart 2016 om het bestuur voldoende gelegenheid te geven de stukken te bestuderen en eventuele bevragingen te doen. De jaarstukken zullen conform de statuten aan het Bestuur worden aangeboden. De jaarstukken worden door het bestuur vastgesteld. Vaststelling van de jaarstukken door het bestuur strekt de penningmeester tot decharge voor het door hem gevoerde beheer. De streefdata voor de daarop volgende boekjaren wordt voor het boekjaar: • eindigend op 31 december 2016: uiterlijke oplevering jaarstukken door de penningmeester aan het bestuur op 31 maart 2017 en uiterlijk 30 juni 2017 vaststelling door het Bestuur en beschikbaar; • eindigend op 31 december 2017: uiterlijke oplevering jaarstukken door de penningmeester aan het bestuur op 31 maart 2018 en uiterlijk 30 juni 2018 vaststelling door het Bestuur en beschikbaar. De Stichting verwacht in 2015 voor een bedrag van ongeveer €23.500,00 ondersteuning te kunnen bieden aan de personen die in de doelgroep vallen. Deze doelstelling staat los van de mogelijke subsidies die we kunnen ontvangen voor bijvoorbeeld maatschappelijke projecten. De doelstelling is het bedrag te besteden aan de kosten voor het financieren van de wekelijkse bijeenkomsten, het verder professionaliseren van de trainingen en Bijbelstudies en vooral het verder ontwikkelen van de opvang mogelijkheden: naschoolse opvang en opvang daklozen en minderbedeelden. Pas wanneer er voldoende fondsen beschikbaar is, zullen concrete en formele overeenkomsten worden gesloten met derden (bijvoorbeeld huurovereenkomst vestigingslocatie). Het streven is om overheadkosten (bankkosten, drukwerk, promotiemateriaal, KvK, website hosting en beheer, e.d.) tot maximaal 1,0% van de inkomsten te houden. Deze kosten zullen geheel vergoed worden uit de opbrengsten van donaties en giften. Wanneer de Stichting tevens rente opbrengsten heeft op de lopende bankrekening zal in de eerste 5 jaren deze opbrengst niet worden aangewend voor het dekken


16

van kosten, doch worden gespaard voor het bouwen van een reserve. Van alle donaties zal dus 100% naar het bestemde project en/of reguliere activiteiten gaan. Naast de overheadkosten zullen er kosten worden gemaakt voor diverse fondswervende activiteiten (de “projectkosten”). Dit zijn kosten voor acties waar direct ook een geldelijk resultaat tegenover staat. Voorbeelden van deze projectkosten zijn de onkosten bij de Soup Kitchen, de inkoopwaarde van de te verkopen BBQ en frisdranken. Elk project zal worden uitgewerkt in een projectplan, waarbij het hoofdstuk Financiën een gedetailleerde uitwerking bevat van de te verwachten kosten en opbrengsten. Via de website zal de Stichting Treasures Foundation een transparante financiële verantwoording verschaffen. Dit wordt bereikt door eens per 6 maanden een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van de Stichting over het voorafgaande halfjaar te plaatsen. In 2016 zal de Stichting Treasures Foundation de mogelijkheid aanvragen om automatische incasso’s bij donateurs uit te voeren. Daarnaast zal er ook in 2017 de mogelijkheid worden gecreëerd van online doneren via IDeal en Paypal. De Stichting beoogt door de Belastingdienst aangemerkt te worden als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI), hierdoor zijn giften aan de Stichting aftrekbaar van het belastbaar inkomen. De aanvraag hiervoor is in behandeling en de formele beschikking hierover wordt in de eerste helft van 2015 verwacht.


17

6. COMMUNICATIEBELEID 6.1 Algemeen Binnen Stichting Treasures Foundation is het bestuur hoofdverantwoordelijk voor alle communicatie vanuit de Stichting. Er is op dit moment een vrijwilliger die in samenspraak met het bestuur en andere vrijwilligers de opzet en de inhoud voorbereid. Elke substantiële wijziging zal eerst voor akkoord worden voorgelegd aan het bestuur voordat het publiekelijk wordt getoond. Deze afspraak geldt overigens voor alle communicatie die vanuit de Stichting gebeurt. Alle officiële documenten (brieven, e-mails, nieuwsbrief, donatie/giften overschrijvingskaarten, trainingsmateriaal Bijbelstudies, flyers, etc.) zullen worden voorzien van het logo van de Stichting Treasures Foundation met duidelijke vermelding van de naam, adres, postcode en woonplaats, land, telefoonnummer, email adres, Kamer van Koophandel registratienummer, Bank en bankrekeningnummer met de tenaamstelling en de website URL. De volgende gegevens gelden voor 2016 en verder:

Stichting Treasures Foundation Bijlmerdreef 1251 1103 TV Amsterdam Nederland T +31 (0)20 6954647 M +31 (0)6 87110003 [email protected] KvK nummer: 61511145 te Amsterdam Bank: ING IBAN: NL28INGB0006673601 tenaamstelling Stichting Treasures Foundation te Amsterdam www.treasuresfoundation.com


18

6.2 Communicatiemiddelen Hieronder worden alle communicatiemiddelen die Stichting Treasures Foundation inzet behandeld. Om duidelijkheid te krijgen welk communicatiemiddel wanneer wordt ingezet, zal er in 2015 een communicatiematrix worden opgesteld. www.treasuresfoundation.nl is een informatieve website. Deze website zal in 2015 geheel worden opgezet en er zal een vrijwilliger worden gedelegeerd met de taak om de inhoud van de website op regelmatige tijden bij te werken om deze actueel te houden voor de bezoekers. Website Op de website is informatie te vinden over: Stichting Treasures Foundation (historie, structuur, doelstellingen enz.) Donatie mogelijkheden Financiële verantwoording Evenementenkalender Lopende en afgeronde projecten Nieuwsberichten Sponsoren (met voorafgaande toestemming) Vrijwilligerswerk (beschrijving taken en vacatures) Voor 2015 worden grote aanpassingen aan de website voorzien: De teksten zullen worden herzien en aangepast. De evenementenkalender zal wanneer definitief worden toegevoegd en regelmatig bijgewerkt. De projectplannen worden toegevoegd. Het financieel jaarverslag over het boekjaar 2014 wordt toegevoegd. De ANBI vermelding zal wanneer toegekend worden opgenomen. De Nieuwsbrief zal vanaf de eerste uitgave worden opgenomen. Foto’s van de bijeenkomsten en activiteiten zullen worden geplaatst, een en ander met voorafgaande goedkeuring van de personen die op de foto staan. Wijkkrant De wijkkrant is voor de Stichting een gemakkelijk en goedkoop medium om te werken aan de naamsbekendheid van de Stichting. In 2015 heeft de Stichting het streven om minimaal 1x een (redactioneel) artikel in een (lokale) krant geplaatst te krijgen. Facebook Op de Facebook pagina van Stichting Treasures Foundation worden lopende zaken binnen de Stichting vermeld. In 2015 zal dit medium naast een informerende doel ook ingezet worden als activerend medium om meer donaties en naamsbekendheid te genereren. Vanuit het bestuur zal een vrijwilliger worden benaderd met het verzoek deze communicatiemiddel in stand te houden. Vooralsnog zal tot nader bericht, mede gezien het belang van juiste en volledige communicatie, de voorzitter belast zijn met de communicatie via de Facebook pagina. In de tweede helft van 2015 en begin 2016 zal er een campagne opgezet worden om het aantal contacten via Facebook te vergroten en dit te combineren met een actie om ook donaties te ontvangen. Op deze manier is er een groter publiek bij het verspreiden van berichten.

LinkedIn Op de LinkedIn pagina van Stichting Treasures Foundation wordt met name de professionele organisatorische zaken vermeld. In 2015 zal de LinkedIn account worden opgezet en gekoppeld aan de zakelijke relaties. Dit medium zal verder niet op reguliere basis worden gebruikt voor het melden van evenementen of voortgang in projecten.


19

6.3 Informatiemateriaal Middels folders houdt Stichting Treasures Foundation het publiek op de hoogte van haar doelstellingen en lopende projecten. Dit materiaal zal voornamelijk bestaan uit een samenvatting van de informatie van de website. Het bestuur geeft voorkeur aan om te wachten tot het moment dat er een donateur beschikbaar is voor het bekostigen van de volledige kosten voor het opzetten en drukken van de algemene folder, om de folder daadwerkelijk te produceren. Voor evenementen zullen flyers en posters worden gedrukt in een beperkte oplage. Ook hiervoor zal zoveel mogelijk een beroep worden gedaan op sponsoring. Teneinde kosten te besparen zal met name gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden van de hedendaagse communicatiemiddelen, zoals social media, electronische post en de website om de doelstellingen van de Stichting en de evenementen te promoten.


20

7. PARTNERORGANISATIES Stichting Treasures Foundation zal actief zijn in Nederland en beperkt zich in 2015-2017 tot de Gemeente Amsterdam, met name het stadsdeel Zuidoost. Er zal in het kader van de ontwikkeling en groei van de Stichting contact worden onderhouden met personen en instellingen buiten dit gebied, hoofdzakelijk gericht op het verwerven van fondsen. Vanuit de missie van Stichting Treasures Foundation ligt het in de lijn om op langere termijn met meerdere organisaties samen te gaan werken. De voorwaarden voor een eventuele samenwerking in de vorm van een partnerschap zullen te zijner tijd worden opgesteld. In 2014 - 2017 zal de focus hoofdzakelijk gericht zijn op de organisatie en de groei van de Stichting zelf en wordt nog niet actief gezocht naar een partner om mee samen te werken. Mocht deze zich echter onverhoopt aandienen, dan zal deze aanvraag wel in behandeling worden genomen.


21

Inhoud. Stichting Treasures Foundation Beleidsplan

Recommend Documents