www.sipas.id
PROPOSAL PENAWARAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT
Ditujukan untuk :
Bapak / Ibu Pimpinan PT. TIMAH Tbk Jalan Jendral SUdirman No.51, Pangkalpinang. Bangka Belitung
Kunjungi di
Kontak
PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA Jl. Danau Maninjau Raya No.29 Sawojajar, Kota Malang Jawa Timur – Indonesia 65139
[email protected] (0341) 302 1661 0812 3277 6252 0812 3277 6252
www.sipas.id
Malang, 14 Agustus 2017 Nomor Lampiran Perihal
: 0227/P/SM/VIII/2017 : Terlampir : Penawaran Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Kepada Yth, Bapak / Ibu Pimpinan PT. Timah Tbk Di tempat Dengan hormat, Berkitan dengan hasil pertemuan sebelumnya, yang membahas tentang rencana Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di PT. Timah Tbk, bersama dengan ini kami dari PT. Sekawan Media Informatika bermaksud mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut. Adapun untuk rincian detail dari Biaya dan Waktu pengerjaan sistem ini akan dijelaskan pada halaman-halaman berikutnya, dengan pengalaman dan keahlian kami pada bidang ini, kami berharap bisa memberikan layanan terbaik untuk anda. Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas segala perhatian dengan memberikan skala prioritas pada penawaran ini kami ucapkan terima kasih, dan semoga terjalin kerjasama yang baik di kemudian hari.
Hormat Kami,
Dwiyana Dini Kurniawan Direktur
|2
www.sipas.id
RUANG LINGKUP PEKERJAAN Pekerjaan
: Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi
: PT. TIMAH Tbk Ruang lingkup dari pekerjaan Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di
PT. Timah Tbk adalah sebagai berikut :
1.
Analisa dan inventarisasi semua kebutuhan penyesuaian aplikasi sesuai dengan kebutuhan
2.
Melakukan perencanaan pengembangan sistem
3.
Melakukan pengembangan/kustomisasi Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat dengan rincian sebagai berikut : -
-
Penyesuain fitur asistensi monitoring
-
untuk Delegasi / PLT
(untuk pengirim dan penerima
Menampilkan status surat pada
disposisi)
korespondensi -
Penanda untuk atribut prioritas surat
-
Flag terima berkas, tampil mulai dari
-
-
Disposisi Rahasia, perintah Surat
-
Tambah status revisi pada konsep surat
Rahasia, berkas tidak muncul pada
-
History perubahan konsep surat
ekspedisi ketika disposisi bestatus
-
Pembeda jenis surat pada Surat Masuk
Surat Rahasia, berkas tidak tampil
untuk Surat Eksternal/Internal -
ketika surat berstatus Rahasia -
Live Edit, pembuatan konsep surat langsung dari aplikasi
rahasia -
Pencabutan disposisi tercatat di ekspedisi
awal distribusi surat -
Penyesuaian status disposisi "dicabut"
Penambahan fitur upload berkas pada ekspedisi Surat Eksternal
Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut
-
Laporan Presentase Surat Selesai
untuk penerima disposisi
-
Ekspedisi Surat Eksternal ada pemberian status Surat "Selesai"
4.
Melakukan Konsultasi dan Revisi dari setiap tahapan proses untuk dapat menghasilkan aplikasi sesuai dengan yang diharapkan
5.
Melakukan Testing dan Bug Fixing
6.
Melakukan Penyusunan dan pencetakan laporan dan buku panduan pengoperasian
7.
Melakukan instalasi aplikasi dan konfigurasi pada server
8.
Melakukan Sosialisasi dan pelatihan sistem informasi |3
www.sipas.id
RENCANA ANGGARAN BIAYA Pekerjaan
: Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi
: PT. TIMAH Tbk
NO
KEGIATAN
I.
BIAYA LANGSUNG PERSONIL
A.
TENAGA AHLI
SATUAN
HARGA SATUAN (Rp)
VOLUME
JUMLAH HARGA (Rp) 111,000,000
1
Project Manajer
OB
1
x
3
9,000,000
27,000,000
2
Analis Sistem
OB
1
x
3
9,000,000
27,000,000
3
Ahli Programmer
OB
2
x
3
6,000,000
36,000,000
4
Ahli Quality Control & Tester
OB
1
x
1
6,000,000
6,000,000
OB
1
x
3
5,000,000
15,000,000
A. 1
TENAGA PENDUKUNG Asisten Tenaga Ahli
II.
BIAYA LANGSUNG NON PERSONIL
A.
BIAYA BELANJA BARANG
118,500,000
1
Aplikasi SIPAS Paket Enterprise
Paket
1
x
1
70,000,000
70,000,000
2
Add-On Aplikasi Android + IOS
Paket
1
x
1
10,000,000
10,000,000
3
Add-On Direct Scanner
Paket
1
x
1
1,000,000
1,000,000
4
Add-On Lacak Surat
Paket
1
x
1
1,000,000
1,000,000
5
Add-On Notifikasi Email
Paket
1
x
1
2,000,000
2,000,000
6
Add-On Notifikasi SMS
Paket
1
x
1
3,000,000
3,000,000
1
BIAYA PELAPORAN Pencetakan Buku Panduan Pengoperasian
Exemplar
3
x
1
400,000
1,200,000
Keping
3
x
1
100,000
300,000
1
x
3
10,000,000
30,000,000
C.
2 C.
CD (Backup Aplikasi, Source Code & Manual Book) SUPPORT & MAINTENANCE
1
Support & Maintenance
Paket
TOTAL BIAYA (Personil + Non Personil) PPn 10% GRAND TOTAL
229,500,000 22,950,000 252,450,000
Terbilang : Dua Ratus Lima Puluh Dua Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah
|4
www.sipas.id
WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN Pekerjaan
: Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi
: PT. TIMAH Tbk
Adapun proses pelaksanaan pekerjaan ini memakan waktu selama 12 Minggu, dengan rincian sebagai berikut : NO
KEGIATAN
MINGGU 1 2
1
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Pengembangan & Kustomisasi Sistem Penyesuaian fitur asistensi monitoring untuk Delegasi / PLT Menampilkan status surat pada korespondensi Penanda untuk atribut prioritas surat Flag terima berkas, tampil mulai dari awal distribusi surat Disposisi Rahasia, perintah Surat Rahasia, berkas tidak muncul pada ekspedisi ketika disposisi bestatus rahasia Surat Rahasia, berkas tidak tampil ketika surat berstatus Rahasia Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut untuk penerima disposisi Penyesuaian status disposisi "dicabut" (untuk pengirim dan penerima disposisi) Pencabutan disposisi tercatat di ekspedisi Live Edit, pembuatan konsep surat langsung dari aplikasi Tambah status revisi pada konsep surat History perubahan konsep surat Pembeda jenis surat pada Surat Masuk untuk Surat Eksternal/Internal Penambahan fitur upload berkas pada ekspedisi Surat Eksternal Laporan Presentase Surat Selesai Ekspedisi Surat Eksternal ada pemberian status Surat "Selesai"
|5
www.sipas.id
SYARAT DAN KETENTUAN Pekerjaan
: Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi
: PT. TIMAH Tbk
1.
Harga yang ditawarkan sudah termasuk seluruh biaya yang dijelaskan dalam ruang lingkup pekerjaan
2.
Masa Garansi Support (Maintenance) yang diberikan adalah selama 3 bulan terhitung setelah serah terima pekerjaan, dengan ruang lingkup dan ketentuan sebagai berikut : A. Ruang Lingkup - Memonitoring aktivitas pada Sistem Informasi pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) - Melakukan backup berkala sistem informasi maupun database sehingga memiliki backup yang terupdate - Perbaikan Bug & Eror yang terjadi pada sistem informasi - Mengakomodir kebutuhan penyesuaian aplikasi dalam lingkup persuratan (Perubahan Minor) - Dukungan Support melalui remote dan kunjungan jika diperlukan (Syarat dan Ketentuan Berlaku) - Asistensi Operator B. Ketentuan - Proses Maintenance dilaksanakan dengan jumlah dedicated resource sebanyak 2 orang yang terdiri dari 2 Orang yang memiliki kemampuan (Programmer dan implementator) - Biaya yang ditawarkan belum termasuk biaya akomodasi dan transportasi kunjungan (saat masa garansi) - Biaya yang ditawarkan tidak termasuk harga peralatan (Hardware) - Penambahan Pekerjaan diluar lingkup pekerjaan akan dikenakan biaya dan waktu tambahan yang besarnya telah disepakati kedua pihak.
3.
Pembayaran dilakukan 3 (tiga) kali termin, yaitu : - 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi - 40% dibayarkan setelah proses implementasi
4.
Perbaikan setelah masa garansi selesai akan dikenakan biaya tambahan yang besarnya sesuai dengan kesepakatan
5.
Penambahan Pekerjaan diluar penawaran ruang lingkup yang ditawarkan akan dikenakan biaya tambahan yang nominalnya disepakati kedua belah pihak
|6
www.sipas.id
SPESIFIKASI TEKNIS Pekerjaan
: Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)
Instansi
: PT. TIMAH Tbk
1. Aplikasi No
Item
Spesifikasi
1
Basis Aplikasi
- Web & Mobile (android + IOS)
2
Bahasa Pemrograman
- PHP 5 (Framework Codeigniter) - HTML 5 (Framework Ext JS)
3
Database
- MySQL
2. Kebutuhan Infrastruktur No 1
Item Server Aplikasi
Jumlah
Spesifikasi
1 Unit
- Processor Intel® Xeon® Quad-Core Processor E3-1240 v5 (8M Cache, 3.50 GHz) - Memmory 16 GB - Storage 1 TB (2 Unit) - Sistem Operasi Linux Ubuntu Server 14.04
2
Server Database
1 Unit
- Processor Intel® Xeon® Quad-Core Processor E3-1240 v5 (8M Cache, 3.50 GHz) - Memmory 16 GB - Storage 1 TB (2 Unit) - Sistem Operasi Linux Ubuntu Server 14.04
3
PC Operator
Menyesuaikan
Standar PC Office
kebutuhan 4
ADF Scanner
Menyesuaikan kebutuhan
|7
www.sipas.id
LAMPIRAN PRODUK KNOWLEDGE SIPAS
|8
www.sipas.id
Kelola Surat Dan Disposisi Lebih Mudah, Cepat dan Akurat
SEKILAS TENTANG SIPAS SIPAS adalah aplikasi yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi dan pencarian arsip surat. Dengan fitur yang lengkap, akan sangat membantu mempermudah pengelolaan surat di Instansi atau Perusahaan Anda.
10 ALASAN MENGGUNAKAN SIPAS 1.
Pengarsipan lebih terstruktur
6.
Menggurangi penggunaan kertas (paperless)
2.
Proses distribusi surat semakin mudah
7.
Disposisi lebih cepat
3.
Pencarian lebih mudah dan cepat
8.
Satu aplikasi untuk semua pengguna
4.
Lama respon pegawai terpantau
9.
Fitur Lengkap
5.
Data lebih rapi dan terpusat
10. Hemat waktu, biaya dan tenaga
|9
www.sipas.id
GAMBARAN SINGKAT PENANGANAN SURAT DI SIPAS 1. Alur Surat Masuk
2. Alur Surat Keluar
| 10
www.sipas.id
FITUR UNGGULAN SIPAS
SURAT MASUK
DISPOSISI
EKSPEDISI
Surat yang diterima oleh instansi lain
Pendistribusian surat masuk kepenerima terkait dalam internal kantor
Rincian Alur Distribusi Surat Menyeluruh
SURAT KELUAR
KONSEP SURAT
Surat yang dikeluarkan untuk dikirimkan kepada instansi lain
Rancangan untuk surat keluar
ARSIP BEBAS
BANK SURAT
SURAT INTERNAL
Pengarsipan file atau dokumen kantor
Kumpulan dari semua surat
kebutuhan untuh pendistribusian surat dilingkungan internal kantor
PENOMORAN OTOMATIS
HAK AKSES
PELAPORAN
Kemudahan pengaturan otoritas pengguna
Sajian akurat data rekapitulasi surat
Pemberian nomor surat secara otomatis
KORESPONDENSI SURAT Penyampaian surat dari satu pihak ke pihak lain
| 11
www.sipas.id
ADD-ON SIPAS Untuk menunjang sistem Ini agar lebih optimal, SIPAS Dilengkapi Dengan Add-On yang dapat anda pilih sesuai dengan kebutuhan persuratan anda diantaranya
SIPAS MOBILE (ANDROID) Rp. 7.000.000 Menanggapi disposisi jauh lebih mudah dengan akses melalui Smartphone Android anda
NOTIFIKASI EMAIL Rp. 2.000.000,Notifikasi email akan membuat anda selalu mendapatkan update perkembangan surat lagsung ke email anda
NOTIFIKASI SMS Rp. 3.000.000,Tidak ada koneksi internet? SIPAS juga dilengkapi dengan fitur
notifikasi
sms,
apapun
handphone
anda
perkembangan surat akan sampai ke anda
LACAK SURAT Rp. 1.000.000,Modul terpisah yang disediakan dan dimaksimalkan untuk pencarian dan pemantauan distribusi surat
DIRECT SCANNER Rp. 1.000.000,Memungkinkan scan dokumen atau surat langsung dari aplikasi SIPAS
| 12
www.sipas.id
PAKET FITUR SIPAS FITUR PAKET Aplikasi Berbasis Web Browser dan Dukungan Jaringan Manajemen Surat Masuk Pencatatan Agenda Surat Masuk Penomoran Otomatis Agenda Surat Masuk Upload Berkas Pencarian Surat Cetak Resi Pelaporan Surat Masuk Registrasi Surat Masuk Masa Aktif Surat Masuk Manajemen Surat Keluar Pencatatan Agenda Surat Keluar Penomoran Otomatis Surat keluar Upload Berkas Pencarian Surat Pelaporan Surat Keluar Konsep Surat Korespondensi Surat Masuk dan Surat Keluar Disribusi Surat Disposisi Surat Ekspedisi Disposisi Riwayat dan Pencabutan Disposisi Asistensi Monitoring
PROFESSIONAL
ENTERPRISE
✓
✓
✓
✓
×
✓
✓
✓
×
✓
✓
✓
×
✓
✓
✓
×
✓
Surat Internal Arsip Bebas Surat Internal Bank Surat Lain – Lain Pengaturan Fitur Aplikasi Pengaturan Data Umum Pengaturan Akun dan Hak Akses Pengaturan Unit Kerja dan Pegawai Kelompok Pegawai Instalasi, Pelatihan dan Pendampingan
✓
✓
2-3 Hari
3-5 Hari
Garansi
3 Bulan
6 Bulan
Demo Aplikasi SIPAS: https://demo.sipas.id
| 13
www.sipas.id
MITRA PENGGUNA SIPAS Beberapa mitra kami telah mempercayakan Aplikasi SIPAS untuk kebutuhan persuratan mereka
DAN MASIH BANYAK LAINNYA . . . .
| 14
www.sipas.id
KEBUTUHAN TEKNIS Untuk membangun aplikasi SIPAS untuk bisa diakses secara jaringan lokal (LAN), dibutuhkan beberapa komponen diantaranya
1. SERVER dengan spesifikasi minimal ✓ Intel Xeon Prosesor ✓ 8GB ECC DDR3-UDIM 1333 MHZ ✓ HDD min 500 GB 2. Komputer/Laptop Operator/Pengguna 3. Jaringan Lan & Koneksi Internet 4. ADF Scanner & Printer
SYARAT DAN KETENTUAN UMUM Adapun syarat dan ketentuan untuk membangun aplikasi SIPAS antara lain 1. Bisa diagendakan demo / presentasi di tempat 2. Harga belum termasuk biaya akomodasi implementasi dan pelatihan 3. Harga belum termasuk biaya kustomisasi (Jika ada penambahan / perubahan fitur)* 4. Harga yang ditawarkan tidak termasuk dengan ADD-On dan Perangkat Pendukung SIPAS 5. Masa Garansi Support (Maintenance) terhitung setelah serah terima pekerjaan, Garansi Meliputi Perbaikan Bug , Error & Maintenance 6. Perbaikan setelah masa garansi selesai / penambahan pekerjaan diluar penawaran pekerjaan akan dikenakan biaya tambahan dengan nominalnya disepakati kedua belah pihak 7. Pembayaran dapat dilakukan (dua) kali termin, yaitu : a. 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi b. 70% dibayarkan ketika sistem informasi sudah go live 8. Harga berlaku 30 hari setelah penawaran diterbitkan dan harga dapat berubah sewaktu
- waktu
| 15
www.sipas.id
Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami
PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA Jalan Danau Maninjau Raya No 29 Sawojajar Malang, Jawa Timur - Indonesia (65139) (0341) 302 1661 0812 3277 6252 www.sekawanmedia.co.id
[email protected] | 16
