PEMODELAN SISTEM DINAMIK UNTUK SIMULASI KONDISI AKTUAL SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT Dwi Fatrianto S.1), Erma Suryani 2) Pendidikan Olahraga, Fakultas Ilmu Keolahragaan, Universitas Negeri Surabaya1) Kampus Lidah Wetan, Surabaya, 60213 Telp : (031) 7532759, Fax : (031) 7532571 Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember2) Kampus Keputih, Sukolilo, Surabaya, 60111 Telp: (031) 5922949, Fax : (031) 5964965 E-mail :
[email protected] Abstract Recently, information system has been widely used in many areas both individually and in organizations. Information about actual information system has been presented in the form of data and report. This paper aims to give a new perspective to present the performance of information system that has been implemented in an organization. This new perspective was conducted by developing a system dynamic simulation that can demonstrate the performance of letter management information system in Perum Perhutani Unit II, East Java. To do this, an assessment indicator in term of variables to see the maturity level of the system being evaluated is required. The determination of these variables will influence the formulation of scenarios used to improve the performance of information system. These scenarios can be used by management people in Perum Perhutani Unit II, East Java, to consider about any improvement plan for the optimum usage of its information system Abstrak Pemanfaatan sistem informasi saat ini sudah merambah berbagai bidang kehidupan masyarakat, baik secara individu maupun dalam suatu kelompok dalam bentuk organisasi. Informasi tentang kondisi sistem informasi telah banyak disajikan dalam bentuk data dan laporan. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan perspektif baru untuk menyajikan performa dari sistem informasi yang telah diimplementasikan. Perspektif baru tersebut dilakukan dengan cara membangun sebuah simulasi sistem dinamik yang dapat memperlihatkan kinerja sistem informasi pengelolaan surat yang berada pada Perum Perhutani Unit II Jawa Timur. Untuk menampilkan kinerja dari sistem informasi diperlukan sebuah indikator penilaian untuk melihat maturity level sistem yang dievaluasi yang berupa variabel. Selanjutnya, penentuan variabel akan mempengaruhi skenario perbaikan apa saja yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi pihak manajemen untuk menentukan rencana perbaikan yang terhadap sistem informasi secara optimal. Kata Kunci: sistem dinamik, sistem informasi, pengelolaan surat. 1. PENDAHULUAN
laporan tersebut dapat terlihat kinerja seksi pengelolaan surat dalam setahun, untuk melihat seberapa valid laporan tersebut dibuat dapat digunakan metode pemodelan sistem dinamik.
Pemanfaatan sistem informasi dalam proses pengelolaan surat di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur telah terwujud pada akhir tahun 2009. Dalam kegiatan organisasinya Perum Perhutani Unit II Jawa Timur perlu menjaga konsistensi salah satu bentuk dokumennya yaitu surat agar dapat digunakan menjadi informasi yang berguna untuk kegiatan organisasi. Setiap setahun sekali seksi pengelolaan surat di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur melakukan pelaporan terhadap jumlah surat masuk dan jumlah surat yang telah diproses. Berdasarkan
Dalam penelitiannya yang berjudul “Using Systems Dynamics To Operationalize Process Theory In Information Systems Research”, Kanungo (2003) melakukan penelitian untuk melihat seberapa besar pengaruh pemanfaatan sistem informasi dalam suatu proses serta menyoroti pentingnya menangkap dinamika sistem informasi. Penelitian ini membahas cara 88
Fatrianto dkk., Pemodelan sistem dinamik untuk simulasi kondisi aktual sistem informasi pengelolaan … untuk menyajikan model sistem dinamik sebagai salah alat metodologis untuk menganalisis sebuah kondisi aktual dari proses penerapan sistem informasi pada sebuah organisasi.
Secara umum proses pengelolaan surat keluar juga dibedakan dari asal surat internal dipisahkan apakah apakah surat tersebut akan didistribusikan secara eksternal atau internal. Kemudian diproses dengan menggunakan sistem informasi, dan didistribusikan oleh staf distribusi untuk surat internal dan kurir untuk surat eksternal.
2. METODE Metode yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari tiga bagian, yaitu sistem informasi pengelolaan surat sebagai objek yang akan dimodelkan, sistem dinamik dan COBIT sebagai sistem penilai kondisi aktual dari sistem informasi pengelolaan surat di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur.
Sedangkan SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manager maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Davis, G.B, 1992). Dalam buku Dicovering Information System (Belle, 2003) menyebutkan bahwa bagaimana sebuah bisnis atau organisasi dapat memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) untuk memenuhi kebutuhan mereka akan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis.
2.1 Sistem Informasi Pengelolaan Surat Surat merupakan bagian yang penting bagi organisasi atau instansi, hal ini dikarenakan surat adalah salah satu alat komunikasi secara tertulis dan juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau instansi. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain (Purwanto, 2002). Dalam buku karya Barthos (2005) disebutkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Dalam pengelolaan surat di Perum Perhutani ada dua proses utama yaitu proses surat masuk yanga akan diproses seperti gambar 1 dan proses surat keluar yang akan diproses oleh seksi pengelolaan surat seperti tampak pada gambar 2. Proses pengelolaan surat masuk dibedakan dari eksternal diterima dari Pos Keamanan, untuk kemudian diserahkan kepada seksi pengelolaan surat dan untuk surat internal yang diterima staf distribusi yang menerima surat dari seksi/bagian lain untuk kemudian diproses, seperti tampak pada gambar 1.
Sistem Informasi Pengelolaan Surat yang ada di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur adalah sistem informasi yang digunakan oleh seksi pengelolaan surat untuk mendokumentasikan surat masuk dan keluar yang ada dilingkungan Perum Perhutani sehingga dapat terdokumentasi secara digital. Surat yang terdokumentasi tersebut nantinya dapat digunakan sebagai arsip yang dapat menunjang proses bisnis lain yang ada di Perum Perhutani. Dalam proses pemanfaatan sistem informasi diperlukan juga sebuah proses evaluasi yang dapat memberikan gambaran kinerja dari sebuah sistem informasi yang telah diterpakan dalam sebuah proses bisnis. Dengan menggunakan pemodelan sistem dinamik dalam penelitian ini dilakukan proses simulasi terhadap penerapan sistem informasi pada proses pengelolaan surat untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitasnya.
Seksi Pengelolaan Surat Surat Internal Surat terproses Petugas Distribusi Surat Eksternal Pengarsipan Operator
2.2 Pemodelan Sistem Dinamik
Tujuan surat
Sterman (2000) menyatakan bahwa sistem dinamik merupakan cara yang paling populer dalam proses pemodelan karena sistem dinamik dapat menggambarkan kondisi model yang semirip mungkin dengan kondisi seperti yang ada dalam lingkungan nyata. Sebuah sistem dinamik memberikan gambaran model yang memiliki proses umpan balik atau feedback structure yang saling berkaitan dan menuju ke arah keseimbangan (Sterman, 2000). Berikut ini merupakan gambaran kecil dari sistem umpan balik yang terdapat dalam sistem dinamik:
Petugas Distribusi
Pengarsipan
Pengatar Surat
Gambar 1 Flow Pengelolaan Surat Masuk Seksi Pengelolaan Surat Surat Eksternal
Surat Dari Seksi/Unit Kerja
Surat Keluar
Petugas Ekspedisi Surat Internal
Petugas Distribusi
Pengarsipan
Petugas Distribusi
Pengarsipan
Gambar 2 Surat Yang Akan Diproses Keluar.
89
Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 2, Maret 2012, hlm 88-99 hubungan antara Tujuan Bisnis dan Tujuan TI sehingga dapat dikelompokan proses bisnis apa yang ingin dicapai dan Proses TI apa saja yang digunakan untuk mencapai Tujuan Bisnis tersebut. COBIT mendukung tata kelola TI dengan menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan penyelarasan TI dengan bisnis. Selain itu, juga memastikan bahwa implementasi TI dapat mencapai Tujuan Bisnis, meminimalkan resiko dengan pengelolaan yang tepat, dan sumber daya TI digunakan secara bertanggung jawab (Tanuwijaya, 2010). Kerangka kerja COBIT mengklasifikasikan 17 Tujuan Bisnis yang terkait dengan aktivitas TI dalam organisasi. COBIT juga mengklasifi-kasikan 28 Tujuan TI. COBIT tidak hanya menyediakan pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI tetapi menyediakan hubungan antara Tujuan TI dan Proses TI.
1. Problem Ar,cula,on
5. Policy Formula,on and Evalu,on
4. Tes,ng
2. Dynamic Hypotesis
3. Formula,on
Gambar 3 Proses dalam pemodelan sistem dinamik (Sterman, 2000)
Dalam siklus sistem dinamik yang ada pada gambar 3 beberapa langkah harus dilakukan dalam membuat model sistem dinamik dimulai dengan Problem Articulation adalah proses pencarian permasalahan yang ada dalam dunia nyata yang nantinya akan dimodelkan, Dynamic Hypothesis dimana pembuat model harus mengembangkan teori bagaimana masalah muncul dalam sistem. Dikembangkan sebuah diagram causal loop yang menjelaskan hubungan kausal antar variabel, Formulation merupakan proses ini dilakukan proses konversi diagram causal loop menjadi diagram alir simulasi, pada tahap ini kemudian dapat menentukan model sistem dinamik yang akan dibuat, Testing, dalam proses ini model akan dilakukan pengujian dengan tujuan membandingkan perilaku model simulasi terhadap perilaku aktual dari system dan langkah terakhir dengan Policy formulation and evaluation, model sistem dinamik yang telah divalidasi dapat dilakukan perubahan struktur dan parameter untuk mebuat skenario perbaikan sistem yang ada.
3. HASIL dan PEMBAHASAN Siklus sistem sistem dinamik dalam sebuah pemodelan sistem informasi ini nantinya mengacu pada teori Sterman (2000), sesuai dengan gambar 3 yang menunjukan 5 siklus yang harus dilakukan untuk mengembangkan sebuah sistem dinamik yang dapat memberikan gambaran suatu sistem yang dimodelkan utnuk diketahui variabel apa saja yang berpengaruh terhdapa sistem tersebut sehingga dapat diketahui kondisi aktual sistem tersebut pada saat ini. Kondisi aktual yang kemudian divalidasi dapat diajdikan dasar untuk pembuatan skenario perbaikan sistem dengan melakukan perubahan pada variabel – variabel yang mempengaruhi sistem tersebut. 3.1 Perumusan Masalah Pada penelitian ini hal yang akan diukur tingkat efektifitasnya yaitu proses pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Surat di Perum Perhutani Unit II dilakukan berdasarkan data surat yang terproses pada tahun 2010. Proses pengukuran ini ditunjukan untuk menghadapi perubahan di dalam lingkungan kerja, berdasarkan salah satu Perum Perhutani Unit II Jawa Timur yaitu membangun dan mengembangkan perusahaan, organisasi serta sumber daya manusia perusahaan yang modern, profesional dan handal.
2.3 Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) Contol Objectives for Information and related Tecnology (COBIT) merupakan framework atau kerangka kerja Teknologi Informasi (TI) yang dikembangkan oleh IT Governance Intitute (ITGI) pada tahun 2007 untuk versi 4.1 (ITGI, COBIT 4.1, 2007). Pada dasarnya COBIT dikembangkan untuk membantu memenuhi berbagai kebutuhan manajemen dengan menjembatani kesenjangan informasi antara risiko bisnis, kontrol, dan masalah teknis (Tanuwijaya, 2010).
3.2 Hipotesa Dinamis Penentuan variabel dalam sebuah model sistem dinamik berperan sangat penting untuk menciptakan sebuah model yang mendekati kondisi aktual. Untuk meninjau seberapa besar kinerja dari sebuah sistem informasi dapat
Untuk menetukan nilai proses yang ada dalam sistem informasi dapat menggunakan kerangka kerja COBIT 4.1 dalam buku Sarno (2009), menyebutkan untuk menntukan nilai tersebut perlu didahului dengan proses penyelarasan 90
Fatrianto dkk., Pemodelan sistem dinamik untuk simulasi kondisi aktual sistem informasi pengelolaan … digunakan teori IS Effectiveness. DeLone dan McLean (2003) menggunakan persamaan 3.1
a. Tujuan TI 1: Tujuan TI ini lebih menitik beratkan pada respon awal untuk proses perencanaan dan penyelarasan terhadap tujuan bisnis dalam menentukan sistem informasi yang akan dibangun. b. Tujuan TI 5: Tujuan TI lebih menekankan proses penciptaan TI yang handal dilihat dari ke empat sumberdaya TI yaitu application, infrastructure, people, dan information dengan memanfaatkan sumberdaya yang sudah ada. c. Tujuan TI 6: Tujuan TI ini lebih mengarah pada proses TI setelah kehandalan suatu sistem informasi dapat tercapai kemudian mengarah pada proses otomasi dari sistem informasi tersebut yang lebih fokus hanya perbaikan dari sisi aplikasinya. d. Tujuan TI 11: Tujuan TI ini lebih mengarah pada proses TI setelah kondisi penerapan sebuah sistem informasi berjalan sesuai dengan prosesdur yang berlaku, sehingga hanya menitik beratkan pada hasil akhirnya. e. Tujuan TI 28: Tujuan TI ini lebih menitik beratkan pada ketersedian dana dalam proses perawatan perangkat lunak dan perangkat keras dalam proses penerapan SI/TI dalam suatu organisasi.
IS Effectiveness = Information Quality × System Quality × System Use 3.1 Persamaan IS Effectiveness dapat dikelompokan 3 variabel utama untuk proses menentukan nilai efektifitas sebuah kinerja sistem informasi yaitu Information Quality, System Quality, dan System Use. Penentuan nilai dari masingmasing variabel tersebut dilakukan dengan proses wawancara dan observasi terhadap penerapan sistem informasi didalam organisasi. Hasil dari proses tersebut kemudian dijadikan sebuah data yang disajikan dan dianalisis sehingga menhasilkan nilai-nilai yang bersifat kuantitatif. Untuk proses penilai ini perlu diketahui terlebih dahulu gambaran umum proses pengelolaan surat dengan sistem informasi yang ada di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur. Variabel System Quality System Quality dalam sebuah sistem informasi mewakili tentang kualitas dari sebuah sistem informasi yang sudah diterapkan dalam sebuah proses bisnis. Kualitas dalam sistem informasi diukur dengan standar COBIT 4.1, untuk dinilai tingkat kedewasaanya pada saat ini. Proses untuk mendapatkan variabel ini dilakukan analisis penyelarasan Tujuan TI dan Proses TI terhadap misi Perum Perhutani Unit II Jawa Timur, yang salah satu misinya yaitu untuk selalu meningkatkan profesionalisme didalam kegiatan bisnisnya, salah satunya yaitu proses pengelolaan surat di dalam organisasinya. Pengukuran sistem informasi dengan standar COBIT 4.1, hasilnya dapat menunjukkan tingkat profesionalisme sumberdaya yang berperan dalam sebuah sistem informasi dengan melihat tingkat kedewasaanya (Maturity Level). Peningkatan proses pengelolaan surat untuk lebih profesional tersebut adalah proses bisnis yang akan ditingkatkan, sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa Tujuan Bisnis yang ingin dicapai sesuai dengan penyelarasaan Tujuan Bisnis dan TI (Sarno, 2009) yaitu Tujuan Bisnis Pengelolaan Perubahan Bisnis. Setelah mendefinisikan Tujuan TI, langkah berikutnya adalah menggambarkan keterkaitan antara Tujuan TI dan Proses TI. Setiap Tujuan TI memiliki satu atau lebih Proses TI. Di sisi lain proses TI dapat memenuhi beberapa Tujuan TI.
Berdasarkan hasil wawancara untuk memaparkan hasil analisis pada setiap Tujuan TI dengan penangung jawab TI ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan untuk penentuan Tujuan TI di Perum Pehutani dijelaskan sebagai berikut: a. Kondisi pemanfaatan sistem informasi belum optimal, dimana sumberdaya TI yang terdiri dari Application, Infrastructure, People dan Information belum dapat diandalkan dalam proses pengelolaan surat. b. Sistem informasi saat ini masih bersifat adaptasi sehingga masih banyak proses yang dilakukan secara manual untuk proses pemanfaatan sistem informasi pengelolaan surat. Kedua kondisi diatas memberikan gambaran bahwa saat ini proses pemanfaatan Sistem Informasi Pengelolaan Surat di Perum Pehutani masih fokus pada Tujuan TI 5 yaitu Penciptaan TI yang tangkas (IT Agility) kesimpulan ini juga atas rekomendasi Penanggung Jawab TI setelah mempertimbangkan proses TI yang ada di Tujuan TI 5. Pada gambar 6 tampak bahwa ada 4 Proses TI yang selaras dengan Tujuan TI 5 yaitu PO2 (Define the Information Architecture), PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships), PO7 (Manage IT Human Resources) dan AI3 (Acquire and Maintain
Dalam menentukan Tujuan TI yang mana harus dilihat dahulu proses TI mana yang sesuai dengan tujuan bisnisnya bergantung pada tingkat kepentingan dan resiko bisnis (Sarno, 2009). Jadi untuk analisis Tujuan TI dipilih adalah sebagai berikut : 91
Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 2, Maret 2012, hlm 88-99 Technology Infrastructure). Matriks untuk empat pilar sistem informasi berdasarkan COBIT 4.1 hasil dari pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 1
4. Total Service Time adalah variabel yang memberikan gambaran keseluruan dari ketiga proses di atas dalam pemrosesan surat oleh seksi pengelolaan surat.
Dengan pemetaan pada tabel 1 dapat diketahui aspek yang akan diukur dalam model ini didasarkan kondisi awal yang ada di dalam Perum Perhutani Unit II Jawa Timur berdasarkan empat pilar Sistem Informasi dalam COBIT 4.1, yaitu:
Variabel Information Quality Information Quality adalah variabel yang digunakan untuk melihat hasil dari proses sistem informasi. Untuk penelitian ini variabel berisi jumlah surat yang akan diproses dan telah diproses. Dengan asumsi bahwa surat yang trlah proses merupakan surat yang sudah melewati proses pengontrolan kualitas.
a. Hardware Utilization (Infrastructure) yaitu Teknologi dan fasilitas yang membantu pemrosesan aplikasi, antara lain perangkat keras, sistem operasi, sistem basis data, jaringan, dan lingkungan pendukung (Sarno, 2009). b. Application Utilization (Application) yaitu Program Komputer atau kumpulan program yang melakukan pemrosesan pada kumpulan informasi untuk fungsi yang spesifik untuk melihat proses dalam perencanaan dan pemanfaatan Sistem Informasi Pengelolaan Surat (Sarno, 2009). c. Human Resources Capabilities (People) yaitu Personel yang dibutuhkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mendapatkan, melaksanakan, mendukung, memonitor dan mengevalusasi sistem informasi dan layanan (Sarno, 2009). d. Information yaitu data yang diinputkan, diproses, dan dihasilkan dari pengolahan data (Sarno, 2009).
Variabel ini akhirnya akan mencerminkan proses yang ada pada proses pengelolaan surat di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur, yaitu hasil pemrosesan yang dilakukan seksi pengelolaan surat yaitu berupa jumlah surat terproses setiap hari dari total surat masuk dan keluar yang harus diproses. Sama dengan variabel System Use variabel ini diperoleh melalui proses observasi dan wawancara dengan pengguna sitem informasi pengelolaan surat. System Use yang mempengaruhi variabel ini dijelaskan sebagai berikut: 1. Outgoing Mail adalah variabel yang menunjukkan jumlah surat keluar yang akan diproses oleh pengelolaan surat untuk diproses. 2. Incoming mail adalah variabel jumlah surat yang akan keluar yang akan diproses oleh seksi pengelolaan surat. 3. Mail Population adalah variabel total secara keseluruhan dari variabel Incoming dan Outgoing Mail yang harus diproses oleh seksi pengelolaan surat. 4. Mail Processed Per Day adalah variabel yang menunjukkan jumlah surat yang dapat diproses oleh seksi pengelolaan surat tiap harinya dari variabel mail Population.
Variabel System Use System Use adalah variabel yang menggambarkan penggunaan dari sistem informasi berdasarkan waktu penggunaannya dalam proses bisnis sehari-hari. Sehingga dapat memberikan gambaran berapa lama sistem tersebut dapat dimanfaatkan pada saat hari kerja. Penentuan variabel apa saja yang menjadi ukuran untuk menetukan nilai dari variabel ini. Melalui proses observasi pada proses pengelolaan surat beberapa diketahui bahwa variabel System Use mempunyai variabel penunjang sebagai berikut:
Variabel System Use System Use adalah variabel yang menggambarkan penggunaan dari sistem informasi berdasarkan waktu penggunaannya dalam proses bisnis sehari-hari. Sehingga dapat memberikan gambaran berapa lama sistem tersebut dapat dimanfaatkan pada saat hari kerja. Penentuan variabel apa saja yang menjadi ukuran untuk menetukan nilai dari variabel ini. Melalui proses observasi pada proses pengelolaan surat beberapa diketahui bahwa variabel System Use mempunyai variabel penunjang sebagai berikut: 1. Queueing Time adalah Variabel untuk lama waktu antrian dalam premrosesan surat dengan menggunakan sistem informasi.
1. Queueing Time adalah Variabel untuk lama waktu antrian dalam premrosesan surat dengan menggunakan sistem informasi. 2. Input Time adalah variabel waktu proses input data surat dengan menggunakan sistem informasi 3. Distribution Time adalah lama waktu distribusi yang masih dilakukan secara manual ke tujuan di lingkungan Perum Perhutani Unit II Jawa Timur. Pada variabel ini distribusi surat dilakukan setelah terkumpul surat dalam jumlah tertentu. 92
Fatrianto dkk., Pemodelan sistem dinamik untuk simulasi kondisi aktual sistem informasi pengelolaan …
Tujuan TI 1 Respon Terhadap kebutuhan bisnis yang selaras dengan strategi bisnis
PO2 (Define the Information Architecture), PO4 (Define the IT Processes, Organisation and Relationships)
Tujuan TI 5 Penciptaan TI yang Tangkas (IT Agility)
PO7 (Manage IT Human Resources)
Tujuan Bisnis 14 Pengelolaan Perubahan Bisnis
Tujuan TI 6 Pendefinisian Bagaimana kebutuhan fungsional bisnis dan kontrol diterjemahkan dalam solusi otomatis yang efektif dan efisien
AI3 (Acquire and Maintain Technology Infrastructure)
Tujuan TI 11 Jaminan akan konsistensi terhadap integrasi aplikasi ke dalam proses bisnis
Tujuan TI 28 Jaminan bahwa TI dapat menunjukan kualitas layanan yang efisien dalam hal biaya, perbaikan yang berkelanjutan dan kesiapan terhadap perubAhan di mas mendatang
Gambar 5 Penyelarasan Tujuan Bisnis, Tujuan TI dan Proses TI
Tabel 1 Pemetaan Proses TI dengan Sumberdaya TI (COBIT 4.1) Proses TI PO2 Mendefinisikan arsitektur informasi AI3 Mendapatkan dan mengelola teknologi dan infrastrukturnya PO4 Menentukan Proses TI Organisasi dan Keterhubungannya PO7 Mengatur Sumber daya manusia TI
Aplikasi
Informasi
√
√
Infrastruktur
Sumber Daya Manusia TI
√
√ √
2. Input Time adalah variabel waktu proses input data surat dengan menggunakan sistem informasi 3. Distribution Time adalah lama waktu distribusi yang masih dilakukan secara manual ke tujuan di lingkungan Perum Perhutani Unit II Jawa Timur. Pada variabel ini distribusi surat dilakukan setelah terkumpul surat dalam jumlah tertentu. 4. Total Service Time adalah variabel yang memberikan gambaran keseluruan dari ketiga proses di atas dalam pemrosesan surat oleh seksi pengelolaan surat.
Variabel Information Quality Information Quality adalah variabel yang digunakan untuk melihat hasil dari proses sistem informasi. Untuk penelitian ini variabel berisi jumlah surat yang akan diproses dan telah diproses. Dengan asumsi bahwa surat yang trlah proses merupakan surat yang sudah melewati proses pengontrolan kualitas. Variabel ini akhirnya akan mencerminkan proses yang ada pada proses pengelolaan surat di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur, yaitu hasil pemrosesan yang dilakukan seksi pengelolaan surat yaitu berupa jumlah surat terproses setiap hari dari total surat masuk dan 93
Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 2, Maret 2012, hlm 88-99 keluar yang harus diproses. Sama dengan variabel System Use variabel ini diperoleh melalui proses observasi dan wawancara dengan pengguna sitem informasi pengelolaan surat. System Use yang mempengaruhi variabel ini dijelaskan sebagai berikut:
Diagram Simulasi Tahap selanjutnya model sistem dinamik yang telah dibuat dibandingkan dengan data yang telah dikumpulkan pada saat proses observasi, survei dan wawancara. Hal yang perlu dilakukan dalam pengumpulan data sesuai dengan buku Sterman (2000), bahwa pembuat model melakukan wawancara pada pihak yang terlibat langsung dalam sistem dalam organisasi, dengan tujuan untuk memahami masalah dan mengumpulkan data. Melalui pertemuan tim inti dan pemodelan mereka membuka model untuk tinjauan kritis dan disajikan hasil bentuk diskusi internal. Pada pembuatan diagram simulasi ini variabel dalam causal loop diagram digambarkan lebih detail sehingga persamaan matematis pada tiap variabel dapat diketahui pengaruhnya. Untuk mempermudah dalam proses pemodelan untuk variabel System Quality dibuat pada view yang berbeda karena variabel penunjang dari variabel ini cukup banyak dan kompleks. Pada gambar 9 memberikan gambaran lebih detail dari System Quality tentang seberapa besar nilai kedewasaan (maturity) dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat yang sudah ada di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur, dalam gambar tersebut terlihat empat pilar sistem informasi yang sesuai dengan COBIT 4.1.
1. Outgoing Mail adalah variabel yang menunjukkan jumlah surat keluar yang akan diproses oleh pengelolaan surat untuk diproses. 2. Incoming mail adalah variabel jumlah surat yang akan keluar yang akan diproses oleh seksi pengelolaan surat. 3. Mail Population adalah variabel total secara keseluruhan dari variabel Incoming dan Outgoing Mail yang harus diproses oleh seksi pengelolaan surat. 4. Mail Processed Per Day adalah variabel yang menunjukkan jumlah surat yang dapat diproses oleh seksi pengelolaan surat tiap harinya dari variabel mail Population. Pembuatan Causal Loop Diagram Chou (2010) menyebutkan bahwa sebuah causal loop diagram, memiliki tiga peran penting dalam mengembangkan model yaitu struktur sistem yang akan mencirikan perilaku, sifat struktur dimana model mental memainkan peran penting dalam perilaku dinamis dari sistem, dan perubahan yang signifikan dapat digunakan untuk mengubah struktur (struktur skenario).
Diagram simulasi yang telah dibuat, kemudian disusun persamaan matematik yang menggambarkan hubungan antar variabel dan antar submodel dengan mengunakan perangkat lunak VENSIM dan Arena untuk mengolah data berdasarkan hasil survei dan pengambilan data di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur. Pembuatan persamaan matematis dari model sistem dinamik dalam penelitian ini sesuai dengan teori Sterman (2000). Persamaan matematis dalam model simulasi ini terdiri dari variabel-variabel yang mempengaruhi satu dengan yang lain. Variabel dalam diagram simulasi dijabarkan berdasarkan view dan tingkatan paling atas dari model simulasi ini.
Struktur ini dapat diwakili oleh umpan balik dalam struktur causal loop diagram. Dalam pembuatan causal loop diagram ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan bahwa dalam penerapan Sistem Informasi Pengelolan Surat di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur sehingga perlu dilihat variabel apa saja yang berperan dalam pemanfaatan sistem informasi tersebut. Model causal loop diagram hanya mempresentasikan variabel-variabel yang saling mempengaruhi dalam suatu sistem tidak ada nilai matematis yang nantinya dapat dilihat pada diagram simulasi.
Tabel 2 PO4 (Menentukan TI Proses, Organisasi dan Keterhubungannya) Menentukan Proses TI, Nama Organisasi dan PO4 Proses TI Keterhubungannya Level Tingkat Kontribusi Nilai Kedewasaan Kepatutan Tial Level 0 0.66 0.0 0.0 1 0.5 0.3 0.1 2 0.33 0.7 0.2 3 0.33 1 0.3 4 0.19 1.3 0.2 5 0.33 1.7 0.6 Tingkat Kedewasaan Proses TI 1.5
3.3 Formulasi Permasalahan Setelah pembuatan causal loop diagram dilanjutkan dengan pembuatan model simulasi/ diagram alir yang memberikan gambaran secara detail tentang sistem yang dibuat model sistem dinamiknya. Dengan aplikasi yang sama yaitu VENSIM, pada tahap ini dimulai dengan melakukan konversi terhadap CLD yang telah dibuat untuk dijadikan model sistem dinamik.
94
Fatrianto dkk., Pemodelan sistem dinamik untuk simulasi kondisi aktual sistem informasi pengelolaan …
Gambar 7 Causal Loop Diagram Proses Pengelolaan Surat
Gambar 8 Model Diagram Simulasi Pengelolaan Surat (Eksisting)
Gambar 9. Model Diagram Simulasi Pengelolaan Surat (COBIT Eksisting)
95
a. Human Resources Capabilities (People) Variabel ini berfungsi sebagai pengukur kemampuan dari sumberdaya manusia yang ada di Perum Pehutani berdasarkan standar COBIT 4.1, variabel ini terdapat dua Proses TI yang diukur tingkat kedewasaan yaitu •
•
Tabel 3 Rekap penilaian tingkat kedewasaan Proses TI
Pilar SI/TI Sumber Daya Manusia TI Infrastruktur Informasi Aplikasi
PO4 (Menentukan TI Proses, Organisasi dan Keterhubungannya). Berdasarkan panduan penghitungan nilai maturity level pada COBIT 4.1 persamaan dari variabel ini adalah: PO4 = (0×PO4 AML 0)+(0.3×PO4AML 1)+(0.7×PO4 AML 2) +(1×PO4 AML 3)+(1.3×PO4 AML 4 )+(1.7×PO4 AML 5) PO7 (Mengelola Sumber Daya Manusia TI). Berdasarkan panduan penghitungan nilai maturity level pada COBIT 4.1 persamaan dari variabel ini adalah: PO7 = (0×PO7 AML 0) + (0.3×PO7AML 1) + (0.7×PO7 AML 2) + (1×PO7 AML 3) + (1.3×PO7 AML 4) + (1.7×PO7 AML 5)
Proses TI
Tingkat Kedewasaan
PO4
1,5
PO7 AI3 PO2
1,1 1,4 1,0
Total COBIT Assesment = (Hardware Capabilities(Infrastructure)+Human Resources Capabilities(People)+Information+Information System Capabilities (Application))/4 Variabel lain yang ada diagram simulasi dapat dilihat pada gambar 8, sehingga secara keseluruhan diagram simulasi dapat menggambarkan proses pengelolaan surat. 3.4 Simulasi Model Dasar
Untuk proses penilaian dari Proses TI yang diukur tingkat kedewasaanya (Maturity Level) hasilnya tercermin dari tabel 2, dimana hasil dari tiap levelnya ada pada kolom tingkat kepatutan, yang pada persamaan matematis dilambangkan dengan AML (Assesment Maturity Level). Proses penilaian yang ada pada tabel 2 juga dilakukan untuk Proses TI PO2, PO7 dan AI3. Untuk variabel Hardware Capabilities (Infrastructure), Information System Capabilities (Application) dan Information proses penilaian tingkat kedewasaannya disesuaikan dengan Proses TI yang ada pada masing masing variabel tersebut sehingga rekapitulasi hasil penilaian dapat dilihat pada tabel 3.
Model dasar (Base Model) dari sistem pengelolaan surat di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur perlu dijalankan untuk mengetahui tentang perilaku sistem selama waktu tertentu ketika dijalankan dalam simulasi. Dalam penelitian ini, periode waktu simulasi untuk model dasar ditetapkan selama 12 bulan, mulai Januari 2010 – Desember 2010. Rentang waktu ini akan memberikan pemahaman yang lebih baik dari perilaku sistem pengelolaan surat yang telah menggunakan sistem informasi selama periode 12 bulan. Pada gambar 10 tampak pertumbuhan jumlah surat masuk yang akan diproses, surat yang terproses kemudian didistribusikan. Terlihat bahwa jumlah surat keluar yang akan diproses juga naik dan turun tiap bulannya. Pada Gambar 11, seluruh surat tersebut diproses dengan Sistem Informasi Pengelolaan Surat untuk proses memasukan data surat kemudian didistribusikan oleh staf distribusi ke alamat tujuan untuk surat internal dan kurir untuk surat eksternal. Pada model dasar yang tergambar dalam gambar 10 terlihat pengaruh dari berbagai variabel untuk mengakomodasi hubungan nonlinear antara pertumbuhan jumlah surat masuk dan surat keluar yang akan diproses dengan menggunakan fungsi tabel lookup. Fungsi ini merupakan perilaku dinamis dari suatu sistem fisik yang mewakili kondisi proses pengelolaan surat yang ada di Perum Perhutani Unit II Jawa Timur. Pada Gambar 11 tampak bahwa jumlah surat masuk yang harus diproses tiap bulannya cukup besar, antara ± 1900 - 2000 an surat dalam sebulan dan jumlah yang terproses dalam sebulan antara ± 700 – 1200 an surat dalam sebulan.
b. Total COBIT Assesment Variabel ini menampung hasil pengukuran tingkat kedewasaan dari masing-masing Proses TI. Hasil penilaian tingkat kedewasaan tersebut dikelompokkan menjadi empat pilar Sistem Informasi yaitu Application, Information, Infrastructure dan People. Tabel 3, menggambarkan fungsi masing-masing Proses TI yang diukur tingkat kedewasaannya mewakili kualitas Sistem Informasi Pengelolaan Surat yang ada di Perum Pehutani. Rata-rata kualitas sistem informasi pada kondisi aktual adalah 1,2. Hasil yang diperoleh dari pengukuran tingkat kedewasaan tersebut sudah dibagi berdasarkan 4 pilar sistem informasi yaitu Application, Information, Infrastructure dan People, sehingga diperoleh persamaan sebagai berikut
96
Fatrianto dkk., Pemodelan sistem dinamik untuk simulasi kondisi aktual sistem informasi pengelolaan … Pada gambar 13, dapat terlihat bahwa jumlah surat yang terproses masih sekitar 36% - 57%, masih banyak surat yang tidak terproses dalam tiap bulannya hal ini dapat menggangu kegiatan operasional seksi lainya. Untuk tingkat efsiensi terliht pada gambar 12 dimana efisiensi pengelolaan surat dengan sistem informasi pada tahun 2010 cederung fluktuatif . Pada gambar 13, variabel waktu kerja perbulan juga dipengaruhi oleh jumlah hari kerja perbulanya sehingga total jam kerja perbulan akan bervariatif antara 133 – 161 jam perbulan, data hari kerja tersebut didapat berdasar jumlah hari kerja pada tahun 2010.
Process Effiiency Per Month 0.8 0.65 0.5 0.35 0.2 1
2
3
4
5
6 7 Time (Month)
8
9
10
11
12
Process Effiiency Per Month : eksisting
Gambar 12 Tingkat Efisiensi Proses Pengelolaan Surat Tahun 2010.
3.5 Testing Dalam proses validasi data hasil survey akan dibandingkan dengan data hasil simulasi sesuai dengan teori Barlas (1989), dimana validasi model merupakan langkah yang sangat penting dalam metodologi sistem dinamik. Teori Barlas (1989) juga menjelaskan bahwa ada dua macam proses validasi. Validasi tersebut yaitu validasi dengan perbandingan rata-rata (Means Comparison) dan validasi Perbandingan variasi amplitude (Amplitude Variations Comparison). Data primer yaitu data surat masuk yang akan diproses dan data surat yang terproses, penggunaan data surat yang terproses yang divalidasi karena data surat yang akan diproses menjadi data acuan sehingga datanya tidak perlu divalidasi lagi.
Gambar 13 Grafik Jam Kerja Dan Jam Pemrosesan Surat Per Bulan
Berdasar tabel 7, dapat dilakukan perhitungan proses validasi sebagai berikut : a) Perbandingan Rata-Rata S−A E1 = A Dimana S = Nilai rata-rata hasil simulasi A = Nilai rata-rata data
[
Rate Mail Processed Per Month
]
Nilai E1 dinyatakan valid apabila bernilai kurang dari 5%. Dari formula diatas, didapatkan hasil S bernilai 880 sedangkan A bernilai 897. Sehingga E bernilai 1,8% atau dapat dinyatakan bahwa diagram simulasi yang telah dibuat dapat merepresentasikan kondisi eksisting yang ada (valid).
2,000 1,650 1,300 950 600 1
2
3
4
5
6 7 Time (Month)
8
9
10
11
12
Rate Mail Processed Per Month : eksisting
Gambar 10 Jumlah Total Surat Per Bulan Yang Akan Diproses
b) Perbandingan Variasi Amplitude Dapat juga dikatakan % error variance dengan formula sebagai berikut:
E2 =
Ss − Sa Sa
Dimana: Ss = Simpangan baku dari hasil simulasi Sa = Simpangan baku dari data aktual Nilai E2 dinyatakan valid apabila bernilai kurang dari 30%. Dari formula diatas, didapatkan hasil Ss bernilai 138 sedangkan Sa bernilai 120. Sehingga E2 bernilai 15% atau dapat dinyatakan bahwa simpangan baku dari hasil simulasi yang telah dibuat dapat merepresentasikan kondisi eksisting yang ada (valid).
Gambar 11 Grafik Jumlah Surat Yang Akan Diproses Dan Jumlah Surat Yang Terproses.
97
Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 2, Maret 2012, hlm 88-99 Tabel 7 Data Surat Terproses yang akan divalidasi
Data
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Rate Mail Processed per Month (Simulasi) Rate Mail Processed per Month (Aktual)
766
850
1062
858
658
809
1111
728
831
1013
899
980
806
789
975
909
1090
831
989
741
721
1050
940
920
Tabel 8 Data Hasil Simulasi Skenario 1
Tahun
2010
2011
2012
2013
2014
2015
Jumlah Surat Masuk
24305
25242
24552
25322
24909
25189
Jumlah Terproses
10565
12205
13388
15692
17396
19580
Rata - Rata Terproses Perbulan
880,4
1017,1
1115,7
1307,6
1449,6
1631,6
16%
10%
17%
11%
13%
43%
48%
55%
62%
70%
78%
Tahun Jumlah Surat Masuk
2010 24305
2011 25242
2012 24552
2013 25322
2014 24909
2015 25189
Jumlah Terproses
10565
12300
12331
14521
14595
15188
Rata - Rata Terproses Perbulan
880,4
1025,0
1027,6
1210,1
1216,3
1265,6
16%
0%
18%
1%
4%
51%
52%
60%
61%
62%
Prosentase Kenaikan Terproses Prosentase Terproses Tabel 9 Data Hasil Simulasi Skenario 2
Prosentase Kenaikan Terproses Prosentase Terproses
43%
3.6 Policy formulation and evaluation
Simulasi untuk skenario perbaikan ini dilakukan selama lima tahun (72 bulan) untuk melihat pengaruh perbaikan dari masing-masing skenario perbaikan. Pada skenario 1, perbaikan sistem dengan menggunakan standar COBIT 4.1 diproyeksikan dengan perbaikan berkelajutan dari standar sistem informasi, pada kondisi aktual rata-rata tingkat kedewasaan Sistem Informasi Pengelolaan Surat ada pada level 1,2. Target perbaikan untuk standar sistem informasi disesuaikan dengan Industry Average (gambar 14) yaitu 2,8. Target tersebut dipilih berdasarkan acuan standar COBIT 4.1 untuk nilai tingkat kedewasaan sebuah organisasi. Hasil simulasi untuk skenario 1 ada pada tabel 8, yang menunjukan jumlah surat terproses pada skenario ini.
Setelah model valid, dapat dilakukan skenario perbaikan untuk memperbaiki kondisi penerapan sistem informasi untuk proses pengelolaan surat. Ada dua skenario perbaikan yang dilakukan dengan durasi perbaikan selama lima tahun, yaitu 1. Memperbaiki standar dari penerapan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dengan melakukan perbaikan sistem sesuai standar COBIT 4.1 2. Menambah jumlah personil pengelolaan surat sebanyak 2 dua orang.
Gambar 14 Representasi Grafis Model Kedewasaan
Gambar 15 Perbandingan jumlah surat terproses skenario 1 dan skenario 2
98
Fatrianto dkk., Pemodelan sistem dinamik untuk simulasi kondisi aktual sistem informasi pengelolaan … Pada skenario 2, usaha perbaikan dilakukan dengan penambahan staf sejumlah dua orang dalam periode lima tahun. Penambahan jumlah dua orang staf ini berdasarkan data historis bahwa pengajuan penambahan jumlah staf hanya dapat dipenuhi dalam jangka waktu dua tahun sebanyak satu orang staf. Hasil skenario perbaikan pada sistem informasi pengelolaan surat dapat dilihat pada tabel 8 untuk skenario 1 dan tabel 9 untuk skenario 2.
5.
DAFTAR RUJUKAN
Barlas,1989. Multiple Tests For Validation Of System Dynamics Type Of Simulation Models, European Journal of Operational Research, 42 (59-87), p63 Belle, Eccles dan Nash. 2003. Discovering Information System, Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 2.5 Licence. Binder,T., Vox,A., Belyazid,S., Haraldsson, H., dan Svensson, M., 2004. Developing System Dynamics Models From Causal Loop Diagrams. Institute For Neuro- And Bioinformatics, University Of L¨U Beck, Ratzeburger Allee 160, D-23538 L¨U Beck, Germany. Chou, S.Y., Suryani,E., Hartono,R., Chen.C.H., 2010. Demand scenario analysis and planned capacity expansion: A system dynamics framework, Simulation Modelling Practice and Theory, 18, pp. 732–751 DeLone, William H., and McLean, Ephriam R., 2003. Information system success: a tenyear update, journal of management information systems, Vol. 19, No. 4. IT Governance Institute.,2007. COBIT 4.1. Illinois IT Governance Institute.,2008. Understanding How Business Goals Drive IT Goals, IT Governance Institute. Illinois Kanungo, S., 2003. Using Systems Dynamics To Operationalize Process Theory In Information Systems Research, ICIS 2003 Proceedings. Paper 38. Purwanto,D., 2002. Komunikasi Bisnis, Surabaya: Erlangga Leachman, R., 2009. Closed-Loop Measurement Of Equipment Efficiency and Equipment Capacity, Lecture Handout : Equipment Efficiency and Capacity, University of California at Berkeley. Sarno,R.,2009.Audit Sistem Informasi/ Teknologi Informasi, Surabaya:ITS Press Sterman, J., 2000. Business Dynamics: System Thinking and Modeling For a ComplexWorld. Singapore: The McGraw Hill Companies, p3. Tanuwijaya, H. & Sarno, R. (2010), Comparation of CobiT Maturity Model and Structural Equation Model for Measuring the Alignment between University Academic Regulations and Information Technology Goals, IJCSNS, International Journal of Computer Science and Network Security, Vol. 10 No. 6
Berdasarkan data pada kedua tabel disimpulkan bahwa perbaikan sistem informasi dengan skenario 1 menyebabkan kenaikan surat terproses secara bertahap dan pada tahun kelima meningkat mencapai surat yang terproses mencapai 78% dibandingkan skenario 2 yang jumlah surat terproses secara bertahap naik hanya mencapai 62%. Skenario perbaikan dengan usaha perbaikan pada skenario 1 dengan memperbaiki sistem dengan standar COBIT 4.1 lebih baik karena perbaikan dilakukan secara menyeluruh pada empat pilar sistem informasi yaitu Application, Infrastructure, Information dan People dibandingkan dengan skenario 2 yang melakukan penambahan jumlah staf sebanyak dua staff dalam periode lima tahun tetapi tidak dapat meningkatkan jumlah surat secara signifikan karena tidak ada perbaikan dalam sistem. 4. SIMPULAN dan SARAN Dalam penelitian ini telah dilakukan evaluasi penerapan sistem informasi dengan mengukur maturity level yang menjadi variabel yang berpengaruh dalam sebuah sistem dinamik untuk memodelkan sebuah sistem informasi. Dalam penelitian ini juga menunjukkan bahwa variabel yang berpengaruh pada IS Effectivness dapat dijadikan bahan evaluasi terhadap penerapan sebuh sistem informasi pada suatu proses bisnis. Skenario perbaikan berdasarkan variabel yang ada dalam sebuah model sistem dinamik dapat digunakan untuk menentukan rencana perbaikan untuk sistem informasi yang dievaluasi dalam rangka peningkatan efektivitas sistem secara optimal. Penentuan maturity level dengan melakukan proses Assesment lebih detail dapat meningkatkan akurasi dan validitas sebuah model sistem dinamik yang dikembangkan dapat menjadi bahan penelitian lebih lanjut tentang evaluasi kinerja sistem dengan menggunakan model sistem dinamik dan COBIT 4.1.
99
