IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent

IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent

IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent Universiteitsbibliotheek UGent

IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent Universiteitsbibliotheek UGent

Opdrachtgever Interfacultaire Bibliotheekcommissie UGent Sylvia Van Peteghem, hoofdbibliothecaris Universiteitsbibliotheek

Onderzoeker | auteur Julien Van Borm, ere-hoofdbibliothecaris Universiteit Antwerpen

Begeleiding Veerle Van Conkelberge, planning officer Universiteitsbibliotheek Sylvia Van Peteghem

Eindredactie De Grote Trompe: Françoise Opsomer

Coverfoto Geert Roels

Vormgeving Het Métier: Rein Meyts

Digitaal gedrukt op Magno Satin 115 g. Er werden 16,4 % FSC gecertifieerde houtvezels gebruikt voor de papierpulp. Totaal chloorvrij (TCF).

ISBN-NUMMER: 9789052230054 D/2010/376/001 Universiteitsbibliotheek Gent, 2009-2010

Lijst van gebruikte termen en acroniemen

ALEPH – het bibliotheek automatiseringssysteem van UGent.

KUL-S – Katholieke Universiteit Leuven, bibliotheek sociale wetenschappen.

UMH-BSM – Université de Mons, Bibliothèque des Sciences - Médecine.

ANTILOPE – oorspronkelijk de Antwerpse inventaris van lopende periodieken, intussen de Belgische catalogus van periodieken in wetenschappelijke bibliotheken.

KUL-W – Katholieke Universiteit Leuven, campus bibliotheek Arenberg.

UNICAT – Belgisch federaal project voor het opzetten van een centrale Belgische catalogus van boeken en tijdschriften.

Bibnet – projectorganisatie van de Vlaamse Overheid voor alle Vlaamse bibliotheken, die ervoor moet zorgen dat ze ook in een digitale omgeving een meerwaarde betekenen voor hun publiek.

MeerCat – de overkoepelende bibliotheekcatalogus van boeken, tijdschriften, beelden, databanken en dissertaties van de UB aan UGent.

CCB – de Belgische Collectieve Catalogus (van wetenschappelijke bibliotheken). Cobira – het bibliotheekoverleg van de universiteitsbiblio theken en de Koninklijke Bibliotheek. DICT – Directie Informatie- en Communicatietechnologie UGent. EHC – Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, de voormalige stadsbibliotheek van Antwerpen. FNRS – Fonds de la Recherche Scientifique. FUNDP – Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix. FWO – Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek. HUB – Hogeschool Universiteit Brussel. IBL – interbibliothecair leenverkeer. IFLA – De International Federation of Library Associations and Institutions, een wereldwijde organisatie die bibliotheken, informatiediensten en hun gebruikers vertegenwoordigt. IMPALA – het Belgische documentbestelsysteem voor boeken en tijdschriftartikels. ITG – Instituut voor Tropische Geneeskunde, Bibliotheek. KBR – Koninklijke Bibliotheek Albert I | Bibliothèque Royale Albert I. KUL-C – Katholieke Universiteit Leuven, centrale bibliotheek. KUL-M – Katholieke Universiteit Leuven, campus bibliotheek biomedische wetenschappen.

LDAP – Lightweight Directory Access Protocol.

NCC – Nederlandse Centrale Catalogus. OPAC – Online Public Access Catalog. UA-CDE – Universiteit Antwerpen, campus Drie Eiken. UA-CMI – Universiteit Antwerpen, Campus Middelheim. UA-CST – Universiteit Antwerpen, bibliotheek Stadscampus. UB – Universiteitsbibliotheek Gent.

VirLib – onderzoeksproject over de mogelijkheden en beperkingen van documentlevering via het scannen van papieren originelen. VABB-SHW – Vlaams academisch bibliografisch bestand voor de sociale en humane wetenschappen. VOWB – Vlaams overleg orgaan voor wetenschappelijk bibliotheekwerk. VUB – Vrije Universiteit Brussel, centrale bibliotheek, campus Oefenplein. VUB-G – Vrije Universiteit Brussel, medische bibliotheek, campus Jette. VVBAD – Vlaamse Vereniging voor bibliotheek-, archief en documentatiewezen.

UCL-C – Université Catholique de Louvain, bibliothèque générale et de sciences humaines. UCL-I – Université Catholique de Louvain, bibliothèque de l’institut supérieur de philosophie. UCL-M – Université Catholique de Louvain, bibliothèque de médecine. UCL-S – Université Catholique de Louvain, bibliothèque des sciences et technologies. UG-BIOMED – UGent – biomedische bibliotheek, UZ Gent. ULB – Université Libre de Bruxelles, bibliothèque électronique. ULg-BGPL – Université de Liège, Bibliothèque générale de Philosophie et Lettres. ULg-BST – Université de Liège, Bibliothèque des Sciences et Techniques. ULg-BSV – Université de Liège, bibliothèque des sciences et techniques. ULg-SA – Université de Liège, Bibliothèque des Sciences et Techniques - Section Sciences Appliquées & Mathématiques.

De UGent-faculteiten LW Letteren en Wijsbegeerte RE Rechtsgeleerdheid WE Wetenschappen GE Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen* IR

Ingenieurswetenschappen

EB Economie en Bedrijfskunde DI

Diergeneeskunde

PP Psychologie en Pedagogische Wetenschappen BW Bio-ingenieurswetenschappen FW Farmaceutische Wetenschappen* PS

Politieke en Sociale Wetenschappen

* gedeelde faculteitsbibliotheek BIOMED

Inhoudsopgave I

Opdracht en dankwoord

..................................................................................................................

II Belgische instrumenten voor het IBL

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.....................................................................................................................

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

1 Organisatie van het IBL – voorjaar 2009. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2 Decentralisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3 Coördinerende rol van de UB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4 ICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4.1 Netwerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4.2 ALEPH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4.3 MeerCat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.4 Nieuwe technologieën . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 5 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 5.1 Uitgaande aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 5.2 Inkomende aanvragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 5.3 Brusselse en Gentse pendel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

VI Het IBL aan UGent in cijfers

13

1 De basislijnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2 IBL in het plan Bjørnshauge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

V De organisatie van het IBL aan UGent

11

1 Copyright . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1 Fotokopieën en scans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.2 Leenrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2 Licentieovereenkomsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

IV Het plan Bjørnshauge

9

1 Collectieve catalogi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.1 ANTILOPE – cf. bijlage 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.2 CCB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1.3 UNICAT – cf. bijlage 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2 IMPALA – cf. bijlage 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

III Copyright en licenties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27

1 Bronnen voor de managementsinformatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2 Uitgaande vragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.1 Het volume uitgaande aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.2 Rol van IMPALA in het uitgaande IBL-verkeer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.3 Boeken en artikels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.4 Grote en kleine gebruikers bij de faculteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.5 De klanten van het IBL en hun voorkeur voor boeken en tijdschriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 2.6 Mislukte aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.7 Doorlooptijden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36


3

3 Inkomende vragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 3.1 Volume van inkomende aanvragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 3.2 Succes en mislukking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.3 Snelheid van levering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 3.4 Elektronische levering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 4 Verhouding uitgaand versus inkomend IBL-verkeer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

VII Kosten en kostenbehandeling

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

VIII Verwerkingstijd van IBL-aanvragen en leveringen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

...........................................................................................................................................

X IBL in tijden van just in time

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.....................................................................................................................................

4

59 61

1 Internationaal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 2 België . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 3 Verwachtingen van de klant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

XI Aanbevelingen

55

1 Het onderzoek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 2 De resultaten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 2.1 Uitgaand leenverkeer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 2.2 Inkomend leenverkeer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 2.3 Conclusie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 3 Personeelssterkte voor een IBL-centrale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

IX IBL-enquête

47

1 Tussen bibliotheken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 1.1 Kostendoorrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 1.2 IMPALA-balans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 2 Tussen bibliotheek en eindgebruiker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 2.1 Academisch personeelslid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 2.2 Student en derden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 3 Eenheidstarief voor Belgische en buitenlandse leveringen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3.1 Voorstel van nieuw eenheidstarief. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1 2 3 4 5 6 7 8 9

65

Algemeen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Instrumenten voor het IBL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Organisatie van het IBL aan UGent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Klantgerichte werking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Personeel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 ICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 IMPALA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Kosten en kostendoorrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Besluit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72


XIII Bijlagen

1 2 3 4 5 6 7

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

Contacten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 ANTILOPE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 UNICAT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 IMPALA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 IBL in het eindrapport van Lars Bjørnshauge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Informatie over de IBL-tijdstudie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Statistische rapportering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86


5

6


I Opdracht en dankwoord In haar vergadering van 6 november 2007 vroeg de Interfacultaire Bibliotheekcommissie van UGent aan de Universiteitsbibliotheek (UB) om een onderzoek te voeren naar het interbibliothecaire leenverkeer (IBL) aan de universiteit. IBL omvat zowel de documentlevering van artikels uit tijdschriften als het klassieke leenverkeer van boeken (occasioneel ook tijdschriften) die na bruikleen geretourneerd moeten worden. Eind 2007 heeft dr. Sylvia Van Peteghem, hoofdbibliothecaris van UGent, de opdracht voor het onderzoek toevertrouwd aan de auteur van dit rapport, Julien Van Borm, ere-hoofdbibliothecaris van de Universiteit Antwerpen. Die is onder meer als organisator van IMPALA goed vertrouwd met het IBL in België en Europa. De contouren van de opdracht werden op 2 februari 2009 vastgelegd in een contract tussen UGent en de opdrachthouder. Als eindresultaat werd een rapport vooropgesteld dat tegelijk voldoet aan de volgende omschrijvingen: –– een getrouwe schets van de huidige situatie, door • weergave van het IBL aan UGent in cijfers; • een beschrijving van de workflow; –– een schets van de verwachtingen; –– de voorbereiding van de globale enquête over de bibliotheken van UGent, meer bepaald van het IBL-luik daarvan; –– een plan om van het IBL aan UGent een kwalitatieve en efficiënte dienst te maken. Aan de basis van mijn onderzoek liggen de gesprekken die ik tijdens de informatieronde gevoerd heb – zie Bijlage 1 voor de lijst van contactpersonen – met verschillende medewerkers van de UB en de faculteitsbibliotheken, en met de academische verantwoordelijken van de bibliotheken. De informatieronde werd op 18 maart 2009 afgesloten met een tussentijds, mondeling verslag over de voorlopige resultaten aan de bibliotheekverantwoordelijken en bibliothecarissen van de UB en de faculteiten. De eerste versie van het verslag werd voor commentaar vrijgegeven op 22 juni en op 25 juni besproken met de bibliothecarissen van de UB en de faculteiten. Het hier gepubliceerde rapport vormt de definitieve neerslag van mijn opdracht. Over de hoofdstukken heen resulteren de vaststellingen uit het onderzoek in aanbevelingen voor een efficiënter en meer performant IBL-systeem aan UGent. Die zijn gestoeld op de grote opties van het masterplan voor bibliotheekorganisatie zoals dat uitgetekend werd door Lars Bjørnshauge en vastgelegd door het Bestuurscollege van UGent. Het laatste hoofdstuk herneemt de aanbevelingen in een thematische ordening, zodat het kan dienen als checklist voor verdere actie. Het is aan UGent om daaruit die acties te kiezen die het best aansluiten bij haar traditie en ambitie. Helaas was het onmogelijk – door de afwezigheid van de IBL-coördinator in de UB gedurende het hele tweede deel van mijn onderzoek – om de aanbevelingen met hem door te nemen. Niettemin zullen zijn medewerking en zijn kritisch oordeel doorslaggevend zijn bij de realisatie ervan. Ik dank collega Sylvia Van Peteghem voor de eervolle opdracht die ik van haar kreeg en voor het vertrouwen dat zij in mij heeft gesteld. Veerle Van Conkelberge was mijn leidsvrouw in UGent, de universiteit in


7

Vlaanderen die ik het minste kende. Dankzij deze opdracht is daar verandering in gekomen, als resultaat van de vele gesprekken die ik met academische bibliotheekverantwoordelijken, bibliothecarissen en secretariaatsmedewerkers in de Boekentoren en in de faculteiten heb mogen voeren. Ik wens hen daarvoor allen van harte te danken. Mijn dank gaat ook uit naar Frank Vandepitte en Paul Bastijns, die niet alleen de nodige data voor mijn studie uit het ALEPH-systeem haalden, maar ook behulpzaam waren bij de analyse en interpretatie ervan. De verantwoordelijken van de Financiële Dienst van UGent ben ik erkentelijk voor de soepele oplossingen die ze aangereikt hebben voor een reeds lang aanslepend probleem van doorrekening van IBL-kosten. Voor de tijdstudie en de IMPALA-gegevens heb ik met veel plezier een beroep gedaan op de bibliotheek van de Universiteit Antwerpen. Dank daarvoor aan Trudi Noordermeer, mijn opvolgster aldaar, en aan Jan Corthouts, Michèle Van den Eynde en Richard Philips, die nu al bijna twintig jaar IMPALA verzorgen.

Julien van Borm Ere-hoofdbibliothecaris Universiteit Antwerpen

8


II Belgische instrumenten voor het IBL Voor een efficiënte IBL-werking zijn collectieve catalogi noodzakelijk, maar in België zijn die helaas niet altijd up-to-date. Daarnaast kan ook een nationaal IBL-platform voor aanvragen en leveringen helpen bij het stroomlijnen van vraag en aanbod.

1 Collectieve catalogi 1.1

ANTILOPE – cf. bijlage 2

ANTILOPE, de Belgische catalogus van periodieken in wetenschappelijke bibliotheken1, is de belangrijkste hoeksteen voor het IBL in België. De catalogus speelt ook een rol in het depotproject voor biomedische tijdschriften (VOWB, 2006-…), omdat per biomedisch tijdschrift de depotbibliotheek aangeduid wordt in het ANTILOPE-record.2 Nieuw is de rol van ANTILOPE in het Vlaamse VABB-SHW project3. 1.2

CCB

In afwachting van de realisatie van UNICAT is de CCB, de Belgische Collectieve Catalogus van wetenschappelijke bibliotheken op CD ROM, sinds 2002 niet meer geüpdatet. Hij is alleen nog bruikbaar voor boeken gepubliceerd vóór 2002 en of zelfs daarvóór (tot ca. 2000), omdat de dataset die bij de laatste productie gebruikt werd, in vele gevallen al verouderd was. 1.3

UNICAT – cf. bijlage 3

UNICAT werd opgezet als een modern alternatief voor de CCB. Aan de hand van nieuwe technologieën zou een permanent geüpdate collectieve catalogus van boeken aangemaakt worden. Het proefproject liep in 2007 evenwel ten einde zonder uitzicht op een concrete realisatie ervan. Vanuit technisch standpunt werken nochtans al heel wat onderdelen: er is aan de ULB een (niet consulteerbare) testdatabase opgezet van ca. zeven miljoen records, die doorzocht kan worden met een aantal functionaliteiten, zoals het linken naar de originele OPAC, het opvragen van de uitleenstatus en het dedupliceren van de resultaten van een opzoeking4. Maar het blijft wachten op een business model om deze schone slaapster tot leven te wekken. De aanzet daartoe zou kunnen komen van Cobira, het bibliotheekoverleg van de Koninklijke Bibliotheek en de universiteitsbibliotheken. Helaas is die organisatie op sterven na dood, omdat men het zelfs niet eens kan raken over het juridische statuut ervan. Dit is een bijzonder zware handicap voor het IBL in België en iets waarvoor ons land internationaal met de vinger wordt gewezen.

1

J. Van Borm. Antilope. Brussel, Conferentie van Universitaire Hoofdbibliothecarissen, 1991.

2

http://www.vowb.be/depotservice.htm

3

J. Van Borm. Open Access: van DOAJ & KB Nederland naar België. In: Bibliotheek-en archiefgids, VVBAD, 2009, 4, p. 26-27.

4

http://www.archives.gov/research/alic/tools/online-public-access-catalog.html


9

AANBEVELING 1

De UB dringt nationaal en in het VOWB, het Vlaamse overlegorgaan voor wetenschappelijk bibliotheekwerk, aan op de realisatie van UNICAT.

2 IMPALA – cf. bijlage 4 IMPALA is het Belgische documentbestelsysteem voor boeken en tijdschriftartikels5, dat sinds 1991 georganiseerd wordt door de bibliotheek van de Universiteit Antwerpen. Gekoppeld aan de VirLibinstrumenten6 maakt het ook de elektronische levering van tijdschriftartikels mogelijk. Het is een betalende service met ca. zevenhonderd gebruikers-bibliotheken, waaronder – via Bibnet7 – alle openbare bibliotheken van Vlaanderen. De grote wetenschappelijke bibliotheken in België hebben IMPALA vaak gekoppeld aan hun eigen IBL-systeem of website. Dat is ook het geval in UGent. Van zijn kant heeft IMPALA ingebouwde links met enkele grote Europese leveranciers van documenten. Een bijzondere functie bij IMPALA is het clearing-house. Die zorgt voor de financiële afhandeling van de IBL-transacties tussen Belgische bibliotheken door het uitsturen van een trimestriële afrekening. Daarbij ontvangen de participerende bibliotheken slechts één factuur of één creditnota voor alle transacties van de voorbije drie maanden met alle andere IMPALA-bibliotheken. Daarnaast omvat IMPALA een module managementsinformatie, die echter onderbenut wordt door de deelnemende bibliotheken. De data uit deze module werden gebruikt voor het IMPALA-deel van het hoofdstuk “Cijfers” in dit rapport. Uit de bevraging van de (IBL-)bibliothecarissen van UGent blijkt dat zij bijzonder tevreden zijn over IMPALA, en wel hierom: –– het is eenvoudig in gebruik; –– het is betrouwbaar; –– de functie clearing-house voor betalingen is bijzonder handig; –– er is een goede helpdesk. AANBEVELING 2

In het kader van de decentralisering krijgen meer bibliotheken van UGent toegang tot IMPALA. Zij ontvangen daarvoor ook de nodige opleiding van de UB of van IMPALA zelf. Vooral in de beginfase worden zij van nabij begeleid door de UB. Het algemene toezicht op IMPALA berust bij de coördinerende UB.

5

http://anet.ua.ac.be/desktop/Impala/static/Impalaintro_n.html

6

VirLib was een onderzoeksproject over de mogelijkheden en beperkingen van documentlevering via het scannen van papie-

ren originelen. Voor het project werkten de KBR Albert I, de bibliotheken van de Universiteit Antwerpen en de Université Libre de Bruxelles samen met IRIS, een bedrijf gespecialiseerd in digitale beeldverwerking. Het doel was om een elektronisch documentleveringssysteem te ontwikkelen voor de IBL-afdelingen van de Belgische universitaire bibliotheken. Het systeem is gebaseerd op het concept van gedistribueerde servers, die gebruikt worden voor het verzenden en ontvangen van PDF-documenten via FTP of van TIFF-bestanden via mail. Bron: http://www.kbr.be/virlib2/start_ned.html. De toen ontwikkelde instrumenten worden nu vaak gebruikt voor elektronische documentlevering in België. 7

10

http://www.bibnet.be/


III Copyright en licenties Alle activiteiten rond IBL en documentlevering vallen onder de regelgeving van het auteursrecht, of het daarbij nu gaat over Europese richtlijnen of over de Belgische wetgeving en Koninklijke of Ministeriële Besluiten. Daar kan van afgeweken worden – o.a. voor elektronische informatie – via licentieovereenkomsten die precies bepalen welk gebruik onder de licentieregeling valt.

1 Copyright 1.1

Fotokopieën en scans

De Europese richtlijn van 2001 en artikel 22 van de Belgische auteurswet (AW) van 1994 (gewijzigd in 2005) laten specifiek voor onderwijs en onderzoek de aanmaak toe van enerzijds fotokopieën van artikels of hoofdstukken van een boek en anderzijds van scans van papieren originelen8. Dat laatste noemt men gemeenzaam ‘de digitale onderwijsuitzondering’. De toelating is conditioneel: ze geldt slechts als een passende vergoeding aan de rechthebbenden wordt betaald (AW art. 59-61). Bovendien moeten we de drie-stappentoets uit de EU-richtlijn van de EU in gedachten houden, die op drie manieren nagaat of een bepaalde activiteit de belangen van de recht hebbenden schaadt. Het moet duidelijk zijn dat bibliotheken zich met scanning (niet met de klassieke fotokopie) op het scherp van de snee bevinden, ook al omdat de Belgische wetgever daarvoor geen vergoedingsregeling voorziet. Door een lichte aanpassing van de wetgeving of door een interventie van het gerecht of de EU-Commissie kan wat vandaag toegelaten is, morgen verboden zijn. Recent gebeurde dat nog na een arrest van het Belgische Grondwettelijk Hof voor de bladmuziek9. Een mooie illustratie vormt de overeenkomst die de Belgische universiteiten gesloten hebben met Reprobel10 over de betaling van reproductierechten voor de periode 2007-2010. Het contract dekt alle kopieën gemaakt op toestellen die onder het beheer van de universiteit vallen, dus ook de kopieën gemaakt voor het IBL. De overeenkomst voorziet echter niet in een vergoeding voor prints van elektronische bestanden: daarvoor moet eerst nog een Koninklijk Besluit worden uitgevaardigd.

8

Letterlijk luidt de uitzondering:

Art. 22 § 1. Wanneer het werk op geoorloofde wijze openbaar is gemaakt, kan de auteur zich niet verzetten tegen: 4bis – de gedeeltelijke of integrale reproductie van artikels of van werken van beeldende kunst, of van korte fragmenten uit werken die op een grafische of soortgelijke drager zijn vastgelegd, wanneer die reproductie wordt verricht ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek, zulks verantwoord is door de nagestreefde niet-winstgevende doelstelling en geen afbreuk doet aan de normale exploitatie van het werk. 4ter – de gedeeltelijke of integrale reproductie, op eender welke drager andere dan papier of soortgelijke drager, wanneer die reproductie wordt verricht ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek, en zulks verantwoord is door de nagestreefde niet-winstgevende doelstelling en geen afbreuk doet aan de normale exploitatie van het werk. 9

Uitzondering auteursrecht muziekpartituren weer ongedaan gemaakt. In: Info, VVBAD, 2009-6, p. 16 en De Standaard

24.04.2009. 10 http://www.reprobel.be/


11

1.2

Leenrecht

De Europese richtlijn11 en de Belgische wetgeving12 maken de bruikleen van publicaties mogelijk. Volgens het Belgische KB is er geen vergoeding verschuldigd voor de leenactiviteit in instellingen van onderwijs en onderzoek. Volgens de EU richtlijn valt IBL zelfs helemaal buiten de leenregeling. Rechtenorganisaties in België vragen dat de bestaande regeling aangepast zou worden. VLIR en VLHORA hebben zich tegen die eis gekant en vragen dat de huidige regeling van kracht blijft13.

2 Licentieovereenkomsten Licentieovereenkomsten voor elektronische informatie zijn contractuele verbintenissen. Ze vallen dan ook onder het contractrecht, waarbij in veel gevallen het auteursrecht en de uitzonderingen voor gebruik in onderwijs en onderzoek opzij worden geschoven. Bibliotheekorganisaties ijveren er al lang voor dat belangrijke artikels van het auteursrecht niet zomaar op contactuele wijze buitenspel gezet kunnen worden, maar voorlopig zonder resultaat. In de regel bevatten licentieovereenkomsten een clausule over documentlevering, met daarin meestal een verbod op de elektronische levering van documenten buiten het areaal waarvoor de licentie is gesloten. Vaak staat men toe dat een print gemaakt wordt en via de gebruikelijke trage kanalen naar een derde gestuurd, maar soms mag dat dan weer niet voor profit-organisaties. Occasioneel vindt men een bijzondere variant van de toegelaten print die in de meestal Engelstalige overeenkomsten de print-first requirement heet. Daarbij wordt eerst een print op papier gemaakt en die wordt gescand. Het gescande beeld van de print kan dan elektronisch worden verzonden. Onder de naam Aura heeft het VOWB een projectvoorstel klaar om de eisen en beperkingen van uitgevers van wetenschappelijke tijdschriften in kaart te brengen voor wat betreft de opname van teksten in repositories14. Het zou goed zijn om dat project aan te vullen met een analyse van de clausules over documentlevering in de databanken die via licentie met het VOWB aangeboden worden. Dat is geen taak voor elke bibliotheek afzonderlijk, het VOWB kan dit in één keer doen voor al haar leden. AANBEVELING 3

UGent vraagt het VOWB om een analyse uit te voeren van de clausules over documentlevering in haar licentieovereenkomsten met dataproviders, in het bijzonder voor de databanken van tijdschriftartikels. Die informatie moet voor de leden beschikbaar zijn via de site van het VOWB en bij elke nieuwe licentieovereenkomst geüpdatet worden. Meer nog: de clausules over documentlevering moeten een item worden bij de contractonderhandelingen.

11

Voor de EU geldt artikel 6.1 van Richtlijn 2006/115 EG d.d. 12.12.2006: de verhuur- en uitleenrichtlijn.

12

Voor België geldt het KB van 2004 dat zich baseert op artikel 23 van de Belgische auteurswet van 1994.

13

Jasper Delanoy, Julien Van Borm en Patrick Vanouplines, Dossier auteursrecht – voorjaar 2009. In: INFO, VVBAD, 2009/5.

14 J. Van Borm. Open Access: van DOAJ & KB Nederland naar België. In: Bibliotheek-en archiefgids, VVBAD, 2009/4, p. 26-27.

12


IV Het plan Bjørnshauge In 2003 bezorgde Lars Bjørnshauge, hoofdbibliothecaris van de Universiteit van Lund, Zweden, UGent de blauwdruk van een masterplan voor de reorganisatie van de Gentse bibliotheken15. Een plan gebaseerd op de erfenis van het verleden, dat van daaruit flexibele structuren wil uitbouwen voor de toekomst. De grote lijnen van het plan werden op 8 januari 2004 bekrachtigd door het Bestuurscollege van UGent.

1 De basislijnen Bjørnshauge kiest voor een gecoördineerd gedistribueerd model, in zijn plan ‘het ‘(bibliotheek)netwerk’ genoemd. Dat voorziet in één bibliotheekorganisatie voor de hele universiteit, waarbij de universiteits bibliotheek een sturende rol heeft. Zij is dus a coordinating and distributing partner, terwijl de faculteitsbibliotheken cooperating partners zijn. Zij kunnen hun rol gevarieerd invullen, rekening houdend met de specifieke facultaire noden en de lokale omstandigheden. Niettemin geldt de voorwaarde dat een set van minimale standaarden wordt nageleefd. Mede met het oog daarop moet het onwerkbare aantal van meer dan 225 vaak (te) kleine bibliotheken teruggebracht worden tot enkele tientallen bibliotheken voor heel UGent.

2 IBL in het plan Bjørnshauge Het plan Bjørnshauge kent de UB een sturende rol toe (expert functions) in o.a. de organisatie van het IBL aan UGent (zie bijlage 5 voor citaten). Faculteitsbibliotheken en ook de UB zelf zijn service providers voor het IBL vanuit hun eigen collectie en vanuit andere bibliotheken. Voortbouwend op het fundament van Bjørnshauge kunnen we daaraan toevoegen dat er nood is aan de creatie van actieve IBL-diensten in de faculteitsbibliotheken, waar die nu meestal ontbreken. Zo kan gezorgd worden voor een nabije IBL-service, die zowel fysiek als inhoudelijk dicht bij de gebruikers staat. We gaan uit van een eenvoudige organisatie, die de onnodige en vertragende tussenstap via de UB vermijdt. Zie in dat verband ook hoofdstuk VI 2.7 over de IBL-levertijden van Gentse bibliotheken. Met die doelstelling voor ogen is het geen goede optie om het IBL aan de UB of een andere faculteit uit te besteden. Dat kan niet meer dan een tijdelijke oplossing zijn voor die faculteiten die hun bibliotheekstructuur nog niet aangepast hebben aan de vereisten van het rapport Bjørnshauge. AANBEVELING 4

Om de IBL-dienstverlening dichter bij de faculteiten te brengen en efficiënt te organiseren, is de creatie nodig van actieve IBL-diensten aan de (soms nog op te richten) faculteitsbibliotheken.

15

L. Bjørnshauge. Het netwerk. De reorganisatie van bibliotheek- en informatiediensten aan UGent. Eindrapport. Lund,

oktober 2003. L. Bjørnshauge. De weg naar het netwerk. Naar een toekomstgerichte bibliotheekvoorziening aan UGent. Stappenplan. Gent, oktober 2003.


13

14


V De organisatie van het IBL aan UGent Aan UGent hebben de volgende faculteiten een faculteitsbibliotheek: –– de Rechtsgeleerdheid, –– de Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, samen met de Farmaceutische Wetenschappen, –– de Economie en Bedrijfskunde, –– de Psychologie en Pedagogische Wetenschappen, –– de Diergeneeskunde, –– de Ingenieurswetenschappen, –– de Bio-ingenieurswetenschappen, –– de Wetenschappen. Bovendien is beslist om een faculteitsbibliotheek te voorzien voor de Faculteit Letteren & Wijsbegeerte in het gebouw Rozier 44, recht tegenover de UB. En in het kader van een toekomstige relocatie in een nieuw gebouw streeft ook de Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen naar een eigen faculteitsbibliotheek.

1 Organisatie van het IBL – voorjaar 2009 Aan de organisatie van het IBL aan UGent is nog niet veel veranderd sinds het jaar 2003-2004, toen Bjørnshauge zijn plan opstelde en het Bestuurscollege van UGent de grote lijnen ervan bekrachtigde. Slechts drie faculteiten hebben anno 2009 een autonome IBL-dienst: –– de Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, gemeenschappelijk met –– de Farmaceutische Wetenschappen, –– de Psychologie en Pedagogische Wetenschappen Zeven faculteiten zijn aangesloten bij IMPALA, het Belgische elektronische documentbestelsysteem. Behalve de drie genoemde zijn dat: –– de Diergeneeskunde, –– de Economie en Bedrijfskunde, –– de Wetenschappen, –– de Bio-Ingenieurswetenschappen. De UB zorgt voor een aanzienlijk deel van het IBL-verkeer en heeft in deze een goede reputatie. Aanvragen voor faculteiten zonder IBL-centrale stuurt de UB door via e-mail, na de originele aanvraag van ALEPH of IMPALA via knip- en plakwerk te hebben omgezet in een mailbericht. Niet alle bibliotheken dragen bij tot het IBL, dat nochtans berust op reciprociteit. Dit is bv. het geval voor de bibliotheken van de Faculteit Rechtsgeleerdheid en voor tal van kleine vakbibliotheken. Voor die laatste, die niet over de menskracht en knowhow beschikken om met goed gevolg aan IBL te participeren, biedt alleen een sterke facultaire bibliotheekstructuur oplossing. De Rechtsfaculteit daarentegen zou tot het inzicht moeten komen dat nemen zonder te geven geen faire deal is. De faculteitsbibliotheek hoeft zich niet – evenmin als andere UGent bibliotheken – nodeloos ongerust te maken over haar


15

collectie: men kan te allen tijde boeken uitsluiten van het IBL. Boeken die voor lokaal gebruik onmisbaar zijn, grote referentiewerken als ‘De Page’ of losbladig werk leen je nu eenmaal niet uit – en zo zijn er honderden, misschien wel enkele duizenden boeken die niet voor bruikleen in aanmerking komen. Voor artikels uit tijdschriften bestaat het substituut van de fotokopie of de scan, zodat daar geen enkele reden bestaat voor terughoudendheid. AANBEVELING 5

Alle grote bibliotheken van UGent nemen naar beste vermogen deel aan het intra-Gentse en het Belgische IBL, hetzij rechtstreeks, hetzij via de UB.

2 Decentralisering Een aantal bibliothecarissen en academische bibliotheekverantwoordelijken zijn best tevreden met de huidige situatie, waarbij de UB zonder vergoeding een aantal taken van de faculteiten op zich neemt. Anderen wensen dan weer meer eigen bevoegdheid voor het IBL. Hoe dan ook tonen de Gentse levertijden (zie infra) aan dat er nog behoorlijk wat ruimte is voor verbetering. Zoals het rapport Bjørnshauge stelt, zou die verbetering bereikt kunnen worden door bepaalde taken te decentraliseren en ze aan de faculteiten over te laten. Een voorwaarde daarbij is de aanwezigheid in de faculteitsbibliotheek van voldoende personeel met voldoende (bibliotheek-)kennis en voldoende fysieke inzetbaarheid. Het rapport Bjørnshauge is daar zeer duidelijk over: voor de organisatie van het IBL zijn, zoals voor de meeste publieksdiensten, medewerkers nodig met een hogere opleiding of met door ervaring opgebouwde kennis. Ze horen m.a.w. thuis in klasse B. AANBEVELING 6

Waar ze vandaag nog niet bestaan, doet UGent er goed aan om zo snel mogelijk facultaire IBL-centrales op te zetten. Dat is alleen mogelijk in het kader van een faculteitsbibliotheek, die in sommige gevallen nog opgericht moet worden.

AANBEVELING 7

Faculteitsbibliotheken krijgen een bestaffing die groot genoeg is in aantal en van een voldoende hoog niveau, als resultaat van de hogere opleiding of (elders) verworven kennis/ervaring van de stafleden. Als ze aan die voorwaarden voldoen horen IBL-personeelsleden thuis in klasse B.

3 Coördinerende rol van de UB Van een echte aansturing en coördinatie van het IBL door de UB is weinig of geen sprake. Dat is best een grote lacune in het huidige IBL-bestel. De UB zou moeten zorgen voor: –– opleiding, –– sturing van het IBL, –– periodieke evaluatie met aandacht voor de evolutie op langere termijn, –– opvolging van het IBL in België en Europa,

16


–– informatiedoorstroming via een jaarlijks, cijfermatig onderbouwd rapport over het IBL aan UGent en de participatie van UGent aan het Belgische IBL-systeem. AANBEVELING 8

De UB neemt haar coördinerende en aansturende taken waar voor het IBL aan UGent.

4 ICT 4.1

Netwerk

Het digitale netwerk van UGent functioneert overal goed, maar de beperking van 8 Mb voor de bijlagen hindert de transmissie van omvangrijke gescande documenten. AANBEVELING 9

De UB dringt bij de Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT) aan op het toestaan van substantieel grotere e-mailbijlagen dan nu.

4.2 ALEPH

Voor de registratie en opvolging van het IBL doet UGent een beroep op de IBL-module van ALEPH, het bibliotheekautomatiseringssysteem van UGent en op IMPALA, het Belgische elektronische documentbestelsysteem. Tussen beide systemen zijn data-uitwisselingsprotocollen opgesteld om de datastromen automatisch te laten verlopen. Dat is nog niet gebeurd voor de aanvragen die in de IBL-centrales binnenlopen via de SFX-knop. AANBEVELING 10

Zo snel mogelijk een communicatieprotocol opzetten om de SFX-aanvragen automatisch op te vangen in ALEPH.

De ICT-afdeling van de UB beheert een eigen databank van bibliotheekgebruikers zonder link naar de centrale LDAP-databank16 van studenten en medewerkers van UGent. Dat is geen goede situatie omdat dezelfde gegevens op verschillende plaatsen bewaard worden en omdat veranderingen in de centrale databank niet automatisch doorgevoerd worden in de databank van de UGent-bibliotheken. Gebruikers kunnen daardoor ook niet genieten van een single sign-on voor alle UGent-computerverkeer, maar moeten apart inloggen op de infrastructuur van de Gentse bibliotheken. AANBEVELING 11

Er moet zo snel mogelijk een LDAP-koppeling tot stand gebracht worden met de centrale databank van studenten en medewerkers van UGent, zodat die een single sign-on kunnen gebruiken.

16

LDAP of Lightweight Directory Access Protocol is een netwerkprotocol dat beschrijft hoe gegevens uit directory services bena-

derd moeten worden.


17

4.3 MeerCat

MeerCat is de overkoepelende bibliotheekcatalogus van boeken, tijdschriften, beelden, databanken en dissertaties van de Universiteitsbibliotheek17. Hij omvat de referenties van ca. 3.000.000 boeken (waarvan zo’n. 300.000 elektronische), 60.000 tijdschriften (waarvan 17.000 elektronische), 50.000 gescande beelden, 100.000 thesissen, 300 databanken en websites, etc. beschreven in de Alephcatalogus en CatFich, de gedigitaliseerde steekkaartencatalogus. In MeerCat bevindt zich een aanvraagknop voor documenten die in de bibliotheek moeten worden ingezien of uitgeleend. Dat laatste was tot voor kort niet duidelijk voor de externe gebruikers, die zich tot ver buiten Gent kunnen bevinden en meenden dat zij op die manier een boek of document naar hun privéadres konden laten leveren. Dat probleem is intussen opgelost door toevoeging van twee duidelijke informatielijntjes. De bestelkop op MeerCat is momenteel dus (nog) geen IBL-bestelknop. Maar als MeerCat centraal komt te staan in het catalogusaanbod van UGent zou de link met de IBL-module van ALEPH wel tot stand gebracht moeten worden. AANBEVELING 12

MeerCat linken met de IBL-module van ALEPH.

AANBEVELING 13

De bestelknop in MeerCat op de website expliciteren. Dat is intussen gerealiseerd.

4.4 Nieuwe technologieën

ICT-kanalen die goed ingeburgerd zijn bij de gebruikers kunnen gebruikt worden om informatie van en over de bibliotheek door te sturen naar klanten, in het bijzonder naar studenten. Behalve e-mails kunnen ook sms-berichten dienen om de klant te informeren, bv. over de aankomst van een IBL-boek of over de vooruitgang c.q. het mislukken van een aanvraag. Men hoede zich echter voor het doorsturen van overbodige informatie. Het meedelen via e-mail of sms van alle statusberichten van een IBL-aanvraag is overload en derhalve ongewenst. AANBEVELING 14

Nuttig gebruik maken van informatiekanalen die door de klanten veel worden gebruikt, bv. het doorsturen van informatie via automatisch gegenereerde sms-berichten.

5 Workflow IBL is en blijft een bewerkelijk proces, zowel voor de uitgaande als voor de inkomende aanvragen. Bij de leen van een boek komt daar de realisatie bij van een link met het uitleensysteem en de terugbezorging van het boek aan de eigenaar, aan het einde van de bruikleenperiode. Het is bovendien een proces dat in Gent zo’n 13.000 keer per jaar wordt herhaald voor uitgaande aanvragen en een 3.000-tal keer voor inkomende. Samen goed voor 16.000 aanvragen, die minstens

17

18

http://search.ugent.be/MeerCat/


twee keer behandeld moeten worden: één keer bij de aanvraag en één keer bij de levering. We spreken dus over ca. 32.000 transacties, zonder de retourbehandeling van de boeken en zonder rekening te houden met de tweede of zelfs derde doorloop van sommige aanvragen (als de eerste poging niet succesvol was). Al met al gaat het over meer dan 40.000 transacties op jaarbasis. Met het oog op efficiënte verwerking en een snelle levering is het dan ook belangrijk om de procedures en workflow goed uit te tekenen. 5.1

Uitgaande aanvragen

De IBL-diensten van UGent zijn ‘gemedieerde’ diensten. Diensten waarbij de klant niet zelf haar/zijn aanvraag kan doorsturen naar een bibliotheek, maar deponeert bij een Gentse IBL-centrale. Die behandelt ze en stuurt ze door naar een mogelijke leverancier. Dit eerste stuk van het IBL-traject kan niet gemeten worden door IMPALA. Het is belangrijk dat de vragen van de klanten prompt behandeld worden, een halve werkdag zou mooi zijn. Dat streven kan opgenomen worden in een set van minimum service agreements, minimale bedrijfsdoelstellingen die als interne richtlijn gelden of expliciet gecommuniceerd worden aan de klanten18. Vooral de Angelsaksische landen hebben ervaring opgedaan met dat laatste, waarna de ‘geëxpliciteerde’ werkmethode overgewaaid is naar andere Europese landen. Dat gebeurde niet altijd met succes: vaak heeft het de bureaucratische procesvoering aangescherpt zonder een gunstig gevolg te hebben op de werkvloer. Maar interne streefdoelen zijn een must. AANBEVELING 15

IBL-diensten moeten functioneren in een context van te realiseren bedrijfsdoelstellingen gebaseerd op minimale streefcijfers. Zo moeten aanvragen en leveringen verwerkt kunnen worden binnen een halve werkdag na ontvangst ervan. Dat streefdoel is uiteraard maar bereikbaar als het nodige bekwame personeel ter beschikking wordt gesteld.

Aanvraag De meeste aanvragen worden door de klant elektronisch ingestuurd via de ALEPH webcatalogus of via de SFX-knop in de elektronische databases en catalogi. Dat maakt het hem of haar gemakkelijk en garandeert alvast de correctheid van de data. De IBL-dienst kiest welke bibliotheek zal leveren, na consultatie van de beschikbare (collectieve) catalogi.

18

http://en.wikipedia.org/wiki/Service_level_agreement


19

Indienen van een uitgaande aanvraag

Aanvraag

IBL centrale UB

Statusbeheer

• Via ALEPH • Via database en SFX

• ALEPH aanvragen automatisch > IMPALA • SFX aanvragen manueel > ALEPH > IMPALA

• IMPALA • ALEPH

De meeste aanvragen worden daarna via een script automatisch doorgestuurd naar IMPALA. Tussen ALEPH Gent en IMPALA is er een data-uitwisselingsprotocol opgesteld dat alle statusberichten tussen de twee systemen feilloos en automatisch aan elkaar doorspeelt. Dat is helaas nog niet het geval voor de aanvragen die in de IBL-diensten toekomen via de SFX-knop: die aanvragen moeten met knip- en plakwerk overgeheveld worden naar de ALEPH IBL-module. Alles in IBL is geautomatiseerd, maar de geautomatiseerde delen communiceren niet met elkaar. Dat veroorzaakt extra werk, zorgt occasioneel voor fouten en is vooral verre van efficiënt. AANBEVELING 16

Het ICT-team van de UB zet zich dringend aan het schrijven van een protocol om SFX-aanvragen automatisch over te hevelen naar de IBL-module van ALEPH.

Een aantal aanvragen wordt naar het buitenland gestuurd via de geëigende kanalen. De opvolging van de statusinformatie loopt dan over ALEPH. Maar de IBL-centrales zouden beter gebruik maken van enkele internationale links die IMPALA aanreikt (11.000 aanvragen doorgestuurd naar buitenlandse bibliotheken in 2007). In Gent bv. worden de aanvragen naar Nederland nu ingediend over de trage en overbelaste poorten van UGent op de Nederlandse NCC, terwijl IMPALA een snelle link heeft uitgebouwd met een onbeperkt aantal gelijktijdige toegangen voor België. De aansluitingskost (€ 100 per IBL-centrale) weegt niet op tegen het wachten op een verbinding met de NCC. Voor de UB is die NCC-link via IMPALA al gerealiseerd in juni 2009. AANBEVELING 17

UGent (en vooral de UB) gebruikt de IMPALA-verbinding met NCC en het IBL-systeem van NCC om Nederlandse bibliotheken te bereiken. Idem voor de rechtstreekse verbinding en tussen IMPALA en INIST, BLDSC, Köln Medizin en TU Delft.

Levering boeken IBL-boeken moeten altijd door de aanvrager (of zijn/haar gevolmachtigde) afgehaald of geconsulteerd worden in de IBL-centrale waar de aanvrager van afhangt. In een wat verdere toekomst zou dat voor iedereen de eigen faculteitsbibliotheek moeten worden, zoals nu al het geval is voor BIOMED en PP. Zelf afhalen is de regel voor elke vorm van bruikleen van een boek uit de eigen bibliotheek. Bruikleen moet immers op naam geregistreerd worden in het bruikleensysteem, dat vaak ook gebruikt wordt bij consultatie ter plekke van een IBL-boek. Op die manier wordt de bruikleentermijn automatisch bewaakt.

20


Een e-mail waarschuwt de klant over de aankomst van een boek. Die mail wordt nu vaak nog manueel aangemaakt met knip- en plakwerk. Dat kan en moet snel vervangen worden door een bericht dat automatisch en kort na de verwerking verstuurd wordt door het bibliotheeksysteem zelf. De software daarvoor is beschikbaar. Als het boek via de pendel wordt doorgestuurd naar een faculteitsbibliotheek die nog geen IBL-centrale is, mag het bericht pas uitgaan nadat het boek daar ook is aangekomen, anders bestaat het gevaar dat de klant het boek komt afhalen voor het in de faculteitsbibliotheek gearriveerd is. AANBEVELING 18

Alle IBL-centrales gebruiken de beschikbare faciliteit voor het versturen van een automatische, gepersonaliseerde e-mail bij de ontvangst van een IBL-boek. De mail bevat informatie over de bibliotheek waar het boek kan worden opgehaald en zo mogelijk de openingsuren van die bibliotheek in de dagen volgend op het bericht.

Levering van e-artikels E-artikels voor personeelsleden worden meteen na ontvangst elektronisch doorgestuurd naar de aanvrager. Vaak wordt daarbij nog manueel een begeleidend berichtje aangemaakt. Dat kan worden vervangen door een automatisch gegenereerde, korte boodschap. AANBEVELING 19

Vervang manueel aangemaakte IBL-berichten zoveel mogelijk door machinegestuurde berichten, maar waak erover dat ze voldoende ad rem en gepersonaliseerd zijn.

E-artikels voor studenten (en derden) worden nu meestal nog geprint en via de pendel naar de faculteitsbibliotheek gestuurd. De reden voor die werkwijze ligt in de financiële afhandeling van de levering: het garandeert dat de student de kosten voor het artikel zal vergoeden, want zonder betaling geen artikel. Niettemin is het een stroeve, klantonvriendelijke manier van werken, die niet meer van deze tijd is. De betalingsgarantie werkt trouwens alleen op voorwaarde dat de student het artikel ook komt afhalen. Elke IBL-dienst kent het fenomeen: na een bepaalde periode (een trimester of semester, uiterlijk een academiejaar) moeten een aantal niet opgehaalde artikels afgeschreven worden en naar het oud papier verwezen. Zo zijn er ook IBL-boeken die niet (tijdig) opgehaald worden en naar de bruikleengevende bibliotheek teruggestuurd worden zonder dat men de kosten kan verhalen op de aanvragende student. Het betalingsprobleem is alleen te vermijden als men de student bij de aanvraag (een deel van) de kosten laat betalen of als men over een aanspreekbare e-portemonnee kan beschikken. UGent heeft echter - terecht – gekozen voor een e-portemonnee op de studentenkaarten en die is maar beschikbaar als de student daarmee in levende lijve een betaling doet. Als UGent een systeem van voorafbetaalde IBL-aanvragen zou willen invoeren, verliest de student meteen de mogelijkheid tot elektronische aanvraag. Zo ver kan men de klok niet terugdraaien. Er is dan ook maar één oplossing: elektronische aanvragen worden beantwoord met de elektronische levering van e-artikels en door de studenten betaald in de bibliotheek. Daarbij zal een beperkt aantal niet-betaalde leveringen afgeboekt moeten worden, zoals dat nu ook gebeurt voor papieren artikels en niet-afgehaalde IBL-boeken. AANBEVELING 20

Studenten krijgen aangevraagde e-artikels via een e-mailbijlage bezorgd op hun (UGent) mailadres.


21

Artikels op papier voor personeelsleden worden meteen na registratie van ontvangst naar het werkadres van de aanvrager gestuurd, in de regel via de pendel. Artikels voor studenten gaan naar de faculteits bibliotheek en zoals voor een boek krijgt de student daarover een mailbericht. Men zou kunnen overwegen om het leveringsproces te versnellen en zo de service aan de klant gevoelig te verbeteren door systematisch alle inkomende artikels op papier door de scanner te jagen en elektronisch door te sturen. Bij de leveranciers kan aangedrongen worden op de levering van e-artikels. AANBEVELING 21

Nagaan of het niet efficiënter is voor het hele bibliotheeksysteem om artikels die nog op papier worden geleverd systematisch te scannen en via e-mail door te sturen naar de aanvrager.

Workflow levering van documenten • Boek > facultaire bibliotheek of UB > leen ✳✳ Mailbericht aan personeelslid

Personeelslid

• Artikel ✳✳ papier met pendel opgestuurd naar werkadres ✳✳ e-artikel elektronisch doorgestuud

• Boek > facultaire bibliotheek of UB > leen ✳✳ Mailbericht naar klant (moet uitgaan van bibliotheek waar het document op de klant ligt te wachten)

Student Derden

• Artikel

Iedereen

• Boek ingeleverd in bibliotheek die de leen heeft geregistreerd • Boek > IBL Dienst van UB, BIOMED, PP • > vandaar terug naar uitlenende bibliotheek

✳✳ papier met pendel naar facultaire bibliotheek of UB ✳✳ e-artikel geprint en opgestuurd naar facultaire bibliotheek of UB ✳✳ mailbericht naar klant (cf boek)

Retour boeken IBL-boeken moeten tegen het verstrijken van de bruikleenperiode (in de regel drie weken) teruggestuurd worden naar de uitlenende bibliotheek. Dat gebeurt via de pendel over Brussel (dinsdag en donderdag) of via de post als gewone zending. Alleen voor dure en zeldzame boeken, die eigenlijk niet via het IBL zouden mogen passeren, gebeurt dat met een aangetekende zending. 5.2

Inkomende aanvragen

Aanvraag Inkomende vragen komen meestal toe via ALEPH voor aanvragen uit UGent en via IMPALA voor aanvragen van andere Belgische bibliotheken. Aanvragen ingestuurd via IMPALA worden helemaal in IMPALA afgehandeld. In dit verband zijn twee bemerkingen op hun plaats: –– voor faculteiten die nog geen IBL-leencentrale hebben, komen de aanvragen toe in de UB en moeten ze vandaar via de pendel of e-mail doorgestuurd worden naar de bibliotheek die de gevraagde titel bezit; –– een aantal reguliere externe klanten blijft aanvragen versturen via e-mail. Die aanvragen moeten apart behandeld worden en manueel ingebracht in het ALEPH-systeem.

22


Workflow inkomende aanvragen

Aanvragende bibliotheken

IBL centrale UB

Statusbeheer

• Via ALEPH (UGent) • Via IMPALA (andere Belgische bibliotheken)

• Verwerken vanuit eigen collectie • Doorsturen naar andere Gentse bib (UB)

• ALEPH • IMPALA

AANBEVELING 22

Het uitbouwen van IBL-centrales in alle faculteiten, zodat de aanvragen dicht bij de bewaarplaats van de gevraagde titel aankomen en dus sneller kunnen worden beantwoord.

AANBEVELING 23

Het gebruik van IMPALA aanmoedigen bij externe bibliotheken die nu nog frequent rechtstreeks IBL-aanvragen doorsturen naar UGent-bibliotheken.

Levering artikels UGent levert nog onnodig veel artikels af in de vorm van fotokopieën. Waar geen facultaire IBL-centrale bestaat, reizen die ook nog eens via de Gentse pendel over de UB. Dat alles zorgt voor een inefficiënt gebruik van personeel en middelen en veel tijdverlies. Daarmee heeft UGent de slechte reputatie een trage leverancier te zijn. Het probleem is nochtans gemakkelijk op te lossen door in de plaats van fotokopieën scans te maken, op dezelfde multifunctionele kopieertoestellen. Zo mogelijk worden die scans vanuit de faculteitsbibliotheken rechtstreeks doorgestuurd naar de aanvragende bibliotheek. Als dat (nog) niet kan, moet het via de UB verlopen. AANBEVELING 24

Papieren kopieën van tijdschriftartikels zo snel mogelijk vervangen door e-kopieën.

Levering boeken Aangevraagde boeken moeten fysiek van bibliotheek A naar bibliotheek B worden gebracht. Dat vraagt tijd. Maar ook hier kan de transactietijd gevoelig worden ingekort door IBL-centrales op te richten in de faculteiten die daar nog niet over beschikken. Dan hoeven vele boeken immers niet meer te transiteren over de Gentse pendel en de UB. Een probleem daarbij zijn de leveringen van boeken aan universiteiten via de Brusselse pendel (zie infra sub 5.3). Retour boeken Uitgeleende boeken moeten ook terugkomen naar de UGent-bibliotheken. Dat proces is even complex als dat van de uitlening zelf.


23

5.3

Brusselse en Gentse pendel

De universitaire IBL-pendel over Brussel speelt een rol zowel in het uitgaande als het inkomende IBL. Via die pendel wisselen verschillende universiteiten boeken en fotokopieën van artikels uit op de Campus Etterbeek van de VUB in Brussel. In het academiejaar gebeurt dat twee keer per week – op dinsdag en donderdag –, in de grote vakantie één keer, op donderdag. Niet alle universiteiten nemen deel aan die Brusselse pendel: in het bijzonder de kleine universiteiten van Namen, Mons en Hasselt, waar het IBL-volume ook vrij gering is, doen niet mee. De VUB zorgt op eigen kosten voor de ophaling/aflevering in Brussel zelf, waarbij ook de KBR wordt aangedaan. Het volume van de Brusselse pendel is de laatste jaren gevoelig afgenomen. Dat komt enerzijds door de afname van het aantal IBL-aanvragen, anderzijds door de vervanging van fotokopieën door scans. De pendel werkt ook behoorlijk vertragend, in het bijzonder als in Gent ook nog eens aansluiting gezocht moet worden op de Gentse pendel via de UB. Hij is ook bijzonder duur en niet erg (eco)-efficiënt in aantal gereden kilometers. Een voorstel van UHasselt, toen nog LUC, om de stervormige pendel te vervangen door een huurwagen die de rondrit zou maken tussen alle deelnemende bibliotheken en de kosten zou verdelen over de participerende universiteiten had geen schijn van kans. Want de huidige pendel is zogezegd gratis: de kost van de ritten wordt niet doorgerekend aan de bibliotheken die er gebruik van maken. Die situatie zal echter niet blijven duren: steeds vaker wordt dit soort kosten doorgerekend aan de gebruikers van de centraal opererende diensten (cf. doorrekening van de telefoonkosten)19. Die trend wordt vanaf nu versterkt door de Europese eis van full costing, die in de financiering van het zevende Kaderprogramma van de EU is opgenomen. Het verplicht de participerende instellingen om alle kosten te bewijzen op basis van een integrale kostprijsberekening van het gevoerde onderzoek20. Het is al vaak gebleken dat de EU een management-trendsetter is. Het kon verwacht worden dat dit voorbeeld snel door de Belgische en Vlaamse financierende overheid overgenomen zou worden en mede daardoor ook door de universiteiten zelf. In de VLIR is eind 2008 afgesproken om het full-costing model in te voeren tussen 2010 en 201321.

De Brusselse pendel Gentse pendel via UB

Luik

UCL ULB

Brusselse pendel

UA

19

K.U.Leuven

VUB

KBR

http://www.universityworldnews.com/article.php?story=20080214160432976

20 http://cordis.europa.eu/fp7/ 21

24

VLIR-Raad van 21 oktober 2008 (agendapunt 4)


De vrees is dan ook groot dat universiteiten, ook grote, zich uit die Brusselse pendel zullen terugtrekken. Tot zolang dat niet het geval is, blijft UGent best participeren aan deze pendel, die een tastbare uiting is van de samenwerking tussen universiteitsbibliotheken in dit land. Maar tegelijk doet men er goed aan om de nabije toekomst voor te bereiden, en dat is een toekomst waarin de kost van de Brusselse pendel zal worden doorgerekend. Het aanbod van De Post is een snel en redelijk goedkoop alternatief voor de Brusselse pendel. Er moet dan wel gewerkt worden aan de uitbouw van gemakkelijk te bereiken postpunten op de verschillende campussen van UGent, waar De Post de brieven en poststukken komt afhalen. Nu moeten personeelsleden (van de bibliotheek) poststukken zelf wegbrengen naar het meest nabije postkantoor, en dat kan best enkele tientallen minuten verwijderd zijn van de werkplek. AANBEVELING 25

De UB doet er goed aan om tijdig een alternatief scenario op te stellen voor het geval de IBL-pendel naar Brussel afgeschaft zou worden of de kosten ervan doorgerekend.


25

26


VI Het IBL aan UGent in cijfers Er zijn (te) weinig verwerkte cijfergegevens beschikbaar over het IBL en de documentlevering aan UGent. Zonder betrouwbare en adequate cijferreeksen over een wat langere periode kan maar moeilijk een beleidsvisie op het IBL ontwikkeld worden. Ook kunnen achteraf de managementsbeslissingen daarover niet of onvoldoende geëvalueerd worden. Daarom is een aanzienlijk deel van het onderzoekswerk dat aan de basis ligt van dit rapport gebruikt voor een diepgaande analyse van het beschikbare ruwe cijfermateriaal. In de toekomst moet dit werk verdergezet gezet via een jaarlijkse analyse van het IBL aan UGent. Dat rapport kan tevens als input dienen voor de LibEcon22 bibliotheekstatistieken van het VOWB, die mogelijk vervangen worden door een nieuwe bevragingslijst opgesteld door en voor de Associatie K.U.Leuven23. Omdat in dit rapport uitsluitend met data gewerkt wordt van volledige jaren, bleven de data van 2009 buiten het onderzoek. AANBEVELING 26

De UB zorgt aan het begin van elk jaar voor een doorgedreven analyse van de werking van het IBL in het voorbije jaar, met aandacht voor evoluties op langere termijn via meerjarenstatistieken. Die analyse resulteert in een rapport, dat tevens als input dient voor de bibliotheekstatistieken van het VOWB en dus rekening houdt met de eisen van een VOWB-rapportering. Het rapport baseert zich op de managementsinformatie uit ALEPH en IMPALA en richt zich tot de academisch verantwoordelijken, de faculteitsbibliothecarissen en de IBL-verantwoordelijken. Bijlage 7 geeft een opsomming van de elementen die moeten voorkomen in een dergelijk rapport.

1 Bronnen voor de managementsinformatie Het IBL kent twee stromen: een uitgaande stroom, d.w.z. aanvragen van UGent aan andere bibliotheken in UGent, België of het buitenland; en een inkomende stroom: aanvragen aan UGent door bibliotheken van UGent, uit België of het buitenland. Elke stroom wordt verder apart behandeld. Om inzicht te krijgen in het Gentse IBL moet men een beroep doen op twee datasets: de IBL-module van ALEPH en IMPALA. ALEPH is het geïntegreerde bibliotheekautomatiseringssysteem dat UGent gebruikt. De IBL-module bevat data over de jaren 2000-2008, maar voor deze studie hebben we alleen de data voor de jaren 2004 tot 2008 uit het systeem gehaald en geëxporteerd naar Exceltabellen. IMPALA heeft gegevens bewaard en gesynthetiseerd over de voorbije tien jaar (1998-2008). Totalen kunnen lichtjes variëren omdat bepaalde gegevens soms ontbreken. Die verschillen zijn echter verwaarloosbaar klein. Alle uitgaande aanvragen van UGent zijn in de ALEPH-databank opgeslagen. Voor inkomende aanvragen moeten we zowel ALEPH als IMPALA consulteren. Voor detailleringen over 2008 ten slotte hebben

22 http://www.LibEcon.org/ 23 Jaarverslag 2008 VOWB, p. 11. “Aangezien de associatie Leuven aan een eigen vragenlijst werkt op basis van IFLA-indicatoren en daarbij de koppeling met LibEcon grotendeels behoudt, beraadt VOWB zich om eventueel vanaf 2009 af te stappen van de verouderde LibEcon-bevraging en het associatie-alternatief te volgen. Een nog op te richten VOWB-werkgroep zal dit issue in de loop van 2009 verder uitwerken.” http://www.vowb.be/documenten/jaarverslag/VOWBJaarverslag2008_def.pdf


27

IMPALA-data als bron gediend. Met die combinatie zijn de data bijna 100% compleet, want enkel bij hoge uitzondering werkt men buiten een van beide systemen.

2 Uitgaande vragen Aanvragen van UGent aan andere bibliotheken in UGent, België of buitenland. 2.1

Het volume uitgaande aanvragen

In tegenstelling tot de situatie in de meeste andere Europese bibliotheken is het aantal IBL-aanvragen van UGent de laatste jaren niet gedaald. Het is integendeel gestegen van 11.000 in 200224 tot 13.000 in de periode 2004-2008. De verklaring voor dit atypische fenomeen is tweeërlei. Het studentaantal van UGent – en tot op zekere hoogte het daarmee verbonden aantal academische personeelsleden – is met 12% gestegen van 22.145 in 2002-2003 tot 24.836 in 2007-2008 (aantal hoofdinschrijvingen)25. Maar de toename van het aantal aanvragen is ook en in grotere mate het gevolg van een verbeterde dienstverlening, vooral door de inschakeling van ICT. Tot 2000 moesten alle aanvragen immers nog ingediend worden op IBL-formulieren. Daarna kwam er een overgangsperiode waarin het papier geleidelijk verdween, en nu verloopt het proces haast integraal elektronisch. Aantal uitgaande aanvragen per jaar en per type voor de periode 2002-2008 Kopie boek 2002

Kopie tijdschrift

Leen boek

Varia

Totaal

8.871

2.048

10

10.929

2004

549

9.542

2.899

16

13.006

2005

472

8.727

2.837

2

12.038

2006

521

9.307

2.739

7

12.574

2007

467

9.226

2.887

4

12.584

2008

457

9.474

3.031

11

12.973

2.466

46.276

14.393

40

63.175

2004-2008 bron: ALEPH

Iets meer dan de helft van de aanvragen wordt door de klanten rechtstreeks ingediend via de ALEPH webcatalogus. Daar moeten we bijna evenveel e-aanvragen aan toevoegen die aanvragers vanuit databanken via de SFX-knop doorsturen naar de IBL-dienst. Die laagdrempelige procedures vergemakkelijken het aanvragen en verkorten de verwerkingssnelheid. Het positieve gevolg is een grotere tevredenheid van de klanten, en dus meer IBL-aanvragen. Andere verklaringen voor het succes van het IBL zijn wellicht minder positief. We denken aan het gebrek aan databanken (Letteren & Wijsbegeerte) en aan het deels falende collectiebeleid, waardoor de noden van studenten en academici niet voldoende in de eigen, soms kleine bibliotheek opgevangen worden. Bovendien worden boeken en tijdschriften vaak met projectgeld aangeschaft, zonder registratie in de catalogus. Daardoor blijft hun aanwezigheid verborgen voor andere gebruikers dan die uit de onmiddellijke omgeving van de ‘eigenaar’.

24 L. Bjørnshauge, Het netwerk. Eindrapport, p. 23. 25 http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsstatistieken/

28


Is dit aantal uitgaande IBL-aanvragen vergelijkbaar met dat van andere grote Belgische universiteiten met een belangrijke historische collectie? Op die vraag kan IMPALA geen antwoord geven, omdat lang niet alle aanvragen over IMPALA lopen. Enkel met de Universiteit Antwerpen (UA) is een vergelijking mogelijk, maar de UA is slechts een middelgrote universiteit en heeft geen belangrijke historisch collectie. Totaal aantal IBL-aanvragen in 2008 Artikels

Boeken

Varia/onbepaald

Totaal

UGent

9.474

3.488

11

12.973

UA IMPALA

5.083

4.904

0

9.987

535

535

UA buiten IMPALA UA-totaal

10.522

bron: ALEPH/IMPALA

2.2

Rol van IMPALA in het uitgaande IBL-verkeer

In de jaren 2005 tot 2008 zijn een goede 16.000 Gentse aanvragen doorgestuurd via IMPALA. Vooral de UB en BIOMED maken gebruik van die link. Gentse aanvragen doorgestuurd naar IMPALA voor de periode 2005-2008 Succes

% succes

Mislukt 

Totaal

UB

4.926

60%

3.329

8.255

BIOMED

4.632

74%

1.601

6.233

DI

174

79%

46

220

EB

215

70%

94

309

PP

631

69%

281

912

WE

436

70%

184

620

11.014

67%

5.535

16.549

bron: IMPALA

2.3

Boeken en artikels

Gemiddeld over de vijf jaren zijn er 27% aanvragen voor boeken en 73% voor tijdschriften. En dit laatste ondanks het forse aanbod van elektronische tijdschriften. Aantal uitgaande aanvragen 2004-2008

15.000 Kopie-Boek

10.000

Kopie-tijdschrift Kopie-Tijdschrift Leen-Boek

5.000

TOTAAL TOTAAL 0 2004 2005 2006 2007 2008 bron: ALEPH


29

2.4 Grote en kleine gebruikers bij de faculteiten

Aangezien een groot deel van het IBL over de UB loopt, geven de cijfers uit onderstaande figuur geen volledig beeld van de verdeling van het IBL over de faculteiten. Twee faculteiten ontbreken ook in het overzicht: Letteren & Wijsbegeerte en Politieke & Sociale Wetenschappen. We kunnen echter geredelijk aannemen dat de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte een groot deel van het IBL in de UB genereert. Aantal uitgaande aanvragen per faculteit 2004-2008

EB RE 1.168 2.108 3.327 4.771 5.222 5.659 6.761 10.099 0

10.000

IR WE DI PP 24.045 20.000

30.000

BW BIOMED UB

bron: ALEPH

Deze figuur toont duidelijk dat IBL geen gelijk gewicht heeft in alle faculteiten. Er zijn grote en kleine gebruikers en dat heeft niet alleen te maken met de grootte van de faculteit. De faculteit Economie en Bedrijfskunde bv. beschikt over een goed gestoffeerde bibliotheek met veel boeken, tijdschriften en gespecialiseerde databanken. Daardoor is daar weinig nood aan import uit andere bibliotheken. Bovendien beschikken de academici er vaak over een netwerk van informele communicatiekanalen, waardoor elders beschikbare (elektronische) informatie geleverd wordt zonder dat men over de bibliotheek en de formele IBL-kanalen gaat. Ook de Rechtsgeleerdheid hoort thuis in de categorie van de kleine IBL-gebruikers. Middenmoters zijn enigszins verrassend de Ingenieurswetenschappen, de Wetenschappen en de Diergeneeskunde. Grote gebruikers zijn de Psychologische en Pedagogische Wetenschappen, de Bio-ingenieurswetenschappen en Biomed, de biomedische bibliotheek van de faculteiten Geneeskunde & Gezondheidswetenschappen, Farmaceutische wetenschappen en het UZ. De hierna volgende tabel en bijhorende grafiek tonen het IBL-gebruik per hoofd academisch personeel. De grootste gebruiker is dan de faculteit Letteren & Wijsbegeerte. Gemiddeld vragen de academische medewerkers van UGent drie documenten per jaar aan. In de Letteren & Wijsbegeerte is dat meer dan het dubbele: 6,8 aanvragen per jaar. Dat ook de academici van de Faculteit Politieke & Sociale Wetenschappen vaak een beroep doen op het IBL lag in de lijn van de verwachtingen (zes aanvragen per jaar). Maar dat Toegepaste Wetenschappen zoveel nood heeft aan extern materiaal, is enigszins een verrassing. Anderzijds is het dat weer niet: meer dan andere faculteiten heeft Toegepaste Wetenschappen nood aan materiaal uit andere bibliotheken, en dat wordt via het intra-Gentse IBL opgevraagd. Economie, Rechtsgeleerdheid, Ingenieurswetenschappen en Wetenschappen maken slechts in heel beperkte mate gebruik van het IBL.

30


Gemiddeld aantal IBL-aanvragen per jaar per academisch personeelslid voor de periode 2004-2008 Faculteit

Aantal aanvragen

LW

6,80

PS

6,01

DI

5,38

FW

5,19

BW

4,55

PP

3,06

GE

2,98

UGent

2,90

EB

1,92

RE

1,27

IR

1,17

WE

0,97

LW PS DI FW BW PP GE UGent EB RE IR WE 0

2

4

6

8

bron: ALEPH

2.5

De klanten van het IBL en hun voorkeur voor boeken en tijdschriften

Veruit de grootste gebruikersgroep van het IBL is het academisch personeel. Hun aanvragen zijn goed voor 68% van het Gentse IBL. Studenten komen op de tweede plaats, met ruim een kwart van alle aanvragen. Niet-leden van UGent tekenen toch ook nog voor bijna 6%. Het aandeel van de studenten ligt in de realiteit wel iets hoger dan de cijfers uit de databank aangeven. Een klant van de bibliotheek kan in de databank immers maar één status meekrijgen, met name de meest recente. Alle aanvragen van een student die na zijn materstudies als doctorandus of projectmedewerker verder verbonden blijft aan UGent worden als aanvragen van een personeelslid van UGent geteld, ook die uit haar/zijn studententijd. Klanten van het IBL: aantal aanvragen in de periode 2004-2008 Derden

Personeel

Student

Totaal

2004

766

7.986

4.254

13.006

2005

747

7.943

3.348

12.038

2006

675

9.376

2.523

12.574

2007

494

9.040

3.050

12.584

2008

880

8.712

3.381

12.973

3.562

43.057

16.556

63.175

Totaal

26,21%

5,64%

68,16%

bron: ALEPH


31

De noden van de klantengroepen zijn niet gelijk. Studenten vragen beduidend meer boeken aan dan het academisch personeel (36%). Die laatsten vragen dan weer vooral tijdschriftartikels aan (79%). Wie vraagt wat in de periode 2004-2008

Totaal

Studenten

Varia Leen boek

Personeel

Kopie tijdschrift Kopie boek

Derden 0%

20%

40%

60%

80%

100%

bron ALEPH

Ook het aanvraagpatroon per faculteit verschilt danig. Geneeskunde, diergeneeskunde, bio-ingenieurswetenschappen en wetenschappen vragen vrijwel exclusief artikels aan uit tijdschriften (meer dan 90% van alle aanvragen). Aan het andere uiterste staat de UB (vooral Letteren & Wijsbegeerte), waar het boek op de eerste plaats komt met 48% van alle aanvragen. Ook in de andere faculteiten en zelfs in de Rechten primeren de aanvragen van tijdschriftartikels. Percentage aanvragen van boeken en tijdschriften periode 2004-2008

120 100 80 60 40 20 0

98

97

96

90

87

83

82

65

44

Kopie boek Kopie tijdschrift

RE

UB

UB

EB

RE

IR

EB

PP

IR

W

BW WE

PP

E

BW

DI

DI

BI

OM

ED

Leen boek

BIOMED

bron: ALEPH

Bij IBL kiest de aanvragende bibliotheek, in casu UGent, zelf de mogelijke leveranciers. Een wisselende politiek met andere prioriteiten kan dan ook leiden tot een andere keuze van leveranciers. En dat is wat in Gent in de voorbije vijf jaar is gebeurd. De universiteit doet in de eerste plaats een beroep op haar eigen collecties. Onderlinge Gentse leveringen tellen voor één vijfde van het totale aantal succesvolle aanvragen van UGent. Negen UGentbibliotheken zorgen voor 80% van de leveringen aan andere Gentse bibliotheken. Daarvan zijn BIOMED (28%) en de UB (21%) de grootste. Leveringen van UGent aan UGent in %

32

BIOMED

28

UB

21

PP

7


WE (WLBW)

6

BW

5

E-info

3

WE (WLIW)

3

Mol Bio Gen

3

DI

2

WE (Anal Chem)

2

Andere

20

Totaal

100

bron: ALEPH

Tot 2005 werd meer dan de helft van de aanvragen naar buitenlandse bibliotheken gekanaliseerd. Daarvan ging 74% naar Duitse bibliotheken via Subito26 en GBV, de Gemeinsamer Bibliotheksverbund van de Länder Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt, SchleswigHolstein, Thüringen en de Stiftung Preußischer Kulturbesitz27. Dat gaat in tegen de oude IFLA-regelgeving voor het IBL-verkeer, die voorschreef dat men eerst een landelijk IBL-systeem moest ontwikkelen en dat benutten, voor men de internationale toer op ging (Model National Interlibrary Loan Code28 en International Lending and Document Delivery: Principles and Guidelines29). Die richtlijnen zal je vandaag vergeefs zoeken op de nieuwe website van IFLA30, maar ze zijn nog terug te vinden in de e-archives van de organisatie. De restrictie is in de praktijk achterhaald door de mondialisering en het gebruik van ICT-middelen. In concreto vertaalt zich dat in het aanbod van een aantal grote spelers die doelbewust een internationaal areaal opzoeken voor documentlevering: BLDSC in UK, INIST in Frankrijk, de Wageningen Universiteit (landbouw) en de TU Delft in Nederland, Subito en GBV in Duitsland, CISTI in Canada, enz. Enkel voor de bruikleen van boeken heeft de regel nog een reden van bestaan. Volume en herkomst van de leveringen 2004-2008 2004

2005

2006

2007

2008

Totaal

België

18%

17%

41%

54%

54%

37%

Buitenland

58%

61%

37%

24%

24%

41%

UGent

24%

22%

22%

22%

22%

22%

TOTAAL

100%

100%

100%

100%

100%

100%

12.000 10.000 8.000

België

6.000 4.000

Buitenland

2.000 0

TOTAAL

UGent

2004

2005

2006

2007

2008

bron: ALEPH

26 http://www.subito-doc.de 27 http://www.gbv.de 28 http://archive.ifla.org/VI/2/p3/model.htm 29 http://archive.ifla.org/VI/2/p3/ildd.htm 30 http://www.ifla.org


33

Er waren een tijd lang goede redenen voor het grootschalige beroep dat werd gedaan op de twee genoemde Duitse organisaties: de snelheid van levering, elektronische levering en een lage kostprijs. Daar kwam in 2004 verandering in door onzekerheid over de Duitse auteurswetregeling en een substantieel verhoogde kostprijs31. In 2008 was het aandeel van het buitenland in het IBL van UGent gedaald tot 20%, ongeveer hetzelfde percentage als de leveringen van Gentse bibliotheken aan elkaar. Naast Duitsland waren Nederland en de UK de andere belangrijke Europese leveranciers voor de periode 2004-2008. In totaal zorgden deze drie landen voor 94% van de buitenlandse leveringen. 54% van het IBL werd in 2008 geleverd door Belgische bibliotheken. Buitenlandse leveringen aan UGent in % voor de periode 2004-2008 Land

%

Duitsland

74

Nederland

13

Verenigd Koninkrijk

7

Zwitserland

2

Diverse

2

Oostenrijk

1

Frankrijk

1

Totaal

100

bron: ALEPH

In 2008 werden 5.729 aanvragen van UGent doorgestuurd naar IMPALA en vandaar naar andere Belgische bibliotheken (en enkele buitenlandse die met IMPALA verbonden zijn). De Vlaamse universiteitsbibliotheken leverden de helft van alle documenten, de Franstalige 36%. De KBR is goed voor 5% van alle leveringen en de Antwerpse Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC) voor 2%. Maar de UB krijgt haast evenveel documenten geleverd van Franstalige universiteiten (41%) dan van Nederlandstalige (45%). Diergeneeskunde haalt zowat alle artikels bij de collega´s in Luik, het enige alternatief in België. Belgische leveranciers na een IMPALA-aanvraag in 2008

Andere Andere EHC EHC

TOTAAL

KBR KBR

DI BIOMED

Franstalige Franse universiteiten

PP UB

Vlaamse universiteiten universiteiten Vlaamse 0%

20%

40%

60%

80%

100%

bron: IMPALA

31

J. Van Borm. 10th IFLA Interlending and Document Supply Conference, Singapore, 29-31 October 2007. In: Bibliotheek- &

archiefgids, 84:3(2008), p. 34-39.

34


2.6 Mislukte aanvragen

Eén op vijf aanvragen (21%) mislukt. Het aantal mislukkingen is groter voor boeken dan voor artikels uit tijdschriften, maar de kans op succes bij een boekaanvraag is de laatste jaren flink gestegen: van 69% in 2004 naar 76% in 2008. Mislukte aanvragen voor de periode 2004-2008 Tijdschrift

Boek

Totaal

2004

20%

31%

23%

2005

19%

32%

22%

2006

16%

23%

18%

2007

18%

25%

20%

2008

20%

24%

21%

Totaal

18%

27%

21%

Bron: ALEPH

De kans op een mislukking is veel groter in de humane en sociale wetenschappen dan in de exacte en biomedische wetenschappen. De lastigste aanvragen zitten in de Psychologie en Pedagogie, met zijn vele grijze publicaties en lokale tijdschriften. Daar mislukt haast één vraag op drie. Daarna volgt de UB (= in hoge mate de Letteren & Wijsbegeerte), waar één op vier aanvragen geen positieve afloop kent. Dat risico ligt veel lager in de exacte en biomedische wetenschappen (ca. 16% mislukkingen). Mislukkingen hebben ook de Gentse regel als oorzaak dat studentenaanvragen eerst in België behandeld moeten worden en pas daarna, met instemming van de student en tegen een meerprijs, verstuurd mogen worden naar buitenlandse leveranciers. Door die regel worden ook aanvragen in omloop gebracht waarvoor in België maar lastig een (mogelijk trage) leverancier gevonden kan worden. Zulke aanvragen lopen dan ook een groot risico op mislukking. Percentage mislukte Gentse aanvragen voor de periode 2004-2008

PP

UB

L

EB

TO TA A

IR

RE

DI

ED

E W

BW

30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% BI

OM

IR RE EB UB PP WE BW DI TOTAAL BIOMED bron: ALEPH

Is dit een goede score? Daarvoor vergelijken we deze cijfers best met de jaarlijkse cijfers uit IMPALA over alle aanvragen van de Belgische universiteiten. Daaruit blijkt dat het Gentse resultaat van 2008 voor verbetering vatbaar is: een verschil van gemiddeld 6%. Enkel de beste resultaten in UGent kunnen de vergelijking doorstaan met het gemiddelde resultaat van de Belgische universiteiten. Deels is dat het gevolg van de hoger genoemde regel i.v.m. studentenaanvragen (zie Sub V, 5.1 Workflow), maar deels heeft het mogelijk ook te maken met de kennis van het personeel dat IBL-activiteiten uitvoert.


35

Percentage mislukte IMPALA-aanvragen voor alle Belgische universiteiten in 2008

18%

20% 13%

15%

15%

10% 5% 0% Artikel

Boek

Totaal

bron: IMPALA

AANBEVELING 27

Door observatie nagaan of de opleiding van het personeel dat IBL-activiteiten uitvoert adequaat is. Zonodig een opleiding verzorgen, intern of extern bij/door andere goed werkende bibliotheken, zo mogelijk uit dezelfde of een aanverwante discipline.

2.7

Doorlooptijden

Behalve het slaagpercentage van een aanvraag is de snelheid van levering het belangrijkste criterium voor de beoordeling van een IBL-service. Dat is ook gebleken uit alle gesprekken met de academische bibliotheekverantwoordelijken en de bibliothecarissen van UGent tijdens de informatieronde aan het begin van dit onderzoek. IMPALA levert standaard infomatie over de doorlooptijd van de diverse onderdelen van het IBL-proces: –– van bestelling door de aanvragende bibliotheek tot de mededeling succes door de leverende bibliotheek, die dan het leveringsproces op gang trekt; –– van bestelling tot ontvangst in de aanvragende bibliotheek; –– van aanvraag tot de melding mislukt. Sinds 2005 is de doorloopsnelheid voor Gentse aanvragen via IMPALA elk jaar verbeterd voor elk van de drie metingen die IMPALA uitvoert. Het is niet meteen duidelijk waar de trage doorloop in 2005 aan te wijten is. Men zou kunnen denken aan een aanpassingsperiode na de overschakeling van Duitse leveringen naar overwegend Belgische, waarbij snel leverende bibliotheken in België opgespoord moesten worden. Maar dat verklaart niet dat in hetzelfde jaar ook de doorloopsnelheid voor aanvragen van boeken significant hoger ligt dan in de latere jaren. Boeken werden immers niet prioritair in Duitsland besteld. Doorloopsnelheid van artikels (in dagen) voor de periode 2005-2008

36

Aanvraag-succes

Aanvraag-mislukt

Aanvraag-levering

2005

3,38

5,10

7,82

2006

2,03

2,87

4,94

2007

1,90

2,76

4,59

2008

1,75

2,54

4,32


10 8 6 4 2 Dagen 0

2005

2006

2007

2008

bron: IMPALA

Van belang is de daling zelf van de doorlooptijd én het feit dat de daling continu is over de jaren 2006 tot 2008. Een succesmelding komt er nu na minder dan twee dagen. Een melding van mislukking vergt altijd en overal wat meer tijd: in 2008 een goede twee dagen. De effectieve levering van het artikel komt gemiddeld na iets meer dan vier dagen. Dat ligt dicht bij een werkweek van vijf dagen en daar zal in een aantal gevallen allicht een weekend bijkomen. De meldingen ‘succes’ en ‘mislukt’ komen voor een boek nagenoeg even snel als voor een artikel, in 2008 respectievelijk na 1,88 en 2,43 dagen. De leveringstijd daarentegen is beduidend langer, omdat het boek fysiek van bibliotheek A naar bibliotheek B overgebracht moet worden (in 2008: 6,36 dagen of twee dagen meer dan de levering van een artikel). Daar komt altijd nog een weekend bij, zodat de gemiddelde wachttijd iets meer dan anderhalve week bedraagt. Doorloopsnelheid van boeken (in dagen) voor de periode 2005-2008 Aanvraag-succes

Aanvraag-mislukt

Aanvraag-levering

2005

3,01

3,86

8,30

2006

2,24

3,26

6,80

2007

1,98

2,55

6,81

2008

1,88

2,43

6,36

99 88 77 66 55 44 33 22 111 Dagen 00

2005

2006

2007

2008

bron: IMPALA

Hoe verhouden de Gentse doorlooptijden zich tot die van andere universiteiten? Ook daarvoor kunnen we een beroep doen op IMPALA, dat aggregaatcijfers levert voor alle Belgische universiteiten (code all-univ).


37

Doorloopsnelheid van artikels en boeken (in dagen) – 2008 Aanvraag- succes

Aanvraag-mislukt

artikel

boeken

artikel

boeken

Aanvraag-levering artikel

boeken

Belgische universiteiten

1,74

2,29

3,86

4,14

3,28

5,93

UGent

1,75

1,88

2,54

2,43

4,32

6,36

bron: IMPALA

De doorloopsnelheden van UGent zijn uitstekend, zowel voor artikels als voor boeken, tot aan de meldingen ‘succes’ en ‘mislukt’. Dat voordeel verliest UGent bij de levering. Daar zijn twee mogelijke oorzaken voor: een trager leveringstraject of enige vertraging bij de verwerking van binnengekomen leveringen in sommige UGent-bibliotheken. UGent kan zelf inspanningen doen om de doorloopsnelheid te verkorten door snelle leveranciers uit te kiezen en leveringen snel te verwerken. Bovendien kan ze elk jaar de IMPALA-statistieken uitpluizen om de snelste leveranciers op te sporen. Tot slot kan ze zelf het goede voorbeeld geven door haar eigen leveringstijden te verkorten, een aspect dat nog heel wat ruimte voor verbetering biedt (zie infra sub VI 3). AANBEVELING 28

Aan het begin van elk jaar de statistieken van IMPALA over snel en traag leverende bibliotheken grondig analyseren en op basis daarvan richtlijnen opstellen voor de Gentse IBL-aanvragen. Dat is een taak voor de coördinerende UB.

AANBEVELING 29

Inkomende leveringen krijgen bij de verwerking een hoge prioriteit. Doelstelling: wat vandaag aankomt wordt vandaag of ten laatste een halve werkdag later verwerkt. Dat veronderstelt dat in de UB personeel beschikbaar is op de pendeldagen naar Brussel.

3 Inkomende vragen Aanvragen bij UGent door bibliotheken van UGent, uit België of het buitenland. De data hierover komen uit de ALEPH-databank en uit IMPALA. In ALEPH zijn alleen de aanvragen opgeslagen die succesvol afgewerkt zijn, want alleen die moeten gefactureerd worden. Om een beeld te krijgen van het totale aantal aanvragen via ALEPH werden de succesvolle aanvragen van ALEPH vermeerderd met het percentage mislukte aanvragen door UGent ingediend via IMPALA voor de periode 2004-2008 (35%). 3.1

Volume van inkomende aanvragen

IBL-aanvragen aan UGent zijn met bijna een vijfde gedaald in de laatste vier jaar. Dat heeft in de eerste plaats te maken met de algemene daling van het volume IBL-verkeer in België, maar mogelijk ook met de (deels onterechte) reputatie van UGent als trage leverancier. Na een korte opstoot in 2006 daalde het aantal vragen aan UGent tot een goede 4.000 in 2008. Dat is maar een derde van het aantal aanvragen dat UGent zelf uitstuurt. De IBL-balans van UGent is dan ook ruim deficitair (zie sub VI 4).

38


Aantal aanvragen aan UGent (IMPALA + andere) Geleverd

Mislukt

Totaal

Index 100

2005

3.357

1.767

5.124

100%

2006

3.734

1.701

5.435

106%

2007

2.819

1.449

4.268

83% 82%

2008

2.701

1.488

4.189

Totaal

12.611

6.405

19.016

6.000 5.000 4.000

Geleverd

3.000

Mislukt

2.000

Totaal

1.000 0 2005

2006

2007

2008

bron: ALEPH en IMPALA

Zowat 90% van de inkomende aanvragen komt aan via IMPALA. De recente opstoot van aanvragen buiten IMPALA bevordert de stroomlijning van het IBL niet. Evolutie van de aanvragen aan UGent via IMPALA en ALEPH 100% 80% 60%

IMPALA

40%

ALEPH

20% 0% 2005

2006

2007

2008

bron: ALEPH en IMPALA

AANBEVELING 30

Inkomende vragen kanaliseren via IMPALA en uitzonderingen alleen accepteren voor occasionele aanvragen.


39

Het zijn in de eerste plaats de Vlaamse universiteiten die aanvragen uitsturen naar UGent. Dat lezen we af uit de IMPALA-statistieken, en precies daar is de daling het grootst. Herkomst inkomende aanvragen 2005-2008 via IMPALA Vlaamse universiteiten

Franstalige universiteiten

Andere

Totaal

2005

2.077

773

1.225

4.075

2006

2.313

772

1.448

4.533

2007

1.803

677

1.194

3.674

2008

1.453

612

1.028

3.093

5.000 4.000

Vl univ.

3.000

Fr univ.

2.000

Varia Totaal

1.000 0 2005

2006

2007

2008

bron: IMPALA

3.2

Succes en mislukking

De succesratio voor artikels schommelt rond de 70% en ligt met 72% het hoogst in 2008. Boeken scoren, zoals overal elders, minder goed, maar de cijfers verbeteren van jaar tot jaar (2008: 63% succes). Succesratio bij aanvragen aan UGent 2005-2008 Artikel

Boek

Totaal

2005

68%

51%

64%

2006

71%

57%

68%

2007

68%

60%

66%

2008

72%

63%

64%

80% 60% 40%

Artikel Boek

20% 0%

Totaal 2005

2006

2007

2008

bron: IMPALA

40


Het succes bij inkomende aanvragen van artikels is het grootst bij Diergeneeskunde (83%) en het laagst bij de UB (62%). Succes en mislukking bij aanvragen van artikels aan UGent in 2005-2008 Succes

Mislukt

DI

83%

17%

BIOMED

75%

25%

PP

71%

29%

WE

71%

29%

EB

65%

35%

UB

62%

38%

bron: IMPALA

Bij de aanvragen van boeken liggen die cijfers in de regel nog wat lager, maar alleen het aantal aanvragen aan de UB en de PP is voldoende groot om daar betrouwbare percentages uit te puren. PP: 64% succesvol, UB slechts 57%. Succes en mislukking bij aanvragen van boeken aan UGent in 2005-2008 Succes

Mislukt

EB

100%

0%

PP

64%

36%

WE

63%

37%

UB

57%

43%

DI

53%

47%

BIOMED

23%

77%

bron: IMPALA

3.3

Snelheid van levering

De IMPALA-cijfers voor UGent geven enkel informatie over het traject van aanvraag tot de melding succes of mislukking. Voor de data over het volledige traject van aanvraag tot aankomst in de aanvragende bibliotheek moet men een beroep doen op de IMPALA-data van de aanvragende bibliotheken. In de regel zijn die niet beschikbaar voor de leverende bibliotheek, maar voor dit onderzoek hebben we die data opgezocht voor de tien grootste aanvragers in 2008. Aantal succesvolle aanvragen in 2008 aan UGent via IMPALA Bibliotheek

Aantal

UA-CDE

83

ULg-BSV

109

KUL-C

113

KUL-W

114

ULB

117

VUB-G

122

VUB

220

KUL-M

226

ITG

256

UA-CST

479

bron: IMPALA


41

Die resultaten hebben we vergeleken met de gemiddelde doorlooptijden in de Belgische universiteiten en het snel leverende ITG. Let wel: het aantal leveringen door EB, DI, PP en WE is soms erg klein. Daarom zijn sommige Gentse leveranciers weggelaten uit de tabellen die de levertijden aangeven voor boeken en tijdschriften. Leveringstijd (in dagen) voor artikels uit UGent-bibliotheken – 2008 Bibliotheek

Succes

Mislukt

Geleverd

UB

4,51

1,80

5,52

DI

3,62

BIOMED

1,57

1,97

3,01

PP

3,94

8,82

5,06

WE

6,04


1,74

6,97

7,59 3,86

3,28

bron: IMPALA

Enkel BIOMED heeft over de hele lijn levertijden voor artikels die onder het Belgische gemiddelde blijven. De UB meldt snel een mislukking, maar is traag in melding van succes en levering. De levering van artikels is traag in DI en WE. Dat heeft veel te maken met de workflow, waarbij artikels over de UB naar de aanvragende bibliotheek worden verstuurd. De PP is over de hele lijn behoorlijk traag in de afhandeling van inkomende aanvragen voor tijdschriften. Ook voor boeken zijn de Gentse reponstijden in de regel fors langer dan bij de gemiddelde Belgische universitaire bibliotheek, behalve dan voor de mislukte aanvragen. Leveringstijd (in dagen) voor boeken van U-Gentbibliotheken – 2008 Bibliotheek

Succes

Mislukt

Geleverd

UB

5,70

1,85

9,51

EB

1,94

2,22

8,33

PP

3,50

2,91

9,23


2,29

4,14

5,93

bron: IMPALA

42


Hetzelfde beeld krijgen we bij de vergelijking van de antwoordtijden van Gent met die van andere wetenschappelijke bibliotheken in hun respons op Gentse aanvragen. Als we daarbij een rangorde opstellen, zien we dat BIOMED het goed doet voor artikels, met een responstijd van 1,57 dagen (veertiende plaats op 31). De andere UGent-bibliotheken vinden we helemaal onderaan in de rangschikking. EB heeft onvoldoende aantallen voor een rangschikking. Doorloopsnelheid artikels – van aanvraag tot succesmelding in IMPALA – 2008 Rang

Bibliotheek

Dagen

1

ULg-BSV

0,24

2

VUB-G

0,54

3

UA-CST

0,64

4

ULg-BSV

0,66

5

UCL-C

0,67

6

KUL-S

0,68

7

KBR

0,70

8

UA-CDE

0,79

9

ITG

0,84

10

UCL-S

1,12

11

UCL-M

1,34

12

ULg-SA

1,40

13

KUL-M

1,47

14

UGent Biomed

1,57

Gemiddelde Belgische universiteiten

1,74

27

UGent DI

3,62

28

UGent PP

3,94

30

UGent UB

4,51

31

UGent WE

6,04

bron: IMPALA


43

Dit beeld van Gent als trage bibliotheek wordt bevestigd voor het traject ‘aanvraag tot levering van artikels’. De UGent-bibliotheken schuiven nu wel een beetje op in de rangschikking, maar alleen BIOMED weet zich in het eerste helft van de rangschikking te handhaven. Doorloopsnelheid artikels – van aanvraag tot ontvangst in de aanvragende bibliotheek – 2008 Rang Bibliotheek

Dagen

1 ITG

2,24

2 UCL-M

2,34

3 ULg-BST

2,42

4 KBR

2,62

5 KUL-S

2,62

6 VUB

2,88

7 UCL-S

2,89

8 KUL-M

2,91

9 ULg-BSV

2,98

10 UGent BIOMED

3,01

11 UA-CDE

3,24


3,28

21 UGent PP

5,06

23 UGent UB

5,52

26 UGent DI

6,97

28 UGent WE

7,59

bron: IMPALA

Niet anders gaat het met het IBL van boeken. Enkel de EB heeft goede antwoordtijden voor het traject tussen aanvraag en melding succes (rang 9 op 21). Doorloopsnelheid boeken– van aanvraag tot succesmelding in IMPALA – 2008 Rang Bibliotheek

Dagen

1 UA-CST

0,53

2 UCL-C

0,71

3 UMH-BSM

0,72

4 VUB

0,76

5 KBR

0,86

6 UA-CDE

1,18

7 UCL-I

1,38

8 KUL-S

1,64

9 UGent EB

1,94

10 FUNDP

2,13

11 ULg-BGPL

2,28


2,29

18 UGent PP

3,50

20 UGent UB

5,70

bron: IMPALA

44


Het beeld blijft hetzelfde voor het hele traject van aanvraag tot levering van boeken. Hier wordt de EB zelfs plots een traag leverende bibliotheek, omdat de boeken een (te) lang traject moeten afleggen voor ze in de aanvragende bibliotheek aankomen. Doorloopsnelheid boeken– van aanvraag tot levering – 2008 Rang Bibliotheek

Dagen

1 UMH-BSM

1,92

2 UCL-C

4,32

3 VUB

4,33

4 UCL-I

4,71

5 FUNDP

5,05

6 UCL-M

5,11

7 ULB

5,57

8 KBR

5,75

Gemiddelde Belgische universiteiten 9 UA-CDE

5,93

6,09

10 UA-CST

6,44

16 UGent EB

8,33

19 UGent PP

9,23

20 UGent UB

9,51

bron: IMPALA

Deze bevindingen bevestigen de algemene reputatie van UGent als trage leverancier. Die reputatie is niet correct voor BIOMED, en de biomedische bibliotheken in België weten dat. Maar de algemene UGentprestaties en -reputatie hebben een duidelijke invloed op het aantal inkomende aanvragen. Daardoor is UGent een net-borrower. Om daar verandering in te brengen zal aan de workflows gesleuteld moeten worden: lastig voor de boeken, tamelijk eenvoudig voor artikels, op voorwaarde dat men overal over een voldoende aantal opgeleide en inzetbare personeelsleden beschikt. 3.4 Elektronische levering

Bij IMPALA geeft VirLib de mogelijkheid om elektronische documenten door te sturen en automatisch af te handelen in IMPALA. UGent doet daar nu veel minder een beroep op dan in 2005. Leveringen van e-kopieën via IMPALA 2005-2008 Aantal

Index

2005

1.211

100%

2006

1.184

98%

2007

983

81%

2008

874

72%

bron: IMPALA

Als die daling niet komt doordat er een substituut gevonden is voor de VirLib-leveringen is dat geen toekomstgerichte evolutie. Het schaadt het gebruiksgemak van IBL-medewerkers en eindgebruikers en zorgt voor een aanzienlijke vertraging van de Gentse leveringen. BIOMED zorgt voor 93% elektronische leveringen via IMPALA-VirLib. Door het grote aandeel van boeken in het IBL-verkeer is dat in de UB slechts 69%.


45

Aantal elektronische leveringen door UGent via IMPALA 2005-2008

1.500 1.000 500 0 2005

2006

2007

2008

bron: IMPALA

4 Verhouding uitgaand versus inkomend IBL-verkeer In de regel krijgen grote instellingen meer aanvragen toegestuurd dan ze zelf uitsturen. Hun eigen collectie is groter, waardoor hun gebruikers meer informatie in eigen huis vinden. Kleinere instellingen daarentegen hebben in de regel kleinere, vaak gespecialiseerde collecties en moeten daarom meer een beroep doen op de collecties van de grotere collega´s. In de Angelsaksische literatuur noemt men ze de net borrowers. Tegen deze algemene trend in is UGent een net borrower. Dat is het gevolg van de reputatie van UGent als trage leverancier. Een betere, lees snellere service zal het aantal aanvragen aan UGent doen stijgen. Een flexibele personeelsopbouw is dan nodig om die stijging op te vangen. Aantal uitgaande versus inkomende vragen in 2008

15.000

13.438 12.973

10.000

4.189

5.000 0 Uitgaand

Inkomend

bron: ALEPH

AANBEVELING 31

Het IBL aan UGent moet sneller en efficiënter gemaakt worden door meer gebruik te maken van e-leveringen voor artikels en hoofdstukken uit boeken.

46


VII Kosten en kostenbehandeling IBL is een bewerkelijk proces, dat flink wat geld kost, maar in de regel rekenen bibliotheken elkaar slechts een fractie aan van de werkelijke kosten. Die kosten of een deel daarvan worden meestal doorgerekend aan de klant. In veel Amerikaanse bibliotheken gebeurt dat niet, maar om te vermijden dat – vooral jonge – studenten (undergraduates) daar al te gul gebruik gaan van maken, wordt vaak een limiet gesteld aan het aantal aanvragen per trimester of semester.

1 Tussen bibliotheken There is no such thing as a free lunch. Altijd betaalt iemand de rekening. Soms worden de kosten gedragen door de leverende bibliotheken, zoals bijvoorbeeld bij het gratis IBL-verkeer tussen de Vlaamse openbare bibliotheken32. Maar in het algemeen worden de kosten van de leverende bibliotheek door gerekend aan de aanvragende bibliotheek. Belgische universiteitsbibliotheken en de Koninklijke bibliotheek hanteren een gemeenschappelijk tarief. Tabel IBL-tarieven in € voor Belgische universiteiten en de KBR  

Pendel

Elektronisch

Post

Fotokopie/Artikel max. 30 p.

6,2

6,2

7,0

Supplement per pagina

0,1

0,1

0,1

Boek/per volume

6,2

-

8,0

Andere bibliotheken in België en daarbuiten hanteren andere en soms flink hogere tarieven. Dat laatste is het geval voor de grootste documentleverancier ter wereld, de BLSC in UK33. 1.1

Kostendoorrekening

Bij de afhandeling van een aanvraag via IMPALA gebeurt de doorrekening van de kosten tussen biblio theken via het clearing-house van IMPALA. Bij aanvragen via ALEPH moeten de IBL-centrales van UGent zelf zorgen voor de facturatie van hun leveringen en de betaling van de inkomende facturen. Kostenafhandeling inkomende aanvraag

IMPALA

• Automatische verwerking in clearing-house • Vier keer per jaar facturatie of creditering

• Facturatie ALEPH

✳✳ UG-BIOMED via UZ ✳✳ Rest via de Financiële Dienst van UGent (SAP-facturatie)

32 http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Collectiebeheer/IBL 33 http://www.bl.uk/reshelp/atyourdesk/docsupply/productsservices/


47

Bij leveringen tussen bibliotheken van UGent worden soms wel en soms geen kosten aangerekend. Omwille van de ongelijke belasting is het beter om dat stelselmatig wel te doen, maar uit efficiëntieoverwegingen kan men bij kleine aantallen de doorrekening van bibliotheek aan bibliotheek achterwege laten. Een alternatief is een UGents clearing-house, naar het voorbeeld van IMPALA. AANBEVELING 32

Kosten voor leveringen tussen de UGent-bibliotheken worden in de regel aan elkaar doorgerekend tegen een vastgelegd gemeenschappelijk tarief.

1.2

IMPALA-balans

Het is niet verwonderlijk dat de UGent-balans bij IMPALA in het rood staat: het natuurlijke gevolg van de vele UGent-aanvragen bij en het beperkte aantal leveringen aan andere bibliotheken. In totaal was UGent de andere IMPALA-bibliotheken voor de voorbije vijf jaar een goede 40.000 euro schuldig. Dat negatieve saldo neemt alsmaar toe en is ten dele ook het gevolg van de beslissing om buitenlandse leveranciers te mijden. Zolang het saldo van UGent negatief blijft, heeft de Gentse universiteit geen belang bij een herziening van de (oude) Belgische IBL-tarieven. Dat negatieve saldo is algemeen voor UGent. Ook bibliotheken als BIOMED, EB en WE dreigen weldra in het rood te gaan. Het zwaarste negatieve saldo komt evenwel voor rekening van de UB. IMPALA-balans voor de jaren 2004 tot 2008, in euro Jaar

UB

BIOMED

DI

EB

PP

WE

TOTAAL

2004

1.202

11.076

37

2005

-13.981

5.585

98

496

278

1.623

14.713

386

-460

1.404

-6.968

2006

-13.981

5.585

98

2007

-22.376

2.131

78

386

-460

1.404

-6.968

371

-2.117

1.160

-20.752

2008

-22.102

1.316

Totaal

-71.238

25.693

-95

249

-1.091

142

-21.580

218

1.888

-3.848

5.733

-41.555

20.000 20.000 15.000

UB

10.000 10.000

BIOMED

5.000 5.000

DI

0

EB

-5.000 -5.000

PP

-10.000

WE

-15.000

TOTAAL

-20.000 -20.000 -25.000 -25.000 2004

2005

2006

2007

2008

bron: IMPALA

48


2 Tussen bibliotheek en eindgebruiker Het uitgangspunt is dat de marginale kosten van de IBL-aanvraag geheel of gedeeltelijk door de klant vergoed worden. Die kosten zijn verschillend voor Gentse, Belgische of buitenlandse leveringen. UGent hanteert daarbij een differentieel tarievenstelsel voor studenten, voor derden en voor haar personeelsleden. Het gesubsidieerde, lagere tarief voor studenten wordt gemotiveerd vanuit de stelling dat studenten niet moeten opdraaien voor een tekort in de lokale collectievorming. De bibliotheek past het verschil bij. Het hogere tarief voor personeelsleden zou kostendekkend moeten zijn. Gentse IBL-tarieven voor eindgebruikers (voorjaar 2009) Student

Bezoeker

Personeel

2,5

2,5

2,5

4

8

8

10

15

15

Levering uit UGent Levering uit Belgische bibliotheek Levering uit buitenland

2.1

Academisch personeelslid

Voor academische personeelsleden beslist de IBL-centrale zelf of de aanvraag al dan niet naar het buitenland gaat, tegen het hogere tarief. De academische klant kan in de ALEPH-databank aangeven waar hij/zij de kosten voor IBL wil laten landen. Meestal is dat het departementale werkingskrediet, soms een extern onderzoeksfonds. De IBL-rekening wordt trimestrieel vereffend ten laste van het opgegeven krediet en dit op basis van een download van de gegevens uit ALEPH. Voor Geneeskunde en Farmaceutische Wetenschappen gebeurt dat via het UZ. Voor alle andere faculteiten is er een complexe en tijdrovende procedure via de faculteiten en de Financiële Dienst van UGent. Een groot aantal facturen is een jaar na datum nog niet betaald, ondanks telefonische en schriftelijke rappels. De Financiële Dienst van UGent is bereid gevonden om de kostendoorrekening zo snel mogelijk te stroomlijnen en integraal te automatiseren, zodat het repetitieve en tijdrovende papierwerk van vandaag kan verdwijnen. Nog tijdens het onderzoek dat aan de basis ligt van dit rapport werd van start gegaan met een proefproject in de faculteit PSW. Als dat goed loopt kan na de zomerperiode (2009) overgegaan worden tot het uitrollen van de nieuwe procedure in alle faculteiten. In de Farmacie en de Geneeskunde blijft de doorrekening verder verlopen via het UZ.


49

Nieuwe procedure Timing

Activiteit

Verantwoordelijke

Eerste werkdag van elke maand (= dag x), behalve misschien in augustus, vanwege de beperkte hoeveelheid transacties in juli.

1. Excel-file klaarzetten (formaat afgesproken met Financiële Dienst), met informatie over alle geleverde docs van de voorbije maand. Sortering: • faculteit • vakgroep • naam aanvrager 2. De leveringen uit die file worden op ‘betaald’ gezet in de IBL- module van ALEPH. 3. Aanmaak van standaard e-brief voor het doorsturen van de Excelfiles naar de faculteiten en vak groepen.

ICT UB

Eerste werkdag van elke maand, behalve misschien voor augustus.

Doorsturen via e-mail van de Excelfiles met gepersonaliseerde e-brief per vakgroep.

IBL-dienst UB en PP. Later ook door de andere faculteiten met een eigen IBL-dienst.

x + 14 dagen

Aanduiden budgetplaatsen in het Excel-vel.

Secretariaten vakgroepen of iemand anders die de faculteit of vakgroep aanduidt.

x + 15 dagen

Rappel voor vakgroepen die het Excel-formulier nog niet hebben ingevuld.

IBL-dienst UB en PP. Later ook door de andere faculteiten met een eigen IBL-dienst.

x + 21 dagen

Doorsturen van het Excel-vel naar de Financiële Dienst.

IBL-dienst UB en PP. Later ook door de andere faculteiten met een eigen IBL-dienst. Voor vakgroepen die niet tijdig gereageerd hebben, worden de IBL-kosten automatisch ten laste gelegd van de werkingskosten van de vakgroep.

x + 22 dagen

Aanrekening ten laste van de verschillende budgetplaatsen door uploading van het Excel-vel in het SAP-systeem.

Financiële Dienst.

2.2

Student en derden

De IBL-centrales zullen studentaanvragen altijd eerst in België proberen te plaatsen. Zij hebben nu de uitdrukkelijke toestemming van de student nodig om de bestelling tegen het hogere tarief naar een buitenlandse bibliotheek te sturen. Die werkwijze is niet altijd efficiënt: ze zorgt voor een wat stroeve behandeling van studentenaanvragen en veroorzaakt in een aantal gevallen tijdverlies.

50


3 Eenheidstarief voor Belgische en buitenlandse leveringen Het voorstel is om de huidige tariefstructuur te vereenvoudigen door de invoering van een eenheidstarief voor Belgische en buitenlandse leveringen. Niet alleen is dat een voorwaarde om de inefficiënte verwerking van studentenaanvragen en derden te vermijden, maar daarmee trekt UGent ook volop de Europese kaart. Dat vereist wel een kostenbewustzijn bij de bibliothecarissen van de IBL-centrales, die moeten proberen de beste leverancier te vinden tegen de laagste prijs. Maar dat verrijkt ook hun taak. De nieuwe prijszetting is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. als een item aanwezig is in een bibliotheek van UGent wordt het daar opgevraagd, tenzij er indicaties zijn dat de levering te lang op zich zal laten wachten; 2. de rest van de aanvragen wordt zoveel mogelijk in snel werkende Belgische bibliotheken geplaatst, waar het uniforme, lage Belgische tarief geldt. De UB zorgt voor een e-lijst van die bibliotheken; 3. bij bestellingen in het buitenland krijgt die bibliotheek voorrrang die de laagste prijs hanteert en toch een behoorlijk snelle levering garandeert. De UB zorgt voor een e-lijst van snel leverende buitenlandse bibliotheken, met opgave van de kostprijs per geleverd document; 4. de nieuwe tarieven mogen geen stijging van de kosten meebrengen voor de IBL-centrales. Zij zullen zich dus situeren tussen het oude Belgische tarief en het duurdere buitenlandse tarief; 5. het bestaande onderscheid tussen de drie groepen gebruikers (studenten, personeel en derden) blijft gehandhaafd. Het lagere tarief voor studenten blijft gehandhaafd vanuit de bekommernis dat alle studenten een gelijke behandeling moeten krijgen. Zij die hun informatie niet aan UGent vinden mogen niet gepenaliseerd worden ten opzichte van meer fortuinlijke collega´s die hun informatie wel in UGent vinden; 6. bij de berekening van het nieuwe tarief wordt gebruikgemaakt van de gegevens in dit rapport over de herkomst van leveringen, die ook de verdeling toont van de leveringen voor het jaar 2008. UGent België Buitenland

22% 54% 24%

De tabel hieronder toont de conversie naar een eenheidstarief voor Belgische en buitenlandse leveringen, rekening houdend met het gewicht van elk van beide in de totale kost en vertrekkend van het huidige tarief. Conversie naar een nieuw eenheidstarief % aandeel in het totaal Student

Bezoeker

Personeel

Levering uit Belgische bibliotheek

54

€4

€8

€8

Levering uit buitenland

24

€10

€15

€15

Omzetting

Totaal

78

54*€4 = 216

54*€8 = 432

54*€8 = 432

24*€10 = 240

24*€15 = 360

24*€15 = 360

456,00

792

792

Nieuwe eenheidsprijs

456/78

792/78

792/78

€5,85

€10,15

€10,15


51

3.1

Voorstel van nieuw eenheidstarief

Tarieven moeten eenvoudig zijn en makkelijk communiceerbaar. Dus moeten ze afgerond worden. Keep it simple (KIS) is ook hier een goed managementsprincipe. UGent heeft de keuze om de nieuwe tarieven naar boven of naar beneden af te ronden, liefst tot op een hele of halve euro. Een afronding naar beneden valt altijd beter in de smaak dan een afronding naar boven. Daarom onderstaand voorstel, dat vooral voor de studenten gunstig uitvalt. Uiteraard zal het tarief in de toekomst aangepast moeten worden aan de index of aan eventueel verhoogde kosten voor het IBL. Ook dan moet men proberen om makkelijk communiceerbare, afgeronde bedragen over te houden, afgerond op een hele of halve euro. Voorstel van eenheidstarief voor leveringen van buiten UGent Student

Bezoeker

Personeel

Levering uit UGent

2,5

2,5

2,5

Andere leveringen

5

10

10

De afronding naar beneden veroorzaakt een licht verlies aan inkomsten: op basis van het aantal gehonoreerde aanvragen voor 200834: 3.435 euro of 3,70% van de totale inkomstenstroom. Afronding naar boven zou zorgen voor een beetje extra inkomsten. De diverse tarieven en hun opbrengst Tarieven in €

Winst/verlies in €

Winst/verlies in %

Studenten

Personeel

Externen

5,85

10,15

10,15

5

10

10

-3.435

-3,70%

5,5

10,5

10,5

1.716

+1,85%

6

11

11

6.867

+7,39%

Het voorstel voor de nieuwe UGent-tarieven ligt voor de studenten in de lijn van wat de meeste andere Vlaamse universiteitsbibliotheken doorrekenen. Voor de aanvragen van het personeel lagen de UGenttarieven in de regel hoger dan elders in Vlaanderen, en aangezien het nieuwe tarief uitgaat van het bestaande, verandert dat niet. De reële kosten van het IBL liggen beduidend hoger omdat de doorrekeningstarieven maar in zeer beperkte mate rekening houden met de grootste kost, de personeelslast. Ook de overheadkosten worden niet in rekening gebracht. Dat is ook zo aan de andere Vlaamse universiteiten en mutatis mutandis is dat de algemene regel voor alle andere vormen van dienstverlening in de bibliotheken.

34 Aantal gehonoreerde IBL-aanvragen in 2008: 10.302, volgens de onderstaande verdeling. Studenten: 2.700 Personeel: 7.021 Externen: 581

52


Tarieven van het IBL in Vlaamse universiteitsbibliotheken  

Artikels Studenten

Boeken

Personeel

Externen

Studenten

Personeel

Externen

 

 

Intern IBL HUB KULeuven

min. 2,5

min. 2,5

min. 5

2,5

2,5

5

2,5

2,5

2,5

0

0

0

VUB

2,5

8

6,2 > 17,5

0

0

6,20 > 12,5

UGent voorstel nieuw tarief

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

2,5

 

2,5

2,5

 

min. 5

min. 5

min. 10

5

5

10

2,5

6,2

6,2

2,5

6,2

6,2

4

7

11,5

4-7

7,5-13

12,5 > 20,5

2,5

8

 

2,5

8

 

5

10

10

5

10

10

8

8

 

8

8

 

min. 7,5

min. 7,5

min. 15

10

10-30

20 > 40

2,5

6,2

6,2

2,5

6,2

6,2

UA UHasselt

Belgische leveringen HUB KULeuven UA UHasselt VUB UGent voorstel nieuw tarief Buitenlandse leveringen HUB KULeuven UA UHasselt VUB UGent voorstel nieuw tarief

5

8,5

14

8-12

15-25

24,74 > 41

2,5 > 5

8 > 14

 

5

8-28

 

5

10

10

5

10

10

AANBEVELING 33

Er moet overwogen worden om het hogere tarief voor buitenlandse leveringen te schrappen en te vervangen door een uniek tarief voor Belgische en buitenlandse leveringen. Om daarbij geen extra kosten ten laste te leggen van de IBL-centrales, zal het unieke tarief iets hoger moeten liggen dan de huidige tarieven voor leveringen uit België. De wijziging vereist ook een kostenbewustzijn bij de bibliothecarissen van de IBL-centrales, die moeten proberen de beste leverancier te vinden tegen de laagste prijs.

Studenten worden geacht hun IBL-aanvragen te betalen bij afhaling. In het geval van fotokopieën zorgt dat voor problemen in de documentenflow en belet het e-leveringen, zelfs als het gevraagde artikel in e-vorm toekomt. AANBEVELING 34

Ook studenten krijgen hun artikels elektronisch toegestuurd. De kost daarvan wordt hen meegedeeld en ingeschreven op een rekening in het ALEPH-systeem. Die rekening kan tijdelijk in het rood gaan tot aan een vastgelegd plafond. Als dat overschreden wordt, zijn in de UGent-bibliotheken geen activiteiten meer mogelijk die over ALEPH lopen (geen leen, geen IBL meer).


53

54


VIII Verwerkingstijd van IBL-aanvragen en leveringen Het plan Bjørnshauge en deze IBL-studie stellen voor om zo snel mogelijk – zij het goed gepland en voorbereid – over te gaan tot de creatie van facultaire IBL-centrales waar die nu nog niet bestaan. De faculteiten moeten evenwel weten waar ze aan beginnen en de nodige voorzieningen treffen voor de bestaffing van hun IBL-centrale. Daarom werd in de week van 30 maart 2009 een tijdstudie van een week georganiseerd in de UGent-bibliotheken met IBL-centrale en een controlegroep van twee biblio theken aan de Universiteit Antwerpen.

1 Het onderzoek De gebruikte onderzoeksmethode is die van het ‘tijdschrijven’, zonder veel externe controle en gedurende één week. Dat betekent dat de IBL-medewerkers voor de duur van het onderzoek de tijd hebben bijgehouden die ze spendeerden aan hun diverse activiteiten. Daarbij werd zo goed mogelijk de gebruikelijke manier van werken gehandhaafd, behalve dat aanvragen en leveringen gegroepeerd werden. Zo werden eerst alle aanvragen van artikels samengenomen, dan die van boeken, daarna werden de leveringen van artikels behandeld, enz. Zo werd vermeden dat voor elke aanvraag of levering een aparte tijdnotitie gemaakt moest worden. De tijd voor overleg, telefoons en allerhande stops werd meegeteld, met uitzondering van de middagpauze, die geen werktijd is. Die werkmethode werd vastgelegd in een geschreven instructie en ook mondeling toegelicht (zie Bijlage 6). Data die kennelijk niet overeenstemden met de vastgelegde criteria werden niet meegenomen in de verdere analyse. Het aandeel daarvan bleef echter beperkt en heeft de resultaten niet beïnvloed.

2 De resultaten In onderstaande tabellen staat N voor het aantal IBL-aanvragen en t voor de tijd uitgedrukt in minuten. De kolom t/N geeft de gemiddelde tijd aan die de deelnemende IBL-centrales van respectievelijk UA en UGent nodig hebben om de aanvragen te verwerken. Onder ‘spanning’ wordt de minimale en maximale tijd aangegeven die de verschillende IBL-centrales van Gent en Antwerpen nodig hebben voor de verwerking van aanvragen en de daarbij horende leveringen en retourzendingen voor boeken. 2.1

Uitgaand leenverkeer

Voor de meeste operaties hebben de twee IBL-centrales van UA minder tijd nodig dan die van UGent. Dat is grotendeels het gevolg van de eenvoudiger werkwijze in Antwerpen, waar maar één klavier bespeeld moet worden (IMPALA) en waar geen manuele omzetting nodig is van SFX-aanvragen naar het IBL-bestelsysteem. In de toekomst en met de automatische omslag van SFX-aanvragen naar ALEPH zouden de UGent-tijden dan ook vergelijkbaar moeten zijn met die van UA. Daarom worden die gemiddelden, opgetrokken tot de volgende hele minuut, aangehouden als richtlijn voor de nog op te richten IBL-centrales in Gent.


55

Tijd (in minuten) voor de behandeling van uitgaande aanvragen en leveringen Activiteit

UA

UGent

N

t

t/N

Spanning

N

t

t/N

Spanning

• Voor boeken

100

333

3,33

3,1 > 5,7

165

770

4,67

4,39 > 9,0

• Voor artikels

102

193

1,89

1,5 > 2,1

319

1783

5,59

4,82 > 7,0

• Boeken

83

459

5,53

4,8 > 16,6

132

492

3,73

2,8 > 10

• Artikels fotokopie

23

79

3,44

1,3 > 4,0

47

225

4,79

4,17 > 5,0

• E-artikels

79

124

1,57

1,1 > 2,9

80

378

4,73

4,57 > 4,76

Neg. antwoorden/info

38

114

3

2,4 > 10,0

168

741

4,41

3,52 > 8,52

130

475

3,65

3,3 > 9,1

107

238

2,22

1,71 > 8,0

Nieuwe IBL aanvragen

Leveringen

Retour geleende boeken

Richttijden (in minuten) voor de verwerking van uitgaande IBL-aanvragen Activiteit

Boek/artikel

Aanvraag

Boek

4

Artikel

2

Boek

6

Artikel

4

E-artikel

2

Levering

Tijd in min./eenheid

Negatief antwoord

3


4

De succesvolle aanvraag van een boek met zijn retour vergt veertien minuten personeelstijd. Bij boeken waarvoor de aanvraag één keer herhaald moet worden (na een vorig, negatief antwoord) loopt dat op tot zeventien minuten. Een artikel waarvan in één keer de leverende bibliotheek gevonden wordt, vergt maar zes minuten; bij één herhaling na een negatief antwoord loopt dat meteen op tot elf minuten. Met een gemiddelde van tien minuten per aanvraag zal men niet ver van de reële noden zitten, behalve als het aandeel van boeken erg groot is, zoals in de faculteit Letteren & Wijsbegeerte. Daar zal men veeleer moeten uitgaan van gemiddeld vijftien minuten per uitgaande IBL-aanvraag. 2.2

Inkomend leenverkeer

Niet meegerekend bij het inkomende IBL is de tijd nodig voor het ophalen van de boeken en tijdschriften uit de Boekentoren in Gent en uit het ondergrondse magazijn van CST in Antwerpen. Dat maakt deel uit van de service in de leeszaal en is zonder extra studie niet in minuten vast te leggen. Na de creatie van depots voor weinig gebruikte literatuur zullen de faculteiten in Gent waarschijnlijk niet met dit fenomeen geconfronteerd worden. In de UB van Gent zorgt de IBL-dienst zelf voor het scannen en fotokopiëren, in Antwerpen gebeurt dat door personeelsleden van de leeszalen. Om vergelijkbare gegevens te bekomen hebben we de tijd van het UA-leeszaalpersoneel voor het halen van een titel uit de open kast en het scannen/fotokopiëren apart gemeten en toegevoegd aan de tijd van de IBL-verwerking.

56


Tijd (in minuten) nodig voor de behandeling van inkomende aanvragen en levering UA

UGent

N

t

t/N

N

t

t/N

Leveringen • Boeken

105

531

5,06

50

516

10,32

• Artikels fotokopie

58

439

7,56

46

445

9,67

• E-artikels

29

327

11,27

35

223

6,37

Negatieve antwoorden

11

57

5,17

1

17,5

17,50

Retour uitgeleende boeken

61

78

1,28

7

13

1,86

De tijd nodig voor negatieve antwoorden uit Gent (N=1) kan geschrapt worden. Voor de rest zijn het geen erg convergerende tijden. Nu eens kost een activiteit minder tijd in Gent, dan weer in Antwerpen. Hieronder volgt niettemin een poging tot een best guess, gebaseerd op de gemiddelden van UA en Gent opgetrokken tot de volgende hele minuut. Richttijden voor de verwerking van inkomende IBL-aanvragen Activiteit

Boek/artikel

Levering

boek

Tijd in min./eenheid 8

artikel

9

e-artikel

8

Negatief antwoord

6


2

Afgerond kost de levering van een boek acht minuten, een negatief antwoord zes en de receptie van een uitgeleend werk een verbazend lage twee minuten. Een boek uitlenen kost dus in totaal tien minuten. Een artikel vergt acht tot negen minuten, waar soms nog een negatief antwoord bovenop komt. Ook hier kunnen we concluderen dat tien minuten de tijd is nodig voor het verwerken van een IBL-aanvraag. Via stroomlijning van procedures lijkt het mogelijk om vooral de tijd te bekorten die nodig is voor de e-levering van artikels, maar dan alleen daar waar veel aanvragen verwerkt worden. 2.3

Conclusie

De behandeling van inkomende en uitgaande aanvragen is de belangrijkste activiteit van IBL-centrales. Daarnaast is er algemeen organisatorisch werk, werk voor het opzoeken en geven van informatie en de financiële verwerking van inkomende en uitgaande facturen. Daarover geeft de tijdstudie geen informatie, evenmin als over de activiteiten van de afdeling ICT van de UB. Mijn aanvoelen, dat gebaseerd is op informatie uit UA en op indicaties ontvangen tijdens de contacten met de UGent IBL-centrales, is dat de omkaderende activiteiten niet meer bedragen dan tien tot vijftien procent van de directe IBL-activiteiten. Voor kleinere IBL-centrales kan de overhead proportioneel wel groter zijn.


57

Transactietijd voor de IBL-activiteit aan UGent Aantallen

Transactietijden

per jaar

per vraag in min.

minuten

uren

dagen

UIT

13.000

10

130.000

2.167

294

IN

4.000

10

40.000

667

91

170.000

2.833

385

TOT

17.000

Totale transactietijden

Bij een gemiddelde arbeidsprestatie van 1.500 uur per jaar voor een VTE personeelslid (= 204 effectieve werkdagen van 7,36 uur) en rekening houdend met een overhead van 15% wil dat zeggen dat – exclusief ICT – drie personeelsleden moeten volstaan om het Gentse IBL uit te voeren en te ondersteunen. Die moeten vooral op de plaatsen zitten met de grootste omvang aan IBL-verkeer, nu de UB en BIOMED. Aan de hand van deze cijfers kan in de UB de personeelstoewijzing aan de IBL-dienst worden ingekrompen en kan het personeel anders worden verdeeld over het inkomende en het uitgaande IBL. Het moet gezegd worden dat dit resultaat van de tijdstudie niet onverwacht is: personeelsleden van de IBL-dienst worden in de UB al langer ingezet voor andere taken.

3 Personeelssterkte voor een IBL-centrale Een bibliotheek die IBL-centrale wordt, heeft een minimale personeelssterkte nodig van twee VTE gekwalificeerde personeelsleden. Alleen dan kan de IBL-dienstverlening op een aanvaardbaar niveau verzekerd worden. In de meeste gevallen zullen die personeelsleden nog andere taken dan alleen IBL op zich kunnen nemen. Voor de berekening van het aantal VTE-personeelsleden nodig voor de IBL-operaties kan onderstaande formule worden gebruikt. Omrekening van 204 werkdagen per jaar naar minuten per jaar: 204 dagen *7,36 uur per dag *60 minuten = 90.086 minuten per jaar. Afgerond naar 90.000 werkminuten per jaar. Formule Aantal aanvragen (uit en in) *10 minuten per aanvraag *100% / 90.000 werkminuten per jaar Een voorbeeld 1.500 aanvragen *10 minuten *100% / 90.000 werkminuten = 16,67% van een VTE (afgerond 17% van een VTE). AANBEVELING 35

Het aantal personeelsleden dat nu toegewezen is aan de IBL-dienst in de UB kan gereduceerd worden. De werkorganisatie moet opnieuw bekeken worden, om te komen tot een evenwichtige verdeling van het werk.

58


IX IBL-enquête Een afzonderlijke enquête over het IBL is niet wenselijk en zou, als men ze lanceert, waarschijnlijk maar een kleine respons opleveren en derhalve weinig bruikbare resultaten. Als onderdeel van een grotere enquête over het bibliotheeknetwerk van UGent kan het uiteraard wel. Maar ook dan moet de vraag stelling over het IBL beperkt blijven. De enquête moet voorafgegaan worden door een korte definitie van IBL. Hieronder volgt een voorstel IBL – Interbibliothecair leenverkeer en documentlevering, d.w.z. het aanvragen van boeken en tijdschriftartikels uit andere bibliotheken 1. Ik ken het IBL. • Ja • Neen 2. Ik gebruik het IBL. Drop down menu • • • • •

Nooit Enkele keren/jaar Enkele keren/maand Enkele keren /week Vrijwel dagelijks

3. Ik ben tevreden over het IBL. Drop down menu • Helemaal niet akkoord • Gedeeltelijk niet akkoord • Neutraal • Gedeeltelijk akkoord • Helemaal akkoord 4. Heeft u opmerkingen over het IBL aan UGent?


59

60


X IBL in tijden van just in time Ooit, in de voorbije tijden van just in case, waren bibliotheken zeker van hun bestaan. Boeken en tijdschriften moesten gekocht, beschreven en opgeslagen worden wanneer ze beschikbaar waren, om ze te kunnen gebruiken wanneer ze door afstand en tijd niet meer beschikbaar zouden zijn. Die opslag gebeurde voor het geval ze later (just in case) nodig zouden zijn voor onderzoek en onderwijs. Die bestaanszekerheid is door de komst van ICT-middelen ongedaan gemaakt. Bibliotheken moeten nu toegevoegde waarde leveren, meer dan ze ooit eerder hebben gedaan, om zo hun dure bestaan te rechtvaardigen. En dat is mogelijk, op voorwaarde dat we bereid zijn om continu de klant te volgen in haar/zijn noden van wetenschappelijke informatievoorziening en om onze werking daaraan aan te passen.

1 Internationaal Na een forse daling sinds de introductie van de big deals35 voor e-tijdschriften, is het aantal IBL-aanvragen wereldwijd nu enigszins gestabiliseerd. Toch zijn de grote internationale IBL-leveranciers er niet gerust in, mede omwille van de stugge oppositie van uitgevers tegen een soepele scanregeling. Die wordt in vele landen gehinderd door de vigerende auteurswetgeving. Eind 2007 gaf Mike McGrath, oud-medewerker van BLDSC, de British Lending Library in Boston Spa en editor van het tijdschrift Interlending & Document Supply, daarover meer informatie op de 10th IFLA Interlending & Document Supply Conference. Zijn bijdrage is terug te vinden op de conferentiewebsite36 en in een congresverslag37. De BLDSC verwachtte een krimp van 30 tot 40%, in realiteit werd het een halvering. Sommigen vrezen zelfs dat deze tempel van het IBL, eens wereldwijd de document supplier bij uitstek en de trots van de British Library, dicht zal gaan. Ook INIST in Frankrijk en CISTI in Canada rapporteren zware verliezen. Het Duitse SUBITO kwam in woelig copyrightwater terecht door de creatie van een eigen, zelfstandige organisatie buiten de paraplu van onderwijs en onderzoek, waardoor het lastig werd om gebruik te maken van de EU-uitzonderingen voor die twee domeinen38. Het Franse ABES zag de documentaanvragen tussen 2003 en 2006 dalen van bijna 350.000 naar 242.50039. Hetzelfde verhaal in Zweden (SAGA), waar de aanvragen voor kopieën van 306.000 in 1999 naar beneden doken tot 60.000 in 200640. In dezelfde periode stegen de aanvragen voor boeken wel lichtjes. Mike McGrath noemt de informatiemarkt een disfunctional market, waar de prijs voor informatie niet meer transparant is (o.a. als gevolg van de big deals voor toegang tot de elektronische versies van tijdschriften) en waar niet de eindgebruiker maar de bibliotheek informatie aanschaft. Een markt die niet

35 In een big deal levert een uitgever een vast pakket van titels tegen een bepaalde prijs, die vastgelegd wordt in een licentieovereenkomst. De bibliotheek-aankoper kan nauwelijks of geen invloed uitoefenen op de samenstelling van het pakket. 36 http://www.nlbconference.com/ilds/speakers-mike.htm 37 J. Van Borm. 10th IFLA Interlending and Document Supply Conference, Singapore, 29-31 October 2007. In: Bibliotheek- & archiefgids, 84:3 (2008), p. 34-39. 38 H. Mueller. The legal problems of documents supply by libraries: an international perspective. In Interlending & document supply, vol. 36:2 (2008), p. 68-73. 39 R. Berard. ABES, the bibliographic agency for higher education: its role in the resource sharing of documents in French universities and document supply. In: Interlending & document supply, vol. 36:1 (2008), p. 4-10. 40 Y. Gavel & L.O.A Hedlund. Managing document supply: a SAGA come true in Sweden. In: Interlending & document supply, vol. 36:1 (2008), p. 30-36.


61

vrij is, maar integendeel gekenmerkt wordt door monopolies en – wat het copyright betreft – door de belangen van grote economische mogendheden. Sinds 2008 staan de big deals in toenemende mate onder druk, wat nog versterkt wordt door de huidige economische crisis. De verdwijning – of vermindering van het aandeel – van de big deals zou een positief effect kunnen hebben op het IBL-verkeer, op voorwaarde dat bibliotheken erin slagen om artikels te leveren binnen de twee à drie dagen na indiening van de aanvraag. In plaats van besteed te worden aan de brede toegang tot wetenschappelijke informatie zouden de kredieten doelgericht gebruikt kunnen worden voor acquisitie in de diepte, waarbij het IBL en het pay-per-view-aanbod41 de hiaten in het eigen bibliotheekaanbod moeten verhelpen. Wat die laatste vorm van informatielevering betreft, zou dat wel aan beduidend lagere prijzen moeten gebeuren dan de huidige. Het is evenwel zeer de vraag of uitgevers bereid zijn om hun pay-per-view-prijzen te laten zakken. Mogelijk zetten zij ook in op een bits gevecht met de bibliotheken via de auteurswetgeving.

2 België Globale statistieken over het IBL in Belgische bibliotheken ontbreken. IMPALA dekt maar een deel van het IBL in ons land, maar de IMPALA-cijfers geven wel de trend aan. Fors dalend vanaf 2000, met een lichte heropleving sinds 2006. Die stijging is echter vooral het gevolg van een ontwikkeling bij de openbare bibliotheken in Vlaanderen, die nu allemaal aangesloten zijn, waardoor precies het IBL-verkeer van boeken tussen openbare bibliotheken is op gang gekomen. Aantal aanvragen via Impala voor de periode 1992-2008

200.000 100.000 Boeken 0

92 3 4 19 1199 199 995 996 97 8 9 3 1 1 5 19 99 99 00 1 2 1 71 20 9 200 200 003 04 05 112 20 1320 006 07 8 2 1520 200 17

Artikels Artikelen Totaal Totaal

bron: IMPALA

Het aantal aanvragen vanuit de universiteiten is meer dan gehalveerd en lijkt zich pas sinds 2005 te stabiliseren. Opvallend is de terugloop van leveringen via buitenlandse leveranciers, een beweging die al in 2002 begon.

41 Pay per view is het systeem van bepaalde uitgevers van elektronische tijdschriften waarbij een gebruiker (slechts) betaalt voor het aantal keer dat een publicatie wordt opgevraagd.

62


Aantal aanvragen via IMPALA van universitaire bibliotheken en de KBR 1994-2008

150.000 100.000 Boeken

50.000

Artikels Artikelen

0 19

94

5

6

11992 1993 1997 998 99 00 1 4 1 5 19 6 20 7 00 02 03 4 2 8 20 9 20 5 7 06 1 2001120012 20 1320014 008 2 15

Totaal Totaal

bron: IMPALA

3 Verwachtingen van de klant J. Walton heeft onderzoek gedaan naar de verwachtingen van klanten van het IBL in de UK42. De klanten vragen: –– snelle leveringen (overal, maar het sterkst in de wetenschappen); –– online aanvraagformulieren; –– levering van artikels in e-vorm. Maar niet alles kan via het IBL op de werktafel van de klant terechtkomen. Er is duidelijk een spanning tussen de verwachtingen van de klant en de realiteit van het IBL: –– over de snelheid van levering bestaan onrealistische verwachtingen (24 uur op 24, zeven dagen op zeven); –– de klant kent meestal de beperkingen van het copyright niet; –– de klant heeft geen idee van de echte kosten; –– sommige klanten gebruiken het IBL om nog snel hun bibliografie te creëren als een paper al geschreven is en dringend ingeleverd moet worden. Die discrepantie tussen wat mogelijk is en wat verwacht wordt, moet ondervangen worden door een gerichte marketing met duidelijke informatie en meer gebruikersopleiding. UGent heeft er al jaren geleden voor gezorgd dat elektronische aanvragen mogelijk zijn. Nu moet gewerkt worden aan de twee andere punten: een snellere levering o.a. door meer levering van artikels in e-vorm. Dat kan door meer e-artikels te bestellen of door ze zelf aan te maken. De UB Gent werkt in die richting door de organisatie van een scanservice die kwaliteitsvolle beelden (van documenten) oplevert, maar moet nog nagaan hoe die dienstverlening zich verhoudt tot de IBL-scans. In Gent heeft BIOMED al langer de weg ingeslagen van de e-levering van scans uit de eigen collectie. Analoge scandiensten zijn werkzaam of zitten in de planning van enkele Nederlandse universiteitsbibliotheken, zoals de UB van Groningen, de UB van de Universiteit van Amsterdam en de bijzondere collecties van de UB in Leiden43. De nadruk ligt daarbij op het oude boek.

42 J. Walton. The changing use of electronic document delivery in the interlibrary loan service: a survey. In: Interlending & document supply, vol. 36:1 (2008), p. 43-56. 43 http://www.rug.nl/bibliothe/ekinformatie/dienstenprojecten/dod http://home.medewerker.uva.nl/m.j.vandenberg/bestanden/Informatiebeleidsplan%202009-2013%20v2a.pdf – p. 28 e.v. http://www.bibliotheek.leidenuniv.nl/general/img/Informatieplan_tcm37-62262.pdf - p 48 e.v.


63

Binnen de beperkingen van het Belgische auteursrecht kan dat uitgebreid worden tot delen van boeken, ook recent gepubliceerde, en tot artikels van tijdschriften. Die nieuwe vormen van dienstverlening moeten via marketing uitgedragen worden44. De klant verwacht van het IBL dat documentlevering haast ogenblikkelijk is, zoals dat het geval is bij elektronische databanken, die gekenmerkt worden door een 24/7 beschikbaarheid. Hij/zij begrijpt dat het niet even snel kan bij de levering van boeken uit andere bibliotheken, maar aanvaardt niet meer dat zoiets weken moet duren. Daar moeten IBL-diensten op inspelen, want daar ligt de meerwaarde die ze kunnen leveren. Het is die meerwaarde die hun financiering en bestaan rechtvaardigt Dat is vandaag ook de opdracht voor de bibliotheken van UGent. De IBL-dienstverlening zal niet overbodig worden, maar moet omgevormd worden tot een kwalitatief hoogstaande niche-dienst met grote toegevoegde waarde. Die dienst kan de frustratie wegnemen bij onderzoekers en studenten in de laatste fase van het informatieproces, over de kloof tussen de identificatie van informatie en de beschikbaarheid ervan45: de reference librarian als ondersteuning op kennisgebied van de vorser en de student46. AANBEVELING 36

De bibliotheken van UGent moeten maximaal inzetten op de elektronische levering van documenten uit tijdschriften en in de nabije toekomst misschien ook van hoofdstukken uit boeken. Zij vragen hun leveranciers om elektronisch te leveren en geven zelf het goede voorbeeld, zowel bij de onderlinge UGent-leveringen als bij de levering aan andere Belgische bibliotheken.

AANBEVELING 37

De UB doet er goed aan om duidelijkheid te verschaffen over de relatie tussen haar scanservice en de elektronische documentlevering via de IBL-dienst.

44 P. Hernon & N. Rossiter. Making a difference: Leadership and academic libraries. Westport, Conn. Libraries Unlimited, 2007. N. Rossiter. Marketing the best deal in town: your library. Oxford, 2008. 45 M. Jubb, H. Look en S. Sparkes. Researchers´use and perception of discovery services. In: Learned publishing, 20:2(2007), p. 147-153. 46 Prof. Rik Verhaaren, BIOMED UGent, tijdens de briefing over BIOMED.

64


XI Aanbevelingen De aanbevelingen uit de verschillende hoofdstukken worden hier thematisch geordend, met verwijzing naar hun plaats in het rapport47. Verschillende aanbevelingen uit de diverse hoofdstukken kunnen elkaar overlappen. Eenzelfde aanbeveling kan in één of meer van de onderstaande rubrieken voorkomen: 1. Algemeen 2. Instrumenten voor het IBL 3. Organisatie van het IBL aan UGent 4. Klantgerichte werking 5. Personeel 6. ICT 7. IMPALA 8. Kosten en kostendoorrekening

1 Algemeen De realisatie van een coherent, goed gestroomlijnd en efficiënt IBL-systeem voor UGent, aangestuurd door de UB maar grotendeels opererend vanuit de facultaire structuren, moet een prioriteit zijn bij de implementatie van het plan Bjørnshauge. IBL is nu een aanvulling op de bestaande brede toegang tot tijdschriften via de big deals, maar kan daar op termijn een alternatief voor zijn, als de big deals onhoudbaar zouden worden.

2 Instrumenten voor het IBL Het Gentse IBL is ingebed in bredere structuren, die niet altijd goed functioneren of die zich onvoldoende of te traag vernieuwen. UGent moet op nationaal niveau ijveren voor het operationeel worden van de nieuwe collectieve catalogus UNICAT en bij het VOWB voor de opstelling van een inventaris van IBL-clausules in licentieovereenkomsten. Omdat de Brusselse pendel in de komende jaren mogelijk wegvalt, doet UGent er goed aan om daarvoor tijdig een alternatief te bedenken. Aanbeveling 1 De UB van UGent dringt nationaal en in het VOWB, het Vlaamse overlegorgaan voor wetenschappelijk bibliotheekwerk, aan op de realisatie van UNICAT. Aanbeveling 3 UGent vraagt het VOWB om een analyse uit te voeren van de clausules over documentlevering in haar licentieovereenkomsten met dataproviders, in het bijzonder voor de databanken van tijdschriftartikels. Die informatie moet voor de leden beschikbaar zijn via de site van het VOWB en bij elke nieuwe licentie overeenkomst geüpdatet worden. Meer nog: de clausules over documentlevering moeten een item worden bij de contractonderhandelingen.

47 Bij elektronische lectuur is de link tussen het nummer van de aanbeveling en de tekst makkelijk te maken via de zoekfunctie van Word of PDF.


65

Aanbeveling 25 De UB van UGent doet er goed aan om tijdig een alternatief scenario op te stellen voor het geval de IBL-pendel naar Brussel zou worden afgeschaft of de kosten ervan doorgerekend.

3 Organisatie van het IBL aan UGent IBL is een corporatieve activiteit. Wie aanvragen uitstuurt, wordt geacht zelf actief deel te nemen. Alle grote UGent-bibliotheken zouden dan ook een bijdrage moeten leveren aan de Belgische IBL-activiteit. Het IBL aan UGent moet – zoals voorzien in het plan Bjørnshauge – zo snel mogelijk overal op facultaire niveau georganiseerd worden, om zo dichter bij de gebruikers te staan, zowel fysiek als inhoudelijk. Dat zal ook leiden tot meer transparantie en efficiëntie, en tot een snellere bediening van de klant. Als gevolg daarvan zal de UB minder aanvragen te verwerken krijgen, waardoor de klemtoon daar gelegd kan worden op de monitoring van het IBL aan UGent en op de opvolging van de IBL-activiteit in Vlaanderen, België en Europa. Overal waar mogelijk wordt ingezet op de elektronische verwerking van aanvragen en boodschappen en op de elektronische levering van documenten. Dat is een belangrijke voorwaarde om de snelheid van het IBL te bevorderen en de klantentevredenheid aan UGent te verbeteren. Zo kan op termijn ook de slechte reputatie van de UGent-bibliotheken in het Belgische bibliotheeklandschap weggewerkt worden. Aanbeveling 2 In het kader van de decentralisering krijgen meer bibliotheken van UGent toegang tot IMPALA. Zij ontvangen daarvoor ook de nodige opleiding van de UB of van IMPALA zelf. Vooral in de beginfase worden zij van nabij begeleid door de UB. Het algemene toezicht op IMPALA berust bij de coördinerende UB. Aanbeveling 4 Om de IBL-dienstverlening dichter bij de faculteiten te brengen en efficiënt te organiseren, is de creatie nodig van actieve IBL-diensten aan de (soms nog op te richten) faculteitsbibliotheken. Aanbeveling 5 Alle grote bibliotheken van UGent nemen naar beste vermogen deel aan het intra-Gentse en het Belgische IBL, hetzij rechtstreeks, hetzij via de UB. Aanbeveling 6 Waar ze vandaag nog niet bestaan, doet UGent er goed aan om zo snel mogelijk facultaire IBL-centrales op te zetten. Dat is alleen mogelijk in het kader van een faculteitsbibliotheek, die in sommige gevallen nog opgericht moet worden. Aanbeveling 8 De UB neemt haar coördinerende en aansturende taken waar voor het IBL aan UGent. Aanbeveling 21 Nagaan of het ook voor het hele bibliotheeksysteem niet efficiënter is om artikels die nog op papier worden geleverd bij aankomst systematisch te scannen en door te sturen naar de aanvrager via email.

66


Aanbeveling 22 Het uitbouwen van IBL-centrales in alle faculteiten, zodat de aanvragen dicht bij de bewaarplaats van de gevraagde titel aankomen en dus sneller kunnen worden beantwoord. Aanbeveling 24 Papieren kopieën van tijdschriftartikels zo snel mogelijk vervangen door e-kopieën. Aanbeveling 26 De UB zorgt aan het begin van elk jaar voor een doorgedreven analyse van de werking van het IBL in het voorbije jaar, met aandacht voor evoluties op langere termijn via meerjarenstatistieken. Die analyse resulteert in een rapport, dat tevens als input dient voor de bibliotheekstatistieken van het VOWB en dus rekening houdt met de eisen van een VOWB-rapportering. Het rapport baseert zich op de managementsinformatie uit ALEPH en IMPALA en richt zich tot de academisch verantwoordelijken, de faculteitsbibliothecarissen en de IBL-verantwoordelijken. Bijlage 7 geeft een opsomming van de elementen die moeten voorkomen in een dergelijk rapport. Aanbeveling 31 Het IBL aan UGent moet sneller en efficiënter gemaakt worden, door meer gebruik te maken van e-leveringen voor artikels en hoofdstukken uit boeken. Aanbeveling 36 De bibliotheken van UGent moeten maximaal inzetten op de elektronische levering van documenten uit tijdschriften en in de nabije toekomst misschien ook van hoofdstukken uit boeken. Zij vragen hun leveranciers om elektronisch te leveren en geven zelf het goede voorbeeld, zowel bij de onderlinge UGentleveringen als bij de levering aan andere Belgische bibliotheken. Aanbeveling 37 De UB doet er goed aan om duidelijkheid te verschaffen over de relatie tussen haar scanservice en de elektronische documentlevering via de IBL-dienst.

4 Klantgerichte werking Kwaliteitsvol IBL heeft twee kenmerken: het levert een heel groot deel van de gevraagde documenten (hoog slaagpercentage) en doet dat snel. Negentig procent is een streefgetal voor het slaagpercentage voor artikels uit tijdschriften, waarbij gestreefd moet worden naar levering binnen de twee à drie werkdagen na aanvraag. Dat kan alleen als veel meer dan nu gebruikgemaakt wordt van de elektronische levering van artikels. Voor de levering van boeken wordt het streefdoel gesteld op één week. Tijdens de looptijd van de aanvraag wordt de klant automatisch op de hoogte gehouden van de vorderingen, zonder dat hij of zij daarom bestookt wordt met nutteloze informatie. Het gebruik van nieuwe ICT-kanalen (bv. sms) kan daarbij helpen om het contact met de klant levendig te houden. De streefdoelen moeten verankerd worden in een set van minimale bedrijfsdoelstellingen. Die mogen best wat verschillen van faculteit tot faculteit, naargelang van de noden die er bestaan. De minimale bedrijfsdoelstellingen kunnen als interne richtlijn gelden of expliciet worden gecommuniceerd aan de klanten als minimal service agreements.


67

Aanbeveling 14 Nuttig gebruik maken van informatiekanalen die door de klanten veel worden gebruikt, bv. het door sturen van informatie via automatisch gegenereerde sms-berichten. Aanbeveling 15 IBL-diensten moeten functioneren in een context van te realiseren bedrijfsdoelstellingen gebaseerd op minimale streefcijfers. Zo moeten aanvragen en leveringen verwerkt kunnen worden binnen een halve werkdag na ontvangst ervan. Dat streefdoel is uiteraard maar bereikbaar als het nodige bekwame personeel ter beschikking wordt gesteld. Aanbeveling 18 Alle IBL-centrales gebruiken de beschikbare faciliteit voor het versturen van een automatische, gepersonaliseerde e-mail bij de ontvangst van een IBL-boek. De mail bevat informatie over de bibliotheek waar het boek kan worden opgehaald en zo mogelijk de openingsuren van die bibliotheek in de dagen volgend op het bericht. Aanbeveling 19 Vervang manueel aangemaakte IBL-berichten zoveel mogelijk door machinegestuurde berichten, maar waak erover dat ze voldoende ad rem en gepersonaliseerd zijn. Aanbeveling 20 Studenten krijgen aangevraagde e-artikels via een e-mailbijlage bezorgd op hun (UGent) mailadres. Aanbeveling 21 Nagaan of het niet efficiënter is voor het hele bibliotheeksysteem om artikels die nog op papier worden geleverd systematisch te scannen en via e-mail door te sturen naar de aanvrager. Aanbeveling 24 Papieren kopieën van tijdschriftartikels zo snel mogelijk vervangen door e-kopieën. Aanbeveling 29 Inkomende leveringen krijgen bij de verwerking een hoge prioriteit. Doelstelling: wat vandaag aankomt wordt vandaag of ten laatste een halve werkdag later verwerkt. Dat veronderstelt dat in de UB personeel beschikbaar is op de pendeldagen naar Brussel.

5 Personeel Van het personeel in de IBL-diensten wordt in een actieve informatiedienst meer verwacht dan het eenvoudig registreren en doorgeven van aanvragen en het verwerken van leveringen. Attent en snel inspelen op de vragen van de klant om zo een gepersonaliseerde, kwalitatief hoogstaande service aan te bieden, is een must. De bibliotheek is immers geen vanzelfsprekende organisatie meer: zij moet haar bestaan en de daaraan verbonden investering rechtvaardigen door de meerwaarde die ze oplevert voor de universiteit. Die kwalitatief hoogstaande service kan maar verleend worden als er voldoende medewerkers met voldoende scholing en inzet beschikbaar zijn. En die medewerkers moeten, als ze aan de kwalificaties

68


beantwoorden, op een passende wijze verloond worden. Bijscholing zal nodig zijn om bij te blijven in een snel veranderende omgeving. De studie die aan de basis ligt van dit rapport, heeft gegevens opgeleverd over de tijd nodig voor het verwerken van IBL-aanvragen. Op basis van die gegevens kunnen faculteiten hun personeelsbehoeften plan opmaken. Ook de UB kan daar profijt uit halen, door de afslanking van haar IBL-dienst en de her verdeling van de IBL-taken. Aanbeveling 7 Faculteitsbibliotheken krijgen een bestaffing die groot genoeg is in aantal en van een voldoende hoog niveau, als resultaat van de hogere opleiding of (elders) verworven kennis/ervaring van de stafleden. Als ze aan die voorwaarden voldoen horen IBL-personeelsleden thuis in klasse B. Aanbeveling 27 Door observatie nagaan of de opleiding van het personeel dat IBL-activiteiten uitvoert adequaat is. Zonodig een opleiding verzorgen, intern of extern bij/door andere goed werkende bibliotheken, zo mogelijk uit dezelfde of een aanverwante discipline. Aanbeveling 35 Het aantal personeelsleden dat nu toegewezen is aan de IBL-dienst in de UB kan gereduceerd worden. De werkorganisatie moet opnieuw bekeken worden, om te komen tot een evenwichtige verdeling van het werk.

6 ICT ICT is de basis en een noodzaak voor de upgrading van het IBL. Enkele aanpassingen kunnen op relatief korte termijn leiden tot een meer efficiënte verwerking van IBL-aanvragen en tot een snellere levering van documenten. De meeste aanpassingen kunnen uitgevoerd worden door de ICT-dienst van de UB, enkele andere vereisen de medewerking van DICT. ICT in UB –– Ervoor zorgen dat SFX-aanvragen automatisch worden ingeladen in de ALEPH IBL-module. –– Als dat wenselijk wordt geacht MeerCat linken met het IBL-systeem. –– De elektronisering van documentlevering op alle terreinen faciliteren. –– Nieuwe technologieën inschakelen, zoals automatisch gegenereerde sms-berichten. DICT –– Het toegelaten volume van een mailattachment uitbreiden. –– De LDAP-koppeling realiseren met de personenregistratiesystemen van UGent. Aanbeveling 9 De UB dringt bij de Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT) aan op het toestaan van substantieel grotere e-mailbijlagen dan nu.


69

Aanbeveling 10 Zo snel mogelijk een communicatieprotocol opzetten om de SFX- aanvragen automatisch op te vangen in ALEPH. Aanbeveling 11 Er moet zo snel mogelijk een LDAP-koppeling tot stand gebracht worden met de centrale databank van studenten en medewerkers van UGent, zodat voor de gebruikers een single sign-on gerealiseerd kan worden. Aanbeveling 12 MeerCat linken met de IBL-module van ALEPH. Aanbeveling 13 De bestelknop in MeerCat op de website expliciteren. Dat is intussen gerealiseerd. Aanbeveling 14 Nuttig gebruik maken van informatiekanalen die door de klanten veel worden gebruikt, bv. het door sturen van informatie via automatisch gegenereerde sms-berichten. Aanbeveling 16 Het ICT-team van de UB wordt dringend aan het schrijven gezet van een protocol om SFX-aanvragen automatisch over te hevelen naar de IBL-module van ALEPH. Aanbeveling 20 Studenten krijgen aangevraagde e-artikels via een e-mailbijlage bezorgd op hun (UGent) mailadres.

7 IMPALA Meer Gentse IBL-centrales die deskundig om weten te gaan met IMPALA en alle IMPALA-faciliteiten gebruiken, zullen het IBL aan UGent beter ondersteunen dan nu het geval is. Daar is nu al werk van gemaakt, door de aansluiting van de UB op de IBL-knop van IMPALA, die verbinding geeft met de NCC IBL-module van OCLC PICA in Nederland. Voor zover nodig kunnen ook andere Gentse IBL-centrales die weg inslaan. Inkomende vragen van reguliere klanten worden alle afgeleid naar IMPALA. De UB speelt daarbij de rol van organisator, coördinator en go between met IMPALA. Aanbeveling 2 In het kader van de decentralisering krijgen meer bibliotheken van UGent toegang tot IMPALA. Zij ontvangen daarvoor ook de nodige opleiding van de UB of van IMPALA zelf. Vooral in de beginfase worden zij van nabij begeleid door de UB. Het algemene toezicht op IMPALA berust bij de coördinerende UB. Aanbeveling 17 UGent (en vooral de UB) gebruikt de IMPALA-verbinding met NCC en het IBL-systeem van NCC om Nederlandse bibliotheken te bereiken. Idem voor de rechtstreekse verbinding en tussen IMPALA en INIST, BLDSC, Köln Medizin en TU Delft.

70


Aanbeveling 23 Het gebruik van IMPALA aanmoedigen bij externe bibliotheken die nu nog frequent rechtstreeks IBL-aanvragen doorsturen naar UGent-bibliotheken. Aanbeveling 28 Aan het begin van elk jaar de statistieken van IMPALA over snel en traag leverende bibliotheken grondig analyseren en op basis daarvan richtlijnen opstellen voor de Gentse IBL-aanvragen. Dat is een taak voor de coördinerende UB. Aanbeveling 30 Inkomende vragen kanaliseren via IMPALA en uitzonderingen alleen accepteren voor occasionele aanvragen.

8 Kosten en kostendoorrekening De kostenstructuur van het IBL kan gevoelig vereenvoudigd worden door de invoering van een éénvormig tarief per gebruikersgroep, waarbij het prijsonderscheid tussen buitenlandse en Belgische leveringen wegvalt. Kosten worden in de regel doorgerekend via het ALEPH-systeem (ook tussen de UGent- bibliotheken onderling) en via het clearing-house van IMPALA. Het logge systeem van wederzijdse facturatie via SAP zal met de hulp van de Financiële Dienst op korte termijn vervangen worden door een snelle en soepele procedure. Nu al loopt daarover een pilootproject bij de faculteit PSW. Voor studenten moet in ALEPH een systeem opgezet worden van globaal schuldenbeheer. Aanbeveling 32 Kosten voor leveringen tussen de UGent-bibliotheken worden in de regel aan elkaar doorgerekend tegen een vastgelegd gemeenschappelijk tarief. Aanbeveling 33 Er moet overwogen worden om het hogere tarief voor buitenlandse leveringen te schrappen en te vervangen door een uniek tarief voor Belgische en buitenlandse leveringen. Om daarbij geen extra kosten ten laste te leggen van de IBL-centrales, zal het unieke tarief iets hoger moeten liggen dan de huidige tarieven voor leveringen uit België. De wijziging vereist ook een kostenbewustzijn bij de bibliothecarissen van de IBL-centrales, die moeten proberen de beste leverancier te vinden tegen de laagste prijs. Aanbeveling 34 Ook studenten krijgen hun artikels elektronisch toegestuurd. De kost daarvan wordt hen meegedeeld en ingeschreven op een rekening in het ALEPH-systeem. Die rekening kan tijdelijk in het rood gaan tot aan een vastgelegd plafond. Als dat overschreden wordt, zijn in de UGent-bibliotheken geen activiteiten meer mogelijk die over ALEPH lopen (geen leen, geen IBL meer).


71

9 Besluit Het IBL is niet afgeschreven in deze tijden van just in time, maar het moet zich aanpassen aan de hogere verwachtingen van de klant. Samen met de pay per view bij uitgevers is IBL op termijn een alternatief voor het mogelijk wegvallen van onbetaalbaar wordende big deals. Die bieden namelijk behalve on misbare titels ook tijdschriften aan waarvoor weinig of geen vraag is, gewoon omdat ze niet behoren tot het onderzoeksterrein van de instelling. Een collectie op maat wordt dan het alternatief, ad hoc aan gevuld met documenten die elders gehaald worden. Het IBL aan UGent heeft veel te winnen bij een brede toepassing van het plan Bjørnshauge, omdat de dienstverlening dan dicht bij de gebruikers komt te staan, zoals nu al het geval is in enkele faculteiten. Door de uitvoering van een aantal maatregelen op korte en middellange termijn kan de leveringssnelheid opgevoerd worden en het percentage geslaagde aanvragen verhoogd. Het resultaat zou een kostefficiënt en soepel lopend IBL-systeem moeten zijn, waarmee de bibliotheek kan aantonen dat forse investeringen in gebouwen, collecties, services en personeel duidelijk een meerwaarde opleveren voor de academische gemeenschap die zij dient. Maar dat alles veronderstelt een andere, meer bedrijfsgerichte aanpak van het IBL. Het voorliggende rapport heeft hiertoe een aanzet willen geven.

72


XIII Bijlagen


BIJLAGE

73

BIJLAGE 1

Contacten UGent UB

Dr. Sylvia Van Peteghem, hoofdbibliothecaris Veerle Van Conkelberge, planning officer Yolande De Bolster, administratie Pieter Dejonckheere, administratie Frank Vandepitte, ICT Paul Bastijns, ICT Inge Van Nieuwerburgh, coördinator digitale bibliotheek Fien Dejonckheere, coördinator publieksdiensten Erwin Breusegem, IBL-coördinator Geert Cnudde, IBL Liedy Vandenbon, IBL Lut De Neve, IBL Sandra Vervynck, IBL

Faculteiten en BIOMED BIOMED BW DI EB IR LW PP PS RE WE

Prof. Dr. Rik Verhaaren, diensthoofd Biomedische bibliotheek Kristel Mareels, IBL bibliotheekmedewerker Rita Gilson, IBL bibliotheekmedewerker Prof. Dr. Dirk Reheul, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Marianne Borderé, faculteitsbibliothecaris Prof. Dr. Edwin Claerebout, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Jan Bauwens, faculteitsbibliothecaris Prof. Dr. Dirk Van den Poel, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Philippe Standaert, faculteitsbibliothecaris Inge Dooms, bibliotheekmedewerker Prof. Dr. Erik D’Hollander, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Prof. Dr. Luc Boullart, afgevaardigde faculteit in Interfacultaire Bibliotheekcommissie Freddy Du Seuil, bibliotheekmedewerker Saskia Scheltjens, faculteitsbibliothecaris Prof. Dr. R. Soetaert, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Rebecca van der Wiele, bibliotheekmedewerker Vesna Verhellen, bibliotheekmedewerker Prof. Dr. John Vincke (†), decaan en voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Prof. Dr. Karin Raeymaeckers, afgevaardigde faculteit in Interfacultaire Bibliotheekcommissie Koen Vanrumste, bibliotheekmedewerker Prof. Dr. Patrick Humblet, voorzitter facultaire bibliotheekcommissie Ann Biebuyck, faculteitsbibliothecaris Ilse Van Royen, faculteitsbibliothecaris Prof. Dr. Patric Jacobs, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Monica De Loose, faculteitsbibliothecaris

Financiële Dienst Geert Van de Gucht, directeur Helmut Leydens, afdelingshoofd systeemexploitatie

UA

Trudi Noordermeer, hoofdbibliothecaris Jan Corthouts, coördinator Anet Prof. dr. Richard Philips, systeembeheerder Anet Michèle Van den Eynde, coördinator IMPALA Veronique Rega, campusbibliothecaris Stadscampus en hoofd back-officediensten Anke Jacobs, campusbibliothecaris Drie Eiken en hoofd publieksdiensten Hans De Backer, lezersdiensten Stadscampus

74


BIJLAGE 1 — Contacten

BIJLAGE 2

ANTILOPE ANTILOPE, de Belgische catalogus van periodieken in wetenschappelijke bibliotheken is gegroeid uit een Antwerpse collectieve catalogus van lopende periodieken. Vandaar ook de naam: Antwerpse Inventaris van Lopende Periodieken48. Later werd het de nationale catalogus van lopende periodieken en nog wat later van periodieken tout court. In de opbouwfase werd ANTILOPE gefinancierd door het toenmalige Nationaal Fonds voor Weten schappelijk Onderzoek (NFWO-FNRS). Maar al vlug stond de Universitaire Instelling Antwerpen en nu de Universiteit Antwerpen zonder externe financiering in voor de organisatie en de beschikbaarstelling van dit onmisbare werkinstrument voor documentlevering van artikels uit tijdschriften. De deelnemende bibliotheken leveren de data: de kleinere vaak nog via updates op papier, de grotere via een download vanuit hun eigen database. Daardoor blijft de update beperkt tot één keer per jaar. Het zou beter zijn als de frequentie van updates verhoogd zou worden of als de UNICAT-tools (zie Bijlage 3) gebruikt konden worden voor een onmiddellijke update zodra een ANTILOPE-titel in de lokale catalogus van een deel nemende bibliotheek wordt aangepast. De catalogus speelt ook een belangrijke rol in het depotproject voor biomedische tijdschriften (VOWB, 2006-…), omdat per biomedisch tijdschrift de depotbibliotheek aangeduid wordt in het ANTILOPE-record. Nieuw tot slot is de rol van ANTILOPE in het Vlaamse VABB-SHW project. VABB-SHW staat voor Vlaams Academisch Bibliografisch Bestand voor de Sociale en Humane Wetenschappen. Met dit project wil de Vlaamse overheid bij de verdeling van de middelen voor de bijzondere onderzoeksfondsen (BOF) van de universiteiten meer rekening houden met het werk van onderzoekers uit de sociale en humane wetenschappen. De concrete doelstelling van het VABB-SHW is om bibliografische gegevens van SHW-publicaties uit Vlaanderen te verzamelen, te vergelijken met de ISI-databanken (SSCI, AHCI) en uiteindelijk te gaan tellen. De telling zal gebaseerd zijn op referentielijsten van tijdschriften en lijsten van uitgevers die door een gezaghebbend FWO-panel worden vastgelegd49.

48 J. Van Borm. Antilope. Brussel, Conferentie van Universitaire Hoofdbibliothecarissen, 1991. 49 J. Van Borm. Open Access: van DOAJ & KB Nederland naar België. In: Bibliotheek- en archiefgids, VVBAD, 2009, 4.


BIJLAGE 2 — ANTILOPE

75

BIJLAGE 3

UNICAT UNICAT was een project van de Belgische federale overheid met als Vlaamse partners de K.U.Leuven (projectleider), de UB van UGent en de Universiteit Antwerpen, als Franstalige de UCL en de ULB en als federale partner de Koninklijke Bibliotheek. Het doel van het project was de creatie van een collectieve Belgische catalogus van boeken en tijdschriften, met gebruikmaking van nieuwe technologieën. Daarmee zou het een opvolger zijn voor de CCB. Het project liep met vertraging van 2002 tot eind 2007. Van januari 2002 tot december 2003 werd een haalbaarheidstudie uitgevoerd. Voor de gebruikerskant was van meetafaan duidelijk dat een www-interface de toegang tot het systeem zou vormen. Aan de productiekant werd gekozen voor OAI-PMH, vanwege minder complex dan Z39.50. Qua metadatastructuur werd Dublin Core te mager bevonden en MARC 21 te complex. Daarom viel de keuze op een UNICAT-versie van MODS (UMODS)50 Het proefproject werd afgerond met de demonstratie van een werkend prototype. Begin 2004 kon de haalbaarheidsstudie rekenen op een erg positieve evaluatie. Het eigenlijke project liep van juli 2005 tot december 2007 en omvatte drie componenten: –– de verdere uitwerking van het prototype; –– de input van externe dataproviders; –– de ontwikkeling van een businessplan. Open-Sourcetechnologie en -standaarden kregen de voorkeur en de oorspronkelijke keuze voor OAI-PMH werd bevestigd. Centraal zou een harvester geïnstalleerd worden voor de creatie van een permanent geïndexeerde databank. De harvester haalt de gegevens op in de verschillende instellingen, centraliseert die en indexeert ze in de centrale databank, waar ze doorzoekbaar zijn. Aan de kant van de dataproviders koos men – onder druk van de financierende overheid – voor volledige openheid: elke bibliotheek die data wil aanleveren in het UNICAT-formaat zou welkom zijn. Het businessplan ten slotte omvatte enerzijds een voorstel voor de toekomstige beheerstructuur van UNICAT (in het Engels). Die zou bestaan uit: –– een beheerraad (Governing Board) –– een dienstverlener met ondersteunend kantoor (Service Provider plus Office) –– een adviesforum voor de dataproviders (Advising Forum – for the Data Providers) –– werkgroepen (ad hoc Working Groups). Anderzijds werd de financiële oefening gemaakt, met een raming van de recurrente, jaarlijkse kosten op € 52.500. Voor het eerste jaar zou dat evenwel € 84.000 zijn, vanwege de aanschaf van de centrale hardware. Eindgebruikers laten betalen is geen optie, vandaar dat voor de financiering uitgekeken moet worden naar andere bronnen. De mogelijkheden daarbij zijn overheidsfinanciering, financiering door

50 http://www.loc.gov/standards/mods/

76


BIJLAGE 3 — UNICAT

centrale organisaties zoaals KBR, COBIRA, BiCfB, VOWB of VCOB, via een derde-betalerssysteem, door de dataproviders, … Eind 2007 liep het UNICAT-project en zijn eenmalige financiering af. Onder druk van de organisatie van Informatie 2007, het weerkerende ICT-congres van de VVBAD voor de bibliotheek- en archiefsector in België, kwam er in september 2007 een live demonstratie, gegeven door Jo Rademakers van de K.U.Leuven. Die eenmalige testopstelling in Gent, die niet vrij toegankelijk was, demonstreerde in een testbestand van zo’n twee miljoen beschrijvingen zowel Google-like simple searches als advanced searches met limiteringsfaciliteiten op basis van genre, taal, regio en type bibliotheek. Ook bleek het probleem van de duplicatie van bibliografische beschrijvingen grotendeels opgelost. Commentaar van de VVBAD-verslaggever van Informatie 2007 op de zoveelste presentatie van het project: “UNICAT staat eindelijk dicht bij zijn realisatie. Dit noodzakelijke instrument, de opvolger van de CCB, is landelijk en internationaal lang over tijd. Het probleem van de financiering voor de komende jaren (ca. € 50.000 op jaarbasis) mag geen struikelblok zijn. Maar als iedereen de andere kant opkijkt wanneer het op betalen aankomt dan zou dit wel eens de doodsteek kunnen worden voor dit belangrijke project. Ook de (grote) openbare bibliotheken moeten een plaats krijgen in UNICAT. Hun collecties zijn vaak aanvullend ten opzichte van die van de wetenschappelijke bibliotheken. En de eindgebruikers (niet enkel de instellingen) moeten in de beheerstructuur over een end user forum beschikken51.” Sindsdien is helaas niets veranderd. Technisch gesproken zijn nochtans al heel wat zaken operationeel. Zo is aan de ULB een (niet consulteerbare) testdatabase opgezet van ca. zeven miljoen records, die doorzocht kan worden en een aantal functionaliteiten voorziet, zoals linken naar de originele OPAC-catalogus, het opvragen van de uitleenstatus en de deduplicatie van de resultaten van een opzoeking. Maar het blijft wachten op een businessmodel inclusief financieringsplan om de schone slaapster UNICAT tot leven te wekken. De aanzet daartoe zou kunnen komen van Cobira, het bibliotheekoverleg van de universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek. Helaas is die organisatie op sterven na dood, omdat men het zelfs niet eens kan raken over het juridische statuut ervan. Dit is een bijzonder zware handicap voor het IBL in België en iets waarvoor ons land internationaal met de vinger gewezen wordt.

51

http://www.vvbad.be/node/3122


BIJLAGE 3 — UNICAT

77

BIJLAGE 4

IMPALA IMPALA is het Belgische documentbestelsysteem voor boeken en tijdschriftartikels52, dat sinds 1991 georganiseerd wordt door de bibliotheek van de Universiteit Antwerpen. Gekoppeld aan de VirLibinstrumenten maakt het ook de elektronische levering van tijdschriftartikels mogelijk. Die tools werden los van IMPALA ontwikkeld, maar zijn er wel mee verbonden. Het gaat om: –– de lancering van een scanopdracht, –– de conversie van een gescand beeld naar een PDF-document, –– het doorsturen van de PDF naar de aanvragende bibliotheek, –– de link met IMPALA, zodat inkomende leveringen automatisch gemeld worden in IMPALA. IMPALA is een betalende service met ca. zevenhonderd gebruikers-bibliotheken, waaronder – via Bibnet53 – alle openbare bibliotheken van Vlaanderen. Functies van IMPALA bij de aanvraag van artikels

Identificatie van artikel

Ontvangst van artikel

Zend aanvraag

Identificatie van tijdschriftentitel

Bezitsinformatie

De grote wetenschappelijke bibliotheken in België hebben IMPALA vaak gekoppeld aan hun eigen IBL-systeem of website. Van zijn kant heeft het systeem ingebouwde links naar enkele grote Europese leveranciers van documenten: –– TUDelft (NL) –– LUWageningen (NL) –– Nederlandse collectieve catalogus NCC en het Nederlandse IBL-systeem –– INIST (FR) –– BLDCS (UK) –– Köln Medizin (D)

52 http://anet.ua.ac.be/desktop/Impala/static/Impalaintro_n.html 53 http://www.bibnet.be/

78


BIJLAGE 4 — IMPALA

Functies van IMPALA

Documentbestelling Managementsinformatie

Clearing-house

Follow-up

Levering

Een bijzondere functie bij IMPALA is het clearing-house. Die zorgt voor de financiële afhandeling van de IBL-transacties tussen Belgische bibliotheken door het uitsturen van een trimestriële afrekening. Daarbij ontvangen de participerende bibliotheken slechts één factuur of één creditnota voor alle transacties van de voorbije drie maanden met alle andere IMPALA-bibliotheken. Die functie alleen al rechtvaardigt de prijs die een bibliotheek betaalt aan IMPALA voor elke (gelukte) aanvraag: de tegenwaarde in 2009 van een postzegel voor een standaardbrief in België: € 0,42. Daarnaast is er de module managementsinformatie, die helaas onderbenut wordt door de gebruikersbibliotheken. Uitzondering daarop vormt Bibnet, dat centraal voor alle Vlaamse openbare bibliotheken een aantal analyses uitvoert en de resultaten daarvan doorneemt met de IBL-verantwoordelijken. Alle data zijn – gegroepeerd per jaar – beschikbaar in CSV- en HTML-formaat, die beide voor verdere verwerking ingeladen kunnen worden in een spreadsheet. Welke informatie is uit die module te halen? Uitgaande aanvragen = door uw bibliotheek geplaatst bij andere bibliotheken –– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantallen per bron (= geconsulteerde catalogus) –– Aanvragen ingediend door lezers van uw bibliotheek: aantallen per bron –– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantal geleverde documenten per leverancier –– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantal documenten geleverd via VirLib –– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantal geleverde documenten per tijdschrifttitel –– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: gemiddelde doorlooptijden per bron –– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: gemiddelde doorlooptijden per leverancier Inkomende aanvragen = aanvragen van andere bibliotheken –– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantal geleverde documenten per aanvrager –– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantal geleverde documenten per bron –– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantallen geleverd via VirLib –– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantal geleverde documenten per tijdschrifttitel –– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: gemiddelde antwoordtijden per aanvrager –– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: gemiddelde antwoordtijden per bron Dat zijn meteen de data die in het hier voorliggend rapport gebruikt werden voor het IMPALA-deel van het hoofdstuk “Cijfers”.



79

Tot slot blijkt uit de bevraging van de (IBL-)bibliothecarissen van UGent dat zij bijzonder tevreden zijn over IMPALA, en wel hierom: –– het is eenvoudig in gebruik; –– het is betrouwbaar; –– de functie clearing-house voor betalingen is bijzonder handig; –– er is een goede helpdesk als men die uitzonderlijk toch eens nodig heeft.

80



BIJLAGE 5

IBL in het eindrapport van Lars Bjørnshauge L. Bjørnshauge. Het netwerk. De reorganisatie van bibliotheek- en informatiediensten aan UGent. Eindrapport. Lund, oktober 2003. Pag

Tekst

ROL VAN DE UB 14

“Bruikleen, claims, IBL … [voor haar eigen collectie]”

30

“[Het is] zinvol om een aantal diensten centraal te houden die te maken hebben met de oudere verzamelingen in de Centrale Bibliotheek. Hetzelfde geldt voor de verschillende gespecialiseerde functies die de faculteits- en vakgroepbibliotheken kunnen bijstaan in zaken van conservering, catalografie,interbibliothecair leenverkeer (IBL) enz.”

42

“Terugkerend op wat we hiervoor zagen, zouden de volgende taken centraal moeten blijven: – het management en de diensten van de bewaarbibliotheek (alfa, beta, gamma,speciale verzamelingen, bruikleen en IBL);…”

42

“Indien een faculteit deze diensten niet aanbiedt kan zij ze aankopen bij de Centrale Bibliotheek of van een andere faculteitsbibliotheek. Op die manier verdient de bibliotheek die het werk doet, een deel van het budget om het personeel mee te betalen.” ROL VAN DE FACULTEITSBIBLIOTHEKEN

14

“Bruikleen, claims, IBL.”

23

“De tabel toont dat bijna 80% van de bibliotheken voorzieningen hebben voor Interbibliothecaire leendiensten (IBL) van boeken uit hun eigen verzamelingen aan gebruikers van andere bibliotheken. De administratie van deze uitleningen wordt evenwel niet verzorgd door de bibliotheek zelf, maar door het personeel van de Centrale Bibliotheek.” “Als het gaat om IBL voor gebruikers aan UGent vanuit externe verzamelingen zijn er slechts drie bibliotheken die dit aanbieden en er ook zelf de administratie van verzorgen, met name de Centrale Bibliotheek, de biomedische bibliotheek en de bibliotheek van de Faculteit Psychologie.”

35

“Het bibliotheeknetwerk zal bepaalde gespecialiseerde functies nodig hebben om de faculteits- en vakgroepbibliotheken bij te staan, bijvoorbeeld met catalografie of IBL.”

37

“…het aanbieden van diensten i.v.m. de direct toegankelijke verzameling, naast het voorzien van documentlevering en IBL uit andere collecties aan UGent en daarbuiten;…”

38

“Diensten aangeboden aan de gebruikers zouden minimaal moeten bestaan uit:- bruikleen uit lokale verzamelingen of verzamelingen van buitenaf (IBL);…”

39

“In het nieuwe model is voorzien dat bepaalde taken die tot nu toe onder de Centrale Bibliotheek vielen niet langer een centrale verantwoordelijkheid zijn maar gedecentraliseerd zullen worden naar de faculteitsbibliotheken (aankoop en IBL).”

39

“Het is natuurlijk zo dat faculteiten deze diensten (aankoop en IBL) ook kunnen ‘kopen’ van de Centrale Bibliotheek of van een andere faculteitsbibliotheek.”


BIJLAGE 5 — IBL in het eindrapport van Lars Björnshauge

81

BIJLAGE 6

Informatie over de IBL-tijdstudie Exceldocument met vier tabs Vel 1

Beknopte informatie over het onderzoek. Bijkomende informatie via mondelinge briefings.

Vel 2

Formulier voor de registratie van het uitgaand IBL.

Vel 3

Formulier A voor de registratie van het inkomend IBL (kleinere bibliotheken).

Vel 4

Formulier B voor de registratie van het inkomend IBL (UB Gent en mogelijk CST op UA).

Doelstelling Een onderzoek naar de tijd die nodig is voor de verwerking van zowel inkomend als uitgaand leen verkeer en documentlevering. Definities Inkomend leenverkeer Aanvragen van andere bibliotheken aan uw bibliotheek. Uitgaand leenverkeer Aanvragen van uw bibliotheek aan andere bibliotheken. E-artikels Elektronische versies van artikels uit een database of via scanning. Tijd Tijdsduur in minuten, inclusief sanitaire en andere gebruikelijke stops, exclusief de middagpauze. Werkwijze Aanvragen en leveringen worden per activiteit gesorteerd en apart behandeld, anders wordt het lastig om de tijd precies aan te geven. Bij aanvragen uit het magazijn en voor zover de IBL-dienst niet zelf het boek of tijdschrift gaat ophalen wordt geen rekening gehouden met de ophaaltijd. Bij financiële verwerking enkel de tijd noteren, niet het aantal items dat men verwerkt. Timing en duur van het onderzoek Week van 30 maart Vijf dagen Bibliotheken UGent

UB BIOMED PP

UA

CDE CST

Varia Er is bewust geen vak voorzien voor varia. Als substantiële activiteiten niet opgenomen zijn in de tabellen kan dat bij de opmerkingen of op een apart vel vermeld worden, met opgave van de tijd in minuten. Werkblad Gegevens bij voorkeur intikken in een Excel-werkblad. Kopieer zo vaak als nodig de tekstblokken. Ook handmatig ingevulde vellen mogen – ingescand – worden doorgestuurd. Er zijn twee varianten van het formulier voor het inkomend leenverkeer. Variante A

De eenvoudige versie is bestemd voor kleinere bibliotheken die de inkomende aanvragen in één beweging afwerken.

Variante B

De meer complexe versie is bestemd voor bibliotheken die het leveringsproces in twee delen splitsen: de ontvangst van de aanvraag en het (laten) ophalen van het document en daarna de afwerking van de aanvraag. Dit formulier is bestemd voor de Gentse UB met de magazijnaanvragen en de vragen bestemd voor de vakbibliotheken. Mogelijk is het ook nuttig op CST in de UA.

82


BIJLAGE 6 — Informatie over de IBL-tijdstudie

Bestemming Julien Van Borm [email protected] GSM

••••

IBL Tijdstudie: uitgaand IBL (vragen aan een andere bibliotheek)   Bibliotheek: ……………………………………………. Naam: ……………………………………………………… Datum  

Activiteit Nieuwe IBL aanvragen

 

Aantal

Tijd

Opm.

 

 

Boeken

 

 

 

Artikels uit tijdschriften

 

 

 

Leveringen

 

 

 

Boeken

 

 

 

Artikels fotokopie (papier)

 

 

 

E-artikels

 

 

 

Negatieve antwoorden/vragen naar informatie 

 

 

 


 

 

 

Financiële verwerking

 

 


 

 

 

Boeken

 

 

 

Artikels uit tijdschriften

 

 

 

Leveringen

 

 

 

Boeken

 

 

 


 

 

 

E-artikels

 

 

 

Negatieve antwoorden/vragen naar informatie 

 

 

 


 

 

 


 

 

XXXXXXX

   

XXXXXXX



83

IBL Tijdstudie: inkomend IBL (vragen van een andere bibliotheek)

Variante A

Bibliotheek: ………………………………………………………… Naam: …………………………………………………………………. Zijn volgende activiteiten inbegrepen of worden die door een andere dienst van de bibliotheek uitgevoerd? Inbegrepen

Niet inbegrepen

Ophalen van het item uit een magazijn

 

 

Fotokopiëren of scannen

 

 

Datum

Activiteit

 


 

Boeken

 

Artikels fotokopie (papier) 

 

E-artikels

   

 

 

Aantal

Tijd

Opm.

   

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

 


 

 

 

 


XXXXXXX

 

 

 

   

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

XXXXXXX

 

 

 

   

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 


 

Boeken

 

Artikels fotokopie (papier) 

 

E-artikels

 


 

Financiële verwerking  

 

 

 


 

Boeken

 


   

 

 

 

 

E-artikels

   

 

 

 

 


 

 

 

 

 


XXXXXXX

 

 

 

 

84



IBL Tijdstudie: inkomend IBL (vragen van een andere bibliotheek)

Variante B

Bibliotheek: ………………………………………………………… Naam: …………………………………………………………………. Zijn volgende activiteiten inbegrepen of worden ze door een andere dienst van de bibliotheek uitgevoerd? Inbegrepen

Niet inbegrepen

Ophalen van het item uit een magazijn

 

 

Fotokopiëren of scannen

 

 

Datum

Activiteit

 

Ontvangst nieuwe IBL aanvragen

 

   

Aantal

Tijd

Opm.

 

 

 

 

Boeken

     

 

 

 

 

Artikels

   

 

 

 

 

Leveringen

 

Boeken

 


 

E-artikels

 


 


 


Datum

Activiteit

 

Ontvangst nieuwe IBL aanvragen 

 

   

 

 

 

     

 

 

 

   

 

 

 

     

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

XXXXXXX

 

 

 

   

Aantal

Tijd

Opm.

 

 

 

 

Boeken

     

 

 

 

 

Artikels

   

 

 

 

 

Leveringen

 

Boeken

 


 

E-artikels

 


 


 


   

 

 

 

     

 

 

 

   

 

 

 

     

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

XXXXXXX

 

 

 



85

BIJLAGE 7

Statistische rapportering Aanbeveling 26 van dit rapport geeft de UB de opdracht om jaarlijks een overzicht te maken van de werking van het IBL aan UGent: “De UB zorgt aan het begin van elk jaar voor een doorgedreven analyse van de werking van het IBL in het voorbije jaar, met aandacht voor evoluties op langere termijn via meerjarenstatistieken. Die analyse resulteert in een rapport dat tevens als input dient voor de bibliotheekstatistieken van het VOWB en dus rekening houdt met de eisen van een VOWB-rapportering Het rapport baseert zich op de managementsinformatie uit ALEPH en IMPALA en richt zich tot de academisch verantwoordelijken, de faculteitsbibliothecarissen en de IBL-verantwoordelijken.” Deze bijlage geeft een opsomming van de elementen die moeten voorkomen in het bedoelde rapport. Als de opsomming aangepast moet worden aan nieuwe omstandigheden die zich de volgende jaren zouden voordoen, mag dat geen afbreuk doen aan de continuïteit van de statistische data. 1. Beschrijvend rapport Een beschrijving van de belangrijkste IBL-gebeurtenissen en -trends van het voorbije jaar, zowel wereldwijd, in Europa, in België als aan UGent. 2. Statistieken Statistieken op te stellen per IBL-centrale en zo mogelijk te differentiëren per faculteit die de IBL-centrale bedient, plus een globaal overzicht voor UGent. Meerjarenstatistieken zijn nodig om de trends te zien over een langere periode. Vijf jaar is daarvoor een goede periode (zie voorbeeld van rekenblad achteraan in deze bijlage). Te verzamelen gegevens: zowel voor uitgaande als inkomende IBL-aanvragen Aantallen*

Aantal aanvragen

Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal

% stijging/daling van het aantal aanvragen t.o.v vorig jaar


Aantal gehonoreerde aanvragen


% stijging/daling van het aantal gehonoreerde aanvragen t.o.v vorig jaar


% gehonoreerde aanvragen t.o.v. het aantal Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal aanvragen Snelheid**

Traject aanvraag-succes Traject aanvraag-mislukt Traject aanvraag-levering


* Gegevens opgevraagd door het VOWB (2008) in blauw. ** IMPALA rekent in uren. Een wat ruwe methode om te komen tot een omrekening naar dagen is het aantal uren te delen door 24. Dat model is makkelijker te hanteren en nationaal en internationaal te vergelijken dan het aantal uren. Die omrekeningsvorm houdt dus geen rekening met het aantal werkdagen, maar heeft het voordeel dat precies wordt uitgedrukt hoelang de aanvrager op haar/zijn documenten moet wachten.

3. Referentielijsten Op basis van de IMPALA-statistieken lijsten opstellen van snel en traag leverende bibliotheken, met opgave van het transactievolume. Daaruit richtlijnen puren voor de Gentse IBL-centrales.

86


BIJLAGE 7 — Statistische rapportering

4. Model van rekenblad IBL stats van UGent

 

 

2008

 

2009

 

2010

 

2011

2012

Uitgaande aanvragen IBL-centrale 1 Aantal aanvragen Boeken Tijdschriften Andere Totaal % stijging/daling t.o.v. vorig jaar Boeken Tijdschriften Andere Totaal Aantal gehonoreerde aanvragen Boeken Tijdschriften Andere Totaal % stijging/daling t.o.v. het vorige jaar Boeken Tijdschriften Andere Totaal % gehonoreerde aanvragen t.o.v. het aantal aanvragen Boeken Tijdschriften Andere Totaal Snelheid in dagen (uit IMPALA-stats) Traject aanvraag-succes Boeken Tijdschriften Andere Totaal Traject aanvraag-mislukt Boeken Tijdschriften Andere Totaal Traject aanvraag-levering Boeken Tijdschriften Andere Totaal



87

2008 IBL-centrale 2

Cfr. IBL-centrale 1

IBL-centrale x

Cfr. IBL-centrale 1

Totalen UGent

Cfr. IBL-centrale 1

IBL stats van UGent

 

2009

 

2008

2010

 

2009

Inkomende aanvragen IBL centrale 1 Indeling cfr. de uitgaande aanvragen

88



2011

 

2010

2012

 

2011

2012

IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent

Recommend Documents