Hromadná korespondence Hromadnou korespondenci lze použít k vytvoření sady dokumentů, které jsou v zásadě stejné, každý dokument ovšem obsahuje jedinečné prvky. Například u dopisu oznamujícího nový produkt budou logo společnosti a text týkající se produktu obsaženy v každém dopise, adresa a řádek s pozdravem budou pro každý dopis odlišné. Pomocí hromadné korespondence lze např. vytvořit: 9 Sadu formulářových dopisů, e-mailových zpráv nebo faxů Základní obsah je pro všechny dopisy, e-mailové zprávy a faxy stejný, každý z nich ovšem obsahuje informace specifické pro jednotlivé příjemce, například jméno, adresu nebo jiné osobní údaje. 9 Sadu štítků nebo obálek Zpáteční adresa je stejná u všech štítků nebo obálek, adresa cílového místa je pro každý štítek nebo obálku jedinečná. 9 Sadu číslovaných kupónů Kupóny jsou identické kromě toho, že každý má jedinečné číslo. Nástroj hromadné korespondence je ve verzi Word 2003 řešen pomocí podokna úloh „Hromadná korespondence“, které se aktivuje příkazem Nástroje Æ Dopisy a korespondence Æ Hromadná korespondence. Toto podokno je řešeno jako tzv. průvodce, tj. skládá se z několika kroků (konkrétně šesti), v nichž postupně dokument hromadné korespondence (dále HK) sestavujete od úvodního výběru typu dokumentu až po závěrečný tisk nebo uložení hotových dopisů, obálek apod. Dalším nástrojem, kterým můžete ovládat funkci HK je panel nástrojů HK
Na tomto obrázku vidíte tento panel tak, jak vypadá na začátku procesu vytváření dokumentu HK – většina tlačítek je v tuto chvíli neaktivních, postupně se další tlačítka zpřístupní – má to zabránit tomu, aby uživatel postupoval při tvorbě a úpravách dokumentu HK nesprávným postupem. Krok 1 – Výběr typu dokumentu HK V tomto kroku volíte typ tzv. hlavního dokumentu HK. Máte na výběr celkem 5 možností, v našem příkladě zvolíme nejběžnější případ, tj. formulářový dopis (volba „Dopisy“). Tuto volbu uplatníme nejen u dopisů, ale i u ostatních dokumentů standardního formátu A4 – např. faxů, oběžníků apod. Krok 2 – Volba počátečního dokumentu V druhém kroku volíte počáteční dokument, z něhož budete vytvářet hlavní dokument HK. Nejčastější volbou bude asi použití aktuálního dokumentu, ale můžete také použít vhodnou šablonu (např. hlavičkový papír firmy) nebo upravit dříve uložený dokument.
Krok 3 – Výběr příjemců hromadné korespondence V této fázi HK připojujete k hlavnímu dokumentu HK tzv. zdroj dat, tj. seznam příjemců HK. Zdrojem dat může být např. tabulka v Excelu, databázová tabulka z aplikace MS Access, ale např. seznam kontaktů z MS Outlooku. Pokud nemáte seznam příjemců dosud vytvořen, zvolte volbu „Zadat nový seznam“ a v následujícím formuláři můžete databázi příjemců vytvořit1. Pokud máte seznam příjemců již uložený (např. v tabulce Excelu), zvolte „Použít existující seznam“, v následně otevřeném dialogovém okně najděte příslušný soubor a potvrďte výběr2. Seznam příjemců se pak importuje do dialogového okna „Příjemci hromadné korespondence“ (viz obr.), kde jej můžete dále upravovat.
1
Formulář obsahuje standardní pole pro zadání adresy a dalších údajů o adresátech HK. Položky seznamu můžete upravit tlačítky „Nová položka“ nebo „Odebrat položku“. 2 U tabulek Excelu budete vyzváni ještě k výběru listu, na němž se seznam příjemců nachází. U databází např. MS Access budete vyzváni k výběru jedné tabulky z databáze (databáze je obvykle tvořena několika tabulkami provázanými mezi sebou relacemi).
Pomocí zaškrtávacích políček u jednotlivých příjemců můžete vybrat jen některé ze seznamu příjemců. Další možností je provést filtraci seznamu podle jednoho nebo více polí seznamu příjemců (k tomu se používají šipky u jednotlivých názvů polí – např. na obrázku vidíte výběr příjemců, kteří mají bydliště v Praze). Seznam příjemců můžete také seřadit klepnutím na název pole v záhlaví tabulky (dalším klepnutím pak tabulku seřadíte v opačném pořadí). Chcete-li nastavit složitější kritéria pro řazení nebo filtrování záznamů zvolte položku (Rozšířené…) a v dalším dialogovém okně (obr. vlevo) pak můžete nastavit kritéria pro výběr i řazení záznamů (můžete kombinovat i více kritérií dohromady). K úpravě seznamu příjemců se můžete kdykoli vrátit tlačítkem na panelu Hromadná koresponedce. Krok 4 – Vytvoření dopisu a vložení slučovacích polí Máte-li určený (a upravený) zdroj dat HK, můžete se pustit do tvorby samotného hlavního dokumentu HK (který má v našem případě formu dopisu). Logika tohoto postupu je v tom, že v této fázi vkládáte do dokumentu tzv. slučovací pole , tj. proměnné prvky dopisu, které se budou při slučování naplňovat daty ze zdroje dat. Proto je nutné mít předem určený zdroj dat, aby byla zachována shoda polí v hlavním dokumentu a v databázi. Toto je třeba mít na paměti hlavně v tom případě, pokud zdroj dat dodatečně změníte – nebude-li zachována shoda názvů polí v hlavním dokumentu a v databázi, objeví se ve sloučených dokumentech chyby (chybové hlášky). Ke „Blok adresy“ vytvořit spolehlivá, li vložit položky…“ a v tomto v databázi bude vypadat adresy. závorkách, např. <<Jméno>>.
vložení slučovacích polí můžete využít odkazy (např. vybere ze seznamu příjemců vhodná pole a pokusí se kompletní adresu – tato akce ale nemusí být vždy pokud nejsou použity standardní názvy polí). Chcetejednotlivá slučovací pole, použijte odkaz „Další vyberte slučovací pole z tohoto seznamu (názvy polí seznamu se pochopitelně shodují s názvy polí příjemců HK). Na následujícím obrázku vidíte, jak hlavní dokument HK po vložení jednotlivých položek Slučovací pole se zobrazují ve dvojitých lomených
Máte-li zobrazený panel nástrojů „Hromadná korespondence“, můžete v táto fázi již využívat všechna tlačítka na něm obsažená – viz obr. Např. můžete přepnout mezi zobrazením slučovacích polí a konkrétních dopisů označeným tlačítkem a listovat mezi jednotlivými záznamy ve zdroji dat, a tak postupně zobrazovat jednotlivé dopisy, tak jak budou vypadat po sloučení hlavního dokumentu se zdrojem dat.
listování záznamy ve zdroji dat
přepínání slučovacích polí a konkrétních data
Po ukončení editace hlavního dokumentu je nyní vhodné tento dokument uložit. Krok 5 – Zobrazení náhledu dopisů Předposledním krokem průvodce HK je zobrazení náhledu dopisů před konečnou fází sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat na tiskárnu nebo do dokumentu. V tomto kroku můžete listovat jednotlivými dopisy pomocí tlačítkem v tomto podokně. Můžete se také vrátit k úpravě zdroje dat HK kliknutím na odkaz „Upravit seznam příjemců“, event. můžete „vymazat“ jednotlivé dopisy z HK tlačítkem „Vyloučit tohoto příjemce“.
Krok 6 – Sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat Posledním krokem v průvodci HK je sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat – cílem sloučení může být 9 tiskárna (odkaz „Tisk“) – sloučené dokumenty se vytisknou 9 soubor (odkaz „Upravit jednotlivé dopisy“) – sloučené dokumenty se uloží do samostatného dokumentu pro pozdější využití. 9 mail – sloučené dokumenty se odešlou elektronickou poštou (jako příloha nebo textová část mailu) Zvolíte-li např. sloučení na tiskárnu, objeví se vám ještě toto dialogové okno, v němž máte možnost omezit rozsah
tisku. Totéž dialogové okno se objeví i při volbě „Upravit jednotlivé dopisy“ – můžete rovněž omezit počet uložených dopisů do souboru.
