Hospodaření
ČK Klapka Zilvar Qö
O co tady jde?
Hospodaření – přehled 1 Jak plánovat a správně utrácet (rozpočty) dobré využití peněz: plánování a rozpočet výpravy Jak si toky peněz dobře zaznamenat a pamatovat a neztratit se v tom (pokladny a doklady) dobrá úředničina: vedení pokladny a účtování výpravy
Hospodaření – přehled 2 Vědět, kde získat peníze (finanční zdroje) peníze na činnost Jak neztrácet majetek (evidence majetku) dobrý přehled majetku zabrání plýtvání Jak dostát předpisům (např. zákon o účetnictví a junácké hospodářské předpisy) správná úředničina je potřeba, protože máme zodpovědnost
Vědět, kde získat peníze (finanční zdroje)
Kde (od koho) bereme peníze?
Od koho získávámé peníze Činností Junáka a mezi skauty = vlastní zdroje Příjmy od účastníků na akcích – tábory, výpravy Členské příspěvky Příjmy z vlastní činnosti – např. pronájem klubovny, příjmy za reklamu, atd. Mezi neskauty = cizí zdroje Dotace, granty Dary – peněžní i hmotné (lavička, stan, auto, bonbóny, drobnosti do tomboly)
Jak neztrácet majetek (evidence majetku)
Jak evidujeme majetek?
Evidence majetku Středisko má povinnost evidovat veškerý hmotný majetek nad 3000 Kč Aspoň jednou za rok provést inventarizaci (zjištění skutečného stavu)
Odpovědnost za hospodaření Kdo má hlavní zodpovědnost? účetnictví celého střediska? účetnictví výpravy?
Odpovědnost za hospodaření HOSPODAŘENÍ STŘEDISKA – zodpovídá VEDOUCÍ STŘEDISKA zodpovědnost a pravomoci může částečně delegovat HOSPODAŘENÍ NA AKCÍCH – zodpovídá VEDOUCÍ AKCE zodpovědnost a pravomoci může částečně delegovat
Povinnosti týkající se hospodaření Kde se dočtu, jak účtovat správně?
Junácké předpisy k hospodaření (výběr) Hospodářský řád Směrnice výkonné rady Junáka k proplácení cestovních náhrad Pokyn krajské rady Junáka k dotacím Kde to všechno najdu?
Základy dobré úředničiny – hlavní program dopoledne
mít a dělat dobré doklady vést dobře pokladnu výpravy dělat dobrý rozpočet výpravy
Praktická úředničina na výpravě – hlavní program odpoledne
dělat dobře hospodaření na výpravě
Základy dobré úředničiny – otázka 1 JUNÁK je - spolek (podle právní formy) a zároveň - nezisková organizace. Může mít zisk a vydělávat? Z tábora, výprav...?
Základy dobré úředničiny – otázka 2 Musí JUNÁK platit daně, nebo je od daní osvobozen?
Základy dobré úředničiny – otázka 3 Vedoucí jezdí svým autem pro tábor. Při jedné cestě si urve kolo. Může si nechat opravu proplatit z táborových peněz?
Základy dobré úředničiny – otázka 4 Rádce jde s družinou na výpravu (např. jednodenní ve městě). Kdo může povolit, aby si za účastnické poplatky společně koupili limonádu?
Základy dobré úředničiny – otázka 5 Když si vyberete peníze ze střediskové pokladny a dáte je do pokladny akce, tak vypíšete jako vedoucí výpravy a) příjmový nebo b) výdajový pokladní doklad?
Základy dobré úředničiny – otázka 6 Oddíl dostal peníze od městského úřadu určené na táborový materiál. mohu za ně nakoupit táborové jídlo?
Základy dobré úředničiny – otázka 7 Musí být na dokladu razítko?
Základy dobré úředničiny – otázka 8 Je třeba a) vystavovat jeden výdajový pokladní doklad ke každému paragonu? nebo b) mohu vystavit jeden výdajový pokladní doklad k více paragonům?
Základy dobré úředničiny – otázka 9
Jak se to u vás dělá, když si chcete něco koupit pro oddíl (třeba míč nebo vodovky)?
Dobré vedení pokladny
Hospodář střediska mi dal na výpravu dva tisíce korun z pokladny střediska. Co udělám?
Co udělat 1. Založím pokladní knihu výpravy 2. Vypíšu příjmový doklad 3. Zaúčtuju ho do pokladní knihy
1.
Pokladní kniha výpravy za úředničinou
č. dokl. datum text 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
příjem
výdej
zůstatek typ výdaje
Vsuvka: středisko – přesný název Do konce roku 2014 Junák – svaz skautů a skautek ČR, [číslo.] středisko [název] [obec] Junák – svaz skautů a skautek ČR, 45. středisko Silmaril Praha
Od začátku roku 2015 Junák – český skaut, středisko [název] [obec], z. s. Junák – český skaut, středisko Silmaril Praha, z. s.
2.
Příjmový pokladní doklad č.
P1
ze dne
Junák – svaz skautů a skautek ČR, středisko Úředník Praha, Účetní ulice 1, Praha 8, 180 00, IČO 61345890
Přijato od:
Částka: Částka slovy:
Petr Hospodář, pokladna střediska
2000 Kč dvatisícekorunčeských
Účel: převod z pokladny střediska Přijal, podpis pokladníka: může být i sám vedoucí Schválil: vedoucí výpravy
Zaúčtoval: nechám prázdné
15. 11. 2014
3.
Pokladní kniha výpravy za úředničinou č. dokl. datum text
příjem
1. P1
2 000
2. 3. 4. 5. 6. 7.
15. 11. Petr 2014 Hospodář, převod z pokladny střediska
výdej
zůstatek typ výdaje 2 000
Dva základní principy vedení pokladní knihy 1. každý pohyb v pokladně = záznam v pokladní knize 2. každý pohyb v pokladně = pokladní doklad, tj.vyrobený příjmový / výdajový doklad
Základní situace při vedení pokladní knihy výpravy Přijímám peníze převádím ze střediskové pokladny někdo mi vrací zálohu na nákupy vybírám poplatky od účastníků Vydávám peníze převádím do střediskové pokladny dávám zálohu na nákupy vydávám peníze nakupujícím proti prvotním dokladům
Pokladní doklady Dokumentace výdeje/příjmu peněz na pokladně příjmový = PPD výdajový = VPD hromadný VPD/PPD
Co musejí všechny doklady obsahovat? Prvotní doklad - záznam konkrétní finanční transakce - paragon, který dostanu v obchodě - smlouva, faktura... Účetní doklad - to, co můžu zaúčtovat do účetnictví - prvotní doklad jako účetní doklad v drtivě většině případů sám nestačí
Prvotní doklad – např. PARAGON: Identifikace výstavce (+ případně i střediska jako odběratele = to, co je na razítku) Co se kupuje (obsah dokladu). Datum vyhotovení Informace o ceně za položku a množství - 3 tužky po 15 Kč Celková cena celkem 45 Kč
Prvotní doklady
Rozhodněte, které doklady jsou v pořádku!
Účetní doklady když se finanční transakce zachycuje v účetnictví vznikají z prvotních dokladů doplněním dalších náležitostí nebo jako nové písemnosti (= interní doklady), typicky jde o pokladní doklady
Účetní doklady musí obsahovat: náležitosti prvotních dokladů povinně plnou identifikaci střediska KDO TO SCHVÁLIL = Vlastnoruční podpis osoby odpovědné za účetní případ (na výpravě vedoucí výpravy) KDO TO ZAÚČTOVAL = Vlastnoruční podpis osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu (obvykle hospodář střediska)
Příjmový pokladní doklad č. 36
ze dne
Junák - svaz skautů a skautek ČR, okres Praha 3 Pitterova 1, 130 00 Praha 3 IČO 005 69 968 Přijato od:
Olga Bokvajová
Částka:
300,00
Částka slovy: Účel:
Třista Kč
poplatek RB 2007
Podpis pokladníka:
Schválil:
Zaúčtoval:
18.11.2007
Výdajový pokladní doklad č. 4
ze dne
20.10.2007
Junák - svaz skautů a skautek ČR, okres Praha 3 Pitterova 1, 130 00 Praha 3 IČO 005 69 968 Vyplaceno komu: Částka:
1 997,50
Částka slovy: Účel:
Olga Bokvajová
Jedentisícdevětsetdevadesátsedm Kč padesát hal.
Potraviny
Podpis příjemce:
Podpis pokladníka:
Schválil:
Zaúčtoval:
Co to je rozpočet
???
Co to je rozpočet Rozpočet je finanční plán, navazuje na plán činnosti
Proč tvoříme rozpočet? Abychom věděli, kolik peněz potřebujeme pro chod celé akce, kolik jsme schopni získat a kde, za co peníze budeme utrácet. Je dobré zvážit všechny možné varianty (např. počasí, počet účastníků)
Příklady rozpočtů: Rozpočet akce Roční rozpočet střediska
Kdy tvoříme rozpočet akce?
Kdy se tvoří rozpočet akce Před akcí – předběžný – tvoříme jej na základě odhadů, nemusíme znát vše přesně Po skončení akce – výsledný – vychází ze skutečných údajů
Předběžný rozpočet Příjmy Poplatky účastníků Vlastní zdroje střediska Dotace / granty Jiné příjmy
Příjmy celkem
Kč Výdaje Potraviny Doprava Ubytování Materiál Ostatní výdaje Rezerva Výdaje celkem
Kč
Jak tvořit rozpočet? Na základě minulých zkušeností (např. 110 % loňského roku) Na základě nově zjištěných aktuálních cen Na základě čeho tvoříte rozpočet při plánování cesty vlakem? nákupu potravin? shánění ubytování?
Pozor na závislost na počtu osob závislé na počtu osob (např. účastnické příspěvky, stravné, jízdné) nezávislé na počtu osob (např. nájem louky) kombinované – část položky je závislá na počtu osob a část nikoli (př. materiál na stavbu)
Po skončení akce porovnejte rozpočet se skutečností: vysvětlit si rozdíly a poučit se do budoucna. Rozpočet není nutné naplnit do poslední koruny, jde o plán, který se mění. Proto je dobré jej průběžně upravovat a zpřesňovat. Vůdce akce s rozpočtem neustále pracuje. Rozpočet by neměl skončit v šuplíku, kde se na něj nikdo nepodívá!
Výsledný rozpočet Zisk / ztráta = příjmy – výdaje Do výsledného rozpočtu nepatří: rezerva převody hotovosti mezi pokladnami Podle způsobu účtování a dohody na středisku sem nepatří ani: vlastní zdroje střediska (= skutečná ztráta) granty, které se účtují celoročně
Co znamená zisk a ztráta
Zisk (plus) = o kolik se zvětší vlastní zdroje střediska Ztráta (minus) = o kolik se zmenší vlastní zdroje střediska
Výsledný rozpočet - rekapitulace Příjmy Poplatky účastníků Vlastní zdroje střediska Dotace / granty Jiné příjmy - vratky účastníkům
Kč Výdaje + Potraviny
Příjmy celkem
+
Kč -
Doprava
-
Ubytování Materiál Ostatní výdaje
-
Výdaje celkem
-
Celkový výsledek = zisk / ztráta
Zvláštní situace: Mám na výpravu zvláštní dotaci, která přišla na účet střediska Potřebuji, aby středisko za moji výpravu zaplatilo z účtu Potřebuji, aby účastníci zaplatili na účet střediska
Co s tím? Peněžně Projeví se na příjmu/výdeji mezi pokladnou střediska a pokladnou výpravy. Dokladově Nemám u sebe konkrétní doklady; jen záznamy o převodu, který ale nemusí být přesně to, co např. přišlo na účet. Fakticky Na peníze musím myslet v rozpočtu.
Odpoledne: workshop