Hoe positioneer je PMO als vakgebied binnen de organisatie? Yvonne Versteeg, 7 maart 2013, PMO Congres, Baarn
Even voorstellen….
● Yvonne Versteeg Manager PMO bij divisie Rail van Movares ● Movares is een advies- en ingenieursbureau dat actief is op het gebied van infrastructuur, openbaar vervoer, mobiliteit, energie, water en urbane ontwikkeling. ● Projectorganisatie pur sang : grote en kleine projecten voor externe opdrachtgevers (monodisciplinair, integraal, eenvoudig, complex, kort- en langlopend)
Oorsprong van PMO
● Ondersteuning voor managers van projecten bestaat al zolang er projecten bestaan. ● De infrastructurele wereld liep hierin voorop. ● Ook in andere sectoren (o.a. ICT, bankwezen) en bij grote multinationals zoals Philips en Shell is projectmanagement en projectondersteuning niet meer weg te denken. ● Een goed functionerend PMO is een essentiële factor voor het professioneel en beheerst uitvoeren van een project. ● Het structureel inrichten van zo’n PMO wordt in toenemende mate belangrijk.
PMO bij Movares Ontwikkeling
● Inmiddels al bijna 20 jaar zelfstandige projectenorganisatie ● Gestart met enkele hele grote projecten (o.a. Betuweroute, HSL, VleuGel, A’dam-Utrecht 4-sporig) ● Snelle groei en bloei (tussen 1200 en 1600 mw)
● Projectmanagement is een (erkend) vak ● Projectondersteuning …………?? IMAGO!
Imago
● “Project Management Ondersteuning? Dat kan toch iedereen!” “Dat kan toch iedereen?”
…of toch liever:
Iedereen doet zijn best
Efficiency, helicopterview
Aanpak en kwaliteit varieert per persoon
Eenduidige processen en afgesproken werkwijze > betrouwbare kwaliteit
Wiel opnieuw uitvinden
Kennis delen en borgen
“u vraagt, wij draaien”
Klantgericht (ipv klantgezwicht) PMO is een VAK!
Missie? of “mission impossible”?
Werk aan de winkel! 2008
● Lokaliseren en identificeren projectondersteuners in organisatie
● Mobiliseren van ‘believers’ van PMO vak ● Plannen maken:
2009 1e Projectsupportdag
2010 2e Projectsupportdag
2011 Waardepropositie en visie PMO
2012 Visie vertalen naar doelstellingen
Draagvlak creëren…(1) 2009
● In 2009 eerste Projectsupportdag voor alle projectsupport medewerkers bij Movares (ca 100 mw)
● Men moest het een dag zonder ons doen! …. We werden gemist Doel van die dag Kennis maken Gemeenschappelijke deler zoeken Trots voor het vak bijbrengen Bewustwording aanwenden eigen invloed (workshops)
Draagvlak creëren…(2) 2009
● Procesafspraken organisatiebreed oppakken (ipv per afd/div) Handboek projectbeheersing [koffiemok!] ● Praten met (interne) klant [imago, onbekend maakt onbemind]
● Sturen op verbeterpunten [wat is belangrijk in projectbeheersing, waarmee kunnen wij scoren] ● Functieprofielen en beoordelingscriteria [feedback PRM vragen bij beoordeling, of klantevaluatie] ● Succes uitdragen ● Aandacht blijven vestigen op belang van Projectsupport
Draagvlak creëren…(3) 2010
● In 2010 tweede Projectsupportdag Movaresbreed
Aandacht voor competentieontwikkeling en soft skills
Trainingssessies met acteurs [borgen in Voortgangsgesprekken] Eerste aanzet visie Movares PMO EN: Bewustwording veranderende omgeving PS !!
Draagvlak creëren…(4) WIE HEEFT MIJN KAAS GEPIKT?
Draagvlak creëren…(5) 2011
● In 2011 doorontwikkelen van eerste aanzet visie
Toegevoegde waarde PMO formuleren Samen met onze (interne) klanten [Draagvlak!] Canvasmethode
Resultaat = Waardepropositie PMO & visie
PMO Visie
De kracht van PMO is het inrichten, onderhouden en uitvoeren van alle projectbeheersingsprocessen. Dit doet PMO voor ACM, TDM, PRM en hun klanten. PMO-ers zijn er voor het vastleggen, uitvoeren, bewaken, bijstellen, coördineren, signaleren en adviseren van/over offerte- en projectbeheersingsprocessen. Belangrijke samenwerkingspartners in dit proces zijn de stafafdelingen, het lijnmanagement, externe leveranciers maar vooral het projectteam zelf. PMO-ers zijn teamplayers, oplossingsgericht, doelgericht, gelijkwaardig en op zoek naar een persoonlijke klik. Ervaren en deskundig, met een snel werkend MIS. Hoewel ondersteund door technologische middelen, is de communicatie veelal persoonlijk.
waardepropositie
Draagvlak creëren…(6) 2012
In 2012
Visie vertalen naar doelstellingen Gericht op grotere betrokkenheid van PMO-ers zelf Plannen lagen klaar….. .….... Economische tegenwind! Plannen verdwenen in koelkast
GELOOF …en lange adem nodig
● Geloof in het vak ● Geloof in “eigen kunnen” ● Keep believing!
Knelpunten en andere obstakels
● Economische tegenwind ● Minder werk > “kannibalisme” (PRM pakt zelf taken PMO op) ● medio 2012 reorganisatie > versnippering PMO ● Veranderingen waardoor ook de behoefte aan PMO wijzigt [minder volgend, meer vooruitkijken, anticiperen, gelijkwaardig] ● Schouders eronder!
Leerpunten
Blijf de (interne) klant centraal stellen Gras groeit niet door er aan te trekken Practice what you preach Keep believing Netwerken > PMO contacten in andere organisatie
Jullie ervaring? Vragen? Bedankt voor de aandacht!
