Hírlevél Fejlesztések és változások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2009. II. negyedév
2009. május
Tartalom
Közös fıkönyvi számla-, és partnertörzs használata ........................................ 3 Számlázás modul Számlamásolat küldése e-mailben ......................................................... 4 Számvitel / Pénzügy modul ÁFA változások .................................................................................... 7 Pénzügy modul Késedelmi kamat kimutatása ................................................................ 8 Kiegészítés Fizetési felszólítás küldése e-mailben ...................................................12
2
Közös fıkönyvi számla- és partnertörzs használata Ha több állomány áll rendelkezésünkre, amelyeknél egy közös fıkönyvi számlatükröt és partnertörzset szeretnénk használni úgy, hogy ha felrögzítünk vagy módosítunk egy fıkönyvi számlát vagy partnert, akkor az az összes állományban automatikusan frissüljön, ugyanazt lássuk mindenhol, a következı beállításokat kell elvégeznünk: Lépjünk be az érintett adatbázisok egyik moduljába, és a Törzsadatok→Törzsadatok karban-
tartása→Rendszerparaméterek karbantartása menüpontban kattintsunk a Rendszerváltozók gombra. A globális változók közé vigyük föl a KOZOSTORZS nevő változót. Értéke
pedig legyen I. A változó beállítása után lépjünk ki, majd lépjünk vissza az állományokba (ezáltal betöltıdnek a szükséges táblák). Hozzunk létre egy tetszıleges nevő mappát (például: KOZOSTORZS) a Cleansys mappán belül, és ebbe tömörítsük ki a \ Cleansys \ Service
mappában
található
NULLTORZS.ZIP file tartalmát.
A programban válasszuk ki a Törzsadatok→Törzsadatok karbantartása→Adatbázisok karbantartá-
sa menüpontot. A listában keressük meg az épp aktuális állományt, amiben állunk, és állítsuk be a Közös partnertörzs, illetve a Közös számlatükör mezıkbe a mappánkat, ahová a NULLTORZS.ZIP-et kitömörítettük. Figyeljünk oda, hogy a meghajtó betőjelét csak akkor adjuk meg, ha minden számítógépen azonos a meghajtó
elnevezés,
ellenkezı
esetben inkább „\” jelet alkalmazzuk (a képen látható módon)! Ha elvégeztük a beállítást, válasszuk ki azt az állományunkat, amelynek a számlatükrét, illetve partnertörzsét
mindegyik
állo-
mányban használni kívánjuk, és a
Szerviz / Külsı szerviz program futtatása menüpontnál tallózzuk ki a közös_törzsadat_feltöltés.fxp szerviz programot, és futtassuk. Ez a program az aktuális állomány számlatükrét és partnertörzsét betölti a közös számlatükörbe és partnertörzsbe, és az összes többi állomány, ahol a KOZOSTORZS változó, valamint a Közös partner-
törzs és Közös számlatükör beállítást elvégeztük, a továbbiakban ezeket a betöltött törzsadatokat fogja használni.
3
Számlázás modul
Számlamásolat küldése e-mailben Korábbi hírlevelünkben beszámoltunk programcsomagunk új fejlesztésérıl, amely lehetıséget kínált fizetési felszólításaink e-mailben történı továbbítására. Ehhez kapcsolódott a számlamásolatok PDF formátumba történı archiválási lehetısége, és hogy fizetési felszólításaink mellé a program automatikusan csatolta az érintett számla másolatokat, levéve vállunkról annak a hosszas procedúrának a terhét, hogy a felszólítást alátámasztandó számlákat postai úton küldözgessük ügyfeleinknek. A korábbiak nyomdokain haladva készült egy új fejlesztés, amely révén a PDF formátumba archivált számla másolatainkat most már közvetlenül a Számlázás modulból tudjuk eljuttatni ügyfeleink email címére. Az e-mailben kiküldésnek elıfeltétele egyrészt a Microsoft Outlook program, másrészt a Bullzip PDF Printer (weboldalunkról elérhetı a legújabb!) telepített verziója, valamint a PDF archiváláshoz szükséges beállítások megléte a programban. Ellenırizzük a Windows-ban, hogy szerepel-e a Nyomtatók és faxok között a Bullzip PDF Printer. Ha nem, akkor a weboldalunkról (http:\\www.cleansoft.hu) töltsük le a legújabb verzióját!
Lépjünk be a Számlázás modulba, és ellenırizzük a következı beállításokat: 1. A globális változók (Törzsadatok→
Törzsadatok karbantartása→Rendszerparaméterek karbantartása→Rendszerváltozók→ Globális változók) között a PSPRINTER változó Érték mezıjében szereplı Bullzip PDF Printert (ha más szerepel benne vagy nincs ilyen változó, írjuk át/vigyük föl).
2. A Változók ablakában kattintsunk át a Rendszerváltozókra, itt pedig keressük meg a SZLATOPDF változót, amelynek Érték mezıjében annak az adatútvonalnak kell szerepelnie, ahová a PDF állományainkat archiválni szeretnénk (tetszıleges adatútvonal).
4
3. A Partner karbantartása (P1121) ablakban az ügyfelek e-mail címeinek kitöltése (ez alapján történik a levél címzése).
A számlamásolatok kiküldése elıtt elıször PDF formátumba kell archiválnunk azokat. A Számlák
nyomtatása (P210) ablakon a PDF nyomtatás menüpontot válasszuk ki (csak számlamásolatokról készülhet archiválás, még kinyomtatatlan számlákkal a program nem foglalkozik).
A Számlák karbantartása (P21) ablakon az Smail gombra kattintva elıjön a Számlamásolat küldése e-mailben (P21A) ablak, ahol a szükséges beállítások után a „futó emberkével” elküldhetjük számlamásolatainkat ügyfeleink részére.
5
A Levéltípus mezınél a billentyőzet F1 gombjával, vagy a mezı melletti szótár gombra kattintva rögzíthetünk a levélhez kísérıszöveget (a Számla másolat e-mailek szövege ablakon a Feldolgozás gombra kattintva a Szöveg mezıbe vihetjük föl a levél szövegét; megszólítást nem kell írnunk, automatikusan „Tisztelt Ügyfelünk!” megszólítással fog kezdıdni a levél, az aláírás pedig, ha az Outlookban nincsen beállítva, a P21A ablak Aláíró és Beosztás mezıjében tudjuk megadni).
6
ÁFA változások A visszaigénylı státuszban lévı adóalanyok a pénzügyileg nem rendezett beszerzésekre jutó ÁFA összegével kötelesek csökkenteni a visszaigényelhetı adójuk összegét. A program a Számvitel és a Pénzügy modulban az Pénzügyileg nem rendezett beszerzésekre jutó
adó (F331) képernyın eddig is lehetıséget adott az említett tételek kigyőjtésére, de csak a tárgyéven belül (amennyiben a visszaigénylı státusz az elızı évben is fennállt, az érintett évi adatállományból lehetett a pénzügyileg nem rendezett tételek listáját lehúzni). A program mostantól lehetıvé teszi, hogy korábbi évekre történı kigyőjtést is végezhessünk a tárgyévi adatállományban, mivel a Pénzügyileg nem rendezett beszerzésekre jutó adó (F331) ablak
Beérkezı számla idıszak sora kibıvült az év mezıvel. Új paraméterezési lehetıségként szerepel az Áfa dátum mezı is. Ennek segítségével az érintett számlákat tovább lehet szőrni az ÁFA elszámolás dátuma alapján, mivel folyamatos teljesítéső számlák esetében az áfa elszámolás dátuma eltér a számla teljesítés dátumától.
7
Pénzügy modul
Késedelmi kamat kimutatás Néhány újdonságot vezettünk be a késedelmi kamat kimutatásával kapcsolatosan. Az új programmal egyrészt partnerenként beállíthatjuk, hogy mekkora késedelmi kamatot számoljunk fel, másrészt a jegybanki alapkamat kezelését tudjuk egyszerően és hatékonyan megoldani.
1. A Partner karbantartása (P1121) menüpontban a késedelmi kamat mezıben ki kell választanunk partnerenként a kamat megállapításához szükség kulcsot.
C
7+Jegybanki alapkamat: a késedelemmel érintett naptári félévet megelızı utolsó napon érvényes jegybanki alapkamat 7 %-kal növelt összege;
C C
Fix: a program a beállított % kulcs alapján számolja ki a késedelmi kamat összegét; Egyedi: erre akkor van szükség, ha az adott partnernél esetenként más-más % kulcsot kell alkalmazni ( a kamat mértékének beállítására a Késedelmi kamat terhelı levelek
listázása (X34) táblában kerül sor);
C
Jegybanki alapkamat: a jegybanki alapkamattal egyezik meg a késedelmi kamat mértéke;
C
2*jegybanki alapkamat: a jegybanki alapkamat kétszeresével egyezik meg a késedelmi kamat mértéke.
8
Lehetıségünk
van
valamennyi
partnerünknél egy egységes késedelmi kamat kulcsot beállítani. A globális változók
közül
válasszuk
ki
a
KKAMATALAP változót. Az Érték mezıbe azt a kamat kulcsot adjuk meg, amelyet alkalmazni szeretnénk. Az elızı oldalon bemutatott Partner karbantartá-
sa (P1121) ablakon a K.K
gombra
kattintva
végezhetjük el az elızıekben a változóhoz beállított kamat hozzárendelését az összes partnerünkhöz. 2. Új adattörzs került a rendszerbe, melynek neve: jegybanki alapkamat.
Itt tudjuk aktualizálni a rendszer által alkalmazott jegybanki alapkamatot, ami történhet
C
manuálisan, kézi felvitellel (Feldolgozás gombra kattintva),
C
letölthetı a honlapunkról is (http:\\www.cleansoft.hu), az Aktuális frissítések közül, és a /Cleansys/wkkamat mappába kell kitömöríteni), valamint
C
a kiküldött negyedéves programkövetések is tartalmazzák a „naprakész” adatfájlt.
A Lekérdezések→Késedelmi kamatkimutatás menüpontban találjuk meg a Késedelmi kamat terhelı levelek listázása (X34) képernyıt, amelyen többféle paraméterezési lehetıséget találunk. Lekérdezhetünk tetszıleges fıkönyvi számlára, illetve partnerre. A partnereknél megadott intervallumon belül valamennyi partnerre egyszerre listázhatunk késedelmi kamatot, amennyiben az adott partnerre a partnertörzsben nem az „egyedi” kamatkezelés módját adtuk meg.
9
A Türelmi idı mezıben adhatjuk meg napokban azt a „várakozási” idıt, amely a számla fizetési határidejétıl a késedelembe esett partnerünknek rendelkezésre bocsátunk, hogy kötelezettségeit irányunkban rendezze. A Ptk. 301/A (3) szerint „a kamatfizetési kötelezettség a jogosult fizetési felszólításának (számlájának) kézhezvételétıl számított harminc nap elteltétıl esedékes, illetve a jogosult teljesítésétõl számított harminc nap elteltétıl, ha a jogosult fizetési felszólításának (számlájának) kézhezvétele a jogosult teljesítését megelızte, vagy a kézhezvétel idıpontja nem állapítható meg”. Tehát a Türelmi idı mezıben állíthatjuk be ezt a 30 napot (akik beleesnek a türelmi idıbe, értelemszerően nem szerepelnek majd a listán), és a program a 30. naptól kezdve fogja számolni a késedelmi kamatot.
Ha a kamat mértéke a jegybanki alapkamat vagy annak kétszerese, részletes lekérdezésre is lehetıség van, hiszen ebben az esetben a program kamatsávokat számol.
Késedelmi kamat terhelı levelünkön láthatjuk a jegybanki alapkamat sávok részletezését is.
10
Amennyiben valamelyik partnerünk egyedi „késedelmi kamat elszámolásban” részesül, az Egyedi
kamat mértéke mezıben a kamat százalékát meg kell adnunk. Csak azoknál a partnereknél fog számolni a program, amelyiknél a partnertörzsben beállítottuk az Egyedi mezıt.
11
Kiegészítés
Fizetési felszólítások küldése e-mailben
Korábbi hírlevelünkben már szerepelt ez a téma. Most néhány ügyfelünk kérésére kiegészítettük a programot azzal a lehetıséggel, hogy a partnertörzsben szabályozni lehet, mely partnereknek küldjön ki fizetési felszólítást (eddig , amelyik partnernek a program készített fizetési felszólítást, annak automatikusan ki is küldte). A Partner karbantartása (P1121) ablakban a Fizetési felszólítás mezıben állítható be.
12
