Het bestuur Het afdelingsbestuur Wat doet een bestuur? • Het bestuur stelt een (activiteiten)programma samen met een goede inhoud en passend in de doelstelling van de vereniging. Als je een activiteit organiseert moet je zorgen dat die ook goed wordt georganiseerd en dat de bijeenkomst goed wordt geleid. • Ook op financieel gebied moet een bestuur een verantwoord beleid voeren. Je moet als bestuur goed op de hoogte zijn van de -beperkte- middelen die je hebt en je moet daar mee kunnen werken. Als bestuur moet je zonodig initiatief nemen om extra geld te verkrijgen. • Als bestuur moet je rekening houden met je leden. Je moet als bestuur weten wat de leden willen en wat leden van de gang van zaken vinden. Zodra de mogelijkheid zich voordoet, moeten de leden betrokken worden bij de activiteiten. Rianne: “Als je me net hoorde praten, lijkt het een heel saaie, en tegelijkertijd zware klus. Af en toe is het ook wel aanpoten, maar we hebben samen veel plezier, of het nu een vergadering is, of bij een activiteit zoals het uitzetten van een speurtocht. Je bent lekker samen bezig met een klus. En als dan een activiteit een (onverwacht) succes wordt, dan zit de stemming er helemaal goed in. Lastiger is het om de goede moed er in te houden en positief te blijven, als een paar activiteiten slecht bezocht worden, of zelfs moeten worden afgelast. Daar moet je tegen kunnen, en je moet elkaar niet de put inpraten. Met zijn allen lukt het ons nog wel om lichtpuntjes en uitdagingen te zien.” Hoe doe je dat? • Verantwoordelijkheid Rianne, vice-voorzitster van een afdeling in Overijssel: "Als ik kijk naar ons afdelingsbestuur, dan kan ik zeggen dat het bestuur verantwoordelijk is voor de gang van zaken binnen de vereniging. Ik bedoel daarmee het hele doen en laten van onze afdeling. Het bestuur kan overal invloed op uitoefenen. Op de activiteiten, maar ook op de manier waarop de afdeling zich naar buiten toe presenteert. Een bestuur moet goed weten dat ze verantwoordelijk is voor de hele afdeling." • Het bestuur moet een echt team zijn dat samen de verantwoordelijkheid draagt voor de vereniging. Het bestuur maakt afspraken over taakverdeling tussen de verschillende mensen. Je moet als bestuur geloven in de eigen organisatie en je daar enthousiast voor inzetten. • Taken en verantwoordelijkheden onderling verdelen, en delen met actieve leden. Het is beslist niet nodig dat je als bestuur al het werk voor de vereniging zelf doet. Je kunt bij veel activiteiten best een paar leden of een ledenwerkgroep in schakelen. Verantwoordelijkheid 'delegeren' dus. Hierbij kun je speciale contacten of deskundigheid van leden gebruiken. Een tweede voordeel is dat dit inschakelen van gewone leden zorgt voor meer betrokkenheid van leden.
Het bestuur
Rianne: “Toen ik gevraagd werd om in het bestuur te gaan, zo’n 3 jaar terug, zat ik ontzettend te twijfelen. Op zich leek het me best leuk, maar er komt zoveel bij kijken en of ik het zou kunnen…., maar ze bleven aandringen, dus ik stemde maar toe. Ik wist dat ik goed zou kunnen opschieten met enkele andere bestuursleden. Ik heb geen spijt gehad. Je leert er veel van. Net zoiets als schaatsen. Als je voor het eerst erop staat, voel je je onwennig, maar alleen door het doen, merk je dat het leuk is. Ook al val je, je krabbelt overeind en gaat weer verder. Samenwerken met anderen, goede adviezen, of een cursus helpen je daarbij.” Dat betekent dus ook: • Sta open voor kritiek. Door rekening te houden met commentaar kun je de volgende keer de activiteit nog beter laten zijn. Een bestuur moet haar leden vragen om een kritische inbreng. Je mag als bestuur nooit kritiek zomaar naast je neer leggen, tenminste als je wilt dat leden mee blijven denken. Vat het op als opbouwende kritiek, hoe moeilijk dat soms eerst wel lijkt. Zelf moeten de bestuursleden net zo goed kritisch kijken naar het bestuursfunctioneren. Het is niet verkeerd om als bestuursleden zo af en toe met elkaar te bespreken hoe het bestuur en hoe ieder afzonderlijk functioneert. Leer de fouten van je zelf en van elkaar te zien en er lering uit te trekken. • Er zijn altijd zaken waar je als bestuur niet zelf helemaal uitkomt. Je kunt dan als bestuur iemand uit de omgeving inschakelen die deskundig is op dat bepaalde gebied. Daarbij kan zeker ook gedacht worden aan steun van bestuur of beroepskrachten van de provincie of kring, of het landelijk secretariaat. Bestuurstaken volgens de wet: Wat moet er? Jullie afdeling is een vereniging. Voor verenigingen gelden regels over wat een bestuur hoort te doen. Het Burgerlijk Wetboek noemt de volgende belangrijke bestuurstaken: • het bestuur moet zorg dragen voor het (laten) bijhouden van een boekhouding en het jaarlijks opmaken van een balans; het moet deze stukken 10 jaar lang bewaren • het bestuur moet er voor zorgen dat de vereniging ingeschreven is bij de Kamer van • Koophandel in het verenigingsregister • het bestuur moet op gezette tijden de Algemene Vergadering van leden bijeenroepen, om het bestuurshandelen ter goedkeuring voor te leggen. • het bestuur moet belangrijke besluiten vastleggen in een verslag. Besturen bepalen zelf voor een groot deel hoe ze besturen. Die ruimte geeft de wet, binnen bepaalde grenzen. De wet noemt enkele belangrijke voorbeelden van wat echt fout is bij het besturen: Bestuurstaken volgens de wet: Wat mag niet en is onbehoorlijk bestuur? • het nemen van beslissingen met verregaande financiële gevolgen zonder behoorlijke voorbereiding. • het zich niet tijdig indekken tegen duidelijk voorzienbare risico's. Er mag bijvoorbeeld geen brandpreventieplan ontbreken bij een groot evenement. De Arbo-wet -die gaat over veilige arbeidsomstandigheden- geldt ook voor vrijwilligers die actief zijn voor de plattelandsjongerenafdeling.
Het bestuur
• • •
het zich niet voorzien van voldoende deskundige voorlichting en bijstand bij belangrijke transacties. Bijvoorbeeld bij het ingrijpend verbouwen van de clubruimte. ongerechtvaardigde persoonlijke verrijking van de (bestuurs)leden, ten koste van de vereniging of van schuldeisers. Meer over wettelijke regels en andere zakelijke dingen in hoofdstuk 6 (statuten), hoofdstuk 7 (financiën) hoofdstuk 8 (verzekering, vergunningen, belasting) en hoofdstuk 9 (accommodatie)
Gezamenlijke verantwoordelijkheid van het bestuur Het is zinvol binnen het bestuur een taakverdeling af te spreken. De een zorgt voor toneel, een ander voor de bandcontracten en weer een ander zit in de barcommissie. Maar daarnaast blijft de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het bestuur bestaan. Net als bij een orkest speelt ieder bestuurslid zijn partij op zijn instrument en samen zorg je voor een mooi klinkende muziekuitvoering. En de dirigent? Doorgaans heeft de voorzitter een beetje de rol van dirigent, maar de bestuursleden hebben in het plattelandswerk ook een grote stem. Het overleg tussen bestuursleden over de gang van zaken gebeurt tijdens het vergaderen. Je hebt het dan over dingen die anders lopen dan verwacht. Met zijn allen weet je meer dan in je eentje. Samen bekijk je of een eerder genomen besluit nog past, welke oplossingen misschien beter zijn en zonodig neem je een nieuw besluit. Je bespreekt samen welke nieuwe activiteiten je de komende periode uit gaat proberen. Als bestuur bepaal je gezamenlijk op hoofdpunten de koers van de vereniging. Natuurlijk betrek je daar zoveel mogelijk de leden bij. Taken zijn niet onverbrekelijk verbonden met een bepaalde functie. Het hoeft niet zo te zijn dat alleen de secretaris notuleert en verder niemand. Elk bestuur kan zelf de taken naar eigen inzicht verdelen en wisselen. Werken met commissies Als er veel werkzaamheden verricht moeten worden bij een bepaalde taak, is het handig om een speciale commissie te vormen. Een redactiecommissie voor het ledenblad, of een sportcommissie komen om die reden veel voor. Meerdere personen verrichten delen van het vele werk. In speciale commissievergaderingen bespreken de commissieleden met elkaar de voortgang. Het bestuur stelt van te voren vast binnen welke grote lijnen de commissie moet werken (bijvoorbeeld 8 ledenbladen per jaar en het budget) en daarmee is de commissie zelf bevoegd om besluiten te nemen over kleinere zaken of uitwerkingen. Een ander voordeel van werken met een commissie is, dat het tijd bespaart in de gewone bestuursvergadering, omdat niet steeds het hele bestuur over detailzaken mee hoeft te praten. Extra Bij de Belgische KLJ (Katholieke Landelijke Jeugd) zijn de verschillende bestuurstaken op de volgende manier ingedeeld. Het ziet er enigszins ingewikkeld uit, maar misschien is deze indeling voor jullie een eye-opener.
Het bestuur
Als bestuursteam ben je gezamenlijk verantwoordelijk. Waarvoor ben je precies verantwoordelijk? 1. De hoofdopdracht van het bestuur. Het bestuur moet zorgen dat het goed loopt op een aantal gebieden. Namelijk: • op het gebied van de ledenwerking: dus voldoende, goede, gevarieerde ledenactiviteiten, het onderhouden van contacten met en het kennen van de behoeften van leden: een prettige sfeer, duidelijke afspraken met leden, een goede aanpak van ledenwerving • op het gebied van het bestuursfunctioneren: bestuursvergaderingen die goed verlopen, uitvoeren van besluiten, contacten met afdelingscommissies, taakverdeling, overdracht van taken, opvolging. • op het gebied van de relatie met de buitenwereld: het werken aan een goed imago, vertegenwoordigingen naar buiten. 2. De ondersteunende en voorwaardenscheppende taken van het bestuur. Om succesvol met de hoofdopdracht aan de slag te gaan, moeten er hulptaken verricht worden. Anders wordt het een ongeorganiseerd rommeltje. Als steeds opnieuw iemand anders een bepaalde taak op zich neemt, dan kun je op je vingers natellen dat dit bij een aantal taken niet goed gaat. Het is slimmer om een vaste persoon zo’n hulptaak een tijdje voor zijn rekening te laten nemen. Hulptaken zijn bijvoorbeeld: • kasbeheer • correspondentie/bestellingen • ledenadministratie • materiaalbeheer • jaarverslagen • accommodatiebeheer • het maken van een verslag van • bijhouden van het archief van de bestuursvergadering afdeling • voorbereiding van activiteiten • ledenblad • vertegenwoordiging naar kring of • website van de afdeling verzorgen provincie • uitnodigingen maken • het bijhouden van financiën • enzovoort 3. Het “echte” besturen De besturende taak kan vergeleken worden met het “managen” van de afdeling. Dat betekent: • zorgen dat de afdeling niet maar wat aanrommelt, maar er dat nagedacht wordt over een beleid en dat het beleid zonodig ook weer wordt bijgesteld, • dat er een structuur is die werkbaar is, • dat iedereen zijn bijdrage kan leveren aan het realiseren van het doel van de afdeling. Vergaderen Als lid van een bestuur draag je niet in je eentje verantwoordelijkheid. Als bestuursteam probeer je samen goed te besturen, gebruikmakend van de inbreng en kwaliteiten van de verschillende bestuursleden. De bestuursvergadering is een prima plek voor overleg. Vergaderen is meer dan verslagen voorlezen, het vertellen van stand van zaken met opmerkingen van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Vergaderen is geen eenrichtingsverkeer. Vergaderen is luisteren naar elkaar, spreken en denken. Enzovoort. Enzovoort. Totdat je samen vindt, dat er voldoende over gezegd is en goede afspraken zijn gemaakt. Soms is het niet zo simpel om dat tot een goed einde te brengen.
Het bestuur
Er kunnen meningsverschillen ontstaan, conflicten, kritiek op bestuursleden. Vergaderen is vaak gewoon leuk, als er een goede sfeer is, en er niet eindeloos doorvergaderd wordt. Een paar voorbeelden van situaties die in vergaderingen kunnen voorkomen, bespreken we in dit hoofdstukje. Het doel van vergaderen: mensen komen bij elkaar om over een activiteit of een ledenwerfplan • informatie uit te wisselen -> wat weten we ervan? • overleg te plegen -> wat vinden we ervan? • besluiten te nemen -> wat doen we? De agenda van de bestuursvergadering De agenda is het programma van de vergadering: de onderwerpen die besproken moeten worden en hun volgorde. In een goede agenda staat: 1. begintijd en de vergaderplaats. 2. sluitingstijd. Hierdoor kun je de vergadering beter plannen en weet elk bestuurslid hoeveel tijd hij of zij kwijt is. 3. vaststelling van de agenda(punten) die besproken worden: Als een van de bestuursleden eerder weg moet, kun je de volgorde van de punten aanpassen. 4. verslag van de vorige vergadering en het nalopen van de gemaakte afspraken. 5. ingekomen stukken en de uitgaande stukken: de post. Bij belangrijke post kun je afspreken om er later in de vergadering uitgebreid op terug te komen als speciaal besprekingspunt. 6. echte besprekingspunten, eerst de grote dan de kleine punten. Bijvoorbeeld de voortgang van de voorbereiding van activiteiten, of een nieuwe ledenwerfactie. Een korte toelichting vermelden met doel van de bespreking is soms handig. Is de toelichting langer, zet deze dan in een bijlage. 7. rondvraag / nieuwe vergaderdatum. Sommige besturen stellen aan het eind van de vergadering alvast de agenda voor de volgende keer op. Meestal wordt de agenda door de voorzitter en de secretaris gemaakt. Het voordeel van een uitgebreide agenda-opstelling is dat bestuursleden zich tevoren goed kunnen voorbereiden op de vergadering (en zich dingen herinneren die ze zouden doen). Tijdens de vergadering kan de agenda een hulpmiddel zijn voor de notulist, bovendien is de agenda een goede leidraad voor de voorzitter. Hoe neem je besluiten Wat er ook gebeurt in een vergadering, er zullen op een gegeven moment knopen doorgehakt moeten worden, besluiten genomen worden. Hoe neem je een besluit? 1. Stel de zaak duidelijk aan de orde. (Waar gaat het over?) 2. Vertel duidelijk wat je er van weet (Informatie) 3. Geef aan op welke punten er beslissingen genomen moeten worden (Doen we het zus of zo?) 4. Bij eenvoudige zaken is dat vaak heel voor-de-hand-liggend. Als het een uitgebreide kwestie is, komt er meer bij kijken. Verdeel het probleem dan in kleine stukjes die je stuk voor stuk behandelt.
Het bestuur
5. Laat iedereen meepraten. (Wat is ieders inbreng) Tip: Je moet -als voorzitter- niet direct je mening op tafel gooien van dit is het probleem en dat is de oplossing. Je kunt er beter met het hele bestuur over praten. Ieders inbreng kan waardevol zijn. 6. Verzamel alle voors en tegens uit de argumenten. Weten we voldoende om nu een besluit te nemen? Met welke meerderheid nemen we een besluit? Tip: Het is belangrijk dat je zoveel mogelijk feiten en argumenten op tafel krijgt. Tip: Is het standpunt van de meerderheid bepalend, of is het een wezenlijk punt waar iedereen volledig achter moet staan? Maak niet van teveel dingen een halszaak, want dat kost veel tijd en goede zin. 7. Weeg de voors en tegens tegen elkaar af. Wat geeft de doorslag bij het besluit? 8. De voorzitter vat het besluit samen. Ook handig voor de notulist! (Afgesproken is dat…….) 9. Maak gelijk afspraken over de uitvoering van het besluit. (Wie doet wat, wanneer) 10. Voor alle onderdelen van de uitvoering spreek je af wie dit onderdeel uitvoert en voor wanneer hij dat doet. Actiepunten noemt men dit ook wel. 11. Zet het besluit en de actiepunten duidelijk in het verslag van de vergadering. Bijvoorbeeld met vette letters, of met een aparte actiepuntenlijst aan het einde van het verslag. Slagvaardig besturen De discussie over het verschil in de prijs voor leden en niet-leden bij de bustocht naar een bekende disco 50 km verder duurt al een halfuur. De voorzitter, die zijn mening niet onder stoelen of banken steekt, discussieert vooral met de penningmeester. Maar er komen geen nieuwe ideeën naar voren. Een van de bestuursleden stelt voor de discussie te stoppen en te stemmen over de voorstellen. Discussies, waarbij mensen hun standpunt gaan herhalen en die niets nieuws opleveren, (bij stokpaardjes of bij persoonlijke smaak) moeten een vergadering niet te lang ophouden. Beter is het om eventuele voorstellen in stemming te brengen of - als er nieuwe informatie verwacht wordt en enig uitstel kan - het punt de volgende keer weer op de agenda te zetten. Als de voorzitter (te) veel zelf mee discussieert moet een ander bestuurslid soms ingrijpen, omdat het leiden van de vergadering te weinig aandacht krijgt. Onverhoopt: ruzie De secretaris en de penningmeester van een afdeling zitten elkaar voortdurend in de haren. Wat de een voorstelt wordt door de ander afgewezen. De beide bestuursleden torpederen alles van elkaar en ook voorstellen van andere bestuursleden die door een van de beide kemphanen worden gesteund. Hierdoor heerst er een gespannen sfeer in het bestuur en worden de besluiten die het bestuur neemt steeds minder. Ruzies belemmeren het bestuur in de samenwerking en in het nemen van besluiten. De situatie is onwerkbaar en dat zal negatieve gevolgen hebben voor de afdeling. De voorzitter zal zich sterker moeten opstellen, samen met de andere bestuursleden. Beide kemphanen moeten tot de orde geroepen worden. Of ze leggen de ruzie bij of ze gaan uit het bestuur. Voordat beiden uit het bestuur gezet worden zal de voorzitter of een van de andere bestuursleden er achter moeten komen wat de oorzaak is van de ruzie. Is er een mogelijkheid de ruzie uit te praten, dan moet je deze mogelijkheid
Het bestuur
aangrijpen. Blijven de bestuursleden ruziën, dan zullen ze moeten opstappen zodat de rest van het bestuur weer verder kan gaan. Vergaderen blijft mensenwerk, in elke vergadering gaat er wel iets mis. Geef elkaar de ruimte op een vergadering en zorg dat besluiten die genomen zijn ook worden uitgevoerd. Sowieso is het heel leerzaam om een cursus vergaderen te volgen, die door de provinciale beroepskrachten kan worden gegeven. Ingrediënten voor een succesvol bestuur: score • Actieve bestuursleden die hun verantwoordelijkheid nemen • Goede besluiten en afspraken die door iedereen worden nageleefd • Bestuurders geven het goede voorbeeld: bij ledenactiviteiten gedragen bestuurders zich zoals zij dat ook van de leden wensen en verwachten. • Groepsbesluiten moeten worden gerespecteerd. Ook al heb je als individu een andere mening, naar de leden of de buitenwereld verkondig je het bestuursbesluit. • Kritiek op medebestuursleden of gang van zaken altijd eerst in het bestuur bespreken. • Bij meningsverschillen in het bestuur is iedereen bereid om naar elkaar te luisteren, zich in het standpunt van de ander in te leven, en te streven naar een gezamenlijke oplossing. Je houdt je bij het onderwerp, en iedereen blijft de ander respecteren als persoon. Als je het met elkaar gezellig hebt, een teamgevoel hebt, ben je al een heel eind in de goede richting. Positief werkt kort en zakelijk vergaderen, met af en toe wat humor, en met gezelligheid na afloop. Stimulerend is het ook wanneer je tijdens de vergadering het groepsgevoel onder woorden brengt (ik heb niet het idee dat iedereen zich prettig voelt met deze oplossing), positieve resultaten benoemt, het zakelijke vergaderen onderbreekt met bijvoorbeeld een uitdagend rondje brainstormen over een nieuwe activiteit. Een bestuursweekend, of een gezamenlijk uitje is ook aan te raden. Het verbetert de sfeer, de onderlinge verhoudingen en de samenwerking om het doel te bereiken. Wat gaat goed, wat kan beter? Kritisch zijn als bestuur. Dat kan door een nabespreking te houden. Over de actiepunten die in de vergadering zijn afgesproken, of over het verloop van de georganiseerde activiteiten. De nabespreking is erop gericht om te kijken of de bedoelingen die je als bestuur had bij het opzetten van een activiteit of een bepaalde handelswijze, ook gerealiseerd zijn. Waar moet je op letten bij een nabespreking? Er zijn vier punten die belangrijk zijn: • wat was onze bedoeling, • op welke punten is iets bereikt, • op welke punten niet, • wat kunnen we doen om dit voortaan beter te doen. Wanneer je regelmatig en serieus een dergelijke nabespreking houdt, komt er telkens kritiek en bezinning op wat je doet. Dit voorkomt dat de afdeling in een sleur vervalt of dat jarenlang dezelfde fouten worden gemaakt.
Het bestuur
Daarnaast is het verstandig om bijvoorbeeld 1x per jaar te evalueren hoe de samenwerking in het bestuur en hoe het vergaderen verloopt. Dan voorkom je mogelijk dat het uit de hand loopt. Je kunt daarvoor gebruik maken van het overzicht “Ingrediënten voor een succesvol bestuur” in de kolom hiernaast. In de laatste kolom geeft iedereen een score aan jullie bestuur met een cijfer van 1-10. Op zo’n manier heb je snel op tafel wat er in de toekomst verbeterd kan worden en waar iedereen tevreden over is. De taken van voorzitter, penningmeester en secretaris Binnen een bestuur vindt men meestal drie functies terug. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester. We nemen deze drie functies als kapstok voor het bespreken van de belangrijkste bestuurstaken. Ook de andere bestuursleden kunnen sommige van deze bestuurstaken doen, naast hun verantwoordelijkheid voor activiteiten als sport, toneel/creativiteit, aspiranten, ledenwerving, publiciteit, ledenblad, vertegenwoordiging naar provincie of kring, jaarprogramma. Het is maar wat je er zelf met elkaar over afspreekt. Het spreekt voor zich dat, ook al spreken we van voorzitter, penningmeester, secretaris, we niet vinden dat alleen jongens deze functies behoren te vervullen. De taken van de voorzitter. Coördineren en leidinggeven. Dat wil dit zeggen: • De voorzitter coördineert en leidt het bestuurlijke werk. Hij let er op dat er een goede taakverdeling is tussen de bestuursleden en dat ieder de toebedeelde taak op de juiste wijze uitvoert. Hij let speciaal op of de genomen bestuursbesluiten worden nagekomen. Tip: De voorzitter moet oppassen dat dit toezicht in de ogen van de andere bestuursleden geen hinderlijke controle wordt. • De voorzitter zorgt ervoor dat regelmatig wordt besproken of het allemaal lekker loopt. Bijvoorbeeld met de taakverdeling tussen bestuursleden, en met de uitvoering van taken. Tip: Ook het eigen functioneren moet hij dan ter discussie durven stellen. • De voorzitter moet open oog hebben voor ontwikkelingen in het dorp en in het jeugd- en jongerenwerk en van daaruit nadenken over een eigentijdse invulling van wat de afdeling doet. Tip: Kijk dus verder dan wat er altijd al was: Verken nieuwe kansen en (samenwerkings)mogelijkheden. De vergadering leiden • De voorzitter leidt in principe de ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen. • Als leider van de vergadering zorgt hij er verder voor dat iedereen aan bod kan komen, dat men bij het onderwerp blijft, dat men in een voor iedereen verstaanbare taal spreekt, en dat er indien nodig een samenvatting, conclusie of besluit geformuleerd wordt. • Besluiten nemen vereist een goede voorbereiding. Zie verder bij agenda: hoofdstuk 1.3 • Het kan goed werken de leiding van (delen van) de vergadering bij toerbeurt te doen. Dan doet iedereen ervaring op. • Agenda maken Een agenda is een lijst met de onderwerpen waarover gesproken moet worden. Als voorzitter maak je een globale tijdsplanning van de agendapunten; je denkt na over de opening en je gaat na of je over alle agendapunten voldoende geïnformeerd bent.
Het bestuur
•
• • •
•
Zorg, in overleg met de secretaris, dat er te voren een agenda is en dat de overige deelnemers aan de vergadering deze agenda kennen. Je kunt telkens op het einde van een vergadering afspraken maken voor de agenda van de volgende. De voorzitter zorgt er tenslotte voor dat een vergadering redelijk op tijd afgelopen is. Maak tevoren afspraken over de eindtijd van het vergaderdeel. Vertegenwoordiger van de afdeling Meestal is het de voorzitter die de afdeling vertegenwoordigt bij verschillende instanties, zoals gemeente, provincie, andere jongerenverenigingen, gemeentelijke jeugdraad of sportraad. De voorzitter verdedigt de belangen voor de afdeling, en daarom is het van belang deze vertegenwoordigingen goed voor te bereiden. Van zijn vertegenwoordigingen brengt de voorzitter verslag uit aan zijn medebestuursleden. Bedenk dat je met deze vertegenwoordigingen een hele afdeling vertegenwoordigt en daarmee ook het beeld van je afdeling naar buiten toe bepaalt.
De taken van de penningmeester. Alles wat met het geld van een afdeling te maken heeft hoort bij de taak van de penningmeester. De zorg voor het geld is belangrijk en soms vrij ingewikkeld. Daarom is er over de financiën van de afdeling een apart hoofdstuk geschreven waarin allerlei financiële onderwerpen aan de orde komen. De verschillende taken van een penningmeester komen nu kort aan de orde. Inkomsten en uitgaven De penningmeester heeft overzicht van de inkomsten en uitgaven van de afdeling. Hiertoe beheert de penningmeester de kas, waarin de contanten bewaard worden en verder zal de penningmeester een bank- en/of girorekening van de afdeling moeten beheren. Dit moet een aparte rekening zijn, dus niet iemands privé-rekening. Kas- of bankboek Het bijhouden van alle uitgaven en inkomsten gebeurt in het zogeheten grootboek. Om steeds een overzicht te hebben van de stand van zaken dient ieder ontvangen of betaald bedrag nauwgezet en overzichtelijk geboekt te worden. Dit kan met papier en pen maar ook met diverse boekhoudcomputerprogramma's. Contributie Het maken van contributienota's. Er zijn afdelingen waar de leden de contributie nog contant betalen, maar steeds meer afdelingen kiezen voor de mogelijkheid om de contributie via bank of giro te incasseren via acceptgiro’s of automatische afschrijving. Jaarverslag en begroting Het maken van een financieel jaarverslag en van een begroting hoort ook bij de taken van de penningmeester. Met deze overzichten kan het bestuur verantwoording afleggen voor het gevoerde financieel beleid. Hierbij dient ook een onafhankelijke kascommissie te worden ingeschakeld, die op de Algemene Vergadering verslag doet van haar bevindingen. Ook zijn deze overzichten nodig bij het aanvragen van subsidies.
Het bestuur
Subsidies aanvragen Bij het aanvragen van subsidie levert de penningmeester zijn bijdrage. Deze aanvragen kunnen zowel aan de overheid (gemeente) als aan particuliere instellingen worden gericht. De taken van de secretaris. De secretaris wordt vaak gezien als de sleutelfiguur van het bestuur. De 'taakomschrijving' van de secretaris is erg omvangrijk. In veel afdelingen nemen andere bestuursleden dan ook vaak een deel van de taak van de secretaris over, of wordt er gewerkt met twee secretarissen, die het werk onderling verdeeld hebben. Je moet als secretaris heel nauwkeurig en ordelijk werken. Bewaar al je spullen systematisch, zodat je snel iets op kunt zoeken als dat nodig is. Hans, secretaris van een afdeling in Gelderland: 'Het is belangrijk als secretaris de ledenlijsten samen te stellen en bij te houden, dan houd je een goed overzicht over je ledenbestand. Ik verzorg in mijn afdeling ook de ingekomen post. Deze post wordt op de vergadering besproken. Je moet natuurlijk niet alles gaan bepraten op de vergadering. Er is ook heel wat post die ik zelf afhandel. Uitnodigingen worden bij ons niet door de secretaris verzorgd. Hiervoor is een tweede secretaris, die trouwens ook de agenda's verzorgt. Het werk van een secretaris omvat te veel voor één persoon, daarom hebben wij het gesplitst. De tweede secretaris maakt ook altijd het verslag van de vergadering. Het jaarverslag wordt door ons beiden gemaakt omdat dat een heel karwei is. Zelf houd ik het archief van onze afdeling bij." Ledenadministratie Noteer in ieder geval naam, adres, postcode en woonplaats, geboortedatum, datum van aanmelding (en afmelding). Deze gegevens zijn nodig voor de landelijk per computer bijgehouden ledenregistratie. De ledenadministrateur is verantwoordelijk voor het (laten) verwerken van mutaties in de ledengegevens. Gegevens over je leden zoals opleiding, beroep, interesses, hobby's, gezinssamenstelling, kunnen je helpen bij het programmeren van activiteiten. Inkomende en uitgaande post Stop alle post die je ontvangt in een map. Maak voor je zelf aantekeningen welke post behandeld moet worden op de vergadering en welke post alleen maar vermeld hoeft te worden. Het kan nooit kwaad de post op de vergadering mee te nemen zodat elk bestuurslid de post door kan nemen. Maak van de brieven die je schrijft een kopie, die je zelf bewaart. Agenda en verslag van de vergadering Zorg er voor dat agenda's en vooral uitnodigingen voor vergaderingen aantrekkelijk zijn, zodat ze motiveren om te komen. Zorg dat de uitnodigingen op tijd zijn en dat ze voldoende informatie geven voor de betreffende bijeenkomst. Een goede agenda is niet slechts een rijtje trefwoorden maar bevat bij elk punt een korte toelichting. Tijd en plaats van vergaderen staan er natuurlijk ook op. Stuur indien nodig ook andere afdelingen, de provincie of kring een uitnodiging. Uitgebreid verslag of een besluitenlijstje?
Het bestuur
Het maakt veel verschil of je een verslag moet maken van een vergadering waarop informatie en discussie de hoofdpunten vormen of van een vergadering waarin voornamelijk besluiten worden genomen. Het notuleren van een discussie betekent dat je veel meer zult moeten schrijven dan wanneer je slechts een besluitenlijstje moet maken. Twijfel je hoe uitgebreid het verslag moet zijn, bespreek dit dan even in het bestuur. Tijdens een vergadering maak je aantekeningen die je daarna zo snel mogelijk uitwerkt. Is er tijdens de vergadering een lastig punt aan de orde geweest, bespreek dan na afloop van dat agendapunt even je aantekeningen met de rest van het bestuur om te controleren of de aantekeningen het lastige punt goed weergeven. In het verslag moet in ieder geval het volgende staan: 1. datum en plaats van de bijeenkomst, 2. wie er aanwezig waren, 3. wie er verhinderd waren (met of zonder kennisgeving), 4. wie de vergadering leidde, 5. of het verslag van de vorige keer werd goedgekeurd, 6. welke ingekomen stukken er waren en wat daarmee gebeurde, 7. welke voorstellen er besproken zijn, welke voor- en tegenargumenten daarbij genoemd zijn, welke besluiten erover genomen zijn, 8. welke afspraken er gemaakt zijn (de actiepunten) met wie, en 9. welke punten er in de rondvraag naar voren kwamen. 10. Uitnodigingen voor activiteiten voor de leden 11. Uitnodigingen staan vaak in het ledenblad. Soms worden er aparte flyers gemaakt. Het is niet nodig als secretaris persoonlijk alle uitnodigingen te bezorgen. Elk bestuurslid kan een gedeelte van de uitnodigingen bezorgen. Verdeel daarvoor je afdeling in 'wijken'. Leden die te ver af wonen kun je per post uitnodigen. Uitnodigen van speciale "gasten”, afspreken van excursies Wanneer je bijvoorbeeld een notaris/makelaar of een festival-organisator wil uitnodigen als speciale gast voor een thema-avond, doe dat dan eerst telefonisch. Vertel deze persoon waarom je hem of haar wilt uitnodigen, vertel iets over de afdeling, spreek een datum en een tijdstip af, en informeer naar voorwaarden en bijzondere wensen. Bevestig daarna alle gemaakte afspraken schriftelijk. Stuur in je bevestiging eventueel een uitnodiging en een plattegrond mee. Dezelfde handelswijze is aan te raden bij het maken van afspraken voor een excursie. Jaarverslag Het jaarverslag beschrijft in principe alles wat er bij de afdeling is gebeurd in het afgelopen jaar. Dit jaarverslag kan door de voorzitter op de jaarvergadering worden voorgelezen. Om verveling te voorkomen zal dat verhaal dan kort en krachtig moeten zijn. Je kunt het ook opnemen in het ledenblad. In het jaarverslag moeten ongeveer de volgende punten staan:
Het bestuur
1. 2. 3. 4. 5.
omvang en samenstelling van de afdeling en verandering daarin, de samenstelling van het bestuur en veranderingen ('mutaties'), de activiteiten van het bestuur, terugblik op het activiteitenprogramma, activiteiten buiten de afdeling waaraan werd deelgenomen.
Probeer in een jaarverslag ook wat grote lijnen, of 'tendensen' weer te geven, en niet alleen kleine feitjes. Denk aan ontwikkelingen in de belangstelling voor bepaalde soorten activiteiten, nieuwe trends zoals karten of GPS-dropping. Bedenk dat een jaarverslag het visitekaartje van de afdeling is, vooral naar de subsidiegevers toe, die graag willen weten wat er met de subsidie gebeurt. Archief bijhouden Alle belangrijke stukken moeten zonder moeite opgevist kunnen worden uit het archief. Let er goed op dat bij bestuurswisselingen alle mappen en dergelijke naar de opvolger gaan. Bijvoorbeeld de overeenkomst voor het gebruik van het clubhuis, de huurovereenkomst of bouwplan van de accommodatie, verzekeringspolis. Een verloren map kan heel vervelend zijn voor een afdeling. Je kunt ze in een (bank)kluisje bewaren; zorg wel voor een kopie in je eigen archief. Financiële gegevens moeten tien jaar bewaard worden. In het archief moeten in ieder geval aanwezig zijn: 1. een map met spullen die op de bestuursvergadering thuis horen (statuten, reglement, jaarprogramma, ledenlijst, notulen, e.d.), 2. een map of ordner voor de in
Het bestuur
