Handreiking selectie- en gunningscriteria Van het bepalen van de aanbestedingsstrategie tot en met het verlenen van de concessie

Handreiking selectieen gunningscriteria Van het bepalen van de aanbestedingsstrategie tot en met het verlenen van de concessie Centrum Vernieuwing Openbaar Vervoer Rapport 11 (opgesteld i.s.m. PriceWaterhouseCoopers)

Centrum Vernieuwing Openbaar Vervoer Handreiking selectieen gunningscriteria ..................................................................................

..................................................................................

Colofon

Informatie

Het CVOV ondersteunt de 35 OV-autoriteiten bij de verzakelijking van het OV-beleid, de aanbesteding van uit te geven OV-concessies en beleidsvernieuwing, die zich richt op een beter renderend en meer klantgericht openbaar vervoer. Het CVOV doet dit door binnen de kaders van het staande rijksbeleid op objectieve en actieve wijze kennis te ontwikkelen, en/of te ontsluiten en aan de betreffende overheden beschikbaar te stellen en door de overheden inhoudelijk en procesmatig te adviseren en te assisteren. Daarbij houdt het CVOV rekening met hun specifieke situatie. Bestellen

Centrum Vernieuwing Openbaar Vervoer (CVOV) Scheepmakershaven 72 3011 VE ROTTERDAM telefoon : 010-2827569 fax : 010-2143313 e-mail : [email protected] Uitgave door

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Adviesdienst Verkeer en Vervoer Centrum Vernieuwing Openbaar Vervoer Postbus 1031 3000 BA Rotterdam Bezoekadres

Scheepmakershaven 72 3011 VE Rotterdam Contactpersoon

Rex Leijenaar, tel 010-2827569

Rotterdam, december 2001

Handreiking selectieen gunningscriteria

2

Inhoudsopgave ..................................................................................

Voorwoord Samenvatting

5 6

1 Inleiding 9 1.1 Karakter van de handleiding 9 1.2 Inhoud van de handleiding 10 2 2.1 2.2 2.3

De aanbestedingsstrategie: de basis voor een succesvolle aanbesteding Algemeen 12 Doelstelling van de aanbesteding 12 Opstellen van de aanbestedingsstrategie 13 2.3.1 Percelen 13 2.3.2 Contractvormen 14 2.3.3 Aanbestedingsprocessen 14 2.3.4 Timing van de aanbesteding 14 2.3.5 Aspecten van belang voor de aanbestedingsstrategie 15

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Het bepalen van de aanbestedingstactiek 16 Algemeen 16 Het kiezen van de aanbestedingsprocedure 16 Uitoveren marktconsultatie 18 Het inrichten van de projectorganisatie 19

4 Beoordelingsprocedure Europees aanbesteden openbaar vervoer 4.1 Algemeen 21 4.2 De structuur van de beoordelingsprocedure 21 4.2.1 Randvoorwaarden 21 4.2.2 De selectiecriteria 22 4.2.3 De gunningscriteria 23 4.3 De opzet van de offertebeoordeling 24 4.4 Hantering puntensysteem in de beoordeling 25 4.4.1 Weging van de criteria 25 4.4.2 Publicatie van de weging van de criteria 26 4.4.3 Samenwerking van het beoordelingsteam 26 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8


Selectiecriteria 27 Algemeen 27 Uitsluitngscriteria uit de Richtlijn Diensten (artikel 29) 27 Vergunning tot het uitvoeren van collectief personenvervoer 28 Verklaring inzake reciprociteit 29 Verklaring inzake onafhankelijkheid 29 Procedurele aspecten aangaande de Europese aanbesteding 30 Voorwaarden waaraan de vervoerder zich moet committeren 30 Beoordeling van de geschiktheid van de vervoerder 31

3

21

12

5.8.1 Algemeen 31 5.8.2 Ervaring van de vervoerder 32 5.8.3 Financiële situatie van de vervoerder 33 5.8.4 Beschikbare capaciteit van de vervoerder 35 5.8.5 Innovatief vermogen van de vervoerder 36 5.8.6 Kwaliteitsborging van de vervoerder 37 5.9 Conclusie 38 6 6.1 6.2 6.3 6.4

Gunningscriteria 39 Algemeen 39 Beoordelingsmethodieken 40 Te hanteren gunningscriteria 41 Uitgewerkte voorbeelden 41 6.4.1 Aantal gunningscriteria 41 6.4.2 Het vervoersaanbod van de vervoerder 42 6.4.3 Toegankelijkheid van het in te zetten materieel 43 6.4.4 Kwaliteit van het in te zetten materieel 44 6.4.5 Kwaliteit van het in te zetten personeel 45 6.4.6 Veiligheid 45 6.4.7 Klachtenafhandeling 46 6.4.8 Informatievoorziening aan de reiziger 47 6.4.9 Implementatieplan 48 6.5 Beoordelingsmethodiek economisch meest voordelinge aanbieding 48 6.6 Conclusie 50 7 7.1 7.2 7.3 7.4

Projectorganisatie en -planning 52 Algemeen 52 Projectorganisatie 52 Aandachtspunten tijdens de uitvoering van het project De planning en doorlooptijd 54

A B

Definities en gehanteerde begrippen 56 Artikelen Richtlijn Diensten met betrekking tot de kwalitatieve selectie 58 Artikelen Richtlijn Diensten met betrekking tot de gunningscriteria 62

C


4

53

Voorwoord ..................................................................................

Dit rapport is in opdracht van en in afstemming met het CVOV tot stand gekomen door de inspanningen van Jan-Pieter Papenhuijzen en René Schalk van PricewaterhouseCoopers Management Consultants. Gedurende het opstellen van de (concept-)tekst hebben zij kunnen terugvallen op diverse personen (met name Edwin Beckers en Patrick Tazelaar van PricewaterhouseCoopers, en Gijs Verberne van Landwell Advocaten en Notarissen en professor Wil Wedekind) uit de praktijk van het (aanbesteden van) openbaar vervoer. Hiervoor wil het CVOV hun, mede namens PricewaterhouseCoopers, hartelijk danken. De informatie zoals opgenomen in deze handreiking is uitsluitend bestemd voor algemene informatiedoeleinden. Door de veranderende aard van weten regelgeving kunnen er onvolkomenheden optreden in de informatie zoals in deze brochure is verstrekt. Hoewel wij de grootst mogelijke zorgvuldigheid hebben betracht in de samenstelling van de in deze handreiking verstrekte informatie, kunnen PricewaterhouseCoopers N.V. en het CVOV niet garanderen dat deze informatie compleet, actueel en/of accuraat is. PricewaterhouseCoopers N.V. en het CVOV aanvaarden elk dan ook geen aansprakelijkheid voor directe of indirecte schade die ontstaat door gebruikmaking van, het vertrouwen op of handelingen verricht naar aanleiding van de in deze brochure verstrekte informatie.


5

Samenvatting ..................................................................................

Dit rapport is onderdeel van een reeks rapporten van het CVOV met als doel een handreiking te vormen voor de decentrale overheden die de komende jaren concessies voor het openbaar vervoer gaan verlenen. De primaire focus van deze handreiking ligt op het opstellen van de beoordelings-procedure, met daarin de selectieen gunningscriteria, en de manier waarop de aanbestedende OV-autoriteit hiermee om kan gaan. Daarnaast wordt aandacht besteed aan enkele procesmatige aspecten van een aanbestedingsprocedure, te weten de aanbestedingsstrategie en -tactiek en het inrichten van de projectorganisatie en -planning. De aanbestedingsstrategie en -tactiek beschrijven welke aspecten er voor de aanbesteding aandacht verdienen van de OV-autoriteit. Onderstaande afbeelding geeft deze punten grafisch weer waarbij de Europese Richtlijn Diensten van toepassing is. De diverse aandachtspunten worden in het rapport uitgewerkt, specifiek gericht op het Europees aanbesteden van openbaar vervoer. Doelstelling van de aanbesteding

Aanbestedingsstrategie • • • •

Richtlijn Diensten

Definitie en aantal percelen Contractvormen Aanbestedingsproces Timing

• • • • • • •

Marktsituatie Verwachte prijsstelling Stimulering innovativiteit Toegankelijkheid Aantrekkelijkheid opdracht Benodigde organisatie Onderlinge samenhang

PvE

Aanbestedingstactiek • • • • •

Aanbestedingsprocedure Marktconsultatie overwegen Selectie- en gunningscriteria Beoordelingsmethodieken Projectorganisatie en -planning

Uitvoeren Europese aanbesteding

De onderdelen beoordelingscriteria en de bijbehorende beoordelingsmethodieken van de aanbestedingstactiek krijgen in dit rapport uitgebreide aandacht. De beoordelingscriteria en de bijbehorende beoordelingsmethodieken worden vastgelegd in de beoordelings-procedure, die voordat het bestek (openbare en niet-openbare procedure) of het preselectiedocument (nietopenbare procedure) dient te zijn opgesteld. Binnen de beoordelingsprocedure worden de volgende soorten beoordelingscriteria onderscheiden. a Selectiecriteria: – uitsluitingscriteria uit de Europese Richtlijn Diensten (artikel 29); – criteria, gericht op:


6

procedurele aspecten aangaande de Europese aanbesteding; de beoordeling van de geschiktheid van de vervoerder; b Gunningscriteria, gericht op de beoordeling van de aanbieding van de vervoerder, waarbij de uiteindelijke gunning kan plaatsvinden op grond van twee gunningsmethodieken: – op grond van de laagste prijs, of; – op grond van de economisch meest voordelige aanbieding. • •

De opzet van de beoordeling voor de twee categorieën van beoordelingscriteria is identiek. Deze opzet kan als volgt gestructureerd weergegeven worden:

Programma van Eisen

Beoordelings criteria

Benodigde informatie

Beoordelings methodiek

Vorm waarin informatie wordt aangeleverd

Start procedure

De basis van een beoordeling dient altijd het Programma van Eisen te zijn. Op basis van dit Programma van Eisen worden enerzijds de selectieen anderzijds de gunningscriteria bepaald. Vervolgens zal de aanbestedende dienst (de OV-autoriteit) moeten bepalen welke informatie nodig is van de inschrijvers om deze criteria goed te kunnen beoordelen en in welke vorm dit dient te worden aangeleverd. Ook de weging van de criteria is van belang. Al deze elementen zijn de bouwstenen van een goed bestek dat in de aanbesteding wordt gehanteerd. Aangezien het aantal te definiëren selectieen gunningscriteria groot is, is er voor de uitwerking van de beoordelingsmethodiek een selectie gemaakt van een aantal meest relevante selectieen gunningscriteria wanneer openbaar vervoer wordt aanbesteed. Voor de selectiecriteria, die gericht zijn op de geschiktheid van de aanbieder, zijn de onderstaande criteria in deze handreiking uitgewerkt. Criterium ...................

Welke informatie laten aanleveren ...................

Hoe beoordelen ...................

In welke vorm laten aanleveren ...................

Ervaring

Referenties

Rapportcijfers

Via standaard structuur

Financiële situatie

Jaarrekeningen

Voldoen aan minimum/ maximum en puntenscore volgens bandbreedte

Jaarrekeningen en via standaard structuur

Beschikbare capaciteit

Aspecten m.b.t fysieke organisatie vervoerder

Puntenscore volgens bandbreedte en rapportcijfers


Innovatief vermogen

Inzet t.a.v. innovatieve ontwikkelingen

Puntenscore volgens bandbreedte (investeringen) en rapportcijfers (beschrijving)

Via standaard structuur (investeringen) en eigen beschrijving

Kwaliteitsborging

Bewijsstukken en beschrijvingen

Rapportcijfers


...................

...................

...................

...................

Voor de gunningscriteria, die gericht zijn op de aanbieding, zijn de volgende criteria in deze handreiking nader uitgewerkt. Uiteraard zal een aanbestedende OV-autoriteit zelf moeten beoordelen welke criteria zij voornemens is te hanteren.


7

Criterium ...................


Hoe beoordelen

Het vervoersaanbod

Concept dienstregeling Dru’s via bandbreedtes Via standaard structuur

Toegankelijkheid van het materieel

Eisen aan laten tonen

Rapportcijfers indien boven minimum

Eigen beschrijving

Kwaliteit van het ingezette materieel

Lijst met kentekens, leeftijden en typen

Boven minimum: rapportcijfers

Eigen beschrijving en bedrijfsbezoek

Kwaliteit van het ingezette personeel


Rapportcijfers

Eigen beschrijving (detail varieert)

Veiligheid

Plan sociale veiligheid

Rapportcijfers

Eigen beschrijving

Klachtenafhandeling

Klachtenprocedure

Rapportcijfers

Eigen beschrijving

Informatievoorziening

Uitgewerkt plan

Rapportcijfers

Eigen beschrijving

Implementatieplan

Uitgewerkt implementatieplan

Rapportcijfers

Implementatieplan volgens eigen inzicht

...................

...................

...................

...................

...................


In het Europees aanbesteden van een OV-concessie is de projectorganisatie en -planning van groot belang. Het zijn veelal lang lopende projecten waarin meerdere belangen spelen. In deze handreiking is dan ook tevens aandacht gegeven aan de projectorganisatie en -planning van een Europese aanbesteding van openbaar vervoer aan de hand van de volgende aspecten. a De projectorganisatie Het is essentieel dat de OV-autoriteit het aanbesteden ziet als een project met alle eigenschappen en potentiële valkuilen die een project met zich meebrengt. Een gedegen voorbereiding en aanpak is derhalve een belangrijke vereiste, zeker gezien het feit dat de Europese aanbestedingsregelgeving van toepassing is. b Aandachtspunten tijdens de uitvoering van het project Tijdens het uitvoeren van het aanbestedingsproject is er een groot aantal aspecten waarmee rekening gehouden moet worden. Enkele aandachtspunten zijn: takentoewijzing, communicatie, dossierbeheer en evaluatie achteraf. c De planning en doorlooptijd De doorlooptijd van de aanbesteding is afhankelijk van de toegepaste procedure. Uitgaande van een volledig traject vanaf voorbereiding tot afronding van de implementatie bestrijkt: – de openbare procedure ongeveer 15,5 maanden, onderverdeeld in: • voortraject (opstellen Programma van Eisen) ± 5 maanden; • voorbereiding (vertalen Programma van Eisen naar een bestek) ± 1.5 maand; • offertetraject: ± 2 maanden; • beoordeling: ± 1 maand; • implementatie: ± 6 maanden – de niet-openbare procedure ongeveer 17,5 maanden. Het extra preselectietraject leidt hierin tot de langere doorlooptijd. Gezien de complexiteit van het aanbestedingsproces en mogelijke leereffecten verdient het de aanbeveling om professionele ondersteuning in te zetten.


8

1 Inleiding ..................................................................................

1.1 Karakter van de handleiding

Dit rapport bevat een handreiking voor het opstellen en hanteren van beoordelingscriteria voor het Europees aanbesteden van openbaar vervoer. De handreiking is geschreven vanuit de optiek van de OV-autoriteit die overgaat tot het verlenen van een concessie. Het biedt de OV-autoriteit praktische en concrete ondersteuning in het aanbestedingsproces en de gedachtegang die hiermee gepaard gaat. Hierbij komen onder andere de volgende aspecten van een aanbestedingstraject aan de orde: a de aanbestedingsstrategie; b de aanbestedingstactiek; c de beoordelingsprocedure, met daarin: – selectiecriteria (waaronder uitsluitingscriteria); – gunningscriteria; d de organisatie en planning van de aanbesteding. Dit rapport maakt deelt uit van een reeks rapporten van het CVOV met als doel een handreiking te vormen voor de decentrale overheden die de komende jaren concessies voor het openbaar vervoer gaan verlenen. De basis hiervoor is de concessieverleningscyclus die naar aanleiding van de introductie van de concessiesystematiek in de Wet Personenvervoer 2000 (Wp2000), door het Centrum Vernieuwing Openbaar Vervoer (CVOV) is ontwikkeld. De concessieverlenings-cyclus bestaat uit een tiental stappen, dat tezamen het kader vormt voor de wijze waarop het openbaar vervoer in Nederland met de komst van de Wp2000 zal worden vormgegeven. In onderstaande afbeelding is de bekende concessieverleningscyclus schematisch weergegeven.

Stap 1: Formuleren van het V&V beleid Stap 2: Ontwikkelen OV-beleidskader

Stap 6: Aanbesteding op basis van het bestek Stap 7: Beoordeling van offertes en gunning

Stap 3: Vaststellen concessies Stap 4: Vaststellen Programma van Eisen Stap 5: Vaststellen aanbestedingsdocumenten

Stap 8: Verlenen van de concessie Stap 9: Beheren en monitoren van de concessie Stap 10: Beëindigen van de concessie

De handreiking richt zich op verschillende stappen van de concessieverleningscyclus. De aanbestedingsstrategie is het meest relevant voor stap 4 van de concessieverleningscyclus (het vaststellen van het Programma van Eisen), de aanbestedingstactiek heeft betrekking op stap 6 (Aanbesteding op basis


9

van het bestek) en de behandeling van de structuur en inhoud van de beoordelingsprocedure valt onder stap 7 (beoordeling van offertes en gunning). De wetgever gaat er in de Wp2000 (artikel 61) vanuit dat per 1 januari 2003, 35% van het openbaar vervoer is Europees aanbesteed om een zinvolle evaluatie van het instrument aanbestedingen te kunnen maken. Mocht dit niet het geval zijn dan kan de Minister besluiten om een verplichting tot Europees aanbesteden op te leggen. In het aanbestedingsproces is een aantal stappen van essentieel belang om tot een succesvol resultaat te komen. a Het bepalen van de aanbestedingsstrategie: – welke doelstelling heeft een OV-autoriteit met de aanbesteding? – hoe worden OV-bedrijven geprikkeld interessante offertes in te dienen? – op welke wijze wordt marktwerking gestimuleerd? – welke concessiegebieden worden gedefinieerd? b Het bepalen van de aanbestedingstactiek: – welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd? – inrichting van de marktconsultatie en de projectorganisatie. c Het vertalen van het Programma van Eisen en de concessie in selectieen gunningscriteria: – het bepalen van de informatie die van vervoerders nodig is om de criteria te kunnen beoordelen; – het bepalen van de weging van de criteria en de achterliggende beoordelingsprocedure; – het bepalen van de vorm waarin de informatie dient te worden aangeleverd; d Bovenstaande wordt, afhankelijk van de gevolgde aanbestedingsprocedure, vertaald in het te hanteren preselectiedocument en bestek, met als bijlagen het PvE en een wellicht te hanteren concept-concessie. Ook de aankondiging van de Europese aanbesteding wordt opgesteld; e Het procedureel organiseren en plannen van de bovenstaande activiteiten, alsmede het algemene projectmanagement tijdens de aanbesteding. Deze handreiking beoogt op een praktische wijze de verschillende aspecten van het aanbestedingsproces te behandelen, waarin de primaire focus ligt op het opstellen van de boordelingsprocedure, met daarin de selectieen gunningscriteria, en de manier waarop de OV-autoriteit hiermee om kan gaan.

1.2 Inhoud van de handleiding

Voorbeelden van selectieen gunningscriteria zullen worden gepresenteerd als nadere toelichting van de stappen uit de aanbestedingstactiek en gericht op het aanbesteden van openbaar vervoer in relatie tot het opgestelde Programma van Eisen. De handreiking is als volgt opgebouwd: – In hoofdstuk 2 komt de aanbestedingsstrategie aan de orde. In deze fase wordt bepaald hoe de aanbesteding uitgevoerd zal gaan worden, waarin een belangrijke vraag bijvoorbeeld is hoe marktwerking wordt gestimuleerd; – In hoofdstuk 3 wordt de aanbestedingstactiek besproken, waarin de keuze van de aanbestedingsprocedure, het uitvoeren van een marktconsultatie en het inrichten van de projectorganisatie aan de orde komen;


10

– In hoofdstuk 4 wordt de structuur van de beoordelingsprocedure met betrekking tot het Europees aanbesteden van openbaar vervoer concessies beschreven; – In hoofdstuk 5 wordt een uitwerking gegeven van de selectiecriteria (waaronder de uitsluitingscriteria) en de hantering hiervan binnen de beoordelingsprocedure; – In hoofdstuk 6 wordt een uitwerking gegeven van de gunningscriteria en de hantering hiervan binnen de beoordelingsprocedure; – In hoofdstuk 7 staat het onderdeel organisatie en planning van een Europese aanbesteding van openbaar vervoer centraal; – In Bijlage A is een beschrijving gegeven van de in dit rapport gehanteerde begrippen en definities ten aanzien van Europees aanbesteden en openbaar vervoer; – In Bijlage B is een aantal artikelen opgenomen uit de Europese Richtlijn voor Diensten met betrekking tot de kwalitatieve selectie; – In Bijlage C is een aantal artikelen opgenomen uit de Europese Richtlijn voor Diensten met betrekking tot de gunningscriteria. Ten ondersteuning van de OV-autoriteiten bij het aanbesteden van OVconcessie worden op termijn op de internetsite “www.cvov.nl” de volgende hulpmiddelen opgenomen: a Een aankondiging van een openbare procedure; b Een aankondiging van een niet-openbare procedure; c Een bestek (openbare procedure); d Een beoordelingsprocedure; e Een gunningspublikatie.


11

2 De aanbestedingsstrategie: de basis voor een succesvolle aanbesteding ..................................................................................

2.1 Algemeen

In de voorbereiding van een Europese aanbesteding dienen OV-autoriteiten een aantal stappen zorgvuldig te doorlopen. Dit zijn stappen die het succes van een aanbesteding voor een groot deel bepalen, nog voor het starten van de aanbesteding. Allereerst zal de doelstelling van de aanbesteding helder geformuleerd moeten worden: welk resultaat wil men bereiken? Veelal zal dit in het bestuurlijk vast te stellen Programma van Eisen reeds zijn opgenomen. Tevens dient de aanbestedingsstrategie te worden bepaald. In deze fase dient een OV-autoriteit te bepalen hoe de aanbesteding moet worden ingericht om dit doel te bereiken en komt er bijvoorbeeld het opdelen in concessiegebieden, het combineren van CVV en openbaar vervoer of spoor- en busvervoer aan de orde. Het is echter geen volgtijdelijke stap, de aanbestedingsstrategie kan tevens input zijn voor het Programma van Eisen! Tenslotte wordt in de aanbestedingstactiek de aanbesteding op detailnivo bepaald, met onder andere de keuze van de te volgen aanbestedingsprocedure, de selectieen gunningscriteria en het inrichten van de projectorganisatie. In onderstaande afbeelding zijn deze stappen nader weergegeven: Doelstelling van de aanbesteding

Aanbestedingsstrategie • • • •

Richtlijn Diensten

Definitie en aantal percelen Contractvormen Aanbestedingsproces Timing

• • • • • • •

Marktsituatie Verwachte prijsstelling Stimulering innovativiteit Toegankelijkheid Aantrekkelijkheid opdracht Benodigde organisatie Onderlinge samenhang

PvE

Aanbestedingstactiek • • • • •

Aanbestedingsprocedure Marktconsultatie overwegen Selectie- en gunningscriteria Beoordelingsmethodieken Projectorganisatie en -planning

Uitvoeren Europese aanbesteding

Bovenstaande aspecten zijn in het volgende nader toegelicht.

2.2 Doelstelling van de aanbesteding

Een heldere doelstelling is van belang voor de aanbesteding. Het Programma van Eisen is reeds vastgesteld. De aanbesteding richt zich op het realiseren van de doelen zoals beschreven in het PvE. Wat wil men met de aanbesteding bereiken? Voorbeelden zijn:


12

a Gaat de OV-autoriteit voor de laagste prijs? b Wil de OV-autoriteit de kwaliteit van het geleverde OV-product maximaliseren? c Wil de OV-autoriteit maximale concurrentie bewerkstelligen? d Wil de OV-autoriteit haar eigen (financiële) risico’s minimaliseren? e Wil de OV-autoriteit de bestaande situatie zoveel mogelijk handhaven? f Wil de OV-autoriteit inzetten op een maximaal voorzieningenniveau (groei-doelstelling) of een efficiënter openbaar vervoer (kostendekkingsgraad-doelstelling)? g Wil de OV-autoriteit enkel de uitvoeringsfunctie of ook de ontwikkelfunctie aanbesteden? h Heeft de OV-autoriteit een harde startdatum voor het OV binnen het vastgestelde budget? i Op welke wijze wenst de OV-autoriteit de concessieinhoud te kunnen monitoren tijdens de uitvoering? Uiteraard sluiten deze doelen elkaar niet uit. Combinaties van diverse na te streven doelen zijn in een aanbesteding goed mogelijk. Stel dus vooraf eenduidig vast wat u wilt bereiken met de aanbesteding en ga niet zomaar van start.

2.3 Opstellen van de aanbestedingsstrategie

Vervolgens dient men de aanbestedingsstrategie te definiëren, waarin de definitie van de gehele gevraagde dienstverlening als basis wordt gebruikt. Essentiële elementen van de aanbestedingsstrategie zijn: a de te onderscheiden percelen (brokken) binnen de gevraagde dienstverlening; b de meest passende contractvormen; c het aanbestedingsproces; d de timing van de aanbesteding(en). 2.3.1 Percelen

Het totale Programma van Eisen is opgebouwd uit verschillende onderdelen die in één of meer aanbestedingspercelen, en aldus bestekspercelen, zouden kunnen worden vertaald. Bijvoorbeeld naar verschillende typen vervoer of naar specifieke elementen zoals het opstellen en uitvoeren van een communicatieplan. In de aanbesteding is het tevens mogelijk om inschrijvers zich te laten kwalificeren en te offreren op één of meer van deze percelen. Dit kan nut hebben wanneer aldus een grotere concurrentie en aldus een betere prijsstelling wordt verwacht. Men kan dus het Programma van Eisen in meerdere percelen vertalen en deze binnen dezelfde (of in verschillende) Europese aanbestedingen openbaar aanbesteden. Het indelen van percelen kan plaatsvinden op basis van specifieke deelproductkenmerken, maar ook op basis van geografie, vervoerdersmarkt of verwachte concurrentiestelling. Bijvoorbeeld het aanbesteden van een concessiegebied als één geheel versus het opdelen in (en aanbesteden van) meerdere concessiegebieden is een opdeling in geografische kenmerken waarin het vervoer wordt opgedeeld. Indien bijvoorbeeld een concessiegebied uit meerdere geografisch verspreide gebieden bestaat, eilanden bijvoorbeeld, dan kan het clusteren van eilanden aan de orde zijn waarbij al dan niet gecombineerd boot- en busvervoer wordt aanbesteed. Ook het clusteren of juist gescheiden aanbesteden van Collectief Vraagafhankelijk Vervoer (CVV) en openbaar vervoer behoort tot de opties.


13

Het splitsen van de totale opdracht om daarmee onder de gestelde drempelwaarden uit de Richtlijn Diensten uit te komen, en zo de afzonderlijke opdrachten niet Europees aan te besteden is niet toegestaan (het splitsingsverbod). Is de opdrachtwaarde van de gehele opdracht hoger dan het gestelde drempelbedrag (hetgeen gezien de grote waarde per jaar veelal direct het geval is), dan is bij aanbesteding in percelen de aanbestedingsplicht op alle percelen van toepassing, onafhankelijk van de individuele waarden van deze percelen (vertaald in de percelenregeling). 2.3.2 Contractvormen

Afhankelijk van de perceelsamenstelling en een risicoanalyse worden de passende contractvormen bepaald. Zoals voorgeschreven in de Wp2000 zullen OV-concessies onder de Richtlijn Diensten moeten worden aanbesteed; echter niet de gehele Richtlijn Diensten is van toepassing (zie begrippenlijst Bijlage A). In principe is de passende vorm dus al bepaald: de contractvorm is de concessie, die echter niet kan worden aangemerkt als een reguliere (privaatrechtelijke) contractvorm, aangezien een concessie een (bestuursrechtelijke) beschikking is waaraan aanvullende privaatrechtelijke afspraken kunnen worden gekoppeld. Bij aanbestedingen van CVV of vervoer per schip is er sprake van privaatrechtelijke contracten, waarop de gehele Richtlijn Diensten wel van toepassing is (Wp2000 artikel 7). In de concessie kunnen tevens prestaties worden voorgeschreven en incentives worden ingebouwd. De concessie kan in conceptversie als bijlage bij het bestek zijn opgenomen en in een gunningscriterium (‘mate van akkoord met de concept-concessie’) worden verwoord. Zo is duidelijk welk risico de OVautoriteit als aanbesteder en de vervoerder als inschrijver krijgt, hetgeen leidt tot een vergelijkbare prijsstelling, een juiste kwalitatieve beoordeling en een sterke reductie in benodigde tijd voor de uiteindelijke concessiebesprekingen. 2.3.3 Aanbestedingsproces

In het bepalen van het aanbestedingsproces wordt bepaald of de (eventueel te onderscheiden) percelen in één aanbesteding worden opgenomen, of dat er meerdere volgtijdelijk, c.q. parallel worden gestart. Dus in de tijd op andere momenten zullen worden uitgevoerd. In de praktijk van het aanbesteden van openbaar vervoer zal het opdelen in percelen zeldzaam zijn. Alleen in de hiervoor genoemde specifieke gevallen zal hiervan sprake zijn. 2.3.4 Timing van de aanbestedingen

De timing van de aanbesteding(en) is ook een belangrijk element. Vervoerders zullen gezien de effecten van de Wp2000, de voorgeschreven termijn waarbinnen 35% moet zijn aanbesteed bijvoorbeeld, veel aanbestedingen moeten gaan verwerken en zullen een keuze maken uit deze aanbestedingen. Dit zal zijn effect hebben op de verwachte prijsstelling voor financieel interessante en minder interessante concessiegebieden, waarbij het moment waarop de aanbesteding plaatsvindt essentieel is. Het is mogelijk dat door OV-autoriteiten de voor vervoerders minder interessante aanbestedingen bewust naar voren worden getrokken en nu al worden gestart, omdat volgend jaar de landelijke vervoerders op zeer veel aanbestedingen kunnen gaan inschrijven en dan wellicht alleen ‘de krenten uit de pap halen’. Ook kan het zo zijn dat de OV-autoriteiten juist starten met de vervoerskundig aantrekkelijke concessiegebieden, waarmee uiteindelijk een potentieel verlies op onaantrekkelijke gebieden kan worden gefinancierd.


14

Een OV-autoriteit dient tevens zijn eigen capaciteit ten aanzien van het doorlopen van de aanbestedingstrajecten te managen. Het gelijktijdig doorlopen van meerdere trajecten betekent een grote belasting voor de interne organisatie. Een meer gespreide aanpak betekent minder belasting en meer ruimte voor het toepassen van leereffecten. Bij het bepalen van het tijdstip van de aanbesteding(en) dient de OV-autoriteit tevens rekening te houden met het aflopen van bestaande contracten en het opstarten van de nieuw verleende concessies. 2.3.5 Aspecten van belang voor de aanbestedingsstrategie

In het bepalen van de meest optimale aanbestedingsstrategie spelen tevens de volgende aspecten een rol: a onderlinge samenhang van onderdelen (opdelen in percelen resulteert mogelijk in onaantrekkelijke percelen); b de huidige en toekomstige marktsituatie (concurrentie en beschikbare capaciteit van vervoerders of aanwezige specialismen); c de verwachte geoffreerde prijsstelling en onderscheidende kwalitatieve elementen; d de mate waarin middels de aanbesteding innovativiteit bij vervoerders wordt gestimuleerd in het aandragen en uitwerken (in varianten) van nieuwe ideeën en concepten; e de organisatie die aan aanbestederszijde nodig is tijdens de aanbesteding, realisatie en looptijd van de concessie. In het definiëren van de aanbestedingsstrategie is het potentieel aantal vervoerders dat op de opdracht kan inschrijven van belang. Kleine percelen betekent een hoge toegankelijkheid: veel partijen kunnen inschrijven (ook de hele kleine vervoerders met wellicht het effect van het niet kunnen blijven voldoen aan de gewenste kwaliteit). Grote percelen, of een grote opdracht, kan betekenen dat maar enkele partijen zelfstandig in kunnen schrijven en dat de rest in combinatie c.q. hoofdaannemer / onderaannemerschap wordt ‘gedwongen’. De concurrentie kan daardoor wel eens erg klein worden. De grote toegankelijkheid van kleine percelen kan een negatief effect hebben op de verwachte schaalvoordelen die vervoerders kunnen behalen. Des te groter de opdracht die wordt aanbesteed, des te meer de markt immers wordt gestimuleerd om interessante aanbiedingen uit te brengen met een positief effect op de prijsstelling. Aan de andere kant stimuleren kleine percelen kleine(re) (regionale) vervoerders tot inschrijven. Het voordeel van deze kleine(re) vervoerders kan liggen in een scherpe prijs en een grotere binding met het betreffende concessiegebied. Van belang is in eerste instantie uit te gaan van de opdracht als een geheel, en vervolgens verschillende scenario’s op te stellen om de totale concessie in percelen op te delen en de effecten op de bovenstaande aspecten te bepalen. Zowel in de aanbestedingstrategie als in de aanbestedingstactiek (zie volgende hoofdstuk) dient men de (on)mogelijkheden binnen de Europese Richtlijn Diensten, voor zover deze van toepassing is (zie begrippenlijst), goed te inventariseren en toe te passen in de voorbereiding van de aanbesteding. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van marktconsultaties als input voor het Programma van Eisen en het bestek, de te hanteren criteria en de mogelijkheden om de te hanteren minimale termijnen in de procedures te verkorten middels een vooraankondiging.


15

3 Het bepalen van de aanbestedingstactiek ..................................................................................

3.1 Algemeen

Na het bepalen van de aanbestedingsstrategie is de aanbestedingstactiek aan de orde. In deze fase zijn de volgende elementen van belang die in dit hoofdstuk zullen worden uitgewerkt: a het kiezen van de te volgen aanbestedingsprocedure binnen de Richtlijn Diensten; b het overwegen van het uitvoeren van een marktconsultatie; c het inrichten van de projectorganisatie die de voorbereiding, uitvoering en implementatie van de concessie voor zijn rekening neemt. De te hanteren selectieen gunningscriteria, ook een onderdeel van de tactiekfase, komen in het volgende hoofdstuk aan de orde.

3.2 Het kiezen van de aanbestedingsprocedure

Binnen de Richtlijn Diensten zijn in het geval van openbaar vervoer de onderstaande aanbestedingsprocedures beschreven die van toepassing zijn: 1 Openbare procedure: hierbij kunnen alle belangstellende bedrijven direct inschrijven, naar aanleiding van de publicatie; 2 Niet-openbare procedure: hierbij dienen gegadigden een aanvraag tot deelneming in, naar aanleiding van de publicatie. Na de preselectiefase kunnen alleen de geselecteerde gegadigden een offerte uitbrengen; 3 Procedure van gunning via onderhandelen na voorafgaande bekendmaking: hierbij kunnen belangstellende bedrijven een aanvraag tot deelneming indienen na publicatie. Met een aantal geselecteerde bedrijven wordt daarna de onderhandelingsfase gestart. Deze procedure is slechts in uitzonderingssituaties van toepassing zoals genoemd in de Richtlijn; 4 Procedure van gunning via onderhandelen zonder voorafgaande bekendmaking: hierbij wordt zonder publicatie met één of meerdere partijen een onderhandelingsfase gestart. Ook deze procedure is slechts in uitzonderingssituaties van toepassing zoals genoemd in de Richtlijn. De keuze is binnen de Richtlijn Diensten en het Besluit Wp2000 vrij in het volgen van de zogenaamde openbare of de niet openbare procedure. Hier zal dan ook op worden ingegaan, gezien het feit dat de overige procedures over het algemeen niet van toepassing zijn bij het Europees aanbesteden van openbaar vervoer. De openbare en de niet-openbare procedures kunnen schematisch worden samengevat (zie pagina 17), waarbij tevens de minimale termijnen in kalenderdagen zijn aangegeven. Welke van de twee procedures het meest geschikt is, is afhankelijk van een aantal aspecten. In de volgende tabel staat een zestal aspecten genoemd, met daarbij de motivatie om te kiezen voor een openbare- of een nietopenbare procedure, die bepalend is voor de keuze tussen een openbare en een niet-openbare procedure.


16

De openbare procedure

De niet-openbare procedure

Versturen aankondiging aan EG

Versturen aankondiging aan EG Minimaal 37 dagen

Plaatsing aankondiging in EG-publicatieblad Minimaal 52 dagen

Verzenden offerteaanvraag

Aanmelding en selectie van leveranciers

Vragen en antwoorden

Toezenden uitnodiging en offerteaanvraag Minimaal 40 dagen

Sluitingstermijn

Binnen 48 dagen

Plaatsing aankondiging in EG-publicatieblad

Vragen en antwoorden

Beoordelen offertes, contractbesprekingen en gunning

Sluitingstermijn

Verzending aankondiging gunning

Beoordelen offertes, contractbesprekingen en gunning

Binnen 48 dagen

Verzending aankondiging gunning

Aspecten ......................

Openbare procedure ......................

Niet-openbare procedure ......................

1 Concurrentie

Tussen alle potentiële aanbieders

Tussen kwalitatief vergelijkbare aanbieders

2 Aard van de opdracht

Standaard producten/ diensten

Maatwerk

3 Aanbiedingskosten

Hoog

Lager

4 Gevoeligheid informatie Laag bestek

Hoog

5 Omvang bestek

Klein

Groot

6 Aanvang opdrachtuitvoering

Op korte termijn

Op relatief langere termijn

......................

......................

......................

1 Concurrentie Indien het aantal potentiële aanbieders klein is, dan zal gekozen worden voor een openbare procedure. Is het aantal aanbieders groot (en bestaan er grote verschillen tussen de kwaliteit van de vervoerders), dan kan middels de preselectie van de niet-openbare procedure een beperkt aantal gelijkwaardige vervoerders uitgenodigd worden om een offerte uit te brengen. 2 Aard van de opdracht Indien het gaat om ‘maatwerk’ OV-opdrachten, dan is de keuze van de vervoerder vaak van essentieel belang. Hierbij is een niet-openbare procedure aan te bevelen. 3 Aanbiedingskosten Indien er verwacht wordt dat de kosten voor het opstellen van een offerte groot zullen zijn, dan ligt de keuze voor de hand om een niet-openbare procedure te starten omdat het niet verantwoord is om een groot aantal marktpartijen enorme inschrijvingsinspanningen te laten verrichten.


17

4 Gevoeligheid informatie bestek Indien een bestek gevoelige informatie bevat, dan kan een aanbestedende dienst het aantal partijen beperken middels een niet-openbare procedure, zodat de aanbiedende partij alleen aan de geselecteerde gegadigde het bestek hoeft te verstrekken. Gezien de Wp2000 en de benodigde besluitvorming rond het Programma van Eisen is de vertrouwelijkheid van een OVbestek niet hoog. 5 Omvang van het bestek Indien de omvang van het bestek groot is (het gaat om een complex bestek waar vervoerders veel tijd voor nodig hebben om een offerte voor te kunnen maken) dan zal eerder gekozen worden om het bestek naar een beperkt aantal vervoerders te sturen door het volgen van de niet-openbare procedure. 6 Aanvang opdrachtuitvoering Indien er tijdsdruk bestaat, maar geen gebruik gemaakt kan worden van verkorte termijnen, dan kan een openbare procedure minder tijd kosten. De openbare procedure duurt minimaal 12 weken, de niet-openbare 17 weken (inclusief de voorbereiding en tot en met het beoordelen van de offertes). Over het algemeen kan worden gesteld dat, gezien het tot nu toe relatief kleine aantal inschrijvende vervoerders op Nederlandse OV-aanbestedingen en de geringe vertrouwelijkheid, de openbare procedure te verkiezen is. Deze procedure zal dan ook de basis zijn voor het vervolg van deze handreiking.

3.3 Uitvoeren marktconsultatie

OV-autoriteiten dienen de uitvoering van een marktconsultatie te overwegen, om potentiële inschrijvers reeds in een vroeg stadium te betrekken bij de gedachtenvorming over de inhoud van het Programma van Eisen vanwege het toetsen van de doelstelling en voorgestelde oplossingen aan de markt en om input te verzamelen. In een marktconsultatie worden door de OV-autoriteit voorafgaand aan de aanbesteding vragen aan vervoerders voorgelegd en wordt verzocht vanuit hun visie hier antwoord op te geven. Het kan bijvoorbeeld gaan om oplossingen te vragen voor slecht renderende concessiegebieden. Vaak weten vervoerders veel van een bepaald gebied en kunnen aldus oplossingen aandragen om het vervoer binnen de beschikbare financiële middelen uit te kunnen voeren. Het opstellen van het Programma van Eisen voor een aanbesteding is immers een relatief nieuw en complex traject. Om tot een eenduidig en kwalitatief hoogwaardig bestek te komen is het van groot belang dat de uitgangspunten en de formulering van de verschillende eisen, wensen en beoordelingspunten binnen het Programma van Eisen steunen op een zo groot mogelijk draagvlak van de aanbieders van de gevraagde dienst (de vervoerders). In een marktconsultatie stelt de OV-autoriteit een ‘consultation-paper’ op waarin de vragen zijn opgenomen die aan een groot aantal marktpartijen worden voorgelegd. De inhoud van de vragen kan betrekking hebben op de wijze waarop het vervoer in het betreffende concessiegebied moet worden opgezet en de visie die vervoerders hierop hebben. OV-autoriteiten zijn vrij om te bepalen welke informatie zij in deze fase van marktpartijen willen hebben.


18

Doordat vervoerders in dit geval input kunnen leveren voor het op te stellen Programma van Eisen zullen zij tevens meer geïnteresseerd zijn in het uitbrengen van een aanbieding. De marktconsultatie heeft ook als effect dat het aanbestedingstraject een reële vraagstelling in de markt neerlegt, waarvan de ontvangen offertes naar waarschijnlijkheid onder het vooraf geraamde budget vallen. OV-autoriteiten dienen er voor te zorgen dat het Programma van Eisen niet naar één of meer vervoerders is toegeschreven; elke vervoerder moet een gelijke kans hebben om in te schrijven op de Europese aanbesteding. Wanneer de marktconsultatie niet zorgvuldig wordt uitgevoerd kan een dergelijke marktconsultatie bepaalde potentiële vervoerders een voorsprong geven in het aanbestedingstraject. Dit dient te allen tijde te worden voorkomen. De ervaring met het uitvoeren van een marktconsultatie binnen het openbaar vervoer leert dat de vervoerders nog moeten leren omgaan met hun nieuwe rol als inschrijver op een Europese aanbesteding. Zij waren enigszins terughoudend in hun reacties en leverden nog niet de inhoudelijke bijdrage die zij vanuit hun (in veel gevallen zeer lange) ervaring binnen het openbaar vervoer zouden moeten hebben kunnen leveren aan het opstellen van een gedegen Programma van Eisen.

3.4 Het inrichten van de projectorganisatie

OV-autoriteiten zullen het voorbereiden, uitvoeren van een Europese aanbesteding en het implementatieproces dat na de concessieverlening volgt, goed moeten organiseren. In Hoofdstuk 6 wordt hier tevens uitgebreid op ingegaan. Van belang is het aanbrengen van een scheiding tussen het uitvoerende (ambtelijke) en het sturende (bestuurlijke) niveau. Vaak wordt dit vormgegeven door een projectgroep en een stuurgroep, waarbij de voorzitter van de projectgroep tevens lid is van de stuurgroep. Het uitvoerende ambtelijke niveau (de projectgroep) trekt het gehele traject, stelt alle stukken op en voert de Europese aanbesteding uit. Vanuit dit niveau wordt de aanbestedingsstrategie en de -tactiek voorgesteld, maar wordt ook de projectplanning opgesteld met daarin de mijlpalen, uit te voeren activiteiten, benodigde capaciteiten en op te leveren producten. Het sturende bestuurlijke niveau (de stuurgroep) controleert het project op voortgang op basis van de opgestelde projectplanning, en beoordeelt en accordeert de verschillende door de projectgroep opgeleverde documenten. Tijdens de aanbesteding is de volgende rolverdeling tussen stuurgroep en projectgroep bijvoorbeeld aanwezig: a de projectgroep stelt een beoordelingsprocedure voor de offertebeoordeling op; b deze wordt voor sluitingsdatum van het indienen van de offertes ter goedkeuring voorgelegd aan de stuurgroep; c de stuurgroep beoordeelt en accordeert deze beoordelingsprocedure; d de projectgroep beoordeelt aan de hand van deze procedure de offertes en stelt hiervan een verslag op waarin het gunningsvoorstel is opgenomen; e de stuurgroep beoordeelt en acoordeert het gunningsvoorstel; f de projectgroep gaat het implementatietraject met de geselecteerde vervoerder in.


19

Voor het uitvoeren van de aanbesteding is het van belang diverse aspecten rond inspraak (bijvoorbeeld belangengroeperingen) en besluitvorming (mandatering naar lagere bestuurlijke niveaus van de OV-autoriteit) vast te stellen. Hierop wordt in Hoofdstuk 6 tevens nader ingegaan. Als totale doorlooptijd van een dergelijk traject dient men rekening te houden met: A opstellen Programma van Eisen: minimaal 3 maanden; B bestuurlijke besluitvorming: circa 2 maanden; C uitvoeren Europese aanbesteding1: circa 5 maanden; D implementatietraject: minimaal 6 maanden. Gezien de totale doorlooptijd is tijdig starten dus van belang. Er moet veel gebeuren voordat het openbaar vervoer van een concessiegebied Europees is aanbesteed en de concessie vervolgens daadwerkelijk is geïmplementeerd. Het doorlopen van het aanbestedingstraject zal de OV-autoriteit grotendeels zelfstandig kunnen (en moeten) doen, indien gewenst met ondersteuning van terzake deskundige adviesbureaus. Bij de implementatie van de concessie wordt er echter zeer intensief samengewerkt tussen de OV-autoriteit en de betreffende vervoerder. Vaak is het implementatieplan van de vervoerder een gunningscriterium in de beoordeling van de offertes van de inschrijvers (zie tevens hoofdstuk 5). Dit plan dient in dat geval als basis en leidraad tijdens het realiseren van de implementatie.

.................................................................................. Noten


1 Vanaf het vertalen van het Programma van Eisen naar een bestek tot en met het opstellen van het gunningsadvies en het uitvoeren van de concessiebesprekingen

20

4 Beoordelingsprocedure Europees aanbesteden openbaar vervoer ..................................................................................

4.1 Algemeen

De wijze van beoordeling van de offertes wordt bij een Europese aanbesteding (vóór het versturen van de aankondiging) vastgelegd in de beoordelingsprocedure. Hierin wordt, naast het procedurele verloop van de beoordeling en de samenstelling van het beoordelingsteam, de wijze van beoordeling van de verschillende criteria beschreven. Wij adviseren dat de beoordelingsprocedure wordt opgesteld en vastgesteld vóór het versturen van de aankondiging van de Europese aanbesteding naar Luxemburg. In ieder geval moet de procedure vóór het indienen van de offertes zijn vastgesteld vanwege het kunnen afleggen van verantwoording achteraf. De beoordelingscriteria en de wijze waarop met deze criteria wordt omgegaan tijdens het doorlopen van de beoordelingsfase is derhalve van tevoren eenduidig vastgesteld en hier mag tijdens het doorlopen van de beoordelingsprocedure niet van worden afgeweken. De beoordelingsprocedure van een Europese aanbesteding van openbaar vervoer wordt in dit hoofdstuk aan de hand van de volgende aandachtspunten beschreven: a de structuur van de beoordelingsprocedure: – de selectiecriteria (waaronder de uitsluitingscriteria); – gunningscriteria; b de opzet van de beoordeling; c hantering puntensysteem in de beoordeling; d publicatie van de weging van de criteria; e samenwerking van het beoordelingsteam.

4.2 De structuur van de beoordelingsprocedure 4.2.1 Randvoorwaarden

Binnen de beoordelingsprocedure worden twee soorten beoordelingscriteria onderscheiden: a selectiecriteria (beoordeling van de geschiktheid van de vervoerder onder andere op basis van de uitsluitingscriteria, de financiële en economische draagkracht, de technische bekwaamheid en de kwaliteit); b gunningscriteria (beoordeling van de aanbieding van de vervoerder). De beoordelingsprocedure wordt met het doorlopen van de selectieen gunningscriteria gestructureerd. Hierbij is uitgegaan van de openbare procedure. Bij de niet-openbare procedure wordt de beoordeling op selectiecriteria (op basis van het preselectiedocument en de aanvragen tot deelneming) en gunningscriteria (op basis van het bestek en de offertes) namelijk gescheiden in de preselectiefase en de offertefase.


21

Offertes

Voldoet aan alle uitsluitingscriteria? (binaire beoordeling)

Nee

Uitsluiting

Ja

Beoordeling op overige selectiecriteria (opstellen rangorde)

Onvoldoende

Afwijzing

Voldoende

Beoordeling op gunningscriteria (opstellen rangorde)

Onvoldoende

Afwijzing

Winnaar Gunning

Alle door OV-autoriteiten te hanteren criteria dienen te voldoen aan de volgende beginselen van het Europees aanbesteden: a Transparantie; het transparantiebeginsel stelt dat het aanbestedingsproces doorzichtig dient te zijn. Met andere woorden dat duidelijk dient te zijn welke stappen wanneer zijn gezet en in voorkomende gevallen op welke grond(en) is besloten een bepaalde stap te zetten; b Objectiviteit; bij het streven naar gelijke kansen voor alle potentiële inschrijvers behoort gelijke behandeling van alle inschrijvers die deelnemen aan de aanbesteding; c Non discriminatie; doel van de Europese aanbestedingsrichtlijnen is zoveel mogelijk inschrijvers de kans te geven de aanbesteding te winnen. Het non-discriminatie beginsel stelt in dat kader dat het niet is toegestaan het bestek zodanig te formuleren dat de opdracht slechts door één of enkele vervoerder(s) uitgevoerd zou kunnen worden, ook al is er sprake van een sterk specialistische of exclusieve opdracht. 4.2.2 De selectiecriteria

Binnen de selectiecriteria wordt allereerst beoordeeld op de uitsluitingscriteria, die worden gehanteerd om inschrijvers die niet aan een limitatief aantal vastgestelde criteria zoals gesteld in de Richtlijn Diensten (artikel 29) voldoen direct af te wijzen (zie tevens Bijlage B). De beoordelingsmethodiek bij uitsluitingscriteria bestaat uit het controleren van de mate waarin de inschrijver voldoet aan de gestelde eisen. Dit betekent in de praktijk een binaire beoordeling per uitsluitingscriterium: óf de inschrijver voldoet aan het criterium óf de inschrijver voldoet niet aan het criterium. Voldoet de inschrijver volledig aan alle uitsluitingscriteria, dan wordt de inschrijver toegelaten tot beoordeling op de overige selectiecriteria. Het staat OV-autoriteiten vrij inschrijvers uit te sluiten op grond van de uitsluitingscriteria. Een aanbestedende dienst is daartoe immers niet verplicht, tenzij in de aankondiging of het bestek is vermeld dat men van deze uitsluitingsbevoegdheid gebruik zal maken. Wij adviseren echter om alle criteria, en dus ook de uitsluitingscriteria en de wijze waarop hiermee wordt omgegaan, in het bestek te op te nemen.


22

De overige selectiecriteria beoordelen de geschiktheid van de inschrijver voor het uitvoeren van de gevraagde dienstverlening op basis van de financiële en economische draagkracht, de technische bekwaamheid en de kwaliteit (artikel 30 tot en met 35 Richtlijn Diensten). Hierbij wordt gekeken in hoeverre het bedrijf en de organisatie van de inschrijver in staat is de gevraagde dienst op de gevraagde wijze en met de gevraagde kwaliteit voor de OV-autoriteit te kunnen verzorgen (zie tevens bijlage B). In de praktijk wordt de inschrijver op de overige selectiecriteria eenvoudigheidshalve beoordeeld aan de hand van een binaire beoordeling of een puntensysteem. Bij dit laatste wordt aan ieder (sub-)selectiecriterium een aantal punten toegekend tot een vastgesteld maximum. Het optellen van de scores van de verschillende (sub-)selectiecriteria leidt vervolgens tot de totaalscore van de offerte op deze criteria. De uitwerking van de selectiecriteria tot subselectiecriteria en de bijbehorende maximale scores is op velerlei wijze vorm te geven en vast te stellen. Het is echter ook mogelijk alle overige selectiecriteria zodanig te formuleren dat een binaire beoordeling (óf er wordt aan voldaan aan een bepaald minimum vereiste, óf er wordt niet aan voldaan) tot de mogelijkheden behoort. In de eerder genoemde handreiking gericht op het aanbestedingsreglement wordt voorgesteld de selectiecriteria op de binaire manier te beoordelen. De gegevens die door de vervoerders worden aangeleverd dienen de OV-autoriteit ervan te overtuigen dat de inschrijver geschikt kan worden geacht voor de uitvoering van de concessie. De inschrijver voldoet óf wel, óf niet aan deze minimum eis en wordt op grond daarvan wel of niet uitgesloten van verdere deelname aan het beoordelingstraject. Hierdoor worden de selectiecriteria eigenlijk van dezelfde orde als uitsluitingscriteria. Het nadeel van deze methode is de beperkte mogelijkheden tot het opstellen van een rangorde nadat de inschrijvers op de selectiecriteria zijn beoordeeld. Het binair beoordelen van de selectiecriteria neemt elke vorm van onderscheidend vermogen tussen de inschrijvers weg. Om deze reden is het verstandig de beoordeling van de selectiecriteria te laten plaatsvinden aan de hand van een puntensysteem, waarbij elke inschrijver een bepaald aantal punten scoort op de verschillende selectiecriteria (zie tevens hoofdstuk 4). Door het optellen van deze scores wordt de totaalscore van de inschrijver gerealiseerd. De totaalscore geeft vervolgens een middel om een rangorde tussen de inschrijvers op te stellen. De uitwerking van de hantering en beoordeling van de selectiecriteria in het vervolg van dit rapport is gebaseerd op het gebruik van een puntensysteem. Deze methode wordt gehanteerd om te komen tot onderscheidend vermogen tussen de betreffende inschrijvers. 4.2.3 De gunningscriteria

De gunningscriteria beoordelen de aanbiedingen van de inschrijvers op de dienstverlening, zoals beschreven in het bestek. De beoordeling van de offerte aan de hand van de gunningscriteria bepaalt uiteindelijk aan welke inschrijver de concessie wordt verleend. De structuur en inhoud van het Programma van Eisen bepalen welke gunningscriteria in de beoordelingsprocedure worden opgenomen. In artikel 36 van de Richtlijn Diensten wordt beschreven aan de hand van welke twee criteria (of gunningsmethodieken) de uiteindelijke gunning van de concessie kan plaatsvinden (zie voor de tekst van het artikel bijlage C ‘Artikelen Richtlijn Diensten met betrekking tot de gunningscriteria’ van dit rapport).


23

De twee te hanteren gunningsmethodieken zijn achtereenvolgens: a de laagste prijs, of b de economisch meest voordelige aanbieding. De laagste prijs De laagste prijs is aan te bevelen bij een Programma van Eisen waarbij de ontwikkelfunctie (zie voor de uitwerking van het begrip de ontwikkelfunctie hoofdstuk 5 ‘Gunningscriteria’) niet bij de vervoerder, maar volledig bij de OV-autoriteit ligt. Het Programma van Eisen schrijft in dat geval tot in detail voor welke dienstverlening door de vervoerder zal moeten worden verzorgd. De prijs is in dit geval het enige criterium om offertes te vergelijken en te beoordelen. Deze methode wordt binnen het aanbesteden van het openbaar vervoer weinig gehanteerd. De economisch meest voordelige aanbieding De economisch meest voordelige aanbieding wordt gehanteerd wanneer de ontwikkelfunctie (voor een groot deel) bij de vervoerder wordt neergelegd. In dat geval worden er in het Programma van Eisen bijvoorbeeld minimum eisen meegegeven aan de lijnvoering, het netwerk en de dienstregeling en is dat wat de vervoerder op dit gebied meer biedt te beoordelen als een gunningscriterium. Bij het hanteren van de meest voordelige aanbieding wordt de beoordeling van de gunningscriteria in de praktijk veelal vormgegeven met een puntensysteem. Deze systemen voor het toekennen van punten aan (sub-)criteria kunnen in uiteenlopende structuren worden vormgegeven (zie hoofdstuk 5). In de volgende twee hoofdstukken wordt een beschrijving gegeven van de wijze waarop de verschillende soorten beoordelingscriteria in de praktijk vormgegeven kunnen worden in Europese aanbestedingstrajecten van openbaar vervoer. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende indeling: a de selectiecriteria (waaronder de uitsluitingscriteria): hoofdstuk 4; b de gunningscriteria (zie hoofdstuk 5). Bij de beschrijving van de vormgeving en hantering van de beoordelingscriteria wordt uitgegaan van best practice beoordelingsprocedures uit de praktijk van het Europees aanbesteden en de ervaring die tot op heden is verzameld met betrekking tot het Europees aanbesteden van openbaar vervoer binnen de uitvoering van de Wp2000.

4.3 De opzet van de offertebeoordeling

De opzet van de beoordeling voor de twee categorieën van beoordelingscriteria is identiek. Deze opzet kan als volgt gestructureerd worden weergegeven:

Programma van Eisen

Beoordelings criteria

Benodigde informatie

Beoordelings methodiek

Vorm waarin informatie wordt aangeleverd

Start procedure

De opzet van de beoordeling doorloopt de volgende stappen: a vaststellen beoordelingscriteria; de OV-autoriteit bepaalt welke selectieen gunningscriteria hij aan de hand van het vastgestelde Programma van Eisen gaat gebruiken in zijn beoordelingsprocedure;


24

b vaststellen van de benodigde informatie; de OV-autoriteit bepaalt welke informatie hij van een inschrijver nodig heeft omtrent de vastgestelde beoordelingscriteria om een gedegen beoordeling per criterium te realiseren; c vaststellen van de beoordelings methodiek; de OV-autoriteit stelt per beoordelingscriterium vast wat de te hanteren beoordelingsmethodiek zal zijn. Dit kan variëren van binaire beoordeling (óf er wordt aan voldaan, óf er wordt niet aan voldaan) tot systemen op basis van een puntenverdeling of onderling samenhangende wegingsfactoren. d vaststellen van de vorm waarin de informatie moet worden aangeleverd; aan de hand van de benodigde informatie en de beoordelingsmethodiek stelt de OV-autoriteit per beoordelingscriterium vast hoe hij de informatie zo gestructureerd en overzichtelijk mogelijk kan ontvangen, zodat de beoordeling zo efficiënt als mogelijk kan worden vormgegeven en plaatsvinden met een optimale onderlinge vergelijkbaarheid van de ingediende informatie. Hierbij kan gedacht worden aan standaard invulformulieren als bijlage aan het bestek, die door de inschrijver in zijn beantwoording van gestelde vragen ingevuld moet worden. Tijdens het uitvoeren van de beoordelingsprocedure is het overigens voor de OV-autoriteit mogelijk om aanvullende informatie op te vragen als een offerte niet volledig is of niet alle wenselijk geachte informatie bevat.

4.4 Hantering puntensysteem in de beoordeling 4.4.1 Weging van de criteria

In de beoordelingsprocedure wordt voor de beoordelingscriteria, die aan de hand van een puntensysteem worden beoordeeld, aangegeven welke maximale puntenscore er kan worden toegekend. In de praktijk wordt veelal 100 punten over de selectieen de gunningscriteria verdeeld. Dus over beiden 100 punten en los van elkaar. Dit betekent dat de maximale totaalscore op zowel de selectie- als op de gunningscriteria dus 100 punten bedraagt. De verdeling van deze punten over de verschillende criteria geeft de onderlinge weging aan tussen de gehanteerde criteria. De beoordeling dient volgtijdelijk plaats te vinden. Op basis van de scores op de selectiecriteria worden inschrijvers geselecteerd die doorgaan naar de gunningscriteria. Behaalde scores op de selectiecriteria dienen dus niet opgeteld te worden bij behaalde scores op de gunningscriteria. Deze structuur kan als volgt worden weergegeven: (Selectie of gunnings) criteria ......................

Maximale score (weging) ......................

Gerealiseerde score na beoordeling ......................

Criterium A Criterium B Criterium C

40 30 30

X Y Z

......................

......................

......................

Totaalscore

100

......................

......................

X+Y+Z ......................

Het bepalen van de weging van de verschillende selectieen gunningscriteria is een belangrijk onderdeel in het opbouwen van de uiteindelijke beoordelingsprocedure. Deze weging per hoofdcriterium kan vervolgens worden uitgewerkt naar de verdeling van de te scoren punten over de eventueel gespecificeerde subcriteria per hoofdcriterium. Deze structuur van hoofdcriterium met weging en bijbehorende subcriteria kan als volgt worden weergegeven:


25

Criterium

Omschrijving

Maximale score Score (weging) ........... ....................... ........... ........... .......................

1

Criterium A – Subcriterium A1 – Subcriterium A2

60

Criterium B – Subcriterium B1 – Subcriterium B2 – Subcriterium B3

40

2

40 20

K L

20 10 10

M N O

........... ....................... ........... ........... .......................

Totaalscore

100

100

K+L+M+N+O

........... ....................... ........... ........... .......................

4.4.2 Publicatie van de weging van de criteria

Op grond van recente jurisprudentie op het gebied van Europees aanbestedingsrecht verdient het de aanbeveling voorshands de weging van zowel de selectie- als de gunningscriteria bekend te maken en op te nemen in de aankondiging en het bestek. Door het openbaar maken van de wegingscriteria krijgt de inschrijver meer inzicht in de beoordeling van zijn offerte, waardoor hij de mogelijkheid krijgt zijn aanbieding kwalitatief hoogwaardiger samen te stellen en toe te spitsen op de vraag van de OV-autoriteit. 4.4.3 Samenwerking van het beoordelingsteam

De beoordeling van offertes wordt uitgevoerd door het beoordelingsteam (veelal de projectgroep). Eén van de methodes waarop dat kan, is door de leden van het beoordelingsteam de beoordeling individueel te laten uitvoeren en vervolgens de resultaten hiervan per aandachtspunt te middelen. Hiermee kunnen eventuele subjectieve beoordelingen worden geëlimineerd. Door het middelen van de scores, eventueel na het wegstrepen van de hoogste score en de laagste score op het (sub)criterium, worden de scores van het gehele beoordelingsteam genormaliseerd. Bij het samenstellen van het beoordelingsteam is het verstandig voldoende aandacht te besteden aan de volgende aspecten: a uit hoeveel personen laat ik het beoordelingsteam bestaan? Een groot team leidt tot een betere bescherming van de objectiviteit, maar leidt tevens tot een grotere belasting van de organisatie en eventueel tot vertragingen door de onderlinge afstemming, overleg en discussies binnen het beoordelingsteam; b hebben de leden van het beoordelingsteam de juiste en voldoende kennis en ervaring om de offertes te beoordelen? Hierbij dient gekeken te worden naar wie welke aspecten van de beoordeling voor zijn rekening gaat nemen en of het wenselijk is externe expertise en ervaring in het team te betrekken, bijvoorbeeld op het gebied van OV-kennis, financiën of juridische zaken; c hebben de beoordelaars belangen in of bij een potentiële inschrijver met betrekking tot de aanbesteding? Dit moet worden voorkomen voordat het tijdens de beoordeling tot problemen leidt. Als een potentiële belangenverstrengeling wordt geconstateerd, dan zal de betreffende persoon niet opgenomen kunnen worden in het beoordelingsteam of zal de betreffende relatie met de vervoerder voor de aanbesteding moeten worden afgebroken wanneer dit echter nog niet tot voorkennis bij de vervoerder heeft geleid; d is iedereen op de hoogte met het communicatieprotocol, zoals dat staat beschreven in de beoordelingsprocedure? Dit protocol beschrijft hoe de leden van het beoordelingsteam tijdens de beoordeling omgaan met de (vertrouwelijke) informatie waarover zij beschikken.


26

5 Selectiecriteria ..................................................................................

5.1 Algemeen

Zoals reeds eerder aangegeven worden selectiecriteria gehanteerd om de geschiktheid van inschrijvers te kunnen bepalen, ze zijn dus gericht op de aanbieder en niet op de aanbieding. De lijst met te hanteren selectiecriteria is niet-limitatief conform het in de Wp2000 uitsluiten van artikel 23 Richtlijn Diensten. In het beoordelen van de selectiecriteria kan onderscheid worden gemaakt in: a de uitsluitingscriteria uit de Europese Richtlijn Diensten (artikel 29), waaronder de inschrijving in het beroepsregister; b de vergunning tot het uitvoeren van collectief personenvervoer; c de verklaring inzake reciprociteit conform de Wp2000 (artikel 109); d de verklaring inzake onafhankelijkheid conform de Wp2000 (artikel 48); e de procedurele aspecten aangaande sluitingsdatum en -tijdstip voor het indienen van de offerte; f de beoordeling van de geschiktheid van de vervoerder op basis van de financiële en economische draagkracht, de technische bekwaamheid en de kwaliteit; g een aantal overige voorwaarden waaraan de inschrijver zich in de offerte moet committeren om deel te mogen nemen aan het aanbestedingstraject waaronder de vormwensen aan de ingediende offerte. Onderstaand is de beoordeling van de te hanteren selectiecriteria nader uitgewerkt. De eerste vijf selectiecriteria zijn te beoordelen alsof het binaire criteria zijn, voldoet de offerte niet dan is dit reden tot directe afwijzing. De OV-autoriteit heeft ook het recht om, binnen de grenzen van de artikelen 29 tot en met 32 (zie Bijlage B), van de dienstverlener te eisen dat hij de overgelegde getuigschriften en bescheiden aanvult of nader toelicht.

5.2 Uitsluitingscriteria uit de Richtlijn Diensten (artikel 29)

De eerste soort van selectiecriteria waarop de offerte wordt beoordeeld zijn de uitsluitingscriteria. De uitsluitingscriteria worden gehanteerd om inschrijvers die niet aan een aantal vastgestelde criteria uit artikel 29 Richtlijn Diensten voldoen bij voorbaat uit te sluiten en de offerte niet verder te beoordelen. De beoordelingsmethodiek bij uitsluitingscriteria bestaat uit het controleren van de mate waarop de offerte of zijn organisatie voldoet aan de gestelde eisen. Dit komt in de praktijk in veel gevallen neer op een binaire beoordeling: a óf de dienstverlener voldoet aan alle uitsluitingscriteria en gaat verder in de beoordelingsprocedure; b óf de dienstverlener voldoet niet aan (één van de) uitsluitingscriteria en wordt uitgesloten. Artikel 29 van de Richtlijn beschrijft een lijst van uitsluitingscriteria (zie bijlage B voor de tekst uit de Richtlijn). Deze lijst is limitatief. Dit betekent dat de aanbestedende partij niet op andere dan in deze lijst genoemde uitsluitingscriteria de inschrijver bij voorbaat mag uitsluiten van de aanbesteding.


27

De lijst met uitsluitingscriteria vanuit de Richtlijn is als volgt samen te vatten. De dienstverlener moet voldoen aan ieder van de volgende criteria: a de dienstverlener is niet in staat van faillissement; b voor de dienstverlener is geen faillissement aangevraagd; c de dienstverlener is niet veroordeeld geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; d de dienstverlener heeft geen ernstige fout begaan tijdens het uitoefenen van zijn beroep; e de dienstverlener heeft aan zijn sociale-verzekeringsbijdragen verplichtingen voldaan; f de dienstverlener heeft aan zijn belastingplicht voldaan; g de dienstverlener kan een verklaring onder ede of een attest verstrekken waaruit blijkt dat hij is ingeschreven in het beroepsregister of in het handelsregister; h de dienstverlener heeft zich nooit schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen overeenkomstig de ‘criteria voor de kwalitatieve selectie’ van de Richtlijn Diensten. Het is nu aan de inschrijver in zijn offerte de OV-autoriteit ervan te overtuigen dat hij inderdaad aan deze criteria voldoet. In de artikelen 29 en 30 van de Richtlijn Diensten is tevens opgenomen wat de OV-autoriteit moet accepteren als bewijs voor de het voldoen aan de uitsluitingscriteria. Deze bewijsstukken zijn achtereenvolgens (opgesplitst naar de bovenstaande criteria): – voor a, b of c is een uittreksel uit het strafregister van de dienstverlener of, bij het ontbreken hiervan, een gelijkwaardige document, afgegeven door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of van herkomst, waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan; – voor e of f, een door een bevoegde instantie van de betrokken lidstaat verstrekt getuigschrift. Indien geen zodanig document of getuigschrift door het betrokken land wordt afgegeven, kan dit worden vervangen door een verklaring die door de betrokkene onder ede is afgelegd ten overstaan van een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst; – voor g is de betreffende verklaring van inschrijving in het beroepsregister of in het handelsregister (of verklaring onder ede of een attest) voldoende als bewijs. Dit wordt in artikel 30 lid 3 overigens voor de verschillende lidstaten uitgewerkt naar de wijze waarop het in dat land is vormgegeven. In het geval van Nederlandse inschrijvers komt dit neer op een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel; – voor h wordt de vervoerder verzocht een ondertekende eigen verklaring in te dienen. De lijst van uitsluitingscriteria is dus limitatief. Voor het geval aanbestedende diensten naar bewijs verlangen, omschrijft de Richtlijn dus welke bewijsmiddelen zij gehouden zijn te accepteren. Het staat een OV-autoriteit vrij ook andere bewijsmiddelen te aanvaarden. Het staat een OV-autoriteit vrij inschrijvers uit te sluiten op grond van de uitsluitingcriteria. Een OV-autoriteit is daartoe immers niet verplicht, tenzij in de aankondiging of het bestek is bepaald dat de OV-autoriteit van deze uitsluitingsbevoegdheid gebruik maakt. Wij adviseren te allen tijde in de aankondiging en in het bestek aan te geven hoe men omgaat met deze uitsluitingscriteria. Het niet aanleveren betekent aldus een reden voor directe afwijzing. Het is ten aanzien van de uitsluitingscriteria van de Richtlijn Diensten niet ongebruikelijk dat er een standaard bijlage wordt toegevoegd aan het bestek, dat als verklaring dienst doet. Door het ondertekenen van


28

deze verklaring geeft de inschrijver aan dat de omstandigheden zoals bedoeld in Artikel 29 niet op de onderneming van toepassing zijn. Deze verklaring dient bij voorkeur door een notaris te worden bekrachtigd, of degene die daartoe is aangewezen in het desbetreffende land. Deze manier van handelen wordt gehanteerd omdat het voor de inschrijvers een aanzienlijke tijdwinst oplevert in het samenstellen van de offerte en het de efficiency van de beoordeling ten goede komt. De OV-autoriteit behoudt zich in dat geval het recht voor om in een latere fase de inschrijver alsnog te verzoeken de betreffende officiële bewijsstukken te overleggen. Indien de inhoud van deze bewijsstukken dan niet overeenkomt met hetgeen in de verklaring door de inschrijver is gesteld, dan kan de inschrijver alsnog onmiddellijk uitgesloten van verdere deelneming aan de aanbestedingsprocedure.

5.3 Vergunning tot het uitvoeren van collectief personenvervoer

Om voor de concessieverlening in aanmerking te kunnen komen, dient de inschrijver aan te tonen (conform artikel 30 Richtlijn Diensten) dat: a hij in het bezit is van een door de minister van Verkeer en Waterstaat verleende vergunning tot het uitvoeren van collectief personenvervoer zoals bedoeld in artikel 4 van de Wp2000 en dat deze vergunning het toelaat dat de concessie waarop de onderhavige aanbestedingsprocedure betrekking heeft hem verleend kan worden. Dan wel dat hij aan de eisen voldoet om deze vergunning dusdanig gewijzigd te krijgen, opdat de onderhavige concessie verleend kan worden. Dan wel dat hij aan de eisen voldoet om deze vergunning te verkrijgen, opdat de onderhavige concessie verleend kan worden; b hij in het bezit is van een verklaring van geen bezwaar als bedoeld in artikel 47 van de Wp2000 (Deze verplichting wordt pas later van kracht, zie artikel 143 van de Wp2000 [vanaf 1/1/2002]). Worden de verklaringen niet overlegd dan kan dit reden tot afwijzing zijn.

5.4 Verklaring inzake reciprociteit

Conform de Wp2000 (artikel 109) dienen inschrijvende buitenlandse c.q. gemeentelijke vervoerbedrijven op Nederlandse aanbestedingen een verklaring te overleggen waaruit blijkt dat de eigen thuismarkt, c.q. het vervoer dat door een gemeentelijk vervoerbedrijf wordt uitgevoerd, reeds is opengesteld. Is de eigen markt nog niet opengesteld, dan is dit conform de Wp2000 reden tot uitsluiten. Wij adviseren met dit selectiecriterium zeer zorgvuldig om te gaan. Al te ruimhartige toepassing van dit criterium kan wellicht op Europees-rechtelijke bezwaren stuiten. Het Europese aanbestedingsrecht gaat immers uit van de drie beginselen van objectiviteit, transparantie en non discriminatie. Daarnaast is de mate waarin een inschrijver aan dit criterium voldoet lastig te beoordelen door een OV-autoriteit.

5.5 Verklaring inzake onafhankelijkheid

Conform de Wp2000 (artikel 48) kan van deelname aan een aanbesteding worden uitgesloten een inschrijver, waarover de aanbestedende dienst op grond van feitelijke of juridische omstandigheden een beslissende invloed kan uitoefenen op de activiteiten van de inschrijver.


29

Inschrijvers dienen aldus een eigen verklaring aan te leveren waaruit de onafhankelijkheid blijkt. Uiteraard kan dit selectiecriterium buiten beschouwing worden gelaten indien de OV-autoriteit geen zeggenschap heeft in een vervoerder. Dit zal in de meeste gevallen zijn.

5.6 Procedurele aspecten aangaande de Europese aanbesteding

De inschrijver zal tevens aan enkele procedurele eisen moeten voldoen bij het indienen van zijn offerte. Deze procedurele aspecten hebben betrekking op: a het inleveren van de informatie op de juiste plaats; b het inleveren van de informatie voor het sluitingstijdstip; c de taal (bijvoorbeeld: de offerte dient in het Nederlands te worden ingediend). Deze gegevens zal de OV-autoriteit moeten opnemen in zijn aankondiging en het bestek. Het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering is geheel voor rekening van de inschrijvende vervoerder. Voor de beoordeling betekent dit: te laat is te laat. De vervoerder wordt direct uitgesloten. Bij toepassing van de niet-openbare procedure zal de OV-autoriteit in zowel de aankondiging, het preselectiedocument als in het bestek de betreffende plaats en sluitingstijdstip voor het inleveren van de informatie, aanvraag tot deelneming en bestek, moeten vermelden. Bij beide zal het functioneren als een binair criterium.

5.7 Voorwaarden waaraan de vervoerder zich moet committeren

De OV-autoriteit kan enkele aanvullende voorwaarden opnemen in zijn aankondiging en het bestek die hij daarin expliciet moet vermelden. De vervoerder dient zich, veelal door het ondertekenen van een standaard bijlage in het bestek, te committeren aan deze voorwaarden. Deze voorwaarden kunnen betrekking hebben op: a geldigheidsduur en prijsgarantie (aanbieding dient minimaal 120 dagen geldig te zijn, bedragen moeten in Nederlandse guldens of Euro’s, e.d.); b leveringsvoorwaarden (bijvoorbeeld: leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de vervoerder worden uitdrukkelijk van de hand gewezen); c intellectueel eigendom (bijvoorbeeld: zonder schriftelijke toestemming van de OV-autoriteit mag niets uit het bestek of het preselectiedocument worden verveelvoudigd); d het aanleveren van een bereidverklaring bankgarantie als onderdeel van de offerte; e varianten (voorbeeld: varianten zoals bijvoorbeeld afwijkende structuur of anderszins ontbrekende conformiteit zijn niet van toepassing); f combinaties en onderaanneming (bijvoorbeeld: een vervoerder kan zich slechts éénmaal zelfstandig of in combinatie aanmelden als inschrijver); g voorbehoud (bijvoorbeeld: de OV-autoriteit behoudt zich het recht voor om bij gegronde redenen het gehele aanbestedingstraject tijdelijk of definitief te stoppen); h kostenvergoeding (bijvoorbeeld: inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten in het kader van deze aanbesteding);


30

i vertrouwelijkheid (bijvoorbeeld: het bestek zal volstrekt vertrouwelijk blijven en mag slechts worden getoond aan medewerkers van de vervoerder die, ten behoeve van het indienen van de offerte in het kader van deze aanbestedingsprocedure, daarvan kennis moeten nemen). Tevens adviseren wij OV-autoriteiten aan inschrijvers een bepaalde vorm en structuur op te leggen waaraan de offerte moet voldoen. Dit vereenvoudigt het beoordelen van de selectieen gunningscriteria aanzienlijk, en is ook voor inschrijvers van belang omdat men aldus snel inzicht heeft in de volledigheid van de in te dienen offerte. De eisen aan de wijze en de vorm waarop de vervoerder zijn offerte dient in te leveren kunnen onder andere betrekking hebben op: a de fysieke verschijning (gesloten doos, envelop, diskette, e.d.); b de bijgaande gegevens (adresgegevens, afzender, begeleidende brief e.d.) c het aantal exemplaren (twee, drie, e.d.); d de vorm van de informatie (fysiek, fysiek en electronisch, e.d.); e de fysieke vorm (specificaties van de ringband, map, te hanteren tabbladen gerelateerd aan de te hanteren selectieen gunningscriteria, e.d.) Wij adviseren inschrijvers niet bij voorbaat uit te sluiten op basis van het niet hanteren van de voorgeschreven structuur maar hen te verzoeken hier alsnog aan tegemoet te komen.

5.8 Beoordeling van de geschiktheid van de vervoerder 5.8.1 Algemeen

Zoals eerder beschreven beoordelen de selectiecriteria de vervoerder op zijn geschiktheid voor het uitvoeren van de gevraagde dienst. Er wordt hierbij gekeken in hoeverre de organisatie in staat is de gevraagde dienst op de gevraagde wijze en met de gevraagde kwaliteit voor de OV-autoriteit te verzorgen. Aangezien er bij de selectiecriteria gekeken wordt naar de mate waarin een inschrijver in staat is het gevraagde te verzorgen, bestaat er een grote verbinding tussen het Programma van Eisen en de te hanteren selectiecriteria. In het Programma van Eisen zal de OV-autoriteit verscheidene keuzes maken ten aanzien van het vervoersproduct, de mate van service en bijvoorbeeld de invulling van de ontwikkelingsfunctie. Deze keuzes zijn allen van invloed op de te hanteren selectiecriteria en de wijze waarop hiermee wordt omgegaan in de beoordelingsprocedure. Een voorbeeld hiervan kan zijn een beperkte weging van het innovatief vermogen als de ontwikkelingsfunctie volledig bij de OV-autoriteit wordt neergelegd. De artikelen 31 tot en met 33 van de Richtlijn Diensten (Hoofdstuk 2, Criteria voor de kwalitatieve selectie, zie bijlage B) geven de leidraad voor het opstellen van deze selectiecriteria. Hierin staan diverse selectiecriteria beschreven, zoals bijvoorbeeld de financiële en economische draagkracht van de dienstverlener, de technische bekwaamheid en de kwaliteit van de dienstverlener. Mogelijke selectiecriteria bij een Europese aanbesteding van openbaar vervoer zijn achtereenvolgens: a ervaringen; b financiële situatie; c informatie technologie systemen; d kwaliteit personeel; e capaciteit materieel;


31

f innovatief vermogen; g opleidingsfaciliteiten; h kwaliteitsborging. De aanbestedende OV-autoriteit zal zijn selectiecriteria zo moeten kiezen (en vervolgens formuleren) dat de eisen (zoals beschreven in het Programma van Eisen) van het concessiegebied dat wordt aanbesteed, terugkomen in de organisatie en de daarbijbehorende kwaliteiten van de vervoerder. Zo kan de OV-autoriteit een optimale match realiseren tussen het concessiegebied en de vervoerder: zoek de juiste vervoerder bij het concessiegebied. Verschillende concessiegebieden kunnen verschillende waarde hechten aan het belang van bepaalde selectiecriteria. Bepaalde concessiegebieden kunnen bijvoorbeeld dusdanig specifieke eigenschappen bezitten dat het bijzonder wenselijk is om daar een vervoerder te laten opereren die reeds eerder ervaring heeft opgedaan met deze specifieke eigenschappen (in andere, vergelijkbare concessiegebieden). Ervaring kan in dit geval een zwaardere weging krijgen. In deze handreiking is gekozen voor de uitwerking van een selectief lijstje van vijf selectiecriteria. Dit zijn criteria die door OV-autoriteiten in de praktijk het meeste zullen worden gebruikt en waar tevens het meeste belang aan wordt gegeven bij de selectie van potentiële vervoerders. Deze selectiecriteria zijn achtereenvolgens: a ervaring van de vervoerder; b financiële situatie van de vervoerder; c beschikbare capaciteit van de vervoerder; d innovatief vermogen van de vervoerder; e kwaliteitsborging van de vervoerder. 5.8.2 Ervaring van de vervoerder

De ervaring van de vervoerder wordt in de praktijk vaak als selectiecriterium gehanteerd. Hierbij wordt door de OV-autoriteit beoordeeld in hoeverre de geïnteresseerde partij ervaring heeft met het uitoefenen van de dienstverlening, zoals deze gevraagd wordt in het Programma van Eisen van de aanbesteding. Vooral bij concessiegebieden met specifieke kenmerken kan het belangrijk zijn dat de betreffende vervoerder ervaring heeft met het omgaan met deze specifieke kenmerken in vergelijkbare situaties. Benodigde informatie voor beoordeling De beoordeling van de ervaring van de vervoerder kan plaatsvinden door het bekijken en beoordelen van referenties van de betreffende vervoerder. Dit betekent dat de vervoerder zijn ervaringen met het openbaar vervoer in het algemeen en met bepaalde specifieke elementen daarin op schrift stelt en ter beoordeling aanbiedt aan de OV-autoriteit. De benodigde informatie per referentie kan bijvoorbeeld de volgende aspecten van de ervaring beschrijven (niet limitatief): a type organisatie; b plaatsing in de tijd en doorlooptijd; c ingezet personeel en materieel; d waarde van de opdracht (gegenereerde omzet); e referentiepersoon en contactgegevens.


32

Beoordelingsmethodiek De beoordelingsmethodiek ten aanzien van de ervaring van de vervoerder kan worden vormgegeven door in de beoordelingsprocedure vast te stellen op welke aandachtspunten de referenties worden beoordeeld. Het is ook mogelijk dat de OV-autoriteit in zijn beoordelingsprocedure heeft vastgesteld op welke aandachtspunten de referenties van de inschrijvers worden beoordeeld. Dit betekent dat de inschrijvers één voor één worden beoordeeld, waarbij gekeken wordt hoe en in welke mate aan de vastgestelde aandachtspunten (bijvoorbeeld aantal referenties of specifieke ervaring met bepaalde openbaar vervoer aspecten) wordt voldaan. De uiteindelijke score van de inschrijver wordt bepaald door de puntenscore van de verschillende aandachtspunten bij elkaar op te tellen. Aangezien de verschillende referenties van de inschrijvers niet met elkaar zijn vergeleken, is er tijdens de beoordeling geen sprake van onderlinge vergelijking en afstemming, hetgeen de beoordeling objectief maakt. De totaalscores van de vervoerders op ervaring resulteert in een rangorde, waarmee de verschillende vervoerders onderling vergeleken kunnen worden. Hierbij is van belang dat de betreffende aandachtspunten in het bestek bekend gemaakt moeten worden om deze sturing te geven bij het kiezen en formuleren van de referenties. Vorm waarin de informatie wordt aangeleverd Wij adviseren de OV-autoriteit het aanleveren van de referenties door de vervoerders zoveel mogelijk te structureren. Dit wordt bewerkstelligd door het bijvoegen van standaard invulformulieren in de bijlagen van het preselectiedocument of het bestek. Deze bijlagen dient de vervoerder te sturen bij het kiezen en formuleren van zijn referenties door het aan de orde stellen van de aandachtspunten tijdens de beoordeling en de manier waarop de informatie opgeleverd dient te worden. Tevens dient gespecificeerd te worden hoeveel referenties de OV-autoriteit minimaal en maximaal verwacht en wie er kan worden benaderd om de referenties te checken. 5.8.3 Financiële situatie van de vervoerder

De financiële situatie van de vervoerder is een selectiecriterium dat de OVautoriteit hanteert om de verschillende inschrijvers te beoordelen op de financiële en economische draagkracht van de betreffende organisatie. Hiermee wordt ondervangen dat de OV-autoriteit in zee gaat met een vervoerder die uiteindelijk niet aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen ten aanzien van de verzorging van de aanbesteden dienstverlening. Benodigde informatie voor beoordeling De informatie voor de beoordeling van de financiële situatie van de vervoerder is afkomstig uit door een accountant goedgekeurde jaarrekeningen van de organisaties van bijvoorbeeld de afgelopen drie boekjaren. Met deze gegevens kan de OV-autoriteit een afdoende beeld oproepen van de financiële geschiedenis en de huidige positie, voor zover dit relevant is voor de kwalificatie voor het uitoefenen van de gevraagde openbaar vervoer dienstverlening. Beoordelingsmethodiek De beoordeling van de financiële situatie van een organisatie wordt over het algemeen vormgegeven door het berekenen van bepaalde financiële kengetallen. Voorbeelden hiervan zijn: a solvabiliteit, oftewel totaal eigen vermogen gedeeld door het totale vermogen van de organisatie; b liquiditeit, bijvoorbeeld door de vlottende activa (minus voorraden) te delen door het korte vreemde vermogen van de organisatie;


33

c rentabiliteit, bijvoorbeeld door de netto winst te delen door het eigen vermogen van de organisatie. Tevens is het verstandig de financiële afhankelijkheid van de vervoerder van de concessie te toetsen omdat een hoge afhankelijkheid de innovatie van vervoerders sterk kan afremmen. Deze afhankelijkheid wordt gemeten door de omzet die naar verwachting door de concessie gerealiseerd gaat worden, te delen door de totale omzet van de vervoerder van het jaar ervoor. Bij de beoordeling van de financiële situatie van een organisatie is de kernvraag: wat is nu precies goed? Wanneer en waarom is een bepaalde waarde van een financieel kengetal acceptabel of juist niet. Het is hierbij mogelijk te kiezen voor verschillende uitgangspunten en invullingen. Wij lichten hier de volgende twee methoden toe: a hanteren van een minimum/maximum waarde van het financiële kengetal; b hanteren van een puntensysteem in samenwerking met een bandbreedte voor de waarde van het financiële kengetal. Hanteren van een minimum/maximum waarde van het financiële kengetal Per financieel kengetal wordt bepaald wat de minimum of maximum waarde van het kengetal dient te zijn. Vervolgens krijgt de vervoerder het maximaal aantal punten toegekend als hij op dat kengetal voldoet aan de gestelde waarde. Voldoet de waarde van het kengetal niet aan het gestelde minimum/maximum, dan krijgt de vervoerder geen enkele punt voor het kengetal. De totale score op de beoordeling van de financiële situatie van de vervoerder wordt bepaald door het optellen van de gescoorde punten op alle gehanteerde kengetallen. De minimum of maximum waarde van het kengetal mag niet te kritisch worden vastgesteld. Er werken verschillende invloeden in de financiële waarden waaruit een bepaald kengetal is opgebouwd, waardoor deze moeilijk onderling tussen organisaties zijn te vergelijken. Het gekozen minimum (of maximum) dient daarom ook een uiterst minimum (of maximum) te zijn voor het betreffende kengetal. Hanteren van een puntensysteem in samenwerking met een bandbreedte voor de waarde van het financiële kengetal De OV-autoriteit kan zijn beoordeling van de financiële situatie van de vervoerder ook inrichten door het opstellen van bandbreedtes per kengetal. Hierbij worden bijvoorbeeld vier bandbreedten per kengetal opgesteld, waarbij elke bandbreedte een bepaald puntenaantal krijgt toebedeeld. Dit puntenaantal is afhankelijk van de aard van het kengetal en de wenselijkheid van de bandbreedte. Boven een bepaalde waarde kan dan het maximale aantal punten worden toegekend. Onderstaande tabel geeft een voorbeeld van deze beoordelingsmethode weer, uitgewerkt voor de afhankelijkheid van de organisatie van de geraamde jaarlijkse omzet die de concessie (na gunning) voor hem zal genereren. Financieel kengetal ..............................................

Bandbreedte ......................

Punten ...........

Afhankelijkheid = fl.20.000.000 / totale omzet 1 2 3

x < 15% 15% = x < 30% 30% = x < 45% x = 45%

10 8 6 4

..............................................

......................

...........

Vorm waarin de informatie wordt aangeleverd Ook bij het beoordelen van de financiële situatie van de vervoerder is het de OV-autoriteit aan te raden het aanleveren van de financiële gegevens door


34

de vervoerders zoveel mogelijk te structureren. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het bijvoegen van standaard invulformulieren in de bijlagen van het preselectiedocument of het bestek. Van de vervoerders wordt verwacht dat zij op deze bijlagen de belangrijkste financiële waarden uit de jaarrekeningen (omzet, nettowinst, etcetera) invullen, waardoor tijdens de beoordeling eenvoudig de betreffende financiële kengetallen berekend kunnen worden. 5.8.4 Beschikbare capaciteit van de vervoerder

De capaciteit van de vervoerder geeft de OV-autoriteit inzicht in de kwantiteit en kwaliteit van de fysieke middelen die de betreffende vervoerder tot zijn beschikking heeft om de in het Programma van Eisen gespecificeerde dienstverlening te verzorgen. Bij de invulling van dit selectiecriterium moet rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat combinaties kunnen deelnemen aan de aanbesteding. Er dient aangegeven te worden of combinaties gezamenlijk worden beoordeeld of dat voor combinaties bijvoorbeeld een ander (lager) puntensysteem wordt gehanteerd. Benodigde informatie voor beoordeling Bij de capaciteit van de vervoerder kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de volgende aspecten van de organisatie van de vervoerder of van de combinatie (niet limitatief): a het wagenpark / materiaal in eigendom van de inschrijver; b het aantal gekwalificeerde chauffeurs in dienst van de vervoerder met terzake relevante diploma’s en certificaten; c het totale personeelsbestand van de vervoerder (eventueel uitgesplitst naar de verschillende functionele gebieden); d de mate van automatisering van planning en vervoersadministratie van de vervoerder in zijn huidige activiteiten; e het opleidingsprogramma (en de toepassing daarvan) van het personeel van de vervoerder. Deze informatie ten aanzien van de fysieke organisatie van de vervoerder geeft de OV-autoriteit een beeld van de capaciteit van de vervoerder. Hierbij wordt een kwantitatief (bijvoorbeeld het aantal bussen in eigendom van de vervoerder) en kwalitatief (bijvoorbeeld het soort bussen in eigendom van de vervoerder) beeld van de organisatie van de vervoerder geschetst, waarmee de OV-autoriteit een oordeel kan geven over de geschiktheid van de vervoerder om de gevraagde dienstverlening uit te voeren. Het is bij het bepalen van de aspecten waarop de capaciteit wordt beoordeeld van belang dat de OV-autoriteit de aspecten van beoordeling afstemt op de specifieke eigenschappen en kenmerken van het concessiegebied dat wordt aanbesteed. Verschillende concessiegebieden vragen om verschillende aandachtspunten en aspecten met betrekking tot de organisatie van de vervoerder. Tevens is hierbij van belang dat de OV-autoriteit geen onnodig hoge eisen (niet disproportioneel) stelt aan de capaciteit en de organisatie van de vervoerder. Meer kwantiteit en hogere kwaliteit leidt bij de beoordeling van dit selectiecriteria tot een groter aantal scoringspunten. Het is aan de OV-autoriteit om bij het opstellen van het preselectiedocument of bestek de verschillende te beoordelen aspecten van de fysieke aspecten van de vervoerder te bepalen. In de beoordelingsprocedure wordt vervolgens per aspect/aandachtspunt beschreven hoe dit wordt gewaardeerd. Dit kan voor verschillende aandachtspunten op uiteenlopende manier plaatsvinden.


35

Beoordelingsmethodiek Hieronder wordt de structuur van een kwantitatief aandachtspunt en een kwalitatief aandachtspunt uitgewerkt. De aandachtspunten zijn achtereenvolgens: a het aantal gekwalificeerde chauffeurs in dienst van de vervoerder met terzake relevante diploma’s en certificaten (kwantitatief aandachtspunt); b de mate van automatisering van planning en vervoersadministratie van de vervoerder in zijn huidige activiteiten (kwalitatief aandachtspunt). Het aantal gekwalificeerde chauffeurs met terzake relevante diploma’s en certificaten Hoe hoger het aantal gekwalificeerde chauffeurs in dienst van de vervoerder met terzake relevante diploma’s en certificaten, hoe hoger het aantal punten voor de betreffende vervoerder in de beoordeling. Dit kan bijvoorbeeld worden vormgegeven door het specificeren van een aantal bandbreedtes met aantallen, volgens dezelfde methode als eerder is toegepast bij de uitwerking van het selectiecriteria ‘Financiële situatie van de vervoerder’. Hierbij moet de grens waarboven de inschrijver het maximale aantal punten krijgt toebedeeld niet te hoog worden gelegd (bijvoorbeeld meer dan 100 gekwalificeerde chauffeurs levert net zo goed de maximale punten op als 1000 gekwalificeerde chauffeurs). De mate van automatisering van planning en vervoersadministratie De mate van automatisering van planning en vervoersadministratie kan bijvoorbeeld worden beoordeeld door het onderling vergelijken van de ingediende aanvragen tot deelneming of offertes. Het beoordelingsteam neemt in een dergelijk geval alle ingediende documenten door en geeft rapportcijfers na onderlinge vergelijking van alle documenten. Het is hierbij van belang dat in het document aan de vervoerders staat beschreven hoe het beoordelingsteam zal kijken naar het betreffende aandachtspunt, zodat geïnteresseerde partijen kunnen inspelen op deze wijze van beoordeling bij het formuleren van haar in te dienen document. Vorm waarin de informatie wordt aangeleverd Opnieuw wordt de OV-autoriteit bij het beoordelen van de capaciteit van de vervoerder aangeraden het aanleveren van de gegevens over de fysieke organisatie door de vervoerders zoveel mogelijk te structureren. Hierbij kan goed gebruik worden gemaakt van het bijvoegen van standaard invulformulieren in de bijlagen van het preselectiedocument of het bestek. Van de vervoerders wordt verwacht dat zij op deze bijlagen de gevraagde aspecten van hun fysieke organisatie invullen en/of beschrijven, waardoor tijdens de beoordeling eenvoudig het betreffende aandachtspunt beoordeeld kan worden. 5.8.5 Innovatief vermogen van de vervoerder

Het innovatief vermogen van de vervoerder is een selectiecriterium waarvan het voor zowel de OV-autoriteit als de geïnteresseerde vervoerder mogelijk is in zeer verschillende richtingen te denken aangaande de specifieke invulling en concretisering van de inhoud van het selectiecriterium. Het is om die reden van belang dat de OV-autoriteit in zijn document aan de vervoerders precies aangeeft wat hij verstaat onder innovatief vermogen van een vervoerder. Het concretiseren en het beoordeelbaar maken van het criterium ‘innovatief vermogen van de vervoerder’ kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de volgende aandachtspunten te formuleren (niet limitatief): a investeringen in nieuwe ontwikkelingen (producten) binnen het openbaar vervoer;


36

b concreet onderzoek naar innovatieve ontwikkelingen binnen het openbaar vervoer. Benodigde informatie voor beoordeling Voor het beoordelen van deze aandachtspunten heeft de OV-autoriteit informatie nodig van de betreffende vervoerder. De investeringen in nieuwe ontwikkelingen (onderzoek naar nieuwe producten, bijvoorbeeld met betrekking tot materieel of ontwerpen van nieuwe openbaar vervoer concepten) binnen het openbaar vervoer dient de vervoerder met concrete cijfers aan te tonen, concreet onderzoek naar innovatieve ontwikkelingen dient te worden beschreven in bijvoorbeeld een plan van aanpak of resultaten van het betreffende onderzoek. Beoordelingsmethodiek In de beoordelingsmethodiek kan de hoogte van investeringen worden beoordeeld aan de hand van bandbreedtes met bijbehorende puntenscore. Hierbij moet echter rekening gehouden worden met de omvang van een betreffende vervoerder, want een bepaalde hoogte van een investering is voor diverse bedrijven niet te vergelijken op het gebied van inzet of commitment met betrekking tot innovatie. De investering kan bijvoorbeeld gedeeld worden door de omzet van de vervoerder, waardoor er een kengetal uitkomt dat wel met bandbreedtes en bijbehorende puntenscore kan worden beoordeeld. De beschrijving van het concreet onderzoek naar innovatieve ontwikkelingen binnen het openbaar vervoer dat de betreffende vervoerder heeft uitgevoerd kan bijvoorbeeld worden beoordeeld door het onderling vergelijken van de ingediende offertes. Het beoordelingsteam neemt alle ingediende documenten door en geeft na onderlinge vergelijking rapportcijfers. Opnieuw is van belang dat de vervoerders weten waarop het beoordelingsteam hierbij gaat letten. Vorm waarin de informatie wordt aangeleverd Om de beoordeling van het innovatieve vermogen van de vervoerder efficient te laten verlopen, is het van belang dat de OV-autoriteit de geïnteresseerde partijen vraagt de informatie in een bepaalde structuur in te dienen. Zo kan er bij de informatie met betrekking tot de investeringen in nieuwe ontwikkelingen binnen het openbaar vervoer gewerkt worden met een standaard invulformulier in de bijlage. Bij de beschrijving van onderzoek zal aandacht moeten worden besteed aan de maximale lengte (bijvoorbeeld maximaal 10 pagina’s) van de beschrijving van de voorschreven aandachtspunten. 5.8.6 Kwaliteitsborging van de vervoerder

De kwaliteitsborging van de vervoerder geeft de OV-autoriteit een beeld van de interne kwaliteitssystemen en -borging binnen de organisatie van de vervoerder. De OV-autoriteit beoordeelt hiermee het kwaliteitsbewustzijn en de aandacht die (het bewaken en leveren van) kwaliteit binnen de organisatie van de vervoerder krijgt. Benodigde informatie voor beoordeling Voor de beoordeling van de kwaliteitsborging van de vervoerder kan de OV-autoriteit bijvoorbeeld de volgende gegevens opvragen bij de vervoerders (niet limitatief): a kopie van relevante kwaliteitscertificaten; b beschrijving van het gehanteerde kwaliteitsborgingsysteem; c beschrijving van de wijze waarop klachten en claims worden afgehandeld; d beschrijving van de wijze waarop kwaliteits-audits worden uitgevoerd, geëvalueerd en verbeteringen worden gerealiseerd;


37

e de jaarlijkse uitgaven in relatie tot kwaliteitssystemen over de afgelopen drie boekjaren. Beoordelingsmethodiek De beoordeling van de kwaliteitsborging van de betreffende vervoerder kan bijvoorbeeld worden beoordeeld door het onderling vergelijken van de ingediende aanvragen tot deelneming of offertes. Het beoordelingsteam neemt alle ingediende documenten door en geeft na onderlinge vergelijking rapportcijfers. Ook hier is het van belang dat de vervoerders weten op welke aandachtspunten het beoordelingsteam hierbij gaat letten. Vorm waarin de informatie wordt aangeleverd Om de beoordeling van de kwaliteitsborging van de vervoerder efficient te laten verlopen, is het wederom van belang dat de OV-autoriteit de geïnteresseerde partijen vraagt de informatie in een bepaalde structuur in te dienen. Zo kan er bij het beoordelen van de jaarlijkse uitgaven in relatie tot kwaliteitssystemen over de afgelopen drie boekjaren gewerkt worden met een standaard invulformulier in de bijlage. Bij de diverse beschrijvingen van werkwijzen van de inschrijvers ten aanzien van kwaliteit zal aandacht moeten worden besteed aan de maximale lengte van de beschrijving van de visie (bijvoorbeeld maximaal 5 pagina’s), de minimale aandachtspunten en overige vormvereisten.

5.9 Conclusie

Selectiecriteria zijn gericht op het beoordelen van de vervoerder op zijn geschiktheid voor het uitoefenen van de gevraagde dienstverlening. De te hanteren selectiecriteria zijn derhalve afhankelijk van en gelieerd aan het Programma van Eisen. Zoals in hoofdstuk 3 reeds is beschreven, adviseren wij diverse selectiecriteria niet automatisch binair te beoordelen, zoals bijvoorbeeld referenties en kwaliteitsborging, aangezien dit geen onderscheidend vermogen tussen de vervoerders aan het licht brengt. Dit onderscheidend vermogen, de onderlinge vergelijkbaarheid van de geschiktheid van de diverse vervoerders is van groot belang. Het wordt gerealiseerd door de selectiecriteria zoveel als mogelijk met puntensystemen (rapportcijfers) te beoordelen. De toegelichte selectiecriteria kunnen als volgt worden samengevat. Criterium


...................


Het vervoersaanbod


Ervaring

Referenties

Rapportcijfers


Financiële situatie

Jaarrekeningen

Voldoen aan minimum/ maximum en puntenscore volgens bandbreedte

Jaarrekeningen en via standaard structuur

Beschikbare capaciteit

Aspecten m.b.t fysieke organisatie vervoerder

Puntenscore volgens bandbreedte en rapportcijfers


Innovatief vermogen

Inzet t.a.v. innovatieve ontwikkelingen

Puntenscore volgens bandbreedte (investeringen) en rapportcijfers (beschrijving)


Kwaliteitsborging

Bewijsstukken en beschrijvingen

Rapportcijfers


...................

...................

...................

...................

38

Hoe beoordelen ...................


6 Gunningscriteria ..................................................................................

6.1 Algemeen

Naast de selectiecriteria worden bij het (Europees) aanbesteden de zogenaamde gunningscriteria gehanteerd. Deze gunningscriteria zijn gericht op de beoordeling van de aanbieding. De eerder genoemde selectiecriteria zijn van toepassing op de organisatie en andere eigenschappen van de aanbieder. Gunningscriteria richten zich op de wijze waarop de aanbieder de in het bestek beschreven dienstverlening gaat uitvoeren en tegen bijvoorbeeld welke prijsstelling. Deze criteria variëren al naar gelang van de aard van de opdracht. De beoordeling van de offertes aan de hand van de gunningscriteria bepaalt uiteindelijk aan welke inschrijver wordt gegund. Zoals in Hoofdstuk 3 reeds is vermeld zijn de gunningscriteria gebaseerd op het Programma van Eisen. In het Programma van Eisen heeft de OV-autoriteit verscheidene keuzes gemaakt ten aanzien van het vereiste vervoersaanbod, de vereiste kwaliteit van het materiaal en het personeel. Deze keuzes zijn allen rechtstreeks van invloed op de te hanteren gunningscriteria en de wijze waarop hiermee wordt omgegaan in de beoordelingsprocedure. De OV-autoriteit dient in het beleidsmatig vastgestelde Programma van Eisen op zoek te gaan naar punten waar de vervoerders zich van elkaar kunnen onderscheiden in de invulling van de eisen van de OV-autoriteit. Aan deze aspecten van het PvE worden de gunningscriteria gekoppeld. Vastgestelde aspecten van het PvE, waarop de vervoerders zich niet of nauwelijks kunnen onderscheiden ten opzichte van de concurrent, zijn niet interessant om toe te passen als gunningscriterium. Het is noodzakelijk al over de te hanteren gunningscriteria na te denken tijdens het opstellen van het PvE, zodat het beleidsmatig vastgestelde PvE en de gunningscriteria in de beoordelingsprocedure goed op elkaar aansluiten. Het PvE en de gunningscriteria zorgen er samen voor dat de aanbesteding uiteindelijk oplevert wat de OV-autoriteit wil hebben in zijn concessiegebied. De stap van PvE naar gunningscriteria is geen eenvoudige stap in het aanbestedingsproces. Het bepaalt waarop de geschikt geachte vervoerders gaan concurreren en aan welke vervoerder de concessie zal worden verleend. Net als de selectiecriteria dienen de gunningscriteria objectief te kunnen worden beoordeeld en dienen zij elke inschrijver dezelfde kans te geven. De drie beginselen transparantie, objectiviteit en gelijkheid zijn ook nu van toepassing. In dit hoofdstuk komt aan de orde welke gunningscriteria er mogelijk te hanteren zijn en wordt aan de hand van voorbeelden aangegeven op welke wijze met de gunningcriteria kan worden omgegaan, waarin de wijze waarop de ontwikkelfunctie is vormgegeven in het Programma van Eisen van belang is.


39

6.2 Beoordelingsmethodieken

De uiteindelijke gunning van de opdracht aan een bepaalde dienstverlener kan bij een Europese aanbesteding, zoals eerder in dit rapport beschreven, plaatsvinden op grond van twee gunningsmethodieken: a op grond van de laagste prijs, of b op grond van de economisch meest voordelige aanbieding. De te hanteren gunningsmethodiek wordt voornamelijk bepaald door de invulling van de ontwikkelfunctie, tussen de OV-autoriteit en de dienstverlenende vervoerder. Ligt de ontwikkelfunctie volledig bij de OV-autoriteit dan is de gunningsmethodiek laagste prijs vrijwel altijd van toepassing. Er is dan sprake van input sturing. Men schrijft dan voor aan welke eisen het OV moet voldoen, specificeert precies wat men wil hebben, vraagt vervolgens offertes en gunt aan de vervoerder die de dienstverlening tegen de laagste prijs aanbiedt. Zijn er binnen de ontwikkelfunctie elementen die (deels) bij de vervoerder komen te liggen, en wordt het openbaar vervoer meer op output gestuurd, dan leidt dit automatisch tot een bestek waarin vervoerders moeten gaan aangeven op welke wijze zij hieraan invulling gaan geven. Dit is binnen het aanbesteden van openbaar vervoer eigenlijk altijd het geval. Hierbij geldt dat de ene invulling beter is dan de andere en dat vervoerders zich kunnen onderscheiden ten opzichte van elkaar. Bijvoorbeeld het aangeven dat de informatieplicht richting de reizigers voornamelijk bij de vervoerder ligt leidt ertoe dat de wijze waarop vervoerders hier invulling aan denken te gaan geven verschilt. Dit zal meegenomen moeten worden in de offertebeoordeling. Gunning vindt dan niet alleen meer plaats op basis van de geboden prijsstelling, maar ook op andere criteria. Dit is de essentie van de beoordelingsmethodiek: de economisch meest voordelige aanbieding. Hierin wordt bij de beoordeling van de verschillende (sub)gunningscriteria in de praktijk veelal gebruik gemaakt van een puntensysteem. Bij de economisch meest voordelige aanbieding kán de prijs één van de gunningscriteria zijn en zal dat in de praktijk ook vaak zijn. In onderstaande afbeelding is dit spectrum tussen input en output sturing, in relatie tot de te hanteren gunningsmethodiek nader weergegeven:

Input sturing

Output sturing

• Dienstverlening voorschrijven • Geen vrijheid qua invullling • Gunning op basis van laagste prijs

• Eisen op hoofdlijnen • Enige vrijheid qua invulling • Per item aangeven welke aspecten moeten worden toegelicht • Economisch voordeligste aanbieding

• • • •

Doelstelling PvE-items aangeven Veel vrijheid qua invullling Vergelijkbaarheid offertes realiseren Economisch voordeligste aanbieding

De drie genoemde vormen zullen in de uitwerking van een aantal gunningscriteria nader worden toegelicht.


40

6.3 Te hanteren gunningscriteria

Er zijn letterlijk tientallen verschillende, zinvolle gunningscriteria te formuleren voor gebruik bij een aanbesteding van openbaar vervoer. Mogelijke gunningscriteria bij een gunning van een Europese aanbesteding op basis van de gunningsmethodiek van de economisch meest voordelige aanbieding zijn achtereenvolgens (niet limitatief): a het vervoersaanbod; b de dienstregeling; c de tarieven van de vervoerder; d de toegankelijkheid van het materieel; e de overname van het personeel van de huidige vervoerder; f de kwaliteit van het in te zetten materieel en beschikbaar personeel; g de mate van akkoord met de concept-concessie; h het implementatie- en het communicatieplan van de vervoerder; i de klachtenafhandeling van de vervoerder; j de informatievoorziening aan de reiziger.

6.4 Uitgewerkte voorbeelden 6.4.1

Aantal gunningscriteria

Deze ‘Handreiking beoordelingscriteria’ gaat als voorbeeld uit van een achttal gunningscriteria dat in iedere aanbesteding van openbaar vervoer, ongeacht de grootte van de concessie of de unieke eigenschappen van het betreffende gebied, een zinvolle en waardevolle toevoeging kan geven aan het bestek en de beoordelingsprocedure voor de betreffende aanbesteding. Een voor de hand liggend gunningscriteria is, omdat de uitwerking daarvan eenvoudig is, buiten beschouwing gelaten; dit is het gunningscriterium ‘de laagste prijs’. In de praktijk is het verstandig het totale aantal gunningscriteria in de beoordelingsprocedure te beperken tot de (ongeveer) tien meest relevante criteria voor het betreffende concessiegebied en het bijbehorende Programma van Eisen. Minder dan tien maakt de beoordeling wellicht te geaggregeerd en worden wellicht eventuele belangrijke criteria niet meegenomen. Meer dan tien maakt de beoordeling complex en maakt de uitvoering van de beoordeling tot een belasting, zonder dat het nog veel toegevoegde waarde levert aan de dienstverlening van de vervoerders. De acht voorbeeld gunningscriteria zijn achtereenvolgens: a het vervoersaanbod van de vervoerder; b de toegankelijkheid van het in te zetten materieel; c de kwaliteit van het in te zetten materieel; d de kwaliteit van het in te zetten personeel; e de sociale veiligheid; f de klachtenafhandeling; g de informatievoorziening aan de reiziger; h het implementatieplan. Het stappenplan zoals reeds in hoofdstuk 3 is gepresenteerd, aangaande de relaties tussen: a het Programma van Eisen; b het beoordelingscriterium; c de benodigde informatie voor de beoordeling; d de (mogelijke) beoordelingsmethodiek;


41

e de vorm waarin de informatie moet worden aangeleverd, zal ook voor deze gunningscriteria worden gehanteerd. Uit toegevoegde voorbeeld eisen uit een PvE zal duidelijk zal worden dat de eisen uit dit PvE moeten worden geconcretiseerd om als concrete eisen aan een vervoerder te kunnen worden voorgelegd! 6.4.2 Het vervoersaanbod van de vervoerder

Indien het gewenste vervoersaanbod van de vervoerder tot in detail beschreven is in het Programma van Eisen is er voor dit aspect sprake van input sturing. Voorgeschreven zijn dan op halteniveau de lijnen, frequenties, routes en aansluitpunten. Veelal ligt de invulling van het vervoersaanbod (deels) bij de vervoerder. Het grotendeels vrij laten van de invulling aan de vervoerder is aan de orde wanneer de OV-autoriteit aangeeft welke minimale eisen er aan de afstand tussen de halteplaats en reizigerslocatie worden gesteld (bijvoorbeeld mag de afstand tussen een woonadres en een haltepaal maximaal 400 meter zijn) en welke minimale eisen er aan de gemiddelde wachttijd c.q. zitplaatsgarantie worden gesteld. Een tussenvariant houdt in dat OV-autoriteiten wel aangegeven welke hoofdcorridoren met welke frequentie gereden moeten worden (afhankelijk van tijdvakken), welke eisen er aan aansluitingen gesteld worden en bepaalde routes gaan voorschrijven. De inhoud en de mate van diepgang van de concept-dienstregeling dient in het bestek goed te worden gespecificeerd. Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat zijn visie is ten aanzien van bijvoorbeeld de lijnvoering in het concessiegebied. Door [OV-autoriteit] wordt in beperkte mate eisen gesteld aan de lijnvoering. Zo is de concessiehouder vrij in zijn keuze van de routes in het OV-netwerk, mits deze routes begaanbaar zijn voor het openbaar vervoer. Ter toetsing kan de concessiehouder gebruik maken van de bestaande wegcategoriseringsplannen van [OV-autoriteit] (zie bijlage X). In de praktijk zal dit overigens veelal betekenen dat in de kernen in het concessiegebied enkel de huidige routes als mogelijke route kunnen worden gekozen. Indien afgeweken wordt van de huidige routes, zal de concessiehouder in overleg moeten treden met de wegbeheerder. Met betrekking tot het bieden/garanderen van aansluitingen zullen eveneens geen eisen worden opgenomen, behoudens het garanderen van een goede aansluiting van bus op trein vice versa. De vervoerder heeft immers alle belang bij het op zo efficiënt mogelijke wijze realiseren van aansluitingen voor een zo groot mogelijk reizigerspubliek. Bovendien geeft dit de vervoerder de vrijheid de lijnvoering en de dienstregeling zo optimaal mogelijk af te stemmen op de wensen van de reiziger. Welke informatie opvragen en hoe beoordelen OV-autoriteiten zullen veelal een concept dienstregeling vragen van de vervoerders wanneer zij willen kunnen beoordelen of de door de vervoerders aangedragen oplossingen voldoen aan de minimale eisen en is dat wat de vervoerder meer biedt één van de gunningscriteria. Het gunningscriterium van het vervoersaanbod van de vervoerder kan door de OV-autoriteit beoordeelbaar (meetbaar) worden gemaakt door het uit te drukken in het totaal aantal dienstregelinguren (dru’s) of de verwachte


42

hoogte van de vervoersopbrengsten. Dit betekent dat niet de afzonderlijke onderdelen van de dienstregeling worden gespecificeerd als gunningscriterium, maar het resultaat (dru’s of vervoersopbrengsten) ervan. Veelal worden dru’s of vervoersopbrengsten beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde bandbreedtes. Hierbij worden bijvoorbeeld vier bandbreedten opgesteld, waarbij elke bandbreedte een bepaald puntenaantal krijgt toebedeeld. Dit puntenaantal is afhankelijk van het aantal dru’s of de vervoersopbrengsten in combinatie met de wenselijkheid van de bandbreedte. Boven een bepaalde waarde kan dan het maximale aantal punten worden toegekend. Onderstaande tabel geeft een voorbeeld van deze beoordelingsmethode weer, uitgewerkt in het aantal dru’s dat de inschrijver in zijn aanbieding boven een bepaald minimum offreert. Vervoersaanbod van de vervoerder .............................................

Bandbreedte ......................

Punten ...........

Aantal dienstregelinguren 1 2 3

X < [dru’s] [dru’s] = x < [dru’s] [dru’s] = x < [dru’s] x = [dru’s]

10 8 6 4

.............................................

......................

...........

Hoe informatie laten aanleveren Het opvragen van het aantal dru’s of de vervoersopbrengsten aan de inschrijver kan de OV-autoriteit structureren door het faciliteren van standaard invulformulieren waarop de voorgestelde dienstregeling kan worden ingevuld en door vervoerders al te laten aangegeven wat het aantal dru’s is. Hierdoor wordt een overzichtelijke en efficiënte indeling en uitvoering van de beoordeling van het gunningscriterium vervoersaanbod van de vervoerder mogelijk. Overigens zijn er op de openbaar vervoermarkt reeds specialistische software pakketten beschikbaar die de beoordeling van een dienstregeling ondersteunen. 6.4.3 Toegankelijkheid van het in te zetten materieel

De eisen uit het PvE met betrekking tot de fysieke toegankelijkheid van het in te zetten materieel, bijvoorbeeld op het gebied van lage vloerbussen, kunnen variëren tussen: a eisen dat x% van de ingezette bussen een lage vloerbus is; b eisen dat bussen een hoge toegankelijkheid moeten hebben en dat bijvoorbeeld gebruik gemaakt moet worden van lage vloerbussen; c eisen dat het ingezet materieel hoge toegankelijkheid heeft. Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat bijvoorbeeld zijn visie is ten aanzien de toegankelijkheid van het busmaterieel dat de vervoerder inzet: Per jaar dient het aandeel lagevloerbussen toe te nemen met 10%, waarbij deze als eerst op het [bepaald net] ingezet moeten worden. Als lage vloer wordt aangemerkt een voertuig dat een lage vloer heeft tussen de instap- en (eerste) uitstapdeur. Indien gebruik wordt gemaakt van kleinbussen dan geldt de eis van lage vloer niet. Voor kleinbussen geldt dat deze toegankelijk zijn indien zij van brede instap voorzien zijn. Welke informatie opvragen, hoe beoordelen en in welke vorm aan laten leveren Het stellen van harde eisen aan het percentage lage vloerbussen is een erg dure eis. Vervoerders zullen immers moeten gaan investeren in dit type


43

materieel in het geval zij hier nog niet over beschikken. Door het opleveren van een lijst met kentekens en kenmerken van de bussen kan de vervoerder de fysieke toegankelijkheid van zijn materiaal aantonen. Vaak wordt dan ook gekozen voor een overgangstraject, waarbij eisen worden geformuleerd als “vanaf 1-1-200X moet minimaal x% van de bussen voorzien zijn van een lage vloer”. Dat wat de vervoerder meer aan percentage toezegt is vervolgens via vastgestelde bandbreedtes te beoordelen (op eenzelfde manier als het aantal dienstregelinguren bij het vervoersaanbod van de vervoerder) en te hanteren als een gunningscriterium. De te hanteren bandbreedtes zijn voor de OV-autoriteit vrij te bepalen en behoren in de beoordelingsprocedure te zijn opgenomen. 6.4.4 Kwaliteit van het in te zetten materieel

De eisen uit het PvE met betrekking tot de kwaliteit van het in te zetten materieel, bijvoorbeeld op het gebied van de leeftijd, kunnen variëren tussen: a eisen dat alle bussen niet ouder zijn dan X jaar; b eisen dat bussen gemiddeld een bepaalde leeftijd mogen hebben; c eisen dat het ingezette materieel voldoet aan de wettelijke eisen en er goed onderhouden uit ziet. Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat zijn visie is ten aanzien van bijvoorbeeld de leeftijd van het busmateriaal en de methode om dit te controleren: Het materieel dat voor de exploitatie van het openbaar vervoer wordt ingezet, dient te voldoen aan de wettelijke eisen en goedgekeurd zijn door de Rijksdienst voor het Wegverkeer. Voor zover niet in de wettelijke eisen is opgenomen, dient ieder voertuig te beschikken over een EHBO-doos en een brandblusser. Het voor de exploitatie van het openbaar vervoer in te zetten materieel heeft een gemiddelde leeftijd van maximaal 7,5 jaar. Voertuigen mogen niet ouder zijn dan 12 jaar. Deze eisen garanderen dat de vervoerder niet te oud materieel inzet, hetgeen de veiligheid van de reizigers tijdens de reis vergroot. In de ogen van [OV-autoriteit] is daarnaast de leeftijd van het materieel in hoge mate bepalend voor de uitstraling van het openbaar vervoer op de reiziger. De leeftijdseisen zijn gebaseerd op de gebruikelijke afschrijvingstermijnen van busmaterieel. De vervoerder is verplicht jaarlijks een actueel overzicht van de leeftijd van het wagenpark te verstrekken aan [OV-autoriteit], zodat de leeftijdseisen van het materieel kunnen worden gecontroleerd. Welke informatie opvragen, hoe beoordelen en in welke vorm aan laten leveren De onderbouwing van de eerste twee elementen zijn op te vragen door vervoerders een lijst met in te zetten materieel, kentekens en leeftijd aan te laten leveren. Voldoen ze aan het criterium dan krijgt men de maximale punten. De derde invulling is te bepalen door enerzijds een lijst aan te leveren zoals eerder genoemd, en daarnaast een bezoek te brengen aan de stalling van het wagenpark om een beeld te krijgen van hoe het materieel er uit ziet. De kwaliteit van het wagenpark kan dan aan de hand van rapportcijfers worden beoordeeld, waarin subjectiviteit moet worden uitgesloten.


44

6.4.5 Kwaliteit van het in te zetten personeel

De eisen uit het PvE met betrekking tot de kwaliteit van het in te zetten personeel kunnen variëren tussen: a volledig voorschrijven welke eisen aan het in te zetten personeel worden gesteld qua opleiding, ervaring, kleding (eisen broek, trui, colbert), klantgerichtheid, etcetera; b eisen stellen aan kleding op hoger niveau, klantgerichtheid en Nederlandse taal; c eisen dat een chauffeur als zodanig herkenbaar is, klantgerichtheid en de Nederlandse taal beheerst. Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat zijn visie is ten aanzien van bijvoorbeeld de eisen aan het personeel: Van het personeel van de vervoerder dat in direct contact staat met de reiziger, wordt door [OV-autoriteit] verwacht dat deze in voldoende mate de Nederlandse taal machtig zijn. Voor de trein is middels de toegangsovereenkomst tot het spoor (en in toekomstige wetgeving) reeds de eis opgenomen dat alle communicatie met personeel van de vervoerder aangaande veiligheidsaspecten in het Nederlands dient plaats te vinden. Tevens is in de toegangsovereenkomst geregeld dat het personeel bekend dient te zijn met de veiligheidsreglementering, alsmede over voldoende kennis van het voertuig moet beschikken (vanuit veiligheidsoptiek). De bestuurders van de bussen dienen tijdens exploitatie in het bezit te zijn van een geldig chauffeursdiploma, conform de wettelijke eisen. De bestuurders van de bus en de machinisten op de trein behoeven niet in het bezit te zijn van een EHBO-diploma, omdat dit hoge kosten voor de vervoerder met zich mee zou brengen indien het personeel van de vervoerder nu nog niet over een dergelijk diploma beschikt. Indien het personeel van de vervoerder echter wel over een EHBOdiploma beschikt of de vervoerder hier alsnog tijdens de looptijd van de concessie voor zal zorgen, zal dit worden meegewogen als gunningscriterium bij de beoordeling van de verschillende offertes. Dit zal dan in de concessievoorschriften worden opgenomen. Welke informatie opvragen, hoe beoordelen en in welke vorm aan laten leveren Een vervoerder dient aan te geven in een beschrijving van maximaal 10 pagina’s hoe hij er voor gaat zorgdragen dat aan de gestelde eisen wordt voldaan. Deze eisen specifiek benoemen! Eventueel worden kledingontwerpen opgenomen in de offerte. Beoordeling van de kwaliteit van het personeel vindt wederom plaats op basis van rapportcijfers, waarbij het geheel van de aangeleverde informatie wordt meegenomen in de beoordeling. 6.4.6 Veiligheid

De eisen uit het PvE met betrekking tot veiligheid kunnen variëren tussen: a eisen dat er bijvoorbeeld camera’s in elke bus moeten zijn geplaatst; b eisen dat er een minimaal aantal camera’s worden geplaatst en tevens dat er jaarlijkse een plan voor veiligheid moet worden opgesteld en uitgevoerd met als doelstelling de veiligheid te vergroten/verbeteren/in stand te houden; c eisen dat er jaarlijks een plan voor veiligheid moet worden opgesteld en uitgevoerd met als doelstelling de veiligheid te vergoten/verbeteren/in stand te houden.


45

Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat zijn visie is ten aanzien van de sociale veiligheid tijdens de uitvoering van de concessie: De sociale veiligheid van de reizigers en het eigen personeel van de vervoerder in het voertuig (zowel bus als trein) is een verantwoordelijkheid van de vervoerder. De vervoerder kan bij [OV-autoriteit] voorstellen indienen ter verbetering van de sociale veiligheid in het voertuig. Na overleg tussen vervoerder en opdrachtgevende overheden kan [OV-autoriteit] besluiten een financiële bijdrage te leveren voor het voorstel ter gedeeltelijke dekking van de kosten. [OV-autoriteit] acht het gewenst dat betrokken partijen met elkaar in overleg treden in situaties dat maatregelen gewenst zijn om de sociale veiligheid te handhaven dan wel verder te vergroten in het concessiegebied. Indien noodzakelijk zal [OVautoriteit] hier een faciliterende rol in vervullen. Sociale veiligheid is één van de gespreksonderwerpen tijdens het periodieke overleg tussen vervoerder en [OV-autoriteit]. Welke informatie opvragen, hoe beoordelen en in welke vorm aan laten leveren In het eerste geval dient een vervoerder wederom aan te geven in een beschrijving van maximaal 10 pagina’s hoe hij er voor gaat zorgdragen dat aan de gestelde eisen wordt voldaan. In de laatste twee gevallen dient hij een concept plan voor de sociale veiligheid aan te leveren waarin de doelstellingen van veiligheid in opgenomen zijn. Dit plan wordt beoordeeld aan de hand van rapportcijfers en leidt aldus tot een offertescore op veiligheid. 6.4.7 Klachtenafhandeling

De eisen uit het PvE met betrekking tot de klachtenafhandeling kunnen variëren tussen: a zelf een klachtenprocedure voorschrijven in het Programma van Eisen; b minimale eisen stellen aan maximale behandeltijden van een klacht en de zorgvuldige behandeling van klachten; c eisen dat er een klachtenprocedure wordt opgesteld. Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat zijn visie is ten aanzien van de klachtenafhandeling: De vervoerder is verantwoordelijk voor een goede ontvangst en afhandeling van mondelinge en schriftelijke klachten van derden. Hiertoe stelt de vervoerder na afloop van de contractbesprekingen een klachtenprocedure op, die uiterlijk voor de start van de concessieperiode moet zijn ingediend bij [OV-autoriteit] ter goedkeuring. Voor een vlotte ontvangst en afhandeling van mondelinge klachten, heeft de vervoerder een apart telefoonnummer operationeel, welk telefoonnummer door de vervoerder aan de reizigers wordt gecommuniceerd. Welke informatie opvragen, hoe beoordelen en in welke vorm aan laten leveren In het eerste geval dient een vervoerder aan te geven in een beschrijving van maximaal 10 pagina’s hoe hij er voor gaat zorgdragen dat aan de gestelde eisen wordt voldaan. In de laatste twee gevallen dient hij een klachtenprocedure op te stellen die voldoet aan de (gestelde minimale) eisen. De mate waarin hij bijvoorbeeld in staat is meer te leveren dan de minimale eisen wordt beoordeeld met een rapportcijfer en leidt aldus tot een score op dit gunningscriterium.


46

6.4.8 Informatievoorziening aan de reiziger

De eisen uit het PvE met betrekking tot de informatievoorziening aan de reiziger kunnen variëren tussen: a volledig voorschrijven welke eisen er aan de informatievoorziening worden gesteld, welke informatie wanneer in welke vorm aan de reizigers moet worden verstrekt; b eisen dat reizigers op een goede wijze moeten worden geïnformeerd en een aantal specifieke doelgroepen en eisen aan communicatie opnemen; c aangegeven dat alle reizigers op een goede wijze conform wetgeving moeten worden geïnformeerd. Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat zijn visie is ten aanzien van de informatievoorziening die de vervoerder zal moeten verzorgen: De vervoerder moet gegevens leveren met betrekking tot de instandhouding van een landelijk reisinformatiesysteem. In bijlage X is een modelcontract van de huidige beheerder van het landelijk reisinformatiesysteem opgenomen. De vervoerder moet een dienstregelingboekje uitgeven. Hierin moet in ieder geval, naast de dienstregelinginformatie informatie opgenomen worden met betrekking tot de geldende tarieven en vervoerbewijzen (en de verkrijgbaarheid hiervan), vervoervoorwaarden, omgang klachten, wensen en suggesties en de beschikbaarheid van CVV in het concessiegebied. De vervoerder draagt er zorg voor dat bij geplande stremmingen en omleidingen de reiziger wordt geïnformeerd. Dit moet tijdig gebeuren zowel in de voertuigen als middels advertenties in de regionale kranten. Het is goed mogelijk een relatie te leggen tussen de informatievoorziening aan de reiziger en de reizigersopbrengsten en de dienstregelingsuren. Aangezien de mate van en de kwaliteit van de informatievoorziening invloed hebben op de reizigersopbrengsten en niet op de dienstregelingsuren, hebben de gunningscriteria ‘informatie voorziening aan de reiziger’ en ‘het vervoeraanbod van de vervoerder’, afhankelijk van de invulling ervan, een mogelijke invloed op elkaar. Welke informatie opvragen, hoe beoordelen en in welke vorm aan laten leveren In het eerste geval dient een vervoerder aan te geven in een beschrijving van maximaal 10 pagina’s hoe hij er voor gaat zorgdragen dat aan de gestelde eisen wordt voldaan. In de laatste twee gevallen dient hij in een vergelijkbare beschrijving aan te geven welke invulling hij geeft aan de gestelde eisen, waarin hij gebruik kan maken van ervaringen elders. Deze invulling wordt aan de hand van rapportcijfers beoordeeld. 6.4.9 Implementatieplan

De eisen uit het PvE met betrekking tot het implementatieplan kunnen variëren tussen: a volledig een implementatieplan voorschrijven met alle te nemen stappen en te behalen mijlpalen; b eisen dat het openbaar vervoer op datum X operationeel moet zijn, en door de vervoerder een implementatieplan laten opleveren met daarin opgenomen: uit te voeren activiteiten, (voorgeschreven) mijlpalen, op te leveren producten, benodigde personele capaciteiten, etcetera; c eisen aangegeven dat het openbaar vervoer per datum Z operationeel moet zijn en geen eisen aan het implementatietraject zelf stellen.


47

Onderstaande tekst beschrijft de wijze waarop een OV-autoriteit in de praktijk in zijn Programma van Eisen kan verwoorden wat hij van de vervoerder eist met betrekking tot het implementatieplan: De vervoerder dient een implementatieplan op te stellen, waarin hij aangeeft op welke wijze en binnen welke termijnen hij denkt het netwerk te implementeren, voordat de concessie ingaat. Het implementatieplan dient in ieder geval in te gaan op de te ondernemen acties door de vervoerder, planning, kritische tijdspaden en verwachtingen ten aanzien van acties van [OV-autoriteit]. In de periode tussen de gunning en ingang van de concessie dient de vervoerder per maand een voortgangsrapportage in te dienen. In beginsel vindt er maandelijks overleg plaats tussen de vervoerder en [OV-autoriteit]. [OV-autoriteit] behoudt zich het recht voor, indien daar aanleiding toe is de overlegfrequentie te verhogen dan wel te verlagen. Welke informatie opvragen, hoe beoordelen en in welke vorm aan laten leveren In de eerste invulling dient men zich te conformeren aan het voorgeschreven implementatieplan. In de andere twee invullingen dient een vervoerder een door hem opgesteld plan op te stellen (maximaal 10 pagina’s) en als onderdeel van zijn offerte toe te voegen. Beoordeling vindt plaats op basis van rapportcijfers die door individuele beoordelaars worden gegeven aan de opgeleverde implementatieplannen. Degelijkheid, haalbaarheid, structuur en realiteit van het implementatieplan zijn elementen die hierin meespelen.

6.5 Beoordelingsmethodiek economisch meest voordelige aanbieding

Het beoordelen van offertes binnen de economische meest voordelige aanbieding kan op velerlei wijzen. In deze paragraaf is aantal mogelijkheden nader uitgewerkt om OV-autoriteiten verschillende methodieken aan te dragen. De volgende beoordelingsmethodieken komen aan de orde: a kwalitatieve en prijselementen via weging scoren, volgorde bepalen en degene met het hoogst aantal punten wordt gekozen; b eerst op kwalitatieve aspecten beoordelen, van alle offertes boven een bepaalde drempelscore wordt de offerte met de laagste prijs gekozen; c er is X miljoen budget beschikbaar, er zijn minimale eisen en verschillende wensen: hoe worden ook de wensen binnen het budget gerealiseerd en tegen welke prijs kunnen er additionele diensten worden ingekocht? Kwalitatieve en prijselementen scoren In dit type beoordelingsprocedure worden alle offertes (na geschikt te zijn verklaard op basis van de selectiecriteria) op basis van de gunningscriteria beoordeeld, waarin zowel kwalitatieve elementen (zoals de criteria die als voorbeeld in de voorgaande paragrafen zijn gebruikt) als de prijsstelling is opgenomen. De offerte wordt beoordeeld op de vooraf in de beoordelingsprocedure vastgestelde criteria, en middels de verkregen rapportcijfers en gehanteerde weging wordt een eindscore per offerte verkregen. Deze methodiek kan als volgt worden toegelicht.


48

Criteria ......................

Weging Score (0-10) Totaal ........... ........... ...........

Kwaliteit materieel Veiligheid Prijs Implementatieplan Akkoord met conceptcontract

0.30 0.10 0.30 0.15

5 6 8 2

1.50 0.60 2.40 0.30

0.15

8

1.20

......................

........... ........... ...........

Totaal

1.00

......................

........... ........... ...........

6.00

De eindscores worden ten opzichte van elkaar vergeleken en aldus ontstaat een ranking. De inschrijver met het hoogst aantal punten is de partij aan wie de concessie wordt verleend. Bovenstaande methodiek wordt binnen het openbaar vervoer momenteel nog het meest gehanteerd wanneer prijs van dezelfde orde is als de andere gunningscriteria. Eerst kwalitatief, dan de laagste prijs Een methodiek die op openbaar vervoer-gebied nog zelden wordt gebruikt maar die grote voordelen in zich heeft is het allereerst beoordelen van de offertes op de kwalitatieve gunningscriteria, en van die offertes die een score boven een vooraf gestelde waarde halen. Daarvan wordt de offerte geselecteerd met de laagste prijs. Er wordt dus in ieder geval een bepaald minimum kwaliteitsniveau verkregen en van al die partijen die dat realiseren wordt de partij gekozen met de meest interessante prijsstelling. Deze methodiek is in de hiernavolgende afbeelding nader uitgewerkt. Hierin wordt uitgegaan van een minimale score van 5 punten, van alle offertes die daar boven komen wordt de laagste prijs gekozen. Criteria

Totale score Totale score Totale score Totale score Totale score offerte 1 offerte 2 offerte 3 offerte 4 offerte 5 ....................... ........... ........... ........... ........... ...........

Kwaliteit materieel Veiligheid Implementatieplan Informatievoorziening Akkoord met conceptcontract

1.5 0.6 2.4 0.3

0.3 0.3 3.0 0.3

0.6 0.3 0.9 1.2

0.6 0.6 2.7 0.6

0.6 0.9 0.6 0.9

1.2

0.3

0.3

0.6

0.6

....................... ........... ........... ........... ........... ...........

Totaal

6.0

4.2

3.3

5.1

3.6

....................... ........... ........... ........... ........... ...........

Prijs

520

400

420

460

480

....................... ........... ........... ........... ........... ...........

Bij een minimum kwaliteit van 5 wordt offerte 4 gekozen, maar offerte 2 heeft de laagste prijs.

Deze methodiek is van toepassing wanneer OV-autoriteiten zeker een bepaald minimum aan kwaliteit willen hebben (kwaliteitsverschillen daarboven hebben geen waarde meer), maar geen minimale eisen in een PvE wensen op te nemen. Optimale inzet van het beschikbare budget Wanneer OV-autoriteiten een bepaald maximaal budget beschikbaar hebben waar het openbaar vervoer van gefinancierd moet gaan worden, dan kan de beoordelingsmethodiek als volgt worden ingezet om dit budget optimaal te kunnen uitnutten: a Variant 1: Een OV-autoriteit: – meldt: er is X miljoen budget beschikbaar; – vraagt aan vervoerders tegen welk bedrag de vooraf vastgestelde minimale dienstverlening wordt geleverd;


49

– vraagt vervolgens aan de vervoerder aan te geven welke kosten aan de orde zijn voor additionele diensten die de OV-autoriteit ook in zijn bestek heeft gevraagd; – beoordeelt op basis van prijs/kwaliteit verhouding de inhoud van de additionele diensten ten opzichte van de prijs, scoort hier de offertes op en stelt de rangorde op; b Variant 2: Een OV-autoriteit: – meldt: er is X Miljoen budget beschikbaar; – geeft een ruime definitie aan van de dienstverlening die gevraagd wordt en vraagt aan vervoerders aan te geven welke invulling zij voor het gestelde totaal bedrag kunnen bieden; – beoordeelt op basis van de kwalitatieve gunningscriteria deze invulling vervolgens en stelt de rangorde op. In deze beoordelingsmethodiek heeft de OV-autoriteit zijn budget volledig uitgenut. Hij zal vrijwel geen geld over hebben, maar komt daarnaast ook niet voor verrassingen te staan dat vervoerders veel hoger offreren dan verwacht hetgeen tot budgetproblemen kan leiden. Met name in aanbestedingen waarin het budget een harde randvoorwaarde is, is deze beoordelingsmethodiek zeer geschikt.

6.6 Conclusie

Gunningscriteria zijn van toepassing op de inhoud van de offerte van de inschrijver en zijn onderdeel van de te hanteren beoordelingsmethodiek. Gunning op basis van de laagste prijs kent slechts één gunningscriterium: de prijs. In de economische meest voordelige aanbieding komen de verschillende te hanteren gunningscriteria naar voren. Als onderdeel van de te hanteren beoordelingsmethodiek wordt op basis van de gewogen gunningscriteria een rangorde verkregen op basis waarvan tenslotte de gunning plaats vindt. De wijze waarop de ontwikkelfunctie is ingevuld is bepalend voor de te hanteren criteria. Input sturing leidt tot de laagste prijs, output sturing en dus meer invloed van de vervoerder leidt automatisch tot gunning op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Afhankelijk van het Programma van Eisen en de hierin beschreven ontwikkelfunctie zijn de gunningscriteria te bepalen. Duidelijk is dat de wijze waarop in de beoordeling met deze criteria omgegaan wordt sterk verschilt. De toegelichte gunningscriteria kunnen als volgt worden samengevat:


50

Criterium


...................


...................


Ervaring

Referenties

Rapportcijfers

Via standaard structuu

Het vervoersaanbod


Toegankelijkheid van het in te zetten materieel


Rapportcijfers indien boven minimum

Eigen beschrijving

Kwaliteit van het in te zetten materieel

Lijst met kentekens, leeftijden en typen

Boven minimum: rapportcijfers

Eigen beschrijving en bedrijfsbezoek

Kwaliteit van het in te zetten personeel


Rapportcijfers

Eigen beschrijving (detail varieert)

Veiligheid

Veiligheidsplan

Rapportcijfers

Eigen beschrijving

Klachtenafhandeling

Concept klachtenprocedure

Rapportcijfers

Eigen beschrijving

Informatievoorziening

Uitgewerkt plan

Rapportcijfers

Eigen beschrijving

Implementatieplan

Uitgewerkt implementatieplan

Rapportcijfers

Implementatieplan volgens eigen inzicht

...................

...................

...................

...................

51

Hoe beoordelen

7 Projectorganisatie en -planning ..................................................................................

7.1 Algemeen

Het aanbesteden van een openbaar vervoer concessie is een niet te onderschatten opdracht voor de organisatie van de OV-autoriteit. Het traject van de Europese aanbesteding (beoordelingen, besluitvorming, etcetera) en de voorbereiding er van (opstellen Programma van Eisen, vaststellen van de aanbestedingsstrategie en -tactiek, etcetera) betekent voor de OV-autoriteit een aanzienlijke investering van tijd, geld en middelen om het gehele proces goed te doorlopen met het wenselijke resultaat: het verlenen van de concessie aan de beste vervoerder met de optimale dienstverlening voor het betreffende concessiegebied. In dit hoofdstuk worden verschillende aspecten rondom de organisatie, planning en uitvoering van een openbaar vervoer aanbestedingsproject beschreven. Aan de orde komen de achtereenvolgens: a de projectorganisatie; b aandachtspunten tijdens de uitvoering van het project; c de planning en doorlooptijd.

7.2 Projectorganisatie

Het proces van Europees aanbesteden van openbaar vervoer vergt een gedegen aanpak van de aanbestedende OV-autoriteit. Het doorlopen van de gehele concessie-verleningscyclus voor het aanbesteden van een concessiegebied is in de regel een project van aanzienlijke omvang met een doorlooptijd van minimaal een volledig jaar. Het is dan ook essentieel dat de OV-autoriteit het aanbesteden ziet als een project, met alle eigenschappen en potentiële valkuilen die een project met zich meebrengt. De OV-autoriteit dient voor aanvang van de aanbesteding goed na te denken over de activiteiten die er tijdens het project verricht moeten worden. Wij adviseren dat deze gedachten vooraf resulteren in het opstellen van een startdocument, dat tevens te beschouwen is als Plan van Aanpak van het begin van het project tot en met de startdatum van het vervoerssysteem. Het is tevens aan te raden het startdocument tegelijk met het accorderen van het Programma van Eisen te laten plaatsvinden, waarna de (voorbereiding van de) aanbesteding van start kan gaan. In het startdocument wordt de visie van de OV-autoriteit neergelegd op de ‘in te kopen’ dienst en de aanbestedingsprocedure. Hierin komen zaken aan de orde als: a de detailplanning van het gehele traject, waarin onder andere staat vermeldt de mijlpalen ten aanzien van: – opleveren documenten (het Programma van Eisen, het bestek, de beoordelingsprocedure, etcetera); – accorderen van de betreffende documenten door de daarvoor aangewezen beslissingsbevoegde; – algemene en gedetailleerde tijdslijn van het gehele project; b de (project)organisatie; – samenstellen van een werkgroep (met aan het hoofd de projectleider)


52

die zorgdraagt voor de daadwerkelijke voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding (opstellen van de aanbestedingsdocumenten, communicatie tijdens het aanbestedingstraject); – samenstellen van een stuurgroep die de nodige sturing en besluitvorming verzorgt voor de werkgroep tijdens de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding; – samenstellen van het beoordelingsteam, eventueel met leden uit de werken/of stuurgroep, aangevuld met interne of externe specialisten op een bepaald gebied van de beoordeling (openbaar vervoerdeskundigen, juristen en financiële experts). Er wordt hierbij tevens vastgesteld wie zorgdraagt voor welk deel/delen van de beoordeling. c aspecten rond inspraak en besluitvorming; – bij inspraak kan gedacht worden aan bepaalde gelieerde onderdelen binnen de OV-autoriteit die te maken hebben met het openbaar vervoer of belangengroeperingen zoals consumentenorganisaties; – bij besluitvorming kan bijvoorbeeld mandatering van naar lagere bestuurlijke niveaus van de OV-autoriteit worden vastgelegd voor een efficiëntere projectuitvoering en een kortere doorlooptijd wenselijk zijn. Tevens dient de OV-autoriteit voor de aanvang met het aanbestedingstraject vast te stellen of er sprake is van belangenverstrengeling tussen de OVautoriteit en de potentiële toekomstige vervoerders. Hierbij kan gedacht worden aan financiële banden tussen de betreffende organisaties of dat functionarissen van de OV-autoriteit tevens posities bekleden binnen een potentiële toekomstige vervoerder. Belangenverstrengelingen dienen voorkomen te worden. Er zal dus moeten worden gekozen tussen een plaats in het beoordelingsteam of continuering van het belang in de vervoerder. Wordt hier van te voren te weinig aandacht aan besteed, dan kan dit tot zeer onwenselijke en serieuze problemen leiden tijdens of na de uitvoering van het aanbestedingstraject. Ten aanzien van het opstellen van het Programma van Eisen is het van belang te vermelden dat de vervoerders geen enkele invloed mogen uitoefenen op de inhoud. Los van de marktconsultatie (zoals beschreven in hoofdstuk 2 van dit rapport) mogen potentiële toekomstige dienstverleners geen enkele bemoeienis hebben met het opstellen van en inhoudelijk vaststellen van het Programma van Eisen.

7.3 Aandachtspunten tijdens de uitvoering van het project

Tijdens het uitvoeren van het aanbestedingsproject is er een groot aantal aspecten waarmee rekening gehouden moet worden. Enkele aandachtspunten van belang zijn in onderstaande opsomming beschreven (niet limitatief): a zorg voor een duidelijke takentoewijzing binnen de verscheidene groepen (werkgroep, stuurgroep, beoordelingsteam) zodat iedereen weet wat er van hem wanneer verwacht wordt; b draag zorg voor een duidelijke communicatie naar en met de markt en de vervoerders ten aanzien van documenten en vragen en antwoorden tijdens de marktconsultatie en de aanbesteding; c zorg voor een goed dossierbeheer voor het gehele project. Een Europese aanbesteding dient transparant te worden uitgevoerd. Dit betekent onder meer dat er indien gevraagd (bijvoorbeeld bij klachten van vervoerders na de concessie-verlening over het doorlopen traject van de OV-autoriteit) eenduidige en heldere dossier(s) ten aanzien van de aanbesteding aanwezig moet zijn;


53

d houdt na afloop van het traject (na de gunning) afwijzingsgesprekken met de afgewezen inschrijvers. Zij hebben veel tijd, moeite en geld in de offerte geïnvesteerd en horen graag waar zij zichzelf kunnen verbeteren voor de volgende keer. Dit is tevens gunstig voor de OV-autoriteit ten aanzien van toekomstige aanbestedingstrajecten; e evalueer het aanbestedingstraject na afloop binnen de OV-autoriteit om leereffecten te oogsten. Het leerproces is een element van belang binnen het Europees aanbesteden. Goede voorbereiding en uitvoering van het aanbestedingstraject levert in de toekomst voordelen op.

7.4 De planning en doorlooptijd

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de openbare en niet-openbare procedures, gerelateerd aan de fasen in het aanbestedingstraject en een indicatie van de totale doorlooptijd weergegeven. De doorlooptijd is een indicatieve doorlooptijd, gebaseerd op de door de regelgeving ingegeven minimale proceduretijd en ervaringsfeiten van de voorbereidingsfase en de preselectie- en gunningsfasen. Het implementatietraject van de concessie zal over het algemeen minimaal 6 maanden in beslag nemen. Procedure

Fasen in het aanbestedingstraject ......................................................... Fase Onderdeel ........... ...................... .................................. Openbaar Voortraject Opstellen Programma van Eisen

Voorbereiding

Offertetraject

Beoordeling

Implementatie

5 1,5

2

1

6

Totaal ........... ......................

15,5 .................................. ..........

Nietopenbaar

Opstellen Programma van Eisen Bestuurlijke goedkeuring Projectplanning Opstellen preselectiedocument Opst. beoord.procedure preselectietraj. Opstellen aankondiging Opstellen bestek Opstellen beoordelingsprocedure Offertetraject Opstellen concept concessie Ontvangen aanvraag tot deelneming Uitvoeren beoord.procedure preselectie Bestek versturen Vragen en antwoorden Prebid meeting Ontvangen offertes Uitvoering beoord.procedure offertetraj. Concept concessie afstemmen Tekenen concessie Gunning bekendmaken Implementeren van concessie Starten dienstverlening

Voortraject Voorbereiding

Preselectietraject

Beoordeling Offertetraject

Beoordeling

Implementatie Totaal ........... ......................


Bestuurlijke goedkeuring Projectplanning Opstellen programma van eisen Opstellen bestek Opstellen concept concessie Opstellen beoordelingsprocedure Opstellen aankondiging Vragen en antwoorden Prebid meeting Ontvangen offertes Uitvoeren beoordelingsprocedure Concept concessie afstemmen Tekenen concessie Gunning bekendmaken Implementeren van concessie Starten dienstverlening

Indicatie van de doorlooptijd (mnden) ..........

54

5 1,5

1,5

1 1,5

1

6

17,5 .................................. ..........

Het is bij het opstellen van de planning uiteraard belangrijk rekening te houden met algemene vakantieperiodes en de specifieke vakantieplanning van de betrokken personen en de betrokken besluitvormingsorganen. Ook de beschikbaarheid en de beschikbare tijd van de vervoerders wordt door deze factor beïnvloed. Rekening houden met vakanties is een kleine moeite, maar als het wordt vergeten of genegeerd kan het in de uitvoering van het project tot zeer onwenselijke vertraging leiden. Het CVOV raadt OV-autoriteiten aan bij het uitvoeren van Europese aanbestedingen van openbaar vervoer concessies, zeker bij de eerste maal of eerste malen, professionele begeleiding te zoeken in het uitvoeren van de Europese aanbesteding. In veel gevallen wordt de benodigde kennis en expertise op de betreffende terreinen en de benodigde capaciteit voor het opzetten, managen en succesvol afronden van het aanbestedingstraject onderschat.


55

A

Definities en gehanteerde begrippen

..................................................................................

Aanbesteden Het opdragen van een dienstverlening na een procedure van (openbare) uitvraag. Aanbestedingsreglement Document waarin een omschrijving van gehanteerde begrippen en de te volgen procedures staan vermeld in het geval van aanbesteding. Bestek Een beschrijving van de dienstverlening, de daarbij behorende bijlagen en de voor die dienstverlening geldende voorwaarden. Het bestek vermeldt: a alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel economische eisen waaraan een inschrijver op zowel de dag van de aanbesteding als de dag van opdrachtverlening moet voldoen; b de gegevens die moeten worden overlegd om in aanmerking te komen voor de opdracht van dienstverlening; c indien de aanbesteder als gunningscriterium de economisch meest voordelige aanbieding hanteert: alle criteria die anders zijn dan het criterium van de laagste prijs. Concessie Het unieke recht, verleend door een bestuursorgaan, tot exploitatie van het openbaar vervoer door een onderneming. Concessiegebied Het gebied waarop de concessie betrekking kan hebben. Concessiehouder De vergunninghoudende vervoerder aan wie een concessie is verleend. Concessieverlener De daartoe bevoegde OV-autoriteit door wie de concessie is verleend. Dienstregeling Voor een ieder kenbaar schema van reismogelijkheden waarin is aangeduid de plaatsen waartussen en de tijdstippen waarop openbaar vervoer wordt verricht, zo nodig onder de vermelding dat de plaatsen of tijdstippen door de reiziger kunnen worden beïnvloed. Gegadigde De vervoerder die zijn interesse kenbaar maakt door middel van het sturen van een aanvraag tot deelneming. Gunningscriteria Criteria ten behoeve van het kiezen van het beste aanbod. Er is een keuze mogelijk uit een tweetal gunningsmethodieken: a de laagste prijs of; b de economisch meest voordelige aanbieding.


56

Inschrijver De vervoerder die een offerte heeft uitgebracht aan de concessieverlener op basis van de aanbesteding. Ontwikkelfunctie De taken en bevoegdheden ten aanzien van de vier taakvelden in de produktontwikkeling: vervoerkundig ontwerp, marketing en communicatie, materieel en tarief. Openbaar vervoer Voor een ieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een auto, bus, trein, metro, tram of een via een geleidesysteem voortbewogen voertuig. OV-autoriteit De decentrale overheden die op grond van artikel 20 van de Wp2000 bevoegd zijn tot het verlenen van concessies. Programma van eisen Een Programma van Eisen (PvE) is een per concessie door het dagelijks bestuur van de OV-autoriteit bestuurlijk vast te stellen gemotiveerde set van criteria, passend binnen het wettelijke kader: a waaraan het vervoerbedrijf tijdens de concessieperiode (minimaal) moet voldoen; b waaraan het door hem uit te voeren openbaar vervoer in het desbetreffende concessiegebied gedurende de concessieperiode (minimaal) moet voldoen; c op basis waarvan het vervoerbedrijf met de beste offerte kan worden geselecteerd (aan de hand van het bestek). Daarnaast komen in het PvE de contraprestaties en eventuele inspanningsverplichtingen van de OV-autoriteit naar voren. Richtlijn Diensten In het aanbesteden van openbaar vervoer is niet de gehele Richtlijn Diensten (92/50/EEG), aangevuld door de Richtlijn 97/52/EG, van toepassing. Op grond van artikel 37 van het Besluit Wp2000 zijn de bepalingen van artikel 9, 10 en 16 lid 1 uitgesloten omdat, blijkens MvT, deze artikelen een uitzondering, verlicht regime, inhouden voor diensten die in bijlage IB van de Richtlijn Diensten zijn opgenomen, een onderscheid dat de aanbesteding van concessies voor openbaar vervoer niet kent. Artikel 23 lid 1, van de richtlijn is uitgezonderd omdat dit de basis vormt voor een gesloten systeem voor selectiecriteria, aldus de MvT. Volgens de MvT moet het bij aanbesteding van concessies voor openbaar vervoer mogelijk blijven andere bewijsstukken te vragen voor de technische (vak)bekwaamheid van de inschrijvers, bijvoorbeeld omtrent de opgedane ervaring met commerciële dienstverlening in een competitieve markt. Selectiecriteria De selectiecriteria beoordelen de geschiktheid van de vervoerder voor het uitvoeren van de gevraagde dienstverlening.


57

B

Artikelen Richtlijn Diensten met betrekking tot de kwalitatieve selectie

..................................................................................

Artikel 29

Van deelneming aan een opdracht kan worden uitgesloten iedere dienstverlener: a die in staat van faillissement, vereffening, surséance van betaling of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige procedure van de nationale wettelijke regeling; b wiens faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of surséance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die in de nationale wettelijke regeling is voorzien, aanhangig is gemaakt; c die bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de dienstverlener in het gedrang brengt; d die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken; e die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale-verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; f die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land van de aanbestedende dienst; g die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig dit hoofdstuk kunnen worden verlangd of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Indien de aanbestedende dienst van de dienstverlener het bewijs verlangt dat hij niet in een van de onder a, b, c, e of f genoemde omstandigheden verkeert, aanvaardt deze dienst als voldoende bewijs: – voor a, b of c, een uittreksel uit zijn strafregister of, bij ontbreken daarvan, een gelijkwaardig document, afgegeven door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of van herkomst, waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan; – voor e of f, een door een bevoegde instantie van de betrokken Lid-Staat verstrekt getuigschrift. Indien geen zodanig document of getuigschrift door het betrokken land wordt afgegeven, kan dit worden vervangen door een verklaring die door de betrokkene onder ede is afgelegd ten overstaan van een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. De Lid-Staten wijzen binnen de in artikel 44 bedoelde termijn de instanties en organisaties aan die voor de afgifte van de bedoelde documenten en getuigschriften bevoegd zijn en stellen de overige Lid-Staten en de Commissie daarvan onverwijld in kennis.


58

Artikel 30

1 Indien de gegadigden voor een overheidsopdracht voor dienstverlening of de inschrijvers over een bijzondere vergunning moeten beschikken of indien zij lid moeten zijn van een bepaalde organisatie om in hun land van herkomst de dienst in kwestie te kunnen verrichten, kan de aanbestedende dienst verlangen dat zij aantonen dat zij over deze vergunning beschikken of lid zijn van de bedoelde organisatie. 2 Iedere gegadigde of inschrijver kan worden verzocht, aan te tonen dat hij volgens de eisen die gelden in het land waar hij is gevestigd, is ingeschreven in het beroepsregister of in het handelsregister, of een verklaring onder ede of een attest te verstrekken, als bedoeld in lid 3. 3 De bedoelde beroeps- of handelsregisters, verklaringen of attesten zijn: – voor Nederland: het ,Handelsregister’.

Artikel 31

1 In het algemeen kan de financiële en economische draagkracht van de dienstverlener worden aangetoond door een of meer van de volgende referenties: a passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s; b overlegging van balansen of van uittreksels uit de balansen van de dienstverlener, indien de vennootschapswetgeving van het land waar de dienstverlener is gevestigd publikatie van de balans voorschrijft; c een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, over de laatste drie boekjaren. 2 De aanbestedende dienst geeft in de aankondiging van opdracht of in de uitnodiging tot inschrijving de in lid 1 bedoelde referentie(s) aan die hij verlangt, evenals de andere referenties die moeten worden overgelegd. 3 Indien de dienstverlener om gegronde redenen niet in staat is de door de aanbestedende dienst gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen door andere documenten die de aanbestedende dienst geschikt acht.

Artikel 32

1 De geschiktheid van dienstverleners om diensten te verrichten kan worden beoordeeld aan de hand van met name hun vakkundigheid, efficiency, ervaring en betrouwbaarheid. 2 De technische bekwaamheid van de dienstverlener kan op een of meer van de volgende manieren worden bewezen, afhankelijk van de aard, de hoeveelheid en het gebruik van de te verlenen diensten: a door studie- en beroepsdiploma;s van de dienstverlener en/of van het stafpersoneel van de onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening zijn belast; b door overlegging van een lijst van de voornaamste diensten die de dienstverlener gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren: – indien het diensten aan aanbestedende diensten betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde autoriteit zijn opgesteld of goedgekeurd;


59

– indien het gaat om diensten aan particulieren, worden de certificaten opgesteld door degene te wiens behoeve de diensten zijn verricht; bij ontstentenis daarvan is een verklaring van de dienstverlener toegelaten; c door opgave van de al dan niet tot de onderneming van de dienstverlener behorende technici of technische organen, in het bijzonder van die welke belast zijn met de kwaliteitscontrole; d door een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming van de dienstverlener en de omvang van haar staf gedurende de laatste drie jaar; e door een verklaring welke de outillage, het materieel en de technische uitrusting vermeldt, waarover de dienstverlener voor het verrichten van de diensten beschikt; f door een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om kwaliteit te waarborgen en de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek; g wanneer de te verlenen diensten van complexe aard zijn of in uitzonderlijke gevallen voor een bijzonder doel vereist zijn, door middel van controle door de aanbestedende dienst of, namens de aanbestedende dienst, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de dienstverlener is gevestigd, onder voorbehoud van de instemming vandat orgaan; deze controle heeft betrekking op de technische bekwaamheid van de dienstverlener en, indien nodig, de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek, alsmede de door hem getroffen maatregelen inzake kwaliteitscontrole; h door opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. 3 De aanbestedende dienst geeft in de aankondiging of in de uitnodiging tot inschrijving aan, welke referenties hij verlangt. 4 Bij het inwinnen van de in artikel 31 en in de leden 1, 2 en 3 van dit artikel bedoelde inlichtingen mag niet verder worden gegaan dan gezien de inhoud van de opdracht verantwoord is, en de aanbestedende dienst moet met de gerechtvaardigde belangen van de dienstverleners met betrekking tot de bescherming van hun fabrieks- of bedrijfsgeheimen rekening houden.

Artikel 33

Indien de aanbestedende dienst de overlegging verlangt van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de dienstverlener aan bepaalde normen inzake kwaliteitsbewaking voldoet, dient deze te verwijzen naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeks EN 29000 zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks EN 45000. De aanbestedende diensten erkennen gelijkwaardige verklaringen van in andere Lid-Staten gevestigde instanties. Zij aanvaarden eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking van dienstverleners die niet voor dergelijke verklaringen in aanmerking komen of die niet binnen de gestelde termijnen dergelijke verklaringen kunnen verkrijgen.

Artikel 34

Binnen de grenzen van de artikelen 29 tot en met 32, kunnen de aanbestedende diensten verlangen dat de dienstverlener de overgelegde getuigschriften en bescheiden aanvult of nader toelicht.


60

Artikel 35

1 De Lid-Staten waar officiële lijsten van erkende dienstverleners bestaan, dienen deze lijsten aan te passen aan artikel 29, onder a tot en met d en g, en de artikelen 30 tot en met 32. 2 De op een officiële lijst ingeschreven dienstverleners kunnen bij elke aanbesteding een door de bevoegde autoriteit afgegeven bewijs van inschrijving aan de aanbestedende dienst overleggen. Op dit bewijs worden de referenties vermeld op grond waarvan de inschrijving op de lijst mogelijk was, alsmede de classificatie van deze lijst. 3 De door de bevoegde autoriteiten bevestigde inschrijving van de dienstverlener op een officiële lijst vormt ten aanzien van de aanbestedende diensten van de andere Lid-Staten slechts een vermoeden van met de classificatie van de dienstverlener overeenkomende geschiktheid voor de dienstverlening, wat betreft artikel 29, onder a tot en met d en g, artikel 30, artikel 31, onder b en c, en artikel 32, onder a. De gegevens welke uit de inschrijving op de officiële lijst kunnen worden afgeleid, mogen niet ter discussie worden gesteld. Niettemin kan, met betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de sociale verzekering, bij elke aanbesteding een aanvullende verklaring van de ingeschreven dienstverleners worden verlangd. De voorgaande bepalingen worden door de aanbestedende diensten van de andere Lid-Staten alleen toegepast op dienstverleners die zijn gevestigd in de Lid-Staat waar de officiële lijst is opgesteld. 4 Voor een eventuele inschrijving van dienstverleners uit andere Lid-Staten op een officiële lijst mogen geen andere bewijzen en verklaringen worden geëist dan die voor nationale dienstverleners en in geen geval andere dan die welke in de artikelen 29 tot en met 33 zijn bepaald. 5 De Lid-Staten waar officiële lijsten bestaan, delen de andere Lid-Staten het adres van de instantie mee waaraan verzoeken tot inschrijving kunnen worden gericht.


61

C

Artikelen Richtlijn Diensten met betrekking tot de gunningscriteria

..................................................................................

Artikel 36

1 Onverminderd de nationale wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen betreffende de vergoeding voor bepaalde diensten, kunnen de criteria aan de hand waarvan de aanbestedende dienst een opdracht gunt, zijn: a hetzij, indien gunning aan de inschrijver met de economisch voordeligste aanbieding plaatsvindt, verschillende criteria die variëren al naar gelang van de aard van de opdracht, zoals de kwaliteit, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de klantenservice en technische bijstand, de datum van levering en de termijn voor levering of uitvoering, en de prijs; b hetzij alleen de laagste prijs. 2 Indien de opdracht aan de inschrijver met de economisch voordeligste aanbieding moet worden gegund, vermelden de aanbestedende diensten in het bestek of in de aankondiging van de opdracht de gunningscriteria die zij voornemens zijn te hanteren, zo mogelijk in afnemende volgorde van het belang dat eraan wordt gehecht.

Artikel 37

Indien voor een bepaalde opdracht aanbiedingen worden gedaan die in verhouding tot de te verrichten dienst abnormaal laag lijken, verzoekt de aanbestedende dienst, voordat hij deze aanbiedingen kan afwijzen, schriftelijk om de door hem dienstig geachte preciseringen over de samenstelling van de betrokken aanbieding en onderzoekt hij de samenstelling aan de hand van de ontvangen toelichtingen. De aanbestedende dienst kan toelichtingen in aanmerking nemen die verband houden met de opzet van de dienstverlening, de gekozen technische oplossingen, de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren voor het verrichten van de dienst of de originaliteit van het door de inschrijver voorgestelde ontwerp. Indien in het bestek en de andere stukken is bepaald dat de opdracht aan de laagste inschrijver wordt gegund, is de aanbestedende dienst verplicht de Commissie mee te delen welke te laag beoordeelde aanbiedingen zijn afgewezen. Vanaf het vertalen van het Programma van Eisen naar een bestek tot en met het opstellen van het gunningsadvies en het uitvoeren van de concessiebesprekingen


62


63


64

Handreiking selectie- en gunningscriteria Van het bepalen van de aanbestedingsstrategie tot en met het verlenen van de concessie

Recommend Documents