Handleiding Personele Zaken

Handleiding Personele Zaken

December 2009

Inhoudsopgave 1. 2.

Inleiding ...................................................................................................................................2 Werving en selectie ...................................................................................................................2 2.1. Functie-eisen...............................................................................................................................................2 2.2. Selectie.........................................................................................................................................................3 2.3. Het gesprek.................................................................................................................................................3 2.4. Het afwijzen................................................................................................................................................3 2.5. Het aannamegesprek .................................................................................................................................3 3. Primaire arbeidsvoorwaarden ...................................................................................................4 3.1. Salaris...........................................................................................................................................................4 3.2. Pensioen ......................................................................................................................................................5 3.3. Vakantiedagen ............................................................................................................................................5 3.4. Vakantietoeslag...........................................................................................................................................5 4. Secundaire arbeidsvoorwaarden................................................................................................5 4.1. Spaarloon ....................................................................................................................................................5 4.2. Levensloopregeling ....................................................................................................................................5 4.3. Onkostenvergoeding .................................................................................................................................6 4.4. Kilometervergoeding voor werkreizen en woon-werkverkeer ............................................................6 5. Verzekeringen ...........................................................................................................................7 5.1. Verplichte deelname aan een zorgverzekering.......................................................................................7 5.2. Ziekteverzuimverzekering en ARBO ......................................................................................................7 5.3. Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.....................................................................................................7 5.4. Beroepsaansprakelijkheids verzekering...................................................................................................7 6. Wet-en regelgeving ...................................................................................................................8 6.1. Wet Arbeid en Zorg ..................................................................................................................................8 6.1.1. Betaald verlof.........................................................................................................................................8 6.1.2. Onbetaald verlof .................................................................................................................................10 6.2. Arbeidstijdenwet ......................................................................................................................................11 7. Administratieve zaken............................................................................................................. 13 Bijlage 1: Het personeelsbeleid .................................................................................................. 14 Bijlage 2: Beoordelingsformulier ................................................................................................ 18 Bijlage 3: Checklist administratieve indiensttreding................................................................... 22 Bijlage 4: Vakantiekaart systematiek .......................................................................................... 23

Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 1 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

1.

Inleiding

Voordat u een verloskundige of praktijkassistente in dienst neemt, dient u een aantal zaken goed op een rij te zetten. Zie hiervoor ook de checklisten voor een verloskundige in loondienst en de praktijkassistente op de ledensite (Leden / service / Nieuwe werksituatie) waarbij kan worden doorgelinkt naar aanwezige informatie op de ledenwebsite van de KNOV. Iedere praktijk weet wat de jaaromzet is en kan berekenen hoeveel zorgeenheden er de afgelopen jaren zijn gedeclareerd. Naast de salariskosten zijn er ook andere kosten verbonden bij het in dienst nemen van personeel. Te denken valt hierbij aan de volgende kosten: • aanloopkosten: de kosten die u hoe dan ook maakt om iemand in dienst te nemen, zoals aanschaf meubilair, communicatiemiddelen, informatievoorziening aan de cliënten, het aanpassen van de praktijkfolder, de werving- en selectieprocedure enzovoorts. • exploitatiekosten: de kosten die jaarlijks opnieuw worden gemaakt voor het in dienst hebben van personeel, zoals de totale loonkosten, verzekeringen, onderhoud, vervoermiddel, huisvesting, enzovoorts. Als deze kosten bekend zijn, kan worden berekend of de praktijk de kosten voor een werknemer in loondienst kan dragen en of deze opwegen tegen de te verwachten opbrengsten, zoals meer omzet en/of meer vrije tijd. Vooraf zal ook bekend moeten zijn wat de rol wordt van de nieuwe medewerker en welke competenties hierbij horen. Bekeken dient te worden welke niet-cliëntgebonden taken van de praktijk onderdeel kunnen worden van de taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker. Hierna gaan we in op een aantal belangrijke onderdelen van het door u als (aanstaande) werkgever te voeren personeelsbeleid. Achtereenvolgens worden de volgende onderwerpen behandeld: • Werving en selectie; • Primaire arbeidsvoorwaarden; • Secundaire arbeidsvoorwaarden; • Verzekeringen; • Wet- en regelgeving. • Administratieve zaken.

2.

Werving en selectie

De werving en selectie van nieuwe medewerkers bestaat uit een aantal stappen. Allereerst ontwikkelt u een functiebeschrijving en functieprofiel. Daarna voert u sollicitatiegesprekken en wordt er besloten om de kandidaat al dan niet aan te nemen. Onderstaand worden deze zaken uitgewerkt.

2.1.

Functie-eisen

Het is belangrijk dat u een goed functieprofiel opstelt zodat u meer kans heeft dat u de juiste persoon voor deze functie zult vinden. Nadat het profiel duidelijk omschreven is met de taken en verantwoordelijkheden van de gewenste collega plaatst u een advertentie in een (lokale)krant en/of het Tijdschrift voor Verloskundigen en/of op uw website. Wat kunt u in deze advertentie opnemen: • de karakteristieken van de praktijk (aantal verloskundigen, ligging praktijk, zorgaanbod, enzovoorts); • globale omschrijving van het takenpakket, eventuele inschaling, aantal uren/diensten; Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 2 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

• •

waar sollicitanten informatie kunnen krijgen over de functie en waar de sollicitatiebrief naartoe gestuurd kan worden (naam en telefoonnummer, e-mail adres); sluitingstermijn voor het insturen van sollicitatiebrieven.

De wet verbiedt functie-eisen die de persoonlijke levenssfeer raken, zoals geslacht, religie of seksuele geaardheid, ook discriminatie op leeftijd is verboden.

2.2.

Selectie

Als vervolg op de reacties leest u de sollicitatiebrieven met de bijbehorende Curriculum Vitae’s. U selecteert op opleidingseisen, ervaringseisen, motivatie en uw algehele indruk van de brief (persoonlijke stijl, taalgebruik, duidelijkheid, ter zake doende, compleetheid van de gegevens). Bericht alle sollicitanten uiterlijk binnen twee weken nadat u hun brief heeft ontvangen over de verdere verloop van de procedure. Betrek bij de selectiegesprekken ook andere collega’s zodat zij kennis kunnen maken met de kandidaten, maar voer sollicitatiegesprekken met niet meer dan maximaal drie personen van uw kant.

2.3.

Het gesprek

Nodig liever teveel dan te weinig kandidaten uit voor het sollicitatiegesprek. Houd twijfelgevallen in portefeuille totdat de procedure in zijn geheel is afgerond. In het sollicitatiegesprek is het raadzaam om er achter te komen over hoeveel zorginhoudelijke kennis en ervaring de kandidaat beschikt, of de kandidaat ervaring(en) heeft in een soortgelijke functie, of de kandidaat in de cultuur en organisatie past, over voldoende stressbestendigheid en probleemoplossend vermogen beschikt en zelfstandig kan werken. Vraag ook naar de motivatie van de kandidaat om bij uw praktijk aan het werk te gaan en naar haar (of zijn) voorstelling van de functie. Een sollicitant is niet verplicht te antwoorden op vragen die betrekking hebben op privé-aangelegenheden zoals seksuele geaardheid, gezondheid of het hebben van een kinderwens. Stel dit soort vragen dan ook niet. Geef niet te snel in het gesprek aan dat u de kandidaat geschikt vindt. Het is goed om er nog even over na te denken. Wanneer u zeker weet dat u met een kandidaat niet verder wilt gaat, kunt u ervoor kiezen dat wel direct te zeggen. U kunt eventuele informatie over het functioneren van de kandidaat (referenties) opvragen bij eerdere werkgevers. Het is wel nodig dat u daarvoor vooraf toestemming vraagt bij de kandidaat.

2.4.

Het afwijzen

Wanneer u een kandidaat al direct op grond van de sollicitatiebrief afwijst, dan volstaat een korte brief met de mededeling dat andere kandidaten volgens u beter voldoen aan de functie-eisen. Na één of meer sollicitatierondes is het gebruikelijk de afwijzing beter te motiveren. Sollicitatiebrieven van afgewezen kandidaten dienen uit privacy overwegingen te worden vernietigd.

2.5.

Het aannamegesprek

In een tweede of eventueel derde gesprek met de kandidaat komen zaken aan de orde zoals salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Hiertoe kan voorafgaand het gesprek het concept contract worden opgesteld en ter plekke worden doorgenomen. Wilt u meer weten over werving en selectie raadpleeg dan de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid via http://www.nvpplaza.nl/documents/doc/sollicitatiecode/sollicitatiecode_versie_2009.pdf De code omvat het hele proces van werving en selectie. De NVP wil met de code een professionele en correcte omgang met sollicitanten bevorderen. Nadat een kandidaat is aangenomen dient u ook een personeelsbeleid te hebben. Enkele aandachtspunten waarbij u aan kunt denken bij een personeelsbeleid zijn uitgewerkt in bijlage 1. Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 3 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

3.

Primaire arbeidsvoorwaarden

3.1.

Salaris

Er is geen collectieve arbeidsovereenkomst van toepassing voor verloskundigen in loondienst van een eerstelijnspraktijk of praktijkassistenten. In principe bent u dus vrij om over het salaris en andere beloningen te onderhandelen. De Algemene Ledenvergadering van de KNOV heeft in 2002 een afspraak gemaakt over de beloning van zowel verloskundigen in loondienst, als van praktijkassistenten. Op basis van deze afspraken heeft de KNOV een methodiek ontwikkeld waarmee het salaris van verloskundigen in loondienst kan berekend. Voor 2010 is vastgesteld dat de vertrouwde berekeningsmethode niet aansluit op de uitgangspunten van het eerdere ALV-besluit. In 2010 gaat een KNOV werkgroep een nieuwe berekeningsmethode ontwikkelen. In deze werkgroep zullen praktijkhouders, verloskundigen in loondienst en waarnemers vertegenwoordigd zijn en zullen externe deskundigen advies geven. De resultaten van de werkgroep zullen worden voorgelegd aan het KNOV bestuur en de ALV. De ontwikkeling van een nieuwe berekeningsmethode kost tijd en het resultaat van de werkgroep komt uiteraard te laat voor het jaar 2010. Daarom is voor het jaar 2010 voor een pragmatische oplossing gekozen. Het totale effect van de wijzigingen in het tarief (honorariumdeel, kostendeel en omvang normpraktijk) is in 2010 berekend op 8,05%. Door het waarneemtarief per zorgeenheid per dag met 8,05% te verhogen ten opzichte van 2009, is de inkomensverbetering op basis van de berekeningssystematiek voor de praktijkhouder gelijk aan die voor de waarnemer/ werknemer. De herziene “berekeningsmodule” kunt u op de ledensite van de KNOV vinden, zie http://www.knov.nl/leden/40eerstelijns_verloskundigen/45loondienst/10financien/ Op deze pagina treft u ook het “Informatieblad Berekening salaris, pensioen en regeling vakantie loondienst” en enkele voorbeeldberekeningen aan. U bent ook vrij om zelf een salaris met uw (aanstaande) praktijkassistent overeen te komen. U dient wel rekening te houden met het wettelijk minimum loon. Uit onderzoek blijkt dat de taken van de praktijkassistente vaak overeenkomen met de taken van een doktersassistente. Om die reden baseert de KNOV zich in haar advies op de collectieve arbeidsovereenkomst voor het ondersteunend personeel in de huisartspraktijk. http://www.abvakabofnv.nl/docs/cao/cao_56_33_20090101-20100331_t.pdf U kunt afspreken de CAO volledig te volgen. U kunt echter ook afspreken dat alleen enkele bepalingen van deze CAO worden gevolgd. U legt een dergelijke afspraak vast in de individuele arbeidsovereenkomst. Zie hiervoor ook het informatieblad salarisschalen praktijkassistente via Leden/eerstelijnsverloskundigen/loondienst/de praktijkassistente. Indien de praktijkassistente een gediplomeerd doktersassistente of verpleegkundige is adviseert de KNOV u in ieder geval het salaris behorende bij een gediplomeerde doktersassistente (schaal 5) af te spreken. Voor een ongediplomeerde kracht kunt u uitgaan van de salarissen behorende bij een ongediplomeerde doktersassistente (schaal 4). Er kunnen echter toch redenen zijn om een praktijkassistent, die geen gediplomeerd doktersassistent is, te belonen conform schaal 5. Bijvoorbeeld als de praktijkassistent bewezen heeft zeer goed te functioneren en/of aanvullende taken verricht die van een zwaarder niveau zijn, zoals de financiële administratie. De werkgever spreekt een bruto salaris af met de werknemer. De totale (loon)lasten van de werkgever zijn hoger, rekent u maar met gemiddeld circa 15%. Dit wordt veroorzaakt door de sociale premies voor werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en het werkgeversdeel van de zorgverzekering (werkgeverslasten) die afgedragen dienen te worden door de werkgever. Op het bruto salaris worden vervolgens het werknemersgedeelte van de sociale premies én de loonbelasting verplicht in mindering gebracht en Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 4 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

afgedragen aan de betreffende instanties, waarna voor de werknemer het netto salaris resteert. Netto wil in dit verband dus zeggen dat alle verplichte premies en belastingen zijn ingehouden. Raadpleeg hiervoor uw accountant.

3.2.

Pensioen

Net zoals de zelfstandige verloskundigen zijn ook verloskundigen in loondienst verplicht om deel te nemen aan de pensioenregeling van de begroepsgroep. De pensioenpremie kan maandelijks door de werknemers zelf aan de Stichting Pensioenfonds Verloskundigen (SPV) worden afgedragen. In dat geval kan de werknemer aan het eind van het jaar de over het pensioendeel betaalde belasting kunnen terugvragen van de belastingdienst (via de belastingaangifte). Indien de werkgever de pensioenpremie op het salaris van de werknemer inhoudt en aan de SPV afdraagt, hoeft over dit bedrag geen loonbelasting te worden afgedragen. Dit is handig voor de werknemer, die hoeft dan niets terug te vragen. De werkgever is niet verplicht de praktijkassistente een pensioenvoorziening aan te bieden. Het pensioen is echter wel een belangrijke en voor de meeste werknemers ook aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.

3.3.

Vakantiedagen

Het aantal vakantiedagen waar een werknemer in loondienst ingevolge artikel 7:634 BW recht op heeft, bedraagt minimaal vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Als een verloskundige voor 24 uur in dienst is, dan heeft zij recht op 4 x 24 = 96 uur vakantieverlof. Uitgedrukt in dagen of diensten zijn dit dus 12 dagen of diensten. In bijlage 4 wordt de berekening van het aantal vrije dagen verder toegelicht. Tenslotte is het ook van belang dat vakantiedagen betaalde dagen zijn. Dat betekent dat een verloskundige in loondienst haar maandsalaris net als anders krijgt uitbetaald, als zij een week of langer vakantie heeft genomen. Uiteraard kunt u met uw werknemers altijd méér verlofdagen dan het wettelijk vereiste minimum afspreken.

3.4.

Vakantietoeslag

De vakantietoeslag bedraagt 8% van het bruto jaarsalaris en wordt overgemaakt in de maand mei.

4.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Secundaire arbeidsvoorwaarden vormen vaak een essentieel onderdeel van de totale beloning van een werknemer in loondienst. Secundaire arbeidsvoorwaarden worden vaak ingezet om de motivatie en prestatie te vergroten. Ook is het een manier om personeel aan de praktijk te blijven binden. Verder worden hiermee ook door de werknemer ten behoeve van het werk gemaakte onkosten vergoed.

4.1.

Spaarloon

De spaarloonregeling geeft de werknemer de mogelijkheid om jaarlijks een maximum bedrag belastingvrij te sparen van het bruto loon. De werkgever is niet wettelijk verplicht de mogelijkheid te bieden om aan een spaarloonregeling deel te nemen. Door de fiscale regeling is het effect dat de werknemer bruto een bepaald bedrag spaart maar netto minder kwijt is. Het spaarloon dient echter wel vier jaar op een bankrekening te blijven staan. Op deze regel geldt echter wel een aantal uitzonderingen. Voor nadere informatie over deze regeling neemt u contact op met uw accountant.

4.2.

Levensloopregeling

Op 1 januari 2006 is de levensloopregeling ingevoerd. Met de levensloopregeling kunnen werknemers sparen om in de toekomst een periode van onbetaald verlof te financieren. De levensloopregeling kan worden gebruikt voor bijna elke vorm van verlof. Werknemers mogen het spaarsaldo ook gebruiken om eerder met pensioen te gaan. Per jaar kan een werknemer maximaal 12% van zijn brutoloon sparen. In totaal mag hij maximaal 210% van zijn bruto jaarloon sparen. Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 5 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

Een werknemer kan bij u of een andere werkgever zowel een spaarloonregeling als een levensloopregeling hebben. Hij mag echter in hetzelfde kalenderjaar niet in beide regelingen sparen. Hij zal elk jaar moeten kiezen in welke regeling hij dat jaar wil sparen. Als een werknemer in het kalenderjaar al bij u of een andere werkgever heeft gespaard in de spaarloonregeling, kan hij pas het volgende jaar sparen in de levensloopregeling.

4.3.

Onkostenvergoeding

Onkostenvergoeding U kunt ook overwegen om maandelijks een belastingvrije onkostenvergoeding te verstrekken. Dat u bepaalde onkosten vergoed is heel logisch, aangezien hiervoor in het kostendeel van het tarief eveneens vergoedingen zijn opgenomen, denk aan kosten voor contributies, scholing, benodigdheden en bereikbaarheid. Niet alle onkosten mag u zomaar onbelast vergoeden. Soms moet u over een vergoeding loonbelasting en andere heffingen afdragen. Nadere informatie over deze vergoedingen en de fiscale regelingen kunt u opvragen bij de Belastingdienst of uw belastingadviseur/accountant. Zie ook: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/lb22_vormen_van_loon/lb22_vormen_van_loon. html#P0_0 We noemen enkele voorbeelden van vergoedingen die u onbelast kunt verstrekken: •

• • • • • •

een computer en bijbehorende apparatuur mag u onbelast vergoeden, geven of beschikbaar stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Als de apparatuur meerdere jaren gebruikt kan worden, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken; een vergoeding voor de contributie van de KNOV; studiekosten die de werknemer maakt om bij te blijven of om oude kennis weer op te frissen; kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia; kosten van vakliteratuur; een vergoedingen voor of verstrekking de verlostas en andere benodigdheden (we gaan ervan uit dat de praktijk een complete verlostas beschikbaar stelt); een vergoedingen of verstrekkingen van internet, telefoon of andere communicatiemiddelen, als deze middelen voor meer dan 10% zakelijk gebruikt.

Wat u niet onbelast mag vergoeden: • •

4.4.

geldboeten die aan de werknemer zijn opgelegd, bijvoorbeeld een bekeuring voor te hard rijden of verkeerd parkeren; de extra kosten die uw werknemer maakt voor bijvoorbeeld voor verlichting, verwarming of het bereiden van de maaltijd in verband met onregelmatige diensten of continudiensten.

Kilometervergoeding voor werkreizen en woon-werkverkeer

Dienstreizen worden altijd vergoed, tenzij de praktijk een auto ter beschikking stelt. Het gaat hier om het bezoeken aan cliënten thuis met de eigen auto. Volgens het advies van de KNOV is de hoogte van de (bruto) kilometervergoeding per gereden kilometer in 2009 € 0,32 (waarvan € 0,19 onbelast is) per zakelijk gereden kilometer. In het tarief is níet voorzien in een vergoeding voor woon-werkverkeer. Uiteraard kan de werkneemster wel onderhandelen over een vergoeding of een bijdrage in de reiskosten van het woonwerkverkeer. Zie hiervoor eveneens het informatieblad berekening salaris, pensioen en regeling vakantie loondienst: Financiën op de ledensite Leden /Eerstelijnsverloskundigen/ Loondienst / Financiën.


5.

Verzekeringen

5.1.

Verplichte deelname aan een zorgverzekering

De werknemer is verplicht zich aan te melden bij een zorgverzekeraar. De werknemer en werkgever betalen beiden een deel van de premie (inkomensafhankelijk). De vaste nominale premie wordt door de werknemer betaald.

5.2.

Ziekteverzuimverzekering en ARBO

De werkgever kan zich verzekeren tegen arbeidsongeschiktheid van de werknemer. Dit laatste is zeer aan te raden, aangezien de werkgever in beginsel verantwoordelijk is voor de doorbetaling van het salaris tijdens ziekte van de werknemer gedurende tenminste twee jaar. Het eerste jaar tot maximaal 100%, het tweede 70%. Indien u dit risico niet verzekert, dient u de kosten zelf te dragen. De premie bedraagt (indicatief) circa 2 à 3 procent van de te verzekeren loonsom. Vaak geldt een eigen-risicoperiode van twee tot vier weken. Voor deze periode dient u dus zelf een voorziening te treffen. Het is niet verplicht dat een werkgever zich aanmeld bij een Arbo-dienst naar keuze. Een organisatie dat geen gebruik maakt van een arbodienst, moet er wel voor zorgen voldoende kennis in huis te hebben op het gebied van preventie en begeleiding van ziekteverzuim. Zo zal er altijd een contract moeten zijn met een bedrijfsarts voor begeleiding van ziekteverzuim. Indien u zich aanmeld bij een arbodienst is het raadzaam meerdere offertes op te vragen aan de hand van wat u zelf wilt doen en wilt laten doen door de Arbo-dienst. In geval van (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid moet onmiddellijk de Arbo-dienst en de verzekering worden geïnformeerd (Wet ‘Poortwachter’). Er moet een dossier worden aangelegd, waarin duidelijk wordt weergegeven welke stappen werkgever en werknemer hebben ondernomen om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te doen gaan. Als hier niet aan wordt voldaan, kan bij langdurige arbeidsongeschiktheid de WIA worden uitgesteld en kan de werkgever worden verplicht langer loon door te betalen. De Arbo-dienst kan hierin ondersteunen en moet controleren of de werkgever en werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd. Voor belangrijke informatie over de Arbowetgeving en arbodienst kunt u terecht op de website www.arboportaal.nl.

5.3.

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is nodig om de aansprakelijkheid van de praktijk en alle daarin werkzame personen voor materiële schade aan personen en zaken te dekken. Het betreft dus in eerste instantie materiële schade, die bijvoorbeeld door een ongeluk op straat is ontstaan. De meeste polissen voor aansprakelijkheidsverzekeringen voor bedrijven dekken ook de schades die door medewerkers, stagiaires en meewerkende familieleden zijn veroorzaakt. De werkgever is aansprakelijk voor zijn werknemers. Dat geldt als de werknemer in diensttijd met de auto een ongeluk veroorzaakt. Dan moet dus niet de WA- of autoverzekering van de werknemer, maar de verzekering van de werkgever worden aangesproken.

5.4.

Beroepsaansprakelijkheids verzekering

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is nodig om de aansprakelijkheid die voortvloeit uit fouten of verzuimen die begaan worden bij de uitoefening van hun beroep te kunnen dekken. De werkgever kan bij fouten van werknemers ook aansprakelijk worden gesteld, bijvoorbeeld als zij te weinig informatie heeft overgedragen. Altijd geldt echter, dat iedere zorgverlener zelf verantwoordelijk en aansprakelijk is voor haar eigen medische handelen. De hiermee samenhangende risico’s kunnen via een verzekering worden gedekt. De wijze waarop u uw werknemer het beste kunt meeverzekeren dient u te bespreken met uw accountant of praktijkadviseur.


6.

Wet-en regelgeving

6.1.

Wet Arbeid en Zorg

De Wet arbeid en zorg (Wazo) regelt het wettelijke recht van werknemers op een aantal soorten verlof, zoals ouderschapsverlof en zorgverlof. De Wazo heeft als doel om het voor werknemers makkelijker te maken om werk en privé te combineren. Hierna wordt een aantal verlofsoorten besproken. Zie voor meer informatie over de verschillende verlofsoorten op http://home.szw.nl/index.cfm?hoofdmenu_item_id=1375&rubriek_id=391817&menu_item_id=13736

6.1.1. Betaald verlof >

Zwangerschapsverlof:

Als een werkneemster zwanger is, heeft zij recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof van in totaal zestien weken. Dit betekent dat zij gedurende 16 weken niet werkt, omdat zij in die periode moet bevallen en na de bevalling niet weer direct aan het werk kan. Om die periode financieel te overbruggen krijgt zij meestal via de werkgever - een uitkering die in principe net zo hoog is als haar salaris. Gedurende het zwangerschaps- en bevallingsverlof ontvangt de werknemer een uitkering ter hoogte van 100% van haar dagloon. Deze uitkering wordt op grond van de Wet Arbeid en zorg betaald door het UWV. Doorgaans betaalt de uitvoeringsinstelling de uitkering aan u, zodat u het loon van de werknemer kunt blijven doorbetalen. Er geldt wel een maximum dagloon. De werkneemster moet de werkgever uiterlijk drie weken van te voren melden wanneer zij zwangerschapsverlof opneemt. De bevalling moet zij melden op uiterlijk de tweede dag na de bevalling. De werkgever moet het zwangerschapsverlof twee weken van tevoren melden bij het UWV. >

Adoptieverlof:

Alle werknemers die een kind adopteren, hebben recht op adoptieverlof. Het verlof geldt voor beide ouders. Ook pleegouders kunnen in aanmerking komen voor adoptieverlof. Voorwaarde is dat zij op hetzelfde adres wonen als het kind dat zij gaan verzorgen. Ook moet er een pleegcontract zijn, waaruit blijkt dat zij verantwoordelijk zijn voor de opvoeding en verzorging van het kind. Als meerdere kinderen tegelijk worden geadopteerd, bestaat het recht op verlof slechts éénmaal. U hoeft tijdens een adoptieverlof geen salaris door te betalen. Tijdens dit verlof kan uw werknemer een uitkering krijgen van ongeveer 100% van het salaris. Er is een maximum verbonden aan deze uitkering, gebaseerd op het dagloon. U vraagt de uitkering samen met uw werknemer aan bij het UWV. Dit moet uiterlijk twee weken vóór de ingangsdatum van het verlof. >

Calamiteiten- en kort verzuimverlof:

Als uw werknemer onmiddellijk vrij moet nemen vanwege een onvoorziene persoonlijke omstandigheid kan zij/hij gebruikmaken van calamiteitenverlof en ander kort verzuimverlof. In de volgende situaties kan uw werknemer gebruik maken van calamiteitenverlof: • • • • •

Zij moet zaken regelen rond een sterfgeval in zijn familie. Zij moet snel een oppas vinden of verzorging regelen voor een ziek familielid. Zij moet een loodgieter regelen omdat zijn waterleiding is gesprongen. Haar partner bevalt (ander kort verzuimverlof). Zij moet aangifte doen van de geboorte van zijn kind (ander kort verzuimverlof).

De duur van het calamiteitenverlof is afhankelijk van de reden waarom uw werknemer het verlof opneemt. Soms is een paar uur voldoende. In een ander geval zal uw werknemer een paar dagen nodig hebben. Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 8 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

Als een thuiswonend kind, partner of ouder van uw werknemer plotseling ziek wordt en zij dus onverwachts vrij moet nemen, kan zij voor de eerste zorgdag calamiteitenverlof opnemen. De tweede dag moet zij een andere vorm van verlof opnemen, het kortdurend zorgverlof. Deze vorm van verlof neemt zij op als zij de enige is die op dat moment de zieke kan verzorgen. U betaalt het salaris van uw werknemer door als deze calamiteitenverlof opneemt. In uw cao of met uw ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging kunnen andere afspraken zijn gemaakt. Achteraf kunt u aan de werknemer voorstellen om het calamiteitenverlof als vakantie aan te merken. De werknemer moet hiermee wel uitdrukkelijk akkoord gaan. Bovendien mag hij in principe alleen extra (bovenwettelijke) vakantiedagen en opgespaarde vakantiedagen van het voorgaande jaar inleveren. Dus niet de vakantiedagen waar hij jaarlijks minimaal recht op heeft. U mag een redelijk verzoek om calamiteitenverlof niet weigeren. U kunt uw werknemer wel achteraf vragen om aan te tonen dat het opnemen van calamiteitenverlof noodzakelijk was. >

Kortdurende zorgverlof:

Uw werknemer kan kortdurend zorgverlof opnemen als hij zijn ouder, een thuiswonend ziek kind of zijn partner moet verzorgen. De werknemer moet dan wel de enige zijn die de zieke op dat moment kan verzorgen. Een ouder hoeft niet op zijn adres staan ingeschreven. Dat geldt alleen voor zijn partner en zijn kind. Uw werknemer kan ook kortdurend zorgverlof opnemen om een pleegkind te verzorgen bij ziekte. Het pleegkind moet bij hem wonen. Ook moet er een pleegcontract zijn. Uw werknemer kan per 12 maanden opnemen: maximaal twee maal het aantal uren dat hij in een week werkt. Als hij bijvoorbeeld 36 uur per week werkt, kan hij per jaar 72 uur kortdurend zorgverlof opnemen. Uw werknemer kan in overleg met u het verlof in zijn geheel of in gedeelten opnemen. Uw werknemer hoeft niet meteen kortdurend zorgverlof op te nemen als zijn kind, partner of ouder plotseling ziek wordt en hij dus onverwacht direct vrij moet nemen. Hij kan eerst gebruikmaken van een andere vorm van verlof, het calamiteitenverlof. Dit eindigt na één dag. Het kortdurend zorgverlof gaat dan de tweede dag in. U mag het zorgverlof weigeren als uw organisatie door de afwezigheid van deze werknemer in ernstige problemen zou komen. U moet daarvoor wel goede argumenten hebben. Komt u er samen niet uit, dan kan in het uiterste geval de rechter uitspraak doen over de noodzaak van het verlof. Is het zorgverlof eenmaal ingegaan, dan kunt u het niet meer terugdraaien. U moet tijdens het verlof ten minste 70% van het salaris doorbetalen. U moet altijd minstens het minimumloon doorbetalen. U mag het zorgverlof niet inhouden op vakantiedagen, tenzij dit in de cao of met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is geregeld. Dit soort afspraken gaan boven de wettelijke regeling. Werknemers mogen eventueel alleen de zogeheten bovenwettelijke vakantiedagen voor deze uitruil gebruiken. Een werknemer heeft jaarlijks aan vakantie in ieder geval recht op 4x de wekelijkse arbeidsduur, de rest is bovenwettelijk. >

Kraamverlof:

Als de echtgenote of partner van uw werknemer is bevallen, heeft hij of zij recht op kraamverlof. Het kraamverlof duurt twee dagen en gaat in na de bevalling van de partner. Voor de bevalling en het doen van aangifte van de geboorte hoeft uw werknemer geen kraamverlof op te nemen. Hij kan hiervoor het zogenoemde ‘ander kort verzuimverlof’ opnemen. Dit kort verzuimverlof Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 9 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

valt onder dezelfde regeling als het calamiteitenverlof. De twee dagen kraamverlof kunnen hierop aansluiten. Als het kind thuis wordt geboren, moet uw werknemer het kraamverlof in de eerste vier weken na de geboorte opnemen. Als het kind in het ziekenhuis wordt geboren, neemt uw werknemer het verlof op in de vier weken na de thuiskomst van de baby uit het ziekenhuis. Uw werknemer laat u zo snel mogelijk weten wanneer hij/zij kraamverlof opneemt. Dit mag mondeling of schriftelijk. Tijdens het kraamverlof van uw werknemer betaalt u het salarisdoor. U mag de dagen dat uw werknemer kraamverlof heeft niet inhouden op zijn vakantiedagen. U mag het kraamverlof niet weigeren. Voor de verzorging van kinderen onder de acht jaar kan uw werknemer ouderschapsverlof opnemen. Zij kan dit verlof laten aansluiten op het kraamverlof.

6.1.2. Onbetaald verlof Een werknemer kan voor een bepaalde periode onbetaald verlof opnemen. Langdurend zorgverlof en ouderschapsverlof zijn vormen van onbetaald verlof die in de wet zijn geregeld. Een werkgever mag dit niet weigeren. Een werknemer kan ook onbetaald verlof opnemen om een paar maanden te reizen of een opleiding te volgen. Het opnemen van onbetaald verlof leidt tot een daling in het inkomen en kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toeslagen en sociale verzekeringen. Tijdens een periode van onbetaald verlof hoeft u uw werknemer geen salaris te betalen. Ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof zijn in de wet geregeld. Hier heeft uw werknemer recht op. U kunt dit in principe niet weigeren. In uw cao of met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging kunt u aanvullende afspraken maken. Uw werknemer kan ook onbetaald verlof opnemen om bijvoorbeeld een opleiding te volgen of een paar maanden te reizen. Dit is niet in de wet geregeld. Over deze vormen van verlof kunt u afspraken maken in uw cao of in een regeling met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. >

Langdurend zorgverlof:

Langdurend zorgverlof is verlof dat werknemers kunnen opnemen als ze voor langere tijd voor een ernstig ziek kind, partner of ouder moeten zorgen. Per jaar mag een werknemer twaalf weken lang maximaal de helft van het aantal uren dat hij werkt als zorgverlof opnemen. Over deze verlofuren wordt geen salaris betaald, tenzij er in de arbeidsovereenkomst andere afspraken staan. >

Ouderschapverlof:

Ouderschapsverlof is een regeling die is bedoeld om ouders de mogelijkheid te geven om tijdelijk minder te gaan werken. De regeling bestaat sinds 1 juli 1997. De achterliggende gedachte is dat de ouder tijdens het ouderschapsverlof zorgt voor zijn/haar kind, maar dat is niet verplicht; ouderschapsverlof kan bijvoorbeeld ook opgenomen worden om op vakantie te gaan. Werknemers hebben recht op ouderschapsverlof als zij zorgen voor een kind jonger dan acht jaar. Zij moeten dan minimaal één jaar bij een werkgever in dienst zijn. Hoe lang het verlof duurt, hangt af van het aantal uur dat een werknemer werkt. De verlofuren worden niet uitbetaald. In een cao of in aanvullende arbeidsvoorwaarden kunnen hierover andere afspraken staan. Voor ouderschapsverlof opgenomen per 1 januari 2009 heeft uw werknemer recht op verlof van 26 maal zijn wekelijkse arbeidsduur. Standaard geldt dat hij één jaar lang voor de helft van zijn werkweek gaat Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 10 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

werken. Als uw werknemer bijvoorbeeld 32 uur per week werkt, gaat hij voor één jaar 16 uur per week werken en heeft hij 16 uur per week ouderschapsverlof. 26 weken ouderschapsverlof geldt alleen als er voor een kind vóór 1 januari 2009 nog niet eerder ouderschapsverlof is opgenomen of gedeeltelijk is opgenomen. Als er voor een kind al vóór 1 januari 2009 (gedeeltelijk) verlof is opgenomen, gelden de 'oude regels': er bestaat slechts recht op 13 weken ouderschapsverlof . Uw werknemer kan in overleg met u het ouderschapsverlof spreiden. Dit kan op de volgende manieren: • Uw werknemer kan het verlof over een langere periode dan twaalf maanden uitsmeren. • Uw werknemer kan meer uren verlof per week opnemen. Hij kan bijvoorbeeld voltijds verlof opnemen. • Uw werknemer kan het verlof opsplitsen in maximaal zes gedeelten. Elk gedeelte moet minimaal een maand duren. U hoeft uw werknemer geen loon te betalen voor de uren dat hij ouderschapsverlof heeft opgenomen. De uren dat hij eventueel blijft werken, krijgt hij uiteraard doorbetaald. In de arbeidsovereenkomst kunt u andere afspraken maken.

6.2.

Arbeidstijdenwet

Werknemers die op basis van een arbeidscontract arbeid verrichten, vallen onder de regels van de Arbeidstijdenwet. Behoudens enkele uitzonderingen geldt de wet níet voor mensen die als zelfstandig ondernemer arbeid verrichten. • •

•

•

Maximaal mogen werknemers 12 uur per dienst en 60 uur per week werken. In een periode van 4 weken mag een werknemer gemiddeld 55 uur per week werken en per 16 weken gemiddeld 48 uur. Een nachtdienst mag niet langer duren dan 10 uur. Voor werknemers die regelmatig nachtdiensten draaien, mag de werkweek over een periode van 16 weken gemiddeld niet meer dan 40 uur bedragen. Na één of meer nachtdiensten geldt altijd een langere rusttijd. Per 16 weken mogen maximaal 36 nachtdiensten worden gewerkt. Alleen bij CAO of na een afspraak van de werkgever met de ondernemingsraad mag dit aantal verhoogd worden tot 140 nachtdiensten per jaar. Bij diensten van 5,5 uur of langer moet er een pauze zijn, de praktische details van pauzes regelen werkgevers en werknemers zelf.

Aanwezigheids- ofwel slaapdiensten Het Europese hof heeft in 2003 uitgesproken dat uren tijdens een aanwezigheidsdienst meetellen als werktijd. Tijdens een aanwezigheidsdienst moet de werknemer op het werk aanwezig moet zijn om, op afroep, werk te verrichten. Deze diensten worden ook wel slaap- of wachtdiensten genoemd en zijn dus níet hetzelfde als een bereikbaarheidsdienst. Deze regeling is alleen van toepassing op werknemers, dus niet op zelfstandig werkzame beroepsbeoefenaren. Volgens het Europese hof tellen de uren van aanwezigheid, dus ook als er geen daadwerkelijke arbeid wordt verricht, mee als werktijd. Bereikbaarheidsdiensten Artikel 5.11 van de Arbeidstijdenwet omschrijft een bereikbaarheidsdienst (daar consignatie genoemd) als: “een tijdruimte tussen twee elkaar opeenvolgende diensten of tijdens een pauze, waarin de werknemer uitsluitend verplicht is bereikbaar te zijn om in geval van onvoorziene omstandigheden op oproep zo spoedig mogelijk de bedongen arbeid te verrichten”. Deze diensten mogen alleen aan werknemers van 18 jaar en ouder worden opgelegd. Dit artikel geeft verder aan wat de grenzen zijn aan het aan werknemers opdragen van bereikbaarheidsdiensten. Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 11 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

Artikel 5.21 Arbeidstijdenbesluit Voor verloskundigen (in loondienst van de extramurale zorg) en voor verloskundige stagiaires zijn in artikel 5, lid 21 van het Arbeidstijdenbesluit echter aparte grenzen voor deze bereikbaarheidsdiensten opgenomen. In het tweede sublid wordt de begrenzing voor verloskundigen in loondienst aangegeven: Artikel 5.21.2 Arbeidstijdenbesluit: 3. De werkgever organiseert de arbeid zodanig, dat de (verloskundige) werknemer: a. ten hoogste 5 maal in elke aaneengesloten tijdruimte van 7 maal 24 uren en 52 maal in elke periode van 13 achtereenvolgende weken een bereikbaarheidsdienst wordt opgelegd; b. ten hoogste 60 uren per week en in elke periode van 13 achtereenvolgende weken ten hoogste gemiddeld 40 uren per week arbeid verricht. In een duo-praktijk (één praktijkhoudster en één verloskundige in loondienst) heeft dit tot gevolg: • Een evenredige verdeling van het aantal diensten (van 24 uur bereikbaarheid) houdt in, dat beide verloskundigen per dertien weken 45 of 46 diensten draaien. De verloskundige in loondienst overschrijdt het wettelijke maximum dan niet. • Het aantal gewerkte uren moet dan krachtens sub b. wel worden bewaakt, maar ook dat lijkt realiseerbaar (niet meer dan 60 uur werkelijke arbeidstijd per week en niet meer dan gemiddeld 40 uur gemiddeld per week over deze periode van 13 weken). Als in een praktijk meer maten werkzaam zijn en één of meer verloskundigen in loondienst, dan zal een evenredige verdeling van het aantal diensten tot een lagere belasting als hiervoor leiden. In het vierde sublid van artikel 5.21.3 worden de begrenzingen voor verloskundige stagiaires aangegeven: Artikel 5.21.3 Arbeidstijdenbesluit: 4. De werkgever organiseert de arbeid zodanig, dat de werknemer in opleiding tot verloskundige: a. ten hoogste 12 maal in elke periode van 52 achtereenvolgende weken ten hoogste 7 maal achtereen een bereikbaarheidsdienst wordt opgelegd; b. ten hoogste 60 uren per week en in elke periode van 13 achtereenvolgende weken ten hoogste gemiddeld 40 uren per week arbeid verricht. Stagiaires mogen dus 12 keer per jaar gedurende één week voor een bereikbaarheidsdienst worden ingezet. Opmerkelijk is, dat er geen bepaling is opgenomen voor het aantal weken tússen de weken waarin sprake is van een bereikbaarheidsdienst. Wat betreft de maximale werktijd gelden voor hen dezelfde beperkingen als voor verloskundige werknemers in loondienst. Ziekte en zwangerschap De regels voor ziekte en zwangerschap van werknemers kunt u terugvinden op de ledensite van de KNOV via KNOV/ Voor verloskundigen / Richtlijnen / Richtlijnen in samenwerking met de KNOV / Zwangerschap, postpartumperiode en werk Effectieve maatregelen voor zwangere werknemers zijn: • vroegtijdige voorlichting tijdens de zwangerschap over de risico's van het werk, over de belastbaarheid in de zwangerschap en de wettelijke regelingen voor zwangere werknemers • werkaanpassingen, zoals korter werken, geen nachtdiensten na de 20e zwangerschapsweek, lichtere werkzaamheden, voorkomen van infectieziekten en vermijden van stress, lawaai, hitte, kou en schadelijke chemische stoffen.


7.

Administratieve zaken

In bijlage 3 is een checklist opgenomen voor de administratie rondom de indiensttreding van de medewerker. Medewerkers in loondienst werken op basis van een arbeidscontract, dat moet worden opgesteld. Hierin worden de arbeidsvoorwaarden geregeld en de duur van het contract. Meestal wordt gekozen voor een contract voor bepaalde tijd van bij voorbeeld één jaar, dat daarna maximaal twee maal kan worden verlengd. De modelcontracten zijn te vinden op de ledensite van de KNOV/leden/eerstelijnsverloskundigen/contracten. In de toelichting bij de modelcontracten voor de verloskundige in loondienst en praktijkassistente staan de (juridische) details waar u rekening mee moet houden. In het contract dient het salaris vermeld te staan, de functie/taken, het aantal diensten en spreekuren, de proeftijd en de opzegtermijn, de reiskostenvergoeding, vakantie, pensioen, werktijden en eventueel de huisvesting.. Het contract wordt in tweevoud opgesteld. Alle bladzijdes dienen te worden geparafeerd en de laatste bladzijde dient door de werknemer en praktijkhouder(s) te worden ondertekend. In geval van maatschap dienen alle maten mee te tekenen. Zorg dat het contract is opgesteld en getekend vóór de eerste werkdag van de nieuwe werknemer. Loonadministratie Loonadministratie wordt vaak uitbesteed aan een administratiekantoor of de accountant. Deze kunnen ook zorg dragen voor de belastingaangifte, aanmelding bij het pensioenfonds en de UWV (Uitvoeringsorgaan voor Werknemersverzekeringen) en het eventueel afsluiten van een ziekteverzuimverzekering. Het verdient aanbeveling meerdere offertes op te vragen. Het is aan te bevelen om het administratiekantoor het informatieblad en de berekeningsmodules die horen bij het berekenen van een salaris van een verloskundige in loondienst te geven. Bij de methodiek van berekenen dient uitgegaan te worden met aantal diensten en spreekuren in plaats van een vast aantal uren per week. Het informatieblad en rekenmodellen zijn te vinden op de ledensite van de KNOV. In dit informatieblad wordt ook ingegaan op de onderwerpen pensioen, vakantiedagen, vakantietoeslag en de reiskostenvergoeding. Overige werkzaamheden van het administratiekantoor zijn het aanleveren van de loonstroken met kopie. (één voor de werknemer en één voor de praktijk) en het aanleveren van de jaaropgave, welke vóór 1 maart aan de werknemer moet worden gegeven voor de belastingaangifte. Heeft u nog vragen? Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u terecht bij de KNOV, tel. 0800 – 5668555. Email: [email protected]


Bijlage 1:

Het personeelsbeleid

Waar goede arbeidsvoorwaarden gecombineerd worden met interessant werk, goed werkoverleg, voldoende aandacht en een goede sfeer voelen medewerkers zich thuis en dat zal positief effect hebben op hun functioneren. Hieronder volgt een aantal aandachtspunten bij goed personeelsbeleid. Werkbegeleiding Voor een startende verloskundige of praktijkassistente is het zeer prettig als er een introductieperiode is. Dit geeft de nieuwe medewerker de gelegenheid kennis te maken met de praktijkgewoontes, de verloskundigen en de cliënten. Vervolgens moeten de taken worden vastgesteld, werkzaamheden gepland, roosters worden opgesteld enz.. Het is erg prettig voor de nieuwkomer als er een personeelsboek is, waarin alle formulieren en afspraken zijn opgenomen waarmee binnen de praktijk wordt gewerkt. Dit werkt tijdbesparend. Het is verstandig om een collega als eerste aanspreekpunt binnen de praktijk aan te stellen, die de nieuwe medewerker gedurende de eerste maanden begeleidt. Ten slotte volgt na de inwerkperiode, bijvoorbeeld aan het eind van de proeftijd, een evaluatie. U beoordeelt dan als werkgever of het beeld dat u van de medewerker had tijdens de sollicitatie inderdaad klopt en u vraagt en geeft hierover feedback aan de nieuwe werknemer. Delegeren U neemt een medewerker aan omdat u wilt dat hij een aantal taken van u en/of uw collega’s overneemt. Bij aanname heeft u over het takenpakket van de medewerker afspraken gemaakt. Wanneer u niet gewend bent taken over te dragen aan een medewerker, zult u daar in het begin misschien moeite mee hebben. Maar als u wilt dat de medewerker zijn functie goed uitoefent en voldoende toegevoegde waarde levert, zult u bepaalde taken ‘los moeten laten’. Functioneringsgesprekken Het is gebruikelijk om één of twee maal per jaar op een vast tijdstip een functioneringsgesprek met een werknemer te laten plaatsvinden. Voor u als werkgever (in plaats van 'werkgever' kunt u ook 'leidinggevende' lezen) is het belangrijk dat de medewerkers in uw team goed functioneren en hun taken adequaat uitvoeren. Om goed te functioneren is het nodig dat de medewerkers gemotiveerd zijn, zich verantwoordelijk voelen voor hun taak en initiatieven nemen. Het voeren van een functioneringsgesprek is een instrument om hen daarin te sturen en stimuleren. De handreiking functioneringsgesprekken vindt u op de ledensite van de KNOV. Het is een onderdeel van het praktijk analyse instrument. Volg de link Leden / Werken aan kwaliteit / Handreikingen/ Functioneringsgesprekken. Beoordelingsgesprekken Beoordelingsgesprekken worden doorgaans één maal per jaar op een vast tijdstip gehouden. Het doel van dit gesprek is duidelijkheid verkrijgen over hoe de medewerker functioneert en welke gevolgen dit functioneren voor de beloning heeft. Tevens dient aan de hand hiervan concrete afspraken (op het afsprakenformulier) gemaakt te worden ten aanzien van het verbeteren van het functioneren en de begeleiding die hierbij door de leidinggevende gegeven wordt. Deze beoordeling en afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd (dossiervorming). Dit is belangrijk bij eventuele ontslagprocedures, indien de medewerker ondanks eerdere afspraken aanhoudend onvoldoende blijkt te presteren. Aan de hand van de beoordeling kan een salarisverhoging of periodiek worden toegekend. De beoordeling van de medewerker wordt besproken aan de hand van het beoordelingsformulier. Zie hiervoor bijlage 2. Hierop zijn vragen geformuleerd naar aanleiding van de functiebeschrijving. Per vraag Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 14 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

wordt een oordeel gegeven (onvoldoende, minder dan de norm, volgens de norm, boven de norm en uitstekend). Tevens worden afspraken gemaakt over het functioneren, en eventuele ondersteuning daarbij, in de toekomst. Rol van de praktijkhouder: Hij/zij bereidt de beoordeling voor: • vraagt eventueel advies aan derden (binnen de praktijk of daarbuiten); • vult het formulier in; • overhandigt tenminste één week voor het gesprek een kopie van het blanco formulier aan de medewerker. Tijdens het gesprek kan de praktijkhoudster de beoordeling bijstellen als daartoe aanleiding is. Rol van de medewerker: Zij bereidt de beoordeling voor: • denkt na over het eigen functioneren, aan de hand van de criteria uit het formulier, en vult het formulier in. Het beoordelingsgesprek: De praktijkhoudster en de medewerker bespreken het functioneren van de medewerker aan de hand van de criteria vermeld op het formulier. Tevens worden afspraken gemaakt over het functioneren, en eventuele ondersteuning daarbij, in de toekomst. Mochten er, naast de criteria, nog opmerkingen zijn, dan kunnen deze onderaan elke onderdeel geplaatst worden. Aan het eind van het beoordelingsformulier bestaat de mogelijkheid concrete afspraken over het verbeteren van het functioneren van de medewerker te maken. Het ingevulde formulier wordt bewaard in het personeeldossier. Opleiding Tijdens een beoordeling- of functioneringsgesprek kan naar voren komen dat de medewerker behoefte heeft aan bij-en nascholing. Wanneer de opleiding direct verband heeft met het uit te voeren takenpakket, bijvoorbeeld bij overschakeling op een nieuw computersysteem, is het redelijk dat u als werkgever de kosten van scholing betaald. Dit geldt ook indien u als eis stelt dat verloskundigen staan ingeschreven in het kwaliteitsregister van de KNOV. In overleg tussen de werkgever en werknemer dienen hier passende afspraken over te worden gemaakt. Bij algemene opleidingen die niet strikt noodzakelijk zijn, kunt u van de medewerker een bijdrage in tijd en geld vragen. Conflicthantering Conflicten tussen medewerkers verstoren de werksfeer in een organisatie en leiden daardoor vaak tot negatieve resultaten. Probeer conflicten daarom zo snel mogelijk te beëindigen. Wanneer een conflict de privé-sfeer van medewerker raakt kunt u niet zonder meer om tekst en uitleg vragen. Als het werk van de medewerker eronder lijdt mag dit wel. Gaat het om een klein geschil, dan kunt u een gesprek aangaan. Indien het conflict groot is of als u er zelf bij bent betrokken, is het verstandig de hulp in te roepen van een onafhankelijke derde. Een lijst met mediators treft u aan op de ledensite. Blijkt een conflict onoplosbaar, dan is ontslag een uiterste mogelijkheid. Het arbeidsbureau zal u een ontslagvergunning verlenen als u met documentatie kunt aantonen dat u er alles aan heeft gedaan om het conflict op te lossen. Teamspirit Samenwerking tussen collega’s is essentieel voor een goede praktijkprestatie. Teamgeest begint met stimulerend personeelsmanagement. Dat betekent dat u een sfeer van vertrouwen schept en medewerkers stimuleert zich te ontplooien. Voorwaarde daarvoor is dat de verhoudingen minder autoritair zijn en meer gericht op wederzijds respect en het gevoel te werken aan een gemeenschappelijk doel. Activiteiten buiten het werk, zoals sport of uitstapjes, kunnen het saamhorigheidsgevoel versterken. Bovendien leren collega’s Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 15 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

elkaar beter kennen, waardoor ze in de praktijk soepeler met elkaar kunnen omgaan. Gezamenlijke activiteiten worden nog aantrekkelijker wanneer u bereid bent er werktijd aan op te offeren. In rustige tijden kan dat met een minimum aan verlies aan tijd. Communicatie en informatie Het is belangrijk dat de medewerker goed op de hoogte is van de ontwikkelingen van de praktijk. Wij adviseren daarom de medewerker bij (een deel) van het maatschapoverleg aanwezig te laten zijn. De praktijkassistent kan gevraagd worden notulen te maken. Indien u meerdere assistenten in dienst heeft, is het wellicht wenselijk één keer per zes weken een assistenten overleg te beleggen. Dit overleg kan worden toegespitst op het functioneren van de assistentie (roosters, werkwijze, bereikbaarheid, veranderingen, etc.). Salarisverhoging en extra’s De hoogte van het salaris van de praktijkassistent moet jaarlijks beoordeeld worden om te bepalen of het marktconform is. Een salarisverlaging is wettelijk niet mogelijk, tenzij de praktijkassistent minder uren gaat werken of een andere, minder zware taak gaat verrichten. Het is gebruikelijk bij goed functioneren het salaris jaarlijks te verhogen met het percentage van de algemene prijsstijgingen. Wij adviseren u hierin voor de praktijkassistent de salarisontwikkeling van de CAO Huisartsenzorg volgen. Zie hiervoor ook het informatieblad salarisschalen praktijkassistente op de ledensite Leden / Eerstelijnsverloskundigen / Loondienst / De praktijkassistente. Het einde van de arbeidsovereenkomst Het vertrek van medewerkers is, ongeacht de oorzaak, een kostbare aangelegenheid. De kosten zitten niet alleen in het werven, selecteren en inwerken van vervangers. Er is ook verlies van opleidingsinspanningen, vakkennis en praktijkervaring - vaak opgedaan op uw rekening. Veel verloop betekent dan ook vaak kwaliteitsverlies en minder motivatie bij de achterblijvers. Het is voor elke praktijkhouder belangrijk in te zetten op het behoud van een goed functionerende medewerker. Wanneer een werknemer daarom vraagt, moet de werkgever een getuigschrift verschaffen. Daarin dienen in ieder geval de soort functie en de lengte van het dienstverband te staan. Gewoonlijk bevat het getuigschrift ook een beoordeling van het functioneren van de werknemer. Soms betaalt een werkgever een vertrekkende werknemer een extra geldbedrag. Dat kan indien de rechter dat eist of als de werknemer niet helemaal vrijwillig vertrekt en de werkgever (gedeeltelijk) schuld heeft aan de beëindiging van het dienstverband. Bij de laatste loonbetaling ontvangt de werknemer ook zijn overige geldelijke aanspraken, zoals het vakantiegeld. De KNOV heeft een informatieblad beëindiging dienstverband opgesteld welke u kunt nalezen op de ledensite Leden / Eerstelijn... / Loondienst / Contracten. Het exitgesprek Het is raadzaam dat u exitgesprekken houdt met vertrekkende werknemers. Mensen die de praktijk verlaten, zullen eerder vrijuit praten over de praktijk en hun functie. Dit kan voor de praktijk nuttige informatie opleveren waarmee de bedrijfsorganisatie kan worden verbeterd. Voorwaarde voor een goed exitgesprek is dat de werknemer niet vol rancune zit. Het kan helpen wanneer de werknemer aan het begin van het gesprek de gelegenheid krijgt om stoom af te blazen zodat hij daarna een meer afstandelijk oordeel kan geven. Het is verstandig als een neutrale functionaris het gesprek voert. Het exitgesprek kan plaatsvinden voor of na het vertrek van de werknemer. Het is verstandig de werknemer zelf te vragen waaraan hij de voorkeur geeft. Beëindiging van het dienstverband Handleiding Personele Zaken 2009 pagina 16 van 23- Versie 2009 – 18 december 2009

De regels voor beëindiging van het dienstverband kunt u nalezen in apart informatieblad op de ledensite van de KNOV. Leden / Eerstelijnsverloskundigen / Loondienst / Contracten


Bijlage 2:

Beoordelingsformulier

Naam medewerker:

__________________________________________________________

Datum in dienst:

__________________________________________________________

Datum gesprek:

__________________________________________________________

Na(a)men beoordelaar(s): __________________________________________________________

Criteria

Beoordeling

Kennis / vaardigheden

O M N B U

1. Kwaliteit van de afgesproken taken en werkzaamheden

O O O O O

2. Kwantiteit van de afgesproken taken en werkzaamheden

O O O O O

3. Deskundigheid

O O O O O

4. Nauwkeurigheid

O O O O O

5. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheden

O O O O O

6. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden

O O O O O

7. Blijft op de hoogte van ontwikkelingen binnen de verloskunde

O O O O O

8. Resultaatgerichtheid

O O O O O O O O O O O O O O O

Opmerkingen:

Organisatorische kwaliteiten

O M N B U

1.

Plannen van werkzaamheden

O O O O O

2.

Prioriteiten stellen

O O O O O

3.

Het overzicht over de werkzaamheden

O O O O O

4.

Besluitvaardigheid

O O O O O

5.

Improvisatievermogen

O O O O O

Opmerkingen:


Houding/instelling

O M N B U

1.

Komt afspraken na

O O O O O

2.

Is betrokken

O O O O O

3.

Is zelfstandig

O O O O O

4.

Neemt initiatieven

O O O O O

5.

Is integer in contacten met cliënten en collega’s

O O O O O

6.

Verantwoordelijkheid nemen

O O O O O

7.

Flexibiliteit

O O O O O

8.

Stressbestendigheid

O O O O O

9.

De bereidheid om werkzaamheden van collega´s over te nemen

O O O O O

10.

Is cliëntgericht in denken en doen

O O O O O

11.

Werkcontact met collega´s

O O O O O

12.

Werkcontact met de leidinggevende

O O O O O

Opmerkingen:

O M V B U O O O O O

Algehele beoordeling


Welke onderdelen voor het uitvoeren van de functie moeten aandacht krijgen in de komende periode: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Opmerkingen van de beoordelaar(s): ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Opmerkingen van de medewerker: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Eventuele aanpassingen van de functiebeschrijving: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Een vervolggesprek zal plaatsvinden op:

Datum: ________________________ Naam en handtekening beoordelaar:

Naam en handtekening medewerker:

______________________________

____________________________


Prestatiewaardering Waardering

Omschrijving

Uitmuntend (= U)

Prestaties zijn uitstekend, overtreffen verreweg wat men zou verwachten van een medewerker in deze functie. De medewerker heeft zelden correcties nodig van de leidinggevende. Over het geheel genomen worden alle prestatienormen overtroffen. Uitstekende prestaties zijn niet alleen duidelijk en zichtbaar voor de praktijkhoudster, maar ook voor collega's. De bijdrage is ver boven de verwachtingen Prestaties zijn duidelijk en constant boven de gemiddelde prestaties van een medewerker in deze functie. De medewerker vereist weinig aanwijzingen van de praktijkhoudster. Over het geheel genomen worden alle prestatienormen behaald en vele werden overtroffen. De bijdrage is boven de verwachtingen. Prestaties voldoen aan de gestelde eisen en aan alle normale verwachtingen voor deze functie. Het resultaat van het werk wordt als bevredigend beschouwd, zoals te verwachten van een medewerker in deze functie. De medewerker heeft normale begeleiding en overleg nodig van de praktijkhoudster. Over het geheel genomen worden de prestatienormen bereikt. De bijdrage is zoals verwacht. Prestaties zijn beneden datgene wat men normaal zou verwachten in deze functie. Verbetering in één of meer aspecten van het werk zijn nodig. De medewerker heeft extra begeleiding en aanwijzingen nodig. Prestaties kunnen mogelijk een gebrek aan kennis of ervaring weergeven. Sommige prestatienormen worden bereikt, vele niet. De bijdrage zal moeten toenemen. Prestaties voldoen niet aan de minimale eisen die in deze positie kunnen worden gesteld. Er is weinig bijdrage van de medewerker. De medewerker heeft constante begeleiding en overleg nodig. Een aantal of geen van de prestatienormen wordt bereikt. Onmiddellijke verbetering is nodig.

Boven de norm (=B)

Norm (=N)

Minder dan de norm (= M)

Onvoldoende (= O)


Bijlage 3:

Checklist administratieve indiensttreding

 Opstellen van de arbeidsovereenkomst (zie modelcontracten ledensite KNOV)  Versturen aan medewerker: – arbeidsovereenkomst in tweevoud (met handtekening van werkgever); – loonbelastingverklaring; – formulier waarin u vraagt naar NAW, geboortedatum, rekeninggegevens en kopie van het identiteitsbewijs en inschrijving in het BIG register (geldt alleen voor verloskundige); – overzicht met regelingen en arbeidsvoorwaarden (indien aanwezig); – aanmeldingsformulieren voor verzekeringen, spaarloonregelingen, pensioen (indien van toepassing).  Ontvangen van medewerker: – ondertekende arbeidsovereenkomst (enkelvoud en met handtekening van werknemer); – loonbelastingverklaring; – formulier met NAW, geboortedatum en rekeninggegevens; – kopie identificatiebewijs en kopie van inschrijving BIG register (geldt alleen voor verloskundige); – aanmeldingsformulieren (indien te versturen door werkgever).  Personeelsdossier maken.  Aanmelding van medewerker bij diverse instanties: – bedrijfsvereniging; – arbodienst (indien gewenst); – pensioenfonds; – indien van toepassing aanmelding deelname verzekeringen/pensioen; – UWV.  Overige: – verzenden loonbelastingverklaring aan Inspecteur van Belastingen; – inbrengen in salarissysteem; – aanmaken vakantiekaart. Indien u de personeels- en salarisadministratie uitbesteedt aan bijvoorbeeld uw accountant, dan kunt u met hem overleg voeren over de uitvoering van de bovenstaande activiteiten.


Bijlage 4:

Vakantiekaart systematiek

Vakantiedagen: verloskundige in loondienst Voorbeeld: Verloskundigenpraktijk met 380 zorgeenheden en 3 verloskundigen Alle verloskundigen worden evenredig ingezet, 33 % TOTALE PRAKTIJK Diensten Spreekuren

: 7 volledige diensten per week. : Uitgangspunt is 9 spreekuren per 120 zorgeenheden (ZE) Bij 370 zorgeenheden --> 9 uren / 120 * 380 = 28,5 spreekuren per week

VERLOSKUNDIGE (33%) Diensten Spreekuren

: 7 / 3 = gemiddeld 2,33 volledige diensten per week. : 28,5 uur * 33 % = 9,5 uur spreekuur per week

BEREKENING VAKANTIEDAGEN 4 x de overeengekomen arbeidsduur = 4 x 2,33 diensten = 9,33 volledige diensten en 4 x 9,5 uur = 38 spreekuren OPNAME VAKANTIEDAGEN

Vakantiekaart

Vakantiedagen op jaarbasis

Volledige diensten

Spreekuren

9,33

38

7 (3x2,33)

28,5 (3x9,5)

2,33

9,5

0

0

-/3 weken zomervakantie 1 week wintersport Saldo


Handleiding Personele Zaken

Recommend Documents