Handleiding online wedstrijdbeheer voor LOC

Handleiding online wedstrijdbeheer voor LOC VTDL, Diestsesteenweg 49 3010 Kessel-Lo E-mail: [email protected] Website: http://vtdl.triathlon.be

WEDSTRIJDAUTOMATISATIE 2015 INHOUDSOPGAVE WEDSTRIJDAUTOMATISATIE 2015 ...................................................................................................... 1 Inhoudsopgave .......................................................................................................................... 1 Symbolen ................................................................................................................................ 2 Stap 1 – LOC-account aanmaken .................................................................................................... 3 Stap 2 – LOC-gegevens beheren ..................................................................................................... 4 2.1.

Aanpassen van organisatiegegevens ..................................................................................... 4

Stap 3 – Event aanmaken ............................................................................................................. 5 Stap 1: Algemene wedstrijd- of eventinformatie ............................................................................. 6 Stap 2: Verschillende reeksen of waves ......................................................................................... 7 Stap 3: Keuze timing & overzicht kosten organisatie ......................................................................... 8 Stap 4: Extra opties atleten – Kortingsbonnen - bestanden opladen ....................................................... 9 Stap 4 – Inschrijvingen beheren .................................................................................................... 10 Inschrijvingsmails laten toekomen op een ander emailadres van het LOC .............................................. 11 Extra kolommen met info toevoegen/weglaten & opmaak beheren ...................................................... 11 Inschrijvingslijst downloaden .................................................................................................... 12 Opzoeken op naam ................................................................................................................. 13 Atleten als “betaald” aanvinken ................................................................................................ 13 SNELMENU - betaalde deelnemers/nog niet betaalde deelnemers/wachtlijst .......................................... 13 Atleten sorteren volgens kolom ................................................................................................. 13 Atleten mailen ...................................................................................................................... 14 Atleten wijzigen van reeks ....................................................................................................... 14 Samenstelling van duo/trio wijzigen ........................................................................................... 14

Startnummers toekennen ......................................................................................................... 15 Zelf inschrijvingen toevoegen ................................................................................................... 15 Online deelnemerslijsten ......................................................................................................... 16 Stap 5 – Richtlijnen voor atleten ................................................................................................... 17

SYMBOLEN Toevoegen Opslaan Terugkeren Verwijderen Openen

2

STAP 1 – LOC-ACCOUNT AANMAKEN LOC = Lokaal Organisatie Comité (algemene term voor de verantwoordelijke organisatie) 1. Je organiseert een event als erkende VTDL-club Aanmaak event via de eigen clublogin. De gegevens van de club (facturatie-adres, contactpersoon) worden beschouwd als LOC. Zijn er toch andere contactpersonen betrokken, ga dan naar stap 2. 2. Je organiseert een event vanuit een andere instantie Je maakt een LOC-account aan met specifieke contactgegevens via de VTDL-website (submenu Organisatoren  Login Organisatoren).  Voor de eerste maal: Maak hier een nieuwe LOC-account aan.

Eenmaal een LOC-account aangemaakt, kan je die verder gebruiken voor het verder beheer van de organisatie (wedstrijdbeheer of inschrijvingsbeheer) of de aanvraag van andere events. Steeds inloggen vanop de VTDL-website via deze link (submenu Organisatoren  Login Organisatoren).

3

STAP 2 – LOC-GEGEVENS BEHEREN Voor het beheer van de wedstrijd (of inschrijvingen), inloggen via deze link (submenu Organisatoren  Login Organisatoren) en klik vervolgens door naar wedstrijdbeheer.

Na het selecteren van wedstrijdbeheer, moet je nog de eigen organisatie selecteren bij het vak “Organisatie”. Geef de LOC-code (of naam in het tweede vak) of selecteer de organisatie via de lijst en klik vervolgens op het icoon

3 1

2

2.1.

AANPASSEN VAN ORGANISATIEGEGEVENS

Pas gegevens aan of voeg extra informatie toe via het

icoon.

Sla alle aangepaste informatie op via het icoon.

4

STAP 3 – EVENT AANMAKEN Via Wedstrijdbeheer, maak een nieuw event aan via het

icoon.

Voor een wedstrijdaanvraag (per dag) zijn er 4 stappen te vervolledigen. Bewaar na elke stap de ingevulde gegevens via het icoontje onderaan.

Zijn alle stappen vervolledigd, dan kan de VTDL automatisch dit dossier inkijken, desnoods opmerkingen geven (via mail naar de contactpersoon) en uiteindelijk de wedstrijd goedkeuren. Bij goedkeuring wordt het LOC verwittigd via mail en verschijnt de wedstrijd op de officiële VTDL-kalender. Indien dit nodig zou blijken, kunnen bepaalde wedstrijdgegevens via de LOC-account nog aangepast worden na goedkeuring1. Sommige aanpassingen hebben echter ook een invloed op de afspraken met de VTDL of de wedstrijdbegeleiding (bijv. reeksen toevoegen of weglaten, wedstrijdafstanden drastisch aanpassen, …) en worden dus verder opgevolgd. Andere aanpassingen die een invloed kunnen hebben op het inschrijvingsbeheer (bijv. kostposten toevoegen) vermijdt men ook best eenmaal de inschrijvingen gestart zijn. Over het algemeen willen we echter aanmoedigen om bij de oorspronkelijke aanvraag alle gegevens zo correct mogelijk in te vullen. Op die manier is er duidelijkheid voor alle betrokken partijen (atleten die info online lezen, tijdwaarnemers, officials, VTDL, …). Veranderen er nadien toch wedstrijdgegevens (bijv. starturen), pas deze dan ook aan via het wedstrijdbeheer.

1

Dit is niet van toepassing op de naam van de organisator, locatie en wedstrijddatum.

5

STAP 1: ALGEMENE WEDSTRIJD- OF EVENTINFORMATIE Vul de algemene gegevens aan en duid de belangrijkste locaties op de wedstrijdsite aan. Sla de informatie op via vooraleer je verder gaat naar stap 2.

Opmerkingen!   

Heb je meerdere websites of sociale media? Keer na het opslaan terug naar stap 1 en vul daar de extra mogelijkheden aan via het icoon. Mededeling inschrijvingen: deze informatie is samen met de andere wedstrijdinfo online te raadplegen, wanneer men doorklikt naar een specifieke wedstrijd. Duid aan indien atleten hun deelname via online banking betalen (atleet wordt direct doorgeschakeld naar website van Ogone voor betaling via Bancontact/Mister Cash of iDeal) of via de tweede optie: overschrijving of online banking. De overschrijvingen gebeuren via het rekeningnummer van de organisatie en worden dus ook door het LOC beheerd. De atleet betaalt hierbij 1 bedrag (indien van toepassing dus met de daglicentie inbegrepen) aan de organisatie. De daglicentie wordt nadien aangerekend aan de organisatie. De online betalingen gebeuren via de VTDL (ogone account) en de inschrijvingsgelden worden maandelijks doorgestort naar het LOC. Atleten betalen bij online banking een administratiekost op het inschrijvingsbedrag van 1% + € 0,4. De atleet wordt hiervan verwittigd bij betaling. Van zodra een atleet doorklikt naar een betaalpagina, is de atleet ingeschreven en verschijnt deze in het inschrijvingsbeheer. Wordt de online betaling vervolgens afgebroken of niet uitgevoerd, dan wordt de atleet na 15 minuten automatisch verwijderd uit het systeem.

6



Extra optie: Laat enkele dagen voor de wedstrijd enkel nog inschrijven via online banking zodat er geen problemen zijn met betalingen die nog niet werden ontvangen. Je kan dit steeds manueel aanpassen in het wedstrijdbeheer.

STAP 2: VERSCHILLENDE REEKSEN OF WAVES Maak hier de verschillende reeksen of waves aan die doorgaan op de dag van het event. Voeg een nieuwe reeks toe via

Opmerkingen!      





Bij een individuele wedstrijd is de teamgrootte minimum 1 en maximum 1 Bij een triowedstrijd is de teamgrootte minimum 3 en maximum 3 (bij duo dus 2 en 2). In dit opzicht moet elke teamreeks als een aparte reeks worden aangemaakt, zelfs al start die samen met een andere individuele reeks Open categorie: dit betekent dat de reeks voor alle categorieën toegankelijk is (mits een minimumleeftijd die automatisch wordt bepaald op basis van de Sportreglementen BTDF) Geen open categorie: duidt aan welke categorieën in aanmerking komen Maximum aantal deelnemers: De inschrijvingen voor deze reeks zijn niet meer mogelijk als dit aantal bereikt wordt (wachtlijst wordt automatisch opgestart en deelnemers worden nog steeds gevraagd om de betaling in orde te brengen). Het aantal deelnemers kan tijdens de inschrijvingen nog aangepast worden. Extra vraag inschrijvingen: Indien er specifieke info moet worden opgevraagd van de atleet bij het inschrijven zelf, deze informatie is nadien beschikbaar voor het LOC. Deelnameprijs is mogelijk te differentiëren maar niet verplicht. Opgelet: Vanaf 2015 moeten niet-gelicentieerde deelnemers een daglicentie rechtstreeks aankopen via de VTDL dus het LOC moet geen 2 tarieven meer opstellen voor zowel gelicentieerde als niet-gelicentieerde deelnemers (dus enkel 1 inschrijvingsbedrag). Startdata inschrijvingen: vul de start- en einddatum in vanaf wanneer de inschrijvingen openen voor iedereen. Het LOC kan ook een prioritaire inschrijfperiode voor gelicentieerde deelnemers toepassen (korting mogelijk, zie LOC fonds), dan start en eindigt deze periode vóór de algemene startdatum voor iedereen. De prioritaire inschrijfperiode kan ook uitgebreid worden naar lokale bewoners die in deze periode geen daglicentie moeten betalen (indien niet-gelicentieerd) en dus een korting genieten, ondanks dezelfde voordelen (verzekering). Lokale bewoners = bewoners in de gemeente(s) of stad (steden) waar het event plaatsvindt of die het parcours doorkruis(en)t. Reeksen copiëren: Via de copy knop kan je reeksen gemakkelijk kopiëren en de nodige aanpassingen doen.

7



Reeks nadien aanpassen:



Reeks verwijderen: duidt de specifieke reeks aan en klik op het rode x-icoon.

STAP 3: KEUZE TIMING & OVERZICHT KOSTEN ORGANISATIE Dien een aanvraag in voor elektronische of manuele timing via de VTDL of kies een andere optie.

Bij een aanvraag voor elektronische timing moeten extra gegevens worden ingevuld

Bekijk in stap 3 de betrokken VTDL-kosten voor deze organisatie.

8

STAP 4: EXTRA OPTIES ATLETEN – KORTINGSBONNEN - BESTANDEN OPLADEN In stap 4 is het mogelijk om verschillende opties toe te voegen aan de inschrijvingen: 1. Annulatieverzekering 2. Maaltijd 3. T-shirt Bij elk van bovenstaande kostposten kan het LOC zelf kiezen welk bedrag hier al dan niet voor betaald moet worden (bovenop het inschrijvingsbedrag), het aantal (bijv. 3 T-shirts voor een trio), het aantal opties (bijv. 4: Small, Medium, Large en Xlarge) en op welke reeksen dit van toepassing is.

Opmerkingen!  De annulatieverzekering heeft enkel betrekking op het toevoegen van de kostpost. De voorwaarden hieromtrent dient het LOC naar eigen keuze op te stellen en duidelijk te communiceren via de eigen website.  Maak een duidelijk onderscheid voor kostposten voor een individuele reeks of bijv. een trioreeks. Het aantal te kiezen opties kan verschillend zijn (bijv. 3 T-shirts te kiezen voor een trio – niet exclusief want verschillende maten mogelijk, in vergelijking met 1 T-shirt voor een individuele wedstrijd – wel exclusief). Kortingsbonnen toevoegen: Indien men bepaalde sponsors gratis wil laten deelnemen of aan een goedkoper tarief, kan het LOC indien gewenst kortingsbonnen aanmaken op basis van een specifieke code die de atleet of team dan moet ingeven bij inschrijving. Opgelet, de kortingsbon komt niet in aanmerking voor de daglicentie. Het LOC kan echter nog altijd de inschrijving via overschrijving laten verlopen (waarbij het te betalen bedrag dus op rekening komt van het LOC) en kiest hiermee zelf indien de inschrijver al dan niet de daglicentie betaalt. De daglicentie wordt sowieso wel aangerekend aan het LOC. Bestanden opladen: Voeg via pdf een wedstrijdbriefing toe, het wedstrijdparcours of andere informatie voor de deelnemers. Na het invullen van de eerste 3 stappen (met stap 4 optioneel), zal de VTDL het dossier inkijken, desnoods opmerkingen geven (via mail naar de contactpersoon) en uiteindelijk de wedstrijd goedkeuren. Bij goedkeuring wordt het LOC verwittigd via mail en verschijnt de wedstrijd op de officiële VTDL-kalender. 9

STAP 4 – INSCHRIJVINGEN BEHEREN De organisatie kan de inschrijvingen beheren via Inschrijvingsbeheer. Over alle reeksen heen of per reeks kan men een overzicht krijgen van: 1. De ingeschreven atleten of teams + geslacht, nationaliteit, leeftijd, geboortedatum, leeftijdscategorie, woonplaats, email, club, licentienummer, buitenlandse licentie (indien van toepassing) 2. Het type (VTDL/LBFTD-licentie, lokale bewoner of daglicentie), al dan niet gekoppeld aan een bepaald voorrecht, bijv. prioritaire inschrijfperiode 3. Het bedrag dat in totaal moet betaald worden aan de organisatie (afhankelijk van de betalingsoptie; in- of exclusief de daglicentie) 4. Het inschrijvingsbedrag (exclusief de daglicentie) 5. Het moment van inschrijving en betalingskeuze van de inschrijver (overschrijving of online banking) 6. Mogelijkheid om startnummer toe te kennen 7. Mogelijkheid om atleet te wissen 8. Optie wachtlijst

10

Mogelijke bewerkingen:

INSCHRIJVINGSMAILS LATEN TOEKOMEN OP EEN ANDER EMAILADRES VAN HET LOC Inloggen als LOC en ga naar “Mijn gegevens”. Voeg via “Communicatiekanalen” een ander emailadres toe. Vanaf dat ogenblik worden alle inschrijvingsmails voor de organisatie verstuurd naar dit adres.

EXTRA KOLOMMEN MET INFO TOEVOEGEN/WEGLATEN & OPMAAK BEHEREN Ga via de knop “Actions” naar “Select Columns” en selecteer daar welke kolommen je zichtbaar wil zien of niet

11

Selecteer meerdere kolommen via de Ctrl-knop en verplaats via het pijltje naar rechts om zichtbaar te maken (of naar links voor niet-zichtbaar). Druk op “Apply” om definitief te bevestigen.

Druk op de pijlen naar boven of onder om de zichtbare kolommen te sorteren naar wens. Bewaar de gewenste opmaak van kolommen door via “Actions” door te klikken naar “Save report”, selecteer een naam voor het rapport (zal voortaan verschijnen onder “Reports”) en klik op “Apply” om definitief te bewaren.

INSCHRIJVINGSLIJST DOWNLOADEN Ga via de knop “Actions” naar “Download” en uiteindelijk op het “csv” icoon (vergelijkbaar met Excel)

12

OPZOEKEN OP NAAM Typ de naam van de atleet in en druk op “go”

ATLETEN ALS “BETAALD” AANVINKEN Indien het LOC werkt met overschrijvingen, is dit in eigen beheer (online betalingen verlopen via de VTDL en worden automatisch als betaald aangevinkt indien de betaling succesvol is uitgevoerd). Bij ontvangst van het correcte bedrag, kan het LOC de atleet (of team) aanvinken door in het voorziene vak het correcte bedrag te noteren. Opgelet, bij de online deelnemerslijst zal de atleet pas als betaald staan indien de organisatie dit vak heeft ingevuld.  Het bedrag links van dit kader geeft het totaalbedrag aan dat de atleet moet storten, bij een atleet zonder VTDL/LBFTD-licentie of een teaminschrijving (duo/trio) dus inclusief de daglicentie. Verder rechts kan de organisatie het inschrijvingsbedrag (dus zonder daglicentie) zien. Bij atleten die correct via online banking betalen, wordt het bedrag automatisch ingevuld.

SNELMENU - BETAALDE DEELNEMERS/NOG NIET BETAALDE DEELNEMERS/WACHTLIJST Ga naar “reports” en klik daar het gewenste rapport aan

ATLETEN SORTEREN VOLGENS KOLOM Klik op een kolom om de atleten volgens die specifieke kolom te sorteren. Bijvoorbeeld: klik op “betaling via” en dan worden alle inschrijvingen na keuze ofwel via overschrijving, ofwel online banking gesorteerd.

13

ATLETEN MAILEN Optie 1: vink de atleten aan die je wenst te mailen en druk dan op de “Mail” knop

Stel de gewenste mailtekst op, voeg eventueel nog het eigen emailadres toe en klik op “Mail verzenden”. Opgelet, het is op dit moment niet mogelijk om hier bestanden (bijv. wedstrijdbriefing) aan toe te voegen.

Optie 2: download de inschrijvingslijsten (met kolom “emailadres” toegevoegd) en gebruik de adressen van deze lijst om vanuit de eigen emailaccount een mail te versturen.

ATLETEN WIJZIGEN VAN REEKS Omdat een wijziging van reeks een impact kan hebben op de soort daglicentie, kan een organisatie zelf geen atleten wijzigen van reeks. Dit gebeurt via de VTDL; stuur een mail naar [email protected] of [email protected]. Indien voor een daglicentie extra moet betaald worden (of terugbetaald), volgt de VTDL dit verder op met de betrokken deelnemer.

SAMENSTELLING VAN DUO/TRIO WIJZIGEN Klik op het

icoon links van de naam van het duo/trio  een detailbeschrijving van het duo/trio komt

tevoorschijn.

Verwijder de naam van de atleet die moet aangepast worden via het rode kruisje en voeg een atleet met de nodige gegevens toe via het + icoon. 14

Aanpassing opslaan

STARTNUMMERS TOEKENNEN Selecteer binnen het inschrijvingsbeheer een specifieke reeks. Klik op “Startnummers” en kies vervolgens welke startnummers mogen worden toegekend.

Zelf geen atleten toevoegen maar wel bij trio/duo samenstelling veranderen

ZELF INSCHRIJVINGEN TOEVOEGEN Als LOC kan je zelf inschrijvingen gaan toevoegen door dezelfde procedure te volgen als de deelnemer. Stap 1: account aanmaken als deelnemer via deze link, selecteer hier de status “ik ben bedrijf/organisatie”

15

Stap 2: inloggen op het inschrijvingsplatform 3ntrance Stap 3: ga naar het submenu “Wedstrijden” en schrijf de deelnemer met de nodige gegevens in voor de specifieke wedstrijdreeks

ONLINE DEELNEMERSLIJSTEN Men kan de deelnemerslijst raadplegen via de publieke wedstrijdkalender van de VTDL (doorklikken naar “info” wedstrijd) of via het inschrijvingsplatform 3ntrance wanneer men doorklikt naar de specifieke wedstrijd. Opgelet, bij inschrijvingen met overschrijving is het belangrijk dat het LOC betalingen regelmatig aanvult in het inschrijvingsbeheer. Zo niet, blijft de deelnemer als niet-betaald aangevinkt.

16

STAP 5 – RICHTLIJNEN VOOR ATLETEN Atleten die wensen deel te nemen aan wedstrijden of events van de VTDL-kalender, schrijven zich in via het platform 3ntrance. Hiervoor moet men beschikken over een persoonlijke login. Ook instanties (bedrijven, organisaties) kunnen een login aanmaken, bijvoorbeeld voor deelname aan teamwedstrijden (duo, trio). VTDL-leden en atleten met een LBFTD-atleten beschikken sowieso over een persoonlijke login. Wie geen lid is van de VTDL of LBFTD (Waalse liga) kan een login aanmaken, van waaruit men dan kan inschrijven voor events (Wedstrijden).

De atleet kan via deze login controleren of hij/zij al dan niet is ingeschreven voor de wedstrijd. Bij inschrijving via overschrijving ontvangt de atleet een mail met de betalingsgegevens of hij/zij kan deze info raadplegen in de persoonlijke login. Plaats als organisator een link naar deze VTDL-website, van waaruit de atleten verder kunnen inschrijven: http://vtdl.triathlon.be/deelname-events/ Opgelet!  

Vergeet niet om de eigen website steeds aan te vullen met relevante info zoals prioritaire inschrijfperiode voor bepaalde doelgroepen, verhoging al dan niet van prijzen, deelnamevoorwaarden, … Atleten met een erkende buitenlandse triatlonlicentie schrijven zich in met een daglicentie en krijgen dit terugbetaald door de organisatie bij het tonen van de licentie op de wedstrijddag. Enkele dagen na de wedstrijd geeft het LOC door hoeveel daglicenties werden terugbetaald en via de factuur betaalt de VTDL deze kost uiteindelijk terug aan de organisatie.

17