Gebruikershandleiding Wedstrijdbeheer

Gebruikershandleiding Wedstrijdbeheer

INHOUDSOPGAVE 0. Inleiding ............................................................................................................... 2 0.1. Inloggen ............................................................................................................... 2 0.2. Wedstrijdbeheer ................................................................................................. 3 1. Wedstrijden definiëren ...................................................................................... 4 1.1. Wedstrijd toevoegen ........................................................................................... 4 1.2. Wedstrijd definities ............................................................................................. 5 1.3. Wedstrijdleiding invoeren / Wedstrijd wijzigen ................................................. 6 2. Inschrijvingen ...................................................................................................... 8 2.1. Inschrijving door de leden zelf ............................................................................ 8 2.2. Voorkeur inschrijving .......................................................................................... 9 2.3. Toevoegen leden of gastspelers aan de inschrijflijst .......................................... 9 2.4. Wijzigen of verwijderen inschrijving van een speler......................................... 10 2.5. Inschrijflijst sorteren ......................................................................................... 11 3. Flightindeling, startlijst en kaarten (etiketten) maken ................................... 12 3.1. Flightindeling maken bij individuele wedstrijd ................................................. 12 3.2. Startlijst vrijgeven, kaarten maken, startlijst en etiketten printen................... 13 3.3. Teamindeling en flightindeling maken bij teamwedstrijden ............................ 14 3.4. Vergrendeling .................................................................................................... 15 3.5. Aanbrengen wijzigingen nadat de startlijst is vrijgegeven................................ 16 4. Wedstrijd verwerken ........................................................................................ 17 4.1. Scores invoeren, kaarten verwerken ................................................................ 17 4.2. Uitslagen bekijken / printen .............................................................................. 18 5. E-mail verzenden .............................................................................................. 20 BIJLAGE 1: Uitleg wedstrijd definities:................................................................................. 23 BIJLAGE 2: Bijzondere situaties............................................................................................ 25

Handleiding Wedstrijdbeheer EGolf4U v1.1

blz. 1 van 25

Wedstrijdbeheer 0.

Inleiding

0.1.

Inloggen

Start op de computer de Internet browser op. In de meeste gevallen is dit Internet Explorer van Microsoft, maar het kan ook een andere browser zijn (Bijv. Google Chrome) waarmee je Internetpagina’s kunt lezen. Tik als URL adres in je browser in: https://ijsselweide.e-golf4u.nl Op de Internetpagina verschijnt het volgende beeld:

NB. Met ingang van release 5.6 kun je ook aangeven of je ingelogd wil blijven ( Ingelogd blijven). Dit mag je alleen op je eigen PC (thuis) aanvinken; op de PC van de club NOOIT aanvinken! Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en druk met linker muisknop op “Aanmelden”. Je bent nu aangemeld bij het systeem en krijgt een scherm te zien met alle menu’s (functies) van Egolf4U.

Home Hoofdbeheer Communicatie Baanbeheer

Je kunt alleen die functies uitvoeren waarvoor je rechten hebt. Dat is in principe alles onder Wedstrijdbeheer en een beperkt aantal mogelijkheden onder enkele andere menu’s.

Relatiebeheer Wedstrijdbeheer Handicapbeheer NGF-uitwisseling Vereniging Exporteren Faciliteitbeheer Financieel Beheer Veelgestelde Vragen Afmelden

Je kiest nu voor Wedstrijdbeheer.


blz. 2 van 25

Wedstrijdbeheer 0.2.

Wedstrijdbeheer

Onder wedstrijdbeheer krijg je de volgende submenu’s te zien: Wedstrijdbeheer Competities Meerronden Wedstrijden

Met deze submenu’s kun je alle wedstrijden uit de wedstrijdkalender invoeren, de inschrijvingen beheren, flights indelen, startlijsten en etiketten printen, wedstrijden verwerken met berekening van de CSA en uitslagen genereren en printen.

Indeling Kaarten Uitslagen Informatie

Behalve losse wedstrijden kun je in EGolf4U ook Competities en Meerronden invoeren. Als een aantal wedstrijden meetellen voor een overall ranglijst, dan is er sprake van een “Competitie”. Bijvoorbeeld de Rabbitwedstrijden van de W&E, de stableford wedstrijden (Kaascup, IJsselcup en Wafelcup) voor de stablefordbokaal, de stableford wedstrijden van de Lords en de Senioren. Als een wedstrijd over meerdere ronden gaat (bijvoorbeeld de strokeplay clubkampioenschappen), dan is er sprake van “Meerronden”. Let op dat dan na de 1e ronde geen nieuwe spelers toegevoegd kunnen worden! Aan deze handleiding zal nog toegevoegd worden hoe je een Competitie of een Meerronde invoert. Als je een wedstrijd invoert moet je o.a. de spelvorm opgeven. De meest voorkomende spelvormen zijn in het systeem ingevoerd. Als er toch nog een andere spelvorm bij moet komen, dan zal contact met Koert Wiltenburg of Elly van Ruiten opgenomen moeten worden. Zij hebben n.l. de rechten om spelvormen toe te voegen of te wijzigen. Voor de totale behandeling van een wedstrijd zijn globaal de volgende vier stappen te onderkennen: 1. Wedstrijd definiëren 2. Inschrijven voor een wedstrijd 3. Flightindeling, startlijst en kaarten maken 4. Wedstrijd verwerken (scores invoeren en uitslag opmaken)


blz. 3 van 25

Wedstrijdbeheer 1.

Wedstrijden definiëren

In principe worden aan het begin van het seizoen alle wedstrijden (en spelvormen) van het wedstrijdprogramma ingevoerd (gedefinieerd). Om een wedstrijd toe te voegen kan men kiezen tussen het definiëren van een geheel nieuwe wedstrijd of een bestaande wedstrijd kopiëren.

Wedstrijd toevoegen

-

wedstrijd kopiëren 06-12-2010

Toon de wedstrijden van #

Naam

461 Senioren Greensome

Uitsl.

19-01-2011

Overzicht bijw erken

Van

Tot

t/m Baan

Inschr.

SP

IJsselweide 1ste 9

19-01-11 09:00

19-01-11 12:00

1/72

456 LADIES avondWEDSTRIJD SP

IJsselweide 1ste 9

18-01-11 17:00

18-01-11 20:00

4/40

445 Lords inloopwedstrijd

IJsselweide 18 holes

13-01-11 09:00

13-01-11 12:00

2/72

1.1.

SF

Wedstrijd toevoegen

Om een wedstrijd toe te voegen druk je op de knop “Wedstrijd toevoegen”; dan verschijnt het volgende scherm:

Je kiest eerst een spelvorm (wedstrijdvorm). Aan de hand van de gekozen spelvorm krijg je de standaard wedstrijddefinities te zien die horen bij de spelvorm. NB. Spelvormen (inclusief de hierbij behorende definities) worden in het Hoofdbeheer van Egolf4U beheerd. Daarvoor zijn aparte rechten nodig, die slechts aan een beperkt aantal personen binnen de vereniging zijn toegekend. Geef de wedstrijd een naam. Als baan kun je kiezen uit 18 holes, de 1e 9 holes of de 2e 9 holes (uiteraard allemaal op IJsselweide). Als je ook een uitwedstrijd wilt definiëren, dan kies je voor 18 holes. Je kunt dan later ook een flightindeling en startlijst voor die wedstrijd maken, maar niet de kaarten van die andere baan in de wedstrijd verwerken! Die kaarten moeten dan n.l. als vreemde kaart worden ingevoerd! Handleiding Wedstrijdbeheer EGolf4U v1.1

blz. 4 van 25

Wedstrijdbeheer Als startdatum vul je de wedstrijddatum in. De volgende datum velden worden daarna automatisch door het systeem ingevuld. Je kunt deze nog wel aanpassen door met de “Tab”-toets steeds naar een volgend veld te gaan. NB. De inschrijvingsstart(datum) is de datum vanaf welke de leden kunnen in schrijven en moet minimaal 3 weken en in principe maximaal 4 weken voor de wedstrijddatum liggen.

De inschrijvingsstop(datum) is de datum tot aan wanneer de leden kunnen inschrijven en ligt in principe 5 dagen voor de wedstrijddatum.

Gebruik de agenda notatie.

1.2.

om de juiste datum in te stellen, dan zijn er nooit problemen met de datum

Wedstrijd definities

Vervolgens kun je de overige ‘eigenschappen’ van de wedstrijd invullen. De in te vullen velden zijn afhankelijk van de gekozen spelvorm! Veel waarden zijn al op de vooraf bepaalde standaardwaarde gezet. Deze kun je wel altijd voor een wedstrijd aanpassen. Op bijlage 1 is een toelichting op de verschillende velden gegeven. Die je tegen kan komen.


blz. 5 van 25

Wedstrijdbeheer

Als

alle

velden

zijn

ingevuld

moet

de

wedstrijd

opgeslagen

worden:

klik

daartoe

op

Dan verschijnt opnieuw het overzicht van de ingevoerde wedstrijden, waarop dan dus ook de net ingevoerde wedstrijd zichtbaar zal zijn.

Daarna moet je nog de wedstrijdleiding opgeven (zie 1.3). Je kunt achteraf ook altijd nog bepaalde velden wijzigen (zie ook 1.3).

1.3.

Wedstrijdleiding invoeren / Wedstrijd wijzigen

Om de wedstrijdleiding in te voeren of een wedstrijd te wijzigen moet je achteraan op de regel van de klikken. Je krijgt dan hetzelfde overzicht te betreffende wedstrijd op het zogenaamde potlood icoontje zien als bij “Wedstrijd invoeren”, waarbij dan alle velden zijn gevuld met de zonet ingevoerde waarden. Je kunt deze nu alsnog wijzigen.

Als je iets hebt gewijzigd, vergeet dan niet om op wijzigingen niet opgeslagen!

te klikken, anders worden de

Helemaal onderaan deze pagina moet je in ieder geval de wedstrijdleiding toevoegen.


blz. 6 van 25

Wedstrijdbeheer

Via het veld “Relatie:” kun je de juiste leden selecteren. Vul de lidcode of de eerste letters van de achternaam in en blader desgewenst in het lijstje dat verschijnt verder, totdat je de juiste naam vindt. Druk daarna op ‘Wedstrijdleiding toevoegen’. Het is mogelijk om op deze wijze meerdere wedstrijdleiders toe te voegen.


blz. 7 van 25

Wedstrijdbeheer 2.

Inschrijvingen

2.1.

Inschrijving door de leden zelf

Zodra de wedstrijd is aangemaakt is hij zichtbaar in het wedstrijdenoverzicht in EGolf4U. Op de zuil en op de website wordt een wedstrijd pas voor de leden zichtbaar als de datum waarop de inschrijving start is bereikt. De leden kunnen dan dus via de zuil of via de website inschrijven. Daarbij wordt gecontroleerd of de inschrijver voldoet aan de gestelde eisen (geslacht, leeftijd, handicap). Als men daar niet aan voldoet wordt de inschrijving geweigerd. Via het submenu ‘Indeling’ kun je in EGolf4U zien wie er voor welke wedstrijd heeft ingeschreven.

Selecteer met het Pull Down menu een wedstrijd waarvan je de inschrijflijst wilt bekijken. Het volgende overzicht wordt dan getoond:

In de linker kolom zie je een overzicht van de leden die zich via de zuil of via de website hebben ingeschreven. Als de naam in het lichtgrijs wordt weergegeven, betekent dat, dat deze relatie zich ingeschreven heeft nadat het maximale aantal inschrijvingen is bereikt. De relatie wordt dan automatisch op de reservelijst geplaatst. Meestal gaat het om wedstrijden met een individuele inschrijving. Bij teamwedstrijden kunnen al of niet complete teams inschrijven. De ingeschreven teams zie je dan in de rechterkolom terug.


blz. 8 van 25

Wedstrijdbeheer

2.2.

Voorkeur inschrijving

Bij het inschrijven kan men een aantal voorkeuren opgeven, zoals buggy, vroeg of laat starten, etc. Op de inschrijflijst zijn deze opgegeven voorkeuren als iconen terug te vinden: Geeft aan dat de relatie een buggy wil reserveren Geeft aan dat de relatie bij voorkeur vroeg wil starten Geeft aan dat de relatie bij voorkeur laat wil starten

Geeft aan dat de relatie wil deelnemen aan het Horecagedeelte

2.3.

Toevoegen leden of gastspelers aan de inschrijflijst

De wedstrijdcommissie kan ook nog zelf clubleden aan de inschrijflijst toevoegen. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn om de leden die zich telefonisch hebben aangemeld toe te voegen. Om leden of gastspelers toe te voegen moet je op het poppetje

boven de inschrijflist drukken

Op inschrijving

Wim Radder64

34.4*

Michiel Tops29

40.0*

Roel Kraaijeveld63

45.0*

Dan verschijnt het volgende pop up beeld: Inschrijving(en) toevoegen Relatie inschrijven

Gastspeler inschrijven Inschrijvingen kopiëren

Relatie: Horeca:

Ja

Nee

Handicart:

Ja

Nee

Tijdstip:

Geen voorkeur

Vroeg

Laat

Relatie inschrijven


blz. 9 van 25

Wedstrijdbeheer Je kunt nu in eerste instantie (bovenste regel) kiezen uit Relatie (lid) inschrijven, Gastspeler inschrijven of Inschrijvingen kopiëren. Via Inschrijvingen kopiëren kun je alle inschrijvingen van een andere wedstrijd kopiëren. Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld de clubkampioenschappen. De leden schrijven in voor de eerste ronde. Na het spelen van deze ronde mogen de beste 32 spelers door naar de volgende ronde. Men geeft dan bij “Aantal kaarten” 32 in, bij sortering “op Uitslag” en bij de wedstrijd de naam van de wedstrijd van de 2de ronde. De deelnemers van deze wedstrijd worden dan in de inschrijvingslijst gesorteerd op de uitslag. Daarna kan men dan de flightindeling maken voor deze ronde. Via Gastspeler inschrijven kun je een gastspeler inschrijven. Vul de velden zo compleet mogelijk in. De achternaam en het handicap zijn verplichte velden. Bij het veld “Type” kan men aangeven of deze speler bewaard moet worden (“Gastspeler bewaren”) of dat de speler enkele dagen na de wedstrijd verwijderd kan worden (“Gastspeler automatisch verwijderen”). In principe kiezen we voor “Gastspeler verwijderen”. Druk op “Gastspeler inschrijven” om de gegevens op te slaan en de speler in te schrijven voor de wedstrijd. En via Relatie inschrijven kun je een lid inschrijven. In dit geval moet je bij Relatie de lidcode van dat lid (eerste vier letters achternaam) intikken en selecteer dan de juiste naam uit de getoonde namen. Je kunt nog aangeven of de speler een buggy nodig heeft, vroeg of laat wil starten of meedoet met de BBQ (Horeca). Druk hierna op ‘Relatie inschrijven’ om de gegevens op te slaan. Het systeem controleert of de relatie voldoet aan de inschrijvingseisen. Voldoet de relatie daar niet aan dan krijg je hiervan een melding en wordt gevraagd of je deze relatie toch wilt inschrijven. NB. Bij een meerronde wedstrijd mogen alleen in voor de 1e ronde gastspelers worden toegevoegd.

2.4.

Wijzigen of verwijderen inschrijving van een speler

Klik op de inschrijflijst bij de betreffende speler op het potloodje achter zijn naam. Dan verschijnt het volgende scherm:

Nu kan men dan de ingevulde voorkeuren ( Buggy, Horeca, tijdstip) wijzigen en kan men een speler een tijdelijke wedstrijdhandicap geven. Een wedstrijdhandicap wordt alleen gebruikt voor de uitslagberekening, nooit voor de administratie van de Exact handicap. Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan. Handleiding Wedstrijdbeheer EGolf4U v1.1

blz. 10 van 25

Wedstrijdbeheer Inschrijvingen kunnen uit een wedstrijd worden verwijderd door de betreffende inschrijving(en) te selecteren en bovenaan de inschrijflijst te klikken op het prullenbak icoon

2.5.

te klikken.

Inschrijflijst sorteren

De inschrijflijst bevat alle individuele inschrijvingen in de geselecteerde wedstrijd. Als er meer inschrijvingen zijn dan het maximaal aantal deelnemers in een wedstrijd, worden de laatste inschrijvingen op de reservelijst geplaatst. Deze hebben een grijze achtergrond. Je kunt de volgorde van de getoonde inschrijflijst op twee manieren wijzigen. Je kunt spelers met de hand naar een andere plek slepen of de sorteerfunctie van het systeem gebruiken. NB. Als er spelers van de reservelijst naar de inschrijflijst worden versleept, wordt het maximale aantal deelnemers automatisch verhoogd. Dit gebeurt ook als er inschrijvingen van de reservelijst naar teams of flights worden verplaatst. Andersom wordt het maximale aantal inschrijvingen verkleind als inschrijvingen uit teams of flights op de reservelijst worden geplaatst. Door het selecteren van een sorteercriterium boven de inschrijflijst, en daarna op het icoontje te klikken worden de inschrijvingen gesorteerd volgens het gekozen criterium. Standaard wordt er oplopend gesorteerd. In onderstaande tabel staan de beschikbare sorteeropties toegelicht, met daarbij vermeld hoe dit er standaard (dus oplopend) uitziet: Criterium Op inschrijving Geslacht Leeftijd Ehcp

Toelichting De inschrijvingen worden gesorteerd op volgorde van inschrijving De inschrijvingen worden gesorteerd op geslacht (eerst heren, dan vrouwen) De inschrijvingen worden gesorteerd op leeftijd (van jong naar oud) De inschrijvingen worden gesorteerd op handicap (van laag naar hoog)

Met behulp van de pijltjes

en

kan de sorteervolgorde worden omgedraaid.

Voor de sortering wordt de reservelijst standaard niet meegenomen. Mocht het gewenst zijn dat de reservelijst mee wordt genomen de sortering, dient er een vinkje gezet te worden voor Reservelijst, boven de inschrijflijst. NB. Je kunt altijd de inschrijflijst dus ook altijd terug sorteren op de (oorspronkelijke) volgorde van inschrijven.


blz. 11 van 25

Wedstrijdbeheer 3.

Flightindeling, startlijst en kaarten (etiketten) maken

3.1.

Flightindeling maken bij individuele wedstrijd

Je kunt het systeem automatisch de volledige flightindeling laten maken of zelf flight voor flight samenstellen. Voordat je de flightindeling gaat maken, moet je controleren of de waarden in de kolom onder Flight juist zijn. Het gaat dan vooral om: Spelers per flight, Interval (in principe 7) en Starttijd. Deze gegevens zijn overgenomen van de wedstrijddefinitie. Controleer ook (rechts op het scherm) boven de flightindeling bij spelers staat.

het juiste aantal

Als je de flightindeling automatisch laat maken, dan moet je onder Indeling aangeven waar bij de flightindeling dan rekening mee moet worden gehouden. Je kunt daarbij kiezen uit: Inschrijflijst: dan worden de flights op volgorde van inschrijving samengesteld Willekeurig: dan dus een willekeurige flightindeling Gem. Hcp”: dan worden de flights zodanig samengesteld dat de gemiddelde handicap van elke flight ongeveer gelijk is. Hoogste hcp: dan worden de spelers met de hoogste handicap in de eerste flights gezet Laagste hcp: dan worden de spoelers met de laagste handicap in de eerste flights gezet. Je kunt onder Opties ook nog opgeven of rekening moet worden gehouden met het door de leden opgegeven Vroeg of Laat starten. Vervolgens selecteer je alle inschrijvingen (vinkje in blokje op regel boven de inschrijvingen) en klik je op Selectie. Als je de flightindeling volledig met de hand wilt maken, dan selecteer je steeds de spelers voor een flight en klik je steeds op Selectie. Als de flightindeling is gemaakt (automatisch of met de hand), dan kun je hem altijd nog veranderen. Dat kan door spelers van de ene flight naar een andere flight te slepen. Als je van twee flights (bijv. flight 2 en 4) 2 spelers wilt omwisselen, dan doe je dat als volgt: Sleep eerst de te verplaatsen speler uit flight 2 naar de kolom Inschrijvingen. Sleep dan de te verplaatsen speler uit flight 4 naar de vrijgekomen plek in flight 2. Sleep dan de speler uit de kolom Inschrijvingen naar de vrijgekomen plek in flight 4. Je kunt ook eerst een lege flight toevoegen (op plusje boven de flightindeling klikken) en dan spelers die je wilt omwisselen eerst naar die lege flight te slepen en dan daarna naar de juiste nieuwe flight. Verwijder na de flightindeling die lege flights weer door op “X Lege flights” te klikken. Let er na de flightindeling op of de flights in de juiste volgorde staan en of de startijden nog kloppen. Je kunt dat per flight aanpassen door op het potloodje Flight nummer aanpassen en de starttijd.

bij die flight te klikken. Dan kun je o.a. het

Je kunt de flights ook opnieuw laten nummeren door op

boven de flightindeling te klikken.


blz. 12 van 25


Startlijst vrijgeven, kaarten maken, startlijst en etiketten printen

Zodra de flightindeling definitief is kun je hem ‘vrijgeven”. Dat wil zeggen dat de startlijst op de website kan worden bekeken. Ook kan je dan de ‘kaarten’ maken, de startlijst en etiketten printen Hiervoor moet je gebruik maken van de icoontjes boven de flightindeling: Startlijst vrijgeven

Startlijst intrekken Kaarten aanmaken / bijwerken Kaarten verwijderen Als je op het printer icoontje klikt kun je vervolgens kiezen voor: Inschrijflijst, Startlijst, Starlijst alfabetisch en Etiketten. In alle gevallen wordt er een PDF document aangemaakt en (afhankelijk van de browser) automatisch geopend. Dan kun je daarna dat PDF document uitprinten Je kunt ook een email met de flightindeling sturen naar alle deelnemers door op dit envelopje te klikken. Toelichting op “Kaarten aanmaken” Er moeten (elektronische) kaarten worden aangemaakt om na de wedstrijd de scores te kunnen (laten) invoeren. Je moet eerst de startlijst vrijgeven voordat je de kaarten kunt aanmaken. NB. Vergeet niet om de kaarten bij te werken als er later wijzigingen in de flightindeling zijn aangebracht! De spelers hoeven voor een wedstrijd nooit via de zuil aan te geven dat ze een Q-kaart gaan lopen. De kaarten zitten immers al in het systeem! Toelichting op “Verzenden mail” Door op het envelopje te klikken kun je de startlijst naar alle deelnemers verzenden. Alle gegevens die nodig zijn om een mail te verzenden zijn in principe al ingevuld. Als “Afzender naam” staat ingevuld: Golfclub IJsselweide. Dit dien je te wijzigen in de naam van je eigen commissie (W&E, Lords, Ladies etc.) Het “Afzender e-mail adres” mag je niet veranderen! Het “Reply-To Adres” moet je juist wel veranderen. Je moet het standaard ingevulde e-mail adres ([email protected]) vervangen door het e-mail adres waar de reacties op die mail naar toe gezonden worden! Dat moet dus het –mail adres van een van de wedstrijdleiders zijn, of bij de W&E en de Jeugdcommissie het e-mail adres van die commissie. In het vak Inhoud kun je eventueel onder of boven de startlijst nog een eigen tekst toevoegen. Je kunt ook de gehele startlijst ook uit de inhoud verwijderen en vervangen door een andere tekst (in dat geval zou je ook het Onderwerp van de e-mail moeten wijzigen).


blz. 13 van 25


Teamindeling en flightindeling maken bij teamwedstrijden

Als het een teamwedstrijd is, dan moeten eerst de teams worden samengesteld en daarna de flights.

Teamindeling maken Bij een teamwedstrijd betreft, dan is bij de wedstrijddefinitie opgegeven of spelers zich als teams en/of individueel kunnen inschrijven. Bij de indeling kunnen daardoor zowel spelers onder Inschrijvingen voorkomen als complete of incomplete teams in de 2e (Team) kolom. Het samenstellen van teams gaat op een vergelijkbare manier als het samenstellen van flights. Je kunt het systeem aan de hand van een aantal criteria de teams automatisch laten samenstellen of je kunt met de hand spelers naar een nieuw team slepen of naar een incompleet team. Nadat de teams zijn samengesteld, kun je ook nog steeds spelers naar een ander team slepen. Om het wisselen van spelers in teams te vergemakkelijken kun je (tijdelijk) een leeg team toevoegen door op de het plusje bovenaan de teamlijst te klikken. Verwijder na de teamindeling de lege teams weer door op “X Lege teams” te klikken.

Teams bewerken / verwijderen Teams

zijn

te

bewerken

door

op

het

potloodje

achter

het

team

te

klikken.

Een pop up zal dan worden getoond waarmee de team naam aan te passen is. Teams zijn te verwijderen door de gewenste teams aan te vinken (of door alle teams aan te vinken met het bovenste vinkje

), en vervolgens op het prullenbakje te klikken.

Er wordt nu een bevestiging getoond:

Wanneer je op [Ok] klikt dan worden de geselecteerde teams definitief verwijderd en eventuele spelers in de teams worden terug op de inschrijflijst geplaatst. Indien u echter alleen de spelers naar de inschrijflijst wilt verplaatsen zonder de teams te wissen, dan selecteer je die teams en klik je op: NB. Let er wel goed op dat, voordat je met de teamindeling begint, het juiste aantal spelers per team is ingevuld (zowel tussen de 1e en 2e kolom als boven de 2e kolom!)


blz. 14 van 25

Wedstrijdbeheer Flightindeling maken Ook het maken van de flightindeling gaat op een vergelijkbare manier als het samenstellen van flights bij individuele wedstrijden. Je kunt het systeem aan de hand van een aantal criteria de flights automatisch laten samenstellen of je kunt met de hand teams steeds de teams selecteren die in een zelfde flight moeten en dan m.b.v. de knop Selectie die teams naar de flight kolom overhevelen. Nadat de flights zijn ingedeeld, kun je ook nog steeds teams naar een andere flight slepen. NB. Let er wel goed op of het juiste aantal teams per flight is ingevuld (zowel tussen de 2e en 3e kolom als boven de 3e kolom!) NB. Zeker bij een teamwedstrijd kan het zijn dat het indeelscherm te breed wordt voor een klein computerscherm. Hiervoor zijn twee hulpmiddelen beschikbaar. Om breedte te winnen is er de mogelijkheid om de menukolom in te klappen. Dit doe je door op de knop

te klikken: Dan verdwijnt de menukolom uit beeld en de tekst van deze knop wijzigt dan in Menu uitklappen. Als je nog een keer op deze knop klikt wordt het menu weer uitgeklapt. Een andere manier om de juiste geven op het scherm zichtbaar te houden bij de indeling van een teamwedstrijd is om de weergave te wijzigen. Op het scherm staan drie mogelijkheden:

Volledige weergave Teams weergave Flights weergave

Geeft zowel de inschrijflijst, de teamlijst als de flightindeling weer Geeft alleen de inschrijflijst en de teamlijst weer Geeft alleen de teamlijst en de flightindeling weer

Het is mogelijk om op ieder willekeurig moment van weergave te veranderen. Het ‘vrijgeven” van de startlijst, het maken van ‘kaarten’ of het printen van de startlijst of de etiketten gaat op identieke wijze als bij een individuele wedstrijd (zie 3.2).

3.4.

Vergrendeling

Om te voorkomen dat meerdere mensen tegelijkertijd een wedstrijd gaan indelen en daardoor conflicten veroorzaken, is er een algemene vergrendeling voor een wedstrijd in het leven geroepen. Zodra iemand onder Indeling een willekeurige actie uitvoert dan wordt de indeling automatisch voor anderen vergrendeld. Je ziet dan rechts bovenaan staan: Handleiding Wedstrijdbeheer EGolf4U v1.1

blz. 15 van 25

Wedstrijdbeheer Wanneer je hierop klikt dan wordt de wedstrijd weer ontgrendeld zodat iemand anders met de indeling aan de slag kan gaan. Zodra je naar een ander menu gaat of Egolf4U afsluit, dan wordt de indeling ook automatisch ontgrendeld. Wanneer iemand anders al met de indeling bezig is (en dus de indeling heeft vergrendeld), dan zie je de volgende melding bovenin het indeelscherm:

De wedstrijdindeling is dan alleen te bekijken en niet aan te passen.

3.5.

Aanbrengen wijzigingen nadat de startlijst is vrijgegeven

Een speler toevoegen • Startlijst intrekken • Onder menu Indeling bij “inschrijvingen” een relatie toevoegen. • Deze nieuwe speler toevoegen aan een flight en / of de flightindeling verder aanpassen • Startlijst weer vrijgeven • Etiketten printen OF met de hand een nieuwe scorekaart voor de nieuwe speler maken en de kaarten van de flight genoten met de hand aanpassen • Daarna op de knop drukken “kaarten bijwerken”. Speler verwijderen • Startlijst intrekken • De betreffende speler naar de Inschrijvingen terugslepen • Eventueel de flightindeling verder aanpassen • Startlijst weer vrijgeven • Etiketten printen OF de scorekaart van de betreffende speler weggooien en de kaarten van de flight genoten met de hand aanpassen • Daarna op de knop drukken “kaarten bijwerken”. Flightindeling aanpassen • Startlijst intrekken • De flightindeling aanpassen • Startlijst weer vrijgeven • Etiketten printen OF de betreffende scorekaarten met de hand aanpassen • Daarna op de knop drukken “kaarten bijwerken”. Spelvorm of wedstrijddefinities wijzigen • Startlijst intrekken • ……………………………nog nader uit te werken


blz. 16 van 25

Wedstrijdbeheer 4.

Wedstrijd verwerken

4.1.

Scores invoeren, kaarten verwerken

Bij het indelen van een wedstrijd zijn ook de (elektronische) kaarten aangemaakt. (zie 3.2). Als het goed is hebben alle spelers hun scores via de zuil ingevoerd. Je kunt dit als volgt controleren. Ga naar het submenu “Kaarten” en selecteer onder “Kies een wedstrijd” de juiste wedstrijd. Dan verschijnt het volgende scherm:

Als een speler zijn score via de zuil heeft ingevoerd, dan staat er een paars vinkje voor zijn naam. Als er geen vinkje staat, dan heeft deze speler zijn score (nog) niet via de zuil ingevoerd of wellicht niet eens meegedaan. Op deze wijze kun je dus controleren of alle deelnemers hun score via de zuil hebben ingevoerd. Staan er een rood kruis voor een naam dan is er voor die speler geen kaart aangemaakt, terwijl die speler wel op de startlijst staat.

Als dergelijke kaarten niet bewust zijn verwijderd, dan klopt er iets niet en moet je terug gaan naar het menu “Indeling” en op de knop “kaarten bijwerken” drukken. Als een speler zich heeft afgemeld, nadat de kaarten waren aangemaakt en de startlijst was vrijgegeven, kun je nu alsnog zijn kaart verwijderen door die speler aan te vinken en daarna op de knop “Verwijder geselecteerde kaarten” te drukken. Er komt dan een rood kruis bij die kaart te staan. Je kunt eventueel ook nog de scores van bepaalde spelers invoeren of wijzigen. Klik bij die speler op het kaart icoontje die je dan kan invullen of wijzigen.

(helemaal rechts). Je krijgt dan de kaart van die persoon te zien,

Niet ingevoerde en niet ingeleverde kaarten kun je op deze wijze ook op No Return (NR) zetten. Handleiding Wedstrijdbeheer EGolf4U v1.1

blz. 17 van 25

Wedstrijdbeheer Bij niet opgekomen spelers kun je op de kaart No Show aanvinken of eventueel Disq aanvinken (diskwalificatie). Vergeet niet om daarna op Kaart bewaren (onderaan) te drukken! Verwerk wedstrijd: Als de scores van alle spelers zijn ingevoerd, moet je de wedstrijd verwerken door op de knop “Verwerk wedstrijd’ te klikken. Dan worden de kaarten verwerkt (inclusief eventuele CSA correctie) en de uitslagenlijst gemaakt, incl. birdie-lijst. Bij het verwerken van de kaarten worden ( indien bij de kaarten. nodig) de handicaps van de deelnemers aangepast. Daarna staan er groene vinkjes Als een wedstrijd verwerkt is wordt deze bevroren. Dit wil zeggen dat men geen aanpassingen meer kan maken aan de wedstrijd. NB. Sinds de invoering van CSA punten is het niet meer mogelijk om iedere kaart apart te verwerken maar moeten eerst alle kaarten ingevoerd zijn en kan men daarna pas de kaarten verwerken inclusief de aanpassing van de CSA. Eigenlijk is dit alleen nodig voor wedstrijden waar een CSA van toepassing is. De verwerking van wedstrijden is eenduidig gehouden. Dus ook voor wedstrijden zonder CSA moet men aan het einde van de wedstrijd de wedstrijd verwerken. Terugdraaien van een wedstrijd: Als de wedstrijd verwerkt is, maar men wil toch nog een aanpassing maken in bijvoorbeeld een kaart dan moet men de wedstrijd eerst terugdraaien. Na het terugdraaien is de wedstrijd ( de kaarten) weer vrijgegeven voor wijzigingen. Wedstrijd non-counting verklaren. Het is voor de wedstrijdleiding mogelijk de wedstrijd non-counting te verklaren. Bij een wedstrijd die noncounting is worden alleen de verbeteringen in handicap doorgevoerd maar niet de verhogingen. Men mag een wedstrijd non-counting verklaren als deze gestaakt moet worden door bijvoorbeeld onweer. Men MOET een wedstrijd non-counting verklaren als de CSA niet van toepassing is in een qualifying wedstrijd EN minder dan 10% van de deelnemers heeft in de buffer of beter gespeeld.

4.2.

Uitslagen bekijken / printen

Als de wedstrijd is verwerkt, kun je naar de wedstrijduitslagen door het submenu ‘Uitslagen’ te selecteren. Selecteer onder ‘Kies een wedstrijd’ weer de juiste wedstrijd.


blz. 18 van 25

Wedstrijdbeheer

Afhankelijk van de definitie van de wedstrijd die is bepaald bij het aanmaken van de wedstrijd krijg je hier de beschikbare uitslagen lijsten te zien. Is er een CSA berekening van toepassing dan zie je hier de CSA waarde. In de kolom opmerking kun je zien welke resultaten behaald zijn op basis van ‘matching cards’. De uitslagenlijst kun je printen door op de knop ‘Exporteer Uitslagenlijst’ te drukken. De uitslag komt dan in PDF formaat voor Acrobat Reader. Van hieruit kun je de file printen (en eventueel opslaan). Van de wedstrijden is er altijd een bruto en een netto uitslag. Betreft het een nettowedstrijd dan kan men naast de uitslag nog een lijst printen met de bruto score. Betreft het een brutowedstrijd dan kan men naast de uitslag nog een lijst printen met de netto score. In het veld “Opmerkingen” kan men tekst invoeren. Bijvoorbeeld wie de longest drive heeft geslagen. Vergeet niet om de opmerkingen op te slaan. De birdielijst geeft de holes aan waar de birdies zijn gemaakt. Zes uur na de start van de 1e flight wordt de uitslag op het internet getoond. Als de scores niet via de zuil worden ingevoerd en verwerkt maar men wil toch de uitslag tonen op de website dan kan men de uitslag intypen in het veld opmerkingen en dit opslaan.

NB. Bij de uitslagen is een apart informatieblok zichtbaar als de wedstrijd onderdeel is van een meerronde of van een competitie. In dat blok kan men de totaalstand van de meerronde of competitie opvragen.


blz. 19 van 25

Wedstrijdbeheer 5.

E-mail verzenden

Onder 3.2 is al aangegeven hoe je een e-mail naar alle deelnemers van de wedstrijd kunt verzenden. Daarnaast is er nog een algemene mogelijkheid om een e-mail naar een of meer leden of bijvoorbeeld alle leden van een ochtendcommissie te verzenden. Klik daarvoor in het hoofdmenu op Communicatie en vervolgens op Email Je krijgt dan het volgende scherm: E-Mail versturen

Je krijgt dan dus een overzicht te zien van: - Nog niet verzonden E-Mails: dat zijn de e-mails die in de maak zijn - E-Mail in verzend proces: dat zijn de e-mails die op dit moment verzonden worden - Verzonden E-Mails: de eerder verzonden e-mails Bovenaan het scherm zie je de button Als je een e-mail wilt verzenden moet je dus op deze knop klikken Het verzenden van een e-mail gaat in 4 stappen:

Als je op de button


hebt geklikt krijg je het volgende scherm voor de 1e stap:

blz. 20 van 25

Wedstrijdbeheer

Naam van de e-mail

De naam van de e-mail zoals deze in het systeem opgeslagen wordt. Onderwerp van de e-mail Het onderwerp zoals de ontvangers deze in de titel van de mail zullen zien. Afzender naam De naam van de afzender. Deze staat standaard ingesteld op Golfclub IJsselweide, omdat de meeste mails door de secretaris worden verzonden. Je dient de aan de Afzender naam altijd de naam van jouw commissie toe te voegen (bijv. W&E Golfclub IJsselweide) of in je eigen naam. Afzender e-mail adres Hier staat [email protected] ingevuld. Dit mag je niet wijzigen! Reply-To Adres Het email adres dat hier wordt ingevuld is het e-mail adres waar eventuele antwoorden (reply’s) van de ontvangers naar toe gezonden wordt. Hier staat ook [email protected] ingevuld. Dit moet je wijzigen in het e-mail adres van jouw commissie of in je eigen e-mail adres (anders komen eventuele reactie bij de secretaris binnen en niet bij jou!) Hierna druk je op Ga verder voor de volgende stap. Stap 2 – Inhoud In deze stap moet je de inhoud van de mail intikken. Voor (qua inhoud) regelmatig terugkerende mails zijn sjabloons (templates) gemaakt, zodat die inhoud niet steeds opnieuw hoeft te worden ingetikt. Door op Kies een template te klikken kun je zien welke templates er beschikbaar zijn en kun je er een kiezen.

Er kan ook gekozen worden om met een lege e-mail te beginnen. De tekst kan bewerkt worden met bovenstaande knoppen. Handleiding Wedstrijdbeheer EGolf4U v1.1

blz. 21 van 25

Wedstrijdbeheer NB. Als een commissie een nieuwe template zou willen toevoegen dien ze contact op te nemen met ……………(nog nader te bepalen; voorlopig is dit Piet van Langeveld). Hierna klikt u weer op Ga verder voor de volgende stap.

Stap 3 – Ontvangers In de 3e stap moet je de ontvangers opgeven. Ontvangers kunnen een of meer relaties (leden) zijn of een of meer Relatiegroepen zoals Lords, Ladies, Senioren en Nestors.

Door te klikken op “Kies een relatiegroep..” krijg je een overzicht van alle mogelijke relatiegroepen te zien. Gebruik echter alleen de in HOOFDLETTERS genoemde groepen. Selecteer een van deze relatiegroepen en klik dan op Relatiegroep toevoegen. Als je een e-mail nar een of meer leden wilt verzenden, dan tik je de eerste 4 letters van de achternaam in Onder Relaties (op de regel Typ een speler naam om deze toe te voegen). Dan krijg je de betreffende leden te zien waarvan de achternaam met de ingetikte letters beginnen en kun je het juist lid selecteren. Daarna klik je op Relatie toevoegen. Hierna kun je eventueel nog meer leden toevoegen. Als je alle leden of Relatiegroepen hebt geselecteerd klik je weer op Ga verder.

Stap 4 – Verzend overzicht In het verzend overzicht wordt een opsomming gegeven van alle opgegeven waardes en ontvangers. Als alles akkoord is kan de e-mail verstuurd worden door op de 'Verstuur E-mail' te klikken.

knop

Als er nog iets gewijzigd moet worden kun je ok terug gaan naar een vorige stap door op “Ga terug” te klikken. Je kunt eventueel ook eerst een test mail naar je zelf verzenden. Vul dan je eigen e-mail adres in onder Test E-Mail en klik op “Verstuur Test E-Mail”.


blz. 22 van 25

Wedstrijdbeheer BIJLAGE 1: Uitleg wedstrijd definities: Qualifying: .

Handicapverrekening:

.

Startvorm: Maximale inschrijvingen: Inschrijftarief: Tees: Standaard tee grens: Backtee grens: Inschrijving sortering Inschrijvingsvorm:

Incomplete teams inschrijven Voorbeeld teaminschrijving:

HCP minimale handicap: HCP maximale handicap Deelname HCP:

Examenvoorwaarde: Handleiding Wedstrijdbeheer EGolf4U v1.1

Ja: dan is de wedstrijd qualifying. Nee, dan is de wedstrijd niet qualifying. Note: als de spelvorm niet qualifying is dan kan de wedstrijd ook niet meer qualifying worden. Dus de waarde van de spelvorm is hier bepalend. Is de spelvorm qualifying dan kan men bij de wedstrijddefinitie kiezen of de wedstrijd qualifying blijft of niet- qualifying wordt. Ja: dan speelt men met handicapverrekening. Nee: dan speelt men zonder handicapverrekening. NB. Bij team wedstrijden kan bij de spelvorm definitie worden aangegeven hoe de playing handicap voor het team bepaald wordt ( bijv. 3/4e handicapverrekening etc.) Hier geeft men aan vanaf welke tee er wordt gestart. Het maximale aantal deelnemers van de wedstrijd. De overige spelers komen op de reservelijst. Het tarief dat men moet betalen om deel te nemen aan de wedstrijd De tee keuze voor de wedstrijd. Voorstel: Standaard Tee. Voor ons niet van toepassing: “vinkje” uitzetten. Voor ons niet van toepassing: “vinkje” uitzetten. Altijd op volgorde van moment van inschrijven Hiermee geeft men aan of men individueel kan inschrijven of als team. Bij individuele wedstrijden deze optie altijd op “individueel” zetten. Bij teamwedstrijden kan men kiezen of men individueel kan inschrijven of als team. Stel de wedstrijdleiding deelt de teams zelf in dat staat deze optie op “individueel”. Stel men moet als team inschrijven dan staat deze optie op “team”. Ja: dan MAG men incomplete teams inschrijven. Nee: dan MOET men complete teams inschrijven Men speelt Texas Scramble met vier man en men kan als team inschrijven, maar men mag ook alleen of met minder dan 4 spelers inschrijven. Men moet dan de volgende instellingen vastleggen: Inschrijvingsvorm = “team” Individueel inschrijven voor teams = “Ja” Incomplete teams inschrijven = “Ja” De minimale handicap van een speler om aan de wedstrijd deel te kunnen nemen. De maximale handicap van een speler om aan de wedstrijd deel te kunnen nemen Hiermee geeft men de minimale exact handicap aan waarvan een speler moet spelen. Voorbeeld: Leden met baanpermissie (hebben bij ons handicap 90) mogen meedoen, maar spelen dan met handicap 45. Dan dus 45 als deelname handicap invullen. Hiermee kan men een examenstap selecteren. De mensen blz. 23 van 25

Wedstrijdbeheer Criterium geslacht: Criterium teamgeslacht:

Minimale leeftijd: Maximale leeftijd: Relatiegroep:

Matching:

Extra Uitslag Bovengrens 1, t/m: Extra Uitslag Bovengrens 2, t/m: Extra Uitslag Bovengrens 3, t/m:

Extra uitslag op basis van geslacht: Inschrijven Inactieve Handicaps Uitslag Inactief handicap

Commentaar:


die deze examenstap hebben gehaald kunnen inschrijven. De inschrijving is voor dames en/of heren. Alleen bij Ladies en Lords invullen, anders “vrij” De teams die mogen inschrijven bestaan uit dames en/of heren. Advies: “vrij”. De minimale leeftijd om in te kunnen schrijven De maximale leeftijd om in te schrijven. Voor een club wedstrijd hier altijd kiezen voor “Wedstrijd Spelers (clubleden)”. Bij wedstrijden van de Ladies, Lords en Senioren kiezen voor de naam van de ochtendcommissie. Bij Senioren de relatiegroep SENIOREN (met hoofdletters!) kiezen. Voor de bepaling van de uitslag kan men bij gelijke score verschillende methodes kiezen. De NGF stelt meestal de “matching cards” methode voor. Dit betekent dat er bij gelijke score gekeken wordt naar de beste laatste 9, 6, 3,1 holes. Deze methode wordt bij ons niet toegepast. Bij ons wordt bij een gelijke stand naar de exact handicap gekeken! Als men in een wedstrijd de uitslag wil hebben per handicap-categorie, dan kan men hier de grens daarvoor aangeven. Er zijn drie grenzen dus men kan vier categorieën bepalen. Voorbeeld: er zijn drie categorieën; hcap 0 t/m 36.0, hcap 37 t/m 45 en hcap boven 45. Men zet dan de bovengrens 1 op 36.0 en bovengrens 2 op 45. Ja: dan is er een aparte uitslag voor vrouwen en oor mannen. Nee: dan één uitslag. Hiermee kan men aangeven of spelers met een inactieve handicap kunnen inschrijven voor de wedstrijd. Staat dit op Ja dan doen de inactieve handicappers ook mee voor de prijzen. Staat het op nee dan niet en worden ze ook niet opgenomen in de uitslag lijst. Vrije tekst voor het invoeren van commentaar.

blz. 24 van 25

Wedstrijdbeheer BIJLAGE 2: Bijzondere situaties >> Nog uit te werken


blz. 25 van 25

Gebruikershandleiding Wedstrijdbeheer

Recommend Documents