Handleiding Implementatie cashmanagementsystemen
Leidschendam, september 2014
Inhoud
Inleiding
2
Wat is een cashmanagementsysteem?
2
Overwegingen
2
Oriëntatie
2
Voorbereiding
2
Kies uw systeem
2
Implementatie
2
Meet uw resultaten
2
Rekening houden met
2
Checklist
2
Handleiding businesscase
2
2
Inleiding Cashmanagementsystemen doen binnen de retail steeds vaker hun intrede. Ondernemers raken meer en meer geïnteresseerd. Enthousiast gemaakt door nadat zij door een leverancier zijn benaderd, of door ervaringen van een collega overwegen zij zelf de aanschaf van zo’n systeem. En dat is toe te juichen, want een cashmanagement systeem kent vele voordelen. Het draagt in belangrijke mate bij aan het terugdringen van overvallen, werkt fraudepreventief, is hygiënisch en reduceert kosten door efficiency. Maar de materie is ingewikkeld en niet altijd even inzichtelijk. Het pad naar implementatie van een cashmanagement systeem is niet geplaveid. Alleen al door onbekendheid met de materie kan het enthousiasme al snel in de kiem worden gesmoord. Om ondernemers behulpzaam te zijn en hen te ondersteunen bij het bepalen van hun keuzes is op verzoek van de Stichting Bevorderen Efficiënt Betalen door Reserv Security Management (www.reserv.nl) deze brochure opgesteld. De brochure geeft van A tot Z inzicht in het gehele proces om een cashmanagementsysteem in de winkel toe te passen. Vanaf het begin tot het eind wordt inzichtelijk gemaakt welke stappen er ondernomen moeten worden om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. De brochure beoogt dan ook de drempel tot de aanschaf van een cash managementsysteem zoveel mogelijk te verlagen. De aanschaf van een cashmanagement systeem gaat gepaard met hoge investeringen. Het zijn moderne, zeer geavanceerde apparaten met verfijnde technieken. De hoge kosten hebben soms een afschrikeffect op geïnteresseerde ondernemers. Er bestaan echter mogelijkheden om de investeringskosten sterk te reduceren. Door het toepassen van de combinatie van Pin Only kassa’s met een cash managementsysteem hoeft u minder kassa’s met zo’n systeem in te richten. Als u daarnaast een actief beleid toepast voor bevordering van elektronisch betalen, zijn uw investeringen te overzien en komt een cashmanagementsysteem ook binnen uw bereik. Lees verder als uw interesse is gewekt…
3
Wat is een cashmanagementsysteem? Een cashmanagementsysteem bestaat uit twee apparaten, een note-recycler (bankbiljetten) en een coin-recycler (muntgeld). Beide apparaten worden ingebouwd in uw kassameubel(s). Bij het afrekenen wordt al het contante geld in de apparaten gedeponeerd, waarna het ingevoerde geld veilig en onbereikbaar wordt opgeslagen. De software houdt precies bij hoeveel geld er in het apparaat zit, berekent het wisselgeld en geeft dat volautomatisch en zo economisch mogelijk terug.
Het systeem Een cashmanagementsysteem is een gesloten geldafhandelingssysteem aan de kassa. Direct nadat het geld in het apparaat is ingevoerd, is dat onbereikbaar geworden tot het moment dat het naar de backoffice wordt afgevoerd. Het geld is veilig opgeslagen. Ook het transport naar de backoffice vindt veilig plaats door middel van met inktpatronen beveiligde cassettes. Het systeem vervangt de geldlades van standaard kassasystemen. Omdat er geen kassa-lades meer zijn en de software inkomsten en uitgaven bijhoudt, hoeven er geen kassa-lades meer te worden geteld. Ook in de backoffice hoeft het geld niet meer te worden geteld, bv. ten behoeve van een bankstorting. Hierdoor bespaart u veel tijd en personele kosten. De bijgeleverde software houdt precies bij hoeveel geld u in voorraad heeft en waar zich dat bevindt.
Gebruikte techniek Niet ieder cashmanagementsysteem maakt gebruik van dezelfde techniek. Biljet- en muntlezers zijn vaak van hetzelfde fabricaat, maar de techniek van opslag en recycling verschilt en is vaak ontworpen door de producent. Technieken variëren van zeer geavanceerde carrousels tot relatief eenvoudige cassettes, die allen hun eigen voordelen hebben.
Uiterlijke kenmerken Cashmanagementsystemen komen voor in vele soorten en maten. De meeste apparaten zijn geschikt voor in- of opbouw in
4
uw kassameubel. Het is van het systeem afhankelijk, hoe dat kan gebeuren. Daarbij is de keuze of het apparaat direct bij het afrekenpunt wordt ingebouwd, of aan het eind van de lopende band. Ook stand-alone oplossingen zijn mogelijk.
Configuratie •
2 aparte apparaten
•
noterecycler en coinrecycler
•
cash-management software
•
opstelling naar de `klant` of naar de `caissière`.
•
ingebouwd in kassameubel of stand-alone.
Highlights •
bulk of single/coin invoer
•
één of meerdere invoersleuven
•
cassettes of carrousels voor opslag
•
geldafvoer met cassettes.
•
al dan niet met inkt beveiligde cassettes.
•
alleen frontoffice (kassa), alleen backoffice (geldkantoor) of combinatie daarvan.
5
Overwegingen
Er zijn meerdere redenen denkbaar waarom u een cashmanagementsysteem zou willen toepassen. De belangrijkste reden is wellicht het verhogen van de veiligheid in uw winkel. Of misschien verkoopt u verse consumptieartikelen en wilt u om hygiëneredenen zo min mogelijk in contact komen met cashgeld. Door uw kassapark in te richten met een combinatie van Pin Only-kassa’s met een cashmanagementsysteem, worden de investeringen substantieel lager en komen nu misschien binnen bereik. Een cashmanagementsysteem brengt veel efficiency met zich mee.
Veilige werkomgeving voor het personeel Cashmanagementsystemen zijn erg effectief tegen kassaroven en helpen het risico op een overval te verminderen. Met een cashmanagementsysteem worden bankbiljetten en muntgeld veilig opgeslagen bij de kassa. Al het contante geld is onbereikbaar geworden, zowel voor derden als voor personeel. Het is simpelweg niet mogelijk om geld uit het apparaat te halen. Een overvaller kan dus geen buit krijgen. Iedere overvaller, die van de aanwezigheid van een cashmanagementsysteem op de hoogte is, zal snel aan uw winkel voorbijgaan.
Efficiency en kostenbesparing Een cashmanagementsysteem bespaart u veel tijd en stelt u in staat uw geldafhandeling efficiënter in te richten. Met de cashmanagmentsoftware heeft u continu zicht op uw geldstromen en geldvoorraad. U weet precies hoeveel geld u in welk systeem heeft zitten. Geldtellen, kasopmaak en bankstorting opmaken behoren tot het verleden. Uw personele kosten nemen af.
6
Fraudepreventie Kasverschillen behoren tot het verleden. U heeft immers geen kassa-lade meer en het is onmogelijk om geld uit het apparaat weg te nemen. Hierdoor loopt u minder risico op interne fraude.
Hygiëne Uw personeel raakt het contant geld zelf zo min mogelijk aan. Zeker als u versproducten verkoopt, bevordert dat de hygiëne.
Afhandelingstijd kassa neemt af De doorstroomsnelheid aan de kassa neemt af, naar gelang uw klanten en personeel wennen aan het systeem.
Voordelen
Mogelijke redenen om een cashmanagementsysteem aan te schaffen
•
Verhoging van de veiligheid
•
Bevordering hygiëne
•
Veiligheid
•
Fraudepreventie
•
Reductie contant geld
•
Geen kasverschillen
•
•
Kostenbesparing
Minder investeringen bij combinatie met Pin Only
•
Efficiëntere processen
•
Hygiëne
•
Kostenbesparing
•
Efficiency
•
Geavanceerde cash handling
•
Klantenservice
•
Fraudepreventie
•
Voorcreditering
7
Oriëntatie Er zijn meerdere merken en soorten cashmanagementsystemen in de handel. Niet ieder systeem is onvoorwaardelijk geschikt voor iedere bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat u zich goed oriënteert op de bestaande systemen en op de mogelijkheden om deze in uw specifieke bedrijfsvoering toe te passen. Kan het systeem in uw kassameubels worden ingebouwd? Kan het systeem worden geïntegreerd met uw huidige kassasoftware? Wat is uw budget? En wat is de impact op uw organisatie en uw klanten?
Oriënteer u op de markt Oriënteer u op de markt, doe desk-research en een benchmark. En zijn inmiddels vele praktijksituaties waar u uw voordeel mee kunt doen. Uw voorgangers zullen u graag van dienst zijn en hun ervaringen met u delen.
Integratie in uw huidige kassasysteem Het cashmanagementsysteem moet kunnen communiceren met uw huidige kassasysteem. Laat u goed informeren over de mogelijkheden. Niet ieder kassasysteem is geschikt voor een cashmanagementsysteem. Houd rekening met hoge ontwikkelingskosten voor een ‘interface’.
Impact op de organisatie Houd er rekening mee dat implementatie van een cashmanagement systeem een beroep doet op meerdere functionarissen en afdelingen binnen uw organisatie. Breng in een vroeg stadium in kaart wat het project aan tijdsdruk meebrengt voor die afdelingen. Denk hierbij aan de ICT-afdeling, afdeling Bouwkunde, Formulebeheer, Personeelszaken en Inkoop. Zorg er voor dat er al in een vroeg stadium commitment is van hoog tot laag.
Acceptatie door klanten en personeel Uw winkel zal een volkomen ander ‘gezicht’ krijgen met een cash managementsysteem en uw personeel zal anders moeten gaan werken. Een goede communicatie naar personeel en klanten kan veel weerstand voorkomen. Begin hier zo vroeg mogelijk mee. 8
Gewenste configuratie Bepaal al in een vroeg stadium de configuratie van uw systeem. Hoeveel kassa’s wilt u uitvoeren met Pin Only en hoeveel met een cashmanagement systeem? Wilt u de klant zelf het geld in de apparaten laten invoeren, of door de caissière? Laat u de apparatuur bij het afrekenpunt of - in geval van een kassaband - aan het eind van de band installeren?
Aanpassing geldafhandelingsprocedures Met een cashmanagement systeem zullen uw kassa- en backoffice procedure sterk veranderen. Breng in een vroeg stadium in kaart welke invloed een cashmanagement systeem heeft op deze procedures.
Op een rijtje Een goede oriëntatie kan voorkomen dat u later de verkeerde keuzes maakt.
•
Oriënteer u op de markt.
•
Breng de impact op uw organisatie in kaart.
•
Werk aan acceptatie door personeel en klanten.
•
Onderzoek de mogelijkheid tot integratie in uw huidige kassasysteem.
•
Bepaal de gewenste configuratie.
•
Pas de geldafhandelingsprocedures aan.
9
Voorbereiding Het hele proces van aanschaf en implementatie van een cashmanagementsysteem neemt lange tijd in beslag. Denk aan minimaal een half jaar. Gaandeweg zullen zich problemen aandienen die veel vertraging kunnen veroorzaken. Uw leverancier zal veel van die problemen kunnen voorzien en u daarbij behulpzaam zijn. Maar ook intern, in uw eigen organisatie, zullen vertragende factoren opdoemen. U doet er verstandig aan zich daarop goed voor te bereiden. ‘Ken de problemen’ zal de zaak bespoedigen.
Vraag meerdere offertes aan Er zijn meerdere leveranciers van verschillende systemen op de markt. Kosten en investeringen zijn sterk afhankelijk van uw systeemkeuze. Het vergelijken van meerdere offertes geeft u meer inzicht in de kosten. Vraag een gesprek aan met een vertegenwoordiger.
Projectleider Stel vanaf het begin een projectleider aan met voldoende autorisatie om besluiten te kunnen nemen.
Tijdschema Stel vanaf het begin tot eind een tijdschema op. Houd deze ruim, want u zult vele vertragende factoren tegenkomen
Businesscase Met een cashmanagementsysteem gaan hoge investeringen gepaard. Reden genoeg om een goede businesscase op te stellen, zodat de besluitvorming op deugdelijke gronden plaatsvindt. Maak vóóraf een gedetailleerde businesscase, waarin u de doelstellingen beschrijft en een financiële onderbouwing met ROI geeft. Maak inzichtelijk wat de voor- en nadelen van de toepassing zijn. Beschrijf de doelstellingen duidelijk, maak de resultaten daarvan meetbaar en stel de haalbaarheid vast.
10
Nulmeting Houd vóórdat u het cash-managementsysteem implementeert een goede nulmeting. U bent dan beter in staat achteraf de resultaten te meten. Bij ‘Meet de resultaten’ staan de aspecten waarop u kunt meten.
Interne activiteiten Meerdere interne afdelingen zullen tijd en mensen vrij moeten maken voor de implementatie. Bereken de kosten van deze tijdsinvestering.
Op een rijtje •
Meerdere offertes aanvragen
•
Projectleider en werkgroep
•
Tijdschema
•
Businesscase
•
Nulmeting
•
Interne activiteiten
11
Kies uw systeem Er zijn verschillende leveranciers van cashmanagementsystemen op de markt. Nederland telt ongeveer 6 verschillende systemen. Systemen hebben niet allemaal dezelfde omvang en werken met andere technieken. Inbouwmogelijkheden zijn afhankelijk van het soort kassameubel. Uiteindelijk hebben ze wel allemaal dezelfde functionaliteiten, maar zijn met een andere techniek ingericht. Misschien wilt u het systeem combineren met service door de waardetransporteur? Of een combinatie met een backofficesysteem ? Met name grootwinkelorganisaties kunnen gebonden zijn aan één systeem van de kassasoftwarebeheerder.
Prijsstelling Een cashmanagementsysteem brengt hoge investeringen met zich mee. De prijsstelling van leveranciers varieert substantieel. Oriënteer u op de markt. Denk daarbij ook aan bijkomende kosten voor het ontwikkelen van een interface en een servicecontract.
Bepaal uw kassapark inrichting U hoeft niet ál uw kassa´s van een cashmanagementsysteem te voorzien. Onderzoek de mogelijkheden van een combinatie met Pin-Only kassa’s. Dit reduceert de investeringskosten substantieel. Houd rekening met uw “’invalidekassa”’ en uw servicecounter.
Onderzoek de mogelijkheden voor kassameubel inbouw Niet ieder cashmanagementsysteem kan in ieder kassameubel worden ingebouwd. Dit heeft te maken met de maten van het systeem. Laat u door uw leverancier en kassameubelproducent goed voorlichten over de mogelijkheden.
Combinatie met back-office Uw keuze van het systeem is afhankelijk van uw configuratie. Als u overweegt om een volledig gesloten geldafhandelingssysteem te maken dan kunt u dat realiseren met een geautomatiseerde kluis in de backoffice.
12
Veiligheid en verzekering Cashmanagementsystemen hebben hun veiligheidsvoorzieningen verschillend ingericht. Denk aan intern transport met cassettes, al dan niet beveiligd met inkt. Hoe stevig is de behuizing? Hoe hoog is de verzekerde waarde (verzekering) en hoeveel waarde kun je ‘s nachts in het apparaat achterlaten?
Esthetisch De ‘uitstraling’ van een systeem kan bepalend zijn voor uw keuze.
Servicecontracten Sommige leveranciers stellen een servicecontract verplicht. Dit kan hoge kosten met zich meebrengen. Laat u goed hierover voorlichten.
Keuzepunten •
Prijsstelling
•
Kassasoftwareleverancier
•
Inrichting kassapark
•
Inbouwmogelijkheden
•
Combinatie met Backoffice
•
Uitstraling
•
Veiligheidsfeatures
•
Servicecontract
Leveranciers en systemen •
Gunnebo
•
SafePay
•
Glory
•
Glory
•
CashGuard
•
Scancoin
•
G4S
•
Cash360
•
Brinks
•
Compusafe
•
Wincor Nixdorf
•
Cashfinity
13
Implementatie Vóórdat een cash-managementsysteem in gebruik kan worden genomen dient u een aantal zaken goed geregeld te hebben. Hoe beter u deze regelt, hoe minder ‘aanloopproblemen’ u zult tegenkomen. Het is zaak dat uw medewerkers goed met het systeem kunnen omgaan en dat u goed communiceert met uw klanten.
Instructies personeel Zorg ervoor dat uw personeel goede instructies heeft voor het omgaan met het systeem. Het blijft bijvoorbeeld belangrijk dat uw kassamedewerker nog steeds ‘wisselgeld bijvraagt‘ om het systeem zo economisch mogelijk wisselgeld terug te kunnen laten geven. Organiseer een bijeenkomst waarin u uw personeel goed informeert over dit soort zaken. De leverancier verzorgt doorgaans een goede training voor het personeel.
Communicatie naar uw klanten Uw klanten zullen tijd nodig hebben om aan het systeem te wennen. Niet iedere klant zal daar direct goed mee kunnen omgaan. Begin in een vroeg stadium uw klanten te informeren over het systeem en leg uit waarom u dat systeem toepast. Een kleine folder kan al voldoende zijn, duidelijke signing bij de kassa is een voorwaarde. Het kan verstandig zijn om bijvoorbeeld de eerste 2 weken een hostess aan te stellen die klanten begeleidt bij de eerste betalingen.
Klachten van uw klanten De praktijk wijst uit, dat er in de gewenningsperiode enige weerstand bij sommige klanten optreedt, maar dat deze weerstand snel af zal nemen. Bereid uw personeel daarop voor. 14
Storingen Cashmanagementsystemen hebben een verfijnde techniek. Er zullen zich zeker storingen voor gaan doen. Bijna altijd zult u die zelf kunnen oplossen. In de gevallen dat dat niet mogelijk is, moet u voorbereid zijn. U kunt altijd van de kassa, waar de storing zich voordoet, tijdelijk een Pin-Only kassa maken. Zorg voor een back-up systeem voor het geval het hele systeem uitvalt.
Op een rijtje •
Instructies personeel
•
Communicatie naar uw klanten
•
Voorbereid zijn op klachten van uw klanten
•
Voorbereid zijn op storingen
15
Meet uw resultaten Bij uw overwegingen om een cashmanagementsysteem aan te schaffen heeft u bepaalde doelstellingen voor ogen gehad. Uiteraard wilt u weten of die doelstellingen behaald worden en wat de effecten van het systeem op uw bedrijfsvoering zijn. Het is verstandig om regelmatig die effecten te meten en evaluatiemomenten te organiseren.
Nulmeting U kunt resultaten alleen afzetten tegen de beginsituatie. Houd altijd een nulmeting op uw uitgangspunten voor goed vergelijkingsmateriaal. Houd bij die nulmeting altijd rekening met een ‘gewenningsperiode’.
Doorlooptijd bij de kassa Een cashmanagementsysteem kan de afhandelingstijd bij de kassa substantieel verkorten. Meet op verschillende momenten na ingebruikneming of die doelstelling wordt behaald.
Derving Een belangrijk deel van uw derving wordt veroorzaakt door interne fraude. Met een cashmanagement systeem zal uw derving afnemen. Meet deze effecten.
Personele kosten Een cashmanagementsysteem heeft positieve effecten op uw personele kosten. Kassa’s tellen behoort tot het verleden en uw geldafhandelingsadministratie neemt sterk af. Dit heeft alleen kostenbeperkende effecten als het aantal personele uren afneemt. Meet altijd of deze doelstelling daadwerkelijk bereikt wordt.
Voorcreditering Voorcreditering (het geld staat fictief direct op uw bankrekening) levert financieel voordeel op. Maar banken brengen ook kosten in rekening voor deze dienstverlening. Onderzoek vóóraf goed wat de mogelijkheden en de bankkosten zijn.
16
Veiligheid Cashmanagementsystemen maken uw winkel veiliger. Met name geslaagde ‘kassaroven’ zijn niet meer mogelijk. Het meten van de ‘werkelijke’ veiligheid is ingewikkeld, maar het ‘veiligheidsgevoel’ bij klanten en personeel is wel meetbaar. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door regelmatig een enquête te houden.
Return of investment In uw businessplan heeft u een berekening gemaakt van investeringen en het terugverdienmodel. Stel vast, of de ROI daadwerkelijk aan uw voorcalculatie voldoet.
Acceptatie Meet in de gewenningsperiode door middel van enquêtes de acceptatie van het systeem door personeel en klanten.
Resultaten Meten is weten
•
Nulmeting
•
Doorlooptijd aan de kassa
•
Derving
•
Personele kosten
•
Voorcreditering
•
Veiligheid
•
Return of investment
•
Acceptatie
17
Rekening houden met Het hele proces van uw overwegingen tot en met de implementatie zal niet altijd soepel verlopen. Er zijn vele factoren die voor vertraging of problemen kunnen zorgen. U kunt zich daar al op voorbereiden, als u weet welke hobbels er op de weg zijn en welke maatregelen u daartegen kunt nemen.
Interne samenwerking Het aanstellen van een projectleider en het opzetten van een werkgroep is een vereiste voor een soepele implementatie van een cashmanagementsysteem. De verschillende functionarissen en afdelingen, die op enigerlei wijze bij het project betrokken moeten worden, zullen allen in staat gesteld moeten worden tijd en budget vrij te maken voor hun activiteiten. De ICT-afdeling, afdeling bouwkunde, afd. opleiding, operationeel management en een afgevaardigde van de directie mogen daarbij niet ontbreken. Stem bij aanvang van het project de impact vast voor die functionarissen en afdelingen.
Externe samenwerking U zult niet alleen te maken krijgen met uw leverancier van het cash managementsysteem. Uw ICT-beheerder zal er voor moeten gaan zorgdragen dat het systeem kan communiceren met uw kassasysteem en samen met de leverancier een interface moeten ontwikkelen. Uw kassasoftwarebeheerder dient daarbij betrokken te worden. Ook zal de apparatuur ingebouwd moeten worden in het kassameubel, waardoor ook de producent van het kassameubel moet worden betrokken. De samenwerking tussen deze externe partijen zal zonder strikte aansturing van uw projectleider niet soepel verlopen. Bovendien zullen deze partijen ook moeten samenwerken met uw interne afdelingen. Betrek externe partijen bij uw werkgroep en doe een beroep op een flexibele samenwerking
Vertragingsfactoren Hoe goed de interne samenwerking ook is, er zullen zich altijd vertragingen voordoen. Wees vooral voorbereid op de benodigde tijd voor het ontwikkelen van een interface. Ook moet apparatuur vaak in het buitenland besteld worden, wat enige weken in beslag kan nemen. Daarnaast leveren interne factoren vaak een grote vertraging op. De besluitvorming van
18
de directie over de keuze en configuratie van het systeem nemen veel tijd in beslag. Vakanties en ziekte van werkgroepleden kunnen uw planning in de war brengen. Houd rekening met een doorlooptijd van minimaal 6 maanden.
Acceptatie Uw enthousiasme wordt niet altijd onvoorwaardelijk gedeeld door uw personeel en klanten. Zij zijn immers niet vanaf het begin betrokken bij het proces en hebben een gewenningsperiode nodig. Door in een vroeg stadium aandacht te besteden aan deze groep kunt u het acceptatieniveau verhogen en voorkomt u weerstand in latere fases.
Opstartperikelen Het in gebruik nemen van de apparatuur zal niet zonder horten en stoten gaan. Na de implementatie zullen zich kleine, onvoorziene problemen voordoen. Langslepende of aanhoudende problemen kan het enthousiasme binnen uw team aantasten. Bereid uw personeel daar goed op voor en zorg voor een snelle afhandeling van die problemen.
Uitrol in meerdere winkels Organisaties met meerdere vestigingen zullen overwegen om meerdere systemen aan te schaffen. Zij zullen pas bereid zijn deze uitrol te doen, als gebleken is dat de systeemkeuze en configuratie voldoet aan alle verwachtingen. Het is dan ook verstandig om eerst een pilot te houden in een of enkele vestigingen en de uitrol afhankelijk te stellen van het succes van de pilot.
Aanpassingen achteraf Een pilot heeft het voordeel dat ook onvoorziene problemen worden blootgelegd. Of u besluit de configuratie voor uw andere vestigingen aan te passen. Zeker als u een combinatie van een front- en backoffice wilt gaan toepassen, is het van belang dat het gehele systeem volledig aan uw wensen voldoet. Gebruik de resultaten van de pilot bij uw definitieve besluitvorming.
Servicecontract De meeste leveranciers bieden een servicecontract aan en in sommige gevallen stellen zij die zelfs verplicht. Daar kunnen relatief hoge kosten aan verbonden zijn. Laat u zich hierover al in een vroeg stadium goed inlichten
19
Checklist Gebruik deze checklist om zo soepel mogelijk tot implementatie van uw systeem te komen.
Overwegingen
Oriëntatie
Voorbereidingen
Een veilige werkomgeving
Impact interne afdelingen
Meerdere offertes aanvragen
Reductie van contant geld
Projectleider en werkgroep
Hygiëne
Acceptatie door personeel en klanten ( past het binnen de formule)
Efficiency proces geldafhandeling
Integratiemogelijkheden in huidige kassasysteem
Businesscase
Personele kostenbesparing
Gewenste systeem
Tijdsbesparing
Gewenste configuratie
Fraudepreventie
Impact of huidige geldafhandelingsprocedures
Service naar klanten
Tijdschema
Nulmeting Eigen
Voorcreditering Komt binnen bereik, door lagere investeringskosten bij combinatie cashmanagementsysteem en Pin Only
20
Kies uw systeem
Meet resultaten
Prijsstelling
Nulmeting
Kassa softwareleverancier
Doorlooptijd aan de kassa
Inrichting kassapark
Derving
Inbouwmogelijkheden
Personele kosten
Combinatie met backoffice
Voorcreditering
Uitstraling
Veiligheid(sgevoel)
Veiligheidsfeatures
Return on investment
Servicecontract
Acceptatie
Implementatie
Implementatie
Instructies personeel
Interne samenwerking
Communicatie naar klanten
Externe samenwerking
Voorbereid zijn op klachten en weerstand
Vertragingsfactoren
Voorbereid zijn op storingen
Acceptatie Opstartperikelen Uitrol meerdere winkels Aanpassingen achteraf 21
Handleiding businesscase Gebruik dit concept om uw businesscase op te stellen. •
Beschrijf uw overwegingen en motivatie om een cashmanagementsysteem te gaan toepassen
•
Beschrijf wat een cashmanagementsysteem in het algemeen toevoegt aan uw huidige processen.
•
Beschrijf de voor- en nadelen (zowel intern als voor de klant)
•
Beschrijf de werking van het systeem
•
Beschrijf welke geldafhandelingsprocessen (kassa en backoffice) komen te vervallen of veranderen.
•
Beschrijf de gewenste configuratie en kassaopstelling.
•
Beschrijf uw Plan van Aanpak
•
Beschrijf de ingeschatte doorlooptijd.
•
Maak een financiële berekening en bepaal de ROI.
22
