Handleiding Flimer systeem

         

Handleiding  Flimer  systeem   www.flimer.nl                      

Versie:    1.0   Datum:  9-­‐12-­‐2010

 

1  

 

Inhoudsopgave    

1.  

Inleiding _______________________________________________________ 3  

2.  

Algemeen ______________________________________________________ 4  

2.1.  

Facturatie _________________________________________________________ 4  

2.2.  

Debiteurenbeheer ___________________________________________________ 5  

2.3.  

Incasso ____________________________________________________________ 5  

2.4.  

Administratie ______________________________________________________ 5  

3.  

 

Gebruik van het systeem __________________________________________ 6  

3.1.  

Dashboard _________________________________________________________ 6  

3.2.  

Gegevens __________________________________________________________ 7  

3.3.  

Contracten ________________________________________________________ 9  

3.4.  

Weekstaat ________________________________________________________ 13  

3.5.  

Facturen _________________________________________________________ 14  

3.6.  

FAQ _____________________________________________________________ 19  

2  

1. Inleiding   Voor  u  ligt  de  handleiding  voor  het  gebruik  van  het  gratis  online  Flimer  systeem.  Deze  handleiding   biedt  u  een  overzicht  van  de  mogelijkheden  en  de  werking  van  het  systeem.    Schermprints  proberen   de  tekst  zoveel  mogelijk  visueel  voor  u  te  ondersteunen.     De  handleiding  start  met  een  algemeen  deel  waarbij  wordt  uitgelegd  hoe  de  facturatie,  het   debiteurenbeheer,  de  incassoprocedure  en  het  administratieve  deel  zijn  opgezet.  Daarna  wordt  u   stap  voor  stap  door  het  systeem  heen  geleid.  Mocht  u  na  het  lezen  van  deze  handleiding  of   gedurende  het  gebruik  toch  nog  vragen  hebben,  onze  helpdesk  is  te  bereiken  door  te  mailen  naar:   [email protected]  .  De  antwoorden  op  de  meest  gestelde  vragen  vindt  u  in  het  Flimer  systeem  door   in  het  menu  op  “FAQ”  te  klikken.    

 

3  

2. Algemeen       2.1.

Facturatie  

Het  opzetten  van  een  factuur  start  met  een  goede  administratie  en  het  maken  van  afspraken  met  de   klant.  Binnen  het  online  Flimer  systeem  start  het  opstellen  van  de  factuur  met  het  aanmaken  van  een   “contract”  met  uw  opdrachtgever.  Hier  worden  de  gegevens  van  de  klant  en  de  onderlinge  afspraken,   zoals  bijvoorbeeld  de  betalingstermijn  en  het  uurtarief,  vastgelegd.  Deze  gegevens  worden  later   automatisch  meegenomen  bij  het  opmaken  van  de  factuur  voor  uw  opdrachtgever.       Door  het  toevoegen  van  uw  bedrijfslogo  ontstaat  er  een  professionele  en  gepersonaliseerde  factuur.   U  kunt  er  ook  voor  kiezen  om  een  ander  systeem  te  gebruiken  om  uw  facturen  op  te  maken.  U  dient   deze  factuur  echter  wel  aan  ons  systeem  aan  te  bieden  zodat  deze  kan  worden  meegenomen  in  het   debiteurenbeheer  en  eventueel  voor  de    verwerking  in  uw  administratie.     De  factuur  zelf  maakt  u  op  in  onze  factuurgenerator.  In  deze  tool  kunt  u  virtueel  uw  facturen   opmaken.  Afhankelijk  of  u  gebruik  maakt  van  de  weekstaatmodule  wordt  deze  reeds  voorgevuld  met   de    gegevens  die  u  heeft  ingegeven  in  de  weekstaat.  U  kunt  binnen  Flimer  eveneens  creditfacturen   opstellen  of  uploaden.  Deze  worden  uiteraard  niet  meegenomen  in  het  debiteurenbeheer.       Digitale  facturen  worden  door  ons  eenmaal  per  dag  namens  u  naar  de  klant  verstuurd.  U  kunt  er  ook   voor  kiezen  om  de  factuur  zelf  te  printen  en  te  versturen  naar  uw  klant.       Meer  over  facturen  kunt  u  lezen  in  deze  handleiding  onder  contracten  en  facturen      

 

4  

2.2.

Debiteurenbeheer  

Nadat  de  factuur  is  verstuurd  starten  wij  het  debiteurenbeheer  om  ervoor  te  zorgen  dat  uw  facturen   zo  snel  mogelijk  worden  betaald.  Dit  doen  wij  door  uw  klant  op  de  juiste  momenten   herinneringsbrieven  en  aanmaningen  te  sturen.  Wanneer  wij  uw  klanten  benaderen,  wordt  u  vooraf   altijd  geïnformeerd  via  een  mail.  In  deze  mail  is  een  link  opgenomen.  Klikt  u  op  deze  link,  dan  komt  u   automatisch  op  een  beveiligde  pagina  terecht  (zie  hieronder),  waarin  u  met  1  muisklik  aangeeft  of  de   factuur  is  betaald.      

Beveiligde  pagina  om  status  factuur  aan  te  geven    

 

U  kunt  er  ook  voor  kiezen  om  het  debiteurenbeheer  vroegtijdig  te  stoppen.  Dit  kunt  u  aangeven  in  de   factuurmodule.  Hierdoor  stopt  het  gehele  incassotraject.  U  kunt  er  ook  voor  kiezen  om  geen  gebruik   te  maken  van  het  debiteurenbeheer.  Dit  kunt  u  aangeven  bij  de  instellingen  van  uw  Flimer  account   (Zie  paragraaf  3.2).   Hieronder  vindt  u  de  tijdstippen  waarin  de  diverse  documenten  worden  verstuurd  naar  uw  klanten.         Actie  

                                               

 

 U  wordt  geattendeerd                                          Naar  klant:  

    Herinnering  1    versturen                               Herinnering  2  versturen                     Laatste  aanmaning    versturen                

Betalingstermijn  +  0  dagen                            Betalingstermijn  +  5  dagen   Betalingstermijn  +  16  dagen                        Betalingstermijn  +  19  dagen   Betalingstermijn  +  25  dagen                        Betalingstermijn  +  26  dagen  

    Let  op,  bij  de  laatste  aanmaning  heeft  u  1  dag  om  te  reageren,  voordat  dit  document  wordt  verstuurd   aan  uw  klant.    

2.3.

Incassobureau  (Optioneel)  

Mocht  ons  debiteurenbeheer  geen  gewenst  effect  hebben  gehad,  dan  is  er  de  mogelijkheid  om  het   incassobureau  in  te  schakelen.  Dit  is  iets  wat  wij  in  overleg  met  u  in  gang  zetten.   Het  kan  voorkomen  dat  u  redenen  heeft  om  het  incassobureau  niet  in  te  schakelen.  Zodra  uw  klant   binnen  een  week  na  de  laatste  aanmaning  niet  heeft  betaald,  nemen  wij  contact  met  u  op  om  de   vervolgstappen  met  u  door  te  nemen.      

2.4.

Administratie  

Met  Flimer  heeft  u  ervoor  gekozen  uw  administratie  uit  te  besteden  aan  een  gerenommeerd   administratiekantoor.  Doordat  het  online  systeem  geïntegreerd  is  met  het  systeem  van  het   administratiekantoor  Brok  &  van  Oers  is  het  mogelijk  om  op  uiterst  efficiënte  wijze  de  administratie   te  voeren.       De  facturen  die  u  naar  uw  klanten  heeft  gestuurd  via  Flimer  komen  automatisch  terecht  in  uw   boekhouding  (en  in  het  debiteurenbeheer).  Het  is  dus  belangrijk  om  al  uw  verkoopfacturen  in  ons   systeem  op  te  maken  of  te  uploaden.  Op  deze  manier  ontvangen  wij  alle  informatie  voor  uw   administratie.  Indien  u  geen  gebruik  maakt  van  ons  online  systeem,  dient  u  uw  verkoopfacturen  in  de   enveloppe  mee  te  sturen  die  wij  u  ieder  kwartaal  opsturen.     De  inkoopfacturen  (of  bonnetjes)  zijn  noodzakelijk  om  uw  administratie  compleet  uit  te  kunnen   voeren.  Deze  stopt  u  samen  met  de  bankafschriften  en  eventueel  de  verkoopfacturen  in  de   enveloppe  die  u  ongefrankeerd  kunt  sturen  naar  ons  antwoordnummer.  Mocht  u  vragen  hebben  over   uw  administratie/boekhouding,  dan  kunt  u  contact  opnemen  met  Brok  &  van  Oers      

 

5  

3. Gebruik  van  het  systeem     Op  de  homepage  van  Flimer  (www.flimer.nl)    kunt  u  inloggen  door  in  het  menu  te  klikken  op  “Login”.   Nadat  u  uw  logingegevens  heeft  ingevuld  en  op  inloggen  heeft  geklikt,  komt  u  in  het  Flimer-­‐systeem   terecht.      

3.1.

Dashboard  

Het  dashboard  is  de  eerste  pagina  die  u  ziet  nadat  u  bent  ingelogd.  Deze  pagina  kunt  u  altijd  bekijken   door  in  het  menu  op  “Home”  te  klikken.     In  het  dashboard  ziet  u  4  blokken.  Deze  blokken  stellen  de  4  belangrijkste  elementen  voor  van  dit   systeem,  te  weten:     - Algemeen:  Hier  vindt  u  een  eenvoudige  link  om  uw  gegevens  aan  te  passen  en  een  link  naar   de  meest  gestelde  vragen  over  het  gebruik  van  dit  systeem.     - Contracten:  Indien  u  een  contract  met  een  opdrachtgever  heeft  aangemaakt,  vindt  u  dat   contract  in  dit  blok  terug.  Door  op  het  contract  te  klikken  opent  u  het  contract  in  onze   contractenmodule.   - Weekstaten:  Indien  u  gebruik  maakt  van  onze  weekstaatmodule  om  uw  uren,  kilometers  en   onkosten  te  registreren  ziet  u  hier  een  samenvatting  van  de  laatst  ingevulde  weekstaten.   Door  op  een  weekstaat  van  een  bepaalde  week  te  klikken,  opent  de  weekstaatmodule  met   die  betreffende  week.   - Facturen:  De  meest  recente  facturen  die  u  heeft  opgemaakt  voor  klanten  worden  in  dit  blok   weergegeven.  Door  op  een  factuur  te  klikken  opent  de  factuur  automatisch.    

Dashboard  met  de  belangrijkste  gegevens  van  uw  account  

 

6  

 

3.2.

Gegevens  

Op  deze  pagina  kunt  u  uw  belangrijkste  gegevens  van  uw  bedrijf  bekijken/wijzigen  en  de  instellingen   van  uw  persoonlijke  account  bekijken/wijzigen.  De  pagina  is  opgebouwd  uit  6  tabbladen.  Door  op  het   tabblad  te  klikken,  opent  deze  tab  met  de  betreffende  informatie.  Achter  de  tabtitel  ziet  u  een   vraagteken  staan.  Gaat  u  met  uw  muis  over  het  vraagteken,  dan  opent  een  informatievenster  met  de   belangrijkste  informatie  over  de  tab.       - Tab  Bedrijfsgegevens:     Hier  vindt  u  de  belangrijkste  gegevens  van  uw  bedrijf.  Deze  zijn  erg  belangrijk  in  het  systeem.   De  gegevens  worden  gebruikt  in  de  opmaak  van  uw  facturen,  herinneringen  en   aanmaningsbrieven.       De  bankgegevens  die  u  opgeeft  worden  door  het  systeem  als  volgt  geïnterpreteerd:  Indien  u   2  bankrekeningnummers  heeft,  dan  worden  beiden  getoond  bij  uw  bedrijfsgegevens  op  de   factuur/herinnering.  Echter  alleen    het  bankrekeningnummer  1  wordt  onderaan  de  factuur   gebruikt  in  de  afsluitende  tekst:     “  Gelieve  het  totaalbedrag  binnen  de  gestelde  termijn  van    ten  name  van:    onder  vermelding  van  het  factuurnummer:  te  voldoen  op   rekening:  .”     Uw  emailadres  is  belangrijk  voor  het  versturen  van  herinneringen  en/of  aanmaningen  naar   uw  klanten.  Op  dit  emailadres  krijgt  u  een  kopie  van  deze  berichten.  Houdt  er  rekening  mee   dat  indien  u  uw  emailadres  wijzigt,  u  tevens  uw  inlogggevens  wijzigt.    

De  belangrijkste  gegevens  van  uw  bedrijf

 

7  

 

-

Tab  Upload  bedrijfslogo   In  deze  tab  kunt  u  uw  bedrijfslogo  toevoegen.  Dit  logo  ziet  u  vervolgens  bovenaan  uw   persoonlijke  pagina.  Het  logo  wordt  daarnaast  voornamelijk  gebruikt  bij  de  opmaak  van   facturen,  herinneringen  en  aanmaningsbrieven  naar  uw  klanten.       Het  bestand  mag  maximaal  5MB  zijn  met  een  hoogte  van  maximaal  200px.  Heeft  u  twijfels   over  de  afmetingen  van  uw  logo?  Wij  helpen  u  graag  om  uw  logo  geschikt  te  maken  voor  ons   systeem.  Een  net  opgemaakte  factuur,  is  voor  u  en  voor  ons  prioriteit!    

-

Tab  Verklaring  Arbeidsrelatie  (VAR)   Uw  opdrachtgever  zal  vaak  vragen  om  een  VAR  te  overhandigen  bij  een  opdracht.  Deze  kunt   u  aanvragen  bij  de  belastingdienst  en  vervolgens  in  uw  persoonlijke  pagina  opslaan.  Zo  heeft   u  altijd  uw  belangrijkste  gegevens  op  1  centrale  plek  online.  Het  tabblad  is  onderverdeeld  in   2  subtabs  (in  de  oranje  balk):       o VAR  Uploaden:  U  selecteert  hier  uw  digitale  VAR-­‐document  van  uw  computer  en   klikt  op  “Upload”.  Uw  VAR  wordt  nu  in  uw  persoonlijke  account  opgeslagen.   o VAR  bekijken:  De  opgeslagen  VAR  documenten  worden  in  deze  subtab   weergegeven.    Door  op  het  document  te  klikken  opent  automatisch  de  VAR.    

-

Tab  wachtwoord  wijzigen   Om  uw  persoonlijke  wachtwoord  van  uw  account  te  wijzigen  vult  u  eerst  uw  huidige   wachtwoord  in.  Vervolgens  vult  u  2  keer  uw  nieuwe  wachtwoord  in.   Druk  op  “wijzig  wachtwoord”.  Uw  wachtwoord  is  nu  gewijzigd.  U  krijgt  een  bevestiging  in  uw   email.     Tab  Instellingen   U  kunt  uw  account  aanpassen  naar  uw  eigen  wensen.  Momenteel  hebben  we  de  volgende   aanpassing  mogelijkheden  binnen  het  systeem:     o Wel  of  geen  gebruik  maken  van  de  weekstaat  module.   Met  het  gebruik  van  de  weekstaat  bent  u  in  staat  om  op  eenvoudige  en   overzichtelijke  wijze  per  week  vast  te  leggen  hoeveel  uren,  kilometers  en  onkosten   u  heeft  gemaakt  voor  uw  opdrachtgevers.  In  de  facturatie  is  het  daarna  een  kwestie   van  1  druk  op  de  knop  om  uw  facturen  te  genereren.     o Wel  of  geen  gebruik  maken  van  de  debiteurenbeheer  module   U  kunt  er  voor  kiezen  om  gebruik  te  maken  van  het  debiteurenbeheer.  Op   afgesproken  tijden  worden,  bij  het  uitblijven  van  de  betaling,  naar  uw   opdrachtgever  herinneringen  en  aanmaningen  verstuurd.  Indien  u  ervoor  kiest  dit   uit  te  schakelen  is  het  eveneens  niet  mogelijk  via  het  online  systeem  vorderingen   over  te  dragen  aan  het  incassobureau.    

 

 

-

 

8  

 

3.3.

Contracten  

Op  de  contractenpagina  ziet  u  onder  de  menubalk  een  selectielijst  in  een  oranje  balk  waar  u  een   contract,  met  een  van  uw  opdrachtgevers  kunt  kiezen.  Na  het  kiezen  van  een  contract  opent  de   contractmodule  gelijk  het  eerste  tabblad  met  de  belangrijkste  contractgegevens.     Links  naast  de  oranje  balk  ziet  u  een  gele  knop  “Contract  aanmaken”.  Indien  u  hier  op  klikt  komt  u  op   de  pagina  waar  u  een  nieuw  contract  met  uw  opdrachtgever(s)  kunt  aanmaken.    

3.3.1.

Contract  aanmaken  

Om  te  factureren  naar  uw  klanten  is  het  belangrijk  om  de  gegevens  vast  te  leggen  die  nodig  zijn  voor   het  opmaken  en  versturen  van  de  factuur.  Bij  het  aanmaken  van  een  contract  legt  u  de  volgende   gegevens  vast:       - Het  type  contract  (bijvoorbeeld  contract  op  uurbasis)   - Het  type  klant  (Zakelijk  of  particulier)   - De  wijze  waarop  u  uw  klant  wilt  factureren  (Per  post  of  digitaal)   - De  adresgegevens  van  uw  klanten.   - De  overige  contractgegevens  van  belang  voor  de  facturatie     Indien  u  niet  voldoende  informatie  over  het  contract  invult,  is  het  niet  mogelijk  om  de  factuur  op  te   maken  en/of  te  versturen.    

Het  aanmaken  van  een  contract    

 

9  

 

Type  contract   Het  opstellen  van  het  contract  start  met  het  kiezen  van  het  type  contract.  Indien  u  er  voor  heeft   gekozen  geen  gebruik  te  willen  maken  van  onze  weekstaat  module,  dan  is  deze  optie  niet  zichtbaar.       In  het  menu  kiest  u  voor  “Uurbasis”  of  “Overig”.  Indien  u  bij  uw  opdrachtgever  wordt  afgerekend  op   het  aantal  gewerkte  uren,  kiest  u  het  beste  voor  “Uurbasis”.  U  vult  vervolgens  in  onze   weekstaatmodule  wekelijks  voor  het  betreffende  contract  de  gewerkte  uren  in  en  daarna  kunt  u   eenvoudig  uw  factuur  genereren  (zie  weekstaat  en  factureren).  Werkt  u  niet  op  uurbasis  maar   bijvoorbeeld  op  basis  van  fixed  price/aangenomen  werk,  dan  kiest  u  in  het  menu  voor  “Overig”.     Type  klant   In  dit  menu  kiest  u  ervoor  of  u  werkt  voor  een  zakelijke  of  particuliere  klant.     Type  factuur   Onze  dienstverlening  maakt  het  mogelijk  om  zowel  digitaal  als  per  post  te  factureren  aan   opdrachtgevers.  Kiest  u  voor  een  digitale  factuur,  dan  sturen  wij  uw  opgemaakte  factuur  dezelfde  dag   nog  naar  de  klant  via  email.  Kiest  u  voor  om  zelf  een  factuur  per  post  naar  uw  klant  te  sturen,  dan   heeft  u  nog  de  mogelijkheid  een  afwijkend  factuuradres  in  te  voeren.     Contractgegevens   Afhankelijk  van  de  gekozen  opties  in  de  menu’s  hierboven  dient  u  de  volgende  velden  in  te  vullen:       - Vergoeding  reiskosten  (bij  contract  op  uurbasis):    Indien  u  reist  op  kosten  van  uw   opdrachtgever,  dient  u  hier  het  bedrag  (in  euro  per  kilometer)  op  te  geven  wat  u  heeft   afgesproken  met  uw  opdrachtgever.   - Factuurfrequentie  (bij  contract  op  uurbasis):  U  kunt  per  contract  opgeven  of  u  de  facturen  op   weekbasis  of  op  maandbasis  wilt  opmaken.  (Zie  facturen  voor  meer  informatie)   - Betalingstermijn:  De  betalingstermijn  is  de  termijn  waarbinnen  uw  openstaande  factuur   vanaf  de  factuurdatum  betaald  dient  te  worden  door  uw  opdrachtgever.  Het  wordt   eveneens  door  ons  gebruikt  als  starpunt  van  het  debiteurenbeheer.   - BTW  op  factuur:  Een  factuur  is  normaal  gesproken  belast  met  BTW.  Er  zijn  echter  gevallen   waarbij  de  BTW  wordt  verlegd  (in  de  bouw  in  sommige  gevallen)  of  dat  men  is  vrijgesteld  van   de  BTW  (In  de  zorg  in  sommige  gevallen).  Of  uw  geleverde  diensten  hiervoor  in  aanmerking   komt,  kunt  u  bij  de  belastingdienst  opvragen:   www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzet_btw_winst.html   - Uurtarieven  (bij  contract  op  uurbasis)  :  Het  uurtarief  wordt  op  een  later  moment  vastgelegd.    

 

10  

Klantgegevens   Hier  legt  u  de  adresgegevens  van  de  klant  vast.  Dit  wordt  gebruikt  voor  de  opmaak  van  de  factuur  aan   uw  klant.  Indien  u  een  afwijkend  factuuradres  heeft,  dan  wordt  het  afwijkende  factuuradres  gebruikt   op  de  factuur.     Factuurgegevens   Indien  u  uw  klant  digitaal  wilt  factureren  verschijnt  er  slechts  1  veld,  te  weten  het  emailadres  waar  de   digitale  factuur  naartoe  gestuurd  mag  worden.  Is  dit  emailadres  niet  of  niet  goed  ingevuld,  dan  komt   de  factuur  niet  aan  bij  uw  opdrachtgever.  Check  dit  dus  altijd  goed.     Indien  uw  opdrachtgever  een  afwijkend  factuuradres  heeft,  dan  vult  u  hier  de  betreffende  gegevens   in.  Deze  gegevens  worden  gebruikt  bij  de  opmaak  van  de  factuur  naar  uw  klant.     Nadat  u  alle  gegevens  heeft  ingevuld  drukt  u  op  de  knop  “Contract  aanmaken”.  Indien  u  een  contract   op  uurbasis  heeft  aangemaakt,    wordt  u  naar  de  pagina  “Activiteiten  en  tarieven  bij  contract”   doorgelinkt.  Op  deze  pagina  maakt  u  de  tarieven  en  activiteiten  aan  die  behoren  bij  het  contract.   Meer  informatie  hierover  leest  u  bij  Contracten-­‐>  tab  “Activiteiten  en  tarieven  bij  contract”.    

3.3.2.

Contracten  

  De  contractmodule  bestaat  uit  3  tabbladen,  waarvan  er  2  standaard  zichtbaar  zijn.  Dit  betreft  de   tabbladen  contractgegevens  (tabblad  met  de  belangrijkste  gegevens  van  het  contract),   contractdocumenten/offertes  (tabblad  waar  u  uw  belangrijkste  documenten  en/of  offertes  met   betrekking  tot  het  contract  met  uw  opdrachtgever  kunt  opslaan)  en  Activiteiten  en  tarieven  bij   contract  (tabblad  waar  u  de  tarieven  per  activiteit  bij  de  opdrachtgever  vastlegt).  Dit  laatste  tabblad  is   alleen  zichtbaar  indien  het  geselecteerde  contract  een  contract  op  uurbasis  is.    

 

 

De  contractmodule  met  de  belangrijkste  gegevens  per  contract  

11  

 

-

-

  -

Tab  contractgegevens   De  gegevens  die  u  heeft  ingevuld  bij  het  aanmaken  van  het  contract  zijn  in  dit  eerste  tabblad   weergegeven.  Deze  kunt  u  hier  aanpassen.  De  gegevens  van  dit  tabblad  zijn  in  deze   handleiding  beschreven  onder  “Contract  aanmaken”.  Na  het  aanpassen  drukt  u  op  de  knop   “Contract  wijzigen”.  De  gegevens  worden  hiermee  opgeslagen  in  de  database.  Wilt  u  het   contract  verwijderen  dan  drukt  u  op  “Contract  verwijderen”.    U  krijgt  na  het  drukken  een   bevestigingsvenster  waarin  u  dient  te  bevestigen  dat  u  het  contract  wilt  verwijderen.  De   facturen  behorend  bij  het  verwijderde  contract  blijven  zichtbaar  in  het  systeem.     Tab  Contractdocumenten  /offertes   Dit  tabblad  bestaat  uit  2  subtabs  (zichtbaar  in  de  oranje  balk)  te  weten:   o Contractdocument/offerte  uploaden   Heeft  u  documenten  zoals  getekende  contracten  of  offertes  met  uw   opdrachtgevers,  dan  kunt  u  deze  documenten  online  opslaan  in  de  contractmodule.   Op  deze  manier  heeft  u  al  uw  documenten  online  op  1  plek  beschikbaar.   o Contractdocument/offertes  bekijken   De  contractdocumenten  die  u  heeft  toegevoegd  aan  het  contract  kunt  u  in  dit   tabblad  zien.  Door  op  het  icoontje  te  klikken  opent  u  het  document.  Klikt  u  op   verwijderen,  dan  wordt  het  document  verwijderd  uit  de  contractmodule.   Tab  Activiteiten  en  tarieven  bij  contract  (alleen  zichtbaar  bij  contract  op  uurbasis)   U  heeft  de  mogelijkheid  om  meerdere  activiteiten  met  verschillende  tarieven  aan  te  maken   bij  uw  contract.  U  maakt  per  activiteit  de  volgende  gegevens  aan:   o Activiteit:  Dit  is  een  korte  omschrijving  van  de  activiteit.  Deze  wordt  gebruikt  in  de   weekstaat  waar  u  de  uren  kunt  rapporteren  op  deze  activiteit.   o Omschrijving  op  factuur:  Dit  is  de  tekst  die  op  de  factuur  komt  te  staan.  Dit  is  een   omschrijving  van  de  geleverde  dienst.     o Tarief:  Hier  legt  u  het  bijbehorende  uurtarief  voor  de  activiteit  vast.  Dit  tarief  is   exclusief  BTW     o BTW  tarief:  U  kunt  per  activiteit  aangeven  wat  het  bijbehorende  BTW  tarief  is.  Weet   u  niet  precies  wat  het  BTW  tarief  is,  kijk  dan  op  de  site  van  de  belastingdienst:   www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzet_btw_winst.html      

De  activiteiten  behorend  bij  het  contract/klant  

 

12  

 

 

3.4.

Weekstaat    

De  weekstaat  is  een  tool  om  op  een  eenvoudige  wijze  op  weekbasis  uw  urenregistratie  en   kilometerregistratie  vast  te  leggen.  Dit  kunt  u  gebruiken  voor  de  onderbouwing  van  uw   belastingaangifte.  Belangrijker  nog,  de  wekelijks  vastgelegde  uren,  kilometers  en  overige  kosten  zijn   de  basis  van  de  factuur  richting  uw  klant.  De  weekstaat  is  alleen  zichtbaar  wanneer  u  dit  in  het  menu   bij  Gegevens  -­‐>  Instellingen  heeft  aangegeven.  Het  menu  bestaat  uit  2  tabbladen.  Boven  de  tabbladen   ziet  u  de  geselecteerde  periode  van  de  weekstaat.  Door  op  de  pijltjes  te  drukken,  gaat  u  een  week   vooruit  of  achteruit.  Klikt  u  op  “naar  huidige  week”,  dan  opent  de  huidige  week.   Standaard  opent  de  huidige  week  in  de  weekstaat.     De  4  tabbladen  zijn:     - Tab  Urenregistratie   In  de  urenregistratie  legt  u  per  contract  vast  hoeveel  uur  u  heeft  gewerkt  aan  een  bepaalde   activiteit.  Klik  op  “Activiteit  toevoegen”  om  een  activiteitregel  toe  te  voegen.  U  kunt  ook   eenvoudig  de  activiteiten  van  de  vorige  week  toevoegen.    Hiervoor  klikt  u  op  “Activiteiten   vorige  week  toevoegen”.   Nadat  u  een  regel  heeft  toegevoegd  ziet  u  de  volgende  velden  die  ingevuld  dienen  te   worden:     o Contract:  Uit  dit  menu  kiest  u  het  contract  waar  u  deze  week  voor  heeft  gewerkt.   Let  op,  alleen  contracten  op  uurbasis  worden  hier  getoond.   o Activiteit:  Zodra  u  het  contract  heeft  geselecteerd,  worden  automatisch  de   bijbehorende  activiteiten  gezocht.    Deze  worden  weergegeven    in  het   activiteitmenu.  Eveneens  is  er  de  optie  om  een  activiteit  aan  te  maken.  Kiest  u   hiervoor,  dan  opent  automatisch  de  contract-­‐module  in  het  tabblad  “Activiteiten  en   tarieven  bij  contract”.   o Commentaar:  Het  commentaarveld  is  optioneel  en  wordt  niet  gebruikt  in  de   facturatie.  Het  is  een  informatieveld  voor  u  zelf.     Nadat  u  deze  velden  heeft  ingevuld  kunt  u  de  uren  invullen  die  u  in  die  week  heeft  gewerkt   voor  het  specifieke  contract/activiteit.  Nadat  u  deze  heeft  ingevuld,  klikt  u  op  “Opslaan”.  De   wijzigingen  worden  opgeslagen  in  de  database.  U  kunt  zoveel  activiteit-­‐regels  toevoegen  als   u  wilt.    

 

 

De  weekstaatmodule  waar  u  de  uren  op  weekbasis  per  contract/klant  invoert  

13  

 

-

3.5.

Kilometerregistratie  opdrachtgever   Het  kan  voorkomen  dat  u  voor  uw  klanten  reiskilometers  moet  maken.  Indien  u  in  uw   contract  heeft  afgesproken  dat  u  deze  kosten  kunt  declareren,  dan  kunt  u  deze  kilometers  in   dit  tabblad  registreren.  Klik  op  “Reiskilometers  voor  klant  toevoegen”  om  een  regel  toe  te   voegen  aan  de  weekstaat.     U  dient  eerst  het  contract  te  kiezen  waarvoor  deze  reiskosten  gemaakt  gaan  worden.  Nadat   u  uw  keuze  heeft  gemaakt,  vult  u  de  kilometers  per  dag  in  voor  de  betreffende  week.  Aan   het  einde  van  iedere  regel  staat  een  link  om  de  regel  te  verwijderen.    

Facturen  

In  de  factuurmodule  kunt  u  eenvoudig  facturen  opmaken  en  uploaden,  de  factuurhistorie  inzien  en   het  volledige  incassodossier  bekijken.  De  factuurmodule  bestaat  uit  3  tabbladen.       - Tab  Factuur  opmaken,  wijzigen  en  uploaden   De  tab  bestaat  uit  3  subtabs  (zichtbaar  in  de  oranje  balk).       o Subtab  “Factuur  opmaken”   De  facturen  voor  uw  klanten  dient  u  zelf  eerst  op  te  maken  voordat  wij  ze  kunnen   versturen  richting  uw  klanten.  Op  deze  manier  weet  u  zeker  dat  de  inhoud  van  de   verstuurde  factuur  overeenkomt  met  uw  verwachtingen.  Iedere  nacht  worden  de   door  u  opgemaakt  facturen  definitief  gemaakt  en  verstuurd  naar  uw  opdrachtgever.   In  deze  subtab  kunt  u  de  facturen  met  uw  opdrachtgevers  opmaken.  Nadat  u  het   contract  heeft  geselecteerd  waarvoor  u  de  factuur  wilt  opmaken  kiest  u  ervoor  of  u   een  normale  factuur  of  een  creditfactuur  wilt  versturen  (Creditfacturen  worden   uiteraard  niet  meegenomen  in  het  debiteurenbeheer).  Daarna  verschijnen  er   afhankelijk  van  het  type  contract  (uurbasis  of  overig)  de  volgende  velden:     Uurbasis  contracten:   Facturen  voor  contracten  op  uurbasis  worden  opgemaakt  met  informatie  die  u   heeft  ingevuld  in  de  weekstaat.  U  dient  allereerst  de  periode  te  selecteren  waarover   u  wilt  factureren.  Kies  allereerst  het  jaar  en  daarna  de  betreffende  maand  of  week   (Dit  heeft  u  in  het  contract  vastgelegd:  facturen  op  maand  of  weekbasis).    Indien  u   in  de  gekozen  periode  geen  gegevens  heeft  ingevuld  in  de  weekstaat,  dan  komt   automatisch  de  melding:  “U  heeft  geen  werkzaamheden  verricht  voor  dit  contract   in  deze  periode”.     Nadat  u  de  periode  heeft  geselecteerd  waarover  u  wilt  factureren,  dient  u  de   factuurdatum  te  selecteren.  Deze  datum  wordt  op  de  factuur  vermeld  en  wordt   eveneens  gebruikt  als  startpunt  van  het  debiteurenbeheer.  Het  factuurnummer   kunt  u  niet  wijzigen,  maar  wordt  informatief  weergegeven.  De  factuurgenerator   wordt  gestart  zodra  u  op  “Factuur  opmaken”  klikt.    U  kunt  in  de  factuurgenerator  de   gegevens  wijzigen  of  extra  factuurregels  toevoegen  (Zie  factuurgenerator).  Nadat  u   de  factuur  heeft  opgemaakt  en  opgeslagen  in  de  generator  komt  u  automatisch   terecht  in  uw  factuurhistorie.  Hier  ziet  u  alle  facturen  die  u  heeft  aangemaakt  en   verstuurd.    

 

14  

Facturen  opmaken  voor  een  uurbasiscontract  

-

 

 

  Overige  contracten:     Nadat  u  het  contract  heeft  geselecteerd  ziet  u  ter  informatie  het  factuurnummer  en   kiest  u  vervolgens  de  factuurdatum.  Deze  datum  wordt  op  de  factuur  vermeld  en   wordt  eveneens  gebruikt  als  startpunt  van  het  debiteurenbeheer.     Na  het  invullen  van  deze  basisgegevens  klikt  u  op  de  knop  “Factuur  opmaken”.  De   factuurgenerator  wordt  gestart,  waar  u  de  virtuele  factuur  ziet  en  factuurregels   kunt  toevoegen  aan  de  factuur  (zie  factuurgenerator).  Nadat  u  de  factuur  heeft   opgemaakt  en  opgeslagen  in  de  generator  komt  u  automatisch  terecht  in  uw   factuurhistorie.  Hier  ziet  u  alle  facturen  die  u  heeft  aangemaakt  en  verstuurd.         Factuurgenerator   De  factuurgenerator  is  een  tool  waar  u  de  factuur  virtueel  kunt  opbouwen  voordat  u  hem   definitief  opmaakt  in  het  systeem.    In  de  generator  is  de  factuur  zo  opgebouwd,  zoals  hij   later  ook  wordt  opgemaakt  in  het  systeem  en  verstuurd  wordt  naar  uw  klant.       In  de  2  zijbalken  zie  je  linkjes  naar  onderdelen  binnen  het  systeem  om  de  betreffende   gegevens  (klantgegevens,  uw  bedrijfsgegevens,  factuurdatum  en  logo)  te  wijzigen.       Maakt  u  gebruik  van  de  weekstaatmodule  en  heeft  u  de  benodigde  gegevens  (uren  of   kilometers)  ingevuld  in  de  weekstaat,  dan  worden  deze  automatisch  getoond  in  de  factuur.   Deze  kunt  u  eventueel  nog  wijzigen  of  verwijderen.  Vervolgens  vult  u  zelf  per  factuurregel  de   benodigde  gegevens  in  (Omschrijving  op  factuur,  aantal,  prijs  per  eenheid  en  het  BTW  tarief).   Klik  op  toevoegen  in  de  rechter  zijbalk  om  een  nieuwe  factuurregel  toe  te  voegen.  De   factuurtotalen  worden  automatisch  berekend  en  getoond  op  de  digitale  factuur.     Als  u  tevreden  bent  met  de  door  u  opgestelde  factuur,  slaat  u  de  factuur  op  door  op  de  knop   “Opslaan  factuur”  te  kiezen.  De  factuur  kunt  u  dezelfde  dag  altijd  nog  aanpassen  of   verwijderen  in  het  systeem.    

15  

De  Flimer  factuurgenerator  

-

 

  Subtab  Factuur  wijzigen   In  deze  tab  kunt  u  de  inhoud  van  facturen  wijzigen  die  nog  niet  zijn  verstuurd  naar  uw   opdrachtgevers.  Kies  eerst  het  contract  waarvoor  u  de  factuur  wilt  wijzigen.  Na  deze  selectie   kiest  u  uit  het  volgende  menu  de  betreffende  factuur  door  het  factuurnummer  te  selecteren.     Vervolgens  drukt  u  op  “Factuur  wijzigen”.  De  factuurgenerator  wordt  gestart  en  kunt  u  de   factuur  aanpassen.  Wilt  u  de  factuur  verwijderen,  klik  dan  op  de  knop  “Factuur  verwijderen”.       o Subtab  Factuur  uploaden   U  kunt  er  ook  voor  kiezen  uw  facturen  in  uw  eigen  programma  op  te  maken.  Om   ervoor  te  zorgen  dat  de  factuur  uiteindelijk  toch  in  uw  administratie  wordt   opgenomen  en/of  wordt  meegenomen  in  het  debiteurenbeheer  dient  u  de  factuur   wel  in  ons  systeem  te  uploaden.   Om  facturen  te  uploaden  dient  u  de  volgende  velden  in  te  vullen:     § Kies  factuur:  Klik  op  “kies  bestand”  om  de  digitale  versie  van  uw  factuur  te   selecteren.   § Contract:  Kies  het  contract  waar  de  factuur  voor  bedoeld  is.  Op  deze   manier  weten  wij  bijvoorbeeld  naar  wie  de  factuur  verstuurd  dient  te   worden  en  wat  de  betalingstermijn  is.   § Type  factuur:  Hier  kiest  u  ervoor  of  het  een  normale  factuur  is  of  een   creditfactuur.  Creditfacturen  worden  uiteraard  niet  meegenomen  in  het   debiteurenbeheer.   § Factuurnummer:  Standaard  wordt  het  eerstvolgende  factuurnummer   getoond.  U  kunt  dit  eventueel  aanpassen.  

16  

 

§

§

Factuurbedrag:  Vul  hier  het  factuurbedrag  in  van  de  factuur.  Dit  bedrag  is   inclusief  BTW.  Dit  hebben  wij  in  een  later  stadium  eventueel  nodig  voor  het   versturen  van  herinneringen  en/of  aanmaningen.     Factuurdatum:  Deze  datum  wordt  op  de  factuur  vermeld  en  wordt   eveneens  gebruikt  als  startpunt  van  het  debiteurenbeheer.    

  Nadat  u  alle  velden  heeft  ingevuld  klikt  u  op  “Upload”.  De  factuur  wordt  in  ons   systeem  opgenomen.      

Het  uploaden  van  een  factuur    

-

 

 

Tab  Factuurhistorie   In  dit  tabblad  kunt  u  de  historie  zien  van  al  uw  facturen.  De  volgende  gegevens  worden   getoond:  (afhankelijk  of  u  ervoor  heeft  gekozen  gebruik  te  maken  van  het  debiteurenbeheer)   o Factuurnr:  Het  factuurnummer  van  de  factuur.   o Factuurdatum:  De  datum  waarop  de  factuur  is  aangemaakt.  Dit  is  eveneens  de   startdatum  van  het  debiteurenbeheer.   o Type:  Normaal  of  creditfactuur   o Contract:  Het  contract  waarop  de  factuur  is  gebaseerd.     o Bedrag:  Het  factuurbedrag  exclusief  BTW.   o Status:  De  status  van  de  factuur.  Er  zijn  4  statusmogelijkheden:   1. Opgemaakt:  Opgemaakt  door  u,  maar  nog  niet  verstuurd  naar  de  klant.   2. Niet  betaald:  De  factuur  is  verstuurd  naar  de  klant,  maar  nog  niet  betaald   3. Betaald:  De  factuur  is  betaald  door  de  klant.   4. Stop  debiteurenbeheer:  U  heeft  aangegeven  dat  het  debiteurenbeheer   voor  deze  factuur  gestopt  mag  worden.    

17  

De  historie  weergegeven  per  factuur  

-

  U  kunt  het  debiteurenbeheer  tussentijds  stoppen.  Dit  betekent  dat  wij  per  direct  stoppen   met  het  versturen  van  herinneringen  en  aanmaningen.       Afhankelijk  van  de  status  heeft  u  eveneens  de  mogelijkheid  om  de  facturen  te   Openen:  Klik  hierop  en  de  factuur  wordt  in  een  apart  venster  geopend.   Verwijderen  (Bij  status  “Opgemaakt”):  De  factuur  wordt  verwijderd.   Openen  van  dossier:  U  kunt  het  complete  dossier  van  de  factuur  bekijken  door  op  deze  link   te  klikken  (zie  volgend  tabblad)     Tab  Dossiers  (Alleen  bij  het  gebruik  van  Flimer  debiteurenbeheer)   U  kunt  het  complete  dossier  van  een  factuur  bekijken.  Hierdoor  is  het  in  1  overzicht  duidelijk   wanneer  de  factuur  is  verstuurd,  wanneer  eventueel  herinneringen  en  aanmaningen  zijn   verstuurd  en  wanneer  de  factuur  betaald  is.    Kies  eerst  het  jaar  en  daarna  het   factuurnummer.  Vervolgens  wordt  het  dossier  geopend.    

Het  dossier  per  factuur  waarin  u  de  status  van  het  debiteurenbeheer  kunt  volgen.  

 

 

18  

 

  -

3.6.

  Tab  Facturen  Flimer     In  dit  tabblad  ziet  u  de  facturen  die  door  ons  naar  u  zijn  verstuurd  voor  de  geleverde   e dienstverlening.  Facturen  worden  rond  de  5  van  de  nieuwe  maand  verstuurd.    

FAQ  

De  antwoorden  op  de  meest  gestelde  vragen  vindt  u  op  deze  pagina.  Deze  pagina  wordt  regelmatig   bijgewerkt.  Mocht  u  vragen  hebben  over  het  gebruik  van  het  systeem,  raadpleeg  dan  eerst  deze   pagina.  De  kans  is  groot  dat  u  het  antwoord  op  uw  vraag  hier  terugvindt.        

  Antwoorden  op  de  meest  gestelde  vragen  zijn  in  de  FAQ  terug  te  vinden  

 

19