Handleiding EPexpress Versie 4

Handleiding EPexpress Versie 4 © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

Introductie EPexpress De oplossing voor het aanmaken van Externe Integratie bestanden voor de Vektis standaard GZ321 onderdeel Basis GGZ. Met EPexpress k an op laagdrempelige wijze een declaratie worden aangemaak t voor de zorgverzek eraars of cliënten. Daarnaast k an de DIS aanlevering worden voorbereid. Om optimaal gebruik te maken van EPexpress, gaat Promeetec bv uit van de minimale eisen zoals die staan beschreven in het ECDL, het Europees Computer Rijbewijs. Indien er vragen zijn over het gebruik van EPexpress kunnen deze per e-mail worden gesteld via: [email protected]

© 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag w orden gereproduceerd op w elke w ijze dan ook (grafisch, elektronisch of mechanisch, inclusief maar niet beperkt tot fotokopieren, opnemen, of het opslaan met informatie/data opslag systemen) zonder de schriftelijke toestemming van de uitgever. De producten w aarnaar in dit document w ordt verw ezen kunnen auteursrechten/handelsrechten van de desbetreffende eigenaren bevatten. De uitgever en de auteur maken op geen enkele w ijze aanspraak op deze rechten. De inhoud van dit document is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Wanneer er desondanks onjuistheden in mochten voorkomen, aanvaardt Promeetec bv daarvoor geen enkele aansprakelijkheid, noch voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie en softw are. Geprint: augustus 2014, Eindhoven

Inhoud

Inhoudsopgave 0

Deel I

Aanleiding

1

Deel II

Samenvatting

2

Deel III

Downloaden setup en installatie EPexpress

3

Deel IV

Starten, afsluiten en updaten

8

Deel V

Vullen van standaardgegevens 1 2 3 4 5 6 7 8

Deel VI

................................................................................................................................... Stap 1: Contractantgegevens ................................................................................................................................... Stap 2: Aanpassen factuurlayout ................................................................................................................................... Stap 3: Voeg contracten toe ................................................................................................................................... Stap 4: Opvoeren Behandelaars ................................................................................................................................... Stap 5: Onderhouden prestatiecodes ................................................................................................................................... Stap 6: Onderhouden tarieven ................................................................................................................................... Stap 7: Opvoeren Verwijzers ................................................................................................................................... Stap 8: Systeem Configuratie

Verwerken van declaraties 1 2 3 4 5 6 7 8

Deel VII

28 31 41 43 47 49 50 52

55

................................................................................................................................... DIS Client ................................................................................................................................... DIS Behandeltraject ................................................................................................................................... DIS Diagnose ................................................................................................................................... DIS ROM incl ROM item ................................................................................................................................... DIS Overige Verrichting ................................................................................................................................... DIS Aanlevering

Index

11 13 14 16 18 19 22 24

27

................................................................................................................................... Stap 1: Vastleggen en zoeken van cliëntgegevens ................................................................................................................................... Stap 2: Vastleggen van prestatiegegevens ................................................................................................................................... Stap 3: Zoeken van prestaties ................................................................................................................................... Stap 4: Exporteren van prestaties ................................................................................................................................... Stap 5: Declareren ................................................................................................................................... Stap 6: Ophalen van retourinformatie via VECOZO ................................................................................................................................... Stap 7: Dispuut / inlezen retourinformatie ................................................................................................................................... Stap 8: Afhandelen disputen

DIS gegevens 1 2 3 4 5 6

10

56 57 60 62 64 66

70

© 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

I

1

1

EPexpress 4

Aanleiding

EPexpress, de aanleiding... In de zorgsector is afgesproken om de geleverde zorg digitaal te declareren aan de verzekeraars door middel van zogeheten EI berichten. EI staat voor Externe Integratie. De verzekeraars beantwoorden deze berichten met digitale EI retourberichten. De inhoud en de vorm van deze EI berichten zijn o.a. door Vektis beschreven en vastgelegd in EI standaarden. Hiermee is het gehele berichten verkeer rondom het declareren gedigitaliseerd. In 2013 is voor de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) een nieuwe EI berichten standaard vastgesteld. Het betreft het rapport GZ321/GZ322. Het rapport is bedoeld voor de Generalistische (Basis) en Gespecialiseerde GGZ. De standaard is geschikt voor prestaties en behandelingen gestart in 2014. EPexpress richt zich op het Basis GGZ gedeelte van de standaard en is niet geschikt om declaraties voor de Gespecialiseerde GGZ (DBC's) aan te maken. Meer informatie over dit rapport en de communicatie in de zorg is beschikbaar op de website van Vektis www.vektis.nl. Voor een aantal zorgverleners zal de invoering, aanpassing en het gebruik van deze digitale berichten worden verzorgd door de leveranciers van hun geautomatiseerde zorgadministraties. Maar voor een deel van de zorgverleners zal deze manier van declareren leiden tot organisatorische struikelblokken en/of relatief hoge kosten voor automatisering. Het declaratieprogramma EPexpress is bedoeld om ook deze laatste groep zorgverleners te ondersteunen.

EPexpress, de mogelijkheden... Als zorgverlener in de Basis GGZ kunt u met EPexpress de geleverde zorg digitaal declareren aan de verzekeraars. Ook kunt u de berichten van de verzekeraars, als antwoord op uw eerder verzonden declaraties, inlezen en verwerken. De overige functionaliteiten van EPexpress zijn: Aanmaken restitutienota voor uw cliënt, Aanmaken afgeleide restnota voor uw cliënt, Cliënten-, tijd-, tarief- en prestatiebeheer incl. mogelijkheden voor notities, Contractenbeheer per verzekeraar, Beheren zorgverlenersgegevens behandelaars en verwijzers, Tonen diverse overzichten, Verwerken retourinformatie zorgverzekeraar, Registreren DIS gegevens tbv de minimale dataset, LVE en SBG gegevens, Exporteren DIS gegevens om vervolgens DIS aanlevering uit te laten voeren. Zo kunt u uw gehele declaratieproces door EPexpress af laten handelen.

EPexpress, de ondersteuning... Als u vragen heeft rondom de installatie en het gebruik van EPexpress helpen wij u graag. Veel gestelde vragen en de antwoorden vindt u op onze website, www.EPexpress.nl Staat uw vraag daar nog niet bij? Stuur dan een e-mail aan de helpdesk [email protected]. Wij beantwoorden uw vraag zo spoedig mogelijk. Vragen over de Basis GGZ systematiek kunnen wij niet beantwoorden. Wij gaan ervan uit dat u op de hoogte bent van de NZA beleidsregel en regeling voor de Generalistische basis GGZ. Deze kunt u vinden op www.nza.nl (Regeling NR/CU-539 en Beleidsregel BR/CU-5101 of opvolgende regelingen en beleidsregels). Meer informatie vindt u ook op www.invoeringbasisggz.nl.


Aanleiding

2

Samenvatting

EPexpress is geschikt voor zorgaanbieders die zorg uit de Basis GGZ (Generalistische GGZ) willen declareren. Met EPexpress kunt u declaratiebestanden conform de GZ321 standaard aanmaken. Deze bestanden kunt u via VECOZO bij de zorgverzekeraars indienen. De retourinformatie kunt u in EPexpress inlezen en verwerken. Naast het declareren kunt u de DIS aanlevering voorbereiden. EPexpress is te downloaden vanaf www.EPexpress.nl. Opvoeren standaardgegevens Initieel moeten standaardgegevens opgevoerd worden. Via 'Contractanten en contracten' kunt u de praktijk/instellingsgegevens opvoeren. Voor elke verzekeraar maakt u in EPexpress een contract aan. Via 'Behandelaars' vult u de gegevens van de individuele behandelaars. Heeft u naast de landelijke prestatiecodes bilaterale codes met verzekeraars afgesproken? Dan kunt u deze bij 'Prestatiecodes' opvoeren. Via 'Tarieven' koppelt u per zorgverzekeraar de tarieven aan de prestatiecodes. Via kopiëren tarieven kunt u deze tarieven aan andere verzekeraars koppelen. De 'Verwijzers' voert u eenmalig op. Nieuwe verwijzers kunt u elk moment weer opvoeren. Aanmaken Cliënten en Prestaties Na het opvoeren van de standaardgegevens kunt u de gegevens van de cliënten opvoeren via het hoofdscherm Beheer, Cliënten. Aan een cliënt kunt u een prestatie koppelen. U vult de prestatiedetails en de tijdsbesteding. Via de knop 'Declarabel stellen' kunt u controleren of de verplichte velden gevuld zijn. Via de knop 'OK' verlaat u het prestatie scherm en kunt u de wijzigingen 'Opslaan'. Aanmaken en verwerken declaraties Na het declarabel stellen en opslaan van prestaties kunt u via het hoofdscherm Declaraties, Exporteer prestaties declaratiebestanden per verzekeraar aanmaken. U slaat deze bestanden op en via de website van VECOZO (inloggen met uw persoonlijke certificaat) kunt u deze declaraties naar de zorgverzekeraars sturen. Via VECOZO ontvangt u ook retourinformatie van de verzekeraars. Deze retourinformatie (eerst opslaan) kunt u via het hoofdscherm Dispuut, Inlezen EI retourbericht weer inlezen in EPexpress. De retourinformatie kunt u vervolgens verwerken via het hoofdscherm Beheer, Prestatie overzicht. DIS gegevens en aanlevering Afhankelijk van de prestatie kunt u de DIS tabbladen vullen. De DIS tabbladen zijn onderverdeeld in een DIS algemeen, DIS LVE en DIS SBG stuk. EPexpress biedt u de mogelijkheid om alle voor het DIS benodigde gegevens te vullen. Nadat u op de knop 'DIS Gereed' in het prestatiescherm geklikt heeft kunt u ook de DIS gegevens exporteren. Het DIS bestand dat uit EPexpress komt is nog geen compleet DIS bestand. U kunt dit via een servicebureau laten omzetten en laten indienen. Voor meer informatie over de DIS aanlevering en de kosten hiervan kunt u contact opnemen met Promeetec: [email protected]. In deze handleiding staan bovengenoemde onderdelen stap voor stap beschreven.


2

3

3

EPexpress 4


Het downloaden van het set-up bestand kan via de website van EPexpress: www.EPexpress.nl. Na het downloaden kunt u het bestand installeren. Hieronder staat stap voor stap het downloaden installatieproces beschreven. LET OP! Als het installeren van EPexpress niet lukt dat kan dit te maken hebben met de beveiliging van uw systeem. Neem in dat geval contact met uw ICT helpdesk op. Zij kunnen de rechten aanpassen zodat u de software kunt installeren. Daarnaast is het belangrijk dat de locaties waar de software wordt opgeslagen voldoende schrijfrechten hebben. Onderstaande stappen gaan uit van gebruik van Internet Explorer 10. Als u gebruik maakt van een andere browser of versie dan kunnen de eerste stappen (1-5) wat afwijken.

1. Klik op de link hierboven of type de link in de adresbalk van de webbrowser (Internet Explorer).

2. De introductie pagina voor EPexpress wordt getoond. Klik op de link "Download EPexpress hier" om het downloadproces te starten. 3. Het kan zijn dat uw browser stap 3 tm 6 overslaat. Als u de installatie direct wilt uitvoeren, klik dan op " Uitvoeren". Stap 4 wordt dan overgeslagen. Als u het set-up bestand eerst wilt opslaan om de installatie op een later tijdstip te kunnen uitvoeren, klik dan op "Opslaan". 4. Selecteer de locatie waar het installatiebestand moet worden opgeslagen en klik op "Opslaan". 5. Het installatiebestand wordt gedownload. 6. Er kan nog een beveiligingswaarschuwing volgen, klik op "Uitvoeren" om het installatiebestand te downloaden. 7. Vervolgens verschijnt de Taalkeuze voor Setup. Klik op "OK".



8. U kunt nu het installatieprogramma gaan installeren. Klik op "Volgende" in het Setup-EPexpress scherm.

9. Het scherm met de licentieovereenkomst verschijnt. Klik op "Ik accepteer de licentieovereenkomst" en vervolgens op "Volgende".


4

5

EPexpress 4

10. Selecteer de doelmap waar EPexpress moet worden geïnstalleerd. Wij raden u aan om van de standaard locatie "C:\Program Files\Promeetec\EPexpress" (die al is ingevuld) gebruik te maken. Klik op "Volgende".


Downloaden setup en installatie EPexpress 11. Om EPexpress via de Start knop te kunnen openen kunt u nu klikken op "Volgende".

12. Om EPexpress ook via het bureaublad te kunnen openen klikt u op "Volgende". Als u geen snelkoppeling op uw bureaublad wilt dan kunt u deze keuze uitvinken. De snelkoppeling via de Snel starten werkbalk kunt u aanvinken. Klik op "Volgende".

13. Het voorbereiden van de installatie is nu gereed. Klik op "Installeren". © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

6

7

EPexpress 4

14. Bezig met installeren. 15. De laatste stap is het voltooien van de installatie. Klik op "Voltooien".

16. De codelijsten (zoals uzovi, prestatiecodes etc) worden nu gedownload. Hier merkt u niets van. Vervolgens verschijnt het EPexpress programma op uw scherm.



4


EPexpress kan op de volgende manieren worden opgestart: 1) Ga naar Start, Alle programma's, Promeetec, EPexpress4.0

2) Ga naar het bureaublad en dubbelklik op icoon EPexpress4

Als EPexpress is opgestart zal het hoofdscherm worden getoond.

Dit hoofdscherm is het hoofdmenu van EPexpress. De volgende menu opties zijn beschikbaar: 1) Beheer; Clienten en Prestatieoverzicht Clienten en prestaties kunnen worden geselecteerd en gemuteerd. 2) Declaraties; Exporteren van declaraties en tonen van aangemaakte declaraties. Daarnaast kunnen ook gegevens tbv DIS worden geëxporteerd en getoond. 3) Dispuut; Inlezen EI retour bericht. Verwerken van retourinformatie van de verzekeraar. 4) Instellingen: Gegevens van de zorgverleners (behandelaars en verwijzers). Contractbeheer van uw contracten met zorgverzekeraars. Beheer van prestatiecodes en tarieven. Via de optie systeemconfiguratie vindt u de lokaties waar de bestanden staan opgeslagen en informatie voor systeembeheerders. © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

8

9

EPexpress 4

U kunt het programma afsluiten via: Het "

" rechtsboven in het hoofdscherm.

EPexpress updaten Bij het opstarten van EPexpress worden automatisch de nieuwste codelijsten gedownload. Het is verstandig om regelmatig, bijvoorbeeld één keer per maand op de site van EPexpress, www. epexpress.nl te kijken of er een nieuwe versie is uitgebracht. Een nieuwe versie kunt u dan downloaden zoals in het vorige hoofdstuk 'Downloaden setup en installatie EPexpress' beschreven staat. U behoudt dan wel de gegevens van de reeds door u ingevulde instellingen, cliënten en prestaties. In het hoofdscherm kunt u rechtsbovenin op "Over EPexpress" klikken. U kunt daar de versie zien die u gebruikt. Op de website kunt u zien wat de meest recente versie is.

EPexpress veiligstellen (backup) Het is belangrijk om regelmatig een backup van EPexpress te maken. Hoe u een backup maakt staat uitgelegd in Stap 8 van het onderdeel 'Vullen van standaardgegevens'.



5

10

Vullen van standaardgegevens

De standaardinstellingen en -gegevens dienen eenmalig gevuld te worden. Deze instellingen hebben vooral betrekking op persoonlijke en bedrijfsgegevens die nodig zijn voor het declaratieproces. In de volgende hoofdstukken wordt in 8 stappen uitgelegd hoe u de standaardgegevens kunt vullen. Hieronder volgt de samenvatting van de 8 stappen. In stap 1 wordt uitgelegd hoe u de contractantgegevens, uw AGBcodes en adres en bankgegevens kunt opvoeren. Stap 2 behandelt uw papieren facturen. Door het aanpassen van de factuurlayout kunt u ervoor zorgen dat de papieren facturen er op uw briefpapier goed uitzien. Deze stap kunt u ook op een later moment bekijken. Bijvoorbeeld op het moment dat de eerste papieren factuur wordt aangemaakt. Stap 3 begeleidt u in het toevoegen van elke verzekeraar aan EPexpress. Dit is noodzakelijk om prestaties voor een bepaalde verzekeraar aan te kunnen maken. Stap 4 legt uit hoe u de behandelaars van uw praktijk of instelling kunt opvoeren. Door eenmalig de naam, specialisme en AGBcode op te voeren kunt u later in het proces gemakkelijk behandelaars koppelen aan prestaties. Stap 5 behandelt de bilateraal afgesproken prestatiecodes. Indien u alleen landelijk vastgestelde prestatiecodes gebruikt kunt u deze stap overslaan. Bij stap 6 kunt u tarieven aan prestatiecodes en verzekeraars koppelen zodat u deze niet handmatig per behandeling hoeft in te voeren. Als u deze stap overslaat moet u bij elke prestatie handmatig het tarief vullen. Bij stap 7 registreert u de gegevens van alle verwijzers van cliënten die u momenteel behandelt. Bij elke nieuwe verwijzer dient u deze eenmalig op te voeren. Tenslotte wordt de systeemconfiguratie in stap 8 beschreven. Dit onderdeel is met name voor de systeembeheerders bedoeld. Bovenstaande mogelijkheden worden stap voor stap uitgelegd in dit onderdeel 'Vullen van standaardgegevens'.


11

5.1

EPexpress 4

Stap 1: Contractantgegevens

Ga in het hoofdscherm naar Instellingen klik op "Contractanten en contracten". Het contractant beheer scherm verschijnt.

Klik op "Toevoegen". Het contractant beheer details scherm verschijnt:

In dit scherm moeten de algemene gegevens worden ingegeven. U kunt via de Tab toets of de muis tussen de velden wisselen. Wanneer u één keer op de “Tab” toets klikt dan gaat u één veld verder. Wanneer u de Shift” toets en de “Tab” toets samen indrukt gaat u één veld terug. Wanneer u met de muis op een veld gaat staan en u klikt één keer met de linker muistoets dan zit u in het betreffende invulveld.



12

Bij Naam vult u de naam van de praktijk of instelling. Vervolgens vult u de AGB gegevens. Deze codes zijn altijd 8 posities lang en beginnen nooit met 00. De eerste twee posities zeggen iets over de zorgsoort en kunnen daarom nooit met 00 beginnen. De AGB code kunt u raadplegen op de AGB webzoeker van Vektis: www.agbcode.nl. U kunt daar ook zien of er sprake is van een praktijk of instellingscode. Vul de AGBcodes zeer nauwkeurig. Deze codes worden in de declaratiebestanden opgenomen dus een foutieve code leidt tot afgewezen prestaties. Er is altijd sprake van een praktijk óf instelling. Indien er sprake is van een praktijk dan vult u ook de zorgverlenerscode, de instellingscode blijft dan leeg. Indien er sprake is van een instelling, dan vult u alleen de instellingscode. De praktijk en zorgverlenerscode blijven dan leeg. Dit onderscheid tussen praktijk en instelling wordt hieronder uitgelegd. AGB code bij praktijk: Vul bij AGB zorgverlener de persoonlijke AGBcode van de praktijkhouder of een zorgverlener uit de praktijk. Indien er meerdere zorgverleners werkzaam zijn in de praktijk dan kunt u straks per prestatie aangeven welke zorgverlener de uitvoerder/behandelaar is. Voor het contract in EPexpress kunt u nu maar 1 AGB zorgverlenerscode vullen. Vervolgens vult u bij de AGB praktijk de AGBcode van de praktijk. Bij een praktijk zijn de AGB zorgverlener en AGB praktijk altijd verplicht. Bij een praktijk mag u geen instellingscode vullen. Laat de instellingscode dan op 00000000 staan. Vul de naam van de praktijk. Wanneer elke zorgverlener uit de praktijk een eigen contract heeft gesloten en zelfstandig wil declareren dan moeten er aparte contractanten opgevoerd worden (stap 1, 2 en 3 van dit hoofdstuk herhalen). LET OP! Indien u van de verzekeraar een AGB code voor de praktijk heeft ontvangen met slechts 7 cijfers dan dient u een extra '0' (nul) toe te voegen op de derde positie. Fouten in de agbcode zijn later lastig te herstellen. Controleer dit dus goed! Praktijken beginnen meestal met 940 en zorgverlenerscodes met 94. Deze codes zijn altijd 8 posities lang. AGB code bij instelling: Bij een instelling is de AGB zorginstelling verplicht. Vul de AGBcode en naam van de instelling. Instellingen hebben vaak een AGBcode die start met 22, 0629 of 54. BTW nummer: Het BTW identificatienummer dient verplicht te worden gevuld als de zorgverlener BTW-plichtig is, ongeacht of er in declaratiebestanden wel of niet sprake is van gedeclareerde zorg, waarop BTW van toepassing is. Het BTW-identificatienummer van een Nederlandse ondernemer bestaat uit 3 blokken met een totaal van veertien posities: Landcode (NL) + 9 cijfers + toevoeging (B01 t/m 99) Het begint met de landcode "NL", gevolgd door negen cijfers, waarin uw omzetbelastingnummer is opgenomen plus een toevoeging van drie posities: B01 t/m B99. Het omzetbelastingnummer heeft vaak minder dan negen cijfers. In dat geval wordt het omzetbelastingnummer aangevuld met voorloopnullen. Dus als uw omzetbelastingnummer "123456" is dan is het middelste blok van 9 cijfers: 000123456 Er kunnen geen punten, komma's, spaties of andere vreemde tekens voorkomen in het nummer. IBAN: Deze code wordt gebruikt voor de papieren restitutie- en restfactuur. Indien u het IBANveld vult, dan dient u ook de tenaamstelling te vullen. In de elektronische declaratie (die via VECOZO verstuurd wordt) wordt geen IBAN meegegeven. U moet er dus voor zorgen dat de verzekeraars bij wie u elektronisch declareert uw IBAN gegevens in hun systemen hebben opgenomen. Adres, Postcode, Woonplaats en Telefoonnummer. Deze velden worden gebruikt voor de papieren restitutie- en restfactuur.


13

5.2

EPexpress 4

Stap 2: Aanpassen factuurlayout

Als EPexpress voor cliënten een papieren restitutie- en restfactuur aanmaakt dan kunt u de layout van de nota aanpassen aan uw briefpapier. Wij raden u aan zoveel mogelijk de standaardinstellingen te volgen. Pas als dit een conflict oplevert met uw briefpapier kunt u dit aanpassen. Klik hiervoor op:

De papieren facturen worden volgens een vast formaat aangemaakt. Indien u dit wilt aanpassen is dat mogelijk. Door de X waarden aan te passen kunt u de velden op de factuur meer naar links of rechts verschuiven. Door de Y waarden aan te passen kunt u de velden hoger of lager op de factuur laten tonen. Zo kunt u de nota aanpassen zodat deze op uw eigen briefpapier past. Ook kunt u een logo rechtsboven de factuur laten plaatsen. Vink hiervoor "Logo" aan en blader naar het bestand waarin u uw logo heeft opgeslagen.

Via het exporteren van het declaratiebestand kunt u middels de knop "Preview" de standaard papieren nota zien en vergelijken met uw briefpapier. U kunt dit het beste doen op het moment dat dit zich het eerst voordoet. Het is van te voren lastig om te bepalen voor welke verzekeraar er een papieren factuur uit EPexpress komt. Hoe u een cliënt en een factuur aanmaakt wordt verderop in deze handleiding uitgelegd.



5.3

Stap 3: Voeg contracten toe

Via "Voeg nieuw contract toe" kunt u de verzekeraars selecteren van uw cliënten. Om voor een cliënt te kunnen declareren is het noodzakelijk om de verzekeraar van de cliënt eenmalig als contract toe te voegen. Dit geldt voor alle verzekeraars (labels en volmachten), onafhankelijk of u hier een overeenkomst mee heeft gesloten. Klik op "Voeg nieuw contract toe". - Zorgverzekeraar: Selecteer een verzekeraar. Alle zorgverzekeraars zijn opgenomen in EPexpress.

Soms is het prettig om een veld in EPexpress breder te maken zoals bijvoorbeeld bij de kolom Zorgverzekeraar. Dit doet u door tussen de kolomkoppen te staan. De muispijl verandert dan in een dubbele pijl. U kunt dan de kolom breder slepen. Dit geldt ook voor de grootte van de schermen (behalve het hoofdscherm). Deze kunt u ook groter maken door op de buitenste rand te gaan staan met de dubbele muispijl.


14

15

EPexpress 4

- Betaling aan: Selecteer de 'Betaling aan'. Dit is van belang voor de elektronische declaraties. Indien het een praktijk betreft dan kan bij de 'Betaling aan' gekozen worden voor praktijk of zorgverlener. Kiest u voor zorgverlener, dan betaalt de verzekeraar de factuur uit op het banknummer van de zorgverlener dat bekend is bij de verzekeraar. Kiest u voor betaling aan praktijk, dan betaalt de verzekeraar de factuur uit op het banknummer van de praktijk dat bij de verzekeraar bekend is. Het kan zijn dat de zorgverzekeraar in de contracten heeft vastgesteld hoe u de 'Betaling aan' moet vullen. Bij restitutie en restnota's verschijnt het banknummer en de tenaamstelling zoals u deze in stap 1 opgevoerd heeft op de factuur. - Contract/betaalovereenkomst: Als u een overeenkomst (contract of betaalovereenkomst) heeft gesloten met de betreffende verzekeraar dan vinkt u dit aan. Het wel of niet hebben van een contract of betaalovereenkomst in combinatie met de ingangsdatum kan invloed hebben op het soort declaratiebestand dat EPexpress aanmaakt. Sommige verzekeraars willen altijd een elektronische declaratie, ongeacht de aanwezigheid van een contract of betaalovereenkomst, andere verzekeraars willen alleen papieren restitutienota's van niet-gecontracteerde zorgverleners (via de cliënt). Heeft u geen contract maar wel afgesproken om elektronisch te declareren? Vink dan aan dat u een contract/betaalovereenkomst heeft. - Ingangsdatum: De ingangsdatum dient u altijd te vullen. Dit is de ingangsdatum van het contract óf als er geen contract is, de datum vanaf wanneer u behandelingen uitvoert die u wilt gaan declareren. Het meest logische is om te starten met 01-01-2014 omdat de regeling vanaf dat moment ingaat. Bij de cliënten kunt u geen prestaties aanmaken van vóór 01-01-2014. - Vervaldatum: De vervaldatum vult u met bijvoorbeeld de einddatum van het lopende jaar. Indien u een bepaalde einddatum met de verzekeraar heeft afgesproken, dan vult u dit bij 'Vervaldatum'. - Aktief?: De kolom 'Aktief?' vinkt u uit indien u voor een bepaalde verzekeraar en periode geen prestaties meer aanmaakt, bijvoorbeeld bij oudere jaren. In het prestatiescherm zal dit contract dan niet meer zichtbaar zijn. Koppel alle zorgverzekeraars aan uw contractant. Via "Verwijder contract" kunt u contracten met verzekeraars verwijderen. Dit kan alleen wanneer er geen prestaties gedeclareerd zijn bij deze verzekeraar voor deze periode. Als dit wel het geval is, kunt u het contract niet verwijderen. U kunt het contract wel in-aktief maken zodat deze in de prestatieschermen niet meer zichtbaar is. Als u alle verzekeraars waarvan u cliënten onder behandeling heeft, heeft toegevoegd, dan kunt u 'Opslaan'. U kunt uiteraard ook tussentijds opslaan of op een later moment (bijvoorbeeld tijdens het aanmaken van een prestatie) contracten met verzekeraars toevoegen of gegevens aanpassen. Na "Opslaan" komt u weer in het contractantenbeheer scherm. Via "Toevoegen" kunt u nieuwe praktijken of instellingen in EPexpress opvoeren. Dit is alleen noodzakelijk als u voor meerdere praktijken of instellingen declaraties wilt aanmaken. Wilt u voor dezelfde praktijk of instelling meerdere zorgverleners toevoegen dan doet u dit via "Behandelaars". Dit wordt in de volgende stap uitgelegd. Via "Sluiten" komt u weer in het beginscherm van EPexpress.



5.4

Stap 4: Opvoeren Behandelaars

In de prestaties van de cliënten moet de code van de zorgverlener geselecteerd worden bij de velden 1e hoofdbehandelaar, 2e hoofdbehandelaar en uitvoerder. De persoonlijke AGBcode van de zorgverlener moet u eenmalig opvoeren bij "Behandelaars". Via het beginscherm van EPexpress, bij Instellingen, "Behandelaars" kunt u de namen en AGBcodes van de zorgverleners uit uw praktijk of instelling opvoeren.

Via "Toevoegen" kunt u een behandelaar toevoegen en via "Wijzigen" kunt u de gegevens van een eerder toegevoegde behandelaar wijzigen.

Het betreft de persoonlijke AGBcode van de behandelaar. De behandelaar moet een specialisme hebben dat, zoals beschreven door DBC-Onderhoud en in de NZA beleidsregels, onder de categorie 'hoofdberoep' valt. Op www.agbcode.nl kunt u de persoonlijke AGBcodes en de omschrijving van het specialisme raadplegen. Voer de volledige persoonlijke AGBcode van de behandelaar in. Deze bevat 8 posities en zal doorgaans starten met 94. Eenmaal opgevoerde AGBcodes kunt u niet meer aanpassen. U kunt wel de naam aanpassen in bv Niet Gebruiken en opnieuw de juiste code (met naam) opvoeren. Let op! Op www.agbcode.nl worden andere codes voor de specialisme gebruikt dan bij DBC-Onderhoud. Let dus vooral op de omschrijving van het specialisme. De Naam komt niet terug in de declaratie of bij de DIS gegevens. Er worden alleen AGB- en


16

17

EPexpress 4

specialismecodes meegegeven in de declaratie/DIS. U kunt dus de naam gebruiken die u intern ook gebruikt.



5.5

18

Stap 5: Onderhouden prestatiecodes

Via 'Instellingen' en 'Prestatiecodes' kunt u aangeven welke prestatiecodes er naast de landelijk bepaalde codes en innovatiecodes gebruikt worden. De landelijk vastgestelde prestatiecodelijst kunt u hier raadplegen maar deze kunt u ook vinden op www.tog.vektis.nl en heeft prestatiecodelijstnummer 063. Het kan zijn dat zorgverzekeraars met u andere prestatiecodes afspreken. Deze kunt u opvoeren in dit onderdeel van EPexpress. Heeft u geen andere codes afgesproken dan de landelijke of innovatiecodes, dan kunt u deze stap overslaan. Ga naar "Prestatiecodes" . Het volgende scherm verschijnt:

U kunt nu de prestaties toevoegen die in uw praktijk gebruikt worden. Landelijk vastgestelde codes kunt u niet aanpassen. Bij het aanmaken van de prestaties per client krijgt u een overzicht te zien van de landelijk en bilateraal afgesproken prestatiecodes. Dit wordt in het volgende hoofdstuk behandeld. Uiteraard kunt u deze lijst op een later moment weer bijwerken. Klik op "Toevoegen". Het volgende scherm verschijnt:

De bilateraal afgesproken prestaties vallen altijd onder de codellijst 990. U vult de bilaterale code. Dit veld is alfanumeriek en 6 posities lang. Let dus goed op. Heeft u een code afgesproken die met een 0 begint dan moet u deze 0 ook invoeren. De betekenis of omschrijving van de code kunt u ook vullen. Klik op "Opslaan". Voer eventueel meer bilaterale codes op. Extra informatie: Prestaties die u aanmaakt met deze bilaterale codes worden niet bij het DIS aangeleverd.


19

5.6

EPexpress 4

Stap 6: Onderhouden tarieven

Bij het aanmaken van prestaties voor uw cliënten kunt u handmatig per prestatie/cliënt het tarief van de prestatie opvoeren. Het is echter ook mogelijk om dit eenmalig standaard te vullen per contract zodat u bij de afzonderlijke cliënten en prestaties dit niet meer hoeft te doen. Ga naar 'Instellingen', "Tarieven". Selecteer de contractant en kies contract waarvoor u de tarieven wilt opvoeren. Indien u niet de juiste contractant of contract heeft aangemaakt kunt u via 'Contractant beheer' naar het Contractant beheer scherm en hier de contractant en/of het contract alsnog opvoeren.

Klik op "Selecteer". Het volgende scherm verschijnt:

Klik op "Toevoegen". Het volgende scherm verschijnt:



20

Selecteer de prestatiecodelijst. U selecteert lijst 063 als u tarieven van de landelijke prestatiecodes wilt opvoeren. Voor bilaterale codes selecteert u codelijst 990. Dan worden de codes getoond die u heeft opgevoerd in het scherm 'Prestatiecodes' als onderdeel van het blok 'Instellingen'. Ontbreekt er een bilaterale code? Dan gaat u terug naar het hoofdscherm en via Instellingen, Prestatiecodes voert u deze alsnog op. Het tarief is standaard gevuld met 0,00. U kunt per periode, per code het werkelijke tarief van de prestatie vullen en opslaan. Geef het tarief aan en de begin- en einddatum (expiratiedatum) als deze afwijken van de contractperiode. Als binnen een contractperiode meerdere tarieven per prestatiecode voorkomen dan voert u de tarieven apart op. Let wel op dat de begindatum en einddatum van de tarieven elkaar niet overlappen. Klik op "OK". Herhaal deze stap voor elke prestatiecode. Als u de tarieven niet vult of niet voor elk contract vult, dan kunt u bij het aanmaken van een prestatie voor een cliënt zelf het tarief vullen. Het vullen van de prestatiecodes per verzekeraar zal behoorlijk wat tijd innemen. Bij het opvoeren van prestaties heeft u hier echter direct profijt van. De tarieven worden automatisch gevuld en u hoeft niet meer de afzonderlijke contracten per verzekeraar te raadplegen. Kopiëren tarieven Als u voor een bepaald contract tarieven heeft opgevoerd, dan kunt u deze kopiëren naar andere contracten. Eén tariefafspraak met een zorgverzekeraar geldt vaak voor verschillende verzekeraars, labels en volmachten. U kunt de tarieven dan eenmalig opvoeren en vervolgens kopiëren naar de overige verzekeraars (uzovi's) die dezelfde tariefafspraak hebben. Ga in het hoofdscherm naar "Tarieven", kies het contract waarbij u de tarieven heeft opgevoerd en klik op "Selecteer". Het volgende scherm verschijnt:


21

EPexpress 4

Klik vervolgens op "Kopiëer tarieven naar andere contracten". Vervolgens kunt u de prestatiecodes en de contracten selecteren waarnaar u de prestatiecodes en tarieven wilt kopiëren. Klik op "Toepassen" en de prestatiecodes en tarieven worden gekopieerd naar de andere contracten.

Als een contract al een bepaalde prestatiecode kent, kan deze niet opnieuw gekopieerd worden naar dit contract. Er verschijnt dan een melding met de prestatiecode die reeds is opgenomen. Vink deze code dan uit in het te kopiëren overzicht.



5.7

Stap 7: Opvoeren Verwijzers

In de prestaties van de cliënten moet de code van de (zelf)verwijzer vermeld worden. Doorgaans is dit de zorgverlener (bv huisarts) die voor deze behandeling de cliënt verwezen heeft. De persoonlijke AGBcode van deze zorgverlener moet u eenmalig opvoeren bij "Verwijzers". Het volgende scherm verschijnt:

Klik op "Toevoegen".

Allereerst vult u de code zelfverwijzer die hoort bij de zorgverlener die verwezen heeft. U heeft de keuze uit de eerste vier opties: 01 Verwezen patiënt vanuit de eerste lijn. 02 Verwezen patiënt vanuit een (andere) GGZ-instelling/praktijk, instelling Medisch Specialistische Zorg. 03 Verwezen patiënt vanuit de crisiszorg of SEH (spoedeisende hulp). 04 Eigen patiënt. De overige mogelijkheden voor verwijzing staan hieronder vermeld. Deze hoeven niet bij dit scherm opgevoerd te worden. 05 Verwezen patiënt maar verwijzer heeft geen AGBcode. 06 Zelfverwijzer 07 Bemoeizorg Bij het opvoeren van een prestatie van een cliënt geeft u de code zelfverwijzer aan. Als dat een code 01, 02, 03 of 04 is, dan krijgt u een selectielijst met de opgevoerde verwijzers te zien. Bij een vervolgbehandeling of een transitieprestatie kunt u zelf de verwijzer zijn. U vult eenmalig uw eigen gegevens in combinatie met code zelfverwijzer 04.Code 04 kunt u ook gebruiken bij een behandeling die in 2013 is gestart en waarbij u de verwijsgegevens niet heeft. © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

22

23

EPexpress 4

Wanneer de verwijzing van de patiënt hoort bij optie 05, 06 of 07 hoeft u geen AGBcode aan te geven en kunt u deze code zelfverwijzer bij de prestatie selecteren zonder dat u een AGBcode hoeft aan te geven. Naast de persoonlijke AGBcode van de verwijzer vult u ook de subberoepsgroep van de verwijzer. U kunt deze vinden op www.agbcode.nl. Als de subberoepsgroep niet bekend is kiest u 0000, onbekend. Via "Toevoegen" kunt u een verwijzer toevoegen en via "Wijzigen" kunt u de gegevens wijzigen.



5.8

Stap 8: Systeem Configuratie

De optie Systeem configuratie heeft u, naast de locatie opzoeken voor de backup, in principe niet nodig. De systeemconfiguratie heeft u alleen nodig wanneer u problemen heeft met de standaard aangemaakte factuurnummers, gebruik maakt van een proxy server of data bestanden van EPexpress wilt verplaatsen. Wij raden u daarom aan onderstaande stap over te slaan. Backup maken Via 'Instellingen' en 'Systeem configuratie' en het tabblad Bestandslocaties kunt u de map zien waar de gegevens worden opgeslagen. Kopieer de map 'Data' uit de directory die achter 'Data map' staat. Sla deze map op in een externe schijf. Als uw computer crasht en u installeert een nieuwe versie van EPexpress dan kunt u door middel van de gegevens van de externe schijf weer terug naar de versie die u op het moment van de backup gebruikte.

Via Instellingen, "Systeem configuratie" kunt u de nummering van de factuurnummers en referentienummers aanpassen. Wij raden u aan dit alleen aan te passen als u, nadat u al gedeclareerd heeft, EPexpress op een nieuwe computer installeert. Anders zijn de factuurnummers niet meer uniek en kan de verzekeraar uw declaraties afwijzen. De factuurnummers en referentienummers moeten per declarant uniek zijn voor een periode van 5 jaar. Normaliter hoeft u deze waarden NIET aan te passen aangezien EPexpress deze tellers zelf bij houdt. Gebruik het dus alleen in geval van herinstallatie, computer crash, etc.


24

25

EPexpress 4

Referentienummers Elke gedeclareerde behandeling bevat in het declaratiebestand referentienummers. Ook het DIS bestand kent referentienummers. Door middel van deze referentienummers zien de verzekeraars/DIS dat de prestaties uniek zijn en worden creditprestaties gekoppeld aan debetprestaties. Deze referentienummers worden aangemaakt voor prestatie-, tarief- en tijdbestedingsgegevens. U kunt deze gegevens niet in de schermen van EPexpress zien behalve bij de tijdsbestedingsrecords. U kunt bij Systeem configuratie wel zien bij welke nummering EPexpress gebleven is. Deze referentienummers moeten uniek zijn. Het is daarom van belang om bij herinstallatie van een nieuwe lege EPexpress hier rekening mee te houden. U moet er dan voor zorgen dat dit nummer weer uniek is, dus hoger is dan in de oude versie. Dit is ook het geval als verschillende zorgaanbieders uit dezelfde praktijk met een eigen versie van EPexpress werken.

Daarnaast kunt u de proxy instellingen aanpassen. Als u geen gebruik maakt van een proxy server hoeft u hier niets aan te passen. Dit is vooral van toepassing bij grote organisaties waarbij de internetverbinding afgeschermd is. Als u niet zeker bent of er een proxy server aanwezig is, dan raden we aan om verder geen wijzigingen aan te brengen.



26

In het tabblad 'Bestandslocaties' kunt u zien waar de data van EPexpress in uw computer wordt opgeslagen.

Indien EPexpress niet te starten is, kunt u de locatie van EPexpress configuratiebestand (EPexpress user config.xml) standaard vinden op de lokatie: Vista en Windows 7/8/8.1: C:\Users\gebruikersnaam\AppData\Roaming\Promeetec\EPexpress4 Windows XP: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Promeetec\EPexpress4 De locatie van de database van EPexpress kunt u vinden in het Windows register. Start 'Regedit' en navigeer naar [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Promeetec\EPexpress4] en inspecteer de waarde van veld FileRepositoryDirectory. Op 64-bit systemen navigeer naar HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Promeetec\EPexpress4]. In deze directory staat de database en alle data bestanden van EPexpress. Voorbeeld inhoud veld FileRepositoryDirectory is C:\EPexpressData dus de map met o.a. de database is C:\EPexpressData Wijzigen bestandslocatie Het verplaatsen van gegevensbestanden moet handmatig gebeuren. U kunt de volgende stappen volgen: 1. Sluit EPexpress op alle computers af. Dit is belangrijk omdat EPexpress een multi-user applicatie is en dan de data corrupt kan raken. 2. Verplaats de data map: op Vista en Windows 7/8/8.1 is dit standaard C: \ProgramData\Promeetec\EPexpress4\Data, maar dit kan verschillen per operating systeem (Vista/ Windows XP). 3. Start 'Regedit' en navigeer naar [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Promeetec\EPexpress4] en pas de waarde van veld FileRepositoryDirectory aan. Op 64-bit systemen navigeer naar HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Promeetec\EPexpress4]. Opnieuw starten met EPexpress zonder de eerder opgevoerde gegevens. Wilt u opnieuw starten met een leeg EPexpress programma? Ga dan naar het hoofdscherm 'Instellingen', klik op "Systeem Configuratie". Ga naar het tabblad 'Bestandslocaties'. Bij de 'datamap' staat waar uw EPexpress gegevens zijn opgeslagen. Ga via de Verkenner naar deze map en verwijder de hele map met de database en data. U kunt er ook voor kiezen om alleen de database te verwijderen (EPexpress.pro). Verwijder het configuratiebestand (EPexpress user config.xml). Nu kunt u EPexpress opnieuw leeg opstarten alsof u EPexpress voor de eerste keer opstart! Nadat u de bedrijfsgegevens, verzekeraars, behandelaars, prestatiecodes en tarieven heeft opgevoerd kunt u beginnen met het declareren door het opvoeren van cliënten en prestaties!


27

6

EPexpress 4

Verwerken van declaraties

In dit hoofdstuk wordt stap voor stap uitgelegd hoe u declaraties kunt aanmaken, versturen en de terugkoppeling van de verzekeraars kunt verwerken. Dit proces kunt u kosteloos zelf uitvoeren. Declaratieproces U heeft EPexpress gedownload en geïnstalleerd. Vervolgens heeft u bij 'Instellingen' uw standaardgegevens gevuld en de verzekeraars als contractanten toegevoegd, met of zonder contract/betaalovereenkomst. Eventueel heeft u de persoonlijke AGBcodes van de behandelaars en verwijzers toegevoegd. U heeft uw tarieven ingesteld. U kunt nu beginnen met het vastleggen van de gegevens van uw cliënt. Per cliënt kunt u vervolgens prestaties aanmaken. Een prestatie is een integrale behandeling die u heeft uitgevoerd en waarvoor u een declaratie wilt aanmaken. Voorbeelden zijn Basis GGZ Kort, Basis GGZ Middel, Basis GGZ Intensief en Basis GGZ Chronisch. Nadat u de prestaties bij uw cliënten heeft opgevoerd kunt u de declaraties aanmaken en exporteren. EPexpress kan verschillende soorten declaraties aanmaken. Het gaat hierbij om: - elektronische declaratie per verzekeraar, - restitutienota voor uw cliënt in PDF formaat. - restnota voor uw cliënt (deel dat door de verzekeraar niet vergoed is) in PDF formaat. Achter de schermen bepaalt EPexpress wat voor soort declaratie er aangemaakt wordt. Dit kan per verzekeraar verschillen en kan ook afhankelijk zijn van het hebben van een contract/betaalovereenkomst met de verzekeraar. Een restnota is wel altijd een papieren (PDF) nota voor de cliënt. Een restnota kan pas aangemaakt worden nadat er door de verzekeraar een deel van de prestatie is afgewezen. Dit afgewezen deel kunt u dan via de restnota bij uw cliënt in rekening brengen. Na het aanmaken van papieren declaraties kunt u deze printen en per post versturen of indien afgesproken als PDF bijlage bij een email. De elektronische declaratie stuurt u via VECOZO naar de verzekeraars. Van de verzekeraars ontvangt u voor elektronische declaraties ook elektronische retourinformatie. In deze retourinformatie staat oa uw gedeclareerde bedrag en het door de verzekeraar toegekende bedrag. Indien er een deel is afgewezen geeft de verzekeraar per cliënt aan welk deel is afgewezen en waarom. In EPexpress kunt u deze reacties van verzekeraars, ook wel disputen genoemd, verwerken. De elektronische retourinformatie kunt u rechtsteeks in EPexpress inlezen. Op deze manier kunt u de prestaties afhandelen (afsluiten), crediteren of voor het niet betaalde deel een restnota voor uw cliënt aanmaken. Ook de prestaties die u direct aan uw cliënten heeft gedeclareerd kunt u handmatig in EPexpress afhandelen. Als na het declareren blijkt dat u ten onrechte een prestatie heeft gedeclareerd dan kunt u dit crediteren. Dit kan alleen als de prestatie geheel of gedeeltelijk betaald is. Een afgewezen prestatie kunt u, en hoeft u, niet te crediteren. Een verkeerd afgehandelde declaratie kunt u ook weer heropenen en alsnog op de juiste wijze afhandelen. Bovenstaande proces wordt in dit hoofdstuk stap voor stap uitgelegd! DIS aanlevering Met behulp van EPexpress kunt u ook een DIS aanlevering laten verzorgen. In EPexpress kunt u per cliënt en prestatie ook de DIS gegevens opvoeren. Dit zijn gegevens van de minimale dataset, optioneel LVE gegevens en gegevens tbv de SGB (Stichting Benchmark GGZ). Deze DIS gegevens kunnen worden geëxporteerd en via Promeetec (of een andere aanbieder) aan het DIS worden aangeboden. De ROM meting kunt u niet met EPexpress uitvoeren. De gegevens van de meting (bv scores) kunt u wel opnemen en via DIS bij SBG laten aanleveren. In EPexpress zijn aparte tabbladen opgenomen voor de DIS gegevens. Deze tabbladen worden in het volgende hoofdstuk DIS besproken, Wilt u meer informatie over de kosten en mogelijkheden van de DIS aanlevering? Stuurt u uw vraag dan naar [email protected].



6.1

Stap 1: Vastleggen en zoeken van cliëntgegevens

Vastleggen van cliëntgegevens Via het hoofdscherm, Beheer, "Clienten" komt u in het overzichtscherm van de cliënten. Op het scherm 'Clienten' kunt u via "Toevoegen" cliënten toevoegen.

Klik op "Toevoegen". U komt in het scherm Cliëntgegevens.


28

29

EPexpress 4

In dit scherm kunt u alle gegevens van de cliënt vastleggen. Geel gearceerde velden moet u verplicht vullen. U kunt via de Tab toets of de muis tussen de velden wisselen. Wanneer u één keer op de “Tab toets klikt dan gaat u één veld verder. Wanneer u de “Shift” toets en de “Tab” toets samen indrukt gaat u één veld terug. Wanneer u met de muis op een veld gaat staan en u klikt één keer met de linker muistoets dan zit u in het betreffende invulveld. - Het BSN (Burger-Service-Nummer) moet u verplicht invullen. Indien het BSN niet bekend is, mag u hier 999999999 (9x9) vullen. - Selecteer de verzekeraar van uw cliënt. - Vul het verzekerdennummer van uw cliënt in. Deze gegevens kunt u het beste eerst controleren op de website van VECOZO, www.vecozo.nl. Let op! De begindatum van de prestatie is leidend voor de keuze van verzekeraar. Als uw cliënt gedurende de behandeling (prestatie) van verzekeraar verandert dan vult u toch het verzekeringsnummer (en verzekeraar) die geldt op de begindatum van de prestatie. - Het cliëntnummer is geen verplicht veld. U kunt hier een eigen code of nummer (patiëntnummer) invullen waarmee u de cliënt in het cliëntenscherm kunt zoeken. Het cliëntnummer kan maximaal 11 posities lang zijn. - 'Aktief' staat standaard aangevinkt. Cliënten waarvan de behandeling afgerond, gedeclareerd en afgehandeld is, kunnen het cliëntenoverzicht onnodig lang maken. Door deze op 'non-aktief' te zetten kunt u het overzicht kort houden door het filter 'Alleen aktieve cliënten' aan te vinken in het cliëntenoverzicht. - De achternaam, voorletters, het geslacht en de geboortedatum moet u verplicht vullen. - Vervolgens vult u de adresgegevens.Vul hier de postcode van de verzekerde in (b.v. 1234AB). Standaard staat het land op Nederland. Indien uw cliënt in het buitenland woont kunt u het land selecteren en het veld 'Postcode buitenland' invullen. De woonplaats van een cliënt kunt u optioneel invullen. Dit wordt overgenomen in de restitutie- en restnota. - Het telefoonnummer en emailadres hoeft u niet in te vullen. - Bij notities kunt u vrije teksten opnemen voor deze cliënt. Deze notities gaan niet mee in de declaratie of © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice


30

DIS aanlevering. Als alle gegevens zijn ingegeven, klik dan op "Opslaan" om de gegevens te bewaren. U keert dan terug in het 'Cliënten' scherm. U kunt ook vóór het opslaan eerst de prestatiegegevens vullen en daarna door middel van "Opslaan" zowel de cliënt- als prestatiegegevens opslaan.

De verzekerdengegevens van de cliënt zijn gewijzigd, wat nu? Het kan voorkomen dat verzekerdengegevens van de cliënt wijzigen omdat deze cliënt bijvoorbeeld overstapt naar een andere verzekeraar. In EPexpress kunt u de gegevens op het cliëntenscherm aanpassen. Selecteer de verzekerde, pas de gegevens aan en klik op opslaan. Let op! De begindatum van de prestatie is leidend voor de verzekeraar. Verander de verzekeraar dus pas nadat de prestatie geëxporteerd is.

Zoeken van cliënten Via het hoofdscherm kunt u via 'Beheer', 'Clienten', cliënten zoeken. Het volgende scherm verschijnt:

U kunt cliënten zoeken op naam, cliëntnummer of geboortedatum. Verder kunt u filteren op geslacht en op aktieve klanten. De volgorde van dit overzicht kunt u aanpassen door op de kop van de kolom te klikken. Door bijvoorbeeld op 'Naam' te klikken worden de cliënten op alfabetische volgorde getoond van A-Z. Door nogmaals op 'Naam' te klikken worden de cliënten getoond van Z-A. Met de muis kunt u door dubbel te klikken naar het scherm van de cliëntgegevens gaan. Het tabblad 'DIS Cliënt' wordt in een apart DIS hoofdstuk uitgelegd en is alleen bedoeld ten behoeve van de DIS aanlevering.


31

6.2

EPexpress 4

Stap 2: Vastleggen van prestatiegegevens

Nadat u de cliëntgegevens heeft vastgelegd kunt u de betreffende prestaties vast leggen via het tabblad 'Prestaties'. Via het hoofdscherm 'Beheer', "Clienten", het aanklikken van de cliënt en "Selecteer" (of dubbelklikken op Cliënt) komt u in het scherm met Cliëntgegevens. Via het tabblad Prestaties kunt u de prestatie toevoegen. Daarin ziet u een overzicht zien van alle prestaties die voor deze verzekerde zijn aangemaakt. Prestaties scherm

Via "Toevoegen" kunt u een nieuwe prestatie voor deze cliënt aanmaken. Via "Verwijder" kunt u een prestatie verwijderen. U kunt alleen prestaties verwijderen die nog niet gedeclareerd zijn. Via "Kopiëren" kunt u een eerder aangemaakte prestatie kopiëren. U gebruikt dit alleen in het geval dat de prestatie is afgewezen en u deze opnieuw wilt declareren bij de verzekeraar. De prestatie krijgt namelijk hetzelfde behandeltrajectnummer voor DIS. Een vervolgbehandeling of een nieuwe behandeling voor een bestaande patiënt maakt u aan met de knop "Toevoegen". Klik op "Toevoegen". Het prestatie details scherm verschijnt:



32

De belangrijkste cliëntgegevens zijn reeds overgenomen uit het cliëntenscherm. U kunt in het prestatiescherm de cliëntgegevens aanpassen. Deze aanpassing geldt dan alleen voor de betreffende prestatie. Indien de aanpassing voor alle prestaties moet gelden, dan moet u de gegevens in het cliëntenscherm (eerste tabblad) aanpassen. Via "Toon Cliëntgegevens" kunt u zien welke gegevens op deze prestatie van toepassing zijn. Wanneer na het aanmaken van de prestatie (en vóór het exporteren) de gegevens van de cliënt zijn aangepast en u opent de prestatie opnieuw, dan verschijnt de knop "Synchroniseer cliëntgegevens". Als u hierop klikt worden de nieuwe cliëntgegevens in de prestatieregel ingevuld. Doe dit alleen als de nieuwe gegevens van toepassing zijn op de betreffende prestatie. Let op! Als u een prestatie kopieert en de clientgegevens zijn gewijzigd na het aanmaken van de originele prestatie dan worden de nieuwe gegevens niet meegenomen in de gekopieerde prestatie. Er verschijnt in het Prestatie details scherm een extra knop bij de 'Client' gegevens. Klik dan eerst op deze 'Synchroniseer Cliëntgegevens' knop.


33

EPexpress 4

Het deel Algemeen bevat de volgende velden:

- Machtigingsnr: dit hoeft u alleen te vullen als u van de verzekeraar een machtigingsnummer voor het

uitvoeren van deze prestatie heeft ontvangen. - Begindatum prestatie: dit veld moet u verplicht vullen met de startdatum van de prestatie. Wanneer het gaat om een transitieprestatie (behandeling is gestart in 2013) dan vult u hier 01-01-2014. Een prestatie start altijd in 2014 (of later). Op basis van de begindatum en de zorgverzekeraar zal EPexpress de mogelijke contracten ophalen. Gebeurt dit niet, klik dan op "Kies contract". Het volgende scherm verschijnt dan:

Selecteer dan het juiste contract. Indien u verschillende contractregels heeft opgevoerd bij deze verzekeraar dan dient u de regel te selecteren waarbij de periode overeenkomt met de begindatum van de prestatie. Klik op "Selecteer". - Einddatum vult u met de datum waarop de integrale prestatie is geëindigd. Deze datum mag niet in de toekomst liggen. - Het veld prestatiecode verwacht dient u zelf te selecteren. Geef aan welke prestatiecode na intake en diagnostiek van de cliënt wordt verwacht op basis van de zorgvraagzwaarte. Dit veld is alleen verplicht als de uiteindelijke prestatiecode (volgend veld) een Basis GGZ prestatie is. Als u de verwachte prestatiecode vult wordt het tarief uit het contractbeheer opgehaald. - De prestatiecode geeft de te declareren integrale prestatie aan. Dit kunt u eigenlijk pas aan het einde van de behandeling definitief vullen. Zodra dit gevuld wordt, wordt het tarief weer uit het contract opgehaald. De Transitieprestatie kent 2 toepassingen: 1. Het betreft de overgang van Eerstelijns psychologische hulp naar Basis GGZ en is 1 jaar geldig. De begindatum van de prestatie is dan altijd 1-1-2014. 2. Er blijkt geen sprake te zijn van een DSM IV stoornis en daardoor is geen volledige integrale behandeling uitgevoerd. Selecteer alleen prestatiecodes waarvoor u een contract heeft afgesloten met de verzekeraar. - Het aantal is standaard 1. U kunt dit aanpassen, dat is alleen wenselijk bij een OVP (Overig Product) © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice


34

Verblijf. Het betreft hier dus niet het aantal zittingen, het gaat om het aantal integrale behandelingen. Vandaar dat dit standaard op 1 staat. - Code Herdeclaratie. Een herdeclaratie is een opnieuw ingediende declaratie van een eerder ingediende prestatie. Als deze initiële prestatie is toegekend maakt u eerst een creditprestatie aan voordat u een nieuwe prestatie aanmaakt. Dit veld staat standaard op 1. De waarde 1 geldt voor initiële en creditprestaties. U past dit alleen aan in de volgende gevallen: * U heeft een prestatie gecrediteerd en een nieuwe prestatie aangemaakt omdat deze bij de verkeerde verzekeraar was ingediend. Bij de nieuwe prestatie kiest u code herdeclaratie 2. * U maakt een nieuwe prestatie aan voor een afgewezen prestatie bij dezelfde zorgverzekeraar. U hoeft niet te crediteren. Voor de nieuwe prestatie kiest u code herdeclaratie 3. * U heeft een prestatie gecrediteerd en een nieuwe prestatie aangemaakt. Deze exporteert u in hetzelfde bestand en de nieuwe prestatie bevat alleen aanpassingen in tijdsregistratie, niet in prestatiecode of tarief. U kiest code herdeclaratie 4 voor de nieuwe prestatie. De credit laat u op code herdeclaratie 1 staan. * U maakt een prestatie opnieuw aan voor dezelfde verzekeraar. De bijbehorende credit is eerder al aangeleverd en/of er zijn wijzigingen in periode, tarief of prestatiecode. U kiest code herdeclaratie 5. - Het tarief wordt gevuld met de tarieven die u bij de instellingen heeft opgegeven. Als u hier geen tarieven heeft ingesteld, kunt u dit handmatig vullen. (Het tarief dat hoort bij aantal 1). Als het tarief niet juist is kunt u dit eerst in het onderdeel 'Tarieven' (onder Instellingen in het hoofdscherm) aanpassen en opslaan. Daarna kunt u in de Prestatie details opnieuw de prestatiecode selecteren. Het aangepaste tarief wordt dan opgehaald. Als u het tarief handmatig aanpast dan wordt automatisch het vinkje bij 'Tarief handmatig aangepast' gevuld. - Het berekende bedrag is het bedrag dat u wilt ontvangen, ongeacht wie er betaalt. Indien u een deel van de verzekeraar en een deel van de verzekerde (niet verzekerde deel) wilt ontvangen, vult u hier het totaalbedrag dat u voor deze totale prestatie wilt ontvangen. Dit veld wordt automatisch gevuld met de som van het aantal x het tarief. - BTW % declaratiebedrag: verplicht invullen als over de desbetreffende prestatie BTW geheven wordt. - Het declaratiebedrag wordt automatisch gevuld met het berekende bedrag. De verzekeraar kan een nietverzekerd gedeelte afwijzen. Nadat u deze afwijzing verwerkt heeft kunt u een restnota aanmaken voor uw cliënt. Dit kan pas na het afhandelen van het dispuut van de verzekeraar (stap 8).

Het deel Behandeling bevat de volgende velden:

- AGB 1e Hoofdbehandelaar en 2e Hoofdbehandelaar: Het veld 1e Hoofdbehandelaar moet gevuld worden met de code van de zorgverlener die de behandeling heeft uitgevoerd. Via de optie 'Kies' kunt u de hoofdbehandelaar selecteren. Het veld 2e Hoofdbehandelaar vult u alleen indien er sprake is van een tweede hoofdbehandelaar. Medebehandelaars hoeft u hier niet op te voeren. Deze geeft u aan in het tabblad Tijdsbesteding. Als het een OVP prestatie betreft hoeft u dit veld niet te vullen. Behandelaars kunt u alleen selecteren. U kunt ze opvoeren via het hoofdscherm, 'Instellingen' en 'Behandelaars'. - Het veld Uitvoerder vult u met de agbcode van de zorgverlener die de behandeling uitvoert. Doorgaans zal dit de 1e Hoofdbehandelaar zijn. De totaal bestede directe, indirecte en totale tijd kunt u hier niet vullen. Dit vult u in het tabblad 'Tijdsbesteding'. De ingevoerde totalen van de tijdsbesteding in tabblad 'Tijdsbesteding' worden in dit © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

35

EPexpress 4

prestatie details scherm getoond. Het tabblad 'Tijdsbesteding' wordt hieronder uitgelegd. Tijdsbesteding is alleen van toepassing op prestaties Basis GGZ en Transitieprestaties. Niet op OVP prestaties. - ROM methode toegepast? U geeft hier aan of u bij de behandeling een ROM methode heeft toegepast. Als het een OVP prestatie betreft kunt u dit veld op 'Nee' laten staan. Dit veld gaat bij een OVP niet mee naar declaratie- of DIS bestand. - Afsluitreden, selecteer uit de lijst de reden waarom de behandeling afgesloten is. Bij een Basis GGZ en transitieprestatie vult u dit veld verplicht. Als het een OVP prestatie betreft mag u dit veld vullen maar dat is niet verplicht.

Het deel Verwijzing bevat de volgende velden:

- Soort verwijzer. Selecteer de aard van de verwijzing uit de lijst. Is code 01, 02, 03 of 04 van toepassing? Dan moet u ook de verwijzer (zorgverlener) selecteren. Deze kunt u eerst opvoeren bij 'Instellingen', 'Verwijzers' als dat nog niet gebeurd is. Wanneer er sprake is van een transitieprestatie, én de behandeling is in 2013 gestart, én de huisarts is bekend dan vult u code 01 en selecteert u de huisarts. Als dit niet bekend is vult u code 04 en selecteert u uw eigen AGBcode. Bij een transitieprestatie die gestart is in 2013 vult u bij de begindatum 01-01-2014. De knop "dispuut invoeren" heeft bij het invoeren van een prestatie geen functie. Pas nadat de prestatie gedeclareerd is (geëxporteerd) kunt u een dispuut invoeren en afhandelen (stap 7 en 8). We raden aan om een dispuut niet handmatig in te voeren maar het elektronische retourbericht in te lezen in EPexpress. Dit wordt uitgelegd in stap 6, 7 en 8 van dit deel van de handleiding.

Het tabblad Tijdsbesteding: In het tabblad 'Tijdsbesteding' kunt u de bestede directe en indirecte tijd vastleggen. U kunt dit tussentijds vastleggen. Tijdsbesteding moet vastgelegd worden voor prestaties Basis GGZ en Transitie. Niet bij de OVP (incl innovatie) prestaties. Het DIS wil de tijdsbesteding graag per behandelcomponent weten. Voor de declaratie is dit niet van belang en worden de tijdsregistraties samengevoegd per hoofdbehandelaar (op AGBcode) en per medebehandelaar (op specialisme). Er is een aantal optionele velden die tbv DIS gevuld kan worden. Deze zijn opgenomen in het tijdsbestedingsscherm. Ga naar het tabblad 'Tijdsbesteding'. U komt in het 'Tijdsbesteding overzicht'.



Klik op "Toevoegen". Het volgende scherm verschijnt:

U kunt het beste eerst het behandelcomponent selecteren (rechts onder het deel Tijdsbesteding). Dit veld wordt gebruikt bij de DIS aanlevering. Indien u geen gebruik maakt van de DIS aanlevering kunt u dit veld bijvoorbeeld altijd vullen met 'Overige'. Vul de begin- en einddatum van de tijdsbesteding. Deze mogen niet buiten de begin- en einddatum van de prestatie vallen. Geef aan door wie de tijdsbesteding is uitgevoerd. Is dit een hoofdbehandelaar of een medebehandelaar? Bij een hoofdbehandelaar moet u ook de behandelaar zelf selecteren. Deze behandelaar moet een specialismecode hebben dat conform DBC-Onderhoud een hoofdberoepsgroep is. Bij een medebehandelaar selecteert u het specialisme. Als een medebehandelaar een specialisme heeft © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

36

37

EPexpress 4

dat conform DBC-Onderhoud een hoofdberoepsgroep is, dan moet ook de persoonlijke AGBcode van deze medebehandelaar gevuld worden. EPexpress zal hier dan om vragen. Bij de overige medebehandelaren is dit niet nodig. De AGBcode van de behandelaar en medebehandelaar met hoofdberoepsgroep kunt u vastleggen in het hoofdscherm van EPexpress, bij 'Instellingen', 'Behandelaars'. Vul het aantal tijdseenheden, direct, indirect of beide. Een behandeling (Basis GGZ prestatie) moet minimaal 1 tijdsbestedingsrecord met directe tijd bevatten. Algemene informatie: Als u voor het behandelcomponent en de behandelaar al een tijdsbestedingsregel heeft aangemaakt, dan kunt u deze ook wijzigen en de bestede minuten en periode aanpassen, door middel van de knop "Wijzigen". Een eerder ingevuld tijdsbestedingsregel kunt u ook verwijderen. Dit doet u in het tijdsbestedingen overzicht. Vink dan eerst het knopje "Verwijderen?" aan. Deze staat vóór de betreffende regel. Vervolgens verschijnt de melding 'Weet u zeker dat u deze tijdsbesteding wilt verwijderen?'. Als u op 'Ja' klikt wordt de tijdsbestedingsregel verwijderd.

Voor de DIS kunt u nog een aantal velden vullen. Voor de DIS MDS (minimale dataset) - Behandelcomponentnummer: dit nummer wordt automatisch gegenereerd door EPexpress. - Afspraaknummer: Dit is geen verplicht veld. Hier vult u het unieke identificatienummer/code van het contact. Als diverse patiënten bij dezelfde afspraak aanwezig zijn, worden zij geregistreerd onder hetzelfde afspraaknummer/code. U heeft hier 20 posities ter beschikking. Voor de DIS LVE - Type aangeboden hulp: deze kunt u uit de lijst selecteren. Voor de DIS SBG - Alias: U bepaalt zelf welke alias u hier vult. U kunt kiezen om de naam van de behandelaar te vullen of een geanonimiseerde code. Dit veld is tbv de SBG rapportages. - Primaire of Nevenbehandelaar: Geef aan of de behandelaar een primaire of een nevenbehandelaar is. Dit veld vult u ten behoeve van de SBG rapportages. Een primaire behandelaar kan, maar hoeft niet de hoofdbehandelaar te zijn. Er kunnen dus meerdere primaire behandelaars zijn binnen een traject. De nevenbehandelaars worden geregistreerd tbv rapportage doeleinden. De nevenbehandelaars zijn alle overige behandelaars die aan de behandeling hebben bijgedragen, maar aan wie geen behandeleffect wordt toegewezen. De uitleg van de volgende vijf tabbladen (DIS algemeen & SBG, DIS LVE, DIS overige verrichting, DIS diagnose en DIS ROM) staat beschreven in het hoofdstuk DIS gegevens. Deze heeft u voor het declareren niet nodig.

Het tabblad Notities U kunt ervoor kiezen om een notitie aan de prestatie toe te voegen via een apart tabblad. Deze notitie is puur voor uw eigen gebruik en wordt niet meegenomen in de declaratie- of DISbestanden.

Het tabblad Historie In het tabblad 'Historie' staan alle prestaties die horen bij deze prestatie. De meeste prestatiegegevens worden pas getoond als de declaratie geëxporteerd is (stap 4). Als er een restnota is aangemaakt of een creditnota dan wordt dit in een aparte regel getoond. Als u een prestatie aanmaakt dmv 'Kopiëren' ipv 'Toevoegen' dan wordt deze koppeling niet in historie vastgelegd.



38

Het tabblad Dispuut Het tabblad Dispuut verschijnt pas nadat de declaratie is geëxporteerd en de retourinformatie is ingelezen of handmatig is ingevoerd. Dit tabblad wordt uitgelegd bij Stap 8 Afhandelen van disputen.

Knoppen onderaan het prestatiescherm

Help knop: de handleiding van EPexpress wordt geopend. U kunt tussentijds gegevens vullen en door middel van de "OK" knop (en daarna de Opslaan knop in Clientgegevens scherm) opslaan. Als u alle gegevens voor de declaratie gevuld heeft kunt u in de prestatie het vinkje aanzetten bij 'Gereed voor declaratie'. Als u vervolgens op "OK" klikt worden de controles op de verplichte velden uitgevoerd. Er verschijnen meldingen als velden niet juist gevuld zijn. U kunt deze velden dan aanpassen. De status van de declaratie verandert van 'Niet gereed voor declaratie' in 'Gereed voor declaratie'. Wilt u de gegevens op een later moment aanpassen, dan kunt u het vinkje weer uitzetten en door middel van de "OK" knop tussentijds opslaan. De status van de declaratie blijft dan 'Niet gereed voor declaratie'. Het vinkje 'Gereed voor DIS' wordt uitgelegd in het Hoofdstuk DIS gegevens. Als u op 'Annuleren' klikt worden de gewijzigde gegevens niet opgeslagen. Vanuit het prestatiescherm komt u via de knop 'OK' in het scherm 'Cliëntgegevens' en het tabblad 'Prestaties'. Het volgende scherm verschijnt:

U kunt de ingevoerde prestatie nu opslaan door op "Opslaan" te klikken. Als u niet op "Opslaan" klikt bent u de zojuist ingevoerde gegevens kwijt. U wordt hier dan door EPexpress voor gewaarschuwd.


39

EPexpress 4

Door op "Nee" te klikken kunt u alsnog de wijzigingen opslaan middels de knop "Opslaan". U kunt de prestatie ook nog aanpassen door dubbel op de geselecteerde prestatie te klikken. Soort prestatie/tarief In sommige meldingen komt de term 'soort prestatie/tarief' voor. Dit zijn codes die in de declaratiestandaard gebruikt worden. De basis prestaties hebben code soort prestatie/tarief 14. De transitieprestatie de code 15 en de overige prestaties (innovatie, OVP en bilaterale codes) hebben de code soort prestatie/tarief 2. De code soort prestatie/tarief bepaalt vaak welke velden verplicht gevuld moeten worden.



40

Declaratie en DIS status van de prestatie Een prestatie heeft een declaratie status en een DIS status. De DIS status is deels afhankelijk van de declaratiestatus. De status wordt door EPexpress bepaald. De statussen worden in dit deel uitgelegd maar hebben vaak betrekking op stappen uit de handleiding die nog volgen (stap 4-8 en DIS gegevens). Een prestatie heeft één van de volgende declaratiestatussen - Niet gereed voor declaratie. U heeft nog niet alle voor de declaratie verplichte velden gevuld óf u heeft in de prestatie nog niet het vinkje 'Gereed voor declaratie' aangezet. - Gereed voor declaratie. Alle verplichte declaratievelden zijn gevuld én u heeft in de prestatie het vinkje 'Gereed voor declaratie' aangezet (stap 3). - Gedeclareerd. De prestatie is geëxporteerd. EPexpress gaat ervan uit dat u de declaratie bestanden opslaat en via VECOZO bij de verzekeraars indient (stap 4 en 5). - Dispuut ontvangen. De retourinformatie is ingelezen, prestatie is geheel of gedeeltelijk afgewezen (stap 6 en 7). - Dispuut afgehandeld. De retourinformatie is ingelezen en de prestatie is volledig toegekend of de prestatie is afgewezen/gedeeltelijk toegekend en handmatig door u afgehandeld (stap 8). De DIS status is afhankelijk van de declaratie status van een prestatie. Zolang een prestatie niet de declaratiestatus 'Gedeclareerd' (of Dispuut ontvangen/Dispuut afgehandeld) heeft, blijft de DIS status op 'Wacht op status Gedeclareerd' staan. De volgende DIS statussen zijn mogelijk: - Wacht op status ‘Gedeclareerd’. Pas nadat de prestatie geëxporteerd is verandert de DIS status van 'Wacht op status gedeclareerd' in de status 'Niet van toepassing', 'Niet gereed voor export' of 'Gereed voor export'. - Niet van toepassing. Het betreft een restnota, een prestatie uit de bilaterale codelijst (lijst 990) of een innovatieprestatie. Deze prestaties gaan niet naar DIS en hebben daarom de status 'Niet van toepassing'. - Niet gereed voor export. Nog niet alle voor DIS verplichte velden uit de minimale dataset zijn gevuld óf u heeft in de prestatie nog niet het vinkje 'Gereed voor DIS' aangezet. U moet zelf in de gaten houden of u indien nodig, de DIS velden voor de LVE en SBG heeft gevuld. - Gereed voor export. Alle voor DIS verplichte velden uit de minimale dataset zijn gevuld én u heeft in de prestatie het vinkje 'Gereed voor DIS' aan gezet. U moet zelf in de gaten houden of u, indien nodig, de DIS velden voor de LVE en SBG heeft gevuld. - Geëxporteerd. U heeft in EPexpress de DIS gegevens geëxporteerd. Deze dient u nog ter verdere verwerking aan te bieden aan Promeetec of een andere partij. Promeetec verwerkt deze bestanden indien u hiervoor een contract met Promeetec heeft afgesloten. De status geëxporteerd betekent niet dat de gegevens bij DIS (LVE en SBG) zijn aangeleverd. Meer informatie vindt u in het deel DIS gegevens van deze handleiding.


41

6.3

EPexpress 4

Stap 3: Zoeken van prestaties

Uiteraard kunt u via de cliëntgegevens naar het tabblad Prestaties gaan en door middel van de knop 'Open' de Prestaties van de cliënt raadplegen. U kunt ook een overzicht maken van alle prestaties, dus niet specifiek voor een bepaalde verzekerde. Via het Hoofdscherm gaat u naar Beheer, Prestatie overzicht. Het volgende scherm verschijnt:

Als u op de "kop" van een bepaalde kolom klikt, dan wordt de hele kolom op volgorde gezet. Klikt u dus op 'Client' dan worden alle prestaties op alfabetische volgorde van de achternaam van de cliënt getoond. De kolom 'Toegekend' wordt uitgelegd in stap 8. U kunt verschillende filters toepassen. U kunt filteren op de declaratiestatus. De volgende statussen kunt u kiezen: - Niet gereed voor declaratie (nog niet alle verplichte declaratievelden zijn gevuld) - Gereed voor declaratie (alle verplichte declaratievelden zijn gevuld). - Gedeclareerd (prestaties zijn geëxporteerd) - Dispuut ontvangen (retourinformatie is ingelezen, prestatie is geheel of gedeeltelijk afgewezen) - Dispuut afgehandeld (retourinformatie is ingelezen, prestatie is volledig toegekend, of prestatie is afgewezen/gedeeltelijk toegekend en handmatig afgehandeld). U kunt filteren op de DIS status. De volgende statussen kunt u kiezen: - Wacht op status ‘Gedeclareerd’.(Pas nadat de prestatie geëxporteerd is verandert de DIS status van 'Wacht op status gedeclareerd' in de status 'Niet van toepassing', 'Niet gereed voor export' of 'Gereed voor export'. - Niet van toepassing (restnota, codelijst 990 of innovatieproject). - Niet gereed voor export (nog niet alle verplichte DIS velden zijn gevuld). - Gereed voor export (alle verplichte velden zijn gevuld) - Geëxporteerd (exportbestand is aangemaakt) U kunt ook filteren op factuurnummer, zorgverzekeraar of nota type. Met behulp van de knop 'Maak overzicht' kunt u van het (gefilterde) scherm een overzicht maken. Zo kunt u bijvoorbeeld per zorgverzekeraar een overzicht maken van de nog niet gedeclareerde behandelingen. Vanuit het prestatieoverzicht kunt u door middel van dubbel klikken de prestatie openen en bewerken. U


Verwerken van declaraties komt dan direct in het Prestatie details tabblad van de betreffende prestatie. Nadat u op OK (of Declarabel stellen, of Gereed voor DIS) heeft geklikt worden de aanpassingen opgeslagen. In de vorige stap (vastleggen van prestatiegegevens) is het Prestatiescherm met de bijbehorende tabbladen uitgelegd. Alleen de declaratiegegevens van een prestatie die nog niet gedeclareerd (geëxporteerd) is, kunt u nog aanpassen en opslaan. Voor de DIS gegevens geldt dat zolang de DIS status nog niet 'Geëxporteerd' is, kunt u de DIS gegevens nog aanpassen. Alle DIS tabbladen worden in het hoofdstuk DIS gegevens besproken.


42

43

6.4

EPexpress 4

Stap 4: Exporteren van prestaties

Nadat u alle prestaties heeft aangemaakt kunt u declaratiebestanden aanmaken in EPexpress. Via het hoofdscherm Declaraties, Exporteer prestaties, kunt u declaraties aanmaken. Er wordt per zorgverzekeraar (UZOVI) een declaratiebestand aangemaakt met alle prestaties van de verzekerden van de betreffende verzekeraar. Er zijn drie soorten declaraties mogelijk: 1. Elektronische declaratie per verzekeraar 2. Restitutienota voor cliënt 3. Restnota voor cliënt. Ga naar Declaraties, Exporteer declaraties:

Tot 1 juli 2014 kunt u geen prestaties exporteren. De zorgverzekeraars kunnen vanaf 1-7-2014 de bestanden ontvangen en verwerken. Bij Stap 1 vult u de declaratieperiode in. In het scherm staat uitgelegd wat u hier vult. Als u bijvoorbeeld als begindatum 1-1-2014 vult en als einddatum 31-1-2014 dan kunt u in de volgende stap alleen prestaties selecteren die een einddatum hebben in januari. Vult u 1-2-2014 en 28-2-2014, dan kunt u alleen prestaties selecteren met een einddatum in januari of februari. Klik op "Volgende stap". Bij Stap 2 ziet u een overzicht van alle prestaties per verzekeraar. U kunt door middel van "Selecteer alles", alle prestaties selecteren. U kunt ook met de muis de prestaties aanklikken die u wilt gaan declareren. De eerste keer dat u gaat declareren is het verstandig om maar 1 prestatie per zorgverzekeraar (of zorgverzekeraarsgroep, dus van Achmea bv alleen Zilveren Kruis en van VGZ alleen IZZ) te exporteren. Indien de verzekeraar om een bepaalde reden uw declaratie afwijst is de impact en dus de correctie voor u niet groot. U kunt dan eerst correcties doorvoeren (wellicht heeft de verzekeraar uw bankgegevens of contractgegevens nog niet) en daarna de rest declareren. In onderstaand voorbeeld is bij stap 1 de declaratieperiode 1-1-2014 tm 31-01-2014 gekozen.



44

Selecteer de prestaties (aanvinken of via de knop 'Selecteer alles') en klik vervolgens op "Volgende stap":

Bij Stap 3 krijgt u een overzicht te zien van alle aan te maken declaraties. Via 'Preview' kunt u de aangemaakte declaratie bekijken. De factuurnummers zijn nu niet gevuld. Zodra de declaratiebestanden geëxporteerd worden (volgende stap) is het factuurnummer zichtbaar. De papieren nota's worden in pdf formaat getoond. Via 'Contractant relaties' kunt u de layout van de restnota aanpassen zodat deze geschikt is voor uw briefpapier. De elektronische declaratiebestanden worden conform het Vektis formaat getoond. Dit Vektis formaat (GZ321) kan via een programma in leesbaar formaat getoond worden. Wilt u meer informatie over de mogelijkheden en kosten van dat programma (Ei4U) neem dan contract op met Promeetec, [email protected]. Als de prestatiegegevens juist zijn ingevoerd hoeft u de elektronische declaratie niet te bekijken. In de kolom declaratiewijze staat wat voor soort nota er wordt aangemaakt. Een restitutienota aan cliënt en een restnota kunt u bij stap 4 uitprinten en aan uw cliënt sturen. De elektronische declaratie kunt u bij stap 4 opslaan. Deze dient u via VECOZO elektronisch bij de verzekeraars in te dienen. De elektronische declaratie kan meerdere verzekerden in één bestand bevatten. De declaratiewijze wordt achter de schermen bepaald en kunt u niet aanpassen. Als de gegevens niet kloppen kunt u terug via de "Vorige stap". U kunt ook op "Annuleren" klikken. U komt dan weer in het hoofdscherm. Als alle gegevens kloppen kunt u klikken op "Volgende stap". Er verschijnt dan de volgende melding:


45

EPexpress 4

Als u wilt doorgaan klikt u op "Ja". U komt nu in het scherm 'Stap 4 Declaratiebestanden zijn aangemaakt'.

Via "Bewaar " kunt u de bestanden apart opslaan. U komt ook alle bestanden in één keer opslaan via "Bewaar alle zojuist gemaakte declaratiebestanden". De factuurnummers zijn nu ook gevuld. U hoeft alleen de elektronische declaratiebestanden op te slaan. U heeft deze bestanden namelijk nodig om via VECOZO naar de verzekeraars te versturen. Klik bij elektronische declaraties (zie kolom Declaratiewijze) op "Bewaar" en sla deze bestanden op in een map, bijvoorbeeld op uw bureaublad. De elektronische declaratiebestanden krijgen een bestandsnaam die begint met GZ321 gevolgd door de UZOVI code van de verzekeraar, gevolgd door het factuurnummer. Deze bestanden hebben de extentie asc. maar worden opgeslagen in een zip bestand. Elektronische declaraties kunt u ook openen. U ziet dan het declaratiebestand dat voldoet aan de landelijke Vektis standaard. Bij de overige nota's (restitutienota en restnota) kunt u de declaraties via "Open" openen en printen. De papieren facturen krijgen, als u deze wilt opslaan, een bestandsnaam die bestaat uit Factuurnummer_naam client_geboortedatum client. Dit zijn pdf bestanden. Deze bestanden kunt u printen en per post versturen of in overleg met de cliënt per email versturen. Via "Sluiten" komt u weer in het hoofdscherm. In het hoofdscherm kunt u via 'Declaraties', 'Toon geëxporteerde declaratiebestanden' alle door u geëxporteerde declaratiebestanden zien. Uiteraard ziet u dit pas nadat u voor het eerst een bestand geëxporteerd heeft.



46

Door op de koppen van de kolom te klikken kunt u het overzicht bijvoorbeeld op volgorde van verzekeraar tonen. Klik hiervoor op 'Verzekeraar'. Wilt u dit overzicht op volgorde van factuurnummer zien? Klik dan op Factuurnr. Het overzicht wordt dan op factuurnummer, van laag naar hoog, geselecteerd. Klikt u nogmaals op factuurnummer, dan wordt het overzicht op factuurnummer van hoog naar laag getoond. De nieuwste facturen staan dan bovenaan. De bestanden kunt u hier ook openen of opslaan (via 'Bewaar'). De bestanden zijn nu aangemaakt. In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u de elektronische bestanden kunt versturen.


47

6.5

EPexpress 4

Stap 5: Declareren

Prestaties die zijn uitgevoerd kunnen worden gedeclareerd. Hiervoor zijn de betreffende prestaties door EPexpress vertaald en opgeslagen in een berichtenbestand (declaratiebestand) of een papieren factuur. Declareren papieren nota's De papieren nota's (restitutienota en restnota) kunt u zelf uitprinten en versturen. U kunt ze openen via het hoofdscherm, 'Toon geëxporteerde declaratiebestanden', via de knop "Open". Na het openen kunt u de bestanden printen. U kunt deze natuurlijk ook opslaan en per mail als bijlage versturen. Indien u van een cliënt een reactie (betaling of dispuut) op uw papieren declaratie heeft ontvangen dan kunt u deze handmatig in EPexpress verwerken. Hiervoor kunt u stap 6 en 7 overslaan. In stap 8 'Afhandelen disputen' staat beschreven hoe u handmatig disputen kunt afhandelen. Declareren elektronische declaraties Het elektronische declaratiebestand voldoet aan de eisen die landelijk zijn vastgesteld. Voor EPexpress is dat de GZ321 standaard. Een dergelijk declaratiebestand bestaat uit één of meerdere prestaties en is gericht aan één verzekeraar. De door EPexpress aangemaakte declaratiebestanden kunnen door de gebruiker verstuurd worden naar de desbetreffende verzekeraar. Dit versturen gaat via de declaratieportaal van VECOZO (www.vecozo.nl). Deze declaratiebestanden moet u handmatig bij VECOZO indienen. Om te kunnen declareren heeft u een persoonlijk VECOZO certificaat nodig. Als u dit certificaat nog niet heeft dan kunt u dit aanvragen bij www.vecozo.nl. Let op! EPexpress heeft geen automatische verbinding met VECOZO. Het is daarom belangrijk dat u gebruik maakt van een persoonlijk VECOZO certificaat en geen VECOZO systeemcertificaat. Bij het aanvragen van een persoonlijk VECOZO certificaat ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord. In de VECOZO handleiding (www.vecozo.nl) staat uitgelegd hoe u het certificaat installeert en hoe u kunt inloggen bij VECOZO. Versturen van declaratiebestanden via VECOZO De volgende procedure kan worden gevolgd om de geëxporteerde bestanden op te sturen naar de verzekeraar via VECOZO. 1. Ga naar www.vecozo.nl en log in met uw certificaat via de knop 'INLOGGEN'.

Klik, na het inloggen op "DIENSTEN", vervolgens op "Declareren" en tenslotte op "Indienen declaratie".



2. Via 'Bladeren' kunt u het elektronische declaratiebestand selecteren dat u bij Stap 4 'Declarabel stellen van prestaties' heeft opgeslagen. 3. Dien uw declaraties in en accordeer. Zie hiervoor ook de handleiding van VECOZO. Elk elektronisch declaratiebestand moet apart ingediend worden. VECOZO accepteert ook een zip bestand met daarin meerdere declaratiebestanden. Daar zijn wel voorwaarden aan verbonden. Meer informatie hierover vindt u op www.vecozo.nl. De bestanden die u bij VECOZO kunt indienen hebben allemaal de extensie ".asc". U kunt geen bestanden met een andere extentie, zoals .pdf bij VECOZO indienen.


48

49

6.6

EPexpress 4

Stap 6: Ophalen van retourinformatie via VECOZO

Nadat u uw elektronische declaratiebestanden via VECOZO heeft ingediend, zorgt VECOZO ervoor dat de bestanden bij de verzekeraars terecht komen. Zodra de verzekeraar uw declaratie verwerkt en afgehandeld heeft ontvangt u via VECOZO de retourinformatie van de verzekeraars. Deze elektronische retourinformatie voldoet aan de Vektisstandaard GZ322. Naast de Vektis retourinformatie koppelen sommige verzekeraars ook een digitale afrekening in pdf formaat terug. Dit is een voor u leesbaar bestand met de goed- en eventuele afkeuringen van de verzekeraars. De Vektis GZ322 bestanden kunt u in EPexpress inlezen. U kunt via VECOZO alleen retourinformatie ophalen van elektronische declaratiebestanden. De volgende procedure kan worden gevolgd om de retourinformatie van de verzekeraar op te halen via VECOZO. 1. Ga naar www.vecozo.nl en log in met uw certificaat. 2. Ga naar Diensten, Declareren, Zoeken declaratie. Zoek het ingediende bestand op. Als de declaratie is afgehandeld zal dit worden weergegeven door het icoontje in de kolom "Status". Klik vervolgens op de link (VECOZOID nummer) in de kolom "Declaratie" om naar het scherm voor de declaratie details te gaan en de retourinformatie te downloaden. 3. Op het scherm "Declaratie" vindt u onderaan het tabblad "Retourinformatie". Als de declaratie is afgehandeld en er is retourinformatie beschikbaar gesteld door de verzekeraar dan kan deze worden gedownload door op de bestandsnaam te klikken. 4. Er zal nu worden gevraagd of de retourinformatie moet worden geopend of opgeslagen. Klik op "Opslaan". Sla dit retourbestand op. Bij het inlezen van het EI retourbericht in EPexpress haalt u dit bestand weer op. Dit wordt beschreven in stap 7. 5. Nadat u de retourbestanden heeft opgehaald en opgeslagen moet u ze nog inlezen in EPexpress. Dit wordt in het volgende hoofdstuk uitgelegd.



6.7

Stap 7: Dispuut / inlezen retourinformatie

Na het verzenden van declaratiebestanden via VECOZO, zoals beschreven in Stap 5, zal de betreffende verzekeraar deze informatie verwerken. Hierbij zal de verzekeraar via VECOZO berichtenbestanden beschikbaar stellen met retourinformatie. Het ophalen van deze retourinformatie via VECOZO staat beschreven in Stap 6. De lay-out van deze retourinformatie is conform de Vektis standaard GZ322 en bevat o.a. het totaal te vergoeden declaratiebedrag en eventuele disputen (afwijzingen). EPexpress kan deze retourinformatie inlezen en tonen aan de gebruiker. Het dispuut scherm kan worden getoond via het hoofdscherm, Dispuut, "Inlezen EI retour bericht". Klik hierop. Elk retourbestand moet apart ingelezen worden. Indien de retourinformatie een zogenaamd "zip" bestand is dan hoeft dat niet eerst worden uitgepakt. EPexpress zal dit automatisch uitpakken en verwerken. Het geselecteerde Vektis retourbestand zal, indien het voldoet aan de juiste lay-out en nog niet eerder is verwerkt, worden ingelezen. Klik op "Inlezen EI retour bericht". Selecteer het eerste retourbestand dat u wilt importeren (heeft u gedownload bij VECOZO en op uw computer opgeslagen) en klik op "Openen". U krijgt nu een overzichtscherm te zien van het retourbestand.

Als dit het juiste bestand is, klik dan op "Importeren". Is dit niet het juiste bestand, klik dan op "Annuleren". Indien u een bestand probeert in te lezen dat u al eerder heeft ingelezen dan verschijnt hier een melding van. Na het importeren krijgt u een overzicht te zien van de prestatiegegevens van het ingelezen bestand.


50

51

EPexpress 4

Klik op "Sluiten". Het prestatie overzicht verschijnt.

Let op! Dit prestatie-overzicht bevat alle prestaties die de status 'Dispuut ontvangen' van de zojuist ingelezen retourinformatie. Goedgekeurde prestaties zonder meldingen hebben de status 'Dispuut afgehandeld' en zijn in dit overzicht niet te zien. Zijn alle prestaties in de vorige stap goedgekeurd? Dan ziet u in het overzicht geen prestaties staan. Waren niet alle prestaties goedgekeurd? Dan ziet u door de ingestelde filter alleen de (gedeeltelijk) afgewezen prestaties van de betreffende declaratie. U kunt dit zelfde overzicht ook op een later moment maken. Daarvoor gaat u in het hoofdmenu 'Beheer', naar 'Prestatie overzicht' en stelt u de filter 'Declaratie status' in op 'Dispuut ontvangen'. Eventueel kunt u ook de filter van het factuurnummer nog gebruiken. U kunt nu de disputen verwerken/afhandelen. Dit staat in de volgende stap beschreven. Na het inlezen van de retourbestanden kunt de de reacties van verzekeraars, de disputen, verwerken. Dit staat beschreven in stap 8.



6.8

Stap 8: Afhandelen disputen

Na het declareren ontvangt u van de verzekeraars een reactie. Als u een elektronisch bestand heeft ingediend, dan ontvangt u elektronische retourinformatie van de verzekeraars. In stap 7 is uitgelegd hoe u deze inleest. Indien u in een uitzonderlijk geval alleen papieren retourinformatie heeft ontvangen kunt u deze ook verwerken. Deze informatie kunt u handmatig in EPexpress verwerken. Onderaan dit hoofdstuk staat uitgelegd hoe u deze disputen verwerkt. Verwerken elektronisch ontvangen disputen Ga in het hoofdscherm naar, Beheer, "Prestatie overzicht". U krijgt dan een overzicht van alle prestaties te zien. Ga naar de filters (linksonderin) en filter de declaratie status op 'Dispuut ontvangen'. U krijgt dan alle prestaties te zien waarvan u een dispuut heeft ingelezen behalve die prestaties die zonder melding volledig zijn toegekend (groene bol). Eventueel kunt u dit nog per factuurnummer filteren. In de kolom toegekend wordt met gekleurde bolletjes aangegeven wat de status van de prestatie is. Door middel van kleurcodes wordt de aard van het dispuut aangegeven. De kleuren hebben de volgende betekenis. - Rood: de prestatie is in het geheel niet vergoed. - Oranje: de prestatie is gedeeltelijk vergoed. - Groen: de prestatie is volledig vergoed. Normaliter krijgen deze prestaties direct de status 'Dispuut afgehandeld'. Als er opmerkingen van de zorgverzekeraar zijn, dan krijgen deze prestaties de status 'Dispuut ontvangen' en kunt u eerst de opmerkingen bekijken en deze prestatie dan afhandelen. Daarna heeft de prestatie de status 'Dispuut afgehandeld'. - Grijs: er is nog geen retourinformatie verwerkt. EPexpress geeft u de mogelijkheid om deze disputen te beoordelen en zo nodig de betreffende prestatie aan te passen en opnieuw te declareren. Opmerkingen afkomstig van de verzekeraars worden in een extra tabblad “Dispuut” opgeslagen bij de betreffende prestatie. Zolang u het dispuut nog niet heeft verwerkt zal deze aanwezig blijven in het dispuutoverzicht (prestatieoverzicht met filter op 'Dispuut ontvangen'). In het overzicht worden dus alle, niet afgehandelde, disputen getoond die afkomstig kunnen zijn uit diverse retourinformatie berichten. Zodra u een dispuut heeft afgehandeld, is deze niet meer zichtbaar in het prestatie overzicht van ontvangen disputen. Als u de filter declaratie status aanpast in 'dispuut afgehandeld', dan ziet u deze prestaties terug. Hier ziet u ook de andere volledig toegekende prestaties. Dubbelklik op een regel. U komt dan in het prestatie detailscherm van de verzekerde. Hierin ziet u de door u gedeclareerde gegevens. Ga naar het tabblad, Dispuut. In dit tabblad (Gegevens ontvangen van zorgverzekeraar) ziet u welk bedrag door de verzekeraar is toegekend.


52

53

EPexpress 4

In het tweede tabblad van Dispuut, Retourcodes kunt u zien met welke code de verzekeraar de prestatie heeft verwerkt. Hieronder een zeer fictief voorbeeld.

U heeft nu een aantal opties. U kunt een restnota voor de verzekerde aanmaken, de prestatie crediteren of het dispuut goedkeuren, afhandelen dus.



54

Aanmaken restnota Indien de prestatie gedeeltelijk is toegekend, kunt u voor het afgewezen gedeelte een restnota maken. Klik hiervoor op "Restnota". U komt dan in het prestatie detail scherm van de verzekerde. Alle velden zijn reeds voor u gevuld. U hoeft dan alleen nog op "OK" te klikken. Via het hoofdscherm, Declaraties, 'Exporteer prestaties' wordt dan een papieren restnota aangemaakt. Via Contractant relaties kunt u de layout van de restnota aanpassen zodat deze geschikt is voor uw briefpapier. Crediteren Indien de prestatie gedeeltelijk of volledig is toegekend en dit is niet terecht, dan kunt u crediteren. Dit komt bijvoorbeeld voor als u een te laag tarief of voor de verkeerde verzekerde heeft gedeclareerd. Klik dan op "Crediteren". U komt dan in het prestatie detail scherm van de verzekerde. Alle velden zijn reeds voor u gevuld. Het declaratiebedrag is het door de verzekeraar toegekende bedrag. U hoeft dan alleen nog het vinkje 'Gereed voor declaratie' aan te zetten en op "Ok" te klikken. Via het hoofdscherm, Declaraties, 'Exporteer prestaties' wordt dan een creditfactuur aangemaakt. Vervolgens kunt u de prestatie opnieuw aanmaken voorzien van de gecorrigeerde gegevens. Een creditprestatie moet ook bij DIS aangeleverd worden. Afhandelen Indien u het eens bent met het toegekende bedrag of met de afwijzing dan klikt u op "Afgehandeld". De prestatie is dan afgehandeld. Heropenen Indien u een dispuut op een declaratie heeft afgehandeld, dan kunt u via het prestatiescherm dit dispuut heropenen. Ga naar de prestatie via het prestatieoverzicht, of via de cliënt en het tabblad prestaties. In het tabblad 'Dispuut', is de optie 'Heropenen', opgenomen. Klik hier op. U kunt dan het toegekende bedrag aanpassen, een restnota maken, crediteren of opnieuw de prestatie afhandelen. Heropenen kan niet als een rest- of creditnota is aangemaakt. Verwerken papieren disputen Het verwerken van papieren disputen gaat bijna op dezelfde manier als het verwerken van de elektronische facturen. Op een elektronische declaratie leest u in principe een elektronisch retourbestand in. Het kan voorkomen dat dit niet beschikbaar is en u dit handmatig wilt invoeren. Op een restitutie- of restnota ontvangt nooit elektronische retourinformatie en kunt u de retourinformatie (betaling) handmatig verwerken. Ga in het hoofdscherm naar 'Beheer', klik op "Prestatie overzicht". Pas de filter 'Prestatiestatus' aan in 'Gedeclareerd'. Filter via 'Factuurnummer' de factuur waarvoor u per post retourinformatie heeft ontvangen. De kleurcode voor deze prestaties is grijs. Klik de regel aan waarvoor u het dispuut wilt verwerken. U komt dan in het Prestatie details scherm van de verzekerde. Klik rechts in het deel Algemeen op de knop "Dispuut invoeren". Er verschijnt eerst een waarschuwing met de vraag of u het dispuut echt handmatig wilt invoeren. Klik op "OK". U vult handmatig het door de verzekeraar berekende en toegekende bedrag. Eventueel kunt u nog een retourcode uit de lijst selecteren. Met deze code wordt niets gedaan maar kunt u op een later moment de afwijsreden weer raadplegen. U heeft nu weer de keuze uit de opties Restnota prestatie, Crediteren en Afgehandeld. Na het verwerken van het dispuut verandert de kleurcode in het prestatie overzicht van grijs naar groen, oranje of rood.


55

7

EPexpress 4

DIS gegevens

Met behulp van EPexpress kunt u ook de DIS aanleveringen voorbereiden. Per cliënt en per prestatie kunt u de gegevens voor het DIS vullen. De DIS gegevens worden over het algemeen in aparte tabbladen gevuld. Er zijn algemene DIS gegevens, gegevens die leden van de LVE kunnen vullen en gegevens ten behoeve van de SBG (Stichting Benchmark GGZ). Afhankelijk van de soort prestatie zijn er tabbladen die ten behoeve van DIS gevuld kunnen worden. Alleen de DIS gegevens van de tijdsbesteding zijn niet in een apart tabblad opgenomen. Deze kunt u vullen in het tabblad 'Tijdsbesteding'. U bepaalt zelf welke gegevens u vult. EPexpress controleert of alle door DIS verplichte velden gevuld zijn. Deze velden zijn geel gearceerd. Sommige velden zijn voor de LVE en SBG wel verplicht maar worden daarop door DIS niet gecontroleerd. In EPexpress zijn deze velden niet geel gearceerd. Elk kwartaal kunt u een export laten maken ten behoeve van de DIS aanlevering. In dit bestand worden de nodige DIS gegevens vanuit de declaratie en prestatiegegevens verzameld. Dit bestand is nog niet geschikt om rechtstreeks naar het DIS te sturen. U kunt dit door een partij laten aanvullen en de DIS aanlevering laten verzorgen. Meer informatie hierover kunt u aanvragen door een email te sturen naar info@promeetec. nl. Elke prestatie heeft een DIS status. De DIS statussen zijn uitgelegd in stap 2 van het deel 'Verwerken van declaraties' (onderaan stap 2). Per tabblad wordt uitgelegd welke gegevens u kunt vullen. In het deel DIS Aanlevering wordt uitgelegd hoe u het bestand exporteert.


DIS gegevens

7.1

DIS Client

De meeste gegevens die het DIS nodig heeft over de cliënt zijn al aangegeven bij de prestatiegegevens. Voor de minimale dataset van DIS hoeft u geen extra gegevens meer over de cliënt te vullen.

Patiëntgegevens. Het bovenste blok met patiëntgegevens wordt automatisch door EPexpress gevuld. Gegevens ten behoeve van de LVE. Het LVE wil nog graag het opleidingsniveau, de burgerlijke staat en de werksituatie weten. Als u lid bent van de LVE kunt u deze velden vullen. Gegevens ten behoeve van de SBG. Ten behoeve van de SBG kunt u nog een aantal velden vullen. De geboortelanden van patiënt, moeder en vader zijn niet verplicht om te vullen. U selecteert hier de leefsituatie, het opleidingsniveau en de burgerlijke staat.


56

57

7.2

EPexpress 4

DIS Behandeltraject

Wanneer u een integrale prestatie of transitieprestatie declareert vult u ook het DIS behandeltraject. Dit vult u in de tabbladen DIS algemeen & SBG en eventueel het tabblad DIS LVE. EPexpress genereert een aantal DIS gegevens zoals DIS koppelnummer en behandeltrajectnummer. Op deze manier zijn deze gegevens uniek en kunt u daar geen afwijzingen op ontvangen. Ga naar het tabblad DIS algemeen & SBG.

De volgende algemene DIS gegevens kunt u vullen: Verwijsdatum: De datum waarop de patient verwezen is. Is geen verplicht veld. Stoornis DSMIV: Geef aan of er een stoornis is vastgesteld. Vul een J (ja) of N (nee). Bij de integrale prestaties is volgens de systematiek altijd sprake van een stoornis. Bij de transitieprestatie kan de stoornis op 'Nee' staan. Hoofddiagnosecode: U kunt aangeven wat de (primaire) diagnose is. Er zijn meer dan 1000 diagnoses mogelijk. U start met het kiezen van de diagnose op het hoogste niveau. U kunt stoppen zodra er een hoofddiagnose omschrijving verschijnt tussen de haakjes. U kunt dan nog wel verder doorgaan tot het laagste niveau. DIS wil van de primaire diagnose het laagst mogelijke niveau ontvangen. De minimale dataset vereist de hoofdgroepcode. Dat is de tekst die tussen haakjes staat. Deze wordt als hoofddiagnose doorgestuurd naar DIS. De laatste optie is de Opt-out. Deze kunt u gebruiken bij privacy bezwaren. Primaire diagnose naar DIS: De primaire (gedetailleerde diagnose) die u bij de Hoofddiagnosecode geselecteerd heeft wordt ten behoeve van de LVE en SBG naar DIS gestuurd. Als u niet wilt dat deze diagnose naar DIS gaat dan vinkt u dit uit. Als er naast de primaire diagnosecode meer diagnosen van toepassing zijn dan kunt u deze in het tabblad DIS Diagnose vullen. Diagnosedatum: Als u de diagnosecode gevuld heeft, dan vult u ook de diagnosedatum. Dit is de datum waarop de diagnose is gesteld of de meest recente wijzigingsdatum van de diagnose. Gegevens ten behoeve van de SBG Zorgdomeincode: Geef de eenheid aan waarover aparte benchmarks worden berekend. Ieder traject behoort tot één zorgdomein. Een zorgdomein is een relatief homogene groep van patiënten en is belangrijk voor het aanwijzen van de relevante meetdomeinen en de selectie van daarbij passende meetinstrumenten. Reden non-response voormeting: Geef, indien van toepassing, de reden aan waarom een behandeltraject is afgesloten, zonder dat er een voormeting is opgenomen. Dit gegeven is voor SBG gewenst ivm de mogelijkheid van een drop-out analyse. Reden non-response nameting: Geef, indien van toepassing, de reden aan waarom een behandeltraject is © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

DIS gegevens

58

afgesloten, zonder dat er een nameting is opgenomen. Dit gegeven is voor SBG gewenst ivm de mogelijkheid van een drop-out analyse. SBG Locatiecode: u kunt hier een maximaal 4 cijferige code vullen die u wilt meegeven aan de rapportage van SBG. Gegevens ten behoeve van de LVE De LVE heeft een groot aantal velden benoemd die gevuld moeten worden door de leden. Door de grote hoeveelheid gegevens staan deze velden in een apart tabblad 'DIS LVE'. Alleen als u lid bent van de LVE kunt/moet u dit vullen.

Diagnosecode verwijzer: Als er sprake is van een verwijzer kunt u de vermoede diagnose van de verwijzer aangeven. Bij privacybezwaren kunt u ook de code 999 Opt-out selecteren. Datum aanmelding: De datum waarop de cliënt voor het eerst contact opneemt. Clientsysteem: Selecteer het toegepaste gesprekssysteem. Vergoeding kosten: De cliënt kan de kosten van de behandeling op verschillende wijze vergoed krijgen. Selecteer de wijze van vergoeding. Initiatief voor hulpvraag: Geef aan wie het initiatief voor de hulpvraag neemt. U kiest 'eigen initiatief' als de cliënt zelf het initiatief neemt om via de huisarts een afspraak te maken. Cliënt kan dan ook een verwijzing van de huisarts hebben. Soort aanmelding:Selecteer de soort aanmelding. Aanmeldingsklacht: Geef aan (selecteer) wat de klacht van de cliënt is bij de aanmelding op de eerste zitting. Geformuleerd door de cliënt, eventueel met behulp van de zorgaanbieder verduidelijkt. Let op! Er zijn codes voor volwassenen, deze starten met 18+. De codes voor kinderen en jeugdigen starten met 18-. Deze kunnen als de zorgaanbieder dat nodig vindt, ook nog gebruikt worden bij een leeftijd van 20 jaar. Bericht aan verwijzer: Geef aan of er een vorm van een rapportage van de behandelaar aan het einde van de behandeling naar de verwijzer is gestuurd. Testen of vragenlijsten toegepast: Geef aan of er bij de behandeling testen of vragenlijsten door de zorgaanbieder zijn gebruikt. Methodiek van behandeling: Geef aan welke methodiek(en) bij de behandeling door de zorgaanbieder is gebruikt. © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

59

EPexpress 4

Medicatiegebruik: Geef aan of de cliënt voor of tijdens de behandeling psychofarmaca gebruikt. Wijze beëindiging contact: Geef aan op welke wijze het contact / de behandeling is beëindigd. Reden afbreken contact: Geef de reden aan waarom de cliënt het contact afbreekt / afziet van verdere behandeling. Dit veld kunt u met name vullen als de reden van sluiten van de behandeling 'No Show' is. Door- en terugverwijzing: Geef aan naar wie de cliënt wordt verwezen voor verdere behandeling. Zorgvraagzwaarte AS1 AS2: Geef de zorgvraagzwaarte, aanwezigheid stoornis as1 / clustertrekken as 2 aan. Zorgvraagzwaarte Ernst: Geef de ernst van de klachten aan. Zorgvraagzwaarte (dis)functioneren: Geef de mate van dagelijks (dis)functioneren aan. Zorgvraagzwaarte hulpvraag: Geef de omvang van de hulpvraag aan. Zorgvraagzwaarte lerend:Geef de mate van het lerend vermogen aan. Zorgvraagzwaarte contextueel: Geef de contextuele vaardigheden aan.


DIS gegevens

7.3

DIS Diagnose

Wanneer u een integrale prestatie of transitieprestatie declareert kunt u ook het DIS diagnose tabblad vullen.

In dit tabblad vult u de overige diagnosen. Deze gegevens worden door DIS doorgestuurd naar de SBG. De Hoofddiagnose inclusief Primaire diagnose heeft u al gevuld in het tabblad behandeltraject. Deze wordt in dit scherm overgenomen zodat u weet dat u deze niet nogmaals hoeft aan te geven. Klik op "Toevoegen". Er verschijnt dan een nieuwe regel onder de Overige diagnosen.

Klik in witte diagnosecode cel van de nieuwe regel. Er verschijnt een keuzemenu en in het veld kunt u nu een 'Overige diagnose' selecteren. Klik steeds op de + om de onderliggende opties te tonen en te selecteren. Klik op de omschrijving van de overige diagnose om deze te selecteren.


60

61

EPexpress 4

U vult dus diagnoses van de 3, 4 en 5 assen en eventueel as 1 en 2 als er meer dan één (primaire) diagnose as1 of as 2 is gesteld. Diagnosecode: Selecteer de diagnosecode. Diagnosedatum: Vul de datum waarop de diagnose is gesteld of de meest recente wijzigingsdatum van de diagnose. Trekken van: Geef aan of bij de geregistreerde diagnose de optie 'trekken van' van toepassing is door middel van het vullen van een J. Met de knop "Toevoegen" kunt u nog meer overige diagnosen toevoegen.


DIS gegevens

7.4

DIS ROM incl ROM item

De gegevens van de ROM kunt u via DIS door laten geven aan SBG. Let op! U kunt geen ROM metingen met EPexpress uitvoeren. U kunt alleen de gegevens van de metingen aangeven. Ga naar de prestatie van de cliënt en dan naar tabblad DIS ROM. In dit tabblad kunt u de gegevens van de uitgevoerde ROM vullen.

Klik op "Toevoegen". Het DIS ROM scherm verschijnt.

ROM nummer: Hier vult u een uniek nummer van de meting. Dit is de unieke identificatie van de meting binnen de set van meetgegevens en is nodig voor SBG. Meetdomein: Geef het bij het zorgdomein geselecteerde meetdomein aan. Er zijn twee clusters van meetdomeinen: meetdomeinen die betrekking hebben op behandeleffect en meetdomeinen die betrekking hebben op de patiënt (patiëntervaring). Meetdatum: Vul de datum waarop de meting is uitgevoerd. Aard meting code: Geef de aard aan van de meting in de context van ROM. © 2014 Promeetec bv; Software & Declaratieservice

62

63

EPexpress 4

Type respondent code: Geef aan wie de respondent is die het meetinstrument heeft ingevuld. Bij de meeste instrumenten is dit standaard de patiënt, bij de andere instrumenten kan dit variëren. Meetinstrumentcode: Vul de code behorend tot het meetinstrument dat is gebruikt voor de meting. Voor meer informatie over dit veld verwijzen wij u naar SBG, document SBG Zorgdomeinen, meetdomeinen, en meetinstrumenten. Totaalscore meting: Vul de score van de meting. Bij aanlevering van data per item is de totaalscore niet gevuld. De totaalscore van de meting met twee decimalen. Voor de aanwijzingen voor de berekening verwijzen wij u naar SBG, document SBG Zorgdomeinen, meetdomeinen, en meetinstrumenten. Een ROM meting kan uit nul, één of meer items bestaan. Items aanleveren is verplicht bij bepaalde meetinstrumenten. Bij welke meetinstrumenten dit verplicht is staat vermeld in de eerder genoemde SBG documentatie. Als u een ROM item wilt toevoegen dan klikt u in het DIS ROM scherm op "Toevoegen". Er verschijnt dan een nieuwe regel onder ROM items waarin u het itemnummer en de score kunt vullen.

Als er sprake is van een ROM item, dan vult u de volgende velden: Itemnummer: Vul het nummer van het item in de volgorde van de vragenlijst. Score: Vul de score op het item. Als u een item wilt verwijderen dan vinkt u eerst het blokje bij 'Verwijderen' aan en klikt u vervolgens op "Verwijderen". Via "Toevoegen" kunt u meerdere items aan een ROM toevoegen. Als u op "OK" klikt komt u in het DIS Tabblad terug. Hierna kunt u meerdere ROM items of ROM metingen met ROM items toevoegen.


DIS gegevens

7.5

64

DIS Overige Verrichting

Bij een integrale behandeling (behandeling kort, middel, lang, chronisch of transitieprestatie) vult u de DIS gegevens in de tabbladen DIS algemeen & SBG, DIS LVE, Tijdsbestedingen, Diagnose, en ROM. Dit tabblad DIS Overige Verrichting vult u alleen bij een OVP (prestatiecode 194073 en 194074 niet bij de innovatie prestatiecodes).

DIS Overige verrichting algemeen Dit deel wordt automatisch door EPexpress gevuld. Clientsysteem: Geef het toegepaste gesprekssysteem aan. Vergoeding kosten: De cliënt kan de kosten van de behandeling op verschillende wijze vergoed krijgen. Selecteer de wijze van vergoeding. Initiatief voor hulpvraag: Geef aan wie het initiatief voor de hulpvraag neemt. U kiest 'eigen initiatief' als de cliënt zelf het initiatief neemt om via de huisarts een afspraak te maken. Cliënt kan dan ook een verwijzing van de huisarts hebben. Aanmeldingsklacht: Geef aan (selecteer) wat de klacht van de cliënt is bij de aanmelding op de eerste zitting. Geformuleerd door de client, eventueel met behulp van de zorgaanbieder verduidelijkt. Let op! Er zijn codes voor volwassenen, deze starten met 18+. De codes voor kinderen en jeugdigen starten met 18-. Deze kunnen als de zorgaanbieder dat nodig vindt, ook nog gebruikt worden bij een leeftijd van 20 jaar. Bericht aan verwijzer: Geef aan of er een vorm van een rapportage van de behandelaar aan het einde van de behandeling naar de verwijzer is gestuurd. Datum aanmelding: De datum waarop de cliënt voor het eerst contact opneemt.


65

EPexpress 4

Soort aanmelding:Selecteer de soort aanmelding. Zorgvraagzwaarte AS1 AS2: Geef de zorgvraagzwaarte, aanwezigheid stoornis as1 / clustertrekken as 2 aan. Zorgvraagzwaarte Ernst: Geef de ernst van de klachten aan. Zorgvraagzwaarte (dis)functioneren: Geef de mate van dagelijks (dis)functioneren aan. Zorgvraagzwaarte hulpvraag: Geef de omvang van de hulpvraag aan. Zorgvraagzwaarte lerend:Geef de mate van het lerend vermogen aan. Zorgvraagzwaarte contextueel: Geef de contextuele vaardigheden aan. Methodiek van behandeling: Geef aan welke methodiek(en) bij de behandeling door de zorgaanbieder is gebruikt. Testen of vragenlijsten toegepast: Geef aan of er bij de behandeling testen of vragenlijsten door de zorgaanbieder zijn gebruikt. Medicatiegebruik: Geef aan of de cliënt voor of tijdens de behandeling psychofarmaca gebruikt. Reden afbreken contact: Geef de reden aan waarom de cliënt het contact afbreekt / afziet van verdere behandeling. Wijze beëindiging contact: Geef aan op welke wijze het contact / de behandeling is beëindigd. Door- en terugverwijzing: Geef aan naar wie de cliënt wordt verwezen voor verdere behandeling.


DIS gegevens

7.6

DIS Aanlevering

Prestaties DIS Gereed maken Nadat u alle benodigde DIS gegevens van cliënten en prestaties heeft vastgelegd én deze declaraties gedeclareerd heeft, kunt u de DIS aanlevering opstarten. U kunt alleen prestaties voor DIS exporteren die de DIS status 'Gereed voor Export' hebben. Een prestatie start altijd met de DIS status 'Wacht op declaratiestatus gedeclareerd'. Pas als een prestatie gedeclareerd is verandert deze status. Er is dus een verband tussen de declaratiestatus en de DIS status van een declaratie. Zodra een prestatie is gedeclareerd wordt de DIS status aangepast in één van de twee volgende statussen: 1. DIS status 'Niet van Toepassing'. Het gaat dan om prestaties uit innovatieprojecten, bilateraal afgesproken codes of restnota's. Deze hoeven niet naar DIS. 2. DIS status 'Niet gereed voor Export'. Deze prestaties kunt u gereed maken voor de DIS aanlevering of aangeven dat deze niet naar DIS hoeven te gaan. Beoordeel eerst of deze prestatie wel naar DIS moet gaan. In de volgende gevallen stuurt u een prestatie niet naar DIS: - prestatie is (terecht) afgewezen door de zorgverzekeraar, u heeft de prestatie opnieuw aangemaakt. De foutieve prestatie hoeft niet naar DIS de nieuwe wel. - er is een debet declaratie toegekend en u heeft deze gecrediteerd en de credit is ook toegekend. Debet en credit hoeven niet naar DIS. Een eventuele nieuwe en toegekende prestatie gaat wel naar DIS.

Dit doet u als volgt: Ga in het hoofdscherm naar 'Beheer' en dan naar 'Prestatie overzicht'. Onderaan dit overzicht staan de filters. Zet de filter DIS status op 'Niet gereed voor export'.

U krijgt dan een overzicht van alle prestaties die deze status hebben.

Klik op een prestatie. Het 'Prestatie detail' scherm wordt nu geopend.


66

67

EPexpress 4

U kunt in de verschillende tabbladen kijken of u alle benodigde gegevens gevuld heeft. Vervolgens vinkt u onderaan het scherm 'Gereed voor DIS' aan. Klik op "OK". In de nieuwste versie is er ook een optie 'Niet naar DIS'. U maakt dan een keuze tussen 'Gereed voor DIS' of 'Niet naar DIS'. Kiest u voor 'Gereed voor DIS' dan vindt er een controle plaats of u de minimale dataset (de voor DIS verplichte velden) gevuld heeft. Zo niet dan verschijnt er een melding. Zodra de verplichte velden gevuld zijn en u op "OK" klikt dan komt u weer in het prestatie overzicht. U ziet dan de overige prestaties die de DIS status 'Niet gereed voor export' hebben. Zo werkt u dit hele overzicht af. Exporteren van DIS gegevens U gaat in het hoofdscherm naar 'Declaraties', 'Exporteer DIS bestanden'. Het volgende scherm verschijnt:


DIS gegevens

U ziet hier welke prestaties geëxporteerd worden. Zijn er prestaties die niet mee mogen? Ga dan via het hoofdmenu 'Beheer', 'Prestatie overzicht' naar de prestatie en open deze. Zet onderaan het 'prestatie details scherm' het vinkje 'Gereed voor DIS' weer uit en klik op "OK". Als alle prestaties mee kunnen in de DIS export dan klikt u in het 'Prestaties gereed voor export naar DIS' scherm op "OK". Het bestand wordt dan aangemaakt en deze slaat u op uw computer op. De bestandsnaam is als volgt opgebouwd DIS_GBG_TRJ_PROD_010_AGBCODE_00_jjjjmmdd. Via 'Toon geëxporteerde DIS bestanden' kunt u dit bestand alsnog opslaan (Bewaar) of raadplegen (Open) welke cliënten er in het bestand zaten. Het volgende scherm verschijnt:


68

69

EPexpress 4

Aanleveren van DIS gegevens bij het DIS. Nadat u de prestaties geëxporteerd heeft moet het exportbestand nog geschikt gemaakt worden voor DIS aanlevering en daadwerkelijk bij DIS worden aangeleverd. U kunt dit laten verzorgen door Promeetec. Wilt u hier meer informatie over? Stuur dan een email naar [email protected] Creditprestaties en het aanleveren bij het DIS. Een creditprestatie moet in het DIS exportbestand meegeleverd worden. Er wordt bij de DIS aanlevering gekeken of de bijbehorende debetprestatie ook in de DIS aanlevering zit. Als in de DIS aanlevering een debetprestatie en de bijbehorende creditprestatie zitten, dan vallen deze tegen elkaar weg en worden deze niet naar het DIS gestuurd. Een creditprestatie waarvan de debet in een eerdere DIS aanlevering zat wordt wel naar DIS gestuurd zodat de eerdere debet ongedaan wordt gemaakt. ZIt in het bestand een credit en een gecorrigeerde debetprestatie? Dan gaat de credit niet mee naar DIS en overschrijft de nieuwe debet de oude debet bij DIS. Omdat dit een complexe systematiek is kunt u het beste alle prestaties in de DIS export meenemen. De partij die uw DIS aanlevering verzorgt zal ervoor zorgen dat de juiste prestaties bij DIS worden aangeleverd.


Index

BTW nummer 12 burgerlijke staat 56

Index

-C-

-0063 prestatiecodelijst

18

-11e hoofdbehandelaar

34

-22e hoofdbehandelaar

34

-9990 prestatiecodelijst

18

-Aaanmeldingsklacht 57, 64 aantal prestaties 33 afhandelen 52 afsluiten 8 afsluitreden 35 AGBcode behandelaar 16 AGBcode instelling 12 AGBcode praktijk 12 AGBcode zorgverlener 12 aktief contract 15

-Bbackup maken 24 bankrekeningnummer 12 Basis GGZ 1 begindatum prestatie 33 behandelaars 16 berekend bedrag 34 bericht aan verwijzer 57, 64 bestandslocaties wijzigen 26 betaling aan 15 bewaar declaraties 43 bilaterale prestatiecodes 18 briefpapier 13 BSN, Burger Service Nummer 29 BTW 34

cliënt notities 29 cliënt zoeken 30 cliënten 28 clientgegevens 28 cliëntgegevens wijzigen 30 cliëntnummer 29 cliëntsysteem 57, 64 code herdeclaratie 34 code zelfverwijzer 22 contract bij prestatie 33 contract zorgverzekeraar 14 contract/betaalovereenkomst 15 contractant 12 contractant beheer 11 contractbeheer 14 contracten 14 controle op verzekeringsrecht (COV) crediteren 52

-Ddeclarabel stellen prestatie 43 declaratie ID 49 declaratie status 40, 41 declaratiebedrag 34 declaratieperiode 43 declareren elektronische nota's 47 declareren papieren nota's 47 diagnosecode verwijzer 57 diagnosedatum 57, 60 directe tijd 35 DIS 55 DIS Aanlevering 27, 66 DIS Cliënt 56 DIS DBC Informatie Systeem 27 DIS Diagnose 60 DIS Koppelnummer 57, 64 DIS status 40, 41 dispuut 38, 50 door- en terugverwijzing 57, 64 downloaden EPexpress 3 downloaden setup 3

-EEI, EI bericht, EI standaard


1

29

70

71

EPexpress 4

eigen patiënt 22 einddatum prestatie 33 elektronisch ontvangen disputen 52 elektronische declaratie per verzekeraar exporteer prestaties 43

-F-

43

leefsituatie LVE 55

56

-M-

factuur layout 13 factuurnummers aanpassen 24 factuurperiode 43 filters prestatiegegevens 41 functionaliteiten EPexpress 1

machtigingsnummer 33 medebehandelaar 35 medicatiegebruik 57, 64 meetdatum 62 meetdomein 62 meetinstrumentcode 62 methodiek van behandeling

-G-

57, 64

-N-

geboorteland cliënt 56 geboorteland moeder 56 geboorteland vader 56 Generalistische GGZ 1 Gespecialiseerde GGZ 1

NAW cliënt 29 NAW zorgverlener 12 nevendiagnose 57 nieuwe lege EPexpress

-H-

26

-O-

Helpdesk EPexpress 1 heropenen 52 hoofdbehandelaar 34, 35 hoofdberoep behandelaar 16 hoofdberoepgroep 35 hoofddiagnose 57

open declaraties 43 ophalen retourinformatie 49 opleidingsniveau 56 opnieuw opstarten 26 opslaan setupbestand 3 overeenkomst 14 Overige verrichting OVP 64

-I-

-P-

IBAN 12 indirecte tijd 35 initiatief voor hulpvraag 57, 64 inlezen retourinformatie 50 innovatieprojecten 18 installeren 3 Item nummer 62 Item score 62

-Kkies contract 33 kleurcodes 52 kopiëren tarieven 20 koppelen tarieven aan contracten koppelnummer DIS 57

-L-

19

papieren disputen 52 patiëntnummer 29 prestatie historie 37 prestatie kopiëren 31 prestatie notities 37 prestatie toevoegen 41 prestatiecode 33 prestatiecode verwacht 33 prestatiecodes 18 preview declaraties 43 primaire diagnose 57 proces 27 proxy instellingen 25


Index

-R-

-U-

reden afbreken contact 57, 64 reden non-response 57 referentienummers aanpassen 24 restitutienota voor cliënt 43 restnota 43, 52 retourinformatie 50 ROM 27 ROM Item nummer 62 ROM methode toegepast? 35 ROM nummer 62 ROM score 62

uitvoerder 34 uitvoeren setup 3 updaten EPexpress UZOVI 29

-SSBG locatiecode 57 SBG Stichting Benchmark GGZ 27, 55 score 62 setup 3 setupbestand 3 soort aanmelding 57, 64 soort prestatie tarief 39 soort verwijzer 35 specialisme behandelaar 16 specialisme medebehandelaar 35 standaardgegevens 10 starten 8 starten via snelkoppeling 8 starten via startmenu 8 status declaratie 41 status DIS 41 stoornis DSM IV 57 synchroniseer cliëntgegevens 32 systeemconfiguratie 24

-Ttarief 34 tarieven 19 testen of vragenlijsten toegepast tijdregistratie 35 tijdsbesteding 35 toekenning kleurcode 52 totaalscore meting 62 transitieprestatie 33 trekken van 60 type respondent code 62

57, 64


8

-Vvastleggen prestatie gegevens 31 VECOZO 47 vergoeding kosten 57, 64 verrichtingsnummer 64 versturen via VECOZO 47 verwerken declaraties 27 verwijsdatum 57 verwijzer 35 verwijzers 22 verzekerdengegevens bij prestatie 31 Verzekerdennummer 29

-Wwijze beëindiging contact

57, 64

-Zzelfverwijzer 22 zoeken prestaties aktieve client zorgdomeincode 57 Zorgverzekeraar 29 zorgvraagzwaarte 57, 64

41

72

Handleiding EPexpress Versie 4

Recommend Documents