Handleiding EPD OnTrack (Electronisch Project Dossier)

Handleiding EPD OnTrack (Electronisch Project Dossier) Van: J. Stap, Step-One, Oosterblokker Email: [email protected] Datum: 10 november 2013

1. Introductie Dit document beschrijft beknopt de installatie, functionaliteit en eigenschappen van EPD OnTrack for Explorer and Office. Inhoudsopgave 1. Introductie ............................................................................................................................................................ 1 2. Installatie op desktop computer .......................................................................................................................... 4 3. Gebruikershandleiding MS-Office 2003/2007/2010/2013................................................................................... 7 3.1. Algemene informatie m.b.t. het gebruik van archieven ...............................................................................7 3.2. Selectie emails in een keer bewaren (2003/2007) .......................................................................................7 3.3. Betekenis van de kleuren in het venster ......................................................................................................9 3.4. Reeds eerder extern opgeslagen emails - controle ......................................................................................9 3.5. Herkenning verzender bericht in Verkenner ................................................................................................9 3.6. Naamgeving van bestandsnaam voor bericht ..............................................................................................9 3.7. Geopende email bewaren (2003) ...............................................................................................................10 3.8. Selectie emails in een keer bewaren (2010/2013) .....................................................................................11 3.9. Geopende email bewaren (2007/2010/2013) ............................................................................................12 3.10. Bewaren van Office documenten (Office 2003) .........................................................................................13 3.11. Bewaren van Office documenten (Office 2007/2010/2013) ......................................................................14 3.12. Bewaren van documenten via de Windows Verkenner ............................................................................15 3.13. Onderhoud EPD (Office 2003) ....................................................................................................................16 3.14. Onderhoud EPD (Office 2007/2010/2013) .................................................................................................17 4. Overzicht mappenstructuur ............................................................................................................................... 18 5. Openen project-emails ....................................................................................................................................... 19 6. Archiefverkenner ................................................................................................................................................ 19 6.1. De standaard Archiefverkenner .................................................................................................................19 6.2. De Sharepoint site opslag als “archief verkenner” .....................................................................................22

Versie EPD Ontrack for Office, versie 3.0 Build 3.0.*.* Deze versie is de opvolger van EPD Outlook / EPD Ontrack 2.5.

Algemeen EPD OnTrack for Office is een MS-Office invoegtoepassing (addin) voor de MS-Office onderdelen Outlook, Word, Excel en Powerpoint en daarnaast MS-Project en Visio. Het ondersteunt medewerkers die in projecten of projectteams werken met informatiebeheer. Wanneer deze projectinformatie (specs, calculaties, tekeningen, testresultaten, berichtenverkeer etc.) op een voor alle medewerkers toegankelijke locatie wordt bewaard - hiërarchisch - kan EPD OnTrack zijn waarde bewijzen door zeer snel relevante informatie bij het betreffende project op te slaan, ook meerdere items tegelijk. Voor een voorbeeld van een bewaarstructuur zie achterin dit document.

Step-One Maatwerk Office oplossingen

EPD OnTrack Versie 3.0, 10-11-2013, Installatie en Gebruik 1 van 22

Kenmerken Berichten - opslaan met onderwerp als bestandsnaam - datum van verzending als bestandsdatum - verzender als auteur van bestand - eventueel verwijderen uit Outlook (optie) Bijlagen: - geheel verwijderen - op aparte locatie opslaan, vervangen door link - eventueel verwijderen uit Outlook (optie) - alleen bijlagen opslaan, niet de berichten (optie) Office documenten - opslaan vanuit het document geopend in Word, Excel, Powerpoint, MS-Project en Visio Windows Verkenner – nieuw in V3.0 - opslaan vanuit Windows Verkenner, 1 document of een selectie - alle documenten – niet alleen Office Archieftype Sharepoint site – nieuw in V3.0 - documenten opslaan in een speciale Sharepoint site - voorbeeld site meegeleverd Overzicht houden, beheer Alle gerelateerde, relevante informatie bij elkaar in een archief, per project, onderwerp of client bijvoorbeeld. Meerdere archieven mogelijk. Postbusgrootte beperkt houden door opruimen berichten en/of bijlagen. Naadloos inpassen Omdat EPD OnTrack aansluit bij uw bestaande werkwijze is inpassing in de bestaande situatie en werkwijze, en het inleertraject, een kwestie van enkele uren. Kosteneffectief EPD OnTrack is geen “zwaar” pakket met eigen database en daarmee uitstekend geschikt voor het MKB. Onderhoudseffectief EPD OnTrack vergt geen onderhoud, hooguit incidenteel, en kan beheerd worden door uw huidige medewerker(s). Geen specialist. Internationaal EPD OnTrack herkent zowel de Nederlandse (NL) alsook de Engelse (EN) MS-Office versies. Schermen en meldingen zijn consistent met de Office versie. Windows en Office compatibiliteit EPD OnTrack is geschikt voor: Windows XP, Windows 7/8. 32 en 64 bits. MS-Office 2003, 2007, 2010, 2013. Onderdelen: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio. Windows Verkenner.

Licentie Voor aanschaf kunt u een offerte aanvragen, telefonisch of via email. Hiervoor dient u de volgende gegevens beschikbaar te hebben:  Naam firma, inclusief evt verkorte naamgeving  Volledig adres, bezoek en/of postadres  Totaal aantal medewerkers in dienst  Aantal verwachte gebruikers EPD De levering van EPD geschiedt gepersonaliseerd, d.w.z. dat de EPD versie specifiek voor uw firma wordt “gebrandmerkt”, waardoor bijvoorbeeld schermen uw firmanaam tonen. Bij acceptatie van de offerte, levering en gebruik van EPD gaat u intrinsiek akkoord met de leverings- en licentievoorwaarden zoals die in het algemeen voor maatwerk software gelden. In het kort zijn de belangrijkste licentievoorwaarden: - de licentie is op basis van gebruik, niet eigendom - Step-One is en blijft eigenaar van de software Step-One Maatwerk Office oplossingen


-

licentieduur is onbeperkt doorverkoop is verboden licentie heeft betrekking op systeemconfiguraties zoals genoemd onder Kenmerken levering in principe electronisch Aantal gebruikers zoals te voorzien binnen 1 jaar na aanschaf. Moet in verhouding staan tot totaal aantal medewerkers Updates n.a.v. bugs of problemen zijn gratis



2. Installatie op desktop computer Configuratievoorschrift computer De computer waarop EPD OnTrack wordt geinstalleerd moet minimaal voldoen aan deze eisen:  Minimaal 250 Mb vrije diskruimte op C:  Windows XP, Windows 7, Windows 8, met laatste SP’s en updates bijgewerkt  MS-Office 2003/2007/2010/2013, met laatste SP’s en updates bijgewerkt. NL versie of UK/US versie De installatie moet bij voorkeur door een systeem/netwerkbeheerder worden uitgevoerd, of centraal via distributie met bijvoorbeeld SMS.

Handmatige installatie vanaf CD EPD OnTrack is beschikbaar als distribueerbaar pakket, op CD/DVD, of als ZIP file. De beschrijving hieronder is o.b.v. CD inhoud. Een volledige installatie, welke een volledig werkende applicatie oplevert, bestaat uit de volgende stappen: 1. Realiseren fysieke archiefstructuur. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in hoofdstuk Overzicht mappenstructuur, achterin 2. Instelling standaard archief = de naam van het standaard archief 3. Optioneel instellen van een configuratie map = de (netwerk) map waar het configuratie file zich bevindt. 4. Installatie EPD OnTrack programma vanaf CD/DVD of ZIP file

Instellen basisarchief Hiervoor zijn 2 mogelijkheden. 1. Vooraf, door systeem/netwerkbeheer. Deze methode heeft de voorkeur, omdat EPD na installatie dan direct bruikbaar is. Hierbij moet voor iedere gebruiker een environment variabele worden ingesteld, bijv via het loginscript, waarin het standaard basisarchief wordt ingesteld. VARIABELE = EPDArchive In deze variabele moet de naam van het standaardarchief worden ingesteld, bijv EPDArchive = PROJECTS Hierbij verwijst PROJECTS naar de naam van het standaard archief zoals gedefinieerd in de configuratie, zie hierna. 2.

Handmatig, na installatie EPD. Via menu Help - Info EPD - Configuratie, kan men het betreffende archief invullen, de bijbehorende (netwerk)map zoeken, en vervolgens opslaan. Zie hoofdstuk Gebruikershandleiding Onderhoud EPD.

Instellen netwerkmap voor configuratie U kunt d.m.v. een verwijzing met een environment variabele de configuratie-instellingen lezen vanuit bijvoorbeeld een netwerklocatie. Hiermee kan deze configuratie centraal voor alle medewerkers worden beheerd. Voorbeeld ( VARIABELE = EPDConfig ) EPDConfig = M:\Applications\EPD\Config\



Installatiestappen De inhoud van de CD bestaat uit twee componenten, zie onderstaande figuur.

Om de installatie te starten kan men rechtstreeks vanaf de CD het bestand “setup.exe” uitvoeren, door dit uit te voeren als Administrator (rechter muisknop op setup.exe). Indien u de installatie-instructies in de Nederlandse taal wilt, is een installatieset beschikbaar met de msi: EPD OnTrack NL.msi DE-INSTALLATIE vorige versie Indien deze EPD versie een reeds geinstalleerd EPD Outlook vervangt, moet eerst deze oudere versie worden gedeinstalleerd, of via de bijbehorende MSI file, of via het Windows Configuratiescherm. Wanneer deze versie een eerdere versie van EPD OnTrack vervangt, wordt de laatste automatisch gedeinstalleerd.



VOLLEDIGE INSTALLATIE  Plaats CD in speler  Open Windows Verkenner en zoek de CD speler, klik erop  Rechter muisknop op setup.exe, uitvoeren als Administrator

 Bevestig eventuele vragen ivm locatie en beveiliging en voor installatie van ontbrekende (Microsoft) componenten I.v.m. de installatie van optionele componenten wordt het volgende scherm getoond:

Voor een normale gebruikersinstallatie en test laat u de vink voor EPD Store uit staan. Deze is bedoeld voor het beschikbaar maken van componenten voor de installatie van de meegeleverde Sharepoint opslag EPD Store. Zet de vink aan als u aansluitend de EPD Store wilt installeren. Hiervoor is een separate handleiding beschikbaar.

 De installatie van EPD OnTrack start, bevestig de standaard installatie vragen  Bevestig voltooiing van de installatie Hiermee is EPD OnTrack geinstalleerd. Controle:  Start MS Outlook  Herken de knop gemerkt EPD in de menu balk (Office 2003/2007), of de tab EPD in het lint.  Klik op menu Help - Info EPD, infoscherm wordt getoond. Wanneer het instellen van de projecttopmap niet volgens methode 1 is geschied dan moet men de installatie nog vervolgen met methode 2, zie hiervoor.

Centrale distributie Een centrale installatie van EPD kan men bereiken door de componenten te packagen, en te distribueren.



3. Gebruikershandleiding MS-Office 2003/2007/2010/2013 3.1.

Algemene informatie m.b.t. het gebruik van archieven

Afhankelijk van de configuratie zoals deze is ingesteld door uw systeem beheerder, maakt EPD gebruik van verschillende types archieven. Vanaf V3.0 ook Sharepoint. Vanuit gebruikersoogpunt heeft het gebruik van een ander type opslag i.h.a. geen consequencies voor de gebruikers-interactie via de EPD schermen. Alle functionaliteit op het onderliggende technische vlak is verborgen voor de gebruiker en dus is bijvoorbeeld de opslag van documenten en email naar een fileshare-type archief niet anders dan het bewaren naar een Sharepoint archief.

3.2.

Selectie emails in een keer bewaren (2003/2007)

Om het bewaren van veel berichten in 1 keer te vergemakkelijken kan men vanuit het mappenoverzicht van Outlook een selectie van berichten in 1 handeling opslaan onder een project.  Start Outlook  Selecteer de gewenste emails  Druk op knop EPD in menubalk (Outlook 2003/2007)

Voor vervolg zie volgende pagina…



Het algemene scherm voor opslag toont 16 berichten  Kies een project, evt een dossier. Emails in standaard Outlookmappen worden automatisch gekoppeld aan het juiste dossier.  Kies evt voor alle berichten of alleen emails  Kies evt voor opslaan met ontvangstdatum(standaard), of nu  Kies evt voor het ook opslaan van eerder opgeslagen berichten, of niet (standaard)  Klik op de knop Opslaan, de berichten worden opgeslagen met een voortgangsindicator  Afsluiten met knop Sluiten

Nieuw: ARCHIEFKEUZE Opslag vindt plaats in het huidige archief, PROJECTS. Zijn er meer archieven geconfigureerd dan kunt u met de knop “Wijzig” het standaardarchief wijzigen. INSTELLINGEN Standaard zichtbaar zijn de basisinstellingen, zie hiernaast. Voor verdere gedetailleerde opties klikt u op de knop Meer… Zie hieronder. Het tonen van de extra opties kan voor gebruikers worden geblokkeerd. Hier kunt u het beheer van berichten en bijlagen tot in detail regelen:  Verwijderen van bijlagen (niet opslaan in EPD)  Apart opslaan van bijlagen, met links  Verwijderen van bijlagen en/of berichten uit Outlook  Nieuw: Alleen de bijlagen opslaan, niet de berichten * Al deze instellingen (* niet) worden opgeslagen en zijn weer beschikbaar wanneer u Outlook een volgende keer start.



3.3.

Betekenis van de kleuren in het venster

Emails die in Outlook in of in een submap van de standaardmappen Postvak-IN, Postvak-UIT, Verzonden items worden bewaard, worden automatisch gekoppeld aan het juiste dossier. In zelf aangemaakte mappen kan deze herkenning niet plaatsvinden en moet u zelf het juiste dossier kiezen. Om de gebruiker hierover te informeren worden de kleuren gebruikt: Projectnummer Lila - project moet nog gekozen worden Groen - project is gekozen en bestaat Dossier Geel - dossier niet automatisch toegewezen, controleren en wellicht wijzigen Groen - dossier is automatisch gekozen, of dossier is zelf gekozen

3.4.

Reeds eerder extern opgeslagen emails - controle

Vanaf versie 1.1 worden berichten bij het extern opslaan, in Outlook gemerkt met het kenmerk “EPD”. Dit kenmerk wordt toegekend aan veld/kolom “Categorieën” (Categories). Dit is standaard in Outlook niet zichtbaar. Om het zichtbaar te maken moet men in Outlook in de weergave de kolom “Categorieën” toevoegen, voor elke gewenste map. Dit kan helaas niet geautomatiseerd worden. Een beschrijving hiervan is bijgevoegd. Dit kenmerk wordt bij het opslaan van berichten gecontroleerd. Als het bericht reeds eerder is opgeslagen wordt het overgeslagen, tenzij in het EPD venster de optie “Ook opslaan van eerder opgeslagen berichten” is aangevinkt. Optioneel kan aan het kenmerk ook het unieke indexnummer (van project of client) worden toegevoegd. Dit vergemakkelijkt het terugvinden van berichten in de EPD opslag.

3.5.

Herkenning verzender bericht in Verkenner

Bij het extern opslaan van een bericht wordt de verzendersnaam opgeslagen in bestandseigenschap “Auteur” / ”Author.” Deze kolom moet men in de Windows Verkenner zelf aanzetten en plaatsen. Vervolgens kan er bijvoorbeeld op worden gesorteerd. Standaard sortering zou ik adviseren op kolom “Gewijzigd op”. Dit komt overeen met Outlook (Datum ontvangen, datum verzonden). Zie ook achterin dit document de mappenstructuur. De Project Verkenner, verderop in dit document beschreven, toont de kolom Auteur standaard.

3.6.

Naamgeving van bestandsnaam voor bericht

Bij het opslaan van een bericht wordt als bestandsnaam het onderwerp van het Outlook bericht gekozen. Eventueel hierin voorkomende niet-toegestane tekens worden vervangen door spaties. Zoals eerder vermeld wordt bij het opslaan van berichten met een zelfde onderwerp (kan veel voorkomen bijvoorbeeld bij verzending en ontvangst van beantwoorde berichten) de bestandsnaam verlengd met een volgnummer.



3.7.

Geopende email bewaren (2003)

Tijdens het lezen van een bericht kunt u desgewenst deze bewaren:  Klik ook hier op de knop EPD (Office 2003)



Kies project en druk op Opslaan

Het bericht is opgeslagen. Elk bericht wordt opgeslagen met een bestandsextensie .msg. Dit is het standaard Outlook berichtformaat.



3.8.

Selectie emails in een keer bewaren (2010/2013)

Voor Outlook 2010/2013 is de eerder beschreven functie weliswaar identiek, zie 3.1, maar de toegang is via het lint/ribbon.     

Start Outlook 2010/2013 Selecteer de gewenste emails Druk op de tab EPD in het lint (Outlook 2010/2013), en Druk op knop Bewaar bericht(en) op EPD tab Of druk meteen op de knop Bewaar bericht(en) op de Start tab

Het verdere verloop en gebruik van de schermfunctionaliteit is zoals beschreven onder 3.1



3.9.

Geopende email bewaren (2007/2010/2013)

Voor Outlook 2010/2013 is de eerder beschreven functie weliswaar identiek, zie 3.2, maar de toegang is via het lint/ribbon.   

Open een (ontvangen) bericht Druk op de tab EPD in het lint Druk op knop Bewaar bericht… op de EPD tab




3.10. Bewaren van Office documenten (Office 2003) EPD heeft m.i.v. EPD OnTrack V2.1 ook bewaarfuncties voor de Office onderdelen Word, Excel, Powerpoint, Visio en Project, naast Outlook. Voor alle programma’s is de functie daarvoor identiek, toegang is via werkbalkknop (2003) of het lint/ribbon (2007/2010/2013). Als voorbeeld wordt hier Word 2003 getoond voor het opslaan van documenten.   

Start Word 2003 Open of maak de gewenste documenten Druk op de knop EPD in het menu, vergelijkbaar met Outlook

Het EPD scherm toont de volgende, te wijzigen, opties:  Bewaren met bestandsdatum van origineel. Indien het bestand al eerder was opgeslagen (buiten EPD) wordt de EPD kopie met dezelfde bestandsdatum opgeslagen (standaard). 

Ook eerder opgeslagen document(en) opslaan (niet standaard). Indien het bestand al eerder in EPD was opgeslagen wordt het hiermee nogmaals opgeslagen. De eerdere versie blijft intact.



Bewaar alle open documenten (niet standaard). Alle op dit moment in Word geopende documenten kunnen in 1 keer in EPD worden opgeslagen.



Kies een ander archief, indien geconfigureerd, met de Wijzigen knop



Sluit de documenten na opslag, of houd deze open om te bewerken. Dit is de modus waarin u EPD wilt gebruiken: Standaard is de “Archief” modus. Hierbij wordt EPD als archief gebruikt en worden documenten gesloten na opslag. Zet u de vink uit dan blijven documenten open na te zijn opgeslagen, om verder te bewerken. Dit is de “Bewerk” modus.

Wanneer een op te slaan bestand niet eerder is opgeslagen (nieuw bestand) wordt om een bestandsnaam gevraagd. Deze EPD functie is identiek voor Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio. Step-One Maatwerk Office oplossingen


3.11. Bewaren van Office documenten (Office 2007/2010/2013) EPD heeft m.i.v. EPD OnTrack V2.1 ook bewaarfuncties voor de Office onderdelen Word, Excel en Powerpoint, naast Outlook. Vanaf versie V2.4 ook voor Project en Visio. Voor alle programma’s is de functie daarvoor identiek, toegang is via het lint/ribbon vanaf 2007. Als voorbeeld wordt hier Word 2010 getoond voor het opslaan van documenten.    

Start Word 2007/2010/2013 Open of maak de gewenste documenten Druk op de tab EPD in het lint Druk op knop Bewaar document(en) op EPD tab

Het EPD scherm en het verdere verloop zijn identiek aan de hiervoor beschreven 2003 versie. Deze EPD functie is identiek voor Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio.



3.12. Bewaren van documenten via de Windows Verkenner EPD heeft m.i.v. EPD OnTrack V3.0 ook een bewaarfunctie voor bestandenstoegang via de Windows Verkenner. Als voorbeeld wordt hier de verkenner getoond onder Windows 7.   



Start de Windows Verkenner via Start – Alle programma’s – Bureau-Accessoires, of een eerder gemaakte toegang bijvoorbeeld via de taakbalk of het bureaublad. Selecteer een of meer gewenste documenten Druk op de rechter muisknop voor het snelmenu, kies optie: Zend naar EPD e e e Deze optie kan zowel bovenaan staan (bij verschillende documenten), of als 2 , 3 , 4 optie.

Wacht tot het EPD scherm verschijnt of klik op het icoon voor EPD in de taakbalk

De eerste maal na opstarten/inloggen kan het scherm aangeven dat de informatie ververst moet worden. Klik hiertoe op de knop “Verversen”. Dit scherm komt vrijwel overeen met het EPD – Office scherm. Het is nu mogelijk om: Het opslaan te starten Of om meer documenten te kiezen. Voor dit laatste moet men niet op de knop “Sluiten” klikken maar rechtstreeks op de eerder geopende Verkenner, of via de taakbalk. Selecteer dan de gewenste documenten zoals eerder en kies weer “Zend naar EPD”. De documenten worden dan “opgeteld” bij de eerdere.



3.13. Onderhoud EPD (Office 2003) Onderhoud en info is ondergebracht onder de Help knop - Info EPD

Onnee SStteepp--O



Klik op Info EPD, zie onderstaand scherm

Uw firma hier…



Klik op Configuratie





vervolgens Zoeken, zoek de netwerkmap

Uw firma hier…



Klik op Opslaan, vervolgens Sluiten

Gegevens van de eigenaar kunnen niet worden gewijzigd.

3.14. Onderhoud EPD (Office 2007/2010/2013) Voor Office 2007/2010/2013 is de eerder beschreven functie weliswaar identiek, zie 3.6, maar de toegang is via het lint/ribbon.  

Druk op de tab EPD in het lint, van Outlook 2010/2013, Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio 2007/2010/2013 Druk op knop Info over EPD, op EPD tab, groep EPD omgeving




4. Overzicht mappenstructuur Voorbeeld 4 projecten voor het archief “PROJECTS”

Substructuur 4 projecten met bewaarde berichten in Project 1 (ber = berekeningen, cor = correspondentie, div = diversen, dwg = tekeningen, pic = afbeeldingen) Door te dubbelklikken op een bericht vanuit de verkenner kan het opnieuw worden geopend. Zie in de weergave de extra kolom “Auteur”. Hierin wordt de naam van de verzender opgeslagen door EPD (vanaf versie 1.1).

Step-One



5. Openen project-emails Eerder opgeslagen berichten kunnen eenvoudig via de Windows Verkenner opnieuw worden ingezien:   

Open de verkenner, bijvoorbeeld via rechter-muisknop op Windows Startknop - Verkennen Zoek de projectstructuur, project en subfolder Dubbelklik op het gewenste .msg bericht

Indien Outlook nog niet was gestart dan wordt dit nu gestart Het bericht wordt geopend. Alle normale handelingen zoals lezen zijn toegestaan, inclusief het eventueel openen of opslaan van bijlagen.

6. Archiefverkenner Om snel bij de opgeslagen archiefdocumenten te komen is de Archiefverkenner toegevoegd. Deze is beschikbaar als onderdeel van Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio. Daarnaast als separaat programma, te kiezen via Windows – Start. Wanneer een fileshare wordt gebruikt als archieftype (bijv de P schijf…) wordt de hieronder beschreven Archief Verkenner gekozen. Wanneer een Sharepoint site wordt gebruikt als archief, vanaf V3.0, schakelt EPD automatisch om naar deze site via de standaard browser, meestal Internet Explorer, Firefox… Een voorbeeld hiervan wordt getoond na de standaard Archief Verkenner.

6.1.

De standaard Archiefverkenner

De Archiefverkenner is een soort afgeleide van de Windows Verkenner, specifiek voor EPD gebruik. Zie hieronder een schermafdruk.

Step-One Toegang: Office 2003/Outlook 2007: menu Bestand - EPD Archief Verkenner… Office 2007/2010: tab EPD – groep EPD Omgeving – Start Archief Verkenner… Step-One Maatwerk Office oplossingen


Windows – Start – Alle programma’s - EPD OnTrack by Step-One – Start EPD Archief Verkenner Korte opsomming van functies bij een projectenarchief:  linker venster: mappenoverzicht projecten en dossiers, rechter venster: inhoud gekozen map  dubbelklik op bericht: openen  zoeken en tonen project: voer projectnummer in in zoekvak, druk op Enter of klik op Zoek rechter muisknop(snelmenu) op bericht in rechter venster:  (her)openen bericht in Outlook  verwijderen bericht uit map  sortering op kolommen: klik op kolom in rechter venster



Tonen van Projecten overzicht Het projecten overzicht wordt bij het starten van de verkenner opgebouwd. Bij zeer veel projecten kan dit wat meer tijd vergen. Daarom worden bij opstarten alleen de projectmappen getoond. De subdossiers worden pas opgehaald en getoond bij het selecteren van het betreffende project. Tonen van Auteursinfo De kolom “Auteur” in het rechter deelvenster geeft de verzender weer van emailberichten of de auteur bij andere typen documenten. Het opvragen van deze bestandsinfo is tijdsintensief bij veel bestanden in het dossier en derhalve wordt een voortgangsindicator voor het zoeken getoond bovenin het scherm, zie hieronder.

 Deze voortgang kan men onderbreken, wanneer deze auteursinfo niet direct noodzakelijk is, door op de Stop knop te drukken. Daarna kan men zeer snel tussen mappen schakelen. Wanneer de auteur wel nodig is, bijvoorbeeld om op te sorteren, kan de zoekactie weer worden aangezet. De instelling blijft bewaard zolang de verkenner geopend is.  Sorteren op kolom is tijdens zoeken geblokkeerd

Opmerking: Wanneer het opzoeken/tonen van de Auteursinformatie zeer traag verloopt, is het mogelijk dat de oorzaak ligt in de virusscanner op de PC. M.n. bij Outlook berichten met bijlagen kan het virus-scanproces veel tijd vergen bijvoorbeeld omdat bijlagen apart worden geopend voor de scan. In dit geval is het raadzaam om de scaninstellingen zodanig te wijzigen dat deze vertraging geminimaliseerd wordt.



6.2.

De Sharepoint site opslag als “archief verkenner”

Vanuit de Home pagina is doorgeklikt naar de EPD Per Project pagina, waar een project is gekozen en een deel van de dossiers zijn te zien (ongefilterd). Eventueel kan men per dossier filteren voor de overzichtelijkheid. Deze site is als voorbeeld meegeleverd met EPD OnTrack V3.0.

Met vriendelijke groet J. Stap, Step-One, Oosterblokker



Handleiding EPD OnTrack (Electronisch Project Dossier)

Recommend Documents