Electronisch factureren
Stel dit PDFbestand in op ware grootte (100 %) of zodanig dat het prettig is voor u. Blader met “Page down” en “Page up” In deze presentatie zullen wij de volgende onderwerpen behandelen: • Electronisch factureren door middel van bijlage in e-mail van – Facturen – Offertes – Orders – Aanmaningen – Bestellingen Daarvoor zijn drie manieren 1. Snel aanmaken van de PDF bijlagen direct vanuit Ohmega. 2. Aanmaken van de PDF bijlagen via een eigen Word-sjabloon (vooral nuttig voor offertes) 3. Aanleveren in XML en PDF al dan niet via INGIS
E-mailoverzicht
Hier ziet u een overzichtslijst van de geproduceerde documenten. (Facturen in dit geval) Hierna volgt de beschrijving hoe u kunt kiezen uit één van de twee manieren, hoe u de PDF documenten produceert • Direct vanuit Ohmega • Via een Wordsjabloon In beide gevallen is dit het eindresultaat VOOR het mailen of afdrukken. Namen en emailadressen zijn hier smal gemaakt , wegens de privacy
Werking van overzicht
Weet dat deze lijst “kijkt”in de mappen waarin Ohmega automatisch de PDF- (en Word-) documenten heeft aangemaakt. Te weten , 5 aparte mappen voor: •Facturen •Orders •Offertes •Aanmaningen •Bestellingen In die mappen kunt u zelf dedocumenten zien staan en verplaatsen of afdrukken. Maar handig is dat u vanuit deze lijst kunt: • • • • • • •
Openen Aanpassen ( bij Worddocumenten) Verwijderen Kopieeren Verplaatsen (Let op dan vedwijnt hij uit de lijst) Massaal wegmailen, naar e-mail adressen in debiteuren/crediteuren, als bijlage. Enkelvoudig of massaal printen
Mailen facturen Stel, u wilt een aantal facturen wegmailen. Selecteer bovenaan: Facturen en PDFdocumenten en klik “Mail selectie” Dan ziet u het scherm op de volgende pagina.
Wijzigen tekst e-mail Dit is een “onderwerp” en de bodytekst van emails voor facturen die u standaard eenmalig heeft heeft ingesteld in de basisgegevens. Bij aanmaningen orders, offertes etc. heeft u andere teksten ingesteld, die hier te voorschijn komen als u de desbetreffende documenten wilt wegmailen. Hier kunt de tekst nog aanpassen. Als u duizend facturen verzend zal in elke e-mail de zelfde tekst komen.
Waar naar toe?
De e-mails zullen automatisch worden gemaild naar : • Het hoofd e-mailadres van debiteuren/crediteuren behalve als een afwijkend e-mailadres is ingevoerd voor – Facturen – Offertes – Orders – Aanmaningen – Bestellingen • Of als u het emailadres in de lijst (eenmalig) wijzigt. Bijvoorbeeld uw eigen e-mailadres om te testen. Zie volgende pagina
Ander e-mailadres Stel, u wilt een aantal facturen wegmailen naar een afwijkend emailadres. Selecteer bovenaan: Eén of meer facturen en klik “Wijzig E-mail adres” Dan komt het emailadres wat u invoert, eenmalig (alleen voor deze mailsessie) in de regel te staan. En zullen die facturen dus naar dat e-mailadres worden gemeild. Sluit scherm en open scherm geeft weer de originele emailadressen.U kunt dit ook gebruiken als u hier ziet dat een klant geen e-mailadres heeft.
Aanmaken PDF direct? Hoe worden de PDF- documenten snel aangemaakt van uit Ohmega? Dit is de snelste manier: Ohmega stelt eenmalig het systeem voor u in. Bij afdrukken kiest u altijd voor “Naar PDF”.Of u nu één of een range van documenten afdrukt. . Facturen, offertes, orders en bestellingen werkt exact het zelfde. Uiteraard is het wel wenselijk dat Ohmega de lay-out van uw documenten heeft aangepast in uw maatwerk.
Voorbeeld aanmanen? Bijvoorbeeld, u gaat aanmanen. U selecteert 1000 aanmaningen en kiest bij afdrukken “Naar PDF” Dan ontstaan in de map “Aanmaningen” 1000 PDF aanmaningen En ook 1000 aanmaningen in de lijst in Ohmega die u snel massaal wegmailt. Bij aanmaningen is het handig als u supmappen maakt met datum. U verplaatst de PDF’s dan in die map. Ook kunt u een range PDF’s afdrukken op papier. 1e per e-mail tweede op papier? Geen probleem. Vooral als u de tweede of derde aanmaning kosten rekent. Advies: Maak een supmap 21-05-2012_email en eentje 16-06-2012_papier De papieren aanmaningen kunt u dan ook vanuit de lijst afdrukken op papier. Dat kan door te selecteren op datum. Maar ook door, na de e-mail-aanmaanrun, de hoofdmap op te schonen naar een submap. Zoeken in de map op klantcode geeft ook zeer snel alle verzonden aanmaningen. Voor herverzenden of nakijken. U bent dan af van het nadeel dat aanmaningen niet worden opgeslagen binnen Ohmega.
Methode 2 Aanmaken PDF via Word met eigen lay- out? •
• • • • • • • • •
Bij afdrukken (ook bij een range) kiest u bij afdrukken: Naar Word” De Worddcumenten worden exact hetzelfde als de sjablonen die u eenmalig aanmaakt, maar dan met verschillende gegevens. De Wordocumenten worden allemaal zichtbaar in de lijst “Word/PDF/Mail” U selecteert een aantal Worddocumenten en u klikt “Maak PDF” Eventueel kunt u nog Worddocumenten in de lijst openen en aanpassen voor u ze transformeert naar PDF. U mailt de PDF documenten (of Worddocumenten) weg zoals hierboven omschreven. Bij facturen beter niet in Word uiteraard. De sjablonen kunt u hier downloaden Pak de zip uit en kijk eerst in de map “worddocumenten” Daar ziet u de verschillende sjablonen, welke u zelf kunt aanpassen met uw eigen lay-out. Let wel dat de strings tussen de vishaken automatisch worden gevuld vanuit Ohmega U ziet ook dat u voor elk soort document meerdere lay-outs kunt maken. Altijd als er bijvoorbeeld meerdere keren een sjabloon begint met bkhORDER_ zal in de module ‘Orders”bij afdrukken naar Word, worden gevraagd: “Welke sjabloon”
Hier geldt ook weer dat alles het zelfde werkt voor • Facturen • Offertes • Orders • Bestellingen • Aanmaningen
Bijvoorbeeld offertes De module “Offertes” geeft in Ohmega niet veel meer dan een calculatie, waarna, offerte wordt order wordt factuur of project. Bij sommige, al lang bekende klanten komt u daar mee weg. Maar het is niet echt fraai. Mooier is bijvoorbeeld: • • • • •
Een tekstblok De calculatie Nog een afsluitend tekstblok Blokje voor de bevestiging Alles in uw eigen gekozen lettertype
Dat Is nu wel mogelijk. U maakt een basissjabloon met een mooie achter grond. U copiert daarover heen de voorbeelden van Ohmegasjablonen. U zet de automatisch te vullen velden op de juiste plaats ( ook adres en offertenummer). U past eventueel verder de lay out aan. U zet de juiste tekstblokken er in. U copieert de sjabloon en zorgt dat het eerste deel van de bestandnaam het zelfde begint als het origineel. bkhOFFERTExxx In de copie past u de tekstblokken aan. U houdt echter in uw achterhoofd dat straks elke individuele offerte kan worden aangepast, voor hij wordt omgezet naar PDF.
Verdere werkwijze Of het nu gaat om • • • • •
Facturen Offertes Orders Aanmaningen of Bestellingen
U kiest na “Afdruk” voor “Afdrukken naar Word” Eventueel kiest u een sjabloon (als u er meerdere heeft, niet kiezen als u er maar één heeft) Automatisch wordt de gehele range omgezet naar Worddocumenten van de gewenste lay –out met De gewenste “extra tekst” U kunt daarna: • Alles massaal omzetten naar PDF • Enkele documenten nog openen en aanpassen voor u ze omzet naar PDF • De PDF’s massaal wegmailen
Methode 3 Verder kunt u uw facturen aanleveren via een Portal in XML en PDF vorm. Veel grote leveranciers gaan dit eisen in de toekomst. Weet dat Ohmega een koppeling heeft met Ingis Via Ingis krijgt de klant de facturen in PDF XML en Spreadsheet Maar ook zonder Ingis kunt u binnen Ohmega de facturen genereren in XML.
Alle overige presentaties
