Handleiding EPD OnTrack (Electronisch Project Dossier)

Handleiding EPD OnTrack (Electronisch Project Dossier) Van: J. Stap, Step-One, Oosterblokker Email: [email protected] Datum: 18 mei 2011

1. Introductie Dit document beschrijft beknopt de installatie, functionaliteit en eigenschappen van EPD OnTrack for Office. Inhoudsopgave 1. Introductie............................................................................................................................................... 1 Versie .......................................................................................................................................................... 1 Algemeen .................................................................................................................................................... 1 Kenmerken .................................................................................................................................................. 2 Licentie ........................................................................................................................................................ 2 2. Installatie op desktop computer ................................................................................................................ 3 Configuratievoorschrift computer .................................................................................................................. 3 Handmatige installatie vanaf CD .................................................................................................................... 3 Centrale distributie ....................................................................................................................................... 4 3. Gebruikershandleiding MS-Office 2003/2007/2010 .................................................................................... 5 3.1. Selectie emails in een keer bewaren (2003/2007) ............................................................................... 5 Betekenis van de kleuren in het venster ......................................................................................................... 6 Reeds eerder extern opgeslagen emails - controle .......................................................................................... 6 Herkenning verzender bericht in Verkenner.................................................................................................... 6 Naamgeving van bestandsnaam voor bericht .................................................................................................. 6 3.2. Geopende email bewaren (2003) ...................................................................................................... 7 3.3. Selectie emails in een keer bewaren (2010) ........................................................................................ 8 3.4. Geopende email bewaren (2007/2010) .............................................................................................. 9 3.5. Bewaren van Office documenten (Office 2003) ................................................................................. 10 3.6. Bewaren van Office documenten (Office 2007/2010) ........................................................................ 11 3.7. Onderhoud EPD (Office 2003) ......................................................................................................... 12 3.8. Onderhoud EPD (Office 2007/2010) ................................................................................................. 13 4. Overzicht mappenstructuur .................................................................................................................... 14 5. Openen project-emails ........................................................................................................................... 15 6. Projectverkenner ................................................................................................................................... 15

Versie EPD Ontrack for Office, versie 2.4 Build 2.4.*.* Deze versie is de opvolger van EPD Outlook / EPD Ontrack 2.1.

Algemeen EPD OnTrack for Office is een MS-Office invoegtoepassing (addin) voor de MS-Office onderdelen Outlook, Word, Excel en Powerpoint en daarnaast MS-Project en Visio. Het ondersteunt medewerkers die in projecten of projectteams werken met informatiebeheer. Wanneer deze projectinformatie (specs, calculaties, tekeningen, testresultaten, berichtenverkeer etc.) op een voor alle medewerkers toegankelijke locatie wordt bewaard - hiërarchisch - kan EPD OnTrack zijn waarde bewijzen door zeer snel relevante informatie bij het betreffende project op te slaan, ook meerdere items tegelijk. Voor een voorbeeld van een bewaarstructuur zie achterin dit document. In dit document worden beschreven: - bewaren van een serie email-berichten (Office 2003/2007) Step-One Maatwerk Office oplossingen

EPD OnTrack Versie 2.4, 18-05-2011, Installatie en Gebruik 1 van 16

-

bewaren van een onderhanden bericht (Office 2003) bewaren van een serie email-berichten (Office 2010) bewaren van een onderhanden bericht (Office 2007/2010) bewaren van Word documenten (Office 2003) bewaren van Word documenten (Office 2007/2010) onderhoud

Kenmerken Berichten opslaan met - onderwerp als bestandsnaam - datum van ontvangst/verzending als bestandsdatum - verzender als auteur van bestand Naadloos inpassen Omdat EPD OnTrack aansluit bij uw bestaande werkwijze is inpassing in de bestaande situatie en werkwijze, en het inleertraject, een kwestie van enkele uren. Kosteneffectief EPD OnTrack is geen “zwaar” pakket met eigen database en daarmee uitstekend geschikt voor het MKB. Onderhoudseffectief EPD OnTrack vergt geen onderhoud, hooguit incidenteel, en kan beheerd worden door uw huidige medewerker(s). Geen specialist. Internationaal EPD OnTrack herkent zowel de Nederlandse (NL) alsook de Engelse (EN) MS-Office versies. Schermen en meldingen zijn consistent met de Office versie. Windows en Office compatibiliteit EPD OnTrack is geschikt voor: Windows XP, Windows 7. 32 en 64 bits. MS-Office 2003, 2007, 2010. Onderdelen: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio.

Licentie Voor aanschaf kunt u een offerte aanvragen, telefonisch of via email. Hiervoor dient u de volgende gegevens beschikbaar te hebben:  Naam firma, inclusief evt verkorte naamgeving  Volledig adres, bezoek en/of postadres  Totaal aantal medewerkers in dienst  Aantal verwachte gebruikers EPD De levering van EPD geschiedt gepersonaliseerd, d.w.z. dat de EPD versie specifiek voor uw firma wordt “gebrandmerkt”, waardoor bijvoorbeeld schermen uw firmanaam tonen. Bij acceptatie van de offerte, levering en gebruik van EPD gaat u intrinsiek akkoord met de leverings- en licentievoorwaarden zoals die in het algemeen voor maatwerk software gelden. In het kort zijn de belangrijkste licentievoorwaarden: - de licentie is op basis van gebruik, niet eigendom - Step-One blijft eigenaar van de software - licentieduur is onbeperkt - doorverkoop is verboden - licentie heeft betrekking op systeemconfiguraties zoals genoemd onder Kenmerken - levering in principe elektronisch - Aantal gebruikers zoals te voorzien binnen 1 jaar na aanschaf. Moet in verhouding staan tot totaal aantal medewerkers - Updates n.a.v. bugs of problemen zijn gratis

Step-One Maatwerk Office oplossingen


2. Installatie op desktop computer Configuratievoorschrift computer De computer waarop EPD OnTrack wordt geinstalleerd moet minimaal voldoen aan deze eisen:  Minimaal 200 Mb vrije diskruimte op C:  Windows XP, Windows 7, met laatste SP’s en updates bijgewerkt  MS-Office 2003/2007/2010, met laatste SP’s en updates bijgewerkt. NL versie of UK/US versie De installatie moet bij voorkeur door een systeem/netwerkbeheerder worden uitgevoerd, of centraal via distributie met bijvoorbeeld SMS.

Handmatige installatie vanaf CD EPD OnTrack is beschikbaar als distribueerbaar pakket, op CD/DVD, of als ZIP file. De beschrijving hieronder is o.b.v. CD inhoud. Een volledige installatie, welke een volledig werkende applicatie oplevert, bestaat uit de volgende stappen: 1. Realiseren fysieke projectstructuur. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in hoofdstuk Overzicht mappenstructuur, achterin 2. Instelling projecttopmap = de bovenste map van de projectstructuur 3. Installatie programma vanaf CD/DVD of ZIP file

Instellen projecttopmap Hiervoor zijn 2 mogelijkheden. 1. Vooraf, door systeem/netwerkbeheer. Deze methode heeft de voorkeur, omdat EPD na installatie dan direct bruikbaar is. Hierbij moet voor iedere gebruiker een environment variabele worden ingesteld, bijv via het loginscript, waarin het bekende (netwerk)pad wordt ingesteld. VARIABELE = EPDProjects In deze variabele moet het volledige pad worden ingesteld, bijv EPDProjects = P:\Office\Projecten waarbij P in dit geval een gemapte netwerkfolder voorstelt. Het gebruik van een reeds gemapte folder naar een drive letter heeft de voorkeur omdat deze onafhankelijk is van het onderliggende UNC pad. Een mogelijk vbs script is hieronder weergegeven. Dit kan worden uitgevoerd als bijv. EPD.vbs Set WSHShell = WScript.CreateObject("WScript.Shell") Set WshEnv = WshShell.Environment("SYSTEM") WshEnv("EPDProjects") = "P:\Office\Projecten"

2.

Handmatig, na installatie EPD. Via menu Help - Info EPD - Configuratie, kan men de betreffende (netwerk)map zoeken, en vervolgens opslaan. Zie hoofdstuk Gebruikershandleiding - Onderhoud EPD.

Instellen netwerkmap voor configuratie U kunt d.m.v. een verwijzing met een environment variabele de configuratie-instellingen lezen vanuit bijvoorbeeld een netwerklocatie. Hiermee kan deze configuratie centraal voor alle medewerkers worden beheerd. Een mogelijk vbs script is hieronder weergegeven. (Inclusief projecttopmap) Set WSHShell = WScript.CreateObject("WScript.Shell") Set WshEnv = WshShell.Environment("SYSTEM") WshEnv("EPDProjects") = " P:\Office\Projecten " WshEnv("EPDConfig") = "X:\EPD" Step-One Maatwerk Office oplossingen


Installatiestappen De inhoud van de CD bestaat uit twee componenten, zie onderstaande figuur.

Om de installatie te starten kan men rechtstreeks vanaf de CD het bestand “setup.exe” uitvoeren, door hierop te dubbelklikken. DE-INSTALLATIE vorige versie Indien deze EPD versie een reeds geinstalleerd EPD Outlook vervangt, moet eerst deze oudere versie worden gedeinstalleerd, of via de bijbehorende MSI file, of via het Windows Configuratiescherm.

VOLLEDIGE INSTALLATIE  Plaats CD in speler  Open Windows Verkenner en zoek de CD speler, klik erop  Dubbelklik op bestand “setup.exe”  Bevestig eventuele vragen ivm beveiliging en voor installatie van ontbrekende componenten  De installatie van EPD OnTrack start, bevestig de standaard installatie vragen  Bevestig voltooiing van de installatie Hiermee is EPD OnTrack geinstalleerd. Controle:  Start MS Outlook  Herken de knop gemerkt EPD in de menu balk (Office 2003/2007), of de tab EPD in het lint.  Klik op menu Help - Info EPD, infoscherm wordt getoond. Wanneer het instellen van de projecttopmap niet volgens methode 1 is geschied dan moet men de installatie nog vervolgen met methode 2, zie hiervoor.

Centrale distributie Een centrale installatie van EPD kan men bereiken door de componenten te packagen, en te distribueren.



3. Gebruikershandleiding MS-Office 2003/2007/2010 3.1.

Selectie emails in een keer bewaren (2003/2007)

Om het bewaren van veel berichten in 1 keer te vergemakkelijken kan men vanuit het mappenoverzicht van Outlook een selectie van berichten in 1 handeling opslaan onder een project.  Start Outlook  Selecteer de gewenste emails  Druk op knop EPD in menubalk (Outlook 2003/2007)

Het algemene scherm voor opslag toont 18 berichten  Kies een project, evt een dossier. Emails in standaard Outlookmappen worden automatisch gekoppeld aan het juiste dossier.  Kies evt voor alle berichten of alleen emails  Kies evt voor opslaan met ontvangstdatum(standaard), of nu  Kies evt voor het ook opslaan van eerder opgeslagen berichten, of niet (standaard)  Klik op de knop Opslaan, de berichten worden opgeslagen met een voortgangsindicator  Afsluiten met knop Sluiten



Betekenis van de kleuren in het venster Emails die in Outlook in of in een submap van de standaardmappen Postvak-IN, Postvak-UIT, Verzonden items worden bewaard, worden automatisch gekoppeld aan het juiste dossier. In zelf aangemaakte mappen kan deze herkenning niet plaatsvinden en moet u zelf het juiste dossier kiezen. Om de gebruiker hierover te informeren worden de kleuren gebruikt: Projectnummer Lila - project moet nog gekozen worden Groen - project is gekozen en bestaat Dossier Geel - dossier niet automatisch toegewezen, controleren en wellicht wijzigen Groen - dossier is automatisch gekozen, of dossier is zelf gekozen

Reeds eerder extern opgeslagen emails - controle Vanaf versie 1.1 worden berichten bij het extern opslaan, in Outlook gemerkt met het kenmerk “EPD”. Dit kenmerk wordt toegekend aan veld/kolom “Categorieën” (Categories). Dit is standaard in Outlook niet zichtbaar. Om het zichtbaar te maken moet men in Outlook in de weergave de kolom “Categorieën” toevoegen, voor elke gewenste map. Dit kan helaas niet geautomatiseerd worden. Een beschrijving hiervan is bijgevoegd. Dit kenmerk wordt bij het opslaan van berichten gecontroleerd. Als het bericht reeds eerder is opgeslagen wordt het overgeslagen, tenzij in het EPD venster de optie “Ook opslaan van eerder opgeslagen berichten” is aangevinkt.

Herkenning verzender bericht in Verkenner Bij het extern opslaan van een bericht wordt de verzendersnaam opgeslagen in bestandseigenschap “Auteur” / ”Author.” Deze kolom moet men in de Windows Verkenner zelf aanzetten en plaatsen. Vervolgens kan er bijvoorbeeld op worden gesorteerd. Standaard sortering zou ik adviseren op kolom “Gewijzigd op”. Dit komt overeen met Outlook (Datum ontvangen, datum verzonden). Zie ook achterin dit document de mappenstructuur. De Project Verkenner, verderop in dit document beschreven, toont de kolom Auteur standaard.

Naamgeving van bestandsnaam voor bericht Bij het opslaan van een bericht wordt als bestandsnaam het onderwerp van het Outlook bericht gekozen. Eventueel hierin voorkomende niet-toegestane tekens worden vervangen door spaties. Zoals eerder vermeld wordt bij het opslaan van berichten met een zelfde onderwerp (kan veel voorkomen bijvoorbeeld bij verzending en ontvangst van beantwoorde berichten) de bestandsnaam verlengd met een volgnummer.



3.2.

Geopende email bewaren (2003)

Tijdens het lezen van een bericht kunt u desgewenst deze bewaren:  Klik ook hier op de knop EPD (Office 2003)



Kies project en druk op Opslaan

Het bericht is opgeslagen. Elk bericht wordt opgeslagen met een bestandsextensie .msg. Dit is het standaard Outlook berichtformaat.



3.3.

Selectie emails in een keer bewaren (2010)

Voor Outlook 2010 is de eerder beschreven functie weliswaar identiek, zie 3.1, maar de toegang is via het lint/ribbon.    

Start Outlook 2010 Selecteer de gewenste emails Druk op de tab EPD in het lint (Outlook 2010) Druk op knop Opslaan bericht(en) op EPD tab

Het verdere verloop en gebruik van de schermfunctionaliteit is zoals beschreven onder 3.1



3.4.

Geopende email bewaren (2007/2010)

Voor Outlook 2010 is de eerder beschreven functie weliswaar identiek, zie 3.2, maar de toegang is via het lint/ribbon.   

Open een (ontvangen) bericht Druk op de tab EPD in het lint Druk op knop Bewaar bericht… op de EPD tab




3.5.

Bewaren van Office documenten (Office 2003)

EPD heeft m.i.v. EPD OnTrack V2.1 ook bewaarfuncties voor de Office onderdelen Word, Excel en Powerpoint, naast Outlook. Voor alle programma’s is de functie daarvoor identiek, toegang is via werkbalkknop (2003) of het lint/ribbon (2007/2010). Als voorbeeld wordt hier Word 2003 getoond voor het opslaan van documenten.   

Start Word 2003 Open of maak de gewenste documenten Druk op de knop EPD in het menu, vergelijkbaar met Outlook

Het EPD scherm toont de volgende, te wijzigen, opties:  Bewaren met bestandsdatum van origineel Indien het bestand al eerder was opgeslagen (buiten EPD) wordt de EPD kopie met dezelfde bestandsdatum opgeslagen (standaard).  Ook eerder opgeslagen document(en) opslaan (niet standaard) Indien het bestand al eerder in EPD was opgeslagen wordt het hiermee nogmaals opgeslagen. De eerdere versie blijft intact.  Bewaar alle open documenten (niet standaard) Alle op dit moment in Word geopende documenten kunnen in 1 keer in EPD worden opgeslagen. Wanneer een op te slaan bestand niet eerder is opgeslagen (nieuw bestand) wordt om een bestandsnaam gevraagd. Deze EPD functie is identiek voor Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio.



3.6.

Bewaren van Office documenten (Office 2007/2010)

EPD heeft m.i.v. EPD OnTrack V2.1 ook bewaarfuncties voor de Office onderdelen Word, Excel en Powerpoint, naast Outlook. Vanaf versie V2.4 ook voor Project en Visio. Voor alle programma’s is de functie daarvoor identiek, toegang is via het lint/ribbon vanaf 2007. Als voorbeeld wordt hier Word 2010 getoond voor het opslaan van documenten.    

Start Word 2007/2010 Open of maak de gewenste documenten Druk op de tab EPD in het lint Druk op knop Bewaar document(en) op EPD tab

Het EPD scherm en het verdere verloop zijn identiek aan de hiervoor beschreven 2003 versie. Deze EPD functie is identiek voor Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio.



3.7.

Onderhoud EPD (Office 2003)

Onderhoud en info is ondergebracht onder de Help knop - Info EPD



Klik op Info EPD, zie onderstaand scherm

Uw firma hier…



Klik op Configuratie





vervolgens Zoeken, zoek de netwerkmap

Uw firma hier…



Klik op Opslaan, vervolgens Sluiten

Gegevens van de eigenaar kunnen niet worden gewijzigd.

3.8.

Onderhoud EPD (Office 2007/2010)

Voor Office 2007/2010 is de eerder beschreven functie weliswaar identiek, zie 3.6, maar de toegang is via het lint/ribbon.  

Druk op de tab EPD in het lint, van Outlook 2010, Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio 2007/2010 Druk op knop Info over EPD, op EPD tab, groep EPD omgeving




4. Overzicht mappenstructuur Voorbeeld 4 projecten

Substructuur 4 projecten met bewaarde berichten in Project 1 (ber = berekeningen, cor = correspondentie, div = diversen, dwg = tekeningen, pic = afbeeldingen) Door te dubbelklikken op een bericht vanuit de verkenner kan het opnieuw worden geopend. Zie in de weergave de extra kolom “Auteur”. Hierin wordt de naam van de verzender opgeslagen door EPD (vanaf versie 1.1).



5. Openen project-emails Eerder opgeslagen berichten kunnen eenvoudig via de Windows Verkenner opnieuw worden ingezien:   

Open de verkenner, bijvoorbeeld via rechter-muisknop op Windows Startknop - Verkennen Zoek de projectstructuur, project en subfolder Dubbelklik op het gewenste .msg bericht

Indien Outlook nog niet was gestart dan wordt dit nu gestart Het bericht wordt geopend. Alle normale handelingen zoals lezen zijn toegestaan, inclusief het eventueel openen of opslaan van bijlagen.

6. Projectverkenner Om snel bij de opgeslagen projectdocumenten te komen is de Projectverkenner toegevoegd. Deze is beschikbaar als onderdeel van Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Project en Visio. Daarnaast als separaat programma, te kiezen via Windows – Start. De Projectverkenner is een soort afgeleide van de Windows Verkenner, specifiek voor EPD gebruik. Zie hieronder een schermafdruk.

Toegang: Office 2003/Outlook 2007: menu Bestand - EPD Project Verkenner… Office 2007/2010: tab EPD – groep EPD Omgeving – Start Project Verkenner… Windows – Start – EPD OnTrack by Step-One – Start EPD Project Browser Korte opsomming van functies:  linker venster: mappenoverzicht projecten en dossiers, rechter venster: inhoud gekozen map  dubbelklik op bericht: openen  zoeken en tonen project: voer projectnummer in in zoekvak, druk op Enter of klik op Zoek rechter muisknop(snelmenu) op bericht in rechter venster:  (her)openen bericht in Outlook  verwijderen bericht uit map  sortering op kolommen: klik op kolom in rechter venster Step-One Maatwerk Office oplossingen


Tonen van Projecten overzicht Het projecten overzicht wordt bij het starten van de verkenner opgebouwd. Bij zeer veel projecten kan dit tijdrovend zijn. Daarom worden bij opstarten alleen de projectmappen getoond. De subdossiers worden pas opgehaald en getoond bij het selecteren van het betreffende project. Tonen van Auteursinfo De kolom “Auteur” in het rechter deelvenster geeft de verzender weer van emailberichten of de auteur bij andere typen documenten. Het opvragen van deze bestandsinfo is tijdsintensief bij veel bestanden in het dossier en derhalve wordt een voortgangsindicator voor het zoeken getoond bovenin het scherm, zie hieronder.

 Deze voortgang kan men onderbreken, wanneer deze auteursinfo niet direct noodzakelijk is, door op de Stop knop te drukken. Daarna kan men zeer snel tussen mappen schakelen. Wanneer de auteur wel nodig is, bijvoorbeeld om op te sorteren, kan de zoekactie weer worden aangezet. De instelling blijft bewaard zolang de verkenner geopend is.  Sorteren op kolom is tijdens zoeken geblokkeerd

Opmerking: Wanneer het opzoeken/tonen van de Auteursinformatie zeer traag verloopt, is het mogelijk dat de oorzaak ligt in de virusscanner op de PC. M.n. bij Outlook berichten met bijlagen kan het virus-scanproces veel tijd vergen bijvoorbeeld omdat bijlagen apart worden geopend voor de scan. In dit geval is het raadzaam om de scaninstellingen zodanig te wijzigen dat deze vertraging geminimaliseerd wordt.

Met vriendelijke groet J. Stap, Step-One, Oosterblokker



Handleiding EPD OnTrack (Electronisch Project Dossier)

Recommend Documents