Handleiding Collectematerialen Bestellen 2015

Handleiding

Collectematerialen Bestellen 2015

Nederlandse Brandwonden Stichting Afdeling Landelijke Collecte Zeestraat 29, Beverwijk (0251) 27 55 55 [email protected]

1. Collectematerialen Geen collecte zonder de juiste materialen. Daarom kunt u via internet de benodigde materialen bestellen. Hoe dat gaat, leest u in hoofdstuk 2 en 3. In dit hoofdstuk staan de materialen beschreven die u kunt bestellen. Lees dit goed door voordat u een bestelling plaatst. Let op: alle afgebeelde materialen zijn van 2012. De materialen van dit jaar wijken niet veel af. 1.1 Herinneringskaartjes Deze kaarten (1) herinneren de collectanten alvast aan de komende collecteperiode. U kunt de kaarten vooraf aan uw collectanten toesturen of uitdelen. 1

2

1.2 Bedankkaartjes voor collectanten De collectanten stellen prijs op een bedankkaartje (2) na afloop van de collecteweek. U kunt hierop de totaalopbrengst van de collecte in uw locatie aangeven, alsmede het bedrag dat hij/zij heeft opgehaald. 1.3 Groene collectebussen Als u geen of te weinig collectebussen heeft, kunt u nieuwe, groene, collectebussen (3) bestellen. Heeft u voldoende bussen in opslag, dan hoeft u géén collectebussen te bestellen. De collectebussen zijn niet voorzien van een logosticker, die moet u dus apart bestellen (paragraaf 1.6). Sommige locaties werken nog met de zogenaamde Engelse bussen, rode collectebussen. Deze worden niet meer geleverd. Nieuwe collectebussen zijn altijd de groene bussen.

3

Bestel niet voor meerdere jaren! Soms lijkt het goedkoper om alvast voor meerdere jaren te bestellen. Het collecteprotocol schrijft echter voor dat we steeds meer materialen moeten voorzien van datum of jaartal. Teveel bestelde materialen mogen het jaar daarop niet meer gebruikt worden. Op dit moment geldt dit voor sluitzegels, borgingen, posters en herinneringskaartjes. Maar ook ander materiaal wordt

steeds meer voorzien van een datum.

2

1.4 Borgingen voor GROENE collectebus Voor alle groene collectebussen dient u borgingen (4) te bestellen. Dit zijn eenvoudige tie-wraps, waarmee u de collectebus verzegelt. De bus kan uitsluitend worden geopend door de tie-wrap te breken, wat voor iedereen zichtbaar is. Let op: er mag uitsluitend gecollecteerd worden met verzegelde bussen! Bestel deze borgingen alleen als u met groene collectebussen collecteert. 4

5

1.5 Sluitzegels RODE collectebus Collecteert u nog met rode collectebussen, dan dient u hiervoor speciale zelfklevende plakzegels te bestellen: één per bus. Het is een officiële sticker met een gat in het midden. Deze wordt bovenop de bus aangebracht, over de eventuele resten van het zegel van vorige jaar. De bus kan uitsluitend worden geopend door het zegel te verbreken. Let op: er mag uitsluitend met rode bussen worden gecollecteerd als er een zegel op zit! Bestel zoveel sluitzegels als u rode bussen heeft. De sluitzegels gaan per twee, er wordt dus altijd een even aantal geleverd. Voorbeeld: u bestelt 3 sluitzegels, u ontvangt er 4, op twee velletjes. Bestel deze zegels alleen als u met rode collectebussen collecteert.

1.6 Logostickers Dit zijn zelfklevende stickers (6) voor alle soorten bussen. U hoeft alleen logostickers te bestellen als u nieuwe collectebussen bestelt, of nog bussen zonder logosticker heeft.

6

Deze stickers zijn geen legitimatiebewijs. Het legitimatiebewijs ontvangt u met de collectantenbladen. Deze hoeft u niet te bestellen, maar worden u met de overige materialen automatisch toegestuurd.

3

1.7 Intekenlijsten en pennen In sommige gemeenten mag er (of moet er zelfs) gecollecteerd worden met intekenlijsten (7). Als u twijfelt hoe het in uw gemeente is geregeld, kunt u dit nakijken op de collectevergunning. Per lijst kunt u de gegevens van 130 gevers noteren, er wordt een pen bij geleverd. 7

8

1.8 Kunststof draagtasjes Deze tasjes (8) zijn bestemd om het collectemateriaal aan de collectant mee te geven. Ze zijn gemaakt van materiaal dat het milieu zo min mogelijk belast. 1.9 Posters U kunt A3-formaat posters bestellen die aandacht vragen voor de collecteweek van de Brandwonden Stichting. Deze posters zijn bestemd om op te hangen in buurthuizen, wijkgebouwen, bibliotheken, winkels en natuurlijk bij de collectant thuis voor het raam. Zo vragen we met z’n allen aandacht voor de komende collecteweek! 1.10 Collectanten attenties We proberen dit jaar weer een collectantencadeautje te verzorgen! Helaas hebben we vorig jaar moeten besluiten om het cadeautje vanwege de hoge kosten niet meer aan te bieden. Net als u, vonden we dit heel jammer. Daarom zijn we hard bezig om dit jaar een gesponsord cadeautje aan te kunnen bieden! We zijn nog niet helemaal rond met sponsoren, maar we gaan ervoor om in oktober alle collectanten weer een cadeautje te kunnen geven. U kunt het collectantencadeautje dus weer bestellen bij de collectematerialen. 1.11 Kleurplaten Speciaal voor de kleintjes die papa of mama meehelpen met collecteren, hebben we kleurplaten. De kleurplaat is geschikt voor kinderen tot ongeveer 8 jaar.

Wat u automatisch ontvangt Bij uw bestelling ontvangt u huis-aan-huiskaartjes met een preventieboodschap. Deze kaartjes kunnen uw collectanten aan iedere gever aan de deur uitdelen. Zo werken we samen aan voorlichting over het voorkomen van brand en brandwonden. Ook ontvangt u de collectantenbladen, de stickervellen met de collectantengegevens. De huis-aan-huiskaartjes en de collectantenbladen hoeft u dus niet te bestellen, ze worden standaard aan uw bestelling toegevoegd.

4

2. ORCA ORCA staat voor Online Realtime collecte-administratie, en bestaat onder andere uit een bestelmodule waarmee u collectematerialen kunt bestellen. Daarnaast kunt u via ORCA het collectantenbestand bijhouden en uw digitale afrekenstaat invullen. Zie hiervoor de betreffende handleidingen. In deze handleiding beperken we ons tot het digitaal bestellen van uw collectematerialen. 2.1 Inloggen bij ORCA ORCA is een speciaal ontwikkelde website en u kunt ORCA dus gewoon via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) bezoeken. ORCA vindt u via: orca.brandwondenstichting.nl U komt dan in onderstaand scherm.

1 2

4 3

Vul uw inlognaam in, dat is uw e-mailadres zoals dat bij ons bekend is (1). Vul daarna uw wachtwoord in (2) en klik vervolgens op de rode knop “Inloggen” (3). 2.2 Wachtwoord vergeten? Klik dan op de link “Wachtwoord vergeten”(4). Er verschijnt onderstaand schermpje. Vul opnieuw uw e-mailadres in (5) en klik op de rode knop “OK” (6). U ontvangt dan het wachtwoord per e-mail.

5 6

5

3. Bestelmodule U kunt digitaal uw collectematerialen bestellen en eventueel aanpassen. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over de bestelmodule in ORCA. 3.1 Bestelmodule Na het inloggen bent u in het hoofdscherm van ORCA. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door de knop “Home” in de rode balk (1). In het hoofdscherm staan nieuwtjes en links naar bijvoorbeeld de handleidingen. Om naar de bestelmodule te gaan, klikt u in de linker kolom op “Bestellingen” (2).

2 1

De bestelmodule begint met een overzicht van uw vorige bestellingen. De kolommen geven de besteldatum (3) en een status (4). De status kan verschillende waarden hebben. Zolang de status “In bewerking“ is, is uw bestelling nog niet verwerkt en u kunt deze bestelling nog wijzigen.

3

4

6

3.2 Een nieuwe bestelling toevoegen U kunt alleen een bestelling toevoegen als er géén openstaande bestelling in het overzicht staat (met status “In bewerking”). Om een nieuwe bestelling te plaatsen klikt u op rechts boven het overzicht op “Nieuwe opdracht” (1).

1

Het volgende scherm zal dan openen:

3

2

In het overzicht staan alle artikelen die u kunt bestellen. In de kolom Aantal (2) vult u per artikel in hoeveel exemplaren u wilt ontvangen. Als u alles heeft ingevuld, klikt u op Opslaan (3) om uw bestelling vast te leggen. Er verschijnt een melding dat de bestelling geplaatst is en dat u de bestelling nog kunt aanpassen zolang deze de status “in bewerking” heeft:

7

3.3 Een bestelling wijzigen (materialen toevoegen aan een bestaande bestelling) Om een bestelling te wijzigen, moet er een bestelling zijn met de status “In bewerking”. Is er geen bestelling met deze status, dan moet u eerst een nieuwe bestelling toevoegen (zie paragraaf 3.2). Als er wel een openstaande bestelling is (status “In bewerking”), kunt u geen nieuwe bestelling toevoegen. Een foutmelding geeft dan aan dat u de openstaande bestelling kunt bewerken. Klik op het zwarte pijltje voor de openstaande bestelling (1) om deze in te zien en eventueel te wijzigen.

1

Zodra u een openstaande bestelling heeft geopend, ziet u de bestelling op uw scherm verschijnen.

1

Het bestelformulier geeft bovenaan enkele gegevens (code, afleverdatum en status) die u niet kunt wijzigen of waarbij een wijziging geen invloed heeft op de bestelling (datum). U kunt hier wel van ieder artikel de aantallen aanpassen. Als u klaar bent klikt u op “Opslaan” om de bestelling vast te leggen. 3.4 Een ander afleveradres Als u de collectematerialen niet op het bij ons bekende huisadres geleverd wilt hebben, kunt u dat bij uw bestelling aangeven. Let op: vul alleen een afleveradres in als dit afwijkt van uw huisadres!

8

Als u een afwijkend afleveradres wilt opgeven, klikt u in het bestelformulier op de linker rode knop “Afleveradres” (6). 1

Vul het afleveradres zo volledig mogelijk in en klik op de rode knop “Sluit” (1) om het adres op te slaan. Deze bestelling wordt dan afgeleverd op het ingevoerde adres.

Bestel de materialen die u nodig heeft Let u er bij het invullen van uw bestelling op dat u alleen de materialen bestelt die u ook echt nodig heeft. Als u met groene collectebussen collecteert, heeft u bijvoorbeeld geen sluitzegels voor de rode collectebussen nodig. Ook is het niet altijd nodig om ieder jaar nieuwe logostickers te bestellen, als deze nog op de collectebussen zitten. Door hier goed op te letten, krijgt u straks geen onnodige materialen toegestuurd.

Bestel wat extra Bestel gerust wat extra materialen. Het gebeurt vaak dat er vlak voor de collecteweek nog een paar nieuwe collectanten bijkomen. Dan is het handig als u hen direct van materiaal kunt voorzien. Dat scheelt ook nog eens in de kosten: een extra bestelling is duurder dan dat u wat extra materialen bestelt.

Eén bestelling per organisator Ook als u meerdere locaties heeft, hoeft u slechts één bestelling te plaatsen. Bestel voor al uw locaties tegelijk. U krijgt dan ook één pakket thuisgestuurd. De bijgesloten collectantenbladen zijn wél per locatie ingepakt, zodat inzichtelijk blijft welke collectant in welke locatie thuishoort.

9

4. Levering Uw bestelling wordt bij u thuis geleverd door DHL, een gerenommeerde vervoerder van pakketpost. We hebben gekozen voor DHL vanwege de kwaliteit en de prijs. Hieronder beschrijven we wat u mag verwachten. 4.1 Verzending Uw bestelling wordt in orde gemaakt door een verzendhuis. DHL haalt daar diverse malen pallets met de ingepakte bestellingen op. Daarna zorgt DHL voor de levering bij u of aan het door u ingevoerde afleveradres. 4.2 Levering De eerste bestellingen verlaten het verzendhuis 31 augustus, de laatste op 9 september. Dat betekent dat u uw bestelling tussen 1 en 12 september kunt verwachten. Heeft u ná 15 september nog geen bestelling in huis? Neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 55, of via e-mail: [email protected]. We zullen dan zo nodig uw bestelling zo spoedig mogelijk nasturen. DHL biedt uw bestelling maximaal vier maal aan: eenmaal vroeg in de middag, eenmaal laat in de middag en tweemaal in de avond. Bent u niet thuis, dan zal de bezorger proberen het pakket bij één van uw buren af te leveren en krijgt u een briefje in de bus bij welke buur uw bestelling ligt. Mocht het niet lukken bij de buren, dan zal de bezorger het pakket meenemen en nogmaals aanbieden. 4.3 Ontvangst Controleer alstublieft direct uw ontvangen bestelling! We leveren bijna 3.000 pakketten met in totaal meer dan een half miljoen artikelen plus nog eens een verdeling van vier miljoen huis-aanhuiskaartjes. Daar gaan helaas soms dingen mis. Als u eventuele fouten direct constateert, kunnen we dat ruim voor de collecte oplossen en heeft u voor de collecte de juiste materialen in huis.

4.4 Wat te doen bij foute bestellingen? A) U mist materialen. Bestel zo snel mogelijk via ORCA de materialen die ontbreken. Uw (na)bestelling handelen we voor de collecte af. Te kort voor de collecte? Bel dan even voor de zekerheid met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 55. B) U heeft verkeerde materialen ontvangen Stuur de verkeerde materialen zonder postzegels retour naar ons antwoordnummer: Nederlandse Brandwonden Stichting, afdeling Collecte, Antwoordnummer 111, Beverwijk. Stuur ons alstublieft een e-mail ([email protected]) met een opmerking dat u spullen retour zendt.

Nog vragen? Vindt u in deze handleiding geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 55, [email protected]

10