Handleiding Brandschade gebouwen Verloop behandeling dossier in geval van brandschade aan de gebouwen 1. Eventueel verwittigen van de brandweer en van de politie De brandweer wordt verwittigd. De politie wordt op de hoogte gebracht van het schadegeval. 2. Aangifte van de schade Indien zich een schadegeval voordoet, dient dit te worden gemeld door de school aan Ethias en aan de centrale administratie van de scholengroep. Bij schadegevallen met een geraamd bedrag boven de 67.000 € ook aan het GO! (zie het aangifteformulier) Deze aangifte dient onmiddellijk te gebeuren en in elk geval binnen de 8 dagen, te rekenen vanaf de dag waarop men in de mogelijkheid is om er kennis van te nemen of zo spoedig als redelijkerwijze mogelijk is (art. 8 algemene polisvoorwaarden). Dit gebeurt aan de hand van het aangifteformulier dat u op de website van de scholengroep vindt. www.scholengroep 25.be >beleidsdomeinen>financieel beleid>verzekeringen>brandverzekering In verband met de rubrieken van het aangifteformulier wordt hiernavolgende toelichting verstrekt. Rubriek B. “te contacteren verantwoordelijke”: Het gaat hier om de verantwoordelijke van de school die aangesteld werd door de directie van de school en die het contact met Ethias en andere partijen (de scholengroep, het GO!, opruimdienst, aannemers, herstellers enz…in het dossier verzorgt, dit kan de directie zelf ook zijn; Nadat u het schadeaangifteformulier aan Ethias heeft overgemaakt, zal het verantwoordelijk personeelslid van de scholengroep contact opnemen met Ethias en de hierboven vermelde contactpersoon van de school. Rubriek F. “Raming schade”: De raming van de schade dient zo goed als mogelijk te gebeuren. Eventueel kan de schade opgegeven worden aan de hand van een schadevork. Zo bijvoorbeeld tussen de 25.000 en de 50.000 EUR, tussen de 50.000 en de 100.000 EUR. In geval de schade met zekerheid de drempel van 5.000 EUR niet zal overschrijden, heeft het geen zin om aangifte te doen, aangezien de verzekering dan niet tussenkomt. Is er hieromtrent twijfel dan is het beter om wel aangifte te doen. Rubriek G. “Oorzaak van de schade”: Deze rubriek heeft onder meer zijn belang in die zin dat ook de aansprakelijkheid van anderen kan betrokken zijn. Zo kan de schade veroorzaakt zijn door de huurder van het gebouw. Indien de huurder zijn aansprakelijkheid niet heeft verzekerd en de schade door zijn fout doch zonder opzet veroorzaakt is, dan zal de polis van het GO! tussenkomen zonder dat zij achteraf de huurder zal aanspreken voor de schade. Dit zal niet het geval zijn in geval van kwaadwilligheid van de huurder.
De schade zou ook het gevolg kunnen zijn van werken die door een aannemer aan de gebouwen van GO! zijn uitgevoerd. In zo’n geval is er geen afstand van verhaal en zal ook de aannemer en zijn verzekeraar bij het schadegeval betrokken worden. Het GO! kan in elk geval beroep doen op haar polis (voor zover het gaat om een gewaarborgd risico). Is onze verzekeraar van mening dat de aannemer verantwoordelijk is, dan dient zij zelf het nodige te doen om de door haar aan GO! uitgekeerde schade terug te vorderen van de aannemer. In dergelijk geval zijn de regels inzake samenloop van verzekeringen van toepassing. Is de aansprakelijkheid van derden (dus van anderen dan GO!) in het geding dan dienen deze derden hiervan op de hoogte te worden gebracht en dienen zij bij de vaststelling van oorzaak en gevolgen van de schade betrokken te worden. Inzake de vaststelling van de oorzaak van de schade kan de technisch raadgever van de centrale administratie van het GO! zijn rol spelen. Rubriek H. “Beschrijving van de schade” Enkel de schade aan het gebouw is van belang. De verzekeringspolis dekt immers niet de schade aan de inboedel. Het is wel mogelijk dat de scholengroep ook een verzekering voor de inboedel heeft afgesloten. Hoe het onderscheid maken tussen schade aan het gebouw en schade aan de inboedel? Het begrip “gebouw” wordt gedefinieerd in artikel 24 van de algemene polisvoorwaarden. Zo zijn verzekerd: de op de bouwplaats aanwezig materialen die bestemd zijn om in het gebouw te worden verwerkt; de meters en aansluitingen van water, gas stoom en elektriciteit; de installaties van telefoon, verwarming en teledistributie, de vaste verwarmingsinstallaties, airconditioning apparatuur, liften. Overeenkomstig de bijzondere polisvoorwaarden zijn eveneens verzekerd: de omliggende infrastructuur; de bezittingen van personeel en gasten. 3. Nemen van een aantal maatregelen 3.1. Dringende bewarende maatregelen Bepaalde maatregelen dienen onmiddellijk te worden genomen. Zo bijvoorbeeld het aanbrengen van een dekzeil indien het dak is weggewaaid. Deze maatregelen worden genomen door de directeur van de school (cf. artikel 14§1, 16° en 14§2 BDGO). Hij kan deze bevoegdheid delegeren aan een personeelslid van de school (art. 14§4 BDGO). Hetzelfde geldt voor de directeur van het CLB (art. 16§1, 11° en 16§2 BDGO; delegatie aan een personeelslid is evenwel niet voorzien) Artikel 14§1, 16° BD De directeur is bevoegd voor (…) daden van behoud en daden van voorlopig beheer aan de schoolinfrastructuur, en de uitvoering van de kleine infrastructuurwerken. Artikel 14§2 BD De directeur heeft de bevoegdheid om in de uitoefening van de bevoegdheden bedoeld in §1, (…) 16°, overeenkomsten te sluiten, met inbegrip van overeenkomsten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Artikel 14§4 BD De directeur kan de bij dit artikel toegewezen bevoegdheden aan een personeelslid van de school delegeren Het nemen van deze dringende bewarende maatregelen is een overheidsopdracht.
Daarbij kan een beroep worden gedaan op artikel 17§2, 1°, c) van de wet betreffende de overheidsopdrachten: Art. 17§2, 1°: Er kan bij onderhandelingsprocedure gehandeld worden zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstenverleners wanneer: 1° in het geval van een overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten: (…) c) voor zover strikt noodzakelijk, het dringend karakter voortvloeiend uit niet te voorziene gebeurtenissen niet toelaat de bij de andere procedures gestelde termijnen na te leven; 3.2. Andere maatregelen a. bewarende maatregelen In bepaalde gevallen dienen bewarende maatregelen te worden genomen. Overeenkomstig de algemene polisvoorwaarden dient de verzekerde alle redelijke maatregelen te treffen teneinde de gevolgen van een schadegeval te voorkomen of te beperken (art. 1 algemene polisvoorwaarden). In geval van bijvoorbeeld een waterschade kan het aangewezen zijn om de installatie van de centrale verwarming te ontmantelen om te vermijden dat door roestvorming de schade aan de installatie verder toeneemt. De noodzaak om bewarende maatregelen te nemen kan worden vastgesteld door de directeur van de betrokken school of een door hem gedelegeerd personeelslid. Hij kan hierbij worden bijgestaan door de technisch raadgever van de centrale administratie. In geval het gaat om bewarende maatregelen met een belangrijke financiële weerslag, dan dient hierover te worden overlegd met de expert van Ethias. b. extra-kosten Dienen er door GO! extra kosten te worden gemaakt om de normale activiteiten te kunnen verderzetten, dan worden die ook door de polis gedekt. Zo bijvoorbeeld de gelden die moeten worden betaald om de lessen te kunnen verderzetten in een gehuurd gebouw. Zo bijvoorbeeld de kosten ten gevolge van het herinrichten van lokalen die een andere bestemming krijgen. Het GO! geniet inzake dergelijke gevolgschade over een uitgebreide dekking. Indien bijvoorbeeld de keuken van het schoolrestaurant is uitgebrand, zullen noodgedwongen kosten moeten worden gemaakt om de levering van schoolmaaltijden mogelijk te maken. Dit is verzekerd en de maximale dekking bedraagt 375.000 euro per gebeurtenis en met een maximale vergoedingsperiode van 12 maanden. c. aanstelling van een tegenexpert De taak van de tegenexpert bestaat erin de schade te inventariseren en deze te begroten. Indien een dergelijke begroting een moeilijke opdracht wordt, kan het aangewezen zijn een tegenexpert aan te stellen. Het voordeel van een tegenexpert is ook dat hij het schadebedrag zo hoog als mogelijk zal begroten. De tegenexpert zal nooit opdrachten tot herstelling geven. Het is steeds de school die de opdracht tot herstelling geeft, desgevallend na het bekomen van het akkoord van de expert van Ethias.
De inventarisatie en begroting van de schade kan ook worden opgevolgd door de technisch raadgever. d. opvragen van bestekken De school dient zelf bestekken voor herstelling op te vragen. 4. Technisch raadgever van de centrale administratie komt ter plaatse Het nemen van de dringende bewarende maatregelen gebeurt onmiddellijk door de directeur van de school of een daartoe door hem gedelegeerd personeelslid. De technisch raadgever van de centrale administratie kan de noodzaak vaststellen om bijkomende bewarende maatregelen te nemen. 5. Slachtofferhulp en psychologische bijstand organiseren Het CLB wordt hier best bij betrokken. 6. Aanstelling van inspecteur en/of experten Ethias zal een inspecteur (= eigen werknemer) en/of expert aanstellen. Doorgaans zal Ethias een expert aanstellen indien ook de aansprakelijkheid van derden in het geding is. Zo bijvoorbeeld ingeval van waterschade die het gevolg is van een breuk aan de leiding die door een aannemer werd aangelegd. Ook het GO! kan een (tegen)expert aanstellen. Deze behartigt dan de belangen van het GO!. Dit zal vooral gebeuren indien de begroting van de schade een complexe zaak wordt. Het is niet aangewezen om systematisch bij elk schadedossier een tegenexpert aan te stellen. Indien bij de afwikkeling van het dossier blijkt dat de begroting van de schade problematisch wordt kan op dat ogenblik nog steeds een tegenexpert worden aangesteld. De vergoeding van de tegenexpert gebeurt volgens de voorwaarden van de polis. De kosten voor tegenexpertise worden door de verzekeraar vergoed vanaf het in de polis vergoedbare gedeelte. Dus de inspanningen van deze tegenexpert, die tevens geleverd worden voor de eerste 5.000 EUR blijven voor de rekening van de school. De (tegen)expert van GO! wordt in principe aangesteld door de school. De school kan evenwel ook een (tegen)expert aanstellen voor de schade aan de inboedel. Indien dit gebeurt, is het aangewezen dat voor gebouw en inboedel eenzelfde expert wordt aangesteld. De aanstelling van een tegenexpert voor de inboedel door de school kan via onderhandelingsprocedure in geval van dringende spoed (cf. SUPRA rubriek 3 nemen van dringende bewarende maatregelen). Indien de school dit vraagt, duidt het GO! tevens een technisch raadgever van de centrale administratie aan.
7. Organiseren van een coördinatie- en expertisevergadering Het bijeenroepen van de expertisevergadering gebeurt door Ethias. Op deze vergadering kunnen aanwezig zijn: - de directeur van de school - de algemeen directeur (desgewenst) - het verantwoordelijk personeelslid van de school - de administratief verantwoordelijke van de centrale administratie - de verantwoordelijke infrastructuur van de scholengroep - de expert van Ethias - de tegenexpert aangesteld door het GO! -… Wie wordt er betrokken bij de afhandeling van een schadegeval en in welke hoedanigheid? 1° de administratief verantwoordelijke van de centrale administratie van het GO!: deze is aanwezig bij belangrijke schadegevallen waarbij de uitvoering van grote werken vereist is en kan op verzoek ook voor kleinere schadegevallen ondersteuning verlenen. U kunt daarvoor contact opnemen met Johan Vandeweghe of Marc Eyckmans 2° de technisch raadgever van de centrale administratie van het GO!: deze kan ondersteuning verlenen en wordt ad hoc aangesteld door de afdeling INFRA. 3° de expert(en) van Ethias: deze behartigt(en) de belangen van de verzekeraar Ethias en kan zowel een werknemer(s) van Ethias zelf zijn als een door hen aangestelde onafhankelijke expert(en). 4° de tegenexpert van GO!: voor belangrijke en complexe schadegevallen kan de school een tegenexpert aanstellen die onze belangen verdedigt. Deze is dan verantwoordelijk voor de begroting van de schade . Voor belangrijke schadegevallen grijpt de vergadering normaal plaats binnen de week na het overmaken van schadeaangifteformulier. Bedoeling van de expertisevergadering bestaat erin de oorzaak van de schade vast te stellen en de schade te begroten. Indien er door GO! extra kosten moeten worden gemaakt om de normale activiteit verder te kunnen zetten of zeker indien er bewarende maatregelen moeten worden genomen, wordt de eerste expertisevergadering ter plaatse georganiseerd. De dringende bewarende maatregelen worden onmiddellijk genomen door de directeur van de school of een daartoe door hem gedelegeerd personeelslid. Het nemen van bepaalde bewarende maatregelen vereisen de bijstand van een technisch deskundige. Indien geen enkele technisch deskundige ter plaatse gaat om polshoogte te nemen van de situatie (die altijd specifieke kenmerken kan vertonen), kan het gebeuren dat de schade verder toeneemt door het verzuim de nodige maatregelen te nemen. Dit kan aanleiding geven tot discussies over het bedrag van de door de verzekering verzekeraar uit te keren vergoeding. Vandaar dat de school een beroep kan doen op de bijstand van de technisch raadgever van de centrale administratie van het GO!. Om de oorzaak van de schade te kunnen vaststellen, moeten de nodige bewijzen ter beschikking blijven. Hiertoe kunnen foto’s worden genomen. De beschadigde stukken
moeten bewaard blijven. In dit verband kan verwezen worden naar de algemene polisvoorwaarden (art. 8 punt B 5 ): “zich onthouden om veranderingen aan te brengen aan het beschadigde goed waardoor het onmogelijk of moeilijker wordt om de oorzaak of de omvang van de schade vast te stellen, tenzij deze veranderingen echt noodzakelijk zijn;” In bepaalde gevallen worden voorlopige maatregelen genomen vooraleer de expertisevergadering plaatsvindt. Indien bijvoorbeeld door een stormschade het dak is weggewaaid dient onmiddellijk te worden gezorgd voor een voorlopige oplossing. Nadat de eerste vaststellingen zijn gebeurd, begint de bespreking over de omvang van de schade. De bestekken voor de herstellingen worden opgevraagd door de school. Zij worden verzameld door de tegenexpert (indien deze werd aangesteld), door Ethias. De vaststelling van de schade gebeurt niet altijd aan de hand van bestekken maar soms ook op grond van ramingen. Dit resulteert in een schadeclaim. Ingeval van een akkoord over de cijfers wordt dit in een ondertekend PV vastgesteld (PV van minnelijke regeling). De technisch raadgever van de centrale administratie van het GO! wordt hier desgevallend bij betrokken. Het PV van minnelijke regeling wordt door de algemeen directeur van de scholengroep ondertekend. Het PV wordt mede ondertekend door de afgevaardigd bestuurder indien de herstelling grote infrastructuurwerken vereist. Bij belangrijke schadegevallen wordt de expertisevergadering normaal gezien op korte termijn georganiseerd (+/- binnen de week na het overmaken van het schadeaangifteformulier). 8. Definitieve vaststelling van de schade Indien de bestekken zijn verzameld door de tegenexpert dan vat de tegenexpert deze samen in een schadeclaim die deze verder verdedigt naar de verzekeraar toe. Indien er geen tegenexpert werd aangesteld dan kan de school de bestekken in een overzichtelijk document groeperen en samenvatten. Eenmaal de definitieve schadevergoeding in het PV van minnelijke schikking is vastgesteld, is dit definitief. Dit betekent dat er achteraf geen verrekeningen meer kunnen gebeuren indien bij wederopbouw of herstelling blijkt dat het een en ander duurder uitvalt. Indien de schade het bedrag van 67.000 € overschrijdt en deze definitief werd vastgesteld dient het PV van minnelijke regeling te worden overgemaakt aan de afdeling FIN van de centrale administratie, ten aanzien van de mevrouw Carla Van Schoonwinkel. 9. Wederopbouw De firma’s welke belast worden met de wederopbouw en de herstellingen worden steeds door GO! aangeduid. Zowel bij wederopbouw als bij herstellingen kan GO! iets anders laten herstellen of wederopbouwen dan hetgeen afgebrand is. Wel dient de schadevergoeding uitgekeerd door de verzekeraar in principe geherinvesteerd te worden in het gebouwenpatrimonium.
10. Betalingen De verzekeringspolis dekt verschillende schadeposten: schade aan het gebouw en buiteninfrastructuur; afbraak en opruiming; bewarende maatregelen (bijvoorbeeld aanbrengen van een dekzeil indien het dak is weggewaaid, ontmanteling CV-installatie om roestvorming te vermijden in geval van waterschade extra kosten (bijvoorbeeld het in orde stellen van alternatieve huisvesting); tijdelijke onbruikbaarheid (tijdelijk inhuren van containerklassen); Voor elk van deze schadeposten kan tussen de verzekeraar en de tegenexpert een schadevergoeding worden overeengekomen. De vergoeding wordt door de verzekeraar betaald binnen 30 dagen die volgen op de datum van sluiting van de expertise of, bij ontstentenis, van de vaststelling van de schadevergoeding. Alle schadevergoedingen en eventuele voorschotten worden in principe gestort op de rekening van de scholengroep. Indien voor het nemen en de uitvoering van de herstel- en andere maatregelen de tussenkomst van het centrale niveau vereist is, zal tussen de scholengroep en het centrale niveau (afdeling Infrastructuur) overeengekomen worden welk niveau welke herstel -en andere maatregelen zal nemen. In principe zullen de verantwoordelijkheden en de kosten na een schadegeval volgens de algemene regels verdeeld worden: * het centrale niveau staat in voor nieuwbouw en grote infrastructuurwerken; * het meso niveau staat in voor de opruiming, KIW, inhuringen, … De schadevergoedingen die de verzekeraar uitkeert specifiek voor de posten waarvoor de school instaat, komen aan de school toe. Voor de schadeposten waarvoor het centrale niveau instaat worden de betreffende bedragen op de centrale rekening van GO! gestort. De afdeling Financiën kent aan elk schadedossier een projectnummer toe. Het aanleggen van een dossier is evenwel enkel vereist in geval het bedrag van 67.000 € zal overschreden worden (dit blijkt uit het PV van minnelijke regeling). Voorschotten In geval de verzekeraar voorschotten toekent, dan worden deze aan de school gestort voor zover zij betrekking hebben op door de school gemaakte kosten. Indien de school een voorschot wenst dan stuurt zij een kopie van de bestellingen voor de opruiming en alle andere werken die zij laat uitvoeren (en eventueel ook contract voor tijdelijke inhuring, schaderaming, …) aan Ethias. Definitieve afrekening Op het moment dat de verzekeraar de schadevergoedingen definitief heeft bepaald en uitbetaald, maakt de verantwoordelijke van de afdeling Infrastructuur van het centrale niveau een afrekening waarbij het aan de school toekomende bedrag wordt vastgesteld. Dit gebeurt op grond van het PV van minnelijke schikking dat wordt afgesloten tussen de verzekeraar en GO!. Deze afrekening wordt aan de school/scholengroep en aan de afdeling Financiën medegedeeld. De afdeling Financiën maakt de definitieve afrekening met de vastgelegde
bedragen en de voorschotten. Financiën zorgt eventueel voor de activering van de werken in de boekhouding. Teneinde de terugbetaling van de BTW te bekomen zal de school het bundel van facturen overmaken aan Ethias Indien de door de verzekeraar uitgekeerde schadevergoeding voor door de school/scholengroep uitgevoerde of uit te voeren werken hoger is dan de reeds uitgekeerde voorschotten dan wordt het verschil aan de school/ scholengroep doorgestort. De uitvoering van grote werken die boven de financiële grens van 250.000 Euro liggen dienen in elk geval ten laste te worden genomen van Centraal.
